PEDOMAN

KOMUNIKASI INTERNAL

I. PENGERTIAN
Komunikasi internal terdiri atas dua kata yaitu Komunikasi dan Internal Kata
“komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”,yang berarti membuat kebersamaan
atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “communis”
adalah “communico” yang artinya berbagi (Vardiansyah, 2004). Cangara (2010)
menyatakan komunikasi adalah suatu transaksi, dimana terjadi sebuah proses simbolik
yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan, (1) membangun
hubungan antar sesama manusia, (2) melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan
sikap dan tingkah laku orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu.
Beberapa para ahli mengkonsepkan komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang
secara khusus dirancang oleh suatu kelompok untuk membangun dan membina hubungan
dengan stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan
melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan terkait pencapaian
tujuan suatu kelompok.(Woodruffe, 1995; Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch &
Jackson, 2007).Bovee dan Thill (2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal
merupakan pertukaran informasi dan ide- ide dalam sebuah organsisasi.Argenti (2003)
mengatakan bahwa komunikasi internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua
karyawan yang berada dalam kelompok.Pengelolaan komunikasi datang langsung dari
salah satu manajer kedepan, dan dari supervisor untuk karyawan tetapi ketika suatu
kelompok tumbuh lebih besar dan lebih kompleks, pengelolaan komunikasi sulit
ditangani, sehingga diperlukan sebuah komunikasi internal.Effendy (2004) mengatakan
bahwa komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan
karyawan dalam suatu suatu kelompok yang menyebabkan terwujudnya suatu kelompok
tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara
horizontal dan vertikal di dalam suatu kelompok yang menyebabkan pekerjaan
berlangsung (operasi dan manajemen). Komunikasi internal juga dikaitkan dengan capaian
efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan membawa harmoni di organisasi. Salah satu
tugas komunikasi internal adalah semua karyawan organisasi menerima informasi yang
benar penting untuk pekerjaan mereka pada waktu yang tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel
& Fombrun (2008) menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi
dalam membangun organizational identification, sebuah kondisi dimana karyawan merasa
bangga untuk bekerja, memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of belonging) kepada
suatu kelompok yang diwujudkan dengan dedikasi secara pribadi dalam kinerja. Dari
berbagai definisi yang dikemukakan oleh beberapa tokoh di atas, dapat ditarik kesimpulan
bahwa “komunikasi internal merupakan pertukaran informasi secara timbal balik yang
terjadi antara atasan dengan bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim
guna untuk membangun dan membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga
tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang
bermanfaat bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan suatu kelompok”.
Komunikasi Internal di Puskesmas adalah komunikasi oleh penanggung jawab program
program puskesmas kepada pelaksana program program puskesmas serta lintas program
agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas pelaksanaan program program puskesmas.
Mekanisme komunikasi internal dilaksanakan melalui pengarahan penanggung jawab
kepada pelaksana program program puskesmas maupun pertemuan lintas
program.Komunikasi internal puskesmas dilaksanakan oleh pelaksana dan penanggung
jawab program program puskesmas. Komunikasi internal dilaksanakan setiap bulan dan
sewaktu-waktu apabila diperlukan

II. RUANG LINGKUP:

Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan
penanggung jawab dan pelaksana yang berlaku di Puskesmas.
Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
a. Lokakarya mini
 b. Pertemuan Rapat
c. Pertemuan Apel Rutin
d. Konsultasi/tatap muka
e. SMS dan Whatsapp
f. Telpon/Handphone

Komunikasi internal dilakukan untuk koordinasi dan membahas pelaksanaan dan

permasalahan dalam pelaksanaan Upaya/Kegiatan Puskesmas.

Rekomendasi hasil komunikasi internal ditindak lanjuti dalam pelaksanaan perbaikan

III. TATA LAKSANA:

a. Komunikasi internal melalui lokakarya mini
Sumber :Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Direktorat Jenderal Bina
Kesehatan Masyarakat, Depkes RI, 2006.
Prosedur : SOP Tentang Lokakarya Mini Puskesmas
Tujuan umum Lokakarya Mini Puskesmas adalah untuk meningkatkan fungsi
Puskesmas melalui penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas
sektor serta terlaksananya kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.
Sedangkan tujuan khusus Minlok Puskesmas antara lain untuk :
1. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor.
2. Terpantaunya hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan.
3. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
4. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya pemecahan masalah.
5. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya.
Mini lokakarya Puskesmas merupakan salah satu bentuk upaya untuk penggalangan
dan pemantauan berbagai kegiatan melalui pertemuan.
Ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu :
Lintas Program ¨Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas ber-dasarkan
perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja
baru. Pertemuan bertujuan untuk:
1. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas
Pembantu dan Bidan di Desa.
2. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).
3. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan
sesuai dengan perencanaan (RPK).
4. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan
masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja
yang baru.

Lintas Sektor: Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan dukungan
sektor-sektor yang bersangkutan dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan.
Pertemuan dilaksanakan untuk :

1. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan

mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan.
2. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta
menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama.

Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas

Tujuan umum Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas adalah untuk pemantauan hasil
kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari
setiap petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan cakupan kegiatan dari
daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.
Sedangkan Tujuan Khusus untuk :

1. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.

2. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai
kebijakan serta program.
3. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
4. Dirumuskannya rencana pemecahan masalah.
5. Disusunnya rencana kerja bulan baru.

Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas, diselenggarakan dalam dua tahap yaitu :

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan Lokakarya penggalangan Tim

diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan Puskesmas (RPK).Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan
penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja.
Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis
kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan mempertimbangkan kemampuan yang
dimilikinya.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut :

Masukan

1. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok tentang peran, tanggungjawab

staf dan kewenangan Puskesmas.
2. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan
Puskesmas.
3. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA)
Puskesmas.

Proses

1. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk

2. kegiatan lapangan/ daerah binaan.
3. Analisis beban kerja tiap petugas.
4. Pembagian tugas baru termasuk pembagian tanggungjawab daerah binaan.
5. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan
berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK).

Keluaran

1. Rencana kegiatan (Plan Of Action POA) Puskesmas tahunan.

2. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai dengan POA.
3. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya Bulanan Puskesmas ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari

Lokakarya Mini Bulanan yang pertama.Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan
untuk memantau pelaksanaan POA Puskesmas, yang diiakukan setiap bulan secara
teratur.

Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan adalah Kepala

Puskesmas, yang daiam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan
rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah
ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arch dan kegiatan antara hal-
hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah sebagai berikut :

Masukan

1. Laporan hasil kegiatan bulan lalu

2. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota
3. Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
4. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

Proses

1. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan mempergunakan PWS

2. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan dengan kepatuhan terhadap
standar pelayanan
3. Merurnuskan alternatif pemecahan masalah

Keluaran

1. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan

2. Rencana kerja bulan yang baru

Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan

1. Pembukaan : Kepala Puskesmas

2. Peserta: Seluruh petugas Puskesmas, termasuk staff Puskesmas Pembantu dan
Bidan di Desa.
3. Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan disesuaikan dengan kondisi dan
situasi Puskesmas serta kesepakatan bersama. Bisa di awal bulan atau akhir bulan.
Demikian halnya dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas, misalnya
penyelenggaraan pada jam 10.00 Wib s/d selesai, tergantung penyajian program yag
dilaksanakan, Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan
dilaksanakan dengan melibatkan seluruh staff Puskesmas, tanpa mengganggu
aktivitas pelayanan serta untuk mencapai tujuan.
4. Acara: Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis,
dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas
setempat.

Susunan Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya
Penggalangan Tim

1. Pembukaan oleh kepala puskesmas

2. Dinamika kelompok
3. Pengenalan program baru oleh kapus dan staff
4. Paparan RPK
5. Analisa beban kerja petugas
6. Pembagian tugas dan daerah desa binaan
7. Penyusunan RPK bulan berikutnya
8. Penyusunan bahan musrembang
9. Penyusunan RUK untuk Tahun selanjutnya

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

1. Pembukaan
 2. Pengenalan program baru
3. Inventarisasi kegiatan bulanlalu
4. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
5. Penyusunan RPK Bulan berikutnya dan pembagisn tugas bulan yang akan datang
6. Penyusunan bahan untk lokmin tribulanan
7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

5. Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di Aula Rapat

Puskesmas, apabila tidak memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang
Iokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup
untuk menampung semua peserta.

6. Persiapan :Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi :

 Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.

 Pengaturan tempat,
 Alat Tulis, spidol dan kertas lembar balik.
 Rencana Kerja Harian bulan lalu.
 Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan
target bulanan per Desa.
 Buku catatan/notulen Rapat.
 Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan. Seperti laptop,Proyektor dll
 Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya

b. Pertemuan/Rapat
SECARA sederhana rapat sama dengan pertemuan. Dalam istilah kerennya disebut
juga meeting.Rapat merupakan media untuk melakukan musyawarah dan mufakat,
khususnya dalam membahas masalah pelayanan puskesmas.Hal ini dilakukan untuk
menelaaah rencana kerja, target kegiatan dan capaian hasil pelayanan. Pada dasarnya
rapat bertujuan mempertemukan berbagai sudut pandang, dan menyampaikan curah
pendapat, dalam menerapkan visi dan misi puskesmas. Rapat kerja yang dilaksanakan
ada yang bersifat evaluasi, konsultasi dan koordinasi.

