Kasus :

Rumah Bersalin Ibunda Sayang (RBIS) didirikan 8 tahun lalu, dengan fasilitas awal
12 kamar perawatan dan dua ruang bersalin, oleh seorang bidan senior Surasmi
yang bekerjasama dengan dua orang dokter ahli kebidanan dan seorang dokter
anak.
Sejak berdirinya, RBIS telah mengimplementasikan paket administrasi sederhana,
Sistem Informasi Klinik Bersalin (SIKB). Sistem ini merekam semua kegiatan
administrasi layanan pasien: rawat jalan, rawat inap, persalinan, dan KB. Sistem
tidak merekam riwayat medik. Sejak 2007, setelah anak sulung Surasmi
menyelesaikan spesialisasi Dokter Anak, dan dua dokter bedah anak bergabung,
RBIS memperluas layanan terhadap pasien anak yang semula hanya untuk anak
yang baru lahir, sekarang menjadi lebih umum. Sebuah pavilyun tersendiri dibangun
untuk ini. layanan yang diberikan berupa rawat jalan dan rawat inap. Penanganan
operasi khusus anak juga tersedia, seperti khitan dan operasi kosmetik kelainan bibir
bawaan. Sebagai sebuah rumah sakit, RBIS juga mengelola apotik dan laboratorium
klinik.
Pada akhir tahun ini, RBIS akan membuka pavilyun baru khusus untuk terapi anak-
anak yang membutuhkan perhatian khusus dalam tumbuh kembangnya. Anak kedua
Surasmi yang psikolog dengan spesialisasi perkembangan anak dengan kebutuhan
khusus akan mengelola pavilyun ini.
Dengan perkembangan ini RBIS akan diganti namanya menjadi RS MEDISA.
Sementara itu, pengelolaan yang semula dilakukan dengan SIKB tidak lagi
memadai, karena variasi layanan dan jumlah rekaman tidak mencukupi.
Karena itulah pihak RBIS mengundang PT PRIMA, sebuah perusahaan yang
bergerak dibidang konsultan teknologi informasi untuk menyediakan Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIRS). Pihak konsultan yang telah mempunyai produk SIRS
PRIMA (SIRS-P) yang sudah pernah diterapkan pada sebuah rumah sakit bersalin
sangat yakin bisa menyelesaikan tailoring produknya dalam waktu enam bulan.
Kontrak dibuat dengan harga 900 juta rupiah, yang mencakup:
1. Penyediaan SIRS-Medisa dengan modul-modul berikut ini:
a. Modul Registrasi
b. Modul Billing
c. Modul Rawat Inap
d. Modul Rawat Jalan
e. Modul IGD
f. Modul Rekam Medik
g. Modul Farmasi dan Apotik
h. Modul Akuntansi dan Keuangan
i. Modul Laboratorium Klinik
j. Modul Radiologi dan Diagnostik Elektro Medik
k. Modul Inventori Obat dan Alat Kesehatan Habis Pakai
l. Modul Kamar Bedah
m. Modul Kamar Bersalin
n. Modul Informasi Eksekutif
2. Migrasi data-data lama
3. Pelatihan karyawan

Saat ini, proyek sudah berjalan 3 bulan, dan pembayaran sudah dilakukan total 50%.
Rapat koordinasi terakhir, menemukan beberapa butir ketidak sesuaian pendapat
antara konsultan dengan RS Medisa. Konsultan menafsirkan bahwa migrasi data
sebatas data yang sudah dalam bentuk tabel / basisdata, sementara pihak RS
Medisa menyatakan termasuk data-data manual (hard copy) yang perlu dikerjakan.
Hal lain lagi adalah pada waktu RS Medisa menanyakan dokumen yang dapat
menunjukkan capaian pekerjaan, konsultan merasa tidak berkewajiban
menyerahkan dokumen sistem. Dokumen dibuat sebatas dapat memenuhi untuk
berkomunikasi internal tim konsultan. Konsultan menggunakan istilah-istilah
pengembangan sistem informasi yang tidak dikenal oleh RS-Medisa.
Modul yang sudah diselesaikan dan didemokan adalah:
a. Modul Registrasi
b. Modul Billing untuk rawat jalan
c. Modul Rawat Inap
d. Modul Rawat Jalan
e. Modul IGD
f. Modul Rekam Medik
g. Modul Akuntansi dan Keuangan
h. Modul Radiologi dan Diagnostik Elektro Medik
i. Modul Kamar Bedah
j. Modul Kamar Bersalin

Sebagian dari data yang sudah dimigrasi ternyata memperlihatkan kesalahan. Tidak
ada validasi waktu migrasi. Selain itu, sistem informasi eksekutif yang ada pada
SIRS-PRIMA ternyata tidak selengkap yang diinginkan RS Medisa. Pihak RS Medisa
merasa khawatir pekerjaan tidak akan selesai tepat waktu. Karena itu, menunjuk
anda yang sudah memahami manajemen proyek SI untuk mewakili, melakukan
pengawasan terhadap pekerjaan PT Prima.

