[SimpolKBK –

Sistem Manajemen
Pengelolaan Kos
Putri Bunga Kertas]
DOKUMEN PROJECT CHARTER
[SimpolKBK –
Sistem
Manajemen
Pengelolaan Kos
Putri Bunga

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Kertas]
DOKUMEN PROJECT CHARTER

NAMA ANGGOTA KELOMPOK:

1. Rani Intan Savitri – 155150207111104
2. Ivan H. Primananda – 155150201111335
3. Gema Isya Luthfi P. – 165150201111218

1
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................ 2

Daftar Definisi & Singkatan .............................................................................................................. 4
BAB 1 ................................................................................................................................................ 5
1.2. Project Stakeholders........................................................................................................ 5
1.2.1. Project Team ........................................................................................................... 5
1.2.2. Project Stakeholders ............................................................................................... 5
1.3. Pendahuluan.................................................................................................................... 6
1.3.1. Latar Belakang ......................................................................................................... 6
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

1.3.2. Ide Masalah ............................................................................................................. 7

1.3.3. Tujuan...................................................................................................................... 7
1.3.4. Manfaat ................................................................................................................... 7
1.4. MOV (Measurable Organizational Value) ....................................................................... 8
1.4.1. Area Impact ............................................................................................................. 8
1.4.2. Value Of Project ...................................................................................................... 9
1.4.3. Develop a Metric ..................................................................................................... 9
1.4.4. Timeframe MOV .................................................................................................... 10
1.4.5. Kesimpulan MOV................................................................................................... 10
BAB 2 .............................................................................................................................................. 11
2.1. Scope ............................................................................................................................. 11
2.1.1. Ruang Lingkup ....................................................................................................... 11
2.1.2. SOW (Statement of Work) ..................................................................................... 12
2.1.3. SRS (System Requirements Spesifications) ............................................................ 14
2.2. Project Schedule ............................................................................................................ 20
2.2.1. DSC (Deliverable Structure Chart) ......................................................................... 20
2.2.2. Ganntt Chart.......................................................................................................... 21
2.3. Project Budget ............................................................................................................... 21
2.3.1. Total Cost of Ownership ........................................................................................ 21
2.3.2. Total Benefit of Ownership.................................................................................... 22
2.3.3. Payback and ROI (Return on Investment) ............................................................. 23
2.4. Management Asset........................................................................................................ 24

2 BAB 3 .............................................................................................................................................. 25
3.1. Resiko ............................................................................................................................ 25
3.2. Verifikasi Keberhasilan MOV ......................................................................................... 26
 3.3. Acceptance and Approval.............................................................................................. 27
BAB 4 .............................................................................................................................................. 29
4.1. Kesimpulan .................................................................................................................... 29
4.2. Penutup ......................................................................................................................... 30

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

3
 Daftar Definisi & Singkatan
No Istilah Definisi/ Singkatan

1 Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri

SimpolKBK
Bunga Kertas

2 DBA DataBase Admin

3 SRS System Requirements Specifications

4 AOI Area Of Impact

5 TCO Total Cost of Ownership

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

6 TBO Total Benefits of Ownership

7 User User merupakan pengguna aplikasi yang

disini adalah admin, pengelola, penghuni,
dan guest

8 Stakeholder Pihak yang terkait dengan permasalahan

atau proyek yang sedang diangkat

9 Kumpulan data yang disimpan secara

Database sistematis didalam komputer dan dapat
diolah atau dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak untuk
menghasilkan suatu informasi.

10 Use Case Penggambaran sistem berdasarkan aktor

11 Use Case Scenario Menggambarkan urutan atau skenario

bagaimana sistem berjalan.

12 Hak Akses Hak atau izin yang diberikan kepada

pengguna, program atau workstation untuk
melakukan tugasnya masing-masing.

13 Realtime Dapat memperbaharui sesuai dengan waktu

sekarang

14 Sekumpulan halaman web yang saling

4 Website
berhubungan
 BAB 1

1.2. Project Stakeholders

1.2.1. Project Team
Bagian Nama Kontak

Project ranintansavitri@student.ub.ac.id
Rani Intan Savitri
Manager 08124567789

ivan.primananda10@student.ub.ac.id
Designers Ivan Primananda
08189765512

System cutaminahastari@gmail.com
Cut Aminah

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Analyst 08122245678

radenwijaya@gmail.com
DBA Raden Wijaya
08510218450

Budiutomo1@gmail.com
Programmer Budi Utomo
087859222065

1.2.2. Project Stakeholders

Nama Kontak

kosputri.bungakertas@gmail.com
Pengelola KBK 1 Putri Handayani 08155555075

Susiilojoko01@gmail.com
Pengelola KBK 2 M. Joko Susilo 08155555076
Seluruh penghuni - -
kos Bunga Kertas
bimosusilo@gmail.com
Admin cadangan Bimo Susilo H
081252666011

5
 1.3. Pendahuluan
1.3.1. Latar Belakang
Teknologi komunikasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat pesat.
Sebagian besar aspek kehidupan manusia telah dibantu dengan adanya
komputer. Salah satu manfaat komputer dalam kehidupan manusia adalah untuk
mengelola,mengakses,dan menyebarluaskan informasi.

