Pengurusan & Pentadbiran

Sistem Fail Berkualiti

oleh
Ramly bin Mohd Ali
Pengetua
SMK Mengkuang

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 1

 Pengenalan

Hasil lawatan yang dijalankan oleh JPN
mendapati tidak ada keseragaman dalam
pengurusan sistem fail. Sekolah menyediakan
fail mengikut sistem sendiri.

Pengurusan fail yang telah dilaksanakan oleh
sekolah ditakrif/dikategori sebagai:-
 Baik.
 Sederhana.
 tidak menepati matlamat sebenar sistem fail.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 2

 
Tidak ada keseragaman dalam format dan
bentuk fail.

Penggunaan sistem Fail didapati pelbagai.

Sistem fail tidak menepati matlamat.


Kesimpulan: Sudah sampai masanya dari
segi pengurusan, format dan pergerakan
fail diselaraskan supaya pihak pentadbiran
sekolah dapat menguruskan fail dengan
lebih baik dan berkesan.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 3

 Matlamat

Supaya pentadbiran sekolah dapat
mengendalikan fail secara profesional
dalam memartabatkan profesion
keguruan/institusi pendidikan.

Pelaksanaan Arahan Perkhidmatan
Bab IV

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 4

 Objektif

Supaya semua pihak di sekolah dapat
memahami Sistem Fail yang mantap /
yang diguna pakai:

1 Mengetahui definisi fail

2 Mengetahui prinsip-prinsip memfail

3 Mengetahui proses memfail

4 Mengetahui cara-cara pengkelasan
fail
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 5
 Antaranya:
 Memberi tajuk fail
 Membuat pengkelasan fail
 Retrieval
 Penyelenggaraan fail
 Menyimpan selamat

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 6

 
Diharapkan melalui pembentangan
kertas kerja ini semua Pembantu
Tadbir dapat memahami:
 Tujuan sebenar kewujudan Fail
 Sistem Pengkelasan Fail
 Cara Penyelenggaan Fail
 Cara Pergerakan Fail
 Cara Menyimpan Selamat

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 7

 Fail
Dari bahasa Sanskrit =

FILUM

=Satu rangkaian yang diikat dengan tali.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 8

 Definisi Sistem Fail
“Proses menyimpan segala rekod
dan dokumen untuk simpan
selamat atau satu rantaian aktiviti
yang bermula dan berakhir pada
titik yang sama”

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 9

 
Proses mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan dan menyelenggara fail-
fail bagi memudahkan pengurusannya
apabila diperlukan

Fail sebagai alat komunikasi yang sah
(Dokumen Hitam Putih).

Satu rantaian aktiviti yang bermula
dan berakhir pada titik yang sama

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 10

 Prinsip-Prinsip
Sistem Fail-Memfail

Tidak banyak menggunakan ruang, fail
berkulit nipis lebih baik dari fail
berkulit tebal.

Mudah disediakan dan disimpan.

Murah dan mudah didapati.

Cara yang mudah diperluaskan dan
dipakai berterusan

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 11

 
Rekod mudah dicari bila
diperlukan, tanpa membuang
masa yang banyak

Cross reference - maklumat-
maklumat berkaitan dimasukkan
dalam fail berkenaan.

Beri tanda (art guides) bila
dikeluarkan

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 12

 Kaedah Pengkelasan Fail Umum

Kini ada pelbagai cara
 Mengikut Siri
 Mengikut Tahun
 Mengikut Bahagian/Unit

Kaedah Sistem Yang Tepat -
Mengikut Pengkelasan Perkara
(Diamalkan oleh IAB)

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 13

 Pengkelasan Sistem Fail
Memberi Tajuk Fail:
01 - ASRAMA
02 - HAL EHWAL PELAJAR
03 - KEMUDAHAN FIZIKAL
04 - KEWANGAN DAN AKAUN
05 - KO-KURIKULUM
06 - KURIKULUM
07 - PENTADBIRAN AM SEKOLAH
08 - PERHUBUNGAN MASYARAKAT
09 - PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN
10 – PENGAUDITAN
15 – PANITIA MATA PELAJARAN

