ORGANISASI PENGELOLA ARSIP

1. BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL XII PEKAN BARU

a. Alamat : Redaksi Web BKN Kanreg XII - Riau

Jl. Hang Tuang Ujung No.148 Pekanbaru - Riau 28281 Indonesia Telepon & Fax : 0761-7870006 Email Redaksi : kanreg12_ims@bkn.go.id http://www.bkn.go.id b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum adalah : a. Penyusunan rencana dan program b. Pengelolaan administrasi keuangan c. Pengelolaan administrasi kepegawaian d. Pengolahan tata usaha kantor, dokumentasi dan kehumasan, serta perlengkapan dan rumah tangga Bagian Umum terdiri dari : Subbagian Perencanaan dan Keuangan Memiliki tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana, program dan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan dan pembayaran serta pembukuan dan verifikasi Subbagian Kepegawaian Melakukan tugas urusan tata usaha kepegawaian, administrasi mutasi dan pengembangan kepegawaian serta kesejahteraan pegawai Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan, ekspedisi, penggandaan, dokumentasi,

kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan perlengkapan, angkutan kendaraan dinas, ursan dalam dan keamanan. Struktur Organisasi BKN Kanreg XII Riau, yaitu:

Sumber: http://www.bkn.go.id/kanreg12/en/profile/struktur-organisasi.html. Akses tanggal 29 November 2011 Pukul 18.00 WIB

a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk pengelolaan arsip di BKN Kanreg XII Riau yaitu:
Nama Jabatan : Drs. Arif Affandhi : Kepala Bagian Umum

NIP Tempat / Tgl. Lahir Pangkat - Gol. Ruang / TMT Pendidikan Terakhir

: 19640223 199103 1 001 : Surabaya / 23 Februari 1964 : Pembina - IVa / 01-04-2010 : S-1 Administrasi Negara Thn. 1989 Akses tanggal 29

SUMBER: http://www.bkn.go.id/kanreg12/. November 2011 pukul 18.10 WIB.

1. BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN KOTA TANGERANG SELATAN

a. Alamat: Jl. Raya Puspiptek Serpong Kec. Setu Kota Tangerang Selatan Banten Kode Pos 15314 Indonesia mail@bkd-tangsel.info +6221-7566678 +6221-7566710 http://www.bkd-tangsel.info
b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian Rincian tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah : 1. Memahami tugas dan pedoman kerja yang diberikan; 2. Menganalisa dan menyusun usulan program, rencana kerja dan anggaran tahunan; 3. Mendistribusikan, memberikan arahan dan bimbingan kepada pegawai dalam melaksankan tugas;

4. Mengkonsultasikan dan koordinasi dengan instansi/unit kerja terkait dalam rangka mendukung pelaksanaan kegiatan kedinasan; 5. Menganalisa permasalahan-permasalahan yang

dihadapi untuk mencarikan solusinya; 6. Membina pengawasan melekat dan menegakan

hukuman disiplin secara berjenjang sesuai dengan kewenangannya; 7. Mengefisiensikan dan mengefektifitkan penggunaan

sumber daya yang telah dialokasikan; 8. Meneliti pegawai; 9. Menyusun pengajuan permohonan pembuatan Kartu Pegawai, Kartu Istri/Suami, Kartu Asuransi Kesehatan dan Kartu Tabungan Asuransi Pegawai Negeri, kebutuhan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemberhentian, pemensiunan, pengembangan karier dan pemberian tanda penghargaan/tanda jasa pegawai; 10.Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) pegawai; 11.Mengembangkan dan mengendalikan tata pengelolaan kearsipan dan dokumen kepegawaian; 12.Mengembangkan dinas pegawai; kerumahtanggaan, hubungan kekuatan, kebutuhan kinerja pegawai dan dan upaya

peningkatan

disiplin,

kesejahteraan

masyarakat, keprotokolan, akomodasi dan perjalanan

13.Mengiventarisir kebutuhan listrik, air, faksimili, telpon, peralatan dan perlengkapan kantor lainnya; 14.Menggolah, mengadakan, menyimpan, memelihara

sarana dan prasarana kantor; 15.Mengatur keamanan, kebersihan dan keindahan

ruangan, halaman dan taman kantor; 16.Menyarankan dan pertimbangan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok; 17.Mengoreksi bahan-bahan untuk penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Daerah dan Laporan Laporan Penyelenggaraan Pemerintah

Keterangan Pertanggungjawaban; 18.Melaporkan atas pelaksanaan tugasnya; 19.Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai dengan

bidang tugasnya. Struktur Organisasi BKPP Kota Tangerang Selatan

Sumber: http://www.bkd-tangsel.info/v1/images/bagan-bkpp.png. Akses tanggal 29 November 2011 Puku 16.40 WIB.

a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk pengelolaan arsip di BKPP Kota Tangerang Selatan yaitu:
Bagus Wijanarko, SE Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sumber: http://www.bkd-tangsel.info/v1/images/bagan-bkpp.png.
Akses tanggal 29 November 2011 Puku 16.50 WIB.

