3.

Mengkomunikasikan Informasi Lewat Grafik dan Alat Visual Lainnya

3.1 Merencanakan Alat Bantu Visual

Menyampaikan gagasan penting adalah alasan utama pelaku bisnis untuk

menggunakan grafik dan alat-alat visual lain dalam laporan dan proposal mereka.
Para pelaku bisnis berpengalaman lebih memilih untuk memulai dengan alat bantu
visual terlebih dalulu dibandingkan dengan teks. Hal itu dilakukan karena memiliki
tiga kelebihan, yaitu :

a. Banyak fakta hasil temuan dan analisis sudah dalam bentuk tabel atau grafik.
b. Dapat mengembangkan alur cerita grafik
c. Dapat menghemat waktu
Mengapa Para Profesional Bisnis Menggunakan Alat Bantu Visual
a. Dalam presentasi dengan alat bantu visual, pembaca dapat membujuk
pendengar untuk menerima pesan dalam dua per tiga dari waktu yang tersedia.
Pembicara yang tidak menggunakan alat bantu visual berhasil membuat
pendengar menyetujui sudut pandangnya dalam setengah dari waktu yang
tersedia.
b. Pendengar mencapai konsensus dalam 79% dari waktu yang tersedia kalau
menggunakan grafik, tetapi mereka mencapai keputusan saat grafik tidak
digunakan 58% dari waktu yang tersedia.
c. Rapat yang menggunakan presentasi grafik 28% lebih singkat dibandingkan
rapat yang tidak menggunakan grafik.
Proses Memvisualisasi Informasi
Yang harus dilakukan ketika merencanakan alat bantu visual yaitu :
a. Mengambil keputusan mengenai pesan
Memutuskan interpretasi makna dari beberapa fakta yang telah didapat
yang mana yang paling bermanfaat untuk tujuan anda.
b. Mengenali hal yang memerlukan dukungan visual
Jenis informasi dapat membingungkan bila disajikan dalam bentuk
paragraf, tetapi jika dengan tabel atau grafik dapat lebih mudah diaturnya dan
dapat menampilkan lebih terperinci. Bila ada bagian yang memerlukan uraian
terinci dan hubungan fisik atau prosedur dapat menggunakan bagan arus dan
gambar atau foto.
c. Mempertahankan keseimbangan antara ilustrasi dan kata-kata
Ketika merencanakan ilustrasi untuk laporan atau presentasi, usahakan
untuk mencapai keseimbangan yang masuk akal antara verbal maupun visual.
Campuran yang ideal tergantung pada sifat dari subjek.

3.2 Memilih Grafik yang Tepat Untuk Pekerjaan

1
 Setelah memilih bagian mana yang akan ditampilkan lewat grafik, langkah
berikutnya adalah memilih jenis grafik yang akan menampilkan data paling jelas dan
dengan efektif bagi penerima :
a. Untuk mempresentasikan data
1) Untuk menyajikan nilai individual yang pasti, gunakan tabel.
2) Untuk memperlihatkan tren dalam satu atau lebih variabel atau hubungan
antara variabel itu selama lebih dari satu waktu, gunakan grafik garis dan
diagram batang.
3) Untuk membandingkan dua atau lebih perangkat data, gunakan diagram
batang dan grafik garis.
4) Untuk memperlihatkan frekuensi atau distribusi bagian dalam keseluruhan,
gunakan diagram lingkaran.
5) Untuk membandingkan kesatuan dengan dua atau tiga variabel, gunakan
diagram sebaran dan diagram gelembung.
b. Untuk menyajikan informasi, konsep dan gagasan
1) Untuk memperlihatkan hubungan atau perbandingan geografis, gunakan
peta.
2) Untuk menggambarkan proses atau prosedur, gunakan diagram alur.
3) Untuk memperlihatkan hubungan konseptual atau terpisah
(disederhanakan), gunakan gambar.
4) Untuk memperlihatkan hubungan terpisah (realistis), gunakan foto.
5) Untuk memperlihatkan proses, transformasi, dan sebagainya yang sedang
beraksi, gunakan animasi dan video.
Untuk Mempresentasikan Data
1) Tabel
Pada umumnya setiap tabel mempunyai kolom vertikal dan baris
horizontal, yang menggunakan judul dibagian atas dan samping. Tabel yang
diproyeksikan ke layar dalam presentasi lisan harus dibatasi hanya sampai tiga
kolom dan enam baris judul, tabel yang ditampilkan di kertas dapat menggunakan
satu atau dua sampai sepuluh judul atau lebih.
Berikut adalah contoh informasi yang disajikan melalui tabel.

