macam - macam surat bisnis dan contohnya

PENYUSUNAN DAN PRAKTEK

Kata bisnis berasal dari bahasa Inggris business yang berasal dari kata busy atau sibuk.
Kata tersebut digunakan untuk menggambarkan kegiatan orang-orang yang bergerak dalam dunia
usaha di mana mereka menggunakan segenap sumber daya, termasuk waktu dengan sangan efektif
sehingga terlihat begitu sibuk. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin
atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu,
ruang dan biaya yang tersedia. Dunia usaha bergerak sangat dinamis sehingga diperlukan
pembuktian. Fungsi pembuktian inilah yang memunculkan pencatatan dan korespondensi. Cara
penyampaian surat secara konvensional sudah mulai tergeser dengan teknologi internet, tetapi
walau bagaimanapun konsep pembuatan surat tetap memerlukan orang sebagai pelaksananya.

Adapun surat-surat bisnis terdapat beberapa bagian, yang secara urutan tidak terjadi
sebagaimana dengan teori terjadi berdasarkan kondisi yang terjadi di instansi swasta maupun
pemerintah.

1. SURAT PERKENALAN
Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Dengan cara berkirim surat, penjual
mengharapkan agar calon pembeli memberi sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan
berkelanjutan dengan proses berikutnya menuju transaksi. Dengan demikian surat perkenalan telah
ada unsur penawaran yang sifatnya terselubung (implisit).
Informasi yang tercantum dalam surat penawaran adalah:
1) nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya;
2) gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai;
3) pekerjaan/proyek yang pernah ditangani
4) harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual.
Agar surat perkenalan dapat efektif pada sasaran yang dituju, maka ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam pembuatan surat perkenalan:
1) pemahaman tentang calon konsumen (nama pejabat yang dituju, alamat, dan sebagainya)
2) kemungkinan dibutuhkannya barang atau jasa yang ditawarkan
3) keterangan produk (barang atau jasa) yang ditawarkan
4) keunggulan produk (barang atau jasa) yang ditawarkan disbanding dengan produk yang telah
ada
5) cara menghubungi bila calon pembeli berminat
6) penawaran-penawaran khusus lebih diutamakan

PT SINAR HASTUTI
Jl.Cahaya Indah No. 08 Telp. (021) 280895
JAKARTA
Nomor : 001/300.1/SH/IV/2014 10 Maret 2014

Kepada
PT Bintang Hastuti
Jl. Garuda Indonesia No.09
Telp.(021)290995
Makassar

Hal : Perkenalan

Denga Hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerarak dibidang Peralatan kantor dan
sekolah berbagai merek ternama. Kami telah banyak mendapatkan kepercayaan dari berbagai
perusahaan di Jakarta dan di Luar Jakarta baik perusahaan negeri maupun swasta.
Sehubungan dengan hal itu kami bermaksud untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan yang
Bapak/Ibu pimpin. Apabila pihak dari perusahaan Bapak/Ibu pimpin menerima kerjasama ini, kami
dari pihak perusahaan sangat mengharapkan kerjasamanya.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Hastuti
Manajer Penjualan

MH/ht
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta
penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual pengajukan penawaran
secara resmi kepadanya. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli
menanyakan:
a. nama dan jenis barang
b. ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas, dan lain-lain;
c. harga satuan;
d. potongan harga;
e. cara pembayaran;
f. cara penyerahan barang;
g. kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi, dan hal lain yang
merupakan layanan purnajual.

Selain menanyakan hal-hal di atas, di dalam surat permintaan penawaran calon pembeli meminta
daftar harga dan katalog (bila barang bervariasi) dan keterangan teknis tentang barang berupa
leaflet atau brosur. Untuk surat permintaan jasa, calon pembeli dapat menanyakan:
1. bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual;
2. peralatan yang dipakai oleh penjual sebagai penunjang (kalau ada);
3. harga;
4. potongan harga dan
5. cara pembayaran.

PT BINTANG HASTUTI
Jl. Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
Nomor :010/300.2/BN/IV/2014 15 Maret 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Jakarta

Hal : Permintaan Penawaran

Dengan Hormat,

Menanggapi pertanyaan dalam surat anda dengan perihal penawaran peralatan kantor dan sekolah,
maka kami ingin melakukan kerjasama dengan perusahaan yang Saudara Pimpin.

