Pemanfaatan Aplikasi Mendeley untuk Mengelola Artikel Jurnal Online1)

Eka Kusmayadi2)
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Jalan Ir. H. Juanda No 20 Bogor

Ringkasan

Berkembangnya database pada berbagai bidang keilmuan yang disediakan oleh para
pengembang koleksi sumber informas mendatangkan kemudahan dan kenyamanan bagi
penggunanya. Namun tidak demikian halnya dengan pengelola informasi atau perpustakaan.
Perkembangan tersebut menimbulkan masalah tersendiri, terutama dalam mengelola file
artikel atau buku elektroniknya seperti membuat backup file, menemukan kembali artikel
apabila sewaktu-waktu diperlukan, kehilangan file artikel apabila suatu waktu berhenti
berlangganan dan sebagainya. Pengelolaan tersebut sebenarnya dapat dilakukan dengan
membuat aplikasi sendiri atau mencari aplikasi yang bersifat tidak berbayar atau free. Namun
tidak semua perpustakaan dapat mengalokasikan dana khusus untuk membuat aplikasi sendiri
dan aplikasi yang ada apalikasi yang free, sangat beragam formatnya sehingga menyulitkan
pengelola perpustakaan dalam penanganannya, karena aplikasi yang digunakan semakin
banyak dan beragam fiturnya. Aplikasi mendeley sebenarnya adalah aplikasi yang
diperuntukkan memudahkan dalam pembuatan sitasi dan daftar pustaka yang biasa digunakan
oleh para penulis, sehingga penulis akan ditekan kesalahannya dalam membuat daftar pustaka
dan memudahkan dalam memperoleh tulisan yang akan disitir. Namun aplikasi ini juga dapat
juga digunakan untuk mengelola file artikel jurnal online oleh para pustakawan, sebagai
backup file dari jurnal yang dilanggan oleh lembaganya, sehingga perpustakaan akan
terkurangi kekhawatirannya apabila sewaktu-waktu berhenti berlangganan. Selanjutnya
pustakawan dapat memanfaatkan aplikasi ini untuk keperluan pembuatan bibliografi atau
kumpulan abstrak bidang tertentu dari artikel-artikel jurnal yang dilanggan.
Apabila database dari aplikasi ini akan digunakan oleh database lain, maka tim teknologi
informasi dapat bekerjasama dengan pustakawan dengan mengembangkan konversi dari
fasilitas ekspor dengan menggunakan formal XML.

Keyword : Perpustakaan; Pengelolaan Artikel; Aplikasi komputer; Jurnal Online

Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan sudah sedemikian
meningkatnya, sehingga pustakawan harus mengenal berbagai aplikasi yang disediakan oleh
para penyedia jasa informasi seperti database jurnal online dan offline, yang berisi kumpulan
artikel dari berbagai jurnal ilmiah.

1)
Disampaikan dalam Pelatihan Pemanfaatan Aplikasi Mendeley di Perpustakaan Univeritas Al’Azhar, 3-4
Desember 2013.
2)
Penulis adalah Pustakawan Muda di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

1
 Banyak peneliti yang menganggap bahwa penggunaan jurnal online sangat membantu
dan memudahkan dalam mendukung kegiatan penelitian dan pengkajian, baik untuk
menyusun proposal ataupun melakukan pembahasan. Namun apabila artikel jurnal online
yang sudah diunduh (download) tidak didokumentasikan dengan benar, maka akan sangat
menyulitkan ditemukan kembali, apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Artikel jurnal online tersebut sebenarnya akan mudah ditemukan kembali, apabila
dikelola dengan baik dalam bentuk database. Namun karena kesibukan dan ketersediaan
waktu pustakawan sangat terbatas mengakibatkan database perpustakaan tidak pernah selesai
dibangun dan dipelihara. Akibatnya seringkali artikel tersebut tercecer di berbagai tempat.
Salah satu aplikasi database yang dapat digunakan untuk mengelola artikel jurnal online
adalah Mendeley.
Sebenarnya banyak aplikasi database yang tersedia, sifatnya free dan dapat digunakan
untuk mengelola perpustakaan. Namun aplikasi tersebut seringkali menyebabkan pustakawan
menjadi kesulitan untuk menentukan pilihan yang akan digunakan di perpustakaan. Ada hal
penting yang harus menjadi pertimbangan dalam memilih aplikasi, yaitu sejauhmana sebuah
aplikasi dapat meringankan tugas pustakawan (Taufiq, 2009). Yang dimaksudkan dengan
meringankan pekerjaan adalah memudahkan, mempercepat dan kompatibel dengan aplikasi
lain yang sudah digunakan.

