LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR KALIMANTAN TENGAH

NOMOR 63 TAHUN 2015

TANGGAL 18 DESEMBER 2015

PEDOMAN STANDAR OPERASIONAL PEJABAT PENGELOLA INFORMASI

DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI

KALIMANTAN TENGAH

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik hingga saat ini semakin menuntut komitmen Badan

Publik untuk lebih bisa diimplementasikan, pasalnya kesadaran publik

terhadap haknya atas informasi juga semakin meningkat. Sehubungan

dengan hal tersebut Kementerian Dalam Negri mengeluarkan Peraturan

Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 35 Tahun 2010 tentang

Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di

tubuh Kementerian Dalam Negeri serta Pemerintah Daerah dengan

tujuan untuk menekankan agar Pemerintah Daerah baik Provinsi

maupun Kabupaten/Kota untuk dapat memperhatikan dan

mewujudkan pelayanan informasi di Badan Publik dengan membentuk

Organisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) serta

membangun Panduan Operasionalnya sesuai dengan Surat Edaran

Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri Nomor : 61/3253/SJ

tanggal 21 Juni 2013.

Untuk bisa mewujudkan kewajiban dalam menyediakan dan

melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya

 2

ringan dansederhana, maka Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID)hendaknya menjadi wadah yang bisa konsisten

untukmemenuhi tugas pelayanan kepada masyarakat/publik.

Tugas dan tanggungjawab PPID dapat didukung dengan adanya

panduan yang disesuaikan dengan aturan hukum yang berlaku.Standar

Operasional Prosedur (SOP) dianggap menjadi penting agar

memaksimalkan kinerja PPID dalam memberikan pelayanan informasi

bagi masyarakat dengan harapan implementasi UU KIP dapat berjalan

secara efektif, efisien dan tepat waktu serta dapat

dipertanggungjawabkan.

Penyusunan SOP ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi

pelaksana tugas PPID di lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan

Tengah. Hal-hal yang belum diatur di dalamnya nantinya agar

dikoordinasikan serta menjadi masukan dan koreksi untuk perbaikan

kedepan.

B. Landasan Hukum

Adapun yang menjadi dasar kebijakan dalam penyusunan SOP ini

adalah:

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006
Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang
Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri atau Pemerintah Daerah;
5. Peraturan Daerah (PERDA) Nomor5 Tahun 2013 tentang Pelayanan
Informasi Publik Provinsi Provinsi Kalimantan Tengah;
 3

6. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar

Layanan Informasi Publik;
7. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur
Penyelesaian Sengketa Informasi Publik;
8. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Tengah Nomor 5 Tahun 2013
tentang Pelayanan Informasi Publik Provinsi Kalimantan Tengah
(Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2013 Nomor
5, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Tengah Nomor
62).
 4

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman ini sebagai dasar acuan kerja ruang lingkup PPID Utama

(Biro Humas dan Protokol) dan PPID Pembantu (SKPD) di lingkup

Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah selaku Badan Publik,

menguraikan tugas serta tanggung jawab juga wewenangnya dalam

memenuhi dan menyediakan informasi dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pelayanan informasi publik.

2. Tujuan

a. Mewujudkan SOP bagi petugas PPID dalam melaksanakan

pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Provinsi

Kalimantan Tengah;

b. Mewujudkan implementasi keterbukaan informasi publik

berdasarkan Undang-undang KIP Nomor 14 Tahun 2008 secara

efektif dan berkualitas;

c. Meningkatkan pelayanan informasi dan dokumentasi di

lingkungan pemerintahan Provinsi Kalimantan Tengah dengan

standarisasi sesuai dengan aturan yang ada.

 5

II. PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI PUBLIK LINGKUP PPIDPEMERINTAH

PROVINSI KALIMANTAN TENGAH

A. Organisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di

Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah

Sesuai dengan Surat Keputusan Nomor 188.44/1099/2013 tanggal

23 Desember 2013, maka Struktur Organisasi untuk PPID Utama

Provinsi Kalimantan Tengah (lihat Lampiran I). Selanjutnya mengenai

pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh PPID Pembantu di

ProvinsiKalimantan Tengah, Keanggotaan dan Tupoksi PPID Pembantu

Provinsi Kalimantan Tengah (Terlampir pada Lampiran II).

B. Kedudukan PPID

1. Tugas PPID Utama

Tugas PPID Utama yaitu membuat program kerja PPID yang

mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,

pengawasan, implementasi kegiatan pengelolaan dan pelayanan

informasi di Iingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah.

TanggungjawabPPID Utama, yaitu :

a. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan

informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;

b. Melaksanakan verifikasi Daftar Informasi Publik (DIP) PPID

Pembantu;

c. Menetapkan DIP PPID Badan Publik di lingkup Pemerintah

Provinsi Kalimantan Tengah;

d. Melakukan uji konsekuensi untuk daftar informasi yang

dikecualikan;

e. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian dan pengamanan

informasi;

f. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;

 6

g. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, biaya ringan dan

sederhana;

h.Penetapan SOP penyebarluasan Informasi Publik;

i. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis Jangka

Waktu Pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses;

dan

j. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang

diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

2. Tugas PPID Pembantu

Tugas PPID Pembantu yaitu membantu PPID Utama dalam

melakukan pelayanan informasi publik kepada pengguna informasi

sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya, serta menyampaikan

Informasi dan Dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan

sesuai kebutuhan.

TanggungjawabPPID Pembantu, yaitu:

a. Pengidentifikasian dan pengumpulan data informasi publik di

Satuan Kerja di Lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan

Tengah;

b. Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang dikecualikan;

c. Memberikan pelayanan informasi publik kepada pengguna

informasi, atas informasi yang dikuasai dan tupoksi masing-

masing Badan Publik;

d. Pengolahan, penataan, penyimpanan data/ informasi publikyang

diperoleh darisatuan kerjanya;

e. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Utama berkaitan dengan

sengketa informasi;

f. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan

kepadanya;

g. Dalam keadaan tertentu apabila diperlukan, PPID Pembantu dapat

menyusun SOP turunan terkait, dengan kekhususan masing-

masing Badan Publik.

 7

II. PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI PUBLIK LINGKUP PROVINSI

KALIMANTAN TENGAH

A. Penyusunan Daftar Informasi Publik

Dalam membangun mekanisme penyusunan Daftar Informasi

Publik (DIP) Provinsi Kalimantan Tengah maka dilakukan pengumpulan

daftar informasi publik yang dikuasai oleh setiap instansi teknis terkait

atau Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).

Pada kegiatan ini beberapa hal perlu menjadi perhatian agar format

serta pelaksanaanya sesuai dengan standar ketentuan yang telah

disusun, yakni:

1. Pengumpulan DIP dari PPID Pembantu

a. Pengumpulan informasi merupakan kegiatan dalam rangka

menginventarisasi, menghimpun dan membuat daftar informasi di

masing-masing Badan Publik, baik itu berupa informasi yang

telah, sedang dan akan dilaksanakan, dimana informasi itu bisa

diproduksi sendiri, dikembangkan, diterima maupun yang dikirim;

b. Informasi yang dikumpulkan merupakan informasi yang

berkualitas dan relevan dengan tugas pokok masing-masing

Badan Publik, dapat bersumber dari PPID, arsip statis atau

dinamis serta tersedia dalam berbagai kemasan/format;

c. Pejabat PPID,sebagaimana dimaksud dalam poin b adalah pejabat

yangbertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan

fungsi di satuan kerjanya, sedangkan arsip yang dimaksud adalah

data yang tersimpan dan terekam dalam berbagai bentuk media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dapat

dibaca, dilihat atau didengar;

2. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan melalui berbagai tahapan,

yakni:
 8

a. PPID harus mengenali bagian-bagian, tugas pokok dan fungsi

masing-masing satuan kerjanya, sehingga inventarisasi informasi

bisa lebih terarah dan terstruktur;

b. Pelaksanaan dan pendataan serta pengumpulan informasi/

dokumentasi dilakukan oleh PPID.

