LAPORAN KERJA PRAKTEK

PT. TRAKINDO UTAMA

Disusun Oleh:
Yulina Evita Sari Simanungkalit
140607626

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ATMAJAYA YOGYAKARTA

2017
26
SURAT KETERANGAN PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
(terlampir)

iii
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan penyertaannya
sehingga laporan kerja praktek ini dapat terselesaikan dengan baik dan lancar.

Ucapan Terimakasih penulis sampaikan kepada pihak – pihak yang telah

mendukung proses kerja praktek dan membantu terselesaikannya laporan akhir ini. Pihak –
pihak tersebut antara lain

1. Bapak Tonny Yuniarto ST., M. Sc.sebagai dosen pembimbing

2. Bapak Riza F Djauhari sebagai manajer service site Sanga Sanga
3. Bapak Imam Sudrajat sebagai supervisor service site Sanga Sanga
4. Bapak Choirul Asyril Zanuar Syah sebagai pembimbing lapangan
5. Bapak Teguh Priatno, Bapak Juki Priatno, Bapak Marthian Y P Garambang, Bapak
Andri Setiawan dan bapak-bapak lainnya yang telah banyak mendukung selama
proses kerja praktek berlangsung

Laporan Akhir Kerja Praktek yang merupakan hasil dari kegiatan kerja praktek
selama 30 hari kerja di PT. Trakindo Utama site Sanga Sanga yang direkap.

Penulis memohon maaf apabila masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan
dan penyusunan Laporan Akhir Kerja Praktek ini, Oleh karena itu penulis mengharapkan
Kritik dan Saran agar dapat mengevaluasi kembali dan Penulis dapat menjadi lebih baik
dalam hal penulisan laporan

Bantuas, 6 Agustus 2017

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ................................................................................................................. i

Halaman Pengesahan ..................................................................................................... ii
Surat Keterangan Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................. iii
Kata Pengantar ................................................................................................................ iv
Daftar Isi .......................................................................................................................... v
Bab 1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1
1.2 Tujuan ............................................................................................................. 1
1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................... 2
Bab 2 Tinjauan Umum Perusahaan
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................................. 3
2.2 Struktur Organisasi ............................................................................................ 5
2.3 Manajemen Perusahaan ................................................................................... 8
Bab 3 Tinjauan Sistem Perusahaan
3.1 Proses Bisnis Perusahaan atau Unit Usaha atau Departermen ....................... 9
3.2 Layanan yang Diberikan ................................................................................... 9
3.3 Proses Operasi ................................................................................................. 14
3.4 Fasilitas Operasi ................................................................................................14
Bab 4 Tinjauan Pekerjaan Mahasiswa
4.1 Lingkup Pekerjaan .............................................................................................. 18
4.2 Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Pekerjaan .......................................... 19
4.3 Metodelogi Pelaksanaan Pekerjaan ....................................................................20
4.4 Hasil Pekerjaan ...................................................................................................21
Bab 5 Penutup
5.1 Kesimpulan ......................................................................................................... 22
5.2 Saran .................................................................................................................. 22
LAMPIRAN

v
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Atma
Jaya Yogyakarta (PSTI UAJY) mewajibkan semua mahasiswanya untuk
melaksanakan kerja praktek sesuai dengan Kurikulum di PSTI UAJY. PSTI UAJY
memandang kerja praktek sebagai wahana atau sarana bagi mahasiswa untuk
mengenali suasana di industri serta menumbuhkan, meningkatkan, dan
mengembangkan etos kerja profesional sebagai calon sarjana Teknik Industri.
Kerja praktek dapat dikatakan sebagai ajang simulasi profesi mahasiswa
Teknik Industri. Paradigma yang harus ditanamkan adalah bahwa selama kerja
praktek mahasiswa bekerja di perusahaan yang dipilihnya. Bekerja, dalam hal ini
mencakup kegiatan perencanaan, perancangan, perbaikan, penerapan dan
pemecahanan masalah. Oleh karena itu, dalam kerja praktek kegiatan yang
dilakukan oleh mahasiswa adalah:
1. Mengenali ruang lingkup perusahaan
2. Mengikuti proses kerja di perusahaan secara kontinu
3. Melakukan dan mengerjakan tugas yang diberikan oleh atasan, supervisor
atau pembimbing lapangan
4. Mengamati perilaku sistem
5. Menyusun laporan dalam bentuk tertulis
6. Melaksanakan ujian kerja magang

1.2 TUJUAN
Hal-hal yang ingin dicapai melalui pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Melatih kedisiplinan.
2. Melatih kemampuan berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, dan atasan
dalam perusahaan.
3. Melatih kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja.
4. Mengamati secara langsung aktivitas perusahaan dalam berproduksi dan
menjalankan bisnis.
5. Melengkapi teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktek yang ada di
perusahaan.
6. Menambah wawasan mengenai sistem produksi dan sistem bisnis.

