MAKALAH

Choices in Systems Acquisition

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen
yang dibimbing oleh Bapak Saiful Rahman Yuniarto, S.Sos., MAB

Syahla Dwinovita Putri

145030200111088

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015

Kata Pengantar
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat
dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Choices in
Systems Acquisition. Adapun tujuan penulisan makalah ini ialah untuk memenuhi tugas
mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang dibimbing oleh Bapak Saiful Rahman
Yuniarto, S.Sos., MAB
Dalam menyelesaikan makalah ini penulis mendapatkan bantuan dari beberapa
pihak, pada kesempatan saat ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya
pada semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung terutama pada dosen
yang telah banyak membimbing dalam menyelesaikan makalah ini.
Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan makalah ini.
Bila masih terdapat kekurangan pada penulisan dan penyusunan kata-kata dalam
makalah ini mohon kritik dan sarannya yang bersifat membangun, agar tugas
kedepannya lebih baik dari yang sekarang ini.
Penulis berharap dengan dibuatnya makalah ini dapat bermanfaat bagi semua orang
yang membacanya dan dapat direalisasikan dalam kehidupan kita ke depannya.
Malang, Desember 2015
Penulis

Pembahasan
Choices in Systems Acquisition
Tujuan pembelajaran:

Menjelaskan perbedaan antara alternatif untuk pengembangan sistem disesuaikan,

yang meliputi outsourcing, licensing ready-made software, melakukan kontrak dengan
penyedia layanan aplikasi, dan mendorong pengguna untuk mengembangkan aplikasi
mereka sendiri.
Daftar bisnis trade-off yang melekat dalam berbagai metode memperoleh sistem.
Menggambarkan mana pendekatan sistem akuisisi yang tepat untuk mengatur pada
keadaan tertentu.
Membahas kebijakan organisasi pada karyawan pengguna komputer.

Option and Priorities

Empat alternatif in-house develpment oleh spesialis IT, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 13.1, outsourcing, lisensi, menggunakan perangkat lunak sebagai layanan
(SaaS), dan mendorong pengguna mengembangkan sistem. Jika fitur aplikasi dan
kualitas yang diinginkan dapat diperoleh lebih dari satu sumber tersebut, maka faktor
utama yang dapat dipertimbangkan adalah biaya.
Preferensi kemudian akan lisensi, karena cepat tersedia dan murah. Jika aplikasi tidak
dapat berlisensi, pilihan berikutnya biasanya adalah penggunaan sistem sebagai layanan

dari penyedia layanan aplikasi (ASP) karena sistem ini segera tersedia untuk digunakan
dan organisasi tidak harus mengeluarkan biaya besar untuk penggunaan tersebut. Jika
ASP tidak menawarkan IS yang diinginkan, IS dapat dikembangkan oleh karyawan nonIT, maka ini biasanya akan menjadi alternatif yang dipilih. Jika karyawan non-IT tidak
dapat mengembangkan IS, pilihan mungkin jatuh pada outsourcing IS development.
Banyak faktor yang harus dipertimbangkan selain kualitas dan biaya. Oleh karena itu,
alternatif ini tidak sepenuhnya sebanding dan sering tidak dapat diprioritaskan karena
mereka sudah tersedia. Tujuan dari diskusi ini adalah untuk memperjelas keuntungan dan
kerugian dari pilihan ini. Seperti yang akan Anda lihat, berbagai faktor mendorong

organisasi untuk memutuskan bagaimana mereka memperoleh IS dan layanan yang

mendukung pemeliharaan dan penggunaan sistem.
1. Outsourcing
Pengertian outsourcing secara umum adalah menyewa jasa organisasi lain atau
individu untuk melakukan beberapa pekerjaan yang seharusnya dilakukan sendiri oleh
organisasi. Dalam outsourcing TI memiliki dua makna. Salah satunya adalah untuk
komisi pengembangan aplikasi ke organisasi lain, biasanya untuk sebuah perusahaan
yang mengkhususkan diri dalam pengembangan jenis aplikasi. Makna lainnya adalah
menyewa jasa perusahaan lain untuk mengelola semua atau bagian dari layanan yang
seharusnya dapat diberikan oleh unit TI organisasi. Konsep yang terakhir mungkin tidak
termasuk dalam pengembangan aplikasi baru .
Outsourcing Custom-Designed Applications
Seringkali, sebuah organisasi memiliki kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi oleh
perangkat lunak yang ada. Sebagai contoh, jika prosedur biaya-akuntansi dari perusahaan
tertentu begitu spesifik dan tidak ada perangkat lunak yang tersedia secara komersial
dapat melakukannya, perusahaan harus mengembangkan software yang dirancang
khusus, atau disesuaikan. Dalam beberapa tahun terakhir, jumlah perusahaan yang
mengembangkan aplikasi in-house telah menurun. Mayoritas designed application
dikembangkan oleh perusahaan yang mengkhususkan diri dalam menyediakan jasa
konsultasi dan pengembangan perangkat lunak untuk bisnis lain.
Aplikasi yang dirancang lebih mahal daripada yang dibeli, tetapi aplikasi tersebut
memiliki beberapa keunggulan (lihat Gambar 13.2).

Good fit needs : Organisasi menikmati aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan sesuai
apa yang dibutuhkannya.
Good fit culture : Ketika mengembangkan suatu sistem, pengembang lebih sensitif
terhadap budaya organisasi. Karyawan menikmati aplikasi yang sesuai dengan pekerjaan
mereka. Ketika menggunakan lisensi aplikasi yang sudah ada, karyawan kadang harus
mengubah cara kerja mereka untuk mengakomodasi perangkat lunak.

