Anda di halaman 1dari 62

BAB 1

Presentasi Bisnis
A. Pengertian Presentasi
Pengertian presentasi yang diuraikan berikut berkaitan erat dengan presentasi bisnis.
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan
usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain, bukanlah hal
baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau
institusi.
Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga
tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai. Sebagai kelanjutan uraian
pengertian dan tujuan presentasi ini, akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan
bagaimana melakukan presentasi bisnis yang baik, mulai dari tujuan melakukan presentasi
bisnis, tahap persiapan, penentuan alat bantu presentasi bisnis, menganalisis audiens,
menganalisis isyarat-isyarat nonverbal, peninjauan lokasi, bagaimana mengembangkan
percaya diri, dan berlatih presentasi bisnis.
Padanan kata presentasi dalam bahasa inggris adalah presentation. Merujuk pada
kamus Merriam Webster, presentasi didefinisikan sebagai an activity in which someone
shows, describes, or explain something to a group of people. Maksudnya, presentasi
merupakan suatu aktivitas dimana seseorang menunjukkan, mendeskripsikan, atau
menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang
B. Tujuan Presentasi Bisnis
a) Menginformasikan Pesan-pesan
Bisnis kepada AudiensSalah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah
menyampaikana

atau

menginformasikan (inform) pesan-

pesan bisnis kepada audiens(audience).


Pesan-pesan

bisnis

mudahdipahami,

yang

dan enak

disampaikan

tentu

saja

harus

didengar audiens. Hindarkan

menarik,

sederhana,

bentuk-bentuk presentasi

yangmembosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa nya sulit dipahami.


b) Menghibur Audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk
menghibur(entertain)audiens.

Artinya,untukmencapaitujuan presentasi bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humo


r-humor segar

yang mampumenghidupkan suasana.

Namun

demikian, suasana

dalampresentasi bisnisjuga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suas
ana tak ubahnyaseperti dagelan atau lelucon. Seorang pembicara yang berpengalaman
akan mengetahui kapan ia harusmengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan
humor-humor penyegarsuasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan
dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.
c) Menyentuh Emosi Aaudiens
Selain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memilikitujuan untuk
dapat

menyentuh

emosi(emotion)audiens. Seorang pembicara

yang berpengalaman

tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yangmampu menyentuh


emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicaramampu
menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa sajamenggugah emosi
audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalamkeprihatinan, melalui ekspresi yang
dimunculkan oleh si pembicara.
d) Memotivasi Audiens untuk Bertindak
Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi(motivation) kepada audiens
untuk

melakukan

atau

bertindak

sesuatu

dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens,

sesuai

yang

seorang pembicara

perlu

menyatakannyasecara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti


bahwa apayang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam
presentasi.Sebagai

contoh,

pembicara

menghibau

para

karyawan

untuk

mempertegaskomitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing


perusahaanmelalui

peningkatan

kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata,

bagaimanaseorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.


C. Persiapan Presentasi Bisnis
a) Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan. Penguasaan
terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salahsatu syarat penting agar
apa

yang

ingin

disampaikan

kepada

audiens

dapat

mencapai

sasaran.

Ketidaksiapan terhadap materiyang akan dipresentasikan bukan saja menghambat pen

yampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akanmemberikan

citra(image) yang

kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.Oleh karena itu, kuasailah materi
tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
b) Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik. Di samping penguasaan materi
yang baik,yang juga penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaat
kan berbagai alat bantu presentasi
dikehendaki.Berbagai
lain:whiteboard ,

bisnis

alat bantu presentasi


spidol,overhead

demi

pencapaian

bisnis

yang

projector(OHP),

tujuan

yang

dapat digunakan antara


transparansi, slide,

komputer, bagan,flip chart, kamera video,tape, televisi, dan LCD projector.


c) Menganalisis Audiens. Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik,
seorangpembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pe
ndekatan

bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti:apa, siapa, di mana,

kapan,mengapa, danbagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi


siapasebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai
persiapanantisipatif.
d) Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi. Agar
presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan,seorang pembicara
perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat iaakan melakukan
presentasi bisnis.Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk
presentasi bisnistersebut akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara
dalam mengaturalat bantu presentasi yang sesuai dengan lokasi tersebut. Misalnya,
apakah lokasiyang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas,
bagaimana tataletak ruangan, bentuk meja dan tempat duduk untuk audiens, dan lainlain.
D. Alat bantu Presentasi
a) Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)merupakan salah satu alat bantu
presentasi

yang

sudah

cukup lama,

dan

kini alat bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan sepertilok
akarya, briefing, rapat maupun diskusi
b) Flip Chartsadalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas
berukuran penuh.

Apabila lembar kertas sudah

dimembuka lembar kosongselanjutnya atau menyobeknya.

penuh, maka dpt

c) Transparansi

overhead

projectnampaknya merupakan

alat bantu

presentasi

yang cukup populer

bagi

para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia
dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin
banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilangrafik
, gambar, bagan dsb.
d) Papan tulis elektronikPapan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk
menggulung layar sehinggamuncul bagian bersih yang baru dan seterusnya.
e) Video cassete recorder (vcr)Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat
digunakan sebagai saranauntuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam
berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus
dalam formatkaset video

. kaset

video memiliki

tiga

macam format

yaitu :

PAL, NTSC,SECAM
f) PANEL LCDPanel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar
komputer jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungk
andengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti
layarkomputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan dataata
u gambar.
g) Proyektor LCDProyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat
bantu persentasiyang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun
non bisnis .dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu
mengalami perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari pr
odukatau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping, Proyektor LCD ini
baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan denganPersonal Computer
(PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer)maupun komputer meja
(desktop komputer) .
E. Analisis Audiens
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan
mendasar berikut ini :
1. Siapa audiensnya?Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu
berbicara.

2. Apa yang diinginkan audiens?Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti


yang diharapkan, pembicarayang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh
audiens.
3. Dimana melakukan persentasi?Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat
persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan melakukan persentasi?Seorang pembicara perlu memperhatikan secara
seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan
jam berapa).
5. Mengapa melakukan persentasi?Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang
pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi
bisnis.

Bagaimana melakukan persentasi?Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain
tentunya memilikistrategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
F. Analisis Bahasa Tubuh
Gerakan-gerakan

tubuh

(bahasa

tubuh/body

language)

yang

dilakakukan

oleh

si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentukkomunikasi
non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalammelakukan presentasi
antara lain :

Ekspresi wajah Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat
member arti senang,sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi
dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu, pada
saat
melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilka
nekspresi

wajah

untuk

mengekspresikan

kesenangan,

kesedihan

atau

kemarahanterhadap sesuatu.

Senyuman Dalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat
dapatmembuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih
akrabdengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat wawancara
kerjalebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar yang selalu

menampakkanraut muka yang cemberut karena suasana kerja yang baik akan dapat
terwujud jika para karyawannya tersenyum.

Kontak Mata Kontak mata (eye contact ) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri
profesionalitas pembicara. Pada menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak m
atamemiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi.Dalam
melakukan presentasi bisnis tataplah para audien dengan baik, janganmemfokuskan
perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplahmereka secara
merata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukkan bahwa ia berharap
semua audiens memperoleh perhatian yang sama.

Gerakan Tangan Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat
membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertent
u.
Gerakan

tangan

yang

dilakukan

pembicara

saat

melakukan

presentasi

bisnis bermacammacam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Misalnya, pembicara


menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atauketerbukaan,
tangan mengepal seraya diangkat keatas untuk menunjukkan suatuketegasan atau
kebulatan suatu ide,memasukkan tangan ke dalam saku untukmenunjukkan tidak
yakin atau terlalu santai.

Gerakan Bahu Gerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk
menunjukkankepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang diiringi
dengan kepalakeatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap
untuk tampil.Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk
menunjukkansuatu sikap yang kurang bergairah dan tidak siap atau menyerah.

Gerakan kepala Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan
sikap setujuatau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan kepala
untukmenunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu. Sebaliknya, pembicara
yangmenggelengkan
menolaksesuatu.

kepala

untuk

menunjukkan

sikap

tidak

setuju

atau

Cara Berdiri Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif
terutamakarena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan mempermudah
gerak pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens merupakan salah satu
factoryang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan
sedikitkedepan, bukalah kedua tangan dan jangan membungkuk.

G.Peninjauan Lokasi
Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perludipertimbangkan
sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicaramemasuki ruang presentasi bisnis
tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapatmenggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut.
Misalnya, penyediaan sound systemtermasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat
bantu visual presentasi bisnis,seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR.
Mengingat berbagai macamalat bantu presentasi bisnis memiliki merek yang berbeda-beda,
posisi/letak tomboluntuk menghidupkan dan mematikan atau tombol untuk memfokuskan
gambar danlain-lain juga berbeda.
Disamping

mengetahui

posisi

alat

bantu

presentasi

bisnis,

peninjauan

lokasi juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC atautida
k, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan sejenisnya.
H.Percaya Diri
Salah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah
adanyafactor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki
rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis yang asal-asalansehingga
tidak mencapai sasaran yang diinginkan.
Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau perilakusebagai
berikut:

Gemetar Tangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu
merupakan suatu proses

bomeostatik dari badan yang membuang kelebihanenergi.

Gunakan kelebihan energy tersebut secara positif dengan melakukangerakan tubuh yang

termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.


Bicara Terputus-putus Jika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan
pemikiran atauterputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil
nafasdalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-lahan, sambil melihat catatan

kecil.Selanjutnya,

fokuskan

perhatian

pada

apa

yang

sedang

disampaikan

ataudipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.


Mulut KeringJika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut
keringsebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung
atautidak langsung.

Tenggorokkan Tersumbat Apabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis


tiba-tibatengorokan

terasa

tersumbat,

sebaiknya

belajarlah

menguap

diam-diam

sambiltundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tengorokan dan tarikudara
masuk lewat hidung.

Tersenggal-senggal Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase
bisnis,tibatiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengalsengal? Jangan cemas, tundu
kkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah lengan kiri menyilang
bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas dalam-dalam kebagian bawah perut,
danhembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

Resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri :

Tersenyumlah

dan

pandanglah

sekilas

semua

audiens

jangan

menunduk

malu berbanggalah.

Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak

Bukalah persentasi anda dengan mengatakan sesuatu dengan sungguh-sungguh.

Mengetahui bahwa anda lebih tahu tentang topik tersebut dari pada para pendengar
anda.

Pakailah pakaian anda yang terbaik.

Yang terpenting hiasi wajah anda dengan senyuman.

I.Berlatih Presentasi Bisnis


Agar presentasi bisnis yang dilkukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu
diperhatikan beberapa hal berikut ini:
1. Identifikasi AudiensLangkah pertama yang perlu diperhatikan dalam melakukan
presentasi bisnisadalah mengidentifikasi siapamaudiens Anda. Audiens Anda bias saa
darikalangan

manajer

(pemasaran,

kepaladepartemen, supervior, atau karyawan.

produksi,

keuangan,

personalia),

2. Menyiapkan pokok-pokok pikiranSelain menganalisis siapa audiensnya, maka


langkah berikutnya yang perludiperhatikan adalah mempersiapkan pokok-pokok
pikiran yang ingin disampaikandalam suatu prentasi bisnis.
3. Menulis teks lengkapApabila pokok-pokok pikiran yang ingin disampaikan dalam
presentasi

bisnissudah

disiapkan,

maka

langkah

selanjutnya

adalah

bagaimanamengembangkan poko
pikiran tersebut menjadi lebih rinci, sehingga enjadi suatunakah/teks

yang

lengkap

dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum.Penyiapan teks secara lengkap akan
menambah

percaya

diri

bagi

pembacanya. Namun demikian, yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyampa


ikanmateri

tersebut

kepada

audiens

dengan

cara-cara

yang

menarik

dan

tidakmembosankan.
4. Menyiapkan rangkuman ke dalam sub-subjudulSelain menyiapkan teks lengkap, cara
lain yang bias dilakukan adaahmembuat semacam outline atau rangkuman naskah
secara garis besarnya. Dalamrangkuman harus mencakup poin-poin penting yang
ingin disampaikan dan dapatdikembangkan sampai pada sub-subjudul. Cara ini dapat
dilakukan bila pembicaratermasuk orang yang memiliki cukup pengalaman dalam
menghadapi public, jadi bukanlah sebagai pemula atau masih traf belajar.
5. Menulis ke dalam kerts ukuran kartu posCara yang terakhir ini dalam mempersiapkan
presntasi bisnis yaitu dengancara menuliskan poin-poin penting yang ingin
disampaikan ke dalam kertas berukuran kartu pos. hal ini dapat dilakukan, khususnya
bagi mereka yang sudah berpengalaman menyampaikan presentasi di hadapan
audiens. Cara ini merupakancara yang paling praktis, sederhana, dan terkesan
bersifat informal.
Komunikasi Antarpribadi adalah Komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan
orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi ( bisnis dan nonbisnis ), dengan
menggukan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk
mencapai suatu tujuan tertentu
Tujuan melakukan komunikasi antarpribadi :
1. Untuk menyampaikan Informasi kepada orang lain, agar orang tersebut mengetahui
sesuatu
2. Untuk saling membagi pengalaman pribadi kepada orang lain mengenai hal-hal yang
menyenangkan maupun hal-hal yang menyedihkan/menyusahkan

3. Untuk Melakukan Kerjasama antara seseorang dengan orang lain untuk mencapai
suatu tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah
pihak
4. Untuk menceritakan rasa kecewa atau kekesalan kepada orang lain
5. Menumbuhkan rasa simpati
6. Seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu yang baik dan
positif
Dalam komunikasi antarpribadi suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis tidak dapat
dilepaskan dengan gaya kepemimpinan yang diterapkpan oleh seorang manajer.
GAYA KEPEMIMPINAN
Gaya kepemimpinan adalah suatu cara bagaimna mempengaruhi, mengarahkan,
memotivasi dan mengendalikan bawahan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya.
Dalam dunia bisnis penerapan gaya kepemimpinan (leadership style) yaitu seseorang akan
dapat mempengaruhi sikap dan perilaku bawahannya.
TEORI X dan Y
Teori X dan Y mndasarkan pada berbagai asumsi yang berbeda , dimana teori X
diasumsikan cenderung negative, sedangkan teori Y cenderung positif.
Gaya kepemimpinan dalam teori X adalah directive leadership, gaya kepemimpinan
ini sangat tepat diterapkan jika memiliki karyawan yang cenderung pasif, malas bekerja, tidak
kreatif, dan tidak inovatif. Sedangkan, dalam teori Y adalah participative leadership , gaya
kepemim[pinan yang cenderung positif diamana karyawan pada dasarnya memiliki semangat
kerja yang tinggi, tidak malas bekerja, ingin kerja mandiri, dan memiliki komitmen yang
tinggi untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Empat gaya kepemimpinan menurut Ludlow dan Panton
a. Pengarahan (directing)
Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada karyawan yang belum memiliki
pengalaman yang cukup dalam menjalankan suatu tugas tertentu.
b. Pembekalan (coaching)
Gaya kepemimpinan ini tepat digunakan pada kayawan yang sudah memiliki
pengalama yang cukup, jadi seorang manager hanya perlu menjelaskan apa yg kurang
di pahami dengan baik oleh karyawan.
c. Dukungan (supporting)

