Lampiran : Surat Keputusan Direktur RSM.

Ahmad Dahlan Kota Kediri

Nomor : 1821/KEP/III.6.AU/A/2015
Tanggal : 20 Desember 2015
Tentang: Panduan Penyusunan Pola Ketenagaan RSM. Ahmad Dahlan Kota Kediri

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sumber Daya Insani (SDI) merupakan komponen penting dalam pelayanan di rumah
sakit. Sebagai penyedia layanan, rumah sakit di tuntut untuk menampilkan performa
pelayanan yang bermutu dan prima sehingga dapat menjadi kepercayaan oleh masyarakat
sebagai pengguna layanan. Masyarakat tentu mengharapkan pelayanan yang sesuai
dengan kebutuhan mereka sekaligus memuaskan. Untuk itu diperlukan sumber daya insani
yang bukan hanya mencukupi secara jumlah, tetapi juga mencakup kualifikasi dan
kompetensinya.
Untuk mendapatkan jumlah sumber daya insani yang mencukupi, maka diperlukan
suatu perhitungan yang tepat. Sedangkan untuk mendapatkan kualifikasi pendidikan yang
tepat diperlukan proses penjaringan tenaga yang baik atas dasar perencanaan yang baik
pula. Sedangkan untuk mendapatkan standar kompetensi yang tepat diperlukan upaya-
upaya pengembangan melalui pelatihan informal dan pendidikan formal.
Sama seperti tenaga kesehatan, tenaga non kesehatan sebagai pendukung
pelayanan juga perlu dipersiapkan secara baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya.
Keberadaan tenaga yang profesional sesuai dengan profesi pada bidang masing-masing
menjadi prasyarat penting yang harus dipenuhi agar pelayanan yang diberikan mampu
menjawab harapan masyarakat sebagai pelanggan.
Untuk memenuhi kebutuhan sumber daya insani di rumah sakit baik dari segi
kualitas maupun kuantitasnya, diperlukan adanya suatu perencanaan yang baik atas dasar
kajian yang benar. Untuk itu perlu dilakukan kajian secara benar tentang kebutuhan riil
ketenagaan di rumah sakit. Berdasarkan kajian itulah di susun rencana ketenagaan. Buku
Panduan Penyusunan Pola Ketenagaan ini diharapkan dapat membantu semua unit untuk
dapat melakukan kajian kebutuhan ketenagaan, menyusun pola ketenagaan dan membuat
rencana ketenagaan.

B. Tujuan
1. Menjadi pedoman bagi penyusunan pola ketenagaan di semua unit di RSM. Ahmad
Dahlan Kota Kediri
2. Mendapatkan gambaran yang komprehensif dan akurat tentang kebutuhan tenaga di
RSM. Ahmad Dahlan Kota Kediri
3. Menjadi acuan bagi penyediaan dan evaluasi ketenagaan di RSM. Ahmad Dahlan Kota
Kediri

C. Pengertian dan Ruang Lingkup

Pola ketenagaan merupakan suatu rumusan yang menggambarkan ketenagaan
disuatu perusahaan / badan usaha yang didalamnya memuat informasi tentang jenis,
kualifikasi, dan jumlah tenaga baik yang tersedia maupun yang akan disediakan.

Ruang lingkup panduan penyusunan pola ketenagaan ini meliputi :

1. Penyusunan pola ketenagaan di Instalasi

1|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 2. Penyusunan pola ketenagaan di Sub Bagian
3. Penyusunan pola ketenagaan di Rumah Sakit

D. Dasar Hukum
KMK RI Nomor 81/Menkes/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan
Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit.

E. Metode
Penyusunan Pola Ketenagaan dilaksanakan dalam beberapa tahap :
1. Menyiapkan Data
2. Menghitung Kebutuhan Tenaga
3. Menyusun Pola Ketenagaan
4. Menyusun Rencana Ketenagaan

BAB II
TATA LAKSANA
PENYUSUNAN POLA DAN RENCANA KETENAGAAN

A. Menyiapkan Data
Dalam menyusun pola ketenagaan, ada beberapa data yang perlu disiapkan :
1. Data Pegawai
Data pegawai yang diperlukan antara lain jumlah pegawai riil berdasarkan
penggolongan kualifikasi pendidikan atau profesi.

