1.

MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI LEWAT INTERNET DAN

TEKNOLOGI LAIN

1.1 Berkomunikasi di Zaman Informasi

SGI hanya satu dari banyak perusahaan yang menggunakan Internet. E-mail,
voice mail, dam fax untuk berkomunikasi dengan rekan kerja dan pemasok, serta
pelanggan. Teknologi ini membuat orang dari dua tempat yang bersebrangan di dunia
kerja dapat bekerja sama dengan mulus ketika mereka mengirimkan bit dan byte yang
mengelilinhi dunia 24 jam sehari. Keja sama global ini juga memungkinkan
perusahaan dapat membuat produk, mengopersikan, dan memberikan pelayanan yang
lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah. Seperti yang dapat anda bayangkan,
teknologi ini tidak hanya mengubah cara kita berkomunikasi, tetapi juga mengubah
cara kita bekerja.

Dalam banyak perusahaan, misalnya, rekan sekerja dan bahkan seluruh bagian
tidak perlu lagi berada di satu lokasi. Dewasa ini, system telepon canggih, mesin fax
dan fotokopu yang tidak mahal, serta computer yang berdaya guna tinggi tetapi
ekonomis membuat orang dapat telecommute, atau bekerja jauh dari kantor
konvensional, baik di rumah, di jalan, atau di saku baju menjadi ruang kerja yang
dapat dibawa. Sebenarnya, bukan tak lazim bafi orang di zaman ini menjalankan
seluruh bisnisnya dari mobil atau bahkan dari sebuah pesawat terbang. Tentu saja,
beberapa ahli meramalkan bahwa teknologi akan menghasilkan perubahan tempat
kerja yang lebih besar lagi dalam waktu dekat. Teknologi, kata mereka, akan
menyusup ke dalam setiap praktek bisnis dan menciptakan keunggulan dalam
kemampuan komunikasi yang akan jauh lebih canggih daripada yang dapat kita
bayangkan sekarang.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi

komunikasi. Salah satu hal, teknologi baru mengaburkan garis pembatas antara
kehidupan di tempat kerja dan kehidupan di rumah. “Sambungkan diri” dan selalu
dapat diakses, semakun lama semakin banyak karyawan yang merasa harus segera
menanggapi setiap pesan yang mereka terima, baik ketika berada dirumah, didalam
perjalanan dinas, atau sedang liburan. Hal lain, teknologi menyusup ke dalam privasi
orang. Perusahaan Internet melakukan apapun yang dapat mereka lakukan untuk
mengetahui lebih banyak mengenai diri Anda, system anda, dan situs mana yang akan

1
 anda kunjungi. Beberapa perusahaan meninggalkan kue (file ID pengguna) dalam
computer ketika anda mengunjungi situs Web mereka. Perusahaan lain menuntut
informasi pribadi sebelum mengizinkan Anda mengakses situs Web atau perangkat
lunak mereka. Lebih lanjut, teknologi menghasilkan informasi yang berlebihan.
Internet tidak lagi air pasarng; melainkan gelombang pasang. Dengan menekan
beberapa tombol aau satu tombol, siapa pun dapat mengirimkan e-mail dan dokumen
kepada ratusan bahkan ribuan orang, apakah informasi benar – benar diperlukan atau
tidak. Sebagi akibatnya, karyawan dewasa ini dibanjiri dengan informasi yang jauh
lebih banyak dari pada yang dapat mereka proses secara efektif.

Tentu saja, sebagai pelaku bisnis dimasa depan, anda diharapkan mengetahui
cara menggunakan internet dan teknologi lain untuk berkomunikasi secara efektif di
tempat kerja. Disamping itu, anda harus mengetahui beberapa tatangan komunikasi
yang dihadapi perusahaan akibat dari teknologi baru ini.

1.2 Memahami Internet

Internet dibicarakan dimanapun saat ini. Benda apa sebenarnya yang

mengubah cara kita berkomunikasi dan melakukan bisnis? Didefinisikan secara
sederhana Internet adalah jaringan; satu kelompk computer yang saling dihubungkan
sehingga semuanya dapat berbagi informasi. Kadang – kadang jaringan terletak dalam
satu gedung atau tempat tertentu (disebut local area networks atay LANs); jaringan
yang lain menghubungkan computer yang berada di tempat jauh (disebut wide area
netwoks atau WANs)). Internet kebetulan adalah jaringan terbesar di sunia dari
banyak computer yang saling terhubung secara elektronik (juga dikenal sebagai
server).

Tentu saja, bagian internet yang paling seing digunakan adalah World Wide
Web (WWW atau Web). Dikembangkan di tahun 19990, Web menggunakan system
graphical user interface (GUI), memudahkan pemakai untuk, menampilkan, dan
menyimpan informasi yang berada dalam internet. Informasi ini biasanya disimpan
dalam sebuah situs Web yang terletak di salah satu dari banyak computer yang
berbentuk jaringan dalam Internet. Sebuah situs Web individual dapat terdiri dari
banyak halaman Web, dan agar dapat membaca halaman Web Anda memerlukan Web
browser, perangkat lunak seperti Netscape Bavigator atau Internet Explorer dari
Micrososft.

2
1.3 Apa yang Dapat Anda Lakukan di Internet

Anda tidak dapat memeperoleh gambaran mengenai Internet yang sebenarnya

sampai anda mengetahui dengan lebih baik cara menggukannya. Bagian ini akan
menjelaskan bagiamana bisnis dewasa ini menggunkan Internet untuk berkomunikasi.

1.3.1 Berkomunikasi dengan Orang Lain

a. Telnet adalah suatu kelas program aplikasi internet yang membuat anda dapat
berhubungan dengan induk yang jauh walaupun computer anda bukan bagian
permanen dari jaringan yang didukung induk tersebut. Telnet membuat anda dapat
melakukan kegiatan interaktif normal dengan computer laun pada jaringan seolah
– olah anda sedang duduk di terminal di tempat itu. Misalnya anda dapat
menggunakan Telnet untuk mengakses kartu katalog perpustakaan local atau
mungkin jaringan sekolah dari computer di rumah.

b. Internet Telephony; sekarang pemakai internet dapat berkomunikasi secara lisan

lewat internet. Walaupun telepon telah melakukan fungsi ini selama beberapa
dekade, mengubah suara tradisional menjadi sinyal digital dan mengirimkan lewat
internet jaug lebih murah daripada menelpon menggunakan jalur telepon analog
standar. Ini juga lebih efisien, karena membuat organisasi dapat
mengakomodasikan lebih banyak pengguna pada suatu jalur sekaligus. Mutu suara
percakapan leat internet masih merupakan masalah besar, tetapi pengembang
teknologi ini terus berusaha memperbaikinya. Walaupun demikian, para ahli
mengatakan bahawa internet telephony dapat merebut 4% pendaparan perusahaab
telepin AS di tahub 2004.

c. E-mail; Pos Eletronik, pada umumnya disebut E-mail adalah salah satu sifat
internet yang paling bermanfaat untuk bisnis. E-mail merujuk pada dokumen yang
diciptakan, dikirimkan, dan dibaca seluruhnya pada computer. DOkumen ini
mungkin pesan teks sederhana, atau menyertakan file yang panjang dan kompleks
atau program. Sebearnta, bila anda dapat menyimpan sebuah file dalam computer,
anda mungkun dapat menyimpannya via e-mail. E- mail telah mengubah gaya
komunikasi bisnis secara dramatis. Seperti yang dikatakan Kim Daus, “ Saya tidak
dapat membayangkan hidup tanpanya.” Ada beberapa kelebihan meggunakan e-
mail :

3
1) Kecepatan; E-mail hampur bersifat seketika. Sebuah pesan e-mail sering tiba
di tempat tujuan dimana pun di dunia dalam waktu beberapa detik. Dengan e-
mail, anda dapat berhubungan bolak – balik berualang – ulang dalam waktu
yang diperlukan untuk mengirimkan satu pesan.

2) Biaya; Biaya mengirimkan e-mail biasanya lebih murah dibandingkan biaya

pos kelas satu dan jauh lebih murah dibandingkan biaya jasa pengiriman
semalam.

3) Kemudahan dipindahkan; anda dapat menerima dan mengirimkan emai

dimana pun anda dapat menghubungkan computer dengan jaringan telepon.

4) Kenyamanan; E-mail menyelesaikan masalah koordinadi panggilan telepon

yang berbeda zina waktu, dan menyelesaikan masalah “phone tag” (ketika
anda berdua saling menelepon dan meninggalkan pesan tanpa pernah
berbicara langsung). Bukanya meninggalkan pesan singkat dan menunggu
jawaban, anda dapat mengirimkan dan menerima pesan terinci, akurat. Lebih
lanjut, orang yang anda hubungi tidak perlu duduk di depan computer atau
bahakan komputernya tidak perlu dihidupkan pada saar anda mengirimkan
pesan. Segera setelah mereka berhubungan dengan Internet, sebagian besar
program perangkat lunak e-mail akan memberi tanda bahwa ada surat yang
baru tiba. Kemajuan teknologi mutakhir seperti Pocket Mail (membuat
pemakai dapat mengirim dan menerima e-mail dengan menyambungkan
peralatan papan tombol kecil ke telepon apa saja).

5) Menyimpan Catatan; anda dapat menyimpan dan mengatur pesan e-mail yang
anda kirimkan dan terima, sehingga anda akan mempunyai catatan komunikasi
yang baik mengenai proyek spesifik.

6) Egalitarianisme; Dengan sebagian besar system e-mail, siapapun dapat

menirimkan kepada hamper siapapun. Karyawan tingkat rendah (yang
mungkin dengan cara lain tidak pernah berhubungan dengan manajemen
tingkat atas) dapat megirimkan e-mail kepada manajer puncak semuadah
kepada rekannya.

7) Kerja sama; Email mendorong kerja sama yang lebih besar diantara karyawan
dan dapat meningkatka produktivitas dengan merampingkan komunikasi.

4
 Disamping itu, e-mail membuat perusahaan relative mudah mendistribusikan
pekerjaan kepada karyawan sementara, kontraktor independen, atau karyawan
yang bekerja jauh dari kantor.

8) Daftar alamat; dalam program e-mail, anda menyusun daftar alamat:

kelompok orang yang secara rutin anda kirimi informasi. Kemudian, kalau
ingin mengirimkan pesan, anda hanya perlu menentukan nama dalam daftar
tanpa perlu mebgetik nama dan alamat individu lagi.

Akan tetapi, e-mail bukan tanpa kelemahan. Sebenarnya, beberapa

amnfaar utama dari email juga menciptakan masalah terburuk. Orang – orang
kadang menyertakan sesuatu dalam email yang tidak pernah mereka mimpikan
untuk diucapkan secara lisan maupun diketik dalam dokumen.

d. Videoconference; Dengan menggunakan nternet dan perangkat lunak seperti Net

Meeting dari Microsoft atau Net Conferencing dari MCI Word Com, pemakai
dapat berbicara langsung dan melihat serta berbagi dokumen secara electronic.
Dengan harga yang terus turun dan mutu produk yang semakin baik, semakin
lama semakin banyak perusahaan akan menggunakan video konferensi dimasa
depan.

1.3.2 Mengirimkan File antara Komputer

File transfer protocol (FTP) adalah sifat penting lain dari internet. FTP
membuat anda download file dan upload file. Jutaan file bermanfaan, termasuk seni,
music, materi pendidikan, permainan, peta, foto, perangkat lunak, dokumen, dan buku
tersedia untuk di-download di Internet. Disamping itu, FTP membuat anda dapat
melampirkan dokumen yang telah diformat pada email. Sifat ini terutama bermanfaat
dalam dunia bisnis, kalua karyawan memindahkan biodata, memo, laporan, surat,
naskah, dan sebagainya dari computer mereka ke computer lain. Ketika anda
melakukan download sebuah file atau lampiran, perangkat lunak FTP memotong –
motong file itu, mengirimkannya, dan menyusun ulang dalam computer anda dalam
bentuk yang dapat dipakai. Kadang – kadang pemakai memapatkan atau zip, file besar
menjadi paket yang lebih kecil agar file itu lebih mudah dan lebih cepat untuk
dikirimkan. Bila menera file yang dimapatkan, anda harus menggunakan perangkat

5
lunak khusus utnuk mengembalikannya ke bentuk semula sebelum anda dapat
membacanya.

1.3.3 Berpartisipasi dalam Diskusi Kelompok

Diskusi kelompok internet membuat anda dapat berpartisipasi dalam topic

diskusi yang sedang berlangsung dengan orang dari seluruh dunia. Dua bentuk diskusi
kelompok, biaasa di Internet: mailing lists dan usenet newsgroups. Discuccion
mailing list juga dikenal sebagai list-serv adalah diskusi kelompik temat anda
berlangganan dengan mengirimkan pesan ke alamat e-mail daftar itu. Sejak saat itu,
salinan dari semua pesan yang diposkan oleh pelangan lain dikirimkan kepada anda
via email. Misalnya, dosen anda dapat mencipkana diskusi mailing list untuk kuliah
anda. Semua pesan yang diposkan oleh dosen anda dan mahasiswa lain akan
dikirimkan kepada alamat email anda. Setelah menyelesaikan kuliah, anda dapat
memutuskan langganan atau minta untuk dihapus dari daftar alamat.

