PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP IN AKTIF PADA BAGIAN ARSIP DI

KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Masalah ruangan, terutama dikota-kota besar kiat hari kiat menjadi rebutan dan semakin mahal.
Apakah ruangan yang demikian mahal tepat untuk menumpuk arsiop yang tidak dapat kita
dayagunakan informasinya? Apakah kita akan membiarkan ruangan kerja kita dipenuhi oleh
arsip. Sehingga aktifivitas kita menjadi tergangu? Perkembangan volume sejak perang dunia
kedua meningkat dengan pesat. Bahkan mulai tahun 1980-an terjadi peledakan volume arsip
yang sudah tidak lagi terdekteksi berapa besar peningkatan volumenya setiap kantor. Berkaitan
dengan masalah semakin mahalnya perkantoran dan pesatnya pertumbuhan volume arsip, maka
sejak tahun 1980 keberadaan pusat arsip menjadi sangat populer di Amerika Serikat. Terlebih
lagi dapat diperkirakan bahwa 70% dari arsip yang tercipta adalah arsip in aktif. Oleh karenan
itu, keberadaan pusat arsip dan perlunya manajemen arsip in aktif secara benar, paling utama
dilatarbelakangi oleh kebutuhan “cost saving” atau pengurangan biaya penyimpanan, baik
menyangkut ruang simpan, alat, sumberdaya manusia dan lain-lain. Sering suatu organisasi tidak
cepat mengantisipasi dalam rangka penyelamatan arsip inaktifnya yang mulai menumpuk. Hal
ini mengakibatkan semakin besarnya masalah kearsipan yang dihadapi organisasi tersebut.
Tumbukan arsip in aktif dibawah kolong meja, dipojok-pojok ruangan kerja, di bawah tangga
gedung dan tempat lainnya, menjadi semacam penyakit yang menyebar ke seluruh badan.
Kondisi kantor menjadi terkesan jorok dan berantakan karena arsip inaktifnya tersebar dimana-
mana dan tidak terkelola dengan baik. Penelantaran arsip inaktif semacam ini juga akan
menimbulkan hilangnya asset organisasi berupa informasi yang sebenarnya tidak ternilai
harganya, di samping akan menimbulkan beban biaya dan beban administrasi yang semakin hari
semakin besar.

1.2 Rumusan Masalah

Untuk arsip in aktif yang berisi informasi penting apabila tidak ditangani dengan sistem yang
baik dan benar akan menimbulkan masalah bagi instansi pemerintah maupun swasta yang
bersangkutan. Berdasarkan pengamatan dan data yang berhasil diperoleh pada bagian arsip di
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara, maka penulis
mengindikasi masalah-masalah yang merupakan kendala dalam pelaksanaan kearsipan arsip in
aktif di bagian arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara
adalah sebagai berikut : a. Kurangnya peralatan dan perlengkapan yang menunjang dalam
kelancaran kegiatan kearsipan seperti: lemari dan rak untuk menyimpan arsip. b. Kurangnya
pemeliharaan dan perawatan arsip In aktif.

1.3 Batasan Masalah

Dalam penelitian ini akan dibahas mengenai analisa dan desain sistem informasi pengarsipan
arsip In Aktif pada Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Aceh Utara.

1.4 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulis mengambil judul ini adalah untuk mengurangi kendala dalam
masalah dalam pengarsipan, maka dari itu sesuai dengan identifikasi masalah, tujuan penelitian
ini dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan
kearsipan. b. Untuk mengetahui tata cara kearsipan arsip in aktif pada Kantor Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentaasi Kabupaten Aceh Utara.

1.5 Metodelogi/Urutan Pelaksanaan Kerja Praktek

Dalam menyusun Laporan Kerja Praktek ini, perlu adanya data yang berhubungan dengan
instansi yang bersangkutan, yaitu : a. Telaah Kepustakaan (library review) Penelaahan ini
dilakukan untuk mengumpulkan bahan-bahan secara teoritis yang berhubungan dengan judul
laporan. b. Penelitian lapangan ( field research ) Penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data
dari hasil praktek Kerja Lapangan dengan cara sebagai berikut : 1) Observation yaitu
mengadakan pengamatan secara langsung selama melaksanakan Praktek Kerja pada Bagian
Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentaasi Kabupaten Aceh Utara. 2) Interview
yaitu melakukan tanya jawab langsung dengan pembimbing Praktek Kerja Lapangan pada
Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentaasi Kabupaten Aceh Utara. 1.6
Sistematika Laporan Penulisan Agar Laporan Kerja Praktek ini tersusun dengan mudah dan
dapat dimengerti dengan baik maka penulis menyusun tugas akhir ini dalam 5 (lima) bab, dengan
sistematika penulisan sebagai berikut : 1. Bab I : Pendahuluan Pada bab ini dipaparkan tentang
Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Penulisan,
Metodelogi/Urutan Pelaksanaan Kerja Praktek, Sistematika Laporan Penulisan. 2. Bab II :
Membahas tentang dasar teori atau telaah kepustakaan tentang Sejarah Singkat tentang Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara, Organisasi Pelaksanaan,
Kepegawaian, Pembiayaan, Struktur Organisasi. 3. Bab III : Merupakan pembahasan masalah
Tinjauan Teoritis yang berisikan Definisi Sistem, Konsep Dasar Sistem Informasi, Analisis
Sistem, Pengertian Kearsipan, Pengertian Arsip, Tujuan dan Peranan Arsip, Sistem Penyimpanan
Arsip. 4. Bab IV : Pada bab ini yang akan dibahas analisa dan desain sistem yang berisikan
Analisa Sistem Lama, Analisa Sistem Yang Akan Dikembangkan, DFD (Data Flow Diagram),
Diagram Konteks Pengarsipan, Diagram Level 0, DFD Level 1 Proses Input Data Pegawai, ERD
(Entity Relationship Diagram), Desain File, Relasi Database, Desain Input, Desain Output 5. Bab
V : Penutup, Kesimpulan dan Saran.

