BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Dewasa ini isu pengunaan masa menjadi perbualan hangat masyarakat.

Terdapat banyak pengkaji yang berusaha untuk menyelesaikan masalah

penggunaan masa tetapi terdapat segelintir masyarakat yang menyatakan

bahawa mereka tidak mempunyai cukup masa dalam kehidupan mereka.

Kenapa perkara ini boleh berlaku? Dalam hal ini timbul tanda tanya adakah

manusia boleh mengatasi masalah berkaitan dengan masa? Bolehkah masa

diurus dengan efektif dan berkesan? Sudah pasti kepada kita bahawa hakikat

masalah pengurusan masa adalah sesuatu yang amat sukar diurus dengan

efektif secara seratus peratus tetapi kita boleh meminimakan kesalahan

dalam penggunaan masa.

1.2 Latar Belakang Pengurusan Masa

Ramai di kalangan masyarakat menyatakan bahawa masa yang dipunyai oleh

mereka tidak mencukupi. Justeru itu, mereka gagal dalam banyak perkara.

Keluhan-keluhan yang tidak membina tersebut menyebabkan kita berada

pada tahap lama dan tidak bertindak. Alasan inilah yang menyebabkan kita

berada dikepompong tersebut dan sukar bagi kita meloloskan diri dari

belenggunya. Oleh sebab itu kita seharusnya memberi perhatian kepada

kedua perkara iaitu kuantiti masa dan kualiti masa yang kita gunakan.

Pengurusan masa adalah bidang yang sedang pesat berkembang

dalam kehidupan individu atau pengurusan organisasi. Masyarakat dewasa

1
ini sedar tentang pengurusan masa yang efektif adalah satu aspek

pemangkin kepada kecemerlangan individu atau sesebuah organisasi.

Menurut Peter F. Drucker, dalam Ambosworkz, (2005) Masa

merupakan sumber yang paling sukar didapati dan tidak ada sesuatu pun

yang dapat diurus kecuali masa diurus . Perkara ini jelas kepada kita bahawa

pengurusan masa bukan sesuatu yang mudah.

Pakar pengurusan masa Merill E. Douglass dalam Ambosworkz (2005)

menyatakan, cara anda menghabiskan masa menentukan cara anda

menjalani kehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok berkaitan

dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengan semalam. Tambah

beliau lagi, hampir semua orang membuang masa mereka sekurang-

kurangnya 2 jam setiap hari.

En. Rotenbury menggunakan model Norris dan Gottried untuk

menunjukkan analisis tentang penggunaan masa yang harus diamalkan oleh

pengurus dalam hari biasa. Beliau mengutarakan masa hasil, masa

pelaburan, masa organisasi dan masa terbuang.

1.3 Pengertian Pengurusan Masa

Pengurusan masa boleh didefinisikan dengan cara menghuraikan konsep

pengurusan terlebih dahulu, kemudian pengertian masa dan seterusnya

barulah kita mengetahui erti pengurusan masa.

Pengertian pengurusan boleh dilihat melalui dua sudut pandangan iaitu

secara tradisional dan secara moden. Menurut cara tradisional seperti yang

dinyatakan oleh McNamara (1999) bahawa pengurusan adalah merujuk

kepada set aktiviti-aktiviti, dan mengarah kumpulan manusia dan terlibat

2
dalam 4 fungsi umum pengurusan iaitu merancang, mengorganisasi,

memimpin dan mengatur aktiviti.

Secara moden pula seperti yang dinyatakan oleh Pears dan Robinson,

(1989) bahawa pengurusan adalah proses mengoptima manusia, benda dan

pengagihan kewangan untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Juhary

Ali (1987), pengurusan sebagai proses pengarahan, penyelarasan dan

pengaruh ke atas operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang

dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.

Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu, zaman, saat dan detik.

Dari segi istilah masa bermakna tika waktu atau zaman yang dilalui oleh

individu yang menjalankan kehidupan.

Masa menurut Peter F. Drucker dalam Ambsworkz, (2005), masa

merupakan

sumber yang paling sukar didapati dan tiada sesuatu pun yang dapat diurus
kecuali masa diurus.