Usenet Newsgroups berbeda dari discussion mailing lists dengan dea cara.
Pertama, pesan (disebut artikel) diposkan ke situs newsgroups. Tidak seperti mailing
lists, yang dikirim ke alamat email anda, artikel newsgroup dengan menggunakan
program pemaca dalam web browser anda. Dengan kata lain, newsgroup adalah
tempat yang anda kunjungi untuk membaca pesan yang diposkan, sedangkan
discussion mailing lists menyampaikan pesan yang diposkan kepada anda. Kedua,
pesan yang diposkan je newsgroup dapat dilihat oleh semua orang. Akan tetapu, pada
umumnya anda harus mengisi beberapa informasi pendahuluan (seperti nama anda)
untuk memasang pesan. Dewasa ini terdapat lebih dari 50.000 newsgroups mengenai
topic apapun yang dapat dibayangkan, dan jumlah itu bertambah setiap hari.

Sebagai tambahan dari berpartisipasu dalam disicussion mailing list dan

usenet newsgroups, banyak pemakain nternet terlibat dalam chat online, suatu
percakapan online yang dapat menampung berapa pun jumlah pemakai computer
untuk mengetik pesan kepada orang lain dan menerima jawaban tanpa penundaan
waktu. Mereka dapat juga memposkan pesan pada “massage boards” yang ditawarkan
oeleh berbagai situs Web.

1.3.4 Mencari Informasi

6
 Salah satu penggunaan yang paling umum dari Internet adalah mencari dan
mengakses informasi. Pada Web, anda dapat menemukan berita, artiker, dn statistic
mutakhir, informasi perusahaan; petunjuk untuk membuka usaha, memebeli rumah,
atau mengatir keuangan; uraian mengenai produk dan jasa yang dijual; dan
sebagainya. Jumlah informasi yang tersedia nyaris tak terbatas, dan jumlah situs Web
Internet meningkat setiap hari. Dengan memahami apa yang dapat dan tidak dapat
dilakukan alat pencari (search engine), anda akan mampu untuk lebih memahami
keterbatasannya dan memaksimalkan hasi pencarian anda.

a. Search Engine juga disebut laba – laba atau pengelana, menjalajah web secara
otomatis, menemukan situs web, dan menempatkan salinana dari halaman web ini
dalam data base nya. Kadang – kadang laba – laba ini memerlukan waktu untuk
mencari dan menambahkan halaman baru pada indeksnya. Hal lain yang perlu
diingat adalah setiap search engine mempunyai mutu yang membedakannya dari
yang lain. Msialnya , beberapa sarana mengindeks semua halaman yang
ditemukan; yang lain hanya mengindeks halaman yang terpopuler. Banyak engine
juga mencari usenet newsgroup bila nada menetapkan untuk mencari newsgroup
dalam pencarian anda. Lebih lajut, setiap search engine mempunyai jadwal sendiri
untuk memutakhirkan indeksnya. Salah satu cara yang efektif untuk mencari
dengan beberapa engine adalah menggunalan metacrawler, engine khusus yang
mencari beberapa search engine sekaligus. Tidak peduli search engine mana yang
anda pakai, anda akan mendapatkan hasil terbaik bila meluangkan waktu beberapa
menit membaca halaman “tips” atau “help” dari engine ini sebelum mengawali
pecarian.

b. Direktori; Perbedaan anatar search engine dan direktoru adalah cara halaman web
ditambahkan pada data base aatau indeks. Search engine menggunakan robot
otomatis (perangkat lunak) untuk melakukan dan menemukan dan mengindeks
situs web, sedangkan direktori menggunakan manusia untuk melakukan tugas ini.
Dengan kata lain, seseorang harus mengajukan situs Web pada direktori, stelah itu
manusia mengkaji ulang situs web dan menentukan situs pada kategori yang tepat
dalam indek direktori. Karena perbedaan pokok ini, kalau menggunakan suatu
search engine,anda sering menemukan lebih banyak situs web daripada kalau anda
menggunakan suatu direktoru. Tetapi, direktori sering memberikan hasil yang
lebih tepat dibandingkan search engine.

7
c. Portals; Search engine dan direktoru dapat juga menjadi portal dengan
menambahakan sifat pada situs web-nya. Portal adalah gerbang internat
perhentian pertama anda setuap hari pada web, yang menawarkan beberapa cara
untuk menjelajahi rimba informasi pada internet. Situs web seperti America
Online, Yahoo!, Lycos, Infoseeek, Mircrosoft Serivice Network dan Netscape.

Pengguna pada awalnya tertarik pada portal karena search engine nya yang unik.
Sekarang, bukannya melepaskan penjelajah, portal mencoba menahan pengguna
di situs Web-nya untuk mengumpulkan pengguna dalam jumlah besar bagi
pemasang iklan serupa dengan jaringan televise. Untuk menaham perhatian
pemakain, mereka menyediakan e-mail, ramalan cuaca, laporan pasar saham,
berita, hasil pertandingan olahraga, horoskop, hubungan ke situs web lain, dan
banyak lagi yang lain secara gratis di situsnya.

d. Teknologi Dorong versus Tarik; Dimasa lalu, sebagian orang memperoleh

informasi dari internet dengan menggunakan search engine, dengan memasuki
alamata situs web spesifik, atau dengan meng-klik hubungan hypertext. Tindakan
ini pada umumnya dirujuk sebagai menarik informasi dari internet. Teknologi
dorong adalah kebalikannya. Anda tidak harus menarik informasi dari internet,
teknologi mendorong menyampaikannya kepada anda. Teknologi ini menjanjikan
kepada pengguna internet bahwa mereka tidak lagi harus berpikir mengenai situs
web mana yang akan dikunjungi setiap hari atau menghabiskan waktu menjelajah
situs mencari berita menarik dan informasi yang diinginkan. Sebaliknya, pemakai
bisa berlangganan pada saluran informasi yang berkiatan dengan tema tertentu,
dan penjual akan mendorong informasi kategori ini ke dalam computer pelanggan
sepanjang hari. Dengan kata lain, bukannya mengemudi sampai ketempat tujuan
di jalan raya informasi, pelanggan akakn dilayani di rumah.

Akan tetapi, konsep dari teknologi dorong segera memudar karena penerima
masuh harus mencari – cari dalam tumukan informasi yang di soodorkan saluran
itu ke komputernya. Keluhan utama adalah informasu yang disodorkan saluran itu
ke komputernta. Banyak pemakai juga menemukan bahwa mereka lebih suka
mengumpulkan informasi secara proaktid, bukannya menerima dosis harian.
Sebagai hasilnya, teknologi dorong tidak disukai.

8
 e. Agen Personal adalah generasi berikutnya dari teknologi dorong. Agen perangkat
lunak ini menyusun informasi sesuai dengan minat anda dan membuang tipe
informasi yang generic yang sebelumnya dikirimkan oleh saluran dorong. Akan
tetapi, personalisasi seperti ini tidak otomatis. Pertama, pemakai harus mendaftar
di situs web agen personal. Berikutnya, pemakai harus menyusun profil terinci
dengan memasukkan pilihan individual dari daftar panjang kategori subjek.
Setelah pemakai menyelesaikan proses ini, agen personal menelusuru berbagai
situs web, menemukan informasi yang cocok dengan pilihan pemakai, dan
menyampaikan informasi ke dalam komputernya. Akhirnya informasi
disampaikan semakin lama semakun cocok ketika pemakai memerintahkan agen
personal untuk “mencari lebih banyak mengenai ini” atau “hilangkan itu”.

1.4 Bagaimana Bisnis Menggunakan Internet untuk Berkomunikasi

Sesudah mengetahui apa yang dpat dilakukan seseorang di Internet, kita akan
menjajaki beberapa cara bisnis menggunakan internet untuk berkomunikasi dengan
karyawan, pelanggan, dan pemasok. Situs Web perusahaan, misalnya menyediakan
berbagai informasi. Banyak perusahaan produk, meminta umpan baluk pelanggan,
dan menerima karyawan.

1.4.1 Intranet

Intranet adalah jaringa perusahaan privat yang menghubungkan computer

perusahaan di berbagai lokasi. Intranet menggunakan teknologi yang sama dengan
internet dan WWW, tetapi informasi disediakan dan hanya dapat dikases dari jaringan
computer perusahaan. Data perusahaan yang peka yang berada dalam intranet
dilindungi dari penyusup gelap lawat internet dengan menggunakan perangkat lunak
keamanan yang disebut firewall, tipe gerbang khsuus yang mengendalikan akses ke
jaringan local perusahaan. Kalau ada orang yang mencoba masuk ke dalam web
internal, firewall meminta kata kunci dan bentuk lain dari identifikasi. Orang pada
intranet dapat keluar ke internet, tetapi sembarang orang dari internet tidak dapat
masuk ke internet.

Keunggulan dari intranet yaitu tidak memerlukan modal besar, amat efisien
dan mudah dipakai. Dengan menggunakan web browser, karyawan hanya perlu
menunjuk dan menge-klik dalam database perusahaan yang besar utnuk mencari

9
informasi yang mereka perlukan. Disamping memepermudah akses ke informasi
perusahaan, intranet memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dan bekerja
sama. Intranet dapat menghubungkan computer yang dijalankan dengan system
operasi yang berbeda. Banyak perusahaan yang menggunakan intranet untuk
menerbitkan dokumen perusahaan, mengumumkan lowongan pekerjaan, menyediakan
materi presentasi, menyimpan catatan dan informasi perusahaan, dan menawarkan
program atau perangkat lunak. Singkatnya, disamping menghemat kertas dan ruang
lantai, intranet dapat menghemat waktu dan uang perusahaan dengan meningkatkan
komunikasi dan kerja sama karyawan, mengurangi jumlah perjalanan karyawan,
menghilangkan rapat yang tidak perlu da membuat informasi jadi lebih mudah
diakses. Tipe informasi yang dapat di tematkan pada intranet diantaranya yaitu :

a. Manual Kebijakan; versi paling mutakhir selalu tersedia bagi semua karyawan
tanpa harus mencetak ratusan salinan baru ketika kebijakan berubah.

b. Lowongan Pekerjaan; Posisi baru dipasang, dan karyawan yang sudah ada dapat
menyampaikan lamaran lewat intranet.

c. Presentasi materi yang dipakai oleh bagian pemasaran dan penjualan; Perwakilan
penjualan dapat memasukan materi penjualan dan pemasaran ke situs pelanggan
di seluruh dunia. Sebagai tambahan, perubahan yang dibuat leh perwakilan
perwakilan pemasaran dikantor pusat perusahaan segera tersedia bagi wiraniaga di
lapangan.

d. Catatan dan Informasi perusahaan; Catatan dan informasi perusahaan yang

disimpan di intranet dapat diakses dari manapun di dunia. Anda hanya
memerlukan hubungan interenet dan kata kunci yang tepat. Selain itu, lebih
mudah dan lebih cepat mencari informasi yang disimpan dalam intranet.

e. Program atau potongan perangkat lunak yang mungkin bermanfaat bagi

pemogram lain; Hewlett-Packard menyimpan “mesing penjual perangkat lunak”
berupa kode di intranet. Sbelum menciptakan kode baru, pemogram mula-mula
memeriksa apakah ada suatu program yang dapat digunalan atau dimodifikasi.

Ingatlah bahwa hampir semua informasi bisnis apapun yang perlu diketahui
bersama diantara karyawan adalah calon yang baik untuk intranet; akan tetapi, tidak
ada intranet yang akan secara wajib mengatur informasi untuk sebuah perusahaan. Itu

10
 adalah sesuatu yang harus dilakukan oleh perusahan sendiri. Sebenarnya, anda tidak
benar – benar membeli intranet, sebaliknya, anda membeli peralatan dan kemudian
menciptakan intranet dengan menganyam infrastruktur informasi. Ketika mendesain
intranet perusahan, ingatlah anjuran dan pantangan ini :

a. Pindahkan system informasu anda ke dalam intranet secara berangsur – angsur

b. Mutakhirkan informasi

c. Pinjam gagasan dari intranet perusahan lain yang sukses

d. Jangan mencipta ulang. Mangapa memasang daftar formulir IRS kalau anda dapat
lebih nyaman berhubungan dengan situs Web IRS yang berisi sumber ini?

e. Jangan menganggap bahwa setelah anda membuat intranet orang akan berduyun –
duyun menggunakannya, Karyawan pasti ingin mempertahanakn system lama
yang sudah dikenalnya, menjadi tugas perusahaan untuk memberikan pelatihan
dasar kepada karyawan sehingga mereka dapat memahami efisiensi alat baru ini.

