1.

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Perangkat Lunak Manajemen Proyek mengacu pada aplikasi yang dirancang untuk
memfasilitasi pelaksanaan proyek dan membuatnya menjadi lebih efisien. Dengan
menggunakan sistem manajemen proyek, kita dapat menetapkan tonggak dan tenggat waktu
yang lebih realistis, mengikat dan mengotomatisasi tugas yang saling terkait, dan menjaga
agar semua anggota tim berfokus pada kiriman anda. Perangkat lunak manajemen proyek
biasanya menawarkan Gantt Charts dan alat pelacakan waktu & sumber daya. Salah satu
aplikasi dengan kinerja terbaik untuk kategori ini adalah Wrike.
Dalam bisnis apa pun saat ini, Anda akan melihat bahwa manajemen proyek adalah aspek
yang sangat penting dalam operasi, apakah bidangnya adalah konstruksi, teknologi
informasi, atau teknik apapun yang anda miliki. Banyak bisnis saat ini, terlepas dari ukuran
atau cakupannya, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sebagai alat utama
untuk membuat perubahan strategi dan untuk mencapai tujuan baru. Seharusnya tidak
mengherankan karena system manajemen proyek berbasis online dapat benar-benar
mendongkrak operasi perusahaan atau organisasi serta membuatnya lebih baik dan lebih
kompetitif jika manajemen proyek diterapkan dengan benar.
Oleh karena itu, sangat penting bahwa dalam bisnis, seorang manajer proyek harus memilih
solusi perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk perusahaan, yang
memungkinkan untuk mengawasi tugas, memantau proyek, mengelola hubungan pelanggan,
melakukan inventaris, menyimpan file yang terkait dengan pekerjaan, serta berbagai macam
Operasi bisnis secara efisien dan mudah. Banyak perusahaan sukses saat ini menggunakan
solusi manajemen proyek yang sempurna sebagai alat yang harus dimiliki.
Apa jenis layanan manajemen proyek akan menjadi yang terbaik untuk perusahaan Anda?
Perusahaan dan organisasi terkadang memiliki kecenderungan untuk memilih platform
manajemen proyek yang paling populer di luar sana berdasarkan beberapa buzz media atau
beberapa laporan, hanya untuk menemukan bahwa solusinya tidak sesuai untuk operasi
mereka.
Untuk dapat memahami aspek penting perangkat lunak manajemen proyek bagi pemilik
bisnis, berikut ini adalah ulasan singkat tentang bagaimana memilih perangkat lunak
manajemen proyek.
1.2. Memahami produk perangkat lunak dengan fasilitas Free Trial

Biasanya pendekatan terbaik adalah mencoba dengan fasilitas gratis yang ditawarkan untuk
mengetahui lebih banyak tentang fitur utama mereka terlebih dahulu. Dengan cara itu kita
akan bisa mendapatkan beberapa pengalaman langsung dengan perangkat lunak sebelum
benar-benar menginvestasikan uang di dalamnya. Hal terbaik yang harus dilakukan untuk
mencari perangkat lunak Manajemen Proyek yang terbaik adalah dengan mencoba layanan
secara gratis yang saat ini, fasilitas ini memiliki hasil tertinggi dalam kepuasan pelanggan.
1.3. Target Usaha

Usaha Kecil : menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola tugas
dan mengaturnya.
Perusahaan Menengah : membuat kantor manajemen proyek dengan solusinya.
Perusahaan Besar : menggunakan perangkat lunak untuk mengelola beberapa proyek
secara bersamaan.
1.4. Beberapa Contoh Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Wrike: Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang dibuat untuk
membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih efisien dalam kelompok terdistribusi.
Asana: Asana adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek untuk usaha kecil serta
perusahaan besar yang memfasilitasi kerjasama dan komunikasi tim.
Trello: Trello adalah perangkat lunak kolaborasi yang membantu anggota
mendiskusikan proyek secara real-time.
Clarizen: Clarizen adalah sistem kelas enterprise yang menghubungkan manajemen
proyek yang kuat dengan keterlibatan sosial dan dengan cara yang unik dan mudah.
JIRA: JIRA dirancang untuk membantu Anda menangkap, menetapkan, dan menetapkan
prioritas pekerjaan Anda. Ini memungkinkan Anda mengelola keseluruhan proses
pengembangan aplikasi - dari konsep hingga peluncuran.
1.5. Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Tools manajemen proyek umumnya dikategorikan ke dalam empat kategori utama:

In-house Software : Perangkat lunak on-premise mengacu pada solusi yang diinstal di
peralatan kantor atau server komputer perusahaan Anda. Mereka dianggap sebagai alat
manajemen proyek in-house.
Personal Software : Ini adalah alat berbasis web yang mempromosikan pengelolaan
proyek yang melibatkan proyek atau tugas individual.
Middle System : Perangkat lunak manajemen proyek berbasis web dan ditujukan sebagai
pusat sistem manajemen proyek.
High-end System: Ini mengacu pada sistem yang sebagian besar diciptakan sebagai
sistem manajemen proyek utama untuk perusahaan dan organisasi besar.
1.6. Fitur-Fitur dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Saat mencari platform manajemen proyek yang tepat untuk Anda, berikut adalah beberapa
fitur utama :
Berkolaborasi dengan karyawan Anda secara real-time - Aplikasi manajemen proyek
menawarkan alat komunikasi untuk membantu tim mendiskusikan tugas secara real
time. Solusinya dapat membuat setiap anggota tim diperbarui dan memungkinkan
mereka mengatasi masalah dengan cepat saat mereka muncul.
Berbagi dokumen - Perangkat lunak ini menawarkan alat berbagi dokumen untuk
memungkinkan pengguna mengedit dan memperbarui laporan proyek, dan menciptakan
sistem untuk komunikasi dan transparansi.
 Mengelola biaya proyek - Perangkat lunak manajemen proyek umumnya menawarkan
alat bantu yang membantu mengelola biaya proyek.
Mengelola risiko, anggaran, dan peramalan - Perangkat lunak ini membantu Anda
mengidentifikasi risiko proyek, melacak anggaran, dan membuat perkiraan.
Kemampuan pelaporan - Sistem ini menawarkan format laporan yang fleksibel dan
membantu Anda mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah untuk
menjaga proyek sesuai jadwal.
Intuitif untuk digunakan - Perangkat lunak berbasis dasbor mudah dipasang dan mudah
dipelajari dan digunakan. Ini berarti lebih cepat implementasi dan waktu ramp-up.
1.7. Keuntungan Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Carilah platform yang bisa diintegrasikan dengan operasi bisnis Anda. Program perangkat
lunak manajemen proyek serbaguna harus memungkinkan untuk menambahkan pengguna,
merampingkan berbagai operasi, dan mengembangkan proyek dan aktivitas, sekaligus
mengurangi biaya perusahaan. Jika Anda bisa menemukan solusi proyek yang
memungkinkan untuk menggabungkan semua fungsi ini, maka kita akan menemukan solusi
yang layak dibeli.
Selalu pertimbangkan kebutuhan bisnis. Tanyakan pada diri Anda: apa yang dibutuhkan
perusahaan saya? Sebelum membeli program perangkat lunak manajemen proyek, sangat
disarankan untuk melakukan evaluasi dan cermat terhadap kebutuhan perusahaan Anda
terlebih dahulu, jumlah orang yang akan menggunakan program ini, dan fitur alat apa yang
dapat menjawab kebutuhan perusahaan tidak hanya saat ini tapi juga di kemudian hari.
Model penetapan harga juga merupakan salah satu pertimbangan utama yang harus
diperhatikan. Misalnya, alih-alih langsung membeli solusi manajemen proyek, mengapa
tidak berlangganan solusi selama sebulan, atau bahkan setahun ? Berlangganan
menggunakan fitur selama satu bulan atau satu tahun mungkin akan lebih rendah daripada
membeli solusi perangkat lunak, terutama bila Anda tidak yakin apakah alat itu adalah alat
yang sempurna untuk bisnis Anda. Banyak penyedia solusi di luar sana menawarkan
potongan harga untuk perusahaan yang berlangganan rencana tahunan, bukan satu bulanan,
jadi ini adalah sesuatu yang mungkin ingin Anda evaluasi dengan cermat. Cari penyedia
solusi yang memungkinkan untuk menambahkan atau mengurangi jumlah pengguna dengan
cepat atau memperluas fitur tertentu. Lebih penting lagi, carilah perusahaan yang akan
memberi pilihan untuk membatalkan langganan jika di kemudian hari menyadari bahwa
solusi manajemen proyek yang sudah diinvestasikan tidak dapat menangani kebutuhan
bisnis secara memadai. Ini juga akan menguntungkan untuk memeriksa berbagai platform
proyek yang menawarkan langganan percobaan agar dapat mengukurnya dalam waktu
terbatas jika solusinya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Sebelum memilih perangkat manajemen proyek, pertimbangkan tanggapan atau feedback
dari tim yang lain, terutama yang menurut Anda akan menggunakan solusinya. Periksa
masalah yang mereka butuhkan agar mudah diatasi.
1.8. Trend Terkini

