Powerful Email

Mengoptimalkan Email Untuk Meningkatkan Kinerja Professional Anda

 Memilih jasa webmail  Optimasi fitur-fitur email  Email Efektif  Memilih Smart Password  Pengelolaan Email  Disertai contoh aplikasi
Dilengkapi DVD berisi email blast software, Anti spam software, image optimization software dan sampel email By kamegraphic@gmail.com Twitter : kamegraphic http://undangannikahjogja.blogspot.com/

Daftar Isi

Pendahuluan Bab 1. Memilih Provider Jasa Email Bab 2. Etika Penggunaan Email Bab 3. Optimalkan Kemampuan Email Bab 4. Email yang Efektif untuk Professional Bab 5. Mengelola email pribadi dan perusahaan Bab 6. Contoh email untuk professional Bab 7. Awas bahaya penyalahgunaan email! Penutup Daftar Pustaka

Pendahuluan
Aktivitas membuka dan membaca email hampir selalu dilakukan oleh para pengguna internet ketika online dan hampir menjadi bagian standar kehidupan sehari-hari. Email adalah cara mudah untuk komunikasi. Email bisa menyampaikan informasi dengan cepat dan tidak banyak masalah dalam menyampaikan pesan. Tulisan tangan yang Anda ketikkan lebih transparan dari berbicara. Ketika berbicara, kadang-kadang suara bisa tidak jelas dan banyak masalah teknis yang mempersyaratkan untuk bertemu face to face serta kecenderungan membuat kesalahan. Tetapi email adalah cara terbaik untuk komunikasi dan membuat memahami detailnya serta menyediakan waktu yang cukup untuk menjawabnya dengan baik. Banyak perusahaan belum menyadari pentingnya komunikasi dengan email ini. Mereka mengirim jawaban terlambat dan di sejumlah kasus bahkan tidak mau bersusah-susah membalas email sama sekali. Tetapi pelanggan membutuhkan ketetapan waktu dalam memperoleh balasan. Jika perusahaan Anda menjawab email dengan segera, perusahaan Anda mendapat pelanggan lebih banyak dan meningkatkan banyak sisi kompetitifnya. Beremail-lah menggunakan etika yang baik untuk mencapai profesionalisme. Sehingga strategistrategi tertentu dalam menulis email perlu diaplikasikan supaya terja lin komunikasi yang baik dengan klien. Email menjadi menu wajib untuk bisa mengikuti informasi secara cepat. Bila Anda berlangganan suatu berita atau informasi dari grup maka informasi tersebut akan segera diterima melalui email. Menurut sejarahnya aplikasi email adalah salah satu aplikasi tertua dari internet yang pada awalnya hanya berbasis teks saja. Email pertama kali dipakai di tahun 1960-an pada kumpulan mainfame atau komputer induk yang berbentuk jaringan. Baru mulai tahun 1980-an email sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Email juga menyebabkan penghasilan pos di sejumlah negara menurun karena fasilitas ini. Meskipun generasi baru pengguna internet banyak memilih text/instant messaging , tidak ada tandatanda email tergusur dalam waktu dekat. Seiring waktu kemampuan email terus di upgrade, sehingga menjadi program aplikasi yang handal. Anda yang bergulat di bidang professional akan sangat terbantu dengan aplikasi email ini. Informasi Anda bisa disampaikan dengan sangat baik ke seluruh kolega, stakeholder ataupun teman-teman Anda melalui email ini ke seluruh dunia dan waktunya real time. Email adalah format paling umum komunikasi tertulis di dunia bisnis dan juga paling umum disalah gunakan. Seringkali pesan email yang disampaikan berisi berita bohong, kata-kata hujatan, penipuan atau hal-hal negatif lainnya. Walaupun sejumlah media komunikasi ditawarkan tetapi pertukaran pesan atau informasi melalui email tetap pilihan utama. Sebagai sebuah aplikasi tertua dari internet, tentu hampir semua orang yang melek internet sudah paham dengan apliksi yang satu ini. Tetapi membuatnya menjadi senjata ampuh untuk media komunikasi Anda adalah persoalan lain. Email akan menjadi senjata ampuh
3

bila pe ilik e ail atau man b hind th gun memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan seluruh fitur-fiturnya, layanan pendukungnya serta yang terpenting mengisinya dengan kualitas konten yang bagus Pertumbuhan internet yang terus meroket otomatis juga membuat aplikasi email semakin banyak digunakan.Minat budaya menulis yang masih rendah di Indonesia diharapkan akan meningkat dengan aplikasi email ini. Kemampuan menulis email yang efektif juga bisa sebagai senjata ampuh di era e-commerce saat ini. International Telecommunication Union (ITU) yang merupakan sal h satu lembaga PBB, a mencatat pengguna internet saat ini lebih dari dua milyar atau mendekati sepertiga dari populasi manusia dunia yang berjumlah sekitar 6,9 milyar. Peningkatan pengguna internet sangat tajam dalam lima tahun terakhir ini, diperkirakan pe ningkatan itu sebesar dua kali lipatnya. Lebih lanjut menurut ITU bahwa akhir 2010, 71 persennegara maju akan online dibandingkan 21 persen populasi di negara -negara berkembang. Data lebih detail menyatakan bahwa akses internet bervariasi menurut wilayah, 65 persen orang online di Eropa, 55 persen di Amerika, 21,9 persen di Asia/Pasifik dan 9,6 persen dari populasi di Afrika. Indonesia sendiri menempati peringkat kelima untuk pengguna internet di kawasan Asia atau peringkat keempat untuk kategori internet mobile. Google menyebutkan pengguna internetmobile di Indonesia sebanyak 38 juta. Dan ternyata pengguna internet mobile atau internet menggunakan ponsel di Indonesia melampaui jumlah pengguna internet menggunakan PC atau kelompok internet fixed line, yakni diperkirakan mencapai 25 juta. Bila keduanya digabungkan, penetrasi pengguna internet di Indonesia sekitar 36 persen dari populasi. Harga perangkat yang semakin menurun juga menambah kecepatan pertambahan pengguna internet secara signifikan. Selain fungsi-fungsi tersebut di atas akun email juga punya peran penting di era Web 2.0 atau identik dengan jejaring sosial atau blog saat ini. Hampir semua situs jejaring sosial ataupun blog akan mensyaratkan adanyaakun email, untuk membuat akun baru disana. Ketika Anda berminat membangun jaringan dengan membuat group diskusi misalnya di Yahoogroup atau Googlegroup, kembali akun email memegang peranan utama. Ataupun untuk memperkaya informasi dengan langganan berbagai berita dari berbagai situsatau group juga mengharuskan Anda memasukkan akun email Anda. Bisa dibilang rumah Anda di internet adalah akun email Anda. Bahkan proses birokrasi yang rumit dan berbelit belit serta tingginya tingkat korupsi bisa diatasi dengan aplikasi email ini seperti diprakarsai pemerintah Rusia baru-baru ini. Dengan fasilitas layanan ini, warga Rusia akan lebih mudah mengurus berbagai dokumen penting untuk kemudian disahkan oleh pejabat terkait. Mereka hanya perlu mengirim email, tanpa harus lelah berdiri di antrean yang panjang. Layanan email negara tersebut memungkinkan para penduduknya berkomunikasi dengan para pejabat pemerintahan melalui internet. Presiden Rusia Dmitry Medvedev sendiri bahkan telah menyetujui untuk menyediakan layanan email negara ini sejak tahun lalu (2009). Nantinya, operasional layanan tersebut akan bekerjasama dan dikelola oleh perusahaan telekomunikasi terbesar di Rusia bernama Svyazinvest.
4

Dalam aplikasinya tak jarang email juga bermasalah dan sumber masalah, misalnya dengan banjirnya informasi sampah, pesan tidak terkirim, bouncing dan sebagainya, sehingga tidak jarang menimbulkan stress dan frustasi tersendiri. Kiat-kiat yang cespleng perlu diterapkan sehingga email tetap berfungsi sebagaimana mestinya dan bisa lebih baik. Walaupun penyedia layanan email misalnya Gmail atau Yahoomail telah mengantisipasi hal ini tetapi tetap saja p eluang ini banyak dimanfaatkan perusahaan jasa penyedia layanan pengelolaan email yang saat ini banyak bermunculan. Buku yang sedang Anda baca ini akan memberi penjelasan lengkap tentang email sehingga membuatnya bertenaga (powerful) untuk mendukung apapun bidang professional Anda. Contoh-contoh email di bidang professional juga akan diberikan disertai penjelasannya pada bagian akhir buku ini. Penjelasan teknis maupun non-teknis akan menjadi menu Anda dalam lembar-lembar yang akan Anda baca, tetapi penekanannya adalah membuat email berkualitas atau kualitas informasi terbaik dengan konten berbobot dan kemampuan mengeksplore fitur-fitur email. Buku ini ditulis berdasarkan pengalaman penulis selama bertahun-tahun dari keperluan akademis-sewaktu masih kuliah- dan professional saat ini. Semoga racikan dan sajiannya menjadi menu spesial Anda yang menggugah selera, mendorong dan menambah produktivitas kerja serta semangat Anda!.

Bab 1. Memilih Provider Jasa Email

Aplikasi teks tetap mempunyai tempat tersendiri dalam era multimedia saat ini. Aktivitas membaca teks akan membuat pembaca berpikir secara sistematis, fokus, teliti, cukup untuk merenung dan merangsang berpikir. Bahkan membaca email dan mencerna kata-katanya secara cermat bisa mengendapkan pikiran Anda. Ada kalanya aplikasi teks hanya sebagai penjelas tetapi kadang merupakan menu utama, dan dijelaskan aplikasi gambar, audio atau video. Email lazimnya adalah dominan pada aplikasi teks, sehingga pemilihan topik, kata-kata serta struktur kalimat yang sesuai merupakan kekuatan inti dari email tersebut. Teks atau kata-kata selalu memiliki makna yang membuat pembacanya tertarik, terpesona dan berimajinasi bahkan menggerakkan. Era komunikasi dan multimedia saat ini tetap menempatkan kata-kata sebagai media komunikasi yang efektif dengan karakteristik tersendiri, selain media audio dan video. Tampilan teks atau kata-kata dalam berbagai format semakin membuat para pencinta kata-kata ini memiliki berbagai tempat dan pelampiasan . Blog, email, jejaring sosial adalah media yang efektif dan uptodate untuk hal ini. Penyedia (provider) jasa email terbesar saat ini adalah Hotmail milik Microsoft, Gmail milik Google, Inc dan Yahoomail milik Yahoo!. Ke tiganya memberikan layanan email secara gratis, terbukti handal dan fitur -fitur bersaing. Konsekuensi penggunaan Hotmail, Gmail dan Yahoomail sebagai email gratisan adalah munculnya iklan di sekeliling email. Bila Anda menganggap hal ini menganggu maka Anda sebaiknya menggunakan email sendiri yang berbayar misalnya dengan domain komersial milik Anda sendiri ataupun bisa tet ap menggunakan Hotmail, Gmail atau Yahoomail untuk korporasi atau perusahaan, bedanya kalau ini harus membayar seiring dengan berbagai kelebihannya, misalnya kapasitas penyimpanan lebih besar, terintegrasi dengan software-software tertentu yang tidak disediakan bila menggunakan email gratisan dan sebagainya. Cara Kerja Email dengan POP3 dan SMTP Mekanisme pengiriman dan penerimaan email bekerja dengan pola POP3 dan SMTP. 1. POP3 : adalah kepanjangan dari Post Office Protokol versi 3. Fungsinya sebagai protokol yang digunakan komputer client untuk mengambil/menarik/mendownload email dari server email. Saat ini hampir semua server email sudag support POP3, dan setiap server email memiliki POP3 -nya masing-masing. Misalnya : @gmail = pop.gmail.com, @yahoo.co.id = pop.mail.yahoo.co.id dan sebagainya. Port yang digunakan POP3 adalah port 110.

2. SMTP : adalah kepanjangan dari Simple Mail Transfer Protocol, yakni protokol yang berfungsi untuk mengirimkan email dari komputer klient ke server email yang dituju .
6

Jalur SMTP ini pada umumnya mengikuti Internet Service Provider (ISP) apa yang digunakan. Misalnya : Speedy (telkom) = smtp.telkom.net, Indosat =smtp.indosat.net.id dan sebagainya. SMTP menggunakan port 25. Saat ini banyak penyedia layanan email yang menyertakan pengaman SSL (Secure Socket Layer) pada POP3-nya yang berfungsi untuk memfilter email-email yang berbentuk spam, junk, bahkan virus/worm yang ikut dalam sebuah email. Jika POP3 menggunakan pengaman SSL maka digunakan port 995, tidak lagi port 110. Bila email client menggunakan program seperti Outlook Express perlu menyetting POP3 dan SMTP.

Berhubung email ibarat rumah Anda di internet, maka sebaiknya Anda perlu tah u lebih detail antara penyedia-penyedia jasa email yang banyak digunakan : A. Hotmail Hotmail adalah keluarga produk Microsoft Corporation. Fitur terbarunya membuatnya menyerupai situs jejaring sosial, walaupun fungsi utamanya tetap sebagai aplikasi email. Selain meng-upgrade sisi tampilan, fitur di hotmail baru memungkinka n pengguna mengirim lampiran (attachment) hingga 10 GB dalam sebuah email atau 200 lampiran dengan masing-masing 50 MB, dalam satu email. Microsoft dengan hotmailnya menangkap peluang pengiriman dokumen ekstra besar. Masalah junk mail juga mendapat perhatian besar dari Ho tmail. Dengan adanya fitur sapu virtual pembersihan inbox dari junk mail lebih mudah. Sapu virtual ibarat filter yang
7

menyaring inbox berdasar kategori tertentu sesuai kebutuhan misalnya berdasar jejaring sosial, grup email ataupun kontak, dengan sekali klik. Hotmail baru juga memungkinkan banyak hal tanpa perlu keluar dari inbox dan pindah ke situs lain. Foto-foto ataupun video dari situs popular seperti Flickr, YouTube, Hulu dan SmugMug ataupun melihat status secara aktual dapat dilakukan dari dalam email. Dokumen office dapat dilihat dan diedit juga dengan hotmail baru, syaratnya hanya membutuhkan peramban (browser).Produktivitas dan keprofesionalisme Anda akan terbantu dengan berbagai fitur kemampuan-kemampuan baru tersebut. Ketatnya kompetisi di industri webmail memaksa Microsoft harus berinovasi. Pengguna Hotmail yang kini mencapai hampir 350 juta harus dipertahankan dan terus ditambah. Inovasi Microsoft yang dilakukan adalah menambahkan fitur sehingga pengguna Hotmail bisa mengkases email dari berbagai layanan webmail lain. Fitur ini memungkinkan pengguna Hotmail mengirim dan menerima email berakun Gmail dan Yahoo Mail dari akun Hotmail. Tidak ribet karena cukup mengakses Hotmail berbagai akun bisa di akses. Caranya pengguna hanya perlu mendaftarkan alamat email Gmail dan Yahoo Mail mereka, lalu mengizinkan Hotmail mengelola email-email tersebut. Hotmail mengelola akun-akun email ini melalui POP. Disamping itu pengguna Hotmail yang sudah mendaftarkan akun email Gmail dan Yahoo Mail mereka bisa memilih mau menggunakan akun yang mana lewat fitur Send As. B. Gmail Gmail diklaim sebagai penyedia ruang simpan terbesar sekitar 7 GB dari semua penyedia jasa email. Ciri khas produk Google sangat nampak dengan warna dasar putih dan tampilan sederhana dengan kanan-kiri ditebari iklan Google Adsense. Email di Gmail akan nampak seperti chatting, karena untuk satu subyek bisa sambung menyambung sehingga mempermudah membalas secara akurat, karena bila membutuhkan informasi sebelumnya akan mudah dicari dari deretan email tersebut. Salah satu fitur terbaik Gmail adalah kemampuan pengorganisasian dan pencarian email lebih baik. Gmail pertama kali digunakan 2004. Saat ini berada diurutan ketiga penggunanya setelah Yahoomail dan Hotmail. Bila pada Yahoo layanan emailnya terintegrasi dengan Yahoo Messenger (YM) dan Hotmail dengan Windows Live Messenger, maka di Gmail juga terintegrasi dengan layanan serupa yakni Gtalk, yang merupakan bentuk instant messenger Google. Gmail juga terintegrasi dengan layanan Docs dan Spre adsheet untuk menampilkan dan editing file office, serta menampilkan file pdf. Gmail merupakan produk program 20% waktu, salah satu program unik di Google, Inc. Program ini berupa alokasi persen waktu bagi pekerja Google untuk melakukan apasaja yang mereka sukai. Program ini membolehkan pekerjanya untuk menghabiskan 20 persen waktunya dalam seminggu di Google sesuai kesenangannya. Program ini berarti dalam
8

setiap minggu, pekerja dapat mengambil satu hari penuh untuk bekerja pada proyek yang tidak berhubungan dengan pekerjaan rutin mereka. Terbukti program ini menjaga performa kinerja pekerja Google dan menjadi favorit mereka. Marissa Mayer, Wakil Presiden Google untuk produk pencari an dan kepuasan pengguna menyatakan bahwa 50% produk baru Google berasal dari program ini, salah satunya Gmail. Reputasi Google sebagai penyedia mesin pencari (search engine) nomer 1 memang dunia mengakuinya, tetapi ternyata untuk urusan aplikasi bisnis seperti email korporat, pengolahan dokumen, pengatur jadwal kerja, Google ternyata tertinggal jauh. Padahal Google punya produk serupa, dan diklaim bisa bersaing dengan Microsoft maupun IBM. Citra Google sebagai penyedia mesin pencari gratisan memang sudah menancap kuat di benak konsumen internet, tetapi untuk tujuan membeli aplikasi bisnis untuk kantoran, meski itu seharga 50 dolar AS per karyawan, konsumen belum melihat itu, sehingga Google memang masih perlu bekerja keras. Padahal Google sudah terjun dalam bisnis ini sejak tahun 2007, tetapi akhir -akhir ini mereka baru menyadari promosi untuk lini bisnis ini tidak segencar pesaing mereka yakni Microsoft dan IBM. Dari keuntungan Google semester I 2009 sebesar 10,9 miliar dollar AS, aplikasi bisnis perusahaan hanya mampu mendatangkan 365 juta dollar AS. Google optimis dan mereka mematok target peningkatan penjualan 25 persen dari lini lisensi software dan perangkat bisnis perusahaan ini. C. Yahoomail Yahoomail milik perusahaan Yahoo! adalah penyedia la yanan email paling lama dibanding Hotmail dan Gmail. Fitur-fitur yang ditawarkan juga bersaing dengan Gmail maupun Hotmail. Tidak ada suatu perbedaan yang signifikan antara mereka. Hanya berbagai ciri khas produk Yahoo! Berupa tampilan dan iklan berupa fla sh atau animasi terlihat pada saat membuka akun email ini, sedangkan di Gmail iklan nampak berupa teks kecil berisi link yang di sesuaikan dengan isi email. ComScore perusahaan konsultan internet pada Agustus 2009 memberikan laporan bahwa Yahoomail memimpin jumlah pengguna layanan emailnya, disusul Windows Live Hotmail pada peringkat kedua, dan Gmail pada peringkat ketiga. Meskipun Yahoomail dan Gmail mendapatkan persepsi dari pengguna pada umumnya, ternyata Hotmail menduduki peringkat kedua. Gmail diakui sebagai pendatang baru diantara Hotmail dan Yahoomail dengan memiliki pertumbuhan pengguna yang cepat. Membua Akun Untuk bisa melenggang dengan nyaman dan memanfatkan semua fitur-fiturnya, hal pertama yang perlu dilakukan adalah Anda membuat akun di penyedia jasa email tersebut.
9

Pada dasarnya proses pendaftaran / registrasi ini hampir sama, di sini digunakan contoh Gmail : 1. Bukalah halaman Gmail dengan alamat www.gmail.com

2. Pilih tombol Create an account dengan mengekliknya, dan akan terbuka halaman seperti berikut dan isikanlah sesuai identitas Anda. Gunakan password yang unik, dengan kombinasi huruf dan angka lebih baik sehingga sulit dikenali dan gunakan Security Question yang unik pula sehingga hanya Anda saja yang mengetahuinya.

10

3. Setelah semua kolom isian terisi. Klik tombol I accept Create my account di bagian bawah.

4. Akun Gmail telah berhasil dibuat. Gmail member ucapan selamat dan menampilkan berbagai layanan andalannya untuk kenyaman dan kemudahan Anda ber -email. Klik tombol Show me my account untuk melanjutkan.

11

5. Bila koneksi internet Anda cepat maka gunakan tampilan standar Gmail yang lebih nyaman dan canggih, sedangkan bila koneksi lambat sebaiknya menggunakan tampilan basic HTML, dengan mengeklik bagian kanan bawah Load basic HTML saat loading.

6. Tampak inbox pada Gmail session pada akun baru dan akun Gmail siap untuk digunakan. Gambar atas dengan mode Basic HTML dan
12

bagian bawah tampilan standar Gmail, tampak jelas bedanya.

13

E. Komparasi penyedia Email Tabel berikut memberikan gambaran umum dari berbagai penyedia layanan email besar dunia. Tidak semua gratisan tentunya, silah kan Anda memilih yang sesuai menutut Anda: Komparasi Webmail Provider
Nama Pemilik Pertama kali dipublikasik an Harga Kapasitas Penyimpanan Attachme nt Limit Bahasa Layanan Dukungan Browser Dukungan POP3 atau IMAP Akun dinonaktif kan bila tidak login Menyaring email keluar apakah attachment bisa dieksekusi Tidak

AOL Mail

AOL, USA

23 Agustus 2004 1999

Gratis

Unlimited

25 MB

26 Bahasa

Semua

Keduaduanya Keduaduanya

3 bulan

BlueTie

Blue Tie, Inc

$4.99 /user/mont h (tanpa iklan)

10 GB

25 MB

Inggris

IE 6,7 dan 8, Mozilla 2.0+, Safari 3.0+

Tidak

Ya

ContactOffice

ContactO ffice Group sa

2000

Gratis dan berbayar

100 MB sampai 10 GB

25 MB

Inggris, Prancis, Belanda, Spanyol, Portugis, Jerman, Denmark dan Swedia

Semua

Keduaduanya

Tidak, kecuali akun gratis 90 hari. -

14

Excite

IAC Search & Media, USA Opera Software Australia Pty Ltd. Melbour ne, Victoria, Australia

1994

Gratis

1 GB

25 MB

Inggris

Tidak

Fastmail.FM

1999

-Gratis (iklan di email dan interface)

25 MB 15 GB (Tergantung level layanan)

10 MB 50 MB (Tergantu ng level layanan)

Inggris

Semua

$4.95/tahun (Tanpa Iklan)

IMAP untuk semua akun, POP3 dan SMTP untuk akun berbayar.

45 hari (akun gratis)

Bisa dikonfigurasi

Tidak (akun berbayar)

$14.95/tahu n (Full Fitur)

$34,95/tahu n (Fitur diperkaya)

(Juga tersedia berbagai level layanan grup akun di

15

Business dan Family . Gawab EgyptHo me IT, Egypt Google, USA November 2000 Gratis (Iklan di email dan interface) Gratis dan berbayar 10 GB 50 MB 18 Bahasa Semua Keduaduanya 2 bulan -

Gmail

1 April 2004

7,33 GB dan terus bertambah serta lebih 100 GB untuk berbayar 5 GB gratis, 5 GB untuk ProMail, unlimited untuk TopMail

25 MB

52 Bahasa

Semua

IMAP, POP, POP+TLS, Microsoft Exchange

9 bulan

Ya, termasuk file berekstensi .zip dan .exe

GMX Mail

United Internet AG, Germany

1997

Gratis, ProMail 2.99 /bulan, TopMail 4.99 /bulan Gratis (Tanpa iklan) $34.99/tahu n (Premium)

50 MB akun gratis, 50 MB ProMail 2MB (akun gratis) 1GB (Premium )

Inggris, Jerman, Spanyol dan Prancis

Semua

Keduaduanya

6 bulan

Hushmail

Hush Commun ications Ltd Vancouv er, Canada Lavabit LLC, USA

Mei 1999

2 MB (akun gratis), 2 GB + (premium)

Inggris

IMAP

3 Minggu

Lavabit

Juni 2004

2 pilihan akun gratis dan 2 pilihan berbayar

128MB (gratis, tanpa iklan) 1GB (gratis, iklan)

32-128MB Tergantun g pilihan opsi

Inggris

Semua

Keduaduanya (SSL optional)

4 bulan

tidak

16

Luxsci

Lux Scientiae, Inc., USA

1 Desember 1999

$9.99 perbulan

2 GB+

100 MB

N/A

Semua

IMAP, IMAP+SSL, IMAP+TLS, POP, POP+SSL, POP+TLS, Alternate Ports N/A

Tidak

Ya

Lycos

Daum, Korea MMC, USA

1995

$19.95 pertahun Gratis (teks iklan pada bagian tanda tangan setiap surat keluar, iklan pada interface) Atau $3.99/bulan atau $19.99/tahu n

5 GB

Unlimited

N/A

N/A

N/A

N/A

Mail.com

N/A

Unlimited

16 MB

Inggris

Gratis = Tidak

120 hari (Gratis)

Berbayar = keduanya

Mail.ru

Mail.ru,

1998

Gratis (Iklan

Unlimited

30 MB

Rusia

Keduanya

3 bulan

17

Russia

di interface) $5/bulan (tanpa iklan)

Mail2world

Mail2Wo rld, Inc., USA

2000

Gratis & $19.95 (Premium)

Unlimited

40 MB

13 bahasa

Keduanya

30 hari

MobileMe

Apple Inc, USA

Juli 2008

$99 / 59 per tahun(60hari gratis) Gratis (hanya dengan undangan) Gratis

20 GB

4 bahasa

Safari 3+ / Firefox 2+ / IE 7

IMAP (POP3 optional)

Tidak

Mymailshare

Mymails hare, USA

Nov 2009

Unlimited

20 MB

Inggris

Semua

POP3

Tidak

Ya

MyWay

IAC Search & Media, USA Telefnic a O2 UK www.op olis.eu, Bahrain

N/A

1 GB

25 MB

Ingrris

Tidak

O2 Webmail

N/A

Gratis

20 MB

Inggris

POP

6 bulan

Opolis

2009

Gratis

Unlimited

125 MB

Inggris, Jerman, Rusia, Czechnya

Semua

Tidak

Tidak

Tidak

18

Ovi Mail

Nokia, Finland

Desember 2008

Gratis (Iklan ditambahka n pada bagian akhir surat keluar) $1 per mailbox/bul an - (10 user minimum) $49.95 per tahun untuk email, email hosting, dan web hosting (30 hari gratis) Gratis

1 GB

20 MB

15 Bahasa

Internet Explorer, Firefox, Ovi Suite

Rackspace Email

Rackspac e, USA

1999

10 GB

50 MB

8 Bahasa

Semua

Keduanya

Tidak

Ya, kecuali file berektensi .zip

Runbox

Runbox AS Oslo, Norway

1999

10 GB + 1 GB penyimpanan file

100 MB

Inggris, Norwegia

Semua

IMAP4 dan POP3 dengan SSL support

Tidak

Jika ditolak oleh scanner virus

SAPO Mail

Portugal Telecom, SGPS, S.A. Seznam.c z Thinkpos t 1998

5 GB

15 MB

Portugis

Semua

POP3

Seznam.cz

Gratis

Unlimited

13 MB

Czechnya

Semua

POP3

6 bulan

ThinkPost.net

19 Februari 2006

$5/bulan (Program unik untuk Wireless

10 GB

50 MB

Semua

Semua

Keduaduanya

Tidak

19

BlackBerry Sync dengan Outlook (PC) dilengkapi buku alamat/kale nder/Notes/ Jadwal Kegiatan Windows Live Hotmail Microsof t 4 July 1996 Gratis dengan iklan $19.95 per tahun tanpa iklan Shtrudel M@il Shtrudel M@il 1 April 2008 Gratis 5 GB + 2 GB ruang penyimpanan 10 MB Inggris, Ibrani, Jerman dan Italia 27 bahasa Semua Tidak 90 hari tidak Unlimited 50 MB 35 bahasa Semua POP3, Microsoft Exchange 270 hari

Yahoo! Mail

Yahoo!