 Dedicated maintenance : Karena program mudah diakses oleh perusahaan, mereka

mengenal program tersebut dan dapat memberikan perawatan perangkat lunak yang
sesuai. Pemeliharaan meliputi modifikasi untuk perubahan bisnis (termasuk merger dan
akuisisi dengan organisasi lain) dan peningkatan software ketika teknologi baru tersedia.
Smooth Interface : Ketika sebuah sistem dibuat untuk sebuah organisasi, perawatan
khusus dapat diberikan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memiliki interface yang
tepat dengan sistem lain. Sehingga sistem baru dapat berkomunikasi dengan lancar
dengan sistem itu.
Specialized security: Langkah-langkah keamanan khusus dapat diintegrasikan ke dalam
aplikasi. Karena program ini dirancang khusus, langkah-langkah keamanan hanya
diketahui oleh organisasi.
Potential for strategic advantage: Perusahaan mendapatkan keuntungan strategis ketika
mereka dapat menggunakan IS yang tidak dimiliki pesaing. Sebuah aplikasi unik
mungkin memberikan bisnis keunggulan strategis karena merupakan satu-satunya
perusahaan yang bisa menikmati aplikasi.
Kerugian dari designed applications adalah biaya tinggi. Dalam pengembangan
perangkat lunak disesuaikan suatu organisasi perlu mendanai semua biaya
pengembangan; Sebaliknya, biaya pengembangan dan aplikasi yang telah tersedia
lainnya didistribusikan ke sejumlah besar pembeli. Kelemahan lain dari pembangunan
yang disesuaikan adalah bahwa jadwal produksi dapat ditunda karena personel IS
mungkin tidak tersedia untuk waktu yang lama. Kelemahan lain yang penting adalah
bahwa perangkat lunak yang dirancang kurang cenderung kompatibel dengan sistem
organisasi lain. Jadi, jika organisasi dengan sistem tailor-made yang berbeda
memutuskan untuk menghubungkan sistem mereka, mereka mungkin dikenakan biaya
yang signifikan untuk memodifikasi salah satu atau kedua sistem.Klien pengembangan
perangkat lunak outsourcing juga harus menyadari konflik inheren dari opsi ini.
Banyak negara Amerika Utara dan Eropa telah menggunakan outsourcing
pengembangan aplikasi yang didefinisikan dengan baik untuk profesional di negaranegara lain, tindakan sering disebut sebagai offshoring. Programmer di India, Cina, dan
Filipina mendapatkan sebagian kecil dari rekan-rekan mereka di negara-negara Barat
sementara sering menguasai tingkat yang sama keterampilan. Mempekerjakan programer
ini mungkin mengurangi biaya pembangunan secara signifikan. Offshoring telah
menyebabkan PHK programmer di negara-negara Barat dan menciptakan banyak
kepahitan di antara orang-orang profesional dan pendukung tenaga kerja lokal. Namun,
ini tampaknya merupakan hasil tak terelakkan dari lingkup tumbuh globalisasi ekonomi.
Outsourcing IT Services
Sejumlah besar bisnis telah berpaling ke perusahaan IT untuk layanan jangka panjang.
Sebuah organisasi mungkin menggunakan kombinasi dari in-house dan jasa outsourcing.
Pada awalnya menggunakan outsourcing development IS, tapi kemudian menempatkan
karyawan sendiri yang bertanggung jawab atas sistem operasi, atau tetap menggunakan
outsourcing dalam pengembangan dan pengoperasian sistem.

Perusahaan penyedia jasa outsourcing disebut vendor, sedangkan organisasi yang

menggunakan jasa outsourcing disebut klien. Outsourcing biasanya berhubungan dengan
kontrak jangka panjang (+ 7 sampai 10 tahun) di mana vendor mengambil alih beberapa
atau semua fungsi TI klien.
Fungsi dari layanan outsourced IT seperti :

Pengembangan aplikasi dan pemeliharaan perangkat lunak

Pembelian hardware dan pemeliharaan hardware
Penginstalan dan pemeliharaan jaringan komunikasi
Membantu pelayanan pelanggan dan kegiatan operasi IT sehari-hari
Desain dan pemeliharaan website
Pelatihan staff
Keuntungan Outsourcing IT Services
Peningkatan perencanaan keuangan: Outsourcing memungkinkan klien untuk tahu
persis kapan berakhirnya masa kontrak dan biaya yang perlu dikeluarkan selama kontrak
berlangsung. Hal ini memungkinkan untuk perencanaan keuangan yang lebih baik.
Mengurangi biaya lisensi dan pemeliharaan: Profesional IS perusahaan sering
membayar harga diskon untuk CASE (computer-aided software engineering /rekayasa
perangkat lunak dibantu komputer) alat dan sumber daya lainnya, berdasarkan pembelian
volume;
Meningkatkan fokus pada bisnis inti: Membiarkan ahli luar mengelola IT
membebaskan eksekutif dari mengelola itu. Dengan demikian mereka dapat
berkonsentrasi pada inti perusahaan mengembangkan dan memasarkan produk-produk
baru dalam bisnis.
Siklus implementasi Shorter: Vendor TI biasanya dapat menyelesaikan proyek aplikasi
baru dalam waktu kurang dari tim pembangunan in-house bisa, berkat pengalaman
mereka dengan proyek-proyek pengembangan sistem serupa untuk klien lainnya.
Pengurangan personil dan biaya tetap: In-house IS gaji dan tunjangan dan belanja
modal mahal untuk barang-barang seperti alat CASE dibayar atau tidak staf IS produktif.
IS perusahaan, di sisi lain, menyebar biaya tetap dan biaya overhead mereka (ruang
kantor, perabotan, pengembangan perangkat lunak sistem, dan sejenisnya) lebih banyak
proyek dan klien, sehingga mengurangi biaya yang diserap oleh setiap klien tunggal.
Peningkatan Pengetahuan : Outsourcing memungkinkan klien untuk mengakses salah
satu aset terbesar dari vendor IT seperti pengalaman yang diperoleh melalui kerja dengan
banyak klien di lingkungan yang berbeda.
Ketersediaan konsultasi berkelanjutan sebagai bagian dari dukungan standar:
Sebagian besar kontrak outsourcing memungkinkan perusahaan klien untuk
berkonsultasi dengan vendor untuk saran IT. Saran tersebut mungkin termasuk panduan
tentang cara menggunakan fitur dari aplikasi baru dibeli atau bagaimana untuk
memindahkan data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Risiko Outsourcing IT Services

