Kerangka Acuan

ORIENTASI KARYAWAN BARU

PENDAHULUAN (Berisi gambaran umum tentang program)

Orang yang memulai suatu pekerjaan baru membutuhkan perkenalan yang sama terhadap
pekerjaan dan organisasi di mana dia akan menjalankan pekerjaannya.Perkenalan inilah yang kita sebut
orientasi.Orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya
agar dapat bekerja dengan nyaman, efektif, dan efisien dalam tempatnya bekerja.

LATAR BELAKANG (Justifikasi kenapa program perlu dilakukan)

Banyak penelitian menunjukkan bahwa para karyawan merasa gelisah ketika pertama kali
memasuki suatu tempat kerja baru.Mereka merasa was-was tentang seberapa jauh mereka dapat
berprestasi di tempat kerjanya,bagaimana bekerjasama dengan rekan-rekan kerja baru yang belum
begitu mereka kenal.Mereka merasa tidak sebanding dengan rekan kerja yang lebih berpengalaman.Hal
tersebut di perparah ketika para karyawan tersebut kurang memahami posisi dirinya dalam suatu
lingkungan kerja dan harapan perusahaan atau atasan terhadap dirinya.Hal-hal seperti itulah yang
menyebabkan banyak ketidaksinkronan antara karyawan baru dengan organisasi tempatnya
bekerja,walaupun mungkin dari sisi skill para karyawan baru tersebut telah memenuhi standar atau
bahkan memiliki banyak nilai tambah.Kondisi tersebut selain menyebabkan hasil kerja yang tidak
memuaskan bahkan tidak jarang menimbulkan perselisihan antar bagian dalam tempat kerja dan hasil
akhirnya adalah penurunan kualitas output perusahaan.Oleh karena itulah sangat dibutuhkan suatu
program orientasi bagi para karyawan baru termasuk di Rumah Sakit Umum Islam Kustati dalam rangka
menjebatani proses adaptasi para karyawan baru terhadap lingkungan kerjanya sehingga mereka dapat
bekerja dengan nyaman dan memberikan hasil sesuai yang diharapkan oleh Rumah Sakit.

TUJUAN

UMUM (tujuan program secara garis besar)

Meningkatkan mutu layanan rumah sakit melalui pembentukan sumber daya manusia (karyawan) yang
bekerja dengan memahami kedudukan, fungsi,dan tugasnya di dalam rumah sakit.

KHUSUS (rincian tujuan umum )

1. Mengenalkan karyawan baru tentang profil Rumah Sakit Umum Islam kustati
2. Mengenalkan karyawan baru tentang hak dan kewajibannya sebagai karyawan Rumah Sakit
Umum Islam Kustati.
3. Mengenalkan karyawan baru tentang tata tertib yang berlaku di RSUI Kustati.
4. Mengenalkan karyawan baru terhadap unit lingkungan kerja dan pekerjaannya.

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

Kegiatan pokok (inti kegiatan)

Mengadakan orientasi bagi karyawan baru terhadap RSUI Kustati secara umum dan tehadap unit kerja
secara khusus.

Rincian kegiatan (jenis –jenis kegiatan yang akan di laksanakan dlm program tersebut)

1. Menyusun jadwal agenda dan silabus materi kegiatan orientasi karyawan baru.
2. Menginventarisasi karyawan baru di RSUI Kustati
 3. Menyampaikan materi orientasi sesuai kebijakan direksi kepada karyawan baru
4. Memberikan orientasi unit kerja kepada karyawan baru.
5. Melakukan pengawasan dan evaluasi kegiatan orientasi karyawan baru.

CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN (menggambarkan alur kegiatan secara real di lapangan)

1. Menyusun jadwal agenda kegiatan dan silabus materi orientasi karyawan baru.
2. Berkoordinasi dengan bagian personalia tentang daftar karyawan baru yang ada di RSUI Kustati.
3. Berkoordinasi dengan bagian- bagian yang akan memberi materi orientasi kelas (Direksi,
Sekretariat, Kepegawaian, KMKPRS, Panitia K3 RS, PPI, kerohanian)
4. Memberikan surat panggilan untuk pelaksanaan kegiatan orientasi kepada karyawan baru .
5. Menyampaikan materi orientasi kepada karyawan baru dalam bentuk orientasi kelas/ materi
umum.
6. Menyerahkan karyawan baru kepada unit kerja terkait untuk mengikuti orientasi unit kerja.
7. Berkoordinasi dengan bagian personalia dan KMKPRS dalam pengawasan dan evaluasi kegiatan
orientasi melalui laporan kasus yang melibatkan karyawan baru.

SASARAN (SMART dan lihat rincian kegiatannya)

1. Tercapainya 100% karyawan baru yang mengikuti kegiatan orientasi.

SKEDUL (Jadwal pelaksanaan kegiatan) (lihat cara melaksanakan kegiatan)

NO Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Menyusun jadwal agenda kegiatan dan X
silabus materi orientasi karyawan baru.

2 Berkoordinasi dengan bagian personalia Disesuaikan dengan jadwal perekrutan karyawan baru
tentang daftar karyawan baru yang ada oleh bagian kepegawaian(Personalia)
di RSUI Kustati
3 Berkoordinasi dengan bagian- bagian Disesuaikan dengan jadwal agenda Orientasi kelas,
yang akan memberi materi orientasi dilakukan minimal H-2
kelas (Direksi, Sekretariat,
Kepegawaian, KMKPRS, Panitia K3 RS,
PPI, kerohanian)

4 Memberikan surat panggilan untuk Waktu menyesuaikan dengan ada tidaknya perekrutan
pelaksanaan kegiatan orientasi kepada karyawan baru.
karyawan baru .