2|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 2. Data Hasil Kerja
Data hasil kerja yang diperlukan adalah hasil kerja secara kuantitatif seperti kunjungan
pelanggan, volume layanan, dan volume kegiatan.
3. Uraian Tugas
Data uraian tugas akan diperlukan untuk menghitung beban kerja di unit-unit khususnya
yang hasil kerjanya tidak bisa di ukur secara kuantitatif.
4. Regulasi pemerintah yang mengatur tentang standar ketenagaan suatu unit
5. Kamus Job Family yang disusun rumah sakit sebagai pedoman penetapan ketenagaan
rumah sakit

B. Melakukan Analisa Kebutuhan Tenaga

Analisa kebutuhan tenaga adalah proses yang dilakukan secara logik, teratur, dan
berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas tenaga yang diperlukan. Ada
beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga. Analisa
beban kerja adalah metode yang umum digunakan. Beban kerja merupakan banyaknya
jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam satu
tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan. Tujuan akhir analisa beban kerja adalah
menemukan jumlah tenaga yang efektif untuk suatu unit kerja berdasarkan hitungan yang
akurat dan rasional.
Pendekatan dalam perhitungan kebutuhan tenaga :
1. Berbasis uraian tugas atau pekerjaan
2. Berbasis pada hasil kerja
3. Berbasis pada obyek kerja
4. Berbasis pada alat kerja
5. Metode untuk profesi tertentu
Berdasarkan regulasi pemerintah melalui Surat KMK RI Nomor 81/Menkes/SK/I/2004
tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat
Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit. Dimana surat ini menganjurkan penggunaan
tiga metodologi untuk menentukan kebutuhan tenaga khususnya metode Workload
Indicators of Staffing Need (WISN).
LANGKAH – LANGKAH WISN
1. Langkah Pertama : Menetapkan Kategori Jabatan Kerja
Masing-masing unit memilah stafnya berdasarkan jabatan kerja. Sebagai contoh di
Instalasi Farmasi terdapat Apoteker, Asisten Apoteker, Juru Racik, Administrasi, dll.
2. Langkah Kedua : Menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT) Bagi Tenaga
Data yang diperlukan adalah :
a. Hari Kerja (A)  365 hari – 16 hari minggu
b. Cuti Tahunan (B)
c. Hari Libur Nasional Selain Hari Minggu (C)
d. Pendidikan dan Pelatihan (D)
e. Ketidakhadiran Karena Sakit (E)
f. Waktu Kerja (F) : 7 jam dalam sehari
Sehingga Waktu Kerja Tersedia (WKT) dihitung dengan rumus :
Waktu Kerja Tersedia (WKT) = A – {(B+C+D+E) x F}
Contoh penghitungan WKT :
Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan
A Hari Kerja 349 Hari Per Tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari Per Tahun
C Pendidikan dan Latihan 2 Hari Per Tahun
D Hari Libur Nasional 15 Hari Per Tahun
E Ketidakhadiran kerja 5 Hari Per Tahun
F Jam Kerja 7 Jam Per Hari
Hari Kerja 178 Hari Per Tahun

3|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 Jam Kerja 1246 Jam Per Tahun
Menit Per Tahun 74.760 Menit Per Tahun

3. Langkah Ketiga : Menyusun Standar Beban Kerja

Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun
untuk setiap kategori tenaga. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
pokok dan waktu yang tersedia per tahun. Data yang diperlukan disiapkan untuk analisa
standar beban kerja adalah :
a. Kegiatan / pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh jabatan kerja
b. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan / pekerjaan
pokok, misalnya 10 menit, 30 menit, 50 menit, dsb.
Standar Beban Kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan
menggunakan rumus perhitungan sebagai berikut :
Waktu Tersedia Per Tahun
Standar Beban Kerja =
Rerata Waktu Per Kegiatan Pokok
4. Langkah Keempat : Menyususn Standar Kelonggaran
Bertujuan untuk mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi
jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak
terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah
kegiatan pokok / pelayanan.
Data yang diperlukan :
a. Kegiatan seperti istirahat, rapat, shalat
b. Frekwensi masing-masing kegiatan itu dilakukan dalam satu hari/satu minggu/satu
bulan/satu tahun.
Faktor Kelonggaran dihitung dengan menggunakan rumus perhitungan sebagai
berikut :
Rerata Waktu Faktor Kelonggaran
Standar Kelonggaran =
Waktu Kerja Tersedia Per Tahun