Tim jarak jauh akan menjadi mainstream: Sebuah studi baru-baru ini oleh Intuit
menunjukkan bahwa 40% pekerja di AS akan menjadi karyawan sementara, kontraktor, dan
pekerja lepas pada tahun 2020. Kontraktor ini sudah bekerja dari jarak jauh di situs web
seperti Demand Media, Freelancer.com, dan karyawan full-time semakin memanfaatkan
telecommuting. Ini berarti bahwa proyek akan menggunakan lebih banyak karyawan
kontrak dan remote di masa depan.
BYOD menimbulkan tantangan : Semakin banyak karyawan memanfaatkan BYOD (Bring
Your Own Device) menggunakan laptop, tablet, dan smartphone mereka sendiri untuk
tujuan kerja. Tren ini merupakan tantangan baru bagi para manajer proyek. Mereka harus
memastikan perangkat lunak yang mereka gunakan cocok untuk berbagai platform.
Tantangan lainnya adalah untuk meningkatkan keamanan. Ini berarti manajer proyek harus
melakukan pekerjaan yang lebih kompleks dan menggabungkan tugas mereka dengan fungsi
help desk.
1.9. Isu Potensial

Harga Program Mahal : Beberapa program manajemen proyek bisa mahal dengan sedikit
manfaat investasi. Anda mungkin perlu merancang solusi secara khusus atau membeli
beberapa program. Hal ini sulit diterapkan dan terbukti mahal.
Dapat mempersulit proyek sederhana : Sistem manajemen proyek mungkin tidak ideal
untuk proyek sederhana. Mereka mungkin memiliki fitur kompleks yang mungkin terbukti
kontra produktif dan akhirnya menyulitkan proyek sederhana. Penggunaan solusi
manajemen proyek yang tidak tepat dapat menyebabkan masalah yang tidak perlu.
1.10. Bottom line

