PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUBSISTEM RETENSI BERKAS

REKAM MEDIS DI PUSKESMAS PANTI

TAHUN 2018

TUGAS APSIK

Oleh :
1. Nurin Adlina G41150508
2. Sarah Nur Rohmah G41150516
3. Amalia Meisa Alif G41150573
4. Aan Uvid Aminudin G41151107
5. Amelia Agustiningrum G41151152

Kelompok 5B

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2018

i
 DAFTAR ISI

Contents
DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL............................................................................................................... v
DAFTAR BAGAN .............................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................vii
BAB 1. PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
1.1 Latar belakang ..................................................................................................... 1
1.2 Rumusan penelitian ............................................................................................. 3
1.3 Tujuan penelitian ................................................................................................. 3
1.3.1 Tujuan umum .............................................................................................. 3
1.3.2 Tujuan khusus ............................................................................................. 3
1.4 Manfaat penelitian ............................................................................................... 3
1.4.1 Peneliti ........................................................................................................ 3
1.4.2 Akademik .................................................................................................... 4
1.4.3 Puskesmas ................................................................................................... 4
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................ 5
2.1 Penelitian Terdahulu ............................................................................................ 5
2.1.1 Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Pada
Rumah Sakit Dr. Suyoto (2018) .......................................................................... 5
2.1.2 Perancangan Sistem Informasi Sub Sistem Retensi Rekam Medis Di Rumah
Sakit Wijaya Kusuma Lumajang (2016) ............................................................. 5
2.2 State of the Art ..................................................................................................... 6
Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Pada Rumah
Sakit Dr. Suyoto .................................................................................................. 6
2.3 Puskesmas............................................................................................................ 7
2.3.1 Pengertian Puskesmas ................................................................................. 7
2.3.2 Tugas Puskesmas ........................................................................................ 8

ii
2.3.3 Tujuan Puskesmas ....................................................................................... 8
2.3.4 Fungsi Puskesmas ....................................................................................... 8
2.3.5 Wewenang Puskesmas ................................................................................ 9
2.4 Rekam Medis ....................................................................................................... 9
2.4.1 Isi Rekam Medis ....................................................................................... 10
2.4.2 Kegunaan rekam medis ............................................................................. 10
2.5 Retensi ............................................................................................................... 11
2.5.1 Definisi Retensi ......................................................................................... 11
2.5.2 Tujuan Retensi .......................................................................................... 11
2.5.3 Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam
Medis Inaktif ............................................................................................................. 12
2.6 Perancangan Sistem Informasi .......................................................................... 13
2.6.1 Sistem Informasi ....................................................................................... 13
2.6.2 Perancangan sistem Informasi .................................................................. 13
2.7 Metode Waterfall ............................................................................................... 14
2.7.1 Definisi Metode Waterfall ........................................................................ 14
2.7.2 Model waterfall memiliki beberapa tahapan, ............................................ 14
2.8 Unified Modelling Language (UML) ................................................................ 17
2.8.1 Pengertian UML........................................................................................ 17
2.8.2 Benda/Things UML .................................................................................. 17
2.8.3 Hubungan/Relationship UML ................................................................... 18
2.8.4 Bagian Diagram UML .............................................................................. 19
2.8.5 Langkah – Langkah Membuat UML ................................................................ 21
2.9 Contex Diagram................................................................................................. 22
2.9.1 Pengertian Diagram Contex ...................................................................... 22
2.9.2 Karakteristik Sistem .................................................................................. 22
2.9.3 Simbol – Simbol DFD............................................................................... 23
2.10 Data Flow Diagram (DFD) ................................................................................ 23
2.10.1 Definisi Data Flow Diagram (DFD) ......................................................... 23
2.10.2 Simbol-Simbol dalam DFD ...................................................................... 24
2.11 Entity Relationship Diagram (ERD).................................................................. 25
2.12 FoxPro ............................................................................................................... 26

iii
 2.12.1 Pengertian Microsoft Visual Fox Pro ........................................................ 26
2.12.2 Komponen – Komponen Microsoft Visual FoxPro .................................. 27
2.13 Gambaran Sistem............................................................................................... 29
2.14 Kerangka Konsep .............................................................................................. 30
BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN .......................................................................... 26
3.1 Jenis Penelitian .................................................................................................. 26
3.2 Tempat dan Wktu Penelitian ............................................................................. 26
3.3 Alat dan Bahan .................................................................................................. 26
3.3.1 Alat ............................................................................................................ 26
3.3.2 Bahan ........................................................................................................ 27
3.4 Unit Analisis ...................................................................................................... 27
3.3.1 Subyek dan Informasi Penelitian .............................................................. 27
3.3.2 Obyek Penelitian ....................................................................................... 27
3.3.3 Variabel Penelitian .................................................................................... 27
3.5 Teknik Pengumpulan Data ................................................................................ 28
3.4.1 Observasi................................................................................................... 28
3.4.2 Wawancara ................................................................................................ 28
3.4.3 Dokumentasi ............................................................................................. 28
3.6 Instrumen Penelitian .......................................................................................... 28
3.7 Alur Penelitian ................................................................................................... 29
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 32

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 State Of The Art ................................................................................................. 6

Tabel 2. 2 Simbol DFD ..................................................................................................... 23
Tabel 2. 3Simbol-simbol ERD .......................................................................................... 26

v
 DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1 Metode Waterfall ............................................................................................ 17

Bagan 3. 1 Alur Penelitian ................................................................................................ 29

vi
 DAFTAR GAMBAR

gambar 2. 1Terminator...................................................................................................... 24
gambar 2. 2 Arus Data ...................................................................................................... 24
gambar 2. 3 Proses ............................................................................................................ 25
gambar 2. 4Simpan Data ................................................................................................... 25
gambar 2. 5 Gambaran Sistem .......................................................................................... 29

vii
 BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 44 (Kementerian Kesehatan RI,
2016) tentang pedoman manajeman puskesmas menyatakan Pusat Kesehatan
Masyarakat yang dikenal dengan sebutan puskesmas adalah Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama (FKTP) yang bertanggung jawab atas kesehatan masyarakat
diwilayah kecamatan. Puskesmas berfungsi untuk menyelenggarakan Upaya
Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) tingkat
pertama(Kementerian Kesehatan RI, 2014). Puskesmas sebagai penyelenggaran
pelayanan kesehatan yang dapat menyajikan data jika sewaktu-waktu dibutuhkan
oleh petugas medis lain, baik data mengenai pasien maupun fasilitas pelayanan
kesehatan yang ada di puskesmas.
Rekam medis mempunyai peranan penting untuk membantu dalam
penyelenggaraan pelayaanan kesehatan yang ada di puskesmas. Rekam medis
memuat data sosial pasien dan semua pelayanan kesehatan yang diterima oleh
pasien. Dokumen rekam medis menjadi sumber informasi dipuskesmas baik data
administrasi, klinik,legal,dan finansial. Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RI,
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien (PERMENKES, 2008). Informasi yang lengkap dan
berkesinambungan dapat memudahkan tenaga medis untuk memberikan
pelayanan kesehatan kepada pasien. Perkembangan teknologi yang semakin pesat
menjadikan pendataan pasien sudah beralih dari paper based ke sistem informasi.
Masa yang akan datang, pemerintah diharapkan dapat mewujudkan sistem
informasi terintegrasi antar fasilitas pelayanan kesehatan diseluruh Indonesia.
Era milenial teknologi digunakan untuk membantu manusia dalam
memudahkan pekerjaan dan aktivitas lainnya. Penerapan pengembangan teknologi
dalam bidang kesehatan seperti sistem informasi puskesmas, aplikasi pengambil
keputusan klinis, e-banking, bahkan aplikasi online lainnya untuk menunjang
dalam pelayaanan kesehatan sebuah instalasi kesehatn. Sistem informasi (SI)