3. Mekanisme pengumpulan dan identifikasi Daftar Informasi Publik

adalah sebagai berikut:

a. PPID Utama mengirimkan Form DIP ke PPID Pembantu, baik

secara manual (surat resmi) maupun melalui media elektronik

(email). Form ini sebagai panduan bagi PPID Pembantuuntuk

mengisi dan melengkapi daftar informasi yang dikuasai;

b. Format isian untuk daftar informasi menyesuaikan dengan format

yang telah disediakan oleh PPID Utama, pengisian format DIP

secara tidak langsung memuat kegiatan penyeleksian dan

pengkategorian informasi;

c. Prinsip yang harus menjadi perhatian dalam menyusun kategori

informasi adalah berdasarkan sifat dari informasi tersebut, yakni

informasi yang terbuka dalam hal ini tersedia setiap saat, tersedia

dan diumumkan secara berkala serta tersedia dan wajib

diumumkan secara serta merta dan untuk informasi yang

dikecualian;

d. Daftar informasi yang telah dibuat/direkapitulasi di masing-

masing SKPD dan ditandatangani oleh pejabat penanggungjawab

di masing-masing satuan kerja selanjutnya diserahkan/

dikumpulkan kepada PPID Utama. Diberikan waktu maksimal 22

hari bagi PPID pembantu dalam mengisi form tersebut dan

mengembalikannya ke PPID Utama;

e. Berikut adalah ilustrasi proses pengumpulan Daftar Informasi

Publik

PPID Utama Lembaga Teknis

Dinas-Dinas
Lembaga Propinsi lainnya

Bappeda Badan Koordinasi Wilayah

 9

f. Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan di atas

menunjukkan bahwa :

a) Setiap informasi pada unit kerja merupakan tanggung jawab

pimpinan Badan Publik;

b) Setiap informasi yang dikelola oleh SKPD merupakan satu

kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja

dibawahnya;

c) Setiap informasi publik yang ada di SKPD disampaikan

kepada PPID Pembantu dan/atau PPID Utama;

d) Setiap informasi yang diterima oleh PPID Pembantu dan

PPID Utama diolah dan disediakan untuk kepentingan

pelayanan informasi publik.

B. Pengesahan DIPPPID Pembantu

1. PPID Utama akan melakukan verifikasi terhadap daftar informasi

yang dikumpulkan dari PPID Pembantu dengan melibatkan pihak-

pihak terkait, yakni PPID Pembantu serta Biro Hukum;

2. PPID Utama membuat rekapitulasi DIP yang telah diverifikasi dan

selanjutnya akan disahkan oleh Pejabat terkait (Gubernur/Sekretaris

Daerah) dan ditetapkan sebagai Daftar Informasi Publik Pemerintah

Provinsi Kalimantan Tengah;

3. Kegiatan verifikasi juga mencakup kegiatan uji konsekuensi terhadap

daftar informasi kategori yang dikecualikan.

C. Publikasi Daftar Informasi Publik

1. Daftar informasi yang sudah disahkan dan ditetapkan oleh pejabat

terkait dapat dipublikasikan sesuai dengan sifat dari informasi

tersebut terutama untuk informasi yang bersifat terbuka;

 10

2. Untuk informasi terbuka yang sifatnya proaktif, yang wajib

disediakan atau diumumkan tanpa diminta hendaknya disampaikan

melalui media yang tersedia untuk pelayanan informasi baik itu

melalui desk layanan informasi publik maupun melalui media

Internet dan/atau website resmi PPID, yakni ppid.kalteng.go.id;

3. Informasi terbuka yang sifatnya pasif hanya disediakan jika ada

permintaan melalui mekanisme yang sesuai dengan pasal 22 UU

Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

D. Pemutakhiran DIP

Pemutakhiran informasi dilaksanakan berdasarkan kategori atau

subjek informasi, sebagai berikut :

1. Untuk informasi yang masuk dalam kategori serta merta dan/atau

berkala (sifatnya aktif) maka bisa diumumkan dan/atau dibuka ke

publik sesuai dengan kebutuhan (waktu tertentu) dan kebijakan di

masing-masing PPID Pembantu, namun tetap akan dilaporkan

kepada PPID Utama;

2. DIP untuk kategori informasi yang tersedia setiap saat hendaknya di-

update setidaknya 6 bulan sekali untuk setiap Badan Publik yang

untuk pelaksanaanya berkoordinasi dengan PPID Utama;

3. Kategori informasi yang dikecualikan akan dimutakhirkan sesuai

dengan kebutuhan dan perkembangan DIP di masing-masing Badan

Publik.

E. Pengelolaan Informasi

Pengelolaan informasi mencakup kegiatan pengolahan,

pencatatan, penyimpanan serta penyajian informasi.

1. Pencatatan dan registrasi informasi bisa dilakukan dengan membuat

buku induk atau katalog dengan format dan kode atau penomoran

tertentu yang menggambarkan deskripsi dari informasi;

2. Formatelektronikdannon elektronik terekam terpisah, untuk

penyimpanan bisa disesuaikan dengan klasifikasi/kategori informasi,

 11

sesuai dengan format informasi, dan untuk informasi yang

dikecualikan hendaknya disimpan dengan pengamanan yang

tersedia;

3. Untuk penyajian informasi bisa dengan melihat katalog atau indeks

yang telah tersedia di meja layanan informasi atau pada website

ppid.kalteng.go.id.

III. PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

A. Hakekat Pelayanan Informasi Publik

Memberikan pelayanan kepada pemohon informasi publik secara

ramah, cepat, tepat waktu dan sederhana, serta biaya ringan.

B. Azas Pelayanan Informasi Publik

Penyelenggaraan pelayanan data dan informasi dalam pemenuhan

informasi bagi publik berpedoman pada azas transparan, akuntabel,

kondisional, partisipatif serta menjunjung tinggi adanya kesamaan hak.

1. Transparan: Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua

pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta

mudah dimengerti;

2. Akuntabilitas: Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan

ketentuan peraturan peraturan perundang-undangan;

3. Kondisional: Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan

penerima pelayanandengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan

efektifitas;

4. Partisipatif: Mendorong peran serta masyarakat dalam

menciptakanpelayanan informasi publik yang memperhatikan

aspirasi, kebutuhan danharapanmasyarakat;

5. Kesamaan Hak atas Informasi: Tidak membedakan status sosial

ekonomi, kedudukan, pangkat, suku, ras, agama, golongan dan

gender.
 12

C. Standar Operasional Pelayanan Informasi Publik

Operasional pelayanan informasi publik disesuaikan dengan

kemampuan dan fasilitas yang tersedia di masing-masing PPID yang

terdiri dari:

1. Front Office: yakni melalui meja/desk layanan langsung dan melalui

desk layanan via media center,seperti akses website, email, surat dan

faximile maupun telepon untuk masyarakat;

2. Back Office: meliputi kegiatan tindaklanjut yakni update website,

pengelolaan dokumen dan arsip yang bisa diakses melalui fotocopy,

CD burning maupun scanner.