Mengenal Aplikasi Mendeley

Mendeley merupakan program untuk membuat sitasi dan reference manager yang
banyak digunakan oleh peneliti dan akademik dalam mensitasi (mencuplik) sumber-sumber
referensi, terutama dari jurnal, khususnya bagi mahasiswa yang sedang menulis thesis dan
disertasi. Banyak perguruan tinggi di berbagai negara yang mewajibkan penggunaan citation
dan reference manager dalam penulisan thesis dan disertasi. Karena penggunaan software ini
memudahkan dalam proses pencuplikan referensi yang digunakan (Tribune-Timur, 2014).
Dalam wikipedia (2014) disebutkan bahwa Mendeley adalah program yang berbasiskan
desktop dan web yang digunakan untuk mengelola dan berbagi makalah penelitian,
menemukan data penelitian dan berkolaborasi secara online. Program menggabungkan
antara Desktop, aplikasi manajemen PDF dan referensi yang tersedia untuk sistem operasi
Windows, Mac dan Linux. Mendeley dengan basis web merupakan jaringan sosial online
bagi para peneliti.

2
 Dalam Mendeley, pengguna harus menyimpan semua data dan salinannya pada server.
Mendeley web menyediakan ruang tempat penyimpanan sebanyak 2 GB dan dapat
ditingkatkan dengan mengeluarkan biaya.
Mendeley dibangun pada bulan November 2007 oleh tiga mahasiswa tingkat doktoral
di Jerman. Versi pertama dirilis pada bulan Agustus 2008. Timnya terdiri dari para peneliti,
alumni dan pengembang dari berbagai lembaga. Investornya antara lain mantan pendiri
Skype, mantan Kepala Strategi Digital di Warner Music Group, serta akademisi dari
Cambridge dan Johns Hopkins University.
Mendeley telah memenangkan beberapa penghargaan, seperti “European Start- up of
the Year 2009”, “TechCrunch Europas", yaitu inovasi sosial terbaik yang bermanfaat bagi
masyarakat tahun 2009”, dan The Guardian sebagai peringkat ke-6 dari 100 perusahaan Top
dalam Media tech”.
Elsevier membeli Mendeley pada tahun 2013. Penjualan tersebut memicu perdebatan
pada jaringan ilmiah dan Open Access Media. Beberapa pengguna Mendeley marah dengan
adanya akuisisi program oleh penerbit raksasa Elsevier, yang dikenal banyak melakukan
penerbitan restriktif dan dianggap bertentangan dengan model terbuka (opensources
program). David Dobbs, di The New Yorker, menjelaskan alasan Elsevier membeli
Mendeley, yaitu untuk memperoleh data pengguna dan untuk menambah anggota atas
persetujuan anggota lain.
Fasilitas yang tersedia dalam Mendeley, baik versi yang free ataupun premium, yaitu
versi berbayar, adalah :

 Mendeley Desktop, berbasiskan Windows, Macinthos dan Linux.

 Metadata dapat langsung dibuat dari file PDF.
 Back-up dan sinkronisasi dilakukan melalui komputer secara silang dengan akun private
secara online.
 PDF viewer untuk membuat catatan, text highlighting dan tampilan secara full-screen.
 Pencarian dapat dilakukan melalui full-text.
 filtering, tagging dan pemberian nama file secara otomatis pada file PDF.
 Pembuatan sitasi dan daftar pustaka melalui Microsoft Word, OpenOffice.org dan
LibreOffice.
 Impor dokumen dapat dilakukan langsung dari website external (seperti PubMed, Google
Scholar, Arxiv, Science direct, ProQuest, Springer) melalui ikon browser bookmark.
 Sinkronisasi terhadap hasil ekspor dalam format BibTeX.