Menurut Randy Pausch (2005) masa diertikan sepertimana yang dikatakan

oleh

Benjamin Franklin 1748 "Remember that time is money"-, Advice to a Young

Tradesman;
Time must be explicitly managed, just like money
Much of this won't make sense until later (too late?): that's why the
handouts...
Faculty vs. Grad Students
Lightning pace, heavy on techniques

Menurut Abdul Rahman Aziz (2001), masa sesuatu yang amat

berharga dalam kehidupan manusia. Masa adalah pengukur serba-serbi

aspek kehidupan manusia. Tambahan beliau lagi, masa adalah pengukur

cepat dan lambat, dari saat ke minit, dari minit ke jam, dari jam ke hari, dari

hari ke minggu, dari minggu ke bulan, dari bulan ke tahun, dari tahun ke

dekad, dan dari dekad ke abad. Masa adalah pengukur jarak dan jauh,

3
misalnya sejauh setahun perjalanan cahaya. Masa adalah pengukur

peribadi seseorang manusia serta masa adalah pengukur taraf dan pangkat

seseorang.

Menurut Mohd Yusof Hj. Othman (2002), dalam sains, masa ditakrif

berdasarkan sesuatu yang berulang-ulang. Sebarang fenomena yang

berulang boleh digunakan untuk mentakrifkan masa. Dengan itu kita boleh

menghitung hari berdasarkan putaran bumi yang beredar di paksinya;

misalnya dari mula matahari terbit hingga matahari terbenam esoknya

dipanggil satu hari.

Secara keseluruhannya, pengurusan masa ialah bagaimana seseorang

individu atau pemimpin organisasi merancang, mengorganisasi, memimpin

dan mengatur masa mereka agar lebih berkesan.

Pengurusan masa juga boleh diertikan sebagai suatu ilmu yang

berkaitan dengan teknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan

mengatur masa hariannya supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-

baiknya.

1.4 Pendapat Mengenai Masa

Terdapat di kalangan sarjana berpendapat mengenai masa seperti berikut;

Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, andainya anda tidak

memotongnya, pasti ia akan memotong anda.

Di kalangan cerdik pandai Melayu juga banyak memperkatakan

tentang masa seperti;

Masa itu Emas; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita betapa

berharganya masa bagi orang Melayu.

4
 Biar Lambat Asalkan Selamat; Peribahasa ini menunjukkan

kepada kita bahawa segala pekerjaan hendaklah dilakukan dengan cermat

dan teliti.

Buat Bila Ada Peluang; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita

bahawa saranan orang Melayu iaitu bila ada masa terluang hendaklah

dimanfaatkan sepenuhnya.

BAB 2

2.0 Ciri-Ciri Masa

2.1 Masa Terus Berlalu

Masa berlalu dan terus berlalu. Masa juga akan datang dan pergi

meninggalkan kita. Tidak ada sesiapa pun yang boleh menahannya kecuali

kehendak Allah S.W.T. ( Mohd Yusof Hj. Othman, 2002 ).

2.2 24 Jam Sehari Semalam

Perkara ini adalah fakta yang kita sedia maklum. Walau bagaimana sibuk

sekali pun kita hanya ada masa 24 jam sehari semalam.

2.3 Itulah Masa Yang Kita Gunakan

Masa sama ada diguna atau tidak hakikatnya ialah kita mesti gunakannya.

Dalam hidup kita seharian, kita tidak boleh kehilangannya walaupun satu

saat. Itulah masa yang kita gunakan, yang kita belanjakan setiap hari. Masa

tidak mengenal pangkat atau darjat seseorang. Sama ada kita sibuk atau

mempunyai masa yang terluang, masa tetap berlalu, masa tetap kita

gunakan, masa tetap bersama kita, dan masa tetap 24 jam sehari semalam.

2.4 Masa Dikongsi Bersama

5
Masa adalah dikongsi penggunaannya bersama. Manusia hakikatnya

melaksanakan aktiviti berlainan tetapi menggunakan waktu yang sama dan

kadang-kadang melaksanakan aktiviti serupa pada masa yang sama.

Contohnya jam 5.00 petang, terdapat manusia yang main bola sepak dan

pada masa yang sama terdapat manusia yang bermain bola tampar di pantai.

BAB 3

3.1 Prinsip Asas Pengurusan Masa

3.1.1 Mengubah tabiat lama yang negatif

Tabiat yang negatif perlu dibuang dari dalam diri sendiri. Jika selama ini kita

merupakan seorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita perlu

mengambil perhatian terhadap perkara ini. Misalnya sebagai pelajar, tugasan

yang diberikan oleh guru perlu disiapkan secepat mungkin. Kadang kala

terdapat individu yang melakukan tugas secara minit terakhir maka tabiat ini

perlu diubah. Kita perlu menyiapkan tugas-tugas dengan awal supaya kita

boleh bersedia dengan awal.