TUGAS ANDA:
1. Petakan permasalahan yang ada!
2. Usulkan solusi masalah yang dapat menjamin pekerjaan akan selesai tepat
waktu!
3. Untuk kepentingan pemeliharaan sistem di kemudian hari, pekerjaan tambahan
apa saja yang kalian usulkan untuk bisa diberikan oleh RS Medisa kepada
konsultan?

JAWABAN
 Dari informasi yang diberikan, permasalahan yang dapat diidentifikasi adalah sebagai
berikut:

1. Kesalahan migrasi data: Sebagian dari data yang sudah dimigrasi ternyata
memperlihatkan kesalahan. Hal ini dapat berdampak negatif pada akurasi dan
integritas data, serta memakan waktu dan biaya tambahan untuk memperbaikinya.
2. Tidak adanya validasi waktu migrasi: Tidak adanya validasi waktu migrasi dapat
menyebabkan kesalahan migrasi data dan penundaan proyek.
3. Keterbatasan sistem informasi eksekutif: Sistem informasi eksekutif yang ada pada
SIRS-PRIMA tidak selengkap yang diinginkan oleh RS Medisa. Hal ini dapat
menghambat proses pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi.
4. Keterlambatan dalam penyelesaian proyek: Ketidakpastian dan kesulitan dalam
menyelesaikan permasalahan-promasalahan tersebut dapat memperpanjang waktu
penyelesaian proyek, yang berpotensi menimbulkan keterlambatan dan biaya
tambahan.
2. [10.32, 17/4/2023] Alifia: Untuk menjamin bahwa pekerjaan selesai tepat waktu, berikut adalah
beberapa solusi yang dapat diusulkan:

Rencanakan dengan baik: Membuat rencana kerja yang terperinci dan realistis akan membantu Anda
memprioritaskan tugas dan menghindari kelebihan pekerjaan. Pastikan untuk menetapkan tenggat
waktu yang memadai untuk setiap tugas dan menentukan sumber daya yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan.

Komunikasi yang baik: Terbuka dan jelas berkomunikasi dengan anggota tim atau rekan kerja Anda
tentang tanggung jawab masing-masing dan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Ini akan
membantu menghindari konflik dan memastikan bahwa setiap orang memahami dan menyetujui
jadwal pekerjaan yang telah ditetapkan.

Gunakan teknologi: Gunakan alat dan teknologi yang tepat untuk mempercepat proses pekerjaan.
Misalnya, gunakan aplikasi manajemen tugas atau software kolaborasi untuk memantau kemajuan
pekerjaan dan mengidentifikasi potensi masalah.

Delegasi tugas: Jangan ragu untuk menyerahkan tugas kepada anggota tim atau rekan kerja yang
tepat. Ini akan membantu mempercepat proses dan memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas
yang paling penting dan kompleks.

Evaluasi kemajuan secara teratur: Tetap berada di atas kemajuan pekerjaan dengan memantau dan
mengevaluasi secara teratur. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi masalah dan
menyelesaikannya sebelum mereka menjadi lebih besar.

[10.33, 17/4/2023] Alifia: Dengan menerapkan solusi ini, Anda dapat meningkatkan peluang untuk
menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan memastikan bahwa proyek Anda berjalan lancar dan
efisien.

3. Untuk kepentingan pemeliharaan sistem di kemudian hari, beberapa pekerjaan tambahan yang
dapat disarankan oleh RS Medisa kepada konsultan antara lain:
Pemantauan sistem secara teratur: Melakukan pemantauan rutin terhadap sistem dan infrastruktur
teknologi informasi yang digunakan oleh RS Medisa untuk mengidentifikasi potensi masalah dan
memastikan ketersediaan sistem yang optimal.

Membuat kebijakan pemeliharaan sistem: Membuat kebijakan pemeliharaan sistem dan prosedur
pemeliharaan rutin untuk memastikan bahwa sistem berfungsi secara optimal dan memperpanjang
masa pakai perangkat keras dan perangkat lunak.

