MEKANISME PENGENDALIAN

1.1 DASAR PEMIKIRAN

P2KP dikelola melalui desentralisasi manajemen. Di tingkat Pusat,

manajemennya ditangani oleh Konsultan Manajemen Pusat (KMP) sedangkan
di tingkat daerah pengelolaannya dibagi dalam beberapa Satuan Wilayah Kerja
(SWK) yang masing-masing ditangani oleh satu Konsultan Manajemen Wilayah
(KMW)

Untuk organisasi yang mempraktekan desentralisasi, pengendalian manajemen

merupakan suatu keharusan. Desain Manajemen Proyek menetapkan,
pengendalian P2KP dilakukan secara berjenjang dengan pusat
pengendaliannya pada KMP. KMP yang bertugas melakukan pengendalian
manajemen dan pengendalian tugas sekaligus. Untuk pengendalian manajemen,
KMP akan mengkoordinasikan aktifitas KMW, mengkomunikasikan informasi,
mengevaluasi informasi, memutuskan tindakan yang seharusnya diambil dan
mendorong pelaku P2KP untuk mengubah perilaku yang tidak konstruktif.
Sedangkan untuk pengendalian tugas, KMP akan memastikan bahwa
pelaksanaan siklus P2KP telah dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai
dengan SOP yang telah ditetapkan.

Dalam pelaksanaannya, KMP mempunyai Unit Satuan Kerja (USK)

Pengendalian yang disebut USK Monev. USK ini bertugas untuk memfungsikan
elemen-elemen sistem pengendalian, yaitu; 1. Informasi mengenai apa yang
sedang terjadi, (QS, SIM, Laporan-laporan) 2. Angka indikator standar, 3.
Verifikasi atas apa yang sebenarnya terjadi, 4. Umpan Balik dan 5. Jaringan
komunikasi.

1.2 TUJUAN

Dalam koridor mekanisme pengendalian Monev, untuk menjaga keselarasan

antara progress dan substansi pelaksanaan kegiatan P2KP-3, yang mempunyai
tujuan, antara lain:

1. Sebagai basis kendali progress pelaksanaan kegiatan dengan alat analisis

QS dan Master Schedule.
2. Sebagai basis kendali capaian substansi dengan alat analisis: capaian
indicator performance, instrument monitoring, instrument uji petik.
1.3 HASIL YANG DI HARAPKAN

Monitoring dan Evalusi sebagai basis kendali progress dan substansi akan
mempunyai implikasi yang mempengaruhi proses pelaksanaan kegiatan.
Dinamika pelaksanaan kegiatan P2KP-3 dengan ketersediaan waktu yang ketat,
maka peran pengendali dalam hal ini merupakan focus dari kegiatan Monitoring
dan Evalusi menjadi sangat dominan perannya.
Dengan demikian hasil dari pengendallian dalam koridor monev adalah:
1. Memastikan progress pelaksanaan kegiatan P2KP tidak terlalu menyimpang
dari time frame yang telah ditentukan dalam master schedule,
2. Memastikan proses fasilitasi kegiatan pelaksanaan Siklus P2KP sesuai
indikator yang telah ditentukan,
3. Termanfaatkan informasi yang telah tersedia (QS, SIM dan PPM) sebagai
basis penyusunan strategi atau rekomendasi rencana tindak dengan
melakukan proses analisis hasil.
4. Memastikan setiap kerangka acuan yang disusun untuk dilaksanakan
berdasarkan pada koridor yang telah ditentukan (PAD, Pedoman Umum,
Pedoman Teknis).

1.4 STRATEGI PENGENDALIAN

Untuk memberikan dukungan pelaksanaan kegiatan agar sesuai dengan

mekanisme yang telah ditentukan dalam koridor P2KP-3 (Pedoman Umum,
Pedoman Teknis, Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan), maka diperlukan
mekanisme pengendalian yang dirumuskan dalam strategi pengendalian.
Kerangka teknis dalam pelaksanaan strategi pengendalian sangat penting unutk
dijadikan sebuah rumusan dalam rangka menjamin proses pelaksanaan
kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan atau pengendalian
sebagai upaya untuk menjaga kualitas pekerjaan (QUALITY CONTROL).
Agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kualitas yang telah ditentukan, maka
diperlukan tahapan dalam penyusunan strategi pengendalian, antara lain :

1. Tahapan Persiapan
Merupakan tahapan untuk menpersiapkan kelengkapan menjelang
pelaksanaan kegiatan (Siklus P2KP-3) maupun kegiatan dalam event
pelatihan dan sosialisasi.