8 Oktober 1997

Gratis dengan iklan $19.99 pertahun tanpa iklan (versi Plus)

Unlimited

25 MB (versi basic dengan iklan di interface dan email) 25 MB

IE, Firefox, Google Chrome

POP3 atau YPOPs!

2 minggu (basic)

20

(versi Plus)

Perbandingan Fitur Berbagai Webmail Provider

Nama Layanan Automatic Forwarding Email Client Acess Client Email for other Server Integration with IM Service Domain Name customization Interface Script Technique Virus Scanning Custom from address Adress Modifiers Server hosted public keyring (for encryption ) No Shared key encryption

AOL Mail

No

Yes (POP3, IMAP, SMTP) Yes (POP3, IMAP, SMTP)

Yes

AOL Instant Messenger XMPP

Yes

JavaScript/ Ajax HTML/Java Script/CSS/ Ajax HTML/Java Script/CSS/ Ajax (Optional user supplied custom css+Javascr ipt)

Yes (McAfee) Yes Yes

No

BlueTie

Yes

Yes (POP3 Only)

Yes

No

No

Fastmail.FM

Yes

Yes (IMAP)

Paid Accounts (POP3, Hotmail)

XMPP

Enhanced and group (Business/Famil y) accounts

Paid accounts (ClamAV)

Yes Editable while composing + saved personalities

Yes userid followed by "+" followed by tag available on all accounts; subdomain addressing (e.g. <tag>@<use

No

No

21

rid>.fastmail. fm) available on paid accounts Gmail Yes Yes (POP3, IMAP) SSL/TLS supported SMTP restricted Yes (POP3 only) Google beta Talk (XMPP), AOL Instant Messenger Yes (Google Apps) HTML/Java Script/Ajax Yes Yes, limited. Feature restricted to preconfigure d addresses. Addresses not registered in advance with Gmail are blocked. Yes Yes userid followed by "+" followed by tag No No

GMX Mail

Yes

Yes (POP3, IMAP, SMTP) SSL/TLS supported Extra cost

Yes (POP3 only)

No

Yes

HTML/Java Script/Ajax

Yes (McAfee and Symantec)

No

No

Hushmail

No

Hush Messenger

$1.99/$3.99 monthly through Hushmail Business

Java or HTML

No but the text based email stops most viruses, PGP encryption Yes (ClamAV)

Yes, unlimited email aliases for Premium members

Yes

Yes

Lavabit

Yes

Yes (POP3, IMAP, SMTP)

No

No

Only for premium

No

No

No

22

SSL supported Luxsci Yes Yes (POP3, IMAP, SMTP, LDAP) SSL/TLS supported Alternate ports supported Yes (POP3 or POP3+SSL ) Free bulk email migration via IMAP or IMAP+SSL Yes (POP3 only) No

accounts

Yes

JavaScript/ Ajax or Simple HTM

Yes, Basic ClamAV or Premium MultiVendor Filters

Yes

Yes

No

Mail.com

Yes

Yes (POP3, IMAP, SMTP) SSL/TLS supported Yes (POP3, IMAP) Yes (POP3, IMAP) Yes (POP3, IMAP)

Google Talk (XMPP)

No

HTML/Java Script/Ajax

Yes

Yes

No

No

Mail.ru

Yes

Yes (POP3 only) Yes (POP3 only) Yes (POP3 only)

Mail.ru Agent

HTML/Ajax (Beta)

Yes (Kaspersky)

Yes

No

No

Mail2world

Yes

No

Yes

HTML/Java Script/Ajax

Yes

Yes, using aliases.

No

No

Mymailshare

Yes

Yes

No

HTML/Java Script/Ajax

Yes

Yes

No

No

No

23

O2 Webmail

Yes

Yes (POP3 Only) Yes (POP3, IMAP, SMTP) Yes (POP3 only)

No

No

HTML/Java Script HTML/Java Script

Yes (McAfee) Yes Yes Editable while composing + saved personalities Yes Selectable while composing; saved identities Yes Yes userid followed by "+" or "-" followed by tag

No

No

Rackspace Email

Yes

No

Yes

No

No

Runbox

Yes

Yes (IMAP, POP, SMTP) SSL/TLS supported

Yes (POP3, hotmail, Gmail) SSL/TLS supported Yes (POP3 only) Yes (POP3 only)

XMPP, Google Talk, AOL Instant Messenger, MSN, ICQ, IRC No

Yes

HTML/Java Script/CSS/ Ajax

Yes (ClamAV)

No

No

Seznam.cz

Yes

Yes (POP3)

HTML/Java Script

Yes (ESETNOD32) Yes

No

No

ThinkPost.ne t

Yes

Yes (POP3, IMAP, SMTP)

No

Yes

Yes Unique app for Wireless BlackBerry sync with Outlook HTML/Java Script/ CSS/Ajax

No

No

Windows Live Hotmail

Yes

Partial (POP3, SMTP)

Yes (POP3 only)

Windows Live Messenger

Yes

Yes

Yes

No

No

24

Yahoo! Mail

Plus members only

Plus members only In some countries free accounts (POP3 only)

Yes (POP3 only)

Yahoo! Messenger, Windows Live Messenger

$35 yearly

HTML/Java Script/ CSS/Ajax

Yes (Norton AntiVirus)

only Plus members

& only 10 addresses

Plus members only userid followed by "-" followed by tag

No

No

25

F. Free Email Lokal Berikut sejumlah email gratisan lokal yang banyak digunakan di Indonesia. Umumnya email gratisan tersebut tidak menyediakan ruang penyimpanan yang cukup besar, rata-rata ruangnya 10 MB. Secara umum penyedia-penyedia email tersebut memberikan kualitas layanan yang baik dan kaya fitur-fitur pendukung, yang membedakan adalah kapasitas ruang penyimpanannya. 1. Plasa.com Plasa.com memiliki ruang penyimpanan 10 MB. Anda yang sering menerima email harus pandai-pandai mengatur kotak surat atau inbox Anda karena keterbatasan ruang yang diberikan tersebut. Sedangkan untuk layanan pendukung lainnya, plasa bisa bersaing dengan penyedia jasa email lainnya, seperti fitur chating, messenger, blog, dan lain-lain.

Telkom.net adalah layanan email gratis dari Telkom. Kapasitas penyimpanan yang diberikan adalah 10 MB. Salahsatu keunggulannya aksesnya cukup cepat karena server di Indonesia dan interface-nya berbahasa Indonesia. 3. Disctarra www.disctarra.com adalah situs musik terpopuler di Indonesia. Bagi Anda penggemar berat musik mungkin membuat akun email di situs ini menjadi pilihan utama. Fitur -fitur pendukungnya juga bersaing dengan penyedia layanan email lainnya. G. Email Islami Tingginya pengguna email seluruh dunia yang diperkirakan sebesar 1,3 miliar dan dari sekian banyak penyedia layanan email yang didominasi oleh pembuat dan pengelola oleh non -Muslim. Sebagai media komunikasi efektif menyampaikan informasi atau konten maka layanan informasi yang selektif menjadi pertimbangan utama sehingga bisa menyambung tali silaturahmi antarMuslim di seluruh dunia. Hal tersebut mendasari hadirnya layanan email beralamat di Bismillah.com. Bismillah mail juga dilengkapi fitur jejaring sosial seperti facebook, twitter dan lainnya, fitur sync yang memungkinkan yang memungkinkan memindahkan buku alamat dari ponsel dan fitur blog. Kapasitas penyimpanannya juga lumayan besar yakni 1 GB dan juga dilengkapi fitur POP Mail yang membuat pemilik akun tidak perlu terhubung dengan koneksi internet ketika akan melihat pesan masuk.
26

2. Telkom.ne

Sedangkan untuk produk Indonesia Eramuslim.com yang merupakan portal berita alternatif dan bernuansa Islam yang menyajikan berita dan beberapa rubrik lain, juga menyediakan layanan email gratis berkapasitas 5 MB.

27

Bab 2. Etika Penggunaan Email

Beberapa waktu lalu kasus Prita Mulyasari sempat mencuat di pemberitaan media karena konfliknya dengan Rumah Sakit Omni Internasional Alam Sutera, yang awalnya gara-gara sebuah email. Prita terkena putusan Pengadilan Tinggi Banten membayar denda sebesar Rp 204 juta. Pengalaman tersebut membuktikan bahwa kita harus bijak dalam menggunakan email, karena tanpa etika berkirim email yang baik maka bisa berpotensi menimbulkan sejumlah konflik. Sampai saat ini, selain telepon, email memegang peranan sebagai salah satu media komunikasi efektif yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Lebih dari 90% dari akses internet karyawan di kantor digunakan untuk mengakses email mereka. Mengapa email masih menjadi media favorit? Email memungkinkan pemakainya untuk menyampaikan informasi secara tertulis dengan cepat, cost effective (murah), mudah, efisien dan versatile (bisa digunakan untuk mengirim berbagai jenis file misalnya : aneka format gambar, PPT, doc, PDF dan sebagainya. Cara Anda menulis email juga merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stress, bahkan juga kepribadian Anda yang paling dalam. Sebuah email yang Anda kirimkan merupakan bentuk kecil dari hal-hal yang ada pada diri anda dan lingkungan Anda. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi menggunakan email juga membutuhkan tatacara atau etika tersendiri. Secara umum etika penggunaan email seperti halnya menulis sura t di atas kertas atau surat biasa (snail mail). Media elektronik membuatnya sedikit berbeda lebih khususnya untuk aplikasi professional (bisnis dan pekerjaan) , berikut beberapa hal yang membedakannya : 1. Gunakan salam pembuka yang formal Gunakan sapaan yang umum digunakan seperti Selamat siang atau Dear [nama] . Meskipun Anda sudah mengenal si penerima email, sapaan formal tersebut menunjukkan bahwa Anda menghormati rekan bisnis atau kerja Anda sekaligus menjaga keprofesionalitasan Anda walaupun Anda menggunakan media koresponden email. 2. Jaga tone email agar tetap formal dan professional Gunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan etika bisnis. Hal ini mencegah Anda berbuat kesalahan, terlebih lagi jika Anda tidak mengetahui dengan detail budaya kerja di perusahaan penerima email tersebut. 3. Wajib Balas dalam waktu maksimal 2x24 jam

28

Walaupun bukan merupakan aturan baku tetapi praktek membalas email berkaitan dengan bisnis dalam waktu paling lama 48 jam adalah hal yang lazim. Untuk waktu balasan yang lebih lama, klien umumnya juga mau menunggu balasan dengan sabar sepanjang Anda meyakinkan mereka kerangka waktu untuk membalasnya. Hal ini akan meningkatkan nilai customer service perusahaan Anda. 4. Perhatikan alamat email Anda Email kantor yang bersifat formal biasanya menggunakan nama pemiliknya. Namun jika karena suatu hal yang tidak bisa dihindari Anda harus mengirim email dengan email pribadi Anda, hindari nama-nama yang tidak formal seperti bocahtuanakal@yahoo.com 5. Buat batasan jelas Jangan gunakan akun email kantor Anda untuk kepentingan pribadi karena percaya atau tidak, manajemen kantor akan mengetahuinya. Apalagi saat ini banyak pilihan akun email gratis yang bisa Anda dapatkan dengan mudah, cepat, fasilitas lengkap dan dengan kapasitas yang seringkali jauh lebih banyak dibandingkan dengan email kantor Anda. 6. Jangan mengirim lampiran (attachment) dengan ukuran terlalu b esar (rata-rata 5 MB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Ukuran file yang melebihi kuota tersebut juga praktis mengganggu proses downloading. Jika ini terjadi, Anda bisa dituduh telah melakukan bomb -mail, yang di dalam dunia internet dianggap sebagai tindakan kriminal. Selain itu, perhatikan batasan tentang jumlah, jenis dan ukuran email yang dapat diterima dan dikirim berdasarkan penyedia email tersebut. Sebaiknya, minta izin dulu, bahwa Anda akan mengirim file dan kalau perlu, jelaskan besaran file-nya. Jika rekan Anda setuju, Anda baru bisa mengirim attachment. Memang akan lebih mudah bila pengirim dan penerima menggunakan penyedia jasa email yang sama misalnya Hotmail serta tahu kondisi akses internet masing-masing. Pada umumnya penyedia jasa internet (ISP) di Indonesia hanya memberi kuota space 10 MB. Pengiriman file berukuran besar , akan membuat proses downloading menjadi lamban, jelas ini menambah beban pulsa. Secara umum attachment dibawah 5 MB masih diterima secara umum. Diatas 5 MB pastikan penerima email Anda memiliki koneksi internet yang cepat. Meski akses internet sekarang sudah semakin cepat tetapi kenyataanya kualitas internet belum merata ke semua daerah, sebagai contoh di sejumlah da erah di negara kita masih mengandalkan kecepatan GPRS dalam koneksi internetnya. Jika Anda perlu mengirim file berukuran besar sebaiknya gunakan media semacam FTP (file transfer protocol) atau file sharing yang banyak tersedia di internet ataupun mengemas email tersebut dalam CD/DVD dan mengirimnya melalui jasa kurir seperti Pos, Tiki, UPS, Fedex dan sebagainya. Banyak software ditawarkan untuk mengecilkan atau mengkompresi suatu file, sehingga lebih ringan bila dikirim dengan attachment . Winzip dan Winrar adalah dua software yang populer digunakan untuk kompresi file pada umumnya. Penerima akan mengekstrak file tersebut bila ingin membaca atau melihat isi attachment tersebut. Sedangkan untuk file
29

berupa image atau photo, winzip atau winrar tidak bisa melakukan kompresi secara maksimal, sebaiknya gunakan software pengolah image seperti Adobe Photoshop, Ms Picture Manager, IrfanView atau ACDSee untuk membantu mengkompresi ukuran file image tersebut, misalnya jika menggunakan photoshop, ada menu menyimpan gambar untuk website (save for web). File image berupa gambar atau photo yang sudah dikompresi tersebut selain untuk aplikasi attachment juga membantu saat Anda ingin meng-uploadnya ke web atau blog. Anda juga bisa mencoba salah satu program optimasi image (gambar) gratis yakni RIOT (Radical Image Optimization Tool). Program ini berfungsi mengatur tingkat kompresi, sehingga bisa menghasilkan gambar yang tetap berkualitas, tetapi dengan ukuran yang jauh lebih kecil dari aslinya. Software berukuran kurang dari 2 MB ini mampu menghasilkan kualitas yang bagus dan prosesnya lebih cepat dari Adobe Photoshop. Berikut beberapa keunggulan software RIOT : y Mendukung berbagai format gambar, bahkan yang belum dikenal y Optimasi untuk menghasilkan JPG, PNG atau GIF y Tampilan yang sederhana dan jelas, sehingga mudah digunakan y Perbandingan file asli dan hasil kompresi langsung terlihat y Kompresi file dengan opsi menghasilkan file dengan ukuran y y y y y y tertentu Proses optimasi cepat Optimasi banyak file (batch processing) Mendukung gambar transparansi Adjustment images : brightness, contrast, gamma, invert Resize image dengan teknik resample populer Hasil optimasi/kompresi sebanding dengan program berbayar atau bahkan lebih baik.

7. Kirimkanlah email secara singkat, padat dan langsung to the point . Masih terkait poin no. 1 bahwa kualitas akses internet belum merata dan juga biaya koneksinya sehingga email yang singkat, padat dan to the point lebih baik. Di samping itu sejumlah instansi juga membatasi akses membaca email bahkan memblok situs jejaring sosial seperti facebook atau instruksi mematikan handphone ketika bekerja karena dinilai tidak produktif. Tetapi email bukan SMS yang begitu singkat atau cerita novel yang bertele-tele. Pertanyaannya, bagaimana jika isi emailnya
30

pointnya banyak dan perlu penjelasan panjang lebar? Usahakan maksimal 200 kata untuk email panjang Anda dan sebaiknya pisahkan ke dalam attachment. Isi yang Anda kirimkan seharusnya tepat dan transparan. Selalu gunkan kata-kata aktif. Sebagai contoh Anda bisa menyebutkan Kami akan memproses permintaan Anda hari ini daripada Permintaan Anda akan diproses hari ini . Konsentrasilah pada struktur kalimatnya. Buatlah paragraph-paragrapnya tetap pendek dan pisahkan paragraph panjang menjadi dua atau tiga. Pastikan juga Anda menjawab semua pertanyaan dalam jawaban Anda dengan sewajarnya. 8. Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. Kadang kita ingin berbagi informasi dengan kolega kita, tetapi karena sempitnya waktu sering tidak berpikir panjang apakah email tersebut berisi informasi yang relevan untuk mereka. Pikirkan sekali lagi sebelum Anda mengirim lanjut email tersebut Sebaiknya tambahkan beberapa kalimat pendek untuk menjelaskan isi email dan relevansinya terhadap penerima email di atas email tersebut. 9. Selalu isi kolom subyek Judul e-mail harus jelas dan mencerminkan isi e-mail sesungguhnya. Hindari pengosongan subyek email, yang memberi kesan malas dan tidak professional. Kolom subyek ini harus relevan dengan isi email. Subyek harus lebih efektif dan membuat pelanggan memahami apa isi email tersebut atau motive dari pesan yang akan Anda kirimkan. Pastikan bahwa email yang Anda buat tidak mengesankan sebagai spam email. Hindarilah, kolom subyek yang umum seperti Penting! Baca Segera! , Anda bisa menuliskan hal yang penting secara ringkas dalam kolom subyek. 10. Jangan menghapus rekam jejak email Kita sering menerima forward email berisi hal-hal menarik atau lucu, tapi tidak jarang pengirim email menghapus rekam jejak dari author email atau penulis email sebenarnya. Secara etika meneruskan atau mem-forward email memang diperbolehkan, hanya tidak boleh menghapus rekam jejaknya. Mengapa demikian? Pertama, dengan menghapus rekam jejaknya berarti Anda tidak menghargai author yang sudah berbaik hati mengirim email kepada Anda. Kedua, justru jika terjadi masalah Anda terbebas dari berbagai tuntutan, karena Anda bukan pembuat email tersebut. 11. Dilarang mem-forward dengan mengubah isi emailnya Silahkan Anda mem-forward email kepada teman atau kolega Anda apabila memang informasi dalam email dibutuhkan mereka dan Anda bisa menambahkan sedikit penjelasan pentingnya isi email tersebut bagi mereka, seperti pada point 3, tetapi etikanya Anda dilarang mengubah misalnya dengan mengedit isi email tersebut, kecuali mendapat ijin dari authornya. 12. Bila mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan copy paste
31

Luangkan sedikit waktu untuk memilah informasi yang benar-benar relevan untuk aplikasi professional Anda. Umumnya tersedia waktu yang pendek untuk membaca email, sehingga pesan yang tidak perlu berupa email panjang membuat penerima email malas membacanya sehingga kemungkinan besar baru hari berikutnya meluangkan waktu untuk membacanya. 13. Dalam menjawab email, kutip bagian yang kita tanggapi saja, efektif dan tidak memakan waktu / jatah akses penerima. Efektif dan efisien juga berlaku untuk menanggapi email. Informasi yang tepat sesuai kebutuhan membuat hidup lebih nyaman dengan pengambilan keputusan yang cepa t. Tanggapilah apa yang menjadi porsi Anda, dan mengutip bagian relevan dari email sebelumnya akan mempertegas dan mempertajam pembicaraan yang terjadi. 14. Dalam mengutip tulisan orang ketiga, perhatikan hak cipta, kutip sesedikit mungkin dan selalu merujuk ke sumber aslinya. Banyak informasi berupa opini dari ahli yang menjadi bahan diskusi di berbagai forum. Jika Anda mengutip kalimat untuk bahan diskusi, selalulah merujuk ke sumber aslinya sehingga semua orang tidak terdistorsi dengan maksud diskusi yang Anda gulirkan. Anda juga akan kelihatan elegan dengan selalu merujuk ke sumbernya tersebut karena selalu punya pijakan yang berdasar dan kuat. 15. Jangan menggunakan semua huruf kapital Huruf kapital digunakan di awal kalimat maupun kata-kata tertentu yang membutuhkan penekanan atau penegasan. Tetapi ketika seluruh email ditulis dengan huruf kapital, hal itu menimbulkan kesan pada penerima email bahwa Anda berteriak atau marah. 16. Gunakan kata-kata santun. Saat ini teknologi telah mengubah semuanya dan tidak terkecuali pemikiran manusia. Email Anda seharusnya memiliki human quality dan jangan menulis seperti mesin. Buat komunikasi Anda tajam dan klien Anda memahami bahwa mereka menerima balasan email tersebut dari Anda bukan dari mesin. Seperti halnya ketika berbicara dengan tatap muka gunakanlah kata-kata yang santun ketika mengirim email. Bersikap santun dalam email Anda akan merepresentasikan Anda dan perusahaan Anda. Gunakan juga kata-kata yang menyenangkan sehingga klien atau rekan Anda merasakan keramahan Anda. Daripada menyebut dengan Bapak/Ibu, akan professional jika menyebut nama mereka. Jangan gunakan singkatan-singkatan yang mungkin mereka tidak memahaminya. Hindari penggunaan kata-kata singkatan, jika memungkinkan. Pola komunikasi dan pilihan kata-kata Anda menentukan kualitas komunikasi yang Anda bangun. 17. Gantilah Subject atau judul email bila topik pembicaraan Anda berubah. Sering dalam berkirim-kiriman email, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun Subject atau judul e-mail belum juga diganti. Tentu ketika Anda sedang sibuk hal ini akan menyulitkan Anda dalam mendeskripsi isi email tersebut. Anda akan jauh lebih prod uktif
32

bila segera bisa menduga isi email dari subyeknya, jadi jangan malas mengganti subyek email bila topik pembicaraan mulai beralih. 18. Hormati Privacy orang lain, jangan mengirim CC sembarangan Ini berlaku juga bagi alamat email mereka. Banyak pengguna email yang tidak menyukai alamat email mereka diketahui umum. Bila Anda sedang mengirim e-mail ke sejumlah orang atau mailing-list yang mungkin satu sama lain tidak saling mengenal, gunakanlan bcc atau blind carbon copy agar alamat-alamat e-mail mereka tidak saling diketahui. Pencantuman CC untuk aplikasi seperti mailing tersebut dikenal dengan istilah cross posting, maksudnya semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Bisa jadi awal konflik berasal dari sini, karena bila Anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam. 19. Jangan melakukan spam. Mungkin saja Anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dari forwarded e-mail , kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.

20. Jangan mudah terbakar , over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis termasuk email, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita membalas email yang membuat kita marah. Bila Anda merasa dipenuhi emosi yang kuat, kemudian menulis dengan emosional juga, maka hal itu akan berpotensi menimbulkan konflik lebih besar dan berkepanjangan. Redakan diri Anda sehingga cukup bisa berpikir jernih misalnya dengan menyimpan sementara email tersebut, dan membaca ulang serta menjawabnya bila kondisinya telah membaik. Faktanya banyak hubungan baik dan persahabatan yang hancur gara-gara reaksi emosional menanggapi email tanpa memikirkannya dengan bijaksana. 21. Bersabarlah dalam menunggu reply . Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak mem balas email Anda dengan segera. Masih banyak orang yang mengecek email sepekan sekali. Tetapi sangat penting untuk memberikan respon email yang berkaitan dengan bisnis dalam waktu paling lama 48 jam. Jika kolega Anda adalah partner bisnis Anda lazimnya di a akan membalas email Anda paling lambat 2 x 24 jam, hal itu juga menunjukkan professional kerja. Bila ternyata email Anda butuh review atau perlu diskusi lanjut dengan anggota tim professional mereka, umumnya mereka akan meminta waktu tertentu pada Anda. 22. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang Anda anggap lucu atau menarik.

