38

BAB III

ANALISA DAN DESAIN SISTEM

3.1 Analisa Sistem

Sebuah sistem informasi yang baik memerlukan syarat yang sederhana

yaitu mampu memfasilitasi pelaku-pelakunya dengan memberikan output yang

sesuai dengan input yang diberikan. Serta memiliki sinkronisasi antara bagian

yang satu dengan bagian yang lain.

Tahapan analisa permasalahan (Problem Analysis) bertujuan untuk

mempelajari dan memahami permasalahan inti yang dihadapi oleh suatu sistem

secara menyeluruh, untuk kemudian dianalisa problem, peluang dan batasannya.

Berikut akan dipaparkan sistem yang sudah ada beserta masalah yang dihadapi

untuk kemudian diberikan suatu usulan sistem yang diharapkan dapat

meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir permasalahan-permasalahan yang

dihadapi.

3.1.1 Sistem Lama

PDAM Kediri saat ini telah menggunakan sistem informasi yang

terkomputerisasi, meskipun masih ada juga beberapa bagian yang

menggunakan sistem manual. Salah satu sistem yang terkomputerisasi di

PDAM Kediri yaitu pelayanan tagihan airnya.

Pada PDAM Kediri sistem pembayaran tagihan air dapat dilakukan di 2

tempat, yaitu di PDAM dan di kantor pos. Sejak Oktober 2006, PDAM Kediri
 39

telah menjalin kerjasama dengan kantor pos. Jadi pelanggan bisa juga

membayar tagihannya melalui kantor pos, tetapi hanya melayani untuk

pembayaran antara tanggal 1-20 saja. Untuk selanjutnya, pembayaran harus

dilakukan langsung di PDAM karena tenggat akhir untuk membayar adalah

tanggal 20. Jadi pembayaran diatas tanggal 20 adalah pembayaran yang

disertai denda.

Prosedur pembayaran tagihan adalah pelanggan menyerahkan rekening

tagihan bulan sebelumnya kepada petugas yang menghitung rekening dan

menunggu dipanggil untuk membayar tagihan air sesuai yang dipakai bulan

ini. Pelanggan akan diberikan rekening tagihan air baru untuk bulan ini.

Berikut adalah prosedur pembuatan rekening tagihan air :

1. Unit kerja yang menangani pembuatan rekening menerima setiap

hari dari unit kerja yang menangani pelayanan pelanggan kartu-kartu

pembacaan meter (KMP) dan DSMP hasil pembacaan meter air

pelanggan.

2. Membukukan kartu pembacaan meter pelanggan ke dalam Kartu

Perhitungan Rekening (KPR).

3. Melakukan perhitungan pemakaian air secara cermat dan benar.

4. Membuat Rekening (R) rangkap 2 dan Daftar Rekening Air yang

harus ditagih (DRD) rangkap 3 berikut Rekapitulasi Per Blok atau

golongan pelanggan dalam rangkap 2.

5. Menyerahkan R rangkap 2 dan DRD rangkap 3 berikut

Rekapitulasinya kepada unit kerja yang menangani penelitian rekening.

 40

6. Unit kerja yang menangani penelitian rekening mencocokkan

antara KPR, R 1,2 dan DRD 1,2,3. Kebenaran hasil pencocokan diparaf

dan diteruskan kepada direksi untuk ditandatangani dan dibubuhi cap

perusahaan.

7. Mendistribusikan R 1,2 dan DRD 1,2,3 kepada :

- KPR dikembalikan kepada unit kerja yang menangani pembuatan

rekening

- R 1,2 dan DRD 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani

penagihan/kasir

- DRD 2 dan Rekapitulasi 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani

akuntansi

- DRD 3 dan Rekapitulasi 2 sebagai arsip untuk bahan Laporan

Rekening Air

3.1.2 Masalah

Berikut adalah masalah-masalah yang terdapat pada sistem tersebut :

1. Karena banyaknya data dan beban kerja yang harus dikerjakan, maka

seringkali terjadi hilangnya laporan-laporan manual yang berhubungan

dengan sistem diatas.

2. Karena banyaknya pelanggan PDAM Kediri yang memiliki pekerjaan

yang berbeda-beda dari segi waktu, kondisi dan keadaan, maka tidak

semua pelanggan dapat mengetahui tagihan airnya setiap bulan secara

langsung dengan datang sendiri ke PDAM.

 41

3.1.3 Usulan Sistem Baru

Melihat masalah yang ada diatas, maka penulis memberikan solusi

pengembangan sistem yang berhubungan dengan pelayanan tagihan air di

PDAM Kediri, yaitu dengan dibuatnya suatu sistem layanan tagihan air yang

berbasis SMS. Sistem baru ini diharapkan dapat meminimalisir kendala jarak

yang dialami oleh pelanggan PDAM Kediri yang tidak dapat mengetahui

secara langsung tagihan airnya setiap bulan.