Ditingkat KMP tahapan persiapan ini didukung dengan penyiapan

secara teknis aplikasi yang dibutuhkan KMW, antara lain: Master
Schedule sebagai basis referensi durasi waktu yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan, Aplikasi QS, Aplikasi SIM, Aplikasi PPM,
Aplikasi WEB, Kerangka Acuan Pelaksanaan Kegiatan atau TOR,
Pedoman Teknis.
 Untuk KMW tahapan ini dilaksanakan sebagai upaya penyiapan
kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan mekanisme atau koridor
yang telah disusun oleh KMP P2KP-3

2. Tahapan Pelaksanaan
Tahapan ini merupakan tahapan lanjut dari tahapan persiapan.
Merupakan tahapan implementasi dari koridor yang telah ditentukan
atau tersusun dalam Kerangka Acuan Kerja.
Dalam tahapan ini perlu dilakukan proses monitoring secara langsung
oleh unsur-unsur pengendali KMW (TA, Korkot, Askorkot), untuk
memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan mekanisme yang
telah disusun agar tidak terjadi distorsi dalam pelaksanaannya.

3. Tahapan Evaluasi
Merupakan tahapan kegiatan pasca tahapan Persiapan dan Tahapan
Pelaksanaan. Fungsi dari evaluasi adalah sebagai media refleksi
bersama untuk memberikan umpan-balik tentang kegiatan yang
sedang berlangsung dalam bentuk rekomendasi hasil pelaksanaan
kegiatan yang dapat digunakan sebagi referensi dalam penyusunan
strategi lanjut hasil temuan monitoring.

1.5 METODE

Untuk mendukung proses pengendalian dalam kerangka Monev, diperlukan

serangkaian metode yang dipersiapkan sebagai dasar dalam pelaksanaannya,
yang secara jelas diuraikan sebagai berikut :

A. Jenjang KMP dan RM P2KP-3

1. Pengendalian Tidak Langsung

Melakukan amatan dalam bentuk analisis hasil capaian baik dari sisi
progress maupun capaian indicator performance ( IP ). Pola pengendalian
ini untuk memberikan gambaran kondisi nyata lapangan, yang diharapkan
capaian lapangan dapat memberikan jaminan bahwa progres yang sedang
berjalan sudah sesuai dengan milestone dan substansi yang
terkategorikan dalam Indicator Performance. Data acuan dalam melakukan
pengendalian tidak langsung adalah : Data SIM, Data QS, dan Laporan
Bulanan KMW.
Instrument sebagai dasar untuk melakukan analisis data adalah :

a. Kurva S
Merupakan visualisasi dalam bentuk kurva yang sumber datanya
berasal dari realisasi lapangan yang dilaporkan dalam periode
mingguan, dalam data Quick Status ( QS ). Berdasarkan data QS ini
dilakukan analisis capaian kegiatan dengan mempertimbangkan waktu
yang dibutuhkan untuk masing-masing kegiatan. Rangkaian capaian
progress ini menggambarkan historical progress berupa Kurva-S,
 yang selanjutnya dapat dijadikan referensi status progress masing-
masing KMW secara periodik mingguan.