Ingat intranet tidak secara otomatis menyelesaikan masalah perusahaan, akan

tetapi, bila diorganisasikan dengan baik, intranet akan membuat karyawan mampu
mengakses informasi dengan cara yang belum pernah ada sebelumnya.

1.4.2 Ekstranet

Seteleh sebuah perusahaan mempunyai intranet, biaya untuk menambah

kemampuan ekstranet adalam minimal, tetapi manfaatnya besar. Ekstranet adalah
jaringan terorganisasi yang memperbolehkan orang yang berkomunikasi dan bertukar
data dalam jaringan yang diamankan. Tidak seperti intranet, yang membatasi akses
jaringan ke satu organisasi, ekstranet memperbolehkan orang yang sudah diseleksi
dari luar, seperti pemasok dan pelanggan untuk menggunakan jaringan. Kalau
internet, intranet dan ekstranet memajukan cara perusahaan berkomunikasi, perbaikan
teknologi lain dalam alat komunikasi yang lebih tradisional juga memainkan peran
penting dalam zaman informasi.

1.5 Menjajaki Inovasi dalam Teknologi Komunikasi Lain

Dewasa ini, panggilan telepon, e-mail, fax, pager, dan voice mail sering
menggantikan rapat bisnis tatap muka. Lebih lanjut, ketika teknologi tinggi menyusup

11
 dalam kehidupan sehari –hari, banyak pemakai meninggallkan sopan santun dan ada
dalam komunikasi electroniknya. Etika yang tidak tepat bukan hanya mempengaruhi
karir seseorang secara negative, hal itu dapat juga menghalangi sukses perusahaan
terutama saat bisnis luar negeri. Karena semua alas an, para ahli mengingatkan bahwa
sebelum perusahaan menyodorkan alat komunikasi baru yangberdaya guna kepada
karyawan dan mengharapkan mereka menggunakan alat ini dengan bijaksana mereka
harus melatih karyawan untuk menjadi komunikator yang bertanggung jawab.

1.6 Sistem Telepon

Sistem telepon bisnis semakin lama semakin berbeda dari telepon yang anda
pakai dirumah sebenarnya, banyak yang berfungsi seperti computer dengan telepon
melekat padanya. SIstem call-management memberikan kendali yang lebih baik pada
perusahaan atas telepon yang masuk dan keluar. Untuk telepon masuk, system PBX
(private branch exchange) dapat menyaring dan memindahkan saluran telepon.
Beberapa dilakukan oleh operator manusia yang lain hampir atau sleuruhnya diatur
oleh computer. Untuk telepon keluar, computer dapat melacak siapa menelpon siapa,
memutar nomor secara otomatis dari daftra pelanggan potensial, dan melakukan tugas
lain yang menghemat waktu dan uang.

Sampai akhir – akhir ini, sejumlah factor peghambat pasar telepon tanpa kaber
di AS. Faktor – factor ini termasuk teknologi yang tidak saling cocok, biaya
infrastruktur yang tinggi, harga pemakaian yang tinggim dan kegagalan untuk
menerima system “penelpon prabayar” yang umum di sebagian besar dunia. Akan
tetapi dengan kemajuan dalam peralatana komunikasi tanpa kaberl yang dikeluarkan
hampir setiap bulang, beberapa ahli yakin bahwa akhirnya telepon tanpa kaber akan
menjadi demikian murah sehingga ini akan menggantikan telepok kabel model lama.
Dalam banyak hal, proses ini sudah berlangsung. Tentu saja, jalur telepon yang usdah
ada masi dipakai untuk computer. Teknologi ini memecahkan suara dan data yang
dikirimkan menjadi bit dan kemudian memadatkannya lewat tombol, kabel, dan serat
optic yang sekarang ini menyusun system telepon. Inovasi ini membuat enamoring
dapat berbicara ditelepon, mengirimkan fax, bertukar e-mail, dan menjelajah web
secara bersamaan pada satu jalur telepon dengan biaya yang lebih murah dari pada
yang berlaku sekarang. Wavelength division multiplexing (WDM) adalah inovasi baru
lain di bidang komunikasi. Ahli telekomunikasi meramalkan bahwa WDM akan

12
 meningkatkan keceparan serat optic dan tingkat kapsitas kabel telpin sedemikian rupa
sehingga suatu hari setiap rumah mungkin mempunyai jalur langsung ke internet.

1.7 Voice Mail dan Perangkat Lunak Pengenal Suara

Kombinasi telepon dan computer juga meningkatkan pemakaina voice mail di

tempat kerja. Jauh lebih canggih daripada mesin penjawab, dengan voice mail anda
dapat mengirimkan, menyimpan, dan memutar ulang pesan lisan ke nomor “kotak
pos” berapapu dalam system. Pesan dapat dibuat beberapa menit panjangnya, dan
anda dapat mengkaji ulang rakaman sbelum mengirimnya. Untuk mendengarkan
coice mail, anda memasukan kode rahasia, kemudia anda dapat memainkan atau
menghapus pesan atau mengirimkannya kepadaorang lain dalam system. Voice mail
memecahkan kesulitan zona waktu dan komunikasi internasional. Voice mail juga
banyak mengurangi jumlah oekerjaan administrasi antar kantor. Walaupun dapat
membuat karyawab lebih produktif, voice mail tidak disukai secara universal.
Keluahan terbesar dating dari pelanggan yang mencoba menelpon seseorang tetapi
harus mendengarkan rekaman yang panjang dan menu terlebih dahulu hanya untuk
dipindahkan ke rekaman dan menu yang lain.

Banyak komunikasi telepon saat ini terjadi lewat voice mail. Sebelum
memasang pesan voice mail, atur pemikiran anda sehingga pesan itu singkat dan
akurat, serta ingat bahwa pesan voice mail tidak perlu privat.

a. Singkat. Pesan anda sebaiknya tidak lebih dari 2 menit.

b. Akurat. Secara sprsifikk sebutkan apsaja yang harus dilakukan penelepon.

c. Ubah pesan jika anda berlibur atau merencanakan untuk tidak di tempat selama
waktu yang agak panjang.

d. Jaga suara seperti professional. Jangan makan, minum, mengunyah ektika sedang
merekam pesan.

e. Prioritaskan informasi anda dengan menyebutkan yang terpenting terlebih dahulu.

f. Nyatakan tindakan dulu, kemudian tombol yang harus ditekan, kalau tidak
penelepon mungkin lupa angka yang harus direkam saat mereka selesai
mendengarkan intruksi tindakan.

13
 g. Berbicaralah perlahan – lahan. Jangan mengatakan nama atau nomor telepon
demikian cepar sehingga mereka tidak akan tahu.

h. Beritahu penelepon cara mudah untuk menghubungi seorang staf tanpa

dilemparkan dari suatu menu ke yang lain.

1.8 Teknologi dalam Komunikasi Bisnis

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu manusia
dalam melakukan pekerjaan, menghasilkan lebih ringan, lebih cepat, lebih baik, atau
lebih banyak hasil (Haryani, 2001: 72). Teknologi telah menyusup ke dalam setiap
praktik bisnis serta mencipatakan menciptakan keunggulan dan kemampuan
komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan teknologi yang cukup dramatis
telah menyebabkan perubahan dalam teknologi computer yang cukup dramatis telah
menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur
– unsur dasar proses komunikasi.

Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja

sama dengan berbagai pihak, kapanpun dan dimanapun berada. Penggunaan internet,
e-mail, voice mail, dan faks memfasilitasi para pihak untuk bekerja tidak dalam satu
lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi bisa dirumah
dijalan, atau diberbagai Negara. Komputer saku dan telepon saat ini sudah cukup
dengan menggunakan ruang kerja yang mudah dibawa ke mana saja. Teknologi tidak
hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang

mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor
menimbulkan kesulitan antara kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih
lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan.
Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak dari pada
yang dapat diproses seacara efektif. Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam
melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi
komunikasi, Bovee dan Thill (2003: 29) memberikan pedoman sebagai berikut:

a. Harapan penerima pesan

14
 Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu di pertimbangkan lebih lanjut
harapan penerima teknologi yang dipergunakan untuk mengirim pesan. Ada yang
cukup puas menerima pesan melalui telepon dan faks saja, tetapi ada juga yang
menghendaki agar pesan dikinm melalui e-mail.

b. Waktu dan Biaya

Waktu menjadi factor penting dalam memilih teknologi yang dipergunakan. Pesan
yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon. Faks atau internet dengan biaya
yang relative lebih mahal dari pada mengirim melalui pos. Sementara itu, pesan
yang tidak bisa mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.

c. Sifat pesan

Pesan – pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks, akan
lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui tatp muka. Sementara pesan
yang memerlukan gambar tentu tidak tepat bila dikirim melalui telepon.

d. Perlunya penampilan

Teknologi yang dipergunakan dalam berkomunikasi seringkali dijadikan salah

satu indicator untuk menilai kemajuan perusahaan. Demikian pula untu tujuan
tertentu, pesan bisnis akan lebih baik jika dicetak dengan printer laser diatas kertas
yang bermutu dari pada dicetak diatas continousnfrom dengan printer dot-matrix.

Pelaku bisnis diharapkan memiliki keterampilan dalam memanfaatkan

teknologi agar dapat secara efektif. Kemampuan untuk menangani tantangan
teknologi (misalnya kelebihan informasi dan keamana data) juga sangat diperlukan.
Tekonologi hendaknya dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang
membabi buta akan merugikan perusahaan.

1.9 Teknologi Dalam Komunikasi Tertulis

Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dpat

dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan – pesan penting baisanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis dengan
tangan, diketik dengan mesin tik atau elektronik, dicetak dengan bentuk print out, atau
menggunkan email. Penulisan dokumen dengan tangan hampir setiap perusahaan

15
telah menyediaakan berbagai alat bantu berupa hardware dan software computer
untuk melakukan komunikasi bisnis tertulis.

Word processor merupakan salah satu software yang banyak di pergunakan

sebagai pengolah kata. Word Processor yang ada saat ini bukan lagi hanya sekedar
sebagai pengganti mesin ketik, tetapi sudah mampu memadukan antara teks dengan
spreadsheet, gamabr, atau grafik. Disamping itu, pembuatan satu dokumen dapat
dilakukan secara bersama sama dan memudahkan proses editing.

Selain word processor, penulisan dokumen dapat jug menggunakan desktop

publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki kemampuan lebih
tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau gambar dengan tampilan yang
lebih menarik dan variatif. Desainer grafis banyak menggunakan aplikasi untuk
membuat majalah, buku,dikirim panduan, brosur, atau poster.

Di samping komputer, alat bantu scanner juga dapat digunakan untuk

menyiapakan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasikan teks atau
gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau penggambaran ulang.
Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang sudah di-scan dilakukan
dengan komputer.

Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan computer, lalu dicetak

dengan printer berwama atau hitam-putih. Sebagai alat pencetak, printer dapat
diperintahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau atkan penggandaan. Untuk
keperluan yang sangat kuat, penggandaan dapat untuk juga dilakukan dengan mesin
faks. Dengan alasan efisien, biasanya penggandaan dalam jumlah banyak dilakukan
dengan mesin fotokopi. Saat ini, sudah banayk alat bantu yang multifungsi, misalnya,
satu alat bisa berfungsi sebagai printer, scanner, dan sekaligus fotokopi.

Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada penerima

pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks hanya mampu
mengirimkan dokumen berwarna hitam – putih. Adakalanya pencetakan dokumen
tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim langsung setelah file disimpan
dalam bentuk softcopy (harddisk, foppydisk, dan compact disk) atau melalui surat
elektronik atau e-mail. Penerima akan membaca pesan langsung melalui komputer
dan akan mencetaknya bila diperlukan.

16
 Perusahaan dapat membuat jaringan komunikasi elektronik terbatas untuk
perusahaan internal yang berada dalam satu lokasi spesifik Jaringan yang berada
dalam satu lokasi yang disebut Local Area Network (LAN). Jaringan yang lebih luas
untuk melakukan komunikasi antarlokasi yang beriauhan disebut Wide Area Network
(WAN). Dalam era globalisasi saat ini telah berkembang jaringan komunikasi
elektronik yang sangat luas dan melewati batas-batas wilayah negara yang disebut
Internet. Agar dapat berkomunikasi melalui internet diperlukan komputer, modem,
saluran telepon, dan jasa layanan Akses Internet atau Internet Provider (ISP).

Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh
individu, perusahaan perguruan tinggi, pemerintah, dan lembaga-lembaga lain di
seluruh dunia. Word wide web (www) merupakan bagian dari internet yang
digunakan untuk mengakomodasi informasi berupa grafik. Informasi biasanya
disimpan dalam berbagai situs yang memiliki banyak halaman web. Agar dapat
membaca halaman web, diperlukan perangkat lunak web browser seperti Netscape
Navigator atau Internet Explorer.