Untuk maksud hal tersebut, kami meminta beberapa keterangan sebangai berikut :
1. Daftar harga barang
2. Kualitas barang
3. Syarat Pembayaran
4. Pelayanan yang diberikan termasuk diskon ;
5. Cara Purnajual

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Fajrin,SE.
Manager marketing

AH/fj
3. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau
jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli dapat terjadi karena adanya
permintaan penawaran atau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli.
Surat ini dapat dibagi atas: 1) penawaran atas inisiatif penjual dan 2) penawaran sebagai balasan
surat permintaan penawaran.

Hakikat dari surat penawaran adalah memberi informasi tentang barang atau jasa dan menggugah
minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan. Oleh sebab itu, surat penawaran
haruslah memenuhi syarat sebagai berikut:
a. bahasa surat harus menarik
b. isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan (pihak yang
menawarkan tidak boleh membual).
c. isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu yang
ditawarkan.
d. isi surat harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar, atau
keterangan-keterangan tentang barang/jasa yang ditawarkan.
Adapun isi surat penawaran yaitu:
1. jenis produk yang ditawarkan
2. kelebihan produk yang ditawarkan dengan produk sejenis
3. harga dan cara penyerahan
4. potongan harga (bila ada)
5. masa waktu penawaran (jika ada)

Dalam penulisan surat penawaran harus pula menguasai sifat-sifat penawaran yang terdiri atas:
1. penawaran bebas, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli yang tidak terikat oleh jangka
waktu tertentu, artinya jika sewaktu-waktu ada perubahan, baik harga, mutu maupun jenis produk
penjual tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.
2. penawaran berjangka, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang yang
hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu
3. penawaran terikat, adalah jenis penawaran dengan syarat jual beli dan harga terikat, artinya
bila sewaktu-waktu ada perubahan, penjual harus memberitahukan terlebih dahulu.
 PT SINAR HASTUTI
Jl.Cahaya Indah No. 08 Telp. (021) 280895
JAKARTA
Nomor : 003/300.4/SH/IV/2014 31 Maret 2014

Kepada
PT Bintang Hastuti
Jl. Garuda Indonesia No.09
Telp.(021)290995
Makassar

Hal : Penawaran Barang

Dengan Hormat,

Dengan ini kami selaku distribusi tunggal di Indonesia untuk berbagai produk perlengkapan kantor
dan sekolah dengan berbagai merek sebagai berikut :
1.Perbekalan kantor : Kertas, Tinta, Lem, Karet Penghapus, Pita, Mesin Tik
Paper, Clip, Jepitan Kawat, Staples, Pulpen dan Pensil.
2.Peralatan Kantor : Bak Surat, Kalender Meja, Mistar, Pena, Tangkai Pena,
Gunting, Cap Tanggal dan Bantal Cap.
3.Mesin-mesin Kantor : Mesin Penghitung, Mesin Tulis, Mesin Pengganda, Mesin
Label, Mesin Penomor, Mesin-mesin Komunikasi dan
Mesin Perekam.
4.Perabot kantor : Meja Kantor, Kursi Kantor dan Lemari.
5.Computer : Acer, Toshiba dan Asus
6.Ac : Sharp, Panasonic dan Toshiba.

Sehubungan dengan itu kami mengajukan penawaran kepada Saudara untuk menggunakan produk
kami. Sebangian produk kami tersebut dikenal diberbagai perusahaan termasuk Jakarta karena
kualitasnya yang dapat dipercaya.