1
1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

Mahasiswa melakukan kerja praktek dengan tempat yang ditentukan oleh

perusahaan karena PT. Trakindo Utama ini memiliki beberapa cabang diseluruh
Indonesia. Sekarang mahasiswa melakukan kerja praktek yang bertempat di :
Tempat : PT Trakindo Utama Sanga-sanga site
Alamat : Jl. Kampung Tengah Rt:02, Kel. Bantuas, Kec. Palaran, Samarinda
Seberang
Waktu : 3 Juli 2017 sampai 11 Agustus 2017

2
 BAB 2
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN

PT.Trakindo Utama ini didirikan oleh Achmad Hadiat Kismet Hamami (AHK Hamami)
pada tanggal 23 Desember 1970. Setelah melewati perjalanan panjang lebih dari 45
tahun PT. Trakindo Utama ini berhasil bertumbuh menjadi suatu perusahaan yang
berperan dalam pembangunan di Indonesia. PT. Trakindo Utama ini juga mendukung
keunggulan bisnis melalui semangat Advancing You Forward dan juga bertujuan
untuk memajukan karyawan, pelanggan, mitra, masyarakat serta pemegang
sahamnya. PT. Trakindo Utama ini bergerak dalam bidang alat berat. Di PT Trakindo
Utama ini dibagi menjadi tiga bagian yakni Part, Rental dan Service. Berikut ini
adalah runtutan sejarah dari PT.Trakindo berdiri sampai sekarang:
1. Tahun 1970 – 1980:
 Tahun 1970: AHK Hamami mendirikan Trakindo pada tanggal 23
Desember
 Tahun 1971: Trakindo resmi menjadi agen tunggal caterpillar di Indonesia
pada 13 April dan juga Trakindo mendirikan Jatiluhur Training Center.
 Tahun 1977: Trakindo mendirikan anak perusahaan PT. Sanggar Sarana
Baja, untuk memberikan layanan perancangan dan pabrikan untuk
industri alat berat.
 Tahun 1978: Trakindo turut mendukung kontruksi pembangunan Tol
Jagorawi, proyek jalan tol pertama di Indonesia.
 Tahun 1980: Trakindo turut mendukung pembangunan Bandara
Internasional Soekarno- Hatta.
2. Tahun 1981 – 1990:
 Tahun 1981: Trakindo turut mendukung pembangunan waduk Saguling
 Tahun 1982: PT. Netra Raya berdiri sebagai perusahaan antara Catepilar
Inc dan Trakindo yang bergerak dalam bidang manufactur dan perakitan
alat berat. Trakindo meresmikan program pensiun karyawan pada 1 Juli.\
 Tahun 1984: Trakindo mendukung pembanguan waduk Cirata.
 Tahun 1986: Trakindo mendukung pembangunan jalan tol Padalarang –
Cileunyi
 Tahun 1988: Trakindo menjadi salah satu dealer pertama Cat di dunia
yang menggunakan sistem online Caterpillar Dealer Information System
(CDIS)

3
3. Tahun 1991 – 2000
 Tahun 1991: Trakindo mendirikan Laboratorium Scheduled Oil Sampling
yang pertama di Jakarta.
 Tahun 1992: Trakindo membangun gedung kantor baru di Jl. Cilandak
Commercial Estate. Trakindo mendirikan PT. Sumberdaya Sewatama,
perusahaan penyewaan genset Cat.
 Tahun 1993: Penandatanganan pertama Maintenance dan Repair
Contract (MARC), solusi menyeluruh pemeliharaan alat berat pada
industri pertambangan dengan PT Kaltim Prima Coal.
 Tahun 1995: Trakindo mengambil alih PT Chandra Sakti Utama Leasing
dari standart Charactered Bank menjadi anak perusahaan yang
memberikan layanan pembiayaan untuk peralatan Cat.
 Tahun 1996: AHK Hamami mendirikan yayasan Nayakatama untuk
memberikan bantuan pendidikan kepada anak karyawan yang
berprestasi.
 Tahun 1997: Trakindo mendirikan PT Cipta Kridatama, anak perusahaan
yang memberikan layanan sewa dan kontraktor pertambangan. Trakindo
mendirikan PT Cipta Krida Bahari, anak perusahaan yang bergerak pada
layanan jasa logistik.
 Tahun 1999: Trakindo mengakuisisi PT Mitra Solusi Telematika sebagai
anak perusahaan yang bergerak dalam layanan informatika dan teknologi
termasuk juga layanan pusat informasi dan data usaha. Yayasan
Nayakatama berubah menjadi Lembaga Mitratama.
 Tahun 2000: Trakindo mendirikan Component Rebuild Center (CRC)
yang pertama di Samarinda.
4. Tahun 2001 – 2010
 Tahun 2001: PT. Tiara Marga Trakindo berdiri sebagai perusahaaninduk.
Trakindo menjadi salah satu anak perusahaan PT Tiara Marga Trakindo
(TMT)
 Tahun 2002: Pembukaan Cat Rental Store yang pertama. Trakindo
mengimplementasi metodelogi 6 sigma.
 Tahun 2007: Trakindo berhasil meraih sertifikat OHSAS 18001:2007
untuk pertama kalinya, hal ini menujukkan komitmen perusahaan
terhadap Keslamatan Kerja, Kesehatan, dan Lingkungan pengakuan
sebagai salah satu dealer cat dengan peringkat bintang 5 untuk