Ukuran Amazon.com Barnes & Noble

Jumlah took 1 situs web 1.011

Judul per took 3,1 juta 175.000

Buku yang dikembalikan 2% 30%

Penjualan karyawan $375.000 $100.000

2
 Perputaran persediaan per tahun 24 3

Kebutuhan modal jangka Panjang Rendah Tinggi

Arus kas Tinggi Rendah

Walaupun banyak tabel hanya menyajikan angka, tabel yang menggunakan

kata-kata juga bermanfaat. Beberapa tabel tidak berisi angka sama sekali. Tabel itu
terutama cocok untuk menyajikan hasil temuan dari survei atau untuk
membandingkan berbagai produk terhadap standar tertentu.
Jika menyajikan tabel angka jangan lupa untuk :
a. Menggunakan satuan umum yang dapat dipahami seperti dolar, persentase,
harga per ton.
b. Menyatakan semua produk dalam sebuah kolom dengan satuan yang sama
dan adakan pembulatan untuk meyederhanakan.
c. Memberi judul pada bagian atas kolom dengan jelas dan menggunakan
subjudul bila perlu.
d. Memisahkan kolom atau baris dengan garis atau ruang ekstra untuk
membuat tabel mudah dibaca.
e. Menyediakan total kolom atau baris atau rata-rata jika relevan.
f. Menyebutkan sumber data dibawah tabel dengan menggunakan format
yang sama seperti teks catatan kaki.
2) Grafik Garis dan Permukaan
Grafik garis menggambarkan kecenderungan dalam perubahan kurun
waktu atau hubungan antara dua variabel. Dalam grafik garis yang menunjukkan
kecenderungan, sumber vertikal atau y menunjukkan jumlah dan sumbu horizontal
atau x menunjukkan waktu atau jumlah yang diukur. Biasanya kedua skala
dimulai dari nol dan dilanjutkan dengan kenaikan yang tetap, akan tetapi terdapat
juga sumbu vertikal terpotong untuk menunjukkan bahwa ada sebagian kenaikan
yang tidak digambarkan. Sumbu yang terpotong cocok kalau data mempunyai
nilai yang jauh di atas nol, tetapi pastikan untuk dengan jelas menunjukkan
penghilangan titik-titik data.
Berikut adalah contoh grafik garis :

3
 Grafik Garis dengan Sumbu Terpotong

Grafik Garis
dengan Beberapa
Garis

Grafik Garis dengan Nilai Positif dan

Negatif pada Sumbu Vertikal

Grafik Permukaan/Grafik Area

adalah bentuk dari grafik garis dengan
pengaruh kumulatif, semua garis ditambahkan
di atas garis paling atas yang mewakili total.
Bentuk bagan ini membantu anda menggambarkan perubahan dalam komposisi
dari sesuatu dalam perubahan kurun waktu. Ketika menyiapkan grafik permukaan,
letakkan segmen terpenting diatas garis dasar dan batasi jumlah strata sampai
empat atau lima.