Tentu itu mungkin sedikit mahal, namun berinvestasi pada solusi manajemen proyek yang
tepat yang memiliki pilihan terbaik adalah sesuatu yang harus dilakukan. Setelah solusi
perangkat lunak manajemen proyek diterapkan, hal itu dapat membuat tugas dan tanggung
jawab lebih mudah dengan mengatur informasi dan mengkonsolidasikan proyek dalam
tampilan cepat yang dapat diakses dengan mudah. Ini akan membantu perusahaan
menghemat uang dan waktu serta menyelesaikan proyek lebih cepat dan lebih baik dengan
mengintegrasikan berbagai alat yang perusahaan gunakan secara teratur.
Periksa solusi proyek yang mudah disesuaikan dan dapat diubah tergantung pada rencana
bisnis dan strategi yang dimiliki. Dan pada akhirnya, solusi perangkat lunak manajemen
yang sempurna telah ditetapkan sehingga perusahaan dapat mengatur rencana dengan cara
tercepat dan paling efisien untuk bisnis.
2. Wrike Review

2.1. Apa Itu Wrike ?

Wrike adalah perangkat lunak pemenang penghargaan untuk pengelolaan proyek online
yang dirancang dengan satu tujuan untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi kerja di
tim yang terdistribusi. Wrike adalah pemenang Finances Online Best Project Management
Software Award untuk tahun 2016. Fleksibilitas yang diberikan oleh Wrike memungkinkan
kelompok multifungsi untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan secara efektif dari
satu lokasi. Layanan ini memungkinkan untuk menjadwalkan, memprioritaskan,
mendiskusikan, dan melacak kerja dan kemajuan secara real time yang semuanya hanya
dengan beberapa klik mouse.
Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek pilihan bagi banyak perusahaan seperti,
Google, Universitas Stanford, Adobe, HTC, dan EA Sports. Manfaat menggunakan Wrike
meliputi :
Memiliki hanya satu hub untuk semua pekerjaan Anda.
Navigasi yang mudah digunakan yang memudahkan Anda dan tim Anda.
Langkah keamanan yang sangat baik ada untuk memastikan tidak ada orang lain
selain petugas yang berwenang yang dapat mengakses informasi dan file lain yang
tersimpan dalam database online Anda.
Dengan aplikasi mobile, Anda dapat dengan mudah melacak dan memantau progress
dari ponsel Anda kapan saja dan dimana saja.
2.2. 3-Pane Project View Menyediakan Data Penting Dengan Cepat

Wrikes 3-pane layout memungkinkan pengguna melihat data penting di satu layar,
memberikan visibilitas yang jelas pada operasi proyek. Rincian semua proyek ada di satu
halaman yang memungkinkan untuk mengerjakan tugas dengan cepat.
2.3. Tag dan Folder Membantu Menampilkan dan Berbagi Data Proyek

Wrike memberi kemampuan untuk memasukkan item ke dalam folder yang berbeda tanpa
duplikasi. Tag dan folder Wrike memungkinkan pengguna melihat atau menyortir data
berdasarkan tugas, proyek, atau cara lain. Pengguna bisa memberi nama folder berdasarkan
bagaimana data akan disortir. Yang penting adalah tugas bisa dikelompokkan dalam banyak
folder namun tidak diduplikasi.
2.4. Activity Stream dan @mention

Activity Stream memungkinkan manajer proyek melihat gambaran besar sekaligus

mengelola tugas kecil secara mikro. Panel Stream dan widget di Dashboard menunjukkan
aktivitas tim. Semua kegiatan bersama dapat dilihat secara kronologis. Plus, Anda dapat
menghentikan aktivitas untuk menghilangkan Aliran. Keuntungan utama adalah semua
anggota tim Anda dapat melihat perkembangan aktivitas masing-masing. Anda dapat
menggunakan fitur @mention untuk membuat perhatian pada masalah tertentu. Penerima
diberi tahu di channel mereka dan secara otomatis ditandai sebagai pengikut diskusi tugas.
Dengan cara ini, semua anggota tim bisa mendapatkan pandangan penuh tentang apa yang
sedang dibahas.
2.5. Task Tool Membantu melacak Progress Individual dan Keseluruhan