1. KEMENTERIAN KESEHATAN RI BPPSDMK (BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SDM KESEHATAN)

a. Alamat: Jl. Hang Jebat III Blok F3, Kebayoran Baru Kotak Pos No. 6015/JKS/GN Jakarta Selatan Jakarta 12120 Indonesia E-mail: datinppsdmk@gmail.com Telephone: 021-7245517, 72797302 021-72797302 Fax: b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian dan jabatan fungsional, tata persuratan, kearsipan, dan gaji. Dalam melaksanakan tugas Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha menyelenggarakan fungsi: a. Pengelolaan fungsional; b. pengelolaan perencanaan dan mutasi pegawai; dan c. pelaksanaan urusan tata persuratan, kearsipan, dan gaji. Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha terdiri atas: a. Subbagian Pengembangan Pegawai; b. Subbagian Perencanaan dan Mutasi Pegawai; dan c. Subbagian Tata Usaha dan Gaji. Tugas Pokok dan Fungsi pengembangan pegawai dan jabatan

1. Subbagian Pengembangan Pegawai mempunyai tugas melakukan urusan pengembangan dan kesejahteraan pegawai, serta jabatan fungsional. 2. Subbagian pengadaan, pegawai.
3. Subbagian

Perencanaan pemberhentian,

dan

Mutasi dan

Pegawai mutasi

mempunyai tugas melakukan perencanaan kebutuhan, pensiun

Tata Usaha dan Gaji mempunyai tugas

melakukan urusan tata persuratan, kearsipan, dan gaji. Sumber: http://www.bppsdmk.depkes.go.id. Akses tanggal 29
November 2011 pada pukul 17.15 WIB.

1. BADAN NARKOTIKA NASIONAL

a. Alamat: Jl. M.T. Haryono No. 11 Cawang, Jakarta Timur Tlp. (021)80871566, 80871567 Fax. (021)80885225, 80871591, 6280871592
b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian secretariat

Utama BNN TUGAS POKOK DAN FUNGSI Tugas Sekretariat Lakhar BNN mempunyai tugas melaksanakan pengoordinasian penyusunan kebijakan BNN, penyerasian rencana kerja dan program instansi pemerintah terkait, penyusunan rencana kerja dan program Lakhar BNN, pelaksana kerjasama lintas sektoral, penyelenggaraan

administrasi dan keuangan, bahan analisa dan bantuan hukum, dan pelaporan hasil kegiatan BNN dan Lakhar BNN. Fungsi : 1. Pengoordinasian instansi pemerintah terkait dalam penyiapan dan penyusunan kebijakan BNN di bidang ketersediaan dan P4GN; 2. Penyerasian pemerintah P4GN; 3. Penyusunan rencana kerja dan program Lakhar BNN; 4. Penyiapan nasional, koordinasi regional dan administrasi kerjasama rangka dan internasional dalam rencana terkait, kerja BNP dan dan program BNK/Kota instansi dalam

menjabarkan kebijakan di bidang ketersediaan dan

penanggulangan masalah narkotika, psikotropika, zat adiktif, prekursor dan bahan berbahaya lainnya terkait dengan narkotika dan psikotropika; 5. Pelaksanaan, pengelolaan administrasi dan keuangan BNN dan Lakhar BNN; 6. Pelaksanaan perumusan, analisis peraturan perundangundangan dan pemberian bantuan hukum di lingkungan BNN dan Lakhar BNN; 7. Perekrutan dan pengembangan sumber daya manusia di bidang P4GN; 8. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan hasil kegiatan BNN dan Lakhar BNN; 9. Penyelenggaraan administrasi dan keuangan sekretariat Lakhar BNN. STRUKTUR ORGANIASASI

Sumber: http://www.bnn.go.id/portalbaru/portal/index.php.
Akses tanggal 29 November 2011 pukul 16.12 WIB.

1. BADAN PERENCANAAN DAN PEMBANGUNAN

DAERAH (BAPPEDA )KOTA SABANG

10

a. Alamat: Jalan Yos Sudarso no. 45, Sabang, Provinsi Aceh Telp (0652) 22922 Fax (0652) 21184 Email: info@bappeda.sabangkota.go.id Website: bappeda.sabangkota.go.id b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Sekretariat BAPPEDA Kota Sabang Tugas Pokok dan Fungsi Paragraf 2 Sekretariat Pasal 23 (1) Sekretariat merupakan unsur pembantu Kepala Badan Perencanaan tugas-tugas pengelolaan kepegawaian, program, data, Pembanganan Bidang dan secara Daerah terpadu dalam serta melakukan melakukan umum, hubungan penyusunan koordinasi penyusunan program dan penyelenggaraan pelayanan informasi, administrasi, keuangan, pemantauan,

tatalaksana,

masyarakat dan protokoler serta evaluasi dan pelaporan. (2) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Perencanaan Pembanganan Daerah. Pasal 24 Sekretariat penyusunan pengelolaan mempunyai program dan tugas dan melakukan koordinasi tugasumum, penyelenggaraan administrasi,

tugas/kegiatan Bidang secara terpadu serta melakukan pelayanan perlengkapan, peralatan, kerumahtanggaan, perpustakaan,