Grafik Permukaan

3) Grafik Balok, Piktogram dan

Bagan Gantt
Grafik
Balok atau Diagram Batang menggambarkan angka melalui tinggi atau panjang

4
dari balok segi empat, membuat sederetan angka mudah dibaca atau dipahami.
Berbagai manfaat grafik balok yaitu :
a. Membandingkan ukuran dari beberapa produk dari suatu saat
b. Menunjukkan perubahan dari satu produk dalam perubahan kurun waktu
c. Menunjukkan komposisi dari beberapa produk dalam perubahan kurun
waktu
d. Menunjukkan ukuran relatif dari komponen suatu keseluruhan
Grafik balok terdiri dari lima jenis yaitu :
a. Grafik balok tunggal

b. Grafik balok yang dikelompokkan membandingkan dengan lebih dari satu

set data (menggunakan warna atau pola yang berbeda untuk setiap set
data).

c. Grafik balok deviasi (mengidentifikasi nilai positif dan negatif atau pihak
yang menang dan kalah.

5
 d. Grafik balok dengan segmentasi/grafik balok yang ditumpuk
(menunjukkan bagaimana komponen individu memberi kontribusi pada
angka total menggunakan warna berbeda atau pola berbeda untuk setiap
komponen).

e. Grafik balok kombinasi dengan garis (membandingkan jumlah yang

memerlukan interval berbeda).

Piktogram adalah grafik yang menggunakan simbol sebagai ganti dari

angka untuk menggambarkan data. Nilai utama dari piktogram adalah karena

6
 piktogram merupakan sesuatu yang baru dan lebih mampu menyampaikan pesan
dengan lebih tepat dan nyata.

Contoh
Piktogram

Grafik
balok yang
berkaitan erat
adalah grafik garis waktu, yang menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek tertentu. Apabila ingin mengikuti
kemajuan ke arah penyelesaian proyek dapat menggunakan jenis bagan garis
waktu yang disebut dengan Bagan Gantt. Berikut adalah contoh dari Bagan
Gantt.

4) Diagram Sebaran dan Gelembung

Diagram Sebaran atau Diagram XY digunakan untuk membandingkan
beberapa entitas (perusahaan, pasar, karyawan, dll) dengan dua variabel seperti
marjin pendapatan dan laba. Diagram ini serupa dengan grafik garis dalam hal
bahwa satu variabel digambarkan sepanjang sumbu x dan variabel lainnya
sepanjang sumbu y. Akan tetapi dalam diagram sebaran ini yang digambarkan
adalah poin individual, bukan garis berkelanjutan.

7
 Diagram Gelembung meluas menjadi tiga variabel dengan ukuran
gelembung menunjukkan variabel ketiga. Berikut adalah contoh diagram
gelembung.

5) Diagram Lingkaran
Diagram ini menunjukkan bagaimana bagian-bagian dari keseluruhan
terdistribusikan. Diagram lingkaran adalah cara yang efektif untuk menunjukkan
persentase atau untuk membandingkan satu segmen dengan yang lain. Anda dapat
menggabungkan diagram lingkaran dengan tabel untuk memperluas kegunaan dari
alat-alat visual seperti itu. Berikut adalah contoh diagram lingkaran dengan tabel.

Untuk Mempresentasikan Informasi, Konsep dan Gagasan

1) Diagram Alur dan Bagan Organisasi
Diagram Alur menggambarkan urutan peristiwa dari awal sampai akhir.
Diagram ini tidak dapat dipisahkan ketika menggambarkan proses, prosedur dan
hubungan yang berurutan. Berbagai elemen dalam proses yang ingin anda
gambarkan dapat diwakili dengan simbol gambar atau bentuk geometris.

8
 Contoh Diagram
Alur

Bagan
Organisasi
tercermin dari nama, menggambarkan posisi, unit, atau fungsi dai sebuah
organisasi dan bagaimana saling keterkaitan diantara semuanya.

Contoh Bagan Organisasi

2) Peta
Penggunaan peta yang paling umum adalah untuk menunjukkan
konsentrasi sesuatu menurut wilayah geografi. Peta juga dapat digunakan untuk
menunjukkan perbedaan penjualan suatu produk menurut regional atau
menunjukkan usulan lokasi pabrik dan hubungannya dengan pasar utama. Peta
dapat digambarkan dengan menggunakan titik-titik, garis, warna, label, angka dan
simbol. Berikut adalah contoh peta.

