Panduan Lokakarya Mini

Puskesmas

Tujuan, Ruang Lingkup, Jenis, dan

Pelaksanaan Mini Lokakarya Puskesmas

esuai Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas (Depkes RI, 2006), Manajemen Puskesmas
merupakan suatu rangkaian kegiatan yang bekerja secara sinergik yang meliputi perencanaan,
penggerakan pelaksanaan serta pengendalian, pengawasan dan penilaian. Penerapan manajemen
penggerakan pelaksanaan dalam bentuk forum pertemuan yang dikenal dengan Lokakarya Mini.
Berikut beberapa hal yang tercantum dalam Pedoman tersebut terkait minlok Puskesmas.

Tujuan umum Lokakarya Mini Puskesmas adalah untuk meningkatkan fungsi Puskesmas melalui
penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor serta terlaksananya kegiatan
Puskesmas sesuai dengan perencanaan.

Sedangkan tujuan khusus Minlok Puskesmas antara lain untuk :

1. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor.

2. Terpantaunya hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.
3. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
4. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya pemecahan masalah.
5. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya.
Mini lokakarya Puskesmas merupakan salah satu bentuk upaya untuk penggalangan dan
pemantauan berbagai kegiatan melalui pertemuan.
Ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu :

Lintas Program ¨Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas ber-dasarkan perencanaan dan

memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan
untuk:
1. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu
dan Bidan di Desa.
2. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan yaitu
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).
3. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai
dengan perencanaan (RPK).
4. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang
terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja yang baru.
Lintas Sektor: Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan sektor-sektor
yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan. Pertemuan dilaksanakan untuk :
1. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan
mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan.
2. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun
upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama.

Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas

Tujuan umum Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas adalah untuk pemantauan hasil kerja petugas
Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap petugas dengan hasil
kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta
tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.

Sedangkan Tujuan Khusus untuk :

1. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.

2. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai kebijakan serta
program.
3. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
4. Dirumuskannya rencana pemecahan masalah.
5. Disusunnya rencana kerja bulan baru.
Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas, diselenggarakan dalam dua tahap yaitu :
Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama
Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan
dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas
(RPK).Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan pelaksana
setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja
Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan
mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut :

Masukan
1. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggungjawab staf dan
kewenangan Puskesmas.
2. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas.
3. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA)
Puskesmas.
Proses
1. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk
2. kegiatan lapangan/ daerah binaan.
3. Analisis beban kerja tiap petugas.
4. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah binaan.
5. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan berdasarkan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK).
Keluaran
1. Rencana kegiatan (Plan Of Action POA) Puskesmas tahunan.
2. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA.
3. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.
Lokakarya Mini Bulanan Rutin
Lokakarya Bulanan Puskesmas ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini
Bulanan yang pertama. Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan
POA Puskesmas, yang diiakukan setiap bulan secara teratur.

Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang

daiam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya.
Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya
kesinambungan arch dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta
hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah sebagai berikut :

Masukan
1. Laporan hash] kegiatan bulan lalu
2. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota
3. Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
4. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru
Proses
1. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS
2. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar
pelayanan
3. Merurnuskan alternatif pemecahan masalah
Keluaran
1. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan
2. Rencana kerja bulan yang baru
Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan
1. Pengarah : Kepala Puskesmas
2. Peserta: Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas Puskesmas Pembantu dan Sidan
di Desa.
3. Waktu: Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan disesuaikan dengan kondisi dan situasi
Puskesmas serta kesepakatan dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Misalnya pada awal
bulan atau hari Sabtu minggu pertama atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya
dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya penyelenggaraan pada jam
10.00 — 15.00. Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan
dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas
pelayanan serta dapat tercapai tujuan.
4. Acara: Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat
disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas setempat.
Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut
Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggaiangan Tim
1. Pembukaan
2. Dinamika kelompok
3. Pengenalan program baru
4. POA Puskesmas
5. Analisa beban kerja petugas
6. Pembagian tugas dan desa binaan
7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru
Lokakarya Mini Bulanan Rutin

1. Pennbukaan
2. Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi
3. Pengenalan program baru
4. Inventarisasi kegiatan bulan !arta
5. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
6. Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
7. Pembagian tugas bulan yang akan datang
8. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru
5. Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak
memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang Iokasinya berdekatan dengan Puskesmas.
Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta.
6. Persiapan : Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi :

 Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.

 Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf “U”.
 Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik.
 Rencana Kerja Harian bulan lalu.
 Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target
bulanan per Desa, antara lain menggunakan PINS.
 Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan.
 Materi Pelajaran dan slat peraga yang digunakan.
 Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya.
 NOTULENSI LOKAKARYA MINI BULAN JANUARI 2017
UPTD PUSKESMAS TIUH TOHOU

Hari/Tanggal : Selasa 03 Januari 2017

Waktu : Pukul 09.30 WIB s.d selesai
Tempat : Aula Puskesmas Tiuh Tohou
Acara : Lokakarya Mini Bulanan

Pemimpinann rapat
Ketua : Elia Kontesa, SKM., M.M
Sekretaris : Eti Rustimah, A.Md.Kep
Notulen dan Dokumentasi :

Peserta Rapat
1. Dokter Puskesmas
2. Ka. Pustu Astra Ksetra
3. Ka. Pustu Fajar Dewata
4. Bidan Desa wilayah Kerja Puskesmas Tiuh Tohou
5. Satgas Puskesmas Tiuh Tohou
6. Staf Puskesmas Tiuh Tohou

Susunan acara
1. Pembukaan
2. Sambuatan Ka. UPTD Puskesmas Tiuh Tohou
3. Ekspos Program
4. Keputusan dan Rencana Tindaklanjut
5. Pembacaan hasil notulen oleh notulen
6. Doa dan Penutup

Jalannya Acara
1. Pembukaan yang diawali pembacaan basmalah secara bersama-sama
2. Sambutan Ka. Puskesmas oeh ibu Elia Kontesa, SKM., M.M
2.1. Disiplin
 Jam kerja dimulai dari pukul 07.30 s.d 14.00 WIB, hari Senin sampai Kamis sedangkan hari
Jum’at dan Sabtu pukul 07.30 s.d 12. 00 WIB
 Jangan lupa untuk menandatangi Absen
 Seragam kerja mengikuti peraturan daerah kabupaten Tulang Bawang, baik PNS/CPS dan
Kontrak maupun TKS
 Apel Pagi dilaksanakan setiap senin Minggu 1 dan ke III
  Dihati Jum’at pagi pukul 07.30 s.d wib kita melakukan senam pagi
 Staf Pustu wajib hadir atau datang ke Puskesmas mengikuti kegiatan APEL dan Senam setalah
itu pulang dan meaksankan kegiatan pelayanan di Pustu masing-masing
 Bidan Desa wajib hadir ke Puskesmas minimal 3 Kali dalam satu minggu
 Untuk Bidan Desa jika ada keperluan atau sakit yang harus meninggalkan Desa mohon izin
Koordinasi dengan Desa serta mencari ganti atau titip Desa ke Bidan lain, jika koordinasi dengan
Bidan koordinator
 Untuk pelayanan di pustu jam kerja sama dengan jam keja pelayanan diinduk
 Pustu jika ada kebutuhan baik ATK , ALKES, maupun obat mohon mengusulkan ke induk yang
nantinya akan dikordinasikan kepada pemegang program untuk tindak lanjutnya
T (wurjani)
Apakah pengususlan ditulis dalam bentuk Tulisan Ketik atau Tulis tangan, dikarenakan Pustu
tidak mempunyai alat untuk mengetik (komputer dan Print)
J (Ka. Puskesmas )
Di ketik dalam bentuk surat usulan, jika kendalanya belum memiliki komputer dan printnya
solusinya kalau ada teman Pustu yang punya Laptop bisa di pinjam dulu atau bisa ke induk
menumpang menegtik di induk dengan catatan ketik sendiri jangan menyuruh orang Puskesmas
atau anak tata Usaha

 Pengumpulan Laporan untuk semua pemegang Program dikumpulkan setiap tanggal 25 akhir
bulan dikumpul ke bagian SP2TP
 Akreditasi Puskesmas sudah di depan mata, mohon persiapan diri baik mental maupun materi
untukPuskesmas , kita lakukan secara bersama-sama, saling koordinasi kerja sama berkomitmen,
semoga kita tahun ini bisa akrediasi dengan nilai yang terbaik

3. Expos Program dan Ruangan

3.1. Tanya Jawab

T ( Ka. Tata Usaha)

- dari ruang Tata Usaha tolong untuk mengisi absen yang sering kali di abaikan oleh teman-
teman, untuk itu diharapkan agar bisa menandatangani absen harian, jika ada Dinas Luar (DL)
atau sakit mohon koordinator ke Tata Usaha
- jika menggunakan Komputer, Laptop, ATK dan sebagainya mohon kerjasamanya untuk dijaga
barang-barang jika dipinjam kembalikan ditempat semula dimana tempat mengabilnya, kertas
seringkali habis tidak jelas, jika mengerjakan tugas pribadi mohon jangan menggunakan
peralatan dan ATK Puskesmas
 J (Ka. Puskesmas)
- jika ada yang datang tidak absen dalam satu minggu Laporkan ke Ka. Puskesmas agar nantinya
diberi peringatan
- Untuk semua ruangan tolong dirapikan apalagi gedung sudah baru, lebih nyaman harap jaga
kebersihan agar selalu terlihat rapi dan bersih
- Untuk Tata Usaha tolong membuat SK program untuk pemegang program