BAB II SEJARAH PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat tentang Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Aceh Utara merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah Kabupaten yang dipimpin oleh
seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Daerah
melalui Sekretaris Daerah Kabupaten merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah dalam
melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan, Arsip, dan
Dokumentasi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah. Keberadaan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupatn Aceh Utara
dibentuk berdasarkan : • Peraturan daerah No. 01 Tahun 1996 tentang Pembentukan Kantor
Perpusatakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Daerah Kabupaten Aceh Utara. • Peraturan
Daerah Kabupaten Lebak No. 02 Tahun 1996 tentang Struktur Organisasi dan tata Kerja Kantor
Perpusatakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah Daerah Kabupaten Aceh Utara. • Peraturan
Daerah No. 04 Tahun 2002 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah
Kabupaten Aceh Utara Lampiran IV, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah
Kabupaten Aceh Utara. Kantor Perpusatakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara
merupakan Lembaga Teknis Daerah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi
di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Aceh Utara. 2.1.1 Tugas dan Fungsi Kantor
Perpusatakaan, Arsip dan Dokumentasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Daerah di
dalam penyelenggaran tugas-tugas umum Pemerintah Daerah mempunyai tugas pokok
melaksanakan Pelayanan Publik di bidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi daerah. Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Daerah Kabupaten Aceh Utara mempunyai fungsi Perumusan kebijakan teknis di bidang
Perpustakaan, arsip dan dokumentasi. Pelayanan pendukungan penyelenggaraan Pemerintah
Kabupaten Aceh Utara. Untuk melaksanakan tugas, Kantor Arsip Daerah mempunyai fungsi : 1.
Penyusunan rencana dan program dibidang kearsipan, 2. Pelaksanaan pembinaan dan bimbingan
teknis kearsipan kepada unit-unit kerja, 3. Pelaksanaan pelayanan informasi dalam rangka
pengelolaan arsip in aktif dan statis kepada unit-unit kerja, 4. Pemberian pertimbangan tentang
pemusnahan arsip, 5. Pelaksanaan penilaian dan penyerahan arsip yang mempunyai nilai sejarah
pertanggung jawaban secara nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, 6. Pengelolaan administrasi umum, 7.
Pelaksanaan tugas pokok sesuai dengan kebijakan yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsinya. 2.1.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi a. Visi
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Yaitu : Visi merupakan pandangan kedepan
kemana Instansi Pemerintah harus dibawa dan agar dapat bekerja secara konsisten dan tetap
eksis, antisipatif, inisiatif serta produktif. Dalam mengantisipasi kedepan menuju kondisi yang
diinginkan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sebagai organisasi perlu secara terus
menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Agar tidak menimbulkan persepsi yang berbeda
tentang visi tersebut perlu dijelaskan hakekat dan pengertian yang terkandung di dalamnya
sebagai berikut : 1. Pelayanan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi yang dinamis dan
efektif adalah dimana segenap sarana dan prasarana Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Dairi, Pemerintah diarahkan mendukung pelayanan berdasarkan
analisis kebutuhan masyarakat dan menampung aspirasi masyarakat untuk disampaikan kepada
Pimpinan sebagai bahan pertimbangan dan pemanfaatan Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi oleh masyarakat dapat berjalan lancar. 2. Peningkatan SDM melalui layanan bahan
pustaka dan ketersediaan informasi arsip dan dokumentasi diharapkan tingkat pengetahuan
masyarakat semakin meningkat. 3. Mendukung pembangunan dimana tingkat kecerdasan
masyarakat pengguna bahan pustaka, arsip dan dokumentasi akan memiliki wawasan yang lebih
luas dan motivasi membangkitkan semangat untuk berperan aktif dalam pembangunan Dairi. 4.
Terciptanya Masyarakat Kepulauan Riau yang cerdas melalui kajian pustaka dan kearsipan
menuju masyarakat madani, sejahtera dan berakhlak mulia yang memiliki identitas budaya
melayu. 5. Melalui teknologi informasi diharapkan badan arsip propinsi jawa timur sebagai pusat
informasi dan pelayanan kearsipan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pemerintah
sehingga membuka peluang menjadi instansi penghasil. 6. Menjadi pusat informasi dan
dokumentasi yang handal serta menjadi pusat peningkatan minat dan budaya baca. b. Misi
KantorPerpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Yaitu : Misi adalah sesuatu yang harus diemban
atau dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah untuk mewujudkan visi yang ditetapkan agar tujuan
dan sasaran dapat tercapai dan berhasil baik. Misi sebagai pernyataan cita-cita merupakan
landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran. 1. Mendorong
masyarakat untuk belajar menuju masyarakat madani yang cerdas serta berdasarkan Imtaq, Imtek
dan meningkatkan minat budaya baca. 2. Menciptakan Sumber Daya Manusia pelaku
pembangunan yang unggul dan berakhlak mulia. 3. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif
dan jati diri bangsa serta sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. 4. Memelihara dan
melestarikan hasil karya cipta budaya bangsa, khususnya Budaya Melayu. 5. Melakukan