3
 Private groups untuk bekerjasama dan saling berbagi terhadap anotasi dari dokumen hasil
penelitian.
 Public groups untuk berbagi (share) daftar bacaan yang tersedia.
 Fitur Social networking (newsfeeds, comments, profile pages, dan sebagainya).
 Statistik dari dokumen yang banyak dibaca, pengarang dan publikasi.
 Memiliki aplikasi iPhone dan iPad.

Perbandingan Aplikasi

Di bawah ini diberikan gambaran perbandingan dari beberapa aplikasi yang sifatnya
opensorce (gratis).

Tabel 1. Perbadingan Beberapa Aplikasi opensource

Software Pengembang Platform(s Rilis Versi Harga Lisensi Potensi Notes

) Pertama terakhir (USD) "evil"
ke publik

BibDesk BibDesk developers Mac OS X 2002-04 2013-05-04 Free BSD No lock-in, BibTeX front-
(1.6.1) nor end +
obligation repository
to register
BibSonomy University of Kassel Web 2006-01 2013-11-18 Free GPL, LGPL[3 The service centrally-
(2.0.37) ] is web- hosted
based. A website
registration
, and cloud
storage is
inherent to
the system
Docear Otto-von-Guericke Windows, 2009-05-11 2013-10-17 Free GPL No lock-in, Integration
University Linux, Mac (1.0) nor of Mind
Magdeburg and Universit OS X, Web obligation mapping
y of California, Berkeley (Prototype) to register software and
single-section
user interface
JabRef JabRef developers Windows, 2003-11-29 2013-06-19 Free GPL No lock-in, Java BibTeX m
Linux, Mac nor anager
OS X obligation
to register
Pybliographe pybliographer developers Linux 1998-10-30 2013-08-30 Free GPL ? Python/GTK2
r (0.2) (1.2.14)

Referencer Referencer developers Linux 2008-03- 2013-05-27 Free GPL ? BibTeX front
15 -end

4
 Software Pengembang Platform(s Rilis Versi Harga Lisensi Potensi Notes
) Pertama terakhir (USD) "evil"
ke publik

Wikindx Mark Grimshaw Web 2004-02 2013-05 Free GPL ? web-based

Zotero Roy Rosenzweig Center Windows, 2006-10-05 2013-05-02 Freemium AGPL No lock-in, Firefox extens
for History and New Linux, Mac (4.0.8) nor ion or stand-
Media at GMU OS X, Web, obligation alone with
Mobile (with to register connectors
3rd party for
add-ons) Firefox, Chro
me and Safari.
Web-based
access to
reference
library also
available.

BibBase Christian Fritz Web 2005 2013-10 Free proprietary ? centrally-

hosted
website,
intended for
publication
pages

Bookends Sonny Software Mac OS X 1988 (Mac) 2013-11-02 US$99[4] proprietary ? integrated
/ 1983 web search,
(Apple II+) pdf
download,
auto-
completion

Citavi Swiss Academic Software Windows 2006-02-13 2013-09-30 US$79- proprietary ? integration of
(4.2) 219 / Free knowledge
for organization
projects (ideas,
up to 100 quotations,
reference comments)
s and task
planner;
search
databases
from
interface[5]
CiteULike Oversity Limited Web 2004-11 2011-03 Free proprietar The centrally-
y[6] service is hosted
web- website
based. A
registratio
n, and

5
 Software Pengembang Platform(s Rilis Versi Harga Lisensi Potensi Notes
) Pertama terakhir (USD) "evil"
ke publik

cloud
storage is
inherent
to the
system

PDF
annotatio
ns cannot
Windows, be
Freemiu proprietar
ColWiz University of Oxford Linux, Mac 2011 2013 exported;
m y
OS X registratio
n required
(via
Facebook)

The web
version End
Windows, Note
US$299. proprietar
EndNote Thomson Reuters Mac OS X, 1988 2013 (X7) ? Basic(former
95[4] y
Web ly, EndNote
Web) is free
of charge