11

keuangan, kepegawaian, organisasi dan ketatalaksanaan, hukum, perundang-undangan, informasi, pemantauan, penataan arsip, hubungan masyarakat, pengumpulan data dan penyusunan program serta koordinasi penyusunan rencana strategis, program kerja, evaluasi dan pelaporan dilingkungan Badan Perencanaan Pembanganan Daerah. Pasal 25 Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, Sekretariat mempunyai fungsi : a. pengkoordinasian terpadu; b. pembinaan dan pengelolaan pemeliharaan, administrasi rumah umum, tangga, kepegawaian, keuangan, barang inventaris, peralatan, perlengkapan, perpustakaan, penataan arsip dan dokumentasi serta organisasi dan tata laksana; c. penyusunan berkala; d. pelaksanaan pengumpulan dan pengolahan data serta penyusunan kegiatan; e. penyusunan rencana anggaran BAPPEDA yang bersumber dari APBK, APBA, APBN, bantuan pinjaman dan atau hibah luar negeri; f. pelaksanaan pengawasan dan pengendalian serta evaluasi terhadap pelaksanaan program dan kegiatan; g. pengelolaan administrasi keuangan; laporan pelaksanaan program dan rencana strategis jangka pendek dan jangka panjang serta pengkajian dan evaluasi secara penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas/kegiatan bidang secara

12

h. pelaksanaan penyiapan data, informasi dan hubungan masyarakat; i. pembinaan, penyusunan j. pelaksanaan diberikan Pasal 26 (1)Sekretariat terdiri dari : a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; b. Sub Bagian Program; dan c. Sub Bagian Keuangan. (1)Masing-masing Sub Bagian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Pasal 27 (1) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan, rumah tangga, data dan informasi, barang inventaris, aset, perlengkapan, peralatan, pemeliharaan, perpustakaan, kepegawaian, organisasi, ketatalaksanaan, hukum dan perundang-undangan, masyarakat dan protokoler. (2) Sub Bagian Program mempunyai tugas melakukan penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang, rencana anggaran yang bersumber dari APBK, APBA, APBN, bantuan dan hibah luar negeri, rencana strategis, melakukan penelitian, pengkajian, pelaksanaan hubungan pengawasan laporan dan pengkoordinasian kinerja lainnya Badan yang akuntabilitas kedinasan Badan

Perencana Pembangunan Daerah; dan tugas-tugas oleh Kepala Perencanaan

Pembangunan Daerah sesuai dengan bidang tugasnya.

13

pengembangan data, informasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan serta penyusunan laporan (3) Sub akuntabilitas Bagian kinerja Keuangan Badan Perencanaan tugas Pembangunan Daerah. mempunyai melaksanakan verifikasi, pengelolaan administrasi pembukuan, keuangan, pelaporan

perbendaharaan,

realisasi fisik dan keuangan serta pengelolaan dan pelayanan administrasi keuangan seluruh bidang di lingkungan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk pengelolaan arsip di BAPPEDA Kota Sabang yaitu: Nama : Faisal Azwar, ST.,MT NIP : 19700803 199903 1 005 Jabatan : Sekretaris Pendidikan Terakhir : S2 Perencanaan Wilayah

Nama : M. Amin, S.H. NIP : 19660607 198603 1 005 Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Pendidikan Terakhir : S1 Ilmu Hukum Sumber: http://bappeda.sabangkota.go.id. Akses pada tanggal 30
November 2011 pada pukul 10.05 WIB.

1. IPB GRADUATE SCHOOL (Bogor Agriculture University)

14

a. Alamat:

Jl. Raya Darmaga, Gedung Andi Hakim Nasoetion Kampus IPB Darmaga Bogor 16680 - Jawa Barat, Indonesia Phone +62-251-628448/622961, Email : sps@ipb.ac.id b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Tata Usaha Urusan Administrasi Persuratan dan Manajemen Kearsipan

TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA TATA USAHA Bertanggungjawab kepada Wakil Dekan dan berkoordinasi dengan Sekretaris Program Doktor dan Magister, Sekretaris PK, para Kepala Divisi dan Koordinator Lokasi lainnya dalam pelaksanaan tugas sebagai berikut : 1. Penanggung prasarana) 2. Penanggung jawab administrasi persuratan, dokumentasi dan pengarsipan, akademik, keuangan dan dokumen sarana-prasarana 3. Penanggungjawab pelaksanan pengadaan dan pemeliharaan fasilitas pendidikan SPs (R. Ancol, R. Baranangsiang dan Kantor SPs Darmaga), kendaraan, dan fasilitas lainnya 4. Penanggungjawab penyiapan dokumen DP3 pegawai dan mahasiswa 5. Penanggungjawab penyiapan dokumen berbagai Surat Keputusan Dekan SPs (kepegawaian, penugasan, dll) 6. Penanggungjawab pelaksana peningkatan, monitoring, evaluasi dan pembinaan kinerja pegawai jawab pelaksana urusan administrasi kepegawaian dan umum (kerumahtanggaan & sarana-

15

7. Pejabat pemberi paraf surat-surat pimpinan (Dekan, Wakil Dekan) untuk urusan kepegawaian, kerumahtanggaan, sarana dan prasarana pendidikan Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Tata Usaha dibantu oleh 2 Kepala Urusan yaitu : A. Kepala Urusan Administrasi Persuratan dan Manajemen Kearsipan a) Fungsi Administrasi Persuratan Menerima, dokumen/surat administrasi mencatat, dan dalam rangka umum mendistribusikan, mengarsipkan menjamin dan berbagai kelancaran secara mengadministrasikan, persuratan

akademik

terpola dan terpadu. Tugas Pokok Administrasi Persuratan: 1. Pencatatan surat / dokumen untuk surat masuk dan keluar 2. Penyusunan surat masuk dan keluar 3. Mendistribusikan tujuan surat
4. Monitoring / Evaluasi 5. Pelaporan

b) Fungsi Manajemen Kearsipan Menerima, mencatat, dan mengadministrasikan arsip akademik, Alumni, kepegawaian dan umum secara terpadu tepat waktu, akurat, terpola dan teratur sebagai dasar pelaksanaan kegiatan kearsipan. Tugas Pokok Manajemen Kearsipan: 1. Pencatatan surat dan dokumen surat masuk dan keluar 2. Pengarsipan surat dan keluar dokumen surat masuk dan