33

Seringkali untuk menurunkan tingkat stress pekerjaan mungkin Anda mengirimkan sesuatu yang Anda anggap lucu atau menarik pada sejumlah kolega Anda. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya meskipun dengan ucapan terimakasih. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang Anda forwardkan. Hal tersebut juga bisa mengesankan Anda bukan seorang professional tetapi senang bermain-main, tidak serius dan membuang waktu produktif disaat jam kerja. Bahkan di beberapa perusahaan ada yang melarang karyawannya bercanda lewat email karena bisa mengganggu waktu bekerja. 23. Perlakukan email secara pribadi Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup atau mailing-list. Email pada dasarnya alat komunikasi personal. 24. Jangan sembarangan menggunakan format HTML Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML bila tidak yakin bahwa program email rekan Anda bisa membaca kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya gunakan plain text. Dalam berbagai keadaan, banyak orang masih menggunakan format plain text dibandingkan format HTML. Alasan utamanya adalah menghindari spam filter. Secara, statistik format HTML memiliki peluang lebih besar kemungkinan diidentifikasi sebagai spam. Bila Anda hendak menggunakan HTML, pastikan Anda menggunakan font yang mudah dan enak dibaca. Standar industri menggunakan font-font yang simple dan enak dibaca, yakni Verdana, Times New Roman dan Arial. 25. Jawablah Secara Masuk Akal Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab e-mail panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata : Good , Betul atau hanya ungkapan singkat saya kira begitu . Tentu ini sangat menyebalkan. Inilah yang disebut one liner message (pesan satu baris) sesuatu yang dianggap tidak menghargai penanya. 26. Cek lagi, dan lagi Jangan malas untuk mengedit email Anda jika terjadi kesalahan ketik, hindari istilah atau singkatan yang tidak terlalu dikenal atau berkesan informal, contoh: cmiiw, imho, plz, u , hindari menmabhkan smilies atau icon-icon informal lainnya. Email bagus sangat diapresiasi oleh pembaca ketika konten pesan tersebut meyakinkan pembaca tentang fokus ide utama Anda. Jika Anda mengirim email berbahasa Inggris, selain grammarnya cek juga ejaannya. Grammar disini tentu tidak harus sempurna, tetapi paling tidak mengikuti aturan dasarnya. Bahasa Inggris kadang merupakan bahasa yang lucu. Jika Anda mengganti atau mengubah berbagai hurufnya, makna dari semua kalimatnya menjadi sangat berbeda. Untuk itu A nda perlu berhati-hati pada vocabulary dan ejaannya. Ada banyak fitur tersedia saat ini untuk kepentingan tersebut. Anda bisa menggunakan software spell tool dengan mengunduh dari web/blog ataupun menggunakan tool spelling and grammar yang disediakan program
34

pengolah kata seperti Microsoft Words. Gaya bahasa dan tampilan juga penting untuk diperikasa ulang. Hal penting yang perlu Anda perh atikan bahwa email Anda memiliki peran vital dan memiliki kapasitas merepresentasikan bisnis Anda. Paling tidak dibaca diulangi dua kali sebelum email Anda kirimkan.

35

B b 3 Opti

Setiap penyedia layanan email akan memberikan opsi atau setelan email yang bisa kita optimalkan untuk kinerja email Anda. Belum banyak pengguna email yang mengeksplora wilayah ini untuk si produktivitas dan efektivitas penggunaan email.Sebagian pengguna email masih menggunakan fasilitas standarnya, sedangkan bagi Anda yang sehari-hari bergelut dengan email, maka akan memerlukan fitur-fitur email advance. Eksplorasi menyeluruh dari fitur-fitur email akan membuat Anda mampu menyesuaikan seberapa advance kebutuhan ber-email Anda serta seberapa banyak fitur yang Anda butuhkan atau bahkan Anda berpikir penting untuk menambahkan beberapa fitur baru untuk produktivitas dan pro fessionalisme Anda.

Berikut ekplorasi sejumlah fitur Gmail. Hal ini karena Gmail sebagai penyedia layanan email dengan pertumbuhan tercepat,simpel, akses cepat dan saat ini menempati peringkat ketiga setelah YahooMail dan Hotmail. 1. Kotak Prioritas Fitur ini membantu Anda mengatur skala prioritas untuk mengelola email. Setumpuk email di inbox Anda perlu ditata sedemikian rupa berdasarkan prioritas masing -masing atau Anda hanya dibuat pusing tujuh keliling karenanya. Kotak prioritas ini bekerja dengan cara mengidentifikasi pesan penting dan memisahkan sisanya, untuk membantu Anda dapat memfokuskan pada hal-hal yang benar-benar penting. Gmail menggunakan berbagai variasi sinyal untuk memprioritaskan pesan yang masuk, termasuk dari siapa pengirim email dan percakapan serta kata kunci yang paling sering muncul dalam pesan yang Anda buka akhir -akhir ini. Ketika Anda menge-klik Kotak Prioritas, Anda akan melihat pesan akan dikelompokkan dalam tiga bagian, yakni : Important and unread, Starred dan Everything else. Jika kotak prioritas salah menandai bahwa email sebagai important, Anda bisa membuatnya melakukan seleksi lebih baik. Tinggal pilih pilih pesannya, dan pilih tom bol mark as important atau mark as not important ,yang berupa tombol ikon plus dan minus, di sebelah kiri menu o to dan Lab ls. Ketika Anda menandai pesan tersebut sebagai pesan tidak penting, maka pesan tersebut akan keluar dari bagian Important. Seiring waktu kotak prioritas ini akan mempelajari apa saja yang penting bagi Anda dan terkait dengan feedback yang Anda berikan melalui tombol-tombol tersebut. Berikut 5 tips menggunakan kotak prioritas (priority inbox) pada Gmail Anda : 1. Kustomisasi bagian Anda Sesuai defaultnya, kotak prioritas memiliki tiga bagian yakni : Important andUnread , Starred dan Everything Else. Tetapi bukan berarti Anda harus menerima sepenuhnya seperti itu. Anda dapat membuat bagian bagian menampilkan pesan dari label tertentu
36

 



A.

splo si itu Gmail

 
l n pu n

il

  

misalnya dengan label Anda Action atau To-do , Anda bisa tambahkan 4 bagian lagi atau mengubah ukuran maksimum dari bagian -bagian tersebut. Klik pada Priority Inbox tab under Settings untuk mengkustomisasi bagian Anda atau bisa juga dilakukan dari menu inline :

2. Latih Sistemnya Jika Gmail membuat kesalahan, Anda bisa membantunya menjadi lebih baik dalam mengkategorikan pesan-pesan Anda. Pilihlah pesan yang salah diklasifikasikan, kemudian gunakan tombol importan pada bagian atas inbox Anda untuk memberi tanda yang benar sebagai important atau not important.

Bagi Anda yang biasa menggunakan shortcut keyboard, Anda bisa menggunakan tombol + dan - di keyboard Anda, untuk menyetel importance. 3. Gunakan yang terbaik pada filtered messages Anda Anda bisa meyetup kotak prioritas bukan hanya menunjukkan kondisi inbox terbaik Anda, tetapi juga pesan-pesan yang difilter dari inbox Anda dan mungkin beberapa terjadi kesalahan. Hanya dengan mengubah setting kotak prioritas Anda ke O rrid filters .

37

# #"

Dengan menyalakan opsi ini, Anda bisa menggunakan filter untuk mengarsip lebih agresif dan tidak terlalu kuatir tentang kesalahan pengklasifikasian sebuah pesan penting.

4. Gunakan filter untuk menjamin pesan tertentu ditandai sebagai important (atau tidak) Jika Anda membaca dan membalas banyak surat dari salah satu rekanan penting Anda, Gmail secara otomatis meletakkan pesan yang masuk tersebut dalam bagian Important and unread . Tetapi jika Anda ingin 100% yakin bahwa semua pesan dari rekan penting Anda atau siapapun yang Anda anggap penting ditandai important, Anda bisa membuat filter untuk pesan-pesan dari pengirim tersebut dan pilih Always mark as important. Analoginya mirip ketika Anda secara teratur membaca pesan dari majalah favorit Anda, Anda akan otomatis menandai aktivitas tersebut sebagai hal penting. Sedangkan jika Anda memasukkan pesan ke dalam bagian Everything else , Anda bisa membuat filter untuk tidak pernah menandai pesan-pesan tersebut important. 5. Arsipkan pesan tidak penting dengan cepat Salah satu fitur yang bisa membantu Anda lebih efisien adalah kemampuan mengarsip semua pesan yang tampak dalam bagian Everything Else dalam sekali tindakan. Hanya dengan mengklikk panah pada Everything Else dan pilih opsi Archive all visible items . Jika Anda ingin mengarsip lebih banyak pesan dalam sekali tindakan, Anda dapat meningkatkan jumlah pesan maksimum yang tampak pada bagian tersebut dari menu tersebut.

38

2. Bu

Popularitas Google Buzz terus meningkat dari hari ke hari. Google buzz berbasis pada ide tentang kolaborasi yang merupakan poin penting pada situs jejaring sosial untuk terus bergulir. Buzz dirancang untuk kolaborasi dengan berbagai program aplikasi Google dan tools-nya. Buzz juga dengan mudah diakses melalui perangkat mobile phone. Layanan buzz ini kompatibel dengan Apple iPhone dan ver si-versi tertentu handphone dengan Android OS. Kabar terakhir buzz mengumumkan bahwa buzz telah diupdate sehingga tidak hanya support untuk semua versi Android, tetapi juga Nokia, BlackBerry dan sejumlah system operasi lainnya, yang secara esensial membuatlayanan buzz bisa tersedia untuk semua platform smartphone. Keuntungan lain yang didapat dari Google buzz ini, Anda tidak harus memulai dari nol untuk menambahkan friend list karena lazimnya sudah ada di daftar kontak Gmail Anda. Google mengatakan bahwa public buzz akan diindeks Google search engine selain Google juga mengindeks Twitter posts, yang semuanya bisa dilihat sebagai aspek menguntungkan dari sisi marketing. Salah satu karakter unik dari buzz adalah location -based capabilities yang memungkinkan berbagi data dengan smartphone melalui fitur Google Maps dengan istilah Buzz Layer . Fitur ini memungkinkan follower Anda mengetahui siapa Anda, dimana saat ini posisi Anda dan apa yang sedang Anda lakukan. Selain itu buzz juga terintegrasi dengansemua media jejaring sosial termasuk Twitter, Facebook dan YouTube. 3. Fitur keamanan HTTPS (Hypertext Transfer Proto ol Secure) Bila email Anda berisi informasi dan data-data penting maka perlindungan yang optimal menjadi wajib hukumnya supaya tidak dibobol hackerdan disalahgunakan untuk berbagai hal yang tidak bertanggungjawab. Jika Anda Sign in ke Gmail via non-secure Internet connection, seperti wifi umum atau jaringan tidak terenkripsi, akun Google Anda berpeluang besar untuk dibobol. Non-secure networks lebih mudah bagi seseorang berkedok sebagai Anda dan memperoleh full akses pada akun Google Anda.

39

$$
Kecenderungan email untuk lebih interaktif juga telah diakomodasi oleh Gmail atau tepatnya lebih dari sekedar email. Fitur jejaring sosial Google buzz yang dilaunching pada 9 Februari 2010 ini memungkinkan Anda memuat foto, video, musik, dan sebagainya langsung dari Gmail. Seperti lazimnya situs jejaring sosial Anda bisa berbagi tentang berbagai topik menarik, percakapan, ide, link dan image secara private maupun publik dengan friendlist Anda dan senantiasa terkoneksi dengan mereka.

Gmail menggunakan enkripsi HTTPS untuk menjaga email tetap aman saat bolak-balik melalui browser web dan server Gmail, sehingga bila Anda biasa melakukan aktivita s beremail dengan wifi umum, maka orang lain tidak bisa membacanya. Protokol HTTPS ini lazim digunakan oleh bank dan perusahaan kartu kredit untuk menghindari resiko pembobolan rekening. Fitur keamanan HTTPS ini dijadikan opsi default oleh Gmail, yang berakibat pengguna Gmail menjadi lebih lambat bila memilih opsi ini, konsekuensi sebagai tambahan fitur ini. Andapun bisa untuk tidak memilih opsi ini karena percaya atas aspek keamanan jaringan internet Andas, sehingga akses Gmail Anda lebih cepat. Sebagai kepedulian Gmail atas aspek keamanan yang tinggi, Gmail akan selalu mengenkripsi laman info masuk untuk melindungi sandi atau password Anda. Untuk me-nonaktifkan dan mengaktifkan fitur ini di Gmail : 1. Sign in ke Gmail 2. Klik Setting pada bagian atas halaman Gmail 3. Set Browser Connection ke Don t use https atau Always use https 4. klik Save Changes 5. Perubahan secara manual URL ke http://mail.google.com untuk mulai mengakses Gmail melaui http. Jika Anda menggunakan komputer umum misalnya di warnet, penting untuk mengakhiri Gmail session Anda dengan menge-klik Sign Out pada bagian atas halaman Gmail dan menutup semua Gmail browser windows, tentunya sekali lagi untuk aspek keamanan data Anda sendiri. Memiliki password yang bagus cukup melindungi akun Anda, tetapi untuk lebih menjaga keamanan akun Gmail Anda, berikut tips : 1. Ingat untuk selalu Sign Out. Terutama ketika Anda menggunakan komputer umum, berhati-hatilah dalam sign out dari akun Gmail Anda ketika Anda telah selesai. Caranya hanya dengan menge-klikk Sign Out pada bagian kanan atas inbox. Atau jika Anda menggunakan komputer umum atau terhubung dengan jaringan lokal, untuk lebih ekstra berhati -hati, Anda juga bisa membersihkan browser chace, cookies dan history. Selanjutnya, tutuplah semua browser. Pada komputer personal Anda, Anda juga mengunci komputer pribadi Anda dengan password protected screensaver. Temukan cara terbaik untuk mengunci layar komputer di Anda di windows atau Mac OS X. Bagaimana jika lupa sign out? Buka kembali Gmail session baru pada komputer lainnya atau gunakan remote sign out feature dari Gmail untuk menutup penuh sesi yang mungkin masih terbuka di tempat lain. 2. Berhati-hati untuk mengirimkan informasi sensitif melalui email. Ketika Anda mengirimkan email, Anda tidak lagi bisa mengontrol informasi didalamnya. Penerima bisa saja mem-forward email tersebut ataupun mengirimkannya lagi ke berbagai tempat public. Meskipun Anda tahu dan percaya terhadap terhadap orang yang Anda kirim i email, informasi tersebut bisa terekspose jika akun mereka bermasalah ataupun
40

komputernya terinfeksi virus. Sebagai aturan umum, Anda akan diminta untuk menyediakan membayar untuk mempertanggungjawabkan email Anda. Bila ingin malakukannya lakukan dengan telpon ataupun tatap muka langsung. Serta jangankan beberkan password Anda kepada orang lain. Google juga tidak pernah mengirim email menanyakan password Anda, ataupun informasi personal lainnya. Jadi jangan pernah mengirimkannya. 3. Selalu Mengaktifkan Always use HTTPS . Setiap waktu Anda mengunjungi web, komputer Anda perlu untuk mengirim dan menerima informasi melalui internet. HTTPS digunakan untuk mengenkripsi data yang dipancarkan antar komputer dalam internet, carilah https di URL bar dari browser A nda yang mengindikasikan bahwa koneksi antara komputer Anda dan server Gmail terenkripsi. HTTPS selalu digunakan oleh Gmail login page dan Anda bisa memilih memproteksi seluruh sesi Gmail Anda dengan HTTPS. Untuk menyettingnya buka Setting dan pilih Always use HTTPS. 4. Waspadalah terhadap attachment yang tidak diharapkan. Untuk membantu melindungi Anda dari berbagai virus an program yang berbahaya, Gmail secara otomatis men-scan setiap attcahmet ketika sampai kepada Anda, dan sekali lagi ketika Anda membuka pesan. Attachment yang Anda kirimkan juga akan di scan oleh Gmail. Walaupun demikian tidak ada sistem yang aman 100% dan menjamin tidak terjadi hal merusak pada komputer Anda bila terinfeksi virus, sehingga jangan segan-segan untuk menanyakan pada pengirim apa yang dia kirimkan sebelum Anda memutuskan untuk membukanya. 5. Pastikan informasi akun recovery Anda up -to-date. Akun recovery Anda membantu Anda bisa mendapatkan akses lagi pada akun Anda ketika Anda lupa password-nya atau jika seseorang mendapatkan akses pada akun Anda tanpa permisi Anda. Gmail menawarkan sejumlah cara untuk recovery akun. Setiap pengguna Gmail harus memilih security question and answer, pastikan untuk membuat kombinasi yang mudah untuk Anda ingat tetapi sulit bagi orang lain untuk mene bak atau menanyakannya. Jangan gunakan pertanyaan seperti Apa warna favorit saya? sehingga orang lain mudah menjawabnya. Gmail juga mendorong Anda untuk menuliskan alamat email sekunder Anda atau nomer handphone Anda, sehingga Gmail bisa mengirimkan Anda link untuk mereset password jika Anda tidak bisa mengakses akun.

41

4. Dapat kuota lebih banyak, harga lebih murah Hanya butuh $5/tahun untuk mendapat tambahan kuota sebesar 20 GB yang berarti Anda bisa menyimpan hingga 10.000 foto dari kamera 5MP, atau setara jutaan email berbasis teks. Kuota tambahan tersebut diberikan setelah kuota gratis terpenuhi. Kuota tambahan tersebut dibagi antara Gmail dan Album Web Picassa (termasuk di dalamnya Google Buzz dan Blogger). Adapun ruang penyimpanan gratis yang diberikan Google bervariasi untuk setiap produknya yakni, untuk Picasa Web Album menawarkan 1 GB untuk menyimpan hanya photo dan video saja. Gmail menyediakan 7 GB lebih dan terus bertambah untuk menyimpan pesan dari Gmail. Docs memberikan 1 GB untuk menguplo ad file office, sedangkan dokumen yang dibuat di Google Docs dan dikonversi ke dalam file tidak dihitung dalam kuota tersebut, tetapi tetap memiliki batasan. Kapasitas penyimpanan gratis untuk setiap produk tidak bisa digunakan atau ditukarkan oleh produk lainnya. Semua photo yang diposting oleh Google Buzz dan Blogger termasuk dalam 1 GB yang dialokasikan ke Picasa Web Album. Kapasitas tambahan yang ditawarkan Google hingga kapasitas 16 TB atau 16384 GB, dengan biaya $4096 per tahunnya, sangat leluasa bagi Anda yang berkutat dengan file-file ekstra besar. Pembelian ruang penyimpanan tambahan tersebut tidak bisa diuangkan kembali bila Anda membatalkannya dan Anda bisa bisa menambahkan kapasitas tersebut kapan saja sesuai keinginan Anda. Pembelian kapasitas tersebut berlaku untuk setiap tahun terhitung dari tanggal pembelian dan tidak bisa ditukarkan dengan akun Google yang lain. Umumnya 24 jam setelah pembelian kapasitas tambahan tersebut baru ditambahkan ke dalam akun Anda. 5. Tema Gmail Saat berada dalam Gmail session Anda tentu akan lebih nyaman bila atmosfernya memang mencerminkan kepribadian Anda. Gmail menyediakan berbagai pilihan tema sebagai salah satu pilihan Anda merombak tampilan Gmail session Anda. Bila Anda ingin mencoba semuanya pilih Acak dan pu tarlah melalui tema-tema yang berbeda setiap harinya.

42

Untuk memilih tema Google ini klik thumbnail Themes pada menu Setting. Selain dibuat sendiri oleh tim Google, ada 3 tema yang dibuat oleh artis eksternal, yakni Matthew Ferreira dengan tema Phantasea Renewal, Jim Honeycutt dengan Summer Ocean dan Vania Sofandi dengan tema Cherry Blossom.

Menariknya, kustomisasi tema di Google juga bisa dilakukan berdasarkan lokasi. Sejumlah tema berubah dalam sehari dan Gmail menggunakan informasi lokasi yang Anda masukkan termasuk setting waktunya. Jika Anda memilih salah satu dari tema tersebut, Anda aka n melihat menu drop down Country/Region. Pilihlah country yang Anda inginkan dan kemudian pilihlah city. Jika Anda tidak memasukkan city atau memasukkan data tidak valid, Gmail akan mengeset lokasi Anda pada ibu kota dari country yang Anda pilih. Setelah selesai, klik Save. 6. Baru dari Labs : Penerjemahan Pesan Pesan bisa saja datang dari belahan bumi lain yang berbeda bahasanya. Fitur ini akan mempermudah Anda. Aktifkan Penerjemahan pesan dari tab Labs dibawah setelan, dan Anda siap menerima berbagai informasi bahkan bekerjasama dengan seseorang atau perusahaan lain di lain belahan dunia. Gmail akan otomatis menerjemahkannya ke bahasa yang Anda mengerti hanya dengan satu klik. 7. Tasks Begitu padatnya tugas dan ketatnya target setiap hari, sehingga perlu membuat agenda yang baik. Tasks adalah fitur agenda yang mengikuti kemanapun Anda pergi. Untuk mengaktifkannya klik Tasks di atas daftar obrolan. Selain di Gmail, fitur ini juga tersedia di Google Kalender, iGoogle dan di handphone Anda. Untuk menggunakan fitur ini, klik link Tasks dibawah Contacts, pada bagian kiri layar. Untuk menjalankan tasks, klik di window Tasks dan mulai mengetik biasa seperti di software pengolah kata. Ketika Anda telah selesai mengetikkan di task, tekan Enter untu k
43

membuat yang lainnya, atau gunakan tombol + pada bagian bawah daftar Anda. Berikut sejumlah opsi yang tersedia dalam Tasks : y Membuat task tentang pesan Gmail menggunakan keyboard shortcut Shift+T, atau dengan memilih Add to Tasks dari menu More Options dari menu percakapan Gmail. Berpindah antara daftar yang ada atau membuat yang baru menggunakan ikon List di bagian kanan bawah. Membuat subtasks Memindahkan tasks dengan menyerobotnya ke bagian kiri tanda cek dan menyeretnya ke atas atau ke bawah. Tambahkan tasks baru pada bagian tengah daftar dengan mengeklik pada bagian awal atau akhir dari tasks yang ada dan menekan Enter. Cek off Tasks ketika telah selesai melakukannya dan gunakan Action>Clear Completed untuk menyembunyikannya. Jangan kuatir Anda bi sa menampilkannya lagi. Cetak tasks Anda dengan mengeklik Actions dan pilih Print task list

y y

Simpan informasi yang Anda inginkan. Anda bisa membuat banyak daftar kegiatan yang Anda butuhkan untuk mengorganisasi informasi Anda. Untuk aksi cepat Anda bisa menggunakan menu shortcut, antara lain : Di Gmail Shift + T G dan kemudian K Di Tasks Window Tab Shift + Tab Ctrl + Up Ctrl + Down Shift + Enter Esc Shift + Esc Membuat sebuah task berdasarkan pada pesan yang terbuka Buka Tasks atau geser dari Gmail ke Tasks Menggerakan task ke kanan ( subtasks ) Menggerakan task ke kiri Menggerakkan task ke atas Menggerakkan task ke bawah Mengedit task detail, termasuk tanggal dan notes Menutup Tasks Menggeser kursor dari Tasks ke Gmail

Untuk Task yang berisi privacy, Anda bisa menghapus tasks yang telah Anda buat. Penghapusan ini akan berdampak segera pada tampilan akun Anda, meskipun copian file yang dihapus tersebut masih disimpan di server Google selama 30 hari, baru kemudian dihapus secara permanen.
44

8. Drag Drop Labelling adalah bagian dari alat untuk pengorganisasian yang baik sehingga setelah dilabelli mudah untuk membedakan dan memisahkan berdasarkan kriteria atau kategori tertentu. Pengorganisasian itu dapat dilakukan secara drag drop atau menyeret label ke dalam pesan atau sebaliknya. Sebaiknya label yang paling sering dipakai diletakkan di atas daftar obrolan, sehingga praktis digunakan. Sisanya tersembunyi namun masih bisa diakses pada yang lain . 9. Label : Lengkapi-otomatis pindahkan ke Fitur baru yang letaknya pada bagian atas kotak masuk ini, dengan ikon Label akan membuat pelabelan pesan menjadi lebih mudah dilakukan. Cara lain adalah menu shortcut dengan menekan pada keyboard huruf L untuk memunculkan label dan lengkapi otomatis, diikuti pengisian label tersebut. Gunakan tombol Pindahkan ke untuk memberi label dan mengarsip dengan satu langkah. Gmail juga menyediakan pewarnaan label sehingga selain mempermudah juga akan mempercantik pengorganisasian label-label tersebut. Tinggal klik strip warna di samping tiap label untuk menentukan warna. Berikut petunjuk detai aplikasi penggunaan label : Membuat label 1. Klik Labels dari menu drop down atau tekan menu shortcut keyboard L. Atau hanya mengeklik Settings > Labels 2. Pilih Create New 3. Ketikkan nama label baru Anda dan klik OK Sejumlah pesan terpilih akan secara otomatis dikategorikan pada label Anda tersebut. Jika Anda menginginkan untuk tetap terorganisir, Anda bisa menghilangkan percakapan label dari inbox Anda dengan mengarsipnya dan menampilkannya lagi dengan mengeklik All Mail, atau dengan mengeklik nama label di sebelah kiri halaman Google. Mengedit nama label 1. Klik panah ke bawah pada bagian kiri label 2. Pilih Rename 3. Masukkan label baru, dan klik OK Semua pesan yang dikategorikan dengan label lama Anda sekarang akan dikategorikan pada label baru Anda. Mengorganisasi dan menghapus label Anda bisa mengontrol label mana saja yang tampak pada daftar Anda pada bagian kiri halaman Gmail.
45

1. Klik Setting > Labels 2. Klik link Show atau Hide untuk memilih label mana saja yang ditampilkan. Atau, jika Anda merasa suatu label tidak dibutuhkan lagi, Anda selalu bisa mengeklik remove. (Anda akan mendapat konfirmasi bahwa Anda akan menghapus (remove) label tersebut, jika ya pilihlah Ok. Anda juga bisa menunjukkan, menyembunyikan ataupun menghapus label pada waktu mengeklil panah ke bawah pada bagian kiri label tersebut. Gunakan Move to pada menu drop-down atau shortcut keyboard V jika Anda ingin mengaplikasikan label ke pesan dan memindahkan label tersebut pada saat bersamaan.

Show, hide atau delete label bisa dilakuan dengan mengeklik panah ke bawah pada bagian kiri label tersebut. Drag and drop Anda sekarang bisa men-drag (meyeret) pesan ke dalam label, seperti yang Anda lakukan dengan folder. Cara ini persis sama dengan menu Move to , memberi label dan mengarsip dalam satu tahap.

Anda pun bisa menyeret label ke dalam pesan-pesan juga. Caranya sama persis seperti seperti menggunakan tombol Label . Untuk melabeli atau memindahkan banyak pesan dan kemudian drag dan drop ke dalam label.

46

Anda pun juga bisa men-drag labels ke menu more untuk menyembunyikannya.

