MODUL CARD FILE

Card File

Ada kalanya perusahaan harus berinteraksi dengan orang, karyawan, atau perusahaan lain.
Dengan MYOB anda juga mampu memasukkan dan melihat daftar perincian orang-orang
atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan bisnis perusahaan anda.

Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee dan
Personal dan modul Command Center yang tidak mempengaruhi posisi keuangan
perusahhan.

MYOB dalam modul card file pada command center dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

 Contact Log berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana
perusahaan dapat melihat daftar ringkasaan dari seluruh kontak yang pernah di
lakukan perusahaan.
 Cards List berfungsi untuk membuka jendela view card file, dimana perusaan dapat
membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis
perusahaan. Dalam jendela ini, perusahaan dapat melihat perincian file kartu yang
pernah di buat perusahaan.
 Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana
perusahaan dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk individu atau
perusaan yang terdapat pada file kartu.
 Create Personalised Letters berfungsi untuk membuka jendela form selection,
dimana perusahaan dapat membuat sebuah file mile merge yang berisi informasi
tentang individu atau perusahaan pada file kartu.
Mengelola Card File

Setiap individu, perusahaan dan lembaga yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan
sebaiknya dicatat, untuk mengevaluasi kerjasama yang telah terjalin dan menjaga hubungan
yang baik. MYOB dapat membantu menangani aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengannya.
Pada MYOB catatan tersebut disimpan pada suatu file kartu.
Gunakan Command Centre Card file untuk mengelola seluruh informasi mengenai pelanggan
dan pemasok, mencatat historis penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari
pelanggan dan pemasok.
Untuk mengaktifkan Command Centre Card File ada beberapa cara, yaitu :
- pilih command centre Card File pada jendela utama MYOB
- dari menu Command Centres, Card File, lalu Command Centre
- dengan shortcutkey Ctrl + 8

sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

Pencatatan file kartu

Ringkasan informasi dari seluruh catatan tentang individu, perusahaan dan lembaga yang
berhubungan dengan kegiatan perusahaan dapat ditampilkan pada jendela View Card File
seperti di bawah ini :

Pada jendela di atas juga terdapat field yang fungsinya untuk membantu mempercepat
pecarian data, yaitu : Search
Pada jendela View Card file juga terdapat keterangan #Found: yang fungsinya menampilkan
jumlah data yang berhasil ditemukan berdasarkan criteria yang dimasukkan pada field Search
Pembuatan file kartu
Langkah-langkah untuk membuat suatu file kartu baru adalah sebagai berikut :
- Dari jendela View Card File pilih tombol Card List, lalu pilih tombol New, sehingga tampil
jendela Card information, seperti di bawah ini :

Pada bagian tab Profile

- A/R Balance: untuk menampilkan saldo dari data card yang dibuat
- Card Type: untuk menentukan jenis card yang dimasukkan
- Designation: untuk menentukan data card apakah perusahaan atau individu
- Inactive Card untuk mengaktifkan atau tidak file kartu ini
- Name: untuk memasukkan data file kartu
- Card ID: >untuk memasukkan ID dari data file kartu
- Location: untuk menentukan jenis alamat dari data file kartu
- Addres: untuk memasukkan alamat dari data file kartu
- City:untuk memasukkan nama kota dari data file kartu
- State: untuk memasukkan singkatan nama negara dari data file kartu
- Postcode: untuk memasukkan nomer kode pos dari data file kartu
- Country: untuk memasukkan nama negara dari data file kartu
- Phone#1, Phone#2 dan Phone#3: untuk memasukkan nomer telpon dari data file kartu
- Fax: untuk memasukkan nomer fax dari data file kartu
- Email: untuk memasukkan alamat email dari data file kartu
- Website: untuk memasukkan alamat website dari data file kartu
- Salutation: untuk memasukkan panggilan dari orang yang dapat dihubungi
- Contact: untuk memasukkan nama orang yang dapat dihubungi

Pada bagian tab Card Details

Pada bagian yang dilingkari dapat ditampilkan foto dari yang datanya sedang dimasukkan
- Notes: untuk membuat catatan mengenai perusahaan atau orang yang datanya sedang
dimasukkan
- Identifiers: untuk memasukkan data identifikasi khusus berdasarkan abjad untuk perusahaan
atau orang yang datanya sedang dimasukkan
- Custom List#1: dan Custom Field #1: untuk memasukkan catatan tambahan mengenai
perusahaan atau orang yang datanya sedang dimasukkan

Pada bagian tab Selling Details (jika data yang dimasukkan untuk pelanggan)

- Sale Layout: untuk menentukan jenis penjualan ke pelanggan

- Income Account: untuk menentukan akun pendapatan untuk menampung pendapatan dari
hasil penjualan pada pelanggan
- Receipt Memo: untuk membuat catatan singkat tentang penjualan
- Salesperson: untuk mencatat nama orang (sales) yang melakukan penjualan
- Sale Comment: untuk memilih komentar singkat untuk pelanggan
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara pengiriman barang
- Customer Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-rata dari tiap transaksi penjualan ke
pelanggan
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang diberikan untuk pelanggan
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan dari pelanggan
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan lainnya dari perusahaan pelanggan
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari pelanggan
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang digunakan saat transaksi dengan pelanggan
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang dikaitkan untuk pengangkutan
penjualan
- Use Customer’s Tax Code: untuk menandakan tax code dan freight tax code yang sudah
ditentukan akan digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan termin untuk pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi untuk mendapatkan
potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi tanda jatuh
tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar % potongan yang diperoleh dari transaksi
bila pembayaran dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- % Monthly Charge for Late Payment: menentukan besar % denda yang dikenakan dari
transaksi bila pembayaran telah melampaui jatuh tempo
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan yang diberikan dengan jumlah
pembelian tertentu