Saat ini kebutuhan akan pendidikan yang layak telah mengalami peningkatan
yang signifikan. Kota Malang merupakan salah satu kota besar di Indonesia yang
banyak terdapat sekolah tinggi dan universitas baik negeri maupun swasta.
Banyaknya para pendatang dari daerah untuk menempuh pendidikan yang lebih
tinggi di Kota Malang merupakan salah satu contoh bahwa masyarakat saat ini
semakin sadar akan pentingnya pendidikan. Seiring dengan banyaknya
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

pendatang maka kebutuhan tempat tinggal sementara (rumah kos) juga semakin
meningkat. Adapun kesulitan mencari tempat tinggal yaitu minimnya informasi
mengenai lokasi tempat tinggal,ketersediaan kamar,dan fasilitas rumah kos.
Disamping itu, timbul suatu masalah yaitu dalam hal bagaimana tercipta suatu
cara untuk berinteraksi antara pihak penyewa kosan dengan pengelola kosan.

Masalah lainnya adalah bagaimana melakukan pemesanan kamar kos secara

cepat dan mudah. Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut
adalah dengan media komunikasi terkomputerisasi yang dapat memfasilitasi para
pendatang, penghuni kos dan pihak pengelola tempat kos untuk berbagi
informasi mengenai tempat kos dan berinteraksi seperti menyampaikan keluhan,
dan melakukan proses pembayaran secara cepat dan mudah.

Website dapat menjadi sarana penyedia informasi tempat tinggal yang efektif
bagi para pencari tempat kos,penghuni kos,maupun bagi pengelola rumah kos
untuk mempromosikan rumah kos yang akan disewakannya dan mengelola
segala hal yang berkaitan dengan kosan tersebut padasebuah sistem informasi
yang berbasis website secara cepat dan mudah. Maka dari itu, akan dibangun
sebuah sistem informasi berbasis website untuk mengelola dan menyediakan
informasi yang berguna untuk membantu menyediakan berbagai macam
informasi berkaitan dengan rumah kos, ketersediaan kamar kos, pemesanan
kamar kos secara online dan sebagai media pertukaran informasi secara online
antara calon penghuni kos dengan pengelola rumah kos maupun antara penghuni
kos dan pengelola rumah kos serta antar penghuni kos yang satu dengan yang
lainnya.

Berdasarkan bahasan tersebut maka nama yang diambil untuk proyek ini
6 adalah “Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas”.
1.3.2. Ide Masalah
1. Belum tersedianya sistem informasi untuk mengelola data-data pada kos
putri Bunga Kertas.
2. Booking atau pemesanan kamar kos masih dilakukan secara manual.
3. Belum tersedianya sebuah forum untuk saling bertukar informasi antar
penghuni kos dan pengelola, seperti penyampaian keluhan terkait kos.
4. Karena pengelola kos yang cukup slow-respon dalam menanggapi masalah
pembayaran, namun ingin dibayar tepat waktu. Sehingga diperlukan sebuah
sistem yang mampu membantu proses konfirmasi pembayaran kos.
5. Belum tersedianya sistem informasi yang mempermudah para pencari
rumah kos untuk mengakses berbagai hal mengenai rumah kos Bunga Kertas
(fasilitas, ketersediaan kamar, informasi biaya sewa, lokasi rumah kos).

1.3.3. Tujuan

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

1. Menyediakan sistem informasi untuk manajemen kos putri Bunga Kertas bagi
pengelola dan penghuni kos.
2. Memungkinkan booking atau pemesanan kamar kos dilakukan secara digital.
3. Menyediakan forum untuk saling bertukar informasi antar penghuni kos dan
pengelola, seperti penyampaian keluhan terkait kos.
4. Menyediakan sistem yang mampu membantu pengingat dan proses
konfirmasi pembayaran kos.
5. Menyediakan sistem informasi yang dapat diakses dan mempermudah para
pencari rumah kos untuk mengakses berbagai hal mengenai rumah kos Bunga
Kertas (fasilitas, ketersediaan kamar, informasi biaya sewa, lokasi rumah kos).

1.3.4. Manfaat
1. Bagi pengelola, dapat mengefisiensikan waktu dan biaya karena tidak perlu
sering sering pergi ke rumah kos untuk menemui penghuni yang akan
membayar kos dan menyampaikan keluhan, karena semua sudah tercakup
dalam sistem (kecuali jika ingin mengontrol kosan dan penghuni yang
melakukan pembayaran secara manual). Pengelola juga memiliki data
penghuni didalam sistem, jadi jika ada hal hal yang tidak diinginkan maka
pengelola memiliki data terkait mengenai penghuni kosnya.
2. Bagi penghuni, karena penjaga yang cukup slow-response maka dengan
adanya sistem ini penghuni dapat menyampaikan pengaduan maupun
keluhan terhadap seluruh elemen kos (antar penghuni, pengelola, dan
penjaga) didalam sistem, jadi pengelola mengetahui aduan dari penghuni
yang bersangkutan. Serta penghuni mendapatkan pengingat untuk
membayar kos dan konfirmasi.
3. Bagi masyarakat umum, dapat mengakses dan mengetahui berapa kamar
yang masih kosong serta mengetahui apa saja fasilitas yang ada pada kos putri
Bunga Kertas.