Contoh Perhitungan Standar Kelonggaran :

Faktor Kelonggaran Rata-Rata Waktu Standar Kelonggaran
Istirahat 30 menit / hari 0,071
Shalat 30 menit / hari 0,071
Shalat Jumat 60 menit / minggu 0,045
Rapat 60 menit / bulan 0,010

5. Langkah Kelima : Menghitung Kebutuhan Tenaga

Sumber data yang diperlukan untuk perhitungan kebutuhan tenaga, meliputi :
a. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja yang
tersedia, standar beban kerja, dan standar kelonggaran
b. Kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun

Perhitungan Tenaga menggunakan rumus :

Kebutuhan Tenaga = (Jumlah Kegiatan Pokok : Standar Beban Kerja) + Standar
Kelonggaran

Pedoman Pembulatan :
a. 1,0 – 1,1 = 1 dan >1,1 – 1,9 =2
b. 2,0 – 2,2 = 2 dan >2,2 – 2,9 =3

4|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 c. 3,0 – 3,3 = 3 dan >3,3 – 3,9 =4
d. 4,0 – 4,4 = 4 dan >4,4 – 4,9 =5
e. 5,0 – 5,5 = 5 dan >5,5 – 5,9 =6
dan seterusnya.

5|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

Contoh Perhitungan Tenaga Dengan Metode WISN
Jabatan : Kepala Instalasi Rawat Jalan
Mencari Waktu Tersedia Mencari Standar Beban Kerja Mencari Standar Kelonggaran Menentukan Kuantitas Kegiatan
Rata- Rata-
Jumlah Kebutuhan
Waktu Kerja Waktu rata rata Per
Kegiatan Pokok SBK Faktor Kelonggaran SBK Kegiatan Pokok Hari Per SBK SDM
Tersedia (WKT) (Hari) Waktu Jam
Tahun
(Menit) (Minggu)
Hari Kerja (A) 349 Menyusun 15 6300 Rapat 2 0,08 Menyusun Program 50 6300 0,01
Program Harian Harian
Cuti Tahunan 12 Membuat TOR Unit 500 189 Shalat Jumat 1 0,045 Membuat TOR Unit 1 189 0,01
(B) Kerja Kerja
Diklat (C) 2 Membuat Jadwal 210 450 Jumlah 0,125 Membuat Jadwal 12 450 0,03
Dinas Dinas
Libur Nasional 15 Membuat / 180 525 Membuat / Merevisi 12 525 0,02
(D) Merevisi SPO SPO
Ketidakhadiran 6 Monitoring 240 393 Monitoring Layanan 200 393 0,66
(E) Layanan
WKT Per Tahun 384 Jumlah 0,72
Waktu Kerja Per 7 Standar 0,125
Hari (Jam) Kelonggaran
WKT (Jam Per 2688 Kebutuhan 0,845
Tahun) Tenaga
DIBULATKAN 1

Formulir Rencana Ketenagaan Unit Tahunan

6|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 Profesi / Jabatan Kualifikasi Hasil Tenaga Kekurangan / Usulan Ketenagaan Jadwal Realisasi Ket
Pendidikan Perhitungan Tersedia Kelebihan CW 1 CW 2 CW 3 CW 4
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Jumlah