Atas perhatian, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Hastuti
Manajer Penjualan
MH/ht
4. SURAT PESANAN DAN BALASANNYA
Surat pesanan (order) adalah surat yang dibuat oleh calon customer, baik setelah menerima surat
penawaran atau hanya sekedar tertarik dari iklan yang ditunjukan kepada penjual/produsen yang
ingin memesan barang/jasa yang diinginkan.
Adapun hal-hal yang perlu disampaikan dalam surat pesanan adalah:
a. nama, jenis, type, ciri-ciri lain barang yang dipesan;
b. jumlah atau banyaknya pesanan;
c. cara pembayaran;
d. cara pengiriman barang atau cara penyerahan yang dikehendaki;
e. waktu penyerahan dan waktu pengiriman yang diinginkan;
f. harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah tahu pasti perinciannya
g. potongan harga barang.
PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
Nomor :015/300.5/BN/2014 20 April 2014

Kepada
Yth.Pimpinan PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021) 280895
Jakarta

Hal : pesanan

Dengan Hormat,

Sehubungan surat Saudara Nomor 003/300.4/SH/IV/2014 tanggal 31 Maret 2014 tentang

penawaran barang.

Berkenan dengan hal tersebut, maka kami ingin memesan barang berupa :
NO
NAMA BARANG
SPESIFIKASI
JUMLAH
HARGA BARANG
TOTAL
1
KOMPUTER
ACER
3
5.000.000.00,
15.000.000.00,
2
AC
SHARP
2
2.000.000.00,
4.000.000.00,
3
PENSIL
2B
5
2.000.00,
10.000.00

Kami berharap barang yang kami pesan dikirim melalui TIKI JNE paling lambat akhir bulan ini.

Atas perhatian dan kerjasama, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing

AH/fj
5. SURAT PENGIRIMAN PESANAN
Pengiriman pesanan dari penjual kepada pembeli sudah pasti memakai surat, paling tidak surat
pengantar barang. Untuk bukti penerimaan barang, pemesan harus membuat atau menandatangi
surat tanda terima. Jika jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh (antarkota, antarpulau, atau
antarnegara), diperlukan jasa pihak lain sebagai perantara. Akibatnya pengiriman pesanan akan
memerlukan dokumen yang lebih banyak, seperti kuitansi, faktur, daftar rincian barang dan surat
pengantar barang.
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keterangan:
a) berdasarkan order yang mana barang dikirim;
b) jenis barang apa saja yang dikirim;
c) berapa jumlah barang yang dikirim;
d) dengan alat angkut apa barang dikirim;
e) dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu.

Adapun dokumen barang yang sering dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan/barang sesuai
dengan kasusnya:
Dalam pengiriman biasa, bersama surat pengiriman pesanan harus dilampirkan faktur dan surat
pengantar barang. Faktur wajib dikirim karena merupakan tanda
a) bukti penjualan barang; surat pengantar wajib dikirim karena merupakan tanda bukti
penyerahan barang.
b) Bila barang dikirim melalaui perusahaan pengangkutan (darat, laut, dan udara), harus ada surat
muatan barang atau surat angkutan barang. Nama surat angkutan barang berbeda-beda sesuai
dengan alat angkutnya, yaitu:
· Surat jalan, bila barang diangkut dengan kendaraan darat;
· Bill of lading ( B/L ) atau konosemen, bila barang diangkut dengan kapal laut; dan
· Air way bill ( AWB ), bila barang diangkut dengan kapal laut.
c) Bila barang yang dikirim perlu dirinci, atau bila barang dipak ke dalam alat pengepakan, harus
dibuat daftar rincian barang (packing list) sesuai dengan data yang tertera di dalam faktur.
d) Bila pemesan telah melakukan pembayaran (sebagian atau seluruh harga barang), penjual harus
melampirkan kuitansi.
e) Bila barang yang dikirim itu diasuransikan, penjual dapat melampirkan polis asuransi atau surat
pertanggungan asuransi.
PT SINAR HASTUTI
Jl.Cahaya Indah No. 08 Telp. (021) 280895
JAKARTA
Nomor : 004/300.6/SH/IV/2014 7 April 2014

Kepada
PT Bintang Hastuti
Jl. Garuda Indonesia No.09
Telp.(021)290995
Makassar
Hal : Pengiriman computer, ac dan pensil
Dengan hormat,
Menunjuk surat Saudara nomor 015/300.5/SH/IV/2014 tanggal 1 April 2014 tentang pesanan barang
berupa computer merek acer 3 unit, ac merek sharp 2 unit dan pensil 2B 5 pack, kami kirim hari ini
dan diperkirakan tiba di tempat Saudara besok.
Sesuai dengan permintaan Saudara barang tersebut, kami kirim melalui TIKI JNE. Bersama ini kami
lampirkan fotocopy bukti tanda terkirim.Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.
Atas perhatian dan kerjasama, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hatuti
Manajer Penjualan
MH/ht