E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu keunggulan Internet yang
paling berharga untuk bisnis. File berisi teks atau gambar, baik atau pendek bisa
dikirim dengan cepat ke seluruh dunia melalui email. E-mail juga telah mendorong
sama yang lebih kuat dan meningkatkan produktifitas karena mampu merampingkan
proses komunikasi. E-mail telah mengubah gaya komunikasi bisnis secara dramatis.

1.10 Teknologi dalam Komunikasi Lisan

Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan sebagian

besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam komunikasi lisan, pesan
dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu. Contoh komunikasi lisan adalah
bercakap-cakap secara langsung, berpidato, bercakap – cakap secara langsung,
emndengarkan ceramah, menonton televise, atau mendengarkan radio.

Ada alat bantu komunikasi yang dapat digunakan secara individu dan ada juga
yang bisa dipergunakan secara berkelompok. Pager, telepon, dan voice mail adalah
contoh alat bantu komunikasi lisan individu. Saat ini, hampir semua orang
menggunakan ponsel dalam melakukan komunikasi lisan. Telepon itu bahkan
dilengkapi dengan fasilitas voice mail dan Internet.

17
 Secara berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan menggunakan alat bantu
berikut:

a. Teleconference

Saat ini, untuk dapat melakukan pertemuan atau pertemuan penting, para
peserta rapat tidak harus menjadi satu tempat tertentu. Teknologi teleconference
dapat membantu berlangsungnya pertemuan antara beberapa orang yang berada di
daerah yang berjauhan. Pada pertemuan jarak jauh, para peserta dapat berdiskusi
tanpa atau saling bertatap muka. Peralatan yang dipergunakan dalam latihan jarak
jauh tanpa bertatap muka. Peralatan yang digunakan dalam konferensi jarak jauh
tanpa bertatapmuka disebut audiconference. Sementara ketika mereka bisa saling
bertatap muka berkomunikasi dalam jarak jauh, maka peralatan yang disebut
konferensi video.

b. Presentation System

Ketika para peserta berkumpul di satu tempat tertentu, peralatan presentasi

sangat membantu jalannya komunikasi. Contoh peralatan presentasi mulai dari
yang paling sederhana adalah:

1) Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara langsung

bahan presentasi berupa plastic transparan yang ditulis tangan atau dicetak
dengan printer

2) Slide Proyektor, menggunakan material presentasi materi film slide.

3) Direct Projector, projektor yang dapat memproyeksikan palin paper (kertas

biasa) secara langsung (tanpa harus dikopi terlebih dahulu oleh plastic
transparan)

4) LCD Proyektor, merupakan latan proyeksi yang bisa menggunakan berbagai

input, misalnya plain paper, transparency video, audio, CD/VCD player,
komputer dan handycam.

Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan tergantung pada

jumlah peserta, jenis material, atau input presentasi, luas ruangan, dan keadaan cahaya
dalam ruangan pertemuan.

18
 Selain antarindividu dan kelompok, komunikasi massa juga melibatkan alat-
alat komunikasi lisan mekanis, seperti film, radio, dan televisi. Televisi mampu
menyita lebih banyak perhatian tanpa mengenal usia, pekerjaan, jenis kelamin, dan
pendidikan. Hal itu disebabkan televisi yang mampu menyatukan antara audio dan
visual serta kemampuannya dalam memainkan warna. Disamping itu, penonton
leluasa menentukan sendiri saluran mana yang disenangi. Walaupun demikian, televisi
belum mampu menggeser penggemar radio. Hal itu disebabkan radio mudah dan
cepat dibawa ke mana saja dan dapat dicermati sambil melakukan pekerjaan lain.

1.11 Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi

Perkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisnis dan

menghadirkan tantangan baru. Pengaruh teknologi dalam komunikasi dapat positif bisa
negatif. Selanjutnya, penganuh positif teknologi akan diuraikan sebagai manfaat dan
pengaruh negative diuraikan sebagai kelemahan.

1.11.1 Manfaat Teknologi Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill (2002: 390), manfaat teknologi dalam komunikasi adalah:

a. Meningkatkan aliran komunikasi ; Dengan teknologi, informasi lebih banyak dari

yang lebih banyak.

b. Mempermudah komunikasi; Individu dan organisasi semakin mudah melakukan

komunikasi akibat adanya teknologi. Teknologi mampu mempersempit bahkan
meng-hilangkan jarak dan waktu.

c. Mengubah Struktur organisasi.; Struktur organisasi banyak mengalami perubahan

akibat teknologi komunikasi. Berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja
tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam pertemuan formal. Komunikasi dapat
dilakukan antara orang yang sedang berada di kantor dengan orang lain yang
sedang berada di lapangan, di perjalanan, atau di rumah.

d. Menurunkan biaya komunikasi; Teknologi mempermudah pembuatan dan

pendistribusian informasi . Mudahnya pembuatan dan pendistribusian informasi
akan mengakibatkan menurunannya biaya komunikasi.

1.11.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi

19
a. Kelebihan Informasi

Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk mengakses semua

informasi yang diinginkan. Informasi mengalir dengan cepat melalui faks, telepon,
voice mail, radio, televisi. koran, dan Intemet. Sementara itu. manusia menuliki
kapasitas yang terbatas untuk menerima infornasi. Akibatnya, terjadi kesulitan
dalam membedakan antara informasi yang berguna dengan yang tidak berguna
dan semakin banyak waktu yang digunakan untuk informasi yang diterima.
Ketidakmampuan dalam menangani kelebihan informasi yang dapat menghasilkan
tuunnya produktivitas.

b. Data Keamanan

Sebelum menggunakan komputer, file dan dokumen perusahaan biasanya

dibuat dalam bentuk kertas dan disimpan di dalam ruangan yang terkunci. Tidak
sembarang orang dapat mengakses data perusahaan. Pengambilan dan
penyimpanan file dilakukan dengan suatu sistem pengamanan yang sangat ketat.
Kini, data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas ke bentuk data elektronik.
Jaringan global memperbesar kemungkinan jatuhnya data rahasia perusahaan ke
tangan orang yang keliru. Cybertemrisme yang dilakukan dengan cara merusak
atau mencuri data untuk tujuan politik atau ekonomi, bisa menjadi ancaman serius
bagi keamanan data pensahaan. Oleh karena itu, perusahaan diharapkan terus
meningkatkan sistem keamanan data elektronik. Misalnya, dengan kata kunci
(password), mematikan komputer ketika tidak digunakan, atau menggunakan
sandi alamat email rahasia.

c. Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan

Menganggap bahwa e-mail bersifat sangat pribadi merupakan hal yang

keliru. Teknologi telah memungkinkan berpindahnya E-mail secara cepat. E-mail
yang dikirim kepada penerima sangat mudah untuk diteruskan lagi kepada orang
lain. Bahkan, e-mail seringkali terkirim kepada orang yang tidak tepat.

Intemet dapat dipergunakan untuk mengakses berbagai informasi dengan

sangat mudah. Internet menyediakan banyak situs yang menarik untuk dijelajah,
baik yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan maupun yang tidak

20
 berhubungan sama sekali. Kesempatan itu seringkali dipergunakan oleh karyawan
untuk melakukan penjelajahan demi kesenangan pribadi.

Sebuah survei yang dilakukan oleh American Management Association

menunjukkan bahwa 35% perusahaan di Amerika Serikat mengawasi para pekerja
dengan merekam telepon atau voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan
(Bovee dan Thill, 2002: 390).

Perusahaan memiliki hak legal untuk memonitor web, e-mail, dan file di
dalam komputer yang dipergunakan karyawan untuk bekeria. E-mail bisa
dipergunakan sebagai barang bukti di pengadilan.

d. Ketidaksesuaian Hubungan Antarindividu

Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam berkomunikasi.

Frekuensi berkomunikasi secara langsung atau tatap muka menjadi semakin
berkurang. Hal itu menghasilkan berkurangnya kepuasan sosial antarindividu.

2. MENEMUKAN, MENGEVALUASI DAN MEMPROSES INFORMASI

2.1 Mendukung Pesan dengan Penelitian yang Solid

Dalam membuat sebuah pesan anda akan membutuhkan beberapa tingkat

penelitian, agar penelitian menjadi produktif anda harus mengikuti beberapa prosedur:

a. Rencanakan penelitin anda : perencanaan merupakan langkah yang paling

penting dalam setiap proyek penelitian, rencana yang solid akan memberikan
hasil lebih baik dalam waktu lebih sedikit.
b. Temukan data dan informasi yang anda perlukan: rencana penelitian memberi
anda apa yang harus dicari, sehingga langkah anda berikutnya adalah
menemukan dimana data dan informasi berada dan bagaimana cara
mendapatkannya.
c. Proses data informasi yang anda temukan: data dan informasi yang anda
temukan mungkin tidak dalam bentuk yang dapat segera anda gunakan dan
membutuhkan pemrosesan, pemrosesan ini akan melibatkan berbagai sumber
mulai dari analisis statistik hingga pendapat pakar.

21
 d. Terapkan temuan anda: anda dapat mengaplikasikan temuan penelitian anda
dengan tiga cara : meringkas informasi untuk kepentingan seseorang, menarik
kesimpulan berdasarkan apa yang sudah didapat, dan mengembangkan
rekomendasi.
e. Kelola informasi dengan efisien: banyak perusahaan melakukan pengelolaan
informasi dengan berbasis komputer sehingga lebih efisien.
2.2 Merencanakan Penelitian

a. Mempertahankan etika dan etiket dalam penelitian

Kita harus memperhatikan untuk memastikan bahwa tidak ada prinsip

etika yang dilanggar dalam mencari informasi dan pengetahuan yang berharga.
Untuk menghindari terjadinya hilang etika, kita harus memperhatikan hal-hal
berikut ini:

1) Jangan memaksakan hasil yang spesifik dengan menyimpangkan

penelitian anda: harus memiliki pikiran yang terbuka tentang poin yang
bertentangan dari hasil penelitian kita, karena jika kita terbuka maka hasil
penelitiaan kita akan lebih bernilai
2) Hormati rahasia pribadi para partisipan : Hilang etika yang harus
dihindari pada poin ini adalah mengamati orang lain tanpa seizin orang
yang bersangkutan, atau menyesatkan mereka tentang tujuan penelitian
anda atau tentang cara-cara yang anda rencanakan untuk menggunakan
informasi yang diberikan orang tersebut pada anda
3) Dokumentasikan sumber-sumber dan berikan penghargaan yang
pantas: kita harus mendokumentasikan sumber-sumber hasil penelitian

22
 dengan baik, hal ini dibutuhkan juga agar para penerima pesan anda dapat
mengonfirmasi informasi anda atau menggalinya dengan rinci.
4) Hormati hak milik intelektual dan hak digital narasumber anda: hak
milik intelektual mengacu pada kepemilikan atau gagasan unik yang
memiliki nilai komersial di pasar. Penelitian anda mungkin akan menjadi
sesuatu yang hebat tetapi mungkin proses dalam menciptakan penelitian
tersebut dilindungi oleh sekian banyak hak paten, sehingga kita harus
berhati-hati
5) Jangan mengutip lebih banyak daripada yang sebenarnya diberikan :
Dengan kata lain, jangan teergoda untuk menaruh kata-kata di mulut
sebuah narasumber. Sebagai contoh, jika seseorang pakar industri
mengemukakan bahwa peningkatan penjualan adalah suatu kemungkinan,
jangan mengutipnya dengan mengatakan bahwa peningkatan penjualan
akan terjadi.

b. Mengenali subjek dengan baik

Kita harus mengenali subjek penelitian dengan baik sebelum memulai

sebuah penelitian, karena dengan menjadikan diri anda terbiasa dengan bidang
subjek yang baru sebelum memulai penelitian, anda akan menghemat waktu
dan juga menghemat biaya. Agar kita bisa mengenali subjek bisa dengan
mengembangkan pernyataan masalah (problem statement) yaitu
mendefinisikan masalah atau tujuan penelitian anda dan keputusan yang perlu
dibuat ataau kesimpulan yang perlu anda capai pada akhir proses, meskipun
keputusan atau kesimpulan ini sederhana.

c. Mengidentifikasi celah informasi

Analisis celah informasi (information gap analysis) merupakan teknik yang

efektif untuk mengidentifikasi informasi spesifik yang perlu anda dapatkan dan
membantu memfokuskan penelitian anda pada sebagaian besar pertanyaan yang
sangat penting

1. 2. 3. 4. 5.