7|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

Keterangan :
1. Profesi / Jabatan
Kolom ini di isi dengan nama-nama profesi atau jabatan kerja yang ada atau seharusnya
yang ada di suatu unit tersebut. Contoh : Dokter, Perawat, Apoteker, Radiografer,
Dietisan, dst. Sedangkan nama jabatan kerja umumnya diperuntukkan tenaga non
profesional misalnya, asisten, pembantu, administrasi, dst.
2. Kualifikasi Pendidikan
Kolom ini di isi dengan jenjang pendidikan tenaga yang saat ini ada atau yang
seharusnya ada di unit tersebut.
3. Hasil Hitungan
Kolom ini di isi dengan jumlah tenaga yang seharusnya ada untuk masing-masing
profesi/jabatan kerja berdasarkan hasil analisa beban kerja.
4. Tenaga Tersedia
Kolom ini di isi dengan jumlah tenaga yang tersedia saat ini di unit untuk masing-masing
profesi/jabatan.
5. Kekurangan / Kelebihan
Kolom ini di isi dengan angka hasil perhitungan (3) dikurangi perhitungan (4). Hasil minus
(-) berarti kurang, sedangkan hasil plus (+) berarti kelebihan.
6. Usulan Ketenagaan.
Kolom ini di isi dengan jumlah tenaga yang diusulkan di tambah atau di kurangi pada
tahun perencanaan. Usulan ketenagaan tidak selalu sama dengan kekurangan karena
kemungkinan dapat dilakukan upaya lain untuk mengatasi ketenagaan antara lain
optimalisasi atau penjadwalan penambahan di tahun berikutnya.
7. Jadwal Realisasi
Kolom ini di isi dengan rencana pemenuhan ketenagaan dari segi waktu apakah akan
dipenuhi di catur wulan pertama, kedua, ketiga, atau keempat.
8. Keterangan
Kolom ini di isi dengan strategi untuk memenuhi ketenagaan misalnya melalui rekrutmen,
mutasi, atau tugasbelajar.

METODE ANALISA KEBUTUHAN TENAGA

(ALTERNATIF)

A. Metode Berdasarkan Uraian Tugas Unit

8|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 Metode ini digunakan untuk unit yang uraian tugasnya kerja beragam dan hasil
kerjanya tidak dapat di ukur secara kuantitatif. Informasi yang dibutuhkan untuk dapat
menghitung kebutuhan karyawan, antara lain :
1. Jenis Pekerjaan (mengacu uraian tugas)
2. Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
3. Frekwensi pekerjaan
4. Jumlah waktu kerja efektif dalam satu hari, satu minggu, satu bulan
Jumlah Waktu Kerja Dalam Jam/Tahun
Rumus =
Jumlah Jam Kerja Efektif Dalam Satu Tahun
Contoh :
No. Jenis Pekerjaan Waktu Yang Frekwensi Sub Total Total
Dibutuhkan Pekerjaan
(Menit)
KEGIATAN HARIAN
1 Kegiatan 1 20 2 40
2 Kegiatan 2 20 2 40
3 Kegiatan 3 30 3 90
4 Kegiatan 4 15 4 60
5 Kegiatan 5 10 6 60
290 Menit
Dalam 1 Tahun 287 Hari Efektif x 290 menit 83.23
0

KEGIATAN MINGGUAN
1 Kegiatan 1 240 1 240
2 Kegiatan 2 60 1 60
3 Kegiatan 3 30 2 60
4 Kegiatan 4 60 4 240
5 Kegiatan 5 60 2 120
720 Menit
Dalam 1 Tahun 48 Minggu x 720 menit 34.56
0

KEGIATAN BULANAN
1 Kegiatan 1 60 2 120
2 Kegiatan 2 60 2 120
3 Kegiatan 3 60 2 120
4 Kegiatan 4 60 2 120
5 Kegiatan 5 20 5 100
580 Menit
Dalam 1 Tahun 12 Minggu x 580 menit 6.960

No. Jenis Pekerjaan Waktu Yang Frekwensi Sub Total Total

Dibutuhkan Pekerjaan
(Menit)
KEGIATAN TAHUNAN
1 Kegiatan 1 180 2 360
2 Kegiatan 2 60 2 120
3 Kegiatan 3 30 6 180

9|Panduan Pola Ketenagaan Karyawan

 4 Kegiatan 4 100 5 500
5 Kegiatan 5 60 4 240
1400 Menit
Dalam 1 Tahun 1 Tahun x 1400 menit 1.400

Jumlah Waktu Kerja Dalam Menit/Tahun 126.15

0
Jumlah Waktu Kerja Dalam Jam/Tahun (126.150 menit : 60 menit) 2.102
Jumlah Waktu Kerja Dalam 2.102
Jam/Tahun
Jumlah Kebutuhan Tenaga
Jumlah Jam Kerja Efektif 1.704
Dalam Satu Tahun
JUMLAH KEBUTUHAN TENAGA 2.102 : 1.704 = 1.23
Jadi Kebutuhan Tenaga Adalah 1 Orang
(Nilai Desimal Dibawah 0,5 dibulatkan kebawah,
sedangkan 0,5 keatas dibulatkan menjadi 1)

