The Human Resources Management and Payroll Cycle

 PENDAHULUAN

Manajemen sumber daya manusia (HRM) / siklus penggajian adalah seperangkat bisnis yang
berulang kegiatan dan operasi pemrosesan data terkait yang terkait dengan pengelolaan secara
efektif tenaga kerja karyawan. Tugas-tugas yang lebih penting termasuk yang berikut:

1. Merekrut dan merekrut karyawan baru

2. Pelatihan

3. Penugasan pekerjaan

4. Kompensasi (penggajian)

5. Evaluasi kinerja

6. Pemecatan karyawan karena pemutusan sukarela atau tidak sukarela

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya satu kali untuk setiap karyawan, sedangkan tugas 2 sampai 5
dilakukan berulang kali selama seorang karyawan bekerja untuk perusahaan. Di sebagian besar
perusahaan, keenam kegiatan ini dibagi antara dua sistem yang terpisah. Tugas 4, kompensasi
karyawan, adalah fungsi utama sistem penggajian. Sistem HRM melakukan lima tugas lainnya.
Di banyak perusahaan, kedua sistem ini terpisah secara organisasi: Sistem HRM biasanya
menjadi tanggung jawab direktur sumber daya manusia, sedangkan pengontrol mengelola sistem
penggajian. Bab ini berfokus terutama pada sistem penggajian, karena akuntan secara tradisional
bertanggung jawab atas fungsi ini. Kami mulai dengan menjelaskan desain sistem HRM /
penggajian yang terintegrasi dan membahas kontrol dasar yang diperlukan untuk memastikan
bahwa itu memberikan informasi yang andal kepada manajemen dan mematuhi peraturan
pemerintah. Kami kemudian menjelaskan secara rinci masing-masing kegiatan siklus penggajian
dasar. Kami menyimpulkan dengan diskusi tentang opsi untuk outsourcing fungsi penggajian dan
HRM.
  SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN
A. Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi
sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information System). Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information
system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang menggorganisir tata kelola dan
tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam
mengelola pegawai.
Tugas- tugas siklus penggajian:
1.Merekrut & mempekerjakan karyawan
2. Melatih
3. Memberikan tugas pekerjaan
4. Memberikan kompensasi (Penggajian)
5. Mengevaluasi kinerja
6. Memberhentikan pegawai secara sukarela/ dipecat.
B. Aktivitas Siklus Penggajian
Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berapa
informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan
output yang berupa CEK. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana dari rekening regular
perusahaan ke rekening pengggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang
terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji dibuat secara periodic dan
sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Aktivitas – aktivitas yang dilakukan pada system penggajian adalah :
1. Perbarui file induk penggajian
Langkah ini digunakan untuk mencerminkanberbagai jenis perubahan penggajian yang
meliputi :
a. Perekrutan
 b. Pemberhentian
c. Perubahan tingkat gaji
d. Perubahan dalam pengurangan diskresi
Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan ditampilkan dalam
periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang pegawai yang telah berhenti atau
dipecat jangan langsung dihapus karena beberapa laporan akhir tahun membutuhkan data
mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organissi tersebut sepanjang tahun
terkait.
2. Perbarui tarif & pemotongan pajak
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai
perubahan dalam tariff pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
3. Validasi data waktu dan kehadiran
Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sisem penggajian
dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna menggumpulkan data yang
akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut
akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada
saat dimasukkan.
4. Mempersiapkan penggajian
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai
selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji
kotor untuk mendapatkan gaji bersih.Terakhir yaitu daftar penggajian dan cek gaji
pegawai dicetak.
*daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji
& gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang
mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.
5. Membayar gaji
Sebagaian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan
langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka
 6. Hitung Kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai.banyak
perusahaan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi flesibel, yang
memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan
konstribusi pension, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang digunakan untuk
mendapatkan wakru libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.
7. Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

C. Ancaman dan Pengendalian Siklus MSDM

Selain tugas – tugasnya, siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama
yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan- tujuan
berikut ini :
1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua Transaksi Penggajian dicatat valid
3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat.
4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat
5. Peraturan pemerintah terkait terkait yang berhubungan dengan pengiriman
pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi
6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.
Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut adalah ancaman-
ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman – ancaman tersebut.
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman:
a. Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan
buruk. Prosedur pengendalian : prosedur memprkerjakan yang baik,
 trmasuk verifikasi keahlian pelamaar kerja, referensi dan riwayat
pekerjaan.
b. Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan
Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk
memperkerjakan : pelatihan pengembangan terkini dalam hal hokum
ketenagakerjaan.