1
 2

merupakan cermin dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang

menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Penerapan
sistem informasi sangat luas pada instalasi kesehatan seperti pada puskesmas
dapat dirancang sebuah sistem informasi retensi terhadap berkas rekam medis
yang ada di ruang filling. Sistem informasi retensi dapat memudahkan petugas
rekam medis untuk melakukan penyusutan terhadap berkas rekam medis.
Menurut Permenkes No. 269 (PERMENKES, 2008) tentang rekam medis
pada bab IV pasal 8 menjelaskan bahwa retensi adalah rekam medis pasien rawat
inap di rumah sakit yang wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu
5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Jika
melebihi batas waktu yang telah ditentukan maka berkas tersebut dapat
dimusahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (harus
disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari dibuatnya ringkasan
tersebut). Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun, terhitung tanggal
terakhir pasien berobat.
. Puskesmas merupakan fasilitas pelayanan kesehatan daerah yang sudah
memiliki sistem informasi yang dapat meningkatkan pelayanan kesehatan.
Puskesmas Panti merupakan salah satu puskesmas di Kabupaten Jember yang
sudah memiliki sistem informasi untuk menunjang adanya kegiatan pelayanan
kesehatan terhadap masyarakat. Penyelenggaraan rekam medik di puskesmas
Panti sudah tertata dengan baik, sehingga mampu meningkatkan pelayanan
kesehatan terhadap pasien. Terbukti dengan rata-rata pengunjung 100 pasien
perharinya, membuat rak rekam medik di Puskesmas Panti menjadi penuh,
sedangkan ruangan rekam medik masih kurang memadai karena keterbatasan
besar ruangan. Penumpukkan berkas dan keterbatasan ruangan membuat
Puskesmas Panti ingin melakukan penyusutan berkas,sehingga dapat membuat
ruangan dan rak filling rekam medis menjadi efisien. Berkas rekam medis yang
disusu sesuai peraturan penjajaran berkas rekam medis yang ditetapkan
puskesmas dapat memudahkan petugas rekam medis untuk mencari berkas rekam
medis pasien dan menjadikan waktu lebih efektif.
 3

Permasalahan diatas mendasari peneliti untuk melakukan penelitian dengan

judul “Perancangan Sistem Informasi Subsistem Retensi Formulir Rekam Medis
di Puskesmas PantiTahun 2018” yang bertujuan untuk memudahkan perekam
medis dalam melakukan retensi dan melakukan pendataan ketika berkas sudah
diretensi.

1.2 Rumusan penelitian

Bagaimana perancangan sistem informasi subsistem retensi formulir rekam medis

di Puskesmas Panti tahun 2018.

1.3 Tujuan penelitian

1.3.1 Tujuan umum
Tujuan dari penelitian ini adalahmerancang, membuat dan mengimplementasikan
sistem informasi subsitem retensi dokumen rekam medis.

1.3.2 Tujuan khusus

1. Mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi yang ada di Puskesmas Panti
2. Mendesain sistem informasi subsistem retensi berkas rekam medis
3. Mengkode sistem informasi subsistem retensi berkas rekam medis
4. Menguji sistem informasi subsistem retensi berkas rekam medis yang sudah
dibuat
5. Melakukan pemeliharaan sistem informasi subsistem retensi berkas rekam
medis

1.4 Manfaat penelitian

1.4.1 Peneliti
a. Memberikan pengetahuan tentang perancangan dan pembuatan aplikasi
khususnya aplikasi substem retensi dokuemn rekam medis
b. Dapat mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan dibangku kuliah
 4

1.4.2 Akademik
Sebagai bahan refrensi diperpustakaan dalam pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang pengelolaan dokumen rekam medik.

1.4.3 Puskesmas
a. Sebagai acuan untuk melakukan retensi dokumen rekam medik sesuai
Standard Operasional Prosedur (SOP) .
b. Bahan evaluasi pada pelaksanaan kerja di puskesmas Panti khususnya pada
bagian rekam medik.
c. Serta pendataan pada dokumen rekam medis yang telah dilakukan retensi.
 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian Terdahulu

2.1.1 Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Pada
Rumah Sakit Dr. Suyoto (2018)
Penelitian yang dilakukan Dimas (Satrio, 2018), mengatakan bahwa
penilaian terhadap arsip rekam medis aktif belum menggunakan Jadwal Retensi
Aktif (JRA) secara spesifik, sehingga hanya terpacu pada peraturan Kementrian
Kesehatan RI secara umum. Serta kendala yang muncul dalam kegiatan
penyusutan arsip rekam medis seperti terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam
medis, terbatasnya rak penyimpanan arsip serta sumber daya manusia yang masih
terbatas dalam kegiatan penyusutan arsip rekam medis. Metode yang digunakan
adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data
pada penelitian ini adalah wawancara, observasi dan studi pustaka. Subjek dalam
penelitian ini adalah koordinator rekam medis dan staff rekam medis. Kelemahan
dalam peneliti terdahulu yaitu perlu dilakukan penilaian arsip rekam medis agar
memudahkan dalam pemilahan dan pemindahan arsip berkas rekam medis serta
dalam pelaksanaaan retensi sebaiknya disesuaikan dengan Jadwal Retensi berkas.

2.1.2 Perancangan Sistem Informasi Sub Sistem Retensi Rekam Medis Di

Rumah Sakit Wijaya Kusuma Lumajang (2016)
Penelitian yang dilakukan Mega (Nirwanasari, 2016), menyatakan bahwa di
Rumah Sakit Wijaya Kusuma Lumajang bagian pendaftaran sudah
terkomputerisasi, namun ada yang masih dilakukan secara manual yaitu retensi
rekam medis. Dokumen rekam medis yang akan diretensi dilakukan pemilihan
satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu sekitar satu
bulan. Jenis penelitian ini adalah kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah
kepala rekam medis dan petugas rekam medis. Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah menggunakan metode waterfall dan menggunakan
pemrograman PHP dan Mysql. Pengumpulan data dilakukan dengan metode

5
 6

wawancara, observasi, dokumentasi dan diskusi. Hasil dalam penelitian ini adalah
bahwa sistem informasi sub sistem retensi rekam medis diharapkan dapat
mempermudah petugas dalam meretensi dokumen dengan cepat dan tepat serta
mengurangi beban kerja petugas. Dalam pembuatan sistem informasi ini masih
mempunyai kekurangan yaitu belum terintegrasi dengan sistem informasi bagian
pendaftaran, belum terdapat notifikasi ketika sebuah berkas sudah memasuki masa
retensi, belum terdapatnya SOP untuk mengetahui prosedur dalam penggunaan
sistem informasi sub sistem retensi serta belum adanya form berita acara
pemusnahan secara elektronik.