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 14

 01 - Asrama

01 – Bekalan Makanan

02 – Kakitangan Asrama/Peraturan

03 – Kemasukan Penghuni/Peraturan

04 – Kewangan Asrama

05 – Penyelenggaraan Alat/Perabot

06 – Penyelenggaraan Bangunan

07 – Peraturan Asrama

08 – Penghuni Asrama
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 15
 02 - Hal Ehwal pelajar

01 - Bantuan dan Biasiswa

02 - Bimbingan dan Kaunseling

03 - Berhenti Sekolah

04 - Disiplin

05 - Kemasukan Pelajar

06 - Kesihatan

07 - Lawatan

08 - Pelbagai

09 - Pertukaran Murid

10 - Skim Pinjaman Buku Teks
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 16
 03 - Kemudahan Fizikal

01 – Keselamatan

02 – Pelbagai

03 – Pembangunan

04 – Penyenggaraan

05 – Rumah kakitangan

06 – Tapak dan Bangunan

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 17

 04 – Kewangan dan Akaun
01 – Anggaran Belanjawan
02 – Bantuan dan Biasiswa (Kewangan)
03 – Bayaran
04 – Elaun
05 – Gaji
06 – Insuran
07 – Kehilangan dan Hapuskira
08 – Kantin

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 18

 Sambungan Kewangan dan akaun
09 – Kutipan
10 – Audit
11 – Panjar Wang Runcit
12 – Bank
13 – Pendahuluan dan Pinjaman
14 – Pesanan dan Pembelian
15 - Sewa

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 19

 05 - Ko-Kurikulum
01 – Hari Ucapan
02 – Kelab Sukan dan Permainan
03 – Kelas Tambahan
04 – Koperasi Sekolah
05 – Majalah Sekolah
06 – Pameran dan Pertandingan
07 – Pelbagai
08 – Persatuan Ikhtisas
09 – Pertubuhan Beruniform
10 – Sukan
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 20
 06 - Kurikulum
01 – Laporan Lawatan
02 – Jadual Waktu
03 – Kursus Pengajian
04 – Pelbagai
05 – Peperiksaan
06 – Sukatan/Rancangan Pelajaran
07 – Sumber Pendidikan
08 – Pelajaran Khas
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 21
 07 – Pentadbiran Am Sekolah
01 – Bilik Gerakan
02 – Kebajikan
03 – Lembaga Pengurus
04 – Pelbagai
05 – Perangkaan
06 – Pekeliling
07 – Penyata(Retan)
08 – Sambutan Perayaan

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 22

 08 – Perhubungan Masyarakat
01 – Badan Sukarela
02 – Badan-badan Swasta
03 – Derma dan Bantuan
04 – Ibu Bapa
05 – Jabatan Kerajaan
06 – Murid-murid Tua(Bekas Pelajar)
07 – Pelbagai

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 23

 09 - Perjawatan dan Perkhidmatan
01 – Anggaran Perjawatan
02 – Cuti (Peraturan)
03 – Kursus
04 – Penyata Kakitangan
05 – Perkhidmatan dan Perjawatan
06 – Pelbagai
07 – Pendaftaran Guru / Permit Mengajar
08 – Permohonan Bahasa Ibunda
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 24
 Sambungan Perjawatan dan
Perkhidmatan
09 – Tatatertib dan Kenaikan pangkat (SULIT)
10 – Peperiksaan
11 – Perubatan dan Kesihatan
12 – Peribadi Guru
13 – Pertukaran
14 – Persaraan
15 – Peribadi Bukan Guru