10. Meninjau PDF Cepat dan Mudah Banyak komputer yang belum terinstall pembaca file format .pdf, karena software ini bukan paket keluarga Windows, sehingga Anda perlu membelinya atau menginstall free software. Dua macam software yang lazim digunakan untuk membaca file pdf adalah Adode Reader dan Foxit Reader. Tetapi fitur Gmail saat ini telah ditambahkan sehingga Anda tidak perlu repot-repot menginstall salah satu program reader diatas untuk membaca email yang dilampiri file .pdf. Cukup dengan menge -klik Tampilkan di sebelah setiap lampiran pdf yang Anda terima. 11. Kustomisasi Inbox Tidak hanya tampilan Gmail session saja yang bisa dikustomisasi, tetapi lebih jauh Inbox Andapun bisa dikustomisasi. Tampilan putih polos seperti bawaan Gmail memang bagus memberi kesan simpel dan bersih, sedangkan kustomisasi tampilan akan mencerminkan kepribadian Anda. Selain menginspirasi Anda bisa jadi juga memberi tambahan motivasi untuk produktivitas dan kinerja professional Anda. Gmail menyediakan lebih dari 30 tema pilihan untuk mempermanis tampilan Inbox Anda, mulai dari abu -abu minimalis sampai dengan lansekap pemandangan pegunungan yang dinamis. Untuk mengaktifkannya langsung saja klik tab Tema di Setelan. 12. Fitur Obrolan Dunia hanya selebar tampilan email, bisa juga! Selain menyediakan fitur obrolan atau chat berbasis teks, Gmail juga menyediakan fitur obrolan audio video, benar -benar lengkap. Dengan webcam maka Anda sudah bisa mengobrol dengan teman-teman Anda baik dialog maupun berkelompok di berbagai belahan dunia. Untuk mengaktifkannya klik 'Chat berkelompok' dari menu 'Opsi' saat chatting. Tentu ini bukan melenakkan Anda tentang target professional Anda hari ini, tetapi untuk mengakselerasinya. Berikut beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai : y Download Gmail voice dan video chat plug-in, tutup semua browser windows dan install plug-in. Sign in ke Gmail

47

Pada Chat session dari Gmail Anda, pilih nama kontak yang Anda ingin panggil. Jika mereka memiliki ikon kamera disamping namanya, Anda bisa membuat panggilan voice atau video, hanya dengan klik Video & more.

Jika teman Anda tidak memiliki ikon kamera di samping namanya pada chat list Anda, Anda bisa mengundangnya untuk mendownload Gmail voice dan video chat plug -in dari menu Video & more pada chat window. Meskipun teman Anda tidak memiliki video kamera, Anda masih bisa melakukan voice chat atau 1-way video chat. Jika saat ini Anda belum memiliki kamera dan ingin mendapatkannya, berikut sejumah kamera yang bisa bekerja baik dengan voice dan video chat : y Untuk Windows Desktops : Logitech QuickCam Pro 9000, Logitech QuickCam Communicate MP Untuk Windows Laptops : Logitech QuickCam Pro for Notebooks Untuk Mac : Logitech Quickcam Vision Pro for Mac

y y

13. Emotikon Hindari fitur ini untuk aplikasi professional Anda. Tetapi sesekali Anda bisa menggunakannya untuk suasana informal baik di email ataupun chatting. Suasana komunikasi dan hubungan Anda menjadi tentu menjadi kaya; tentunya. Gmail juga telah menambahkan emotikon baru yang semakin komunikatif untuk kebutuhan ekspresi Anda.

14. IMAP Gratis Perangkat komunikasi semakin mobile dari handset kelompok smartphone, iPad, maupun laptop menjadi pemandangan sehari-hari. Tidak jarang Anda memiliki banyak perangkat komukasi mobile mengelilingi Anda, sehingga Anda perlu menyinkronkan surat masuk Anda antar-perangkat apapun dengan cepat dan otomatis. Dengan fitur ini Anda perubahan yang Anda buat di Gmail baik di desktop maupun ponsel akan terlihat dari manapun. Dengan mengunjungi m.gmail.com Anda dapat menikmati Gmail seutuhnya termasuk tampilan percakapan, pencarian dan masih banyak lagi.

48

15. Menampilkan file office Sebagaimana Anda bisa meninjau file .pdf hanya dengan menge-klik Tampilkan di samping file lampiran tersebut, demikian juga untuk file office seperti .doc, .xls, dan .ppt. Fitur ini akan sangat berguna pada perangkat mobile yang umumnya tidak terinstall software office untuk menampilkan maupun editingnya. Fitur ini bekerja karena software Google Docs and Spreadsheets yang terintegrasi dengan Gmail, sehingga tidak perlu keluar dari Gmail untuk melihat lampiran file office tersebut. 16. Pemberitahuan pesan baru yang mengurangi kejadian memalukan Maksud fitur Gmail ini adalah bahwa pemberitahuan email masuk dilakukan real time pada saat Anda beraktivitas lain di dalam Gmail session. Sehingga Anda tidak akan menemui kejadian Anda telah membalas pesan dan ternyata email lebih baik dan lebih cerdas datang sebelum pesan Anda, artinya pemberitahuan adanya pesan lain masuk datang seketika termasuk ketika Anda sedang menulis email untuk membalas email sebelumnya. Apalagi bila kejadian ini pada foru m diskusi, maka Anda dinilai orang yang tidak tanggap dengan update terakhir yang diberikan. 17. Gmail untuk Handphone Banyaknya pengguna perangkat komunikasi mobile terutama handphone merupakan ladang bisnis potensial bagi Google dengan program periklanannya seperti adsense dan adwords. Dengan sendirinya layanan Google yang pada mulanya hanya untuk PC/Desktop saat ini telah diluaskan jangkauannya untuk pengguna handphone. Gmail untuk handphone atau perangkat seluler bisa diakses melalui situs http://googlemail.com. Seperti layanannya untuk PC/Desktop layanan ini pun juga gratis, dengan terintegrasi fitur sebagai berikut : 1. Secara otomatis mengoptimalkan antarmuka telepon yang sedang Anda gunakan. 2. Kemampuan membuka lampiran file office, pdf dan foto. 3. Memungkinkan Anda menelpon ke orang yang nomor teleponnya ada di daftar kenalan Gmail. Contoh-contoh fitur yang bisa Anda gunakan handphone Anda :

49

Pencarian Pesan

Email yang Anda cari bisa jadi telah berada di urutan bawah lembar lama yang tidak nampak pada inbox Anda. Untuk mencari email tersebut, cukupu masukkan kata kunci untuk menemukan email yang sesuai dengan yang Anda cari. Fungsinya sama dengan kotak pencarian Google. y Tampilan Email

Seperti halnya Gmail yang available untuk desktop, tampilan email dikelompokkan dalam satu rangkaian percakapan, yang memang komunikasi email tersebut nampak seperti percakapan. Balasan dari email tersebut dikelompokkan dalam satu utas agar mudah memahami konteks pesan. y Bintang dan Label

Tandai email Anda sehingga mudah untuk pengorganisasiannya. Tools seperti label dan bintang available dan bisa digunakan untuk menandai email tersebut. Gunakan bintang untuk menandai catatan penting , dan beri catatan email dengan label. y Bilah megambang

Berbeda dengan tampilan Gmail di desktop yang menu -menunya bisa dpilih dengan mudah dengan menggunakan perangkat mouse, sedangkan pada handphone memang tidak bisa sefleksibel perangkat mouse tersebut. Bilah mengambang adalah fitur untuk aplikasi Gmail di handphone yang membuat Anda bisa melakukan beberapa tindakan sekaligus. Bilah ini akan terus mengikuti Anda. y Arsipkan, bisukan, pindahkan

Organisasikan kotak masuk Anda supaya rapi dengan cara mengarsipkan, bisukan dan pindahkan email-email tersebut sesuai tempatnya masing-masing sesuai tujuan spesifik Anda. y Fitur lainnya

Fitur-fitur lainnya yang tersedia layanan Gmail desktop juga hampir semua tersedia dalam aplikasinya untuk handphone seperti pemfilteran spam, pintasan keyboard, pelengkapan alamat otomatis dan sebagainya. Ternyata tidak semua fitur tersebut tersedia untuk semua jenis handphone. Berikut sejumlah handphone yang didukung :

50

Pilihan Akses
Aplikasi web (masuk ke mail.google.com pada handphone

Android


Telah terpasan g

BlackBerr y 

iPhon e 

Noki a S60 

Window s 

Lainny a 

Aplikasi asli (unduh dari m.google.co.id/mai l pada handphone) Sinkronisasi melalui IMAP (melalui program email yang terpasang pada handphone) Sinkronisasi melalui Google Sync

18. Terintegrasi dengan antivirus Cukup merepotkan bila sewaktu mendapat kiriman file berkas dari kolega atau rekan bisnis ternyata file-nya terinfeksi virus. Peluang ini telah dimanfaatkan Gmail sehingga mengintegrasikan antivirus untuk setiap file lampiran yang dikirim. Tentu hal ini meningkatkan loyalitas kepada Gmail dan menarik simpati untuk menggunakan layanan Gmail. 19. Penjawab Otomatis Tidak perlu menambahkan software autoresponder untuk akun Gmail Anda karena Gmail telah dilengkapi penjawab otomatis. Anda tinggal menyettingnya untuk waktu penggunaan tertentu juga jawaban apa yang akan Anda berikan pada pengirim pesan Anda. Ketika Anda memang sedang berlibur atau untuk sementara waktu tidak online beritahu rekan Anda kondisi Anda tersebut. 20. Kirim Pesan ke semua kenalan Daftar kenalan pada umumnya adalah rekan-rekan ataupun teman-teman Anda yang sering Anda hubungi. Mengirim email ke mereka dengan mekanisme satu persatu tentu akan banyak memakan waktu. Fitur baru Gmail ini memudahkan Anda yang bisa secara otomatis mengirim email ke kelompok kenalan Anda. 21. Tampilkan sebagai HTML Saat-saat tertentu Anda ingin melihat sebuah file dengan segera, karena yang Anda cari isi dari file tersebut sementara Anda tidak terlalu mempedulikan format file yang digunakan. Gmail menyediakan fitur untuk menampilkan lampiran dokumen Microsoft Office,

51

OpenOffice atau .pdf sebagai halaman web dengan mengeklik tautan Tampilkan sebagai HTML daripada memunggahnya. 22. Simpan-otomatis Kualitas koneksi internet yang belum merata membuat sejumlah wilayah memiliki keterbatasan dalam hal ini. Masalah yang ditimbulkannya antara lain browser yang sewaktuwaktu berhenti bekerja. Bila hal ini terjadi file yang sudah Anda kerjakan tetapi belum di Save, akan hilang. Selain menjengkelkan tentu membuang-buang waktu bila harus memulai dari nol lagi. Fitur simpan-otomatis ini membantu mengatasi kendala tersebut, setelah 20 menit tulisan email Anda akan tersimpan di folder draft, dan tidak terlalu kuatir bila sewaktu-waktu koneksi down. Tetapi memang akan lebih baik bila Anda menyimpan sesering mungkin pada saat editing di Gmail session. 23. Ekspor Daftar Kenalan Gmail kemanapun Saat ini bukan hal aneh bila seseorang memiliki akun lebih dari satu juga beberapa perangkat komunikasi. Ada kalanya Anda ingin menghubungi daftar kenalan di akun Gmail Anda, tetapi pada saat bersamaan Anda tidak menyimpan di akun selain Gmail A nda. Anda tentu harus bolak-balik ke Gmail dan akun Anda, sehingga cukup merepotkan bila berulang kali. Sekarang Anda bisa mengekspor daftar kenalan Gmail tersebut kemanapun, ataupun menyimpannya ke dalam berkas untuk digunakan di akun lain atau layanan lainnya misalnya bila Anda menggunakan akses POP gratis Gmail. Ataupun Anda gunakan sebagai cadangan sehingga tidak kuatir kehilangan daftar kenalan Anda. B. Email sebagai senjata handal di jagad internet Sebuah akun email membuat Anda bisa melanglang buana dan menjadi bagian nyata dari jagad internet. Tidak dipungkiri berbagai aktivitas berinternet mempersyaratkan adanya akun email tersebut. Mengapa akun email dijadikan sebagai pintu masuk untuk bisa menjadi bagian situs tertentu atau jagad internet pada umumnya? Salah satunya dengan akun email ini semua pemberitahuan atau informasi dari situs terkait ke email Anda, selain itu akun email juga bersifat personal, sehingga hanya Anda sendiri yang memiliki otoritas terhadap akun email tersebut. Berikut sejumlah hal yang bisa Anda lakukan hanya bermodal akun email : 1. Jejaring Sosial Jejaring sosial seperti Facebook,Linkedin, Twitter dan semacamnya membutuhkan akun email untuk registrasi, bahkan di facebook dan Linkedin selalu membutuhkan akun email untuk bisa login dan notifikasi status juga di teruskan ke akun email. Akun email tersebut umumnya juga digunakan untuk proses aktivasi suatu akun di jejaring sosial tersebut dan juga berguna untuk media konfirmasi bila suatu waktu terjadi masalah terhadap akun Anda di situs jejaring sosial tersebut.
52

2. Blog Hampir semua layanan blog juga mensyaratkan email untuk registrasi dan log in. Sebaiknya gunakan akun email yang satu keluarga dengan penyedia blog, hal ini akan lebih optimal, disamping karakter dari suatu produk tertentu hampir sama karakternya. Sebagai contoh bila Anda mempunyai blog di blogspot gunakan akun email Anda di Gmail karena sama-sama produk dari Google dan sebagainya. 3. Berlangganan RSS dan Newsletter Anda tidak perlu bolak-balik mengunjungi blog atau situs tertentu untuk mendapatkan update berita dari situs tersebut. Cukup masukkan akun email Anda ke box berlangganan RSS Feed ataupun Newsletter yang disediakan oleh blog atau situs tersebut. Setelah memasukkan akun email selanjutnya akan diverifikasi lewat email sekaligus perlu konfirmasi untuk aktivasi layanan tersebut. Cara ini tentu menghemat waktu dan praktis, terutama bagi Anda yang sibuk dengan berbagai aktivitas.

4. Join Mailing-List Forum diskusi lewat email ini telah populer dan telah diikuti jutaan member pengguna email seluruh dunia. Hampir semua topik diskusi ada disini. Anda bisa memilih topik diskusi apa yang Anda minati untuk terus Anda ikuti. Yahoogroups adalah salah satu penyedia layanan ini yang paling populer, dan Google melalui Googlegroups-nya belum lama ini juga meluncurkan layanan ini. Ada dua sifat diskusi di forum ini, yakni publik dan anggota bersyarat. Posting juga bisa dilakukan semua member atau hanya moderator saja. Untuk berlangganan Anda cukup mengirim email kosong ke Yahoogroups atau Googlegroups, dengan format : -namagroup-subscribe@yahoogroups.com atau namagroups-subscribe@googlegroups.com Setelah mendapat persetujuan dari moderator forum tersebut Anda berarti telah menjadi anggota forum diskusi tersebut. Setiap anggota otomatis akan menerima informasi dari email yang diposting oleh sesama anggota (tipe posting dilakukan oleh setiap anggota) maupun moderator saja (tipe hanya moderator yang punya hak posting). Mailing-list juga menyediakan fasilitas berhenti berlangganan dan memadatkan banyak email menjadi satu email setiap harinya.

53

Selain cara tersebut diatas, berikut cara yang ditawarkan untuk pengguna akun Gmail untuk menghentikan (unsubscribe) email dari suatu mailing list atau newsletter. Caranya setelah Anda mege-klik suatu mailing list atau newsletter, Anda akan melihat dialog seperti dibawah ini :

Kliklah Unsubsribe maka akan secara otomatis mengirim permintaan balik kepada pengirim supaya mereka menghentikan untuk mengirim email kepada Anda. Cara lain lagi yang bisa Anda gunakan tanpa harus menandai email dari mailing-list atau newsletter tersebut sebagai spam, yakni dengan mengeklik show details pada bagian kanan atas pesan dan kemudian menge-klik Unsubscribe from this sender 5. Membuat Mailing-List Tidak berbeda jauh dari join suatu mailing -list untuk membuat mailing-list pun dibutuhkan akun email. Jika Anda berposisi sebagai pemb uat mailing-list ini Anda akan mempunyai peran sebagai owner sekaligus moderator. Untuk membuatnya Anda tinggal melengkapi forum yang disediakan oleh penyedia layanan mailing list misalnya yahoogroups dan googlegroups, dengan salah satu syarat mutlaknya yakni akun email Anda. 6. Join situs tertentu Tak terhitung banyaknya situs yang mensyaratkan Anda untuk memasukkan akun email Anda untuk bisa login di situs mereka. Hal ini umumnya digunakan untuk kepentingan pemasaran, sehingga begitu email Anda telah teregister di situs mereka, dengan mudah mereka bisa meneruskan pesan via email bila suatu waktu ada promosi atau berbagai pemberitahuan lainnya. Bila Anda beranggapan join terhadap situs tersebut termasuk pemberitahuan berkala via email bermanfaat bagi Anda, silahkan join tetapi jika sebaliknya sebaiknya urungkan niat Anda. 7. Adsense dan Adwords Internet marketing telah menjadi isu populer akhirakhir ini. Google-pun dengan program periklanan populernya yakni Adsense dan Adwords telah menjadi trendsetter dalam er a internet marketing saat ini. Selain program dari Google ini sangat banyak juga penyedia layanan periklanan lewat internet.

54

Adsense dan adwords dan sebagian situs penyedia layanan periklanan internet tersebut juga mensyaratkan akun email.

55

Bab 4. Email yang Efektif untuk Professional

Hal terpenting ketika mengirim email untuk seseorang adalah bahwa pastikan orang tersebut membacanya dan mengambil tindakan setelahnya. Apakah orang yang Anda kirimi email menanggapi sesuai harapan Anda? Ataukah mereka mengabaikannya atau tidak menangkap informasi pentingnya? Dan apakah Anda yakin bahwa Anda telah membuat kesan sebagus mungkin pada email yang Anda kirimkan? Kapanpun ketika menulis email kepada seseorang, pada dasarnya Anda sedang mencoba sesuatu poin atau hal tertentu. Sebagian besar professional cukup sibuk, sehingga pesan yang efektif akan sangat membantu. Pesan yang tidak efektif akan menghabis-habiskan waktu, membosankan dan kontraproduktif. Pengetahuan bahasa berupa struktur dan pemilihan kata yang baik akan berperan penting dalam efektifitas komunikasi sebuah email. Sedangkan pengetahuan yang lengkap dan mendalam tentang topik yang dibahas akan menjadikan konten email berbobot. Dan yang terpenting adalah tujuan atau misi dari email yang dikirim tersebut. Ketika Anda membuat pesan email, ada sejumlah aturan sederhana yang bisa Anda ikuti untuk memastikan bahwa email Anda membuat kesan positif dan mendapatkan tanggapan sesuai keinginan Anda. Berikut 15 aturan sederhana tentang membuat email yang efektif: 1. Tuliskan subyek yang singkat, jelas dan mewakili isi email Headline surat kabar memiliki 2 fungsi : menarik perhatian Anda dan memberi tahu Anda artikel di dalamnya, sehingga Anda tertarik membaca lebih jauh. Subyek email juga berfungsi seperti itu. Subyek yang merupakan judul sebuah email, diharapkan secara sepintas bisa mendeskripsikan isi atau maksud email tersebut secara akurat. Buatlah subyek yang tidak terlalu panjang atau cukup ringkas sehingga bisa seluruhnya terbaca dari menu inbox. Subyek inilah yang pertama kali dilihat dari penerima email, untuk selanjutnya dia aka n memutuskan untuk dibuka, forward, arsip atau dihapus saja. Buatlah subyek yang sebagai ibarat tonjokan yang kuat. Belajarlah dari surat kabar ataupun majalah top untuk meniru membuat subyek tersebut. Ingat bahwa email Anda bukan satu-satunya email yang diterima penerima email. Penerima email Anda mungkin seorang yang sangat sibuk. Umumnya orang seperti ini akan mengabaikan suatu email dengan melihat subyeknya. Bayangkan jika Anda mengirim email penting ke boss Anda tanpa kalimat subyek yang baik dan dia mengabaikannya. Jika email Anda adalah email regular berbentuk serial, misalnya laporan proyek mingguan termasuk tanggal di dalam subyek. Dan untuk pesan yang butuh tanggapan, Anda mungkin menginginkan tindakan setelah email tersebut dibaca, misalnya Silah kan dibalas pada 8 November .

56

Subject: [Blank] Jika Anda tidak membuat subyek dalam email Anda, bisa jadi hal ini karena Anda arogan atupun karena sedang tidak punya ide.Tentu akan menjadi hal yang menggelikan menerbitkan surat kabar tanpa headline jangan pernah mengosongkan , subyek. Email tanpa subyek biasanya berupa spam.Sebaiknya buatlah subyek yang membuat penerima email Anda memikirkan pesan apa yang Anda tulis sebelum membukanya. Subject: "Penting! Baca Segera!!" Ingat bahwa hal penting bagi Anda bisa jadi sesuatu biasa saja atau bahkan tidak penting sama sekali bagi pembaca email Anda. Menuliskan isi pesan jauh lebih penting bagi pembaca daripada menulis judul pe ngumuman tapi menyembunyikan isi. Sebaiknya tulislah headline yang komunika paling tidak sesuatu yang Anda rasa tif sangat penting, misalnya Penting : Besok Terjadi Pemadaman Listrik Sehari Penuh Subject: "Pertanyaan Singkat." Jika pertanyaanya singkat mengapa tidak menanyakannya dalam subyek? Subyek yang jelas sangat penting. Subject: "Tindak lanjut tentang hari Senin" Frase cukup baik membuat penerima email tahu mengapa tindak lanjut penting. Subject: "Berkas yang Anda Minta" Jika Anda percayadiri bahwa penerima email Anda akan mengenali email alamat Anda dan benar-benar mengharapkan berkas tersebut dari Anda, tentu tidak masalah. Tetapi perlu diketahui bahwa banyak email berisi virus dengan judul yang tidak jelas seperti ini. Subject: "Konfirmasi meeting hari Sabtu jam 10 pagi tgl 18/9..agenda meeting?" Dengan subyek yang jelas, penerima segera tahu dan bisa memikirkan apa isi email yang dikirimkannya, misalnya menyiapkan berbagai topik penting untuk meeting hari Sabtu tersebut.

Subyek atau headline dikatakan sangat bagus bila pembaca tidak perlu harus membuka email untuk mengetahui informasinya. Ingat bahwa setiap orang akan mengurangi jumlah spam yang mereka terima. Jika Anda menggunakan subyek yang tepat, Anda me ningkatkan peluang email Anda terbaca daripada dianggap spam atau dihapus.

Salah satu keunggulan email dibandingkan dengan surat tradisional adalah email tidak membutuhkan biaya tambahan be rarti untuk mengirim satu email atau sejumlah email. Sehingga bila ingin berkomunikasi dengan seseorang tentang berbagai hal, tulislah email email terpisah pada setiap subyek. Tidak jarang email dijadikan sebagai media diskusi
57

&

Fokuskan pada pesan yan jelas membantu pembaca membuat prioritas

'

sehingga akan saling menanggapi antara kedua belah pihak. Fokus pada satu tindakan membuat penjelasannya memuaskan untuk selanjutnya bisa segera beranjak pada topik baru. Dengan cara ini koresponden Anda bisa membalas email secara tersendiri dan berdasarkan kerangka waktu tertentu. Satu topik mungkin membutuhkan balasan pendek, sehingga bisa langsung dijawab. Sedangkan topik lain mungkin membutuhkan penelitian. Dengan menulis pesan secara terpisah ini, Anda akan bisa mendapatkan jawaban lebih jelas, dan membantu orang lain mengelola inbox mereka lebih baik. Tetapi jika Anda memiliki banyak pertanyaan atau sejumlah tindakan pada satu kategori topik tertentu, sebaiknya buatlah penomoran dan diurutkan berdasar prioritas mana yang terpenting dalam satu email atau subyek. Selanjutnya pertimbangkan sejumlah pertanyaan berikut : -Apa yang Anda inginkan terhadap pembaca setelah membaca email? -Apakah hanya butuh persetujuan, ya atau tidak saja? -Apakah Anda menginginkan bantuan memecahkan suatu masalah? -Apakah Anda meminta pembaca mencermati dengan seksama isi email dan memberinya sejumlah saran ? -Ataukah hanya memberikan suatu laporan, karena diprediksi hal tersebut menjadi hal penting pada tahap selanjutnya? -Apakah email Anda membutuhkan lebih dari sekali tanggapan? Sebagai contoh memberi laporan proyek yang telah dilakukan dan di saat yang sama menanyakan pertanyaan untuk proyek mendatang. Jika situasi Anda seperti itu, pertimbangkan untuk memulainya Saya mengirim laporan untuk proyek A dan saya memiliki pertanyaan tentang proyek B . Contoh Email Buruk

Subject: Revisi Laporan Penjualan Halo Pak Joko, Terimakasih atas kiriman laporannya minggu lalu. Saya telah membacanya kemarin dan saya kira Anda butuh informasi lebih spesifik terkait data penjualan pada bab 2. Saya juga merasa bahwa bahasanya terkesan kurang formal. Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif sehingga kita perlu tampil professional. Juga, saya ingin Anda juga mengetahuinya bahwa saya telah menjadwalkan pertemuan dengan department PR tentang ini pada hari Kamis terkait promosi iklan baru. Acaranya pada jam 11:00 dan akan dilakukan di ruangan konferensi kecil. Tolong beritahu saya, jika Anda bisa menghadiri pertemuan itu. Terimakasih

58

Nadia
Nadia telah memasukkan subyek yang bagus disana terkait pesan bahwa Joko perlu melakukan perubahan dari laporannya. Apa yang salah dari email tersebut? Pada alinea kedua tentang pertemuan yang sangat penting, Nadia belum menjelaskan secara detail agenda spesifik pertemuan itu. Jika Joko tidak segera menandai kalendernya, dia akan mengingat detail pertemuan tersebut dengan topik revisi laporan keuangan, dua hal yang tidak berhubungan. Kombinasi dua informasi penting meningkatkan peluang bahwa salah satu agenda baik revisi ataupun pertemuan tersebut akan terlupakan. Perhatikan bagaimana email yang seharusnya pada bagian dibawah ini. Contoh Email Baik

Subject: Revisi Laporan Penjualan Hallo Pak Joko, Terimakasih atas kiriman laporannya pada minggu lalu. Saya telah membacanya kemarin dan saya kira Anda butuh informasi lebih spesifik terkait data penjualan pada bab 2. Saya juga merasa bahwa bahasanya terkesan kurang formal. Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif sehingga kita perlu tampil professional. Terimakasih atas kerja keras Anda tentang ini! Nadia DAN Subject: Pertemuan dg PR Department, Kamis 10/9, jam 11 siang Hallo Pak Joko, Saya memberi tahu Anda bahwa saya telah menjadwalkan pertemuan dengan PR Department pada hari Kamis 10/9, terkait promosi iklan baru. Acaranya berlangsung pada jam 11 siang di ruangan konferensi kecil. Tolong beritahu saya jika Anda bisa menghadiri acara tersebut. Terimakasih Nadia
Dengan memisahkan dua informasi penting, Joko akan bisa menemukan apa yang dia butuhkan dalam inbox-nya segera. Pemisahan email membuatnya menyimpan email yang

59

relevan. Segera setelah dia selesai dengan email revisi, dia dapat menghapusnya dan tetap menjaga email itu sebagai pengingat sampai akhir minggu. Dibandingkan dengan surat bisnis tradisional, setiap surat harus jelas dan ringkas dengan maksud surat pada paragraph paling awal. Kalimat harus tetap pendek dan to the point, selain itu harus langsung dan informatif. 3. Tentukan tanggapan yang Anda inginkan secara spesifik Pastikan untuk mengambil tindakan setelah email dikirim baik dengan menelpon atau menindaklanjuti dengan pertemuan. Jangan pernah lupa memasukkan seluruh identitas lengkap Anda, termasuk nama Anda, jabatan dan nomor telpon. Lakukan ini walaupun pada pesan internal. Ingatlah, bahwa semakin Anda mempermudah orang lain merespon, maka akan lebih menyukainya. Contoh Email Buruk

From: cheepro@domain.com Subject: Proposal Melani, Sudahkah Anda menerima proposal saya minggu lalu?Saya belum mendapat jawaban anda dan ingin memastikannya. Bisakah Anda menelpon saya untuk mendiskusikan ini? Terimakasih Vincent
Ada sejumlah bagian informasi penting yang hilang dari email ini. Hal pertama yang hilang adalah informasi tentang proposal itu sendiri. Bagaimana jika Melani mendapat sejumlah proposal? Proposal yang mana yang dibicarakan Vincent? Dan apakah proposal tersebut dikirim lewat post atau melalui email? Selain itu, Vincent juga tidak memberi informasi bagaimana bisa berkomunikasi lanjut. Berapa nomor telpon kantornya, nomor handphonednya ataupun nama perusahannya? Melani harus pergi sendiri untuk mencari informasi tersebut. Sedangkan kesalahan utamanya dia tidak memberikan nama lengkap dan jabatan pada bagian bawah emailapalagi alamat emailnya juga tidak menggunakan namanya. Contoh Email Baik

Subject: Pengecekan Proposal CheePro Halo Melani,

60

Saya i i mengecek apakah Anda telah menerima Proposal CheePro yang saya emailkan akhir minggu lalu. Saya belum mendengar jawaban Anda dan ingin memastikannya. Bisakah Anda menelpon saya pada haru Selasa untuk mendiskusikannya?Hal ini karena masa diskon kami segera berakhir dan saya ingin Anda tidak melewatkannya. Cara tercepat untuk menghubungi saya melalui handphone. Terimakasih Vincent Torest Owner CheePro, Inc. 021.8792.573 (office) 0811674907 (cell) Vincent saat ini telah memberi Melani semua informasi yang diabutuhkan. Dia mengetahui Vincent telah mengirim proposal tersebut melalui email pada akhir minggu lalu, dan memintanya meneponnya pada hari Selasa dan dia sebaiknya menggunakan handphone untuk mengkontak Vincent dengan cepat. Hal terpenting, Vincent telah melengkapi namanya dan posisi atau jabatannya, sehingga Melani mengetahuinya dan meletakkan informasi tentang dirinya dibagian bawah email.