2.2 State of the Art

Tabel 2. 1 State Of The Art
Peneliti Dimas Satrio (2018) Mega Nirwanasari Kelompok 5(2018)
(2016)
Judul Pelaksanaan Kegiatan Perancangan Sistem Perancangan Sistem
Penyusutan Arsip Informasi Sub Sistem Informasi Retensi Rekam
Rekam Medis : Studi Retensi Rekam Medis Di Medis Di Puskesmas Panti
Kasus Pada Rumah Rumah Sakit Wijaya Kabupaten Jember
Sakit Dr. Suyoto Kusuma Lumajang
Subjek Koordinator Rekam Kepala Rekam Medis, Kepala Rekam Medis,
Medis dan staff Petugas Rekam Medis Petugas Rekam Medis
Rekam Medis
Objek Berkas Rekam medis Data pasien, data Data pasien, data
kunjungan pasien, dan kunjungan pasien, Jadwal
data petugas user Retensi

Metode Deskriptif Waterfall Waterfall

Penelitian
Output Laporan Kegiatan Sistem Informasi Sub Sistem Informasi Sub
Penyusutan Berkas Sistem Retensi Sistem Retensi
Rekam Medis
Penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu Perancangan Sistem Informasi
Retensi Rekam Medis Di Puskesmas Panti Kabupaten Jember, menyatakan bahwa
di tempat penelitian belum terdapat sistem informasi retensi rekam medis. Jenis
penelitian yang dilakukan menggunakan metode waterfall. Serta pengambilan
data yang dilakukan menggunakan observasi dan wawancara dan dokumentasi.
Subjek yang ada pada penelitian ini yaitu Kepala Rekam Medis, Petugas Rekam
Medis. Dengan adanya sistem informasi retensi di Puskesmas Panti, diharapkan
dapat mengurangi beban kerja petugas rekam medis untuk melakukan retensi
 7

berkas rekam medis. Kelebihan dari sistem yang akan dibuat oleh peneliti yaitu
sudah disesuaikan dengan Jadwal Retensi berkas serta terdapat report elektronik
berkas yang sudah dilakukan retensi.

2.3 Puskesmas
2.3.1 Pengertian Puskesmas
Depkes RI (Kementerian Kesehatan RI, 2014) mengatakan, Puskesmas
adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung
jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kesehatan.
Menurut Ilham Akhsanu Ridho (2008:143) dalam Jurnal Sanah (Nor Sanah,
2017)Puskesmas adalah suatu unit organisasi yang bergerak dalam bidang
pelayanan kesehatan yang berada di garda terdepan dan mempunyai misi sebagai
pusat pengembangan pelayanan kesehatan, yang melaksanakan pembinaan dan
pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu untuk masyarakat di suatu
wilayah kerja tertentu yang telah ditentukan secara mandiri dalam menentukan
kegiatan pelayanan namun tidak mencakup aspek pembiayaan.
Pusat Kesehatan Masyarakat yang dikenal dengan sebutan Puskesmas adalah
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) yang bertanggung jawab atas
kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya pada satu atau bagian wilayah
kecamatan. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 (Kementerian
Kesehatan RI, 2014) tentang Pusat Kesehatan Masyarakat dinyatakan bahwa
Puskesmas berfungsi menyelenggarakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama. Puskesmas
merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) dinas kesehatan
kabupaten/kota, sehingga dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, akan
mengacu pada kebijakan pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota bersangkutan, yang tercantum dalam Rencana Pembangunan
Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Lima Tahunan dinas kesehatan
kabupaten/kota.
 8

2.3.2 Tugas Puskesmas

Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai
tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung
terwujudnya kecamatan sehat (Kementerian Kesehatan RI, 2014).

2.3.3 Tujuan Puskesmas

Menurut Trihono (2005), tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan
oleh puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan kesehatan
nasional, yakni meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat
bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja puskesmas, agar
terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan
Indonesia sehat.

2.3.4 Fungsi Puskesmas

Dalam peraturan menteri kesehatan Nomor 75 (Kementerian Kesehatan RI,
2014) puskesmas memliki 2 fungsi yaitu Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) tingkat pertama. Menurut Mubarak
dan Chayatin (2009) dalam jurnal Sanah (Nor Sanah, 2017), puskesmas memiliki
tiga fungsi, antara lain :

1. sebagai pusat penggerak pembangunan yang berwawasan kesehatan, pusat

pemberdayaan masyarakat dan keluarga dalam pembangunan kesehatan serta
pusat pelayanan kesehatan masyarakat tingkat pertama.
2. Sebagai langkah awal dari program keperawatan kesehatan masyarakat, fungsi
dan peran puskesmas bukan saja persoalan teknis medis tetapi juga berbagai
keterampilan sumber daya manusia yang mampu mengorganisir model sosial
yang ada di masyarakat, juga
3. sebagai lembaga kesehatan yang menjangkau masyarakat di wilayah terkecil
dan membutuhkan strategi dalam hal pengorganisasian masyarakat untuk
terlibat dalam penyelenggaraan kesehatan secara mandiri.
 9

2.3.5 Wewenang Puskesmas

Puskesmas juga memiliki wewenang yang dijelaskan dalam PERMENKES no
775 (Kementerian Kesehatan RI, 2014) yaitu :
a. .menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dasar secara komprehensif,
berkesinambungan dan bermutu.
b. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang mengutamakan upaya promotif
dan preventif.
c. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berorientasi pada individu,
keluarga, kelompok dan masyaraka menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan
yang mengutamakan keamanan dan keselamatan pasien, petugas dan
pengunjung.
d. menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan dengan prinsip koordinatif dan kerja
sama inter dan antar profesi.
e. melaksanakan rekam medis.
f. melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap mutu dan akses
Pelayanan Kesehatan.
g. melaksanakan peningkatan kompetensi Tenaga Kesehatan.
h. mengoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas pelayanan
kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya; dan melaksanakan penapisan
rujukan sesuai dengan indikasi medis dan
i. Sistem Rujukan.

2.4 Rekam Medis

Dalam Permenkes No: 269/MENKES/PER/III/2008 yang dimaksud rekam
medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien,
hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan keteranagan
yang tertulis/terekam tentang identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan fisik,
laboraturium, diagnosa,pelayanan dan tindakan yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik di rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.Tujuan rekam
 10

medis adalah untuk memberikan informasi mengenai diri pasien kepada seluruh
pihak yang memberikan perawatan atau pengobatan kepada pasien tersebut.

2.4.1 Isi Rekam Medis

a. Catatan, merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien,
diagnosis, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter
dan dokter gigi maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan
kompetensinya.
b. Dokumen, merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto
rontgen, hasil laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi
keilmuannya. (Sjamsuhidajat dkk, 2006:11)

2.4.2 Kegunaan rekam medis

Kegunaan Rekam Medis menurut seorang pakar Gibony, menyatakan kegunaan
rekam medis mengunakan singkatan ALFRED, yaitu :

a. Administration (Administrasi) Data dan informasi yang dihasilakan dalam

rekam medis dapat digunakan menejemen untuk melaksanankan fungsinya
guna pengelolaan berbagai sumber daya.

b. Legal (Hukum) Rekam medis dapat digunakan sebagai alat bukti hukam
yang dapat melindungi pasien, provider (dokter, perawat dan tenaga
kesehatan lainnya) serta pengelolaan dan pemilik sarana pelayanan kesehatan
terhadap hukum.

c. Financial (Keuangan) Catatan yang ada dalam dokumen rekam medis dapat
digunakan untuk memprekdisikan pendapatan dan biaya sarana pelayanan
kesehatan.