9
 3) Gambar, Diagram dan Foto
Walaupun kurang banyak digunakan dibandingkan alat bantu visual lain,
gambar, diagram dan foto dapat juga menjadi elemen bermanfaat dalam laporan
bisnis dan presentasi. Gambar dan diagram paling sering digunakan untuk
menunjukkan wujud suatu benda atau cara kerjanya. Foto sering digunakan dalam
jenis dokumen bisnis tertentu, seperti laporan tahunan yang daya tarik visualnya
dipakai untuk menarik minat pembaca.

Contoh Diagram
4) Animasi dan Video
Animasi computer dan video merupakan bentuk yang paling khusus untuk
alat bantu visual bisnis. Perangkat lunak seperti Macromedia Flash
memungkinkan penciptaan file multimedia yang terdiri dari animasi computer,
video digital dan elemen lain.

3.3 Mendesain dan Memproduksi Grafik untuk Laporan

Menciptakan Grafik dengan Komputer

10
 Dengan komputer yang canggih dapat membuat grafik yang bagus dengan
mudah dan cepat. Dengan program seperti coreldraw, powerpoint, painter, lotus dll
dapat membantu anda menggambar bebas, memanipulasi citra yang sudah ada dan
menampilkan angka dalam bentuk grafik. Sebelum anda memanfaatkan kelebihan alat
grafik komputer, pikirkan mengenai jenis gambar yang anda proyeksikan.
Gaya dari alat bantu visual anda mengkomunikasikan pesan halus mengenai
hubungan anda dengan penerima. Diagram tulis tangan sederhana cukup untuk rapat
kerja tetapi tidak cocok digunakan dalam presentasi formal atau laporan. Sebaliknya
visual rumit yang berwarna-warni dapat dipandang berlebihan untuk memo yang
menyampaikan informasi tetapi cocok untuk digunakan dalam pesan kepada
manajemen puncak atau untuk mempengaruhi orang luar. Dengan kata lain, gambar
yang anda proyeksikan harus menentukan Teknik produksi.
Memahami Seni Desain Grafik
Untuk menciptakan alat bantu visual yang efektif, anda harus menyadari aspek
estetika dan simbolik dari seni grafik sehingga tidak mengirimkan pesan yang keliru.
Berikut beberapa prinsip yang harus diwaspadai :
a. Kontinuitas
Seorang penerima memandang sederetan alat bantu visual sebagai
keseluruhan dan menganggap bahwa anda akan menggunakan elemen desain
dengan cara yang konsisten dari satu halaman ke halaman berikutnya. Akan
membingungkan bila melakukan perubahan dalam warna, bentuk, ukuran,
tekstur, posisi, skala atau tipe huruf.
b. Kontras
Penerima mengharapkan bahwa perbedaan visual akan sesuai dengan
perbedaan verbal. Bila membandingkan perbedaan gunakan warna yang
mencolok sedangkan untuk menunjukkan persamaan antara dua jenis, buat
perbedaan visual antara keduanya lebih lembut.
c. Penekanan
Sajikan butir pokok dalam bagan dengan cara yang paling mencolok
yaitu lewat warna, posisi, ukuran, atau apapun. Hindari menggunakan warna
yang kuat untuk data yang tidak penting dan kurangi penekanan latar belakang
seperti garis-garis pada bagan.
d. Kesederhanaan
Batasi jumlah warna dan desain, perhatikan untuk menghindari
chartjunk (menggambarkan elemen dekoratif yang membuat dokumen terlihat
ramai tanpa menambah informasi yang relevan).
e. Pengalaman

