PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN

BERKAS REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO
2008 DAN MySQL DI UNIT PELAKSANA
TEKNIS (UPT) PUSKESMAS
PASUNDAN BANDUNG

SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat
Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma IV
Program Studi Manajemen Informatika Diploma IV
Konsentrasi Informatika Rekam Medis

Disusun Oleh :
AFNI FIANI EKA HANDAYANI
NPM. 13.300.060

POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2016

1
 ABSTRAK
AFNI FIANI EKA HANDAYANI
NPM. 13.300.060
Manajemen Informatika Diploma IV
Kosentrasi Informatika Rekam Medis

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BERKAS

REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN MENGGUNAKAN
MICROSOFT VISUAL STUDIO 2008 DAN MySQL DI UNIT PELAKSANA
TEKNIS (UPT) PUSKESMAS PASUNDAN BANDUNG

Skripsi : 196 halaman

Penulis melakukan praktek kerja lapangan dibagian peminjaman berkas

rekam medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan Kota Bandung.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi peminjaman berkas
rekam medis pasien rawat jalan dan permasalahan yang terjadi pada sistem
peminjaman berkas rekam medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan
Kota Bandung.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan
pendekatan deskriptif dan metode pengembangan yang digunakan adalah metode
waterfall. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi,
wawancara, dan studi kepustakaan yang berkaitan dengan Sistem Informasi
Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas
Pasundan Kota Bandung.
Permasalahan yang dihadapi adalah proses peminjaman yang tidak efektif
karena sistem peminjaman berkas rekam medis tidak berjalan dengan baik
sehingga sering terjadi kesulitan dalam pengambilan rekam medis karena rekam
medis pasien seringkali hilang dan terselip pada rak penyimpanan rekam medis
dan Terdapat pasien yang memiliki dua nomor rekam medis atau rekam medis
ganda.
Berdasarkan permasalahan yang ada penulis menyimpulkan bahwa perlu
adanya sistem informasi peminjaman berkas rekam medis pasien rawat jalan di
UPT Puskesmas Pasundan Kota Bandung dengan menggunakan sistem
komputerisasi untuk membantu mempermudah dan terlaksananya proses
pelayanan yang baik.

Kata kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Peminjaman Rekam Medis,

Rawat Jalan.
 ABSTRACT

AFNI FIANI EKA HANDAYANI

NPM. 13.300.060
Informatics Management Diploma IV
Consentration Informatics Medical Records

THE OUTPATIENT MEDICAL RECORD BORROWING FILE

INFORMATION SYSTEM DESIGN IN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2008
AND MySQL USAGE AT UPT PUSKESMAS PASUNDAN BANDUNG
Final Report: 196 pages
The writer conducted field work the outpatient medical record borrowing
file information system at UPT Puskesmas Pasundan Kota Bandung. This
research aimed to determine outpatient medical record borrowing file
information system and problem that happened in outpatient medical record
borrowing file procedure at UPT. Puskesmas Pasundan Kota Bandung.
The research method used qualitative method with descriptive approach
and development method used waterfall development method. Data collection
techniques were used observation, interview, and literate review to outpatient
medical record borrowing file information system design at UPT Puskesmas
Pasundan Kota Bandung.
Problem faced that ineffective of borrowing process, because the system of
borrowing file patient medical record did not run properly so that often adversity
of taking medical record because medical record of patient often missed and lost
on medical record storage shelves and there are patient has two numbers of
medical record or double medical record.
Based on the existing problems, writer concludes UPT Puskesmas
Pasundan needs for existence the information system of borrowing file patient
medical record outpatient at UPT. Puskesmas Pasundan Kota Bandung with
computerize system usage to help facilitate and implementation process service to
good quality.

Keywords: Design, Information System, Borrowing File Medical Record,

Outpatient.
Bandung, August 30, 2016
Abstract Adviser,

Santy Christinawati, S.S.,M.Hum

NIDN. 04-191185-01
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Permasalahan

Terdapat alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar

terhadap manajemen informasi, dengan tersedianya informasi yang

berkualitas dapat meningkatkan kemampuan kompetitif organisasi yang

dikelolanya, dukungan teknologi informasi yang ada sekarang ini

pengelolaan data dengan cara manual dapat digantikan dengan

menggunakan komputerisasi. Selain lebih cepat dan mudah, pengelolaan

data juga menjadi lebih akurat.

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari

poliklinik, dokter yang melakukan riset harus ditujukan kebagian rekam

medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Permintaan peminjaman

rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan unit gawat

darurat, unit rawat inap harus dipenuhi sesegera mungkin (PPPRM RS

Dirjen Yanmed, 2006:91).

Berkas rekam medis yang keluar, baik dipinjam oleh pasien yang akan

berobat kembali, perawat poliklinik, dokter poliklinik, maupun petugas

medis lain yang membutuhkan berkas rekam medis pasien tersebut, perlu

dicatat dalam buku ekspedisi peminjaman berkas rekam medis pasien

sehingga berkas rekam medis dapat terkontrol dengan baik karena didalam
berkas rekam medis pasien terdapat catatan-catatan penting mengenai

riwayat penyakit pasien.

Buku ekspedisi peminjaman berkas rekam medis pasien terdiri dari

nomor, nama peminjam, nomor rekam medis, tanggal peminjaman,

tanggal pengembalian, jam peminjaman, jam pengembalian, keterangan

peminjaman (kebutuhannya), tanda tangan peminjam, dan tanda tangan

petugas yang memberikan berkas rekam medis pasien. Dengan buku

ekspedisi peminjaman berkas rekam medis pasien akan diketahui alur

berkas rekam medis pasien yang terakhir dan dapat dipertanggung

jawabkan dengan pembuktian buku ekspedisi peminjaman rekam medis

pasien yang terdapat nama petugas yang meminjam.

Setelah melakukan penelitian di UPT Puskesmas Pasundan Bandung,

dapat dilihat bahwa petugas rekam medis terkadang masih mengalami

beberapa kesulitan dalam pengambilan rekam medis. Salah satu kendala

dalam pengambilan rekam medis adalah adanya rekam medis yang

bermasalah (tidak ada ditempatnya/rak penyimpanan). Tidak adanya

penyelengaraan buku ekspedisi peminjaman rekam medis juga menjadi

salah satu faktor yang mengakibatkan tidak terpantaunya pendistribusian

rekam medis.

Upaya-upaya dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan terus

dikembangkan oleh pihak Puskesmas. Sistem Informasi Manajemen

Puskesmas (SIMPUS) diharapkan dapat membantu proses

penyelenggaraan penerimaan pasien sehingga dapat dilakukan dengan

 mudah dan cepat. Namun, dari fenomena yang ada sistem informasi

tersebut belum mampu akurat tentang pemantauan distribusi rekam medis

yang bermasalah pada saat pengambilan rekam medis rawat jalan.

Melihat fenomena tersebut, fokus terhadap penyelenggaraan

peminjaman rekam medis harus ditingkatkan. Perancangan sistem

informasi peminjaman rekam medis yang berorientasi pada

penyelenggaraan peminjaman berkas rekam medis yang sesuai dengan

prosedur peminjaman rekam medis, diharapkan mampu memantau

pendistribusian rekam medis dan proses penyelenggaraan peminjaman

rekam medis secara mudah dan cepat. Dengan terpantaunya

pendistribusian rekam medis, diharapkan adanya rekam medis yang

bermasalah pada saat pengambilan rekam medis dapat dikurangi atau

bahkan dapat teratasi. Oleh karena itu, untuk menunjang sistem informasi

peminjaman rekam medis penulis sangat tertarik untuk menjadikan

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BERKAS

REKAM MEDIS PASIEN RAWAT JALAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT VISUAL STUDIO 2008 DAN MySQL DI UNIT

PELAKSANAAN TEKNIS (UPT) PUSKESMAS PASUNDAN

BANDUNG” sebagai judul skripsi penulis.

1.2. Pokok Permasalahan

Berdasarkan latar belakang penelitian, maka pokok permasalahannya

adalah bagaimana Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis

Pasien Rawat Jalan yang dibutuhkan di UPT. Puskesmas Pasundan Kota

Bandung.

