BAB IV

SISTEM DAN SUBSISTEM PENGOLAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu: assembling,
coding, indexing, dan penyimpanan berkas rekam medis dan retensi berkas. Tetapi perlu
diingat bahwa pengelompokan system dan subsistem ini adalah tidak baku. Pengelompokan
ini dilakukan untuk lebih memahami secara detail kegiatan dan ruang lingkup unit rekam
medis. Pengolahan berkas rekam medis dimulai dari tempat penerimaan pasien (membuat
atau menyiapakan berkas rekam medis), dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing,
dan filing. Untuk kegiatan pengolahan berkas rekam medis di tempat penerimaan pasien telah
dibahas dalam bab tersendiri terkait dengan sistem penerimaan pasien.

1. SUBSISTEM ASSEMBLING
Assembling berarti merakit, tetapi untuk kegiatan assembling berkas rekam medis di
fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya sekedar merakit atau mengurut satu halaman ke
halaman yang lain sesuai dengan aturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini dimulai berkas
rekam medis rawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. Pergantian pada masing-masing
pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol sehingga dapat mempermudah
pencarian formulir dalam berkas rekam medis.
Kegiatan assembling termasuk juga mengecek kelengkapan pengisian berkas rekam
medis dan formulir yang harus ada pada berkas rekam medis. Untuk kegiatan pengecekan
kelengkapan pengisian ini termasuk bagian kecil dari analisis kuantitatif. Proses permintaan
kelengkapanan pada berkas rekam medis dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
 Berkas rekam medis dari unit pelayanan akan dikembalikan ke unit rekam medis bagian
assembling. Bagian assembling mencatat pada buku register semua berkas yang masuk sesuai
tanggal masuk ke bagian assembling dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini akan
diketahui berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang terlambat kembali ke unit
rekam medis. Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk mengetahui kelengkapan
pengisiannya. Berkas yang tidak lengkap akan dikembalikan ke tenaga kesehatan yang
memberikan pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya.

Berkas rekam medis akan ditinggal dalam waktu yang telah ditentukan dan akan
diambil kembali untuk diproses ke assembling. Menurut Huffman (1994) pada bagian
assembling ini diketahui tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis ada 2 yaitu:
1. Incomplete Medical Record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis
ketika berkas rekam medis kembali dari unit pelayanan.
2. Delinguent Medical Record, merupakan tipe ketidaklengkapan berkas rekam medis
ketika berkas sudah dimintakan kelengkapannya kepada tenaga kesehatan yang
memberikan pelayanan pada pasien dalam waktu yang telah ditentukan, tetapi setelah
diambil dan diproses ke aseembling ditemukan berkas rekam medis masih belum
lengkap juga.
Analisis untuk mengetahui kelengkapan pengisian pada item-item berkas rekam medis
dilakukan melalui analisis kuantitatif berkas rekam medis. Menurut Huffman (1994) analisis
kuantitatif adalah review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan maksud menemukan
kekurangan khusus yang berkaitan dengan pendokumenan (pencatatan) pada berkas rekam
medis. Untuk melakukan analisis kuantitatif dapat menggunakan 4 komponen utama pada
analisis, yaitu:
1. Identitas pasien pada setiap lembar rekam medis,
2. Autentikasi dokter pada setiap tempat yang ditentukan,
3. Pengisian laporan yang penting pada berkas rekam medis, dan
4. Pendokumentasian yang baik.
Dari hasil analisis ini akan diketahui jumlah berkas rekam medis yang terisi lengkap, terisi
tidak lengkap dan tidak terisi. Hal ini dapat dijadikan tolak ukur mutu berkas rekam medis di
fasilitas pelayanan keseahatan.
Kegiatan pengecekan lembar yang harus ada pada kasus tertentu pasien berobat di
fasilitas pelayanan kesehatan juga harus dilakukan pada kegiatan assembling. Misalnya pada
pasien rawat inap setelah selesai rawat inap dan berkas kembali ke unit rekam medis maka
seharusnya ditemukan antara lain surat pengantar dirawat, persetujuan dirawat, lembar rekam
medis masuk dan keluar, lembar resume, dan resume keperawatan. Khusus untuk pasien yang
mendapatkan tindakan medis harus terdapat lembar informed consent dan hasil tindakan
medis yang dilakukan. Berikut contoh lembaran pada berkas rekam medis tersebut.

