Sedangkan surat resmi atau surat dinas adalah surat yang bertujuan untuk urusan

dinas atau urusan kelembagaan. Surat dinas biasanya dikeluarkan oleh sebuah
lembaga pemerintahan atau swasta. Bentuk dan bahasa surat dinas terikat oleh aturan-
aturan yang resmi (baku).

Surat resmi bisa dikeluarkan oleh orang per orang yang ditujukan kepada sebuah
lembaga. Atau sebaliknya, sebuah lembaga ke orang per orang atau ditujukan ke
lembaga lain.

Fungsi dari surat resmi di antaranya adalah sebagai alat komunikasi, bahan rujukan,
dan catatan kearsipan (bukti).

Yang termasuk surat resmi di antaranya adalah:

 Surat undangan
 Surat perjanjian
 Surat kuasa
 Surat lamaran pekerjaan
 Surat edaran

Jika Anda ingin membuat surat resmi untuk mewakili sebuah lembaga, maka Anda
harus menulisnya dengan struktur yang benar.

Struktur Penulisan Surat Resmi

Struktur penulisan surat resmi harus memuat sebagai berikut.

1. kop atau kepala surat (berisi nama dan alamat instansi);

2. nomor surat, lampiran, dan perihal surat;
3. tanggal surat (waktu dibuatnya surat);
4. alamat surat (kepada siapa surat ditujukan);
5. salam pembuka;
6. isi surat;
7. salam penutup;
8. tanda tangan pembuat surat;
9. nama pembuat surat;
10. jabatan; dan
11. tembusan surat.

Namun secara umum, struktur penulisan surat resmi terdiri atas tiga bagian, yaitu:

1. Kepala surat, berisi:

 kop surat
 nomor surat
 lampiran
  dan perihal surat, tangal surat, alamat surat

2. Badan surat, berisi:

 salam pembuka
 isi surat
 salam penutup.

3. Kaki surat, berisi:

 tanda tangan pembuat surat

 nama pembuat surat
 jabatan
 dan tembusan surat.

Demikian aturan secara umum cara penulisan surat resmi di Indonesia. Semoga
bermanfaat

Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh mimik dan gesture karena
itu surat harus bebas dari salah tafsir. Agar tidak menimbulkan salah tafsir, bentuk dan
bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan.

surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu

. kepala surat
Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c)
nomor telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo. Pada contoh di atas,
kelima unsur tersebut ada pada kepala surat
Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan.
1. Nama instansi tidak disingkat, misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra
Sekolah
2. Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan
dengan J kapital.
3.Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, telepon; bukan tilpun, telpun, dan
tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp.
4 Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan disingkat
menjadi Kotpos. Jangan pula kamu gunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5 Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua
(:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau
spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan
. tanggal penulisan surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan
huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah
tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16 Jan 2008
. nomor, lampiran, dan hal surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan
tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata
tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No. dan Lamp.
Penulisan Nomor Yang Salah Penulisan Nomor Yang Benar
Nomer: 110/U/OSIS/2007,- Nomor: 110/U/OSIS/2007
No: 110/U/OSIS/2007, No: 110 / U /OSIS / 2007
Nomor: 110/U/OSIS/2007 Nomor: 110.U.OSIS.2007
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang
dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak
diakhiri dengan tanda baca. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf
kapital.
Penulisan Lampiran Yang Tidak Dianjurkan Penulisan Lampiran Yang dianjurkan
Lampiran: 1 berkas Lampiran: Satu berkas
Lamp: 1 (Satu) berkas Lamp: Satu berkas
Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali
dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok
surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.
Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan Penulisan Hal Yang dianjurkan
Hal : Permohonan Izin mengadakan studi banding Hal : Permohonan izin
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian Hal : Perpanjangan izin penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa Hal : Permintaan data lomba desa 2008
2008
Hal : Petunjuk Pembinaan Desa Hal : Petunjuk pembinaan desa tertinggal
Tertinggal
 alamat tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.
1. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan
si pemilik nama menulis namanya.
2. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya,
bukan huruf kapital semua.
3. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.
Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada
sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata
dari yang menyatakan asal.
5. Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis
lengkap, tanpa disingkat.
6. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr.,
atau Drs., atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu,
Sdr tidak digunakan.
7. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak
berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan
alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
9. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan Penulisan Alamat yang Dianjurkan
KEPADA
Yth. Bpak. Biro Tata Usaha Kantor Pemerintah Daerah
Kantor Pemda Tingkat I Jatim Kantor Pemerintah Daerah
Jln. Pahlawan Nomor 2 Tingkat I
SURABAYA Propinsi Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2
Surabaya
salam pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam sejahtera,
Saudara…,
 Ibu… yang terhormat,
Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.
Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,
isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi,
dan bagian penutup.
Contoh bagian pembuka
1. Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan
puisi. Tujuan lomba adalah ….
2. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No.
29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.
Contoh bagian penutup
1. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
2. Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami
menyampaikan terima kasih.
Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian harap maklum.
3. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima kasih.

pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)

Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
 1. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
2. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama pengirim surat.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan Penulisan Alamat yang Dianjurkan
1. KEPADA 1. Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro
Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro Kepala Biro Tata Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur
Tata Usaha Jalan Pahlawan 2 Surabaya
Kantor Pemda Tingkat I Jatim 2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA OSIS
8 tembusan (jika diperlukan
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
1. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
2. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan
nama instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
1. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk
bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
2. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi
pasti ada tembusan.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan Penulisan Alamat yang Dianjurkan
Tembusan Tembusan
1. Kepala Sekolah sebagai laporan. 1. Kepala Sekolah
2. Pembina OSIS sebagai pertimbangan. 2. Pembina OSIS
3. Ketua OSIS sebagai bahan 3. Ketua OSIS
pertanggungjawaban.

Diposkan oleh jendelabahasa di 01.57 2 komentar

Beranda
Langgan: Entri (Atom)