1.3. Pertanyaan Penelitian

Dari pokok permasalahan diatas, Adapun pertanyaan penelitian

sebagai berikut:

A. Bagaimana gambaran sistem peminjaman rekam medis di UPT

Puskesmas Pasundan?

B. Bagaimana masalah yang dihadapi pada sistem peminjaman rekam

medis?

C. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan pada

sistem peminjaman berkas rekam medis di UPT Puskesmas Pasundan?

D. Bagaimana perancangan sistem informasi peminjaman berkas rekam

medis di UPT Puskesmas Pasundan?

E. Bagaimana laporan yang dihasilkan dari sistem informasi peminjaman

berkas rekam medis di UPT Puskesmas Pasundan?

1.4. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

A. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Membuat perancangan sistem informasi peminjaman berkas rekam

medis pasien rawat jalan di UPT puskesmas pasundan.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui gambaran sistem peminjaman rekam medis pasien

rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan.

b. Mengetahui masalah yang dihadapi pada sistem peminjaman

rekam medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan.

c. Mengetahui upaya apa yang dilakukan untuk mengatasi

permasalahan pada sistem peminjaman berkas rekam medis

pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan.

d. Membuat perancangan sistem informasi peminjaman berkas

rekam medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan.

e. Membuat laporan peminjaman berkas rekam medis pasien

rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan.

B. Manfaat Penelitian:

1. Puskesmas

Sebagai bahan pertimbangan bagi Puskesmas dalam

pengembangan sistem informasi rekam medis khususnya pada

peminjaman rekam medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas

Pasundan.
 2. Akademik

Sebagai ilmu, referensi maupun wawasan bagi institusi, seluruh

mahasiswa dan masyarakat luas tentang Sistem Informasi Rekam

Medis di UPT Puskesmas Pasundan dan menjadi tambahan bagi

ilmu pengetahuan pada sistem informasi.

3. Penulis

Sebagai bahan pengembangan maupun pengimplementasian ilmu

pengetahuan yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan

dan mampu menerapkannya di lapangan kerja.

1.5. Ruang Lingkup/Batasan Analisis Permasalahan

Batasan atau ruang lingkup permasalahan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut:

A. Penelitian dilakukan dibagian unit rakam medis UPT Puskesmas

Pasundan Bandung yang difokuskan dibagian peminjaman rekam

medis.

B. Penelitian hanya dilakukan terhadap penyelenggaraan peminjaman

rekam medis pasien.

C. Pemetaan sistem dengan menggunakan model sistem berupa Diagram

Arus Data (DAD).

 D. Data yang akan diinputkan ke dalam sistem informasi peminjaman

berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah data rekam medis

pasien dan keperluan rekam medis yang akan dipinjam yang diisi

oleh petugas filling.

E. Dokumen yang akan digunakan dalam sistem informasi peminjaman

berkas rekam medis rawat jalan adalah Bon Peminjaman Berkas

Rekam Medis dan Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis.

F. Rancangan input sistem informasi peminjaman berkas rekam medis

pasien rawat jalan berupa form login, form register user, form register

pasien, form peminjaman, form pengembalian, form cetak bon

peminjaman, form cetak laporan peminjaman berkas rekam medis.

1.6. Waktu dan Tempat Penelitian

Waktu : 24 September 2014 – 1 Januari 2015

Tempat : UPT. Puskesmas Pasundan Kota Bandung

Alamat : Jl. Pasundan No. 99 Kecamatan Regol Kota Bandung

1.7 Sistematika Penulisan Penelitian

BAB I PENDAHULUAN

Menjelaskan tentang latar belakang, pokok permasalahan, tujuan

dan manfaat penelitian, pertanyaan penelitian, ruang lingkup/batasan

analisis permasalahan, waktu dan tempat penelitian serta sistematika

penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI

Menjelaskan teori tentang perancangan sistem informasi, teori

tentang basis data dan dilengkapi dengan teori pendukung tentang rekam

medis, dan peminjaman rekam medis.

BAB III METODELOGI PENELITIAN

Menjelaskan tentang metodelogi penelitian yang digunakan oleh

penulis dalam penulisan skripsi yaitu berupa teknik pengumpulan data,

pendekatan deskriptif, dan definisi operasional variabel.

BAB IV ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Menjelaskan tentang profil instansi yang diteliti, sistem

peminjaman rekam medis yang berjalan di UPT Puskesmas Pasundan

Bandung yang terdiri dari gambaran prosedur peminjaman rekam medis,

masalah-masalah dan upaya-upaya dalam sistem peminjaman rekam

medis.

BAB V PERANCANGAN SISTEM

Menjelaskan bagaimana perancangan perangkat lunak dalam

perancangan sistem informasi peminjaman berkas rekam medis pasien

rawat jalan yang sesuai untuk UPT Puskesmas Pasundan.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi tentang kesimpulan secara keseluruhan sistem peminjaman

rekam medis, serta saran yang diajukan oleh penulis tentang

penyelenggaraan peminjaman berkas rekam medis di UPT Puskesmas

Pasundan.

DAFTAR PUSTAKA

Bagian ini berisi sumber dokumen, buku-buku, dan kajian ilmiah

lainnya yang digunakan sebagai referensi dalam penyusunan skripsi.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Bagian ini berisi mengenai penyajian hal-hal yang bersifat khusus sebagai

kelengkapan dokumentasi yang dirasa perlu dalam penulisan skripsi

 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Teori-Teori Tentang Konsep Dasar Puskesmas

A. Definisi Puskesmas

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor

128/MENKES/SK/II/2004, Puskesmas adalah Unit Pelaksana Teknis

(UPT) dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab

menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja.

a) Unit Pelaksana Teknis

Sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

(UPTD), puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas

teknis operasional Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan merupakan

unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan

kesehatan di Indonesia.

b) Pembangunan Kesehatan

Pembangunan kesehatan adalah penyelenggaraan upaya kesehatan

oleh bangsa Indonesia untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan

kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat

kesehatan masyarakat yang optimal.

c) Penanggung Jawab Penyelenggaraan

Penanggung jawab utama penyelenggaraan seluruh upaya

pembangunan kesehatan di wilayah Kabupaten/Kota adalah Dinas

 Kesehatan Kabupaten/Kota, sedangkan Puskesmas bertanggung

jawab hanya sebagian upaya pembangunan kesehatan yang

dibebankan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan

kemampuannya.

d) Wilayah Kerja

Secara nasional, standar wilayah kerja puskesmas adalah satu

kecamatan, tetapi apabila di satu kecamatan terdapat lebih dari dari

satu puskesmas, maka tanggung jawab wilayah kerja dibagi antar

puskesmas, dengan memperhatikan keutuhan konsep wilayah

(desa/kelurahan atau RW). Masing-masing puskesmas tersebut

secara operasional bertanggung jawab langsung kepada Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota.

B. Tujuan Puskesmas

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor

128/MENKES/SK/II/2004, tujuan pembangunan kesehatan yang

diselenggarkan oleh puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan

pembangunan kesehatan nasional yakni meningkatkan kesadaran,

kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat

tinggal di wilayah kerja puskesmas agar terwujud derajat kesehatan

yang setinggi-tingginya.
C. Fungsi Puskesmas

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor

128/MENKES/SK/II/2004, Fungsi Puskesmas yakni :

1. Pusat Penggerak Pembangunan Berwawasan Kesehatan.

Puskesmas selalu berupaya menggerakkan dan memantau

penyelenggaraan pembangunan lintas sektor termasuk oleh

masyarakat dan dunia usaha di wilayah kerjanya, sehingga

berwawasan serta mendukung pembangunan kesehatan. Disamping

itu puskesmas aktif memantau dan melaporkan dampak kesehatan

dari penyelenggaraan setiap program pembangunan di wilayah

kerjanya. Khusus untuk pembangunan kesehatan, upaya yang

dilakukan puskesmas adalah mengutamakan pemeliharaan kesehatan

dan pencegahan penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit

dan pemulihan kesehatan.