Gaya kepemimpinan ini dapat digunakan pada karyawan yang telah mengenal teknikteknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan
manajernya.
d. Pendelegasian (delegating)
Gaya kepemimpinan ini dapat digunakan pada karyawan yang telah memahami
dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, disini seorang manajer
juga harus tetap melakukan monitoring atas kinerja para karyawannya.
GAYA KEPEMIMPINAN SITUASIONAL
Gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh seorang manajer suatu organisasi dapat
saja berubah seiring dengan perubahan dinamika yang berkembang dalam diri para karyawan.
Menurut Harsey dan Blanchard ada tiga keterampilan/kemampuan penting yang perlu
diterapkan dalam kepemimpinan situasional, Antara lain :
a. Keterampilan Analisis (Analytical Skills)
Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam melalukakn
evaluasi atau penilaian kerja bawahannya dalam melaksanakan pekerjaan mereka,
apakah kinerjanya semakin membaik atau lebih buruk dari sebelumnya
b. Keterampilan Fleksibilitas (Flexibility Skills)
Merupakan keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer dalam menerapkan
gaya kepemimpinan dalam situasi dan kondisi yang berbeda, maka gaya
kepemimpinan yang diterapkan dapat berbeda
c. Keterampilan komunikasi (communication skills)
Merupakan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer untuk
menyampaikan ide atau gagasan yang dimiliki termasuk juga menyampaikan
perubahan gaya kepemimpinannya dengan jelas sehingga mudah dipahami oleh
karyawan sehingga dapat dihindarkan kesalahpahaman dalam berkomunikasi
KEPEMIMPINAN INTI
Seorang manajer yang efektif harus dapat memahami dengan baik dan tepat
bagaimana kondisi lingkungan kerja yang ada.
Menurut Hellriegel dan Slocum seorang manajer yang dinamis harus memiliki lima
kemampuan yang dikenal sebagai keahlian kepemimpinan inti (Core Leadership) diantaranya
:
a. Pemberdayaan (Empowerment)
Kemampuan seorang manajer untuk berbagi pengaruh dan kendali (control) dengan
para karyawannya
b. Intuisi (Intuition)

Menurut Griffin

(2002) intuisi adalah keyakinan bawaan dalam diri seseorang

mengenai sesuatu tanpa pertimbangan sadar. Manajer kadang memutuskan sesuatu


hanya karena firasat didasarkan pada pengalaman dan praktik selama bertahun-tahun
c. Pemahaman Diri (Self Understanding)
Merupakan kemampuan untuk mengenal diri sendiri baik kekuatan ataupun
kelemahannya.
d. Visi (Vision)
Visi merupakan kemampuan untuk berimajinasi pada situasi yang berbeda dan situasi
yang lebih baik dengan cara bagaimana mencapainya.
e. Kesesuaian Nilai (Value Congruence)
Merupakan kemampuan untuk memahami dan memadukan prinsip-prinsip organisasi
dengan nilai- nilai karyawan.
KEBUTUHAN MANUSIA
Dalam komunikasi antarpribadi juga perlu dipahami tentang bagaimana kebutuhan
hidup manusia yang melakukan interaksi antarpribadi tersebut.
Abraham Maslow menyatakan bahwa, manusia pada dasarnya memiliki liam kebutuhan yang
bertingkat-tingkat mulai dari kebutuhan yang paling dasar sampai pada kebutuhan aktualisasi
diri. Menurut teori ini, untuk menuju pada jenjang kebutuhan yang lebih tinggi seseorang
harus dapat memenuhi kebutuhan yang ada di tingkat bawahnya.
Teori kebutuhan Hierarki yang dikemukaan oleh A. Maslow antara lain :
a. Kebutuhan Fisiologis (physiological needs)
Merupakan kebutuhan dasar untuk mempertahankan hidup dan kehidupan
manusia(survival), misalnya kebutuhan makan,minum, pakaian, dan tempat tinggal.
b. Kebutuhan Keamanan (safety needs)
Setelah kebutuhan dasar manusia dipenuhi, maka manusia berupaya untuk dapat
memenuhi kebutuhan rasa nyaman dan aman, selamat dari segala marabahaya yang
akan menimpa manusia.
c. Kebutuhan social (social needs)
Kebutuhan social berkaitan dengan kemasyarakatan, dimana seseorang berinteraksi
dengan orang lian di dalam suatu kehidupan bermasyarakat.
d. Kebutuhan Status ( status needs)
Kebutuhan manusia akan status berkaitan dengan pengakuan, penghargan, kedudukan,
dan tingkatan social di masyarakat.
e. Kebutuhan Aktualisasi Diri (self actualizations needs)
Merupakan kebutuhan tertinggi, dalam hal ini ditekankan adalah bagaimana seseorang
mampu mengaktualisasi dirinya dalam berbagai kegiatan yang mampu menumbuhkan
suatu kreativitas, inovasi-inovasi baru, maupun mampu menunjukkan sikap
kebijaksanaan dalam mengambil suatu keputusan penting dalam suatu organisasi.
TEORI DUA FAKTOR

Teori dua factor yang dikemukakan oleh Frederick Herzberg merupakan


pengembangan dari teori kebutuhan berjenjang dari A. Maslow, menurut teori dua factor
dalam menyelesaikan tugas/pekerjaannya, karyawan sangat dipengaruhi oleh dua factor
penting, yaitu :
a. Faktor Hygiene
Merupaakan factor yang mempertahankan/menjaga tingkat motivasi kerja karyawan
jika factor tersebut diberikan secara tepat

dan sebaliknya jika factor kesehatan

diberikan secara tidak tepat justru berdampak pada menurunnya semangat kerja
karyawan.
b. Faktor Motivator
Merupakan factor penting yang mampu memberikan dorongan atau motivasi kerja
bagi para karyawannya.
Mendengar dengan aktif merupakan kegiatan mendengar yang dinamis dan memerlukan
konsentrasi penuh .
Hasil menjadi pendengar yang efektif :
1. Disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk
didengarkan
2. Kinerja/ prestasi meningkat karena kerja karyawan meningkat ketika pesan yang
diterima tersebut dapat dimengerti
3. Feedback yang akurat dari bawahan (karyawan) akan berdampak positif pada prestasi
4.
5.
6.
7.

kerjanya
Terhindar dari kesalah pahaman dalam penyampaian pesan
Dapat membedakan fakta dan gosip
Memiliki ide-ide baru
Peningkatan kepuasan kerja karena mereka tahu apa yang terjadi ,kapan mereka
mendengar , dan kapan mereka berpatisipasi di dalamnya yang tumbuh dari
komunikasi yang baik

Saran untuk menjadi pendengar yang baik yang perlu diperhatikan :


Perhatikan dengan baik lawan bicara tersebut , mulai dari gerakannya , kontak mata ,
nada suaranya , dan ekspresi wajahnya
Berikan feedback
Mendengarkan membutuhkan waktu, olehkarena proses komunikasi yang dilakukan
secara tatap muka sebagaimana seorang pengirim dan penerima pesan secara simultan
Gunakan pengetahuan kita tentang orang yang berbicara tersebut untuk dapat menarik
manfaat yang positif bagi kita .
Komunikasi dalam Organisasi

Seorang manajer dalam suatu organisasi harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang
tokoh figur. Contoh, Ia dapat berperan sebagai perwakilan atau yang dituankan dalam suatu
organisasi.

Memberikan

sambutan

pada

acara-acara

serimonial

(upacara)

yang

diselenggarakan oleh pihak internal maupun eksternal organisasi atau pada acara-acara
tertentu yang bersifat informal, misalnya pada acara lomba sepeda santai, resepsi pernikahan,
atau peristiwa duka cita yang dialami salah satu karyawan di organisasi yang dipimpinnya.
Seorang manajer juga harus mampu menyampaikan pesan-pesan bisnis dengan baik kepada
para karyawan, sehingga pesan yang disampaikan tersebut efektif dan dapat dipahami dengan
baik pula. Contoh , seorang manajer suatu organisasi menyampaikan kebijakan yang
berkaitan dengan penetapan standar gaji baru bagi para karyawannya. Pesan tersebut dapat
disampaikan secara lisan dan tertulis. Poin penting dari kebijakan baru tersebut dapat
disampaikan secara lisan, sedangkan penjelasan yang lebih rinci sebaiknya disampaikan
dalam bentuk tertulis. Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu
organisasi bisnis maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu mampu memotivasi dan
melakukan control terhadap karwannya. Peran penghubung menunjukan hubungannya
dengan orang-orang yang berada diluar organisasi, misalnya dalam kaitannya dengan
pelanggan, pemasok, klien dan pemerintah.
Peran pemantauan/monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk
mengawasi bawahan (para karyawan) agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan sebelumnya. Peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk
menyebarluaskan atau enyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya
agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
Penyebarluasan informasi ini lebih berorientasi kepada kepentingan internal suatu organisasi,
misalnya kebijakan pakaian seragam yang baru bagi semua karyawan, kebijakan jumlah jam
lembur yang baru, kebijakan pemberi standar gaji karyawan yang baru, dan kebijakan disiplin
kerja yang baru.
Peran sebagai seorang juru bicara. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai
seorang juru biara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi
tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi)
misalnya kebijakan organisasi yang berkaitan dengan pembukaan kantor cabang baru disuatu
daerah tertentu, kebijakan rekrutmen karyawan baru, kebijakan peluncuran produk baru, dan
kebijakan promosi yang baru.
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting, yaitu: peran wirausaha
(entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance handler role), dan peran

pengalokasian sumber daya (resource allocator role) dan peran negosiator (negotiator role).
Seorang manajer harus memerankan dirinya sebagai sosok wirausaha yang juur, dinamis,
ulet, kreatif, inivatif, responsip, bertanggungjawab, berani menhambil resiko dan berwawasan
luas. Peran pemecah masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai
seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi
oleh suatu organisasi, misalnya masalah terlambatnya pendistribusian barang, masalah
pelayanan pelanggan yang kurang baik, masalah kualitas barang yang masih rendah dan
masalah penyediaan bahan baku yang kurang lancar. Peran pengalokasian sumber daya,
seorang menajer harus memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan
sumber daya yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolaan sumber daya keuangan, sumber
daya manusia, sumber faya informasi dan sumber daya alam yang dimilikinya. Peran
nogosiator, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu
bernegosiasi dengan aik, alias menjadi negosiator yang handal. Kemampuan ini sangat
diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi,
terutama dalam hal penentuan kerja sama proyek dengan pihak lain atau ketika suatu
organisasi dihadapkan pada pertentangan kepentingan internal organisasi seperti munculnya
tuntutan (unjuk rasa) para karyawan tentang perbaikan kesejahteraan.
Kegiatan pertukaran informasi
Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:
1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang
terpisah dari anggota lainnya.
Organisasi sangat bergantung pada komunikas dalam mencapai tujuannya. Sebuah hasil
penelitian yang dilakukan oleh Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi
menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi verbal,
baik itu berbicara, mendengarkan, menulis ataupun membaca. Namun, itu tidak berarti bahwa
bentuk komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal, tidak penting bagi suatu
organisasi.
Beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a) Menetapkan Tujuan
Untuk menetapkan suatu tujuan mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf
manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah maupun karyawan,
perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
b) Membuat dan Melaksanakan Keputusan

Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka


harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai
pilihan/alternative yang ada dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan
sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini
memerlukan lebih banyak komunikasi.
c) Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan manajemen perlu melakukan pengukuran untuk
mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja
mencakup beberapa factor, antara lain: biaya penjualan, pangsa pasar, produktifitas,
tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaam yang ada. Oleh karena itu untuk
mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya
komunikasi yang baik antara unit yang ada dalam organisasi tersebut.
d) Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika ingin merekrut seseorang, suatu suatu perusahaan harus mengumumkan secara
terbuka, meneliti resume dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat
ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk mendudukin jabatan yang tersedia.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik
(feedback) atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan,
pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini komunikasi
akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
e) Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan costumer atau pelanggan (internal
maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal
maupun nonformal. Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (costumer service)
komunikasi juga mempunyai peranan penting, misalnya pada bagian pengecekan
kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupu penanganan
masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatankegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak komunikasi.
f) Negosiasi dengan Pemasok
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan perkembangan suatu
perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan
komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g) Memproduksi Produk

Untuk

menuangkan

idea

tau

gagasan

mengenai

produk

baru,

kemudian

menempatkannya dalam proses produksi sampai menjadi suatu produk yang siap
dipasarkan diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendisign rencana produk:
pemasar melakukan penelitian pasar, dan manajer penjualan melakukan kampanye
penjualan. Dengan kata lain proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
h) Berinteraksi dengan Peraturan yang ada
Komunikasi bukan saja yang terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara
perusahaan dengan pemerintah. Pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk
member perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wengan
perusahaan.
Meskipun semua organisasi harus menggunakan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi
dengan organisasi lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan berskala kecil
hanya memuliki beberapa karyawan penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung
kepada para karyawannya tersebut. Perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan
karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup
rumit. Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal
(formal

communications

chanel)

dan

saluran

komunikasi

nonformal

(informal

communications chanel).
Pola transformasi informasi dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau
downward communications) komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications), komunikasi horizontal (horizontal communications) dan komunikasi
diagonal (diagonal communications).
A. Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications).
Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi kebawah memiliki tujuan untuk
menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memimpin dan
mengendalikan berbagai kegiatan yang ada dilevel bawah. Jalur komunikasi yang berasal dari
atas (manajer)ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang berbentuk perintah,
intruksi maupun prosedur yang harus dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama,
sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan.

Komunikasi dari atas kebawah tersebut dapat berbentuk lisn (oral communications) maupu
tertulis (written communications). Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa,
wawancara formal antara supervisor dengan karyawan atau dapat juga dalam bentuk
pertemuan/diskusi kelompok.disamping itu komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo,
manual pelatihan, kotak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian/pemecatan, papan pengumuman dan buku petunjuk pelaksana an tugas bagi
karyawan. Menurut Katz dan Khan, komunikasi kebawah mempunyai 5 tujuan pokok, yaitu:

Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu


Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
Member umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan
Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunikasi dari atas kebawah ini adalah ketidaklengkapan
pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari
manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu dalam penyampaian pesan, perlu
diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang digunakan dan kompleksitas pesan yang
ingin disampaikan kepada para karyawannya.