4
 Contamination Control. Pertama kali d dunia diraih oleh Trakindo cabang
Samarinda.
 Tahun 2008: Trakindo training center cileungsi meraih predikat tertinggi
bintang lima dari catepilar learning accreditation system (CLAS).
 Tahun 2009: Laboratorium S.O.S Trakindo mendapatkan penghargaan
dari KAN (Komite Akreditasi Nasional) Kantor Pusat Trakindo pindah ke
gedung baru TMT 1.
 Trakindo memulai program “Bantuan Pendidikan 40 Sekolah Dasar”
sebagai bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan.
5. 2010 – sekarang
 Tahun 2011: Pengembangan Training Center (TC) dengan membuka TC
baru di Balikpapan dan Pekanbaru.
 Tahun 2012: Trakindo meraih Sertifikat ISO 14001:2004 untuk cabang
Surabaya dan ISO 18001:2007 untuk cabang Kuala Kencana.
 Tahun 2013: Trakindo menjadi distributor tunggal produk Bucyrus (saat ini
menjadi merek Cat) di Indonesia.
 Tahun 2015: Trakindo meraih sertifikasi tunggal OHSAS 18001:2007 dan
ISO 14001:2004 untuk seluruh cabang.
 Tahun 2016: Trakindo memperkenalkan layanan dukungan pelangga
yang terinteregrasi, Trakindo Call Center 1-500-228 dengan services
command center dan marine command center. Trakindo meresmikan
marine depot pertama yang beralokasi dekat pelabuhan, Trakindo
mengembangkan fasilitas dan memindahkan kantor cabang Balikpapan
ke dekat Kawasan Industri Kariangau.
 Sekarang: Melalui sebuah perjalanan panjang yang membanggakan
selama lebih dari 45 tahun, Trakindo tumbuh menjadi salah satu
perusahaan yang berperan dalam pembangunan Indonesia. Sebagai
perusahaan yang senantiasa mendukung keunggulan bisnis, melalui
semangat Advancing You Forward, Trakindo memajukan karyawan,
pelanggan, mitra, masyarakat, dan pemegang saham.

2.2 STRUKTUR ORGANISASI (terlampir)

5
2.3 MANAJEMEN PERUSAHAAN

1. Visi dan Misi

- Visi: PT. Trakindo ini memiliki visi yakni menjadi penyedia solusi jasa kelas
dunia untuk peralatan Caterpillar.
- Misi: PT.Trakindo ini memiliki misi yakni membangun perusahaan yang mampu
menciptakan lapangan pekerjaan yang layak yang berkualitas bagi sebanyak
mungkin rakyat Indonesia dengan mengusung nilai- nilai berkut:
 Pengembangan kompetensi karyawan secara berkelanjutan
 Mengupayakan pertumbuhan finansial, intelektual, dan citra perusahaan yang
konsisten serta melakukan investasi kembali ke dalam bisnis yang dijalankan
dan,
 Mempertahankan standar kode etik yang tinggi dalam aktivitas bisnis
2. Nilai – Nilai Inti PT. Trakindo
 Integritas: Perusahaan senantiasa menerapkan standar etika dan modal
tertinggi dengan selalu mengedepankan azas kejujuran dan keadilan dalam
setiap kegiatan.
 Pengembangan berkelanjutan: Perusahaan bertekad untuk senantiasa
mengembangkan perusahaan serta sumber daya manusianya.
 Keunggulan: Perusahaan terus berupaya mencapai standar kinerja tertinggi.
 Proaktif: Perusahaan terus mencari dan mengadopsi teknik dan pendekatan
baru untuk meningkatkan mutu bisnisnya.
 Tanggung jawab: Perusahaan beranggungjawab kepada seluruh pemangku
kepentingan perusahaan atas segala keputusan dan tindakan yang diambil.
 Kerjasama kelompok: perusahaan mendorong dan mendukung
keanekaragaman tenaga kerja berdasarkan azas saling percaya dan
menghormati serta bersama-sama mencapai semua sasaran yang telah
ditetapkan dengan berkomunikasi secara baik.
3. Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan
PT. Trakindo Utama adalah perusahaan penyalur (dealer) resmi Indonesia untuk
Produk Caterpillar, dengan kebijakan ini Trakindo BERTEKAD untuk mencapai
standar kerja tertinggi di bidang Sistem Manajemen Mutu dan Keselamatan
Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) termasuk keselamatan operasi di seluruh
area kerjanya.

