Term Of Reference

Pemantapan Pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur

2023
“Strategi Monitoring”

PROGRAM STUDI
HIMATEKKFAKULTAS
TEKNIK

UPN “VETERAN” JAWA

TIMURSURABAYA

2022
 HALAMAN PENGESAHAN
Term Of Reference
Pemantapan Pengurus HIMATEKK UPN “Veteran”
Jawa Timur 2023
“Strategi Monitori"

Mengetahui,

Ketua Ketua
BEJ-HIMATEKK Pelaksana Pemantapan Pengurus
UPN “Veteran” Jawa Timur UPN “Veteran” Jawa Timur

Mordekhai Yosep Susianto Anisa Ety Purnamawati

NPM. 20031010013 NPM. 19031010078
A. Latar Belakang
Monitoring dan Evaluasi (M&E) merupakan dua kegiatan terpadu
dalam rangka pengendalian suatu program. Meskipun merupakan satu kesatuan
kegiatan, Monitoring dan Evaluasi memiliki fokus yang berbeda satu sama lain.
Perencanaan, monitoring, pengendalian dan evaluasi merupakan kegiatan yang
berkaitan. Berdasarkan perencanaan yang telah disusun, pelaksanaan kegiatan
perlu dimonitor dan dikendalikan agar selalu disiplin mengikuti rencana yang
telah ditetapkan. Perlu pula dilakukan monitoring terhadap perubahan
lingkungan organisasi yang mungkin dapat mendasari perlunya dilakukan
koreksi atau penyesuaian terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan seperti.
Hasil monitoring dan pengendalian harus dikemas dalam bentuk informasi yang
jelas, lengkap dan mudah dipahami bagi semua yang terlibat dalam kegiatan
pimpinan sampai staf pelaksana atau pendukung sehingga dapat dipakai untuk
melakukan koreksi bila diperlukan atau penyesuaian kegiatan atau bahkan juga
replaning. Monitoring dan pengendalian dilakukan terhadap kegiatan program
yang sedang berjalan, sehingga koreksi (bia ditemukan penyimpangan) dapat
dilaksanakan segera saat itu untuk lebih dapat menjamin pencapaian tujuan
yang telah disesuaikan.
Evaluasi perlu dilakukan terhadap setiap fungsi manajemen yang
dilakukan, mulai dari perencanaan, penggerakan dan pengorganisasian, serta
pengawasan. Selain itu evaluasi juga perlu dilakukan pada setiap tahap dalam
proses manajemen, mulai dari input, proses, output, outcome dan dampak.
Kegiatan atau program, Tidak kalah pentingnya evaluasi juga harus dilakukan
pada akhir kegiatan untuk menilai pencapaian tujuan atau target suatu program
atau kegiatan pelayanan. Hasil evaluasi selain digunakan untuk melakukan
koreksi terhadap kegiatan atau program pelayanan yang sedang berjalan, juga
digunakan untuk melakukan perencanaan pengembangan program dan kegiatan
di waktu mendatang.
B. Nilai-nilai
1) Kepemimpinan
2) Profesionalisme
3) Integritas

C. Tujuan
1) Memberikan pemahaman tentang monitoring dan evaluasi kepada calon
pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur
2) Memberikan pemhaman tentang metode monitoring dan
pengimplementasiannya kepada calon pengurus HIMATEKK UPN
“Veteran” Jawa Timur

D. Manfaat
1) Memberikan pemahaman monitoring dan evaluasi kepada calon pengurus
HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur
2) Memberikan pemahaman tentang metode monitoring dan
pengimplementasiannya kepada calon pengurus HIMATEKK UPN
“Veteran” Jawa Timur
E. Goals
Calon pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur dapat menerapkan
monitoring dan evalusai dalam setiap program yang akan dibuatnya

F. Tolok Ukur
1) 80% calon pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur memahami
materi strategi monitoring yang telah disampaikan.
2) 70% calon pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur dapat aktif
dalam diskusi dan penyelesaian case .
3) Calon pengurus tertib saat penyampaian materi berlangsung
G. Bentuk Kegiatan
1) Penyampaian Materi
2) Tanya Jawab
3) Penyelesaian Case

