Perhitungan Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja

Rekam Medis

11:25 AM
Work Load Indikator Staff Need (WISN) adalah indikator yang menunjukkan
besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga
alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional.

1. Perhitungan dengan metode WISN

 Mudah dioperasionalkan
 Mudah digunakan
 Secara teknis mudah diterapkan
 Komprehensif realistis

2. Data yang dibutuhkan dalam menetapkan waktu kerja tersedia atau

hari kerja

 1 minggu : 5 atau 6 hari kerja

 1 tahun : 5 × 52 minggu = 260 (A)
 Cuti tahunan : 12 hari (B)
 Diklat : 6 hari (C)
 Hari libur : 15 hari + 6 hari cuti bersama (D)
 Sakit dan ijin/th : 6 hari (E)
 Waktu kerja/hr : 8 jam (F)

3. Menetapkan waktu tersedia

 Waktu kerja tersedia : (A – (B + C + D + E)) × F

4. Menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia (SDM)

Untuk menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia
maka data dan informasi yang dibutuhkan adalah:

 Struktur orang, uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit

  Keputusan Direktur rumah sakit tentang pembentukan Unit Kerja
Rekam Medis (UKRM)
 Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja di UKRM
 PP 32 tentang tenaga kesehatan
 UU tentang jabatan fungsional
 Standar profesi, standar pelayanan dan Standar Operasional
Prosedur (SOP) di UKRM

5. Menyusun Standar Beban Kerja

 Standar beban kerja merupakan volume atau kuantitas beban kerja

satu tahun.
 Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
(ratarata waktu) dan waktu yang tersedia atau yang dimiliki oleh masing-
masing kategori tenaga.

6. Beban Kerja
Meliputi:

 Kegiatan pokok yang dilaksanakan

 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap
kegiatan pokok
 Standar beban kerja/ tahun

7. Rata-rata Waktu

 Suatu waktu yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan pokok

oleh masing-masing tenaga.
 Kebutuhan waktu untuk menyelesaikan kegiatan sangat
bervariasi dan dipengaruhi: standar pelayanan, SOP, sarana prasarana
yang tersedia dan kompetensi SDM
 Ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama
bekerja dan kesepakatan bersama.
 Sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki
 kompetensi, kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SOP dan memiliki
etos kerja yang baik.

8. Standar Beban Kerja

 Volume atau kuantitas beban kerja selama satu tahun.

 Disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
(waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-
masing kategori SDM.

Rumus perhitungannya adalah:

Contoh kegiatan pokok dan rata-rata waktu kerja.

9. Standar Kelonggaran
Tujuan dari diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori
SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu adalah untuk
menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau
dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok atau
pelayanan. Contoh fakto kelonggaran adalah:

 Rapat, penyusunan laporan, menyusun pengebonan barang

 Frekuensi kegiatan dlm suatu hari, minggu, bulan
 Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan

Rumus menyusun standar kelonggaran :

10.Penghitungan tenaga kerja

Sumber data yang dibutuhkan adalah
a. Data yang diperoleh sebelumnya,

 Waktu kerja tersedia

  Standar beban kerja
 Standar kelonggaran

11.Kebutuhan SDM-UKRM ( Unit Kerja Rekam Medis )

Rumusnya adalah:
A. PENGERTIAN BEBAN KERJA
Beban kerja adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. (Moekijat, 1999).

B. METODE PENYUSUNAN KEBUTUHAN TENAGA KESEHATAN

BERDASARKAN BEBAN KERJA
Salah satu metode perhitungan tenaga kesehatan adalah metode estimasi
beban kerja yaitu suatu metode penyusunan kebutuhan berdasarkan
Indicator of Staff Needed (ISN). Metode ISN ini adalah metode untuk
menetapkan jumlah tenaga berdasarkan jenis kegiatan dan volume
pelayanan pada suatu unit atau institusi.
Dengan metode estimasi beban kerja setiap tenaga kesehatan mempunyai
beban kerja efektif sekitar 80% dari waktu kerja sebulan.