Waktu dalam pelayanan informasi pada lingkup Pemerintah

Provinsi Kalimantan Tengah dilaksanakan setiap hari kerja, yakni :

1. Senin s/d Kamis Jam 09.00 15.00 WIB

Istirahat, sholat, dan makan siang Jam 12.00 13.00 WIB

2. Jumat Jam 09.00 15.00 WIB

Istirahat, sholat, dan makan siang Jam 11.00 13.00 WIB

D. Mekanisme PermohonanInformasi Publik

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan

pemohon/pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan

informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui

media cetak dan elektronik:

1. Layanan Informasi Secara Langsung

Layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap

saat,dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut :

a. Bagi Pemohon Informasi dalam kategori masyarakat umum datang

ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan

informasi dengan melampirkan identitas fotocopy pemohon dan

identitas pendukung lainnya, seperti : KTP/SIM/Surat Keterangan

lainnya;
 13

b. Pemohon dari Badan Publik/Organisasi (Ormas)/Lembaga

Swadaya Masyarakat (LSM) yakni dengan melampirkan fotocopy

KTP/Surat Tugas/Surat Permohonan/Surat Keterangan;

c. Apabila dalam 5 (lima) hari pemohon informasi tidak

menyertakan/melampirkan sebagaimana point a atau b, maka

permohonan dimaksud batal/tidak akan ditanggapi;

d. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan

informasi publik kepada pemohon informasi publik dan

meregister/mencatat permohonan tersebut dalam buku registrasi

permohonan informasi publik;

e. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai

dengan formulir permintaan informasi publik yang telah

ditandatangani oleh pemohon informasi publik;

f. Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang

diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi

yang diminta masuk kategori dikecualikanatau tidak dalam

penguasaan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundangan yang berlaku;

g. Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik

kepada pengguna informasi public;

h. Jika informasi yang diberikan dianggap PPID rentan

penyalahgunaan oleh pengguna informasi, maka dapat dibuat

tandaterima informasi publik dengan materai Rp. 6000,- dengan

biaya materai dibebankan kepada PPID.

2. Jangka Waktu Penyelesaian

a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi

publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi

persyaratan yang telah ditentukan;

b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja

sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi

permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis.Pemberitahuan ini

 14

meliputi permintaan informasi diterimaatau ditolak dan perpanjangan

waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak;

c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-

lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan;

d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan

juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi,

apakah dalam bentuk softcopy atau data tertulis, serta biaya apabila

dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman.Bila

permintaan informasi ditolak,maka dalam surat pemberitahuan

dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

3 . Biaya/Tarif

PPID dalam melayani dan menyediakan informasi publik

dilaksanakan secara gratis (tanpa dipungut biaya),namun untuk

penggandaan/ perekaman, pemohon/pengguna informasi harus

mengganti biaya penggandaan data tersebut.

E. Keberatan dan Penyelesaian Sengketa Informasi

1. Pengajuan Keberatan Pemohon

Terkait Keberatan Pemohon atas Pemberian Informasi Publik,setiap

pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis

kepada Atasan PPID berdasarkan :

a. Penolakan atas permintaan informasi, karena alasan

pengecualian pada Pasal 17 UU Nomor 14 Tahun 2008;

b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dalam Pasal

9;

c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi;

d. Permintaan informasi ditanggapi tetapi tidak sebagaimana

diminta;

e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi;

f. Pengenaan biaya yang tidak wajar;

g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam

undang-undang.
 15

2. Tanggapan atas Penolakan dari Badan Publik

Prosedur dalam memberikan tanggapan penolakan atas pengajuan

informasi yang dilayangkan oleh pemohon informasi adalah sebagai

berikut:

a. PPID menyiapkan data-data pemohon dan/atau pengguna

informasi yang akan ditolak;

b. Melakukan rapat koordinasi antara PPID,Tim Pertimbangan

Pelayanan Informasi dan SKPD terkait paling lambat 3 hari

kerjasetelah permohonan informasi diajukan ke PPID;

c. Rapat koordinasi juga bertujuan untuk membahas alasan

penolakan informasi sesuai dengan UU KIP Tahun 2008 dan

melakukan uji konsekuensi atas informasi yang diajukan serta

langkah-langkah hukum jika kemungkinan keberatan berlanjut

hingga ke sengketa informasi;

d. Hasil rapat PPID dituangkan dalam berita acara rapat dan

ditandatangani oleh seluruh peserta rapat, sehingga semua

keputusan terdokumentasikan dengan baik.

3. Mekanisme Dalam Memberikan Tanggapan Keberatan

Atasan PPID memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan

oleh pemohon informasi secara tertulis paling lambat 30 hari kerja

sejak diterimanya laporan keberatan secara tertulis:

a. Tanggapan yang diberikan bisa berupa memberikan informasi

yang dimaksud dan/atau menolak untuk memberikan informasi

yang diajukan dengan alasan serta pemberitahuan hak dan

tatacara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas

penolakan tersebut;

b. Pemohon dapat mengajukan sengketa informasi ke Komisi

Informasi jika pemohon informasi tidak puas dengan jawaban

 16

atas keberatan yang diberikan oleh Atasan PPID maksimum 14

hari setelah tanggapan diterima.

4. Penyelesaian Sengketa Informasi

Dalam penyelesaian sengketa informasi PPIDBadan Publik harus

mempersiapkan data dan informasi yang dibutuhkan, kelengkapan

administrasiserta dokumen-dokumen yang dianggap

pentinglainnya.Hal-hal yang harus disiapkan Badan Publik, antara

lain:

a. Data dan dokumen pemohon dan/atau pengguna informasi yang

ditolak;

b. Surat tugas yang ditandatangani Pimpinan Badan Publik bagi

pegawaiBadan Publik dan/atau PPID, dan jika Badan Publik

memakai jasa pengacara maka ada surat kuasa yang juga

dilampirkan;

c. Salinan surat jawaban permohonan informasi serta surat

keputusan Atasan PPID atau pimpinan Badan Publik atas

penolakan informasi;

d. Pertimbangan-pertimbangan tertulis mengenai kebijakan yang

diambil, bukti pemohon serta formulir resmi yang digunakan

dalam pelayanan informasi publik;

e. Dalam menghadapi sengketa informasi hendaknya Badan Publik

melibatkan bidang pengaduan dan penyelesaian sengketa (Biro

Hukum) agar dapat memberikan kajian hukum atas sengketa

informasi;

f. Koordinasi antara PPID Utama dan PPID Pembantu yang

bersengketa dengan melibatkan pihak-pihak (unit satuan kerja/

sub bagian/divisi) di Badan Publik yang dianggap perlu;

g. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi (14

hari) setelah pendaftaran, maka forum mediasi akan membuat

keputusan/kesepakatan final;

h. Sidang perkara informasi akan berlanjut ke ajudikasi non-litigasi

di Komisi Informasi jika tidak ada kesepakatan, proses ini harus

selesai dalam 100 hari kerja;

 17

i. Penyelesaian sengketa informasi dimungkinkan dilanjutkan

hingga ke PTUN/Pengadilan Tinggi bahkan hingga ke MA jika

masing-masing pihak keberatan atas putusan ajudikasi di Komisi

Informasi.