Dengan sistem ini pula, pelanggan dapat mengajukan komplain/pengaduan

cukup melalui SMS yang dikirimkan ke PDAM Kediri. Selain itu, sistem ini

juga mampu memberi info kepada pelanggan-pelanggan yang bermasalah

pembayaran tagihan airnya. Sistemnya yaitu pelanggan-pelanggan yang telah

melampaui batas pembayaran akan diberi sms yang berisi informasi

keterlambatannya.
 42

3.2 IOFC (Information Oriented Flow Chart) Sistem Informasi Layanan

Tagihan Air

IOFC Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri

Unit Pembuatan Unit Penelitian Unit
Pelanggan Kasir Direksi
Rekening Rekening Akuntansi

Rekening bln Rekening

Rekening bln lalu
lalu bln lalu

Membukukan
ke KPR
(Kartu
Perhitungan
Rekening )

Rekening bln lalu

Perhitungan
Rekening Baru

Rekening baru rangkap 2 (R

1,2) + Dftr Rekening yg (R 1,2) + ( DRD 1,2.3) +
harus ditagih rangkap 3 Rekapitulasi
(DRD 1,2.3) + Rekapitulasi

Mencocokkan
KPR , (R 1,2)
& (DRD
1,2.3)

Data hasil
pencocokan Data hasil
(KPR , R 1,2 & pencocokan
DRD 1,2,3)

Penandatang
KPR anan data
hasil
DRD 2 &
pencocokan
& Rekapitulasi 1
Rekening R 1,2 & DRD 1 pembubuhan
baru
cap
perusahaan

DRD 3 &
Rekapitulasi 2

Gambar 3.1 IOFC Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
 43

3.3 Context Diagram

Yaitu diagram tingkat atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yang

menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang

masuk dan keluar dari entitas luar.

Dalam penulisan laporan ini diawali dengan pembuatan contex diagram

dengan maksud untuk mengetahui logika dan alur dari sistem. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut:

A kse s S M S K e lu h a n

A kse s S M S Ta g ih a n D a ta Id e n tita s P e la n g g a n

P e la n g g a n O p e ra to r
Id e n tita s P e la n g g a n
S iste m In fo rm a si L a ya n a n P DA M _ A kse s
Ta g ih a n A ir P D A M K e d iri

In fo S M S K e lu h a n
In fo S M S Ta g ih a n +
D a ta P e la n g g a n B e rma sa la h

Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM
Kediri
 44

3.4 DFD (Data Flow Diagram)

DFD adalah data yang tersimpan dan proses dengan proses yang

terhubung dengan data tersebut. DFD menggambarkan semua proses, meskipun

proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda dan DFD bukan flowchart.

3.4.1 DFD level 1

Akses SMS Keluhan

1
Info SMS Keluhan Data Keluhan
Penginformasian
_Keluhan
NoHP

Identitas Pelanggan Pelanggan

Pelanggan
Air Per Bulan Pelanggan Keluhan

Akses SMS Tagihan

TotalBayar TglBayar

4
Info SMS Tagihan

Entry Pelanggan
2 3

Penginformasian Penginformasian_
_Tagihan Pelanggan_Berma
salah

Info SMS Pelanggan Bermasalah

Operator
Operator
PDAM_Akses
Data Identitas Pelanggan PDAM_Akses
Data Pelanggan Bermasalah

Data Pelanggan

Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
 45

3.4.2 DFD level 2 Info Tagihan

1
Akses SMS Tagihan
Pelanggan Kirim Info
Tagihan

Info SMS Tagihan

TotalBayar

Air Per Bulan

Gambar 3.4 DFD Level 2 Info Tagihan

3.4.3 DFD level 2 Info Keluhan

1
Akses SMS Keluhan
Pelanggan Kirim Info
Keluhan
Data Keluhan
Info SMS Keluhan

NoHP

Pelanggan Keluhan

Gambar 3.5 DFD Level 2 Info Keluhan

 46

3.4.4 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah

1
Kirim Info Operator
Pelanggan Info SMS Pelanggan Bermasalah Pelanggan PDAM_Akses
Data Pelanggan Bermasalah
Bermasalah

TglBayar

Air Per Bulan

Gambar 3.6 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah

3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)

Setelah tercipta DFD (Data Flow Diagram), langkah selanjutnya adalah

membuat ERD (Entity Relationship Diagram) guna memperjelas aliran informasi

di dalam sistem ini.