6
Sebagai pemasok alat berat terkemuka, PT. Trakindo Utama akan selalu
mengutamakan penerapan Sistem Manajemen Mutu dan K3L untuk
meningkatkan kinerja operasional di seluruh area kerjanya. PT. Trakindo Utama
konsisten dalam memberikan produk dan pelayanan terbaik kepada pelanggan
dan menciptakan, menyediakan dan memelihara lingkungan kerja yang aman dan
sehat bagi seluruh karyawan, pelanggan dan mitra kerjanya, serta memastikan
kelestarian lingkungan. Demi suksesnya pelaksanaan kebijakan ini, kita harus
memastikan seluruh kegiatan sesuai dan sejalan dengan apa yang telah
ditetapkan agar memenuhi standar Sistem Manajemen Mutu dan K3L serta
mengambil tindakan yang perlu untuk menjamin semua pihak bekerja ditempat
yang aman.
Berdasarkan pertimbangan diatas PT. Trakindo Utama akan:
 Memenuhi semua Peraturan Pemerintah dan persyaratan pihak terkait
lainnya yang berlaku untuk memenuhi komitmen kepada pelanggan.
 Megutamakan pelaksanaan serta mempertahankan kualitas Sistem
Manajemen Mutu dan K3L.
 Mengidentifikasi semua kondisi yang mungkin menyebabkan
ketidaksesuaian produk dan jasa, bahaya serta mengelola resiko terkait
secara efektif.
 Mendorong seluruh karyawan untuk mengabil tanggung jawab penuh atas
semua aspek Sistem Manajemen Mutu dan K3L dalam area kerja mereka
 Berkomitmen untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian pada kepuasan
pelanggan, kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
 Memastikan ketersediaan sumber daya dalam menciptakan proses kerja
yang aman, efisien dan produktif.
 Secara efektif memastikan pengelolaan aspek dan dampak lingkungan
diseluruh area kerja.
 Memberikan pembinaan dan pelatihan kepada seluruh karyawan agar
dapat mendukung pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan K3L
sebagaimana diatur dalam kebijakan ini.
 Memastikan bahwa tujuan dari kebijakan ini akan disosialisasikan kepada
seluruh karyawan, pelanggan, pemasok, pengunjung dan para pemangku
kepentingan lainnya.
Melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu dan K3L yang efektif dan efisien,
PT. Trakindo Utama akan terus menerus meningkatka budaya kerja Sistem
Manajemen Mutu dan K3L secara berkesinambungan dengan mengembangkan
7
ilmu-ilmu terbaru terkait dengan Sistem Manajemen Mutu dan K3L, serta
senantiasa melakukan pengkajian ulang secara berkala untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.

8
 BAB 3
TINJAUAN SISTEM PERUSAHAAN

3.1 PROSES BISNIS PERUSAHAAN ATAU UNIT USAHA ATAU DEPARTERMEN

CUSTOMER FOREMAN SALES SERVICE ACCOUNT TECHNICIAN

Create Official Open Job Continue Job

Request Job by JR Create Quotation
Quote

Create DWO Received

approval Quote,
PO + Create SRF

Gambar 3.1 Proses Bisnis Departermen Service

3.2 LAYANAN YANG DIBERIKAN

PT. Trakindo Utama ini dibagi menjadi 3 bagian yakni part, rental dan service. Untuk
Part Department ini adalah bagian penjualan parts dan component, Department
Rental sendiri adalah Rental atau Peminjaman Alat/Unit, dan Department Service
adalah pelayanan purna jual yang diberikan terhadap alat yang dibeli.

Department service untuk Site Sanga-sanga yang masih berada dibawah Balikpapan
Branch bertugas untuk melayani costumer baik pelayanan warranty ataupun request
revenue.

Pada dasarnya warranty di PT. Trakindo Utama dibagi menjadi tiga bagian, antara
lain :

1. Warranty New Machine / Engine

Warranty unit baru yang sudah dibeli oleh customer. Warranty periode akan
dimulai pada saat unit telah di delivery ke customer dimana unit tersebut akan
digunakan. Warranty periode untuk new machine berlaku selama 12 bulan.

9
2. Warranty Parts / Component

Warranty yang didapat setelah konsumen membeli suatu part atau komponen.
Warranty berlaku selama 12 bulan juga. Jadi untuk warranty part ini lebih fokus
kepada part.

3. Warranty Repair / Recondition

Warranty yang didapatkan setelah customer melakukan processs repair /

recondition suatu component / machine di service department. Warranty
pekerjaan dari team service ini diberikan selama 12 bulan tertanda dari Berita
Acara Selesai Pekerjaan ( BASP ).

Warranty ini bertujuan untuk memberikan layanan terhadap produk CAT yang
dijual. Tim Warranty ini melayani untuk memberikan garansi terhadap barang/
produk yang memiliki kecacatan ataupun kesalahan dalam pemasangan. Tetapi
kecacatan ataupun kesalahan pemasangan terhadap produk CAT ini hanya
dilayani apabila masih dalam waktu 12 bulan.

Gambar 3.2 Gambar Proses Warranty Unit dan Part

Namun ada pegecualian untuk battery/ aki ini memiliki garansi selama 3 tahun.
Untuk garansi pertama kali tidak akan dikenai biaya. Namun apabila dilakukan
complain ke pihak warranty lebih dari 1 kali akan dikenakan biaya dengan
persentase yang sudah ditentukan oleh CAT.

