UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

PEJABAT BENDAHARI

UTM.J.03/10.12/3 Jld. 3 (20) 23hb. Mac 2014

Dekan – Dekan Fakulti

Ketua – Ketua Pusat Tanggungjawab (Pejabat/Bahagian/Unit)
Semua Pengarah Pusat Kecemerlangan
Semua Pengarah Research Alliance
Universiti Teknologi Malaysia

Assalamualaikum Wrt. Wbt.

Y. Bhg. Prof. / Saudara,

GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DARI

STOR PUSAT, PEJABAT BENDAHARI – EDARAN MAHASISWA

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai pengurusan pengambilan

bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari selaras dengan Pekeliling Bendahari
Bil. 1 Tahun 2014 – Tatacara Pengurusan Stor Universiti.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Garis panduan mengenai pengambilan bekalan pejabat pada masa ini
terkandung dalam Panduan Pengambilan Bekalan Pejabat dari Stor Pusat,
Pejabat Bendahari Edaran (Pelajar) Mac 2007 adalah mengenai panduan asas
pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari.

2.2 Garis panduan ini dikeluarkan untuk menyatakan beberapa penambahan di

dalam prosedur pengambilan bekalan pejabat di Stor Pusat dan juga senarai
bekalan pejabat yang terkini.

3.0 PROSEDUR PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DI STOR PUSAT

3.1 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran A) hendaklah

dicetak menggunakan kertas berwarna merah jambu dalam dua (2) salinan
secara online melalui Sistem UTMFin dalam Modul Pengurusan Stor. Salinan
pertama untuk rekod Stor Pusat dan salinan kedua untuk simpanan Persatuan.

3.2 Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi

Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu.

3.3 Manual pengguna Modul Pengurusan Stor boleh diperolehi di laman web Pejabat
Bendahari http://ebendahari.utm.my/bendahari
3.4 Pastikan nombor kod dan nama barang adalah betul mengikut senarai
(Lampiran B, C, D dan E). BPPS KEW.PS-10 yang tidak lengkap dan tidak
mematuhi prosedur akan ditolak.

3.4 Pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat oleh Majlis Perwakilan Mahasiswa
(MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa ditetapkan pada hari SELASA setiap
minggu :
● Sesi pagi - 9.00 pagi hingga 12.30 tengahari
● Sesi petang - 2.30 petang hingga 4.30 petang

3.5 Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa

hendaklah mengemukakan salinan surat kelulusan dan anggaran perbelanjaan
untuk setiap kali program atau aktiviti persatuan yang akan dijalankan bersama-
sama borang permohonan yang telah lengkap.

3.6 Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 yang telah lengkap hendaklah
dihantar terus ke Stor Pusat tiga (3) hari sebelum jadual mengambil barang-
barang untuk tujuan semakan dan kelulusan.

3.7 Sekiranya berlaku keperluan SEGERA, pihak Persatuan hendaklah

mengemukakan Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 berserta surat
yang lengkap dengan justifikasi keperluan dan disahkan oleh pegawai Pejabat
Hal Ehwal Mahasiswa. Kebenaran pengeluaran adalah tertakluk kepada
kelulusan dan keperluan serta stok semasa.

3.8 PTJ hendaklah memaklumkan dengan kadar segera kepada Stor Alat Tulis,
Pejabat Bendahari mengenai barang-barang yang tidak diperlukan/digunakan
lagi seperti toner, risograph, kertas komputer dan lain-lain lagi dengan
mengambilkira faktor perubahan teknologi semasa.

3.9 Setelah PTJ menerima barang dari Stor Pusat, Pegawai PTJ hendaklah
mengesahkan penerimaan barang tersebut di dalam Sistem UTMFin dan
menandatangani boarng tersebut pada ruang yang berkaitan rujuk Lampiran A.

3.10 Pastikan setiap pengeluaran barang oleh staf PTJ dari Stor PTJ hendaklah di
check out di dalam Sistem UTMFin bagi mengelakkan berlaku perselisihan
barang di antara baki fizikal, baki bin kad dan baki kad kawalan stok.