Mendeley Elsevier Windows, 2008-08 2013-11-15 Freemiu proprietar PDF Desktop &
Linux, Mac (1.5.2) m y annotatio Web
OS X, Web, ns can components
Android, iOS only be , iPhone and
exported iPad
in
proprietar
y format;
registratio
n
required;s
eparate
list of
reference
for each
chapter is
not
possible in
a
document
by MS
word
plugin
NoodleTools NoodleTools ? 1999 2013 Free proprietar No export Centrally-

6
 Software Pengembang Platform(s Rilis Versi Harga Lisensi Potensi Notes
) Pertama terakhir (USD) "evil"
ke publik

version / y at all hosted

licenses website;arc
for hive PDF
individua and web
ls and pages;
schools collaboratio
n tools
Papers Springer Windows, 2007 2013-09-19 US$79[4] proprietar ? search
Mac OS X (2.4.0) y repositories
from
interface;
supports
plug-ins,
Universal
iOS app
Qiqqa Qiqqa Windows 2010-04 2013-08 Freemiu proprietar No export Desktop;
m y for PDF centrally
annotatio hosted
ns; website
registratio
n required
ReadCube Labtiva Windows, 2011-10 0.97.8472 Free proprietar ? Can be used
Mac OS X, y to rent and
Web buy
academic
content

web-based,
No export
browser-
of folders
US$100 proprietar accessed,
RefWorks RefWorks / ProQuest Web 2001 2013 and
per year y centrally-
attacheme
hosted
nts
program

US$38.9
2013-11-03 0 / Free proprietar
SciRef Scientific Programs Windows 2012 ?
(1.0) trial y
version

US$30-
Desktop and
50[4] /
iPad,
Third Street Software, Mac OS X, Free for proprietar
Sente 2004 2013-09-12 ? centralized
Inc. iOS libraries y
backup/sync
up to
hing
100 refs

7
 Software Pengembang Platform(s Rilis Versi Harga Lisensi Potensi Notes
) Pertama terakhir (USD) "evil"
ke publik

US$25 /
Windows, centrally-
Free proprietar
WizFolio WizPatent Linux, Mac 2008-06 2013 ? hosted
Basic y
OS X website
version

Langkah-langkah Operasional
Kegiatan yang harus dilakukan dalam menggunakan aplikasi Mendeley adalah
melakukan persiapan, menjalankan program dan berbagi artikel.

Langkah Persiapan
Dalam persiapan yang perlu dilakukan adalah mendownload aplikasi, menginstal,
memasukkan artikel dan mengedit metada.

1. Download Aplikasi
Aplikasi dapat diperoleh dengan cara mendownload dari alamat situs
www.mendeley.com. Dalam web tersebut akan terlihat tampilan sebagaimana Gambar 1.
Pada bagian bawah terdapat teks Freedownload. Setelah diunduh dan diinstal, maka pada
menu program akan muncul teks Mendeley Desktop (Gambar 2).

8
 Download

Gambar 1. Tampilan pada situs www.mendeley.com

2. Menginstal Mendeley

File hasil download bernama Mendel-Desktop-1.10.1-win32.exe, artinya file ini untuk

instalan mendeley pada sistem operasi windows 32 bit. Tentunya file ini tidak akan dapat
digunakan apabila komputer yang kita gunakan menggunakan sistem operasi Linux atau
Mac.

File exe untuk

instal

9
Setelah file Mendel-Desktop-1.10.1-win32.exe diklik 2 kali, maka program executable
akan dijalankan dan akan tampil menu sebagai berikut :

Selanjutnya pilih NEXT

Pilih I Agree

10
Pilih NEXT

Pilih INSTALL

Proses instal, tunggu sampai selesai

SELESAI, klik FINISH

11
Setelah proses instal selesai, selanjutnya kembali ke START dan pilih ikon mendeley untuk
REGISTRASI.

Gambar 2. Teks Mendeley Desktop pada menu Program

Registrasi dan Login

Yang dilakukan dalam registrasi adalah memasukkan nama pertama, nama kedua,
email, password untuk masuk ke mendelay (bukan untuk masuk ke situs email kita), bidang
minat dan profesi. Dalam proses registrasi harus dipastikan jaringan akses internet baik,
karena banyak kasus kegagalan pada tahap ini yang disebabkan kurang baiknya kualitas
jaringan internet. Kadangkala hanya beberapa yang dapat registrasi, sementara yang lain
gagal).