16

3. Memasukkan arsip mahasiswa sesuai dengan program studi 4. Mencatat dan memasukkan data mahasiswa yang sudah lulus (Alumni) 5. Memasukkan arsip kepegawaian dan umum, akademik, dan keuangan 6. Membantu menyiapkan bahan laporan tengah tahunan dan tahunan B. Kepala Urusan Sarana dan Prasarana Fungsi: Merencanakan dan melaksanakan kegiatan sarana dan prasarana kantor untuk menjamin kelancaran ATK dan URT kantor serta menginventarisasikan jernis barang milik negara secara akurat, berkesinambungan tepat guna dan bertanggungjawab. Tugas Pokok: 1. Pengadministrasian barang habis pakai dan fasilitas kantor: a) Perencanaan b) Pengadaan c) Pendataan / Pencatatan (Menginventarisir) d) Pelaporan 2. 3. 4. 5. Pemeliharaan dan perbaikan Pengadaan/pembelian (untuk nilai-nilai rutin tertentu) Memonitor tingkat kebersihan dan kenyaman

lingkungan bekerja Membantu menyiapkan bahan laporan tengah tahunan dan tahunan STRUKTUR ORGANISASI

17

Sumber: http://pasca.ipb.ac.id/index.php? option=com_content&task=view&id=32&Itemid=51. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 09.40 WIB. Sumber: http://pasca.ipb.ac.id. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 09.50 WIB.

1. PUSAT KOMPUTER UIN SULTAN SYARIF KASIM RIAU

KAMPUS RAJA ALI HAJI a. Alamat: Jl. H.R.Soebrantas No.155 KM 18 Simpang Baru Panam,Pekanbaru 28293 POBOX 1004 Telp 0761-562223 b. Pengelolaan Dokumentasi TUGAS POKOK DAN FUNGSI Divisi Sistem Informasi Manajemen, Basis Data, Publikasi Dan Dokumentasi Layanan Teknologi Informasi Terpusat Arsip terdapat pada: Divisi Sistem Informasi Manajemen, Basis Data, Publikasi Dan

18

Model dukungan Iayanan pelanggan Layanan berbasis Web melalui Portal Universitas Pembangunan Jalur komunikasi Koordinasi dan pengelolaan proyek Layanan dan dukungan ketersediaan Teknologi Informasi Proses komunikasi formal2. Dukungan Administrasi dan Manajemen Universitas

2.1. Model pendukung Sistem Administrasi

Perencanaan Pelatihan Kesesuaian Komunikasi kesinambungan dalam penyempurnaan dan pengembangan

2.2. Pengembangan Sistem efaprodi 2.3. Sistem pendukung pengambilan keputusan dan pelaporan 2.4. Sistem Manajemen Dokumen dan Arsip 2.5. Integrasi system berbasis Web 2.6. Layanan Percetakan Sumber: http://puskom.uin-suska.ac.id/. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 10.45 WIB.

1. DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TIMUR

19

a. Alamat:

Jl. Dukuh Menanggal 124-126 Surabaya Telp./Fax. : 031-8284078, 8280254 E-Mail : disnakerprovjatim@yahoo.com b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Sekretariat TUGAS POKOK DAN FUNGSI Tugas Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program, keuangan, hubungan masyarakat dan protokol. Fungsi 1. Pengelolaan dan pelayanan administrasi umum ; 2. Pengelolaan administrasi kepegawaian ; 3. Pengelolaan administrasi keuangan ; 4. Pengelolaan administrasi perlengkapan ;
5.

Pengelolaan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat dan protokol ;

6. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, anggaran dan perundang-undangan ; 7. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Bidang ; 8. Pengelolaan kearsipan dan perpustakaan Dinas ; 9. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi organisasi dan tata laksana ; 10.Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. Sekretariat Membawahi : 1. Subbagian Tata Usaha 2. Subbagian Penyusunan Program.

20

3. Subbagian Keuangan. STRUKTUR ORGANISASI

Sumber: http://disnakertransduk.jatimprov.go.id/profile/struktur. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 10.55 WIB. Sumber: http://disnakertransduk.jatimprov.go.id. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 11.00 WIB.

1. PENGADILAN NEGERI PALEMBANG a. Alamat: .Ka pte n A.R ivai No. 16

21

ale mb an g um ate ra Sel ata n 01 26 nd one sia 0711 - 363310 / 0711 - 313555 0711 - 363310 / 0711 - 313555 http://www.pn-palembang.net b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Urusan Umum TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. Membuat Daftar Inventaris Barang (DIR). 2. Menempatkan karyawan pada tempat yang benar sesuai dengan ilmu, bakat, kemampuan serta status (SK pengankatannya). 3. Penataan arsip keluar/masuk sesuai dengan jenis klasifikasi surat. 4. Mengelola dan menatausahakan Barang Milik Megara. 5. Mengusulkan pengadaan dan penghapusan barang Milik Negara. 6. Menyimpan dan memelihara barang-barang yang ada dalam penguasaan Pengadilan Negeri Palembang.