kesimpulan sub-pertanyaan informasi yang informasi yang celah informasi

target diperlukan tersedia

23
Apakah lebih Seberapa mudah Jumlah Kita mengetahui Kita tidak tahu
mudah untuk untuk menjual pelanggan yang apa yang telah suku cadang lain
menjual lebih lebih banyak akan membeli dibeli setiap apa yang
banyak suku suku cadang? lebih banyak pelanggan dibutuhkan
cadang atau suku cadang
mobil jadi? Jumlah total Kita mengetahui Kita tidak tahu
pelanggan baru berapa banyak berapa banyak
yang mungkin orang yang orang yang
akan membeli menghadiri merakit mobil,
suku cadang pameran tetapi tidak
perakitan mobil menghadiri
pameran atau
berlangganan
majalah

Jumlah Kita merasa Bagaimana

perusahaan lain telah dengan
yg mencoba mengidentifikasi perusahaan lokal
menjual suku semua pemasok atau regional?
cadang? mobil

Seberapa mudah Jumlah Tampaknya Kita perlu

untuk menjual pelanggan saat tidak ada membuktikan
lebih banyak ini yang ingin kemungkinan asumsi ini
mobil jadi? membeli mobil pembeli mobil
lain akan membeli
lebih dari satu

d. Memprioritaskan kebutuhan penelitian

Kita harus menetapkan prioritas pada penelitian kita, karena kita tidak
akan pernah memiliki cukup waktu atau biaya untuk mendapatkan jawaban
bagi setiap pertanyaan yang muncul dalam benak kita. Caranya adalah ketika
anda melakukan survei atau wawancara dengan seseorang, anda harus

24
 membatasi jumlah pertanyaan yang diajukan sehingga anda tidak membuang-
buang waktu dan wawancara bisa lebih efisien.

b.3 Menemukan data dan informasi

Rencana dan prioritas yang baik memberi tahu anda apa yang perlu anda
ketahui dan mengapa anda perlu mengetahuinya, langkah berikutnya adalaah
mengidentifikasi dimana adanya informasi itu dan bagaimana cara menemukannya.
Materi penelitian yang sebelumnya dibuat untuk tujuan lain dianggap sebagai
penelitian sekunder, sumber-sumber sekunder mencakup majalah, surat kabar, situs
web umum, buku dan laporan lain. Penelitian primer adalah penelitian baru yang
khusus dilakukan untuk proyek penelitian anda saat ini. Sumber-sumber primer
mencakup survei, wawancara, observasi dan eksperimen

a. Mengevaluasi sumber

Kita semua pernah melakukan pencarian di internet dan menemukan

banyak sumber yang menyediakan informasi yang kita butuhkan. Apapun yang
anda cari pastikan untuk memisahkan sumber yang berkualitas dengan sumber
yang jelek, sehingga anda tidak mencemari hasil karya anda. Berikut adalah
pertanyaan-pertanyaan yang harus dipikirkan sebelum memilih sumber:

1) Apakah sumber mempunyai reputasi jujur dan dapat dipercaya? Anda

akan lebih nyaman untuk menggunakan informasi dari publikasi yang
memiliki reputasi dan keakuratannya, anda harus mencari tahu keaslian dan
bagaimana publikasi tersebut memperoleh informasi
2) Apakah sumber berpotensi untuk bias ? bergantung pada organisasi
berpihak, pesan dapat ditulis dengan bias tertentu yang tidak buruk ataupun
tidak etis. Untuk menginterpresikan informasi organisasi. Anda perlu
mengetahui sudut pandangnya, sumber pendanaan organisasi juga akan
mempengaruhi output informasi.
3) Apakah tujuan dari materi? Apakah materi didesain untuk
menginformasikan pihak lain tentang penelitian baru, kemajuan sebuah posisi,
atau mendorong diskusi. Apakah didesain untuk mempromosikan atau menjual

25
 sebuah produk? Pastikan untuk membedakan antara beriklan dan memberi
informasi
4) Apakah penulis dapat dipercaya? Anda harus mencari tentang penulis
informasi tersebut, apakah dia terkenal di bidangnya,apakah dia amatir?tidak
lebih dari seorang yang ingin pendapatnya di dengar.
5) Di mana sumber mendapatkan informasinya? Banyak sumber informasi
sekunder mendapatkan materinya dari sumber sekunder lainnya, sehingga
lebih menjauhkan anda dari data asli, maka kita harus bisa menilai keaslian
dan keakuratan sumber lebih mendalam.
6) Dapatkah anda membuktikan materi secara independen? Pembuktian
dapat membongkar prasangka atau kesalahan terutama saat informasi melebihi
fakta sederhana yang mencakup proyeksi, interpretasi, dan estimasi.
7) Apakah materi mutakhir? Pastikan anda menggunakan informasi yang
tersedia yang paling mutakhir dengan mengecek tanggal publikasi sumber.
8) Apakah materi lengkap? Apakah anda pernah mengakses seluruh dokumen
atauhanya yang di seleksi darinya? Jika hasil seleksi, bagian mana yang tidak
dapat diambil? Apakah anda membutuhkannya lebih banyak detail.
9) Apakah ketika anda mengklaim sumber anda sudah melakukan
penelitian dengan cermat? Mundurlah selangkah dan bertanyalah pada diri
anda sendiri apakah informasi masukakal atau tidak.

b. Mengumpulkan penelitian sekunder

Sekalipun pada akhirnya anda bermaksud untuk mengadakan penelitian

primer seperti wawancara atau survei, kebanyakan proyek dimulai dengan
tinjauan penelitian sekunder. Di dalam perusahaan, anda mungkin akan dapat
menemukan berbagai macam laporan, memo, dan dokumen lain yang
dipersiapkan untuk proyek lain dan yang menawarkan informasi yang relevan
dengan proyek anda saat ini. Sebagai contoh : jika anda ingin banyak lebih tau
tetantang sebuah perusahaan tertentu, salah satu dari hal utama yang anda
temukan adalah apakah perusahaan tertentu, salah satu dari hal utama yang anda
perlu anda temukan adalah apakah perusahaan itu bersifat terbuka atau swasta.
Perusahaan publik, yang diharuskan untuk menyerahkan laporan keuangan
intensif pada badan pemerintah, umumnya mempunyai lebih banyak informasi
yang tersedia dibandingkan dengan perusahaan swasta. Tempat terbaik untuk
untuk mulai pencarian anda tentang informasi sekunder biasanya perpustakaan
umum atau universitas terdekat.

26
1) Menemukan informasi di perpustakaan

Sekalipun kita berada di jaman internet, perpustakaan menawarkan

informasi dan sumber yang tidak dapat anda temukan di tempat lain. Jenis-
jenis sumber di perpustakaan:

a) Surat kabar terbitan berkala

Perpustakaan hanya berlangganan beberapa pilihan surat kabar dan
menyimpan dalam jumlah terbatas isu lama dalam bentuk cetak. Namun,
perpustakaan sering kali berlangganan database yang berisi artikel surat
kabar dengan teks lengkap ( dapat diperoleh secara online, CD_ROM atau
di film mikro). Selain itu kebanyakan surat kabar saat ini menawarkan teks
lengkap atau edisi terbatas surat kabar mereka di internet, dan arsip sering
dapat di lacak untuk untuk para pelanggan. Kebanyakan terbitan berkala
merupakan salaah satu dari 4 kategori ini yaitu Majalah populer, Jurnal
niaga, Majalah bisnis, Jurnal akademis. Untuk mendapatkan terbitan
berkala tertentu, periksalah database perpustakaan anda.
b) Buku bisnis
Meskipun tidak semutakhir surat kabar dan terbitan berkala, buku
bisnis memberikan liputan yang mendalam tentang berbagai topik bisnis.
c) Direktori
Direktori sangat berharga bagi para pemasar, pencarian kerja, dan
lain-lain yang perlu mendapatkannya daftar prospek yang pasti.
d) Buku referensi tahunan dan sumber daya statistik
Buku refrensi tahunan adalah panduan praktis untuk informasi
faktual dan stastik negara, politik, angkatan kerja dan sebagainnya.
e) Publikasi pemerintah
Untuk informasi tentang hukum, keputusan pengadilan, atau pola
populasi saat ini dan tren bisnis, periksalah dokumen pemerintah.
f) Databese elektronik
Database menyediakan koleksi informasi yang dapat dicari di
komputer, yang sering kali dikategorikan berdasarkan bidang subjek
seperti bisnis,hukum,sains,teknologi, dan pendidikan.

2) Menemukan informasi secara online

Lakukan penelitian online dengan perhatian yang sangat

seksama,banyak informasi online tidak mempunyai pengendalian kualitas

27
yang sama dengan penerbitan offline tradisional. Anda dapat men gumpulkan
banyak informasi tentang perusahaan dari situs web mereka.

Memahami search engine, direktori web dan databese

a) Search engine: search engine berguna agar kita dapat membaca dengan
cepat jutaan halaman web untuk menemukan istilah yang kita tentukan,
tetapi tidak dapat mengakses banyak informasi yang disimpan secara
elektonik.
b) Direktori web: direktori web bergantung pada redaktur manusia untuk
mengevaluasi dan menyeleksi situs web. Contohnya adalah situs open
directory memberikan daftar lebih dari 200.000 situs web yang
berhubungan dengan bisnis berdasarkan kategori, mulai dari perusahaan
individual hingga asosiasi industri, yang semuanya telah dievaluasi dan
diseleksi oleh tim redaktur
c) Databese online: memberikan anda akses ke sumber yang paling penting
yang biasanya tidak dapat dicapai search engine. Contohnya surat kabar
online, majalah dan artikel jurnal

Menggunakan peralatan pencarian dengan efektif

Pastikan bahwa anda mengalami cara kerja setiap search engine,

direktori databese, karena caraa bekerjanya berbeda-beda dan dapat
memberikan hasil yang tidak terduga jika anda tidak tahu bagaimana masing-
masing beroperasi.

Untuk mendapatkan manfaat terbaik dari search engine atau database,

ingat poin berikut ini :

1) Bacalah direktorinya : Sayangnya tidak ada peralatan instruksi universal

yang berlaku untuk setiap alat pencarian. Anda biasanya dapat menemukan
halaman help yang menjelaskan fungsi dasar maupun terdepan, dengan
saran untuk cara menggunakan peralatan khusus secara paling efektif
2) Perhatikan setiap detail : Detail dapat menjadi pembeda dalam sebuah
pencarian, anda perlu mengetahui cara mengoperasikan setiap search
engine atau database, dan jangan berasumsi bahwa semua bekerja dengan
cara yang sama

28
3) Tinjaulah ulang pencarian itu dan tampilkan pilihan dengan hati-
hati : Beberapa situs dan database memberikan beberapa pilihan untuk
mengontrol permintaan anda, tetapi yang lainnya ,seperti AllTheWeb.com
memungkinkan anda untuk membuat berbagai pilihan untuk memasukan
atau mengeluarkan jenis arsip dan halaman khusus dari sebuah situs
khusus. Ketika hasilnya ditampilkan,ujilah perintah penyajian. Sebagai
contoh,di Highbeam, Anda dapat memilih untuk menyortir hasil-hasilnya
berdasarkan tanggal ataupun relevansi. Jika Anda mencari artikel yang
baru-baru ini diterbikan, kemungkinannya tidak akan muncul di daftar
teratas jika penyortiran didasarkan pada relevansi dan bukan tanggal. Juga,
Perhatikan apakah anda sedang mencari judul,subjek, atau bidak dokumen
database. Masing – masing akan member hasil yang berbeda – beda
4) Coba Variasikan istilah anda: Jika anda tidak dapat menemukan apa
yang sedang anda cari,cobalah menggunakan singkatan (CEO,CPA),
sinonim (man,male), istilah yang berkaitan (Child,adolescent,youth), ejaan
yang berbeda (dialog,dialogue), bentuk tunggal dan jamak
(woman,women), kata benda dan kata sifat
( manager,management,managerial), dan bentuk terbuka dan tertutup
(online, on line,on-line).
5) Sesuaikan lingkup pencarian anda jika perlu : Jika pencarian
menghasilkan sedikit informasi atau tidak sama sekali, perluas pencarian
anda dengan menetapkan lebih sedikit istilah, jika anda dibanjiri dengan
terlalu banyak keberhasilan, gunakan lebih banyak istilah untuk
mempersempit pencarian.
6) Memakai agen: selama bertahun-tahun, para pengguna internet
memimpikan adanya agen piranti lunak intelijen yang dapat secara
otomatis menemukan dunia online dan membawa kembali informasi yang
berkualitas tinggi. Tetapi teknologi RSS (Rich Site Summary) yang disebut
sebagai pengantar mekanisme,Pengumpul berita RSS seperti NewsGator
(www.newsgator.com) dan NewsCrawler (www.newscrawler.com)
memungkinkan anda dapat berlangganan saluran di ribuan situs web,blog,
dan newsgroup. Informasi bari dari kategori yang anda tetapkan ini
otomatis disampaikan ke computer, sehingga menyelamatkan anda dari
kesulitan untuk menemukan berbagai situs berulang kali

29
c. Mendokumentasikan Sumber

Mendokumentasikan sumber sekunder yang anda gunakan dalam tulisan

memenuhi tiga fungsi penting : Secara tepat dan etis memberikan penghargaan
pada orang – orang yang menciptakan materi asli, Menunjukan pada penerima
bahwa anda mempunyai cukup banyak dukungan untuk pesan anda dan
Membantu para pembaca menggali topic anda dengan lebih rinci jika diinginkan.