d. Research (Penelitian) Dapat dilakukan penelusuran terhadap berbagai macam

penaykit yang telah dicatat kedalam dokumen rekam medis guna kepentingan
penelitian
 11

e. Education (Pendidikan ) Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk

pengembagan ilmu.

f. Documentation (Dokumentasi) Dapat digunakan sebagai dokumen karena

menyimpan sejarah medis seseorang

2.5 Retensi
2.5.1 Definisi Retensi
Menurut Permenkes No. 269 (PERMENKES, 2008) tentang rekam medis
pada bab IV pasal 8 menjelaskan bahwa retensi adalah rekam medis pasien rawat
inap di rumah sakit yang wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu
5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.Retensi
juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara
dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang
dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan(filing). Sebelum melakukan retensi
perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
Medis NomorHK.00.1.5.01160tahun 1995. Dokumen rekam medis yang telah
diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal
terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien.
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen
rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna,
rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
Penghancuran dapat dilakukan dengan cara membakar mencacah atau mendaur
ulang sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Tetapi dalam
pemusnahan berkas rekam medis tidak semua berkas dihancurkan melainkan
masih ada berkas yang harus dilestarikan( disimpan) yaitu ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.

2.5.2 Tujuan Retensi

Tujuan utamnya yaitu mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis
dan mengabdikan formulir-formulir rekam medis yang memilii nilai guna.Untuk
 12

itu dilakukan penyisiran,retensi dokumen rekam medis, penilaian nilai guna dan
pengabadian formulir-formulir rekam medis. Menurut mega, retensi mempunyai
tujuan yaitu :
a. Menjaga kerapian penyusutan berkas rekam medis aktif
b. Mempermudah dalam retrevial berkas rekam medis aktif
c. Menjaga informasi medis yang masih aktif (yang masih mengandung nilai
guna)
d. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan inaktif

2.5.3 Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam
Medis Inaktif
Menurut permenkes nomor 269 (Menteri Kesehatan RI, 2008)bab IV dijelaskan
tata cara penyimpanan berkas rekam medis sebelum dilakukan pemusnahan yaitu
sebagai berikut ;
a. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan.
b. Setelah batas waktu 5 tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
c. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk
jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
d. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanan oleh petugas yang
ditunjuk pemimpin sarana pelayanan kesehatan
e. Rekam medis saranan pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
f. Setelah batas waktu yang dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.
 13

2.6 Perancangan Sistem Informasi

2.6.1 Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2004:36) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial.”. Menurut
Ladjamudin (2005:13) Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilakasanakan akan
memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan/atau untuk
mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan laporan yang diperlukan.
Definisi sistem informasi menurut para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan,
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.

2.6.2 Perancangan sistem Informasi

Perancangan atau desain didefinisikan sebagai proses aplikasi berbagai teknik
dan prinsip bagi tujuan pendefinisian suatu perangkat, suatu proses atau sistem
dalam detail yang memadai untuk memungkinkan realisasi fisiknya Sedangkan
perancanagan sistem menurut George M.Scott,(2001.534) dalam jurnal
Pengembangan Sistem Informasi Pendataan Jemaat Gereja Masehi Advent Hari
Ketujuh Konferens Jawa Kawasan Timur Berbasis Web (Yuliawan, Sunarto, &
Soebijono, 2012) yaitu “Perancangan sistem adalah Menentukan bagaimana
mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan (configuring)
perangkat lunak dan komponen perangkat keras sistem dimana setelah
 14

pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase
analisis sistem.”. Tujuan perancangan sistem Informasi sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
3. Membentuk sistem agar dapat diterima dengan baik oleh pengguna sistem
maupun operator.

2.7 Metode Waterfall

2.7.1 Definisi Metode Waterfall
Linear squential model atau classic life cycle atau yang biasa disebut sebagai
model waterfall adalah model klasik sistematis yang berurutan dalam membangun
sebuah software (Pressman, 2010).

2.7.2 Model waterfall memiliki beberapa tahapan,

a. Analisis kebutuhan ( Requirement Analysis )
Tahapan ini merupakan tahapan analisis terhadap kebutuhan software dan
tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan
customer, maupun mengumpulkan data – data tambahan baik yang ada di jurnal,
artikel maupun sumber lainya data yang dikumpulkan adalah data tentang yang
dibutuhkan, data yang berdaya guna dan data yang berhubungan dengan software
yang akan dibuat. Yang akan dilakukan pada tahap ini yang dilakukan pada
analisis kebutuhan yaitu mengumpulkan dokumen rekam medis yang akan di
retensi, mengumpulkan data – data tentang dokumen rekam medis yang akan
diretensi, dan menganalisis SOP alur retensi berkas rekam medis.

b. Desain ( Design )
Tahapan ini merupakan lanjutan dari tahap analisis kebutuhan. Tahapan ini
meliputi beberapa langkah yang mana tahapan dari langkah tersebut befokus pada
beberapa atribut program, atribut tersebut yaitu: stuktur data, arsitektur software,
gambaran sistem dan proses atau algoritma yang jelas. Tahapan ini akan
 15

menghasilkan dokumen user requirement atau data yang berkaitan dengan

kebutuhan dan keinginan pengguna dalam pembuatan software. sama seperti
tahapan analisis kebutuhan tahapan ini juga menjadi tahap dari bagian dari
susunan software. tahapan yang dilakukan didalam penelitian ini yaitu membuat
algoritma tentang retensi berkas rekam medis, mendesain tampilan sistem
informasi tentang retensi.

c. Pengkodean ( Coding )
Tahapan coding merupakan tahap saat proses membuat kode. Coding atau
pengkodean merupakan penterjemahan desain ke dalam bahasa yang bisa dikenali
oleh komputer. Pada tahap ini programmer akan menerjemahkan transaksi yang
diminta oleh pengguna (user). Tahapan ini merupakan tahapan secara nyata dalam
mengerjakan suatu software, artinya penguunaan komputer akan dimaksimalkan
dalam tahapan ini. Setelah proses pengkodean selesai maka akan ditemukan
kesalahan – kesalahan terhadap sistem untuk dapat diperbaiki. Tahapan yang akan
dilakukan pada penelitian ini yaitu yaitu mengcoding sistem informasi retensi
dokumen rekam medis yang akan dibuat.

d. Pengujian ( Testing )
Pada fase ini komponen individu dan solusi terintegrasi diverifikasi untuk
melihat apakah software atau sistem telah memenuhi spesifikasi kebutuhan
perangkat lunak atau belum memenuhi. Tester yang digunakan adalah stakeholder
yang terlibat dalam fase model. Uji kasus ditulis untuk mengevaluasiapakah
sistem sepenuhnya atau sebagian memenuhi persyaratan sistem. Pengujian dapat
dikategorikan ke dalam unit testing (dilakukan pada modul tertentu kode), sistem
pengujian (untuk melihat bagaimana sistem bereaksi ketika semua modul yang
terintegrasi) dan penerimaan pengujian (dilakukan dengan atau nama pelanggan
untuk melihat apakah semua kebutuhan pelanggan puas). Kekurangan sistem atau
software yang ditemukan pada tahap ini diberikan sebagai umpan balik kepada
para pengembang yang pada gilirannya memperbaiki masalah. Ini adalah tahap di
 16

mana produk dikembangkan didokumentasikan. Didalam penelitian ini yang

tahapan yang dilakukan yaitu menguji sistem informasi retensi dokumen rekam
medis untuk mengetahui apakah sistem informasi retensi dokumen rekam medis
yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan puskesmas panti atau masih belum
sesuai, jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan tetapi jika sudah sesuai
makan akan dilakukan tahapan yang selanjutnya.