7
 1.4. MOV (Measurable Organizational Value)
Define MOV digunakan agar proyek bisa berjalan sesuai dengan visi dan misi ,
dan MOV harus dapat di ukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dan
dapat diverifikasi.

1.4.1. Area Impact

Berikut adalah table AoI (Area of Impact)
Area Potensi Pengaruh yang Diinginkan
Strategi • Mempermudah masyarakat terutama
mahasiswa, untuk mengakses informasi mengenai
kamar kos Bunga Kertas yang tersedia dalam waktu
24 jam.
• Minimum pesaing yang ada dalam sektor jasa
yang sama
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Pelanggan • Penghuni kos dapat mengakses sistem kapanpun 24

jam
• Proses pengelolaan (penyampaian keluhan,
pengingat pembayaran kos, proses pembayaran)
yang dapat dilakukan secara realtime oleh
penghuni dan pengelola
• Transaksi dilakukan secara realtime
menggunakan onlinepayment ataupun bertemu
dengan pengelola kos

Finansial • Meningkatkan keuntungan setiap bulan karena

lebih efisien, jadi tidak banyak sumberdaya
terbuang.

Operasional • Pemangkasan dana operasional staff, Karena

semua operasi memaksimalkan teknologi IT
• Pemangkasan dana struk bukti transaksi. Karena
semua transaksi dan bukti diberikan secara digital,
kecuali pembayaran dengan metode bertemu
langsung dengan pengelola
• Waktu yang lebih efisien karena pengelola tidak
perlu selalu pergi ke kos jika penghuni ingin
menyampaikan keluhan atau pengaduan

Sosial Pendidikan

8
1.4.2. Value Of Project
1. Better
Pelayanan menjadi lebih baik karena tujuan utama pembuatan proyek ini
adalah membuat sistem manajemen pengelolaan kos Bunga Kertas menjadi
lebih baik. Lebih baik dalam hal penyampaian pengaduan, proses
pembayaran, pengingat pembayaran, dan interaksi antara sesama penghuni
kos atau antara penghuni dan pengelola kos.
2. Faster
Point utama yang dititik beratkan pada sistem manajemen pengelolaan
kos Bunga Kertas adalah pada proses kecepatannya. Setiap pengguna dapat
mengakses sistem 24 jam. Melihat prosesnya secara real time , serta
melakukan segala transaksi tanpa ada kendala dan prosedur yang ribet.
3. Cheaper
Sistem dapat memotong biaya operasional oleh pengelola, yang biasanya

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

2 hari sekali pergi untuk mengecek kosan untuk melihat keadaan kos,
menjadi lebih jarang dengan adanya sistem ini, karena sebagian besar sudah
terlapor secara online. Operasional yang memaksimalkan pada penggunakan
teknologi IT dan transaksi digital. Dapat memotong biaya pembelian kertas
nota dan pembayaran operasional staff.

1.4.3. Develop a Metric

Target yang harus dicapai :

1. Begitu sistem sudah jadi dan melalui pengujian, sistem langsung

diterapkan kepada seluruh stakeholder kos.
2. Sistem dapat digunakan oleh stakeholder kos pada awal bulan Juli 2019.
3. Pengelola lebih tanggap dalam mengatasi permasalahan pengelolaan
kosnya, tidak slow-response.
4. Pengelola dan penghuni kos dapat menggunakan SIMPOL-KBK sesuai
dengan yang terdapat pada gambaran sistem dan identifikasi pengguna.
5. Sistem dapat diakses oleh pengguna lain (bukan stakeholder kos) untuk
melihat info kamar kos yang kosong dan menampilkan fasilitas kos.

Pengguna yang terlibat dalam proyek ini dibagi menjadi 2 yaitu stakeholder
adalah penghuni, pengelola, dan admin, serta non-stakeholder yaitu masyarakat
umum.

9
 1.4.4. Timeframe MOV
Waktu yang ditentukan untuk mencapai target :

1. Sistem dapat diselesaikan dalam waktu 1 bulan, selambat-lambatnya 90

hari.
2. Penerapan sistem secara menyeluruh dilakukan dalam waktu 1 minggu.
3. Sistem melakukan update informasi terbaru tentang pengguna baru
setiap ada penghuni baru yang masuk.
4. Sistem dapat memberikan bukti e-kwitansi secara realtime begitu
pembayaran dikonfirmasi pengelola.
5. Sistem dapat menampilkan isi pengaduan dan feedback secara realtime.

1.4.5. Kesimpulan MOV

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Target utama pada proyek ini adalah diharapkan pengelola kos terbantu dalam
memanajemen kosnya, penghuni yang semula menunggu pengelola datang kekos
untuk melakukan pembayaran dan menyampaikan keluhan tidak perlu lagi
melakukan hal tersebut. Dan masyrakat umum yang ingin mengetahui tentang
fasilitas kos juga dapat mencari tahu serta memungkinkan untuk melakukan
booking kamar kos jika masih ada slot kosong. Diharapkan SIMPOL-KBK ini jika
diterapkan dapat memenuhi beberapa parameter MOV yaitu poin faster, better
and cheaper.