11
 Budaya, Pendidikan dan pengalaman lain membuat orang
mengharapkan melihat hal-hal tertentu dengan cara tertentu dan harapan ini
dapat mempengaruhi cara orang memberi tanggapan pada alat-alat visual
anda.
Menyisipkan Grafik ke dalam Teks
Untuk menyatukan alat bantu visual dengan teks dapat dilakukan dengan :
a. Perkenalkan alat bantu visual dalam teks menggunakan nomor dalam teks
laporan.
b. Tempatkan alat visual dekat dengan bagian yang digambarkannya.
c. Pilih judul dan keterangan yang mengandung pesan.
Memeriksa Alat Bantu Visual
Sebelum anda memberikan kata akhir menyetujui penggunaan alat bantu
visual, sebaiknya lakukan kajian ulang. Tanyakan pertanyaan berikut pada diri sendiri:
a. Apakah ini perlu ?
b. Apakah sudah akurat ?
c. Apakah penghargaan yang tepat sudah diberikan ?
d. Apakah ini jujur ?

3.4 Mendesain dan Memproduksi Alat-Alat Visual untuk Presentasi Lisan

Dua jenis alat bantu visual dipakai untuk mendukung pembicaraan dan
presentasi. Pertama alat visual teks yang terdiri dari kata-kata dan membantu hadirin
untuk mengikuti alur gagasan. Visual teks merupakan garis besar yang
disederhanakan dari presentasi, anda dapat menggunakannya untuk meringkas dan
mengkaji ulang pesan serta menunjukkan perubahan besar dalam pemikiran. Kedua
alat visual grafik yang membantu hadirin memahami data numerik dan informasi lain
yang sulit yang akan sulit diikuti bila disajikan dengan lisan.
Berbagai Jenis Presentasi Visual
Alat bantu visual untuk dokumen biasanya dibatasi pada kertas. Akan tetapi
untuk pidato dan presentasi ada berbagai media yang dapat dipilih yaitu bahan
bacaan, papan tulis dan whiteboard, flip chart, overhead, slide, presentasi elektronik
dan alat bantu visual lain.
Cara Mengadakan Presentasi Elektronik
Gunakan Microsoft Powerpoint, Lotus Freelance, atau Corel Draw atau
program presentasi lain untuk mengadakan presentasi elektronik. Sederetan slide
komputer dapat digunakan untuk menyampaikan pesan secara lisan. Slide utama
menyimpan elemen desain yang akan muncul pada semua slide presentasi,
memastikan semua keseragaman dan konsistensi. Gunakan transisi antara slide untuk
memberikan presentasi elektronik anda agar tampak lebih profesional. Gunakan
fasilitas build untuk membantu hadirin memfokuskan pada bullet satu per satu.
Kiat untuk Mendesain Presentasi Visual yang Efektif
12
 Yang harus dilakukan agar hadirin membaca yang tertulis sementara mereka
juga mendengar penjelasan anda yaitu :
a. Pastikan bahwa semua hadirin dapat melihat alat bantu visual.
b. Sebelum presentasi, periksa peralatan untuk memastikan semuanya berfungsi
dengan baik.
c. Buat rencana cadangan seandainya teknologi gagal.
d. Beri waktu kepada hadirin untuk membaca alat bantu visual sebelum anda
mulai dengan penjelasan.
e. Batasi satu alat bantu visual untuk satu pokok pikiran.
f. Ilustrasikan pokok pikiran, bukan seluruh presentasi.
g. Gunakan garis pembatas, pointer dan kotak untuk menonjolkan informasi
penting.
h. Gunakan clip art untuk menambah warna dan daya tarik presentasi.
i. Hindari alat bantu visual yang bertentangan dengan pesan verbal anda.
j. Jangan gunakan alat bantu visual sampai anda siap untuk berbicara
tentangnya. Kalau sudah selesai membahas pokok pikiran yang digambarkan
dengan alat-alat visual, singkirkan dari pandangan hadirin.

DAFTAR PUSTAKA

13
Bovee, Courtland L dan Thill, John V. 2002. Komunikasi Bisnis Jilid 2 Edisi Keenam.
Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi.
Bovee, Courtland L dan Thill, John V. 2008. Komunikasi Bisnis Jilid 2 Edisi Kedelapan.
Klaten: PT Indeks.

Dewi, Sutrisna. 2006. KOMUNIKASI BISNIS. Yogyakarta: Andi.

14