3.11 Borang Permohonan Pinjaman Barang (Lampiran F) hendaklah dikemukakan

2 minggu lebih awal sebelum program diadakan. Manakala, urusan
pemulangan hendaklah diselesaikan mengikut tarikh pemulangan yang telah
dinyatakan di dalam surat peminjaman dan tong sampah tersebut hendaklah
dalam keadaan baik dan bersih selepas program dilaksanakan. Bagi sebarang
urusan peminjaman tong sampah untuk program-program khas, bayaran
deposit dikenakan seperti berikut :

Kuantiti yang dipinjam Deposit (RM)

5 hingga 10 20.00
11 hingga 20 30.00
21 hingga 30 40.00
31 hingga 50 50.00
51 hingga 80 70.00
81 dan ke atas 100.00
s.k. (1) Y. Bhg. Naib Canselor

(2) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

(3) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)

(4) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)

(5) Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)

(6) Pengarah Kampus,

UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak,
54100 Kuala Lumpur.

(7) Ketua Unit Audit Dalam

(8) Timbalan Bendahari Kanan,

Pejabat Bendahari,
UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak,
54100 Kuala Lumpur.
BORANG PESANAN &
PENGELUARAN STOK
(KEW.PS-10)

~ Lampiran A ~
 LAMPIRAN A

KEW.PS-10
BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK
(Tatacara Pengurusan Stor Bab 4.0 Perenggan 4.3.1)
(Diisi dalam dua (2) salinan sahaja)
Pusat Kos: ……...............................…… No.Siri Permohonan: ……............................……

Dilengkapkan Oleh Stor Pengeluar

Dilengkapkan Oleh Stor Pemesan BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN & AKAUN BAHAGIAN SIMPANAN &
TERIMAAN
Kuantiti Kuantiti Harga (RM) Kuantiti
Bil. Kod Barang Nama Barang Catatan Catatan
Dipesan Diluluskan Seunit Jumlah Dikeluarkan

Tandatangan Tandatangan
pemohon Pegawai PTJ
Tindakan Pejabat Bendahari

Melalui dan disahkan : Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan* Disemak dan dikeluarkan oleh:

…………………………….. ……………………………………… …………………………………. ……………………………………

(Tandatangan Pemohon) (Tandatangan) (Tandatangan Pegawai Pelulus) (Tandatangan Penyelenggara Stor)
Nama: Nama: Nama:
Nama:
Jawatan: Jawatan: Tarikh :
Jawatan:
No. Tel. : Sila catat nombor telefon * (Sila potong yang berkenaan)

BAHAGIAN BUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN PERAKUAN PENERIMAAN

Saya telah membuat semakan dan mengesahkan bahawa peralatan atau barangan
Butir – Butir Bungkusan & Telah dibungkus dan Disahkan bahawa stok yang diluluskan
seperti di atas telah diterima di Fakulti/Jabatan mengikut jumlah kuantiti dan kualiti yang Penghantaran dihantar oleh: telah diterima.
ditetapkan.
Tandatangan Pegawai PTJ setelah
…………………………….. …………………………………….
…………………………..…………… terima barang daripada Stor (Tandatangan) (Tandatangan)
(Penolong Pendaftar/Ketua Jabatan) Pusat, Pejabat Bendahari Nama: Nama:
Tandatangan & Cop Rasmi Jawatan: Jawatan:
Tarikh : Tarikh : Tarikh :
 (Dilengkapkan setelah stok diterima)

Tandatangan staf PTJ

yang mengambil
barang di Stor Pusat
KOD ITEM BAGI KATEGORI :

● ALAT TULIS ~ Lampiran B ~

● BAHAN BERCETAK ~ Lampiran C ~

● KERTAS ~ Lampiran D ~

● BARANG AM ~ Lampiran E ~
 LAMPIRAN B

NO. KOD NAMA BARANG

BIL. UNIT
ITEM (ALAT TULIS)
1. BPA001 Benang Putih Gulung
2. BPA002 Binding Tape 2” Biru Gelap Gulung
3. BPA003 Binding Tape 2” Hijau Gulung
4. BPA004 Binding Tape 2” Hitam Gulung
5. BPA005 Binding Tape 2” Kuning Gulung
6. BPA006 Binding Tape 2” Merah Gulung
7. BPA009 Buku Fullscape 1 Koyar Buah
8. BPA010 Buku Fullscape 2 Koyar Buah
9. BPA013 Buku Latihan Buah
10. BPA015 Cecair Pemadam Botol
11. BPA023 Cop Haribulan Unit
12. BPA029 Dawai Kokot No. 10 Kotak
13. BPA030 Dawai Kokot No. 3 Kotak
14. BPA031 Diskett 3.5 Inci Hd Kotak
15. BPA032 Double Sided Tape Gulung
16. BPA033 Fail Hitam Besar Keping
17. BPA040 Fail Poket Keping
18. BPA041 Gam Cair Botol
19. BPA042 Gam Polytron Botol
20. BPA043 Getah Pemadam Unit
21. BPA044 Gunting Bilah
22. BPA045 Highlighter Marker Pen Biru Batang
23. BPA046 Highlighter Marker Pen Hijau Batang
24. BPA047 Highlighter Marker Pen Kuning Batang
25. BPA048 Highlighter Marker Pen Oren Batang
26. BPA049 Jarum Peniti Kotak
27. BPA050 Klip Fail (Bulldog) Unit
 LAMPIRAN B