Pada bagian tab Buying Details (jika data yang dimasukkan untuk pemasok)

Purchase Layout: untuk menentukan jenis pembelian dari pemasok

- Expense Account: untuk akun HPP yang menampung beban dari hasil pembelian pada
pemasok
- Payment Memo untuk membuat catatan singkat tentang pembelian
- Purchase Comment: untuk memilih komentar singkat untuk pemasok
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara pengiriman barang
- Supplier Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-rata dari tiap transaksi pembelian dari
pemasok
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang diberikan dari pemasok
- Available Credit: untuk menampilkan kelebihan kredit yang telah diberikan oleh
- Currently Past Due: untuk menampilkan total kredit yang diberikan oleh pemasok
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan dari pemasok
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan lainnya dari perusahaan pemasok
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari pemasok
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang digunakan saat transaksi dengan pemasok
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang dikaitkan untuk pengangkutan
pembelian
- Use Supplier’s Tax Cod: untuk menandakan tax code dan freight tax code yang sudah
ditentukan akan digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan termin dari pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi untuk mendapatkan
potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi tanda jatuh
tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar % potongan yang diperoleh dari transaksi
bila pembayaran dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan yang diberikan dengan jumlah
pembelian tertentu.

Cara Menghapus card file

Anda dapat menghapus file card jika file tersebut tidak terkait dengan transaksi penjualan,
pembelian, cek dan sebagainya.

Berikut ini cara menghapus card file sebagai berikut.

1. Klik tombol cards list dalam modul card file, sehingga akan di tampilkan Jendela
Cards list.
2. Pilih salah satu yang ingin di hapus
3. Klik pada tanda panah sebelah kiri file card
4. Pilih menu edit lalu delete card.
 Mengelolah kontak bisnis perusahaan

Kamu akan banyak berhubungan dengan rekan atau pun relasi pada saat
melakukan beberapa macam transaksi perushaan. Rekan ataupun relasi yang
sering berhubungan dengan perusahaan kamu dapat buatkan daftar kontak,
sehingga kamu dapat memudahkan umtuk menghubungi maupun melihat data
rekan ataupun relasi tersebut. Untuk memudahkan mengelolah daftar kontak
Myob menyediakan fasilitas yaitu Contak Log agar kamu mudah melihat
data.

Membuat kontak
Untuk membuat daftar kontak baru kamu dapat lakukan dengan langkah langkah di bawah
ini:

1. Klik tombol Contact Log module card file, sehingga akan di tampilkan view Contact
Log
2. Tekan tombol dropdown Name, pilih salah satu nama yang akan anda hubungi tekan
tombol Use Card
3. Tekan tombol new untuk membuat kontak, sehingga akan ditampilkan pada jendela
Contact Log entry
 4. Masukan nama kontak yang di hubungi
5. Masukan tanggal kontak pada bagian date
6. Masukan keterangan singkat tentang diadakannya kontak pada bagian Notes
7. Masukan lama terjadinya kontak pada bagian Elapses Time.
8. Masukan tanggal kontak kembali pada bagian Recontact Date.
9. Tekan tombol record.

Setelah mengisi form dengan sesuai yang diperintahkannya, selanjutnya Anda pilih dan klik
“Record” pada tampilan form tersebut. Maka akan keluar tampilan berikut.
10. Jika semua nama yang terdaftar tersebut telah dilakukan seperti perintah-perintah diatas,
kembali lagi kita ke menu “Card File” Anda klik “Create Personalised Letters” untuk
membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge
yang berisi informasi tentang individu atau perusahaan pada file kartu.

11. Dan inilah “Create Personalised Letters” daftar customer yang sudah terdaftar dalam Card
File.

Mengedit Kontak

Kontak yang sudah kita buat , masih bisa kita lakukan perubahan jika terdapat kesalahan pada
nama yang salah. Untuk mengedit kontak yang sudah kita buat kita bisa melakukan langkah
langkah seperti di bawah ini:

1. Klik tombol Contak Log dalam module card file, sehingga akan di tampilkan pada
menu jendela View Contact Log.
2. Lalu pilih nama individu atau perusahaan yang akan kita edit catatan pada kontaknya
dengan menekan tombol dropdown Name.
3. Pilih salah satu daftar kontak yang akan kita edit.
4. Klik tombol edit, sehingga akan ditampilakan jendela View Contact Log Entry.
5. Lakukan perubahan sesuai yang anda inginkan. Kemudian klik record
Menghapus Kontak

Kita juga dapat menghapus kontak jika kontak kontak yang sudah kita buat tidak kita ingin
kan lagi degan cara seperti dibawah ini:

1. Klik pada Contact Log, MYOB akan menampilkan Jendela view Contact Log
2. Pilih la nama orang atau perusahaan yang akan kita hapus kontak nya dengan cara
menekan tombol droopdown name
3. Pilih daftar yang akan kita hapus.
4. Tekan tombol Edit, sehingga akan di tampilakan jendela Contact Log Entry.
5. Pilih menu edit lalu delete Contact.