B. Komunikasi dari bawah ke atas


Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju
ke atas (manajer). Untuk mememcahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu
organisasi dan mengambil keputusan secara tepat sudah sepantasnya bila manajer
memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam
proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membatu
pencapaian tujuan organisasi. Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah keatas adalah
kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja
(ABS/asal bapak senang) sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau
tidak diseangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Kalau seorang
bawahan memberikan informasi yang negative seperti munculnya kegagalan bidang
pemasaran, kebocoran anggaran, menumpuknya hutang, dan lain-lain dalam suatu organisasi,
berarti kinerja atau prestasi kerja yang ada dibagian atau bidang tersebut jelas tidak baik.

Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal
total, sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebut sama sekali.
C. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau seting disebut juga dengan
istilah komunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau deartemen yang memiliki kedudukan sederajat.
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memilii posisi sederajat,
baik didalam suatu departemen, maupun antara beberapa departemen.
D. Komunikasi Doagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara dua
tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara
manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian
penelitian. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:

Penyebaran informasi bias menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi

tradisional.
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa
komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan
normal. Disamping itu komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit
dikendalikan secara efektif.
E. Keterbatasan komunikasi formal
Dilihat dari sudut pandang individu atau perseorangan komunikasi formal sering
membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan
untuk masuk ke dalam proses pengamilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar
untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan
manajer yang ada dibawahnya, artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat
berkomunikasi sevara langsung dengan manajer puncak. Dari sudut pandang perusahaan
masalah terbesar antara saluran komunikasi fomal adalah kemungkinan munculnya distorsi
atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan
9link) dalam jalur komunikasi berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

Setiap pesan yang mengalir dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan
terhadap pesan aslinya. Bawahan mungkin menerima suatu informasi yang kabur dari
atasannya begitu pula para atasan (manajer puncak) akan memperoleh suatu gambaran yang
tidak lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi ditingkat bawah. Salah
satu cara untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan menguragi jumlah tingkatan atau level
dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit
kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan
tingkatan organisasi yang lebih sedikit dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control)
akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
Saluran Komunikasi Informal
Keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan.
Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawannya
dalam melakukan tugasnya. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada
didalam

suatu

organisasi,

tanpa

memerdulikan

jenjang

hierarki,

pangkat

dan

kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka


perbincangkan biasanya bersifat umum.
Cara mengelola komunikasi
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi:
1. Penanganan pesan-pesan rutin
Dalam organisasi besar pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak
daripada dalam organisasi berskala kecil, tetapi perusahaan semua memusatkan perhatiannya
pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya
(cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut,
seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut:
a). Mengurangi jumlah pesan
arus pesan dalam suatu organisasi yang disampaikan secara lisan maupun tertulis
perlu dikelola dengan baik.dalam hal ini seorang manajer suatu organisasi perlu
memnentukan skala prioritas pesan. Jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis sepucuk
surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun jika sebuah surat hanya akan
menambah beban informasi yang akan disampaikan mungkin lebih baik pesan disampaikan
dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
b). instruksi yang jelas

orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya


memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat
menghindari dirinya dari kesalahan member instruksi. Manajer yang sekaligus sebagai
komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan
yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Disamping itu
manajer manajer juga harusnya tetap berkomunikasi dengan staf nya secara keseluruhan
untuk menjaga hubungan dengan anggota staf dan untuk memberikan umpan balik (feedback)
terhadap perkembangan suatu pesan.
c). Mendelegasikan Tanggung jawab
seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang
lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya
sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d). Melatih Petugas
suatu organisasi

dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan

berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah


komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak prefensi gaya organisasi dan falsafahfalsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan
berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bias jadi lebih baik dan
lancar.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Perusahaan yang menghadapi masalah tentunya harus segera mengambil langkahlangkah penyelamatan, baik bagi konsumen maupun nama baik (citra) perusahaan. Cara
penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun
yang jelas, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapan mempunyai pengaruh bagi masa
depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Apabila suatu perusahaan gagal
dalam menangani krisis yang terjadi reputasi perusahaan akan menjadi pudar dan kerugian
tidak dapat dihindarkan.
Beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang meredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan apa yang
menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepasa public (masyarakat umum)
dan para karyawannya. pada saat yang sama perusahaan harus mencari sumber masalahnya
dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus

adalah mengusahakan supaya pikiran anda tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah.
Pengertian kalem atau tenang disini jangan diartikan sebagai suatu tindakan diam seribu
bahasa atau statis, tetapi tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran
yang jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan
membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.


Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi

dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi


Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada

yang salah segera mohon maaf


Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam
tindakan nyata.

Meningkatkan keterampilan komunikasi


Keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara adalah
sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan. Keterampilan anda
dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia
bisnis.
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

Membaca
Mendengarkan
Membuat percakapannya menarik
Melakukan wawancara
Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
Berpidato dan presentasi
Menulis surat, memo, dan laporan

Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan


atau praktik-praktik.
KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA
A. Pengertian Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pernyataan atau pesan oleh seseorang
kepada orang lain. Komunikasi adalah proses dinamik yaitu merupakan penyampaian pesan
secara nonverbal yang melibatkan bahasa tubuh, ekspresi, intonasi dan lain sebagainya.

Komunikasi sebagai simbol dimana hubungan antara pihak-pihak yang ikut serta dalam
komunikasi banyak ditentukan oleh simbol atau lambang-lambang yang digunakan dalam
komunikasi. Komunikasi sebagai refleksi diri yang memiliki arti sebuah cerminan dari diri
sendiri, sehingga dapat melihat pengalaman yang sudah dialami untuk meng evaluasi diri.
Komunikasi digunakan dalam setiap aspek kehidupan kita, dari segi bisnis, ilmu
komunikasi mempunyai peranan penting bagaimana melobi pelanggan yang berbeda budaya
dengan kita semua itu mempunyai trik tersendiri, dibawah ini akan dijelaskan mengenai apa
itu komunikasi bisnis lintas budaya.
Komunikasi bisnis lintas budaya adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis
baik komunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan faktor-faktor budaya di
suatu daerah, wilayah atau negara. Komunikasi ini dilakukan oleh pribadi yang berbeda latar
belakang kebudayaan. Apabila para pelaku bisnis akan melakukan ekspansi bisnisnya ke
daerah lain atau ke negara lain, pemahaman budaya di suatu daerah atau negara tersebut
menjadi sangat penting artinya, termasuk bagaimana memahami produk-produk musiman di
suatu Negara. Hal ini dimaksudkan agar jangan sampai terjadi kesalahan fatal yang dapat
mengakibatkan kegagalan bisnis.
B. Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Sudah saatnya para pengambil keputusan, khususnya manajemen puncak, mengantisipasi
era perdagangan bebas dan globalisasi sejak dini. Era yang ditandai dengan semakin
meluasnya berbagai produk dan jasa termasuk teknologi komunikasi ini, menyebabkan
pertukaran informasi dari suatu negara ke negara lain semakin leluasa, sehingga seolah dunia
tidak terikat dengan sekat-sekat yang membatasi wilayah suatu negara.
Dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan
besar mencoba melakukan bisnis secara global. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan besar
yang beroperasi di tanah air baik di bidang manufaktur, eksplorasi, maupun jasa,
menggunakan beberapa konsultan asing untuk membantu mengembangkan perusahaan
mereka, begitupun sebaliknya.
Dengan melihat perkembangan atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas
budaya menjadi sangat penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka.
Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalam
melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan maupun tulisan. Dengan semakin
terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke wilayah suatu negara dan didorong
dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, maka pada
saat itulah kebutuhan akan komunikasi bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.

C. Memahami Budaya dan Perbedaannya


1. Definisi Budaya
Budaya dapat didefinisikan bermacam-macam tergantung pada sudut pandang stiap ahli.
Berikut ini adalah beberapa definisi tentang budaya.
a) Menurut Lehman, Himstreet dan Baty. Budaya diartikan sebagai sekumpulan
pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri. Pengalaman hidup
masyarakat tentu saja sangatlah banyak dan variatif, termasuk di dalamnya bagaimana
perilaku dan keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.
b) Menurut Hofstede budaya diartikan sebagai pemrograman kolektif atas pikiran yang
membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. Dalam hal ini
yang menjadi kata kunci budaya adalah pemrograman kolektif yang menggambarkan
suatu proses yang mengikat setiap orang segera setelah kita lahir di dunia ini. Sebagai
contoh, di Jepang karika seorang bayi baru lahir, untuk beberapa tahun awal si bayi tidur
di kamar orang tuanya. Sedangkan di Inggris dan Amerika, bayi yang baru lahir
ditempatkan di kamar yang berbeda beberapa minggu atau bulan kemudian.
c) Menurut Bovee dan Thill budaya adalah system sharing atas simbol-simbol,
kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan, dan norma-norma untuk berperilaku. Dalam hal
ini, semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi tersebut. Beberapa budaya
ada yang dibentuk dari berbagai kelompok yang berbeda-beda dan terpisah, tetapi ada
juga yang memiliki kecenderungan homohgen. Kelompok berbeda (distinct group) yang
ada dalam wilayah budaya mayoritas lebih tepat dikatakan sebagai subbudaya
(subcultures). Indonesia adalah sebuah contoh negara yang memiliki subbudaya yang
sangat beragam baik etnis maupun agama. Hal ini berbeda dengan Jepang yang hanya
memiliki beberapa subbudaya dan cenderung bersifat homogen.
d) Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal karakteristik perilaku
dalam suatu kelompok. Pengertian tersebut juga mengindikasikan bahwa komunikasi
verbal dan nonverbal dalam suatu kelompok juga merupakan tipikal dari kelompok
tersebut dan cenderung unik atau berbeda dengan yang lainnya.
e) Menurut Mitchel, budaya merupakan seperangkat nilai-nilai inti, kepercayaan, standar,
pengetahuan, moral, hukum, dan perilaku yang disampaikan oleh individu-individu dan
masyarakat, yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan, dan
memandang dirinya serta orang lain. Budaya suatu masyarakat disampaikan dari
generasi ke generasi dan aspek-aspek seperti bahasa, kepercayaan/keyakinan, adat, dan

hukum, akan saling berkaitan dan membentuk pandangan masyarakat akan otoritas,
moral, dan etika. Pada akhirnya budaya akan bermanifestasi ke dalam bagaimana
seseorang menjalankan bisnis, menegosiasikan kontrak atau menangani hubungan bisnis
potensial.
Jadi budaya merupakan sejumlah asumsi (kebiasaan) penting yang dianut oleh anggota suatu
masyarakat tertentu. Asumsi tersebut bisa berupa kepercayaan, sikap, norma, perilaku.
Semua anggota dalam sebuah budaya mempunyai asumsi yang mirip atau sama tentang
bagaimana seharusnya berpikir, berperilaku dan berkomunikasi dan mereka cenderung untuk
berperilaku sesuai dengan asumsi tersebut dengan cara yg sama.
2. Komponen Budaya
Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, setiap elemen terbangun oleh beberapa komponen
utamanya, yaitu: nilai-nilai (baik atau buruk, diterima atau ditolak), norma-norma (tertulis
dan tidak tertulis), simbol-simbol (warna logo suatu perusahaan), bahasa, dan pengetahuan.
Menurut Mitchell, komponen budaya mencakup anatara lain: bahasa, kepercayaan/keyakinan,
sopan santun, adat istiadat, seni, pendidikan, humor, dan organisasi sosial.
Menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen, yaitu budaya material, lembaga sosial,
sistem kepercayaan, estetika, dan bahasa.

Budaya material (material culture) dibedakan ke dalam dua bagian, yaitu teknologi
dan ekonomi. Teknologi mencakup teknik atau cara yang digunakan untuk mengubah
atau membentuk material menjadi suatu produk yang dapat berguna bagi masyarakat
pada umumnya. Pendududk di negara maju dan mempunyai tingkat teknologi tinggi
akan lebih mudah mengadopsi teknologi baru dibandingkan penduduk di negara

dengan tingkat teknologi rendah.


Ekonomi dalam hal ini dimaksudkan sebagai suatu cara orang menggunakan segala
kemampuannya untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi dirinya maupun
orang lain. Termasuk di dalamnya adalah segala bentuk kegiatan yang menghasilkan
barang dan jasa, distribusi, konsumsi, cara pertukaran, dan penghasilan yang

diperoleh dari kegiatan kreasi.


Organisasi sosial (social institution) dan pendidikan adalah suatu lembaga yang
berkaitan dengan cara bagaimana seseorang berhubungan dengan orang lain,
mengorganisasikan kegiatan mereka untuk dapat hidup secara harmonis dengan yang
lain, dan mengajar perilaku yang dapat diterima oleh generasi berikutnya. Kedudukan
pria dan wanita dalam suatu masyarakat, keluarga, kelas sosial, dan kelompok umur

dapat ditafsirkan secara berbeda/berlainan dalam setiap budaya. Pada masa lalu dalam
masyarakat tertentu, kaum wanita cenderung memiliki posisi yang relatif lemah
daripada pria. Namun, kini tanggapan seperti itu sudah tidak berlaku lagi. Pria dan

wanita memiliki kedudukan yang seimbang dalam meniti karier masing-masing.


Sistem kepercayaan atau keyakinan (belief system) yang dianut oleh suatu masyarakat
akan berpengaruh terhadap sistem nilai yang ada di masyarakat tersebut. Keyakinan
yang dianut oleh suatu masyarakat juga akan mempengaruhi kebiasaan-kebiasaan
mereka, bagaimana mereka memandang hidup dan kehidupan ini, jenis produk yang
mereka konsumsi dan cara bagaimana mereka membelisuatu produk. Bahkan jenis
pakaian yang dikenakan, jenis makanan yang dikonsumsi, dan bacaan yang dibaca
setiap harinya, sebenarnya juga tidak lepas dari pengaruh yang kuat atas keyakinan

atau kepercayaan yang dianut seseorang.


Estetika (aesthetics) berkaitan dengan seni, dongeng, hikayat, musik, drama dan taritarian. Nilai-nilai estetika yang ditunjukkan masyarakat dalam berbagai peran
tentunya perlu dipahami secara benar, agar pesan yang disampaikan mencapai sasaran
secara efektif. Contoh sederhana, di kalangan masyarakat Barat ada yang beranggapan
angka 13 adalah angka yang akan membawa kesialan sehingga angka 13 sering

dilewati dan dijadikan 14A.


