Buatlah 3 contoh pesan formal melalui media surat dengan masing-masing berupa :

1. pesan positif :
Jawab :
1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan
Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi
atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung
jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan
informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.

Contoh :

Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru berbagai produk ATK yang
kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian dan potongan harga yang kami tawarkan khusus
untuk Anda. Anda dapat menghubungi kami di 022-1111111, dan customer service kami siap
membantu Anda.

….

2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan

Jika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk
memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh
perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis
dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup
serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.

Contoh :

…..

Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus 2018 dengan Nomor
15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan barang, kami segera melakukan konfirmasi dan
pengecekan. Berdasarkan pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam
proses pengepakan yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang dipesan mengalami
kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya
dan kami akan lebih teliti dan berhati-hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.

Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai bentuk penggantian barang
yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

…..

3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah
terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen.

Contoh :
 …..

Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15 Januari 2018, Bapak telah
menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening Bapak di bank partner kami untuk tujuan
pembayaran premi. Namun berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi
periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan gagal debet dari bank
partner dikarenakan dana di rekening tabungan Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk
didebet (insufficient funds).

Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau biaya admin rekening
Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus terpenuhi agar pendebetan premi dapat
berhasil.

Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan bagi semua pihak. Atas
perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima kasih.

…..

(Dikutip dari pikiran-rakyat.com – 18 Agustus 2018).

2. pesan negative
Buka dengan sebuah penyangga. Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan
tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang
netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah
penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik
dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan
pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman
anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.
Contoh:
Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer
departemen permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda
(permintaan yang tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja
di setiap departemen)
·

Departemen kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisien

Membangun landasan yang sama dengan pembaca dan mengakui keprihatinan yang
mendorong permintaan asli, tanpa menjanjikan jawaban yang positif.

·
Terima kasih untuk perampingan pegawai yang terakhir, setiap
departemen di perusahaan sedang kekurangan tenaga kerja

Membangun landasan yang sama, tetapi dengan cara negatif yang meremehkan
keprihatinan penerima.
· Berpotensi menyesatkan pembaca dengan menyimpulkan bahwa anda akan
mengabulkan permintaan.

“Anda semua telah melakukan pekerjaan dengan baik,

sebenarnya kami ingin sekali membantu”

·
Peraturan ketenaga kerjaan di sini membuat saya gila,
bagaimana dengan departemen anda?

Meremehkan keprihatinan pembaca dengan membuka dengan isu yang tidak relevan.

Dari macam-macam penyangga, hanya penyangga pertama saja yang efektif, tiga penyangga
lainnya hanya akan membuat kemungkinan rusaknya hubungan anda dengan manajer lainnya.

3. pesan penawaran/persuasive