22

7. Melakukan Palembang.

pengawasan

terhadap

penggunaan

dan

pemeliharaan barang yang ada di Pengadilan Negeri 8. Mengadakan kebersihan kantor dan lingkungannya. 9. Menjaga keamanan kantor dan lingkungannya. 10.Mengelola dan menatausahakan perpustakaan. 11.Mengadakan kegiatan kehumasan. 12.Tugas-tugas lain yang menurut Undang-undang di wajibkan kepadanya. 13.Kontak Kami Pengadilan Negeri Palembang
a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk

pengelolaan arsip di Pengadilan Negeri Palembang yaitu: Kepala Sub Bagian Umum Bambang Hermanto, SH

Sumber: http://pn-palembang.net. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 10.29 WIB.
1.

BADAN PERENCANAAN DAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN SIDOARJO

a. Alamat: Jl Sultan Agung No 13 Sidoarjo - Jawa Timur 61211 Telp 031-8961437 Fax 031-8956819 Email bappeda@sidoarjokab.go.id atau bappedasidoarjo@yahoo.com Kontak masing - masing Bagian dapat dilayangkan ke nomor telp berikut ini :

23

1 ) 2 ) 3 ) 4 ) 5 ) 6 ) 7 )

Sekretariat Penelitian dan Pengembangan Statistik dan Pelaporan Perekonomian dan SDA Kesejahteraan Rakyat dan Kemasyarakatan Pemerintahan dan Aparatur Permukiman dan Prasarana Wilayah

0318961437 031: 8940180 031: 8962577 031: 8947057 031: 8947055 031: 8956820 031: 894825 :

b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian
TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. Menyelenggarakan kearsipan baik arsip dinamis maupun arsip statis 2. Menyelenggarakan pelayanan surat menyurat, perpustakaan dan dokumentasi 3. Memberikan/meneruskan disposisi surat turun ke bawahan 4. Memeriksa surat yang ditujukan kepada atasan 5. Menyelenggarakan perjalanan dinas 6. Merencanakan pembelian dan menyelenggarakan keeperluan pengadaan dinas atau barang-barang menurut urusan rumah tangga serta urusan

ketentuan yang berlaku 7. Menyelenggarakan inventarisasi, tata usaha penyimpanan dan distribusi barang-barang/asset dinas 8. Melaksanakan tugas administrasi kepegawaian 9. Mengurus kendaraan dan alat angkutan lainnya 10.Mengurus perbaikan kantor dan lain-lain milik dinas serta menyelenggarakan keamanan kantor

24

11.Melaksanakan evaluasi dan pelaporan bidang umum dan kepegawaian 12.Meneliti hasil pelaksanaan tugas bawahan untuk menghindari kesalahan 13.Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan 14.Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan STRUKTUR ORGANISASI

Sumber: pukul 10.30 WIB. Sumber:

http://perikanan.sidoarjokab.go.id/statis-3-

strukturorganisasi.html. akses tanggal 30 November 2011 pada http://perikanan.sidoarjokab.go.id. akses tanggal 30

November 2011 pada pukul 10.35 WIB.

25

1. DINAS PENDAPATAN DAERAH KOTA PALEMBANG a. Alamat: Jalan Merdeka No. 21 Palembang Email: kepala@dispenda.palembang.go.id tu@dispenda.palembang.go.id kontak@dispenda.palembang.go.id
b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Sub Bagian Umum

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

a. Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan
kegiatan-kegiatan administrasi surat menyurat, kearsipan dan kepustakaan, keprotokolan, hubungan masyarakat, urusan perlengkapan dan rumah tangga. b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub bagian Umum mempunyai fungsi : a. Penyusunan rancangan program kerja dan kegiatan Sub Bagian Umum b. Penyusunan rumusan kebijakan teknis dibidang administrasi umum c. Pelaksanaan Dinas d. Pelaksanaan kegiatan-kegiatan ketatausahaan dan kearsipan, kerumahtanggaan serta perlengkapan Dinas e. Monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan penghimpunan bahan-bahan dan penyusunan konsep rancangan program kerja dan kegiatan

a. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dan (2), uraian tugas Kepala Sub Bagian Umum adalah sebagai berikut: Menyusun rencana program kerja dan kegiatan Sub Bagian Umum Membagi tugas dan member petunjuk kepada staf

26

 Menyelenggarakan urusan administrasi surat menyyurat meliputi : 1. Menerima dan membukukan serta mengklarifikasi suratsurat masuk. 2. Mendistribusikan 3. Memantau surat-surat masuk yang serta didisposisi perlu Kepala Dinas atau Sekretaris surat-surat masuk sifatnya penanganan segera. 4. Pembukuan dan pengendalian serta mendistribusikan surat-surat keluar sesuai dengan tujuan a. Mengelola arsip dinas meliputi:

1. Menyiapkan tempat
2. Mengatur, menyimpan arsip yang masih aktif maupun arsip yang in aktif 3. Menyiapkan kearsipan a. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor dan kendaraan dinas, meliputi : 1. Menyusun Rencana kebutuhan Barang Unit (RKBU) 2. Mengadakan penelitiasn keperluan gedung kantor 3. Mengadakan pendataan kendaraan dinas 4. Mengadministrasikan penerimaan, pengeluaran barang milik Negara dan barang milik Daerah 5. Melakukan pemeliharaan barang inventaris pelaksanaan pemusnahan arsip-arsip yang sudah melewati jangka waktu, melayani peminjaman bahan

6. Melakukan usulan penghapusan a. Melaksanakan Urusan Perjalanan Dinas yang meliputi :

1. Menyiapkan usul surat perintah tugas dan surat perjalanan dinas. 2. Menghimpun pelaporan hasil perjalanan dinas 3. Mengadakan koordinasi dengan Sub Bagian Keuangan a. Urusan Rumah Tangga Dinas meliputi : 1. Menyiapkan keperluan rapat, upcara dan keprotokolan 2. Memelihara kebersihan, keindahan dan keamanan

27

a. Menilai prestasi kerja staf berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai, sebagian bahan peningkatan karir

b. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris tentang

langkah-langkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya. c. Menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas d. Melaksanakan tugasn kedinasan lainnya sesuai dengan bidang tugasnya.

STRUKTUR ORGANISASI

Sumber: http://dispenda.palembang.go.id/? nmodul=halaman&judul=struktur-organisasi. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 13.50 WIB
a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk

pengelolaan arsip di Pengadilan Negeri Palembang yaitu: Sekretaris : Drs.H.Bukman Lian,MM,MSi

B.1. Ka. Sub Bagian Umum : Amir Hamzah, SE, M.Si B.2. Ka. Sub Bagian Kepegawaian : Nismiati B.3. Ka. Sub Bagian Keuangan : Sumarno, SE, MM

28

Pegawai Negeri Sipil NIP : 196503151995031003 Nama : Amir hamzah SE,MSi Tempat Lahir : Palembang Tanggal Lahir : 15/03/1965 Jenis Kelamin : Laki-laki Agama : Islam Pangkat / : IVA / Pembina Golongan Eselon : IVA Jabatan : Kasubag umum Sub SKPD : Sekretariat Pendidikan : S2 Terakhir Alamat : Jl.Sultan M.Mansyur No.810 Rt 17 palembang HP : (0711)440571

Sumber: http://dispenda.palembang.go.id. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 13.59 WIB
1. UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

a. Alamat: Jl. Gajayan no. 50 Malang Indonesia Email: arsip.uinmalang@gmail.com

b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Akuisisi Bagian

Umum Unit Kearsipan Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang KEGIATAN ARSIP: 1. Pendataan dan pembersihan arsip yang diakusisi Uraian Tugas: a. Mengumpulkan arsip yang akan diakuisisi b. Menyediakan perlengkapan untuk seluruh kegiatan akuisisi

29

c. Bertanggung jawab terhadap konsumsi d. Membersihkan arsip sampai siap untuk dipilah dan disiangi 1. Pemilahan/ penyiangan arsip Uraian Tugas: Memilah/menyiangi arsip aktif, inaktif, arsip vital/permanen dan non arsip sesuai JRA dan tupoksi sampai arsip siap untuk dideskripsikan
2. Pendataan arsip Penyusunan database

Uraian Tugas: a. Mendata menomori b. Menginventarisasi/merekam database)

1. Penilaian arsip, Penyusunan DPA dan Berita Acara

arsip,

mengidentifikasi, arsip

mendeskripsi, (menyusun

Uraian Tugas: a. Menilai arsip sesuai JRA dan tupoksi unit kerja b. Mengklafisikasikan arsip sesuai kode arsip, c. Menentukan arsip bernilaiguna d. Menyusun DPASerah,DPAMusnah, DPASimpan e. Menyusun Berita Acara
1. Penataan,

pemberkasan, Pemindahan/

perawatan penyerahan

dan dan

pemeliharan, pemusnahan Uraian Tugas: a. Menata Arsip

1. Arsip aktif disimpan di unit pengolah 2. Arsip inaktif dan arsip statis disimpan di Unit kearsipan Universitas a. Membungkus arsip berdasarkan subyek

30

b. Memasukkan berkas arsip ke dalam box arsip c. Melabeli box arsip d. Menyusun skema penempatan box arsip e. Bertangungjawab dalam penyerahan arsip ke unit kearsipan f. Bertangungjawab dalam pemusnahan arsip 1. Penyusunan laporan Uraian Tugas: a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan akuisisi b. Menyusun jadwal kegiatan akuisisi c. Menyusun pedoman akuisisi dan kearsipan d. Menyusun JRA yang dikonsultasikan dengan pimpinan unit kerja e. Menyusun SOP akuisisi f. Menyusun pedoman klasifikasi arsip dan kode arsip g. Menyusun laporan kegiatan akuisisi Sumber: http://kearsipan.uin-malang.ac.id. Akses tanggal 30 November 2011 pada pukul 15.30 WIB. 1. LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) PTCC

a. Alamat: Jl. Gajah Mada 14 Kelurahan Mojopanggung Kecamatan Giri Kabupaten Banyuwangi-Jawa Timur Tlp. (033) 413375, Hp. 081 659 5501 E-mail: ptccbwi@plasa.com