Membaca attachment berupa file besar dan konten yang menyita waktu tentu menghabiskan banyak energi. Proses mendownload dan scan virus saja sudah memakan waktu, apalagi ditambah koneksi di daerah Anda lambat atau kurang baik.Solusinya Anda bisa mengirimkan informasi kuncinya dan menawarkan file lengkap yang umumnya berbentuk PDF atau Word bila memang membutuhkan. To: company group From: Erich Fernando Subject: Buku untuk dibaca! -------Hallo semuanya. Saya lampirkan PDF yang saya kira akan berguna bagi Anda semua. Ini adalah ketigakalinya saya kirimkan file ini, sedangkan versi yang saya kiri m kemarin ada sejumlah kesalahan cetak pada halaman 198, sehingga saya berinisiatif untuk mengirimkan seluruhnya sekali lagi. Berhubung ukuran file terlalu besar terasa janggal, saya juga melampirkan setiap bab secara terpisah. Silahkan memberi komentar tentang ini. Attachments:
y y y y

Hindari Attachment

Prediksi Masa Depan Gemilang.pdf (356MB) PMDG Cover.pdf (25MB) PMDG Chapter 1.pdf (35MB) PMDG Chapter 2.pdf (27MB)

) 0)

61

[... ]

Ok, silahkan angkat tangan, seberapa dari kita akan menghapus email tersebut dengan segera, tanpa melihat pada attachment tersebut?... To: Red Arrow Professional Publisher From: Scottie Morris Subject: Tips tentang E-mail Worksop untuk efektivitas kerja? -------Halo komuniatas Red Arrow, saya menemukan buku bagus untuk komunikasi professional. Adakah sesorang diantara kalian mau mempresentasikan isi buku ini pada workshop di kantor bulan depan? Ataukah kita perlu mengadakan seminar kecil tentang penggunaan email secara efektif. Di bawah ini, saya daftar isi buku tersebut. Hubungi saya bila ada yang menghendaki versi utuhnya berupa file PDF. Daftar Isi 1. Tulis subyek yang jelas dan mewakili isi email 2. Fokuskan pada pesan yang jelas, membantu pembaca membuat prioritas 3. Tentukan tanggapan yang Anda inginkan secara spesifik 4. [.]

Adakalanya Anda berhadapan dengan seseorang yang dingin,untuk berinteraksi dengannya sebaiknya nyatakan secara singkat termasuk nama, pekerjaan perusahaan dan berbagai , informasi dalam beberapa kalimat pendek. Dengan begitu lebih mudah dan cepat bagi Anda menyampaikan maksud Anda sebaliknya sama halnya bagi rekan Anda tersebut untuk menanggapinya.

Anda harus menambahkan email signature. Email signature adalah sesuatu yang Anda tambahkan setelah email utama Anda yang mengindikasikan identitas Anda. Hal ini jauh lebih baik daripada hanya sekedar menulis nama Anda. Anda bisa membuat email signature seperti berikut : Terimakasih {Anda juga bisa menggunakan Thank You, Thanks, Thanks & Regards atau secara simpel Regards atau Cheers} Tommy Setyawan {Nama depan dan belakang Anda} Engineer{Posisi Anda di dalam perusahaan yang Anda bekerja atau dalam bisnis Anda sendiri}

Tambahkan email si nature

Nyatakan identitas diri Anda den an jelas

62

Office: 123 456 789 M bile:654 321 987{ Ko t " ttp://www.yo rcomp y.com" {Per s A

A t

( omor telpo web per s A jika ada}

Pastikan Anda menambahkan kode ne ara nt k nomor telpone jika Anda men irim email tersebut ke luar ne eri.
7. Gunakan gaya bahasa simpel daripada professional Ini berlaku dan sangat penting ketika Anda mengirim email kepada orang asing atau kelompok orang yang memiliki bahasa ibu berbeda dengan Anda, misalnya bahasa ibu mereka adalah bahasa Inggris sedangkan Anda Indonesia. Jangan kuatir masalah gaya bahasa ini, seiring waktu Anda juga akan memiliki ciri khas gaya bahasa tersendiri. Bacalah tulisan penulis-penulis favorit dan Anda akan menemukan bahwa masing-masing mereka juga gaya sendiri yang lazimnya digabungkan dengan frase favorit, struktur kalimat dan mood yang melingkupi. Eksperimenlah dengan konten Anda untuk peningkatan professional Anda dan lihatlah bagaimana tulisan Anda akan mengalir dan alami. 8. Jadilah ramah, jangan marah Kalau Anda sedang marah ketika menulis email, maka sebaiknya simpan saja dulu tulisan itu di draft. Renungkan dan cobalah rileks sampai Anda merasa sudah tidak marah lagi. Cermati benar maksud Anda, baru selanjutnya mengevaluasi email Anda untuk dikirim. 9. Menelaah ulang Bayangkan bagaimana jika seseorang meminta Anda bekerja sama dengannya untuk hal tertentu. Niat baik dan tujuan besar kerjasama yang disampaikan melalui email tersebut tentu akan dievaluasi berkali-kali sebelum dikirim sehingga terlihat professional karena menyangkut reputasi seseorang. Penggunaan bahasa yang sekedarnya, maksud yang tidak jelas dan kurangnya data-data pendukung, membuat partner kerjasama memiliki kesan kurang professional terhadapnya. Beberapa ciri penulisan professional : -Struktur kalimat dan paragraphnya baik. Pembaca akan dengan mudah membaca dan menangkap maksudnya. -Menghindari tulisan yang gaul. Penggunaan sejumlah kalimat dengan effect bold, warnawarni dan ukuran font yang besar sangat tidak dianjurkan. Perlu diketahui bahwa masih banyak email reader yang hanya bisa menampilkan teks sederhana (plain text), sehingga untuk menekankan suatu kata penting digunakan tanda bintang, misalnya *penting* Terakhir periksalah ejaannya terutama nama dan gelar akademik atau kehormatannya. Beberapa orang sangat sensitif terhadap hal tersebut. Penggunaan huruf-huruf besar pada sejumlah kata tertentu juga hal penting untuk diperhatikan. 10. Jangan mengirim privacy

63

Sebaiknya jangan mengirim sesuatu melalui email, yang memang Anda tidak ingin mengirimnya. Email tidak sepenuhnya aman. Mailbox bisa dibobol atau disadap, dan begitu juga posting email Anda bisa menyasar kemana-mana , hacker dan sebagainya akan mengancam email kita. Menyadari kekurangan tersebut banyak penyedia jasa email saat ini meng-upgrade sistem keamanan email, bagus tetapi tidak sempurna. Di sejumlah perusahaan, administrator email memiliki kemampuan membaca semua pesan email dan akan sangat memalukan bila Anda menulis email yang tidak pantas disana. Sebuat email bisa memiliki masa hidup sangat lama, sehingga berhati-hatilah. Jika Anda rasa hal yang ingin Anda sampaikan merupakan issue yang sensitif, sebaiknya telpon rekan Anda tersebut atau kunjungan langsung personal atau membuat surat kertas biasa (snail mail). Tetapi bila Anda memang berniat mengirimkan email yang mengandung isi sensitif sebaiknya melakukan tindakan, dengan mengacak (enkripsi) data dalam email tersebut dengan aplikasi program PGP (Pretty Good Privacy), serifikat digital dan lain-lain. Hanya cara ini lebih rumit karena kedua pihak baik pengirim maupun penerima harus memiliki program aplikasi seperti PGP dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan kunci tersebut. Keuntungannya hanya orang yang tertuju yang dapat mendeskripsi dan membaca email tersebut. 11. Bedakan situasi formal dan informal Ketika menulis email untuk teman dekat, tidak masalah menggunakan sejumlah singkatan kata, kata-kata gaul atau emoticon yang lazim digunakan diruang chatting. Hal ini tidak berlaku dan akan menuai respon yang berbeda yang mungkin tidak diharapkan bila pembaca email Anda menghendaki suasana formal. Selalu kenalilah dengan baik dengan siapa Anda berkomunikasi dan tujuannya. 12. Merespon dengan segera Pengecekan inbox secara teratur dan memberikan balasan email secara tepat, merupakan tindakan sederhana tetapi akan berefek besar bagi kelangsungan hubungan jangka panjang kedua belah pihak.Anda akan terlihat sangat professional dan sopan, apabila Anda selalu ada bagi rekan online Anda, dan menyediakan wa ktu segera untuk merespon email mereka. Kepuasan mereka ketika berhubungan dengan Anda akan nampak nyata dan melihat Anda sebagai partner yang bisa dihandalkan. Pada dasarnya rekan Anda ingin dianggap sebagai orang penting, jika Anda cenderung mengesampingkan mereka, maka mereka juga akan merespon dengan cara yang sama. Jika memang Anda terlalu sibuk saat ini untuk merespon segera ataupun email tersebut membutuhkan jawaban detail yang lengkap, katakan pada waktu tertentu misalnya hari Senin depan, Anda akan kembali dan merespon email tersebut. Seberapa sering Anda mengecek email Anda, hal itu akan tergantung dari sifat dari pekerjaan Anda, tetapi jangan menginterupsi kerja Anda hanya untuk mengecek email, karena Anda akan kehilangan fokus kerja Anda karena mungkin ada email tawaran yang menarik masuk ke inbox Anda. 13. Menunjukkan rasa hormat dan mengendalikan diri

64

Banyak permusuhan terjadi dimulai karena seseorang memilih reply all daripada reply. Sementara sebagian besar orang tahu bahwa email bersifat tidak private, sehingga bisa sebuah pesan dikirim ke banyak penerima, untuk diskusi bersifat personal sebaiknya tanyakan pada rekan Anda tentang permintaan Anda ini. Hal ini karena apabila seseorang bekerja di suatu perusahaan, dan akan menambahkan CC, sehingga rekan lainnya bisa membaca dan kita tahu ada nama lain ditambahkan bisa membaca email tersebut, tetapi jika dia menambahkan di BCC, maka sebagai penerima tidak akan tahu, kalau ada orang lain ditambahkan dan bisa membaca email tersebut, sehingga permintaan untuk diskusi personal akan meniadakan tambahan nama yang bisa membaca email antara keduanya. Pembicaraan yang bersifat rahasia pada umumnya akan menggunakan pilihan ini. 14. Menggunakan subyek EOM Jika Anda mengirimkan pesan yang sangat singkat, Anda bisa menggunakan teknik EOM atau End Of Message, yakni pesan tersebut berupa subyek email tersebut. Tekniknya yakni Anda menuliskan semua informasi dalam baris subyek diikuti oleh kata EOM pada akhir kalimat. Hal ini membuat penerima email tidak perlu membuka email, karena semua informasi di subyek. Baris subyek adalah inti pesan itu sendiri. Contoh :

Subject: Pertemuan 12/5, jam 10, Ruang Konferensi A, EOM

15. Email Internal Email internal, seperti juga seperti email pada umumnya, sebaiknya jangan terlalu informal. Ingat bahwa email adalah salah satu bentuk komunikasi yang dapat diprint dan dilihat orang lain selain orang yang memang resmi sebagai penerima email Anda. Selalu gunakan ejaan yang benar dan menghindari bahasa gaul. 16. Jangan menggunakan tampilan menyolok, background berwarna atau berbentuk grafis baik berupa animasi atau bukan, ataupun seperti emoticon Jangan menggunakan seperti hal-hal diatas untuk email bisnis. Hal itu bukan saja menunjukkan Anda tidak professional, tetapi juga akan memberi pelu ang email Anda dimasukkan ke dalam Junk Folder atau di blok oleh Spam filter. Juga, jangan gunakan aplikasi grafis gaul, misalnya pada tanda tangan Anda. Banyak perusahaan-perusahaan besar tidak menyukai hal ini. Sebaiknya gunakan saja tanda pengenal sebagai identitas lengkap Anda berupa font biasa pada bagian akhir email Anda.

65

Bab 5. Mengelola email pribadi dan perusahaan

Lihatlah inbox email Anda, berapa banyak pesan yang Anda simpan disana? Kurang dari seratus? Kurang dari seribu? Atau bahkan lebih dari seribu? Percaya atau tidak, ada sejumlah orang yang mengumpulkan ribuan email dalam inbox mereka. Jika ternyata Anda juga demikian, mungkin Anda perlu sedikit meluangkan waktu untuk mencari tahu bagaimana memproses email yang masuk, dan bagaimana Anda bisa mengelola waktu yang dihabiskan untuk membaca email dan merespon email dengan baik. Kelolalah email Anda atau diri Anda yang akan dikelola oleh email. K emampuan mengelola atau mengorganisir mutlak diperlukan untuk setiap orang yang bekerja online. Internet adalah jagad informasi yang dinamis yang bisa membuat Anda begitu powerful karena memiliki informasi tetapi juga bisa membuat Anda terkapar tidak berdaya karena kebanjiran informasi. Faktanya ternyata inbox email ini bisa menghabiskan sebagian waktu kerja Anda. Email yang overload juga akan menguras produktivitas Anda. Pengelolaan email terutama bagaimana mengelola inbox sehingga didapat informasi yang efektif dan efisien. Begitu Anda bisa mengontrol informasi yang masuk ke inbox Anda itu berarti Anda bisa mengontrol waktu lebih baik dan dengan sendirinya produktivitas Anda. A. Mengelola Inbox Berikut ada beberapa langkah untuk mengelola inbox Anda : 1. Penjadwalan untuk membaca email Salah satu pendekatan terbaik adalah menjadwalkan waktu tertentu setiap harinya atau sehari penuh setiap minggunya untuk fokus mereview email yang masuk. Organisasikan email-email yang masuk tersebut ke dalam folder-folder atau segera melakukan tindakan bila email tersebut perlu segera diambil tindakan atau ditanggapi cepat. Hal tersebut akan membuat Anda lebih banyak dan lebih baik dalam menangani pekerjaan. Tergantung dari karakteristik pekerjaan Anda, Anda mungkin membutuhkan mengecek email Anda lebih sering, tetapi paling tidak satu jam setiap hari atau secara spesifik menjadwalkan untuk menanggapi inbox email dan tidak mengijinkan panggilan telpon atau berbagai interupsi, akan meningkatkan kualitas komunikasi Anda via email, dan berdampak signifikan pada profesionalisme Anda. Dengan menggunakan strategi ini akan lebih mudah mengelola informasi yang Anda terima karena Anda tidak membiarkan mengakumulasikannya. Jika Anda mendapatkan informasi yang bermanfaat maka Anda bisa menanggapinya segera atau menjadwalkan waktu tertentu untuk mencerna informasinya dan mendalaminya. Ingatlah bahwa segala sesuatu yang Anda tunda hari ini hanya akan membuat Anda tersandung lagi pada masa depan untuk menghabiskan lebih banyak waktu dibuang karenanya. Tanyakan 2 pertanyaan berikut secara rutin terhadap diri Anda : Bagaimana saya meningkatkan hasil? Bagaimana saya keluar dari hari ini tanpa stress yang berlebihan?
66

2. Pengkategorian Berulangkali Anda akan menemukan informasi atau pesan yang bermanfaat untuk masa depan sebagai referensi atau semacamnya. Jika Anda beranggapan demikian buatlah folder untuk hal tersebut, sehingga akan jauh lebih mudah untuk pengorganisasiannya dan pengambilan keputusan selanjutnya. 90 persen orang meninggalkan pesannya di dalam inbox. Bila inbox Anda hanya terisi 5 pesan tentu tidak masalah untuk membaca informasi tersebut bila dibutuhkan, tetapi bagaimana kalau ratusan bahkan ribuan? Apakah mau membuang waktu percuma hanya untuk mencari sebuah informasi teks bernama email tersebut? Ingatlah bahwa informasi yang campur aduk hanya membuat Anda kelabakan sendiri pada akhirnya. Semua email dapat dikategorikan atau diklasifikasikan sebagai email referensi atau tindakan . Statistik menunjukkan bahwa dengan mengerjakan ini Anda bisa menghemat waktu 50 menit per hari untuk menyimpan dan menemukan informasi. Itu berarti hampir 7 jam dalam seminggu, sebuah waktu yang sangat berharga, bila menerapkan teknik tersebut. Email Referensi : Informasi yang Anda terima dalam email Anda bahwa Anda tidak harus mengerjakan tugas spesifik, tetapi anda ingin menyimpannya sehingga Anda bisa membacanya lagi di hari kemudian. Anda perlu menyimpan email referensi ini di dalam folder email, My Documents di komputer Anda atau mencetaknya dan menyimpannya dalam file cabinet. Email Tindakan : Informasi ini membutuhkan Anda untuk melakukan tindakan tertentu. Ana membutuhkan data dalam email Anda untuk melakukan tindakan tersebut. Informasi ini umumnya disimpan dalam to-do list, calendar atau project management system. 3. Menghapusnya Ada waktu tertentu bagi Anda untuk sedikit barbar dalam hal pengelolaan email ini. Cermati email yang Anda terima dan tanyakan pada diri Anda apakah saya membutuhkan file ini dan jika iya, saya akan membacanya lagi? Sejumlah informasi bersifat time sensitive misalnya penawaran produk atau jasa tertentu dan jika Anda memutuskan untuk untuk menghapusnya, maka hapus saja dan jangan merasa bersalah. Ketika bekerja online Anda tentu menerima informasi dari berbagai penjuru dunia yang mungkin bisa bermanfaat bagi Anda, tetapi bersikaplah realistis dan putuskanlah segera apakah informasi tersebut benar benar Anda butuhkan lalu Anda simpan ataukah hapus saja. Ingatlah bahwa segala sesuatu yang Anda simpan tersebut lambat laun akan menyita perhatian Anda dan menyibukkan Anda. Jadi sekali lagi pertimbangkan apakah suatu informasi layak disimpan atau dihapus saja. B. Memilih Software Email 1. Memilih Webmail dan Email Client Banyak dari kita mengandalkan email sebagai media komunikasi antar kolega dan mengikuti berbagai perkembangan terbaru dari internet, sehingga karena peran email yang vital ini Anda harus menggunakan software email terbaik.
67

Ada dua tipe cara menerima email : pertama dengan browsing di web layanan ini diken al sebagai webmail, yang telah banyak kita ulas sebelumnya. Dan seperti yang Anda ketahui, ada banyak perusahaan besar internet menawarkan email gratis untuk Anda, seperti Google, Yahoo, dan Microsoft. Setelah Anda cermati mereka menawarkan berbagai kelebihan tersendiri, misalnya ada yang menyediakan ruang penyimpanan besar, proteksi spam yang ekselen dan ada yang menawarkan interface yang mudah, friendly dan menyenangkan. Dari sekian banyak penyedia layanan tersebut pilihlah yang terbaik untuk Anda. Cara kedua adalah mengakses email dari desktop Anda, tanpa perlu masuk mengikuti proses internet dan lebih suka mendapat pemberitahuan ketika menerima email baru, maka mendownload software email client adalah pilihan lebih pas untuk Anda. Software email client ini ideal jika Anda membutuhkan sedikit tambahan ruang penyimpanan ekstra dari sejumlah layanan penyedia layanan email. Alasan lainnya adalah untuk meyakinkan bahwa akun email tersebut aman dan diproteksi dari spam serta bisa membuka attachment dengan leluasa. Banyak orang mulai menemukan bahwa banyak tersedia paket software email yang bisa disesuaikan dengan keadaan mereka. Pegasus Mail, adalah contoh email client yang bisa menghandel pengguna-pengguna dari banyak komputer. Luangkan waktu Anda untuk berkeliling melihat-lihat dan mencermati email software terbaik bagi Anda. Dengan mempersiapkan sejumlah uang untuk belanja software ini juga akan lebih baik. Jika termasuk orang kreatif dan unik yang ingin mengaplikasikan sedikit sisi artistik di email Anda, ada cara dan alat untuk menemukan program yang menyediakan Anda peluang untuk melakukan hal tersebut. Incredimail, memiliki berbagai variasi smileys, fonts dan background. Instant Desktop Sender adalah salah satu email client yang menyediakan fiturfitur yang menarik. Sayangnya, informasi tentang email software tidak terlintas di benak para pengguna email pada umumnya. Hal ini karena email software tersebut umumnya dapat ditemukan dengan mudah dan tanpa susah-susah mendapatkannya. Komputer yang terinstall windows biasanya secara otomatis telah terinstall software Outlook Express, cukup ideal untuk mengambil email dengan cepat dan mudah tanpa perlu pergi kemana -mana untuk memenuhi kebutuhan email mereka. Oulook Express salah satu software email terbaik yang bisa Anda gunakan untuk kehidupan professional Anda.

68

2. Email Software Untuk Internet Marketing Saat ini tak terhitung banyaknya email blast software atau istilah untuk software yang dalam waktu singkat menyebarkan email ke berbagai penjuru jagad internet. Aplikasi terutama software ini adalah untuk email marketing. Ada beberapa fitur tertentu dalam software email marketing untuk menjamin ketersampaian dan kesuksesan promosi. Berikut sejumlah fitur penting dalam email blast software : 1. Mudah digunakan Anda ingin meyakinkan bahwa software tersebut mudah digunakan. Ada banyak produk dan layanan saat ini yang tidak easy-to-use interface. Anda tentu menginginkan bahwa editor menggunakan email tersebut dengan mudah dan to-the-point sehingga promosi canggih yang secara visual menyenangkan. 2. Kecepatan Ketersampaian Dengan email blast software, Anda pasti ingin meyakinkan bahwa pesan Anda, dapat diterima subscriber atau client secepatnya. Sejumlah software email marketing tidak menjamin kecepatan ketersampaian sehingga bisa sampai berhari-hari setelah Anda menyetting promosi Anda untuk mencapai penerima email Anda. 3. Peluang Kesuksesan Promosi Anda tentu juga menginginkan bahwa email blast software pilihan Anda menjamin 100% rating ketersampaian email ke penerima. Ini berarti bahwa semua email Anda dapat sampai ke penerima dari daftar Anda dan tidak nyangkut dalam folder spam. 4. Harga Ada 2 rute berbeda yang digunakan dalam promosi email marketing. Anda bisa berlangganan untuk layanan bulanan sehingga Anda membayarnya setiap bula n atau Anda membeli program tersebut dan bisa menggunakannya segera. 5. Batas email penerima Pada umumnya pengguna professional di bidang ini menginginkan email blast software yang menawarkan jumlah penerima tidak terbatas. Sebagian besar perusahaan yang menyediakan layanan bulanan tersebut memberikan ekstra tambahan biaya untuk jumlah penerima email tertentu. Sedangkan software pengirim email yang didapat dengan download umumnya untuk penerima email tidak terbatas.

69

3. Software Anti Spam Tentu Anda menginginkan inbox Anda berisi informasi bermanfaat, bukannya tempat sampah yang dipenuhi tumpukan sampah informasi. Filter spam adalah program berbasis web yang membantu mencegah serangan spam yang memasuki inbox Anda. Hampir semua perusahaan penggembangan software menawarkan berbagai model spam filter dan layanan pelanggan. Spam filter yang ideal akan memberi keleluasaan bagi Anda untuk menyetting aturan terkait email yang diterima, ditolak atau dihapus. Dengan demikian Anda seharusnya bebas membuat blacklists dan whitelists. Produk juga dengan mudah diinstal dan digunakan. Hal yang paling penting adalah software spam filter tersebut harus kompatibel dengan program Anda lainnya. Lazimnya software filter spam ini bersifat rules based atau permission based. Pada rules based, pengaturan dilakukan berdasarkan email yang sudah masuk lalu dilakukan pengaturan oleh program atau pengguna itu sendiri. Sedangkan pada kasus permission based, pengguna menyetting daftar alamat email. Penerimaan email hanya dari daftar alamat yang telah di set tersebut. Jika ada email lain masuk, pengirim harus mengidentifikasikan dirinya sebagai legitimate contact sebelum pesannya disampaikan. Spam Eater Pro, Qurb, Choice Mail One, Spam Killer, Spam Buster, Matador, SpamNet, SpamAgent, iHate Spam dan MailWasher adalah sepuluh peringkat teratas kategori software anti spam atau filter spam. Produk-produk yang bagus tidak mempengaruhi kinerja sistem Anda. Banyak situs internet sekuriti menawarkan produk-produk anti spam bersamaan dengan program anti virus mereka. Tetapi umumnya produk anti spam yang mereka tawarkan tidak terlalu efektif.