Manusia sebenarnya terikat dengan kebiasaan. Cara kita

menghabiskan masa banyak mengikut kebiasaan. Kebanyakan orang tidak

sedar tentang cara penggunaan masa yang berkesan. Menurut Merill E.

Douglass (Ambosworkz, 2005), cara anda menghabiskan masa menentukan

cara anda menjalani kehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok

berkaitan dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengan semalam..

Menurut beliau lagi, belajar mengawal masa anda bermakna mengubah

sesetengah kebiasaan penggunaan masa anda. Tetapi anda tidak mengubah

6
kebiasaan penggunaan masa sebelum anda terlebih dahulu mengetahui

kebiasaan itu.

3.1.2 Komunikasi

Komunikasi adalah faktor penting dalam pengurusan masa. Komunikasi juga

membawa kesan besar jika kita tidak menggunakannya dengan berkesan.

Kita sering membazirkan masa kita kerana kita sering berkomunikasi dengan

cara yang tidak baik. Sebagai contoh, semasa guru tidak ada di kelas, kita

sering berbual-bual kosong dengan kawan-kawan tentang hiburan, dan

perkara yang sia-sia yang mana ianya tidak ada kaitan dengan pelajaran. Kita

banyak membuang masa berbual dengan tidak mengaitkan perbualan kita

dengan pelajaran.

3.1.3 Penumpuan

Kita sering jemu dan bosan bercerita tentang pelajaran. Apabila guru dan

rakan-rakan bercakap tentang pelajaran kita sememangnya jarang memberi

tumpuan tetapi jika perbualan berkaitan dengan hiburan maka kita buka

dengan seluas-luasnya tumpuan kita. Oleh itu, kita perlu ubah suasana

supaya kita dapat memberi tumpuan kepada pelajaran.

3.1.4 Rehat

Manusia perlu berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah faktor penting dan

sering dikaitkan dengan tidur. Manusia memerlukan rehat yang cukup. Ramai

menganggap bahawa tidur yang cukup perlu untuk pembelajaran yang

berkesan. Oleh itu, kita perlu bijak menguruskan masa rehat kita.

7
 Pelbagai pandangan dan pendapat yang kita dengan berkaitan dengan

masa rehat. Terdapat pendapat menyatakan rehat tengahari adalah 15 minit

untuk menyegarkan semula badan kita. Waktu tidur malam ialah 8 jam.

Justeru itu, pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting untuk kita

belajar dengan lebih berkesan.

3.1.5 Penetapan Matlamat

Kebanyakan manusia tidak begitu memikirkan matlamat. Kita Cuma bergerak

balas atau berinteraksi terhadap tekanan daripada orang atau benda lain. Jika

kita mahu mengawal masa dan kehidupan kita sendiri, kita mestilah

memutuskan matlamat kita. Orang lain tidak dapat melakukan untuk kita.

Oleh sebab kita cenderung menemui apa yang kita cari, maka kita perlu

mengejar matlamat peribadi yang betul.

Rancang masa anda dengan menetapkan matlamat iaitu tentang

perkara yang hendak kita buat yang dibahagikan kepada matlamat jangka

pendek dan matlamat jangka panjang. Matlamat yang hendak dicapai

haruslah khusus, iaitu dipecahbahagikan kepada objektif yang konkrit, di

samping boleh dicapai dengan munasabah.

3.1.6 Keutamaan

Proses menetapkan keutamaan maksudnya ialah kita harus memilih mana

perkara yang didahulukan untuk dilaksanakan atau dibuat. Proses ini

semestinya memerlukan perancangan yang rapi supaya hasilnya memuaskan

8
semua pihak. Ramai penulis berpendapat bahawa keutamaan harus

ditetapkan setiap hari.

Proses menjadualkan masa anda secara berkesan melalui penetapan

keutamaan, membuatkan anda belajar mengelak daripada membuat

komitmen berlebihan.

3.1.7 Perlengahan

Perlengahan adalah halangan besar bagi orang yang ingin membaiki

penggunaan masanya. Terdapat tiga sebab yang membawa kepada

pelengahan iaitu pertama, kerja yang tidak menyenangkan. Kedua ialah

projek yang sukar dan ketiga ialah tidak dapat membuat keputusan.. Ramai

berpendapat bahawa kerja yang tidak menyenangkan akan membawa

kepada perlengahan kerana membuat perkara tersebut tidak

menyenangkan..