2. Pusat Pemberdayaan Masyarakat.

Puskesmas selalu berupaya agar perorangan terutama pemuka

masyarakat, keluarga dan masyarakat termasuk dunia usaha

memiliki kesadaran, kemauan, dan kemampuan melayani diri sendiri

dan masyarakat untuk hidup sehat, berperan aktif dalam

memperjuangkan kepentingan kesehatan termasuk pembiayaannya,

serta ikut menetapkan, menyelenggarakan dan memantau

pelaksanaan program kesehatan. Pemberdayaan per orangan,

 keluarga dan masyarakat ini diselenggarakan dengan memperhatikan

kondisi dan situasi, khususnya sosial budaya masyarakat setempat.

3. Pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama.

Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan

kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu dan

berkesinambungan. Pelayanan kesehatan tingkat pertama yang

menjadi tanggungjawab puskesmas meliputi:

a) Pelayanan Kesehatan Perorangan

Pelayanan kesehatan perorangan adalah pelayanan yang bersifat

pribadi (private goods) dengan tujuan utama menyembuhkan

penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan, tanpa

mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit.

Pelayanan perorangan tersebut adalah rawat jalan dan untuk

puskesmas tertentu ditambah dengan rawat inap.

b) Pelayanan Kesehatan Masyarakat

Pelayanan kesehatan masyarakat adalah pelayanan yang bersifat

publik (public goods) dengan tujuan utama memelihara dan

meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa

mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.

Pelayanan kesehatan masyarakat tersebut antara lain promosi

kesehatan, pemberantasan penyakit, penyehatan lingkungan,

perbaikan gizi, peningkatan kesehatan keluarga, keluarga

 berencana, kesehatan jiwa serta berbagai program kesehatan

masyarakat lainnya.

D. Program Pokok Puskesmas

Menurut Badan Kesehatan Dunia atau WHO (World Health

Organization), program pokok pelayanan kesehatan dasar (basic health

care services) yang dikenal dengan “Basic Seven” meliputi :

1) Maternal and Child Health Care (Kesehatan Ibu dan Anak)

2) Medical Care (Pelayanan Kesehatan)

3) Environment Sanitation (Kesehatan Lingkungan)

4) Health Education (Pendidikan Kesehatan)

5) Simple Laboratory (Laboratorium Sederhana)

6) Communicable Disease Control (Pengendalian Penyakit)

7) Simple Statistic (Pencatatan dan Pelaporan)

Saat ini, program pokok puskesmas telah berkembang menjadi 18

program pokok yaitu sebagai berikut :

1) Upaya Kesehatan Ibu dan Anak

2) Upaya Keluarga Bencana

3) Upaya Peningkatan Gizi

4) Upaya Kesehatan Lingkungan

5) Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular

6) Upaya Pengobatan Termasuk Pelayanan Darurat Karena

Kecelakaan
 7) Upaya Penyuluhan Kesehatan

8) Upaya Kesehatan Sekolah

9) Upaya Kesehatan Olahraga

10) Upaya Perawatan Kesehatan Masyarakat

11) Upaya Kesehatan Kerja

12) Upaya Kesehatan Gigi dan Mulut

13) Upaya Kesehatan Jiwa

14) Upaya Kesehatan Mata

15) Upaya Laboratorium Sederhana

16) Upaya Pencatatan dan Pelaporan Dalam Rangka Sistem Informasi

Kesehatan

17) Upaya Kesehatan Usia Lanjut

18) Upaya Pembinaan Pengobatan Tradisional

2.2. Teori-Teori Tentang Konsep Dasar Rekam Medis

A. Definisi Rekam Medis

Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien.

Pengertian rekam medis (Huffman, 1994) adalah rekaman atau

catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana

pelayanan yang diberikan kepada pasien selama massa perawatan, yang

 memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh

serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,

membenarkan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya.

Menurut (Wijono, 1999) rekam medis diartikan sebagai keterangan

baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa,

penentuan fisik, laboraturium, diagnosis, segala penyakit, dan tindakan

medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang di

rawat inap, rawat jalan, maupun yang didapatkan di rawat darurat.

Rekam medis memiliki arti yang cukup luas, tidak hanya sebatas

berkas yang digunakan untuk menuliskan data pasien tetapi juga dapat

berupa rekaman dalam bentuk sistem informasi (pemanfaatan rekam

medis elektronik) yang dapat digunakan untuk mengumpulkan segala

informasi pasien terkait pelayanan yang diberikan di fasilitas pelayanan

kesehatan sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepentingan,

seperti pengambilan keputusan pengobatan kepada pasien, bukti legal

pelayanan yang telah diberikan, dan dapat juga sebagai bukti tentang

kinerja sumber daya manusia di fasilitas pelayanan kesehatan.

B. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

1. Tujuan Rekam Medis

Ada banyak pendapat tentang tujuan rekam medis. Salah satu

cara untuk mengingatnya secara mudah digunakan akronim

mnemonik “ ALFRED” yang berarti mempunyai nilai untuk

kepentingan administratif, hukum legal, finansial, riset, edukasi, dan

dokumentasi (Hatta, 1985).

Selanjutnya, dengan majunya teknologi informasi, kegunaan

rekam medis dapat dilihat dalam dua kelompok besar (Dick et al.,

1997 : 77-79) pertama, yang paling berhubungan langsung dengan

pelayanan pasien (primer). Kedua, yang berkaitan dengan

lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan

langsung secara spesifik (sekunder).

Tujuan Utama (primer) rekam medis terbagi dalam lima

kepentingan yaitu untuk :

1. Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu

membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah

mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana

pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi

biayanya.

2. Pelayan Pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan

yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan

tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan

kesehatan. Dengan demikian rekaman itu membantu pengambilan

keputusan tentang terapi, tindakan, dan penentuan diagnosis

pasien. Rekam medis juga sebagai sarana komunikasi antar

tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan

merawat pasien. Rekaman yang rinci dan bermanfaat menjadi alat

 penting dalam menilai dan mengelola resiko manajemen. Selain

itu rekam medis setiap pasien juga berfungsi sebagai tanda bukti

sah yang dapat dipertanggung jawabkan secara hukum. Oleh

karena itu rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia

dan berisi data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan

secara jelas.

3. Manajemen Pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat

segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan

sehingga digunakan menganalisis berbagai penyakit, menyusun

pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang

diberikan.

4. Menunjang Pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu

menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-

sumber yang ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit,

menganalisis kecendrungan yang terjadi dan mengomunikasikan

informasi diantara klinik yang berbeda.

5. Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala

pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi

ini menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar, baik

secara tunai atau melalui asuransi. Lihat tabel berikut.

Tabel 2.1. Tujuan Primer Rekam Medis/Kesehatan

1. Bagi Pasien

a. Mencatat jenis pelayanan yang telah diterima

b. Bukti pelayanan

c. Memungkinkan tenaga kesehatan dalam menilai

dan menangani kondisi resiko

d. Mengetahui biaya pelayanan

2. Bagi Pihak Pemberi Pelayanan Kesehatan

a. Membantu kelanjutan pelayanan (sarana

komunikasi)

b. Menggambarkan keadaan penyakit dan penyebab

(sebagai pendukung diagnostik kerja)

c. Menunjang pengambilan keputusan tentang

dagnosis dan pengobatan

d. Menilai dan mengelola resiko perorangan pasien

e. Memfasilitasi pelayanan sesuai dengan pedoman

praktik klinis

f. Mendokumentasi faktor resiko pasien

g. Menilai dan mencatat keinginan serta kepuasan

pasien

h. Menghasilkan renacana pelayanan

i. Menetapkan saran pencegahan atau promosi

kesehatan
 j. Sarana pengingat para klinisi

k. Menunjang pelayan pasien

l. Mendokumentasikan pelayanan yang diberikan

3. Bagi Manajemen Pelayan Pasien

a. Mendokumentasikan adanya kasus penyakit

gabungan dan praktiknya

b. Menganalisis kegawatan penyakit

c. Merumuskan pedoman praktik penanganan resiko

d. Memberikan corak dalam penggunaan pelayanan

e. Dasar penelaahan dalam penggunaan sarana

pelayanan

f. Melaksanakan kegiatan menjaga mutu

4. Bagi Penunjang Pelayanan Pasien

a. Alokasi Sumber

b. Menganalisis kecendrungan dan mengembangkan

dugaan

c. Menilai beban kerja

d. Mengomunikasikan informasi berbagai unit kerja

5. Bagi Pembayaran dan Penggantian Biaya

a. Mendokumentasikan unit pelayanan yang

memungut biaya pemeriksaan

b. Menetapkan biaya yang harus dibayar

 c. Mengajukan Klaim asuransi

d. Mempertimbangkan dan memutuskan klaim

asuransi

e. Dasar dalam menetapkan ketidak mampuan dalam

pembayaran (Misalnya, Kompensasi pekerjaan)

f. Menangani pengeluaran

g. Melaporkan pengeluaran

h. Menyelenggarakan analisis aktuarial (tafsiran pra

penetapan asuransi)

Sumber : Dick, Sten, dan Detmer (1997 : 78)

Tujuan Sekunder Rekam Medis ditujukan pada hal yang

berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untuk

kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.