6. SURAT PENGADUAN/PENUNTUTAN (CLAIM)

Surat pengaduan atau klaim adalah surat yang dibuat oleh penjual sebagai wujud ketidaksesuaian
antara apa yang diharapkan dengan apa yang diterima. Ketidaksesuaian tersebut dapat berupa:
4. jumlah barang (biasanya kurang dari yang dipesan)
5. mutu barang
6. waktu pengiriman
7. kerusakan barang
8. garansi barang,
9. bentuk
10. cara pengiriman, dan sejenisnya.

Tuntuan akibat kesalahan di atas setelah disesuaikan dengan permasalahan dapat berupa:
a. minta ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau karena pengiriman barang sangat
terlambat.
b. Minta dikirim barang baru sebagai pengganti barang yang kurang; rusak, atau hilang dengan
ongkos kirim menjadi tanggungan pihak yang merugikan.
c. Minta potongan khusus (rafaksi) karena kesalahan mutu atau karena terlalu banyak barang
yang rusak.
d. Membatalkan pesanan, dan minta uang kembali apabila pembayaran telah dilakukan.

Pengajuan runtutan kepada pihak yang dianggap merugikan harus memperhatikan syarat-syarat
surat penuntutan yang baik:
a. penuntutan harus berdasarkan keadilan dan kejujuran;
b. penuntutan harus didukung alasan yang logis dengan bukti yang kuat.
c. Tuntutan atau penyelesaian yang diminta harus wajar dan sesuai dengan kerugian yang
dialami.
d. Surat penuntutan diajukan dengan bahasa yng sopan, tetapi jelas dan lugas.

Adapun prosedur penuntutan dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Keterangan: ___ garis penuh menunjukkan penyerahan barang
------ garis putus-putus menunjukkan pengajuan klaim

Gambar 5.1 Prosedur Penuntutan/Klaim

PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
Nomor :020/300.7/BN/2014 17 April 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021)280895
Jakarta

Hal : klaim
Dengan Hormat,

Terima kasih atas pengiriaman barang yang dilakukan dengan Nomor 004/300.6/CI/2014 tanggal 7
April 2014 barang tersebut kami terima dengan baik. Namun ada beberapa barang yang
rusak,diantaranya :
1. 3 unit computer type acer bukan Toshiba
2. 5 buah pensil kurang dua buah

Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa barang tersebut dapat diganti paling lambat tiga
hari setelah surat ini, karena barang tersebut kami sangat butuhkan. Jika permasalahannya belum
selesai sampai tanggal tersebut, maka dengan sangat menyesal pembelian kami batalkan.

Kami harap kejadian ini tidak terulang lagi.

Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing
AH/fj
7.SURAT PENAGIHAN
Surat ini timbul karena pembelian dilakukan secara kredit. Surat penagih-an adalah surat yang berisi
permintaan atau peringatan dari kreditur kepada debitur agar debitur membayar utanya.
Pengiriman surat penagihan dilakukan oleh kreditur bila debitur tidak membayar utangnya pada
tanggal jatuh tempo tanpa memberitahukan penangguhan kepada kreditur. Penulisan surat ini
hendaknya dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, sebab debitur yang tidak/belum membayar
utangnya mungkin karena tidak sengaja, mungkin lupa, atau dalam kesulitan keuangan.

Pengiriman surat penagihan dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:

1. surat penagihan pertama, berisi permintaan agar debitur membayar utangnya
2. surat penagihan kedua, berisi peringatan petama karena debitur lalai membayar utangnya
3. surat penagihan ketiga, berisi peringatan kedua, dan dapat disertai ancaman: bila sampai
tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya, kreditur akan menagih melalui inkaso bank, bila
bank dilibatkan dalam transaksi.
4. surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatan terakhir dan dapat disertai
ancaman: bila sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan pembayaran, kreditur akan
mengadu kepada pihak pengadilan perdata.