Meskipun popularitasnya, outsourcing bukanlah solusi yang tepat dalam TI dan harus
dipertimbangkan dengan hati-hati sebelum diadopsi. Dalam beberapa situasi, organisasi
harus menghindari outsourcing. Risiko utama adalah sebagai berikut:
Kehilangan kontrol: Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor,
bagian utama dari operasi TI mungkin tidak akan bisa mendapatkan kembali kontrol
untuk waktu yang lama. Organisasi harus mengevaluasi sifat dari industri di mana ia
beroperasi. Sementara outsourcing dapat menjadi pilihan yang baik dalam industri relatif
stabil, sangat berisiko jika salah satu cepat berubah.
Kehilangan karyawan yang berpengalaman: Outsourcing sering melibatkan
mentransfer ratusan, atau bahkan ribuan, karyawan organisasi untuk vendor IS.
Organisasi yang menyerap pekerja biasanya dapat mempekerjakan mereka dengan biaya
overhead rendah dari organisasi mereka sebelumnya dan menggunakan keterampilan
mereka lebih produktif. Klien menghilangkan biaya overhead ini, tetapi juga
memberikan pelatihan personel. Selain itu, jika sebagian besar personel vendor yang
melayani klien adalah karyawan yang sama bahwa klien dipertahankan sampai kontrak
outsourcing ditandatangani, kemampuan perusahaan untuk mendapatkan keahlian baru
dari Outsourcing bisa dikompromikan.
Risiko kehilangan keunggulan kompetitif: Inovasi dalam SI, terutama yang
dimaksudkan untuk memberikan pemiliknya keunggulan kompetitif, tidak boleh
outsourcing. Outsourcing pengembangan sistem strategis adalah cara mengungkapkan
rahasia dagang. Perjanjian kerahasiaan dapat mengurangi, tetapi tidak menghilangkan
risiko tersebut. Sebuah pesaing mungkin menyewa vendor yang sama untuk membangun
sebuah IS untuk tujuan yang sama, sehingga berpotensi menghilangkan keuntungan klien
pertama. Outsourcing bisnis strategis atau inti ISS menimbulkan risiko lebih daripada
outsourcing tugas-tugas rutin ISS operasional (lihat Gambar 13.5).
Harga tinggi: Beberapa perusahaan mengetahui bahwa dengan melakukan outsourcing
biaya yang mereka keluarkan secara signifikan lebih besar daripada saat mereka
mengelola IS mereka sendiri atau layanan terkait. Beberapa klien telah ditekan vendor
untuk menegosiasikan kembali kontrak outsourcing ketika mereka telah menemukan cara
untuk mengakhiri kontrak karena eksekutif percaya mereka bisa menikmati tingkat
layanan yang sama, atau layanan berkualitas tinggi, dengan mempertahankan staf TI
perusahaan.
2. Licensing Applications
Membeli aplikasi yang sudah tersedia harus menjadi alternatif utama yang harus
dipertimbangkan organisasi, karena pembeli perangkat lunak berarti hampir selalu
perangkat lunak berlisensi. Dengan membeli perangkat lunak, berarti mebeli lisensi
untuk menggunakan perangkat lunak.
Manfaat software lisensi
Sistem cepat tersedia,
Kualitas tinggi,
Harga rendah (biaya lisensi), dan