Bahasa (language) adalah

suatu

cara

yang

digunakan

seseorang

dalam

mengungkapkan sesuatu melalui simbol-simbol tertentu kepada orang lain. Bahasa


adalah suatu komponen budaya yang paling sulit dipahami. Meskipun demikian,
bahasa sangatlah penting untuk dipelajari dan dipahami dengan benar sehingga
melalui bahasa orang dapat memperoleh empati dan simpati dari orang lain. Untuk
dapat memahami bahasa asing secara baik dan benar diperukan ketekunan, kesabaran,
dan latihan yang cukup.
3. Tingkatan Budaya
Menurut Murphy dan Hildebrandt, dalam dunia praktis terdapat tiga tingkatan budaya, yaitu:
a) Formal
Budaya pada tingkatan formal merupakan sebuah tradisi satu kebiasaan yang dilakukan oleh
suatu masyarakat yang turun temurun dari satu generasi ke generasi berikutnya dan hal itu
bersifat formal/resmi. Dalam dunia pendidikan, tata bahasa Indonesia adalah termasuk salah
satu budaya tingkat formal yang mempunyai suatu aturan yang bersifat formal dan terstruktur
dari dulu hingga sekarang. Contohnya, sebuah kalimat sebaiknya terdiri dari subjek, predikat,

objek. Dimensi waktu yang diukur dengan satuan tahun, bulan, minggu, hari, jam, menit, dan
detik juga termasuk bagian dari budaya tingkat formal.
b) Informal
Pada tingkatan ini, budaya lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari generasi ke
generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, dipakai (digunakan) dan dilakukan,
tanpa diketahui alasannya mengapa hal itu dilakukan. Contoh, mengapa seseorang bersedia
dipanggil dengan nama julukan bukan nama aslinya, hal tersebut dilakukan karena dia tahu
teman-temannya biasa memanggil dengan nama julukan.
c) Teknis
Pada tingkatan ini, bukti-bukti dan aturan-aturanmerupakan hal yang terpenting. Terdapat
suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus dilakukan dan yang lain tidak boleh
dilakukan. Pada tingkat formal, pembelajaran dalam budaya mencakup pembelajaran pola
perilakunya, sedangkan pada tingkatan teknis,aturan-aturan disampaikan secara logis dan
tepat, seperti kapan suatu kegiatan tertentu dapat diprediksi waktunya secara tepat, seperti
kapan suatu kegiatan peluncuran roket bisa dimulai. Pembelajaran secara teknis memiliki
ketergantungan sangat tinggi pada orang yang mampu memberikan alasan-alasan yang logis
bagi suatu tindakan tertentu.
4. Mengenal Perbedaan Budaya
a. Nilai-Nilai Sosial
Secara umum orang-orang Amerika berpandangan bahwa uang akan dapat mengatasi
berbagai masalah, kekayaan yang diperoleh dari usahanya sendiri merupakan sinyal
superioritas, dan orang yang bekerja keras lebih baik daripada yang tidak bekerja keras.
Mereka juga benci terhadap kemiskinan dan menghargai kerja keras. Di Indonesia, khususnya
orang-orang yang tinggal di daerah pedesaan masih memiliki nilai-nilai kebersamaan yang
tinggi, sementara ada kecenderungan bahwa nilai gotong royong mulai memudar di daerah
perkotaan, seiring dengan semakin tingginya sikap individualistis.
b. Peran dan Status
Budaya menuntun peran yang akan dimainkan seseorang, termasuk siapa
berkomunikasi dengan siapa, apa yang mereka komunikasikan, dan dengan cara bagaimana
mereka berkomunikasi. Sebagai contoh, di negara-negara yang sedang berkembang peran
wanita dalam dunia bisnis marih relatif rendah. Sementara, di negara-negara maju seperti
Amerika Serikat dan Eropa, peran wanita di dunia bisnis sudah cukup kuat.

Begitu pula dalam hal konsep status, yang cara pandangnya berbeda antara negara
yang satu dengan negara yang lain. Kebanyakan status para eksekutif di Amerika Serikat
dilihat dari simbol-simbol yang bernuansa materialistik. Status sebagai seorang eksekutif
ditandai dengan ruang sudut kantor yang luas, karpet mahal, meja kerja eksekutif, dan
sejumlah aksesoris yang menarik. Di Indonesia, status seorang eksekutif dapat dilihat dari
penataan ruang kerja yang terkesan luks dan seberapa mewah jenis kendaraan yang
digunakan.
c. Pengambilan Keputusan
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat dan Kanada, para eksekutif selalu
berupaya secepat dan seefisien mungkin dalam mengambil suatu keputusan penting.
Umumnya, para manajer puncak berkaitan dengan suatu keputusan pokok atau utama,
sedangkan hal-hal yang lebih rinci diserahkan kepada manajer yang lebih bawa. Lain halnya
di Amerika Latin dan Jepang, proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer
puncak umumnya berjalan lambat dan bertele-tele.
d. Konsep Waktu
Sebagian besar penduduk negara maju sudah menyadari bahwa waktu sangatlah berharga.
Untuk menghemat waktu, para eksekutif Amerika Serikat dan Jerman membuat rencana
bisnis secara efisien dengan memusatkan perhatian pada tugas tertentu pada periode tertentu.
Oleh karena waktu sangatlah terbatas, dalam berkomunikasi mereka cenderung langsung
menuju pada pokok persoalan (to the point) dan cepat. Hal ini berbeda dengan para eksekutif
dari Amerika Latin dan Asia, yang umumnya memandang waktu relatif luwes/fleksibel.
Menurut mereka, menciptakan dasar-dasar hubungan bisnis lebih penting daripada sekedar
dapat menyelesaikan suatu pekerjaan.
e. Konsep Jarak Komunikasi
Sebagaimana masalah waktu, menjaga jarak komunikasi juga berbeda untuk budaya yang
berbeda. Ketika melakukan pembicaraan bisnis, para eksekutif Amerika Serikat dan Kanada
menjaga jarak sekitar 5 feet dari lawan bicara. Namun, bagi para eksekutif Jerman atau
Jepang, jarak komunikasi tersebut dirasakan kurang dekat. Sementara itu, para eksekutif dari
negara Timur Tengah mempunyai kecenderungan untuk melakukan pembicaraan bisnis
dengan jarak komunikasi yang relatif dekat
f. Konteks Budaya
Salah satu dari berbagai macam cara orang menyampaikan pesannya kepada orang lain
sangat ditentukan konteks budaya. Di dalam konteks budaya tinggi seperti Korea Utara atau

Taiwan, orang kurang tergantung pada komunikasi verbal, tetapi lebih banyak tergantung
pada

komunikasi

nonverbal.

Dalam

melakukan

percakapan

mereka

cenderung

menyampaikan pesan-pesan secara tidak langsung (indirect) yang disertai dengan ekspresi
ataupun geraka-gerakan tubuh; dalam konteks budaya rendah, seperti Amerika Serikat dan
Jerman, orang sangat tergantung pada komunikasi verbal dan bukan komunikasi nonverbal.
Jadi, dalam melakukan pembicaraan mereka cenderung langsung pada persoalan atau
disampaikan secara eksplisit tanpa basa basi.
g. Bahasa Tubuh
Perbedaan bahasa tubuh sering kali menjadi sumber kesalahpahaman berkomunikasi lintas
budaya. Sering kali orang perlu mewaspadai antara kata yang diucapkan dengan gerakangerakan tubuhnya agar dapat diketahui apa maksud yang sebenarnya. Contohnya, sinyal
Tidak orang Amerika Serikat dan Kanada dengan mengerakkan kepala ke kiri dan ke kanan
namun orang Bulgaria dengan menganggukkan kepala ke atas dan ke bawah atau
membungkukkan badan yang dilakukan di Jepang dapat dipandang oleh orang Amerika
Serikat sebagai sikap menjilat.
Bantuk bahasa tubuh lainnya adalah kontak mata. Mata adalah salah satu bagian tubuh yang
sangat ekspresif. Orang-orang Mediterania menggunakan mata untuk berbagai tujuan antara
lain: membelalakkan mata (menyatakan kemarahan), mata berkedip (menyatakan
persengkongkolan), bulu mata bergetar (untuk memperkuat rayuan).
h. Perilaku Sosial
Apa yang dianggap sopan di suatu negara bisa jadi dianggap kurang sopan di negara lain.
Contohnya, di negara-negara Arab memberikan suatu hadiah kepada istri orang lain dianggap
tidak sopan, namun tidak demikian jika diberikan kepada anak-anaknya.
i. Perilaku Etis
Perilaku yang etis dan tidak etis antarnegara pun bisa berbeda. Di beberapa negara,
perusahaan diharapkan membayar sejumlah uang secara resmi untuk persetujuan kontrak
pemerintah. Pembayaran tersebut dianggap sebagai hal yang rutin, namun di negara Amerika
Serikat dan Swedia hal tersebut dikategorikan sebagai bentuk suap sehingga tidak etis dan
ilegal.
j. Perbedaan Budaya Perusahaan
Budaya organisasi adalah cara perusahaan dalam melaksanakan sesuatu. Dengan kata lain,
budaya organisasi mempengaruhi cara orang bereaksi dengan orang lain. Dia juga dapat
melihat bagaimana pekerja melakukan tugasnya, bagaimana mereka menafsirkan dan
bereaksi satu sama lainnya, dan bagaimana mereka memandang perubahan. Saat ini, banyak

perusahaan di Amerika Serikat mencoba membuat aliansi strategis dengan perusahaan asing
dan sebagian mengalami kegagalan. Salah satu alasan kegagalannya adalah pertentangan
budaya antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
D. Komunikasi Dengan Orang Berbudaya Asing
1. Belajar tentang Budaya
Ketika merencanakan untuk melakukanbisnis dengan orang yang memiliki budaya
berbeda, seseorang akan dapat berkomunikasi secara efektif bila ia telah mempelajari
budayanya. Lagipula, ketika merencanakan untuk tinggal di negara lain, ia tentunya juga
sudah mempersiapkan bahasa yang harus dikuasainya.
Bahasa asing tentunya tidak bisa dipelajari dalam waktu singkat. Namun, memulai mengenal
beberapa kata bahasa asing untuk suatu pergaulan di lingkungan bisnis merupakan langkah
baik yang senantiasa perlu dikembangkan.
Berikut ini adalah contoh komunikasi lintas budaya ketika melakukan perjalanan ke
suatu negara:
a. di Spanyol, orang berjabat tangan paling lama antara lima sampai dengan tujuh ayunan;
melepas jabat tangan segera dapat diartikan sebagai suatu bentuk penolakan. Di
Perancis, orang berjabat tangan cukup dengan hanya sekali ayunan atau gerakan.
b. Jangan memberikan hadiah minuman-minuman beralkohol di negara-negara Arab.
c. Di Pakistan atau negara-negara yang berpenduduk mayoritas Muslim, jangan heran
kalau di tengah-tengah suatu pertemuan bisnis mereka minta izin keluar untuk
menunaikan ibadah sholat karena setiap Muslim wajib sholat lima kali sehari.
2. Mengembangkan Keterampilan Komunikasi Lintas Budaya
Mempelajari keterampilan komunikasi lintas budaya pada umumnya akan membantu
seseorang beradaptasi dalam setiap budaya, khususnya jika seseorang berhubungan dengan
orang lain yang memiliki budaya berbeda.
Berikut ini adalah beberapa petunjuk atau tips yang diperlukan seseorang ketika berhubungan
dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda.
a. Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti. Jangan berasumsi bahwa
orang lain memiliki pandangan sama sampai benar-benar menjadi kenyataan.
b. Berani mengambil tanggung jawab saat berkomunikasi. Jangan berasumsi bahwa ini
adalah pekerjaan orang lain untuk berkomunikasi dengan orang lain.
c. Tidak memberi pendapat. Belajar mendengar suatu cerita yang utuh dan terimalah
perbedaan dengan tanpa memberikan pendapat atau penilaian tentang mereka.

d. Tunjukkan

suatu

penghargaan.

Belajar

bagaimana

suatu

penghargaan

itu

dikomunikasikan melalui suatu gerak isyarat, kontak mata, dan sejenisnya dalam
berbagai budaya yang berbeda.
e. Empati. Sebelum menyampaikan suatu pesan, cobalah untuk membayangkan perasaan
orang lain bagaimana dan mengapa berkomunikasi.
f. Menahan sikap ambiguitas/mendua. Belajar untuk mengendalikan kekecewaan pada
situasi yang membingungkan.
g. Jangan melihat sesuatu yang superfisial. Jangan diganggu dengan sesuatu seperti
pakaian, penampilan, atau ketidaknyamanan lingkungan.
h. Sabar dan tekun. Ketika seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki
budaya berbeda, jangan mudah menyerah.
i. Mengenal bias budaya Anda sendiri. Belajar untuk mengidentifikasi ketika asumsi Anda
berbeda dengan orang lain.
j. Fleksibel/luwes. Siap mengubah kebiasaan atau sikap Anda ketika berkomunikasi
dengan orang yang memiliki budaya berbeda.
k. Tekankan hal-hal yang biasa. Carilah kesamaan untuk menjalin suatu kerja sama.
l. Mengirim pesan yang jelas. Membuat sinyal verbal dan nonverbal yang jelas dan
konsisten.
m. Tingkatkan kepekaan budaya Anda. Belajar tentang berbagai kebiasaan dan praktik,
sehingga seseorang perlu waspada terhadap potensi munculnya salah komunikasi.
n. Bersifat individual. Berkomunikasi dengan setiap orang sebagai individu bukanlah
mewakili kelompok lain.
o. Belajar secara langsung. Investigasi setiap budaya, sehingga Anda tahu kapan mengirim
suatu pesan dengan cara langsung atau tidak langsung.
p. Memperlakukan tafsiran Anda sebagai hipotesis kerja. Saat Anda memahami budaya
asing, berhati-hatilah terhadap umpan balik yang dilakukan si penerima pesan.
3. Negosiasi Lintas Budaya
Moran, Stahl & Boyer Internasional, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
pelatihan lintas budaya (cross-cultural training), membedakan budaya dalam dua kelompok
yaitu budaya permukaan (surface culture) seperti makanan, liburan, gaya hidup, dan budaya
tinggi (deep culture), yang terdiri atas sikap dan nilai-nilai yang menjadi dasar budaya
tersebut.
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai pendekatan negosiasi
yang juga berbeda. Tingkat toleransi untuk suatu ketidaksetujuan pun bervariasi. Contohnya,
negosiator dari Amerika Serikat cenderung relatif impersonal dalam melakukan negosiasi.
Mereka melihat tujuan mereka dalam sudut pandang ekonomi dan biasanya mereka
menganggap unsur kepercayaan penting di antara mereka. Sebaliknya, para negosiator dari

Cina dan Jepang lebih suka pada suasana hubungan sosial. Jika ingin berhasil bernegosiasi,
Anda sebaiknya bersikap bersabar dan menguasai bagaimana hubungan personal (pribadi) di
Cina. Anda harus dapat menumbuhkan hubungan personal sebagai dasar membangun
kepercayaan dalam proses negosiasi.
Di Perancis, hubungannya relatif kurang personal dan menyukai suasana yang formal dan
dimulai dengan unsur ketidakpercayaan kepada pihak lain.
Negosiator dari budaya yang berbeda mungkin menggunakan teknik pemecahan masalah dan
metode pengambilan keputusan yang berbeda. Jika mempelajari budaya partner Anda
sebelum bernegosiasi, Anda akan lebih mudah dalam memahami pandangan mereka. Lebih
lanjut, menunjukkan sikap luwes, hormat, sabar dan sikap bersahabat akan membawa
pengaruh yang baik bagi proses negosiasi yang sedang berjalan, yang pada akhirnya dapat
menemukan solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.
PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA
Pendekatan AIDA
Pendekatan AIDA ini lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat yang
didapat oleh pembaca . secara rinci ,pendekatan AIDA adalah sebagai berikut:

Attention

Prinsip pertama dalam penulisan surat lamaran kerja adalah attention (perhatian) . artinya
,pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi /lembaga pencari kerja( pembaca)
bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau dapat menumbuhkan rasa
tertarik bagi pembaca. Jelaskan ide /gagasan yang membuat pembaca antusias untuk
menyimak apa yang anda tuliskan. Pembaca tentunya bertanya-tanya tentang manfaat yang ia
peroleh. Pelamar kerja dapat juga mengemukakan tentang bagaimana ia mendapatkan
informasi lowongan kerja dan alasan mengapa ia tertarik pada posisi/jabatan tersebut.