Waktu kerja normal perminggunya (6 hari kerja) adalah 37,5 jam

sehingga jumlah jam kerja rata-rata dalam satu hari adalah 6,25 jam.
Jadi jumlah jam kerja dalam satu bulan (24 hari kerja) adalah 6,25 jam x
24 hari = 150 jam perbulan.
Dimana waktu kerja waktu efektif adalah waktu yang sungguh-sungguh
digunakan secara efektif oleh tenaga kesehatan dalam melaksanakan
tugasnya yaitu 80% dari waktu kerja sebulan 150 jam (0,8 x 150 jam = 120
jam/bulan).
Berdasarkan uraian tersebut maka apabila beban kerja seorang tenaga
kesehatan dengan tugas dan fungsi tertentu berada pada ukuran standar 120
sampai 150 jam perbulan berarti tidak diperlukan tambahan tenaga pada
tugas yang sama.

Tetapi apabila beban kerja tenaga kesehatan dengan tugas dan fungsi-
fungsi tertentu berada dibawah ukuran standar maka tenaga kesehatan
tersebut perlu diberikan tugas tambahan sehingga beban kerja dapat
maksimal.
Penambahan tenaga kesehatan hanya diperlukan jika beban kerja
melebihi standar dan tidak bisa lagi dibagi dengan tenaga lain pada unit
tersebut
C. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BEBAN KERJA
Terdapat 4 faktor utama yang mempengaruhi beban kerja setiap tenaga
kesehatan yaitu:

1. Tugas Pokok Tenaga Kesehatan

Tugas Pokok adalah tugas yang harus dikerjakan oleh seorang
tenaga kesehatan berdasarkan prosedur tetap yang ada pada
puskesmas. Rincian tugas pokok tenaga kesehatan di puskesmas
sebagai berikut :

a. Tugas Pokok Tenaga Dokter

Melakukan pelayanan umum, melakukan tindakan medik
dan UGD, kunjungan pada pasien rawat inap, menerima dan
melakukan rujukan, melaksanakan penyuluhan kesehatan kepada
masyarakat, melakukan catatan medik, dan membuat rencana
kerja tahunan.
b. Tugas Pokok Perawat
Melaksanakan asuhan keperawatan dan evaluasi
keperawatan, dan melakukan kunjungan pembinaan individu/
keluarga/ masyarakat.

2. Tugas Tambahan
Tugas tambahan merupakan bagian dari pekerjaan dan dikerjakan
seperti halnya tugas utama. Namun akan menjadikan beban kerja
meningkat jika tugas tambahan lebih banyak sehingga menjadikan
tanggungan pekerjaan yang harus dikerjakan menjadi lebih besar.
Dapat juga terjadi sebaliknya yakni dengan tugas tambahan beban
kerja meningkat tetapi tetap sesuai dengan standar karena tingkat
produktivitas menjadi lebih optimal. Tugas tambahan tenaga
kesehatan pada puskesmas sebagai berikut :
 a. Tugas Tambahan Tenaga Dokter
Membuat Laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan,
melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan manajemen
puskesmas, melakukan kordinasi lintas program, melakukan
supervisi program.
b. Tugas Tambahan Perawat
Membuat Laporan kegiatan bulanan, menghadiri pertemuan,
membimbing siswa perawat.
3. Waktu Kerja
Waktu kerja adalah lamanya seseorang bekerja dalam seharinya.
Setiap tenaga kesehatan mempunyai waktu kerja normal tiap
minggunya 37,5 - 40 jam, sehingga jumlah jam kerja rata-ratanya
dalam satu hari adalah 6,25 – 6,67. Jadi dalam satu bulan jumlah jam
kerja adalah 150 – 160 jam (24 hari kerja). Dimana waktu kerja
efektif adalah waktu yang sungguh-sungguh digunakan untuk bekerja
secara efektif oleh tenaga kesehatan yaitu 80% dari waktu kerja
sebulan (150 jam) atau sama dengan 0,8 x 150 jam =120 jam
perbulan. ( Depkes RI, 1999). Jumlah waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah
keempat waktu berikut :

a. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja,

yakni waktu yang di pergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang
langsung berhubungan dengan produksi yang disebut waktu
lingkaran (cycle time atau cyclical time) atau waktu baku /dasar.
b. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak
langsung berhubungan dengan produksi yang disebut waktu
bukan lingkaran (Non Cyclical Time).
c. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (Fatique Time).
d. Waktu untuk keperluan pribadi (Personal Time).