Adapun yang dikelompokkan dalam kegunaan sekunder adalah

kegiatan yang tidak berhubungan secara spesifik antara pasien dan

tenaga kesehatan. Lihat tabel berikut.

Tabel 2.2. Tujuan Sekunder Rekam Medis/Kesehatan

1. Edukasi

a. Mendokumentasikan pengalaman profesional

dibidang kesehatan

b. Menyiapkan sesi pertemuan dan presentasi

c. Bahan pengajaran

2. Peraturan (regulasi)

a. Bukti pengajuan perkara ke pengadilan (litigasi)

b. Membantu pemasaran pengawasan (surveillance)

c. Menilai kepatuhan sesuai standar pelayanan

d. Sebagai dasar pemberian akreditasi bagi

profesional dan rumah sakit

e. Membaningkan organisasi pelayanan kesehatan

3. Riset

a. Mengembangkan produk baru

b. Melaksanakan riset klinis

c. Menilai teknologi

d. Studi keluaran pasien

e. Studi efektivitas serta analisis manfaat dan biaya

pelayanan pasien

f. Mengidentifikasi populasi yang beresiko

g. Mengembangkan registrasi dan basis atau

pangkalan data (database)

 h. Menilai manfaat dan biaya sistem rekaman

4. Pengambilan Kebijakan

a. Mengalokasikan sumber-sumber

b. Melaksanakan rencana strategis

c. Memonitor kesehatan masyarakat

5. Industri

a. Melaksanakan riset dan pengembangan

b. Merencanakan strategi pemasaran

Sumber : Dick, Sten, dan Detmer (1997 : 79)

Selain itu rekam medis juga bertujuan untuk menunjang

tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan

rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib

administrasi sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam

upaya pelayanan kesehatan.

2. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara

lain :

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

 tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

informasi yang sudah memasuki bidang kesehatan, maka

penggunanya di dalam rekam medis saat ini sangat diperlukan

karena kita melihat proses pengobatan dan tindakan yang

diberikan atas diri seorang pasien dapat diakses secara langsung

oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan tersebut.

Kemudian pengolahan data-data medis secara komputerisasi

juga akan memudahkan semua pihak yang berwenang dalam hal

ini petugas administrasi di suatu instansi pelayanan kesehatan

dapat segera mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan

oleh pasien selama pasien yang menjalani pengobatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk

merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada

seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta

meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,

manajemen risiko klinis serta keamanan/keselamatan pasien dan

kendali biaya.
c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum

serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan

keadilan. Rekam medis adalah milik dokter dan instansi

pelayanan kesehatan sedangkan isinya yang terdiri dari identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi

yang dapat dimiliki pasien sesuai dengan peraturan dan

perundang-undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI

No.29 Tahun 2004 Pasal 46 ayat (1), penjelasan).

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek keuangan. Kaitannya rekam medis dengan aspek

keuangan sangat erat sekali dalam hal pengobatan, terapi serta

tindakan-tindakan apa saja yang diberikan kepada seorang

pasien selama menjalani perawatan di instansi pelayanan

kesehatan, oleh karena itu penggunaan sistem teknologi

komputer di dalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat

diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi

pelayanan kesehatan.
e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai

bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan

kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di

dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung

jawaban dan laporan instansi pelayanan kesehatan.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat

diaplikasikan penerapannya didalam penyelenggaraan dan

pengelolaan rekam medis yang cukup efektif dan efisien.

Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat

dilaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta

prosedur yang telah ditetapkan.

 Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis

mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya antara

pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan saja. Kegunaan rekam

medis secara umum adalah :

a) Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya

yang ikut ambil didalam proses pemberian pelayanan, pengobatan,

dan perawatan kepada pasien.

b) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.

c) Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan

pelayanan, pengobatan, dan perkembangan penyakit selama pasien

berkunjung/dirawat di rumah sakit.

d) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan kepada seorang

pasien.

e) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, instansi pelayanan

kesehatan maupun dokter, dan tenaga kesehatan lainnya.

f) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

pendidikan dan penelitian.

g) Sebagai dasar didalam penghitungan biaya pembayaran pelayanan

medis yang diterima oleh pasien.

h) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan.

C. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis

Kesadaran hukum dikalangan masyarakat dewasa ini telah

meningkat, hal ini mengakibatkan timbulnya tuntutan pasien terhadap

pelayanan kesehatan yang lebih baik, bahkan sering terjadi adanya

pengaduan kepada pihak berwajib. Pembangunan dan pengembangan

budaya hukum ditujukan demi terciptanya ketentraman, ketertiban, dan

tegaknya hukum yang berintikan kejujuran, kebenaran, dan keadilan

untuk mewujudkan kepastian hukum.

Rekam medis adalah catatan kronologis yang tidak disangsikan

kebenarannya tentang pertolongan, perawatan, pengobatan seorang

pasien selama mendapatkan pelayanan di instansi pelayanan kesehatan.

Pengadilan dapat diyakinkan bahwa rekam medis tidak dapat disangkal

kebenarannya dan dapat dipercaya. Oleh karena itu keseluruhan atau

sebagian dari informasinya dapat dijadikan bukti yang memenuhi

persyaratan.

Dasar hukum penyelenggaraan rekam medis antara lain sebagai

berikut :

1. Pasal 46 ayat (1), Penjelasan Undang-Undang Kedokteran No. 29

Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.

2. Pasal 8 Undang-Undang No.36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.

3. Pasal 3 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 10 Tahun 1966

Tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.

 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 32 Tahun 1996

Tentang Tenaga Kesehatan.

6. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/MENKES/PER/III/2008

Tentang Rekam Medis.

D. Kegiatan Rekam Medis

Kegiatan rekam medis antara laian sebagai berikut :

1. Penerimaan Pasien

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik

ataupun yang akan dirawat adalah bagian dari sistem prosedur

pelayanan di instansi pelayanan kesehatan. Dapat dikatakan bahwa

disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien

saat tiba di instansi pelayanan kesehatan, maka tidaklah berlebihan

bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang

pasien mendapatkan kesan baik ataupun tidak baik dari pelayanan

suatu instansi pelayanan kesehatan. Tata cara melayani pasien

dapat dinilai baik bila mana dilaksanakan oleh petugas dengan

sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab.

Pasien dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu dilihat dari segi

pelayanannya dan menurut jenis kedatangannya.

a. Dilihat dari segi pelayanannya pasien dapat dibedakan menjadi :

 1. Pasien yang dapat menunggu, yakni pasien berobat jalan

yang datang dengan perjanjian dan pasien yang datang tidak

dalam keadaan gawat.

2. Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)

b. Menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :

1. Pasien Baru, yakni pasien yang baru pertama kali datang ke

rumah sakit untuk keperluan mendapatkan pelayanan

kesehatan.

2. Pasien Lama, yakni pasien yang pernah datang sebelumnya

untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan.

2. Pencatatan Kegiatan Pelayanan Medis

a. Penanggung Jawab Pengisian Rekam Medis

Yang membuat/mengisi rekam medis adalah dokter dan tenaga

kesehatan lainnya :

1) Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter gigi

spesialis yang melayani pasien di instansi pelayanan

kesehataan.

2) Dokter tamu yang merawat pasien

3) Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik

4) Tenaga paramedis perawatan dan tenaga medis non

perawatan yang langsung terlihat didalam antara lain ;

perawat, perawat gigi, bidan, tenaga laboratorium klinik, gizi,

 anasthesi, penata rontgen, rehabilitasi medik, dan lain

sebagainya.