Interest

Artinnya pelamar harus dapa menarik perhatian pembaca dengan menjelaskan relevansi
pesan-pesan yang disampaikan. Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menjelaskan dan
menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhkan tersebut relevan dengan kemampuan yang
dimiliki dania yakin mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

Desire

Artinya ,pelamar harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk mengetahui lebih jauh apa
yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar juga dapat meyekinkan pembaca melalui
bukti bukti pendukung yang relevan dengan posisi yang dikehendaki.

Action

Prinsip keempat dalam penulisan surat lamaran kerja adalan action (tindakan). Artinya
pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk mengambil suatu
tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya dalam menulis surat tersebut. Salah
satu tindakan tertentu yang dapat dilakukan oleh pembaca adalah member kesempatan untuk
melakukan wawancara kerja.

Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja


Penulis surut lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah baku dalam
penulisan surat lamaran kerja. Artinya ,seorang pelamar kerja harus memahami dan
mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu dituliskan dalam surat lamaran
kerja serta bagaiman pengorganisasian penulisannya. Hal ini memiliki arti penting bagi
pelamar kerja maupun bagian evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.
Secara umum ,pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga bagian
utama,yaitu sebagai berikut:
1. Paragraf Pembuka
Surat lamaran kerja sebagaimana bentuk surat-surat bisnis yang lain, harus dibuat sebaik
mungkin dan menarik perhatian (attention) bagi pembacanya. Surat lamaran kerja harus
menyatakan secara jelas bahwa pelamar kerja sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga ia
perlu juga mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati.
Surat lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya, perlu mencantumkan hal
hal sebagai berikut :
a. Rangkuman
Pada bagian awal surat lamaran kerja ,pelamar kerja perlu mengemukakan kualifikasi yang
dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang diinginkan dan dijelaskan bahwa

kualifikasi tersebut akan menguntungkan /memberikan manfaat bagi perusahaan atau


lembaga yang dilamar.
b. Nama
Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh pembaca (yang
menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan pelamar kerja untuk melamar
pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut.
Pada umumnya,pola ini digunakan ketika lowongan /kesempatan kerja tersebut hanya
digunakan untuk kepentingan internal organisasi tersebut, misalnya jumlah karyawan yang
dibutuhkan hanya satu orang, maka pola rekrutmentnya cenderung tertutup, bukan terbuka.

c. Sumber Publikasi
Sebutkan dari mana pelamar kerja mendapat informasi tentang adanya lowongan kerja di
perusahaan tersebut. Sumber informasi ini antara lain surat kabar,majalah,radio . dalam
surat lamaran jelaskan secara singkat bahwa pelamar kerja memenuhi persyaratan yang
dikehendaki oleh perusahaan.
d. Pertanyaan
Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian pembaca yang
menunjukan bahwa pelamar kerja mengetahui problem ,kebutuhan dan tujuan suatu organ
isasi serta mempunyai keinginan untuk membantu memecahkan masalah tersebut. Jadi hal itu
akan memberikan manfaat bagi pembaca.
e. Cuplikan Berita
Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan erita di surat kabar atau majalah yang menyebutkan
bahwa suatu perusahan sedang merencanakan membuka kantor cabang,memperkenalkan
produk baru,atau memerlukan tenagan operator dan sebagainya.

2. Paragraf Pertengahan
Setelah menarik perhatian pembaca pada awal paragraph. Pelamar kerja perlu menyajikan
kualifikasi yang dimiliknya untuk mengisi suatu pekerjaan yang diinginkannya. Dalam suatu
ruangan yang singkat (mungkin tidak boleh lebih dari tiga paragraph) pelamar kerja tidak
boleh mengulang apa yang sudah dinyatakan dalam resume. Usahakan penjalasan dalam

paragraph tersebut benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh
pembaca.
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan kualifikasi yang
dimilikinya dari sudut pandang pembaca yang mencakup:
a. Pendidikan
Kebanyakan para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan pendidikan
sebagai kualifikasi yang paling penting. Jika demikian, mereka harus menempatkan
pendidikan pada bagian yang pertama, naik pada surat lamaran kerja maupun pada
-

resume. Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja akan dapat :


Menunjukan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis yang cukup luas dan

bidang tertentu secara mendalam.


Menunjukan bagaiman pendidikanya relevan dengan jenis pekerjaan yang dilamar
Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menammbahkan bidang studi pilihan penting di
luar bidang studi inti.
b. Pengalaman Kerja

Dalam hal ini,pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas berbagai fungsi atau kegiatan yang
dapat dilakukan . atas dasar itu,pelamar kerja akan dapat menunjukan kepada pembaca
bahwa:
-

Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu mempercepat

penyelesaian tugas/pekerjaan baru.


Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama dengan

lingkungan
Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan lebih baik
Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras
c. Sikap,Minat,Aktivitas dan Kualitas

Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam melakuakan kerja sama
dengan orang lain ,sikap pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan ,perusahaan ,suasana
kerja,dan kualitas personal( kegiatan ekstrakulikuler dan sejenisnya.
3. Paragraf Penutup
Paragraf penutup terakhir dari surat lamaran kerja pada umumnya berisi suatu harapan
tindakan(action) sebagaimana yang terdapat pada surat penjualan. Pelamar kerja dengan jelas
menyatakan keinginanya untuk melakukan wawancara sesuai dengan waktu yang telah
disediakan oleh organisasi perusahaan atau lembaga yang dilamar.

Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan


alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon, faximile (kalau ada), alamat e-mail
dan jam berapa pelamar kerja dapat dihubungi , pagi, siang, atau malam hari. Untuk beberapa
perusahaan, barangkali pelamar kerja perlu melampirkan amplop plus perangko balasannya.
Namun, ada juga beberapa organisis perusahaan yang tidak mensyaratkan untuk melampirkan
perangko balasan.
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa dilihat dari cara pengorganisasiannya, surat
lamaran kerja memiliki kesamaan dengan surat penjualan yang sama-sama menggunakan
cara-cara persuasive.
Tips untuk Pelamar Kerja
Satu hal yang tak boleh dilupakan oleh pelamar kerja adalah bahwa pelamar kerja sebenarnya
sedangmenjual

potensi

diri

kepada

perusahaan

secar

tertulis

baik

mencakup

kepribadian,kualifikasi ,pelatihan yang pernah diikuti ,pengalaman kerja dan hobi. Oleh
karena itu, surat lamaran kerja dapat dikatakan sebagai surat penjualan. Sebagai surat
penjualan, paling tidak surat tersebut harus mudah dipahami, jelas, ringkas, tepat atau sesuai
dengan pekerjaan, dan rapi dalam berpenampilan.
Yang perlu Anda Perhatikan
Pelamar kerja haru mempunyai kualifikasi atau pengalaman krja untuk posisi

pekerjaan yang dikehendaki


Bangkitkan minat terhadap kualifikasi yang dimiliki
Tunjukan hal-hal positif
Usahakan surat lamaran kerja rapi,bersih dan menarik
Tulislah surat dari sudut pandang pembaca,bukan dari sudut pandang penulis.
Tekanlah hal-hal yang membedakan dengan pelamar lainnya.

Yang Harus Anda Hindari


Jangan melamar pekerjaan di luar kemampuan anda
Jangan mengirim surat lamaran kerja hasil fotocopi
Jangan mengatakan bahwa anda menerima jenis pekerjaan apa saja
Hidari kata-kata berlebihan
Jangan minta belas kasihan terhadap gaji,kecuali ketika ditanya pada saat wawancaa

kerja
Jangan memberi komentar langsung tentang karakter pribadi.

PENULISAN RESUME

A. Persiapan Penulisan Resume


Istilah resume atau daftar riwayat hidup memang bukan sesuatu yang baru lagi
mereka yang telah memasuki pintu gerbang dunia kerja, karena resume merupakan salah satu
persyarat yang sangat penting pada saat memasuki dunia kerja. Dalam bab ini akan dibahas
secara rinci tentang hal-hal yang berkaitan dengan pembuatan resume, antara lain tentang
cara mempersiapkan resume, rencana pengorganisasian, dan masalah masalah yang muncul
dalam penulisan resume.
Dalam dunia bisnis, istilah resume sering juga disebut dengan CV (Curriculum Vitae)
atau daftar riwayat hidup. Menurut KC Bay, resume sebenarnya merupakan presentasi
penjualan format diri Anda yang sangat penting. Hal ini mengingat bahwa di dalam resume
tercakup semua fakta yang relevan mengenai latar belakang, kualifikasi, pengalaman kerja
dan sebagainya yang disususn dalam suatu format yang teratur, mudah dipahami dan menarik
perhatian pembacanya.
Secara umum, resume adalah suatu daftar dokumen yang berisi kualifikasi dan jalur
karier Anda yang disusun secara teratur, rapi, dan menarik perhatian pembaca. Melalui
resume ini diharapkan pimpinan suatu organisasi/perusahaan sudah dapat mengetahui
kemampuan anda, walaupun belum pernah bertemu secara langsung dengan anda. Oleh
karena itu, resume yang anda buat harus dibuat sedemikian rupa sehingga menarik perhatian
pembaca.
Dalam mempersiapkan resume, ada tiga hal yang harus dilakukan yaitu:
1) Mencari informasi penting
Sebelum membuat resume, langkah pertama yang perlu anda lakukan adalah mencari
berbagai informasi penting yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda inginkan.
Anda dapat melakukan analisis diri (self analysis), analisis karier (career analysis),
dan analisis pekerjaan (job analysis).
a) Analisis diri
Analisis diri ini akan dapat membantu anda dalam mengenal diri sendiri secara lebih
mendalam. Termasuk semua kelebihan dan kekurangannya. Untuk mempermudah
menentukan siapa anda, Anda perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
1. Apakah saya mempunyai aspirasi yang cukup tinggi?
2. Apakah saya dapat berkomunikasi dengan baik?
3. Apakah saya orang yang sangat bergantung kepada oranglain?
4. Apakah saya orang yang energik?
5. Apakah saya orang yang mempunyai percaya diri?

6. Apakah saya mempunyai kecerdasan kuantitatif yang tinggi?


7. Apakah saya mempunyai kecerdasan verbal yang tinggi?
8. Apakah saya mempunyai kecerdasan yang tinggi dalam pemecahan suatu
masalah?
9. Berapa indeks prestasi saya secara keseluruhan?
10. Apa mata kuliah yang paling baik bagi saya?
11. Apa mata kuliah yang paling sulit bagi saya?
12. Apa kegiatan organisasi yang saya minati?
b) Analisis Karier
Sebagaimana dalam melakukan analisis diri, anda perlu juga membuat dan menjawab
segala macam pertanyaan yang berkaitan dengan karier anda di masa depan. Oleh
karena itu, cobalah anda menggali sebanyak mungkin pertanyaan yang berkaitan
dengan karier yang akan anda pilih.
Contohnya adalah sebagai berikut :
1. Kecerdasan mana (kuantitatif, verbal, mekanik) yang paling bermanfaat bagi
2.
3.
4.
5.
6.
7.

karier saya?
Apakah ada efek samping yang membahayakan kesehatan?
Apakah prestasi akademis menjadi syarat bagi penjenjangan karier?
Apakah pengalaman kerja menjadi syarat bagi penjenjangan karier?
Apakah ada imbalan selain yang berbentuk financial?
Apakah bidang pekerjaan sangatdipengaruhi oleh perkembangan teknologi?
Apakah di masa mendatang, bidang yang saya pilih mempunyai tingkat
persaingan yang tinggi?

c) Analisis Pekerjaan
Secara umum, para lulusan suatu perguruan tinggi sedikit atau belum memiliki
pengalaman kerja.Pada tahap-tahap awal memasuki kerja, perusahaan telah
menyediakan suatu program orientasi atau pelatihan kepada mereka yang baru
diterima sebagai karyawan suatu perusahaan. Oleh karena itu, sebelum menyusun
suatu resume, anda perlu menjawab pertanyaan berikut:
1. Apa tugas dan tanggung jawab pekerjaan?
2. Apakah karakteristik pribadi saya sesuai untuk tugas dan tanggung jawab
pekerjaan?
3. Apakah pengalaman saya berkaitan dengan tugas dan tanggug jawab pekerjaan?
2) Perencanaan Resume
Tujuan anda membuat resume adalah agar anda dapat melakukan wawancara dengan
tim dari organisasi (perusahaan) yang anda lamar. Resume yang ada buat merupakan
rincian atau pelengkap terhadap surat lamaran kerja yang telah anda buat.