b. Kuadran
Selain mendasarkan analisis kepada capaian progress dari data QS,
juga dilakukan analisis terhadap capaian substansi di lapangan,
berdasarkan indicator performance dari data SIM.
Analisis lebih lanjut adalah, dilakukan intersection terhadap capaian
indicator dan capaian progress, yang dapat digambarkan dalam
sumbu x dan sumbu y, dimana akan membentuk suatu kuadran.
Kuadran capaian ini dapat dianalisis, yang dapat memberikan
kelompok capaian masing-masing kelurahan berdasarkan kategori
capaian indikator ( SIM ) dan progress ( QS ) di setiap korkot dan
KMW. Pengelompokan masing-masing capaian kelurahan dalam
kuadran ini, akan dapat digunakan sebagai dasar mengambil langkah-
langkah strategis dalam memperlakukan setiap kelompok kelurahan.
Apabila kelompok kelurahan dari capaian indicator tidak tercapai,
diharapkan ke depan dapat dilakukan penguatan ( coaching ) kepada
SF dan Faskelnya. Sedangkan apabila capaian progress terlambat,
maka dilakukan upaya percepatan terhadap kinerja tim Faskel,
dengan memberikan dukungan sumberdaya maupun dukungan
strategi pengandalian.

c. Sekuensi Kegiatan
Analisis ini untuk mengetahui progres masing-masing KMW, apakah
sesuai dengan mekanisme siklus yang telah ditentukan atau tidak.
Sumber informasi dalam melakukan analisis sekuensi ini dengan
menggunakan data dari QS secara periodik mingguan.

d. Deviasi
Analisis deviasi ini merupakan hasil analisis kurva S yang memberikan
informasi tentang kecenderungan dinamika perkembangan capaian
progres masing-masing KMW secara periodik mingguan.
Pola kecenderungan deviasi masing-masing KMW per minggu dapat
dipantau secara langsung, apakah pergerakan KMW dari sisi progress
minggu per minggu cenderung naik atau turun deviasinya.
Berdasarkan kecenderungan dinamika perkembangan setiap KMW ini,
maka dapat dilakukan analisis lanjutan terhadap kondisi yang terjadi
sebenarnya di lapangan, sehingga dapat diambil langkah-langkah
strategi dalam upaya percepatan progresnya.

2. Pengendalian langsung
Pengendalian ini merupakan pengendalian yang dilakukan secara
langsung dengan melakukan proses pendampingan, atau kunjungan
secara langsung untuk mengamati dinamika kegiatan yang sedang
berlangsung di lapang.
Untuk melakukan pengendalian langsung didukung dengan kegiatan,:
 a. Monitoring
Kegiatan monitoring ini dilakukan dengan melakukan kunjungn
langsung di masing-masing KMW, untuk melakukan sampling
pengendalian tentang status pelaksanaan kegiatan serta penyiapan
media-media Bantu yang dibutuhkan.
Dalam monitoring ini ada beberapa focus yang dilakukan dalam
mekanisme pengendalian kegiatan, antara lain:
Pelatihan,
Sosialisasi,
Fasilitasi Siklus P2KP-3 di masyarakat.

e. Uji Petik
Kegiatan uji petik ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan setelah
siklus selesai terfasilitasi di masyarakat.
Merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa proses telah bejalan
sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dan koridor yang
telah disusun dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR. Kegiatan ini
dilaksanakan berdasarkan mekanisme Uji Petik yang telah ditentukan.

B. Jenjang KMW

1. Pengendalian Tidak Langsung

Melakukan amatan dalam bentuk analisis hasil capaian baik dari sisi
progress maupun capaian indicator performance ( IP ). Pola pengendalian
ini untuk memberikan gambaran kondisi nyata lapangan, yang diharapkan
capaian lapangan dapat memberikan jaminan bahwa progres yang sedang
berjalan sudah sesuai dengan milestone dan substansi yang
terkategorikan dalam Indicator Performance.
Sumber data analisis dalam pengendalian tidak langsung yang menjadi
tugas dari KMW:

Progress basis Quick Status (QS)

Capaian Indikator Performance basis SIM
Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) basis mekanisme PPM

2. Pengendalian Langsung
Pengendalian ini merupakan pengendalian yang dilakukan secara
langsung dengan melakukan proses pendampingan atau kunjungan secara
langsung untuk mengamati apa yang sebenarnya terjadi di lapang.
Untuk melakukan pengendalian langsung didukung dengan kegiatan,:
 a. Monitoring
Kegiatan monitoring ini dilakukan dengan melakukan kunjungan
langsung di masing-masing desa/kelurahan sasaran, untuk melakukan
sampling pengendalian tentang status pelaksanaan kegiatan serta
penyiapan media bantu yang dibutuhkan.
Dalam monitoring ini ada beberapa focus yang dilakukan dalam
mekanisme pengendalian kegiatan, antara lain:
Pelatihan,
Sosialisasi,
Fasilitasi Siklus P2KP-3 di masyarakat.

