(a) Apa tugas-tugas penting yang terlibat dalam pengembangan dan pelaksanaan ini?

sistem informasi manajemen sekolah yang dikembangkan secara terpusat?

(b) Isu-isu implementasi apa yang harus ditangani dan bagaimana mengelola isu-isu tersebut?

(c) Apa jalan ke depan untuk sistem ini?

Dalam memberikan jawaban untuk pertanyaan (a) di atas, mode partisipasi pengguna dan lainnya

tugas utama akan dianalisis; untuk pertanyaan (b), berbagai masalah akan diidentifikasi dan

metode manajemen yang dianalisis; untuk pertanyaan terakhir, rencana untuk kelanjutannya

pengembangan Sistem akan diusulkan.

Sepanjang pengembangan SAMS, keterlibatan pengguna sangat luas - pada keduanya

teratur dan membutuhkan dasar.

Penugasan Guru - Di bawah skema penempatan guru, guru dengan sekolah keterampilan administrasi
dan TI diperbantukan untuk bekerja penuh waktu di Depertamend Pendidikan dalam satu tahun masa
jabatan. Sejak dimulainya sistem perbantuan ini pada bulan September 1994, sekitar30 kepala dan guru
dari berbagai jenis sekolah telah bekerja sama dengan Depertamend Pendidikan staf di tim proyek
SAMS. Sebagai sifat dan persyaratan dari target 1300 sekolah beragam, tidak hemat biaya atau tidak
layak secara operasional untuk mewawancarai semua sekolah untuk menyusun kebutuhan mereka.
Menjadi pengguna akhir SAMS, yang diperbantukan guru memberikan komentar dan saran selama
semua tahap pengembangan sistem dan implementasi proyek. Mereka juga menyusun persyaratan dari
rekan kerja di sekolah, membantu dalam desain rencana pengujian, menyediakan data pengujian dan
melakukan pengujian penerimaan pengguna.

Penasehat - Ada sistem penasehat, di mana kepala, guru atau panitera sekolah melakukan peran
penasehat dalam menentukan kebutuhan pengguna selama studi kelayakan, analisis sistem dan desain
dan tahap implementasi. Para penasihat memainkan peran penting dalam memberi nasihat tentang
prioritas yang ditetapkan untuk beragam persyaratan tersebut. Sejak dimulainya proyek SAMS, sekitar
20 kepala, guru, dan juru tulis telah melayani sebagai penasihat paruh waktu untuk proyek SAMS.

Koordinator Implementasi Sistem - Ada juga pengguna guru SAMS yang berpengalaman menjabat
sebagai koordinator implementasi sistem paruh waktu. Mereka melakukan peran ganda menyarankan
fungsi yang sesuai untuk dimasukkan dalam SAMS dan berfungsi sebagai koordinator regional untuk
menawarkan saran dan dukungan di tempat kepada sekolah-sekolah dinlingkungan. Saat ini, ada sekitar
20 guru yang melayani dalam kapasitas ini.

Petugas ED - Bekerja bersama pengguna di atas adalah petugas ED yang memiliki keduanya pengalaman
mengajar dan administrasi sekolah. Mereka melakukan peran perantara antara pengembang (yaitu ITSD)
dan pengguna akhir. Untuk memastikan bahwa sekolah beragam kebutuhan diidentifikasi, disaring,
diprioritaskan dan ditangani dengan benar dalam aplikasi, petugas ini mengoordinasikan kegiatan
seperti kunjungan sekolah, lokakarya, pertemuan pos pemeriksaan, panduan aplikasi dengan partisipasi
perwakilan sekolah yang baik dengan nkarakteristik yang berbeda.

Lainnya - Peserta pertemuan di atas adalah perwakilan sekolah dari jurusan sponsor, dewan sekolah dan
semua jenis sekolah. Jumlah peserta untuk masing-masing pertemuan berkisar antara 5 sampai 60. Di
hampir semua pertemuan dan berbagai kunjungan sekolah, Pengembang ITSD juga hadir untuk
memperoleh informasi langsung dari sekolah pengguna, yang memfasilitasi pertukaran informasi dan
diskusi selanjutnya di antara Pengembang ITSD dan petugas ED. Sejak peresmian proyek SAMS di
September 1993, lebih dari 120 pertemuan telah diselenggarakan dengan partisipasi lebih banyak dari
3000 sesi orang dari sekitar 20 persen dari 1300 sekolah sasaran.