31

b. Pengelolaan

Arsip

terdapat

pada:

Bagian

Administrasi Umum TUPOKSI ADMINISTRASI UMUM a. Menyiapkan dan melayani kebutuhan perlengkapan, sarana prasarana pesertakursus. b. Mengelola berkas kehadiran peserta kursus, mutasi masuk dan ke luar, drop out dengan tertib. c. Mengelola berkas dokumen peserta kursus yang telah berhasil lulus ujian tertib. d. Membantu mengelola berkas surat masuk dan keluar. e. Mengadministrasi dengan baik a. Buku induk peserta kursus b. Rekap absensi peserta kursus c. Rekap peserta kursus drop out a. Melayani/menggandakan modul untuk peserta kursus dalam persiapan kursus setiap hari. b. Membuat dan mengelola data statistik keadaan peserta kursus, dengan tertib. c. Merekap kehadiran peserta kursus dan melaporkan setiap akhir bulan. d. Membantu mengerjakan jasa pengetikan. e. Menerima tugas lain yang relevan dari pimpinan. STRUKTUR ORGANISASI

32

Sumber: http://lkp-ptcc.weebly.com/struktur--tupoksi.html.
Akses tanggal 1 Desember 2011 pada pukul 15.30 WIB.

Sumber: http://lkp-ptcc.weebly.com. Akses tanggal 1

Desember 2011 pada pukul 15.35 WIB.

1. PENGADILAN TINGGI PEKAN BARU

a. Alamat:
Alamat: Jalan Jend. Sudirman No. 315, Pekanbaru, Riau, Telp (0761) 21523 Fax. 21523, Email: admin[@]pt-pekanbaru.go.id b. Pengelolaan Arsip terdapat pada: Bagian Umum

TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bagian Umum : 1. Mendistribusikanan dengan sistem pengelolaan kendali arus untuk surat masuk kartu memperlancar

penerimaan informasi.

33

2. Membuat Laporan Bulanan dan 3. Pengiriman surat keluar arsip

membuat laporan memperlancar pengadilan

Inventaris setiap per semester dan Laporan Tahunan untuk penyampaian informasi 4. Mengklasifikasikan negeri. 5. Menyelenggarakan urusan kearsipan dengan mengatur kegiatan kantor. 6. Menyelenggarakan pemeliharaan kendaraan dinas agar selalu dalam keadaan siap untuk digunakan. 7. Menyelenggarakan administrasi biaya pemeliharaan kendaraan dinas sebagai bahan pertanggungjawaban penggunaan kendaraan dinas. 8. Menyelenggarakan pemeliharaan alat perlengkapan penyediaan, pelayanan peminjaman, penyimpanan dan pemeliharaan arsip surat-surat dan dilingkungan

kantor, gedung kantor dan rumah dinas sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah ditetapkan. 9. Menyelenggarakan pemeliharaan pemakaian telepon, listrik, air bersih dan kebersihan ruangan agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. STRUKTUR ORGANISASI

34

Sumber: http://pt-pekanbaru.go.id/images/stories/struktur/struktur-ok.png.
Akses tanggal 1 Desember 2011 pada pukul 16.15 WIB a. Siapa yang mengelolanya? Yang bertanggung jawab untuk

pengelolaan arsip di Pengadilan Tinggi Pekan Baruyaitu: NAMA JABATAN PANGKAT/GOL PENDIDIKAN : SUPRIDEL : KEPALA SUB BAG UMUM : PENATA (III/c) : SLTA TAHUN 1982 1. BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

a. Alamat:

35

Jl. Dr. Setiabudi 201C, Srondol Semarang. Email: admin@arpusda.jatengprov.go.id. Telp. (024) 7473800, 747346,7474170, Fax: (024) 7473800, 747346,7474170

b. TUPOKSI Tengah

Badan

Arsip

dan

Perpustakaan

Jawa

Tugas pokok : Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan Fungsi: 1. Perumusan Kebijakan Teknis Bidang Kearsipan dan Perpustakaan 2. Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan dan Pelayanan Umum Bidang Kearsipan dan Perpustakaan 3. Pembinaan, Fasilitasi dan Pelaksanaan Tugas di Bidang Pengawasan, Akuisisi dan Pengolahan, Pelestarian dan Preservasi, Layanan dan Pemasyarakatan serta Pengembangan dan Hubungan Antar Lembaga Lingkup Provinsi Dan Kabupaten/Kota 4. Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan Bidang Kearsipan dan Perpustakaan 5. Pelaksanaan Kesekretariatan Badan
6. Pelaksanaan Tugas lain yang diberikan oleh Gubernur

sesuai dengan tugas dan fungsinya STRUKTUR ORGANISASI

36

Sumber:
http://arpusda.jatengprov.go.id/images/stories/gbrweb/sotk-badanarpus.jpg. Akses pada tanggal 1 Desember 2011 pada pukul 16.00 WIB.

Sumber: http://arpusda.jatengprov.go.id. Akses pada tanggal 1

Desember 2011 pada pukul 16.05 WIB.

1. ANRI (ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA)

a. Alamat: Jl. Ampera Raya No. 7 Jakarta 12560 Telp. 62 21 7805851 Faks. 62 21 7810280 - 7805812 Web: www.anri.go.id Email: info@anri.go.id.