5) Untuk dokter luar negeri yang melakukan alih teknologi

kedokteran yang berupa tindakan/konsultasi kepada pasien,

maka yang membuat rekam medis pasien adalah dokter yang

ditunjuk oleh direktur rumah sakit.

b. Ketentuan Pengisian Rekam Medis

Rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi seluruhnya

setelah pasien menerima pelayanan dengan ketentuan sebagai

berikut :

1) Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien,

selambat-lambatnya dalam waktu 1 x 24 jam harus ditulis

dalam lembaran rekam medis.

2) Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter/tenaga

kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangannya dan ditulis

nama terangnya serta diberi tanggal.

3) Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan

mahasiswa lainnya ditanda tangani dan menjadi tanggung

jawab dokter yang merawat atau oleh dokter pembimbingnya.

4) Catatan yang dibuat oleh residens harus diketahui oleh dokter

pembimbingnya.
 5) Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan

penulisan dan melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi

paraf.

6) Penghapusan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.

3. Pengolahan Rekam Medis

Berdasarkan masalah yang diteliti, maka pengolahan rekam medis

tersebut hanya pada bagian rawat jalan saja.

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006 : 57),

pengolahan rekam medis meliputi :

A. Pengoahan Data

a. Penataan Berkas Rekam Medis (Assembling)

1) Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

a) Pembatas poliklinik

b) Lembar dokumen pengantar

c) Lembaran poliklinik

d) Hasil pemeriksaan penunjang

e) Salinan resep

b. Pemberian Kode (Coding)

Pemberian kode adalah pemberian penetapan kode

dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf

dalam angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan

tindakan serta diagnosis yang ada didalam rekam medis harus

diberi kode dan selanjutnya di indeks agar memudahkan

pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi

perencanaan, manajemen, riset bidang kesehatan.

Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health

Organization) bertujuan untuk menyeragamkan nama dan

golongan penyakit, cedera, gejala, dan faktor yang

mempengaruhi kesehatan.

Kecepatan dan ketepatan pemberian kode dari suatu

diagnosis sangat tergantung kepada pelaksana yang

menangani berkas rekam medis tersebut yaitu :

1) Tenaga Medis dalam menetapkan diagnosis

2) Tenaga Rekam Medis sebagai pemberi kode

3) Tenaga Kesehatan lainnya

Untuk lebih meningkatkan informasi dalam rekam

medis, petugas rekam medis harus membuat kode sesuai

dengan klasifikasi yang tepat. Disamping kode penyakit,

berbagai tindakan lain juga harus diberi kode sesuai dengan

klsifikasi masing-masing dengan menggunakan :

1) ICD-10

2) ICD-9 CM
c. Tabulasi (Indeksing)

Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode

yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks (dapat

menggunakan indeks-indeks atau komputerisasi). Jenis

indeks yang biasa dibuat :

1) Indeks pasien

a. Pengertian

Indeks pasien adalah satu tabulasi kartu katalog yang

berisi nama semua pasien yang pernah berobat di

instansi pelayanan kesehatan. Informasi yang ada

didalam kartu ini adalah : Halaman depan (nama

lengkap, jenis kelamin, umur, alamat, tempat dan

tanggal lahir, pekerjaan. Halaman belakang (tanggal

masuk, tanggal keluar, hasil penunjang medis, dokter,

nomor rekam medis).

b. Kegunaan

Kartu indeks penderita dapat digunakan sebagai kunci

untuk menemukan berkas rekam medis seorang

penderita.

c. Cara Penyimpanan

Kartu indeks disusun secara alphabet seperti susunan

kata-kata dalam kamus.

d. Lama Penyimpanan
 Lama penyimpanan kartu indeks penderita adalah

selamanya.

e. Alat Penyimpanan

a) Guide/sekat penunjuk

b) Cardex/lemari laci

c) Komputer

d) Rotary Filling

e) Filling Cabinet

2) Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi

a. Pengertian

Indeks penyakit dan indeks operasi adalah tabulasi

yang berisi kode penyakit dan kode operasi pasien

yang berobat di instansi pelayanan kesehatan.

Informasi yang ada didalam kartu ini adalah :

a) Nomor Kode

b) Judul, Bulan, Tahun

c) Nomor Penderita

d) Jenis Kelamin

e) Umur
 1. Untuk Indeks Operasi ditambah :

Dokter Bedah, Dokter Anesthesi, hari pra operasi,

post operasi, pasien keluar (meninggal, sembuh,

cacat)

2. Untuk Indeks Penyakit ditambah :

Diagnosa lain, dokter lain, hari perawatan,

meninggal/keluar (sembuh, cacat).

b. Kegunaan

1. Untuk mengambil berkas rekam medis tertentu

guna keperluan-keperluan sebagai berikut :

a) Mempelajari kasus-kasus terdahulu dari satu

penyakit untuk memperoleh pengertian tentang

penanggulangan terhadap penyakit-

penyakit/masalah-masalah kesehatan pada saat

ini.

b) Untuk menguji teori-teori membandingkan data-

data tentang penyakit/pengobatan dalam rangka

penyuguhan tulisan-tulisan ilmiah.

c) Menyuguhkan data menggunakan fasilitas

instansi pelayanan kesehatan untuk menyusun

keperluan alat-alat baru, tempat tidur, dan lain-

lain.
 d) Menilai kualitas pelayanan yang diberikan

instansi pelayanan kesehatan.

2. Menyuguhkan data pelayanan yang diperlukan

dalam survei kemampuan instansi pelayanan

kesehatan.

3. Menemukan berkas rekam medis dimana

dokternya hanya ingat diagnosa atau operasinya,

sedangkan nama pasien yang bersangkutan lupa.

4. Menyediakan materi pendidikan untuk mahasiswa

kedokteran, perawat, dan lain-lain.

c. Cara Penyimpanan

Kartu-kartu indeks disimpan dalam laci menurut

nomor urut.

3) Indeks Dokter

a. Pengertian

Indeks dokter adalah satu tabulasi data yang berisi

nama dokter yang memberikan pelayanan medik

kepada pasien.

b. Kegunaan

a) Untuk menilai kinerja dokter

b) Bukti pengadilan
 4) Indeks Kematian

a. Informasi yang tetap dalam indeks kematian :

a) Nama Penderita

b) Nomor Rekam medis

c) Jenis Kelamin

d) Umur

e) Kematian : kurang dari sejam post operasi

f) Dokter yang merawat

g) Hari perawatan

h) Wilayah

b. Kegunaan

Sebagai statistik menilai mutu pelayanan dasar,

menambah dan meningkatkan peralatan/tenaga.

c. Cara Penyimpanan

Disusun menurut nomor indeks kematian.

B. Pencatatan dan Pelaporan Program Puskesmas

Jenis pencatatan kegiatan harian program Puskesmas dapat

dibagi berdasarkan lokasi pencatatannya yaitu pencatatan di

dalam dan diluar gedung Puskesmas. Pelaporan yang dibuat dari

dalam gedung puskesmas adalah semua data yang diperoleh dari

pencatatan kegian harian program yang dilaksanakan di dalam

gedung puskesmas seperti data BP, Poli Gigi, Farmasi,

Laboratorium, KIA, KB, Kesehatan Jiwa, dan sebagainya. Data

yang berasal dari luar gedung adalah data yang dibuat

berdasarkan catatan harian kegiatan program yang dilaksanakan

di luar gedung puskesmas atau Puskesmas Pembantu. Misalnya

data kegiatan program program Yandu (Pelayanan Terpadu),

UKS (Usaha Kesehatan Sekolah), PHN (Public Health

Nursing/Perawatan Kesehatan Msyarakat), PKM ( Penyuluhan

Kesehatan Masyarakat), Kesehatan Lingkungan, dan P2M

(Pemberantasan Penyakit Menular).

Pencatatan harian masing-masing program Puskesmas

dikompilasi menjadi laporan terpadu Puskesmas. Sistem

Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP

dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setiap awal bulan.

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengolah kembali laporan

puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas

Kesehatan Propinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Feedback

terhadap laporan Puskesmas harus dikirimkan kembali secara

rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan

program. Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, Puskesmas

tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan

Pusat. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang mempunyai

kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen

Kesehatan Pusat. Masalahnya adalah data mana yang diperlukan

oleh Propinsi, dan data mana yang harus dikirimkan ke

Departemen Kesehatan Pusat.