Dukungan yang tersedia

Risiko Software Licensing:
Loose fit between needs and features: Software siap pakai dikembangkan untuk
common denominator terluas. Hal ini mungkin berguna untuk banyak orang, tetapi akan
menjadi optimal untuk beberapa. Perusahaan harus berhati-hati untuk memastikan bahwa
perangkat lunak siap pakai yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan,
termasuk budaya organisasi. Mendapatkan masukan dari banyak pengguna potensial
dalam proses seleksi mengurangi risiko ini.
Kesulitan dalam modifikasi: Banyak perusahaan menemukan bahwa aplikasi harus
dikemas software seperti ERP dan SCM aplikasi dimodifikasi untuk memenuhi
kebutuhan spesifik mereka, dan terlalu banyak dari mereka menemukan bahwa vendor
melakukan pekerjaan yang buruk.
Pembubaran vendor: Jika vendor keluar dari bisnis, pembeli dibiarkan tanpa dukungan,
layanan pemeliharaan, dan kesempatan untuk membeli upgrade ke aplikasi untuk yang
berkomitmen. Kecuali untuk memeriksa kekuatan keuangan vendor potensial, tidak
banyak pembeli dapat lakukan untuk mengurangi risiko ini.
High turnover of vendor personnel: Perputaran kalangan profesional IS secara
signifikan lebih tinggi daripada di pekerjaan lain. Jika sejumlah besar karyawan yang
terlibat dalam pengembangan aplikasi dan upgrade meninggalkan vendor, dukungan ini
cenderung akan memburuk, dan upgrade akan kualitas yang buruk. Pembeli dapat
berbuat banyak untuk mengurangi risiko ini.
Langkah-langkah dalam Perizinan Ready-Made Software
Ketika memilih paket software tertentu, perusahaan menginvestasikan banyak uang
dan membuat komitmen jangka panjang untuk melakukan bisnis mereka dengan cara
tertentu. Faktor-faktor seperti kompleksitas instalasi, biaya pelatihan, dan kualitas dan
biaya layanan purna jual harus dipertimbangkan selain kualitas dibuktikan dari perangkat
lunak. Setelah perusahaan memutuskan bahwa akan membeli aplikasi siap pakai, tim
manajemen proyek dibentuk untuk mengawasi implementasi sistem dan menangani
semua kontak vendor. Tim manajemen proyek memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
Mengidentifikasi masalah atau peluang: Langkah ini mirip dengan penyelidikan awal
dan fakta langkah dalam siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) .Hasil penyelidikan
dalam identifikasi kebutuhan fungsional dan integrasi poin kunci dengan sistem lain.
Laporan yang dihasilkan sering berfungsi sebagai dasar untuk permintaan informasi dari
vendor potensial.
Mengidentifikasi vendor potensial: Berdasarkan informasi di jurnal perdagangan (cetak
dan di Web) dan materi promosi yang diterima sebelumnya, serta referensi klien, vendor
yang menawarkan aplikasi dalam domain di tangan diidentifikasi. Selain sumber-sumber
ini, orang IS mungkin mengumpulkan informasi di pameran perdagangan, dari organisasi
lain yang telah menggunakan teknologi serupa, dan dari rekan-rekan.
Meminta informasi vendor: Manajer proyek mengirimkan permintaan untuk informasi
(request for information / RFI) kepada vendor diidentifikasi, meminta informasi umum
yang resmi tentang produk.

 Mendefinisikan persyaratan sistem: Manajer proyek mendaftar seperangkat persyaratan

fungsional dan teknis dan mengidentifikasi kemampuan fungsional dan teknis semua
vendor, menyoroti item yang umum untuk kedua daftar serta mereka yang tidak. Tim
manajemen proyek melibatkan pengguna dalam mendefinisikan persyaratan sistem untuk
memastikan bahwa aplikasi yang dipilih akan mengintegrasikan dengan baik dengan
sistem yang ada dan direncanakan.
Meminta proposal penjual: Tim menyiapkan request for proposal (RFP), dokumen
menetapkan semua persyaratan sistem dan meminta proposal dari masing-masing vendor
dihubungi. Tanggapan harus mencakup tidak hanya persyaratan teknis tetapi juga
penjelasan rinci tentang proses pelaksanaan serta jadwal dan anggaran yang dapat
dengan mudah diubah menjadi perjanjian kontrak. Tim harus berusaha untuk
memberikan cukup detail dan visi untuk membatasi jumlah klarifikasi precontract dan
negosiasi.
Meninjau proposal dan penyaringan vendor: Tim mengkaji proposal dan
mengidentifikasi vendor yang paling berkualitas. Kriteria pemilihan vendor termasuk
fungsi, cocok arsitektur, harga, layanan, dan dukungan.
Mengunjungi situs: Kompleksitas tanggapan RFP mungkin membuat evaluasi tidak
mungkin tanpa kunjungan ke situs klien di mana salinan aplikasi sedang digunakan. Tim
harus mendiskusikan dengan klien lain pro dan kontra dari aplikasi.
Memilih vendor: Tim peringkat vendor yang tersisa. Faktor seleksi yang berbobot, dan
vendor dengan total poin tertinggi dipilih untuk negosiasi kontrak. Terkadang membuatatau-break faktor yang diidentifikasi pada awal proses untuk menghilangkan vendor yang
tidak dapat memberikan pelayanan yang penting. Sekarang, tim telah mengumpulkan
informasi yang cukup tentang fungsi dari berbagai sistem.
Benchmarking: Sebelum menyelesaikan keputusan pembelian, sistem harus diuji
menggunakan benchmarking, yang membandingkan kinerja aktual terhadap kriteria
kuantitatif tertentu. Jika semua kondisi lain adalah sama untuk semua peserta tender,
vendor yang aplikasi terbaik memenuhi atau melebihi benchmark yang dipilih.
Negosiasi kontrak: Kontrak harus jelas mendefinisikan ekspektasi kinerja dan termasuk
hukuman jika persyaratan tidak terpenuhi. Perhatian khusus harus diberikan untuk
jadwal, anggaran, tanggung jawab untuk dukungan sistem, dan waktu respon dukungan.
Beberapa klien termasuk klausul pada menjaga kode sumber di escrow. Jika vendor
keluar dari bisnis, klien akan menerima kode sumber, tanpa yang sistem tidak dapat
dipertahankan. Klien harus mengikat semua pembayaran untuk penyelesaian tonggak
oleh vendor dan penerimaan kiriman.
Menerapkan sistem baru: Sistem baru diperkenalkan di unit bisnis itu akan melayani,
dan pelatihan pengguna dilakukan.
Mengelola dukungan pasca-implementasi: Vendor mengharapkan pembeli dari aplikasi
besar mereka untuk meminta dukungan pasca-implementasi di tempat yang luas.
Penyimpangan yang tak terduga atau ketidakbiasaan dengan sistem mungkin
memerlukan fine-tuning, pelatihan tambahan, dan modifikasi perangkat lunak. Cara
terbaik adalah untuk mengembangkan hubungan yang berkelanjutan dengan vendor
karena hubungan yang solid akan mendorong layanan tepat waktu dan dukungan.