Keseluruhan dokumen berperan penting terutama jika anda bekerja di

organisasi yang besar; laporan anda mungkin akan digunakan oleh para kolega
diseluruh dunia selama bertahun-tahun sejak anda pertama kali
menuliskannya,dan orang-orang ini tidak akan selalu mempunyai kesempatan
untuk meminta lebih banyak informasi dari anda secara pribadi. Pastikan untuk
mengambil manfaat peralatan dokumentasi sumber ini dari pengolah kata,
daripada harus bersusah payah menelusuri catatan sumber secara manual, dengan
semakin majunya teknologi computer, amatilah peralatan pengambil catatan
lainnya yang dapat membantu anda menjadi peneliti yang lebih efisien.

Anda dapat mendokumentasikan sumber melalui catatan kaki, catatan

akhir, atau pengetahuan khusus yang biasanya dikenal oleh kalangan pembaca.
Contoh sebagian besar orang tahu bahwa Microsoft adalah perusahaan piranti
lunak besar dan bahwa computer saat ini menembus ke bisnis. Anda dapat berkata
seperti itu dalam otoritas anda sendiri, bahkan jika anda telah membaca artikel
dari penulis lain yang mengatakan hal yang sama.

Undang – undang hak cipta meliputi materi cetak,materi audiovisual,

banyak bentuk ekspresi artistic,program computer,peta,milis,dan bahkan pesan
mesin penjawab. Undang-undang hak cipta tidak melindungi :

1) Judul, nama, frase pendek, dan slogan

2) Symbol atau desain yang telah dikenal
3) Daftar unsure atau isi
4) Gagasan, prosedur, metode, system, proses, konsep, prinsip, penemuan, atau
perlengkapan (meskipun meliputi penjabaran, penjelasan, atau ilustrasi)

Hasil kerja dianggap memiliki hak cipta segera setelah memiliki format
yang pasti,mesikpun belum pernah didaftarkan. Hanya dengan memberikan
penghargaan pada sumber, tidak selalu cukup. Menurut doktrin penggunaan yang

30
 adil, anda dapat menggunakan hasil kerja orang lain hanya selama anda tidak
secara tidak adil mencegahnya member hasil yang bermanfaat . Secara umum
,hindari ketergantungan yang sangat besar pada hasil kerja seseorang. Namun,
ketika anda tidak dapat menghindarinya,hubungi pemegang hak cipta (biasanya
penulis atau penerbit) untuk meminta izin mencetak ulang. Anda biasanya akan
diminta untuk membayar Fee.

d. Mengumpulkan Penelitian Primer

Jika penelitian sekunder tidak dapat memberikan informasi dan

pengetahuan yang anda perlukan, pilihan anda yang berikutnya adalah
mengumpulkan informasi sendiri dengan penelitian primer. Dua metode penelitian
primer yang paling umum adalah survey dan wawancara. (teknik primer lainnya
adalah observasi dan eksperimen dalam situasi khusus seperti uji pemasaran,tetapi
teknik ini tidak umum digunakan dalam peelitian bisnis dari hari ke hari.

1) Melakukan Survei

Survei yang dipersiapkan dan diadakan dengan seksama dapat

memberikan pengetahuan yang sangat berharga tentang berbagai topik bisnis,
Survei bermanfaat hanya ketika dapat dipercaya dan valid. Sebuah survey
dapat dipercaya jika memberikan hasil yang identik ketika diulang, Sebuah
survey valid jika mengukur apa yang diukur. Untuk mendapatkan hasil yang
dapat dipercaya sekaligus valid, anda perlu memilih partisipan penelitian
dengan hati-hati dan mengembangkan serangkaian pertanyaan efektif. (untuk
survey atas topic yang berisiko tinggi dan berpandangan jauh ke depan, lebih
baik bila anda membayar seorang spesialis penelitian yang mengetahui cara
menghindari kesalahan pada setiap tahap. Ketika menyeleksi orang yang akan
berparpartisipasi dalam survey anda, tugas yang paling penting adalah
mendapatkan sampel yang representative dari seluruh populasi yang sedang
dibicarakan

Untuk mengembankan daftar pertanyaan survey yang efektif,mulailah

dengan celah informasi prioritas yang diidentifikasikan pada awal proses
penelitian. Lalu, pecahlah setiap poin menjadi pertanyaan spesifik,pilihlah

31
 jenis pertanyaan yang tepat untuk setiap poin. Panduan berikut ini akan
membantu anda mendapatkan hasil yang valid sekaligus dapat dipercaya

a) Berikan instruksi yang jelas. Responden perlu mengetahui dengan persis

cara mengisi daftar pertanyaan.
b) Jaga agar daftar pertanyaan pendek dan mudah dijawab. Ajukan hanya
pertanyaan yang relevan dengan penelitian. Ingat, sebagian besar orang
barangkali akan member respons jika mereka dapat melengkapi daftar
pertanyaan dalam waktu 10 hingga 15 menit.
c) Kapanpun memungkinkan, rumusan pertanyaan agar mendapatkan
jawaban yang mudah dianalisis. Sebagai contoh, lebih mudah untuk
meringkas angka dan fakta daripada pendapat. Para peneliti professional
memikirkan seluruh proses analisis setelah survey, sebelum mereka benar-
benar mengadakan survey untuk memastikan bahwa tidak ada satu pun
pertanyaan yang dapat menimbulkan masalah analisis.
d) Hindari pertanyaan yang bersifat mengarahkan. Pertanyaan yang
mengarahkan pada jawaban tertentu akan membuat survey bias.
e) Hindari pertanyaan yang ambigu. Jika anda bertanya “Apakah anda sering
berbelanja di mal? Beberapa orang mungkin akan menginterprestasikan
sering sebagai “setiap hari” , sementara yang lainnya akan mengira itu
berarti “seminggu sekali” atau “sebulan sekali”
f) Tanyakan satu hal setiap kali. Pertanyaan gabungan seperti “apakah anda
membutuhkan buku dan majalah” tidak dapat dijawab oleh responden
yang hanya membaca salah satunya

Sebelum anda mengadakan survey, ujilah pada kelompok sampel untuk

mengidentifikasikan pertanyaan yang mungkin akan membingungkan atau
berpotensi menghasilkan jawaban yang tidak anda harapkan

2) Melakukan Wawancara

Mendapatkan informasi langsung dari pakar dapat menjadi metode

yang hebat untuk pengumpulan informasi primer meskipun relative mudah
dilakukan, wawancara memerlukan perencanaan yang cermat agar hasilnya
sangat baik dan mampu memanfaatkan dengan baik waktu orang lain.
Perencanaan wawancara mirip dengan perencanaan bentuk komunikasi apa
saja. Perencanaan diawali dengan menganalisis tujuan, mempelajari orang

32
lain, dan merumuskan ide utama. Kemudian memutuskan panjang, gaya,dan
pengaturan wawancara.

Jawaban yang anda peroleh dipengaruhi oleh jenis pertanyaan yang

disampaikan, cara bertanya, dan latar belakang budaya dan bahasa subjek.
Factor lain yang berpengaruh ialah ras, gender,usai,level pendidikan,dan status
social, karena itu pahami subjek anda sebelum anda mulai menulis pertanyaan.
Selain itu waspadai implikasi etisnya dan mengenai isu kerahasiaan ,politik,
dan lainnya yang sensitive

Sampaikan Pertanyaan terbuka untuk meminta pakar memberikan

opini, wawasan, dan informasi., meskipun pertanyaan terbuka dapat menyerap
jumlah informasi yang signifikan, pertanyaan jenis ini member anda lebih
sedikit kendali atas wawancara ini. Seseorang mungkin memerlukan 10 detik
atau 10 menit untuk menjawab satu pertanyaan, karena itu perencanaan harus
fleksibel.

Sampaikan pertanyaan tertutup untuk mengungkap jawaban

tertentu, seperti ya atau tidak. Namun, memasukan terlalu banyak pertanyaan
tertutup akan membuat pengalaman wawancara ini lebih mirip survey singkat
dan tidak mampu memanfaatkan penuh lingkungan wawancara

Pedoman berikut membantu anda memunculkan banyak banyak

rangkaian pertanyaan wawancara :

1) Pikirkan urutannya. Susun pertanyaan anda sehingga mampu membantu

mengungkap berbagai lapisan informasi atau membantu subjek
menceriterakan kisah yang lengkap.
2) Peringkatlah pertanyaan anda dan tonjolkan pertanyaan yang benar-
benar memerlukan jawaban. Jika anda mulai kehabisan waktu selama
waancara, lewatilah pertanyaan yang kurang penting.
3) Sampaikan pertanyaan yang cerdas. Jika anda menyampaikan
pertanyaan yang dianggap oleh subjek sebagai kurang cerdas, wawancara
menjadi semakin terburu-buru.
4) Batasi jumlah pertanyaan. Untuk wawancara setengah jam, rencanakan
15 atau 20 pertanyaan. Dengan mengingat pertanyaan terbuka dapat
memerlukan jawaban yang lebih panjang daripada pertanyaan tertutup.

33
 5) Edit pertanyaan anda. Usahakan membuat pertanyaan senetral dan
semuadah mungkin dipahami. Kemudian, praktikan pertanyaan itu
beberapa kali untuk menjamin anda siap melakukan wawancara.

b.4 Memproses data dan Informasi

Setelah mengumpulkan semua informasi sekunder maupun primer yang

diperlukan langkah berikutnya adalah mentransformasikannya menjadi isi spesifik
yang anda butuhkan. Untuk proyek yang lebih ederhana, anda dapat menurunkan
materi tersebutsecara langsung kedalam laporan, presentasi, atau aplikasi lainnya.
Namun, ketika memiliki banyak sekali informasiatu data mentah yang penting dari
survei, anda perlu memproses materi sebelum menggunakannya. Langkah ini
mencakup, mengutip, menguraikan dan meringkas materi tekstual, atau menganalisis
data yang di beri angka.

a. Mengutip, Menguraikan , dan meringkas

Anda Dapat menggunakan informasi dari sumber sekunder dalam tiga cara:

1) Mengutip (quoting) sumber berarti anda mereproduksinya tepat seperti yang

anda temukan, dan memulainya dengan tanda kutip (untuk bacaan yang lebih
pendek) atau menyarikan dalam paragraph berlekuk (untuk bacaan yang lebih
panjang), kutipan tidak berarti berdiri sendiri, tetapi harus berfungsi
mendunkung gagasan dan argument anda sendiri
2) Menguraikan (Paraphrasing) berarti menyatakannya kembali dengan kata-
kata dan struktur kalimat anda sendiri.Penguraian ini membantu anda
mempertahankan nada yang konsisten, menyajikan informasi dengan
menggunakan kosakata yang lebih akrab dengan penerima, dan menghindari
kesan tambal sulam akibat terlalu banyak kutipan, Tentu saja anda perlu
menghargai pencipta informasi, tetapi tidak dengan tanda kutip atau paragraph
berlekuk
3) Meringkas (summarizing) serupa dengan menguraikan, tetapi menampilkan
intisari materi dengan kata-kata yang lebih sedikit dari aslinya. Ringkasan
yang efektif mengidentifikasikan gagasan utama dan poin-poin pendukung
utama dari materi sumber, tetapi membuang sebagian besar detail, contoh, dan
informasi lain yang tidak terlalu penting bagi anda. Seperti kutipan dan uraian,
ringkasan juga membutuhkan dokumentasi lengkap dari sumber anda

34
 Ketiga pendekatan itu memerlukan perhatian yang saksama terhadap etika,
ketika mengutip langsung, berhati-hatilah untuk tidak mengubah maksud asli dari
materi tersebut dengan mengutip secara selektif atau keluar dari konteks .jangan
pernah mengalah pada plagiarism, yakni menyajikan kata-kata orang lain sebagai
kata-kata anda sendiri,tanpa penghargaan yang pantas.

b. Manganalisis Data

1) Memperoleh Wawasan

Sekalipun tanpa teknik statistic terkini,Anda dapat menggunakan

aritmetika sederhana untuk menyarikan pengetahuan yang kuat dari beberapa
set data penelitian, salah satu cara yang berguna untuk melihat data angka
adalah menemukan ukuran yang mewakili sekelompok angka. Ketiga ukuran
yang berguna itu adalah

a) Mean (yang banyak dirujuk oleh sebagian besar orang ketika mereka
memakai istilah “rata-rata”) adalah jumlah semua item dalam kelompok
yang dibagi dengan jumlah item dalam kelompok itu.
b) Median adalah “tengah jalan” , atau poin tengah dari satu rangkaian
(dengan jumlah item yang sama di atas dan di bawah).
c) Mode adalah angka yang lebih sering muncul daripada angka yang lainnya
dalam sampel.