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas.

Laporan Harian untuk melaporkan adanya kejadian luar biasa

(KLB) penyakit tertentu; Laporan Mingguan untuk melaporkan

kegiatan penanggulangan penyakit diare; Laporan Bulanan ada

empat jenis (LB1 – LB4) untuk melaporkan kegiatan rutin

program. LB1 berisi data kesakitan, LB2 berisi data obat-

obatan, LB3 berisi data program gizi, KIA, KB, dan P2M, LB4

berisi data semua kegiatan program pokok puskesmas baik di

dalam maupun diluar gedung. Ada juga jenis laporan lain seperti

Laporan Triwulan (LT), Laporan Semester, dan Laporan

Tahunan yang mencakup data kegiatan program yang sifatnya

lebih komprehensif disertai penjelasan secara naratif.

Yang penting buat Puskesmas adalah bagaimana

memanfaatkan semua jenis data yang sudah dibuat dalam

laporan sebagai masukan (input) untuk menyusun perencanaan

Puskesmas (Micro Planning) dan Lokakarya Mini Puskesmas

(LKMP).

Analisis data hasil kegiatan program Puskesmas cukup diolah

dengan menggunakan statistik sederhana dan distribusi masalah

dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologi deskriptif.

Data yang sudah disajikan dalam bentuk tabel dan grafik

 (informasi kesehatan) digunakan sebagai masukan (input)

perencanaan pengembangan program Puskesmas. Selain data

yang bersumber dari pencatatan masing-masing kegiatan

program, data kegiatan program juga didapat oleh pimpinan

Puskesmas dari hasil supervisi ke lapangan. Khusus untuk

kegiatan program KB, datanya bersumber dari PLKB (Petugas

Lapangan KB). Data penduduk, geografis (wilayah kerja), dan

sosial ekonomi masyarakat dapat diperoleh dari kantor camat.

C. Korespondensi Rekam Medis

Korespondensi Rekam Medis adalah surat menyurat yang

berhubungan dengan rekam medis.

Adapun surat menyurat rekam medis terbagi atas berbagai

jenis surat yaitu :

a. Resume Medis

Ringkasan kegiatan pelayanan medis yang diberikan oleh

tenaga kesehatan khususnya dokter selama masa perawatan

hingga pasien keluar baik keadaan hidup maupun meninggal.

b. Formulir Asuransi yang terkait dengan pelayanan kesehatan

Formulir yang berkaitan dengan pelayanan kesehatan yang

diberikan oleh dokter dan telah ditanda tangani oleh pasien

untuk memberi kuasa kepada pihak instansi pelayanan

 kesehatan untuk memberikan informasi kesehatan mengenai

dirinya kepada pihak Asuransi.

c. Surat Keterangan Medis

Surat yang diberikan kepada pasien yan berisi keterangan

tertulis mengenai kondisi kesehatan pasien dan dapat

dipergunakan sebagaimana mestinya. Misalnya Surat

Keterangan Medis mengenai kondisi pribadi pasien untuk

keperluan belajar, tes kesehatan, berobat keluar, studi

banding.

D. Analisa Rekam Medis

Menurut Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah

Sakit (2006 : 76), Analisa adalah segenap rangkaian perbuatan,

pikiran yang mencegah sesuatu hal secara mendalam, terutama

mempelajari bagian-bagian dari mutu kebutuhan untuk

mengetahui ciri, hubungan, dan peranan dalam kebutuhan yang

dibuat.

Analisa Rekam Medis meliputi :

a) Analisa mutu rekam medis

b) Analisa Mortalitas dan Operasi

Mortalitas adalah perbandingan jumlah kematian terhadap

jumlah populasi.

c) Analisa Morbiditas
 d) Analisis Kualitatif dan Kuantitatif

Analisis kualitatif adalah analisa yang ditujukan kepada mutu

dan setiap berkas rekam medis. Analisis kualitatif meliputi

penelitian terhadap pengisian lembar rekam medis baik oleh

staf medis, paramedis, dan unit penunjang medis lainnya.

Sedangkan analisis kuantitatif adalah analisis yang ditujukan

kepada jumlah lembaran-lembaran rekam medis sesuai

dengan lamanya perawatan meliputi kelengkapan lembaran

medis, paramedis, penunjang medis sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan.

E. Sistem Penyimpanan Rekam Medis (Filling System)

1. Ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan

rekam medis, yaitu :

a. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis

seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan

kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama

seorang pasien dirawat.

Kelebihannya:

a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

dan penyimpanan berkas rekam medis.

 b) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk

peralatan dan ruangan.

c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pancatatan

medis mudah di standarisasikan.

d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

e) Mudah untuk menerapkan sistem unit record.

Kekurangannya:

a) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani

unit rawat jalan dan unit rawat inap.

b) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24

jam.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam

medis poliklinik dengan rekam medis penderita di rawat

inap. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap

disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah.

Kelebihannya:

a) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan

lebih cepat.

b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangannya:

a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

 b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan

lebih banyak.

Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor yang

sering dipraktekkan yaitu :

a) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling

System) yaitu penyimpanan rekam medis dalam rak

pemyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan

nomornya.

b) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System) yaitu

penyimpanan berkas rekam medis dengan menggunakan

nomor-nomor yang dikelompokkan menjadi tiga

kelompok.

Kelebihannya :

a) Pertambahan rekam medis tersebar merata ke 100

kelompok/bagian didalam rak penyimpanan.

b) Petugas mudah diserahi tanggung jawab sejumlah rak

c) Pekerjaan akan terbagi rata

d) Dapat dihindarkan terjadi rak-rak kosong

e) Kekeliruan penyimpanan dapat dicegah karena petugas

tidak memperhatikan seluruh angka

Kekurangannya :

Latihan dan bimbingan petugas lebih sulit

 c) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System) yaitu

penyimpanan berkas rekam medis dengan menggunakan

nomor-nomor yang dikelompokkan menjadi tiga

kelompok, tetapi kelompok angka ketiga berada ditengah.

Kebaikannya :

a) Mudah mengambil 100 rekam medis yang nomornya

berurutan

b) Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengah

lebih mudah dari pada ke sistem angka akhir

Kekurangannya :

a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama

b) Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah

melebihi 6 digit

c) Terjadi rak-rak yang lowong pada beberapa section

apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan

tidak aktif

F. Pengambilan Rekam Medis (Retrieval)

Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari tempat

penyimpanan dilakukan karena kebutuhan diantaranya yaitu :

a. Untuk Berobat jalan/ kontrol

b. Untuk Rawat Inap

c. Untuk Penelitian
 d. Untuk Pendidikan

e. Untuk Pengadilan

f. Untuk Analisa Kuantitatif & Kualitatif

G. Penyusutan (Retensi) dan Pemusnahan Rekam Medis

a. Pengertian

Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan

berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara ;

a) Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari rak file

aktif ke rak file in aktif dengan cara memilah pada rak

penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.

b) Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai

ketentuan yang berlaku.

c) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm

dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.

d) Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.

b. Tujuan Penyusutan/Retensi Rekam Medis :

a) Mengurangi berkas rekam medis yang semakin

bertambah.

b) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

c) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat

penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan.

 d) Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi

serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna

rendah atau nilai gunanya telah menurun.

Untuk menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai

kegunaan berkas rekam medis, sebaiknya jadwal retensi

rekam medis disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari

unsur komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-

benar memahami rekam medis, fungsi dan nilai rekam medis.

c. Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik

arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai

gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan

cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang

sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya.

Sebaagai media penyimpanan dapat menggunakan scanner

dan mikrofilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

d. Ketentuan Pemusnahan Berkas Rekam Medis :

a) Dibentuk tim pemusnah berkas rekam medis dengan surat

keputusan Direktur (Kepala Puskesmas) yang

beranggotakan sekurang-kurangnya dari : Ketata Usahaan

(Administrasi), Unit Penyelenggaraan Rekam Medis, Unit

Pelayanan Rawat Jalan dan Komite Medik.

 b) Formulir rekam medis mempunyai nilai guna tertentu

tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu

tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c) Membuat pertelaan arsip bagi berkas rekam medis aktif

yang telah dinilai.

d) Daftar pertelaan rekam medis yang akan dimusnahkan

oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada Kepala Puskesmas,

Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, Direktur Jenderal

Pelayanan Medik Kementrian Kesehatan RI.

e) Berita acara pelaksanaan pemusnahan dilaporkan kepada

Kepala Puskesmas, Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten,

Direktur Jenderal Pelayanan Medik Kementrian Kesehatan

RI.