Salah satu kelebihan Wrike adalah kemudahan yang memungkinkan memecah proyek
menjadi tugas-tugas kecil. Subtask dapat dipecah menjadi beberapa aktivitas spesifik. Setiap
aktivitas dapat ditandai sebagai complete atau uncomplete yang memberi gambaran tentang
kondisi tugas yang sudah atau belum terselesaikan. Hal ini memudahkan pengelolaan dan
fokus pada subtugas yang lebih kecil. Task tool membantu mengidentifikasi masalah yang
menghambat kemajuan proyek. Timeline tugas membantu Anda memprioritaskan tugas
penting. Untuk memperjelas sebuah tugas, pengguna bisa melampirkan file, menampilkan
gambar atau tabel, dan cross-link ke tugas lainnya.
2.6. Pelaporan Yang Mudah

Alat Analisis yang hebat membantu pengguna membuat laporan dengan mudah untuk
ditunjukkan kepada eksekutif puncak perusahaan dan juga pemangku kepentingan.
Pengguna dapat membuat Laporan Global yang menampilkan tugas dari semua folder.
Laporan tersebut menunjukkan data proyek dalam delapan kategori. Bagan Kinerja
memberi gambaran visual tentang bagaimana tugas proyek Anda sesuai dengan batas waktu
mereka selama grafik waktu. Grafik ini membantu Anda memperkirakan kecepatan kerja
individu dan tim serta tanggal penyelesaian proyek. Statistik Folder pada panel kanan folder
proyek menunjukkan metrik tugas penting seperti status dan tanggal jatuh tempo, setiap
minggu.
2.7. Wrike Features

Task management
Interactive timeline (Gantt chart)
Real-time newsfeed
Document collaboration
Discussions in tasks
iPhone dan Android apps
Task prioritization
Customized reports
Recurrent tasks
Workload management
Time-tracking
Google Docs, Dropbox, Box integrations
Email integration
2.8. Manfaat Wrike

1. Wrike Untuk Tim Project Management

Problem : Tim yang tidak terikat dan tidak fokus, dan penundaan yang mahal.
Solusi : Menggunakan Wrike, Tim manajemen proyek mendapatkan keleluasaan untuk
mengelola beberapa proyek dan tugas sekaligus, dan untuk mengakses semua informasi
terkini yang relevan untuk mempersatukan perencanaan dengan pelaksanaan. Untuk
membuat masalah menjadi lebih baik, Wrike memungkinkan mereka membuat berbagai
laporan akurat, karena tidak hanya memperbesar gambaran kemajuan mereka sepenuhnya,
namun memeriksa setiap tugas secara terpisah.
2. Wrike untuk Marketing & Creative Team
Problem: Respon yang tidak tepat terhadap harapan pelanggan, dan beban administrasi
yang buruk.
Solusi: Rahasia mengembangkan strategi pemasaran yang sempurna ada dalam garis waktu
interaktif yang menampilkan hubungan antara ketergantungan, dan membantu tim melacak
kinerja, mengembangkan aset yang sesuai untuk kampanye mereka, dan mengelola dan
meluncurkan berbagai acara yang bermanfaat. Lebih dari itu, Wrike cocok untuk tim kreatif,
karena ini menyediakan ekstensi Adobe CreativeCloud yang mencakup pengakuan,
persetujuan, dan masalah administratif serupa agar tim fokus pada ide kreatif mereka.
3. Wrike untuk Tim Product Management
Problem: Slow product development, due to inaccurate prioritization
Solusi : Kami menemukan bahwa perangkat lunak ini adalah one-stop-shop untuk
meningkatkan pengembangan dan pengiriman produk, karena memungkinkan tim untuk
memprioritaskan antara permintaan, dan menetapkannya dengan cara yang handal yang
akan membuat manajemen terkendali dari konsep hingga penyelesaian. Ini adalah sistem
yang bijaksana untuk mengelola sumber daya yang membuat semua orang fokus pada tugas
mereka untuk mempercepat pengiriman. Rangkaian fitur yang kuat dari Apple akan
menghilangkan kekhawatiran pengembangan produk apapun, karena dilengkapi dengan
Live Editor, File Management Kit, Gantt Charts & Timelines, dan fungsionalitas pelaporan
wajib..
2.9. Wrike Pricing Plan untuk Enterprise & UKM