4. Jumlah Kunjungan Pasien

 Jumlah kunjungan adalah banyaknya kunjungan pasien yang
menggunakan jasa pelayanan kesehatan. Kunjungan pasien setiap
harinya di waktu kerja akan mempengaruhi beban kerja dari tenaga
kesehatan. Sebaiknya terdapat kesesuaian antara jumlah tenaga
kesehatan dan pasien atau klien yang dilayani di unit pelayanan
kesehatan.

D. CARA PERHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Latihan menghitung beban kerja
Setiap hari Puskesmas “Antah Berantah” melayani 60 orang
pasien. Dari 60 orang pasien tsb 60% diperiksa dan diberi rujukan dan
resep. Setiap pasien membutuhkan waktu 10 menit untuk dilayani.
Sedangkan 40% dari total pasien harus diperiksa di laboratorium dan
setiap pemeriksaan membutuhkan waktu 15 menit/pasien.
Pertanyaan:
Hitung beban kerja dari Puskesmas tersebut sebagai dasar untuk menentukan
jumlah perawat dan laboran yang dibutuhkan?
Jawab:
Pasien rujukan dan resep (60% x 60) = 36 pasien
Jam kerja/hari = 6 jam x 60 menit = 360 menit
Rujukan dan resep dibutuhkan waktu 10 menit = 360/10 = 36 pasien.
Kesimpulan:
Dengan demikian beban kerja untuk pemeriksaan, pemberian rujukan dan resep
pasien perhari adalah 36 pasien/hari.
Laboratorium 40% x 60 = 24 pasien
Waktu yang dibutuhkan 15 menit
360 menit/15 menit= 24 pasien.
Kesimpulan:
Dengan demikian beban kerja untuk pemeriksaan laboratorium adalah 24
pasien/hari

2. Latihan kaitan antara prioritas masalah dan beban kerja

Puskesmas Antah Berantah mempunyai beberapa masalah yang perlu
mendapatkan pemecahan masalah sbb:
a. Angka kejadian penyakit diare tinggi
b. Angka penyakit kusta, TBC, malaria dan DHF tinggi
c. Angka Gizi buruk tinggi
Setelah dilakukan perumusan masalah, maka yang dianggap mampu
untuk memberikan jawaban terhadap permasalahan tersebut adalah
kualifikasi tenaga dokter.
Analisis beban kerja sebagai contoh kemudian dirumuskan untuk
mengukur kegiatan dokter di Puskesmas Antah Berantah dalam upaya
mengatasi permasalahan yang muncul diwilayah kerja Puskesmas tsb
sbb:

a. Beban kerja tugas Poliklinik:

Terdapat 17.901 kunjungan X 4 menit pemeriksaan = 71.604
menit/tahun 71.604 menit/tahun = 1193.4 jam/tahun = 99,45
jam/bulan

b. Beban kerja tugas tambahan:

 Pertemuan lintas sektoral:
1 x perbulan X 3 jam = 3 jam
 Rapat koordinasi
1 x perbulan x 5 jam = 5 jam
 Rapat program
1 x perbulan x 3 jam = 3 jam
Total = 11 Jam/bulan

b. Beban kerja tugas Penyuluhan :

84 x 3 jam = 252 jam/tahun
252/jam/tahun
12 = 21 jam/bulan
 PERHITUNGAN KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN
BEBAN KERJA
Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit perlu didukung dengan
sarana penunjang yang memadai diantaranya dengan sistem penyelenggaraan
rekam medis yang baik dan berkualitas. Untuk menyelenggarakan suatu sistem
rekam medis yang baik perlu didukung dengan tenaga yang memadai sehingga
tujuan dari penyelenggaraan rekam medis dapat terselenggara dengan baik
sesuai harapan.

Untuk menyelenggarakan sistem rekam medis seperti yang diharapkan perlu

disusun pola ketenagaan disusun untuk mengetahui kebutuhan tenaga
berdasarkan analisis beban kerja. Untuk menentukan pola ketenagaan
ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan SDM yang dihitung menggunakan
WISN.