E. Sistem Pemberian Nomor Pasien

1. Sistem Pemberian Nomor

a. Seri

Pemberian nomor rekam medis pada setiap kali kunjungan

pasien, konsep penjajaran setiap Rekam Medis disimpan

terpisah berdasarkan nomor rekam medis yang diberikan setiap

kali kunjungan pasien.

 b. Unit

Hanya satu nomor Rekam Medis yang diberikan, pada saat

pertama kali kunjungan dan akan selalu digunakan pada

kunjungan berikutnya, Konsep penjajaran Rekam Medis

disimpan dengan satu nomor Rekam Medis.

c. Seri Unit

No. Rekam Medis Baru diberikan setiap kali kunjungan,

konsep penjajaran Rekam Medis yang lama akan digabungkan

dengan nomor Rekam Medis yang baru diberikan dan

disimpan pada nomor Rekam Medis yang baru.

2. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Pemberian Nomor

A. Kelebihan

a. Seri

1) Rak-rak penyimpanan terisi konstan

2) Memudahkan dalam pengambilan Rekam Medis yang

dimusnahkan

b. Unit

1) Semua data pas tersimpan dan terkumpul sehingga

gambaran pas tentang riwayat medis dan terapi akan

mudah diperoleh dengan cepat.

2) Lebih efisien karena satu folder Rekam Medis hanya

untuk satu nomor Rekam Medis.

 c. Seri Unit

1) Memudahkan dalam pengambilan Rekam Medis yang

akan dimusnahkan.

B. Kekurangan

a. Seri

1) Data pasien (riwayat medis & terapi) tersebar di

beberapa Rekam Medis, sehingga menyulitkan dokter,

perawat, dan tenaga medis lainnya dalam memberikan

perawatan

2) Biaya lebih mahal/tidak efisien

3) Rak-rak penyimpanan cepat penuh

b. Unit

1) Harus selalu mengecek apakah pernah berobat atau

belum, untuk mencegah agar pasien lama tidak

mendapat nomor baru lagi.

2) Rekam Medis menjadi tebal dan perlu dibuat beberapa

jilid.

c. Seri Unit

1) Biaya lebih mahal/tidak efisien, karena setiap berobat

diberi nomor dan dibuatkan Rekam Medis baru, KIUP

baru, dan KIB baru.

 2) Pegawai lebih repot karena harus mencari dan

menggabungkan Rekam Medis yang terdahulu dengan

Rekam Medis yang baru.

3) Rak penyimpanan akan terisi tidak merata.

F. Sumber Nomor

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006 : 28),

sumber nomor berasal dari “Bank Nomor” yang akan menentukan

sampai dengan nomor tertinggi yang tersimpan dan akan keluar secara

otomatis apabila ada pasien baru yang mendaftar.

1. Perubahan Sistem Penomoran

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006 : 28),

langkah-langkah mengubah sistem nomor seri atau seri unit menjadi

sistem unit :

1) Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya

pada tanggal permulaan bulan.

2) Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut. Nomor

terakhir dari rangkaian seri yang belum tercapai dapat dipakai

sebagai nomor permulaan unit atau sama sekali mulai dengan nomor

baru.

3) Berikan nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit

patients), ambil rekam medis mereka yang lama dan disimpan

dibawah nomor yang baru. Berikan petunjuk keluar (outguide) pada

 tempat penyimpanan rekam medis yang lama dengan mencantumkan

nomor yang baru (cross reference).

4) Tinggalkan pada tempat semula rekam medis dari pasien yang tidak

melakukan masuk/kunjungan ulang.

G. Sistem Pemberian Nama Pasien

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006 : 28),

Tata cara penulisan nama pasien anatar lain sebagai berikut :

1) Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih ;

2) Penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang masih

berlaku ;

3) Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru

yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak ;

4) Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/jabatan/gelar ;

5) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam

penulisan nama pasien ;

6) Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan

namanya harus disesuaikan dengan PASPOR yang berlaku di

Indonesia ;

7) Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum

mempunyai nama, maka penulisan namanya adalah Bayi Ny. xxx.

Adapun cara penulisannya adalah sebagai berikut :

 1. Cara Penulisan Nama Pasien :

Nama pada KTP/SIM/PASPOR : RAFIQ CATUR

Nama pada kartu pasien : RAFIQ CATUR

Pada KIUP/Data dasar pasien : RAFIQ CATUR

2. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi :

Nama Ibu : YANTI HASAN

Nama Bayi : YANTI HASAN

Pada KIUP/Data dasar bayi : Bayi.Ny.YANTI HASAN

Apabila pada kunjungan selanjutnya bayi telah memiliki nama,

maka nama yang digunakan adalah namanya saat ini dan hanya

petugas yang berwenang yang dapat merubah nama bayi sesuai

dengan namanya sekarang.

H. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan

1. Penerimaan Pasien Rawat Jalan

a) Pasien Baru

Setiap pasien baru diterima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP)

dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan

informasi mengenai data identitas sosial pasien yang harus

diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik dan akan

memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu

pengenal (kartu berobat), yang harus dibawa pada setiap

 kunjungan berikutnya ke instansi pelayanan kesehatan yang

sama.

Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya meliputi:

a) Dokter penanggung jawab poliklinik

b) Nomor Pasien

c) Alamat lengkap

d) Tempat/Tanggal Lahir

e) Umur

f) Jenis Kelamin

g) Status Keluarga

h) Agama

i) Pekerjaan

Ringkasan riwayat klinik ini juga dipakai sebagai dasar

pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) dan data diatas

pula yang disimpan sebagai database instansi pelayanan

kesehatan tersebut.

b) Pasien Lama

Pasien lama dibedakan menjadi :

a) Pasien yang datang dengan perjanjian.

b) Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan

sendiri).

Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang atas

kemauan sendiri, setelah membeli karcis, baru akan mendapat

 pelayanan di TPP. Pasien dengan perjanjian akan langsung

menuju poliklinik yang dituju karena rekam medisnya telah

disiapkan oleh petugas, sedangkan untuk pasien yang datang

atas kemauan sendiri/bukan pasien perjanjian, harus menunggu

sementara rekam medisnya dimintakan oleh petugas TPP ke

Instalasi Rekam Medis. Setelah berkas rekam medisnya

ditemukan maka berkas Rekam Medis tersebut dikirim ke

poliklinik oleh petugas, selanjutnya pasien akan mendapat

pelayanan kesehatan di poliklinik dimaksud.

c) Prosedur Pasien Gawat Darurat

Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien

lama yang biasa, disini psien ditolong terlebih dahulu baru

penyelesaian administrasinya. Setelah mendapat pelayanan yang

cukup, ada beberapa kemungkinan dari setiap pasien :

a) Pasien boleh langsung pulang

b) Pasien dirujuk/dikirim ke rumah sakit

 TPPRJ

Ya Tidak
PERNAH
BEROBAT

POLIKLINIK NO. RM BARU

PULANG/DATANG
TINDAK PADA WAKTU YANG
LANJUT DITETAPKAN

DIRAWAT/DIRUJUK
KE RUMAH SAKIT

Gambar 2.1. Alur Pasien Rawat Jalan

Sumber : Dirjen Yanmed (2006 : 34)

I. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Menurut Direktorat Jederal Pelayanan Medik (2006 : 37), alur

rekam medis rawat jalan meliputi :

a) Pasien mendaftar ke Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan

(TPPRJ)
b) Apabila Pasien Baru : Pasien mengisi formulir pendaftaran pasien

baru yang telah disediakan

c) Apabila Pasien Lama : Pasien menyerahkan kartu berobat kepada

petugas di TPPRJ

d) Di TPPRJ :

1) Untuk Pasien Baru, Petugas TPPRJ terlebih dahulu menginput

identitas sosial dan untuk pasien lama petugas menginput

antara lain :

a. Nama Pasien

b. Nomor Rekam Medis

c. Nomor Registrasi

d. Poliklinik yang dituju

e. Keluhan yang dialami

2) Petugas TPPRJ membuat kartu berobat untuk diberikan kepada

pasien baru yangharus dibawa apabila pasien tersebut berobet

ulang.