Pembaruan dan upgrade sistem: Melakukan pembaruan dan upgrade sistem secara teratur untuk
memastikan sistem selalu diperbarui dan dilengkapi dengan fitur-fitur terbaru yang sesuai dengan
kebutuhan dan perkembangan teknologi terbaru.

Pelatihan dan sertifikasi: Melakukan pelatihan dan sertifikasi untuk karyawan yang terlibat dalam
pengelolaan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan keahlian mereka dalam pemeliharaan
sistem dan penyelesaian masalah.

Pemulihan bencana dan manajemen keamanan: Menyusun rencana pemulihan bencana dan
keamanan sistem yang dapat diandalkan untuk memastikan bahwa sistem dapat dipulihkan dengan
cepat dalam situasi darurat.

No 3. Tapi beda

Sebagai seorang AI language model, saya tidak memiliki informasi yang cukup tentang sistem RS
Medisa atau spesifikasi pemeliharaan yang sedang dilakukan. Namun, berikut adalah beberapa
pekerjaan tambahan yang umumnya dilakukan dalam pemeliharaan sistem di rumah sakit:

Pemeliharaan rutin: Pemeliharaan rutin harus dilakukan untuk menjaga kinerja sistem secara
optimal. Pemeliharaan rutin meliputi pembersihan, pengecekan, dan penggantian komponen yang
rusak atau sudah habis masa pakainya.

Backup dan pemulihan data: Sistem rumah sakit harus dilengkapi dengan mekanisme backup data
secara teratur untuk menghindari kehilangan data yang penting. Selain itu, perlu dilakukan pengujian
rutin terhadap mekanisme pemulihan data untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan jika
terjadi kegagalan sistem.

Pengawasan keamanan sistem: Keamanan sistem rumah sakit harus ditingkatkan agar terhindar dari
serangan malware, hacking, atau akses tidak sah oleh orang yang tidak berwenang. Oleh karena itu,
perlu dilakukan pengawasan rutin dan peningkatan keamanan sistem untuk menghindari terjadinya
kebocoran data pasien atau informasi kesehatan yang sensitif.

Peningkatan kinerja sistem: Peningkatan kinerja sistem perlu dilakukan secara berkala agar sistem
selalu dapat berfungsi optimal. Peningkatan kinerja sistem meliputi upgrade hardware atau software,
optimasi konfigurasi, dan pengujian kinerja sistem secara teratur.

Peningkatan kapasitas: Rumah sakit mungkin memerlukan peningkatan kapasitas sistem untuk
mengatasi pertumbuhan permintaan dan meningkatkan kecepatan proses. Peningkatan kapasitas
dapat dilakukan dengan menambah kapasitas hardware atau memperbarui software yang lebih
efisien.

Full soal dan jawaban

Permasalahan yang ada adalah sebagai berikut:

Kesalahan dalam migrasi data yang sudah dilakukan.

Tidak adanya validasi waktu migrasi sehingga tidak diketahui apakah data yang dimigrasi benar-benar
akurat.

Sistem informasi eksekutif yang ada pada SIRS-PRIMA tidak selengkap yang diinginkan oleh RS
Medisa.

Kekhawatiran RS Medisa bahwa pekerjaan tidak akan selesai tepat waktu.

Solusi masalah yang dapat menjamin pekerjaan akan selesai tepat waktu antara lain:

Melakukan validasi data yang sudah dimigrasi untuk memastikan keakuratannya.

Memperbaiki atau menambah fitur sistem informasi eksekutif yang ada pada SIRS-PRIMA agar sesuai
dengan kebutuhan RS Medisa.

Menyusun jadwal kerja yang realistis dan mengatur sumber daya dengan baik untuk memastikan
bahwa pekerjaan selesai tepat waktu.

Untuk kepentingan pemeliharaan sistem di kemudian hari, pekerjaan tambahan yang dapat
dilakukan antara lain:

Memastikan bahwa sistem yang dibangun memiliki dokumentasi yang lengkap dan mudah
dimengerti.

Menyediakan pelatihan bagi pengguna sistem untuk memastikan bahwa mereka mampu
mengoperasikan sistem dengan baik.

Memperbarui sistem secara berkala untuk memastikan bahwa sistem selalu sesuai dengan
kebutuhan RS Medisa dan perkembangan teknologi terbaru