70

Bab 6. Contoh email untuk professional

Email adalah alat yang sangat sesuai dan penting dalam komunikasi bisnis. Hal perlu Anda perhatikan adalah untuk menggunakannya secara sewajarnya, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dalam hubungan professional Anda. Berikut disajikan sejumlah panduan singkat dan contoh email untuk professional untuk berbagai profesi dan kondisi. 1. Email Marketing Sampai saat ini Anda mungkin mengetahui bahwa email marketing merupakan salah satu alat paling esensial untuk online marketing, periklanan dan promosi. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah bagaimana email tersebut sampai ke orang yang tepat. Anda perlu membuat daftar tersebut untuk Anda sendiri. Mencari daftar untuk dikirimi email marketing ini tidak mudah, terutama untuk sasaran yang benar-benar tertarget. Selanjutnya pastikan email Anda terkirim dan dibaca oleh orang yang bersangkutan. Ini merupakan ilmu te ntang seni menulis subyek. Pastikan juga email yang Anda kirimkan tidak nyangkut di box spam. Selanjutnya email Anda juga harus memiliki tampilan menarik dan mudah dikenali. Ini tentu bukan sekedar mengetik dan mengatakan sesuatu kepada mereka. Anda harus menampilkan tampilan menarik, professional design. Tidak hanya itu, tetapi pastikan juga email Anda kompatibel dengan platform aplikasi penerima email. Apa yang terlihat bagus di tempat Anda, bisa jadi berantakan di penerima email Anda, sehingga Anda perl u crosscek untuk menghasilkan design yang efektif. Inilah tempat dimana pengalaman dan pengetahuan tentang email marketing diuji. Email marketing Anda juga harus bisa dengan jelas apa yang Anda inginkan terhadap pembaca email Anda, apakah untuk penjualan, donasi, mengeklik link, dan sebagainya. Anda juga membutuhkan konfirmasi yang efektif, misalnya panggilan telpon untuk memastikan email Anda dan menindaklanjutinya. Berikut ini contoh email marketing: Contoh 1. Email Marketing berbahasa Indonesia
Jakarta, Senin, 6 Desember 2010 No Hal Lampiran : 7LH/075/25/10 : Penawaran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth. CEO / Dirut PT. Sejahtera Makmur Sentosa, Salam sejahtera, Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Teknologi Informasi khususnya d alam pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia. Kami berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu, dengan harapan akan menjalin kerjasama pada pengembangan Teknologi Informasi khususnya dalam pengembangan Web (Web De velopment) dan Multimedia sebagai sarana publikasi maupun promosi perusahaan Bapak/Ibu.

71

Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak / Ibu, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih. Hormat Kami, Berkah Setiawan

Contoh 1. Email Marketing berbahasa Inggris

1234, Main Street Boston, MA 02123 03/16/05 <Recipient Address Goes Here> Hello. It seems clear that Abc Company and <other company name> share many of the same goals. And since two companies working together are immeasurably stronger than two companies competing, I'd like to propose a strategic alliance. I would like to meet with you to discuss combining our efforts to <describe alliance action>. I think that by working together, we could increase market share for both companies and build a very profitable long-term relationship. If you're interested in the possibilities, please give me a call at <phone number> as soon as possible. We can arrange a time to sit down and set up what could be a very profitable, enjoyable alliance. I look forward to hearing from you. Regards, Jim Karter

2. Email untuk melamar kerja Ketika datang waktu untuk menulis surat lamaran kerja, banyak para pencari kerja ketakutan. Hal ini tampaknya salah satu hal terberat yang mereka harus lakukan. Berikut panduan praktis untuk menulis email lamaran kerja : a. Tulis perkenalan yang efektif. Apa saja yang seharusnya ada dalam paragraph pembukaan? i. Pekerjaan yang Anda cari serta posisi ii. Bagaimana latar belakang Anda terhadap pekerjaan tersebut Anda perlu untuk langsung to the poin pada paragraph pertama. Anda perlu menyebutkan sumber informasi tentang penawaran tersebut, apakah dari pekerja
72

lainnya, surat kabar atau iklan di TV. Pernyataan adanya lowongan perkerjaan dan posisi yang Anda inginkan pada paragraph pertama membantu menghemat waktu pembaca email Anda dan bisa jadi salah satu keunggulan Anda. b. Juallah diri anda . Pada bagian body email, sebaiknya Anda menembangkan lebih jauh apa yang telah ditulis pada paragraph pertama. Anda jangan terjebak hanya mengulangi saja kualifikasi Anda. Anda harus bisa menjual diri Anda. Tentu, Anda tidak hanya menyebutkan apa saja kualifikasi Anda. Itulah mengapa resume atau CV dibutuhkan disini. Berkonsentrasi dan berfokuslah pada hal -hal yang berhubungan dengan pekerjaan Anda tersebut. Termasuk pengalaman atau hidup yang Anda anggap kualifikasi Anda lebih baik daripada kandidat lain. Ingatlah bahwa Anda sedang berusaha meyakinkan bahwa Andalah yang terbaik untuk mengisi posisi tersebut. Banyak orang memutuskan menambahkan informasi berupa umur, kebangsaan dan jenis kelamin mereka, tetapi informasi tersebut tidak relevan dengan pekerjaan yang ditawarkan. Sering juga, Anda meminta informasi tentang gaji atau hari permulaan kerja, tetapi hal ini cenderung akan membuat persepsi yang salah tentang Anda. Para karyawan mungkin berpikir bahwa Anda lebih konsern pada diri Anda sendiri daripada perusahaan. Faktanya, informasi-informasi tersebut akan diklarifikasi pada saat wawancara.

c. Paragraph Penutup. Pada paragraph penutup Anda sebaiknya menanyakan tentang interview dan termasuk berbagai informasi penting untuk menghubungi Anda. Nyatakan bahwa Anda siap untuk dihubungi untuk diskusi lebih lanjut kualifikasi pekerjaan. Umumnya email web gratis seperti Yahoo! dan Hotmail menambahkan signature secara otomatis pada semua email yang mereka kirim. Yahoo! dan Hotmail menggunakan signature tersebut untuk kepentin gan iklan mereka, dan signature ini juga bisa Anda program sendiri. Adanya signature oleh perusahaan provider email tersebut mengurangi kesan professional pada lamaran Anda. Gmail adalah perusahaan provider email yang tidak menambahkan signature pada email yang mereka kirimkan karena itu bisa Anda pertimbangkan untuk mengirimkan surat lamaran Anda, bila iklan perusahaan tersebut mengurangi kesan professional Anda. Contoh email lamaran kerja: 1. Email berbahasa Inggris untuk posisi Sales & Marketing Dear Sir/Madam Having heard that there is an excited vacancy for Sales Manager, I am interested to join at your established organization and a copy of my curriculum vitae is enclosed. I am currently working as a Sales Executive and completely have previous background at Sales Department in one of PT Maju Sentosa Group. With impeccable standards of Health Food Industry experience, have an excellent eye for detail, health issue and the ability to bring out the best in your team.

73

Though it would be my third experience in the process industry, the kind of work in which your consulate is engaged particularly interests me and I would welcome the opportunity to join your excellent company. I shall be pleased to provide any further information you may need and ho pe I may be given the opportunity of an interview.

Yours sincerely,

Your Name 2. Email berbahasa Indonesia untuk posisi Information Technology Officer Surabaya, 29 November 2010 Kode : ITO

Kepada Yth. Manager HRD PT. Mulia Sejahtera Abadi Group Surabaya Dengan Hormat, Sehubungan adanya informasi lowongan kerja pada situs http:www.MSAgroups.com pada tanggal 28 November 2010, bersama ini saya bermaksud melamar pekerjaan di perusahaan Bapak/Ibu sebagai Information Technology Officer (ITO). Sebagai informasi, saat ini saya sudah lulus program S1 Jurusan Informatika Fakultas Teknik Universitas Surabaya dan sedang menunggu wisuda. Saya memiliki pengalaman kerja free lance sebagai web analyst selama sekitar 2 tahun di berbagai perusahaan dan aktif dalam kegiatan kemahasiswaan kampus tentang aplikasi teknologi informasi dalam bisnis. Kelebihan lain yang saya miliki adalah menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan serta berbagai program komputer sebagaimana kualifikasi yang dibutuhkan. Besar harapan saya atas terkabulnya permohonan ini dan saya siap menerima panggilan wawancara untuk seleksi selanjutnya. Atas perhatian serta kesempatan yang Bapak/Ibu berikan saya ucapkan terimakasih.

Hormat Saya, Freddy Nova

74

3. Email Undangan Pertemuan Apakah Anda sedang mencari cara untuk meningkatkan kualitas suatu pertemuan? Kemudian mulai merencanakan bagaiman pertemuan berjalan sebaik mungkin. Salah satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah mengundang orang yang tepat dengan cara yang tepat pula. Hal ini dilakukan dengan undangan pertemuan. Undangan pertemuan yang bagus akan mampu menjawab pertanyaan para peserta tentang siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana terkait pertemuan tersebut. y Mengapa pertemuan ini diadakan? Maksud dari pertemuan benar-benar terlihat mencolok dalam undangan. Hal ini membuat peserta potensial mengetahui gambaran besar dan tujuan dari diadakannya pertemuan tersebut. Kapan pertemuan diadakan? Undangan pertemuan yang bagus akan tanggal dan waktu pertemuan kapan acara pertemuan tersebut dimulai dan berakhir. Hal ini membuat para peserta membuat perencanaan seputar pertemuan tersebut, termasuk persiapan hal-hal yang dibutuhkan untuk pertemuan tersebut. Dimana pertemuan diadakan? Undangan akan mengarahkan para peserta pada tempat pertemuan akan diadakan. Jika ada rencana perjalanan special yang perlu diadakan, undangan harus menyediakan data tentag hal ini. Siapa saja yang akan hadir? Undangan harus dialamatkan pada sasaran peserta potensial. Jika bisa dituliskan dalam undangan termasuk nama pembicara dan fasilitator akan jauh lebih baik. Apa saja tahapan akan dilakukan dalam pertemuan tersebut? Tahap-tahap untuk menyelesaikan maksud pertemuan perlu ditampilkan dalam agenda acara. Agenda acara yang bagus akan menampilkan daftar apa saja tindakan perlu dilakukan, berapa lama waktu dalokasikan untuk tiap tindakan tersebut dan siapa yang paling bertanggungjawab untuk terlaksananya setiap item agenda tersebut. Bagaimana tahapan pertemuan tersebut dapat diselesaikan dengan menulis agenda menggunakan kalimat-kalimat aktif dan mendeskripskan berbagai teknik khusus yang mungkin digunakan, seperti brainstorming, process analysis, voting atau pembuatan keputusan dengan consensus.

Ketika merencanakan pertemuan, ingatlah untuk mempersiapkan undangan pertemuan yang membuat peserta mengetahui semua yang mereka butuhkan sebelum merencanakan hadir dalam pertemuan tersebut. Pastikan undangan pertemuan menjawab pertanyaan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana sehingga peserta tidak perlu membuat panggilan telpon untuk mencari tahu. Contoh : Email Undangan Pertemuan

Kepada Yth. Para Pendukun Pen emar, Pen iat, Pen usaha, dan Pen una Free/Open ource oftware di Indonesia

75

Untuk memban un sinergi antara para penggiat Open ource di Indonesia dan membuat pemanfaatan Open ource lebih sukses lagi, Asosiasi Open ource Indonesia (AOSI akan menyelenggarakan "Pertemuan Komunitas Open Source" yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal : Sabtu, 17 Juli 2010 Waktu : 12.00 s/d 17.00 WIB (diawali dengan makan siang dan ramah tamah) Tempat : Hotel BIDAKARA, Ruang Bima, Jl. Jend. Gatot Subroto Ka 71-73, Pancoran Jakarta Selatan 12870 Nara sumber: - Keynote Speaker: Betti Alisjahbana (Ketua AOSI) - Panelis: I Made Wiryana (Dosen dan Komunitas Linux), Harry Sufehmi (Komunitas Ubuntu), Harry Kaligis (OpenSolaris, Sun/Oracle), Taufik Hasan (Mastel, AOSI), Frans Thamura (Ja a User Group), Tb Deddy Safiudin (Metro-TV), dan wakil pemerintah (Kominfo/Ristek). - Semua peserta juga diharapkan sebagai nara sumber. - Moderator: Rusmanto (Majalah InfoLINUX) Karena keterbatasan tempat, kami mohon yang berminat hadir untuk mendaftarkan diri melalui email dengan isi email: Nama Peserta : ...... No HP / Telp : ..... Nama institusi : ..... Ditujukan atau TO: sukarni.anindya@gmail.com dan SUBJECT: Pertemuan Komunitas Open Source Pendaftaran ditutup jika jumlah peserta telah mencapai 100 orang. Sekretariat AOSI Telp: 021 797 2204 Fax: 021 794 5013

4. Email untuk pengembangan bisnis (partnership) / penawaran/permintaan kerjasama Meskipun memiliki posisi yang lemah di bidang hukum, masih banyak pola kerjasama bisnis di era modern ini berdasarkan persetujuan lisan. Pada saat memulai bi snis umumnya masih berjalan lancar dan nyaman-nyaman saja, tetapi begitu terjadi sejumlah masalah akan memicu pertengkaran yang cenderung ke arah perpecahan. Bagaimanapun, setelah bisnis berjalan, seperti halnya pernikahan setelah bulan madu, pertentangan muncul dan partner kehilangan sesuatu bagiannya. Disinilah pentingnya untuk selalu membuat kesepakatan bisnis secara tertulis, sebagai aspek keamanan yang berharga. Ketika dengan kesepakatan lisan, kesepakatan tentang sharing pendanaan, tangggungjawab dan keuntungan telah dibuat. Tetapi tidak bisa dijadikan

76

landasan di bidang hukum bila terjadi perselisihan, dan membuat kesepakatan lisan mempunyai posisi kuat dibidang hukum adalah hal mustahil. Pembuatan kesepakatan lisan tidak bijaksana dan seringnya terjadi perselisihan dikemudian hari. Dengan membuat kesepakatan tertulis baik keuntungan dan tanggungjawab dipikul bersama sesuai peran masing-masing dan memiliki kedudukan kuat dibidang hukum. Anda bisa mengirimkan draf ksepakatan ini dengan email untuk bis a dipelajari atau dikoreksi lebih dahulu. Setelah menemukan kesepakatan barulah ditandangani keduanya sebagai bukti fisik kerjasama bisnis tersebut. Contoh surat perjanjian kerjasama : SURAT PERJANJIAN KERJASAMA Kami yang bertanda tangan di bawah ini: PIHAK I Dalam hal ini bertindak sebagai Pemilik PT. IT Media Perkasa yang beralamat di Jl. Raya Sumilir Indah No. 12 Yogyakarta. Selanjutnya dalam perjanjian ini disebut sebagai Pihak Pertama. PIHAK II Dalam hal ini bertindak sebagai Pengelola PT. IT Media Perkasa Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua. Kedua belah pihak telah sepakat untuk mengadakan kerjasama dalam bidang Pengembangan Teknologi. Perjanjian yang dimaksud disebutkan dalam pasal-pasal perjanjian ini, sebagai dasar untuk melakukan kerjasama. PASAL 1 KETENTUAN UMUM Perjanjian ini bersifat mengikat kedua belah pihak yang mengadakan perjanjian sebagai dasar untuk melakukan kerjasama yang dimaksud. Perlu adanya kejelasan mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak atas kegiatan operasional Pengembangan Teknologi. PASAL 2 KEGIATAN OPERASIONAL PT. IT Media Perkasa

77

Pihak kedua selaku Pengelola PT. IT Media Perkasa bertanggung jawab atas operasi PT. IT Media Perkasa sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dalam bidang Teknologi di Indonesia. Kehadiran Pengelola PT. IT Media Perkasa minimal seminggu sekali. Pihak kedua melimpahkan sebagian tugas manajemen operasional kepada pihak pertama tanpa mengurangi fungsi dan tanggung jawabnya sebagai Pengelola PT. IT Media Perkasa. PASAL 3 HAK DAN KEWAJIBAN PIHAK KEDUA Kewajiban pihak kedua selaku Pengelola PT. IT Media Perkasa adalah fungsi dan tanggung jawab sebagaimana yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Sebagai imbalan atas kewajibannya, pihak kedua berhak untuk mendapatkan : 1. Gaji perbulan sebesar Rp.3.000 000; (satu juta rupiah) yang dibayarkan paling lambat akhir bulan berjalan. 2. Tunjangan hari raya sebesar satu kali gaji. 3. Pasal 3 ayat 3 poin a dan b mulai berlaku pada saat PT. IT MEDIA PERKASA sudah berjalan (operasional). 4. Hak-hak pihak kedua besaran rupiahnya akan ditinjau kembali, berdasarkan perkembangan PT. IT MEDIA PERKASA dengan kesepakatan bersama. PASAL 4 HAK DAN KEWAJIBAN PIHAK PERTAMA Kewajiban pihak pertama adalah memenuhi hak-hak pihak kedua. Hak pihak pertama adalah hal-hal yang menjadi kewajiban pihak kedua. PASAL 5 LAIN-LAIN Dalam hal pihak kedua berhalangan dalam melakukan kewajibannya sebagai Pengelola PT. IT MEDIA PERKASA, maka wajib mengadakan PT. IT MEDIA PERKASA baru sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. PASAL 6 PENUTUP Surat perjanjian ini dibuat dan ditanda tangani di bawah materai oleh kedua belah pihak dalam keadaan sadar dan tidak dalam tekanan pihak lain.
78

Apabila di kemudian hari terjadi ketidaksepahaman dan atau terdapat hal -hal lain yang belum terdapat dalam surat perjanjian ini maka akan diselesaikan secara musyawarah. Perjanjian ini berlaku sejak surat izin PT. IT MEDIA PERKASA diterima oleh Pemilik PT. IT MEDIA PERKASA dan berlaku sampai salah satu pihak merasa perlu meninjau kembali kesepakatan bersama ini. Demikian surat perjanjian ini dibuat dengan sebenarnya dan untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bayu Subagyo

Anto Hadinoto

PIHAK I

PIHAK II

SAKSI PIHAK I Saksi I Saksi II

( Ani)

( Rangga )

SAKSI PIHAK II Saksi I Saksi II

( Nurkholish )

( Ningrum)

5. Email rekruitment karyawan Rekruitment karyawan adalah bagian penting bagi kelangsungan hidup perusahaan Anda. Karyawan yang berkualitas tentu berimbas baik baik kinerja perusahaan. Proses rekruitment yang berkualitas sangat menentukan hasil kualitas yang diharapkan. Menentukan metode dan proses rekruitmen karyawan ini bisa jadi merupakan tantangan tersendri bagi perusahaan Anda. Budaya kerja dan nilai-nilai yang berlaku pada perusahaan Anda tentu
79

akan terpengaruh oleh datangnya orang-orang baru tersebut. Biaya mahal yang dibutuhkan rekruitmen karyawan ini harus bisa dilunasi nantinya oleh kinerja karyawan berkualitas hasil recruitment tersebut. Bila tidak berarti itu hanya pemborosan dan merugikan bagi perusahaan Anda. Kesalahan umum yang terjadi pada bisnis kecil dan menengah khusus nya kurang begitu memperhatikan proses recruitment tersebut. Seleksi ketat walaupun terkesan merepotkan bagi perusahaan Anda tetapi hasil yang didapat umumnya lebih baik, bagi kedua pihak, yakni perusahaan Anda sendiri dan karyawan karena dihargai sesuai kemampuan terbaiknya. Bila Anda ingin membuat kinerja perusahaan Anda prima maka memposisikan karyawan sesuai kemampuan terbaik adalah keharusan. Secara umum berikut proses recruitment sebagai panduan Anda : a. Persiapan Mendefinisikan kebutuhan baru untuk pe gawai baru (termasuk posisi baru atau mengisi posisi yang kosong). Putuskan waktu yang pasti untuk mengisi posisi -posisi tersebut. Diskusi dengan general manajer, pekerja kunci dan (jika perusahaan Anda memiliki posisi ini) yakni bagian personalia. Kembangkan dan prioritaskan persyaratan utama yang dibutuhkan dari posisi dan kualifikasi khusus, sifat, karakter dan pengalaman yang Anda cari dari kandidat. Hal ini akan membantu Anda dalam klasifikasi iklan, kerangka pertayaan dalam interview dan menyaring hasil resume untuk kandiat potensial dari interview. Jika posisi tersebut merupakan posisi baru, riset pasar untuk kisaran gaji yang akan Anda berikan perlu dilakukan. Tambahkan beberapa kelebihan lain seperti bonus, komisi dan sebagainya yang mungkin bisa diterapkan. Hal ini bisa digunakan sebagai pemanis . b. Mengembangkan Job Deskripsi Berdasarkan gap antara kemampuan bisnis dan fungsi yang ingin Anda tunjukkan, buatlah dokumen khusus Job Description. Hal ini merupakan dokumen penting yang digunakan secara internal maupun ketika komunikasi eksternal dengan agency recruitment. Kemampuan fungsional yang ingin ditunjukan dari karyawan baru? Kemampuan yang akan mereka butuhkan? Apa yang menjadi tanggungjawab mereka dan harus melaporkan kepada siapa? Definisikan jam kerja mereka dan tugas-tugas penting serta outcome yang diharapkan dari mereka. Penentuan criteria yang memuaskan merupakan bagian kritis ketika menilai surat lamaran dan kandidat. c. Merancang Interview Nyatakan apakah interview dilakukan dalam diskusi panel ataukah individual akan dibuat untuk mewawancarai kandidat dan test-test tertentu. Akan ada satu atau banyak orang terlibat dalam proses interview tersebut. Komunikasi yang jelas tentang tanggungjawab untuk koordinasi proses interview untuk bisnis dan k andidat merupakan hal yang kritis. Pewawancara yang Anda pilih memiliki dampak besar terhadap kualitas dan kelayakan kandidat terpilih untuk posisi tersebut.
80

d. Putuskan memilih kandidat internal ataukah eksternal? Brainstorm atau curah gagasan merupakan cara potensial untuk mengetahui kualitas dari kandidat untuk setiap posisi. Lakukanlah sesi ini dalam kantor perusahaan Anda untuk mengetahui apakah posisi tersebut bisa diisi oleh kandidat internal. Jika ya, distribusikan email ke seluruh staff untuk mengikuti sesi curah gagasan yang telah Anda rancang tersebut. Jika tidak, Anda bisa mempertimbangkan opsi-opsi berikut : y Gunakan metode penyebaran informasi dari mulut ke mulut atau word -of-mouth tentang ketersediaan posisi dalam bisnis dan juga untuk setiap jar ingan pekerja Anda dari teman-temannya dan berbagai asosiasi. Jaringan dan postinglah lowongan tersebut secara online melalui stus jejaring sosial seperti Twitter dan LinkedIn. Mintalah pekerja-pekerja Anda untuk mempublikasikan posisi tersebut melalui media online jejaring sosial mereka. Pasang iklan lowongan di surat kabar harian terkemuka Postinglah via email posisi tersebut melalui web asosiasi professional atau mailing list. Postinglah via email possi tersebut pada web surat kabar harian terkait, termasuk web atau blog perusahaan Anda. Kontaklah beberapa University Career Centres. Kontaklah dan bekerjasama dengan agency-agency recruitment e. Seleksi atau saringan kandidat y Seleksi resume dan/atau lamaran berdasarkan prioritas kriteria yang dibutuhkan dan kualifikasi kandiat. Untuk kandidat yang memiliki surat rekomendasi dan tampak cocok untuk posisi tersebut aturlah interview via telephone pada tahap pertama. Jadwalkan kandidat yang memiliki kualifikasi baik pada interview pertama. Katakan pada kandidat tentang waktu yang tersedia untuk proses interview tersebut. Mintalah kandidat untuk mengisi formulir lamaran pekerjaan di perusahaan Anda tersebut. Berikan kepada kandidat salinan dari job description untuk direview (jika mereka belum melihatnya). f. Mengadakan Inte rview Pastikan setiap interviewer jelas tentang peran mereka dalam proses interview tersebut. Kesesuaian budaya kerja, kualifikasi teknis, kemampuan reaksi terhadap konsumen, dan
81

y y

y y

y y y

pengetahuan merupakan screening tanggungjawab untuk interview er individual. Interviewer seharusnya mengikuti pendekatan terstruktur dan mengisi formulir evaluasi job Candidate setelah interview. g. Memilih Karyawan Baru Referensi dan cek kualifikasi karyawan telah dilakukan. Jika diperlukan bisa ditambahkan surat kelakukan baik dari kepolisian. Selama proses interview berlangsung tetaplah berhubungan dengan kandidat-kandidat yang memenuhi kualifikasi via telephone atau email. Nilai feedback dari mereka dengan nilai tertentu sebagai tambahan skor ketersesuaian dengan posisi yang ditawarkan. y Jika tidak ada satupun kandidat yang memenuhi criteria, mulai proses recruitmet baru. Setujui sebuah permintaan untuk ditawarkan kepada kandidat. Persiapkan surat penawaran posisi yang menawarkan posisi, jumlah gaji, dan berbagai kelebihan yang bisa dinegosiasikan oleh kandidat atau yang telah disetujui perusahaan. Setelah kandidat menandatangani dokumen menerima penawaran kerja, maka kandidat telah berstatus karyawan dan siap bekerja pada hari dan tanggal yang telah ditentukan.

y y

Jadi, selain iklan yang Anda pasang di sejumlah media dan web perusahaan Anda, iklan melalui email juga tidak kalah efektif. Biaya iklan ini tentu tidak murah tetapi Anda punya pilihan yang memadai untuk mengisi posisi yang Anda inginkan. Design dan kata-kata yang digunakan dalam iklan recruitment tersebut berpengaruh besar pada recruitment itu sendiri. Anda harus mendeskripsikan job-nya secara detail pada posisi yang ditawarkan, pengalaman yang dibutuhkan untuk menghindari pelamar yang tidak sesuai. Selain itu juga tentukan deadline untuk memasukkan surat lamaran tersebut. Contoh 1. Email Rekruitment