Beberapa paremeter yang dapat dilihat untuk mengetahui mutu rekam medis di rumah
sakit khususnya yang melibatkan kegiatann assembling diantaranya:
1. Ketepatan waktu pengambilan
2. Kelengkapan formulir pada berkas rm
3. Kelengkapan pengisisan pada berkas rekam medis

2. SUBSISTEM PENGKODEAN (CODING)

Kegiatan pengkodean adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf

dan angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. Kegiatan
yang dilakukan dalam coding meliputi kegiatan pegkodean diagnosis penyakit dan
pengkodean tindakan medis. Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode bertanggungjawab
atas keakuratan kode.

Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization) bertujuan untuk
menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi
kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya termasuk Indonesia
menggunakan klasifikasi penyakit revisi 10 (ICD-10, International Statistical Classification
of Disease and Related Health Problem Tenth Revision). Namun, di Indonesia sendiri ICD-10
baru ditetapkan untuk menggantikan ICD-9 pada tahun 1998 melalui SK Menkes RI No.
50/MENKES/KES/SK/I/1998. Sedangkan untuk pengkodean tindakan medis dilakukan
menggunakan ICD-9CM.

Kecepatan dan ketepatan coding dari suatu diagnosis dipengaruhi oleh beberapa
faktor diantaranya tulisan dokter yang sulit dibaca, diagnosis yang tidak spesifik, dan
keterampilan petugas coding dalam pemilihan kode. Pada proses coding ada beberapa
kemungkinan yang dapat mempengaruhi hasil pengkodean dari petugas coding, yaitu bahwa
penetapan diagnosis pasien merupakan hak, kewajiban, dan tanggungjawab tanaga medis
yang meberikan perawatan pada pasien, dan tenaga coding di bagian unit rekam medis tidak
boleh mengubah (menambah atau mengurangi) diagnosis yang ada. Tenaga rekam medis
bertanggungjawab atas keakuratan kode dari suatu diagnosis yang sudah ditetapkan oleh
tenaga medis. Apabila ada hal yang kurang jelas, tenaga rekam medis mempunyai hak dan
kewajiban menanyakan atau berkomunikasi dengan tenaga kesehatan yang bersangkutan.
Dalam proses coding mungkin terjadi beberapa kemungkinan, yaitu:

1. Penetapan diagnosis yang salah sehingga menyebabkan hasil pengkodean salah.

2. Penetapan diagnosis yang benar, tetapi petugas pengkodean salah menentukan kode,
sehingga hasil pengkodean salah.
3. Penetapan diagnosis dokter kurang jelas, kemudian dibaca salah oleh petugas
pengkodean, sehingga hasil pengkodean salah.
Oleh karena itu, kualitas hasil pengkodean bergantung pada kelengkapan diagnosis, kejelasan
tulisan dokter, serta profesionalisme dokter dan petugas pengkodean.

3. SUBSISTEM INDEXING

Indeks dalam arti bahasa yaitu daftar kata atau istilah penting yang terdapat dalam
buku tersusun menurut abjad yang memberi informasi tentang halaman tempat kata atau
istilah tersebut ditemukan. Kegiatan pengindekan adalah pembuatan tabulasi sesuai dengan
kode yang sudah dibuat ke dalam kartu indek. Hasil pengumpulan kode yang berasal dari
data penyakit, operasi pasien dan pengumpulan data dari indeks yang lain sebagai bahan
untuk penyajian data statistik kesehatan. Beberapa macam indeks yang dibuat oleh bagian
rekam medis diantaranya adalah (1) Indeks Utama Pasien; (2) Indeks Penyakit (rawat jalan
dan rawat inap); (3) Indeks Operasi; (4) Indeks Kematian dan (5) Indeks Dokter.

