Moderator acara memegang peranan yang amat penting pada hari-H.

Sukses tidaknya, berkesan

tidaknya acara bagi peserta, narasumber, pemasang iklan dan panitia akan amat terlihat pada bagaimana
moderator menjalankan tugasnya.

Berdasarkan pengalaman pribadi saya, berikut adalah sedikit panduan tentang bagaimana menjadi
moderator seminar yang baik. Anda barangkali punya pengalaman yang bisa memperkaya, silahkan
dibagi di sini.

Persiapan sebelum hari-H

1. Pelajari material setiap sesi.

Mau cara yang gampang, minta panitia untuk kirimkan handout dari setiap pembicara. Tapi ada kalanya
(sering bahkan) handout ini tidak bisa diterima hingga hari H. Maka tempuh alternatif lain: Anda bisa
lakukan riset di internet. Dengan cara ke-2 ini, Anda tetap harus setidaknya membaca beberapa bagian
dari handout/slide begitu Anda tiba di lokasi acara. Pengetahuan tentang materi yang akan disampaikan
akan membantu Anda:

Membuat preview dan kata-kata pembuka sesi yang berbobot dan tidak kacangan. Jika narasumber yang
hadir adalah orang2 terpilih, tak ada salahnya Anda juga tampil smart dan well-informed.

Ngobrol dengan narasumber ketika mereka hadir di lokasi sebelum acara berlangsung. Pengetahuan
Anda tentang apa2 yang akan mereka bawakan tidak hanya akan membuat hubungan Anda jadi lebih
cair, namun juga membuat sang narasumber berikan apresiasi kepada Anda atas pemahaman atau
minimal ketertarikan yang Anda punya atas materi yang akan dia bawakan.

2. Pilih busana baik-baik

Jangan pakai baju warna kinclong atau apapun yang mencolok. Itu akan membuat Anda tampak lebih
menonjol ketimbang sang pembicara. Dalam acara di mana Anda jadi moderator, ingat ingatlah untuk
tidak tampak lebih keren secara menonjol ketimbang sang narasumber. Dengan baju yang mencolok
apalagi dandan yang berlebihan, itu akan membuat perhatian audience dan pemirsa dokumentasi
foto/film menjadi teralihkan secara serius pada Anda. “Yah, klo dasarnya emg keren gimana, dong?”. Iya,
tahu. Tapi bagaimanapun, bintangnya adalah mereka para narasumber, sayangnya bukan Anda sang
moderator.

3. Persiapkan amunisi dengan baik

Anda sebaiknya bersiap manakala panitia terlalu sibuknya hingga tak sempat siapkan hal-hal remeh
untuk kepentingan narasumber. Berikut adalah yang biasa saya siapkan dan bawa pada saat acara:

Form kurikulum vitae pembicara. Meskipun panitia biasanya punya, tapi saya lebih suka pake punya
sendiri manakala desain & layoutnya lebih keren.

Paparan perkenalan diri Anda sendiri, untuk dibacakan oleh MC. Saya lebih menyukai model perkenalan
yang sifatnya pemaparan alih-alih berbentuk daftar yang membuat cara pembacaan menjadi kaku.
Apapun, sebaiknya ini Anda siapkan sendiri. Normalnya, Anda tak perlu membuat perkenalan yang
panjang apalagi sampai melebihi narasumber.

Form pertanyaan peserta. Intinya adalah ada slot untuk mengisi nama, asal, dan pertanyaan. Tapi tentu
pake kertas kosong pun tak masalah. Intinya Anda harus bawa, dan bukan hanya untuk Anda sendiri, tapi
juga untuk narasumber yang bisa jadi tak membawa selembar kertas pun bersama mereka. Akan tampak
profesional bila kertas2 yang Anda bawa memiliki kop nama kegiatan. Itu akan membuat Anda (dan
panitia) terkesan well-prepared.

Surat Cinta untuk memberitahukan batas waktu. Saya biasa menggunakan surat cinta untuk
memberitahukan bahwa waktu kurang 15 menit, kurang 5 menit, dan waktu telah habis. Saya cetak di
kertas ukuran A5 dg ukuran huruf super besar. Diupayakan pake kertas yang tebal, sedemikian rupa
sehingga bila Anda menunjukkannya ke pembicara, kertas tersebut tidak trawang terlihat oleh hadirin.
Dan satu lagi, bikin juga surat cinta untuk memberitahu agar narasumber mempersingkat jawabannya
(untuk digunakan di sesi tanya jawab).