Ketika memilih vendor, organisasi mencari kualitas dan keandalan produk, tetapi
beberapa faktor tambahan, seperti kualitas layanan dan dukungan, dukungan vendor
untuk standar industri, dan penjual kesehatan keuangan, sangat penting. Dalam survei, IS
manajer hampir selalu mengungkapkan pentingnya faktor yang dipertimbangkan dalam
memilih vendor, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13.7 (dalam urutan). Kualitas
produk dan kehandalan berdiri jauh di atas rasio harga / kinerja
3. Software As A Services
Di zaman ketika hampir setiap karyawan tahu bagaimana menggunakan Web browser
dan akses aplikasi online, mengapa perusahaan harus menginstal aplikasi sama sekali?
Salesforce.com didirikan oleh Mark Benioff dan tiga rekannya pada Maret 1999. Konsep
sederhana: menawarkan intuitif, manajemen hubungan pelanggan yang mudah (CRM)
dengan perangkat lunak melalui Internet, dan biaya untuk pelanggan pada setiap
penggunaan adalah per bulan untuk akses ke perangkat lunak.
Sebuah organisasi yang menawarkan penggunaan perangkat lunak melalui jalur
komunikasi disebut penyedia layanan aplikasi (Application Service Provider/ASP).
Konsep ini disebut perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) atau software on-demand.
Salesforce.com, CSC, IBM Global Services, Netsuite, Inc., Oracle Corp, Microsoft Corp,
dan RightNow Technologies, Inc adalah perusahaan yang lebih dikenal di industri ini,
tetapi banyak perusahaan lain menawarkan layanan tersebut.
ASP tidak menginstal perangkat lunak apapun pada komputer klien. Sebaliknya,
aplikasi diinstal di lokasi ASP, bersama dengan database dan file lain yang diproses
aplikasi untuk klien. Namun, klien dapat memilih untuk menyimpan semua file yang
dihasilkan oleh aplikasi pada perangkat penyimpanan lokal mereka sendiri. Karyawan
klien mengakses aplikasi melalui Web. Yang mereka sebut dengan aplikasi, memasukkan
data, proses data, menghasilkan laporan secara online dan dapat dicetak, dan dalam
penggunaan umum aplikasi dengan cara yang sama akan dipasang di lokasi mereka.
Software antarmuka SaaS memungkinkan ribuan pengguna dari beberapa klien
perusahaan untuk menggunakan aplikasi yang sama secara bersamaan.
ASP tidak selalu menawarkan paket perangkat lunak mereka sendiri. Mereka sering
menawarkan perangkat lunak yang dikembangkan oleh perusahaan lain. Misalnya,
USinternetworking (anak perusahaan dari AT & T) menyediakan software on-demand
oleh Oracle, Microsoft, dan Ariba. Layanan on-demand mungkin memiliki biaya
sebesaer puluhan atau ratusan dolar per bulan setiap pengguna, tergantung pada
perangkat lunak sewaan.
Seperti Gambar 13.8 menunjukkan, menyewa dan menggunakan perangkat lunak
melalui Web memiliki manfaat serta risiko. Seperti dalam setiap sewa memiliki waktu
yang terbatas, klien tidak harus mengeluarkan sejumlah besar uang muka. Tidak ada
karyawan yang harus meluangkan waktu untuk belajar bagaimana memelihara perangkat
lunak setelah diinstal. Tidak ada perangkat keras penyimpanan diperlukan untuk aplikasi

dan data yang terkait, karena vendor menggunakan hardware sendiri. Dan perangkat
lunak biasanya tersedia secara signifikan lebih cepat daripada jika dipasang di lokasi
klien; sementara itu mungkin membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menginstal dan
menguji aplikasi enterprise di tempat, seorang penyewa online dapat menggunakan
aplikasi yang sama dalam beberapa hari setelah menandatangani kontrak. Dan bahkan
jika sebuah organisasi bersedia membayar untuk perangkat lunak, tidak mungkin
menemukan tenaga terampil untuk menginstal dan memelihara perangkat lunak.
Bagi banyak perusahaan kecil pilihan ini jelas yang terbaik. Holden Humphrey Co
adalah grosir kayu di Chicopee, Massachusetts. Ini memiliki 24 karyawan. Presiden
keuangan perusahaan itu memutuskan tidak masuk akal untuk menyewa personil IT atau
membayar untuk perangkat lunak berlisensi. Perusahaan membayar $ 1.000 per bulan
untuk ASP, yang memungkinkan sembilan karyawan untuk jarak jauh mengakses
manajemen persediaan, akuntansi, dan aplikasi CRM.
Pendekatan dalam software on-demand adalah menarik klien untuk berkembang.
Klien terutama perusahaan-perusahaan kecil dan menengah, tetapi beberapa organisasi
besar juga lebih memilih opsi ini. Risiko yang jelas adalah bahwa klien cedes kontrol
dari sistem, aplikasi, dan mungkin data yang terkait kepada pihak lain. Meskipun
beberapa vendor bersedia untuk membuat perubahan kecil untuk memenuhi kebutuhan
klien, mereka tidak akan membuat semua perubahan yang diminta. Beberapa ahli
berpendapat bahwa dengan menggunakan SaaS, klien memiliki sedikit kontrol atas
sistem mereka, dan bahwa lebih baik untuk mempertahankan kemampuan untuk
memodifikasi aplikasi in-house. Waktu respon mungkin menjadi masalah juga, karena
baik ASP atau klien memiliki kontrol penuh atas lalu lintas di Internet. Juga, karena
dengan semua kegiatan melalui jaringan publik, ada risiko keamanan, seperti intersepsi
informasi dengan pesaing.
Untuk alasan ini, beberapa klien lebih suka menggunakan leased line daripada
Internet untuk menyambung ke ASP. Misalnya, Simpson Industries, produsen suku
cadang mobil di Plymouth, Michigan, menggunakan sistem ERP yang ditawarkan oleh
IBM Global Services. Tapi karyawan menggunakan aplikasi melalui leased line (saluran
yang hanya dapat digunakan oleh Simpson) untuk terhubung langsung ke layanan pusat
IBM di Rochester, New York. Ketika mempertimbangkan menggunakan leased line,