Work Load Indikator Staff Need (WISN) adalah indikator yang menunjukkan
besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban kerja, sehingga
alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah dan rasional.

1. Menentukan Waktu Kerja yang tersedia (Work Load Indicator Staff

Need)

Rumus : { A – ( B + C + D + E ) } X F

A = Hari Kerja ( 6 hari x 52 Minggu = 312 Hari / Tahun)

B = Cuti Tahunan ( 8 Hari / Tahun )

C = Pendidikan dan Pelatihan ( 6 Hari / Tahun )

D = Hari Libur Nasional ( 15 Hari + 4 Hari Cuti bersama = 19 Hari /

Tahun )

E = Ketidakhadiran Kerja ( 12 Hari / Tahun )

F = Waktu Kerja ( 7 Jam )

Waktu Kerja Tersedia ( Tahun ) = { ( 312 ) – ( 8 + 6 + 19 + 12 ) x 7

= ( 312 – 45 ) x 7

= 267 x 7

= 1869 Jam / Tahun

= 112.140 Menit / Tahun

 2. Menyusun Standar Beban Kerja

Standar Beban Kerja = Waktu Kerja Tersedia/ Rata – rata Waktu

Yang Dibutuhkan

3. Menyusun Standar Kelonggaran

Standar Kelonggaran = Rata – rata Per Faktor

Kelonggaran

Waktu Yang Tersedia

4. Perhitungan Kebutuhan SDM

Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar

kelonggaran

Standar beban kerja

Contoh : cara menghitung beban kerja di bagian penyimpanan

WAKTU PEGAWAI
WAKTU
SATUAN KERJA BEBAN YANG
NO URAIAN TUGAS PENYELESAIAN
HASIL EFEKTIF KERJA DIBUTUH
(Menit)
(Menit) KAN
1 2 3 4 5 6 7
Penyimpanan Rekam
1 Berkas 9 6000 3810 5,715
Medis
Menyortir Rekam
Berkas 2 6000 3810 1,27
Medis Rawat Jalan
Menyimpan Rekam
Medis Rawat Jalan dan
menjaga agar
penyimpanan RM
Berkas 2 6000 3810 1,27
aman, rahasia, tidak
dapat di akses oleh
orang yang tidak
berkepentingan
Menerima dan
mengumpulkan
dokumen rekam medis
pasien pulang rawat Berkas 1 6000 3810 0,635
jalan,UGD dan Rawat
Inap dari bagian analisa
assembling.
Menyimpan dokumen Pasien 1 6000 3810 0,635
rekam medis sesuai
urutan nomor dengan
 memakai system
nomor langsung
( Straight Numerical )
Membuat dan
memutakhirkan Kartu
Kartu 1 6000 3810 0,635
Indeks Utama Pasien
(KIUP) Rawat Jalan
Mengumpulkan data
untuk penyusunan
Laporan Cakupan Laporan 2 6000 3810 1,27
Pelayanan pada Sarana
Pelayanan Kesehatan
Pengambilan Rekam
2 15 6000 150 0,375
Medis
Melakukan wawancara
untuk mengisi Identitas
pasien 2 6000 150 0,05
Pribadi data sosial
pasien Rawat Inap
Melakukan informed
consent (general
pasien 5 6000 150 0,125
consent) pasien masuk
rawat inap
Memvalidasi
kebenaran data
kelengkapan pengisian
identitas pribadi data pasien 2 6000 150 0,05
sosial pasien rawat inap
serta membuat kartu
pasien
Distribusi Rekam
3 Berkas 2 6000 150 0,05
Medis
Mengisi buku register
pendaftaran Pasien pasien 1 6000 150 0,025
Rawat Inap
Membuat dan
memutakhirkan Kartu
Kartu 1 6000 150 0,025
Indeks Utama Pasien
(KIUP) Rawat Inap
Mengumpulkan data
untuk penyusunan
Laporan Cakupan Laporan 2 6000 150 0,05
Pelayanan pada Sarana
Pelayanan Kesehatan
JUMLAH 6,09
PEMBULATAN 7