Berikut ERD dari sistem informasi layanan tagihan air PDAM Kediri :

a) ERD Logic
 47

Gambar 3.7 ERD Logic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
 48

b) ERD Phisic
Karyawan
Jabatan nip Text
idjabatan=idjabatan
idjabatan Text nama Text
jabatan Text ttl Text
jeniskel Text
almt Text
idjabatan Text
Foto Text
Pelanggan kodeakses Text
NoSL Text sandi Text AirPerBulan
nama Text NoByr AutoNumber
AlmtPelanggan Text NoSL Text
NoHP Text Pemakaian Number
Text NoSL=NoSL
Kec Bln Text
Desa Text TotalBayar Currency
Pekerjaan Text Keluhan TglBayar Date/Time
Foto Text Number Thn Text
NoKel
Tgldaftar Date/Time
NoSL Text idkelompok Text
Text NoSL=NoSL
Keperluan Keluhan Text
Wilayah Text Date/Time
TglMasuk1
Diameter Text Date/Time
TglMasuk2
TglPasang Date/Time Date/Time
TglMasuk3 idkelompok=idkelompok

Wilayah KodeWilayah=KodeWilayah Kelompok

KodeWilayah Text idkelompok Text
NamaWilayah Text kelompok Text
KodeWilayah Text

KodeWilayah=KodeWilayah
idkelompok=idkelompok

Detail Wilayah IsiKelompok

idDetailWilayah Text idisikelompok Text
KodeWilayah Text idkelompok Text
Desa Text isikelompok Text

Gambar 3.8 ERD Phisic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
 49

3.6 Desain Database

1. Tabel Pelanggan

Primary Key : NoSL

Tabel 3.1 Tabel Pelanggan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM
ketika resmi mendaftar
menjadi pelanggan PDAM
2. Nama text 35 Nama pelanggan
3. Wilayah text 15 Kode wilayah
4. AlmtPelanggan text 35 Alamat pelanggan
5. NoHP text 15 No HP pelanggan
6. Kec text 25 Kecamatan
7. Desa text 25 Nama Desa
8. Pekerjaan text 30 Pekerjaan pelanggan
9. Foto text 35 File foto pelanggan
10. Tgldaftar Date/time Tgl daftar menjadi pelanggan
11. Keperluan text 50 Keperluan pasang
12. Diameter text 5 Diameter pipa air
13. TglPasang Date/time Tgl pasang baru air

2. Tabel Detail Wilayah

Primary Key : idDetailWilayah

Foreign Key : KodeWilayah

Tabel 3.2 Tabel Detail Wilayah

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. idDetailWilayah text 2 No ID detail wilayah
2. Kodewilayah text 2 Kode wilayah
3. Desa text 25 Nama desa
 50

3. Tabel Wilayah

Primary Key : KodeWilayah

Tabel 3.3 Tabel Wilayah

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. KodeWilayah text 2 Kode tiap wilayah
2. NamaWilayah text 15 Nama wilayah

4. Tabel Kelompok

Primary Key : idkelompok

Foreign Key : KodeWilayah

Tabel 3.4 Tabel Kelompok

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan

1. idkelompok text 5 ID tiap kelompok
2. kelompok text 10 Jenis kelompok
3. kodewilayah text 2 Kode tiap wilayah

5. Tabel IsiKelompok

Primary Key : idisikelompok

Foreign Key : idkelompok

Tabel 3.5 Tabel Isi Kelompok

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. idisikelompok text 2 ID dari isi kelompok
2. idkelompok text 5 ID tiap kelompok
3. isikelompok text 30 Nama kelompok
 51

6. Tabel Jabatan

Primary Key : idjabatan

Tabel 3.6 Tabel Jabatan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. idjabatan text 5 ID jabatan karyawan
2. jabatan text 20 Nama jabatan

7. Tabel Karyawan
Primary Key : nip

Foreign Key : idjabatan

Tabel 3.7 Tabel Karyawan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. nip text 11 NIP karyawan
2. nama text 25 Nama karyawan
3. ttl text 35 Tempat & tgl lahir karyawan
4. jeniskel text 6 Jenis kelamin karyawan
5. almt text 30 Alamat karyawan
6. idjabatan text 20 Nama jabatan
7. foto text 35 File foto karyawan
8. kodeakses text 5 Kode akses karyawan
9. sandi text 35 Password
 52

8. Tabel Keluhan

Primary Key : NoKel

Foreign Key : NoSL

Tabel 3.8 Tabel Keluhan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan
1. NoKel Number No keluhan yang masuk
2. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM
ketika resmi mendaftar
menjadi pelanggan PDAM
3. Keluhan text 30 Keluhan pelanggan
4. TglMasuk1 Date/time Tanggal masuk keluhan
5. TglMasuk2 Date/time Bulan masuk keluhan
6. TglMasuk3 Date/time Tahun masuk keluhan