penyusunan sistem jaringan informasi perpustakaan, arsip dan dokumentasi sebagai respon
terhadap perkembangan teknologi informasi dan globalisasi informasi. 6. Memberikan kontribusi
nyata dalam pembangunan, mendorong tumbuh kembangnya minat baca masyarakat. 7.
Mendokumentasikan semua kegiatan pemerintahan. 8. Menyediakan bahan pustaka untuk semua
kalangan masyarakat dan semua disiplin ilmu. 9. Meningkatnya kualitas SDM aparatur Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. 10. Meningkatnya kerjasama antara Pemerintah dan
masyarakat dalam pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. 11. Mengembangkan
prasarana dan sarana informasi yang handal melalui bahan pustaka, arsip dan dokumentasi. 12.
Meningkatkan pelayanan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dalam pemasyarakatan budaya
baca. 13. Mendorong masyarakat untuk belajar menuju masyarakat madani yang cerdas. 14.
Menciptakan sumber daya manusia pelaku pembangunan yang unggul dan berakhlak mulia.
2.1.3 Organisasi Pelaksanaan Semua bidang pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Kabupaten Aceh Utara mempunyai tugas-tugas pokok masing-masing yang sesuai dengan ruang
lingkup dan tanggung jawab, maka dengan demikian peran perpustakaan, arsip dan dokumentasi
itu sendiri adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan pengadaan sarana dan prasarana pendukung
Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk kelancaran pelaksanaan tugas peningkatan pelayanan
kepada masyarakat. 2. Meningkatkan pengembangan Sumber Daya Manusia di bidang
perpustakaan dan kearsipan yang profesional dan berkualitas yang mampu bersaing di
bidangnya. 3. Mengembangkan sistem manajemen pengelolaan perpustakaan dan kearsipan
berbasis teknologi informasi dan komunikasi (filling system kearsipan berbasis sentralisasi
elektronik) sebagai peningkatan mutu pelayanan publik. 4. Meningkatkan pembinaan dan
pengawasan perpustakaan dan kearsipan di daerah Kabupaten/Kota se-Provinsi Kepulauan Riau,
sehingga terlaksana pengkajian dan pengembangan perpustakaan dan kearsipan dengan baik. 5.
Mengembangkan minat baca kepada anak-anak, pelajar dan masyarakat umum untuk
meningkatkan ilmu pengetahuan masyarakat Kepulauan Riau khususnya 2.2 Susunan Organisasi
Susunan organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara terdiri
atas: a. Kepala Kantor b. Sub Bagian Tata Usaha c. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka d. Kepala
Seksi Pelayanan Informasi Pustaka e. Seksi Program, Pengembangan Kearsipan dan
Dokumentasi f. Seksi Pengolahan Kearsipan g. Kelompok Jabatan Fungsional Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara merupakan salah satu organisasi
pemerintah yang mempunyai susunan organisasi yang terdiri dari banyak satuan bagian dan
dikepalai oleh seorang kepala badan. Adapun susunan tugas dan fungsi organisasi tersebut adalah
sebagai berikut : a. Kepala Kantor Kepala Kantor mempunyai tugas melaksanakan tugas pokok
dan fungsi sebagaimana tersebut dalam keputusan ini, mengkoordinasikan dan melakukan
pengawasan melekat terhadap unit – unit kerja dibawahnya serta melaksanakan tugas-tugas lain
yang diberikan oleh Kepala Daerah sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya 1. Tugas Pokok
Memimpin kantor dalam menyelenggarakan pembinaan di bidang layanan informasi pustaka,
pengembangan dan pengolahan bahan pustaka, pengelolaan arsip serta pembinaan ketatausahaan.
2. Fungsi Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, juga
menyelenggarakan fungsi : • Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip
daerah • Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan
dan arsip daerah • Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan arsip daerah
serta ketatausahaan kantor • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsinya. 3. Uraian Tugas • Merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan
mengendalikan serta menetapkan kebijakan di bidang layanan informasi pustaka, pengembangan
dan pengolahan bahan pustaka serta pengelolaan arsip • Membina dan mengarahkan Kepala Sub
Bagian Tata Usaha dan para kepala seksi dalam melaksanakan tugasnya • Melakukan pembinaan
terhadap kedisiplinan pegawai dalam lingkup kantor • Melakukan upaya pembinaan dan
peningkatan kualitas sumber daya pegawai dalam lingkup kantor • Melakukan pembinaan dan
pengendalian atas pengelolaan keuangan dan penerimaan kantor • Melakukan pembinaan dan
pengendalian atas pengelolaan perlengkapan dan peralatan kantor • Menyelenggarakan
koordinasi dengan instansi atau unit kerja terkait • Menilai prestasi kerja kepala sub bagian dan
kepala seksi dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier • Mengevaluasi hasil
pelaksanaan tugas bawahan sebagai bahan penilaian pekerjaan • Melaksanakan tugas lain yang
diberikan oleh Bupati • Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati
melalui sekda. b. Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu
Kepala Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip dalam penyusunan dan pelaksanaan rencana
program kerja dibidang penyelenggaraan administrasi perkantoran, ketatalaksanaan dan rumah
tangga. 1. Tugas Pokok Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada semua satuan
organisasi di bidang ketatausahaan meliputi perencanaan dan pelaporan, kepegawaian, keuangan,
rumah tangga dan perlengkapan serta peralatan kantor. 2. Fungsi Dalam melaksanakan tugas
pokok sebagaimana tersebut di atas, juga menyelenggarakan fungsi : • Penyiapan bahan