Dalam merencanakan resume ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Tujuan Karier
Apabila anda perhatikan iklan lowongan kerja di suatu surat kabar atau majalah, akan
nampak secara jelas beberapa posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh para pencari
kerja. Ada iklan lowongan kerja yang menggunakan bahasa Inggris, tetapi masih
banyak yang menggunakan bahasa Indonesia, yang semua itu sangat bergantung pada
status dan lingkup perusahaan tersebut. Anda harus memutuskan posisi apa yang anda
minati atau yang akan menjadi tujuan karier anda, misalnya posisi manajer sumber
daya manusia, manajer pemasaran, manajer produksi/operasi, manajer pemeliharaan,
manajer keuangan, supervisor penjualan, sekretaris, operator, dan sebagainya.
b. Informasi Pribadi
Data pribadi yang tercantum dalam resume adalah nama, tempat dan tanggal lahir,
alamat rumah, dan jenis kelamin. Anda mungkin dapat menambahkan data lain yang
berkaitan erat dengan jenis pekerjaan yang dipilih. Beberapa lowongan kerja
mensyaratkan bahwa calon pegawainya belum menikah, memiliki kendaraan sendiri,
mempunyai tinggi badan dan berat badan tertentu, memiliki kemampuan berbahasa
asing baik pasif atau aktif, terampil menggunakan komputer, terampil berkomunikasi
baik lisan atau tulisan, dan sejenisnya. Anda harus memperhatikan syarat-syarat
pekerjaan dan karakteristik pribadi sebelum mengajukan lamaran dan membuat
resume.
c. Referensi
Beberapa referensi mungkin perlu dilampirkan di dalam resume. Referensi adalah
orang-orang tertentu yang akan memberikan surat rekomendasi kepada anda, yang
berisi tentang berbagai hal yang mereka ketahui semasa mereka mengenal anda.
Orang-orang yang memberikan referensi akan menambah kredibilitas pencari
referensi. Oleh karena itu, orang-orang yang memberikan referensi tersebut perlu
mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, faksimile, atau e-mail (electronic mail).
Orang tua, saudara kandung, dan teman dekat anda tidak dapat dijadikan sebagai
bahan referensi. Yang layak menjadi referensi antara lain adalah dosen yang pernah
mengajar anda semasa kuliah atau manajer tempat anda pernah bekerja. Salah satu
keuntungan menggunakan referensi dalam resume ini adalah untuk meyakinkan
kepada organisasi atau perusahaan pencari kerja tentang prestasi dan kemampuan
positif anda.
3) Pembuatan Resume

Resume dapat dibuat dalam berbagai bentuk. Resume yang baik, menekankan pada
kompatibilitas kualifikasi anda dan prospektif persyaratan kerja. Secara umum,
resume mencakup: nama, alamat lengkap, tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi,
dan referensi.
Pada bagian tujuan kerja, anda harus menyatakan secara jelas apa tujuan anda
membuat resume tersebut. Sebagai contoh, anda ingin mengisi lowongan kerja bidang
manajer pemasaran, manajer keuangan, manajer operasi, teknisi komputer, wiraniaga
produk tertentu, sekretaris, supervisor, dan sejenisnya.
Adapun yang termasuk dalam informasi pribadi (personal) antara lain: pendidikan
(nyatakan pendidikan tertinggi, kemudian yang lebih rendah, dan sebagainya plus
tanggal memulai dan lulusnya), berbagai keterampilan (bahasa asing, komputer,
desain, dan sebagainya), hobi (musik, olah raga, seni), penghargaan (juara lomba
matematika, lomba ilmiah, dan sebagainya), keanggotaan asosiasi (semasa kuliah
maupun di masyarakat umum). Usahakan informasi tersebut relevan dengan jenis
pekerjaan yang anda harapkan.Jadi, tidak berarti semua kemampuan atau keahlian
yang anda miliki perlu dicatumkan dalam resume, tetapi informasi yang dapat
mendukung pekerjaan anda tersebut.
Pada bagian referensi, carilah orang-orang yang mengetahui dengan baik mengenai
kemampuan anda atau prestasi yang pernah anda raih baik semasa kuliah maupun
semasa anda bekerja.

B. Rencana Pengorganisasian
Berdasarkan cara pengorganisasiannya, resume dapat dikelompokan menjadi tiga
jenis resume, yaitu resume kronologis (chronological resume), resume fungsional (functional
resume), dan resume kombinasi (combination resume).
Resume Kronologis adalah cara pengorganisasian resume yang didasarkan pada
kronologisnya, yaitu pendidikan dan pengalaman sebagai judul isinya. Mana yang harus
didahulukan, pendidikan atau pengalaman?Putuskan mana yang lebih memberikan kesan
positif bagi pencari kerja.Informasi terkini sebaiknya ditempatkan pada urutan pertama, lalu
diikuti berikutnya, misalnya penulisan jenjang pendidikan dimulai dari jenjang pendidikan
tertinggi. Bentuk resume ini merupakan bentuk resume tradisional.
Resume Fungsional adalah resume yang disusun atas dasar fungsi-fungsi dalam
organisasi yang dapat dilakukannya dengan baik. Resume fungsional memerlukan suatu
analisis diri, karier, dan pekerjaan secara lebih lengkap. Beberapa fungsi penting dalam suatu
organisasi seperti fungsi pemasaran, keuangan, akuntansi, produksi, sumber daya manusia,
penganggaran, komunikasi, hubungan masyarakat, dan sejenisnya dapat dijadikan sebagai
judul tersendiri dalam resume.
Adapun Resume Kombinasi

adalah kombinasi antara resume kronologis dan

fungsional. Bentuk resume kombinasi tersebut memberikan suatu keyakinan bahwa


persyaratan pendidikan dan pengalaman terpenuhi dan masih menggunakan judul-judul lain
yang lebih menekankan pada kualifikasi yang dibutuhkan (resume fungsional).
Untuk membuat resume yang baik, perlu diperhatikan empat hal yaitu: kerapian
(neatness), sederhana (simplicity), akurat (acuracy), kejujuran (honesty). Dalam menulis
resume, usahakan menggunakan kertas yang bersih dan berkualitas yang baik, jangan ada
coret-coretan, dan ketiklah dengan memilih huruf yang baik. Aturlah format resume serapi
mungkin, enak dibaca dan berisi. Disamping kerapian, bahasa yang anda gunakan hendaknya
jelas, sederhana, tidak bertele-tele.Lagi pula, informasi yang anda sajikan haruslah informasi
yang akurat.Yang lebih penting lagi adalah bahwa informasi yang anda sajikan adalah benar,
tidak mengada-ada. Dengan kata lain, berikan informasi sejujurnya. Apabila anda ternyata
ketahuan memberikan informasi secara tidak jujur, kerugianlah yang akan anda dapatkan.
Resume dapat disajikan dalam berbagai macam cara. Sebagaimana anda ketahui, ada
tiga cara pengorganisasian resume, yaitu kronologis, fungsional, dan kombinasi. Masingmasing contohnya dapat anda lihat pada Peraga 14.1 -14.3.

Peraga 14.1
RESUME MUHAMMAD RIFAI
Alamat: Jalan
Kota, Provinsi, Kode Pos
Nomor Telepon
Tujuan Profesional

..
..
..

PENDIDIKAN
Nama Universitas

.kota, provinsi, bulan, tahun . bulan, tahun...

Fakultas

..

Jurusan

..

Program Studi

..
..

L/P

..

Lulusan

..

PENGALAMAN KERJA
Sekretaris

..

Tanggung Jawab

..

Asisten Dosen

..

Supervisor

..

Mata Kuliah

..

Tangung Jawab

..

AKTIVITAS
Kampus

..
..

Masyarakat

..
..

KEAHLIAN DAN HOBI


Keahlian

Relevan dan Tujuan.

Hobi

Relevan dan Tujuan.

REFERANSI
Tersedia Pusat Informasi
Nama, Alamat Jelas

Peraga 14.2
Nama .
Alamat ..
Kota, Provinsi, Kode Pos
Nomor Telepon
TUJUAN
..
..
..
Kualifikasi Utama
..
..
..
PEKERJAAN
Okt. 2005 2010

Nama lembaga, (kota, provinsi)

Juli 2000 2005

Nama lembaga, (kota, provinsi)

Fungsional Pengalaman Kerja :


Manajemen Umum

Perencanaan Laba

Manajemen Internasional
Staf Manajemen

PENDIDIKAN
Lulusan tertinggi, nama PT, kapan lulus, kota, provinsi..
Lulusan yang lebih rendah, namaPT, kapan lulus, kota, provinsi...
DATA PRIBADI
Hobbi, kesehatan, keahlian yang relevan dengan tujuan
REFERENSI TERSEDIA BILA DIMINTA
Peraga 14.3
DANY SATRIA
Alamat rumah: jalan .
Kota, Propinsi, Kode Pos
Nomor Telepon
Tujuan Karier
Data Pribadi
Pendidikan Manajemen

......
......
......
......

Pengalaman Manajemen

......
......
......
......

Keterampilan Komunikasi ......


......
......
......
Keterampilan Komputer

......
......
......
......

Referensi dapat diperoleh langsung pada Pusat Informasi Kerja Juwita,Kentingan Rt 04 Rw


10 Jebres Surakarta Telepon (0271) 547812Resume kombinasi.
Dalam bagian pembuka resume dapat menggunakan berbagai macam judul seperti
resume, ikhtisar riwayat hidup, daftar riwayat hidup, resume Muhammad Rifai Hidayat
dengan alamat lengkap. Judul yang dipilih paling tidak mencakup nama dan alamat Anda
secara lengkap sehingga memudahkan pimpinan perusahaan organisasi yang Anda kirim
dengan mudah dapat menghubungi Anda.
Pada bagian tujuan karier, Anda dapat menyatakan tujuan secara umum maupun
khusus seperti contoh berikut ini.
Tujuan umum:
Contoh:
1. Memasuki/mengisi posisi pada level penjualan, pemasaran, keuangan, produksi, dsb.
2. Mengisi lowongan kerja untuk posisi staf akuntan.
3. Resepsionis
Tujuan Khusus:
Contoh:
1. Mengisi posisi staf penjualan untuk membantu organisasi manajemen bisnis ritel.
2. Mengisi posisi staf akuntan di kantor akuntan publik, selanjutnya memasuki posisi
supervisor.
3. Resepsionis di perusahaan Hotel Mitra Nusantara.
Kualifikasi

dasar

dapat

dinyatakan

baik

sebelum

atau

sesudah

tujuan

pekerjaan/karier.Kualifikasi penting yang dapat Anda tawarkan untuk suatu pekerjaan tertentu
mencakup pendidikan dan pengalaman kerja.

Enam tahun menangani pengembangan sumber daya manusia pada perusahaan


terkemuka (sebutkan nama perusahaan) dengan pendidikan tertinggi, fakultas,
jurusan, dan program studi apa. Integritas tinggi dan dapat bekerja sama dengan orang

lain.
Asosiasi dalam bisnis, jurusan/konsentrasi pada masalah transportasi; selama 4,5

tahun berpengalaman di bagian kargo dan departemen pengiriman.


Tingkat sarjana muda jurusan/konsentrasi manajemen personalia, dengan penekanan
pada psikologi, sosiologi, dan bisnis. Selama 4 tahun berpengalaman bekerja lepas

(part-time) dengan orang lain.


Cantumkan penghargaan, beasiswa, atau prestasi terbaik yang pernah Anda peroleh
dan relevan dengan jenis pekerjaan yang akan Anda lamar.

Data pribadi dapat mencakup nama lengkap, tempat/tanggal lahir,berbagai


keterampilan (skills), kesehatan, tinggi badan, berat badan, hobi, jenis SIM yang dimiliki, dan
jenis kendaraan yang Anda miliki. Namun perlu diingat bahwa Anda harus mencantumkan
informasi/data

yang

penting

dan

relevan

dengan

jenis

pekerjaan

yang

Anda

kehendaki.Apabila jenis pekerjaan yang Anda kehendaki adalah sopir taksi, maka jenis SIM
yang Anda miliki perlu Anda cantumkan.Di samping itu, keterampilan mengemudi maupun
pemahaman Anda terhadap kendaraan perlu Anda cantumkan juga.
Mengenai referensi, pilihlah tiga orang yang memiliki reputasi baik, lebih baik orang
yang sudah dikenal oleh perusahaan/organisasi yang Anda lamar. Apabila Anda pernah
bekerja pada suatu perusahaan. Anda dapat meminta surat rekomendasi dari manajer
perusahaan tersebut. Di samping itu, Anda dapat juga menerima surat rekomendasi dari staf
pengajar/dosen di suatu perguruan tinggi tempat Anda pernah kuliah. Anda harus meminta
surat kepada orang-orang tertentu yang akan memberikan nilai plus bagi kemampuan yang
Anda memiliki. Jangan lupa, cantumkan nama dan alamat lengkap termasuk nomor telepon
atau faksimile orang-orang yang menjadi referensi dalam resume Anda.
C. Masalah dalam Membuat Resume
Saat membuat resume, Anda harus berpikir dengan pola piker pembaca Anda, dalam
hal ini perusahaan pencari kerja. Apa yang dibutuhkan oleh perusahaan pencari kerja haruslah
dijadikan dasar acuan dalam membuat resume.

Resume yang dibuat terlalu panjang, sehingga berkesan tidak tegas dan kemungkinan

besar memasukan data yang tidak relevan sehingga tidak akan mencapai sasaran.
Resume yang ditulis terlalu singkat, sehingga tidak memberikan informasi/data yang

cukup bagi pembaca untuk melakukan penelaahan lebih dalam.


Format penulisan resume kurang baik, inden tidak konsisten, kurang memperhatikan

tanda baca dan sejenisnya, sehingga isi resume sulit dimengerti.


Terlalu banyak menggunakan kalimat yang bersifat kompleks. Alangkah baiknya

kalau kalimat yang digunakannya bersifat sederhana atau simpel.


Resume mengandung banyak kesalahan ketik/tulis dan yang lebih fatal lagi kesalahan

penyusunan kalimat.
Pelamar tidak dapat menunjukkan secara tegas dalam resume tujuan pekerjaan yang
dikehendaki, posisi, dan bidang pekerjaan apa yang diminati/diinginkan.

Pelamar menampakkan keyakinan yang berlebihan (overconfidence) sehingga


mungkin pembaca akan ragu-ragu terhadap resume yang dibuat, apakah data dalam

resume memang realistis atau tidak.


Ada pelamar yang tidak jujur saat mencantumkan data dalam resume. Sebagai contoh,
ia menyatakan mampu mengaplikasikan berbagai program computer, tetapi setelah
diuji ternyata hasilnya sangat mengecewakan.