Sebelum operasi SAMS yang sebenarnya di sekolah, UGD mengidentifikasi sumber daya, rencana dan
mengkoordinasikan serangkaian tugas. Meskipun semua tugasnya relatif sederhana, jumlah keseluruhan
pekerjaan, karena jumlah sekolah yang terlibat dan janji untuk menyelesaikan semua tugas instalasi
untuk satu sekolah dalam waktu singkat, telah membuat pekerjaan administrasi dan koordinasi sangat
sulit. Tugas utama yang terlibat adalah dijelaskan di bawah ini:

Persiapan lokasi: Sekolah harus mengidentifikasi lokasi yang cocok untuk pemasangan sistem jaringan.
Setelah persetujuan otoritas terkait dari jaringan laporan persyaratan, kontraktor melakukan pekerjaan
di lapangan, termasuk pemasangan titik daya, kabel sinyal dan pekerjaan pembangun kecil. Pengiriman,
pemasangan dan penerimaan perangkat keras dan perangkat lunak kemudian ikuti. Perencanaan
terperinci, tutup pengawasan, komunikasi yang sering dan koordinasi yang lebih baik adalah kunci dari
keberhasilan instalasi LAN di sekolah.
Konversi data dan pengunggahan sistem: Sekolah harus mengubah data yang ada, baik dalam bentuk
manual maupun elektronik, ke dalam format data SAMS. Dalam memilih metodologi untuk konversi
data, penggunaan optical mark reader atau optical character recognition telah dikesampingkan karena
metode pertama membutuhkan banyak pekerjaan transkripsi untuk guru sementara yang kedua
membutuhkan banyak keterampilan dalam menulis dan upaya dalam memperbaiki kesalahan. Konversi
kini dapat dilakukan dengan menggunakan program konversi atau mengisi lembar koding untuk layanan
penyiapan data yang diatur oleh UGD.

Pelatihan: Staf sekolah mengikuti kursus pelatihan TI dasar (mencakup sistem operasi, spreadsheet,
pengolah kata berbahasa Mandarin dan manajemen basis data), aplikasi SAMS (mulai dari satu hingga
dua hari untuk setiap aplikasi) dan kursus terkait seperti 'manajemen perubahan' untuk kepala dan
'administrasi LAN' untuk administrator sistem. Kursus atau seminar lain dengan tema khusus juga
diselenggarakan berdasarkan kebutuhan.

Layanan profesional luar: Untuk memenuhi janji menyelesaikan implementasiSAMS di semua 1300 s
ekolah dalam periode lima tahun, dan untuk meminimalkan dampak pada sekolah yang dihasilkan dari
implementasi awal SAMS, UGD telah mengadopsi dua metode akuisisi layanan. Pertama, ada beberapa
layanan dikontrakkan ke penyedia layanan luar. Layanan kontrak termasuk untuk situs pekerjaan
persiapan, kompilasi manual prosedur SAMS dan kit pelatihan, data tugas masukan dan pengunggahan
SAMS di tempat. Kedua, tunjangan diberikan kepada guru yang membantu melakukan pelatihan TI dasar
internal, konversi data, dan SAMS terkait tugas pelaksanaan.

Identifikasi dan pengelolaan masalah yang timbul dari implementasi SAMS

Dengan penerapan SAMS, ada beberapa masalah terkait yang memerlukan pemantauan ketat ED.
Dalam paragraf berikut, masalah diidentifikasi dan: metode manajemen juga diuraikan.

Fungsi inti dalam SAMS tidak memenuhi kebutuhan individu sekolah:

Terlepas dari upaya yang dilakukan untuk mengatasi persyaratan berbagai jenis sekolah, ada komentar
dari sekolah yang menyatakan bahwa fungsi inti yang diberikan tidak dapat memenuhi kebutuhan
spesifik mereka. Mengambil sistem penilaian sebagai contoh, meskipun ada mekanisme dibangun di
SAMS untuk menerapkan algoritma yang berbeda dalam perhitungan tanda, antara dari 1.300 sekolah
binaan, ada beberapa kasus yang tidak bisa ditangani oleh SAMS. Sebenarnya, SAMS telah
dikembangkan dengan tujuan menyediakan fungsi inti yang penting untuk membantu sekolah dalam
melaksanakan tugas-tugas administrasi dan manajemen sehari-hari. Pada awal studi sistem, telah
dicatat bahwa dengan beragam sekolah karakteristik dan kebutuhan yang beragam, SAMS mungkin
tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan individu setiap sekolah. Untuk mengatasi masalah ini, dua garis
tindakan telah diadopsi. Pertama, dengan umpan balik pengguna, SAMS terus ditingkatkan dengan
tujuan memperkaya dan meningkatkan fungsi. Misalnya, di SAMS versi 1.4, dirilis sekitar satu dan
setengah tahun setelah versi 1.0, ada beberapa fungsi baru. Fungsi menyediakan fasilitas untuk
pemrosesan beberapa tingkat dan sesi sekolah, mata pelajaran yang berbeda kelompok, kelas tujuan
khusus dan program pendidikan. Inklusi seperti itu meningkat fleksibilitas dan fungsionalitas yang
disediakan dalam berbagai aplikasi seperti penilaian dan pelaporan. Kedua, tersedia fasilitas untuk
mengekstrak data dari database SAMS untuk manipulasi dan pemrosesan lebih lanjut. Alat
pengembangan pengguna akhir, Microsoft FoxPro 2.5b untuk Windows saat ini, disediakan untuk
sekolah untuk mengembangkan add-on yang disesuaikan program. Pengguna resmi dengan latar
belakang pemrograman dapat mengakses database dalam mode hanya baca. Kamus data juga disiapkan
untuk pengguna. Selain itu, sejak dimulainya peluncuran SAMS pada bulan September 1994, Bagian
individu telah didirikan di ED dengan misi untuk mempromosikan dan mengoordinasikan program
tambahan pengembangan dengan merencanakan, mendukung dan menawarkan pelatihan yang
berkaitan dengan pengguna akhir komputasi.