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 25

 10 – Pengauditan
01 – Peraturan audit
02 – Pertanyaan Audit
03 – Laporan Audit

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 26

 15 - Panitia

01 - Bahasa Melayu

02 - Bahasa Inggeris

03 - Matematik

04 - Sains

05 - Pendidikan Islam

06 - Pendidikan Seni

07 - Pendidikan Jasmani & Kesihatan
* (Panitia di Sekolah telah maklum nombor ini)

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 27

 Memberi Kod Kepada Fail

Memberi tajuk Fail: cth: Hal Ehwal Pelajar

Memberi Kod kepada Fail - tajuk fail boleh
diberikan angka kod seperti berikut:

02/01/001
02 Hal Ehwal Pelajar - Tajuk Besar
01 Level dua (01 hingga 99) - Perkara
001 Level tiga (001 hingga 999) - Aktiviti

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 28

 Level Satu (Tajuk Besar Fail)

Semua fail Hal Ehwal Pelajar/Murid
akan menggunakan tajuk besar
yang sama iaitu:

02/___/____

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 29

 Level Dua - Perkara

Bagi perkara kod angka seperti berikut:

02/_?_ / __

01 - Bantuan dan Biasiswa

02 - Bimbingan dan Kaunseling

03 - Berhenti Sekolah

04 - Disiplin

05 - Kemasukan Pelajar
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 30
 Sambungan:

06 - Kesihatan

07 - Lawatan

08 - Pelbagai

09 - Pertukaran Murid

10 - Skim Pinjaman Buku Teks

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 31

 Level Tiga (Aktiviti)

Contoh: 02/01/__?_

001 – Bantuan Murid Miskin

002 – Biasiswa Kecil Persekutuan

003 – Biasiswa Kecil Negeri

004 – Biasiswa RISDA

005 – Biasiswa-biasiswa Lain

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 32

 Pendaftaran Fail

Satu cara merekod segala fail-fail yang
telah dibuka dengan sistematik
a) Sistem Doket
b) Sistem Kad (digunakan di sekolah)
c) Sistem Buku
d) sistem Komputer

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 33

 Kertas Minit
Setiap fail perlu disediakan kertas
minit
Menggunakan Borang AM 6
- Merekodkan Minit Perhubungan
- (Arahan rasmi dari seorang
pegawai kepada pegawai lain)

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 34

1.Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit
Contoh bentuk Kertas Minit (Borang Am 6)

Kertas Minit No: Helaian No:

Bilangan Tarikh Perkara/Catatan

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 35

 Cara Merekod Pada Kertas Minit
Kertas Minit dibahagikan kepada 3 kolum:


Bilangan - merujuk kepada bilangan
kandungan surat dalam fail berkenaan.

Tarikh - tarikh surat dikandungkan/direkod

Perkara/ Catatan - tajuk surat yang
dikandungkan dalam fail berkenaan
- untuk tindakan /perhatian.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 36

2. Salinan surat keluar dan surat masuk diberi nombor
dalam bulatan pada penjuru kanan surat berkenaan.
Jabatan Pendidikan Pulau Pinang
1
10900 Pulau Pinang Tel: 04-2625339
______________________________________________________________________________________________________________________________________

Pengetua Ruj. Tuan:

Semua Sek. Men. Ruj. Kami:
Negeri Pulau Pinang Tarikh : 12 Januari 2001

Tuan,

Majlis Taklimat Pengurusan BKP (Thn2001)

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 37

3. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail
hendaklah direkod pada kertas minit.

Bil. Tarikh Perkara/Catatan

15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat
1 Pengurusan BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK 1 –
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
dan sedia jadual Guru ganti kelas beliau.
TP 15/1

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 38

 4. Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail bagi
tujuan merekod keluar masuk surat.

