Tugas Kelompok 2

Minggu Ke-5, Sesi 7

Bacalah 3 (tiga) narasi studi kasus di bawah ini dan jawab pertanyaan-pertanyaan yang
ada setelah setiap narasinya.

Studi Kasus 1

Anda adalah spesialis Layanan Investasi Midas dalam perencanaan perumahan. Anda memberikan
ceramah kepada berbagai kelompok selama setahun tentang perencanaan perumahan. Anda meminta
kelompok nirlaba (gereja, dll.) Hanya untuk mengganti pengeluaran Anda; Anda mengenakan biaya untuk
kelompok nirlaba, biaya ditambah biaya. Biaya ini menambah penghasilan Anda dengan baik, dan
pembicaraan juga merupakan paparan luar biasa untuk Anda dan perusahaan Anda. Setiap bulan Februari
selama lima tahun terakhir, Gardner Manufacturing Company telah mempekerjakan Anda untuk
mengadakan lokakarya delapan jam (dua jam setiap Senin malam selama empat minggu) pada
perencanaan pensiun dan perkebunan bagi karyawannya yang berusia di atas 60 tahun atau yang berpikir
untuk mengambil lebih awal pensiun. Lokakarya ini sangat populer dan telah menghasilkan klien untuk
perusahaan Anda. Sesi Februari lalu berjalan lancar, seperti yang Anda harapkan. Hari ini, tiba-tiba, Anda
mendapat surat dari Hope Goldberger, Direktur Manfaat Karyawan di Gardner, meminta Anda untuk
mengadakan lokakarya setiap Selasa malam bulan depan dengan biaya biasa. Dia tidak mengatakan
apakah ini seri tambahan atau apakah ini akan menggantikan seri Februari mendatang. Anda tidak bisa
melakukannya. Pasangan Anda, seorang ahli mikrobiologi, memberikan makalah yang diundang pada
konferensi internasional di Paris bulan depan dan Anda berdua membawa anak-anak Anda, usia 13 dan 9
tahun, dalam perjalanan tiga minggu ke Eropa. (Anda telah membuat perjanjian dengan otoritas sekolah
untuk membuat anak-anak kehilangan kelas tiga minggu.) Perjalanan pasangan Anda akan dikurangkan
dari pajak, dan Anda sudah menantikan dan merencanakan perjalanan selama delapan bulan terakhir.
Sayangnya, Layanan Investasi Midas adalah kelompok kecil, dan satu-satunya orang lain yang tahu apa-
apa tentang perencanaan perumahan adalah pembicara yang buruk. Anda dapat menyarankan teman di
perusahaan manajemen keuangan lain, tetapi Anda tidak ingin Gardner beralih ke orang lain secara
permanen; Anda senang melakukan lokakarya dan menemukan mereka cara yang baik untuk
mendapatkan arahan.

a) Gunakan analisis PAIBOC untuk surat yang akan Anda buat untuk Hope Goldberger.
b) Tulislah surat kepada Hope Goldberger sesuai dengan analisis PAIBOC dan tetap menunjukkan
goodwill.

COMM6263 – Business Communication-R1

Studi Kasus 2

Kebanyakan pelancong menelepon 13 bulan sebelumnya untuk memesan kamar di Signal Mountain Lodge
di Grand Teton National Park. Setelah Anda memproses kartu kredit (pembayaran untuk malam pertama),
Anda menulis untuk mengkonfirmasi pemesanan. Konfirmasi berisi jumlah yang dibebankan ke kartu
kredit, tanggal reservasi dibuat, nomor konfirmasi, jenis kamar (Lakefront Retreat atau Mountainview
Retreat), dan tanggal tamu akan tiba dan pergi. Jumlah setoran dan jumlah yang dikutip per malam adalah
tarif untuk tahun kalender saat ini. Namun, tamu akan dikenakan tarif untuk tahun kalender tinggal, yang
kemungkinan akan meningkat sekitar 4% hingga 5%. Selain membayar tarif baru untuk setiap malam
tambahan, tamu harus membayar selisih antara jumlah setoran dan tarif baru untuk malam pertama.
Siapa pun yang menginginkan pengembalian dana harus membatalkan pemesanan secara tertulis empat
hari sebelum tanggal kedatangan yang dijadwalkan.

Pembatalan dapat dikirim melalui faks: Nomor faks ada di kop surat yang akan dicetak. Tempat parkir
terbatas. Orang-orang yang membawa motor besar, perahu, atau trailer kamp mungkin harus parkir di
area parkir utama daripada di kanan oleh kabin mereka. Semua kamar bergaya kabin dengan tiga hingga
empat kamar di setiap bangunan. Tidak ada kamar di pondok utama. Orang perlu berjalan dari kabin
mereka ke restoran, kecuali mereka memasak sendiri.

Baik Lakefront dan Mountainview Retreats memiliki dapur-ette dengan microwave, tetapi para tamu
harus membawa peralatan memasak, hidangan, persediaan, dan makanan mereka sendiri. Area kamar
tidur (dengan tempat tidur berukuran besar di Lakefront Retreats dan tempat tidur ukuran sedang di
Mountainview Retreats) memiliki pembatas geser yang dapat memisahkannya dari area duduk, yang
memiliki tempat tidur sofa.