Wrike software menawarkan 5 pricing plan yang fleksibel dan dirancang untuk dapat
disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut ini adalah rincian dari setiap pricing plan :
2.9.1. Wrike Free Plan

Free Package cocok untuk tim kecil sampai dengan 5 user, plus collaborator yang tidak
terbatas. Fitur ini termasuk :
Managing tasks
Discussions in tasks
 File sharing
Real-time activity stream
Spreadsheet view
iPhone/Android apps
Advanced email integration
Basic app integrations

2.9.2. Wrike Professional Plan $9.80/user/month with packages of 5, 10 or 15 users

(billed annually).

This plan is ideal for teams that need project planning and collaboration. Features include :
All features from the Free plan
Unlimited number of collaborators
Storage space from 5GB
Unlimited levels of hierarchy folders
Dynamic timeline (Gantt Chart)
Subtasks
Advanced mass actions with tasks
Dashboard with custom widgets and 10 shareable dashboards
Workload view
Time-tracking
Reports
Notification center
Advanced filters
MS Project, Excel, iCal, and RSS integrations

2.9.3. Wrike Business Plan $24.80/user/month (billed annually)

This plan works well for teams with 5-200 users, in need of robust work management with
customization and exec reporting.
All features from the Professional Plan
Custom fields & workflows
The ability to track anything related to your work. Customize workflow stages to fit
your process.
Shared real-time reports with scheduled notifications
The powerful and easy-to-use report builder lets you visualize and share project
status. Subscribe to scheduled notifications to stay on track with regular report
updates and reviews.
Report templates
Use Templates to create reports in seconds. Edit or build reports from scratch using
additional filters and groupings. Select column, bar or table charts.
 Graphical analytics
View compelling charts and graphs about any project, folder or tag, and add them to
your dashboard. Compare baseline plans to current status. Include column or bar
charts in reports.
Resource management
Allocate people to tasks and projects, resolve schedule conflicts, and reorganize
assignments with just a few clicks.
Request forms
Requests provide the structure and control you need for work intake so you get the
right information from the start.
Time tracking
Track the time spent on a particular task and create time reports for a group of tasks
at any given moment.
User groups & permissions
Group your team members (e.g. accounting, marketing, design etc.) for easier user
management and control while advanced privacy settings allow you to control team
activity.
Salesforce integration
Branded workspace
Align the look and feel of your Wrike workspace by replacing the Wrike logo with
your own.
From 50Gb of storage space

2.9.4. Wrike for Marketers $34.60/user/month (billed annually)

This plan works perfectly for marketing and creative teams with unlimited users.
All Business Plan features
Proofing & Approval
Review & approval of digital images and PDF documents. Get clear and actionable
feedback to ensure only the right version makes it out the door.
Adobe Creative Cloud Extension
Keep your designers connected to their work within the tools they love
Tailored workspaces

2.9.5. Wrike Enterprise Pricing by quote (the average price is about

$35/user/month)

A flexible plan for enterprises that can support from 5 to thousands of users. This plan is
ideal for teams that need customization, reporting, and advanced security. The actual pricing
is influenced by factors such a number of seats, type of license (annual or monthly), premium
support/implementation etc. Features that come with this plan include storage capacities
starting from 100GB and special functions like Custom Calendars, Progress Reports, and
Extended Security controls among others. Other features included are:
All Professional plan features
Storage space from 100GB
20 shareable dashboards
Custom fields
Custom workflows
Critical path
Progress reports
Custom reports
User groups
Custom calendars
Salesforce
Single sign-on
Extended security controls
Folder permissions
Branded workspace and emails.