Oleh Kelompok 6:
Made Pradnyan Permana Usadi
(1490662011)
(1490662012)
(1490662045)
secara jelas output pekerjaan, untuk mengkhususkan standar kualitas dan kuantitias bagi
seluruh output dan untuk menganalisa proses dan input yang penting bagi output yang
dihasilkan yang memenuhi standar-standar kualitas. Konsepsi dari proses aliran pekerjaan ini
menjadi berguna, karena merupakan alat bagi para manajer untuk memahami seluruh
persyaratan pekerjaan yang diinginkan untuk menghasilkan sejumlah produk berkualitas
tinggi sebagaimana keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
Analisa aliran pekerjaan ini dibagi menjadi:
1) Analisa Output Pekerjaan
Output dalam hal ini dapat berupa produk dari unit pekerjaan atau dapat pula
merupakan jasa. Dimana setiap unit kerja berusaha untuk menghasilkan output yang
dapat berguna bagi pihak lainnya.
2) Analisa Proses Pekerjaan
Proses pekerjaan merupakan aktivitas-aktivitas dimana para anggota dari suatu unit
terlibat dalam produksi yang menghasilkan output.
3) Analisa Input Pekerjaan
Tahap akhir dari analisa aliran pekerjaan adalah mengidentifikasi input-input yang
digunakan dalam pengembangan hasil unit kerja. Input akhir dalam proses aliran
pekerjaan adalah keterampilan individu dan usaha-usaha yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan.
1.1.2
Struktur Organisasi
Struktur
organisasi
biasanya
ditampilkan
dalam
bagan
organisasi
yang
memperlihatkan hubungan pelaporan secara vertikal dan tanggung jawab fungsional secara
horizontal. Dalam hal ini struktur organisasi dapat dilihat dalam pandangan sebagai berikut:
1) Dimensi-Dimensi Struktur
Terdapat dua dimensi yang paling penting dari struktur organisasi yaitu sentralisasi
dan departementalisasi. Sentralisasi berkaitan dengan tingkatan dimana otoritas
pembuatan keputusan terletak pada bagan organisasi tingkat atas. Sedangkan
departementalisasi mengacu pada tingkatan dimana unit-unit kerja dikelompokkan
berdasarkan pada kesamaan fungsional atau kesamaan dari aliran pekerjaan.
2) Konfigurasi-Konfigurasi Struktural
Konfigurasi struktural dalam hal ini juga dibedakan atas dua jenis yaitu struktur
fungsional dan struktur divisional. Struktur fungsional merupakan penugasan suatu
skema departementalisasi fungsional dengan level sentralisasi yang tinggi secara
relatif.
Sedangkan
struktur
divisional
mengkombinasikan
suatu
skema
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat
jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan,
besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat
pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi
tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan
tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description)
dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas,
tanggung
jawab,
wewenang
dan
sebagainya.
Sedangkan spesifikasi
jabatan (Job
Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan
agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain: 1) Syarat
pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan,
jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang
isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan
untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
pada
analisis
jabatan.
Menurut
Nitisemito
(1992),
analisis
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dari hasil uraian pekerjaan kemudian dapat
dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Sistem
klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran
kompensasi. Berdasarkan spesifikasi pekerjaan, maka rekrutmen dan seleksi dapat
direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai.
Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal,
seperti :
1. Orientasi pekerjaan (kapan, mengapa dan bagaimana kinerja karyawan), seperti :
a. Proses aktivitas kerja
b.
Penggunaan prosedur
4. Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur :
a. Proses material,
b. Pembuatan produk,
c.
1.2.3
sejumlah teknik tertentu. Berikut ini adalah beberapa metode pengumpulan data yang lazim
digunakan oleh analisis jabatan untuk memperoleh data dan informasi jabatan.
a) Angket Terstruktur.