10
 BAB 2

2.1. Scope
2.1.1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari sistem SimpolKBK adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibangun nantinya memiliki 3 pengguna yaitu Guest,

penghuni kos sebagai Member dan pemilik kos sebagai Admin. Guest
hanya bisa mengakses fitu melihat slot kamar kosong yang tersedia di kos
putri bunga kertas, namun saat ini sitem belum menyediakan fungsi
booking untuk guest yang ingin memesan kamar pada kos putri bunga
kertas. Sedangkan member dapat mememberikan pengaduan kepada
pemilik kos ataupun ke sesama penghuni kos lainnya. Selain itu, member

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

juga dapat mendapat notifikasi berupa pengingat untuk pembayaran kos
beserta jumlah yang harus dibayar. Pada sistem ini admin dapat
memberikan peringatan kepada penghuni kos berdasarkan aduan yang
masuk dari penghuni kos lainnya. Admin juga dapat melihat informasi
tentang data penghuni kos berupa data pribadi dan juga data orang tua.
2. Aplikasi ini dibangun berbasis web, dikarenakan mudahnya dalam
menggunakan, dimana banyaknya masyarakat umum yang menggunakan
smartphone atau gadget lainnya yang dengan mudahnya untuk
mengakses web. Namun, tidak menutup kemungkinan di kemudian hari
sistem ini akan dikembangkan lagi dalam bentuk aplikasi dengan seiring
berkembangnya zaman.
3. Dalam pembuatan aplikasi ini semua stakeholder berperan, antara lain
team developer, penghuni kos, dan pemilik kos. Sehingga nantinya
aplikasi ini sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh stakeholder dan
tepat guna tidak menjadi suatu aplikasi yang dibuat untuk sia-sia atau
ditinggalkan.
4. Aplikasi yang dibangun dapat diakses secara online, dimana data yang
disajikan (melihat slot kamar kosong, keluhan, teguran, tagihan
pembayaran) dapat dilihat secara realtime sesuai dengan kondisi terkini
pada saat dilakukan pengecekkan.

11
 2.1.2. SOW (Statement of Work)
• Customer
Penghuni dan Pemilik Kos Putri Bunga Kertas
• Nama Proyek
SimpolKBK (Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas)
• Tujuan
Mengatur seluruh kegiatan terkait pengelolaan manajemen penghuni
kos seperti pengaduan, keluh-kesah penghuni kos, informasi pembayaran,
dan juga memberikan informasi kamar kosong kepada calon penghuni
kos.
Pemilik Kos Putri Bunga Kertas Tim Developer

Kos Putri Bunga Kertas Tim Developer

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Ibu Putri Rani Intan Savitri

Jl. Bunga Kertas No. 27, Malang, Jawa Universitas Brawijaya, Malang, Jawa Timur
Timur
089876542100 08124567789

Kosputri.bungakertas@gmail.com ranintansavitri@student.ub.ac.id

SOW Effective Date : 3 Mei 2019

SOW Expiration Date : 18 Juni 2019

1. Gambaran Sistem
• Pada sistem bagian milik pengelola, pengelola memiliki sebuah akun
yang dapat melihat data penghuni, memberi feedback terhadap
pengaduan yang disampaikan oleh penghuni yang selanjutnya akan
ditindaklanjuti langsung di kos, pengelola juga dapat memberikan
teguran secara personal pada akun penghuni yang bersangkutan,
pengelola mendapatkan notifikasi by e-mail jika penghuni mengirimkan
aduan dan ingin melakukan pembayaran kos, ketika penghuni sudah
mentransfer uang kos, maka pengelola mengecek (secara manual)
uang kos sudah diterima atau belum, jika sudah maka pengelola dapat
mengkonfirmasi secara real time dan 24 jam.
• Pada sistem milik penghuni, setiap penghuni baru kos akan memiliki
akun dengan ID nomor kamar kos, yang berisikan data diri dan orang
tua atau wali, dari akun ini penghuni dapat melakukan pengaduan
12 kepada pengelola maupun kepada penghuni kos lainnya. Penghuni juga
akan mendapatkan notifikasi by e-mail jika pengaduan dan keluh-
kesahnya ditanggapi oleh pengelola dan penghuni lainnya. Notifikasi
 juga akan diberikan ketika penghuni sudah waktunya membayarkan
kos, akan diberikan total berapa yang harus di transfer, lalu bukti
transfer di upload, hasil upload akan terkirim ke pengelola, setelah
pengelola mengkonfirmasi maka penghuni akan mendapatkan e-
kwitansi bukti pembayaran kos.
• Pada bagian admin (masih dalam perencanaan, admin adalah orang
lain yang di hire pengelola, developer, atau pengelola itu sendiri) sistem
masih mengandalkan tampilan dari dashboard phpmyadmin, sehingga
proses create, read, update, dan delete masih dilakukan secara manual
dari dashboard phpmyadmin. Admin dapat melakukan CRUD data yang
pasti harus sesuai persetujuan pengelola.
• Sistem juga dapat diakses oleh masyarakat umum (sebagai guest)

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

namun dibatasi hanya dapat mengakses slot kamar kosong dan fasilitas
apa saja yang ada pada Kos Putri Bunga Kertas.