No. : 5489/TKY098/890/2010 Hal : Rekrutmen Karyawan PT. Halalan Toyibah

Sebuah Perusahaan Syariah membutuhkan beberapa posisi sebagai berikut : 1. Programmer dengan kualifikasi sebagai berikut : -Pendidikan minimal D3 Ilmu Komputer -Pria Muslim -Usia maksimal 35 tahun

82

-Memiliki pemahaman yang baik tentang Agama Islam -Menguasai program Linux, HTML/XML, PHP, My SQL, AJAX, J -Query, Design Web -Bisa bekerja berdasarkan target 2. Staf Redaksi dengan kualifikasi sebagai berikut : -Pendidikan minimal D3 Komunikasi, Jurnalistik, Sastra -Pria Muslim / Wanita Muslimah -Usia maksimal 35 tahun -Memiliki pemahaman yang baik tentang Agama Islam dan perkembangan ekonomi syariah -Memiliki kemampuan menulis -Bisa bekerja berdasarkan target

3. Staf Data Entry dengan kualifikasi sebagai berikut : -Pria Muslim -Usia maksimal 25 tahun -Pendidikan minimal SMA -Memiliki pemahaman yang baik tentang Agama Islam -Mempu mengoperasikan komputer (MS. Office, Program FoxPro) -Bisa bekerja berdasarkan target

4. Staf Marketing dengan kualifikasi sebagai berikut : -Pria Muslim / Wanita Muslimah -Usia maksimal 35 tahun -Pendidikan minimal D3 -Memiliki pemahaman yang baik tentang Agama Islam -Memiliki kemampuan komunikasi yang baik -Mampu mengoperasikan komputer
83

-Bisa bekerja berdasarkan target Silahkan kirimkan CV ke PO BOX 1077 Jakarta 10010 Atau Melalui e-mail ke hrd@halalan.com CV diterima paling lambat 28 Januari 2010
6. Email PHK / Effisiensi Pegawai

Jika Anda menemukan kinerja karyawan Anda tidak memuaskan, apa opsi yang Anda miliki untuk menghentikannya? Anda bisa mengeluarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)atau Surat Pemecatan kepada pekerja tersebut. Karyawan tersebut layak mendapatkan surat PHK atas kelakuannya misalnya tidak ada kinerja atau kinerja yang buruk, kelakuan tidak senonoh, kesembronoan, datang terlambat setiap hari, absen dari pekerjaan utamanya dan sebagainya. Tetapi, perlu diperhatikan bahwa memecat karyawan dari pekerjaannya tidak mudah karena ketentuan UndangUndang Tenaga Kerja, yang melindungi hak-hak karyawan tersebut dengan klausul-klausl tertentu, untuk menjaga hubungan kerja karyawan tersebut. Selain itu juga ada peluang bahwa pemecatan karyawan tersebut akan menimbulkan masalah, karena ketidakpuasannya, seperti aksi demonstrasi, pengaduannya ke Depnaker dan sebagainya. Afiliasi antara pekerja dengan serikat pekerja juga merupakan aspek penting, serikat pekerja juga membuat gangguan dan masalah terkait pemberhentian pekerja. Sehingga perlu diperhatikan sebelum pemberhentian tenaga kerja tersebut, tenaga kerja tersebut disarankan untuk berkosultasi dengan ahli tenaga kerja, serikat dagang dan tunduk terhadap Undang-Undang Tenaga Kerja. Perusahaan disarankan mengirimkan email terkait rencana tersebut, sehingga cukup waktu bagi karyawan untuk mempersiapkan diri berbagai hal menghadapinya. Surat pemberhentian tersebut harus terdiri sejumlah poin berikut : y y y Nama Karyawan Alasan Pemberhentian / Pemecatan Kesetiaan terhadap Undang-Undang Tenaga Kerja

84

Pengambilan kembali hak-hak kewajiban atas karyawan tersebut, yang ditawarkan atas karyawan tersebut, seperti bonus, tunjangan dan sebagianya. Verifikasi jabatan (tanggal mulai bekerja, tanggal pemecatan dan jabatan kerja). Instruksi untuk pengembalian barang-barang perusahaan, yang sedang berada di tangan karyawan tersebut.

y y

Surat pemberhentian hubungan kerja ini umumnya juga diikuti oleh surat pernyataan oleh karyawan yang bersangkutan. Contoh 1. surat pemberhentian hubungan kerja :

No : [ / i l: K [ Di [ D Y

] H K

] ] Hormat,

an ngan adanya i i nsi rusahaan yang mengaki atkan adanya restrukturisasi karyawan, dengan ini T. [.......................................................] melakukan engurangan sebagian karyaw annya untuk menyesuaikan dengan kondisi tersebut. T. [......................................................................] emecat Karyawan dengan berat hati menyatakan bahwa erusahaan tidak dapat lagi mempekerjakan dr. [............................. .....................] sebagai [.............................................] Dengan demikian maka terhitung mulai tanggal [..........] bulan [...................] tahun [.................] hubungan kerja dengan dr. [..................................... ........] dinyatakan berakhir. ihak erusahaan mengucapkan banyak terimakasih atas loyalitas audara selama ini dan jika dikemudian hari perkembangan business erusahaan semakin membaik, maka kesempatan untuk saudara agar bisa bergabung lagi akan selalu t erbuka. [ nama kota ], [ tanggal, bulan, tahun] T. [.............................................] ..Manager ) urat emutusan Hubungan Kerja ini telah dibaca, dimengerti dan diterima. [.............................................] Karyawan Ket : Lembar untuk arsip perusahaan (

Contoh 2. surat pernyataan karyawan

UR T ERNY TAAN

85

Sehubungan dengan Surat emutusan Hubungan Kerja dari T. [.............................................] tertanggal [ tanggal, bulan, tahun] , maka dengan ini saya : Nama : [.............................................] Saya menerima dan menyetujui semua keputusan perusahaan dan untuk itu Saya menyatakan tidak akan menuntut berupa apapun atas dasar dan dalih apapun di orum manapun dikemudian hari terhadap T. [....... ......................................] setelah Surat ernyataan ini saya tandatangani. Surat ernyataan ini dibuat dan ditandatangani di [.............................................] pada hari.. tanggal., dalam halaman dengan bermaterai cukup dibuat sebanyak (satu) lembar. Karyawan (..)

7. Email Perubahan Kondisi K erja Ada ungkapan kita adalah budak dari kebiasaan kita. Kita bangun pada waktu yang sama setiap pagi, berpakaian dengan cara yang relatif sama, menalikan tali sepatu dengan simpul yang sama, dan sebagian besar kita menyukai sarapan pagi yang sama setiap hari. Orang-orang umumnya akan menentang perubahan, jika mereka tidak segera menyukai pekerjaan baru mereka, peran baru atau kondisi kerja baru mereka. Akhirnya mereka mungkin memilih berubah dengan mengubaj kebiasaan mereka dan pola kerja mereka. Pada kasus tertentu, ada sejumlah orang yang memilih menerima semua perubahan tanpa protes maupun kemarahan, tetapi ini tidak normal. Orang-orang menentang perubahan, mereka tidak menyukai keluat dari zona nyaman mereka. Banyak orang keluar dari pekerjaan mereka karena tidak mengatasi perubahan dari tuntutan kerja mereka, antara lain : y y Perjalanan jauh untuk bekerja sebagai hasil dari relokasi tempat kerja Membuat laporan lebih dari s atu boss sebagai hasil persyaratan bekerja pada berbagai proyek. Tidak bisa bekerja dengan tim baru sebagai hasil dari merger, terutama jika tim harus bersama untuk jangka waktu tertentu. Tidak bekerja kecuali pada hal yang mereka sukai dan membantu hal lain yang kurang menarik atau menyenangkan Membenci perubahan kebijakan yang secara langsung berakibat terhadap kondisi dimana saat ini harus bekerja. Berbagai perubahan lain yang membuat mereka mustahil meneruskan dengan pekerjaan baru tersebut, antara lain :
86

Saya tidak suka perjalanan jauh untuk bekerja! Kantor saat ini terlalu jauh. Saya tidak menyukai boss baru saya. Saya tidak menyukai anggota tim saya. teman-teman sebaya. Saya menyukai grup lama saya yang terdiri

Saya tidak menemukan lagi ketertarikan pada pekerjaan saya. Hal-hal diatas adalah sedikit contoh. Alasan untuk menentang perubahan di tempat kerja mungkin sangat banyak. Psikologi manusia sangat komplek dan kebiasaan manusia tidak bisa diprediksi. Menyesuaikan dengan perubahan bera rti kompromi pada sesuatu yang bisa diprediksi terkait dengan cara-cara lama. Hal ini juga berarti kehilangan identitas lama Anda, kehilangan relasi dan menghadapi ketidakpastian pada sesuatu yang baru. Masa depan selalu tidak pasti dan orang-orang menyukai menahan masa kini . RiseSmart, situs internet untuk pencari kerja, menemukan bahwa hampir 30% (1 dari 3) orang telah menghabiskan satu jam perharinya untuk mencari pekerjaan baru. Sehingga kita bisa mengambil kesimpulan bahwa sebagian besar orang telah memiliki resistansi terhadap perubahan di tempat kerja karena mereka telah menggunakan kebiasaan tertentu, zona nyaman dan paradigma. Perubahan terdiri dari dua hal yakni, penghapusan situasi saat ini dan penggantian dengan sesuatu yang lain. Apa yang dikhawatirkan orang-orang tentang penghapusan kondisi saat ini sampai mereka percaya pada sesuatu yang lain tersebut. Kuncinya adalah mendobrak kebiasaan-kebiasaan tersebut dan beradaptasi dengan perubahan baru. Perubahan paradigma ini hanya bisa terjadi jika Anda mengubah mindset Anda dan cara berpikir tentang konsep perubahan di tempat kerja. Perubahan bertahap dan berkesinambungan akan memiliki pondasi dan implementasi lebih baik dibandingkan dengan perubahan yang diharapkan terjadi secara instant. Anda s elaku pemilik perusahaan bisa mengelola perubahan sesuai visi yang dituju. Pengiriman email ke semua staff untuk mendorong perubahan ini merupakan upaya konkret menuju kesana. Pengadaan training yang intensif tentang hal ini juga akan mengakselerasi perubahan. Contoh 1. email perubahan kondisi kerja No : 785/OKL90/FI/10 Hal : Perubahan Kondisi Kerja

Kepada Seluruh Karyawan PT Maju Jaya Bersama Di tempat

Salam Sejahtera,

87

Berhubung dengan peningkatan kapasitas produksi pupuk organik cair sebagai akibat permintaan pasar yang terus meningkat, maka pihak manajemen melakukan perubahan kondisi kerja berupa relokasi pabrik dan produksi pupuk organik menjadi 24 jam nonstop atau 3 shift operasi. Relokasi pabrik baru akan dilaksanakan 1 bulan mendatang serta pembagian karyawan untuk masing-masing shift selambat-lambatnya akan dilakukan 2 minggu sebelum relokasi pabrik. Setiap shift akan memiliki kepala shift yang berfungsi sebagai koordinator tim. Sedangkan pabrik lama akan digunakan sebagai gudang dan kantor.

Demikian pemberitahuan ini semoga bisa dijadikan perhatian.

Hormat kami

General Manajer Produksi 8. Email Pengunduran Diri Inilah saat mengundurkan diri itu, Anda sendirilah paling tahu akan hal ini. Waktu telah tiba untuk keluar dari pekerjaan saat ini. Waktunya untuk menulis surat pengunduran diri. Lalu apa yang akan Anda lakukan? Haruskah Anda menuliskan daftar panjang alasan Anda keluar? Haruskah Anda menuliskan daftar alasan tentang seberapa buruk Anda telah diperlakukan? Apakah Anda harus sentimental dan menuliskan apa yang telah Anda dapat dan bagaimana berkesannya terhadap Anda? Surat pengunduran diri idealnya sangat p endek dan to the point. Berikan tanggal pengunduran diri Anda dan menanyakan kapan organisasi tempat Anda bekerja dapat melepaskan Anda. Semakin detail Anda menulis, maka akan membutuhkan penjelasan yang lebih banyak. Memberikan alasan-alasan atas pengunduran diri Anda hanya akan membuka banyak misinterpretasi, jadi tulis simple saja Saya ingin mengundurkan diri dari perusahaan X pada hari ini. Anda tidak perlu merasa bersalah atas pengunduran Anda dari organisasi tersebut dengan tiba-tiba karena hal tersebut merupakan hubungan professional dan karena hak Anda untuk mengembangkan karir terbaik bagi Anda, organisasi tempat Anda bekerjapun juga hak untuk melempar Anda keluar ketika mereka tidak membutuhkan Anda. Sehingga tidak ada alasan untuk merasa bersalah. Tetapi jika persyaratan kerja ditempat Anda mengharuskan men-training orang lain atau menyelesaikan sesuatu yang telah Anda mulai, maka hal itu baru fair jika Anda menyelesaikan bagian Anda tersebut. Jika Anda keluar karena beberapa pengalaman buruk, bukan ide bagus untuk menulis pengunduran diri saat ini, karena perusahaan Anda akan mencari motif dan berdalih tentang proses keluarnya Anda. Anda juga tidak perlu sentimentil tentang organisasi karena karena sekali lagi ini hubungan professional.

88

Ketika tiba waktunya untuk menulis pengunduran diri, buatlah simple dan langsung, sopan dan formal. Tambahkan ucapan terimakasih karena atas hubungan baik yang terjalin selama ini. Contoh 1. email pengunduran diri berbahasa Indonesia : Kepada Yth, Manajer PT. INDOMEDIA JAYA ABADI IT Jl. Ringroad Utara No. 12F Yogyakarta Dengan Hormat, Bersama surat ini saya Firman Teguh mengajukan permohonan mengundurkan diri sebagai karyawan dari PT. IT MEDIA PERKASA sebagai Kepala Web Desain PT. INDOMEDIA JAYA ABADI IT terhitung sejak tanggal 29 November 2010 Saya ucapkan yang sebesar-besarnya terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan PT. IT MEDIA PERKASA kepada saya untuk bekerja di PT. INDOMEDIA JAYA ABADI IT sebagai Kepala Web Desain INDOMEDIA JAYA ABADI IT selama kurang lebih 1 tahun ini. Tak lupa saya mohon maaf kepada jajaran manajemen PT. INDOMEDIA JAYA ABADI IT apabila terdapat hal-hal yang tidak baik yang telah saya lakukan selama bekerja di PT. INDOMEDIA JAYA ABADI IT Demikian atas perhatian dan pengertiannya saya ucapkan terimakasih Hormat saya Firman Teguh Contoh 2. email pengunduran diri berbahasa Inggris (resign letter) : Dear Mr. Nicholas,

It is with both regret and anticipation that I submit this letter of resignation. As required by my contract of empoyment, I hereby give you one month notice of my intention to leave my position as Graphic Designer, effective 18 November 2010. I have decide that it is time to move on and I have accepted a position elsewhere. This was not an easy decision and took lot of consideration. However I am confident that my new role will help me to move towards some of the goals I have for my career. It has been my genuine pleasure to work for PT. Kreatif Solusindo during these last 22 months. I have enjoyed working with [company name] fine staff of professionals and colleagues. The association I have made during working here will be truly memorable for years to come. I
89

wish [company name] continued more success in the future. Thank you for allowing me to serve [company n ame] and for all the opportunity, experience, knowledge and new skill I have during my employment. Once again I wish you and all staff in [company name] every good fortune.

Yours truly,

Wawan Waluya

9. Email Usulan Kenaikan Gaji Hal-hal selalu berubah, sebagai contoh banyak barang yang Anda lihat saat ini cenderung naik. Itulah mengapa untuk para karyawan kenaikan gaji merupakan issue wajar dan perlu diperjuangkan. Tetapi adakah cara yang bagus untuk melakukan hal tersebut? Ada banyak tips mengenai hal ini, beberapa diantaranya untuk Anda pertimbangkan sebagai berikut : a. Riset. Carilah informasi lengkap terkait gaji dilokasi tempat kerja sesuai pekerjaan Anda. Website seperti salary.com juga bisa membantu Anda mencari jawaban tentan g ini. b. Mengetahui waktu terbaik untuk meminta hal ini . Selalu ada waktu dan tempat untuk semua hal, termasuk menanyakan kenaikan gaji Anda. Hindari permintaan Anda ini jika perusahaan Anda sedang berada kondisi ekonomi tidak baik atau masih relatif baru. Pada situasi tersebut Anda tidak bisa berharap banyak a tas usulan Anda, salah-salah Anda malah menjadi kandidat untama untuk diberhentikan. c. Menilai diri Anda sendiri dulu . Anda tentu tidak menginginkan boss Anda mengatakan Anda belum layak akan hal tersebut, karena Anda belum memadai dalam hal training dan pendidikan. Sehingga pastikan sebelum Anda mengirimkan email usulan kenaikan gaji Anda bahwa Anda layak untuk mendapatkannya. Hal ini juga berarti Anda mendesak diri Anda sendiri untuk meningkatkan level pembelajaran dan kecakapan. Anda bisa mengikuti kursus baru atau berpartisipasi dalam training atau workshop,meskipun tidak disponsori oleh perusahaan Anda. d. Mengajukan promosi. Biasanya Anda mendapat kenaikan segera ketika Anda mengajukan promosi untuk posisi lebih tinggi dan Anda disetujui perusahaan Anda. Pikirkan juga skenario ini. Hal ini juga memberi Anda garansi tentang lebih banyak kelebihan. Tetapi perlu diingat bahwa posisi lebih tinggi membutuhkan lebih banyak waktu dan energi dari Anda. e. Percaya diri untuk mengajukan hal tersebut. Banyak perusahaan rajin memberi peningkatan gaji bagi karyawannya sedangkan yang lainnya tidak. Jika Anda berpikir telah lama tidak ada kenaikan gaji, tanyakan hal tersebut.

90

f. Menjadi pekerja yang baik. Kerjakan pekerjaan Anda secara tekun. Jangan pernah terlambat. Tunjukan rasa hormat Anda terhadap rekan Anda dan kolega. Jangan pernah terlibat dalam gosip perusahaan atau menghancurkan reputasi perusahaan. Ikuti aturan sederhana ini, pekerja yang baik selalu dihargai. Contoh email usulan kenaikan gaji : Kepada Yth. Direktur Utama CV. ABADI MEGAH SEJAHTERA Jl. Kol. Sugiyono 76B Klaten

Dengan Hormat, Saya Sony Fernando dengan ini mengusulkan kenaikan gaji atas kerja saya di CV. ABADI MEGAH SEJAHTERA. Usulan saya ini didasarkan atas lamanya masa kerja, besar gaji untuk profesi serupa di perusahaan rekanan dan prestasi yang saya tunjukkan selaku Kepala Bidang Marketing dan Penjualan. Saya juga mengusulkan agar kenaikan gaji diberikan setiap tahunnya berdasarkan evaluasi kinerja dan besarnya kontribusi bagi perusahaan. Demikian atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih.

Hormat Saya, Sony Fernando

10. Email Promosi Promosi pekerjaan terjadi ketika Anda sampai pada keadaan di tempat kerja Anda bahwa tidak ada jalan lain selain naik ke tangga lebih tinggi dari hirarki perusahaan. Berikut beberapa tips untuk mengakselerasi promosi pekerjaan Anda : a. Anda benar-benar menyukai untuk bisa mendapatkannya. Bagaimana Anda tahu tentang hal tersebut ? Anda kurang tidur bermalam-malam, dan berbicara berjam-jam tanpa henti tentang keinginan dipromosikan. Anda telah bertanya pada diri sendiri dan merenungkannya bahwa Anda layak mendapatkan hal tersebut dan Anda sedang mencari dukungan, baik langsung maupun tidak langsung, dari orang-orang di perusahaan tempat Anda bekerja.

b. Anda telah menyiapkan seseorang untuk menggantikan Anda bila Anda dipromosikan . Ada banyak cara untuk melakukan ini. Salah satu mendelegasikan, tergantung dari level Anda dalam hirarki, atau sharing pekerjaan Anda dengan orang lain anggota tim Anda (sepanjang situasi Anda memungkinkan untuk ini).
91

c. Anda orang yang qualified dalam hal pengalaman, pendidikan dan persyaratan kepribadian yang dibutuhkan untuk efektif mengerjakan pekerjaan baru Anda, jika nanti dipromosikan. d. Ada peluang secara internal dalam struktur p erusahaan sebelum promosi terjadi . Jika tidak ada, itu tugas Anda untuk mendorong manajemen membuat suatu posisi. Anda mendorongnya dengan membuat diri Anda siap mengisi posisi tersebut dan dengan sinyal dengan jelas kepada manajemen bahwa Anda ingin untuk dipromosikan. e. Anda harus bisa menunjukkan bahwa kerja Anda memberi kontribusi yang besar terhadap penghasilan perusahaan. Pekerjaan tersebut termasuk, sebagian besar dan khususnya pada bidang sales dan marketing, manufacturing dan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi core activities dari perusahaan. Tentu saja promosi juga berlaku untuk posisi fungsional lainnya seperti finance, human resources dan sebagainya tetapi setelah bertahun-tahun pada umumnya. f. Anda bisa mendapatkan promosi, ketika Anda belajar tahu kondisi perusahaan dan memainkan politik didalamnya untuk keuntungan Anda. Pastikan Anda mempelajari dan memahami bagaimana power didistribusikan, dibuat dan pembagiannya dalam struktur perusahaan. Dapatkan semua bantuan untuk hal ini, misalnya menanyakan pada bagian personalia tentang struktur perusahaan dan stakeholder utama di perusahaan Anda dan sebagainya. Buat struktur tersebut bisa menguntungkan Anda. Perlu Anda ingat bahwa semakin tinggi posisi Anda di hirarki tempat kerja Anda, semakin banyak perma inan politik dapat diharapkan (meskipun dengan cara halus atau cara canggih). g. Terakhir, seperti kata Peter Drucker, ikon ilmu manajemen, menyarankan di salah satu bukunya bahwa Anda perlu belajar bagaimana mengelola boss Anda. Ini merupakan proses pembelajaran lengkap itu sendiri. Bisa belajar tentang tingkah laku dan dinamika perubahan pikiran dari boss Anda. Dari proses tersebut, Anda juga bisa belajar untuk lebih percaya diri yang membuat boss Anda memahami Anda orang yang bisa dipercaya dan diandalkan. Anda juga perlu membantu boss Anda mendapatkan promosi, sehingga Anda juga akan diberi promosi sebagai imbal baliknya. Pendekatan dengan menuliskan email kepada boss Anda tentang keinginan Anda untuk mendapatkan promosi perlu Anda lakukan. Pendekatan yang bersifat personal besar kemungkinan pada kesuksesan promosi Anda. Contoh 1. Email usulan promosi jabatan Kepada Yth. Direktur Utama PT. Indo -Asia Trading Di tempat

Dengan hormat, Saya telah bekerja selama bertahun-tahun di kepala produksi dan sepengetahuan saya perusahaan telah mengalami pertumbuhan yang signifikan karena permintaan barang yang terus meningkat dari waktu ke waktu. Hal tersebut tidak lepas dari kualitas barang yang dihasilkan dari bagian produksi. Saya telah secara konsisten menunjukkan kinerja yang
92

bagus untuk kemajuan perusahaan PT. Indo -Asia Trading, sehingga dengan ini saya mengajukan promosi jabatan di perusahaan PT. Indo -Asia Trading. Demikian atas perhatian Bapak Direktur, saya ucapkan terimakasih.

Hormat saya, Ferdinand Dacosta

11. Email Penertiban Administrasi Rata-rata pemilik bisnis kecil dan menengah di Amerika menghabiskan 40% dari waktunya untuk urusan rutin administrasi. Jika Anda tidak mau termasuk dalam kelompok tersebut, Anda memiliki dua pilihan yakni memilih karyawan baru atau menyewa konsultan. Kedua pilihan diatas memiliki tujuan yang sama yakni untuk mengurangi keterlibatan Anda dioperasional sehari-hari, dan sebagai pemilik bisnis keputusan adalah di tangan Anda untuk mengatasi kondisi spesifik perusahaan Anda tersebut. Perbandingan dua pilihan diatas akan memperjelas pandangan Anda : Karyawan : Seorang karyawan adalah seseorang yang melakukan pelayanan untuk Anda dan Anda mengontrol apa yang akan dilakukan dan bagaimana melakukannya. Anda bertanggungjawab untuk melatih orang tersebut dan mereka harus dibayar sesuai jumlah jam kerja yang disetujui (meskipun pada saat Anda tidak memiliki pekerjaan untuk dilakukan). Seorang karyawan adalah seseorang yang semata-mata mendedikasikan untuk kebutuhan Anda dan bisa dipanggil kapan saja Anda membutuhkan mereka. Sebagai pemilik bisnis Anda harus menahan sejumlah gaji mereka untuk pajak penghasilan, biaya sosial dan biaya perawatan medis. Anda harus menunjukkan besarnya biaya yang Anda tahan untuk berbagai biaya tersebut. Konsultan : Ketika Anda menyewa konsultan untuk mengontrol atau mengarahkan hasil kerja, tetapi tidak harus mengatakan alat-alat atau metode-metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Mereka umumnya memiliki bisnis sendiri sebagai contoh mereka menyatakan harga yang harus dibayar, jam konsultasi, dan sebagainya. Anda hanya perlu membayar konsultan untuk jam-jam konsultasi atau umumnya berdasarkan jam atau tiap proyek. Anda tidak perlu membayar melatih konsultan karena mereka telah qualified untuk posisinya dan dengan menyewa konsultan Anda tidak perlu berpikir tentang metode yang mereka gunakan untuk menyelesaikan tugasnya, yang mereka Anda sewa untuk menyelesaikannya. Sehingga perbedaan nyata antara karyawan dan konsultan, yakni karyawan adalah seseorang yang melakukan pelayanan untuk Anda dan Anda mengontrol apa yang akan dilakukan dan bagaimana hal tersebut diselesaikan. Sedangkan bila Anda menyewa konsultan Anda-lah yang mengontrol atau mengarahkan hasil dari kerja tersebut, dan tidak perlu mengatakan tentang alat atau metode yang digunakan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan tersebut. Anda selaku pemilik bisnis harus bisa melihat perbedaan tersebut dan memilih yang terbaik sesuai kondisi spesifik perusahaan Anda.
93

Contoh 1. Email Penertiban Administrasi No : 564/876TL/BDG/KLO Hal : Absensi Karyawan Kepada Seluruh Karyawan PT. Angkasa Jaya Indo Di tempat Bandung, 2 Desember 2010

Dengan hormat, Terkait dengan pentingnya absensi kedatangan dan kepulangan segenap karyawan, maka manajemen menerapkan absensi secara komputerisasi. Alat tersebut akan secara otomatis merekam jam kedatangan dan kepulangan karyawan. Untuk keterlambatan kedatangan lebih dari 30 menit, alat tersebut tidak akan mendeteksi absensi sehingga karyawan tidak dihitung kerja apabila kondisinya demikian. Manajemen menyadari apa yang dilakukan ini adalah untuk efektivitas dan profesionalisme kerja seluruh karyawan. Hasil absensi akan secara otomatis terkirim pada bagian personalia untuk evaluasi kinerja karyawan. Alat tersebut akan mulai aktif hari Rabu, 8 Desember 2010. Demikian atas perhatiannya manajemen mengucapkan terimaksih.