Surat Penagihan pertama/kesatu

PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
No. : 100/SP/BH/IV/2014 10 April 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021)280895
Jakarta

Hal : Pembayaran Faktur No. 22/IV/2014

Dengan hormat,
Sesuai dengan catatan kami ternyata Bapak belum melunasi faktur kami No. 23/IV/2011, tertanggal
1 Mei 2011 sebesar Rp. 77.500.000,- (Tujuh puluh tujuh juta lima ratus ribu rupiah), yang seharusnya
sudah Bapak selesaikan pembayarannya tanggal 7 Mei 2011.
Mengingat waktu pembayaran itu sudah lewat 1 minggu, besar harapan kami agar Saudara
membayar faktur itu melalui Bank BNI Cabang Sudirman Makassar, seperti yang Bapak janjikan.
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing
AH/fj

Contoh surat Penagihan kedua

PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
No. :101/SP/AA/V/2011 17 April 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021)280895
Jakarta
Hal : Pembayaran Faktur No. 22/IV/2014

Dengan hormat,
Untuk kedua kalinya kami kirimkan surat kepada Bapak dengan maksud mengingatkan bahwa Bapak
berkewajiban melunasi faktur tersebut di atas sebesar Rp. 77.500.000,- (tujuh puluh tujuh juta lima
ratus ribu rupiah), yang telah jatuh tempo.
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing
AH/fj

Contoh surat penagihan ketiga

PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
No. : 103/SP/AA/V/2011 24 April 2014

Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021)280895
Jakarta

Hal : Pembayaran Faktur No. 22/IV/2014

Dengan hormat,

Telah dua kali kami mengirim surat kepada Bapak, yaitu surat No. : 100/SP/BH/IV/2014 dan No.
:101/SP/AA/V/2011, tetapi sangat kami sesal-kan kedua surat itu tidak mendapat tanggapan
sebagaimana mestinya.

Seperti diketahui, pembayaran yang Bapak janjikan untuk faktur tersebut di atas sudah hampir
sebulan. Oleh karena itu, kami beritahukan jika sampai tanggal 7 Juni 2011 Bapak melakukan
pembayaran, kami akan menyerahkan penagihan kepada bank (inkaso).

Demikianlah penyampaian kami, agar mendapat perhatian dari Bapak sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing
AH/fj

Contoh surat penagihan keempat

PT BINTANG HASTUTI
Jalan Garuda Indonesia No. 09 Telp. (021) 290995
MAKASSAR
No. : 100/SP/BH/IV/2014 31 April 2014
Kepada
PT Sinar Hastuti
Jl. Cahaya Indah No.08
Telp.(021)280895
Jakarta

Hal : Pembayaran Faktur No. 22/IV/2014

Dengan hormat,
Telah beberapa kami mengirimkan surat penagihan kepada Bapak mengenai pembayaran faktur
tersebut di atas sebesar Rp. 75.500.000,- (tujuh lima tujuh juta lima ratus ribu rupiah), dan terakhir
kami telah menyerahkan penagihan kami kepada bank, tetapi Bapak tetap belum melunasinya.
Mengingat tunggakan itu sudah lebih dari tiga bulan dan kami rasa waktu tersebut sudah cukup
lama, maka untuk ketiga kalinya kami ingatkan agar Bapak segera mengusahakan pelunasannya.
Kami memberikan kebijaksanaan yang terakhir kepada Bapak untuk melunasi pembayaran faktur itu
sampai pertengahan bulan Juni 2014. Apabila sampai waktu tersebut Bapak masih belum
melunasinya, terpaksa persoalan ini kami serahkan kepada Kantor Pengadilan Negeri Makassar
untuk diperkarakan seperti yang telah disepakati dalam surat perjanjian jual beli.

Demikian agar hal ini mendapat perhatian Bapak sepenuhnya.

Hormat kami,

Fajrin,SE.
Manager Marketing
AH/fj
Diposting oleh Unknown di 05.07
Kirimkan Ini lewat Email
BlogThis!
Berbagi ke Twitter
Berbagi ke Facebook
Bagikan ke Pinterest
5 komentar:

Web