12
13
Memulai Database Mendeley

Fitur utama yang ada dalam aplikasi mendeley adalah membuat folder, mengisi file
pdf, mengedit metadata dan pemanfaatan dokumen.

1. Pembuatan Folder
Pembuatan folder dimaksudkan agar file PDF dari subjek tertentu dapat dikelompokkan.
Dengan demikian, pengelola akan lebih mudah membedakan subjek tertentu dan dalam
pencarian kembalinya. Pengelompokkan ini dapat digunakan untuk mempermudah dalam
pembuatan daftar pustaka atau bibliografi subjek tertentu. Namun sebenarnya tidak ada
perbedaan antara dipisahkan dan tidak dipisahkan, karena terdapat fitur SEARCH untuk
mencari subjek yang akan dicari.

Folder

2. Menambah Dokumen
Penambahan metadata file dokumen dapat dilakukan dengan cara memindahlan file satu
persatu (add file) dari folder-folder yang ada file PDF yang diperlukan, menambahkan
semua file yang ada dalam satu folder (add folder), dari folder yang sudah ditentukan atau
diset dari menu TOOL-OPTION, entri metadata secara manual field per field dan
mengimpor metadata.

a. Add File
b. Add Folder
c. Wath Folder
d. Entry Data Manual
e. Import

14
 Penambahan metadata
dan file PDF

3. Edit Metadata Document

Pengeditan metadata dilakukan apabila ada field yang tidak lengkap. Apabila file PDF
berasal dari jurnal online dalam negeri seringkali banyak metadata yang tidak masuk
secara lengkap, bahkan salah masuk. Namun pada jurnal luar negeri pada umumnya
lengkap, walaupun kadangkala ada juga yang tidak lengkap masuknya ke dalam field yang
seharusnya. Oleh karena itu, pengelola perlu menambahkan field yang tidak lengkap
tersebut. Sebagai contoh field TAG seringkali tidak terisi. Field ini sebenarnya bisa diisi
dengan subjek, sehingga kalau sudah diisi pengguna atau pengelola akan lebih mudah lagi
menemukan subjek, karena tidak semua subjek terdapat dalam file judul.

Secara lengkap tampilan Mendeley Desktop adalah sebagai berikut :

Tampilan database mendeley

Menu Bibliografi

Metadata

15
Menu

16
 Tampilan / View
Menu ini untuk mengubah tampilan bibliografi. Tampilan dapat berupa tabel atau
bibliografi. Bentuk bibliografi ini dapat diubah sesuai kebutuhan. Adapula bentuk
bibliografi yang dilengkapi dengan abstrak.

Tool

Tool berguna untuk menginstal aplikasi pengimpor dokumen dari website, aplikasi
pembuatan sitasi dan daftar pustaka pada MS Word serta mengundang orang lain untuk ikut
dalam grup diskusi. Sedangkan OPTION dapat digunakan untuk menentukan file hasil
download, menentukan folder yang berisi file PDF yang akan ditambahkan ke dalam sistem,
menentukan komputer server yang akan digunakan sebagai IP Adreess yang terdaftar di
server Mendeley dan pada aplikasi yang lama untuk mengganti pengguna dengan
mendaftarkan alamat email dan password. Namun pada versi terbaru satu aplikasi hanya
terdaftar sebagai satu pengguna dan tidak dapat diganti, apabila sudah diregistrasikan. Pada
versi terbaru, tampilan halaman ini berisi informasi jumlah data yang tersimpan pada hardisk
server Mendeley dan harddisk komputer pengguna.

17
Versi lama Versi terbaru

18
19
Bentuk File yang dapat di-export dan di-import

4. Pemanfaatan

Aplikasi Mendeley dapat digunakan untuk :

a. Membuat sitasi dan daftar pustaka untuk keperluan penulisan.