- T (Titik Nuryati-KIA)
Untuk ATK dan ALKES yang kami butuhkan diruang KIA itu bagaimana?
- J (Ka. Puskesmas)
Membuat Usulan dan Koordinator dengan Tata Usaha bagian bendahara barang, tidak hanya
ruangan KIA ruanagan lain juga, bila ada kebutuhan koordinasi dengan bendahara barang

- T(Media-BP)
Jika yang piket berhalangan bagaiamana?
- J (dr. Handini)
Untuk yang piket lebih saya tegaskan lagi jika berhalangan tolong mencari ganti piket,
koordinasi dengan teman sesama ruangan, tapi jangan mendadak agar bisa dicari pengganti, ini
berlaku untuk semua ruangan (BP, Apotik, KIA, Pendaftaran, Gigi, Kasir)

- J (Ka. Tata Usaha)

Untuk semua ruangan tolong membuat jadwal piket harian dan piket sabtu dan ditempel di
ruanagan msing-masing

- T ( Dewi-Poli Gigi)
Untuk ruangan Gigi kebetulan hanya ada satu orang perawat lalu bagaimana jika berhalangan
untuk tidak masuk?
- J (dr. Handini)
Koordinasi dengan anggota BP agar jika ada pasien poli gigi dan pasien tersebut bukan cabut
gigi nanti akan di periksa oleh petugas BP

3.2. PTP
- Tim Penyusunan PTP adalah semua pemegang Program
- Pengumpulan data satu tahun untuk semua pemegang program dikumpulkansegera
 - Untuk semua pemegang program harap segera mengadakan rapat kecil guna membahas masalah
penyusunan PTP

3.4 Persiapan Akreditasi

Akan ada pelatihan Workshop akreditasi setiap Puskesmas diharapkan mengirim 8 orang untuk
pertemuan workshop Akrediasi
Nama-nama yang ditugaskan adalah :

1. Elia Kontesa dr. Handini Rositawati

2. Eti Rustimah Dewi Astuti
3. Feri Febrizal Novi Kusumaningsih
4. Yulia Ernawati Darmanto

- Kedelapan orang tersebut ditugaskan untuk mengikuti pertemuan workshop akreditasi di Bandar
Lampung

3.5. Pembagian Jasa BPJS

- Pembagian Jasa BPJS akan dibagikan setiap tanggal 5 awal bulan namun jika nanti kondisinya
belum memungkinkan maka akan ada pemberitahuan
- untuk pembagian Jasa untuk poin dan masa kerja dihitung berdasarkan NIP Pegawai
- dikarenakan anak TKS tidak mendapatkan perhitungan Jasa maka kesepakaatan bersaam
sebelum dibagi ke masing-masing pegawai jasa BPJS dipotong 500 ribu terlebih dahulu untuk
dibagikan ke anak-anak TKS

4. Keputusan dan Tindak Lanjut

1. Disiplin Kerja dan peraturan yang ada di Puskesmas wajib di taati bagi seluruh Pegawai
Puskesmas Tiuh Tohou
2. Pengumpulan Laporan Bulanan di Kumpul tanggal 25 setiap akhir bulan jke SP2TP
3. APEL dilaksanakan hari senin minggu ke-I dan Minggu ke-III, pukul 07.30 WIB s.d 07.45 WIB
4. Hari Juma’at dilaksanakan kegiatan senam pagi bersama
5. Pelayanan di Pustu Jam Pelayanan sama seperti diinduk
6. Pustu membuat usulan tertulis untuk kebutuhan ATK, ALKES dan Obat-Obatan
7. Bidan Desa Wajib Lapor/Hadir seminggu 3x ke Puskesmas Induk
8. Seragam kerja mengikuti peraturan bagian Kabupaten Tulang bawang
9. Staf Pustu wajib hadir mengikuti kegiatan Apel dan Juma’at bersih
10. Mengisi absen di Tata Usaha sebelum melakukan aktifitas kerja di Puskesmas
11. Menjaga kebersihan ruangan
12. Membuat serta menempelkan jadwal piket ruangan masing-masing
13. Membuat usulan dan mengusulkan kebutuhan ATK dan ALKES ke bendahara barang
14. TIM penyusun PTP harap segera dibentuk

15. Persiapan Akreditasi Puskesmas

16. Pembagian Jasa BPJS akan dibagikan diawal bulan dan dihitung point berdasarkan masa kerja
memakai NIP Pegawai, dipotong 500 ribu untuk dibagikan ke anak-anak TKS

Mengetahui Tiuh Tohou, 03 Januari 2017

Kepala UPTD Puskesmas Tiuh Tohou Kasubag Tata Usaha

Elia Kontesa. SKM, M.M Eti Rustimah, AMd.Kep

NIP 19770314 200012 2 005 NIP 19820624 200701 2 002