perumusan kebijakan teknis di bidang umum dan kepegawaian, perencanaa dan pelaporan,
perlengkapan dan asset serta keuangan • Pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan di
bidang umum dan kepegawaian, perencanaa dan pelaporan, perlengkapan dan asset serta
keuangan • Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang umum dan kepegawaian, perencanaa dan
pelaporan, perlengkapan dan asset serta keuangan. 3. Uraian Tugas • Menyusun program dan
rencana kerja Sub Bagian Tata Usaha sebagai pedoman pelaksanaan tugas • Melaksanakan surat
menyurat untuk kepentingan dinas • Menerima, meneliti, mengagenda dan mendistribusikan
surat-surat masuk dan surat keluar • Melakukan pengarsipan surat-surat dinas dan dokumen
lainnya • Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam perumusan program kerja •
Mengelola urusan rumah tangga dan ketatausahaan • Mengelola urusan administrasi keuangan
sesuai ketentuan yang berlaku • Mengelola urusan administrasi kepegawaian • Mengelola urusan
administrasi perlengkapan dan peralatan • Mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan
program/kegiatan • Melaksanakan tugas lain yang berikan oleh kepala kantor • Dalam
melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala kantor • Perencanaan dan
pengkoordinasian pelaksanaan ketatausahaan dan administrasi perkantoran. • Penyelenggaraan
urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan urusan rumah tangga. • Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan Kepala Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya. c. Seksi Pengolahan Bahan Pustaka 1. Tugas Pokok Membantu kepala kantor dalam
melaksanakan tugas di bidang pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka. 2. Fungsi Dalam
melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, juga menyelenggarakan fungsi : •
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengembangan dan pengelolaan bahan
pustaka • Pemberian dukungan atas pelaksanaan tugas di bidang pengembangan dan pengelolaan
bahan pustaka • Pembinaan teknis semua jenis perpustakaan di bidang pengolahan bahan pustaka
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya 3.
Uraian Tugas • Menyusun petunjuk teknis pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka •
Menyusun program dan kegiatan seksi pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka sebagai
pedoman dalam pelaksanaan tugas • Melakukan pengembangan dan peningkatan bahan pustaka •
Menyeleksi bahan pustaka • Melaksanakan pengadaan koleksi bahan pustaka berupa buku,
majalah, surat kabar dan bahan bacaan lainnya • Menerima bahan pustaka dan melakukan
inventarisasi ke dalam buku induk • Melakukan catalog dan klasifikasi bahan pustaka •
Melaksanakan penyusunan bilbiografi dalam bentuk data • Melaksanakan evaluasi dan
menyusun laporan hasil pelaksanaan kegiatan seksi pengembangan dan pengelolaan bahan
pustaka • Melakukan perawatan pengendalian dan pengamanan bahan pustaka • Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor • Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab
kepada kepala kantor d. Kepala Seksi Pelayanan Informasi Pustaka 1. Tugas Pokok Membantu
kepala kantor dalam melaksanakan tugas di bidang layanan informasi pustaka. 2. Fungsi Dalam
melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut di atas, juga menyelenggarakan fungsi : •
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan informasi pustaka •
Pemberian dukungan atas pelaksanaan tugas di bidang pelayanan informasi pustaka • Pembinaan
teknis semua jenis perpustakaan di bidang pelayanan informasi pustaka • Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan fungsinya 3. Uraian Tugas •
Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan pelayanan informasi pustaka • Menyusun program dan
kegiatan seksi layanan informasi pustaka sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas • Menyusun
koleksi bahan pustaka sesuai dengan nomor klasifikasi • Mengelompokkan majalah, surat kabar,
bulletin pada tempatnya • Menyusun kartu katalog • Melayani pengunjung atau pengguna jasa
perpustakaan • Membantu pengunjung atau pengguna jasa perpustakaan untuk menemukan
informasi yang dibutuhkan • Mengawasi pengunjung dan pemakai koleksi umum dan koleksi
referensi • Melaksanakan penjilid dan pembudelan • Melakukan perawatan pengendalian dan
pengamanan bahan pustaka • Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil pelaksanaan
kegiatan seksi layanan informasi pustaka • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala
kantor • Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada kepala kantor e. Seksi Program,
Pengembangan Kearsipan dan Dokumentasi 1. Tugas Pokok Seksi Pengembangan mempunyai
tugas membantu Kepala Perpustakaan Umum dan Arsip dalam penyusunan dan pelaksanaan
rencana program kerja dibidang pengembangan perpustakaan umum dan arsip daerah. 2. Uraian
Tugas • Penyusunan dan pelaksanaan rencana program kerja lingkup seksi pengembangan
perpustakaan umum dan arsip; • Pelaksanaan kerjasama dengan instansi dan lembaga lainnya
dalam rangka pengembangan perpustakaan umum dan kearsipan; • Pelaksanaan pengembangan
peningkatan sumber daya manusia arsiparis dan pustakawan melalui pendidikan dan pelatiahan; •
Pengumpulan data dan informasi dalam rangka kerjasama teknis jaringan kearsipan dan
perpustakaan didalam negeri maupun luar negeri; • Pelaksanaan koordinasi bidang kearsipan
antara lembaga – lembaga perangkat daerah; • Pelaksanaan penelitian, pengkajian dan