e. Pemeliharaan ( Maintenance )
1) Instalasi
Tahapan ini adalah tahapan proses instalasi software atau sistem agar software
atau sistem tersebut dapat digunakan oleh pengguna.
2) Pemeliharaan

Ini adalah tahap akhir dari model waterfall dan terjadi setelah instalasi
sistem produk dilakukan. "Tahap ini melibatkan membuat modifikasi pada sistem
atau komponen individu untuk mengubah atribut atau meningkatkan kinerja
sistem". Modifikasi yang muncul karena perubahan permintaan disebabkan karena
kekurangan yang ditemukan saat menggunakan sistem secara real time. Didalam
tahapan yang akan dilakukan pada penelitian ini yaitu melakukan instalasi sistem
informasi retensi yang telah dibuat. Setelah melakukan instalasi makan tahapan
yang akan dilakukan yaitu melakukan perawatan dan pemeliharaan sistem
informasi retensi yang telah dibuat.

Modifikasi yang muncul karena perubahan permintaan disebabkan karena

kekurangan yang ditemukan saat menggunakan sistem secara real time.
 17

Gambaran tahapan model Waterfall (Pressman, 2010)

Analisis Kebutuhan

Desain

Pengkoden

Pengujian

Pemeliharaan

Bagan 2. 1 Metode Waterfall

2.8 Unified Modelling Language (UML)

2.8.1 Pengertian UML
Unified Modelling Language (UML) dapat diartikan sebuah "bahasa" yg
telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar
untuk merancang model sebuah sistem. UML dapat membuat model untuk semua
jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti
keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa
pemrograman apapun (Dharwiyanti & Wahono, 2003).

2.8.2 Benda/Things UML

 Classes, dapat diuraikan sebagai sekelompok dari object yang mempunyai
atribute, operasi, hubungan yang semantik. Sebuah kelas yang dapat
 18

mengimplementasikan 1 atau lebih interfaces. Sebuah kelas dapat digambarkan

dengan sebuah persegi panjang, yang mempunyai sebuah nama, atribute, dan
metoda pengoperasiannya.
 Interfaces, merupakan sebuah antar-muka yang menghubungkan dan melayani
antar kelas atau elemen. ‘Interface’ / antar-muka mendefinisikan sebuah set /
kelompok dari spesifikasi pengoperasian, umumnya digambarkan dengan
sebuah lingkaran yang disertai dengan namanya. Sebuah antar-muka berdiri
sendiri dan umumnya merupakan pelengkap dari kelas atau komponen.
 Collaboration, didefinisikan dengan interaksi dan sebuah kumpulan / kelompok
dari kelas-kelas/elemen-elemen yang bekerja secara bersama-sama.
Collaborations mempunyai struktur dan dimensi. Pemberian sebuah kelas
memungkinkan berpartisipasi didalam beberapa collaborations dan
digambarkan dengan sebuah ‘elips’ dengan garis terpotong-potong.
 Use cases, merupakan rangkaian/uraian sekelompok yang saling terkait dan
membentuk sistem secara teratur yang dilakukan atau diawasi oleh sebuah
aktor. ‘use case’ digunakan untuk membentuk tingkah-laku benda/ things
dalam sebuah model serta di realisasikan oleh sebuah collaboration. Umumnya
‘use case’ digambarkan dengan sebuah ‘elips’ dengan garis yang solid,
biasanya mengandung nama.
 Nodes, adalah fisik dari elemen-elemen yang ada pada saat dijalankannya
sebuah sistem, contohnya adalaha sebuah komputer, umumnya mempunyai
sedikitnya memory dan processor. Sekelompok komponen mungkin terletak
pada sebuah node dan juga mungkin akan berpindah dari node satu ke node
lainnya. Umumnya node ini digambarkan seperti kubus serta hanya
mengandung namanya.

2.8.3 Hubungan/Relationship UML

 Dependency, merupakan hubungan semantik antara dua benda/things yang
mana sebuah benda berubah mengakibatkan benda satunya akan berubah pula.
Umumnya dependency digambarkan sebuah panah dengan garis terputus-
putus.
 19

 Association, merupakan hubungan antar benda struktural yang terhubung

diantara obyek. Kesatuan obyek yang terhubung merupakan hubungan khusus,
yang menggambarkan sebuah hubungan struktural diantara seluruh atau
sebagian. Umumnya assosiation digambarkan dengan sebuah garis yang
dilengkapi dengan sebuah label, nama, dan status hubungannya.
 Generalizations, merupakan menggambarkan hubungan khusus dalam obyek
anak/child yang menggantikan obyek parent/induk . Dalam hal ini, obyek anak
memberikan pengaruhnya dalam hal struktur dan tingkah lakunya kepada
obyek induk. Digambarkan dengan garis panah.
 Realizations, adalah hubungan semantik antara pengelompokkan yang
menjamin adanya ikatan diantaranya. Hubungan ini dapat diwujudkan diantara
interface dan kelas atau elements, serta antara use cases dan collaborations.
Model dari sebuah hubungan realization.

2.8.4 Bagian Diagram UML

a. Diagram Use Case

Diagram Use Case yaitu menggambarkan apa saja aktifitas yang dilakukan
oleh suatu sistem dari sudut pandang pengamatan luar. yang menjadi persoalan
itu apa yang dilakukan bukan bagaimana melakukannya. Diagram Use Case
dekat kaitannya dengan kejadian-kejadian. kejadian (scenario) merupakan
contoh apa yang terjadi ketika seseorang berinteraksi dengan sistem
b. Diagram Class
Diagram Class memberikan pandangan secara luas dari sebuah sistem dengan
menunjukan kelas-kelasnya dan hubungan mereka. Diagram Class bersifat
statis; menggambarkan hubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjadi jika
mereka berhubungan.
c. Package dan Object
Untuk mengatur pengorganisasian diagram Class yang kompleks, dapat
dilakukan pengelompokan kelas-kelas berupa package (paket-paket). Package
adalah kumpulan elemen-elemen logika UML.
 20

d. Diagram Sequence
Diagram Class dan Object merupakan suatu gambaran model statis. Namun
ada juga yang bersifat dinamis, seperti Diagram Interaction. Diagram sequence
merupakan salah satu diagram Interaction yang menjelaskan bagaimana suatu
operasi itu dilakukan; message (pesan) apa yang dikirim dan kapan
pelaksanaannya. Diagram ini diatur berdasarkan waktu. Obyek-obyek yang
berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan
berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut.
e. Diagram Collaboration
Diagram Collaboration juga merupakan diagram interaction. Diagram
membawa informasi yang sama dengan diagram Sequence, tetapi lebih
memusatkan atau memfokuskan pada kegiatan obyek dari waktu pesan itu
dikirimkan.
f. Diagram State Chart
Behaviors dan state dimiliki oleh obyek. Keadaan dari suatu obyek bergantung
pada kegiatan dan keadaan yang berlaku pada saat itu. Diagram StateChart
menunjukan kemungkinan dari keadaan obyek dan proses yang menyebabkan
perubahan pada keadaannya
g. Diagram Activity
Pada dasarnya diagram Activity sering digunakan oleh flowchart. Diagram ini
berhubungan dengan diagram Statechart. Diagram Statechart berfokus pada
obyek yang dalam suatu proses (atau proses menjadi suatu obyek), diagram
Activity berfokus pada aktifitas-aktifitas yang terjadi yang terkait dalam suatu
proses tunggal.
h. Diagram Component dan Deployment
Component adalah sebuah code module (kode-kode module). Diagram
Component merupakan fisik sebenarnya dari diagram Class. Diagram
Deployment menerangkan bahwa konfigurasi fisik software dan hardware.
 21