Masing-masing dari ketiga ukuran itu dapat member tahu anda hal-hal
yang berbeda tentang satu set data. Juga membantu untuk mencari Tren,yaitu
setiap pola berulang yang terjadi selama beberapa, termasuk pertumbuhan,
penurunan dan tren siklus yang bervariasi antara pertumbuhan dan penurunan

Ringkasan dan tren mengidentifikasikan apa yang terjadi. Untuk

membantu anda memahami mengapa hal-hal seperti itu terjadi,perhatikan

a) Penyebab (Causation), (pertalian sebab dan akibat antara dua factor;

salah satu diantaranya menyebabkan yang satunya lagi terjadi)
b) Korelasi, (Perubahan serentak pada dua variable yang sedang anda ukur,
seperti kepuasan pelanggan menurun drastic ketika kualitas produk turun)

Para peneliti seringkali menyelidiki hubungan antara beberapa sub-set

data dengan menggunakan teknik yang disebut tabulasi silang (cross

35
 tabulation) ,contoh, jika mencoba untuk mengetahui mengapa total penjualan
naik atau turun, anda akan melihat ecara terpisah pada data penjualan
berdasarkan usia,tender,lokasi, dan jeis produk.

2) Berhati-hati terhadap kesalahan dan salah Interpretasi

Sekalipun poin data anda akurat dan secara teknis analisis anda tepat,
masih ada kemungknan salah interpretasi atau salah menyajikan hasil. Banyak
kesalahan analisis membutuhkan keahlian statistic untuk mengidentifikasi dan
memperbaikinya, tetapi tanpa keahlian tinggi sekalipun, anda harus bersikap
hati-hati terhadap kesalahan umum ini:

a) Hindari perbandingan yang salah, Analisis tersebut harus disusun untuk

memastikan adanya perbandingan yang adil;dengan kata lain, analisis ini
harus membandingkan hal-hal yang sama
b) Jangan memaksakan hasil penelitian di luar batas, Cukup besar godaan
untuk menyarikan pengetahuan dan kepastian yang tidak benar-benar ada,
terutama dalam situasi yang sangat tidak pasti, contoh anda akan
merekomendasikan bahwa perusahaan anda menginvestasi jutaan dolar
dalam mengembangkan produk baru berdasarkan penelitian konsumen,
maka anda barangkali akan mencari setiap pembenaran yang mungkin ada
pada data tersebut. Kesalahan umum dalam situasi ini adalah orang yang
menyukai produk pasti akan membeli, kesalahan lain dari jenis ini adalah
tren masa lalu akan berlanjut hingga masa mendatang
c) Hindari presentasi yang menyesatkan. Tabel dan grafik mempunyai cara
yang tidak lazim untuk menunjukan informasi yang dikandungnya secara
mandiri, dan sebagai peneliti di belakang presentasi itu, anda bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa presentasi alat bantu visual, sudah akurat

2.4 Menerapkan Temuan

Setelah melakuakn semua perencanaan, penelitian,dan

pemprosesannya,akhirnya anda siap mengaplikasikan temuan. Tergantung dari proyek
penulisan, anda dapat meringkas hasil, menarik kesimpulan berdasarkan hasil, atau
membuat rekomendasi

a. Meringkas Penelitian

36
 Meringkas tidak selalu merupakan tugas yang sederhana, dan bos anda
akan menilai kemampuan anda untuk memilah-milah isu yang sangat penting dari
detail yang tidak terlalu penting, Identifikasikan gagasan utama dan poin
pendukung kuncinya, dan pisahkan dari detail,contoh,dan bukti pendukung lain.
Fokuskan upaya anda pada penerma, dengan menonjolkan informasi yang paling
penting bagi pemberi tugas atas proyek ini atau pihak yang akan membaca laporan
tersebut. Ringkasan yang baik mungkin tidak berisi apa-apa selain berita buruk
atau informasi yang menimbulkan perlawanan terhadap mayoritas asumsi dalam
organisasi

b. Menarik Kesimpulan

Kesimpulan, adalah interpretasi logis dari fakta dan informasi lainnya

dalam laporan, Kesimpulan yang kuat adalah:

1) Yang dengan ketat didasarkan pada informasi yang tercakup dalam laporan.
Perhatiakn semua informasi dalam laporan. Jangan abaikan apapun sekalipun
informasi itu tidak mendukung kesimpulan, selain itu jangan memperkenalkan
informasi baru apapun dalam kesimpulan.
2) Yang logis. Kesimpulan yang logis adalah kesimpulan yang mengikuti pola
alas an induktif atau deduktif yang dapat diterima. Hindari kesimpulan yang
didasarkan pada dugaan tanpa bukti, memancing emosi, membuat generalisasi
dengan tergesa- gesa, atau berisi kesalahan logis lainnya

c. Membuat Rekomendasi

Karena kesimpulan mengiterpretasikan informasi, rekomendasi

menyarankan apa yang harus dilakukan atas informasi tersebut. Perbedaan antara
Kesimpulan dan Rekomendasi yaitu sebagai berikut :

1) Kesimpulan
Dengan berdasarkan pada penelusuran catatan dan harga saat ini, saya
menyimpulkan bahwa perusahaan ini merupakan pembelian yang menarik.
2) Rekomendasi

Saya merekomendasikan bahwa kita menulis surat pada dewan komisaris

untuk menawarkan pembeliaan perusahaan itu dengan premi 10% di atas nilai
pasar saham saat ini.

37
 Ketika anda memang mengembangkan rekomendasi sendiri, cobalah untuk
membiarkan asumsi dan nilai personal memengaruhinya, agar dapat dipercaya
rekomendasi tersebut harus didasarkan pada analisis logika dan kesimpulan yang
kuat, dan juga harus praktis dan dapat diterima oleh pembaca

2.6 Mengelola Informasi

Sistem Manajemen Pengetahuan Membantu organisasi berbagi hasil penelitian

serta informasi dan pengetahuan berharga lainnya, Mengadakan penelitian dengan
baik lebih dari sekadar menyiapkan dukungan yang kuat bagi proyek penulisan anda
sendiri secara bertahap, penelitian individual merupakan sumbangan yang penting
bagi dasar pengetahuan kolektif dari organisasi.

3. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI LEWAT GRAFIK DAN ALAT VISUAL

LAINNYA

3.1 Merencanakan Alat Bantu Visual

Menyampaikan gagasan penting adalah alasan utama pelaku bisnis untuk

menggunakan grafik dan alat-alat visual lain dalam laporan dan proposal mereka.
Para pelaku bisnis berpengalaman lebih memilih untuk memulai dengan alat bantu
visual terlebih dalulu dibandingkan dengan teks. Hal itu dilakukan karena memiliki
tiga kelebihan, yaitu :

a. Banyak fakta hasil temuan dan analisis sudah dalam bentuk tabel atau grafik.
b. Dapat mengembangkan alur cerita grafik
c. Dapat menghemat waktu
Mengapa Para Profesional Bisnis Menggunakan Alat Bantu Visual
a. Dalam presentasi dengan alat bantu visual, pembaca dapat membujuk
pendengar untuk menerima pesan dalam dua per tiga dari waktu yang tersedia.
Pembicara yang tidak menggunakan alat bantu visual berhasil membuat
pendengar menyetujui sudut pandangnya dalam setengah dari waktu yang
tersedia.
b. Pendengar mencapai konsensus dalam 79% dari waktu yang tersedia kalau
menggunakan grafik, tetapi mereka mencapai keputusan saat grafik tidak
digunakan 58% dari waktu yang tersedia.

38
 c. Rapat yang menggunakan presentasi grafik 28% lebih singkat dibandingkan
rapat yang tidak menggunakan grafik.
Proses Memvisualisasi Informasi
Yang harus dilakukan ketika merencanakan alat bantu visual yaitu :
a. Mengambil keputusan mengenai pesan
Memutuskan interpretasi makna dari beberapa fakta yang telah didapat
yang mana yang paling bermanfaat untuk tujuan anda.
b. Mengenali hal yang memerlukan dukungan visual
Jenis informasi dapat membingungkan bila disajikan dalam bentuk
paragraf, tetapi jika dengan tabel atau grafik dapat lebih mudah diaturnya dan
dapat menampilkan lebih terperinci. Bila ada bagian yang memerlukan uraian
terinci dan hubungan fisik atau prosedur dapat menggunakan bagan arus dan
gambar atau foto.
c. Mempertahankan keseimbangan antara ilustrasi dan kata-kata
Ketika merencanakan ilustrasi untuk laporan atau presentasi, usahakan
untuk mencapai keseimbangan yang masuk akal antara verbal maupun visual.
Campuran yang ideal tergantung pada sifat dari subjek.

3.2 Memilih Grafik yang Tepat Untuk Pekerjaan

Setelah memilih bagian mana yang akan ditampilkan lewat grafik, langkah
berikutnya adalah memilih jenis grafik yang akan menampilkan data paling jelas dan
dengan efektif bagi penerima :
a. Untuk mempresentasikan data
1) Untuk menyajikan nilai individual yang pasti, gunakan tabel.
2) Untuk memperlihatkan tren dalam satu atau lebih variabel atau hubungan
antara variabel itu selama lebih dari satu waktu, gunakan grafik garis dan
diagram batang.
3) Untuk membandingkan dua atau lebih perangkat data, gunakan diagram
batang dan grafik garis.
4) Untuk memperlihatkan frekuensi atau distribusi bagian dalam keseluruhan,
gunakan diagram lingkaran.
5) Untuk membandingkan kesatuan dengan dua atau tiga variabel, gunakan
diagram sebaran dan diagram gelembung.
b. Untuk menyajikan informasi, konsep dan gagasan
1) Untuk memperlihatkan hubungan atau perbandingan geografis, gunakan
peta.
2) Untuk menggambarkan proses atau prosedur, gunakan diagram alur.
3) Untuk memperlihatkan hubungan konseptual atau terpisah
(disederhanakan), gunakan gambar.
4) Untuk memperlihatkan hubungan terpisah (realistis), gunakan foto.

39
 5) Untuk memperlihatkan proses, transformasi, dan sebagainya yang sedang
beraksi, gunakan animasi dan video.
Untuk Mempresentasikan Data
1) Tabel
Pada umumnya setiap tabel mempunyai kolom vertikal dan baris
horizontal, yang menggunakan judul dibagian atas dan samping. Tabel yang
diproyeksikan ke layar dalam presentasi lisan harus dibatasi hanya sampai tiga
kolom dan enam baris judul, tabel yang ditampilkan di kertas dapat menggunakan
satu atau dua sampai sepuluh judul atau lebih.
Berikut adalah contoh informasi yang disajikan melalui tabel.

Ukuran Amazon.com Barnes & Noble

Jumlah took 1 situs web 1.011

Judul per took 3,1 juta 175.000

Buku yang dikembalikan 2% 30%

Penjualan karyawan $375.000 $100.000

Perputaran persediaan per tahun 24 3

Kebutuhan modal jangka Panjang Rendah Tinggi

Arus kas Tinggi Rendah

Walaupun banyak tabel hanya menyajikan angka, tabel yang menggunakan

kata-kata juga bermanfaat. Beberapa tabel tidak berisi angka sama sekali. Tabel itu
terutama cocok untuk menyajikan hasil temuan dari survei atau untuk
membandingkan berbagai produk terhadap standar tertentu.
Jika menyajikan tabel angka jangan lupa untuk :
a. Menggunakan satuan umum yang dapat dipahami seperti dolar, persentase,
harga per ton.
b. Menyatakan semua produk dalam sebuah kolom dengan satuan yang sama
dan adakan pembulatan untuk meyederhanakan.
c. Memberi judul pada bagian atas kolom dengan jelas dan menggunakan
subjudul bila perlu.
d. Memisahkan kolom atau baris dengan garis atau ruang ekstra untuk
membuat tabel mudah dibaca.
e. Menyediakan total kolom atau baris atau rata-rata jika relevan.
f. Menyebutkan sumber data dibawah tabel dengan menggunakan format
yang sama seperti teks catatan kaki.