Dengan cara ini, kepada para pekerja disajikan daftar tugas tugas, daftar perilaku
kinerja (misalnya, melakukan negosiasi, mengoordisanikan, menggunakan kedua
tanga), atau keduanya, fokus tugas-tugas itu terletak pada apa yang dihasilkan. Ini
adalah pendekatan berorientasi pada pekerjaan (job oriented approach). Di sisi lain,
perilaku kerja berfokus pada bagaimana sebuah pekerjaan dilakukan ini
merupakan worker oriented approach).
b) Pengamatan
Analisis mengamati seorang pekerja atau sekelompok pekerja yang sedang melakukan
sebuah pekerjaan. Tanpa invervensi apapun, analisis mencatat tentang apa, mengapa,
dan bagaimana berbagai bagian pekerjaan itu dilakukan. Biasanya, informasi ini
dicatat dalam sebuah formulis standar.
c) Wawancara
Untuk pekerjaan pekerjaan yang tidak memungkinkan analisis untuk benar-benar
melakukan pekerjaan tersebut (misalnya: penerbangan) atau bila pengamatan tidak
praktis untuk dilaksanakan (misalnya: arsitek), maka analisis perlu mengandalkan
deskripsi dari pekerja itu sendiri tentang apa yang ia kerjakan, mengapa dan
bagaimana pekerjaan itu dilakukan.
d) Catatan Karyawan
Mirip dengan metode wawancara, dengan metode ini analisis menyandarkan diri pada
informasi yang berasal dari catatan karyawan tentang apa, mengapa, dan bagaimana ia
melakukan pekerjaan.
e) Kinerja
Dengan pendekatan ini,analisis benar-benar melakukan pekerjaan yang sedang
dikajinya untuk memperoleh informasi tangan pertama tentang sebuah pekerjaan.
1.2.4
Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau
proses menghimpun dan mengola informasi mengenai pekerjaan. Selain itu, deskripsi
pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikan oleh suatu analisis pekerjaan yang
sistematis. Atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uarian tertulis
dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan
sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya
sebagai hasil dari analisis, yang biasanya tugas pokok dari uraian tersebut. Deskripsi
pekerjaan tidak membahas masalah orang atau pekerjaan, tetapi masalah ruang ringkup
kegiatan, fungsi dasar atau tuagas pokok, nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,
tanggung jawab, kriteria penilaian dan hasilnya. Manfaat deskripsi pekerjaan untuk
menentukan :
a) Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (job summary and duties)
b) Situasi dan kondisi kerja (working conditions)
c) Persetujuan (appovals)
Sejalan dengan memasuki era globalisasi dengan banyaknya perubahan yang terjadi
akhir-akhir ini kebutuhan terhadap deskripsi pekerjaan juga semakin meningkat. Pekerjaan ini
meliputi :
a) Restrukturisasi organisasi dalam jumlah besar (misal penciutan;
b) Kebutuhan untuk menerapkan cara-cara kreatif dan baru untuk memotivasi dan
memberi penghargaan karyawan;
c) Tingkat kecpatan perkembangan teknologi yang mengubah lingkungan pekerjaan;
d) Peraturan ketenaga kerjaan yang lebih ketat
Panduan yang dapat digunakan dalam memasukkan karektaristik-karektaristik yang
harus dimasukkan pada suatu spesifikasi pekerjaan :
a) Semua tugas pekerjaan harus dikenali dan dinilai dalam kaitannya dengan arti penting
teknik analisis pekerjaan.
b) Suatu panel tenaga ahli, karyawan atau para penyelia perlu menetapkan tingkat
keterampilan yang diperlukan.
c) Tingkat keterampilan masing-masing harus dinilai.
d) Karekteristik lain yang perlu dilakukan pekerjaan itu harus dikenali.
Dengan demikian, mau tidak mau harus memperhitungkan aspek-aspek yang
berhubungan dengan sumber daya manusia yang sebetulnya tidak terkait langsung dengan
deskripsi pekerjaan. Disamping itu, tidak ada bentuk standar untuk suatu deskripsi pekerjaan,
kebanyakan uraian mengemukakan tentang pentingnya informasi :
a) Nama pekerjaan
Nama pekerjaan dan informasi identifikassi lain seperti upah dan spesifikasi keunutungan;
b) Ringkasan
Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang menggambarkan penggunaan pekerjaan
dan output yang diharapkan dari karyawan yang melaksanakan;
c) Peralatan
Pernyataan singkat mengenai perkakas, peralatan, dan informasi yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan itu secara efektif;
d) Lingkungan
Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja,dan karakteristik lingkungan lain yang
seperti tingkat bahaya dan kebisingan;
e) Aktifitas
Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan prilaku dalam pekerjaan.