NO. KOD NAMA BARANG

BIL. UNIT
ITEM (ALAT TULIS)
28. BPA051 Klip Kertas Besar (2 Inci) Kotak
29. BPA052 Klip Kertas Kecil (1 1/4 Inci) Kotak
30. BPA055 Magic Pen 12 Warna Set
31. BPA056 Map Pin Berwarna Set
32. BPA057 Marker Pen Ink Biru Botol
33. BPA058 Marker Pen Ink Hitam Botol
34. BPA059 Marker Pen Ink Merah Botol
35. BPA060 Marker Pen Permanent Biru Batang
36. BPA061 Marker Pen Permanent Hitam Batang
37. BPA062 Marker Pen Permanent Merah Batang
38. BPA063 Marker Pen Whiteboard Biru Batang
39. BPA064 Marker Pen Whiteboard Hitam Batang
40. BPA065 Marker Pen Whiteboard Merah Batang
41. BPA067 Mesin Dawai Kokot No. 10 Unit
42. BPA068 Mesin Dawai Kokot No. 3 (24/6) Unit
43. BPA069 Musking Tape 1 Inci Gulung
44. BPA070 Musking Tape 2 Inci Gulung
45. BPA071 Ohp Pen Non Permanent Set
46. BPA072 Ohp Pen Permanent Set
47. BPA074 Paku Tekan Panjang Kotak
48. BPA077 Pena Mata Bulat Biru Batang
49. BPA078 Pena Mata Bulat Hitam Batang
50. BPA079 Pena Mata Bulat Merah Batang
51. BPA082 Penebuk Satu Lubang Unit
52. BPA083 Pengasah Pensil Meja Unit
53. BPA084 Pensil Hitam 2B Batang
 LAMPIRAN B

NO. KOD NAMA BARANG

BIL. UNIT
ITEM (ALAT TULIS)
54. BPA085 Pita Tali Putih Gulung
55. BPA094 Sellotape ½” Gulung
56. BPA095 Stamp Pad Ink Biru Botol
57. BPA096 Stamp Pad Ink Hitam Botol
58. BPA097 Stamp Pad Ink Merah Botol
59. BPA098 Stamp Pad Kosong Unit
60. BPA099 Stamp Rack Set
61. BPA100 Tali Fail Hijau Kotak
62. BPA101 Tali Pengikat Putih Rami Gulung
63. BPA102 Tali Rafia Gulung
 LAMPIRAN C

NAMA BARANG
BIL. NO. KOD ITEM UNIT
(BAHAN BERCETAK)
1. BPC025 Fail Putih Logo UTM Keping
Sampul Surat (15 x 10) Inci Tanpa Tingkap Kotak
2. BPC037
(1 kotak = 250kpg)
Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Tanpa Tingkap Kotak
3. BPC038
(1 kotak = 500kpg)
Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Bertingkap Kotak
4. BPC039
(1 kotak = 500kpg)
Sampul Surat Besar (18 x 12) Inci Tanpa Kotak
5. BPC041
Tingkap (1 kotak = 250kpg)
 LAMPIRAN D

NAMA BARANG
BIL. NO. KOD ITEM UNIT
(KERTAS)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Biru Rim
1. BPK002
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Grey Rim
2. BPK003
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Hijau Rim
3. BPK004
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Kuning Rim
4. BPK005
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Merah Rim
5. BPK006
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Oren Rim
6. BPK007
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Pink Rim
7. BPK008
(1 rim = 100kpg)
Kertas Fancy/Embossed Card A4 Putih Rim
8. BPK009
(1 rim = 100kpg)
9. BPK012 Kertas Kajang Rim
10. BPK024 Kertas Lukisan Keping
11. BPK026 Kertas Pembungkus (31 x 43) Inci Keping
12. BPK027 Kertas Simili Bond Biru - 80 Gsm (A4) Rim
13. BPK028 Kertas Simili Bond Hijau - 80 Gsm (A4) Rim
14. BPK029 Kertas Simili Bond Kuning - 80 Gsm (A4) Rim
15. BPK030 Kertas Simili Bond Merah - 80 Gsm (A4) Rim
16. BPK034 Kertas Simili Bond Putih IK - 80 Gsm (A4) Rim
17. BPK035 Manila Kad 2 Sheet Keping
18. BPK036 Manila Kad 4 Sheet (20 x 25) Inci - 220 Grs Keping
 LAMPIRAN E