5 Menyampaikan materi orientasi kepada Dilaksanakan pada hari pertama dan kedua orientasi.
karyawan baru dalam bentuk orientasi
kelas/ materi umum.

6 Menyerahkan karyawan baru kepada Dilaksanakan pada hari ketiga orientasi dan selanjutnya
unit kerja terkait untuk mengikuti kegiatan orientasi berjalan sesuai dengan program dari
orientasi unit kerja. unit kerja terkait.

7 Berkoordinasi dengan bagian X X X X X X X X X X X X

kepegawaian (personalia) dan KKPRS
dalam pengawasan dan evaluasi
kegiatan orientasi melalui laporan kasus
yang melibatkan karyawan baru.
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANNYA

1. Setiap bulan Kepala Bagian Diklitbang melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan program
orientasi karyawan baru yang sedang berjalan.
2. Pelaporan dilakukan dengan mengumpulkan data orientasi karyawan baru yang sedang berjalan
setiap bulannya dan membandingkan kesesuaiannya dengan skedul yang ada dan dilaporkan
kepada Direksi RSUI Kustati.

PENCATATAN,PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

JUDUL Orientasi karyawan baru

DIMENSI MUTU Sumber daya manusia
TUJUAN Menekan angka IKP dan masalah administrative yang
disebabkan misadaptasi karyawan baru
DEFINISI OPERASIONAL Orientasi karyawan baru adalah acara pengenalan
karyawan baru kepada RSUI Kustati umum dan unit
kerjanya secara khusus
FREKUENSI PENGUMPULAN DATA Setiap bulan disesuaikan dengan adanya penerimaan
karyawan baru oleh bagian kepegawaian
PERIODE ANALISA 3 bulan
NUMERATOR jml Karyawan Baru satu periode yg ikut acr orientasi
penuh
DENOMINATOR Jumlah seluruh Karyawan Baru yg diterima periode tsb

SUMBER DATA Kepegawaian, KMKPRS

STANDAR 100%
PENANGGUNG JAWAB Kepala Diklitbang

1. Pencatatan dokumen :
a. Formulir Daftar Karyawan baru yang diterima RSUI Kustati, berasal dari data kepegawaian
b. Undangan acara orientasi kelas
c. Absensi acara orientasi kelas
d. Salinan Materi/ silabus/ jadwal orientasi kelas
e. Formulir penyerahan orientasi unit kepada unit yang terkait
f. Salinan Absensi acara orientasi unit
g. Salinan materi/ silabus/ jadwal acara orientasi unit
h. Salinan laporan kasus yang melibatkan karyawaian baru dari kepegawaian dan KKPRS
2. Pelaporan program
Pelaporan dibuat sesuai jenis sasaran:
a. Untuk sasaran pertama (Tercapainya 100% karyawan baru yang mengikuti kegiatan orientasi)
dibuat dengan membandingkan data karyawan baru suatu periode yang mengikuti acara
orientasi secara penuh (kelas dan unit) di bandingkan dengan data jumlah karyawan baru
yang diterima pada periode tersebut dan dikalikan 100 %, hasil dilaporkan kepada Direksi
setiap bulan dalam rapat koordinasi.
Rumus :
jml KB satu periode yg ikut acr orientasi pnh
Angka capaian Orientasi KB = x 100%
Jmlh seluruh KB yg diterima periode tsb

b. Untuk sasaran kedua (Tercapainya adaptasi yang baik para karyawan baru terhadap
lingkungan kerjanya dengan parameter tidak adanya (0%) laporan kasus yang melibatkan
karyawan baru dalam jangka waktu satu tahun awal masa kerjanya sejak penerimaannya
 sebagai karyawan) di buat dengan membandingkan data karyawan baru yang dilaporkan
bermasalah (data berasal dari bagian kepegawaian dan KKPRS) dalam satu tahun awal masa
kerjanya dengan jumlah seluruh karyawan baru yang masa kerjanya kurang atau sama dengan
setahun dan pernah mengikuti acaara orientasi dikalikan 100 %, hasilnya dilaporkan kepada
Direksi setiap bulan dalam rapat koordinasi.
Rumus :

jml KB (ms krj ≤ 1 th) yg bermasalah

Angka misadaptasi KB = x 100%
Jmlh slrh KB (ms krj≤1th)& prnh menjalani orientasi

3. Evaluasi kegiatan orientasi karyawan baru secara keseluruhan dilakukan setiap akhir tahun
dengan membandingkan data capaian akhir dengan sasaran/ standar tentang jumlah karyawan
baru yang bisa ikut dalam acara orientasi penuh (kelas dan unit) dan angka misadaptasi
karyawan baru dalam jangka waktu ≤ satu tahun masa kerjanya, hasil yang diperoleh berupa
kriteria program TERCAPAI atau TIDAK. Hasil tersebut nantinya berguna untuk:
a. Menilai apakah program ini bermanfaat untuk menekan angka kasus yang diakibatkan
oleh Karyawan baru
b. Apakah program ini layak dilanjutkan di tahun berikutnya
c. Mengevaluasi metode dan materi orientasi

Surakarta, 3 desember 2013

Kepala Bagian Diklitbang

hhhhHHHHHHHHHHHHH