manajer TI harus mempertimbangkan biaya. Organisasi juga harus mempertimbangkan

jenis aplikasi dan kegunaan data perusahaan mereka.
Caveat Emptor
Dalam beberapa tahun terakhir, link cepat ke Internet dan industri ASP yang lebih
stabil telah membuat SaaS menjadi pilihan yang menarik. Namun, bahkan dengan
penyedia terkemuka, beberapa pelanggan kecewa karena ruang lingkup layanan dan
tingkat kepercayaan tidak seperti yang mereka harapkan ketika mereka menandatangani
kontrak. Manajer dalam organisasi harus mempertimbangkan ASP dengan
memperhatikan hal berikut:
1. Periksa sejarah ASP. Meminta penyedia untuk memberikan daftar referensi, dan
menghubungi pelanggan tersebut untuk bertanya tentang pengalaman mereka. Tanyakan
bagaimana cara penyedia beralih ke versi baru dari aplikasi yang mereka sewa.
2. Periksa kekuatan keuangan ASP. Meminta salinan dari laporan keuangan ASP.
Pastikan bahwa ia memiliki cukup dana atau dana jaminan untuk bertahan dalam bisnis
untuk masa kontrak yang direncanakan.
3. Pastikan Anda memahami skema harga. Tanyakan apakah ada perubahan harga ketika
Anda memutuskan untuk beralih ke aplikasi lain. Tanyakan apakah harga termasuk
bantuan bagian layanan.
4. Meminta daftar infrastruktur penyedia. Meminta untuk melihat daftar fasilitas
perangkat keras, perangkat lunak, dan telekomunikasi ASP. Mintalah ASP untuk
mengidentifikasi mitra bisnis untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan jasa
telekomunikasi. Tanyakan bagaimana data, termasuk data sensitif seperti nomor rekening
kartu kredit, disimpan dan dilindungi. Tanyakan tentang langkah-langkah keamanan.
5. Buat kontrak layanan dengan hati-hati. Memastikan bahwa kontrak termasuk berapa
denda ASP akan membayar jika layanan tidak diberikan sepenuhnya. Pastikan bahwa
organisasi Anda tidak harus membayar denda untuk terminasi dini.
Satu hal penting untuk memeriksa ketika memeriksa daftar fasilitas yang uptime.
Uptime adalah proporsi waktu itu sistem ASP dan link komunikasi dan berjalan. Karena
tidak ada penyedia dapat menjamin 100 persen uptime. Beberapa perusahaan
mengkhususkan diri dalam memantau uptime dari ASP. Salah satu perusahaan tersebut
adalah Towers Perrin, sebuah perusahaan konsultan manajemen yang memonitor uptime
200 aplikasi berbasis Web.
Meskipun Anda akan menemukan berbagai perusahaan antara ASP klien, sebagian
besar klien jatuh ke dalam empat kategori:
Perusahaan yang tumbuh cepat dan mengandalkan perangkat lunak untuk penyebaran
operasi mereka.
Perusahaan kecil yang tidak memiliki uang tunai untuk membayar di muka, tapi yang
harus menggunakan kantor, telekomunikasi, dan aplikasi operasi bisnis dasar.