9. Tabel AirPerBulan

Primary Key : NoByr

Foreign Key : idkelompok, NoSL

Tabel 3.9 Tabel Air Per Bulan

No Nama Tipe Data Panjang Keterangan

1. NoByr AutoNumber No pembayaran tagihan
2. NoSL text 6 No sambungan
3. Pemakaian Number Pemakaian air per bulan
4. Bln text 2 Bulan pembayaran
5. TotalBayar text 11 Total pembayaran tagihan
6. TglBayar Date/time Tgl pembayaran tagihan
7. Thn text 4 Tahun pembayaran
8. idkelompok text 5 ID tiap kelompok
 53

3.7 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis SMS

PDAM Kediri

Sistem ini bisa diakses oleh 3 bagian dengan hak akses yang

berbeda-beda sesuai dengan jabatannya, antara lain Manajer, Admin dan

Operator.

Manajer bisa mengakses menu laporan & grafik, Admin bisa

mengakses seluruh menu, sedangkan Operator hanya bisa mengakses menu

transaksi dan PDAM Akses. Yang menangani info tagihan air, info keluhan

pelanggan dan info pelanggan bermasalah.

Berikut adalah desain menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis

SMS PDAM Kediri :

 54

Pelanggan

Pegawai

SETUP DATA Wilayah

Desa

Jabatan

TRANSAKSI

Pelanggan
START

Pegawai

LAPORAN Transaksi Air

Pelanggan Bermasalah

Keluhan

GRAFIK

METERAN

Gambar 3.9 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Berbasis SMS

PDAM Kediri
 55

3.8 Flowchart Program

3.8.1 Proses Entry Data Pelanggan

Start

No SL Sudah Diset

Inputkan :
Nama ,Wilayah ,Alamat ,NoHP ,
Kec ,Desa ,Pekerjaan ,Foto ,Tgl
Tbl
Daftar ,Keperluan ,Diameter ,Tg
DetailWilayah
lPasang

Tbl Wilayah

Simpan ?
No Tbl IsiKelompok

Yes

Tbl Pelanggan

Isi Lagi ?
Yes

No
End

Gambar 3.10 Proses Entry Data Pelanggan

 56

3.8.2 Proses Entry Data Karyawan

Start

Inputkan :
NIP ,Nama ,Tmpt &Tgl
Lahir ,Jenis
Kel ,Alamat ,Jabatan ,Foto ,Kod Tbl Jabatan
eakses ,Sandi

Simpan ?
No

Yes

Tbl Karyawan

Isi Lagi ?
Yes

No
End

Gambar 3.11 Proses Entry Data Karyawan

 57

3.8.3 Proses Entry Data Transaksi

Start

Inputkan : No SL &
Jumlah Pemakaian Air
Tbl Pelanggan

No If tglbayar =0
Tbl
AirPerBulan

Yes
Hitung Total Bayar

Simpan ?
No

Yes

Tbl AirPerBulan

Yes
Isi Lagi ?

No
End

Gambar 3.12 Proses Entry Data Transaksi

 58

3.8.4 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan

Start

SMS Info Pelanggan

Tbl Pelanggan

No No HP
terdaftar ?

Yes

Kirim SMS Info

Balasan

Yes Balas
Lagi ?

No
End

Gambar 3.13 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan

 59

3.8.5 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan

Start

SMS Info Keluhan

Pelanggan
Tbl Keluhan

No No HP
terdaftar ? Tbl Pelanggan

Yes

Kirim SMS Konfirmasi

Balasan

Tbl Keluhan

Yes Balas
Lagi ?

No

End

Gambar 3.14 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan

 60

3.8.6 Proses Kirim SMS Pelanggan Bermasalah

Start

Tampilkan Pelanggan
yg Terlambat Bayar

Data Pelanggan
Bermasalah
Tbl AirPerBulan

No If tglbayar =0

Yes

Kirim SMS
Pemberitahuan

Yes Kirim
Lagi ?

No
End

Gambar 3.15 Proses Kirim SMS Pelanggan Bermasalah

 61

3.8.7 Proses Kirim SMS Info Tagihan Air

Start

SMS Info dari Pelanggan

Tbl AirPerBulan

No If TotalBayar <> 0 dan No Tbl Pelanggan

HP terdaftar ?

Yes

Kirim SMS
Pemberitahuan

Yes Kirim
Lagi ?

No
End

Gambar 3.16 Proses Kirim SMS Info Tagihan Air