Karena deposit membayar untuk malam pertama (dikurangi setiap kenaikan tarif kamar), kamar akan
diadakan terlepas dari waktu kedatangan. Waktu check-in adalah pukul 3 sore; ketersediaan kamar
sebelumnya tidak dapat dijamin. Waktu check-out adalah pukul 11 pagi. Semua kabin tidak merokok.
Merokok diizinkan di dek-dek di Lakefront Retreats atau serambi Retreat Mountainview. Tamu harus
menunjukkan surat konfirmasi saat check in.

a) Tulis surat formulir yang dapat digunakan untuk satu jenis kamar (baik Lakefront atau
Mountainview Retreat). Buat dalam bentuk form kurung persegi yang perlu diisi untuk setiap
tamu (misalnya, "tiba [tanggal kedatangan] dan berangkat [tanggal keberangkatan]").
b) Dengan menggunakan format modified-block, tulis surat kepada Stephanie Simpson, yang telah
memesan ruang retret Lakefront yang tiba 18 September dan berangkat 20 September. Kartu
kreditnya ditagih sebesar $ 183,75 ($ 175 ditambah pajak — tarif saat ini). Alamatnya adalah 3122
Ellis Street, Stevens Point, WI 54481.

COMM6263 – Business Communication-R1

Studi Kasus 3

Anda adalah direktur sumber daya manusia untuk divisi Midwest Kelly Green. Dua karyawan Anda dituduh
bersikap rasis terhadap pelanggan. Dalam surat pelanggan kepada Anda, dia menyatakan,

Hari ini saya mengunjungi toko pakaian Kelly Green Anda di pusat kota Chicago. Dalam hal yang
mungkin merupakan pengalaman paling mengganggu dalam hidup saya — dan saya adalah perawat
terdaftar berusia 45 tahun — panitera pria memutuskan untuk menyerang saya secara verbal,
mengatakan, “Saya sangat berharap Anda dapat berbicara bahasa Inggris” dan “Saya pikir seseorang
seperti Anda tidak dapat membeli barang dagangan kami."

Dia mengatakan ini segera setelah saya memasuki toko. Ketika saya mencoba blus sutra yang akan
saya beli, saya mendengarnya di luar ruang ganti sambil bernyanyi, “Ching chong, ching chong.” Ada
juga seorang petugas wanita yang sedang bertugas, dan saya mendengar mereka berdua tertawa.

Saya telah berbelanja di toko Kelly Green selama dua tahun. Saya belum pernah melihat salah satu
karyawan sebelumnya, dan saya pasti tidak pernah diperlakukan seperti ini di masa lalu. Ketika
keluarga saya beremigrasi ke Amerika Serikat dari Filipina 60 tahun yang lalu, mereka bertemu dengan
prasangka, tetapi saya rasa mereka tidak dapat membayangkan bahwa di zaman sekarang ini orang
Amerika masih akan sangat gegabah terhadap orang Amerika lainnya.

Saya tidak menulis kepada Anda dengan harapan untuk dikompensasi atau untuk mengancam
gugatan. Saya hanya ingin Anda tahu bahwa Anda memiliki karyawan yang gagasan peradabannya
sangat cacat. Para panitera masih muda, dan saya harap Anda dapat menggunakan pengalaman ini
untuk mengajari mereka pemahaman yang lebih baik tentang martabat yang pantas diterima semua
orang.

Terima kasih.

Lila Oranto

P.S. Saya masih ingin berbelanja di Kelly Green, tetapi saya akan mengemudi sejauh 30 mil untuk
menghindari kembali ke toko itu.

Anda sangat terkejut membaca surat itu, dan keterkejutan Anda menjadi cemas ketika Anda menemukan
video pengawas yang dapat memberikan rekaman visual dari acara tersebut telah dihapus secara anonim.
Para pihak yang bersangkutan, seorang pria berusia 19 tahun dan yang lainnya seorang wanita berusia 21
tahun, keduanya dipekerjakan pada waktu yang sama dan hanya satu bulan sebelumnya. Tapi sudah

COMM6263 – Business Communication-R1

petugas laki-laki telah diperingatkan tentang datang ke tempat kerja terlambat dua kali, dan petugas
perempuan terlibat dalam pertengkaran dengan pelanggan selama kembali. Kelly Green memiliki
kebijakan yang kuat terhadap diskriminasi pelanggan serta karyawan, tetapi selain dari kata pelanggan,
Anda tidak memiliki bukti konklusif bahwa panitera bersikap tidak semestinya. Mereka berdua
menyangkal kejadian itu terjadi. Manajer yang biasanya akan berada di toko sedang dalam perjalanan
kembali dari membuat deposit sore di bank. Pada saat yang sama, Anda tidak melihat alasan untuk tidak
memercayai pelanggan Anda.

Solusi Anda, meskipun tidak sempurna, adalah untuk mendokumentasikan dugaan insiden di kedua
pegawai, bersama dengan teguran kepada semua orang yang bertugas hari itu untuk video pengawasan
yang dihapus. Selain itu, Anda mewajibkan semua karyawan di toko menghadiri pelatihan keragaman.

a) Tulis surat kepada Nona Oranto menjelaskan apa yang akan dilakukan.

COMM6263 – Business Communication-R1