Berbagai masalah dalam pembuatan resume membuat Anda harus berhati-hati ketika
membuat resume.
BERBICARA DAN MENYIMAK
BERBICARA
Berbicara secara langsung merupakan salah satu cara berkomunikasi yang disukai
karena sifatnya yang spontan. Dalam konteks bisnis, berbicara tanpa berfikir terlebih dahulu
bisa berakibat fatal. Berbicara adalah penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan
melalai pengucapan kata-kata ( Wursanto dalam Haryani, 2001: 236). Selain informasi juga
dapat disampaikan perasaan dan ide-ide seseorang dengan berbicara.
Kelebihan berbicara seperti, sifatnya yang tidak merepotkan, waktu yang diperlukan lebih
sedikit, tidak memerlukan bentuk/ komposisi baku, tidak perlu menulis, serta tidak perlu
mengirimkan pesan tersebut kepada orang yang dituju.
Selain itu berbicara juga memiliki kelemahan seperti yang pertama, karea sifat berbicara
yang spontan, maka kualitas komunikasi tergantung pada kemampuan seseorang untuk
mengucapkan apa yang ada di dalam pikirannya ke dalam bentuk ucapan secara
spontan/cepat. Tidak tersedia banyak waktu untuk memikirkan kata-kata yang tepat untuk
mengungkapkan apa yang ada di dalam pikiran.
Kedua, jika orang lain sedang berbicara dan tidak diberi perhatian, maka kemungkinan besar
poin penting akan hilang. Dalam hal tersebut, tidak mungkin audiens meminta pembicara
mengulangnya, misalnya apabila yang berbicara adalah atasan dan pendengarnya adalah
bawahan.
Ketiga, audiens seringkali menilai isi pembicaraan berdasarkan penampilan fisik, tanpa
mendengar terlebih dahulu apa yang disampaikan.
Faktor- faktor yang Mempengaruhi Kelancaran Berbicara
1. Pengetahuan

Seseorang yang memiliki pengetahuan luas, pada umumnya memiliki lebih banyak
perbendaharaan kata dan mampu memahami hubungan di antara berbagai fenomena. Dengan
demikian, apabila orang tersebut harus berbicara, maka materi yang dapat dikemukakan
berjumlah cukup banyak. Hal itu mendorong orang tersebut untuk berbicara dengan lebih
lancar. Namun ada sebagian orag yang memiliki pengetahuan yang luas, tetapi tidak mampu
mengemukakan pengetahuannya dengan lancar.
2. Inteligensia
Selain memiliki perbendaharaan kata dan hubungan yang lebih banyak antara
fenomena satu dengan fenomena lain, seseorang dengan inteligensi tinggi akan mampu
membuat relevansi antara fenomena dengan lebih cepat dan lebih akurat. Namun demikian,
beberapa orang dengan inteligensi tinggi juga meghadapi masalah dalam berkomunikasi.
3. Kepribadian
Orang yang berpengalaman luas dan memiliki inteligensi tinggi, mungkin saja masih
menghadapi masalah pada saat harus berbicara salah satu penyebabnya adalah masalah
kepribadian. Seseorang yang memiliki kepribadian pemalu dan kurang pergaulan biasanya
akan mengalami kesulitan untuk berbicara di hadapan orang banyak. Sikap percaya diri
memungkinkan seseorang untuk berbicara lebih leluasa dihadapan orang banyak sera
mengemukakan gagasan-gagasan yang mungkin tidak sepaham dengan aduiens.
4. Pengalaman
Pengalaman berbicara diperoleh karena seseorang sering melakukan pembicaraan,
sehingga seseorang terbiasa dalam menghadapi segala sesuatu pada saat berbicara, misalnya
menghadapi audiens yang tidak memperhatikan, audiens yang tidak menerima atau tidak
sepaham dengan pesan yang disampaikan, dan audiens yang banyak bertanya.
5. Biologi
Masalah biologis berhubungan dengan alat-alat berbicara pada orang tersebut,
misalnya kelainan pada rahang, bibir, gigi, dan lidah. Faktor tersebut menyebabkan seseorang
menghadapi masalah pada saat berbicara, khusunya jika harus berbicara dihadapan orang
banyak. Hal itu karena kata-kata yang keluar tidak jelas, gagap, atau bahkan bisa
menyebabkan orang tersebut menjadi merasa malu.
Bentuk-bentuk Berbicara dalam Bisnis
Berbicara dalam bisnis bisa terjadi dalam berbagai bentuk, salah satunya yaitu wawancara.
Wawancara (interview) yaitu suatu percakapan yang direncanakan dengan tujuan tertentu,
dan melibatkan dua orang atau lebih. Suatu wawancara dikatakan berhasil bila pihak
pewawancara dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Secara umum, wawancara dibedakan menjadi 9, dan masing-masing kategori membutuhkan


keterampilan yang berbeda-bda.
1. Wawancara kerja
Wawancara kerja dilakukan oleh calon karyawan dengan staff perusahaan sebagai pihak
yang mewawancara. Pada sesi wawancara ini, staff perusahaan ingin mengetahui kemampuan
calon karyawan dalam berbagai bidang. Sementara itu, calon karyawan ingin mengetahui
posisi yang ditawarkan perusahaan secara umum.
2. Wawancara informasional
Dalam wawancara ini, pewawancara mencari berbagai fakta yang dapat digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan atau untuk mendapatkan informasi tertentu. Dalam hal ini,
aliran informasi biasanya searah yaiu didominasi oleh orang yang mewawancarai.
3. Wawancara persuasif
Pewawancara menyatakan kepada orang lain mengenai ide/ pendapat tertentu, barang dan
jasa tertentu, dan menjelaskan mengapa ia perlu mengikuti rekomendasi yag diberikan
kepadanya. Sebagai contoh, dalam pemasaran asuransi ataupun produk tertentu.
4. Wawancara keluar kerja
Pewawancara ingin mengetahui mengapa seseorang keluar dari perusahaan atau mengajukan
pindah ke departemen lain. Aruf informasi biasanya relatif searah.
5. Wawancara evaluasi
Merupakan wawancara yang dilakukan supervisor terhadap bawahannya untuk memberikan
tanggapan terhadap kinerja yang telah dicapainya.
6. Wawancara konsultasi
Dalam hal ini, supervisor dengan bawahannya membahas masalah-masalah pribadi yang
mempengaruhi kinerja bawahan tersebut. Misalnya dalam hal perkawinan, keuangan, dan
penyalahgunaan obat.
7. Wawancara penyelesaian konflik
Dua orang atau dua kelompok yang terlibat konflik menjelaskan masalah dan sikap masingmasing. Hak itu bertujuan agar setelah keduanya saling memahami, maka konflik di antara
mereka bisa terpecahkan.
8. Wawancara disiplioner
Supervisor mencoba membetulkan perilaku/sikap karyawan yang tidak sesuai dengan
peraturan perusahaan.
9. Wawancara pemutusan hubungan kerja

Supervisor menjelaskan kepada karyawan alasan-alasan terjadinya PHK, ketentuan-ketentuan


PHK yang tidak bertentangan dengan UU, dan tetap menjaga hubungan baik dengan
karyawan.
Kesembilan wawancara diatas, seringkali tidak dianggap sebagai wawancara apabila diamati
lebih jauh, tetapi lebih pada komunikasi secara lisan (oral communication). Dengan
demikian, dapat pula dikatakan bahwa kesembilan jenis wawancara di atas merupakan
bwntuk-bentuk berbicara dalam bisnis.
Persiapan Berbicara
Langkah-langkah yag dapat dijadikan pedoman dalam persiapan berbicara:
1. Menetapkan tujuan
Sebelum melakukan pembicaraan bisnis, terlebih dahulu tentukan tujuan dari pembicaraan
tersebut. Secara umum, tujuan pembicaraan ada dua, yaitu apakah memberikan informasi
atau untuk mempengaruhi.
2. Menganalisis orang yang akan diwawancara/ diajak berbicara
Misalnya terkait dengan kepribadia, hobi, pengalaman, latar belakang pendidikan, dan tujuan
orang tersebut.
3. Menyusun materi yang akan ditanyakan ( pertanyaan wawancara)
Ada 4 tipe pertanyaan, yaitu:

Open-ended question
Pertanyaan yang meminta orang yang diajak berbicara (diwawancara) untuk
memberikan pendapatnya, bukan hanya jawaban ya-tidak.

Directopen-ended question
Dalam hal ini, pihak yang diajak berbicara diminta pendapatnya mengenai sesuatu

yang baru saja terjadi dan diminta untuk menjelaskan.


Closed-ended question
Pertanyaan tertutup merupakan pertanyaan yang jawabannya sudah ditentukan. Dalam

hal ini jawaban dapat merupakan pilihan berganda, betul-salah atau ya-tidak.
Restatement question
Pertanyaan yang menggambarkan jawaban yang baru saja diberikan oleh pihak yang
diajak berbicara.

4. Mengorganisasikan pembicaraan
Suatu wawancara atau pembicaraan akan terdiri dari bagian pembukaan, isi, dan penutup.
Bagian pembukaan akan dimulai dengan memperkenalkan diri (nama) sebagai sebagai pihak
yang akan mewawancarai atau pihak yang akan mengawali pembicaraan. Selanjutnya
mengucapkan salam, dan menjelaskan tujuan serta ketentuan dalam pembicaraan atau

wawancara tersebut. Pada bagian isi, pewawancara memposisikan hubungan dirinya dengan
pihak yang diwawancarai, misalnya atsan dengan bawahan. . untuk memperoleh informasi
yang diinginkan pihak pewawancara bisa menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang sudah
dipersiapkan sebelumnya. Selanjutnya pada bagian pentup, pewawancara akan memberikan
ringkasan hasil wawancara/pembicaraan tersebut dan adanya tindak lanjut dari hasil
wawancara tersebut,. Ditutup dengan ucapan terima kasih.

MENYIMAK
Dalam komunikasi, secara umum orang lebih menekankan pehatian pada
keterampilan berbicara. Mereka berusaha untuk memperbaiki diri agar mampu berbicara
dengan lebih baik, baik dalam konteks berbicara antar pribadi, kelompok kecil maupun di
hadapan masa. Dengan demikian, orang yang terampil berbicara bisa saja kurang terampil
dalam menyimak.
1.1 Pengertian Menyimak
Menyimak atau yang sering juga disebut dengan mendengarkan merupakan kegiatan yang
bersifat fisikal di mana seseorang menerima, memperhatikan, serta memahami suara
Menyimak secara efektif merupakan aktivitas yang aktif dari pikiran seseorang, bukan hanya
aktivitas yang pasif, yakni mendengarkan suara.
1.2 Proses Menyimak
Tahap-tahap dalam proses menyimak bisa diidentifikasi menjadi enam yakni, mendengarkan,
memperhatikan, memahami, mengingat, mengevaluasi & menanggapi.
1. Mendengarkan
Didefinisikan sebagai aktivitas fisik dimana seseorang menerima suara melalui indra
pendengaran. Dengan demikian, mendengarkan merupakan aktivitas fisik murni, yaitu
menangkap gelombang suara yang dikirim oleh pengirim pesan.
2. Memperhatikan (attention)
Perasaan seseorang secara terus menerus dibombardir dengan berbagai stimuli/rangsangan
yang berasal dari luar. Contohnya, pada saat seseorang berada di mall, maka lingkungan akan

memberikan stimuli, seperti musik dari setiap counter atau toko, tayangan interaktif sebagai
penarik konsumen, suara orang menawarkan atau memengaruhi konsumen, lampu yang
berpijar, balon-balon promosi & barang-barang lain yang menarik konsumen. Hal tersebut
memenuhi otak dengan berbagai informasi atau pesan yang dikirim oleh pihal luar. Perhatian
yang selektif terhadap rangsangan tertentu disebut pehatian/attention.
3. Memahami
Kedua tahap diatas yakni mendengarkan dan memperhatikan belum sampai pada memberikan
makna terhadap pesan yang disampaikan.
Pada tahap selanjutnya, yakni tahap memahami, pesan yang dikirim dalam simbol-simbol
yang dilihat atau didengar akan diberi makna. Pengertian simbol tersebut bukan hanya
mecakup kata-kata yang dikirim, tetapi juga termasuk suara-suara yang dihasilkan dari
tepukan tangan, bunyi peluit atau bunyi sirine.
4. Mengingat
Pesan yang telah diterima atau diinterpretasikan kemudian diletakkan dalam ingatan. Setelah
masuk ke dalam ingatan, pesan tersebut akan dihubungkan dengan pesan yang sudah
mengendap dalam ingatan sehingga membentuk suatu rangkaian ingatan baru.
5. Mengevaluasi
Pada tahap evaluasi, pesan yang disampaikan akan diukur bukti-buktinya, akan dibedakan
mana fakta dan mana yang opini, dan menentukan apakah pesan itu mengandung bisa atau
tidak. Pada tahap ini listener dimungkinkan untuk membuat pertimbangan-pertimbangan
berkaitan dengan pesan yang disampaikan.
6. Menanggapi
Tahap keenam merupakan tahap akhir dalam proses menyimak, yaitu menanggapi
pembicaraan atau pesan yang disampaikan dengan memberikan umpan balik (feedback)
Meskipun pesan yang dikirim sama, tetapi umpan balik antara listener satu dengan yang lain
bisa berbeda.

1.3 Tipe Menyimak

Terdapat dua tipe menyimak yaitu menyimak secara aktif dan menyimak secara pasif.
Perbedaan antara menyimak secara aktif dan menyimak secara pasif ditentukan oleh
tingkatan yang diberikan oleh listener dalam hal keterlibatan dan dalam hal
memberikan umpan balik.
1.

Menyimak secara aktif adalah proses menyimak dimana listener memiliki


keterlibatan yang tinggi dan memberikan umpan balik yang jelas. Pada penyimak aktif
umpan baliknya tidak hanya diam, tersenyum,tetapi dengan makna yang jelas. Dalam
hal ini umpan balik dapat diberikan secara langsung atau lisan, tetapi dapat diberikan
secara tidak langsung yaitu, secara tertulis. Umpan balik dengan tindakan yaitu dengan
cara menganggukan kepala.

2.

Menyimak secara pasif adalah proses menyimak dimana penyimak memiliki


keterlibatan yang rendah dan tidak memberikan umpan balik, tetapi tidak cukup.
Misalnya, diam saja atau tersenyum. Menyimak secara pasif menyebabkan
penyimakan tidak efektif.