Pemanfaatan awalnya dari Aplikasi Mendeley adalah untuk memudahkan penulis

dalam membuat sitasi dan daftar pustaka. Fungsi ini bagi penulis sangat dirasakan

20
 dampaknya. Kasus yang seringkali dihadapi oleh penulis dalam membuat sitasi dan
daftar pustaka adalah dalam sitasi nama penulis dicantumkan, namun dalam daftar
pustakanya tidak ada. Sebaliknya dalam daftar pustaka dicantumkan, namun dalam
sitasi tidak ditemukan. Dengan adanya aplikasi ini, maka semua nama yang disitir
akan secara otomatis tercantum dalam daftar pustakanya.

b. Mengelola file pdf hasil download dari database jurnal online untuk temu kembali
sewaktu-waktu diperlukan.
Apabila pustakawan mendownload file pdf dari jurnal online, maka file pdf tersebut
dapat dimasukkan ke dalam Mendeley dengan mudah dan cepat, tanpa harus
mengentri metadata secara manual. Dengan demikian, apabila sewaktu-waktu ada
pengguna yang membutuhkan kembali dokumen, maka pustakawan dapat mencarikan
kembali dan memberikannya kepada pengguna, tanpa harus mengakses jurnal
menggunakan internet. Hal ini sangat bermanfaat bagi perpustakaan yang akses
internetnya lambat.
Sayangnya aplikasi ini tidak bisa di-share dengan pengguna lain. Maka agar dapat
digunakan oleh pengguna lain, pustakawan dapat mengupayakan mentransfer atau
mengkonversi metadata dari aplikasi mendeley ke aplikasi intranet yang digunakan,
misalnya ke dalam MySQL (misalnya SLIMs) atau CDS/ISIS yang didukung dengan
IGLOO.

c. Mendiskusikan tentang sebuah artikel, setelah diberi catatan oleh pembaca pertama.

Cara ini dapat digunakan oleh sesama pengguna yang mempunyai akun Mendeley.
Namun yang dibagi (share) bukan aplikasinya, tetapi dokumen atau file pdfnya.
Pengguna yang satu dapat membagi dokumen dengan pengguna lain, untuk sama-sama
memberikan penilaian terhadap sebuah dokumen hasil penelitian misalnya. Oleh karena
itu dalam berbagi ini biasanya dilakukan oleh mereka yang tergabung dalam satu grup
yang mempunyai bidang minat atau subjek yang sama.

Cara ini sebenarnya mempunyai potensi untuk digunakan oleh pengelola perpustakaan
dalam rangka kegiatan penyebaran informasi terseleksi kepada para penggunanya.

Konversi dari Mendeley ke MySQL atau CDS/ISIS

Dalam melakukan konversi dari aplikasi Mendeley ke database lain, langkah yang
perlu dilakukan adalah

1. Blok dokumen yang akan dikonversi

21
2. Dari menu File, pilih Ekspor

3. Kemudian akan keluar tampilan sbb :

Nama File

XML

4. Selanjutnya
a. Beri nama file
b. Pilih format file XML

5. Langkah selanjutnya
a. Aktifkan aplikasi Excell
b. Buka file XML hasil ekspor dari mendeley

22
Hasilnya

6. Kemudian
a. Edit disesuaikan dengan format pada tabel di MySQL
b. Ambil kolom judul, anak judul, edisi untuk keperluan TABEL Bibliografi.
c. Tambahkan kolom kode judul.
d. SAVE ke dalam format TXT.
e. Format TXT dapat digunakan untuk dikonversi ke SLIMs atau ke CDS/ISIS.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Taufiq, Andik. 2009. “Persyaratan Perangkat Lunak (Software Requirements) Tujuan

Requirements.”

Tribun-Timur. 2014. Buku mendeley karya dosen UNM tembus google books.
http://makassar.tribunnews.com/2013/11/28/buku-mendeley-karya-dosen-unm-tembus-
google-books. diakses 15 Januari 2014.

24