10
 Gambar 3.3 Gambar Proses Warranty Baterai

Service Department bertugas untuk melayani purna jual pembelian alat oleh
customer. Jenis pekerjaan di service department dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Internal Job
Internal job adalah job yang masih berada didalam bagian PT. Trakindo Utama.
Job tersebut bisa didapatkan dari rental departermen, part departermen, SOS,
ataupun dari HR. Didalam job internal ini tidak membutuhkan adanya PO
(Purchase Order) untuk membuka job. Dan pada dasarnya job internal ini target
selesai dari open job sampai akhir job lebih pendek dibandingkan yang job
eksternal.
Contoh internal job sebagai berikut:
- Jenis job 2X, 2W, 2G merupakan job dari warranty
- Jenis job 2L merupakan job dari rental store atau job dari departermen rental
PT. Trakindo Utama
- Jenis job 8R merupakan job internal. Biasa disebut dengan job Re-Work. Job
ini muncul karena kesalahan dari PT.Trakindo pada saat pekerjaan repair (
Salah dalam pemasangan, kesalahan dalam prosedure spesification).
Berikut ini adalah alur atau flowchart dari job internal:

11
 Mulai Teknisi
mengerjakan
job yang
dilapangan

Inspector
melakukan
request job Status job
ECR, BCF tidak
selesai

ya
Rental
membuat PWO Service
dan SRF account
melakukan
close job

Foreman
membuat DWO Selesai

Service
account
melakukan
open job

Gambar 3.4 Flowchart Job 2L

Mulai
Warranty
melakukan
input labor

Customer
request Warranty
melakukan
close job

Sales membuat
SRF
Claim dari
Warranty

Foreman
membuat DWO
Sattel/
pembayaran
oleh warranty
Teknisi
menyatakan
continue
progress repair
Selesai
Teknisi
membuat
reporting (FOR,
SIMS, FAR)

Gambar 3.5 Flowchart Job 2W

12
2. Eksternal Job
Eksternal job adalah job yang berasal dari luar PT.Trakindo serta memiliki sifat
revenue. Pada job eksternal ini memerlukan PO (Purchase Order) untuk
membuka jobnya. Selain memerlukan PO juga diperlukan adanya quotation.
Quotation disini merupakan form harga atau biaya yang diperlukan untuk suatu
job. Quotation ini ditujukan kepada customer untuk mendapatkan persetujuan
dari customer sendiri.Contoh eksternal job sebagai berikut:
- Jenis job 1T ini adalah job yang bersifat revenue.
- Jenis job 1K adalah job rekondisi yang selain job 6F/ job exception.
- Jenis job 6F adalah job rekondisi CRC

Berikut ini adalah alur/ flowchart dari job eksternal:

Mulai Foreman
membuat DWO

Customer
Service
melakukan
account
request job
membuka job

Foreman Teknisi
membuat mengerjakan job
quotation dilapangan

job selesai? tidak

Sales membuat
official quote
ya
Sales
Service
menyetujui
account
quote, PO dan
menutup job
SRF

Selesai

Gambar 3.6 Flowchart Job 1T

13
3.3 PROSES OPERASI
Proses operasi untuk satu job dapat selesai membutuhkan beberapa tahap yang
harus dilewati. Saat customer memberikan orderan kepada sales kemudian sales
yang memproses terlebih dahulu sebelum orderan tersebut sampai kepada tim
servis. Disini terdapat dua kasus:
1. Apabila orderan dari costumer itu masih masuk dalam warranty maka bagian
foreman harus mengecek dan memastikan terlebih dahulu orderannya. Saat
pengecekan selesai dan ternyata unit tersebut masih masuk kedalam warranty
kemudian foreman akan mengajukan job tersebut kepada tim warranty untuk
membuka job tersebut.
2. Apabila orderan dari customer masuk dalam job eksternal maka dari tim sales
harus memastikan PO dari costumer terlebih dahulu. PO (Purchase Order) ini
merupakan salah satu syarat agar job bisa dibuka oleh tim service. Tetapi untuk
job tertentu atau job yang sifatnya urgent dapat dikerjakan dahulu sebelum ada
PO.
Setelah job dibuka kemudian tim teknisi akan mengerjakan job yang ada dilapangan.
Saat job yang dikerjakan oleh tim teknisi belum selesai selama 1 hari maka job
tersebut dapat dikatakan job continue. Dan tim teknisi harus mengerjakan dihari
selanjutnya sampai job tersebut selesai. Setelah pekerjaan selesai dan file-file
seperti FOR, SIMS/ Service report, BASP, PO sudah terlegkapi semua maka dari tim
servis akan mulai menutup job tersebut.