1.4 Sebab-sebab penyimakan tidak efektif


Sepertinya halnya berbicara, menyimak merupakan suatu keahlian yang harus
dimiliki dalam berkomunikasi. Salah satu cara untuk mulai menjadi penyimak yang
baik adalah memahami sebab-sebab penyimakan yang tidak baik atau tidak efektif.
Sebab-sebab penyimakan tidak efektif dibedakan menjadi empat yaitu :
1. Faktor lingkungan
Factor lingkungan atau sering disebut faktor gangguan adalah segala sesuatu
yang mengalihkan perhatian seseorang dari apa yang ingin atau perlu
diperhatikan.
2. Sumber pesan
Menyimak akan dilakukan dengan sungguh-sungguh apabila sumber pesan
tersebut adalah orang yang terhormat atau terpandang. Sumber pesan itu sendiri
akan menentukan sulit tidaknya penyimakan, di mana akan lebih mudah bagi
audiens untuk menyimak pembicara yang berbicara dengan lancer dibandingkan
menyimak pembicara yang pembicara tidak lancar dan mengeluarkan banyak
kata um dan eh
3. Pesan
Pesan atau materi yang baru dan sukar akan menyebabkan penyimakan tidak
efektif. Sebagai contoh, seorang karyawan PT.PLN yang sudah mendekati usia
50 tahun (menjelang pensiun) diberikan tugas mengikuti kursus internet. Bagi

karyawan tersebut, internet merupakan hal yang baru dan menurutnya sangat
sulit dipelajari. Situasi seperti itu menyebabkan karyawan tersebut menyimak
secara tidak efektif.
4. Individu penyimak
Meskipun system akustik ruangan baik, pembicaranya juga orang yang
dihormati, dan pesan yang disampaikan juga menarik, tetapi komunikasi tidak
akan terjadi tanpa adanya penyimak. Penyebab dari tidak efekifnya individu
penyimak ada empat yaitu :
-

Kondisi fisik penyimak


Sakit kepala, sakit perut atau sakit gigi bisa menghalangi seseorang dalam
memperhatikan pembicara walaupun orang tersebut berkeinginan kuat untuk

menyimak.
Sikap dan kebutuhan penyimak
Sikap dapat menghalangi penyimakan yang efektif. Jika seseorang
memandang dirinya superior dan memandang bahwa mendengarkan orangorang tertentu berbicara tidak ada manfaatnya, orang tersebut menciptakan
halaman bagi dirinya sendiri untuk berkomunikasi. Contohnya, orang tua
yang tidak memperhatikan apa yang dikatakan oleh anak-anak, atau
karyawan senior yang tidak bersedia mendengarkan saran atau masukan dari

karyawan yang lebih mudah.


Kebiasaan menyimak
Kebiasaan menyimak akan memengaruhi cara seseorang menyimak.
Beberapa kebiasaan menyimak, antara lain berpura-pura menyimak, tetapi
sebenarnya tidak. Misalnya, berpura-pura menyimak dengan memandang
terus kepada pembicara, tetapi sebenarnya ia tidak menyimak apa yang
disampaikan.
Kebiasaan menyimak lain yang menyebabkan menyimak tidak efektif adalah

hanya memperhatikan atau memfokuskan pada faktanya saja.


Tanggung jawab penyimak
Sebagai bagian integral dari proses komunikasi, receiver memiliki tanggung
jawab. Tanggung jawab receiver menyangkut memberikan perhatian kepada
sender pada saat menyampaikan pesan serta memahami pesan yang
disampaikan.
Pada diri audiens yang memiliki rasa tanggung jawab terhadap hal itu, ia
akan memperhatikan sender dan pesannya. Namun, bagi audiens yang kurang

tanggung jawab, ia mungkin tidak akan memperhatikan sender maupun isi


pesannya tanpa rasa bersalah.
1.5 Pentingnya menyimak dalam dunia bisnis
Kebutuhan menyimak dalam dunia bisnis tidak diragukan lagi. Kemampuan menyimak akan
menghilangkan masalah-masalah komunikasi yang timbul dalam bisnis seperti :
1. Memecahkan konflik
Konflik tidak selalu jelek karena konflik dapat menumbuhkan kreativitas. Hal yang
perlu diperhatikan di sini adalah bagaimana agar konflik itu tidak berlebihan sehingga
menimbulkan sikap anarkis. Disamping itu, dalam penyelesaian konflik diusahakan
tidak ada yang merasa dirugikan atau diupayakan suatu penyelesaian dalam kondisi
win-win solution.
2. Menanggulangi perlawanan
Salah satu bagian dari penyelesaian konflik atau masalah adalah memengaruhi orang
lain agar menerima ide/pendapat kita. Saat menghadapi perlawanan dari orang lain,
usahakan tetap tenang dan menunjukkan adanya kebutuhan dari orang yang melawan
tadi.
3. Mengadakan negosiasi
Negosiasi adalah penggunaan keterampilan komunikasi dan tawar menawar mengenai
subjek bisnis tertentu atau untuk mengatasi konflik dan mencapai hasil yang
memuaskan. Kunci untuk menjadi negosiator yang efektif adalah siap menghadapi
negosiasi.
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaanpesan,
merupakansuatulangkahstrategisbagipencapaiantujuanorganisasisecaramenyeluruhdanmerupa
kansalahsatu

factor

penentukeberhasilankomunikasi.

Pesanpesanbisnis

yang

terencanadenganbaikakanmempermudahpencapaiantujuankomunikasi.
Dalamringkasanmateriini, akandibahas proses komposisi, penentuantujuan, analisis
audience, penentuan ide pokokdanseleksisalurandan media komunikasi.
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition process) penyusunanpesan-pesanbisnisdapat di
analogikandengan proses penciptaanlaguseperti yang dilakukanolehseorang composer.
Diaharusmerencanakanlaguapa

yang

aka

bibuatuntukmengiringilagutersebut.

Kemudianmerekaharusmelakukanlatihandanujiulangataurevisi-revisi

yang

diperlukan,

sehinggalagu

yang

diciptakanmempunyaimutu

yang

bagus,

enakdidengardanmudahdicernaoleh para pengemarnya.


Penyusunanpesan-pesanbisnismeliputitigatahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalamfaseperencanaan (planning phase), dipikirkanhal-halcukupmendasar, seperti yang
akanmenerimapesan,

ide

pokok

(main

idea)

pesan-pesan

yang

akandisampaikandansaluranatau media yang digunakanuntukmenyampaikanpesan.


b) Komposisi
Komposisieratkaitannyadenganpenyusunanataupengaturan kata-kata, kalimatdan paragraph.
Hal

inimengunakan

kata-kata

yang

sederhana,

mudahdipahami,

dimengertidandilaksanakanolehsipenerima.
c) Revisi
Setelah ide dituangkandalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikanapakah kata-kata
tersebuttelahdiekspresikandenganbenar.

Seluruhmaksuddanisipesanharusditelahkembali,

apakahsesuaidenganapa yang direncanakansebelumnyaatautidak.

B. PENENTUAN TUJUAN
Dalammerencanakansuatupesanbisnishal

yang

pertamadilakukanadalahmemikirkanmaksudaatautujuankomunikasi.
Untukdapatmelakukandanmenjaga goodwill di hadapan audience, makahalpertama-tama
iaharusmenentukantujuan yang jelasdandapatdiukur, sesuaidengantujuanorganisasi.
1. Mengapatujuanituharus jelas.
Dengantujuan

yang

jelasmakaakanmembantupengambilanbeberapakeputusandiantaranyasebagaiberikut :
a) Keputusanuntukmeneruskanpesan
Sebelummenyampaikansuatupesan,

tanyakanpadadirisendirisendiri,

akandisampaikanbenar-benardiperlukanatautidak?
b) Keputusanuntukmenenggapi audience

apakahpesan

yang

Untukmemutuskancaraterbaikmenanggapi audience, komunikatorperlumempertimbangkan


motif-motif mereka. Mengapamerekamemperhatikan inti pesan yang disampaikan?
Apakahmerekamengharapkankeuntungan?
Apakahharapanmerekasesuaidenganharapankomunikator? Tanpamengetahuitanpamengetahui
motif audiencenya, komunikatortidakdapatmenanggapimerekadenganbaik.
c) Keputusanuntukmemutuskanisi
Menetapkantujuan

yang

jelasakanmembantumemusatkanisipesan.

Komunikatorseharusnyahanyamemasukkaninformasi

yang

penting,

yang

relevandenganpencapaiantujuan yang telahditetapkan. Informasi yang tidakrelevanharus di


singkirkanjauh-jauh.
d) Keputusanuntukmenetapkansaluranatau media
Penentuansaluranatau

media

sangattergantungpadatujuan

yang
yang

akandigunakanuntukmenyampaikansuatupesan,
dikehendaki.

Salurankomunikasi

akandigunakandapatberupalisanatautulisan.

2. Tujuankomunikasibisnis
Secaraumum, adatigatujuankomunikasibisnisyaitu :
a. Memberiinformasi (informing)
b.MelakukanPersuasi (persuading)
c. MelakukanKolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara MengujiTujuan
Ada empatpertanyaandalammengujitujuan yang teladitentukanyaitu :
a) Apakahtujuantersebutrealistis?
b) Apakahwaktunyatepat?
c) Apakah orang yang mengirimkanpesansudahtepat?
d) Apakahtujuannyadapatditerimaolehperusahaan
C. ANALISIS AUDIENCE

yang

Setelahkomunikasitersebuttelahmemilikimaksuddantujuan
langkahselanjutnyaadalahmemperhatikan

audience

yang

yang

akandihadapi.

jelas,
Siapamereka,

bagaimanasikapmerekadanapa yang merekaketahui?


1) Cara mengembangkanprofil audience
a. Berapajumlahdanbagaimanakomposisi audience?
Audience dalamjumlahbesartentusajaakanmenunjukanprilaku yang berbedadengan audience
yang berjumlahsedikitsehinggauntukmengadapidiperlukanteknikkomunikasi yang berbeda
pula. Bentukdan format penulisanmateri yang akandisampaikanjugaditentukanolehjumlah
audience.
b. Siapa audience
Bila

audience

yang

ditujulebihdarisatu

komunikatorperlumengidentifikasisiapadiantaramereka

yang

orang

memegangposisikunci/posisi

yang penting, sepertimereka yang memiliki status organisasionaltinggi.


c. Reaksi audience
Setelahmengetahuisiapa yang menjadi audience, perludiketahuikomposisi audience adalah
orang-orang yang tidaksukaberdebatataukurangkritis,
d. Bagaimanatingkatpemahaman audience?
Ketikamenyampaikanpesan-pesan, latarbelakang audience sepertitingkatpendidikan, usia,
danpengalamanjugaperludiperhatikan. Jikakomunikatordan audience memilikilatarbelakang
yang jauhberbeda, perludiputuskanterlebihdahuluseberapajauh audience tersebutdididik.
e. Bagaimanahubungankomunikatordengan audience?
Jikakomunikatoradalah

orang

yang

belumdikenaloleh

audience,

audience

harusdapatdiyakinkansebelumpresentasidisampaikan. Komunikatordenganpenampilan yang


meyakinkanakanmembuat
termotivasiuntukmendengarkandanmenyimakpembicaraannya,
sehinggapesandapattersampaikandenganbaik.
2) Cara memuaskankebutuhaninformasi audience.

audience

Salah satukuncidarikomunikasi yang efektifadalahmengetahuikebutuhaninformasi


audience danselajuntnyaberusahamemenuhikebutuhantersebut.
Ada lima tahap yang diperlukanuntukmemenuhikebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkanoleh audience
b. Antisipasiterhadappertanyaan yang takdiungkapkan
c. Berikansemuainformasi yang diperlukan
d. Yakinkanbahwainformasinyaakurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarikbagi audience.

3) Cara memuaskankebutuhanmotivasional audience


Beberapajenispesanbertujuanmemotivasi

audience

untukmaumengubahprilakumereka.

Tetapi,

pemberianmotivasiiniseringkalimengalamihambatan/

kendala.

Hal

inidisebabkanolehadanyakecenderungandari audience untuktidakmaumengubahsesuatu yang


adadenganhal

yang

lebihbaru.

Untukmengatasikendala-

kendalatersebutperlumelakukanpendekatandenganmemberikanargumentasi

yang

bersifatrasionaldanpendekatanemosi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK


Setelahmenganalisistujuandan

audience,

langkahselanjutnyaadalahmenentukancarauntukmencapaitujuantersebut.

Topikdan

ide

pokokmerupakanduahtal yang berbeda. Topikadalahsubjekpesan yang luas. Sedangkan ide


adalahpokokadalahpernyataantentangsuatutopik,

yang

menjelaskanisidantujuandaritopiktersebutsehinggadapatditerimaoleh audience.
Sebelummenentukan ide pokokterlebihdahulu yang harusdiidentisikasiadalah
1. Teknik Brainstorming
a) Storytellers tour
Hidupkan

tape

recorder

dantelaahpesan-pesan

yang

disampaikan.

Fokuskanpadaalasanberkomunikasi, poinutama, rasionalitasdanimplikasibagisipenerima.

b) Random list
Tulissegalasesuatu

yang

adadalampikirandiataskertaskosong.

Selanjutnyapelajarihubunganantara ide-ide tersebut.


c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jikasubjek yang dibahasmencekuppemecahanmasalah, gunakanlahsuatu worksheet yang
akanmembantumenjelaskanhubunganantaratemuan (findings), kesimpulan (conclusions)
danrekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatanjurnalistikmemberikapoin yang baiksebagailangkahawalmenentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkalipendekatan yang terbaikadalahmelihatdarisisiperspektif audience.
2.Pembatasancakupan
penyajianrutinkepada audience yang telahAndakenalhendaknyamenggunakan katakata yang singkat. Cara inidapatmembangkitkan rasa hormat audience kepadakomunikator,
sedangkanpenyampaianpesan yang kompleksdan controversial akanmemakanwaktu yang
lebih lam, terutamajika audience yang hadirterdiriatas orang-orang yang spektial, atau orangorang yang tidakdikenalsebulumnya.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesanbisnisharussesuaidengansituasi

yang

ada.

Ide-ide

dapatdisampaikanmelaluiduasaluranyaitusaluranlisandantulisan.
Pilihanmendasarberbicaradanmenulistergantungpadatujuandanmaksudpesan

audience

dankarakteristikdariduasalurankomunikasitersebut.
a. KomunikasiLisan
Salah
satukebaikandarikomunikasilisanadalahkemampuanyamemberikanumpanbalikdengansegera.
Salurandigunakanbilapesan yang disampaihakansederhana, tidakdiperlukancatatan permanent
dan audience dapatdibuatlebihnyaman. Kelebihan yang lain yaitusifatnya yang ekonomis.

Komunikasilisanmencakupantara lain percakapanantaradua orang yang tidakterencan,


pembicaranlewattelepon,

wawancarampertemuankelompokkecil,

seminar,

workshop,

program pelatihan, pidato formal danprentasipentinglainnya.


b. KomunikasiTertulis
Pesan-pesantertulisdapatdisampaikanmelaluiberbagaimacambentuksepertisurat,
memo,

danlaporan.

Salah

satukebaikandarikomunikasitertulisyaitupenulismempunyaikesempatanuntukmerencanakanda
nmengendalikanpesan-pesanmereka.