IV. PELAPORAN DAN KOORDINASI PPID

A. Birokrasi Pelayanan Informasi(Monitoringdan Evaluasi)

1. Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang diminta oleh

pemohon informasi,makaPPID dapat berkonsultasi kepada Atasan

PPID terutama untuk informasi yang sifatnya pasif dan tak

terkecuali karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan

keabsahan jawaban yang diberikan.

2. Untuk keperluan laporan rutin mengenai pelayanan informasi publik

padaPPID Pembantu kepada PPID Utama dilakukan setiap bulan (30

hari sekali).

3. PPID Utamamenyampaikan laporan kepada Gubernur selaku

Pengarah PPID melalui Sekretaris Daerah selaku Penanggung Jawab

PPID dan disampaikan juga ke Komisi Informasi Provinsi Kalimantan

Tengahpaling lambat 3 (tiga) bulan setelah tahun pelaksanaan

anggaran berakhir.

4. Laporan hasil pelaksanaan pelayanan informasi memuat :

a. Gambaran umum kebijakan pelayanan Informasi Publik di Badan

Publik, antara lain:

1) Sarana dan prasarana pelayanan Informasi Publik yang

dimiliki beserta kondisinya;

2) Sumber daya manusia yang menangani pelayanan Informasi

Publikbeserta kualifikasinya.

b. Rincian pelayanan Informasi Publik masing-masing meliputi:

1) Jumlah permohonan Informasi Publik;

2) Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan;

3) Informasi Publik dengan klasifikasi tertentu;

4) Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan

baiksebagian atau seluruhnya;

 18

5) Permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian

atauseluruhnya; dan

6) Keberatan atas layanan informasi.

B. Forum Komunikasi PPID Provinsi Kalimantan Tengah

Dalam rangka mengkoordinasikan pelaksanaan tugas,

tanggungjawab dan fungsi PPID di Kalimantan Tengah maka disepakati
untuk adanya pembentukan Forum PPID yang kenggotaanya adalah
seluruh PPID dalam lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah
(PPID Utama dan PPID Pembantu).

Mekanisme komunikasi forum yang yang dibangun antara PPID

Utama dan PPID Pembantu adalah melalui pertemuan regular dan juga
menggunakan saluran komunikasi yang lain yang disepakati bersama
seperti melalui telp, email, dan lainnya yang koordinasinya terletak di
PPID Utama.

Lampiran 1. Struktur Organisasi PPID Utama

No Jabatan Tupoksi Sesuai Ketentuan SK PPID

.
I Gubernur danWakil a. Menunjuk serta menerbitkan SK

Gubernur Provinsi Pembentukan PPID UtamaProvinsi

Kalimantan Tengah Kalimantan Tengah;

b. Memberikan pengarahan dan/atau surat

teguran serta mensahkan kebijakan-

kebijakan yang dianggap perlu terkait

pelaksanaan kinerja PPID Utama;

c. Menjamin ketersediaan informasi secara

terintegrasi dan terkoordinasi.

II Sekertaris Daerah Provinsi a. Sebagai penanggungjawab umum atas

Kalimantan Tengah seluruh kegiatan PPID UtamaPemerintah

Provinsi Kalimantan Tengah;

b. Memberikan pengarahan serta membuat

keputusan yang dianggap perlu terkait

pengelolaan layanan informasi dan

dokumentasi juga pelaksanaan kinerja

PPID Provinsi Kalimantan Tengah;

 19

c. Memberikan persetujuan kepada PPID

Utamaatas informasi dan dokumentasi

yang dapat diakses/diberikan kepada

pemohon informasi;

d. Memberikan rekomendasi kepada PPID

Utamaatas hasil uji konsekuensi

informasi yang dikecualikan; dan

e. Memberikanpersetujuan

ataspertimbangan PPID Utamaterkait

dengan setiap kebijakan yang diambil

untuk memenuhi hak setiap pemohon

informasi.
III 1. Ass. I Bidang a. Memberikan masukan dan pertimbangan

Pemerintahan dan teknis atas sistem pengelolaan dan

Kesejahteraan Rakyat pelayanan informasi di Badan Publik

2. Ass. II Bidang lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan

Administrasi dan Tengah;

Pembangunan b. Mengawal dan mengontrol tugas dan

3. Ass. III Bidang fungsi PPID UtamaPemerintah Provinsi

Kesejahteraan Rakyat Kalimantan Tengah;

4. Ass IV Bidang c. Membahas usulan-usulan informasi yang

Administrasi Umum dikecualikan;

5. Staff Ahli Gubernur d. Memberikan pertimbangan-pertimbangan

Bidang Hukum dan atas klasifikasi informasi, termasuk

Politik informasi yang dikecualikan; dan

6. Staff Ahli Gubernur e. Memberikan pertimbangan-pertimbangan

Bidang Pemerintahan atas hal-hal yang belum diatur dalam

7. Staff Ahli Gubernur panduan ini.

Bidang Pembangunan

8. Staff Ahli Gubernur

Bidang Ekonomi dan

Keuangan

9. Staff Ahli Gubernur

Bidang Kemasyarakatan

dan Sumber Daya

Manusia
IV Biro Humas dan Protokol a. Melaksanakan tugas dan tanggungjawab

Sekretariat Daerah PPID Utama (poin II.a);

Provinsi Kalimantan b. Melaksanakan monitoring dan evaluasi

Tengah pelaksanaan kegiatan PPID Utama di

20

Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah

melalui laporan pelaksanaan pelayanan

informasi publik dan membangun serta

mengembangkan Forum PPID Utamadan

PPID Pembantu Pemerintah Provinsi

Kalimantan Tengah
 21

Lampiran 2. PPID Pembantu

No Jabatan Dalam Tupoksi Sesuai Ketentuan Kegiatan

. Kedinasan Pelayanan Informasi Dalam SK PPID

Pembantu
1 Atasan PPID Pembantu a. Memberikan perintah dan/atau persetujuan

terkait informasi yang diberikan kepada

pengaju informasi.
2 PPID Pembantu a. Mengkoordinasikan data dan informasi dari

bidang-bidang dan UPTdi lingkup Dinas

terkait di Provinsi Kalimantan Tengah;

b. Memberikan pertimbangan kepada Kepala

Dinas terkait dengan permintaan data dari

pemohon informasi.
3 Sekretaris PPID a. Mengkomunikasikandan mengumpulkan

Pembantu informasi sesuai dengan permintaan

pemohon informasi ke bidang-bidang dan

UPT sesuai dengan arahan atasan PPID

Pembantu dan/atau PPID Utama.

4 Bidang Pelayanandan a. Bertindak sebagai Sekretariat PPID dimana

Dokumentasi Informasi pengajuan informasi dan pemberian

informasi bisa berhubungan dengan

sekretariat ini;

b. Melaporkan pengajuan informasi dan

mengkoordinasikannya ke Sekretaris Dinas

untuk ditindaklanjuti dengan bidang-bidang

dan UPT yang ada di lingkup Dinas terkait;

c. Meregistrasi pengajuan informasi serta

membuat laporan bulanan dan laporan

tahunan ke PPID Utama.

5 Bidang Pengolahan Data a. Mengelola dan mendokumentasikan
dan Klasifikasi informasi yang tersedia setiap saat dan
Informatika mengumumkan informasi berkala juga serta-

merta secara Front Officedan Back Office.

6 Bidang Penyelesaian a. Memberikan pertimbangan uji konsekuensi

Sengketa Informasi kepada Kepala Dinas (atasan PPID) terkait

dengan informasi yang dikecualikan

dan/atau informasi yang terbuka;

b. Jika terjadi Sengketa, maka Kepala

Bidang/UPT yang terkait mendampingi

atasan PPID (Kepala Dinas) dan/atau PPID

 22

Pembantu (Sekretaris Dinas).