Reservasi pengguna untuk beralih dari sistem komputer yang ada ke SAMS

Di beberapa sekolah, terutama sekolah menengah, beberapa sistem sudah digunakan, membantu tugas-
tugas administrasi. Sistem mungkin telah beroperasi untuk sementara waktu dan terbukti efektif secara
fungsional. Kebutuhan untuk beralih ke sistem lain SAMS pasti menyebabkan sejumlah resistensi. Dalam
hal ini, sebagian besar sekolah mengadopsi sikap terbuka. Faktanya, SAMS memang memiliki kelebihan
sebagai sistem terpusat; guru yang akrab dengan SAMS dapat membawa pengetahuan ini dan
pengalaman dengan mereka ketika mereka berpindah dari satu sekolah ke sekolah lain. Saat SAMS
menjadi alat umum di antara sekolah, hilangnya 'tangan teknis' tidak lagi menjadi ancaman bagi
kelancaran administrasi sekolah. Untuk mengatasi masalah ini secara langsung, peningkatannya adalah
sedang dibuat untuk versi SAMS yang akan datang di mana 'jembatan penyeberangan' akan disediakan
untuk memungkinkan impor data yang dihasilkan dari sistem komputer lain. Data diimpor ke SAMS
harus dalam format data yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam pendekatan ini, fleksibilitas bagi
sekolah dalam menggunakan sistem yang ada untuk pemrosesan fungsi tertentu tidak disediakan di
bawah ruang lingkup SAMS yang ada meningkat pesat.

Keaksaraan komputer yang bervariasi dan resistensi pengguna terhadap perubahan

Di beberapa sekolah, guru belum siap menggunakan komputer untuk membantu pekerjaan sehari-hari
mereka sebagai itu bukan praktik normal mereka. Untuk membantu menghilangkan resistensi mereka
terhadap penggunaan komputer, berbagai jenis pelatihan dalam meningkatkan literasi komputer
mereka diselenggarakan. Sebagai tambahan untuk pelatihan aplikasi SAMS, kursus pelatihan TI dasar
juga diselenggarakan. Pelatihan mode bervariasi agar lebih banyak guru dapat memahami keterampilan
yang dibutuhkan. Sebagai contoh, pelatihan berbasis sekolah direncanakan di mana guru dari sekolah
yang sama, kebanyakan computer guru, dapat melakukan peran pelatih memberikan pelajaran di luar
jam sekolah untuk semua guru dari sekolah yang sama. Ini mengurangi gangguan pada pelajaran normal
dan meningkatkan insentif guru untuk menghadiri sesi pelatihan di lingkungan yang akrab. Selanjutnya,
UGD menyediakan layanan pendukung aktif untuk semua sekolah dalam menggunakan SAMS. Meja
bantuan dioperasikan melalui hot-line, layanan papan buletin, faks, dll. Layanan di tempat disediakan
dan janji temu dapat dibuat di mana petugas dapat stand-by melayani sekolah menggunakan SAMS
dalam melakukan tugas-tugas kritis waktu seperti rapor pencetakan. Pengguna SAMS yang
berpengalaman juga direkrut untuk melayani sebagai sistem paruh waktu koordinator implementasi
menawarkan pembinaan di tempat ke sekolah-sekolah yang mengalami kesulitan dalam menggunakan
SAM. Selain itu, lokakarya hari Sabtu dan pembicaraan tentang tema-tema khusus secara teratur
diselenggarakan untuk mengatasi permasalahan sekolah dalam menggunakan SAMS.

Tidak seperti alat pengembangan untuk workstation atau platform mainframe, alat untuk platform PC
SAMS lebih murah, lebih mudah dikelola, dan memiliki lebih banyak opsi. Ditambah dengan literasi
komputer yang baik di antara para guru yang memiliki pengetahuan tentang bisnis sehari-hari sekolah,
sejumlah besar pengguna, terutama yang berasal dari sekolah menengah sekolah, telah
mengembangkan program tambahan menggunakan data SAMS. Pengaya Bagian Pengembangan
Program ED telah dibentuk untuk merumuskan strategi pada Komputasi Pengguna Akhir (EUC) dan
untuk merencanakan dan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pengasuhan budaya EUC di antara
pengguna sekolah. Selain itu, pusat sumber daya regional direncanakan untuk mengatur kegiatan EUC
termasuk pelatihan, pengembangan add-on program dan mencoba alat pengembangan baru. Selain itu,
sumber daya daerah pusat menyediakan tempat pertemuan bagi pengguna sekolah untuk berbagi
pengalaman dan untuk menyediakan layanan dukungan peer-to-peer. Dalam jangka panjang, dengan
perkecambahan EVCbudaya, diharapkan para pengguna sekolah yang mengetahui kebutuhan bisnisnya
dengan baik dan memiliki kemampuan untuk mengembangkan program tambahan, akan melengkapi
SAMS untuk memenuhi kebutuhan pengguna individu.