pengembangan sistem, sarana dan prasarana perpustakaan umum dan kerasipan; • Pelaksanaan
penelitian, pengkajian dan pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia
perpustakaan umum dan kearsipan; • Pelaksanaan penyiapan laporan dan evaluasi kegiatan
pengembangan perpustakaan umum dan arsip daerah; • Pelaksanaan tugas lainnya yang
diberikan Kepala Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip sesuai dengan lingkup tugas dan
fungsinya. f. Seksi Pengolahan Kearsipan Melaksanakan pengadaan, pengolahan, penambahan
koleksi arsip dan bahan pustaka serta pemeliharaanya. 1. Tugas Pokok Membantu kepala kantor
dalam melaksanakan tugas di bidang pengelolaan arsip. 2. Fungsi Dalam melaksanakan tugas
pokok sebagaimana tersebut di atas, juga menyelenggarakan fungsi : • Penyiapan bahan
perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan arsip • Pemberian dukungan atas pelaksanaan
tugas di bidang pengelolaan arsip • Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan
arsip • Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai dengan tugas dan
fungsinya 3. Uraian Tugas • Menyusun petunjuk teknis kebijakan pengelolaan kearsipan dinamis
statis, pengembangan sumber daya aparatur kearsipan dan penggunaan sarana dan prasarana
kearsipan • Menyusun program dan kegiatan seksi pengelolaan arsip sebagai pedoman dalam
pelaksanaan tugas • Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten,
kecamatan, desa dan kelurahan serta badan usaha milik daerah • Melaksanakan pemelirahaan,
penyelamatan, pelestarian dan pengamanan arsip daerah • Menyelenggarakan penyusunan dan
reproduksi kegiatan dalam rangka pelestarian termasuk pemeliharaannyadan pemanfaatan arsip
statis sebagai sumber informasi • Melaksanakan pengawasan dan supervisi terhadap
penyelenggaraan kearsipan daerah • Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil
pelaksanaan kegiatan seksi pengelolaan arsip • Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh
kepala kantor • Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada kepala kantor g.
Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas di bidang perpustakaan dan arsip daerah sesuai dengan keahliannya • Kelompok
Jabatan fungsional melaksanakan tugas khusus sesuai bidang keahliannya dan kebutuhan. •
Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional
yang terdiri dari berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya. • Setiap kelompok
jabatan fungsional, dipimpin oleh seorang tenaga ahli senior. • Jumlah tenaga fungsional
ditentukan sesuai dengan beban kerja. • Pembinaan terhadap tenaga fungsional dilakukan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan pada Kantor
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara mempunyai 2 jabatan fungsional :
1. Arsiparis Mengembangkan, mengolah dan melakukan laporan kearsipan, menilai dan
menyeleksi arsip serta melakukan pemasyarakatan kearsipan dan pengembangan profesi. 2.
Pustakawan Melaksanakan layanan bahan pustaka dan informasi serta melakukan
pemasyarakatan perpustakaan dan pengembangan profesi. 2.3 Kepegawaian Kepada Kantor
diangkat dan diberhentikan oleh Bupati atas usul Sekretaris Daerah, unsur-unsur lain di Kantor
Pustaka, Arsip dan Dokumentasi diangkat dan diberhentikan oleh Sekretaris Daerah atas
pelimbahan wewenang dari Bupati dengan memperhatikan usul dari Kepala Kantor. Dalam hal
ini kepala Kantor berhalangan melaksanakan tugasnya, Bupati dan Sekretaris Daerah yang
dilimpahkan wewenangnya dapat menunjuk seorang pejabat dilingkungan badan sebagai
pelaksanaan tuga Kepala Kantor dengan memperhatikan daftar urut kepangkatan dan
kemampuannya. 2.4 Tata Kerja 1. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor wajib
menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dengan unsur-unsur dalam lingkungan
dinas dan atau instansi/lembaga lain yang terkait. 2. Setiap pimpinan pada unit organisasi dalam
lingkungan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi melaksanakan koordinasi pengawasan
melekat. 3. Setiap pimpinan pada unit organisasi dalam lingkungan Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi bertanggungjawab serta memberikan bimbingan, pedoman dan petunjuk bagi
pelaksanaan tugas bawahan. 4. Setiap pimpinan dan bawahan unit organisasi dilingkungan
Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi wajib mengikuti dan mematuhi pedoman dan
petunjuk atasan serta melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya kepada atasan langsung secara
berkala dan tepat waktu. 2.5 Pembiayaan Segala pembiayaan yang dibutuhkan untuk operasional
dan melaksanakan kegiatan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dibebankan pada
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Kabupaten Aceh Utara. 2.6 Struktur
Organisasi
BAB III TINJAUAN PUSTAKA 3.1 Definisi Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan
yaitu pendekatan pada prosedurnya dan pendekatan pada komponennya. Definisi sistem yang
lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Di dalam organisasi sangat penting dalam mengelola
sumber daya-sumber daya utama seperti buruh dan bahan mentah, Tapi saat ini informasi juga
merupakan sumber daya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Sehingga informasi
merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organsasi yang digunakan oleh
manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan. Definisi informasi adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
3.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Definisi sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3.3 Analisis Sistem Analisis sistem
adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 3.4
Pengertian Kearsipan Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlakukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa
penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bila mana diperlukan lagi dokumen-
dokumen itu dapat ditemukan kembali secara tepat. 3.5 Pengertian Arsip Inaktif Untuk
mengetahui pengertian arsip inaktif harus dilaksanakan perbandinagan dengan pengertian arsip
aktif. Sebagaimana telah tersirat dalam peraturan perundangan kearsipan. Arsip inaktif adalah
arsip dinamis diartikan sebagai arsip yang secara terus menerus digunakan oleh organisasi
pencipta arsip. Sedangkan batasan frekuensi penggunaan yang sudah menurun tidak ada
keterangan lebih lanjut dan lebih jelas. Pengertian semacam ini sering menimbulkan perbedaaan
penafsiran, sehingga sering terjadi arsip yang sebenarnya jarang di pakai, namun tetap saja di
simpan di ruangan kerja, sementara ruangan tersebut telah di penuhi dengan tumpukan arsip.
Pembedaan yang samar antara arsip aktif dan arsip inaktif semacam itu, sesungguhnya dapat
diatasi dengan dipakainya ketentuan batas frekuensi penggunaan arsip secara tegas. Misalnya
menurut standart ICA ( International Council On Archives) atau menurut ARMA ( American
Records Manager Assosiation ) bahwa asip yang dalam satu tahun tidak di rujuk kurang dari 5
atau 6 kali termasuk arsip inaktif, atau sebaliknya yang di rujuk lebih dari batas itu berarti
Termasuk arsip aktif. Kecuali itu pembedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif dapatpula
dilaksanakan dengan ketentuan yang diberlakukan dalam jadwal Retensi arsip. Arsip inaktif
kecuali memilki pengertian yang berkitan dengan frekuensi penggunaan, maka arsip inaktif
berarti pula merupakan arsip yang berfungsi sebagai referensi atau rujukan saja. Pada umumnya
hanya dibutuhkan informasinya dalam rangka penyusunan atau pelaksanaan kegiatan organisasi.
Sedangkan arsip aktif kecuali dijadikan rujukan, juga dapat digunakan sebagai alat penyelesaian
atau menyertai dalam proses administrasi. 3.6 Pusat Arsip Pusat arsip atau records center
merupakan tenpat dan semua fasilitas yangdidesign secara khusus untuk menyimpan arsip
inaktif. Keberadaan pusat arsip harus melalui perencanaan, artinya pusat arsip tidak terjadi begitu
saja karena kebetulan suatu ruangan penuh dengan tumpukan arsip , sehingga ia perlu didesign
secara khusus sehungga memenuhi kriteria tertentu dan dapat mendukung pencapaian tujuan
pengelolaam arsip. Pengertian lain dari records center adalah suatu bangunan yang biasanya
secara khusus didesign dan dikonstruksi untuk penyimpanan arsip secara murah, untuk
pengelolaan dan pelayanan arsip sebelum dimusnahkan. Berdasarkan pengertian tersebut, jelas
dinyatakan bahwa syarat records center harus murah, karena arsip yang disimpan di dalamnya
pada suatu saat nanti akan dimusnahkan. 3.7 Manajemen Arsip Inaktif Manajemen arsip inaktif
adalah pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling
tepat sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip. 3.8
Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif Sistem pengelolaan arsip inaktif cara atau metode menerima,
menyimpan, mengaktulisasikan dan menemukan kembali arsip inaktif yang disimpan yang
didasarkan pada prinsip efektivitas, efisiensi dan keamanan, yanh didukung oleh sumber daya
manusia yang berkualitas, kelembagaan yang mantap, dan sarana serta prasarana yang memadai.
3.9 Tujuan dan Prinsip Pengelolaan Arsip Tujuan pengelolaan arsip adalah mampu menyediakan
arsip yang benar, pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat, serta dengan biaya yang
seefisien mungkin. Pengelolaan arsip inaktif perlu dilaksanakan secara benar untuk mencapai
tujuan: pertama, penyimpanan arsip secara murah dan kedua mengelola arsip sebagai pusat
rujukan atau pusat referensi. Terkait dengan usaha pencapaian tujuan prngelolaan arsip inaktif
tersebut, maka perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki sasaran: a. Pengurangan volume arsip
organisasi yang implikasinya terjadi pengurangan biaya ruang simpan, alat, dan sumber daya
manusia. b. Penciptaan kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal
ke tempat yang lebih murah. c. Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip d.
Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien. e. Pengamanan
arsip seluruh organisasi. Pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif dan penciptaan pusat arsip,
senantiasa harus memperhatikan prinsip-prinsip pengelolaan arsip inaktif, yang meliputi: a.
Pengelolaan arsip inaktif harus murah Murah dalam pengetian pengelolaan arsip tidak diartikan
sedikit, namun merupakan rasio atau perbandinagn antara in put yang lebih kecil dari pada out
putnya. Dengan input yang seminimal mungkin termasuk biaya, sumber daya manusia, alat dan
lain-lain namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip inaktif yang murah yang
terutama dikaitkan dengan ruang sumpan arsip yang terletak di daerah yang murah, alat juga
murah, mampu menampung banyak arsip dan biaya operasionalnya juga murah. b. Pengelolaan
arsip inaktif harus accesible Accesible artinya dapat ditemukan kembali setiap kali dibuthkan.
Oleh karena itu dalam pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip harus senantiasa dikembangkan
sistem penemuan sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip yang disimpan secara cepat dan
tepat.