2. Proses
• Analisis
• Perancangan
Melakukan desain sistem secara detail, seperti yang ada pada
bagian SRS sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-
fungsi yang diharapkan bisa berjalan pada sistem.
• Implementasi
Melakukan coding untuk merealisasikan perancangan sistem yang
telah dibuat.
• Pengujian
Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan telah dilakukan
secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang
dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui
keterbatasan dan kelemahan sistem yang dibuat untuk sebisa mungkin
dilakukan penyempurnaan. Baik sistem lapangan maupun sistem
online.
• Uji coba penerapan

13
 Sebelum diserahterimakan ke pihak pengelola kos, pihak pekerja proyek
bertanggung jawab melatih pengguna yang hendak mengoperasikan sistem yang
telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang
benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna di kemudian hari.

Malang, 3 Mei 2019

Pemilik Kost Tim Developer

Ibu Putri Rani Intan Savitri

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

2.1.3. SRS (System Requirements Spesifications)

2.1.3.1. Karakteristik Pengguna
Pengguna dari aplikasi ini adalah masyarakat umum yaitu sebagai
guest, penghuni kost sebagai member yang memiliki hak akses untuk
memberikan keluhan terhadap pelayanan kost maupun kepada penghuni
kost lainnya dan pemilik kost yang berperan aktif dalam mendata seluruh
penghuni kost, menerima keluhan dan menindak lanjuti keluhan tersebut,
serta memberikan peringatan terhadap jadwal pembayaran kost.
Karakteristik dari masing-masing pengguna aplikasi SimpolKBK antara lain :
1. Pengguna sudah familiar dengan penggunaan sistem berbasis web,
atau dapat mengakses web yang ada pada smartphone atau gadget
lainnya.
2. Pengguna memiliki kebutuhan untuk melakukan pencarian kost.
3. Pengguna yang memiliki kebutuhan untuk melakukan pengaduan
terhadap pelayanan yang diterima dari pemilik kost, gangguan yg
didapat dari penghuni kost.
4. Pengguna memiliki kebutuhan untuk mengingatkan terkait
pembayaran kost.

14
2.1.3.2. Identifikasi Aktor
No Aktor Deskripsi

1 Guest Aktor dengan hak akses terbatas yaitu sebatas

melihat slot kamar kosong pada kost putri bunga
kertas

2 Member Aktor dengan hak akses dapat mengadukan

keluhan yang dirasa terkait pelayanan kost,
ataupun gangguan dari penghuni kost lainnya.
Selain itu, aktor ini dapat melihat jadwal tunggakan
pembayaran kost

3 Admin Aktor yang berperan penting untuk

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

menindaklanjuti pengaduan yang diterima dari
penghuni kos, memiliki akses terhadap data pribadi
penghuni kos, dan memberikan peringatan
terhadap jadwal pembayaran kost

2.1.3.3. Hak Akses Pengguna

Pada aplikasi ini setiap pengguna sistem memiliki hak aksesnya
tersendiri untuk melakukan perubahan data atau hak akses fitur yang
disediakan dalam aplikasi SimpolKBK, antara lain sebagai berikut :

No Aktor Hak Akses

1 Guest Guest hanya bias melihat info slot kamar kost yang
ksosong

2 Member Member meliki akses untuk menambah, mengedit

data pribadi dan orang tua. Selain itu memiliki akses
untu memberi pengaduan terkait pelayanan dan
gangguan yang diterima dan juga dapat menerima
informasi tentang info pembayaran kost

3 Admin Admin memiliki akses untuk melihat data pribadi

dan orang tua dari penghuni kost, menerima aduan
yang diberikan penghuni kost, dan memberikan
informasi terkait pembayaran kost

15
 2.1.3.4. Kebutuhan Fungsional
Aktor : Guest
No Nama Fungsi Deskripsi

1 Lihat slot kamar Guest dapat melihat info slot kamar kosong pada
kosong kost putri bunga kertas

Aktor : Member
No Nama Fungsi Deskripsi

1 Login Sistem memberikan fungsi login untuk member

2 memberi Member dapat memberikan pengaduan keluhan

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

keluhan terhadap layanan kost ataupun terhadap gangguan

sesame penghuni kost

3 menerima Member dapat menerima notifikasi terkait teguran

notifikasi hasil pengaduan penghuni kost yang lain dan juga
menerima notifikasi terkait jadwal pembayaran
kost beserta nominalnya

4 Lihat slot kamar Member dapat melihat info slot kamar kosong
kosong pada kost putri bunga kertas

5 Logout Sistem dapat memberikan fungsi logout untuk

member

16
 Aktor : Admin
No Nama Fungsi Deskripsi

1 Login Sistem dapat memberikan fungsi login untuk admin

2 Update slot Admin dapat mengupdate informasi terkait

kamar kosong ketersediaan kamar kosong pada kost putri bunga
kertas

3 Memberi Admin dapat memberi teguran kepada penghuni

teguran kost setelah mendapat pengaduan yang masuk ke
sistem admin

4 Memberi Admin dapat memberikan informasi tentang

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

informasi pembayaran kost kepada penghuni kost beserta
pembayaran nominalnya
kost