Indeks Utama Pasien disebut juga Master Patient Index (MPI) yaitu indeks yang beris
data pokok mengenai identitas pasien untuk mengidentifikasikan semua pasien yang pernah
berobat. Indeks ini sering dalam wujud kartu maka disebut Kartu Indeks Utama Pasien
(KIUP). Data identitas pasien tersebut meliputi : nomor rekam medis, nama pasien, tanggal
lahir (umur), jenis kelamin, alamat lengkap, nama orang tua/wali, alamat orang tua/wali dan
tahun terakhir berobat. Selain berwujud kartu, penggunaan indeks utama pasien telah banyak
menggunakan computer. Contoh kartu indeks utama pasien dapat dilihat pada gambar di
bawah ini:
 Manfaat KIUP dalam pelayanan pasien diantaranya yaitu (a) untuk mencari kembali
data identitas pasien terutama nomor rekam medis, bila pasien yang pernah datang berobat
datang kembali tanpa membawa Kartu Identitas Berobat (KIB); (b) untuk mengetahui tanggal
paling akhir pasien berobat sehingga dapat mempermudah proses pencarian berkas rekam
medis yang sudah inaktif pada kegiatan retensi (penyusutan) berkas rekam medis; (c) sebagai
alat bantu penyusunan laporan kunjungan pasien.

Menurut American Hospital Association semua indeks pasien harus disimpan secara
permanen. Hal ini berbeda dengan berkas rekam medis yang mempunyai batas penyimpanan
dalam jangka waktu tertentu. Menurut IFHRO ada beberapa macam aturan penyimpanan
KIUP, yaitu Alfabetis, sistem fonetik (phonetic System), dan system fonetik “Soundex”
(Soundex Phometic System). Penjabaran masing-masing penyimpanan tersebut adalah:

1. Alfabetis
Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP secara
vertikal urut huruf satu persatu sesuai abjad seperti dalam di dalam kamus. Pada
metode ini nama pada masing-masing huruf diperhatikan, karena akan mempengaruhi
letak penyimpanan KIUP. Apabila nama pasien sama, maka KIUP diurutkan
berdasarkan urutan tanggal lahirnya. Contohnya pada nama pasien M.Hasan
diletakkan sebelum Mohamad Hasan
2. Sistem Fonik (Phonetic system)
Sistem penyimpanan KIUP jenis ini dilakukan dengan menyusun KIUP dalam
laci-laci penyimpanan secara vertical atas dasar huruf pertama nama pasien yang
diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien).
3. Sistem Fonetik “Soundex” (Soundex Phonetic System)
Sistem penyimpanan KIUP secara Fonetik “Soundex” dikembangkan dari
Phonetic Filing oleh Remington Rand. Pada sistem penyimpanan ini alphabet
dimampatkan 6 huruf kunci, kecuali huruf hidup (seperti huruf a,i,u,e,o) dan w,h,y
tidak dikode. Penyimpanan KIUP jenis ini akan menyusun KIUP berdasarkan huruf
pertama yang diikuti dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan
huruf kunci tersebut.
Selain KIUP terdapat juga indeks lain, seperti indek penyakit. Indeks penyakit yaitu
daftar tabulasi kode-kode penyakit yang disusun dalam masing-masing daftar sesuai dengan
kode penyakitnya. Ketentuan penulisan indeks penyakit yaitu (a) Satu jenis penyakit
menggunakan satu kartu indeks; (b) setiap nama penyakit diikuti dengan penulisan kode ICD
(International Statistical Classification of Desease and Related Health Problem) yang
berlaku (revisi ke 10 sampai 3 digit).
Indeks operasi atau tindakan medis yaitu indeks tentang tindakan medis yang
diberikan kepada pasien yang disusun ke dalam daftar tabulasi indeks sesuai dengan masing-
masing kode tindakan medisnya. Ketentuan penulisan indeks operasi yaitu (a) satu jenis
tindakan medis dimasukkan dalam satu daftar indeks tindakan medis; (b) setiap nama operasi
diikuti dengan penulisan kode tindakan (missal ICD-9CM atau ICOPIM). Indeks operasi
berguna untuk (a) menelusuri nomor rekam medis dan nama pasien dengan jenis operasi yang
sama, hal ini sering kali diminta oleh Komite Medik untuk audit medic, (b) menyusun
laporan jenis operasi berdasarkan umur, jenis kelamin, wilayah/alamat, hasil pelayanan
(sembuk, dirujuk, mati <48 jam dan 48 jam), dokter yang menangani dan bagaimana cara
pembayaran pasien dalam memperoleh pelayanan tersebut.
Cara penyusunan indeks dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu indeks secara sederhana
(single index) dan secara indeks silang (cross index). Penentuan system ini tergantung
kebijakan dimasing-masing fasilitas pelayanan kesehatan dan kemampuan petugas.
Penyusunan indeks sederhana yaitu tata-cara penyimpanan berdasarkan pada kode diagnosis
utama atau kode jenis tindakan utama dengan berpatokan urut abjad atau kodenya tanpa
menunjuk silang penyakit yang menyertai, dan tindakan medis lain yang dilakukan pada
pasien bersamaan dengan operasi utamanya. Sedangkan penyusunan indeks silang, pada kartu
utamanya diberi catatan yang menunjuk pada diagnosis kedua dan atau komplikasi atau
operasi lainnya pada pasien yang sama dengan cara menuliskan kode penyakit atau operasi
yang bersamaan dengan diagnosis atau operasi utamanya. Dengan demikian maka kode yang
ditujuk tersebut dapat ditelusuri indeksnya. Contoh penyusunan indkes secara sederhana:
diagnosis utamanya Typhoid Abdominalis, meskipun ada komplikasi Perforasi Usus, indeks
yang disimpan hanyalah indeks Typhoid Abdominalis. Sedangkan penyimpanan indeks
secara silang, pada indeks Typhoid Abdominalis diberi catatan pada kolom diagnosis
komplikasi Perforasi Usus; kemudian diagnosis Perforasi Usus dicatat pada indeks Perforasi
Usus dengan diberi catatan pada kolon diagnosis komplikasi sebagai komplikasi Typhoid
Abdominalis. Dengan demikian dalam 1 pasien dapat memiliki lebih dari 1 indeks apabila
dijumpai beberapa diagnosis.
Indeks dokter yaitu daftra tabulasi nama-nama pasieb yang mendapatkan pelayanan
dari dokter tertentu. Ketentuan penulisan indeks dokter yaitu (a) setiap nama dokter
menggunakan kartu indeks yang berisi daftar pasien yang mendapatkan pelayanannya; (b)
setiap nama dokter diikuti dengan penulisan kode dokter yang ditetapkan oleh institusi
pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Penyimpanan indeks dokter didasarkan pada nama
dokter dan nomor kodenya urut secara alfabetik. Indeks dokter beguna untuk (a)
mengavaluasi kinerja dokter dalam memberikan pelayanan kepada pasien, (b) menghitung
angka kredit guna promosi atau demosi dokter berdasarkan kinerja tersebut. Sumber data
untuk membuat indeks penyakit, operasi dan dokter dapat diperoleh dari formukir ringkasan
masuk-keluar, register, dan KIUP.

4. SUBSISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia maka setiap lembar
formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau
map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien
secara individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakukan penyimpanan berkas
rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Pada berkas rekam
medis memiliki “lidah” yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan
menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, “lidah” tersebut ditonjolkan keluar
sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara beberapa berkas rekam
medis.
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan (a) mempermudah dan memepercepat
ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak filing, (b) mudah
mengambil dari tempat penyimpanan, (c) mudah pengembaliannya (d) melindungi berkas
rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimawi dan biologi. Dengan
demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis sarana dan
peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas
rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar
formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit
seorang pasien urut secara kronologis.
Ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka cara penyimpanannya
dibagi menjadi 2 cara yaitu :
1. Sentralisasi
Sistem Penyimpanan berkas rekam medis secara sentral yaitu suatu system
penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat
darurat, dan rawat inap ke dalam satu folder tempat penyimpanan.
2. Desentralisasi
 Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem
penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas rekam medis pasien rawat
jalan, rawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri atau ruang atau tempat tersendiri.
Biasanya berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pad arak
penyimpanan berkas rekam medis di unit rekam medis atau di tempat pendaftaran rawat
jalan. Sedangkan berkas rekam medis rawat inap disimpan di ruang penyimpanan lain,
seperti di bangsal atau di unit rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam
medis rawat jalannya.
Selain cara penyimpanan berdasarkan lokasi penyimpanan berkas rekam medis,
masih ada pengaturan penyimpanan berkas rekam medis menurut jenis sistem penyimpanan
yang digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan. Jenis sistem penyimpanan berkas rekam
medis di fasilitas pelayanan kesehatan sangat beragam, hal ini disesuaikan dengan kondisi
dan kebutuhan dari penyimpanan berkas di masing-masing fasilitas pelayanan kesehatan.
Jenis sistem penyimpanan, meliputi: (1) Alphabetic, (2) Numerik, (3) Kronologis, (4) Subjek
(kasus), (5) Wilayah. Secara rinci system penyimpanan tersebut adalah:
1. Sistem Penyimpanan Alphabetic
Merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan urutan abjad. Huruf
depan dari nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak
penyimpanan. Pada jenis penyimpanan ini membutuhkan waktu kerja yang lama dan
mempunyai resiko tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan, misalnya nama yang
berubah dan nama yang salah eja. Selain itu, tidak dapat melakukan perkiraan terhadap
kebutuhan penggunaan area rak tertentu, karena petugas tidak dapat memprediksi nama-
nama pasien yang akan berobat nantinya. Hal ini menyebabkan tidak adanya kontrol
terhadap pengelolaan pada tempat penyimpanan berkas rekam medis. Kekurangan lain
dari jenis penyimpanan ini adalah petugas harus teliti melihat satu persatu dari hurutan
huruf pada nma pasien. Dengan demikian jenis penyimpanan ini cocok untuk fasilitas
pelayanan kesehatan dengan jumlah pasien yang masih sedikit.