Perlengahan kedua ialah kerja yang sukar. Kerja yang sukar

memerlukan ketabahan dan kesabaran. Apabila kita tidak mempunyai idea

untuk menghuraikan sesuatu perkara maka kita akan mengambil keputusan

untuk memikirkan dengan lebih mendalam dan seterusnya melengahkan

perbuatan.

Punca ketiga perlengahan ialah kita tidak dapat membuat keputusan.

Semua orang mahu keputusan yang dibuat adalah betul bagi mengelakkan

kesan yang tidak memuaskan. Proses berfikir yang agak panjang akan

mengakibatkan kerja tertangguh.

9
 BAB 4

TEKNIK PENGURUSAN MASA

4.0 Pendahuluan

Bab ini membincangkan tentang teknik Pengurusan masa yang berkesan.

Apakah langkah-langkah yang perlu diambil untuk memaksimakan

penggunaan masa secara baik dan teratur serta tidak membuang masa.

4.1 Teknik-Teknik Pengurusan Masa Yang Berkesan

4.1.1 Pengiraan Pencapaian

Matlamat utama Sistem Pengurusan Masa Berimpak ialah menambahkan

masa untuk melaksanakan kerja yang dirancang.

10
 1 2

Pencapaian matlamat Melawan Api

3 4

Keutamaan Pembaziran Masa

Orang Lain

Rajah1.1 Grid Analisis Masa oleh William T. Brooks & Terry W. Mullins

(1989).

Kita mulakan dengan sel 4 (pembaziran masa) dan mengambil kira sel

3 (keutamaan orang lain) dan sel 2 (melawan api) untuk mencapai sel 1

(pencapaian matlamat), William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989) dalam

Norlida Abd. Rahim &

Jurina Pieei terj. (1994). Dalam teori ini, kita diberitahu bagaimana mengurus

masa dengan berkesan hebat iaitu dengan kita memulakan langkah dengan

mengurangkan pembaziran masa. Kemudian diikuti oleh mengurangkan

aktiviti yang memberi keutamaan kepada orang lain. Seterusnya kita

melawan api iaitu mengurangkan keputusan yang membawa krisis dan

seterusnya kita hendaklah menetapkan matlamat yang utama.

4.1.1 Menggunakan Rancangan Bertindak

Rancangan Bertindak dikaitkan dengan susunan tugasan dan tanggungjawab

yang perlu dilakukan pada hari itu mengikut keutamaan. Sebagai contoh

MESTI dilakukan MAHU dilakukan. Kemudian cuba habiskan perkara yang

anda ingin lakukan mengikut keutamaan. Jika anda tidak sempat

11
menghabiskan kerja anda untuk hari tersebut, catatkan aktiviti yang belum

dijalankan pada kertas baru untuk keesokkan harinya. Ulang perkara yang

sama apabila anda hendak memulakan kerja pada hari esok.

4.1.2 Kemahiran Menyelesaikan Masalah Secara Kreatif

Pengurusan masa juga boleh dipertingkatkan keberkesanannya melalui

kemahiran membuat keputusan secara kreatif. Edward de Bono telah

menyelesaikan masalah kesesakan lif di sebuah bangunan dengan

memasang cermin di bangunan tersebut hinggakan pekerja di bangunan

tersebut tidak terbuang masa mereka dengan menunggu lif kerana mereka

boleh mengemaskan diri di bangunan tersebut. ( Ainon & Abdullah, 2003).

4.1.3 Menghapuskan tabiat Tangguh dan tunggu dengan

mengingati 3 perkara di bawah:

A. Kelmarin sudah berlalu

B. Esok masih belum berlalu

C. Hari ini peluang masih ada

4.1.4 Penuhkan masa lapang

Masa lapang boleh dipenuhi semasa menunggu bas, dalam perjalanan,

semasa menunggu giliran di pejabat pos dan sebagainya untuk melakukan

kerja ringan seperti membaca , menulis nota atau setidak-tidaknya berfikir.

4.1.5 Tahu dan pandai untuk mengatakan Tidak

Perkataan tidak perlu digunakan pada perkara yang anda anggap boleh

mengganggu rutin harian anda.

12
4.1.6 Merancang jadual waktu belajar dan harian

Perancangan jadual waktu adalah penting dalam kehidupan. Tujuan

perancangan jadual waktu dibuat agar hidup kita lebih tersusun dan

bermakna. Frederick Taylor dalam Abdul Shukor Abdullah (2004) iaitu pakar

pengurusan saintifik, menyatakan bahawa salah satu pengurusan saintifik

adalah melalui pengurusan jadual tugas.