2.8.5 Langkah – Langkah Membuat UML

1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan
aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
2. Petakan use case untuk tiap business process untuk mendefinisikan dengan
tepat fungsionalitas yang harus disediakan oleh sistem. Kemudian perhalus
use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-
catatan lain.
3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur
fisik sistem.
4. Definisikan requirement lain (non-fungsional, security dan sebagainya) yang
juga harus disediakan oleh sistem.
5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
6. Definisikan objek-objek level atas (package atau domain) dan buatlah
sequence dan/atau collaboration diagram untuk tiap alir pekerjaan. Jika
sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buatlah satu
diagram untuk masing-masing alir.
7. Buarlah rancangan user interface model yang menyediakan antarmuka bagi
pengguna untuk menjalankan skenario use case.
8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap
package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut
dan metodanya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk
menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan
pengelompokan class menjadi komponen-komponen. Karena itu buatlah
component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan tes integrasi untuk setiap
komponen meyakinkan ia berinteraksi dengan baik.
10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan
requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan, dan sebagainya. Petakan
komponen ke dalam node.
11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan :
Pendekatan use case, dengan meng-assign setiap use case kepada tim
 22

pengembang tertentu untuk mengembangkan unit code yang lengkap dengan

tes. Pendekatan komponen, yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim
pengembang tertentu.
12. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model berserta codenya.
Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual. 13. Piranti lunak siap
dirilis.

2.9 Contex Diagram

2.9.1 Pengertian Diagram Contex
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk
memperlihatkan intekasi sistem informasi dengan lingkungan dimana sistem
tersebut ditempatkan (Oetomo, 116 : 2006) dikutip dari jurnal Pembangunan
Sistem Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa Berbasis Web Pada Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo (Ainur Rivai & Eka
Purnama, 2014). Context diagram adalah Data Flow Diagram (DFD) tingkat atas,
yaitu diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang
menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan
keluar eksternal.

2.9.2 Karakteristik Sistem

Context diagram mempunyai sejumlah karakteristik dalam sistem, yaitu:
a. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan
komunikasi (sebagai terminator).
b. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus
diproses dengan cara tertentu.
c. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.
d. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem
dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh
lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem.
Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan
syarat simbol tersebut.
 23

e. Batasan antara sistem dan lingkungan

2.9.3 Simbol – Simbol DFD

Terdapat beberapa simbol dalam DFD yaitu (Muhbib, 2013):
Tabel 2. 2 Simbol DFD
Simbol Nama Simbol dan Keterangan

Terminator
Menggambarkan asal data atau tujuan
data

Proses
Menggambarkan entitas atau proses
aliran data masuk yang
ditransformasikan ke aliran data.

Aliran Data
Menggambarkan aliran data atau
informasi dari atau ke sistem.

Penyimpanan
Data digunakan untuk mendefinisikan
baris data atau seringkali
mendefinisikan bagaimana
penyimpanan di implementasikan
dalam sistem komputer.

2.10Data Flow Diagram (DFD)

2.10.1 Definisi Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Lukman, 11: 2011) dalam jurnal Indonesian Journal on
Networking and Security,Data Flow Diagramadalah suatu model logika data atau
proses yang dibuat lebih mendetail dibanding diagram konteks yang
diperbolehkan, bisa dicapai dengan mengembangkan diagram. Sisa diagram asli
dikembangkan ke dalam gambaran yang lebih terperinci yang melibatkan tiga
sampai Sembilan proses dan menunjukkan penyimpanan data dan aliran data baru
pada level yang lebih rendah.
 24

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-
notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang
penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika,
tersruktur dan jelas. DFD sangat mirip dengan Flowchart. DFD merupakan alat
bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem.

2.10.2 Simbol-Simbol dalam DFD

Dibawah merupakan simbol simbol dari DFD yang digunakan:
a. Terminator/Kesatuan luar (External Entity)

gambar 2. 1Terminator

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen

di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang
sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau
sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang
dikembangkan.

b. Arus data (data flow)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini
mengalir diantara proses (Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar
(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa
masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

gambar 2. 2 Arus Data

c. Proses (process)
 25

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin,
atau komputer dan hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dilakukan arus data yang akan keluar dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan
dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan
sudut-sudutnya tumpul.

gambar 2. 3 Proses

d. Simpanan data (data store)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat
berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak
tempat data di meja seseorang, tabel acuan manual, agenda atau buku. Simpanan
data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang
tertutup di salah satu ujungnya.

gambar 2. 4Simpan Data

2.11Entity Relationship Diagram (ERD)

Merupakan suatu midel untuk menjelaskan hubungan antar data dalam
basis data berdasarkan suatu presepsi bahwa real word terdiri dari object-object
tersebut. Menurut Lukman (2011), dalam jurnal Indonesian Journal on
Networking and Security.
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah diagram model
jaringan yang mengguna-kan susunan data yang tersimpan didalam suatu sistem
secara abstrak, (Jogiyanto. 2005: 2). Adapun simbol-simbol didalam ERD yaitu:
 26

Tabel 2. 3Simbol-simbol ERD

Simbol Nama Keterangan

Entitas Suatu kumpulan objek atau sesuatu

yang dapat dapat dibedakan atau
didefinisikan secara unik.

Atribut Menyatakan atribut yang berfungsi

sebagai key.

Relationship Menyatakan himpunan relasi yang

terjadi antara suatu entitas atau
lebih.

Link/ Garis Menyatakan hubungan himpunan

relasi dengan himpunan entitas dan
atributnya.

2.12FoxPro
2.12.1 Pengertian Microsoft Visual Fox Pro
Microsoft Visual Foxpro 9.0 adalah program Database yang sering
digunakan untuk menyusun aplikasi yang menyangkut data cukup besar seperti
data karyawan, data siswa, nilai mata diklat, investasi barang, dan lainnya
(Heriansyah, 2015)
Microsoft visual Fox Pro atau sering disingkat dengan Fox Pro merupakan
suatu bahasa pemrograman visual yang berorientasi pada database. Menggunakan
fox pro, pembuatan program aplikasi database akan terasa mudah dan cepat.
Microsoft visual fox pro sebenarnya bukanlah pendatang baru dalam dunia
pemrograman database. ( Kasmoni, 2004)
 27