NAMA BARANG
BIL. NO. KOD ITEM UNIT
(BARANG AM)
1. BPM001 Bakul Sampah Unit
2. BPM003 Bateri Alkaline AA (Kecil) Biji
3. BPM004 Bateri Alkaline D (Besar) Biji
4. BPM005 Bateri Biasa AA (Kecil) Biji
5. BPM006 Bateri Biasa C (Sedang) Biji
6. BPM007 Bateri Biasa D (Besar) Biji
7. BPM008 Berus Cat ½” Batang
8. BPM009 Berus Cat 1” Batang
9. BPM010 Berus Cat 2” Batang
10. BPM013 Berus Tandas Unit
11. BPM025 Mangga & Kunci Unit
12. BPM027 Penahan Sampah & Tangkai Batang
13. BPM028 Pengesat Kaki Getah (2” x 3”) Keping
14. BPM029 Pengesat Kaki Getah (3” x 4”) Keping
15. BPM032 Penyapu Bulu Ayam/Habuk Batang
16. BPM033 Penyapu Padi/Rami/Plastik Batang
17. BPM039 Ubat Gegat Bungkus
BORANG PERMOHONAN
PINJAMAN BARANG

~ Lampiran F ~
 BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG (BPJ)
(Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 2 minggu dari tarikh diperlukan)

No. Rujukan : BPJ

BAHAGIAN A : MAKLUMAT PEMOHON
Nama Pemohon : No. Matriks :

Tarikh
Fakulti/Jabatan :
Permohonan :

No. Samb. : No. Tel. Bimbit :

Tarikh
Tarikh Pinjam :
Dikembalikan :
BAHAGIAN B : PERIHAL BARANG YANG DIPINJAM
Bil. Nama Barang Kuantiti Tujuan Diperlukan

1.

2.

3.

 Sila lampirkan surat/kertas kerja/dokumen sokongan

BAHAGIAN C : PENGESAHAN
Saya akan bertanggungjawab sepenuhnya Dibenarkan barang-barang tersebut dipinjam
ke atas barang yang dipinjam seperti di untuk tujuan seperti dinyatakan.
atas.

………………………………………………. ……………………………………………….
Tandatangan Pemohon Tandatangan

Nama : Nama :
No. Matriks : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :

BAHAGIAN D : PENGESAHAN PEMULANGAN BARANG

Saya telah memulangkan peralatan yang Disahkan bahawa barang yang dipinjam
dipinjamkan pada tarikh yang dinyatakan. telah dipulangkan.

………………………………………………. ……………………………………………….
Tandatangan Pemohon Tandatangan

Nama : Nama :
No. Matriks : Jawatan :
Tarikh : Tarikh :
BORANG PERMOHONAN/
PERAKUAN PELUPUSAN
(KEW.PA-17)

~ Lampiran G ~
 KEW.PA-17
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

PERMOHONAN/PERAKUAN PELUPUSAN HARTA UTM

No. Siri:
Kepada :
Diisi Oleh Pemohon
Jabatan/Fakulti :
Pengerusi
Lokasi/Blok :
Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan UTM
Pejabat Bendahari, UTM Skudai
Untuk Kegunaan Jawatankuasa
Tuan, Ruj. Permohonan :
Tarikh Pemeriksaan :
PERMOHONAN PELUPUSAN HARTA UNIVERSITI

Sukacita kami memohon pelupusan harta seperti berikut :

No. Siri
Bil. Jenis Barang Pendaftaran/ Kuantiti Tahun Harga Alasan Memohon Pelupusan Cadangan
No. Kod Dibeli Seunit (e.s. Kerosakan /Kerugian/Cara Pemeriksa
Kegunaan dsb) Pelupusan

Maklumat-maklumat di atas disahkan benar. Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab : __________________________

Nama dan Cop :
_____________________________________________________________________________________________________________________________ ____
* Untuk kegunaan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan
Disahkan keputusan dan perakuan Jawatankuasa Pemeriksa adalah seperti di atas.

___________________________ ___________________________ ___________________________

Tandatangan Pengerusi Tandatangan Ahli Tandatangan Ahli
Nama : Nama : Nama :
Fakulti/Bahagian : Fakulti/Bahagian : Fakulti/Bahagian :