1. Rapat Evaluasi
Mengadakan pertemuan dalam rangka evaluasi program kegiatan puskesmas,
menyangkut target, capaian dan cakupan pelayanan. Pada tingkat puskesmas,
biasanya disebut minilokakarya (minlok), sedangkan bersama dinas kesehatan,
semua puskesmas bertemu dalam rapat kerja kesehatan daerah (rakerkesda).
2. Rapat Konsultasi Menyelenggarakan pertemuan dalam upaya konsultasi dengan
dinas kesehatan atau jajaran institusi vertikal lainnya, terutama yang menyangkut
masalah pelaksanaan program dan penggunaan anggaran (keuangan) kegiatan
3. Rapat Koordinasi
Melaksanakan pertemuan dalam rangka koodinasi terpadu kegiatan antar program
maupun antar instansi (lintas sektoral) yang terkait dengan masalah kesehatan
masyarakat, sehingga tercapai tujuan pembangunan kesehatan yang menyeluruh
Dalam tatanan institusi lainnya yang terkait, pelaksanaan rapat kerja tersebut
umumnya dijalankan dengan teknis yang berbeda.Sedangkan dalam tatanan pelayanan
organisasi sosial politik, biasanya kegiatan rapat kerja tersebut memiliki jenjang yang
bertahap dari tingkat daerah sampai pusat. Apapun nama rapatnya, tentu manfaatnya
akan sama untuk melakukan evaluasi, konsultasi dan koordinasi, dalam rangka
mencapai tujuan institusi.

c. Pertemuan Apel Rutin

Apel adalah Upacara yang dilaksanakan secara kusus tanpa membutuhkan kehadiran
pejabat dan memiliki tata urutan upacara yang tidak harus lengkap. Pertemuan apel
rutin dilaksanakan setiap hari, hal ini dilakukan untuk mengikat hubungan kerja yang
 baik antara Kepala Puskesmas dan staff pegawai lainya. Selain info penting, banyak
hal kecil lainya yang bisa disampaikan pada saat apel antara lain: Ucapan terima kasih
atas dedikasi para staff pegawai, pencapaian target puskesmas, informasi atas
pencapaian suatu prestasi ataupun informasi lainya bisa dibagikan kepada staff lainya.
Hal-hal kecil yang disampaikan, bukanlah point utama dalam sebuah apel, yang
menjadi harapan dalam acara rutin ini adalah pertemuan antar pegawai bisa
membentuk ikatan dan hubungan yang baik antar pegawai untuk menunjang kinerja.
Berikut ini susunan acara apel secara global yang biasa dilaksanakan secara rutin di
UPT Puskesmas Bagan Batu:
Langkah – langkah peaksanaan Apel :
Persiapan Barisan
Masing-masing pegawai berbasis sesuai dengan divisinya. Salah seorang ditunjuk
untuk menjadi komandan akan berdiri di sebelah kanan pasukan. Kemudian
dilanjutkan dengan:
1. Komandan apel menyiapkan barisan.
2. Komandan apel menghitung jumlah peserta.
3. Pembina apel memasuki tempat apel.
4. Komandan apel memimpin peserta melakukan penghormatan kepada pembina apel.
5. Komandan apel melaporankan kesiapan apel.
6. Pembina apel memimpin pembacaan visi dan misi Puskesmas.
7. Pembina apel memberikan amanat singkat. Dan masukan hal-hal yang dianggap
perlu ataupun pemberitahuan informasi
8. Komandan apel memimpin peserta berdo’a.
9. Komandan apel melaporkan apel telah selesai.
10. Komandan apel memimpin peserta melakukan penghormatan kepada pembina apel.
11. Pembina apel meninggalkan tempat apel.
12. Komandan apel membubarkan barisan.

d. Konsultasi / Tatap Muka

Dilaksanakan baik secara formal maupun informal, secara responsive untuk
komunikasi dan menyelesaikan masalah internal atau secara lintas program.
Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas suatu hal/kegiatan
kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi wewenang oleh atasan/pimpinan sebagai
konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
1. Petugas mempersiapkan bahan/materi konsultasi.
2. Petugas memberitahu konsultan bahwa dia akan melakukan konsultsi.
3. Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi.
4. Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan.
5. Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang hal-hal yang disampaikan kepada
petugas.
6. Konsultan memberi penjelasan/petunjuk/arahan kepada petugas.
7. Petugas dan konsultan mendokumentasikan kegiatan dan hasil konsultasi.

e. SMS/Whatsapp
Nomer SMS/WA
Media komunikasi online yang digunakan adalah gadget dengan pemograman android,
menggunakan media social Whatsapp
SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Petugas menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Petugas menentukan sasaran/penerimapesan (komunikan).
3. Petugas menentukan penggunaan sms/whatsapp pribadi/group.
4. Petugas menulis pesan
5. Petugas mengecek kebali pesan
6. Petugas mengirimkan pesan kepada komunikan
 7. Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
8. Komunikan dan Petugas mendokumentasikan komunikasi.

f. Telpon / handphone
Telepon digunakan untuk komunikasi langsung jarak jauh.
Langkah-langkah pelaksanaan:
1. Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
2. Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
3. Komunikator menghubungi komunikan.
4. Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan.
5. Komunikator mendokumentasikan proses dan hasil komunikasi.

IV. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
Lokakarya mini bulanan, rapat, apel, RTM, Konsultasi/tatap muka,
SMS/Whatsapp dan telpon.
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal
Undangan, daftar hadir, dan notulen baik rapat mingguan maupun lokakarya mini
bulanan, bukti pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi rapat, buku harian pegawai.