Lampiran 3. Formulir Permohonan Informasi

LOGO PEMDA
NAMA PEMDA
(PROV/ KAB/
KOTA)

ALAMAT PEMDA

ALAMAT E-MAIL PPID PEMDA

FORMULIRPERMOHONANINFORMASI
No.Pendaftaran(diisipetugas)*:. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nama: ...................................................................
...
Alamat: ...................................................................
....
Pekerjaan: ...................................................................
....
Nomor Telepon/E-mail: ...................................................................
....
Rincian Informasi yang ...................................................................
dibutuhkan: ....
(tambahkan kertas bila ...................................................................
perlu)
....
...................................................................
....
...................................................................
...
Tujuan Penggunaan ...................................................................
Informasi ...
...................................................................
...
...................................................................
...
...................................................................
...
...................................................................
...
...................................................................
 23

...

Cara Memperoleh
Informasi**
Melihat/membaca/mendengarkan/Mencat
at***
Mendapatkan salinan informasi
(hardcopy/softcopy)***
Cara Mendapatkan Mengambil Langsung
Salinan Informasi** Kurir
Pos
Faksimili
E-mail

......................(tempat),...............................(tanggal/bulan/tahun)

Petugas Pelayanan Informasi Pemohon Informasi

(Penerima Permohonan Informasi)

(.
(. )
) Nama dan TandaTangan
Nama dan TandaTangan

Keterangan:
*Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik
**Pilih salah satu dengan memberi tanda ()
***Coret yang tidak perlu
 24

Lampiran 4. Registrasi Permohonan Informasi Publik

LOGO PEMDA NAMA PEMDA

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
(Prov/ Kab/ Kota) ALAMAT PEMDA
ALAMAT WEBSITE PPID PEMDA
ALAMAT E-MAIL PPID PEMDA
NO. TELP PPID PEMDA & PPID KEMENDAGRI

N Tg Nam Alama Nomor Pekerjaa Informas Tujuan Status informasi Bentuk Jenis permohonan
o l a t Konta n i yang penggunaa informasi Keputusa
k diminta n informasi yang n
dikuasakan
Di bawah Belum di Soft- Hard Melihat/ Memint
penguasaa dokumentasika copp - mengetahu a
n n y copp i salinan
Ya Tidak y
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Keterangan
Nomor : diisi tentang nomor pendaftaran permohonan
Informasi Publik.
Tanggal : diisi tentang tanggal permohonan diterima.
Nama : diisi tentang nama pemohon.
Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon
Informasi untuk memudahkan pengiriman
informasi publik yang diminta.
Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor
telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik.
Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon
Informasi Publik.
Informasi Yang Diminta : diisi tentang detail informasi yang
diminta.
Tujuan Penggunaan Informasi : diisi tentang tujuan/alasan permohonan
dan penggunaan informasi.
Status Informasi : diisi dengan memberikan tanda (). Bila tidak di
bawah penguasaan, tuliskan Badan Publik lain
yang menguasai bila diketahui, sesuai dengan
isian di formulir pemberitahuan tertulis.
 2

Bentuk Informasi Yang Dikuasai : diisi dengan memberikan tanda ().

Jenis Permohonan : diisi dengan memberikan tanda ().
Keputusan : diisi sesuai dengan isi keputusan dalam
pemberitahuan tertulis.
Alasan Penolakan : diisi tentang alasan penolakan oleh atasan PPID.
Hari dan Tanggal : Diisi tentang:
a. Hari dan tanggal penyampaian
pemberitahuan tertulis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 22 Undang- Undang
No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik dan Peraturan ini. Waktu
pemberitahuan tertulis juga menandakan
waktu penolakan informasi apabila
permohonan ditolak. Dengan kata lain, dalam
hal permohonan informasi publik ditolak,
maka pemberitahuan tertulis ini sama
dengan penolakan.
b. Hari dan tanggal pemberian informasi kepada
Pemohon Informasi Publik.
Biaya dan Tanggal : diisi tentang biaya yang dibutuhkan serta
perinciannya dan cara pembayaran yang dilakukan.

Format ini adalah format Register Permohonan Informasi Publik secara manual. Badan
Publik dapat mengembangkan dalam format lain, misalnya secara komputerisasi dengan
memenuhi unsur-unsur yang termuat dalam format ini.

Lampiran 5. Format Pemberitahuan Tertulis

Logo PEMDA Nama Pemda

(Prov/ Kab/ Kota) Alamat Pemda
Alamat E-mail PPID PEMDA

PEMBERITAHUAN TERTULIS

Berdasarkan permohonan Informasi pada tanggal ... bulan ... tahun ...
dengan nomor pendaftaran* ...,
Kami menyampaikan kepada Saudara/i:
Nama :
Alamat :
No.Telp/Email :

Pemberitahuan sebagai berikut:

A. Informasi Dapat Diberikan

No Hal hal Terkait Keterangan

Informasi Publik
1 Penguasaan Informasi
Publik**
2 Bentuk fisik yang tersedia**
Kami
Badan Publik lain, yaitu
Softcopy (termasuk rekaman).
Hardcopy/salinan tertulis.
 2

3 Biaya yang dibutuhkan*** Penyalinan Rp ..x ..(jmlh lembaran)= Rp...

Pengiriman Rp .......
Lain-lain Rp .......
Jumlah Rp .......
4 Waktu Penyediaan ........ hari
5 Penjelasan penghitaman/pengaburan Informasi yang dimohon****
(tambahkan kertas bila perlu)
.
.

B. Informasi tidak dapat diberikan karena:**

Informasi yang diminta belum dikuasai
Informasi yang diminta belum didokumentasikan
Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka
waktu ..........*****

...........................(tempat),............................(tanggal/bulan/tahun)
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID)

()
Nama & Tanda Tangan

Keterangan:
* Diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir permohonan.
** Pilih salah satu dengan memberi tanda ().
*** Biaya penyalinan (fotokopi atau disket) dan/atau biaya pengiriman (khusus kurir dan
pos) sesuai denganstandar biaya yang telah ditetapkan.
**** Jika ada penghitaman informasi dalam suatu dokumen, maka diberikan alasan
penghitamannya.
***** Diisi dengan keterangan waktu yang jelas untuk menyediakan informasi yang diminta.
 3

Lampiran 6. Format Surat Keputusan PPID Tentang Penolakan Permohonan

Informasi

Logo PEMDA Nama Pemda

(Prov/ Kab/ Kota)
Alamat Pemda
Alamat E-mail PPID PEMDA

FORMAT SURAT KEPUTUSAN PPID

TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI
(RANGKAP DUA)

Nama : ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
Alamat : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
Pekerjaan :.........................................
.
Nomor Telepon/E-mail
:..........................................
Rincian Informasi yang dibutuhkan : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PPID memutuskan bahwa Informasi yang dimohon adalah:

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

 4

Pengecualian Informasi didasarkan padaalasan

Pasal 17 huruf . .. . Undang-Undang KIP**
Pasal . . . . Undang-Undang . . . . . ***

Bahwa berdasarkan Pasal-Pasal di atas, membuka Informasi tersebut dapat

menimbulkankonsekuensi sebagai berikut:
. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .
. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . ......
Dengan demikian menyatakan bahwa

PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK

Jika Pemohon Informasi kebera atasatan atas penolakan ini maka Pemohon
Informasi dapat mengajukankeberatan kepada n PPID selambat-lambatnya 30
(tiga puluh) hari kerja sejak menerima SuratKeputusan ini.