2. Pemprosesan Pengajian
Bentuk ancaman :
a. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
b. Prosedur pengendalian: Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan
distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.
c. Data waktu yang tidak akurat.
d. Prosedur pengendalian otomasisasi pengumpulan data : berbagai pemeriksaan edit
; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.
e. Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat
f. Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening
kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
g. Pencurian atau distibusi cek gaji tipuan.
h. Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh
seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di
klaim akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan
perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ;penggunaan rekening
giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; rekonsiliasi
semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua
pemprosesan penggajian.
3. Umum
Bentuk ancaman :
a. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Proses pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari
bencana pengendalian akses fisik dan logis enkripsi data.
 b. Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metric kinerja
yang tepat; program pelatihan.
Manajer sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya manusia di
perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang sesuai dengan waktu
dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengolah sumber
daya manusia adalah :
a. Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumbe daya
manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan
analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini
seperti :
1. Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang
ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.
2. Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja. Dalam
pelaksanakan sumber daya manusia ada dua aspek yang harus dipertimbangkan,
seperti :
· Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah,
jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
· Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan
kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang
diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
· Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat
ini dan kebutuhan dimasa datang.
· Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya
kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemampuan dan
pengalaman yang sesuai.
a. penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan msalah pengadaan SDM yang sesuai
dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan
 melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan mencari
ke kampus-kampus.
b. Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh
dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam
tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh
manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai
dengan rencana yang telah dientukan.
c. Sosialisai, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru tersebut
deperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang
diembannya.
d. Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk
meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang
diberikannya secara efektif dan efisiensi, sedangkan program pengembangannya
dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut.
e. Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja
secara individu/ organisasi/ sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
f. Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai
SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja yang
baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan
keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan
pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus MSDM :

Aktivitas Ancaman Pengendalian (Nomor Pertama Mengacu Pada Ancaman

yang Sesuai)
Permasalahan 1. Data induk yang 1.1
tidak pengendalian integritas pengolahan data.
–permasalahan akurat datu tidak valid. 1.2 Pembatasan akun terhadap data-data induk
umum 2. Pengungkapan 1.3
yang Pemeriksaan atas seluruh perubahan terhadap data
disekitar siklus tidak diotorisasi atau induk.
MSDM / informasi sensitive. 2.1 Pengendalian akses
Penggajian 3. Hilang atau rusaknya
2.2 Enkripsi
data 3.1 backup dan prosedur pemulihan bencana
4. Mempekerjakan a. prosedur perekrutan yang baik, termasuk verifikasi surat
pegawai yang ternyata pencuri kepercayaan pelamar pekerjaan, kemampuan, referens,
atau tidak berkualitas. dan riwayat pekerjaan.
5. Pelanggaran hokum-b. Pengecekan penyelidikan latar belakang criminal pada
hukum ketenagakerjaan. seluruh pelamar terutama posisi terkait keuangan.
5.1 dokumentasi menyeluruh atas perekrutan, evaluasi
kinerja, dan prosedur ketenagakerjaan.
5.2 Pembelajaran berlanjut atas perubahan dalam
hokum ketenagakerjaan.
Memperbarui 6. Perubahan-perubahan 6.1 pemisahan tugas, departemen MSDM memperbarui data
data induk yang tak terotorisasi terhadap induk
penggajian data induk pengajian 6.2 Pengendalikan akses
7. Pembaruan yang tidak
7.1 pengendalian integritas pengolahan data
akurat atau data induk
7.2 pemeriksaan teratur atas seluruh perubahan terhadap data
penggajian. penggajian

8. Data waktu 8.1

dan otomatisasi data sumber untuk tangkapan data.
ketidakhadiran yang 8.2
tidak Autentifikasi biometri
akurat. 8.3 Pemisahan tugas, rekonsiliasi kartu jam kerja
terhadap kartu waktu.
8.4 Pemeriksaan pengawasan.
9. Kesalahan-kesalahan9.1 pengendalian integritas pengolahan data
dalam memproses penggajian
9.2 memeriksa pengawasan atas daftar penggajian
laporan lainnya .
9.3 memeriksa laporan pendapatan kepada para pegawai
9.4 pemeriksaan atas panduan IRS untuk memastikaan
klasifikasi yang layak pada para pekerja baik pegawai
atau kontraktor independen.
10. Pencairan atas distribusi
10.1 pembatasan akses fisik terhadap cek penggajian
yang curang atas slip gaji kosong.
10.2 Pembatasan fisik terhadap system EFT
10.3 Penomoran sebelumnya dan akuntansi secara
langsung.
10.4 Mewajibkan dokumentasi pendukung yang layak
untuk seluruh cek penggajian.
10.5 Penggunaan akun pengecekan terpisah untuk
penggajian, distribusi dikelola sebagai tetap
10.6 Pemisahan tugas.
10.7 Pembatasan akses terhadap database induk penggajian
10.8 Verifikasi identitas seluruh pegawai yang menerima
cek penggajian
10.9 Menyetorkan ulang cek penggajian yang tidak diakui
dan menyelidikinya.
11. Kegagalan untuk
11.1 konfigurasi system untuk melakukan pembayaran yang
melakukan pembayaran yang diminta melalui system dari IRS (Publikasi Surat
diminta Edaran)
12. Pembayaran yang 12.1
tidak konfigurasi system untuk melakukan pembayaran yang
tepat waktu diminta melalui system dari IRS (Publikasi Surat
13. Pembayaran yang tidak Edaran)
tepat. 13.1 Pengendalian integritas pemprosesan
13.2 Memeriksa pengawsan atas laporan.
13.3 Pemeriksaan pegawai atas laporan pendapatan
The Human Resources Management and Payroll Cycle

Kelompok : 2 Kelas : K1

Nama Kelompok :

Selvilla Jechika 2016310175

Irene Maria Dere 2017310518
Happy Yuri Oktavianti 2018340515
Madina Nur Azizah 2018340954

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PERBANAS

SURABAYA

2019