B. Metode Berdasarkan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk jabatan kerja. Metode ini dapat digunakan untuk jenis
pekerjaan yang hasil kerjanya dapat dihitung dan mudah digunakan untuk jabatan kerja
yang hasil kerjanya satu jenis.
Contoh :
Hasil Kerja = Linen
Target Kerja Per Hari = 30 Linen
Standar kemampuan per orang per hari = 6 Linen
Jumlah tenaga yang diperlukan = 30 : 6 = 5 orang
Jadi untuk mencapai terget kerja 30 linen per hari diperlukan 5 orang.

C. Metode Berdasarkan Objek Kerja

Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dapat
digunakan untuk jabatan kerja yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang
dilayani.
Contoh :
Objek kerja = Pendaftaran Pasien
Beban kerja per hari = 200 pasien
Standar kemampuan per orang per hari = 20 orang
Jumlah tenaga yang diperlukan = 200 : 20 = 10 orang
Jadi untuk melayani pendaftaran pasien 200 pasien per hari diperlukan 10 orang

D. Metode Berdasarkan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah alat yang digunakan untuk bekerja. Metode ini digunakan untuk
jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja.
Contoh :
Peralatan kerja = Mobil Ambulance
Jumlah kendaraan yang dioperasikan = 3 unit
Rasio pengopersaian mobil per hari = 1 mobil 1 sopir
Jumlah tenaga yang diperlukan =3:1 = 3 orang
Jadi untuk pengoperasian semua kendaraan per hari diperlukan 3 orang

E. Perhitungan Untuk Tenaga Keperawatan

1. Formula Gillies
A x B x 365
Kebutuhan Tenaga Perawat (TP) =
(365-C) x Jam Kerja / Hari

10 | P a n d u a n P o l a K e t e n a g a a n K a r y a w a n
 Keterangan :
A Jam Perawatan / 24 Jam
B Sensus Harian (BOR x TT)
C Jumlah Hari Libur
365 Jumlah Hari Kerja Selama Setahun

2. Model Hasil Lokakarya PPNI

A x 52 (Mg) x 7 Hr (TTxBOR) + 25%
Kebutuhan Tenaga Perawat (TP) =
41 (Mg) x 40 Jam / Mg
Keterangan :
A Jam Perawatan / 24 Jam
TT Tempat Tidur
BOR Bed Accupancy Rate

3. Model Perhitungan IGD

D x 365
Kebutuhan Tenaga Perawat (TP)=
255 x Jam Kerja/Hari
Keterangan :
D Jam Keperawatan
365 Jumlah hari kerja di IGD
255 Hari kerja efektir perawatan/tahun
{365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 } = 255 hari
7 Jam kerja/hari

4. Model Perhitungan Tenaga di ICU/IPI

A x B x 365
Kebutuhan Tenaga Perawat (TP)=
255 x Jam Kerja/Hari
A 11 – 12 Jam Perawatan / 24 Jam (waktu perawatan yang dibutuhkan pasien)
B Sensus harian BOR x Jumlah TT
365 Jumlah hari kerja selama setahun
255 Hari kerja efektir perawatan/tahun
{365 – (12 hari libur nasional – 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 } = 255 hari
7 Jam kerja/hari
BAB III
PENUTUP

Demikian Panduan Penyusunan Pola dan Rencana Ketenagaan RSM. Ahmad Dahlan
Kota Kediri ini disusun dengan maksud agar dapat menjadi acuan bagi semua unit di
lingkungan RSM. Ahmad Dahlan Kota Kediridalam menyusun pola dan rencana ketenagaan.
Komitmen semua pihak untuk menggunakan panduan ini sebagai acuan bersama sangat
penting agar proses organisasi berjalan dengan baik dan secara seragam disemua unit
pelayanan di RSM. Ahmad Dahlan Kota Kediri.
Kepada semua pihak yang telah terlibat dalam penyusunan Panduan Pola dan Rencana
Ketenagaan RSM. Ahmad Dahlan Kota Kediri disampaikan banyak terimakasih.

11 | P a n d u a n P o l a K e t e n a g a a n K a r y a w a n