2. Sistem Penyimpanan Numerik

Jenis penyimpanan berkas dengan numerik merupakan salah satu jenis penyimpanan
berkas rekam medis yang mengikuti urutan nomor rekam medisnya. Terdapat 3 cara
penyimpanan berdasarkan numeric ini, yaitu: (a) system nomor langsung (straight
numerical filing), (b) system angka tengah (middle digit filing), dan (c) sistem angka
akhir (terminal digit filing). Untuk penjabaran masing-masing cara penyimpanan dengan
numerik terdapat di bawah ini.
a. STRAIGHT NUMERICAL FILING
Dikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sitem
penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan.
Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak,
yaitu 08-00-01, 08-00-02, 08-00-03.
Sistem penyimpanan numerik dengan straight numerical filing ini memiliki
kelebihan dan kekurangan yang hendaknya diperhatikan sebelum suatu fasilitas
pelayanan kesehatan memutuskan untuk menggunakan sistem ini. Adapun kelebihan
dari jenis penyimpanan straight numerical filing adalah:
a) Mudah dalam mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam medis yang
berurutan tanpa jeda beberapa nomor.
b) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut.
Sedangkan untuk kekurangan sistem penyimpanan numeric dengan straight
numerical filing adalah:
a) Sangat memungkinkan petugas akan berdesak-desakan dalam satu rak, jika
berkas yang diambil merupakan berkas yang belum lama disimpan di rak
penyimpanan.
b) Petugasnya harus memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis
sehingga mudah tejadi kekeliruan menyimpan. Makin banyak angka yang
diperhatikan, maka semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan.
Contohnya sering tertukarnya urutan nomor, misalnya rekam medis nomor 46-
54-24 tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 46-54-42. Hal ini bias terjadi
karena beban kerja yang tinggi, sehingga petugas tidak teliti dalam menyimpan
berkas rekam medis, akhirnya berkas rekam medis yang disimpan terjadi salah
letak.
b. MIDLE DIGIT FILING
Midle digit filing merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis
berdasarkan numeric dengan urutan sistem angka tengah. Sistem ini menyimpan
berkas rekam medis dengn mensejajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang
 terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasanagan angka yang terletak
paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka
ketiga. Untuk pembagian kelompok angka pada middle digit filing tersebut terlihat
pada bagan di bawah ini:

Sistem penyimpanan numerik dengan middle digit filing ini memiliki

kelebihan dan kekurangan yang hampir sama dengan sistem penyimpanan terminal
digit filing. Tetapi pada jenis penyimpanan (penjajaran rekam medis) ini kelompok
angka tengah menjadi pusat pencarian rekam medis dan akan dilanjutkan dengan
kelompok angka yang lain.
c. TERMINAL DIGIT FILING
Terminal digit filing merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis
numerik dengan sistem angka akhir. Pada sistem ini, penjajaran berkas rekam medis
di rak filing dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis kelompok akhir. Artinya 2 angka pada kelompok akhir ini, dijadikan
sebagai kunci penyimpanan berkas rekam medisnya. Untuk menjalankan sistem ini,
terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 sekat
(section) sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari angka akhir
seksi 00; 01; 02 dan seterusnya sampai seksi 99. Kemudian cara menyimpannya pada
setiap seksi diisi berkas rekam medis dengan nomor rekam medis berdasarkan
kelompok akhir, kelompok angka akhir pada sistem terminal digit filing sebagai digit
pertama (primary digit) sebagai petokan. Selanjutnya secara berturut-turut (di
depannya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok angka tengah sebagai digit
kedua (secondary digit) dan patokan berikutnya pada 2 angka kelompok pertama
sebagai digit ketiga (tertiary digit). Contoh nomor-nomor dengan 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka
pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah
kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka
yang terletak paling kiri.
Kelebihan dan kekurangan pada sistem ini dapat dijadikan bahan pengambilan
keputusan pada fasilitas pelayanan kesehatan untuk menggunakannya. Sistem
penyimpanan numerik dengan terminal digit filing mempunyai kelebihan seperti:
 a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100
kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
b) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di satu tempat dimana
rekam medis harus disimpan di rak.
c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya
ada 4 petugas masing-masing diserahi: section (angka akhir) 00-24, section 25-
49, section 50-74, section 75-99.
d) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan
jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section
sehingga mudah mengingat letak berkas rekam medis.
e) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap
section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
f) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bias dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.
g) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah rak).
h) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah, karena petugas penyimpanan
hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam
rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.

Selain kelebihan di atas, untuk pertimbangan yang lain perlu memperhatikan

kekurangannya. Sistem penyimpanan numeric dengan terminal digit filing memiliki
kekurangan, diantaranya:
a) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka
akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung, tetapi umumnya petugas dapat di latih dalam waktu yang tidak
terlalu lama.
b) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.