Siapkan juga kertas kosong ukuran kecil (misal A5 bagi dua) untuk surat-suratan dengan panitia, yakni
manakala Anda memanggil panitia ke meja Anda.

Dan juga siapkan ballpoint, untuk Anda dan juga jaga-jaga buat narasumber (bisa minta ke panitia
sebelum Anda maju ke depan)

moderator-ingatkan-waktu-7-menit

moderator-ingatkan-waktu-2-menit

Aktivitas Moderator pada Hari-H

Urutan aktivitas seorang moderator adalah sebagai berikut

1) Moderator harusnya hadir jauh sebelum acara dimulai. Bukan dadakan. Dengan demikian, moderator
bisa turut menyiapkan perangkat atau memastikan ketersediaan alat dan bahwa itu semua berfungsi

Meja dan kursi pembicara di depan

Kursi pembicara yang tidak sedang berbicara

Pengeras suara

LCD proyektor

2) Moderator “membriefing” panitia, sebelum acara dimulai, untuk perihal-perihal sebagai berikut:

Minta kurikulum vitae; siapkan/bikin sendiri juga, just in case

Kalo air minum dari moderator atau narasumber habis, minta ke panitia agar langsung saja ganti dengan
yang baru

Ingatkan agar panitia memberikan minum/makanan dari sebelah kanan belakang

Tunjuk/kenali panitia yang mengoperasikan perangkat elektronik misal sound system dan slide

Buat kesepakatan komunikasi dengan panitia, terutama bila Anda butuh bantuan hingga membutuhkan
panitia untuk maju ke depan menghampiri Anda

3) Saat Pembicara memasuki ruangan, siapkan tempat duduk sejak awal. Bilang ke panitia untuk
mengkhususkan kursi tertentu, dijaga agar tidak diduduki oleh peserta yang datang terlebih dulu.
Narasumber bisa diantar oleh panitia acara untuk kemudian diperkenalkan kepada moderator.

4) Moderator memperkenalkan diri kepada narasumber

5) Pembicara mengisi kurikulum vitae. Siapkan ballpoint, just in case. Namun sebelumnya, tanyakan
apakah pembicara memiliki kurikulum vitae yang dibawa sendiri dari rumah. Tanyakan bagaimanakah dia
sang pembicara ingin diperkenalkan. Bisa jadi dia punya pencapaian atau prestasi atau informasi apapun
yang belum terdapat di form CV. Bisa jadi juga dia sudah menyiapkan CV yang amat panjang -misal 6
halaman- dan dia punya arahan terkait mana-mana saja yang perlu dibacakan. Intinya, buat sang
pembicara senang atas bagaimana dia diperkenalkan.
6) Setelah pembicara rampung mengisi CV, moderator melakukan koordinasi dengan pembicara terkait:

CV pembicara. Bacalah CV yang telah ditulis pembicara. Pastikan Anda bisa membaca semua tulisan yang
ada. Jika ada yang tak jelas, langsung tanyakan, jangan sampai ada kejadian Anda terbata-bata atau
kelihatan bingung ketika sedang membaca CV. Yang paling utama, jangan sampai Anda salah mengeja
nama pembicara. Terutama untuk nama dengan ejaan lama dan yang memiliki huruf o atau e (untuk
orang jawa).

Kisi-kisi materi, dikonfirmasikan lagi tentang apa yang akan moderator sampaikan sebagai pengantar.
Terkadang apa yang disampaikan narasumber berbeda dengan apa yang sudah jadi arahan panitia. Maka
hal ini harus dikomunikasikan dengan baik.

Kesepakatan masalah waktu. Informasikan berapa waktu total yang dimiliki pembicara atau bahkan
setiap pembicara. Jika acara ternyata molor, maka sampaikan juga modifikasi jadwalnya.

Pemberitahuan manakala waktu habis. Sampaikan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan habisnya
waktu kepada pembicara. Tunjukkan contoh “surat cinta” yang akan Anda sodorkan kepada mereka.

Tanyakan tentang penyiapan laptop; mau minta dipasangkan atau lebih suka pasang sendiri? Termasuk
juga sistem audio yang nyambung ke laptop. Lalu tanyakan, apakah butuh bantuan operator untuk slide?

Jangan paksa narasumber untuk banyak berbicara. Pahami bahwa banyak pembicara/narasumber yang
butuh membentuk konsentrasi dan mengondisikan diri sebelum mereka maju ke panggung. Jikapun
mereka mengajak Anda ngobrol, jangan obrolkan hal-hal yang tidak relevan dengan apa yang akan dia
sampaikan.

