SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SAP 8: PROSES BISNIS PROKUREMEN, PENGELUARAN KAS, DAN

PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1.1. Proses Bisnis Prokuremen

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika
barang dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk
prokuremen. Langkah umum dalam prokuremen adalah: menentukan kebutuhan,
memilih sumber daya, permintaan untuk quotation, memilih pemasok, menerbitkan
pesanan pembelian, penerimaan barang, verifikasi faktur, dan pembayaran kepada
pemasok.

1.2. Pengendalian Siklus Transaksi Pada Prokuremen

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut:
permintaan (seperti gudang), pembelian, penerimaan, hutang dagang, pengeluaran kas,
dan buku besar.

1. Permintaan (penyimpanan): Permintaaan untuk membeli diawali dari

departemen pembelian. permintaan pembelian juga dapat dimulai dari
departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam
depertemen yang membuatnya.
2. Pembelian: Tanpa memperhatikan bagaimana atau dimana permintaan
pembelian dimulai, fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok
dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan
dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi,
kurangnya otorisasi, atau karna alasan lainnya. Bagian pembelian memilih
pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan.
Tembusan dikirimkan ke pemasok. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan
pembeliaan ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.
3. Penerimaan: Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari independen dari
fungsi penyimpanan. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen

1
 penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah
dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk
menghitung pengiriman dan menyiapkan laporan penerimaan.
4. Penyimpanan: Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman
dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan
kemudian ke hutang dagang. Jika barang langsung kedepartemen yang meminta
dan bukan kedepartemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta
mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang
dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian
dari proses bisnis prokuremen.
5. Hutang Dagang: Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayar
ke pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian,
laporan penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi
pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah
ciri pengendaliaan dari proses bisnis prokuremen.

1.3. Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran

aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi dalam jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana
imprest kas kecil.

Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan
pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.

1.4. Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan

sistem informasi yang memproses SDM. Modul SDM pada SAP R/3 termasuk
komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi,
pada lingkungan online. SAP R/3 terdiri dari dua modul SDM. Modul administrasi
SDM yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data

2
kinerja karyawan. Modul perencaan dan pengembangan personel menyediakan alat
untuk menyiapkan dana dan mengelola informasi sturktur organisasi. Sruktur data
memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data SDM terdiri
dari 3 elemen : data master, organisasi data. objek SDM.

1.5. Pengendalian Siklus Transaksi Pada Proses Bisnis Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan
prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan
pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah secara konstan sebagai dampak sistem
penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan
oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam
mengelola pencatatan yang memadai.

1. Personal: Personal (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan

orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran,
dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran.
2. Pencatat Waktu: Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan
dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja.
3. Penggajian: Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan
sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji
independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar.
Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu.
4. Persyaratan Pemrosesan Penggajian: Informasi dasar karyawan seperti nama,
alamat, besar gaji dan potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Social Security
dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.
Perusahaan akan mencocokkan potongan-potongan tersebut dan
membayarkannya ke pemerintah. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi,
dipekerjakan dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran
kepada pemerintah federal dilakukan secara kuartalan.

3
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, H George and Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9,
Yogyakarta: Penerbit Andi.

Spathis, C., and Constantinides, S., 2003, The Usefullness of ERP System for effective
Management Industrial Management and Data System Journal, Vol.103 No.9
pp.667-685.