3. Sistem Penyimpanan Kronologis

Jenis penyimpanan kronologis merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis
berdasarkan urutan peristiwa/kejadian pasien datang ke fasilitas pelayanan kesehatan.
Sebagai conoth pada fasilitas pelayanan kesehatan menyimpan berkas rekam medisnya
 dengan cara diurutkan tiap tanggal, sehingga mungkin akan terbentuk kelompok-
kelompok sesuai tanggal pasien berobat. Secara tidak langsung penyimpanan kronologis
dilakukan dengan menyimpan berkas sesuai dengan urutan waktu kedatang di fasilitas
pelayanan kesehatan. Sistem penyimpanan ini hanya cocok untuk fasilitas pelayanan
kesehatan dengan ruang lingkup yang kecil, contohnya pada dokter praktek pribadi,
praktek dokter spesialis, dan bidan.

4. Sistem Penyimpanan Subjek (kasus)

Jenis penyimpanan subjek (kasus) merupakan jenis penyimpanan berkas rekam
medis berdasarkan kasus penyakit yang diderita masing-masing pasien. Misalnya rak
pertama untuk menyimpan berkas rekam medis pada penyakit dalam, dan rak kedua
menyimpan berkas rekam medis pada kasus penyakit jantung, dan seterusnya.

5. Sistem Penyimpanan Wilayah

Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam
medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada.
Rak-rak penyimpanan berkas rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama
wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan
wilayah tempat tinggalnya. Sistem penyimpanan wilayah ini sering disebut dengan
sistem penyimpanan Family Folder. Umumnya dalam satu berkas rekam medis
digunakan oleh satu keluarga dan masing-masing formulir diberi tambahan kode khusus
untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan anak. Fasilitas pelayanan kesehatan
yang memungkinkan untuk menggunakan sistem ini adalah Puskesmas. Hal ini karena
terkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggungjawab terhadap kesehatan masyarakat
di wilayahnya. Sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang
berobat atau sakit dari masing-masing wilayah, sehingga dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut.
Dari beberapa jenis sistem penyimpanan rekam medis di atas sistem penyimpanan
yang paling cocok untuk penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit, yaitu sistem
penyimpanan berdasarkan nomor dengan terminal digit filing. Fasilitas pelayanan
kesehatan yang bermula dari ruang lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi
besar biasanya belum menggunakan sistem penyimpanan terminal digit filing. Sehingga
ada beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem
penyimpanan rekam medisnya. Perubahan sistem penyimpanan rekam medis di fasilitas
pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini karena beberapa faktor diantaranya
semakin banyak pasien yang berobat, semakin berkembang fasilitas pelayanan
kesehatan, dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis. Perubahan sistem
penyimpanan dalam dilakukan dengan tahapan langkah-langkah di bawah ini:
1. Rencanakan dengan maatang tanggal mulai perubahan sistem penyimpanan,
termasuk persiapan rak tempan menyimpan berkas rekam medis, prosedur
penyimpanan dengan sistem yang baru, dan sumber daya manusia yang akan
melakukan perubahan.
2. Pada tanggal yang telah ditentukan, mulai menyimpan berkas rekam medis dengan
sistem penyimpanan yang baru. Sehingga setiap kali berkas yang dikembalikan ke
ruang penyimpanan mulai di simpan di rak yang baru.
3. Tuliskan pada tracer untuk berkas rekam medis yang telah berpindah ke rak
penyimpanan yang baru.
4. Selain menunggu pasien meminta berkas untuk pelayanan ketika dikembalikan
disimpan di rak yang baru dengan sistem yang baru, dilakukan secara bertahap
pemindahan penyimpanan rekam medis dari rak lama ke rak baru dengan sistem yang
baru dengan tetap menyisipkan traser pada rak penyimpanan yang lama. Hal ini
dilakukan untuk control terhadap keberadaan berkas rekam medis.

Beberapa fasilitas di ruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada:

1. Ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan
fisik lainnya
2. Alat penyimpanan berkas rekam medis, bisa menggunakan Roll o pack, Rak
terbuka, dan Filing cabinet.