2.12.2 Komponen – Komponen Microsoft Visual FoxPro

Berikut ini penjelasan singkat tentang komponen yang ada pada Microsoft
visual fox pro .
a. Komponen Tampilan Layar
1) Menu Bar
Ada beberapa menu yang juga dimiliki oleh berbagai aplikasi windows lainnya.
Dalam menu bar tersebut terdapat beberapa pilihan utama, yaitu:
a) File : Dapat anda gunakan untuk membuat, membuka, menutup, menyimpan
dan mencetak file. Di dalamnya juga terdapat menu exit yang berguna untuk
keluar dari Microsoft Visual FoxPro.
b) Edit : Berfungsi untuk mengedit. Di dalamnya terdapat pilihan cut, copy, paste
dan lainnya.
c) View : Memiliki pilihan toolbar yang dapat anda gunakan untuk mengatur
toolbar yang akan anda munculkan di layar.
d) Tool : Dapat anda gunakan untuk mengatur beberapa utility yang ada pada
Microsoft Visual FoxPro.
e) Project : Dapat anda gunakan untuk mengelola project yang sedang anda buka.
f) Program : Dapat anda gunakan untuk menjalankan dan menghentikan program
serta untuk meng-compile program.
g) Window : Dapat anda gunakan untuk mengelola window – window yang
dibuka.
h) Help : Dapat anda gunakan untuk membuka system bantuan yang disediakan
i) Tabel : Akan ditambahkan saat anda bekerja dengan data.
j) Toolbar : Toolbar merupakan sekumpulan tombol yang dapat anda gunakan
untuk melakukan berbagai operasi pengelolaan dan pengaturan.
k) Window View : Window ini digunakan untuk membuka, mengatur, dan
menampilkan data yang ada pada tabel secara tepat.
l) Window Command : Window command berfungsi sebagai tempat memberikan
perintah secara langsung kepada Microsoft Visual FoxPro atau dapat pula
diartikan sebagai alternatif dalam memberikan perintah selain menggunakan
menubar atau toolbar.
 28

b. Komponen Dalam Microsoft Visual FoxPro

Beberapa komponen dasar yang ada, adalah:
1) Project : Merupakan sebuah file yang memasukan semua file program, form,
menu, library, reports, label, querie, dan tipe lainnya yang digunakan untuk
membuat sebuah aplikasi.
2) Form : Merupakan Class Container yang merupakan sekumpulan atau beberapa
page seperti window standar atau kotak dialog.
3) Report : Merupakan bentuk desain cetakan informasi data yang akan digunakan
sebagai penyaji informasi.
4) Query : Merupakan sebuah pendefenisian sebuah informasi dari data base,
yang pembentukannya menggunakan criteria untuk mengekstrak record
khusus.
5) View : Dapat digunakan sebagai pengasumsian table sementara.
6) Class Library : Class yang didefinisikan secara visual dimasukan dalam sebuah
class library.
7) Menu : Merupakan daftar item.
8) Program : Merupakan sebuah file yang berisi satu atau beberapa intruksi atau
perintah tersusun secara terstruktur.

c. Komponen Data Microsoft Visual FoxPro

Berikut ini beberapa komponen Data Microsoft Visual FoxPro:
1) Database : Dapat terdiri dari beberapa table.
2) Table : Pada Microsoft Visual FoxPro dapat berisi sampai tiga file yang
terintregrasi.
3) Record : Merupakan sebuah unit masukan dalam sebuah tabel.
4) Field : Dalam Microsoft Visual FoxPro nama field sampai 225. Setiap field
memiliki satu tipe field dari 13 tipe yang ada.
5) File.MEM : Data dapat dimasukan kedalam file.MEM. Data yang dimasukan
kedalam file ini biasanya bertipe memo.
 29

2.13Gambaran Sistem

gambar 2. 5 Gambaran Sistem

Pada gambaran sistem diatas menjelaskan bahwa tahap pertama dalam

sistem ini yaitu melakukan log in oleh petugas RM dengan memasukkan
username dan password. Setelah itu petugas menginputkan nomer RM dan
tanggal terakhir pasien berobat pada sebuah berkas. Setelah itu sistem akan
 30

melakukan pemisahan berkas RM, apabila tanggal terakhir DRM kurang dari 2
tahun maka akan masuk database sebagai DRM aktif. Sebaliknya, apabila tanggal
terakhir lebih dari 2 tahun, maka DRM akan masuk pada database DRM inaktif.
Setelah itu, petugas akan melakukan pemilihan berkas inaktif sesuai dengan
jadwal retensi setiap poli. Apabila berkas inkatif belum sesuai dengan Jadwal
Retensi berkas, maka akan disimpan terlebih dahulu sebagai berkas inkatif
kembali. Apabila berkas sudah memasuki jadwal retensi maka akan dilakukan
pemusnahan berkas kecuali persetujuan tindakan dan resume medis. Setelah
dilakukan retensi, nomer RM yang dilakukan retensi akan masuk database RM
retensi. Setelah dilakukan retensi, petugas akan membuat Berita acara Retensi
dalam bentuk report dan Laporan kepadakepala puskesmas melalui sistem.

2.14Kerangka Konsep

INPUT Proses Output

1. Data Pasien Merancang sistem Sistem Informasi

2. Data informasi menggunakan Subsistem Retensi
Kunjungan metode Waterfall di Puskesmas
Pasien 1. Requirements Panti
3. Jadwal Retensi definition
2. Sistem and software
design
3. Implementasi and
unit testing
4. Integration and
sistem testing
5. Operation and
maintenance
 BAB 3. METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan kualitatif dimana peneliti mengekplorasi analisis
kualitatif retensi berkas rekam medis di Puskesmas Panti.

3.2 Tempat dan Wktu Penelitian

3.2.1 Tempat Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan oleh peneliti di unit kerja rekam medis di Puskesmas
Panti Jember.

3.2.2 Waktu Penelitian

Waktu yang dibutuhkan dalam penelitian ini dimulai pada bulan Februari– Mei
Tahun 2018.

3.3 Alat dan Bahan

3.3.1 Alat
a. Hardware
Hardwarwe yang digunakan adalah laptop dengan processor IntelAMD
Random Acces Memory (RAM) 2 GB, 64 bit
b. Software
Software yang digunakan adalah :
1) Microsoft Visio 2014
2) Microsoft Word2010
3) Microsoft Foxpro 9.0
4) Power Designer 15.1

26
 27

3.3.2 Bahan
Bahan yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Subsistem
Retensi berkas rekam medis dalam penelitian ini adalah data pasien (No. RM
pasien, tahun terakhir pasien berkunjung),data kunjungan pasien dan jadwal
retensi berkas di setiap poli di Puskesmas Panti

3.4 Unit Analisis

3.3.1 Subyek dan Informasi Penelitian
Subyek penelitian dalam penelitian ini adalah petugas rekam medis dan
kepala TU dipuskesmas panti jember. Dimana dipuskesmas panti terdiri dari
beberapa petugas rekam medis.

3.3.2 Obyek Penelitian

Dalam pembuatan sitem retensi elektronik ini penulis memilih puskesmas
panti di Jember yang dijadikan sebagai tempat penelitian. Puskesmas panti
merupakan fasilitas pelayanan tingkat pertama yang terletak di Jl.PB. Sudirman
No.85, Panti di Kabupaten Jember. Adapun pemilihan puskesmas ini sebagai
obyek penelitian dengan alasan puskesmas tersebut belum pernah melakukan
retensi sama sekali semenjak berdirinya puskesmas sehingga terjadi penumpukan
dokumen rekam medis dan mempersulit dalam pencarian berkas. Sehingga
menyebabkan kurang optimalnya dalam pelayanan kesehatan yang diberikan.