3.4 FASILITAS OPERASI

Fasilitas operasi yang ada di PT. Trakindo Utama ini terutama untuk departermen
servis adalah formulir dan software. Berikut ini adalah penjelasan secara rinci
tentang formulir dan software:
1. Formulir
Formulir adalah salah satu fasilitas operasi yang bersifat manual. Dapat
dikatakan manual karena masih menggunakan kertas dan tulisan tangan dari
operator. Formulir ini juga bersifat wajib karena syarat untuk job ditutup
formulirnya harus lengkap. Berikut ini adalah beberapa formulir yang dibutuhkan
untuk memenuhi penutupan suatu job:
a. FOR (Field Operration Report)
FOR ini diisi oleh teknisi. Didalam FOR ini berisi tentang pekerjaan untuk
setiap tahap yang dilakukan oleh teknisi saat dilapangan. Setelah teknisi
14
 mengisi FOR nya kemudian akan diberikan kepada foreman untuk dilengkapi.
Dan FOR yang sudah lengkap kemudian diberikan kepada service account
untuk dilakukan penginputan.
b. SIMS/ Service Report
SIMS/ Service Report ini berisi tentang penjelasan tentang permasalahan
yang terjadi pada unit yang akan dikerjakan.
c. Berita Acara Serah Terima (BAST/BASP)
BASP merupakan suatu surat yang menyatakan bahwa pekerjaan yang
dilakukan oleh PT.Trakindo dilapangan sudah selesai. Didalam BASP ini
harus ada tanda tangan dari teknisi yang melakukan pekerjaan dilapangan
dan juga harus mendapatkan persetujuan juga dari pihak customer yang
menyetujui bahwa pekerjaan tersebut telah selesai dengan baik.
d. Delivery Note
Delivery Note ini dibutuhkan saat pengerjaan lapangan membutuhkan part.
Yang membuat delivery note ini adalah teknisi karena teknisi yang
mengetahui adanya part yang dibutuhkan dilapangan dan teknisi harus
menuliskan part yang dibutuhkan didalam delivery note.
2. Software
Software merupakan alat yang dibutuhkan untuk mempercepat proses
pengecekan dan memudahkan operator servis dalam mencari hal yang
dibutuhkan.Software yang digunakan oleh PT. Trakindo Utama ini ada dua yakni
DBS dan Service Menu. Berikut ini adalah penjelasan mengenai kedua software
tersebut:
a. DBS / Dealer Business System
DBS merupakan software lanjutan karena DBS ini berisi informasi dari
formulir diatas. Karena setelah formulir datas dibuat maka harus diinput
didalam DBS. Didalam DBS ini juga berisi beberapa menu yang menunjang
untuk memudahkan tim servis dalam melakukan pekerjaannya. DBS ini
digunakan oleh departermen servis untuk melakukan pengecekan job dari job
dibuka sampai job ditutup. Selain itu DBS juga berfungsi untuk membuka dan
menutup job serta DBS digunakan untuk menginput biaya yang dibutuhkan.

15
 Gambar 3.7 Cover DBS

b. Service Menu
Didalam servis menu ini berisi beberapa menu yakni
*Request Tracking : request tracking mencari nomor SRF (Service
Request Form). Request tracking ini berfungsi untuk
mengecek seberapa banyak sales melakukan request.
*New Request : untuk melakukan request job yang baru
*Customer ID :Customer ID ini berisi tentang ID dari beberapa
customer
*WO Tracking : WO tracking berisi nomor WO dari berbagai jenis job
dan juga berisi lamanya job/ umur dari job serta
progress pekerjaan untuk masing –masing job tersebut.
*SMCS Code : berisi tentang kode pekerjaan
*Quotation Estimate : Untuk estimasi quotation
*New Quotation : Untuk membuat quotation baru

16
Gambar 3.8 Cover Servis Menu

17
 BAB 4
TINJAUAN PEKERJAAN MAHASISWA

4.1 LINGKUP PEKERJAAN

Di PT. Trakindo Utama ini menempatkan mahasiswa kerja praktek di PT. Trakindo
Utama Sanga Sanga. PT. Trakindo Utama dibagi menjadi tiga bagian utama yakni
yang part, rental, dan service. Tetapi untuk cabang PT. Trakindo Utama Sanga
Sanga lebih fokus kebagian Departermen Service. Di Departermen Service dibagi
menjadi dua bagian yakni ada bagian field dan ada bagian workshop. Pada bagian
field dibagi menjadi tiga bagian yakni machine, engine, dan Sanga Sanga. Khusus
untuk cabang Saga Sanga dibagi menjadi dua bagian yakni ada bagian retail dan
ada bagian non retail. Dan dikantor Sanga Sanga tempat praktek ini bergerak untuk
bagian retail. Perbedaan bagian retail dan non retail adalah retail memiliki jenis job
pekerjaan yang lebih banyak yakni ada 2D, 8R, 2L, 1T, 4R dan lain-lain. Dan job
pekerjaan yang sering ada adalah 2L dan 1T. Untuk job pekerjaan 2L ini termasuk
dalam job internal. Job internal ini lebih mudah untuk menutup jobnya atau umur job
nya lebih pendek dibandingkan dengan job pekerjaan eksternal hal ini dikarenakan
job pekerjaan internal tidak memerlukan PO. Sedangkan untuk job eksternal
memerlukan PO untuk membuka jobnya dan biasanya umur job eksternal ini lebih
panjang atau lebih lama contohnya adalah job code 1T.
Mahasiswa diberikan tugas untuk menganalisis proses service dari job dibuka
sampai job ditutup. Untuk membuka job dapat dikatakan lebih mudah tetapi untuk
menutup job itu yang menjadi masalah. Karena susahnya untuk melakukan
penutupan job, maka banyak job yang berumur lebih dari 60 hari sedangkan target
dari perusahaan adalah suatu job harus ditutup/ selesai sebelum 60 hari kecuali ada
job yang benar-benar membutuhkan waktu pengerjaan yang lama. Dikarenakan
banyak job yang berumur lebih dari 60 hari maka perusahaan saat ini menerapkan
“NO PO, NO JOB”. Hal ini bertujuan untuk mengurangi job yang berumur lebih dari
60 hari.
Untuk memantau job yang usianya lebih dari 60 hari ini perusahaan memiliki suatu
aplikasi yang secara otomatis mengetahui usia setiap job yakni software service
menu. Untuk itu mahasiswa disini bekerja dengan seorang service analyst yang
berada diperusahaan PT. Trakindo Utama Sanga Sanga. Selain itu juga terdapat
beberapa lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh mahasiswa yakni:
1. Melakukan pengecekan dokumen yang ada di amplop.