 Perusahaan berukuran sedang yang membutuhkan software yang mahal, seperti aplikasi
enterprise, untuk operasi mereka, tetapi tidak mampu membayar pembayaran langsung
dalam jumlah besar (contoh adalah aplikasi ERP dari perusahaan seperti SAP dan
Oracle).
Unit organisasi di situs geografis di mana sulit untuk mendapatkan perangkat lunak
yang diinginkan atau personil untuk menginstal dan memelihara perangkat lunak. Situssitus tersebut biasanya terletak jauh dari kantor pusat regional di negara kurang
berkembang. Kantor di situs yang kemudian dapat menggunakan aplikasi dari negara
yang lebih maju.
Tipe lain dari penyedia layanan, mirip dengan ASP, mulai menarik perhatian bisnis
yang membutuhkan layanan TI seperti penyedia layanan penyimpanan (SSP). Sebuah
SSP tidak menyewakan aplikasi software, tapi menyewakan ruang penyimpanan.
Daripada menghabiskan uang untuk pembelian disk magnetik, sebuah perusahaan dapat
kontrak dengan SSP dan memiliki semua atau beberapa file yang disimpan dari jarak
jauh pada perangkat penyimpanan SSP ini. Penyimpanan dan pengambilan dijalankan
melalui jalur komunikasi, dalam banyak kasus Internet. Biaya SSPS dengan jumlah
terabyte dikenakan per bulan. Berikut adalah beberapa SSPS terkemuka
StorageNetworks, ManagedStorage International (anak perusahaan dari Incentra
Solution, Inc.), dan Amazon.com.
4. User Application Development
Jika aplikasi yang memadai tidak tersedia di pasar, atau jika sebuah organisasi tidak
ingin mengambil risiko dibahas sebelumnya dengan pembelian atau menyewa, dan jika
aplikasi tersebut tidak terlalu rumit, alternatif lain adalah untuk mengembangan
perangkat lunak yang tersedia. Dalam pengembangan aplikasi, pengguna
nonprogrammer menulis aplikasi bisnis mereka sendiri. Biasanya, software-pengguna
yang dikembangkan cukup sederhana dan terbatas dalam lingkup; tidak mungkin bahwa
pengguna bisa mengembangkan aplikasi yang kompleks seperti sistem ERP. Jika
pengguna akhir memiliki keterampilan yang diperlukan, mereka harus memanajemen
kemungkinkan untuk mengembangkan aplikasi kecil untuk kebutuhan mendesak, dan
ketika mereka lakukan, aplikasi tersebut dapat dipertahankan oleh pengguna akhir.
Mereka harus didorong untuk mengembangkan aplikasi yang akan digunakan untuk
waktu yang singkat dan kemudian dibuang. Pengguna akhir tidak harus mengembangkan
aplikasi besar atau kompleks, aplikasi yang antarmuka dengan sistem lain, atau aplikasi
yang penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Mereka juga harus dianjurkan
mengembangkan aplikasi yang mungkin bertahan hidup masa jabatan mereka sendiri
dalam organisasi.
Managing User Application Development
Proliferasi user application development menimbulkan tantangan untuk manajer, baik
di unit IT dan unit bisnis lainnya. Manajemen harus mengatasi tantangan berikut:

 Mengelola reaksi profesional TI: profesional TI sering bereaksi negatif terhadap

perkembangan pengguna karena mereka melihatnya sebagai merusak tugas dan
kewenangan mereka sendiri. Untuk mengatasi masalah ini, manajemen harus
menetapkan pedoman yang jelas menggambarkan apa jenis aplikasi pengguna akhir
mungkin dan tidak mungkin berkembang.
Memberikan dukungan: Untuk mendorong pengguna untuk mengembangkan aplikasi,
IS manajer harus menunjuk kontak teknis tunggal untuk pengguna. Sulit untuk
memberikan IT dukungan untuk user application development, karena anggota staf TI
biasanya tidak terbiasa dengan aplikasi yang dikembangkan tanpa keterlibatan mereka.
Namun, staf TI harus membantu memecahkan masalah atau meningkatkan aplikasi
seperti ketika pengguna akhir berpikir keterampilan mereka sendiri yang tidak memadai.
Kompatibilitas: Untuk memastikan kompatibilitas dengan aplikasi lain dalam sebuah
organisasi, organisasi profesional TI harus mengadopsi dan menyediakan alat-alat
pengembangan standar untuk pengguna yang tertarik. Pengguna seharusnya tidak
diperbolehkan untuk menggunakan alat yang tidak standar. Perhatikan bahwa
kompatibilitas dalam konteks ini adalah untuk tujuan mentransfer data antara pengguna
akhir.
Mengelola akses: Kadang-kadang, pengguna harus menyalin data dari database
organisasi untuk mengembangkan spreadsheet sendiri atau database. Jika akses ke
database organisasi diberikan untuk tujuan semacam itu, akses harus dikontrol ketat oleh
staf TI untuk menjaga integritas dan keamanan data. Pengguna harus diperingatkan untuk
tidak bergantung pada akses tersebut ketika mengembangkan aplikasi mereka sendiri jika
ini adalah terhadap kebijakan organisasi.
Keuntungan dan Resiko
User application development menawarkan beberapa keuntungan penting:
Memperpendek lead time: Pengguna hampir selalu mengembangkan aplikasi lebih
cepat daripada IS personil, karena mereka sangat termotivasi (mereka akan mendapatkan
keuntungan dari sistem baru); sistem mereka biasanya lebih sederhana dalam desain; dan
mereka mulai mengenal dengan baik domain bisnis aplikasi yang sedang mereka
kembangkan.
Sesuai dengan kebutuhan: Tidak ada yang tahu bisnis yang spesifik sesuai kebutuhan
pengguna baik dari pengguna sendiri. Dengan demikian, mereka cenderung untuk
mengembangkan sebuah aplikasi yang akan memenuhi semua kebutuhan mereka.
Kepatuhan dengan budaya: software-User dikembangkan erat sesuai dengan subkultur
unit individu, yang membuat transisi ke sistem baru yang lebih mudah bagi karyawan.
Efisiensi pemanfaatan sumber: Mengembangkan perangkat lunak pada komputer yang
sudah digunakan untuk berbagai tujuan lainnya adalah efisiensi penggunaan sumber daya
TI.
Akuisisi keterampilan: Semakin karyawan tahu bagaimana mengembangkan aplikasi,
semakin besar persediaan keterampilan organisasi.