3.3.3 Variabel Penelitian

Sugiyono (1997) menyatakan bahwa variabel di dalam penelitian merupakan
suatu atribut dari sekelompok obyek yang diteliti yang mempunyai variasi antara
satu dengan yang lain dalam kelompok tersebut.Variabel adalah objek penelitian,
atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Dalam penelitian ini
terdapat dua variabel yaitu: Variabel bebas (independent variable), dan variabel
terikat (dependent variable):
 28

1. Variabel bebas (independent variable) adalah variabel yang menjadi sebab

timbulnya atau berubahnya variabel dependen (variable terikat) Yang menjadi
variabel bebas dalam penelitian ini adalah sistem retensi berkas rekam medik
2. Variabel terikat (dependent variable) merupakan variabel yang dipengaruhi
atau yang menjadi akibat, karena adanya variabel bebas.Yang menjadi variabel
terikat dalam penelitian ini adalah penyusutan berkas rekam medis,
pengurangan beban penyimpanan berkas rekam medis, dan hasil pelayanan
kesehatan yang meningkat.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

3.4.1 Observasi
Metode pengumpual data ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan dan
penelusuran secara langsung untuk memperoleh data primer dan gambaran umum
yang berkaitan dengan perancangan sistem informasi retensi.

3.4.2 Wawancara
Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan mengumpulkan data dengan cara
mengajukan pertanyaan kepada pihak yang bertanggung jawab pada pengelolaan
filling puskesmas.

3.4.3 Dokumentasi
Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mengambil gambar dari
ruangan filling puskesmas yang mana pada ruangan tersebut belum dilakukan
retensi berkas rekam medis.

3.6 Instrumen Penelitian

Menurut Notoatmadjo (2012), instrumen penelitian adalah alat-alat atau fasilitas
yang digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data penelitian. Instrumen
yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
A. Lembar wawancara
 29

Lembar ini berisi daftar pertanyaan yang akan diajukan oleh

peneliti kepada subjek penelitian yaitu kepala rekam medis dan petugas IT
di puskesmas Panti.
B. Lembar observasi
Dalam penelitian ini berisi hal-hal yang diamati terkait pelaksanaan
retensi rekam medis di puskesmas Panti
C. Alat tulis
Yang digunakan dalam penelitian ini adalah pena dan buku untuk
mencatat hasil dari diskusi

3.7 Alur Penelitian

Studi Pendahuluan Indentifikasi Masalah Studi Literatur

Rumusan Masalah

Tujuan Penelitian

Pengumpulan Data

Metode Waterfall

1. Analisis Kebutuhan
2. Desain
3. Pengkodean
4. Pengujiasn
5. Pemeliharaan

Hasil dan Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

Bagan 3. 1 Alur Penelitian

 30

Berikut ini adalah penjelasan dari Bagan 3.1 Alur Penelitian, yaitu :

a. Studi Pendahuluan
Melakukan studi langsung ke Puskesmas Panti Kabupaten Jember agar
mengetahui permasalahan yang ada disana.
b. Studi Literatur
Melakukan studi pustaka dari literatur-literatur yang ada, seperti jurnal
kesehatan, jurnla IT, buku, dan regulasi terkait penelitian ini.
c. Identifikasi masalah
Melakukan pengidentifikasian masalah yang terjadi pada Puskesmas Panti
setelah melakukan studi pendahuluan
d. Rumusan masalah
Merumuskan masalah setelah melakukan identifikasi terhadap permasalahan
e. Tujuan penelitian
Menentukan tujuan penelitian berdasarkan identifikasi dan rumusan masalah.
f. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan secara kualitatif di puskesmas Panti untuk
kebutuhan pembuatan Sistem Informasi Subsistem Retensi
g. Analisis dan Desain (Waterfall)
1) Analisis kebutuhan dengan menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam
pembuatan sistem informasi dilakukan dengan metode wawancara dan
observasi.
2) Desain sistem informasi menggunakan Microsoft Visio 2010untuk pembuatan
flowchart dan ERD, PowerDesigner 15.1 untuk pembuatan Context Diagram
dan DFD.
h. Pengkodean (Waterfall)
Melakukan pengkodean program dan pengimplementasian desain ke dalam
Microsoft Foxpro 9.0 untuk perancangan sistem informasi.
i. Pengujian (Waterfall)
Melakukan pengujian pada program dengan teknik Black box, yaitu pengujian
perangkat lunak dari segi spesifikasi tanpa menguji kode program dan tampilan
interface
 31

j. Hasil dan Pembahasan

Menampilkan hasil dan membahas seluruh kegiatan yang dilakukan dalam
penelitian berupa perancangan sistem informasi dan dibuat laporan yang telah
peneliti lakukan yang berisi hasil dan pembahasan
k. Kesimpulan dan Saran
Proses penarikan kesimpulan dan saran berdasarkan dari hasil penelitian yang
telah dilakukan.
 DAFTAR PUSTAKA

Ainur Rivai, D., & Eka Purnama, B. (2014). Pembangunan Sistem Informasi
Pengolahan Data Nilai Siswa Berbasis Web Pada Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo. IJNS -Indonesian Journal on
Networking, 2(3), 2302–5700.

Dharwiyanti, S., & Wahono, R. S. (2003). Pengantar Unified Modeling LAnguage

(UML). IlmuKomputer.com, 1–13. Retrieved from
http://www.unej.ac.id/pdf/yanti-uml.pdf

Kementerian Kesehatan RI. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. 2014.
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Kementerian Kesehatan RI. (2016). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No

44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas. Jakarta. Retrieved
from
http://kesga.kemkes.go.id/images/pedoman/PMK_No._44_ttg_Pedoman_Ma
najemen_Puskesmas_ (1).pdf

Menteri Kesehatan RI. (2008). Permenkes RI No 269 Tahun 2008 tentang Rekam
Medis. Menteri Kesehatan.

Muhbib, A. H. (2013). Implementasi Dekstop Sistem Inventasi Pada Hudi Motor

Karangrayung Grobogan. Eprints Udinus, 1–41. Retrieved from
http://eprints.dinus.ac.id/12183/1/jurnal_12089.pdf

Nirwanasari, M. (2016). Perancangan Sistem Informasi Sub Sistem Retensi

Rekam Medis Di Rumah Sakit Wijaya Kusuma Lumajang.

Nor Sanah. (2017). Pelaksanaan Fungsi Puskesmas ( Pusat Kesehatan Masyarakat

) Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan. Ilmu Pemerintah,

32
 33

5(1), 305–314. Retrieved from http://ejournal.ip.fisip-unmul.ac.id/site/wp-

content/uploads/2017/03/Nor Sanah (03-01-17-09-15-45).pdf

PERMENKES. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008. Retrieved from
http://buk.depkes.go.id/index.php?option=com_docman&task=doc_details&
gid=35&Itemid=142%5Cnbuk.depkes.go.id/index.php?option=com_docman
&task=doc_download&gid=35&Itemid=112

Pressman, R. S. (2010). Software Engineering.

Satrio, D. (2018). Pelaksanaan Kegiatan Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi

Kasus Pada Rumah Sakit DR. Suyoto. Jakarta. Retrieved from
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/37801/1/DIMAS
SATRIO-FAH.pdf

Yuliawan, Y., Sunarto, M. J. D., & Soebijono, T. (2012). PENGEMBANGAN

SISTEM INFORMASI PENDATAAN JEMAAT GEREJA MASEHI
ADVENT HARI KETUJUH KONFERENS JAWA KAWASAN TIMUR
BERBASIS WEB, 2(2), 140–143.