7) Masuk acara Pembukaan: pembacaan agenda acara oleh MC, sambutan-sambutan, dan apapun yang
masuk pada prosesi pembukaan kegiatan. Sebagai moderator, Anda sebaiknya duduk manis
memperhatikan. Siapapun yg memberi sambutan, pastinya adalah orang penting yg berharap Anda juga
turut memperhatikan dia berbicara.

8 ) MC menyerahkan acara kepada Anda sebagai Moderator, setelah sebelumnya memperkenalkan.

Gunakan dokumen perkenalan diri sesuai amunisi yang telah Anda siapkan.

tips-jadi-moderator-seminar

9) Sesi Pertama
Ucapkan salam setelah sebelumnya menebarkan senyum kepada hadirin. Dan ketika mengucapkan
salam, pastikan Anda memandang hadirin, jangan menunduk melihat naskah/meja.

Memberikan pengantar materi, misal mengapa kok materi yang akan disampaikan penting untuk
dimunculkan di acara ybs.

Apa yang diharapkan dari peserta

Mengundang pembicara ke depan

Memperkenalkan pembicara

Mempersilahkan pembicara mulai berbicara

Mengingatkan lagi masalah waktu tanpa perlu terdengar di mike

Ketika sudah selesai, berikan komentar/review singkat tentang apa yang baru disampaikan

10) Sesi Kedua, ketiga, dan seterusnya. Apa yang dilakukan adalah memberi simpulan atau mencuplik
sedikit bagian dari paparan yang baru saja disampaikan

“Menarik sekali apa yang disampaikan oleh Bapak/Ibu. Jadi ternyata … . Nah, baik. Sekarang, marilah kita
beranjak pada pemaparan ke-2 yang akan disampaikan oleh yang terhormat Bapak/Ibu ….

11) Pada Sesi Diskusi

Memberi kesempatan peserta bertanya setelah sebelumnya mensosialisasikan berapa banyak termin
yang tersedia, dan berapa penanya di setiap terminnya. Sekalian juga Anda sampaikan aturan main
semisal keharusan untuk mengacungkan tangan, lalu menyebutkan nama dan asal sebelum bertanya,
serta batasan jumlah pertanyaan yang boleh diajukan setiap orang.

Menegaskan; yang disampaikan peserta tu pertanyaan atau pernyataan

Membantu peserta dalam merumuskan pertanyaan. Beneran, banyak sekali peserta yang bingung-
bingung sendiri ketika bertanya.

Memotong dan meringkas pertanyaan bila terlalu panjang

Memancing pertanyaan dengan mengajukan frasa-frasa yang menggiring pada pertanyaan.

Menegaskan dan mengulang pertanyaan, entah sekedar untuk memastikan seluruh peserta mendengar
(manakala mike untuk peserta tidak tersedia) atau untuk mengingatkan lagi ketika narasumber hendak
menanggapinya.

12) Kesimpulan dan Penutup. Ada kalanya kesimpulan tidak diperlukan jika memang forum/acaranya
tidak dimaksudkan untuk membuat atau menuju ke arah simpulan tertentu. Yang wajib Anda sampaikan
adalah poin-poin penting dari apa-apa yang telah disampaikan narasumber dan juga berdasarkan hasil
sesi diskusi.

13) Pemberian kenang-kenangan. Untuk ini, Anda bisa bantu narasumber untuk memposisikan dirinya
berdasarkan urutan tertentu di tempat pemberian kenang-kenangan. Bagaimana Anda tahu urutannya?
Tentu saja karena Anda sebelumnya telah ngobrol dengan panitia tentang ini.

14) Foto bersama. Baik sekali bila Anda berada di tengah-tengah para narasumber. Dan sebaiknya simpan
saja Peace Sign Anda �

1. Cari informasi tentang narasumber

Ini adalah hal pertama yang harus Anda lakukan. Jadi saat Anda mendapatkan mandat menjadi
moderator, maka segeralah cari tahu siapa narasumber yang akan menjadi pembicara.

Apa profesi utama mereka, apa saja karya mereka, dan aktivitas apa yang saat ini mereka lakukan.
Kemudian cari tahu juga materi apa yang akan disampaikan nanti dalam seminar nantinya. Kalau
memang panitia ada handout materi minta salinan handout tersebut dari penitia.

