SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Utang pada PT. Ultrajaya

Milk Industry Co. Tbk.

a. Bagian Keuangan

Fungsi ini terkait dalam hal otorisasi pembayaran hutang dagang perusahaan,

memiliki wewenang dalam hal penentuan bahwa hutang dagang perusahaan

itu dapat dibayarkan atau tidak sesuai prosedur perusahaan yang berlaku.

Bagian paling penting dalam hal pembayaran hutang dagang karena bagian

keuangan ini yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan

pemanfaatan sumber daya keuangan perusahaan.

b. Staf Account Payable

Fungsi ini terkait dalam pencatatan pembelian kredit perusahaan dan

memeriksa dokumen-dokumen terkait pembayaran hutang dagang sebelum di

otorisasi oleh bagian keuangan dan Branch Manager.

c. Branch Manager

Fungsi ini terkait dalam pengotorisasian paling akhir dalam dokumen

pembayaran hutang dagang perusahaan sebelum diberikan ke bagian treasury

atau kasir besar.

d. Kasir Besar

Fungsi paling akhir dalam proses pembayaran hutang dagang ini, setelah

dokumen di otorisasi oleh bagian keuangan dan Branch Manager, fungsi kasir

besar yaitu membayarkan hutang dagang perusahaan sesuai nominal yang ada
 di BAP.

2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Utang PT. Ultrajaya

Milk Industry Co. Tbk.

a. Dokumen Dana Dropping

Merupakan dokumen untuk pengisian dana yang berkaitan dengan dana

pembelian kredit yang berhubungan dengan pembayaran hutang dagang

perusahaan.

b. Dokumen BAP

Merupakan dokumen yang digunakan untuk memuat uraian-uraian jumlah

hutang dagang perusahaan. Umumnya BAP ini bersifat resmi dan hanya

digunakan untuk satu kali proses pembayaran hutang dagang.

c. Invoice

Dokumen yang berisi perealisasian dan rincian pembayaran dari supplier

produk yang telah dipesan.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Sistem Akuntansi Utang pada PT.

Ultrajaya Milk Industry Co. Tbk.

a. Register bukti kas keluar (voucher register)

b. Register cek (check register)

4. Jaringan Prosedur dan Bagan Alir PT. Ultrajaya Milk Industry Co. Tbk.

a. Kantor Pusat
 Kantor Pusat akan menerima permintaan dana yang dibagi menjadi 2 yaitu

dana dropping untuk operasional perusahaan dan dana dropping untuk

pembayaran hutang dagang yang diberikan 2 kali setiap bulannya yaitu

tanggal 5 dan tanggal 20 setiap bulannya yang sudah diotorisasi oleh branch

manager dan diteruskan ke bagian keuangan. Bagian keuangan ini akan

meminta dana ke kantor pusat. Dana dropping untuk pembayaran hutang

dagang ini diberikan oleh kantor pusat berdasarkan omset yang telah

dikurangi margin sebesar 25% yang sisanya akan di dropping kan ke Kantor

Cabang untuk pembayaran hutang dagang.

b. Vendor / Supplier

Supplier yang pembayaran hutang dagang nya tidak melalui kantor pusat tapi

melalui kantor cabang memberikan rekapan berdasarkan data kantor pusat

berupa jumlah hutang dan jatuh tempo pembayaran ke kantor cabang untuk

diproses pembayaran hutang dagangnya.

c. Account Payable

Bagian account payable akan meminta persetujuan persetujuan untuk

pembayaran hutang dagang ke supplier. Dokumen yang telah lengkap akan

dibayarkan hutang dagang nya, dan untuk dokumen yang tidak lengkap yang

diberikan oleh supplier terkait untuk pembayaran hutang dagang ini akan

dikembalikan ke supplier untuk dilengkapi.

d. Kepala Keuangan

Kepala keuangan menerima dokumen untuk pembayaran hutang dagang dari

bagian account payable, kemudian melakukan pengecekan kelengkapan

dokumen. Dokumen yang telah diotorisasi akan diberikan ke Branch Manager

untuk diotorisasi.

e. Branch Manager

Branch Manager mengotorisasi atau penandatanganan paling akhir yang

artinya dokumen-dokumen untuk pembayaran hutang dagang sudah lengkap

dan siap untuk dikirikmkan ke bagian kasir besar untuk diproses akhir.

f. Kasir Besar

Bagian kasir besar ini bertugas untuk membuat pembayaran hutang dari

dokumen yang telah diotorisasi oleh Branch Manager dan Kepala keuangan.
5. Unsur-unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Utang

a) Melakukan review invoice ganda atau duplikat secara manual

b) Melakukan pencocokan terhadap tiga hal berikut order pembelian (purchase

order), invoice pemasok (supplier invoice), dokumen penerimaan barang

c) Menyusun dokumen utang berdasarkan tanggal penagihan (due date)

d) Mengecek catatan stok dokumen yang bukan berasal dari gudang

e) Sebelum mengeluarkan cek untuk pembayaran maka harus ada pengecekan

terhadap penerima cek, jumlah yang dibayar, jumlah barang yang dierima,

(jatuh tempo) due date, nomor cek

f) Menandai voucher package yang telah dipakai untuk menghindari penggunaan

voucher package berulangkali

g) Membubuhkan penomoran terlebih dahulu pada laporan penerimaan sebelum

penggunaan sehingga ketika ada yang mengambil laporan penerimaan kosong

dapat diketahui

h) Melakukan penguncian terhadap laporan penerimaan kosong atau yang hilang

i) Melakukan penomoran terlebih dahulu terhadap kartu order pembelian

sebelum penggunaan

j) Melakukan penguncian terhadap laporan penerimaan kosong atau yang hilang

k) Pembuatan register atau daftar untuk invoice pemasok yang belum disetujui

atau invoice yang sedang dalam proses persetujuan pemasok

l) Melakukan rekonsiliasi memo kredit pada dokumen shipping terutama jika

ada retur barang kepada pemasok, serta mengingatkan pemasok untuk

mengeluarkan memo kredit yang menyatakan pengurangan terhadap kredit

m) Hanya melakukan transfer pada akun yang telah di cek secara teliti dan sesuai

dengan cek yang telah dikeluarkan (outstanding check) untuk menjaga jumlah

minimum dana di bank

n) Menghancurkan atau menandai cek yang dibatalkan, bisa dengan cara

melubangi atau menandai “dibatalkan”

o) Menambahkan fitur keamanan tambahan terhadap cek seperti

misalnya watermark atau kode keamanan lain yang tak kasat mata

p) Melakukan verifikasi bahwa semua form cek yang dipesan telah sesuai dan

sampai sesuai jumlah yang dipesan

q) Membatasi jumlah orang yang berwenang terhadap pengeluaran cek

r) Pembatasan akses orang yang berwenang terhadap cek dari akses ke dokumen

akuntansi, penerimaan kas dan rekonsiliasi bank

s) Tidak pernah melakukan otorisasi cek kosong

t) Pemisahan tugas antara petugas pengeluaran kas dengan petugas yang

melakukan rekonsiliasi bank