40
2) Grafik Garis dan Permukaan
Grafik garis menggambarkan kecenderungan dalam perubahan kurun
waktu atau hubungan antara dua variabel. Dalam grafik garis yang menunjukkan
kecenderungan, sumber vertikal atau y menunjukkan jumlah dan sumbu horizontal
atau x menunjukkan waktu atau jumlah yang diukur. Biasanya kedua skala
dimulai dari nol dan dilanjutkan dengan kenaikan yang tetap, akan tetapi terdapat
juga sumbu vertikal terpotong untuk menunjukkan bahwa ada sebagian kenaikan
yang tidak digambarkan. Sumbu yang terpotong cocok kalau data mempunyai
nilai yang jauh di atas nol, tetapi pastikan untuk dengan jelas menunjukkan
penghilangan titik-titik data.
Berikut adalah contoh grafik garis :

Grafik Garis dengan Sumbu Terpotong

Grafik Garis
dengan Beberapa
Garis

Grafik Garis dengan Nilai Positif dan

Negatif pada Sumbu Vertikal

Grafik Permukaan/Grafik Area

adalah bentuk dari grafik garis dengan

41
 pengaruh kumulatif, semua garis ditambahkan di atas garis paling atas yang
mewakili total. Bentuk bagan ini membantu anda menggambarkan perubahan
dalam komposisi dari sesuatu dalam perubahan kurun waktu. Ketika menyiapkan
grafik permukaan, letakkan segmen terpenting diatas garis dasar dan batasi jumlah
strata sampai empat atau lima.

Grafik Permukaan

3) Grafik Balok, Piktogram dan

Bagan Gantt
Grafik
Balok atau Diagram Batang menggambarkan angka melalui tinggi atau panjang
dari balok segi empat, membuat sederetan angka mudah dibaca atau dipahami.
Berbagai manfaat grafik balok yaitu :
a. Membandingkan ukuran dari beberapa produk dari suatu saat
b. Menunjukkan perubahan dari satu produk dalam perubahan kurun waktu
c. Menunjukkan komposisi dari beberapa produk dalam perubahan kurun
waktu
d. Menunjukkan ukuran relatif dari komponen suatu keseluruhan
Grafik balok terdiri dari lima jenis yaitu :
a. Grafik balok tunggal

b. Grafik balok yang dikelompokkan membandingkan dengan lebih dari satu

set data (menggunakan warna atau pola yang berbeda untuk setiap set
data).

42
c. Grafik balok deviasi (mengidentifikasi nilai positif dan negatif atau pihak
yang menang dan kalah.

d. Grafik balok dengan segmentasi/grafik balok yang ditumpuk

(menunjukkan bagaimana komponen individu memberi kontribusi pada
angka total menggunakan warna berbeda atau pola berbeda untuk setiap
komponen).

e. Grafik balok kombinasi dengan garis (membandingkan jumlah yang

memerlukan interval berbeda).

43
 Piktogram adalah grafik yang menggunakan simbol sebagai ganti dari
angka untuk menggambarkan data. Nilai utama dari piktogram adalah karena
piktogram merupakan sesuatu yang baru dan lebih mampu menyampaikan pesan
dengan lebih tepat dan nyata.

Contoh
Piktogram

Grafik
balok yang
berkaitan erat
adalah grafik garis waktu, yang menunjukkan berapa lama waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek tertentu. Apabila ingin mengikuti
kemajuan ke arah penyelesaian proyek dapat menggunakan jenis bagan garis
waktu yang disebut dengan Bagan Gantt. Berikut adalah contoh dari Bagan
Gantt.

44
4) Diagram Sebaran dan Gelembung
Diagram Sebaran atau Diagram XY digunakan untuk membandingkan
beberapa entitas (perusahaan, pasar, karyawan, dll) dengan dua variabel seperti
marjin pendapatan dan laba. Diagram ini serupa dengan grafik garis dalam hal
bahwa satu variabel digambarkan sepanjang sumbu x dan variabel lainnya
sepanjang sumbu y. Akan tetapi dalam diagram sebaran ini yang digambarkan
adalah poin individual, bukan garis berkelanjutan.
Diagram Gelembung meluas menjadi tiga variabel dengan ukuran
gelembung menunjukkan variabel ketiga. Berikut adalah contoh diagram
gelembung.

5) Diagram Lingkaran
Diagram ini menunjukkan bagaimana bagian-bagian dari keseluruhan
terdistribusikan. Diagram lingkaran adalah cara yang efektif untuk menunjukkan
persentase atau untuk membandingkan satu segmen dengan yang lain. Anda dapat
menggabungkan diagram lingkaran dengan tabel untuk memperluas kegunaan dari
alat-alat visual seperti itu. Berikut adalah contoh diagram lingkaran dengan tabel.

45
Untuk Mempresentasikan Informasi, Konsep dan Gagasan
1) Diagram Alur dan Bagan Organisasi
Diagram Alur menggambarkan urutan peristiwa dari awal sampai akhir.
Diagram ini tidak dapat dipisahkan ketika menggambarkan proses, prosedur dan
hubungan yang berurutan. Berbagai elemen dalam proses yang ingin anda
gambarkan dapat diwakili dengan simbol gambar atau bentuk geometris.

Contoh Diagram
Alur

Bagan
Organisasi
tercermin dari nama,
menggambarkan posisi, unit, atau fungsi dai sebuah organisasi dan bagaimana
saling keterkaitan diantara semuanya.

46
 Contoh Bagan Organisasi

2) Peta
Penggunaan peta yang paling umum adalah untuk menunjukkan
konsentrasi sesuatu menurut wilayah geografi. Peta juga dapat digunakan untuk
menunjukkan perbedaan penjualan suatu produk menurut regional atau
menunjukkan usulan lokasi pabrik dan hubungannya dengan pasar utama. Peta
dapat digambarkan dengan menggunakan titik-titik, garis, warna, label, angka dan
simbol. Berikut adalah contoh peta.

3) Gambar, Diagram dan Foto

Walaupun kurang banyak digunakan dibandingkan alat bantu visual lain,
gambar, diagram dan foto dapat juga menjadi elemen bermanfaat dalam laporan

47
 bisnis dan presentasi. Gambar dan diagram paling sering digunakan untuk
menunjukkan wujud suatu benda atau cara kerjanya. Foto sering digunakan dalam
jenis dokumen bisnis tertentu, seperti laporan tahunan yang daya tarik visualnya
dipakai untuk menarik minat pembaca.

Contoh Diagram
4) Animasi dan Video
Animasi computer dan video merupakan bentuk yang paling khusus untuk
alat bantu visual bisnis. Perangkat lunak seperti Macromedia Flash
memungkinkan penciptaan file multimedia yang terdiri dari animasi computer,
video digital dan elemen lain.

3.3 Mendesain dan Memproduksi Grafik untuk Laporan

Menciptakan Grafik dengan Komputer
Dengan komputer yang canggih dapat membuat grafik yang bagus dengan
mudah dan cepat. Dengan program seperti coreldraw, powerpoint, painter, lotus dll
dapat membantu anda menggambar bebas, memanipulasi citra yang sudah ada dan
menampilkan angka dalam bentuk grafik. Sebelum anda memanfaatkan kelebihan alat
grafik komputer, pikirkan mengenai jenis gambar yang anda proyeksikan.
Gaya dari alat bantu visual anda mengkomunikasikan pesan halus mengenai
hubungan anda dengan penerima. Diagram tulis tangan sederhana cukup untuk rapat
kerja tetapi tidak cocok digunakan dalam presentasi formal atau laporan. Sebaliknya
visual rumit yang berwarna-warni dapat dipandang berlebihan untuk memo yang
menyampaikan informasi tetapi cocok untuk digunakan dalam pesan kepada
manajemen puncak atau untuk mempengaruhi orang luar. Dengan kata lain, gambar
yang anda proyeksikan harus menentukan Teknik produksi.
Memahami Seni Desain Grafik
Untuk menciptakan alat bantu visual yang efektif, anda harus menyadari aspek
estetika dan simbolik dari seni grafik sehingga tidak mengirimkan pesan yang keliru.
Berikut beberapa prinsip yang harus diwaspadai :

48
 a. Kontinuitas
Seorang penerima memandang sederetan alat bantu visual sebagai
keseluruhan dan menganggap bahwa anda akan menggunakan elemen desain
dengan cara yang konsisten dari satu halaman ke halaman berikutnya. Akan
membingungkan bila melakukan perubahan dalam warna, bentuk, ukuran,
tekstur, posisi, skala atau tipe huruf.
b. Kontras
Penerima mengharapkan bahwa perbedaan visual akan sesuai dengan
perbedaan verbal. Bila membandingkan perbedaan gunakan warna yang
mencolok sedangkan untuk menunjukkan persamaan antara dua jenis, buat
perbedaan visual antara keduanya lebih lembut.
c. Penekanan
Sajikan butir pokok dalam bagan dengan cara yang paling mencolok
yaitu lewat warna, posisi, ukuran, atau apapun. Hindari menggunakan warna
yang kuat untuk data yang tidak penting dan kurangi penekanan latar belakang
seperti garis-garis pada bagan.
d. Kesederhanaan
Batasi jumlah warna dan desain, perhatikan untuk menghindari
chartjunk (menggambarkan elemen dekoratif yang membuat dokumen terlihat
ramai tanpa menambah informasi yang relevan).
e. Pengalaman
Budaya, Pendidikan dan pengalaman lain membuat orang
mengharapkan melihat hal-hal tertentu dengan cara tertentu dan harapan ini
dapat mempengaruhi cara orang memberi tanggapan pada alat-alat visual
anda.
Menyisipkan Grafik ke dalam Teks
Untuk menyatukan alat bantu visual dengan teks dapat dilakukan dengan :
a. Perkenalkan alat bantu visual dalam teks menggunakan nomor dalam teks
laporan.
b. Tempatkan alat visual dekat dengan bagian yang digambarkannya.
c. Pilih judul dan keterangan yang mengandung pesan.
Memeriksa Alat Bantu Visual
Sebelum anda memberikan kata akhir menyetujui penggunaan alat bantu
visual, sebaiknya lakukan kajian ulang. Tanyakan pertanyaan berikut pada diri sendiri:
a. Apakah ini perlu ?
b. Apakah sudah akurat ?
c. Apakah penghargaan yang tepat sudah diberikan ?
d. Apakah ini jujur ?

3.4 Mendesain dan Memproduksi Alat-Alat Visual untuk Presentasi Lisan

49
 Dua jenis alat bantu visual dipakai untuk mendukung pembicaraan dan
presentasi. Pertama alat visual teks yang terdiri dari kata-kata dan membantu hadirin
untuk mengikuti alur gagasan. Visual teks merupakan garis besar yang
disederhanakan dari presentasi, anda dapat menggunakannya untuk meringkas dan
mengkaji ulang pesan serta menunjukkan perubahan besar dalam pemikiran. Kedua
alat visual grafik yang membantu hadirin memahami data numerik dan informasi lain
yang sulit yang akan sulit diikuti bila disajikan dengan lisan.
Berbagai Jenis Presentasi Visual
Alat bantu visual untuk dokumen biasanya dibatasi pada kertas. Akan tetapi
untuk pidato dan presentasi ada berbagai media yang dapat dipilih yaitu bahan
bacaan, papan tulis dan whiteboard, flip chart, overhead, slide, presentasi elektronik
dan alat bantu visual lain.
Cara Mengadakan Presentasi Elektronik
Gunakan Microsoft Powerpoint, Lotus Freelance, atau Corel Draw atau
program presentasi lain untuk mengadakan presentasi elektronik. Sederetan slide
komputer dapat digunakan untuk menyampaikan pesan secara lisan. Slide utama
menyimpan elemen desain yang akan muncul pada semua slide presentasi,
memastikan semua keseragaman dan konsistensi. Gunakan transisi antara slide untuk
memberikan presentasi elektronik anda agar tampak lebih profesional. Gunakan
fasilitas build untuk membantu hadirin memfokuskan pada bullet satu per satu.
Kiat untuk Mendesain Presentasi Visual yang Efektif
Yang harus dilakukan agar hadirin membaca yang tertulis sementara mereka
juga mendengar penjelasan anda yaitu :
a. Pastikan bahwa semua hadirin dapat melihat alat bantu visual.
b. Sebelum presentasi, periksa peralatan untuk memastikan semuanya berfungsi
dengan baik.
c. Buat rencana cadangan seandainya teknologi gagal.
d. Beri waktu kepada hadirin untuk membaca alat bantu visual sebelum anda
mulai dengan penjelasan.
e. Batasi satu alat bantu visual untuk satu pokok pikiran.
f. Ilustrasikan pokok pikiran, bukan seluruh presentasi.
g. Gunakan garis pembatas, pointer dan kotak untuk menonjolkan informasi
penting.
h. Gunakan clip art untuk menambah warna dan daya tarik presentasi.
i. Hindari alat bantu visual yang bertentangan dengan pesan verbal anda.
j. Jangan gunakan alat bantu visual sampai anda siap untuk berbicara
tentangnya. Kalau sudah selesai membahas pokok pikiran yang digambarkan
dengan alat-alat visual, singkirkan dari pandangan hadirin.

50
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L dan Thill, John V. 2002. Komunikasi Bisnis Jilid 2 Edisi Keenam.
Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi.
Bovee, Courtland L dan Thill, John V. 2008. Komunikasi Bisnis Jilid 2 Edisi Kedelapan.
Klaten: PT Indeks.

Dewi, Sutrisna. 2006. KOMUNIKASI BISNIS. Yogyakarta: Andi.

51