37

b. TUGAS POKOK DAN FUNGSI TUGAS Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. FUNGSI 1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan; 2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga; 3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi

pemerintah di bidang kearsipan; 4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga. STRUKTUR ORGANISASI

38

Sumber:http://www.anri.go.id/index.php? option=config&sub_menu=ME0007&k=2626&p=0. Akses Tanggal 28 November 2011 Pukul 09.30 WIB KEGIATAN KEARSIPAN 1. Jasa Kearsipan a. Konsultasi Kearsipan Melayani konsultasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan kearsipan, sejak dari tata persuratan, pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif, penanganan arsip inaktif sampai dengan penyusutan arsip/dokumen (termasuk penyusunan JRA) b. Pembuatan Sistem Kearsipan Sistem kearsipan yang dirancang dan dibuat sesuai dengan kondisi dan keinginan instansi masing-masing, sehingga akan membantu di dalam kelancaran kegiatan administrasi, karena sistem tersebut meliputi sejak arsip diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan c. Penyempurnaan Sistem Kearsipan Menyempurnakan memperhatikan sistem yang telah ada dengan sehingga kaidah-kaidah kearsipan

merupakan sistem yang aplikatif d. Otomasi Kearsipan Penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar informasinya dapat diakses dengan lebih cepat. e. Pembenahan/Penataan Arsip/Dokumen Membantu melaksanakan kacau merekonstruksi/menata pembenahan/penataan ulang dan arsip/dokumen

secara tepat dan benar baik fisik maupun

informasinya. Hasil dari pembenahan arsip/dokumen adalah tertatanya fisk dan informasi berupa daftar
39

sebagai

jalan

masuk yang

untuk

penemuan secara

kembali manual

arsip/dokumen

dapat

dibuat

maupun elektronik f. Penyimpanan Arsip/Dokumen Menyediakan pemakaian pengambilan jasa penyimpanan sekaligus layanan dan arsip/dokumen, arsip/dokumen. pengiriman Ruang boks

penyimpanan

dirancang dengan spesifikasi ruang tahan api dan menggunakan AC selama 24 jam untuk Magnetic Tape, Catridge, CD-Rom, Disket, Mikrofilm, Microfiche dan Arsip Vital g. Perawatan Arsip/Dokumen Layanan jasa perawatan perawatan arsip arsip/dokumen fumigasi, meliputi laminasi

/dokumen,

arsip/dokumen tekstual/kertas yang telah rusak/rapuh, dan penjilidan arsip/dokumen serta pengujian arsip konvensional h. Alih Media Arsip/Dokumen Mengerjakan alih media arsip/dokumen dari media konvensional ke media baru. i. Reproduksi Arsip/Dokumen Mengerjakan reproduksi arsip/dokumen dari berbagai ukuran dan jenis yang dibutuhkan, baik arsip tekstual maupun media baru. j. Pemeliharaan dan Perawatan Pusat Arsip/Dokumen Bagi organisasi pemerintah maupun swasta yang sudah memiliki Kearsipan pusat arsip/dokumen sendiri, Pusat Jasa dalam memberikan layanan jasa

pemeliharaan dan perawatan pusat arsip/dokumen. k. Pengadaan Peralatan/Sarana Kearsipan

40

Menyediakan peralatan/sarana kearsipan baik untuk arsip tekstual maupun arsip media baru, seperti : Boks arsip, rak arsip, folder, guide, mikrofiche 16 mm dan 35 mm, dll. ORGANISASI PEMERINTAH DAN SWASTA YANG TELAH DIBINA ANRI PT. Jasa Marga (Persero) PT. Tambang Batu Bara Bukit Asam (Unit Keuangan dan Sistem Informasi) Masjid Istiqlal Jakarta Fakultas Teknik Universitas Indonesia Yayasan Orbit Kowani Menpan PT. Multi Bintang Indonesia PT. HM Sampurna PT. Citra Marga Nusaphala Persada (CMNP) NLG Badak Bontang, PT PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia III KETERANGAN LEBIH LANJUT HUBUNGI : PUSAT JASA KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Jl. Ampera Raya Cilandak Timur - Jakarta Selatan 12560 Telp. (021) 7805851 ext. 213, 214, 240, 247 dan 117 Fax : (021) 7805812, E-mail : info@anri.go.id 1. Layanan Kearsipan SARANA DAN PRASANA LAYANAN ARSIP 1. Ruang Layanan Arsip (Meja Baca, Sarana Listrik untuk penggunaan Notebbok)

41

2. Ruang Katalog (Inventaris Arsip dan Literatur Penunjang Penelitian) 3. Layanan Arsip Elektronik (Sistem Informasi Kearsipan Statis) 4. Layanan Digital untuk Regeerings Almanak 5. Layanan Preview Film 6. Alat Baca Micro Reader 7. Alat Dengar Rekaman Suara 8. Perpustakaan Khusus (Khusus Penunjang Penelitian Kearsipan) 9. Penerbitan Sumber : Informasi arsip pilihan (tematik) dalam bentuk buku KONTAK Sub Direktorat Layanan Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta 12560 Telp. 021-7805851 Ext. 128, 129, 133, 244, 118 Faks. 021-7810280 Sumber: http://www.anri.go.id/. Akses tanggal 28 November 2011. 10.00 WIB.

42