Tugas Personal ke-1

Week 2/ Sesi 3

Surat kepada Pelanggan Perusahaan Listrik Marah

utilitas listrik regional kami memberikan daya kepada pelanggan pedesaan, perkotaan, dan
pinggiran kota. Baru-baru ini, serangkaian badai hujan musim panas yang hebat mematikan
listrik untuk ribuan pelanggan. Karena kabel listrik turun - dalam beberapa kasus karena
pemangkasan pohon oleh pemilik rumah yang tidak memadai - beberapa pelanggan tidak
memiliki listrik selama lebih dari seminggu. Selain ketidaknyamanan karena tidak memiliki
listrik, banyak pelanggan juga harus membuang makanan busuk, serta pergi tanpa AC pada hari-
hari ketika suhu naik lebih dari 90 derajat.

Hari ini, Anda menerima surat dari Harper Henry, seorang pelanggan lama dan pemimpin bisnis
lokal yang suaminya, Stephen D'Amico, adalah seorang komisaris daerah. Ms. Henry marah
karena kekuatan untuk lingkungannya padam selama empat hari dan bahwa meskipun badai
serupa telah merobohkan kekuasaan dalam beberapa tahun terakhir, tampaknya tidak ada yang
dilakukan untuk mempersiapkan badai di masa depan. Secara khusus, tidak ada rencana untuk
mengubur saluran listrik overhead. "Perusahaan Anda menghasilkan uang lebih dari layanan
pelanggan," tulisnya. "Kamu terus membukukan rekor laba sambil mempertaruhkan nyawa yang
tak terhitung jumlahnya, semua demi garis bawahmu."

Surat-surat berikut adalah pendekatan yang mungkin untuk menjawab keluhan ini.

Pertanyaan:

 Seberapa baik setiap pesan memenuhi kebutuhan pembaca, penulis, dan organisasi?
 Apakah pesannya jelas, lengkap, dan benar? Apakah ini menghemat waktu pembaca?
 Apakah surat-surat tersebut mencipakan goodwill?

Lakukan analisis terhadap surat A, B, C, D sesusi dengan pertanyaan diatas!

Surat A.

Dear Sir atau Madam: Pendapat Anda sangat berharga bagi kami, dan Anda harus yakin bahwa
kami sedang memeriksai masalah yang Anda sampiakan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau
masalah di masa mendatang, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Surat B.

COMM6263-Business Communication-R2
https://www.coursehero.com/file/76647300/20201120171735-TP1-W2-S3-R2doc/
Harper yang terhormat: Anda benar - kami menjatuhkan bolanya untuk yang satu ini! Tetapi
bisnis utilitas adalah bisnis yang tidak dapat diprediksi, dan hanya Tuhan sendirilah yang
mengendalikan cuaca. Jadi, sementara kita berurusan dengan frustrasi menjadi manusia biasa,
Anda dapat membantu kami dengan kesabaran Anda. Pastikan juga, bahwa Anda memangkas
setiap pohon yang ada di properti Anda dan dekat dengan kabel listrik di atas karena pohon yang
tumbang menyebabkan banyak masalah. Dengan sedikit keberuntungan, kita semua akan lebih
baik dalam badai berikutnya. P.S. Betapa lucu bahwa seseorang bernama Harper akan mengirim
surat untuk mengeluh

Surat C.

Dear Mrs. Henry:

Bisnis utilitas listrik sangat sulit. Anda akan terkejut melihat semua variabel yang berperan.
Misalnya, ada kontrak serikat untuk bernegosiasi dengan karyawan. Tahukah Anda bahwa kami
tidak dapat mengharapkan seorang gelandang bekerja lebih dari delapan jam dalam satu hari
tanpa menggandakan tarif per jamnya? Kami juga harus menyediakan makanan jika pekerjaan
melampaui 12 jam dan akomodasi semalam jika pekerja harus melakukan perjalanan lebih dari
50 mil dari rumah. Semua itu hanya bagian dari masalah tenaga kerja. Serikat pekerja membunuh
bisnis ini.

Ada juga biaya untuk menghasilkan listrik, memenuhi peraturan pemerintah untuk udara bersih
di pembangkit listrik tenaga batu bara kami, dan pemeliharaan saluran listrik overhead. Seperti
yang Anda ketahui, kami memangkas pohon yang berada dalam jarak 10 kaki dari kabel listrik
apa pun, tetapi pemilik rumah bertanggung jawab atas pohon lainnya. Apakah mereka
memotongnya? Tentu saja tidak. Kemudian angin yang baik datang dan menjatuhkan mereka,
tepat ke garis itu. Ini bisnis yang gila, Ny. Henry, dan merupakan keajaiban untuk menghasilkan
uang.