Juga menguraikan interaksi sosial yang berhubungan dengan pekerjaan (sebagai contoh,
ukuran kelompok kerja, tingkat kebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
Deskripsi pekerjaan sangatlah penting sebagai bahan masukan bagi sistem informasi sumber
daya manusia (HIRS).
Proses Transformasi
Rancang
Pekerjaan
Produktivitas dan
Kepuasan Kerja
Unsur Organisasi
Unsur
Lingkungan
Unsur Perilaku
Umpan Balik
a)
Unsur-Unsur Organisasi
Unsur organisasi mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk
mencapai output maksimum dari pekerjaan-pekerjaan karyawan. Dengan adanya
efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci
dalam desain pekerjaan. Karyawan yang melakukan pekerjaan secara kontinyu
menyebabkan karyawan terspesialisasi yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih
tinggi.
Unsur organisasi terdiri dari:
Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu pekerjaan
guna meminimumkan waktu dan tenaga. Hasil pengumpulan identifikasi tugas akan
menentukan spesialisasi. Pendekatan ini lebih menekankan pada faktor efisiensi
waktu, tenaga, biaya, dan latihan.
Aliran kerja dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi
atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan.
Praktekpraktek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa
berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau kontrak serikat
kerja karyawan.
b) UnsurUnsur Faktor lingkungan yang mempengaruhi desain pekerjaan adalah
tersedianya tenaga kerja yang potensial, yang mempunyai kemampuan dan kualifikasi
yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengharapanpengharapan sosial, yaitu
dengan tersedianya lapangan kerja serta memperoleh kompensasi dan jaminan hidup
yang layak.
c)
UnsurUnsur Perilaku
Unsur perilaku tersebut terdiri dari :
Otonomi bertanggung jawab atas apa yang dilakukan. Bawahan diberi wewenang
untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan.
Variasi merupakan pemerkayaan pekerjaan yang bertujuan untuk menghilangkan
kejenuhan atas pekerjaan yang rutin, sehingga kesalahankesalahan dapat
diminimalkan.
Identitas tugas untuk memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan,
maka pekerjaan harus diidentifikasikan, sehingga kontribusinya terlihat yang
selanjutnya akan menimbulkan kepuasan.
b) Perluasan pekerjaan
Dalam upaya meningkatkan mutu kerja maka terjadi perubahan pola dari sistem
spesialisasi pekerjaan kearah desain pekerjaan yang lebih bervariasi. Teori yang melatar
belakangi hal tersebut adalah bahwa variasi membuat pekerjaan menjadi lebih baik
sehingga mutu kerja para karyawan meningkat. Artinya
Job enrichment adalah job dimana pekerjaan ditambah unsur perencanaan dan
pengendalian. Job enrichment dapat dianggap perluasan vertikal sedangkan job
enlargment adalah perluasan horizontal.
c)
Unsur kejiwaan
Unsur kejiwaan merupakan suatu desain pekerjaan, strategi sumber daya manusia yang
efektif juga memberikan unsur kejiwaan (psikologi) dari desain pekerjaan. Unsur
kejiwaan dari desain pekerjaan memfokuskan bagaimana mendisain pekerjaan yang
memenuhi kebutuhan minimal kejiwaan pekerja.
e)
f)
untuk memahami keterkaitan antara aktifitas harian mereka dan kinerja organisasi secara
keseluruhan.
1.3.1.3 Pedoman dalam Desain Pekerjaan
Sebuah desain pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus
dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Desain pekerjaan mencakup hal-hal berikut ini, antara lain:
a)
Identitas pekerjaan.
Identitas pekerjaan merupakan jabatan pekerjaan yang berisi nama pekerjaan seperti
penyelengara operasional dan manajer pemasaran.
d) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin, dan bahan baku yang
akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
e)
Ringkasan pekerjaan atau jabatan harus menguraikan bentuk umum pekerjaan dan
mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utamanya.
f)
Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari
mana petugas dipromosikan dan kejabatan mana petugas akan dipromosikan.
Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja secara horizontal dan hirarki.
Tanggung jawab tim ditetapkan sedemikian rupa, sehingga bisa meningkatkan kerja sama
dan efektifitas tim.