Manajemen Personalia

12. Email Penagihan Cash flow adalah bagian kritis untuk berbagai perusahaan jasa dan terutama untuk perusahaan kecil. Bagaimana Anda mencegah klien dari penundaan pembayaran atau yang terburuk tidak membayar sama sekali? Berikut 10 tips : a. Buat aturan sewaktu pertemuan awal dengan klien. Jika Anda tidak memiliki kebijakan aturan tertulis tentang pembayaran, sekaranglah saatnya menulisnya. Kebijakan ini kemudian direview dengan klien pada pertemuan pertama. Berikan klien Anda salinan dari kebijakan tersebut. Pa stikan klien Anda memahami tanggungjawab pembayarannya dan menyetujuinya. b. Tawarkan model pembayaran yang berbeda untuk memudahkan klien membayar kewajibannya. Jika Anda misalnya tidak menerima kartu kredit, sekaranglah saatnya untuk mempertimbangkan menerimanya. c. Pertimbangkan pemberian diskon untuk pembayaran awal dan/atau penalty untuk pembayaran yang terlambat untuk pembayaran tepat waktu. Hal ini penting untuk didiskusikan pada pertemuan awal dan perlu dimasukkan dalam kebijakan tertulis
94

sehingga cukup kuat untuk menuntut klien membayar di awal waktu atau paling tidak tepat waktu. d. Mengetahui proses pembayaran tagihan milik klien. Rahasiakan nomer telpon dan nama orang yang membayar tagihan ke klien. Hal ini berguna jika Anda butuh mengontak klien tentang tagihan dan bisa mencapai beberapa kesepakatan kemudian Anda akan mengetahui bagaimana memperoleh penagihan dari seseorang untuk mengetahui bahwa cek telah dikirim. e. Kirim email pemberitahuan dan telponlah klien bila tagihan terlambat lebih dari 5 hari. Berikan rincian yang lengkap dalam email sehingga klien mengetahui berapa besar yang harus dia bayarkan. Bila sampai waktu tertentu ternyata klien tidak ada tindakan nyata, maka Anda bisa mempertimbangkan apakah meneruskan bekerjasama atau menghentikannya. Situasi akan lebih sulit bila ini terjadi ditengah pengerjaan proyek. f. Jika Anda memutuskan untuk mengirim email terkait keterlambatannya. Buatlah surat Anda menjadi prioritas utama untuk dibaca klien Anda antara lain menggunakan kalimat subyek yang jelas dan berisi instruksi tegas atas kewajiban pembayarannya. g. Telpon pertama untuk keterlambatan tersebut sifatnya mengingatkan saja dan lakukanlah dengan ramah. Mintalah bahwa Anda mengharapkan pembayaran dilakukan pada deadline tertentu. Telpon orang yang bertanggungjawab atas pembayaran tagihan sesuai deadline tersebut sehingga Anda mengetahui seggera jika klien mengingkari kesepakatan. h. Jika klien memberitahu Anda bahwa mereka memiliki masalah financial, coba diskusikan rencana baru pembayaran dengan mereka. i. Terhitung 90 hari atau lebih keterlambatan atau lebih putuskan jika Anda akan menulis surat tagihan terakhir atau langkah selanjutnya meminta jasa debt collector untuk penagihan.

j. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan jasa debt collector dengan pembayaran bagian dari tagihan kepada klien misalnya, beritahulah klien Anda bahwa Anda menggunakan cara tersebut. Mengingat banyak pemilik usaha kecil yang tidak memiliki waktu atau kesempatan untuk melakukan kunjungan pribadi atau panggilan telepon, maka email dan surat sering menjadi pilihan. Contoh surat dibawah ini berisi tiga contoh surat penagihan, masing-masing dirancang untuk tujuan yang berbeda. Setiap su rat secara berurutan dibuat dengan katakata yang lebih tegas daripada sebelumnya sesuai intensitasnya mulai dari pengingat yang bersahabat hingga pemberitahuan bahwa Anda akan menyerahkan urusan ke pengacara atau lembaga penagihan. Contoh 1. Email pena gihan pengingat yang bersahabat
[Nama Debitur]
[Alamat]

95

[Kota, negara bagian, kodepos]

[Hari bulan tahun]

Re: [Saldo rekening] [Nomor rekening]

Yth. [Debitor]:

Berikut ini adalah pengingat bahwa rekening Anda sebesar $ _________ telah terlambat sejak _________________. Dimohon segera melunasi rekening ini. Apabila Anda telah mengirimkan cek lewat surat, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan terima kasih atas pembayaran Anda.

Hormat kami,

Contoh 2. Email penagihan lebih tegas untuk segera menunaikan kewajibannya

[Nama Debitur] [Alamat] [Kota, negara bagian, kodepos]

[Hari bulan tahun]

Re: [Saldo rekening] [Nomor rekening]

Yth. [Debitor]:

Ini adalah pengingat kedua bahwa Anda berhutang kepada kami sebesar $ __________. Dimohon segera melunasi rekening ini. Kami ingin melanjutkan bisnis dengan Anda, namun kami memerlukan kerja sama dan pembayaran Anda.

96

Terima kasih atas perhatian Anda segera atas masalah ini.

Hormat kami,

Contoh 2. Email penagihan lebih tegas untuk segera menunaikan kewajibannya

[Nama Debitur] [Alamat] [Kota, negara bagian, kodepos]

[Hari bulan tahun]

Re: [Saldo rekening] [Nomor rekening]

Yth. [Debitor]:

Ini adalah pengingat terakhir bahwa rekening Anda sebesar $ ____________ telah terlambat dibayarkan. Rekening ini telah terlambat sejak __________. Apabila hingga __________ kami belum menerima pembayaran, kami tidak memiliki pilihan lain kecuali membawa rekening Anda ke [pengacara atau lembaga penagihan] untuk penagihan.

Terima kasih atas perhatian Anda segera atas masalah ini.

Hormat kami,

13. Email Rekomendasi Pernahkah Anda diminta surat rekomendasi untuk seseorang yang sedang melamar mencari pekerjaan? Mungkin Anda pernah melakukannya. Menulis surat rekomendasi adalah sesuatu hal yang mudah dengan hanya sedikit usaha bisa menjadi pernyataan elegan tentang opini Anda terhadap pelamar tersebut. Tulislah semua hal dalam surat rekomendasi
97

tersebut berupa kejujuran karena reputasi Anda termasuk pelamar berbanding lurus dan untuk diketahui publik. Ada beberapa tahapan sederhana untuk menulis surat rekomendasi. Hal penting perlu ditekankan bahwa surat rekomendasi berbeda dengan surat referensi, hal ini karena surat referensi berasal karyawan lain sedangkan surat rekomendasi mungkin dari seseorang yang tidak pernah bekerja ditempat tersebut secara langsung. Berikut tahapan yang akan Anda lalui : Satu : Paragraph pertama Anda adalah pernyataan maksud. Disini Anda mengatakan kepada pembaca mengapa Anda menulis surat dengan maksud tersebut. Hal ini membuat pembaca yang tidak tertarik membaca atau berkepentingan dengan surat tersebut akan menghentikan segera. Anda juga perlu menuliskan siapa yang Anda tulis dalam surat tersebut dan hubungan Anda secara individual d engannya. Penjelasan detail seperti kapan Anda mengenalnya secara individual merupakan hal essensial yang mendasari pengetahuan Anda tentang orang tersebut. Dua : Paragraph utama dari surat Anda berisi menyatakan dengan jelas kepada pembaca bahwa pelamar kerja memiliki kapabilitas penuh untuk menangani berbagai situasi terkait penyelesaian tugasnya di posisi pekerjaan barunya tersebut. Fokuslah pada karakter dan hal-hal terkait yang diterapkan di industri yang didiskusikan dan masukkan beberapa sifat kepribadian pelamar dalam karakternya yang memberi human touch kepada pembaca tentang pelamar tersebut. Tiga : Paragraph ketiga sebagai paragraph terakhir berisi pernyataan final Anda dan opini tentang apresiasi Anda terhadap pelamar dan kerahasiaan informasi ini perlu dijaga bersama dengan pembaca. Anda juga perlu menambahkan nama Anda dan nomor telephone sebagai undangan untuk mengontak Anda jika pembaca tertarik untuk mendiskusikan pelamar lebih lanjut. Contoh 1. Email rekomendasi berbahasa Inggris 562 Banquest Street Fair Valley, AL 81356 September 28, 2004 To Whom It May Concern: It is with great pleasure that I am recommending Rose Berdinger to you. I am the Head Sales Manager at Vacuums Plus and Rose has been under my supervision from November of 2000 to August of 2004 as a saleswoman. Rose would be a great asset to any company. She is one of the brightest employees that I have ever had. She also has a great drive and passion for her work. Rose is such a quick learner. Within her first two weeks at Va cuums Plus she had learned all the product names, their features, and how they work. It normally takes a new employee at least two months to get familiar with all the products that we sell.
98

Rose's drive has led her to great success at Vacuums Plus. She ha s had the honor of receiving the "Top Sales Person of the Month Award" ten times in her last year at Vacuums Plus, which is a feat that no employee has ever achieved here before. I believe that Rose Berdinger will be an excellent fit for your company. Ros e has been nothing short of an exemplary employee. If you have any further questions, feel free to contact me at (555) 555-555 and I'll be happy to answer any questions you have. Sincerely, Signature Peter Ziggad Head Sales Manager

99

Bab 7. Awas bahaya penyalahgunaan email!

Penjahat ada dimana-mana, begitu juga di dunia cyber, untuk itu kita harus terus waspada. Banyak email berisi spam yang berisi penipuan untuk mengambil uang ataupun mengirimkan virus yang merusak sistem pengguna layanan email. Cara terbaik bagi pengguna komputer khususnya pengguna email adalah dengan menjalankan anti spam dan perlindungan anti-malware, berperilaku masuk akal ketika online, dan memastikan sistem yang up-to-date dengan patch keamanan. Salah satu perilaku yang tidak masuk akal yang banyak membius pengguna internet dan menumbuhsuburkan penipuan adalah mudahnya mendapat sesuatu tanpa bekerja dan berusaha, yang ternyata hanya omong kosong saja. Spam bisa dikategorisasikan kejahatan internet. Ada data statistik cukup mengerikan tentang email spam. Laporan yang dipublikasi pertengahan tahun 2008 oleh salah satu perusahaan besar anti-spam (Sophos) menyatakan bahwa 1 dari 28 email legitimate, sedangkan sisanya spam. Saat ini dengan jumlah email dan spam meningkat, asumsinya lebih buruk. Menariknya d ua negara terburuk tempat asal spam ini adalah Amerika dan Russia. A. Pola-Pola Kejahatan Email dan Pencegahannya Berikut beberapa hal yang perlu diwaspadai : 1. Email berantai (chain / hoax letter) Anda pasti pernah menerima email semacam ini, yang mengajak Anda untuk menyebarluaskan email undian berhadiah handphone terbaru jika mampu meneruskan email pada sekian jumlah alamat. Percayalah, bahwa hal tersebut tidak pernah ada. Ada seseorang yang iseng atau mungkin juga institusi berbelanja alamat email supay a suatu saat bisa melakukan hal lain yang jauh lebih memperdaya. Pencegahan: Jangan meneruskan email yang menyarankan Anda untuk meneruskan email kepada orang lain. 2. Undian berhadiah Tidak ada yang datang tiba-tiba secara gratis. Jika ada sebuah perusahaan yang sangat terkenal menghubungi Anda melalui email dan meminta Anda segera mentransfer sejumlah uang untuk membayar pajak hadiah, lupakan saja. Jangan mempercayai email ini. Jika Anda penasaran kontak langsung perusahaan tersebut. Pencegahan: Jangan percaya apalagi transfer uang terlebih dahulu sebelum Anda memastikan kebenaran undian berhadiah. 3. Bisnis palsu Bisnis ini biasanya MLM (Anda harus merekrut member). Termasuk di dalam kategori ini
100

adalah HYIP (High Yield Investment Program). HYIP buk an bisnis investasi tetapi permainan uang. Pencegahan: Mendapatkan uang dengan mudah itu tidak ada. Selidiki siapa yang menyelenggarakan bisnis tersebut (alamat, badan hukum) jika akan bergabung dengan suatu bisnis. Anda bisa mengecek mengenai hal tersebut dengan mencari informasi sebanyak-banyaknya melalui mesin pencari, menanyakan pada teman-teman di media jejaring sosial yang Anda ikuti ataupun melalui diskusi di forum semacam milist atau grup. 3. Phising Phising adalah teknik penipuan untuk mencuri p assword Anda atau informasi pribadi Anda. Pelaku phising sering membuat website palsu yang mirip dengan aslinya, sehingga korban memasukkan nomor rekening dan password di website penipu. Pencegahan: jangan mengklik link di email, selalu periksa URL sebelum login. Misalnya jika mau login ke yahoo mail, pastikan URL-nya mail.yahoo.com. 4. Program pay to Anda mendapat tawaran untuk mengikuti program yang akan membayar Anda jika Anda mengklik email atau banner. Diantaranya memang mereka membayar Anda, namun sebagian besar mereka tidak membayar Anda. Ciri-ciri penyelenggara bisnis ini yang menipu adalah jika mereka menyaratkan Anda harus memperoleh poin sejumlah tertentu sebelum mereka membayar Anda. Kenyataannya, poin Anda tidak pernah mencapai jumlah ini. Pencegahan: Tidak mengikuti program ini, kalau Anda tertarik mengikuti, selalu memeriksa forum yang membahas program tersebut dan mencari tahu apakah membernya dibayar. Intinya kualitas dan kuantitas informasi sangat penting untuk memutuskan sesuatu ha l. 5. Piramida uang: Mirip multi level marketing (MLM) tapi tanpa produk. Anda diminta untuk mentransfer uang ke rekening nomor pertama, Anda masuk ke nomor terakhir. Anda diminta menyebarkan email tersebut ke banyak orang. Bisnis seperti ini tidak berjala n dan hanya membuang waktu serta uang Anda. Pencegahan: Tidak mengikuti bisnis piramida uang. 6. Pencucian uang Anda mendapat email bahwa ada harta warisan yang perlu dicairkan. Anda diminta membantu dengan menyediakan rekening bank untuk ditransfer. Ua ngnya sebenarnya tidak ada, kalaupun ada dan ditransfer ke rekening Anda, uang itu adalah hasil curian dan Anda akan berurusan dengan hukum. Pencegahan: Jangan pernah tergiur dengan penawaran ini. 7. Hacking & cracking Anda tiba-tiba tidak bisa login di email, password salah terus! Padahal Anda merasa tidak pernah mengganti password. Kasus lain E-gold atau paypal Anda tiba-tiba habis ada yang menguras tidak jelas. Pelakunya adalah hacker atau cracker yang mencuri password Anda dan mentransfer ke rekening mereka.

101

Pencegahan: Selalu memasang antivirus dan tidak mengakses rekening online di warnet, selalu gunakan komputer pribadi jika Anda harus mengakses rekening online. Sedikit konvensional, tidak ada salahnya Anda tidak mengaktifkan rekening online jika Anda tidak paham benar seluk-beluk kejahatan di internet. 8. Software yang berisi virus / trojan Anda mendownload software dan merasa nyaman menggunakannya. Tiba-tiba rekening Anda ada yang membobol. Dan jangan sembarangan membuka kiriman email, kendati dari orang yang sekilas mirip dengan teman Anda. Kini, para pengirim spam makin canggih merekayasa pesan seolah-olah dari orang yang familiar. Pencegahan: Selalu gunakan antivirus terbaru yang sudah diupdate ketika membuka Internet. 9. Penyedia layanan email palsu Anda mendapat email yang berisi iklan bahwa ada sebuah layanan email yang sangat fantastis, misalnya tanpa batasan kapasitas, anonim, bahkan Anda akan mendapat dollar jika registrasi. Itu semua bohong. Jika Anda menggunakan email tersebut, maka data-data pribadi Anda akan dicuri oleh penyedia email palsu tersebut. Pencegahan: Jangan mendaftar email ke tempat yang tidak dapat dipercaya, gunakan penyedia layanan email yang terpercaya. 10. Email palsu (fake mail) Anda mendapat e-mail seolah-olah dari admin yahoo, admin e-gold atau paypal. Email ini menyatakan Anda harus login untuk verifikasi data. Anda sangat terkejut dan segera membuka link yang ada dalam pesan email tersebut. Anda diminta memasukkan password Anda. Jika ini terjadi berarti Anda telah tertipu, karena mengirimkan password ke hacker / cracker. Pencegahan: Jangan mengklik link dalam email, apalagi setelah Anda klik, Anda harus memasukkan password Anda. Ini halaman palsu. B. Memilih Smart Password Phising, adalah topik yang sedang marak diberbagai berita media, yakni cara yang biasa yang digunakan para hacker menipu Anda sehingga Anda membeberkan informasi personal Anda seperti password akun Anda. Jika Anda mencurigai Anda telah menjadi korban serangan phising ini, sebaiknya Anda segera mengganti password Anda, update security question dan alamat sekunder pada akun Anda dan pastikan Anda menggunakan browser modern dengan anti-phising protection teri ntegrasi. Membuat password baru adalah rekomendas pertama yang sering Anda terima ketika terjadi masalah. Meskipun password hebat sekalipun tidak menjamin 100% keamanan akun Anda, tetapi menyetting password yang mengesankan Anda dan susah bagi orang lain menebak smart security praktis ini tentu lebih baik, karena password yang lemah dapat dengan mudah ditebak. Memilih password yang bagus pada dasarnya turut membantu aspek keamanan baik akun email Anda maupun blog atau website Anda. Dibawah ini sedikit masalah yang sering terjadi dan saran untuk membuat password Anda lebih baik.
102

Masalah 1 : Penggunaan berulang password untuk berbagai akun Dengan pertumbuhan konstan dari bisnis layanan yang membutuhkan password seperti email, online banking, jejaring sosial dan shopping website, tidak mengherankan bahwa orang-orang dengan mudah menggunakan password yang sama untuk berbagai akun tersebut. Hal ini merupakan hal beresiko, jika seseorang mengetahui password Anda dari satu layanan, maka orang tersebut berpotensi untuk mendapatkan akses ke email pribadi Anda, informasi alamat dan bahkan uang Anda. Solusi 1 : Gunakan password unik Merupakan ide yang bagus jika Anda menggunakan password yang unik untuk akun Anda terutama akun penting seperti email dan online banking. Ketika Anda membuat password untuk suatu situs, Anda mungkin berpikir tentang frase terkait dengan situs tersebut dan gunakan singkatan atau variasi dari frase tersebut sebagai password Anda, tetapi jangan menggunakan nama situs asli tersebut sebagai password. Jika itu merupakan frase yang panjang, Anda bisa mengambil bagian huruf depan dari kata -katanya. Untuk membuat kata atau frase tersebut lebih aman, cobalah membuat beberapa huruf capital dan variasikan dengan nomor atau symbol. Sebagai contoh, frase untuk website bank Anda misalnya Berapa banyak uang yang saya punya? dan passwordnya menjadi #RP5yPnYa? (Catatan : karena telah ditulis disini sebagai contoh, mohon jangan menggunakan password yang sama untuk akun Anda). Masalah 2 : Menggunakan password yang umum atau kata-kata yang ditemukan dalam kamus Masalah umum kedua termasuk penggunaan kata-kata atau frase sederhana seperti password atau letmein ataupun pola keyboard seperti qwerty atau qazwsx ataupun pola urutan seperti abcd1234 . Penggunaan kata sederhana yang Anda temukan dalam kamus juga mempermudah pembobolan password Anda untuk menadapatkan informasi personal Anda. Solusi 2 : Menggunakan password berisi campuran huruf, angka dan symbol Hanya ada sekitar 268 (208.827.064.576 atau sekitar 200 miliar) kemungkinan permutasi untuk password dengan 8 karakter dan semua hanya menggunakan huruf kecil , sementara ada 948 (6.095.689.385.410.820 atau sekitar 6 trilyun) k emungkinan permutasi untuk password berisi 8 karakter yang menggunakan kombinasi huruf besar dan huruf kecil, angka dan symbol. Lebih dari 6 trilyun kemungkinan variasi dari password berisi campuran tersebut diatas, tentu lebih sulit seseorang untuk menebak atau membobolnya. Masalah 3 : Menggunakan password berdasarkan pada data personal Kita semua berbagi infomasi tentang dirikita dengan teman-teman dan rekan kerja kita. Nama dari suami atau istri, anak-anak atau hewan piaraan umumnya bukan hal rahasia, sehingga tidak mudah disarankan sama sekali menggunakan nama-nama tersebut sebagai password Anda. Anda seharusnya juga menghindari untuk menggunakan tanggal kelahiran, nomor telpon ataupun alamat.

103

Solusi 3 : Buat password yang orang lain sulit menebak Pilihlah kombinasi dari huruf, angka ataupun symbol untuk membuat password yang unik yang tidak berhubungan dengan informasi personal Anda. Atau, pilihlah kata acak atau frase dan masukkan huruf-huruf dan nomor-nomor tersebut dalam bagian awal, tengah dan akhir yang membuatnya sangat sulit ditebak misalnya sP0okyh@llow3En ). Masalah 4 : Menulis password dan menyimpannya di tempat yang tidak aman Beberapa dari kita memiliki akun online yang cukup banyak sehingga butuh menuliskan password dalam suatu tempat. Solusi 4 : Jaga pengingat password tersebut di tempat rahasia yang tidak mudah dilihat Jangan tinggalkan catatan berisi password Anda pada berbagai situs atau komputer atau meja Anda. Orang-orang yang berjalan-jalan di sekitar tempat tersebut dapat dengan mudah mencuri informasi tersebut dan menggunakannya untuk membobol akun Anda. Dan jika Anda memutuskan untuk menyimpan password Anda dalam file komputer Anda, buatlah nama yang unik untuk file tersebut sehingga orang-orang tidak mengetahui apa di dalamnya. Hindari nama file seperti my password atau sesuatu lain yang jelas menunjukkan isi file tersebut. Masalah 5 : Recalling password Anda Ketika memilih smart password seperti diatas, akan sulit untuk m engingat password tersebut ketika Anda mencoba sign in untuk situs Anda yang cukup lama tidak dikunjungi. Untuk mengatasi hal tersebut, banyak website akan menawarkan Anda opsi berupa mengirim password-reset link ke email Anda maupun menjawab security ques tion. Masalah 5 : Yakinkan password Anda untuk opsi recovery ini aman dan meng -up datenya Anda harus memastikan untuk meng-update alamat email yang Anda berikan untuk setiap akun file yang Anda miliki, sehingga jika Anda butuh mengirim password reset akan menuju ke tempat yang benar. Banyak website akan meminta Anda untuk memilih pertanyaan untuk memverifikasi identitas Anda jika Anda lupa akan password Anda. Jika Anda bisa membuat pertanyaan sendiri, buatlah pertanyaan yang jawabannya hanya Anda sendiri yang tahu. Jawabannya tentu tidak mudah ditebak dari informasi yang telah Anda posting online baik di profile jejaring social, blog ataupun tempat lain. Jika Anda diminta untuk memilih pertanyaan dari daftar pilihan opsi, seperti kota tempat Anda dilahirkan, Anda harus berhati-hati terhadap pertanyaan tersebut karena cukup tidak aman. Cari cara lain untuk membuat jawaban yang unik-Anda dapat melakukan dengan menggunakan sejumlah tips diatas atau dengan membuat konvensi dimana Anda selalu menambahkan symbol setelah karakter kedua dalam jawaban Anda misalnya ja@karta,
104

sehingga jika seseorang berusaha menebak jawabannya, mereka tidak akan tahu bagaimana memasukinya.

105

Penutup
Peran email tetap tak tergantikan sebagai media komunikasi terutama di bidang professional dan bisnis. Pengkayaan fitur pada aplikasi email membuatnya seolah menjadi one stop internet service. Frekensi spam yang tinggi selain hanya berisi informasi sampah juga sering disertai virus yang merusak menjadikan para penyedia layanan email bersaing memperbaiki kehandalan email dari segi security-nya.

Kemudahan penggunaan, kecepatan akses, ruang simpan tak terbatas, integrasi dengan Instant Messaging dan Anti Virus, Anti Spam, kemampuan menampilkan dan mengedit file office, menampilkan file .pdf dan .jpg, pencarian dan pengorganisasian adalah sejumlah fitur yang ditawarkan untuk aplikasi professional Anda dan para penyedia layanan email tersebut juga terus bersaing untuk peningkatan jumlah penggunanya. Penyedia layanan webmail lokal pun bermunculan tidak mau kalah dengan sejumlah perusahaan raksasa yang menawarkan service serupa. Penyedia webmail lokal mengandalkan kecepatan akses karena server berada di dalam negeri dan ditambah informasi berita lokal sebagai pelengkap dan cirri khas pada umumnya. Pengetahuan dan kemampuan yang memadai untuk mengoptimalkan fitur-fitur email maupun aplikasi luasnya di bidang professional an bisnis membuat penggunaan email semakin efektif dan efisien. Integrasi dengan software-software tambahan untuk mengoptimasi lanjut kemampuan email, sebagai senjata andalan dalam kegiatan bisnis sehari-sehari perlu dipertimbangkan. Kejahatan selalu ada di berbagai lini kehidupan, begitu juga pada aplikasi email ini. Pengetahuan dan kemampuan yang memadai, bekerja dengan akal sehat dan mengenali pola-pola penyalahgunaan email sehingga sebisa mungkin terhindar darinya atau meminimalisasi dampak negatif penyalahgunaan aplikasi email tersebut.

106

Daftar Pustaka
Web :
www.republika.co.id www.ezinearticles.com www.wikipedia.org www.mediaindonesia.com www.jawapos.co.id www.suaramerdeka.com www.harianjogja.com http://mail.google.com/ http://gmailblog.blogspot.com/

http://www.bestsampleletters.com/ Buku : Hammersley, Ben., 2006, Hacking Gmail, Wiley Publishing, Inc, United States Hollzner, Steven., 2010, Sams Teach Yourself Gmail in 10 Minutes , Pearson Education, Inc, United States

107