b. Uji Petik
Kegiatan uji petik ini merupakan kegiatan yang dilaksanakan setelah
siklus selesai terfasilitasi di masyarakat.
Merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa proses telah bejalan
sesuai dengan mekanisme yang telah ditentukan dan koridor yang
telah disusun dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR. Kegiatan ini
dilaksanakan berdasarkan mekanisme Uji Petik yang telah ditentukan.

1.6 UNSUR UNSUR PENGENDALI

Dengan uraian mekanisme pengendalian yang telah dijabarkan di atas, maka

diperlukan dukungan personel yang mempunyai tugas sebagai pengendali.
Personil yang mempunyai tugas sebagai pengendali progress dan substansi,
dirumpunkan menjadi unsur-unsur pengendali. Unsur-unsur pengendali tersebut,
sebagai berikut:

1. Unsur Tim Fasilitator, sekaligus sebagai pelaksana fasilitasi kegiatan

lapang, Tim Fasilitator mempunyai tugas untuk mengendalikan proses yang
sedang berjalan. Pengendalian ini bertujuan untuk memberikan kepastian
bahwa proses fasilitasi yang sedang berlangsung sesuai dengan koridor
yang telah ditentukan, untuk wilayah dampingan masing-masing Tim
Fasilitator.

2. Unsur Konsultan Manajemen Wilayah, untuk menjaga bhwa status

capaian progress dan substansi bias terfasilitasi sesuai dengan mekanisme
dan koridor yang telah ditentukan, maka dalam wilayah tugasnya KMW
selain mempunyai tugas untuk menyusun sitematika pelaksanaan kegiatan,
juga mempunyai tanggung jawab dalam pengendalian pelaksanaan
kegiatan.
Dukungan personil yang mempunyai tugas unutk melakukan pengendalian
dari unsure KMW:

a. Asisten Korkot dan Korkot

Asisten Korkot dan Korkot dalam koridor dukungan fasilitasi kepada
Tim Fasilitator, mempunyai tugas unutk melakukan pengendalian di
 tingkat Tim Fasilitator dan pengendalian pelaksanaan kegiatan yang
difasilitasi oleh Tim Fasilitator.
Bentang wilayah pengendalian Asisten Korkot dan Korkot dibatasi oleh
wilayah Kabupaten atau Kota yang menjadi wilayah tugasnya.

b. Tenaga Ahli KMW

Selain bertugas unutk merancang kerangka implementasi kegiatan
yang dirumuskan dalam Kerangka Acuan Kerja atau TOR, Tim Tenaga
Ahli KMW (TL, Monev, Pelatihan, Sosialisasi, Infrastruktur, Kredit
Mikro) sesuai dengan tugas masing-masing, juga mempunyai
tanggung jawab untuk melakukan pengendalian pelaksanaan kegiatan
yang sedang berlangsung sebagai jaminan bahwa kegiatan yang
dilaksanakan tidak menyimpang dari koridor yang telah ditentukan.

3. Unsur KMP dan Regional

Didukung dengan personildari tingkatan Reginal sampai di tingkat pusat,
mempunyai kewenangan dan tanggung jawab unutk melakukan proses
pegendalian progress dan capaian proses secara substansial.
Ranah kendali di masing-masing ruang tanggung jawab kendali adalah:

a. Unsur Regional
Didukung oleh personil Tim Regional (RM, Sub TA Monev Regional,
Sub TA PKP Regional), mempunyai tugas dan kewenangan untuk
melakukan pengendalian progress dan capaian substansi kegiatan di
wilayah kerjanya, untuk memastikan proses pelaksanaan sesuai
dengan koridor yang ditentukan.

b. Unsur KMP Jakarta

Didukung oleh personil Tim KMP P2KP-3, mempunyai tugas dan
kewenangan untuk melakukan pengendalian progress dan capaian
substansi kegiatan se wilayah kerja P2KP-3, yang didukung oleh Tim
Regional.