Kertas Minit Salinan surat masuk

1. dan surat keluar
2

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 39

 5. Kandungan masuk - dakwat merah

6. Kandungan keluar - dakwat biru / hitam

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 40

 Contoh Merekod Kertas Minit:
Bil. Tarikh Perkara/Catatan
15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat
1 Pengurusan BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK HEM –
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
dan maklum jadual Guru ganti kelas
beliau.
TP 15/1

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 41

 Pergerakan Fail (Komunikasi Fail)
1. Fail seharusnya berfungsi sebagai alat
komunikasi (ARAHAN BERTULIS) dari
seorang pegawai kepada pegawai lain.
2. Fail sebagai alat perhubungan semestinya
melalui semua tahap yang diperlukan
3. Surat-surat yang difailkan perlu diedar dan
tindakan perlu diambil hingga selesai.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 42

Cadangan Pergerakan fail seperti berikut:

i. Semua surat mestilah dimasukkan ke dalam

fail yang betul dan dinomborkan.
ii. Semua fail mesti terlebih dahulu
dikemukakan kepada Pengetua.
iii. Pengetua mestilah mengambil tindakan dan
mengarahkan orang bawahannya untuk
mengambil tindakan kepada surat ini melalui
catatan dalam kertas minit.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 43

 iv. Sipenerima fail mestilah juga
membuat catatan kepada tindakan
yang telah diambil
v. Fail yang selesai diambil tindakan
mestilah diberi tanda “S” -
“Simpan/Selesai”

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 44

 Bil. Tarikh Perkara/Catatan

1 15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan

BKP(2001).
TP: Untuk makluman tuan. PT 15/1
PK HEM –
(i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
(ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan
sedia jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1

SU Biasiswa /RMA –
(i) Sila hadir taklimat ini. PK HEM 1 16/1
S

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 45

 2 2/2/01 Menyemak Senarai Nama Pemegang Baru BKP.
TP: Disampaikan untuk makluman dan arahan.
PT 3/2
PK HEM–(i) Saya telah maklum. Sila pastikan
semua tindakan dibuat seperti Perkara 2 a ,b dan c
arahan dalam surat berkenaan .
(ii) Pastikan juga senarai nama cetakan komputer
bersama-sama dengan borang-borang.
(iii) Minta Guru Biasiswa ambil perhatian tentang
tarikh penyerahan ke JPN.(14/2/2001) TP 3/2

SU Biasiswa- (i) sila patuh arahan TP spt. di atas.

PK1 4/2
Arahan dipatuhi dan Simpan SU 5/2
S
12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 46
 3 9/2/01 Senarai Nama Pemegang Biasiswa 2001
TP: Pinta tuan tandatangan untuk dihantar ke JPN
SU Biasiswa 9/2

PAR – Sila pos dengan segera TP 9/2

S PAR 10/2

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 47

 Kulit Fail
02/01/002

Perkara

Biasiswa Kecil
Persekutuan
Bil Kod Trk
1 TP
15/1
PKHEM 15/1
SU 16/1
s
16/1

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 48

 Penutupan fail

Hendaklah ditutup apabila mengandungi 100
kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal.

Setelah fail itu penuh catatkan Jilit I pada
nombor rujukannya, buka fail lain dengan
menggunakan jilid II(Bilangan kandungan
dimulakan dengan nombor baru (01)

Fail yang perlukan tindakan segera, tanda
bercetak “Tindakan Serta merta” (Am 99)
atau “Segera” (Am 99B) disematkan pada
kulit fail.

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 49

 Peringkat Keselamatan Fail

1. Rahsia Besar (Kuning & X Merah) - Keselamatan

Negara
2. Rahsia (Merah) - seperti Tender
3. Sulit (Hijau) - Nilaian Prestasi
4. Terhad (Putih) - Fail Peribadi
5. Biasa (Putih) - Terbuka harian

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 50

 “SEBAIK-BAIK PEKERJA IALAH
ORANG YANG KUAT DAN
JUJUR”
:AL-QISAS:26

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 51

 Sekian , Terima kasih

12/08/21 Ramly M.A. - SMK Mengkuang 52