5 Menerima Admin dapat menerima notifikasi pengaduan yang

notifikasi telah dikirim oleh penghuni kost

6 Logout Sistem dapat memberikan fungsi logout untuk

admin

2.1.3.5. Kebutuhan Non-Fungsional

No Nama Fungsi Deskripsi

1 Performance Sistem dapat diakses berjalan di berbagai gawai

yang memiliki koneksi internet

17
 2.1.3.6. Usecase Diagram
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

2.1.3.7. Usecase Scenario

Use Case Lihat slot kamar kosong

Aktor Guest, Member

Objective Aktor dapat melihat info kamar kosong

Pre-condition Aktor berada pada halaman awal

Main Flow 1. Memilih menu “lihat kamar kosong”

2. Aplikasi menampilkan informasi kamar kosong beserta fasilitas
Alternative Flow -

Post Condition Aplikasi menampilkan info kamar kosong beserta fasilitas

Use Case Notifikasi

Aktor Admin, Member

18 Objective Aktor menerima notifikasi keluhan, teguran, dan jadwal pembayaran

Pre-condition Aktro telah masuk ke dalam sistem

Main Flow 1. Menekan icon lonceng
2. Aplikasi menampilkan notifikasi yang masuk
Alternative Flow 3. Jika tidak terdapat notifikasi baru, maka aplikasi akan menampilkan
pesan “tidak ada notifikasi”
Post Condition Aplikasi memberikan notifikasi kepada aktor

Use Case Memberi Keluhan

Aktor Member

Objective Aktor memberi keluhan terkait pelayanan kost ataupun gangguan

penghuni kost lain

Pre-condition Aktor berada pada halaman “aduan keluhan”

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Main Flow 1. Mengisi field nama lengkap
2. Mengisi keluhan yang dirasakan
3. Menekan tombol “keluhkan”
Alternative Flow 4. Jika dalam salah satu field belum terisi, maka sistem menampilkan
pesan error berupa “harap lengkapi field”
Post Condition Sistem menampilkan pesan sukses berupa “keluhan telah terkirim”

Use Case Update informasi kamar kos

Aktor Admin

Objective Aktor memberikan informasi actual terkait ketersediaan kamar kost

Pre-condition Aktor berada pada halaman admin

Main Flow 1. Memilih menu “list kamar kost”

2. Menekan tombol update pada kamar kost yang ingin di update
3. Mengisi informasi fasilitas kamar kost
4. Memberi status ”kosong/full”
5. Menekan tombol update
Alternative Flow 6. Jikam dalam salah satu field belum terisi, maka sistem
menampilkan pesan error berupa “harap lengkapi field”
Post Condition Data informasi ketersediaan kamar kost berhasi di update

Use Case Memberi teguran

Aktor Admin

Objective Aktor memberikan teguran kepada penghuni terkait pengaduan

keluhan yang masuk

Pre-condition Aktor berada pada halaman admin 19

Main Flow 1. Memilih menu “list penghuni kamar kost”

 2. Menekan tombol beri teguran pada nama penghuni kost yang
ingin diberi teguran
3. Mengisi field teguran
4. Menekan tombol kirim
Alternative Flow 5. Jika dalam salah satu field belum terisi, maka sistem menampilkan
pesan error berupa “harap lengkapi field”
Post Condition Sistem menampilkan pesan “teguran berhasi terkirim”

Use Case Memberi informasi pembayaran kost

Aktor Admin

Objective Aktor memberikan informasi jadwal pembayaran kost kepada

penghuni kost
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Pre-condition Aktor berada pada halaman admin

Main Flow 1. Memilih menu “list penghuni kamar kost”

2. Menekan tombol pembayaran pada nama penghuni kost yang
ingin diberikan informasi jadwal pembayaran kost
3. Mengisi nominal yang harus dibayar
4. Menekan tombol kirim
Alternative Flow 5. Jika dalam salah satu field belum terisi, maka sistem menampilkan
pesan error berupa “harap lengkapi field”
Post Condition Sistem menampilkan pesan “informasi pembayaran berhasil terkirim”

2.2. Project Schedule

2.2.1. DSC (Deliverable Structure Chart)

SimpolKBK

Pembuatan
Execute dan Uji Coba dan
Proses Analisis Perancangan Dokumen Project Close Project
Implementasi Evaluasi
Charter

Coding

Testing

20
 2.2.2. Ganntt Chart

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

2.3. Project Budget
2.3.1. Total Cost of Ownership
2.3.1.1. Biaya Langsung
Software Quantity Unit Unit Cost Total Cost

Office 365 Personal 12 Bulan 880000 880000

Hardware Quantity Unit Unit Cost Total Cost

New MacBook Pro Retina

15” Space Grey 256GB 1 Item 14900000 14900000
core i7 RAM 8GB
Telkomsel Modem MiFi 399000
1 Item 399000
HKM BL03