[...................(Tempat), (tanggal,
bulan, dan tahun) ****]
Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID)

(.)
Nama dan TandaTangan
Keterangan:
* Diisioleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik.
** Diisi oleh PPID sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf aI UUKIP.
*** Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UUKIP, diisi oleh PPID sesuai dengan pasal
pengecualiandalam undang-undang lain yang mengecualikan informasi yang dimohon
tersebut(sebutkan pasal dan undang-undangnya).
**** Diisioleh petugas dengan memperhatikan batas tentang jangka waktu pemberitahuan
tertulis sebagaimana
 1

Lampiran 7. Format Keberatan atas Permohonan Informasi

Logo PEMDA Nama Pemda

(Prov/ Kab/ Kota) Alamat Pemda
Alamat E-mail PPID PEMDA

FORMAT KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI

(RANGKAP DUA)

1. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN

Nomor Registrasi Keberatan :.. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .

Nomor Pendaftaran Permohonan Informasi :. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .
Tujuan Penggunaan Informasi :. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .

Identitas Pemohon
Nama : .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . ..
.
Alamat : . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . ..
.
Pekerjaan : . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . ..
.
Nomor Telepon/E-mail
:................. .. . . . . . . . . . . . . . ..........

Identitas Kuasa Pemohon

Nama
:.. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . ............
Alamat
:. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. ..
Nomor Telepon/E-mail
: . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. .

2. ALASAN PENGAJUAN KEBERATAN ***

Permohonan Informasi di tolak
Informasi berkala tidak disediakan
permintaan informasi tidak ditanggapi
permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta
Permintaan informasi tidak dipenuhi
Biaya yang dikenakan tidak wajar
Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan

3. KASUS POSISI (tambahkan kertas bila perlu)

4. HARI/TANGGALTANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN :

[tanggal],[bulan],[tahun][diisi olehpetugas]****
 2

Demikian keberatan ini saya sampaikan, atas perhatian dan tanggapannya,

saya ucapkan terimakasih.

..........................(tempat),...........................[tanggal],[bulan],[tahun]*****

Mengetahui, Pengaju Keberatan

Petugas Informasi
(Penerima Keberatan)

(. (.
) )
Nama dan TandaTangan Nama dan TandaTangan

Keterangan:
* Nomor register pengajuan keberatan diisi berdasarkan buku register pengajuan
keberatan.
** Identitas kuasa pemohon diisi jika ada kuasa pemohonnya dan melampirkan Surat
Kuasa.
*** Sesuai dengan Pasal 35 UUKIP, dipilih oleh pengaju keberatan sesuai dengan alasan
keberatan yangdiajukan.
**** Diisi sesuai dengan ketentuan jangka waktu dalam UUKIP.
***** Tanggal diisi dengan tanggal diterimanya pengajuan keberatan yaitu sejak keberatan
dinyatakan lengkap sesuai dengan buku register pengajuan keberatan.
****** Dalam hal keberatan diajukan secara langsung, maka formulir keberatan juga
ditandatangani oleh petugas yang menerima pengajuan keberatan.

Lampiran 8. Format Daftar Informasi Publik

LOGO PEMDA NAMA PEMDA

(Prov/ Kab/ Kota) PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTAS
ALAMAT PEMDA, E-mail dan alamat WEBSITE PPID

Format: DAFTAR INFORMASI PUBLIK

NAMA PEJABAT
: ..............................................

NAMA UNIT/ SATKER YANG MENGUASAI

: .............................................

No Jenis Ringkas Pejabat / unit Pennggungjaw Waktu dan Bentuk

informas an isi satker yang ab tempat informasi
i informas menguasai pembuatan / pembuatan yang
i informasi penerbit informasi tersedia
 2

informasi

Wajib Wa
diumumk dium
an secara an s
berkala me
1 2 3 4 5 6 7 8

Lampiran 9. Contoh Rincian Laporan PPID Pembantu

Lampiran 10. Alur Permohonan informasi Publik secara On-line

Alur Milik PemohonMendaftar Secara Online

 3

Sebelum bisa melakukan permohonan terhadap data maka Pemohon harus

terlebih dahulu melakukan proses register : pendaftaran secara online. Setelah
melakukan proses pendaftaran maka sistem akan mengirimkan email
konfirmasi yang harus dikonfirmasi oleh Pemohon berdasarkan email yang
diinputkan pada waktu mendaftar.

Apabila email telah terkonfirmasi maka Pemohon kemudian melakukan proses

pengisian prasyarat verifikasi yang akan meminta hasil scan terhadap Data
Diri si Pemohon.

Data diri tersebut bisa salah satunya, antara lain:

Kartu Tanda Penduduk untuk Pemohon Perseorangan

 4

Akta pendirian untuk pemohon Perusahaan

KTP untuk Direktur atau ketua yayasan yang akan melakukan

permohonan data

Data diri lain yang bisa dijadikan sebagai bukti domisili yang bisa
diverifikasi terhadap Pemohon

Data diri tersebut kemudian akan diverifikasi oleh pihak verifikator terhadap
user PPID. Pada intinya, proses verifikasi ini akan melakukan cross check
terhadap keaslian dan validitas data yang dimasukkan. Agar pada waktu
proses verifikasi Pemohon bisa memperlihatkan data yang asli.

Lampiran 11. Mekanisme Permohonan Informasi Publik Secara On-line

Mengajukan Permohonan Data

 2

Apabila Pemohon telah melakukan proses verifikasi di verifikator maka

barulah Pemohon mendapatkan hak untuk mengajukan permohonandata
terhadap PPID yang dimintakan. Namun agar dipahami pula adalah agar pihak
Pemohon dapat terlebih dahulu melakukan proses analisa terhadap data yang
tersedia/dapat disediakan oleh pihak PPID yang diminta melalui Daftar
Informasi Publik yang telah disediakan oleh pihak PPID yang terlayani di
sistem.Untuk melakukan pengajuan permohonan data dilakukan melalui
menu Permohonan >Ajukan Permohonan Data yang ada pada menu utama.

Pada proses ini apabila permohonan terhadap data yang diminta tidak tersedia
atau tidak dapat disediakan oleh pihak PPID, bisa saja salah satu
kemungkinannya adalah data tersebut termasuk dalam data yang
dikecualikan, maka pihak PPID dapat melakukan penolakan terhadap
permintaan data. Dalam hal ini proses yang bisa dilakukan Pemohon adalah
menerima alasan penolakan tersebut, atau dapat melakukan banding sesuai
peraturan dan perundangan yang berlaku. Untuk Saat ini proses banding
tidak dilayani secara online, namun dilakukan secara offline diluar
system.

Hingga saat ini terdapat 5 cara pemenuhan permohonan yang dapat

dimohonkan oleh Pihak Pemohon. Cara pemenuhan tersebut adalah:

Dipenuhi Lewat FAX

Dipenuhi Lewat Email

Dipenuhi Lewat Surat Menyurat

Dipenuhi Secara Online

Diambil Sendiri Ke PPID

Sesuai dengan namanya maka masing-masing cara pemenuhan tersebut

sesuai dengan fungsinya.