2. Pelajari materi yang akan disampaikan oleh nara sumber

Setelalah Anda mengetahui informasi tentang narasumber, selanjutnya pelajari materi yang akan mereka
sampaikan. Ini supaya saat Anda memandu nanti, Anda tahu bagaimana memberikan pengantar yang
tepat sebelum narasumber berbicara.
3. Pelajari runtutan acara secara menyeluruh plus durasi waktunya

Meski tugas Anda dimulai sejak mc memberikan kendali kepada Anda, namun untuk bisa menjalankan
tugas dengan baik, Anda harus tahun runtutan setiap acara secera menyeluru, termasuk durasi waktu
untuk tip-tiap acara.

Dalam hal ini sebaiknya minta run down acara ke panitia penyelenggara.

4. Persiapkan senjata perang

Untuk memperlancar tugas Anda sebagai moderator, selain melakukan ketiga hal yang saya sebutkan di
atas Anda juga perlu mempersiapkan senjata perang Anda.

Senjata perang itu antara lain, alat tulis (kertas kosong dan bulpoint), form profil Anda sendiri untuk
Anda serahkan ke pembaca acara atau mc, form profil narasumber atau pembicara yang nantinya akan
Anda kenalkan dan timer.

5. Persiapkan draf apa yang Anda katakan

Tujuan membuat draf ini adalah supaya Anda memiliki rule yang jelas saat Anda bicaranya nantinya. Jadi
nantinya Anda tidak asal bicara tanpa tahun runtutan yang jelas dari apa yang akan Anda sampaikan.

Terkiat dengan draf ini, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan.

Pertama, draf pembukaan acara.

Apapun yang akan Anda lakukan dan Anda katakan sebaiknya Anda tulis dulu semua. Kemudian periksa,
pelajari sampai Anda benar-benar yakin sudah menemukan cara terbaik untuk pembukaan Anda
nantinya.
Setelah selesai, latih apa yang sudah Anda tulis, sampai Anda bisa menyampaikannya dengan natural.
Tapi ingat jangan dihafal cukup pahami esensi saja.

Kedua adalah draf pembukaan sesi tanya jawab

Selain draf pembukaan acara, sebaiknya Anda juga membuat draf pembukaan untuk sesi tanya jawab. Ini
supaya Anda tahu betul apa yang akan Anda katakan terkait hal-hal yang harus dipatuhi pada saat sesi
tanya jawab demi kelancaran proses tanya jawab.

6. Memilih pakaian yang akan Anda kenakan

Ini yang terakhir dan yang tak kalah panting, pikirkan juga pakaian yang meski Anda kenakan. Saran
terbaik kenakan pakaian yang sesuai dengan situasi seminar.

Pelaksanaan tugas di hari –H

7. Melakukan koordinasi dengan penitia

Pada saat hari-H datanglah lebih awal dan segera lakukan koordinasi dengan penitia untuk menyiapkan
segala hal yang dibutuhkan untuk melancarkan acara dan untuk menyambut narasumber atau
pembicara.

8. Bangun komunikasi dengan narasumber

Saat nara sumber datang, segera sambut mereka, persilakan narasumber duduk di tempat yang sudah
disediakan. Setelah beberapa saat narasumber sudah duduk dan sudah merasa siap untuk diajak
berbicara hampiri mereka, kenalkan bahwa Anda adalah moderator yang akan mamandu kegiatan
presentasi dan tanya jawab nantinya.
Kemudian selain memperkenalkan diri pastikan juga Anda mengkonfirmasi form profil pembicara yang
sudah Anda punya, tanyakan apakah profilnya sudah benar, ada yang kurang tepat atau ada yang peru
ditambahkan.

Kemudian pastikan juga narasumber mengetahui berapa waktu yang harus mereka gunakan, cara Anda
memberitahukan kalau waktu sudah hampir selesai, dan tambahan waktu kalau-kalau ternyata acara
molor karena beberapa hal.

Terakhir yang juga tidak kalah penting, tanyakan juga apakah mereka akan menggunakan notebook
sendiri atau menggunakan notebook panitia. Jika menggunakan notebook sendiri tanyakan apakah
mereka perlu teknisi untuk memasangkan atau dipasang olah asisten pribadi sendiri.

9. Buka sesi presentasi untuk narasumber

Setelah pembawa acara atau mc menyerahkan kendali ke Anda, maka bukalah sesi presentasi
narasumber dengan pembukaan yang dapat membantu audiens mengenal siapa narasumber dan
memahami pentingnya materi bagi audiens.

Untuk contoh kalimat pembukaannya bisa seperti di bawah ini.

Selamat pagi ..