 Membebaskan waktu staf IT: User-pengembang membebas staf IS untuk

mengembangkan dan memelihara sistem organisasi yang lebih kompleks dan canggih.
Namun, dengan semua keuntungan, user application development juga memiliki
beberapa kelemahan. Mereka harus dipertimbangkan secara serius. Risiko adalah sebagai
berikut:
Aplikasi Buruk dikembangkan: User-pengembang yang tidak terampil sebagai IS
personil. Rata-rata, aplikasi yang mereka kembangkan memiliki kualitas yang lebih
rendah dari sistem yang dikembangkan oleh para profesional. Pengguna sering tergoda
untuk mengembangkan aplikasi yang terlalu kompleks untuk keterampilan mereka dan
alat-alat, sehingga menghasilkan sistem yang sulit untuk digunakan dan dipelihara.
Islands of information: Sebuah organisasi yang bergantung pada perkembangan
pengguna menjalankan risiko menciptakan pulau-pulau informasi dan database pribadi
yang tidak di bawah kendali organisasi manajer IS. Kurangnya kontrol mungkin
membuat sulit untuk mencapai manfaat yang terintegrasi IS.
Duplikasi: User-developers sumber daya sering mengembangkan aplikasi yang identik
atau serupa untuk system yang sudah ada di tempat lain dalam organisasi
Masalah keamanan: Memberikan pengguna akses ke database organisasi untuk tujuan
menciptakan sistem mungkin mengakibatkan pelanggaran kebijakan keamanan. Risiko
ini terutama berlaku di lingkungan klien / server. Penciptaan "database pribadi" yang
hanya diketahui pengguna individu berisiko. Pengguna mungkin tidak menyadari bahwa
informasi dari dia menghasilkan data "diklasifikasikan" di bawah kebijakan organisasi.
Dokumentasi yang buruk: Dokumentasi buruk atau mungkin keliru. Biasanya,
pengguna tidak membuat dokumentasi sama sekali karena (1) mereka tidak tahu
bagaimana menulis dokumentasi, dan (2) mereka mengembangkan aplikasi mereka
sendiri untuk memilikinya siap sesegera mungkin, dan mereka tidak ingin meluangkan
waktu untuk dokumen itu. Kurangnya dokumentasi membuat pemeliharaan sistem sulit
di terbaik dan mungkin paling buruk. Seringkali, aplikasi ditambal bersama-sama oleh
pengguna baru, dan segera tidak ada yang tahu bagaimana untuk besi keluar bug atau
memodifikasi program.

Kesimpulan
Terdapat empat alternatif saat memilih aplikasi in-house development. Keempat
alternatif tersebut adalah Outsourcing, Licensing application, Software as a service, dan
User developed applications.

Potensi keuntungan outsourcing layanan IT termasuk meningkatkan kejelasan biaya

dan mengurangi biaya lisensi dan pemeliharaan, membebaskan klien untuk
berkonsentrasi pada bisnis inti, memperpendek waktu yang dibutuhkan untuk
menerapkan teknologi baru, mengurangi tenaga dan biaya tetap, mendapatkan akses ke
tahu- sangat berkualitas bagaimana, dan menerima konsultasi berkelanjutan sebagai
bagian dari dukungan standar. Namun, jasa outsourcing TI memiliki beberapa potensi
risiko: hilangnya kontrol, kehilangan karyawan yang berpengalaman, hilangnya
keunggulan kompetitif, dan harga tinggi. Untuk memastikan bahwa klien menikmati
semua pelayanan yang diharapkan dan kualitas mereka, perjanjian tingkat layanan rinci
harus ditandatangani dengan vendor layanan TI.
Ketika sebuah organisasi pembelian lisensi untuk menggunakan perangkat lunak
siap pakai, itu menikmati perangkat lunak berkualitas tinggi yang segera tersedia di harga
rendah (biaya lisensi). Namun, perangkat lunak siap pakai berlisensi memiliki beberapa
potensi risiko: longgar kesesuaian antara kebutuhan dan fitur software, kesulitan dalam
modifikasi, kebangkrutan vendor, dan omset tinggi karyawan vendor.
Menggunakan perangkat lunak sebagai layanan telah menjadi populer. Klien
membayar biaya bulanan berdasarkan pada jenis aplikasi yang digunakan dan jumlah
pengguna, dan karyawan menggunakan aplikasi melalui jaringan, sebagian besar melalui
internet. ASP klien menikmati ketersediaan aplikasi, menghindari biaya hardware
penyimpanan dan staf TI yang besar, dan tidak harus membuat komitmen jangka panjang
modal untuk perangkat lunak yang mungkin menjadi usang dalam dua atau tiga tahun.
Kerugian dari menggunakan ASP adalah kehilangan kontrol atas aplikasi, kecepatan
berpotensi rendah interaksi, dan risiko keamanan yang terkait dengan menggunakan IS
melalui jaringan publik.
Keuntungan untuk pengembangan aplikasi pengguna mencakup lead time pendek,
cocok kemampuan aplikasi untuk kebutuhan bisnis, kepatuhan yang baik dengan budaya
organisasi, pemanfaatan efisien dari sumber daya komputasi, perolehan keterampilan
oleh pengguna, dan membebaskan staf IS untuk menghadapi tantangan yang lebih
kompleks dari sistem. Kekurangan aplikasi-pengguna dikembangkan meliputi risiko
aplikasi kurang berkembang, informasi yang tidak diinginkan dan swasta database,
duplikasi usaha, masalah keamanan, dan dokumentasi miskin. Dengan demikian,
pengembangan pengguna aplikasi perlu dikelola. Manajer IS perlu menentukan aplikasi
yang pengguna harus dan tidak harus mengembangkan dan mendikte alat-alat yang harus
digunakan.