Lagi pula, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang Anda hadapi. Tapi saya yakin Anda
sekarang bisa melihat betapa sulitnya semua ini. Pikirkan tentang hal itu saat lain kali Anda
membalik saklar. Inilah yang kami lakukan sehingga Anda dapat memiliki cahaya untuk
membaca dan menonton televisi. Perusahaan listrik Anda ada di pihak Anda.

Surat D.

Dear Ms. Henry: Terima kasih atas umpan balik Anda baru-baru ini mengenai pemadaman listrik
ke rumah Anda. Seperti yang Anda tahu, badai yang melanda tahun ini sangat kuat. Ratusan mil
dari kabel listrik jatuh dalam hitungan menit, meninggalkan ribuan pelanggan terdampar.
Meskipun lebih dari 1.500 pekerja utilitas tambahan dari negara-negara sekitarnya dibawa untuk
membantu memulihkan listrik, jelas kami bisa melakukan yang lebih baik. Pergi tanpa listrik
bahkan untuk beberapa menit terlalu lama, dan kami membuat langkah untuk meningkatkan
layanan kami. Kami saat ini bekerja dengan pemerintah kota setempat untuk mencari cara yang
hemat biaya untuk menyelesaikan masalah ini. Saran dari pelanggan berharga seperti Anda akan
membantu dalam upaya ini. Seperti yang Anda catat dalam surat Anda, mengubur saluran listrik
adalah pilihan untuk dipertimbangkan. Loyalitas dan masukan Anda akan membantu kami
memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Answer :

 Seberapa baik setiap pesan memenuhi kebutuhan pembaca, penulis, dan organisasi?

Surat A : cukup baik, namun masih terdapat kata ‘kami’ dalam suratnya, tetapi sudah

baik.

Surat B : Sangat sangat tidak baik, pembaca (keluhan) akan sangat tersindir dan akan terpikir
bahwa mereka tidak menanggapi keluhan dengan baik. Terlalu banyak kata negatif, sangat
banyak kata ‘kami’ dan tidak ada etika dalam surat ini.

Surat C : Masih sangat tidak baik, jika memang terdapat kesalahan dari pihak pelanggan sangat
harus dibicarakan dengan sangat baik tanpa kata negatif, dari surat ini pihak perusahaan terlihat
seperti curhat.

Surat D : sudah sanngat baik, dalam surat ini penuh dengan etika dan profesionalisme dalam
melayani pelanggan. Walaupun masih banyak kata kami, menaruh penuh kehormatan kepada
pelanggannya, dan jelas dalam penyampaian.

 Apakah pesannya jelas, lengkap, dan benar? Apakah ini menghemat waktu pembaca?

Surat A : belum terlalu jelas, terlalu memaksakan, dan terlalu mengehemat waktu

pembaca.

Surat B : Sangat tidak jelas dan tidak lengkap, hanya penuh dengan negatif. Namun pesan cukup
pendek
Surat C : sangat tidak jelas, lengkap hanya curhatan, dan tidak benar terlalu banyak negatif dan
sangat tidak menghemat waktu pembaca.
Surat D : Sangat jelas, sangat lengkap dan benar. Sangat baik isi surat sudah cukup jelas untuk
dipahami dan tidak memenuhi negatif, penuh positif dalam pesan. Walaupun cukup panjang
sehingga tidak terlalu menghemat waktu, namun karna isi penuh positif tidak masalah menurut
saya.

 Apakah surat-surat tersebut mencipakan goodwill?

Surat A : cukup terlihat, namun tidak terlalu jelas dalam penanggapan keluhannya.

Surat B : Sangat tidak terlihat seperti menunjukkan niat baik, hanya berujung kehilangan
pelanggan dan tidak profesional.

Surat C : tidak. Walaupun pada akhir surat menunjukkan permintaan maaf namun perkataan yang
panjang dan menyita waktu pembaca tidaklah menunjukkan goodwill dari perusahaan tersebut.

Surat D : Sangat terlihat, dari awal pesan sudah terdapat etika dan sopan santun serta profesional.
Menurut saya surat D adalah surat yang paling baik dalam segala hal.