18
 2. Membuat/ mengisi cover amplop yang berisi jenis pekerjaan, nomor WO, job
description, open date, promised date, model, dan customer.
3. Melakukan filing document.
4. Mengisi nomor SI dan DS pada job yang sudah close. Perbedaan nomor SI dan
DS adalah nomor SI untuk job internal dan nomor DS untuk job eksternal.
5. Melakukan klasifikasi job berdasarkan nomor WO.

4.2 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG DALAM PEKERJAAN

Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan oleh perusahaan untuk melakukan
pengecekan dan pengumpulan data berdasarkan prosedur yang ada. Untuk job ini
mahasiswa diberikan tugas untuk mengamati proses open job yang sudah di buka
oleh perusahaan. Jadi mahasiswa memiliki tugas untuk mengecek dokumen yang
dibutuhkan pada job tersebut dan memastikan dokumen tersebut sudah terpenuhi.
Job pekerjaan yang diberikan perusahaan kepada mahasiswa ada 4 yakni:
JOB
NO WO MODEL SN COSTUMER DESKRIPTION NO QUOTATION NO PO OPEN DATE
ADJUST
1 3172104 773E ASK00811 TS1103-57 VALVE FBQ.31S/202/VI/2017 4500686896 6 JULI 2017
ADJUST
2 3172105 773E ASK00818 TS1103-56 VALVE FBQ.31S/203/VI/2017 4500686895 6 JULI 2017
ADJUST
3 3172106 773E ASK00498 TS0919-03 VALVE FBQ.31S/201/VI/2017 4500686904 6 JULI 2017
ADJUST
4 3172109 773E ASK00950 TS1150-65 VALVE FBQ.31S/204/VI/2017 4500686894 6 JULI 2017

Jenis dari job pekerjaan diatas adalah job 1T maka job ini membutuhkan PO
(Purchase Order) terlebih dahulu untuk membuka job ini. Dan data yang dibutuhkan
untuk job ini bisa di close adalah ada beberapa syarat dokumen yang harus
terpenuhi yakni sebagai berikut berikut:
1. PO
2. Quotation
3. FOR
4. SIMS (Service Report)
5. Summary Report
6. BASP (Berita Acara Selesai Pekerjaan)
7. JSA (Job Sefety Analyst)
8. Job Report
9. Service Report
Saat syarat diatas sudah terpenuhi kemudian baru dilanjutkan untuk proses close job
yang dilakukan oleh servis account.

19
4.3 METODELOGI PELAKSAAN PEKERJAAN

Dalam menyelesaikan suatu kasus digunakan suatu metodelogi yang merupakan

suatu cara yang digunakan untuk mencapai tujuan yang akan dicapai. Metodelogi ini
merupakan suatu keharusan apabila akan melakukan suatu penelitian agar dapat
memperoleh hasil yang maksimal dari tujuan yang dicapai.
Langkah pertama sebagai awalannya adalah ketika ada job request dari konsumen
yang diterima oleh sales kemudian pekerjaan tersebut diteruskan ke servis
depatermen. Di servis departermen dari job request tersebut dilakukan analisa
mengenai standart waktu pekerjaan dan part yang dibutuhkan untuk tahap
pembuatan quotation. Quotation adalah penawaran dari suatu proses pekerjaan (
satu job). Kemudian quotation yang dibuat oleh foreman service diserahkan kepada
sales lalu oleh sales akan dibuatkan official quote nya yang akan diberikan kepada
konsumen. Setelah proses quotation selesai kemudian sales akan menyetujui quote
dan purchase order (PO) serta membuat SRF. Selanjutnya diajukan kepada foreman
servis kemudian foreman servis akan membuatkan DWO. Setelah DWO selesai
dibuat kemudian diserahkan kepada service account oleh service account ini akan
membuka job tersebut. Setelah job dibuka baru untuk perkerjaan dilapangan akan
dikerjakan oleh teknisi apabila job belum selesai maka status dari job tersebut adalah
continue job. Dan ketika job sudah selesai pengerjaan nya maka job tersebut akan
ditutup oleh service account . Berikut ini adalah flowchart dari pelaksanaan pekerjaan
tersebut:

20
 Mulai
A

Costumer
melakukan
request job Foremen membuat
DWO

Foremen
membuat
Quotation
Service Account
akan membuka job

Seles membuat
Tidak
official quote
teknisi akan
mengerjakan job
Ya dilapangan

Seles menyetujui
quote, PO dan
membuat SRF Service Account
akan menutup job

A
selesai

4.4 HASIL PEKERJAAN

Setiap biaya pekerjaan service misal labor, miscellaneous (kaos tagan, kain lap, dan
lain-lain) , part di tampung ke dalam suatu job, dimana job ini akan di monitoring oleh
tim service, apabila job tersebut sudah komplit/ selesai dikerjakan sesuai dengan
procedure maka job akan di close oleh tim service. Dan biayanya akan ditagihkan
oleh finance ke customer.