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN HASIL

4.1 Analisa Sistem Lama

Sistem informasi pergarsipan arsip dinamis yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara masih sederhana. Seperti mengarsip arsip in aktif. Pada
bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara cara
mengarsip arsip in aktif harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna,
komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Bentuk arsip in aktif dapat berupa : 1. Kertas 2.
Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto 3. Audio dan video 4. Dokumen tulisan
tangan Arsip in aktif dapat dibagi menjadi beberapa kategori. Kategori yang lazim digunakan
meliputi : 1. Arsip In aktif Administratif, meliputi dokumentasi prosedur, formulir atau barang
dan korespondensi. 2. Arsip In aktif Akuntansi meliputi laporan, formulir, dan korespondensi
terkait. 3. Arsip In aktif Proyek meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan
produk, dan sebagainya. Cara pengarsipan arsip dinamis masih manual yaitu cara pengarsipan
yang dilakukan di Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Aceh Utara dengan menggunakan komputer. Seperti mengarsip dokumen yang di input ke dalam
komputer dengan menggunakan program Microsoft Office Acces 2003

4.2 Analisa Sistem Yang Akan Dikembangkan

Setelah melakukan pengamatan pada Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi penulis berkeinginan mengembangkan sistem informasi pengarsipan di kantor
tersebut. Untuk pengembangan ini penulis memerlukan analisa sistem yang akan dikembangkan.
Menurut hasil pengamatan sistem pengarsipan yang sedang berjalan dapat dikomputerisasi.
1. Sistem yang akan dikembangkan menggunakan sebuah pangkalan data (database) sebagai
tempat penyimpanan data-data arsip kantor tersebut.
2. Oleh karena itu, untuk hasil sistem pengembangan ini diperlukan perangkat komputer dengan
spesifikasi minimum sebagai berikut : a. Processor Core duo b. RAM Memory 1 G c. Hardisk
120 Gb d. Kabel jaringan e. Monitor LCD
3. Setelah mendapatkan perangkat pendukung pembangunan implementasi sistem diperlukan
tahapan selanjutnya yaitu perancangan dan pangkalan data dan sistem pergarsipan ini.