H. Sasaran Kegiatan
Calon pengurus HIMATEKK UPN “Veteran” Jawa Timur 2023

I. Tema
“Pengelolaan Forum melalui manajemen forum demi terciptanya forum yang
efektif dan efisien”

J. Materi

No Materi Waktu Keterangan

1.
Pengertian Monitoring

2. Prinsip Monitoring dan Evaluasi

Penyampaian
3. Tahapan Monitoring materi dan tanya
60 menit jawab

4. Kerangka dari pelaksanaan Monitoring

5. Pengambilan Keputusan dalam

Strategi Monitoring

6. Penyelesaian Case 12

45 Menit
Case Strategi
Monitoring
K. Penjelasan Materi
A. Pengertian Monitoring
Monitoring adalah kegiatan untuk mengikuti suatu program dan
pelaksanaanya secara mantap, teratur dan terus menerus dengan cara
mendengar, melihat, mengamati dan mencatat keadaan serta perkembangan
program. Fungsi monitoring dan pengendalian adalah fungsi manajemen yang
berkesinambungan untuk memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan
koreksi kepada suatu program kerja. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan
maka fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap.
Hasil monitoring dan pengendalian yang telah dianalisis dan diolah
dapat dijadikan sebagai informasi yang dapat dipahami dengan mudah oleh
organisasi untuk dasar pengambilan keputusan tindak lanjut, baik menyangkut
kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan datang.
B. Prinsip dari Monitoring dan Evaluasi
Hal yang paling prinsipil dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi
adalah acuan kegiatan monitoring adalah ketentuan-ketentuan yang disepakati
dan diberlakukan, selanjutnya sustainability kegiatannya harus terjaga, dalam
pelaksanaannya objektivitas sangat diperhatikan dan orientasi utamanya adalah
pada tujuan program itu sendiri. Adapun prinsip-prinsip monitoring sebagai
berikut:
• Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus
• Monitoring harus menjadi umpan balik bagi perbaikan kegiatan program
organisasi
• Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun
terhadap pengguna produk atau layanan.
• Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya untuk
berprestasi
• Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku
• Monitoring harus obyektif
 • Monitoring harus berorientasi pada tujuan program.
Adapun mengenai prinsip-prinsip evaluasi, Nanang Fattah (1996)
mengemukakan ada 6 prinsip, yaitu:
• Prinsip berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut.
• Prinsip menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen program
harus dievaluasi
• Prinsip obyektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi.
• Prinsip sahih, yaitu mengandung konsistensi yang benar-benar mengukur
yang seharusnya diukur
• Prinsip penggunaan kritis
• Prinsip kegunaan atau manfaat

C. Tahapan Monitoring
Proses controlling atau monitoring memerlukan tiga langkah yaitu
mengukur kinerja aktual, membandingkan dengan standard performa nya, dan
yang terakhir mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki gap yang
terjadi seperti pada gambar dibawah

Gambar 1. Proses Monitoring

Tahapan penyusunan
Cara menyusun performance indicator adalah
a. Ketahui tujuan utama dalam organisasi
 Goals dapat diperoleh dari 3 hal yaitu : capaian tahun lalu, data actual
dan keinginan anggota organisasi
b. Tentukan tujuan yang ingin dicapai
Dalam menyusun tujuan yang ingin dicapai harus memenuhi 5 poin yang
disingkat (SMART)
- Spesific (Spesifik) : Target harus jelas
- Measurable (Terukur) : Target dapat diukur secara berkala
- Achievable (Terjangkau) : dalam penentuan target harus realistis
- Relevant (relevan) : Harus sesuai dengan tujuan utama organisasi
- Time (Waktu) : Lama Waktu dalam mencapai tujuan tersebut
c. Tentukan cara pengukuran
Dalam mengukur harus membuat parameter yang sesuai secara dalam
memberikan penilaian.
d. Lakukan evaluasi secara rutin`
e. Melakukan pengambilan keputusan dari evaluasi yang didapat

D. Kerangka dari Pelaksanaan Monitoring

1. Key Performance Indikator
Key performance indicator atau yang biasa disingkat KPI merupakan
ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja
organisasi atau kegiatan dalam tujuan mencapai target organisasi atau kegiatan.
Indikator kinerja utama diukur selama periode harian, mingguan, dan bulanan,
jika program menyimpang dari KPI maka akan dilaksanakan suatu evaluasi.
Cara menyusun Key performance indicator adalah
 Tabel 2. Contoh KPI departement
2. OKR (Objective and Key Results)
a. Objective = pernyataan singkat yang menguraikan tujuan kualitatif
luas yang dirancang untuk mendorong organisasi maju ke arah
yang diinginkan
b. Key Result = pernyataan kuantitatif yang mengukur pencapaian
objective tertentu
c. Inisiatif = hal-hal teknis yang akan dilakukan untuk mencapai
objective

Gambar 3. Objective and Key Results

E. Pengambilan Keputusan Dalam Melaksanakan Monitoring

1. Tidak Melakukan Apa-Apa
Ketika sebuah organisasi atau suatu program sudah mencapai target dan
merasa bahwa target sudah tidak bisa dinaikkan lagi
2. Memperbaiki Kinerja Aktual
Ketika sebuah organisasi tidak dapat mencapai target baik di tengah-tengah
kepengurusan atau Ketika sudah selesai kepengurusan
 3. Merevisi Target atau Standar
Ketika sebuah organisasi sudah maksimal tetapi target tidak tercapai, atau
Ketika sudah mencapai target dengan sangat mudah

F. CASE
Membuat suatu strategi monitoring dari suatu program atau departement(?)