21
 BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Kerja praktek merupakan salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa wajib
melakukan kerja praktek sebelum mengajukan tugas akhir. Adanya kuliah kerja
praktek ini mahasiswa diharapkan untuk mampu menerapkan ilmu-ilmu yang
telah dipelajari selama perkuliahan. Pelaksanaan kerja praktek erupakan tahapan
dalam penyelarasan serta penyesuaian antara teori yang didapatkan selama
perkuliah dengan lingkup pekerkerjaan.
Kerja praktek dilakukan di suatu perusahaan swasta yakni PT. Trakindo Utama
site Sanga Sanga. Adapun tugas dari pembimbing lapangan untuk kerja praktek
selama 30 hari kerja ini adalah menganalisis suatu job dari awal job dibuka dan
sampai job ditetutup. Untuk 4 job yang diberikan pembimbing lapangan berikan
termasuk aman karena syaratnya terenuhi dalam waktu kurang dari 1 bulan job
ini sudah mampu di tutup. Selain 4 job yang diberikan, mahasiswa juga pernah
melihat dan membantu mengerjakan untuk job yang lama di tidak ditutup dan
ternyata ada perbedaan/ selisih antara biaya di quotation awal dengan biaya
aktualnya. Kebanyakan masalahnya adalah biaya di quotation lebih besar dari
pada biaya di aktualnya. Solusi yang bisa digunakan atas masalah tersebut
adalah melakukan order part lagi agar biayanya seimbang antara biaya di
quotation dengan biaya di aktual. Dan bila di aktualnya lebih besar dibandingkan
quotationya maka harus dibuatkan quotation lagi.

5.2 Saran
1. Saran untuk tim service PT. Trakindo site Sanga Sanga khususnya dibagian
pembuatan FOR, SIMS report, Delivery Note, BASP harus memastikan juga
pembuatan syarat tersebut tepat waktu/ setiap pekerjaan dinyatakan selesai
dilapangan maka syarat tersebut juga harus terpenuhi.
2. PT. Trakindo site Sanga Sanga harus melihat data masa lalu suatu job yang
sama, sebagai referensi untuk melakukan order part yang dibutuhkan dalam
suatu job agar dapat memperkecil adanya selisih biaya quotation dengan
biaya aktual.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Program Studi Teknik Industri UAJY. “Buku Pedoman Pelaksanaan dan Penulisan Laporan

Kerja Praktek/Magang”. https://fti.uajy.ac.id/wp-content/uploads/2016/08/Buku-Pedoman-

Pelaksanaan-Penulisan-Laporan-KP-Rev2017.pdf (diakses pada 6 Agustus 2017, 10:25)

23
LAMPIRAN

23
24
25
ORGANIZATION STRUCTURE SANGA SANGA OPERATION

FUNCTION : SANGA SANGA OPERATION ORGANIZATION STRUCTURE

ORGANIZATION : SANGA SANGA
EFFECTIVE DATE : 01/04/2017

NORTHERN KAL
Management
Sanga Sanga Operation
HC: 1 / PG: 7B
Project Manager
L4

NORTHERN KAL NORTHERN KAL

NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL
Human Resources SHE
Service ABN Operation Support Service Parts PS Major Account
Sanga Sanga Sanga-Sanga
Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga
HC: 1 / PG: 6B HC: 1 / PG: 6A
HC: 1 / PG: 6C HC: 1 / PG: 7A HC: 1 / PG: 6B HC: 1 / PG: 6C HC: 1 / PG: 6B HC: 1 / PG: 6B
Senior Analyst Human Safety, Health & Environment
Supervisor Service Senior Supervisor Service Senior Analyst Service Operation Master Technician Parts Operation Foreman Sales Executive
Resources Analyst

L5

Prepared by, Acknowledge By, Reviewed By, Approved by, Approved By,

Devi Sumarhadi Gatot Prihandoko Mardinanto de C.V. Capelle Peter M. Docherty Roni Setyawan
Human Resources Manager HCBP Operation Manager - Organization Capability General Manager Chief Operating Officer
ORGANIZATION STRUCTURE SANGA SANGA OPERATION

FUNCTION : SERVICE ORGANIZATION STRUCTURE

ORGANIZATION : SANGA SANGA
EFFECTIVE DATE : 01/04/2017

L4 NORTHERN KAL
Management
Sanga Sanga Operation
HC: 1 / PG: 7B
Project Manager

NORTHERN KAL
Service

L5 Sanga Sanga
HC: 1 / PG: 6C
Supervisor Service

NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL

Service Service Service

L6 Sanga Sanga
HC: 1 / PG: 6B
Sanga Sanga
HC: 1 / PG: 6B
Sanga Sanga
HC: 1 / PG: 6B
Foreman Service Foreman Service Foreman Service

NORTHERN KAL NORTHERN KAL NORTHERN KAL

Field Field Field
Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga Sanga
HC: 5 / PG: 3A HC: 5 / PG: 3A HC: 6 / PG: 3A
Technician Technician Technician

L7

Prepared by, Acknowledge By, Reviewed By, Approved by, Approved By,

Devi Sumarhadi Gatot Prihandoko Mardinanto de C.V. Capelle Peter M. Docherty Roni Setyawan
Human Resources Manager HCBP Operation Manager - Organization Capability General Manager Chief Operating Officer