21
 2.3.1.2. Biaya Berjalan
Software Quantity Unit Unit Cost Total Cost

Hosting 12 Bulan 60000 720000

Firebase 1 Tahun 800000 800000

Hardware Quantity Unit Unit Cost Total Cost
Telkomsel Internet 30 Hari 200000 200000
Package MiFi Heavy
Human Resources Quantity Unit Unit Cost Total Cost
Project Manager 1/1 Orang/Jam 90000 2250000

Designers 1/3 Orang/Jam 80000 2000000

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

System Analyst 1/2 Orang/Jam 50000 1250000

DBA 1/2 Orang/Jam 50000 1250000
Programmer 1/4 Orang/Jam 80000 2000000

Total cost 26649000

2.3.2. Total Benefit of Ownership

(Biaya Maintenance/bulan) x 12 bulan : Rp 200.000 x 12 = Rp 2.400.000,00

No Benefits Cost Total

1 Meningkatkan Diasumsikan setiap tahun
kepuasan pengguna kamar kos bunga kertas tidak
kosan bunga kertas selalu penuh.
pada cepatnya Misal dari seluruh kamar,
pelayanan selalu ada 20% kamar
pembayaaran sehingga kosong.
pengguna kosan Jika dari 20% kamar tersebut
menjadi lebih puas dan terisi.
kemungkinan untuk Maka misal total hasil Rp 19.200.000,00
merekomendasikan ke penjualan kos 1 tahun JIKA
relasi atau teman nya terisi semua = Rp
yang memungkinkan 96.000.000,00
kos tersebut dapat Keuntungan 20% kamar
calon penghuni baru kosong yang terisi dari
96.000.000 :
96.000.000x20% =
22 19.200.000
Total Rp 19.200.000
2.3.3. Payback and ROI (Return on Investment)
2.3.3.1. Payback
Modal Awal penjualan kos selama 1 tahun tanpa sistem manajemen KBK
Rp. 96.000.000 - 20% kamar kosong setiap tahun.
Rp. 96.000.000 – 19.200.000 = 76.800.000
Modal Awal = Rp 76.800.000,00

Modal Awal / Net Cash Flow (Keuntungan Karena Sistem) – Maintenance

= Rp 76.800.000,00 /(Rp 19.200.000,00 – Rp 2.400.000,00)
= 76.800.000/16.800.000
=4,57 Tahun

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

2.3.3.2. ROI (Return in Investment)
= (Total Expected Benefits – Total Expected Cost)/Total Expected Cost * 100%
= ((Rp. 19.200.000*10) – Rp 76.800.000)/ Rp 76.800.000
= (Rp 192.000.000 -Rp 76.800.000)/ Rp 76.800.000
= Rp 115.200.000 / 76.800.000
= 1.5 %

23
 2.4. Management Asset
Proses manajemen aset dalam proyek simpolKBK adalah sebagai
berikut, digambarkan dengan diagram alir.
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

24
 BAB 3
3.1. Resiko
Resiko Penyebab Probability Impact Control
Perencanaan Spesifikasi Tinggi Sedang Melakukan proses
fungsionalitas manajemen dapat Manajemen
system dapat berbeda, terjadi kebutuhan di setiap
berubah ubah perbedaan pendapat mitra secara spesifik
karena antara pengelola dengan tidak
permintaan satu dengan Menyamakan
pengelola pengelola dua. (generalisasi)
kebutuhannya dengan
konsekuensi waktu

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

perencanaan akan
lebih lama

Revisi aplikasi Kurang jelasnya Sedang Tinggi Membuat uji coba

setelah komunikasi antara selama beberapa
program developer, dan Waktu sebelum
selesai pengelola kos memastikan sistem
diimplementasi final di rilis dan
digunakan member
(penghuni kos)

25
 3.2. Verifikasi Keberhasilan MOV
1. Mempermudah pengelolaan kos Bunga Kertas dan efisiensi (75%)
Measureable : Pengelola kos
Dengan adanya SIMPOLKBK ini pengelola akan merasa dimudahkan karena
hanya dengan menggunakan gawai dan sambungan internet saja dapat
membantu mengelola kos seperti masalah pengaduan, teguran, dan
proses pembayaran kos. Dengan catatan, pengelola kos rajin mengecek
website simpolKBK untuk mengetahui ada notifikasi apa.

2. Memudahkan penghuni dalam berinteraksi (60%)

Measurable : Penghuni kos
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Dengan adanya SIMPOLKBK penghuni dapat dimudahkan dalam

berinteraksi dengan penghuni lainnya (walau hanya dalam dunia maya),
seperti teguran atau masukan.

3. Wawasan Pengguna keseluruhan (75%)

Measureable : Informasi
Pengguna harus juga memiliki pengetahuan. Sistem ini memberikan penghuni
informasi terbaru terkait kos Bunga Kertas seperti pengumuman dan
sebagainya oleh pengelola, yang akan di update jika ada penambahan
informasi atau perubahan sehingga pengguna tidak tertinggal informasi.