Namun ada kalanya proses pemenuhan data oleh PPID tidak sama dengan
cara yang dimintakan oleh pihak Pemohon, dalam hal ini maka pihak
Pemohon agar bisa melihat status cara pemenuhan permohonan data.
 3

Lampiran 12. Alur Pendaftaran PPID Pembantu sebagai Operator Website PPID
Provinsi Kalteng

Alur Milik Operator PPID

Pendaftaran Unit PPID dan Operator

Untuk PPID Pembantu agar melakukan pendaftaran kepada Administrator

melalui PPID Utama di Biro Humas SETDA Provinsi Kalimantan Tengah.

Kemudian Pegawai yang ditunjuk sebagai Operator PPID dari PPID

bersangkutan membawa Surat Keputusan mendatangi administrator.
Kemudian proses akan dilanjutkan dengan pemasukan data untuk membuat
User yang dijadikan sebagai operator. Apabila sudah selesai maka User yang
 2

bersangkutan akan dijadikan Operator pada PPID sesuai SK penunjukan dari

PPID bersangkutan.

Lampiran 13. Alur Pemenuhan Data secara On-line

Pemenuhan Permohonan Data

Disaat Operator PPID mendapatkan pemberitahuan tentang permohonan data

maka operator PPID akan melakukan analisa terhadap data yang diminta dan
ketersediaan data. Proses tersebut termasuk pula melakukan koordinasi
dengan Pejabat PPID pada SKPD yang bersangkutan. Apabila permohonan bisa
dipenuhi maka operator PPID akan melakukan pengumpulan data dan
termasuk pemenuhan berdasarkan cara pemenuhan yang diminta.

Pada proses pemenuhan terdapat 7 cara pemenuhan yang bisa dilakukan.

Cara pemenuhan tersebut antara lain:

Sedang Diproses

Dipenuhi Dengan Upload File

Dipenuhi Dengan Mendatangi PPID Bersangkutan (OFFLINE)

 2

Dipenuhi Dengan Mengirimkan Lewat FAX

Dipenuhi Dengan Mengirimkan Lewat Email

Dipenuhi Dengan Mengirimkan Surat

Permohonan Ditolak

Cara Pemenuhan Berbeda dengan yang Diminta Pemohon

Apabila cara pemenuhan permohonan berbeda dengan cara pemenuhan yang

diminta oleh Pemohon, maka pihak Operator PPID harus memasukkan pada
form Tindak Lanjut Permohonan alasan yang menyebabkan hal tersebut
dilakukan. Termasuk apabila permohonan ditolak oleh PPID.

Memasukkan Tulisan Berupa Daftar Informasi Publik

Operator PPID melalui menu Tulisan di Control Panel dapat melakukan

penulisan terhadap informasi yang ingin disampaikan, dalam hal ini adalah
Informasi Publik, Regulasi Pengajuan Permohonan Data dan Regulasi Dasar
Hukum serta informasi lainnya yang berkaitan dengan PPID.

Setelah tulisan dimasukkan maka sebelum ditampilkan pada website PPID

harus terlebih dahulu menunggu proses approving/persetujuan dari PPID
Utama.

Lampiran 14. Matrik SoP PPID Utama (Ringkasan)

a. PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK

N KEGIATAN PENANGGUNG WAKTU KETERANGAN

O JAWAB
1. Setiap SKPD menyusun KEPALA Penyusunan dilakukan oleh
dan menyiapkan SKPD/ATASAN 22 Hari Kepala Bidang / Bagian
rancangan Daftar PPID PEMBANTU Kerja dan dirangkum olehPPID
Informasi Publik yang Pembantu yang ada pada
berada dibawah Badan Publik.
penguasaannya sesuai
dengan kategori
informasi sebagaimana
diatur dalam UU No.14
Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi
Publik.
2.
Kepala Bagian di setiap 10 Hari Penyusunan dilakukan oleh
 2

SKPD menyerahkan KEPALA

Rancangan Daftar Kepala Bidang / Bagian
Informasi Publik yang BAGIAN/KEPALA dan dirangkum oleh PPID
Kerja
beradadi bawah Pembantu yang ada pada
penguasaannya kepada BIDANG Badan Publik.
PPID Pembantu.
3.
PPID Pembantu
memeriksa rancangan
DaftarInformasi Publik
yang diserahkan Penyusunan dilakukanoleh
masing-masing Kepala Kepala Bidang / Bagian
10Hari
Bagian/Kepala Bidang dan dirangkum oleh PPID
PPID PEMBANTU Kerja
dan Pembantu yang ada pada
mengkompilasikannya Badan Publik.
menjadi rancangan
Daftar Informasi Publik
SKPD.
4.
PPID Pembantu
menyerahkan
Rancangan Daftar Kepala Kepala SKPD/ Atasan PPID
Informasi Publik SKPD/Atasan 3Hari Pembantu menetapkan
SKPDkepada Kepala Kerja sebagai daftar informasi
SKPD untuk ditetapkan PPID Pembantu publik yang ada di SKPD.
sebagai Daftar Informasi
Publik SKPD.
5.
Kepala SKPD
menetapkan Kepala Kepala SKPD/ Atasan PPID
rancanganDaftar SKPD/Atasan 2Hari Pembantu menetapkan
Informasi Publik SKPD Kerja sebagai daftar informasi
menjadi Daftar PPID Pembantu publik yangada di SKPD.
Informasi Publik SKPD.
6.
Daftar Informasi Publik Kepala Kepala SKPD/ Atasan PPID
SKPD disampaikan SKPD/Atasan 5Hari Pembantu menyampaikan
kepada PPID Utama. Kerja daftar informasi ke PPID
PPID Pembantu Utama.
7.
PPIDUtamaProvinsi
Kalimantan Tengah
mengkompilasikan
DaftarInformasi PPID
Daftar Informasi 22Hari
Atasan PPID Pembantu diterima PPID
PublikSKPD dalam Kerja
Pembantu/PPID Utama.
Daftar Informasi Publik
Pemerintah Provinsi Utama
Kalimantan Tengah.
8.
PPID Utama PPID Utama 5 Hari Daftar Informasi Publik
menyerahkan rancangan Kerja yang sudah dikompilasi
 3

Daftar Informasi Publik

yang sudah dikompilasi
kepada Sekretaris
Daerah Provinsi Kalteng
dan di teruskan kepada
untuk ditetapkan oleh
Gubernur Kalimantan
Gubernur Kalimantan
Tengah untuk
Tengah.
ditetapkan dalam surat
keputusan sebagai
Daftar Informasi Publik
Provinsi Kalimantan
Tengah.
9.
Daftar Informasi Publik
Provinsi Kalimantan
PPIDUtamamendistribusika
Tengah didistribusikan 10 Hari
PPID Utama n daftar informasi publik
kepada seluruh SKPD di Kerja
ke semua SKPD.
Provinsi Kalimantan
Tengah.
10
. Pemutahiran Daftar PPID
Informasi Publik secara Pembantu/Atasa 132 Hari Diperbaharui(update)
berkala dilakukan setiap n PPID Kerja oleh PPID Pembantu.
6(enam) bulan sekali. Pembantu
 4

b. ALUR PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI

BIDANG
BIDANG BIDANG KOMISI
PEMOHON SEKRETARIAT PENYELESAIAN PPID PEMBANTU
KLARIFIKASI LAYANAN INFORMASI
SENGKETA
mengajuk mencatat
an Data
permoho Pemohon
nan Data
informasi
yang
1
2
memberi
Pengecekan
tanda bukti
Status info yang
mengajuka 4
n diminta ya
permohona
menyiapkan
n tidak
materi
jawaban
dikecualikan
3
5