Selamat sejahtera untuk Anda semua

Sebelumnya terima kasih kepada saudara pembawa acara karena telah memberikan kewengan kepada
saya untuk memandu kegiatan inti seminar keilmuan Effective Presentation For Students pada siang hari
ini.
Seperti tema utama kegiatan hari ini, sebentar lagi kita akan bersama-sama belajar dan menimba ilmu
tentang cara menjadi mahasiswa dan mahasiswi dengan kemampuan presentasi yang hebat dan
memikat.

Dan kita layak bersyukur, karena kita akan langsung menimba ilmu dari pakarnya yaitu dari bapak Robin.

Bapak Robin ini adalah spesialis trainer di bidang presentasi dan public speaking. Beliau juga pendiri
salah satu situs presentasi dan public speking terbesar di Indonesia dan penulis buku teknik presentasi
Effective Presentation For Students.

Tapi sebelum saya persilahkan bapak Robin untuk maju.

Ada sedikit hal yang ingin ingatkan.

Jadi seperti yang sudah Anda ketahui.

Mahasiswa dan kegiatan presentasi itu tidak bisa dipisahkan.

Semua mahasiswa pasti presentasi.

Suka atau tidak Anda melakukannya, Anda akan tetap presentasi. Anda akan presentasi untuk
memaparkan makalah, Anda akan presentasi untuk memaparkan hasil penilitian karya ilmiah.

Dan sayangnya, kalau kita melihat fakta yang ada, kebanyakan presentasi mahasiswa itu di manapun
umumnya masih jauh dari kata efektif.

Karena itulah kesempatan ini harus kita manfaatkan dengan baik. Supaya nantinya Anda bisa menjadi
mahasiswa yang bisa berbicara dengan efektif dalam kegiatan presentasi yang Anda lakukan.
khususnya dalam kegiatan presentasi makalah di depan kelas maupun dalam kegiatan presentasi
seminar proposal atau sidang karya ilmiah.

Jadi, silakan Anda dengarkan betul apa yang akan dipaparkan oleh bapak Robin nanti dan misalnya ada
hal-hal yang perlu ditanyakanterkait dengan materi yang beliau sampaikan akan berikan waktu khusus
kepada Anda untuk bertanya, yaitu dalam sesi tanya jawab setelah bapak Robin menyampaikan semua
paparan materinya kepada Anda.

Baik, rasanya tidak perlu lagi saya banyak berkata-kata, langsung saja kami mohon dengan hormat
kepada bapak untuk maju untuk segera memulai pembelajaran presentasi kepada kita semua.

….

Itulah tadi contoh sederhana pembukaan untuk sesi presentasi yang bisa Anda sampaikan sebagai
moderator.

Contoh yang saya barikan di atas hanya ilustrasi, tapi hal itu minimal bisa jadikan acuan untuk membuat
pembukaan yang lebih baik.

10. Atur jalannya diskusi atau tanya jawab

Tugas di sini juga sangat penting karena lancar dan tidaknya kegiatan diskusi atau tanya jawab juga
sangat dipengaruhi bagaimana moderator memimpinnya.

Terkiat dengan hal ini ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan.

Pertama, pastikan Anda memberi tahu berapa lama durasi waktu sesi tanya jawab.
Kedua, pastikan juga Anda memberi tahu jumlah sesi dan jumlah pertanyaan untuk masing-masing sesi.

Ketiga, Pastikan tidak ada audiens yang bertanya secara bertele-tele. Jika Anda mendapati hal seperti itu,
potong segera si penanya saat ia jeda, dan minta ia untuk langsung mengajukan inti pertanyaan.

Itu adalah beberapa hal dasar yang harus Anda perhatikan.

11. Tutup sesi dengan kesimpulan dan ajakan bertindak yang jelas

Setelah kegiatan diskusi selesai, segera tutup sesi dengan memberikan kesimpulan akhir atau ajakan
untuk bertindak.

Kesimpulan atau ajakan bertindak tidak harus Anda buat sendiri, Anda bisa mencontek kesimpulan atau
ajakan dari narasumber atau pembicara. Tujuannya di sini untuk menegaskan kembali pentingnya hal itu
untuk diingat.

OK, demikianlah cara menjadi moderator semianar yang baik. Silakan Anda pahami, kemudian praktekan
dalam tugas Anda saat menjadi moderator.

Tapi ada satu hal yang harus Anda ingat, meski Anda bukan sebagai pembicara utama, pastikan bahwa
saat Anda memandu kegiatan Anda juga dapat berbicara dengan lancar, penuh percaya diri meyakinkan