4. Kemudahan pencari kos untuk mengakses informasi tentang KBK (50%)

Measurable : Akses
Para guest atau masyarakat umum tidak perlu mencari tahu fasilitas dan slot
kamar kosong Kos Bunga Kertas dengan mendatangi langsung atau
mendownload aplikasi smartphone pencarian kos, guest hanya perlu
mengakses web simpolKBK.

26
3.3. Acceptance and Approval
Berikut adalah lembar penerimaan yang persetujuan mengenai segala
proses bisnis SimpolKBK dan kesepakatan yang akan disetujui untuk
menguntungkan segala pihak yang terkait dengan Pembangunan Sistem
Manajemen Kos Putri Bunga Kertas.

Dengan ini menyatakan bahwa :

Nama : ................................................................................................

Alamat : ................................................................................................

1 Pengelola menyetujui untuk menerima bahwa layanan dapat

digunakan 24 jam dan ditanggapi dengan fastresponse pada jam

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

kerja operasional yaitu pada jam :
…………………………….. sampai dengan ………………………………….

2 Stakeholder KBK mendapat pelatihan selama kurang lebih 1-2 hari

untuk mengakses web versi beta sampai menggunakan versi final

3 Stakeholder KBK menerapkan ujicoba sistem selama kurang lebih 3

hari

4 Jumlah biaya yang harus dibayarkan kepada developer proyek

adalah :

Rp ..............................................

Terbilang (..........................................................................................)

Dan dapat diangsur selama 5kali pembayaran sebelum proyek

selesai.

5 Pengelola berhak meminta perbaruan versi dan dukungan layanan

jika perangkat lunak dirasa tidak relevan dengan proses bisnis yang
berlangsung, dan kesepakatan akhir ditentukan bersama developer,
yang mana sekurang kurangnya dilakukan dalam :
……... bulan sekali.

6 Pengelola wajib bekerjasama, mendapatkan hak, dan mematuhi

segala kewajiban dan yang telah disepakati diawal bersama tim
developer dalam kurun waktu :
…….. bulan
27
 Prepared By Tanda Tangan Tanggal

[Nama Project Manager]

___________________________________________________

[Jabatan]

___________________________________________________
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

Approved By Tanda Tangan Tanggal

[Nama]
___________________________________________________

[Jabatan]

___________________________________________________

28
 BAB 4
4.1. Kesimpulan
Dengan adanya proyek ini pengelola kos Bunga Kertas mendapatkan
sistem manajemen online dimana akan sangat membantu dalam mengelola
kosnya. Dimana sebelum adanya sistem ini pengelola masih melakukan semua
hal secara manual, yaitu mendatangi atau kontrol kos setiap hari. Sehingga hal
tersebut tidak efektif serta membutuhkan waktu dan biaya, mengingat
pengelola kos tidak tinggal di sekitar wilayah kos Bunga Kertas. Dengan adanya
proyek ini diharapkan pengelola dapat dimudahkan dalam mengelola kos ini.

Pengembangan sistem dalam proyek ini berbasis web karena kemudahan

akses, lalu dieksekusi dengan pendekatan waterfall. Pertama akan dilakukan
analisis dan perancangan, (merancang use case , use case scenario , sequence

[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

diagram dan class diagram), selanjutnya diujicoba dan penerapan, setelah itu
ada evaluasi dan closing project.

Sistem ini dikembangkan khusus untuk kos Putri Bunga Kertas. Namun
tidak menutup kemungkinan dimasa yang akan datang para pengelola kos di
Malang raya atau kota kota lainnya juga menerapkan sistem manajemen
online seperti ini, terutama kos dengan kapasitas >50 kamar. Identifikasi
kebutuhan sistem diidentifikasi dan difenisikan dengan melakukan interview
dan diskusi antara pihak developer dan stakeholder, yang dalam
pengesahannya direalisasikan dalam bentuk dokumen,terdapat pada bagian
acceptance and approval.

Rancangan biaya dari proyek ini didefinisikan di dalam bagian TCO, TBO
dan payback serta ROI juga dijelaskan dalam dokumen ini sehingga
stakeholder dapat mengetahui cost dan pertimbangan biaya apa saja yang
akan dikeluarkan untuk sebuah pengadaan sistem ini, bukan hanya cost yang
banyak dikeluarkan saja namun penjelasan keuntungan secara finansial juga
didefinisikan didalam dokumen ini seperti kapan modal pembuatan sistem
segera kembali dengan perhitungan didalam ROI.

29
 4.2. Penutup
Dokumen project charter ini dibuat untuk menjelaskan secara terinci
gambaran secara umum proyek yang akan dilaksanakan, juga merupakan alat
untuk mencapai kesepakatan di antara para stakeholder mengenai aspek-
aspek utama di dalam project seperti tujuan, scope, dan sumberdaya yang
dibutuhkan. Dokumen ini membantu dalam mengambil keputusan dan
sebagai alat komunikasi antara kedua belah pihak serta memperjelas tujuan
proyek dan mendefinisikan tujuan proyek dalam standar ruang lingkup,
jadwal, anggaran, sehingga dapat dilihat kualitas proyek yang akan dikerjakan
seperti apa.
[SimpolKBK – Sistem Manajemen Pengelolaan Kos Putri Bunga Kertas]

30