4.2.1 DFD (Data Flow Diagram) DFD adalah suatu alat yang berbentuk diagram, dimana
diagram tersebut menggambarkan hubungan antar data. DFD biasanya dipakai sebagai
pengembangan untuk mengetahui proses secara detail dan untuk menggambarkan secara logika.
4.2.2 Diagram Konteks Pengarsipan Pegawai melakukan penginputan berupa data ke sistem.
Sistem mengeluarkan output info arsip. Sistem menginput data arsip dari database, data
memberikan output arsip. Entitas arsip in aktif melakukan menginputan data ke sebuah sistem
dan sistem memberikan output berupa info arsip in aktif. Sehingga dapat digambarkan sebagai
berikut :
4.2.3 Diagram Level 0 Pegawai melakukan registrasi berupa data arsip dan diproses input data
dan rekam dan disimpan di file pusat arsip dinamis. File tersebut memproses arsip file arsip in
aktif administratif, file arsip in aktif akuntansi, file arsip in aktif proyek.
4.2.4 DFD Level 1 Proses Input Data Pegawai Pegawai melakukan penginputan data dan data
tersebut disimpan di file pegawai. File pegawai melakukan proses yang berisi no. arsip dan
disimpan di file pusat arsip in aktif. Dan file tersebut diberikan kepada pimpinan yang berisi info
arsip in aktif. Sehingga dapat digambarkan sebagai berikut :
4.2.5 ERD (Entity Relationship Diagram) Dari uraian di atas tentang perancangan DFD dapat
dibuat sebuah ERD sebagai berikut :
4.2.6 Desain File Setiap melakukan analisis desain sistem pengarsipan suatu sistem
pengolahandata harus didukung dengan file database yang berfungsi untuk menyimpan data.
Desain file pada Analisa dan Desain Sistem Informasi Pengarsipan Arsip In aktif Pada Bagian
Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara. File Pegawai No
Field Data Type Field size Keterangan 1 *NIP Number 17 Nomor Induk Pegawai 2 Nama Text
25 Nama 3 Jabatan Text 8 Jabatan 4 Gol Number 8 Golongan Tabel 4.1. File Pegawai File Pusat
Arsip Inaktif No Field Data Type Field size Keterangan 1 ID Number 25 Kode ID 2 Nm File
Text 25 Nama File 3 Password Text 25 Password untuk membuka file Tabel 4.2. File Pusat Arsip
Dinamis File Arsip Inaktif Administratif No Field Data Type Field size Keterangan 1 No. arsip
Number 25 Nomor arsip 2 Kode Number 25 Kode 3 Nm. Brks Text 50 Nama berkas 4 Instansi
Text 50 Instansi 5 Tahun Number 10 Tahun Tabel 4.3. File Arsip Inaktif Administratif File Arsip
Inaktif Akuntansi No Field Data Type Field size Keterangan 1 No. arsip Number 25 Nomor arsip
2 Kode Number 25 Kode 3 Nm. Brks Text 50 Nama berkas 4 Instansi Text 50 Instansi 5 Tahun
Number 10 Tahun Tabel 4.3. File Arsip Inaktif Akuntansi File Arsip Inaktif Proyek No Field
Data Type Field size Keterangan 1 No. arsip Number 25 Nomor arsip 2 Kode Number 25 Kode 3
Nm. Brks Text 50 Nama berkas 4 Instansi Text 50 Instansi 5 Tahun Number 10 Tahun Tabel 4.3.
File Arsip Inaktif Proyek
4.2.7 Relasi Database
4.2.8 Desain Input Dalam rancangan Analisa dan Desain Sistem Informasi Pengarsipan Arsip In
aktif Pada Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara
yang diusulkan terdapat proses input data. Dimana proses sinput data tersebut memerlukan
format input data. Dalam spesifikasi input ini dijelaskan proses input data yang dilakukan dalam
sistem yang diusulkan. Adapun desain input yang dibuat dalam Perancangan Sistem Informasi
Arsip In aktif Pada Bagian Arsip Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten
Aceh Utara adalah sebagai berikut : Desain Input File Pegawai Gambar 4.6 Desain Input File
Pegawai Desain Input File Pusat Arsip Inaktif Gambar 4.7 Desain Input File Pusat Arsip In aktif
Desain Input File Arsip In aktif Administratif Gambar 4.8 Desain Input File Arsip In aktif
Administratif Desain Input File Arsip In aktif Akuntansi Gambar 4.9 Desain Input File Arsip In
aktif Akuntansi Desain Input File Arsip In aktif Proyek Gambar 4.10 Desain Input File Arsip In
aktif Proyek
4.28.1 Desain Output Pada spesifikasi output ini akan dijelaskan tentang bentuk dan format
output yang dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Adapun desain output merupakan proses dari
suatu program masukkan data. Hasil perancangan keluaran tersebut tampilannya sebagai
berikut : A. Laporan File Pegawai NIP Nama Jabatan Golongan 0000 xxx 0000 0000 B. Laporan
File Pusat Arsip In aktif ID Nama_File Passwords 0000 xxx 0000 C. Laporan File Arsip In aktif
Administratif No_Arsip Kode Nama_Berkas Instansi Tahun 0000 0000 xxx 0000 0000 D. Desain
Input File Arsip In aktif Akuntansi No_Arsip Kode Nama_Berkas Instansi Tahun 0000 0000 xxx
0000 0000 E. Desain Input File Arsip In aktif Proyek No_Arsip Kode Nama_Berkas Instansi
Tahun 0000 0000 xxx 0000 0000

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan
Sistem komputer yang berkembang saat sekarang ini dikantor pemerintahan pada umumnya telah
menggunakan komputer sebagai alat untuk mengolah data. Sistem yang dipergunakan di Kantor
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara merupakan hanya sebagai alat
pengolah data sementara yang sewaktu-waktu mereka perlukan bisa dibuka kembali data yang
mereka inputkan. Sistem komputerisasi yang digunakan untuk menginput data berupa Acces,
namun sudah diprogram sesuai dengan penginputan data mereka. Dengan dilakukannya
pemakaian sistem informasi yang tepat (terutama dalam hal pengarsipan arsip in aktif), maka
hasil yang akan diperoleh dalam menangani masalah tersebut akan jauh lebih cepat, sehingga
proses pengarsipan dapat dilakukan dengan cepat walaupun jumlah data pengarsipan banyak.
Perancangan sistem informasi yang telah dibuat dapat mempermudah pengguna dalam
menjalankan aplikasi, program yang dirancang dapat menghasilkan kinerja yang efektif dan
efisien. Dengan adanya perancangan system informasi pada Bagian Arsip Di Kantor
Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Aceh Utara maka pegawai yang ada di kantor
tersebut lebih mudah untuk mengambil data-data arsip yang diperlukan.

5.2 Saran
Laporan Kerja Praktek masih sangat sederhana sekali mengingat waktu yang tidak
mencukupi,dengan demikian dalam membuat laporan ini penulis masih banyak mendapat
kendala-kendala baik dari system yang dibuat maupun pada diri penulis yang belum terlatih.