Jadual Masa Harian; oleh Omardin Ashaari, (1998).

Nama: __________________________________________________________________
Tarikh:______________________________Hari: _______________________________
Masa: ____________________Kegiatan: ______________________________________
_______________________________________________________________________
Pagi
7.00 _________________________________________________________________
7.30 _________________________________________________________________
8.00 _________________________________________________________________
8.30 _________________________________________________________________
9.00 _________________________________________________________________
9.30 _________________________________________________________________
10.00 _________________________________________________________________
10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________
12.30 _________________________________________________________________

Petang
1.00 _________________________________________________________________
1.30 _________________________________________________________________
2.00 _________________________________________________________________
2.30 _________________________________________________________________
3.00 _________________________________________________________________
13
3.30 _________________________________________________________________
4.00 _________________________________________________________________
4.30 _________________________________________________________________
5.00 _________________________________________________________________
5.30 _________________________________________________________________
6.00 _________________________________________________________________
6.30 _________________________________________________________________

Malam
7.00 _________________________________________________________________
7.30 _________________________________________________________________
8.00 _________________________________________________________________
8.30 _________________________________________________________________
9.00 _________________________________________________________________
9.30 _________________________________________________________________
10.00 _________________________________________________________________
10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________

Catatan Kegiatan Penting

1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________
5. _________________________________________________________________

Penilaian Perlaksanaan Perancangan Kegiatan Harian

Kegiatan Akademik:

(belajar, membaca, Masa: Kepuasan

berbincang, buat tugasan (Jam) (Adakah mencukupi)

dan sebagainya)

14
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.
BAB 5

Penutup

5.0 Kesimpulan

Secara keseluruhannya pengurusan masa bukanlah mudah seperti yang kita

sangkakan. Ramai di kalangan individu sering mengabaikan kepentingan

penggunaan masa hingga mereka berpendapat bahawa mereka tidak

mempunyai masa yang mencukupi dalam kehidupan harian mereka. Hanya

denga pengurusan masa yang berkesan barulah kita dapat memanfaatkan

penggunaan masa dengan maksima. Contohnya ialah Negara Jepun.

Walaupun Jepun hampir lumpuh dalam perang dunia kedua, tetapi rakyat

Jepun dapat membangunkan Jepun dengan berkesan iaitu dalam tempoh

tidak sampai 10 tahun selepas perang dunia kedua Jepun telah membangun.

Menurut Peter F. Drucker dalam Kumpulan Esei World Executive Digest,

(1988), mereka telah mengajar pengkajian waktu dan perubahan hasilnya

Jepun membangun dalam jangka masa yang singkat.

Sejak akhir-akhir ini, ramai individu yang telah sedar tentang

kepentingan pengurusan masa dan berusaha untuk mengurus masa mereka

15
dengan baik. Diharapkan dengan terhasilnya artikel ini maka ramai individu

yang akan mendapat manfaat daripadanya.

Bibliograf

1. Abdul Rahman Aziz, (2001). Motivasi Dan Pembangunan Diri,

Utusan
Publications & Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.

2. Abdul Shukor Abdullah, (2004). Pengurusan Organisasi Perspektif

Pemikiran dan Teori, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala
Lumpur.

3. http: // www. gmu.edu/ gmu/ personal/ time. html.

4. http: // www. time-management guide.com.

5. http: // www. tips for boomers.com/ time management. Html.

6. http: // www. tutor.com.my/ tutor/ kopper/ index.

7. http: // www. studygs. net/ timman. Htm.

8. http: // en. wikipedia. org/ wiki/ time management.

9. Juhary Ali, (1987). Asas Pengurusan, Universiti Sains Malaysia, P.

Pinang.

10. Kumpulan Esei World Executives Digest, (1988). Gaya Pengurusan

Jepun,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.

11. Mohd Yusof Hj. Othman, (2002). Menjejak Kualiti Menjana

Kecemerlangan,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.

16
12. Norlida Abd. Halim & Jurina Pieei, Terj. (1997). Pengurusan Masa
Berkesan
Hebat, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.

13. Omardin Ashaari, (1998). Pengurusan Masa, Utusan Publications &

Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.

14. Robiah K. Hamzah, (2001). Pengurusan Diri, Pts Publications &

Distributors
Sdn Bhd, Kuala Lumpur.

15. Sherina, (2001). Kaedah Belajar dan Berjaya Dalam Peperiksaan,

Golden
Centre Sdn Bhd, Kuala Lumpur.

17