PPID PEMBANTU
6

Menyusun
jawaban
7
11
Informasi yg dibutuhkan
 5

8
PUAS
enyelesaian Sengketa
TIDAK
Ya
10
KOMISI SELESAI
INFORMASI
PUAS Tidak
Ya
9

1. Pemohon mengajukan permohonan layanan informasi kepada PPID.

Sekretariat menerima permohonan, kemudian mencatat data pemohon dan data
2. tentang informasi yang diminta.
3. Sekretariat memberikan tanda bukti mengajukan permohonan kepada pemohon.
Berdasarkan data informasi yang diminta, Bidang Klarifikasi melakukan pengecekan apakah informasi yang diminta oleh pemohon termasuk dalam
kategori dikecualikan. Apabila termasuk data yang dikecualikan, maka Bidang Klarifikasi mengembalikan ke Sekretariat untuk disampaikan kembali
4.
kepada pemohon. Sedangkan apabila informasi tidak termasuk yang dikecualikan maka permohonan diteruskan ke Bidang Layanan Dokumentasi
Informasi
5. Bidang Layanan Dokumentasi Informasi menyiapkan materi jawaban.
6. Berdasarkan bahan/data dari Bidang Layanan Dokumentasi Informasi, Sekretariat menyusun jawaban atas permohonan yang diterima.
7. Sekretariat menyampaikan informasi kepada pemohon.
Dalam hal informasi yang disampaikan oleh Sekretariat sudah sesuai dengan harapan pemohon atau hasil dari penyelesaian sengketa cukup
8.
memuaskan pemohon, maka pelayanan informasi selesai.
Apabila pemohon menganggap informasi yang diperoleh tidak sesuai dengan yang diharapkan, maka pemohon dapat mengajukan keberatan kepada
9. atasan langsung PPID sehingga terjadi sengketa informasi. Dalam hal terjadi sengketa, Bidang Penyelesaian Sengketa melakukan upaya untuk
menyelesaikan sengketa.
Apabila hasil penyelesaian sengketa yang dilakukan oleh Bidang Penyelesaian Sengketa dianggap oleh pemohon tidak memuaskan, maka dimintakan
10.
mediasi ke Komisi Informasi Provinsi.
11. Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat dan Bidang-bidang dalam struktur PPID akan melakukan koordinasi dan konfirmasi kepada PPID Pembantu
 6

sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

 7

4. UJI KONSEKUENSI INFORMASI PUBLIK

NO KEGIATAN PENANGGUNG WAKTU KETERANGAN
JAWAB
1. Melakukan kajian atas 8
informasi/dokumen Berkas
yang tidak termasuk PPID PEMBANTU permohonan
dalam DIP dengan dan Tim informasi yang
melibatkan Tim Pertimbangan Setiap Hari telah diisi
Pertimbangan Pelayanan Kerja lengkap dan
Informasi. Pelayanan dilampiri foto
Informasi copy/scan
identitas diri.
2.
Memberikan Surat Keputusan
pertimbangan atas Tim
PPID Utama dan
informasi/dokumen yang
Tim Pertimbangan Setiap Hari
dimaksud yang bersifat Pertimbangan
Pelayanan Kerja
rahasia berdasarkan Pelayanan
Informasi
UU, Kepatutan dan
kepentingan umum. Informasi.
3.
Menyampaikan
kepada PPID Utama
atas status informasi/
dokumen yang diminta
pemohon, apakah
termasuk rahasia
atau terbuka. Jika

informasi/dokumen
yang dimaksud adalah
Setiap hari, Informasi/dokume
terbuka, maka PPID
PPID Utama, Tim maksimal 10 n dari
Utama memerintahkan
Pertimbangan dan hari kerja
kepada penguasa
Penguasa sejak Penguasa
informasi/dokumen
Informasi/Dokume permohonan
(SKPD) untuk
n (SKPD) informasi informasi/dokume
menyerahkan
teregistrasi n (SKPD).
informasi/dokumen yang
dimaksud. Jika status
informasi/dokumen oleh
tim pertimbangan
pelayan informasi
dinyatakan rahasia,
maka PPID Utama
membuat surat
penolakan kepada
pemohon.
4.
Memberikan informasi Maksimal
yang diminta oleh
pemohon dengan diberikan
menandatangani perpanjangan
Pemenuhan Informasi publik
tanda bukti penerimaan permohonan yang
atau memberikan informasi
surat penolakan PPID UTAMA selama 7 hari diminta oleh
kepada pemohon jika kerja sejak pemohon atau
status pemberitahua
informasi/dokumen n tertulis surat penolakan.
diberikan dan
dinyatakan rahasia. tidak dapat
diperpanjang
 9

5. PENGELOLAAN KEBERATAN TAS INFORMASI PUBLIK

NO KEGIATAN PENANGGUNG WAKTU KETERANGAN

JAWAB
1. a. Pemohon Informasi
mengajukan keberatan
secara tertulis atas
pelayanan informasi yang
sudah diberikan dan
ditujukan ke Atasan PPID PPID UTAMA 30 HariKerja Dilaksanakan
Utama.
oleh Pemohon
Informasi
b. Tahapan pelayanan
keberatan permohonan
informasi :

1. Mengisi formulir
permohonan keberatan
ataspermohonan
informasi.
2. Memverifikasi
permohonan keberatan
atas permohonan
informasi.
3. Meregister permohonan
keberatan informasi.
4. Menyampaikan
pemberitahuan
tanggapan atas keberatan
secara tertulis.
5. Melaksanakan perintah
atasan PPID Utama.

6. PENYUSUNAN LAPORAN PENGELOLAAN DAN PELAYANAN

INFORMASI PUBLIK

NO KEGIATAN PENANGGUN WAKTU KETERANGAN

G JAWAB
1.
Masing-masingPPID
Dilaporkan paling
Pembantu menyusun laporan
PPID 22 Hari lambat bulan
pengelolaan pelayanan
PEMBANTU Kerja November tahun
informasi dimasing-masing
berjalan
SKPD kepada PPID Utama.
2.
PPID Utamamemeriksa PPID Utama 5 Hari Format laporan bisa
rancangan laporan Kerja dilihat pada Bagian
pengelolaan dan pelayanan IV.A di atas.
informasi yang diserahkan Sedangkan rinciannya
 10

masing-masing SKPD dan

mengkompilasikannya
bisa dilihat pada
menjadi laporan pengelolaan
lampiran
dan pelayanan informasi
publik dilingkungan
Pemerintah Provinsi
Kalimantan Tengah.
3.
PPID Utama menyerahkan
laporan pengelolaan dan
Pelayanan Informasi Publik
di Lingkungan Pemerintah
Provinsi Kalimantan Tengah 5 Hari
PPID Utama -
kepada Gubernur Kerja
Kalimantan Tengah/Atasan
PPID Utama melalui
SekretarisDaerah Provinsi
Kalimantan Tengah.
4.
Gubernur Kalimantan
Tengah mensahkan laporan Laporan Pengelolaan
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan
Informasi Publik di Gubernur Pelayanan Informasi
3 Hari
Lingkungan Pemerintah Kalimantan Publik yang sudah
Kerja
Provinsi Kalimantan Tengah Tengah diaudit ditanda
dan melaporkan kepada tangani olehAtasan
Mendagritembusan Komisi PPID Utama
Informasi Pusat.

Pj. GUBERNUR KALIMANTAN TENGAH,

ttd

HADI PRABOWO