3) Untuk Pasien Baru, Petugas TPPRJ akan menyiapkan berkas

rekam medis pasien baru.

4) Bagi pasien lama, harus memperlihatkan kartu berobat kepada

petugas TPPRJ. Selanjutnya petugas akan menyiapkan berkas

rekam medis pasien lama tersebut.

5) Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas

rekam medis pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui

nomor rekam medis pasien melalui pencarian KIUP.

6) Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat

jalan poliklinik antara lain : tanggal kunjungan, nama pasien,

nomor rekam medis, jenis kunjungan, tindakan/pelayanan yang

diberikan, dan sebagainya.

7) Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil

pemeriksan, diagnosis, terapi yang ada relevansinya dengan

penyakitnya pada lembaran rekam medis (catatan dokter

poliklinik).

8) Petugas poliklinik (perawat/bidan) membuat

laporan/rekapitulasi harian pasien rawat jalan.

9) Setelah pelayanan kesehatan di poliklinik selesai, petugas

poliklinik mengirimkan seluruh berkas rekam medis pasien

rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rwat jalan ke

instansi rekam medis paling lambat 1jam sebelum berakhir jam

kerja.

10) Petugas instalasi rekam medis memeriksa kelengkapan

pengisian rekam medis dan untuk yang belum lengkap segera

diupayakan kelengkapannya.

11) Petugas instalasi rekam medis mengolah rekam medis yang

sudah lengkap, dimasukkan kedalam kartu indeks penyakit,

 kartu indeks operasi, dan sebagainya sesuai dengan

penyakitnya.

12) Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,

untuk membuat laporan

13) Berkas rekam medis pasien disimpan berdasarkan nomor

rekam medisnya (apabila menganut sistem desentralisasi)

rekam medis pasien rawat jalan disimpan secara terpisah pada

tempat TPPRJ.
 TPPRJ

LAMA BARU
KUNJUNGAN

INPUT IDENTITAS SOSIAL

BAWA TIDAK
KIB PASIEN, BUAT KIUP, KIB, DAN
SIAPKAN RM BARU
CATAT DI BUKU
KUNJUNGAN
CARI DI KIUP
KIB

PASIEN KIUP
CARI RM
DI RAK
REKAM MEDIS

REKAM MEDIS

PENGIRIMAN
CATAT DI BUKU RM KE
REGISTER POLIKLINIK

RUANG
CATATAN DOKTER PENGOLAHAN
POLIKLINIK

LENGKAP

ASSEMBLI FILE
INDEKSING KODING

KELENGKAPAN

Gambar 2.2. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Sumber : Dirjen Yanmed (2006:37)

2.3. Teori Tentang Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Huffman (1994 : 485) “ a system is a

group of interrelated elements which work together to accomplish

something”.

“Sistem diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi dan saling beruntung satu sama lain”. (Fatta, 2007 : 3)

Menurut Lucas (1989) sistem sebagai suatu komponen atau

variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu

sama lain dan terpadu.

Menurut Scott (1996) Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti

masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output).

Masukan Pengolahan Keluaran

(Input) (Processing) (Output)

Gambar 2.3. Unsur-Unsur Sistem

Sumber : Al-Bahra (2005 :56)

Sedangkan menurut Kristanto (2008 : 1) sistem adalah jaringan

kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

 bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan

suatu sasaran tertentu.

Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang

saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama

lain.

B. Elemen Sistem

Menurut Gordon B. Davis (1985), “Sistem sebagai bagian-bagian

yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa

saran”.

Menurut Robert G. Murdick (1993) “Sistem sebagai seperangkat

elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan bersama”.

Sedangkan menurut Kristanto (2008 : 2) suatu sistem mempunyai

elemen sebagai berikut :

 TUJUAN

BATASAN

KONTROL

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 2.4. Hubungan Elemen-Elemen Sistem

Sumber : Andri Kristanto (2008 : 2)

a. Tujuan Sistem

Tujuan sistem dapat berupa tujuan organisasi, kebutuhan

organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun

urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam

mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-

peraturan yang ada dalam organisasi, biaya-biaya yang

dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik

itu sarana dan prasarana maupun batasan lain.

c. Kontrol Sistem

Kontrol atau pengawasan sistem merupaan pengawasan terhadap

pelaksanaan pencapaian tujuan dan sistem tersebut. Kontrol sistem

dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol

 terhadap keluaran (output), kontrol terhadap pengolahan data,

kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya.

d. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima

seluruh masukan data, dimana masukan tersebut dapat berupa jenis

data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya.

e. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk

mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi informasi

yang lebih berguna. Misalkan sistem produksi akan mengolah

bahan baku yang berupa bahan mentah menjadi bahan yang siap

untuk digunakan.

f. Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian

pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa

beruapa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya.

g. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas

mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen

ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini

merupakan perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.

C. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen

dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sassaran yang

berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem

tersebut.

Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa

sudut pandang. Seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem

alamiah, sistem yang bersifat deterministik, dan sistem yang bersifat

terbuka dan tertutup. Adapun penjelasan lebih detail dan rinci akan

dipaparkan dibawah ini.

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak sebara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu

sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia

dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan dan

lain sebagainnya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan

manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses

alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada

kehendak sang pencipta alam). Misalnya sistem perputaran bumi,

sistem pergantian siang dengan malam, sistem kehidupan umat

manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi

 manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system

atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Siste

informasi merupakan contoh man-machine system. Karena

menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan

manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai suatu sistem tertentu (deterministic

system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu

beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tertentu

relatif stabil/konstan dalam jangka waktu yang lama. Sistem

komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya

dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak

tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak bisa

diprediksi bahkan dalam waktu beberapa jam saja sudah berubah,

kawan menjadi lawan, dan lawan yang selalu dihujat berubah

menjadi kawan dan didukung habis-habisan.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan

tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja

secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak

luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya

tidak ada sistem benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively

 closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain. Kaarena

sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh lingkungan luarnya, maka

suatu sistem harus mempunyai suatu pengendalian yang baik.

Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara

relatif tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya

untuk pengaruh yang baik saja.

2.4. Teori-Teori Tentang Konsep Dasar Data dan Informasi

A. Pengertian Data

Data adalah sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian

nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang

tertentu yang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan atau hal.

(Sutanta, 2003 : 9)

Sedangkan menurut Siagian (2003 : 13) “Data merupakan bahan

mentah yang diolah sedemikian rupa sehingga berubah menjadi

informasi”.

Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi

(the description of things and events that we face).Defisiensi data yang

lain adalah data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian dan kesatuan nyta.Keseluruhan (fact and entity)

 adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat,benda,dan orang betul-

betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data

merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar

bagi penggunanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan di

kelompokkan dan di proses untuk menghasilkan informasi.

B. Pengertian Informasi

Menurut Huffman, (1994 : 485) “Informationns is defined as data

which have been processed. Information is data that have been

menipulated in a formal, intelligent way so the result are directly

useful”.

Menurut Sutanta, (2003 : 10) “Informasi merupakan hasil

pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi

penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai bahan dalam

pengembilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung

saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang”.

Sedangkan menurut Sutarman, (2009 : 14) “Informasi adalah

sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu

sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

a. Fungsi Informasi

Fungsi Utama Informasi adalah menambah pengetahuan atau

mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang

 disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang

dimasukkan ke dalam, dan pengolahan, suatu model keputusan.

b. Nilai Informasi

Menurut Burch dan Stratr dalam buku mereka, Information

Systems: Theory and Practice, nilai Informasi itu didasarkan atas

sepuluh sifat sebagai berikut:

1) Mudahnya Dapat diperoleh

Sifat ini menunjukan betapa mudah dan cepatnya keluaran

informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperolehnya dapat

diukur, akan tetapi beberapa nilai bagi pemakai informasi sulit

diukur.

2) Sifat Luas dan Lengkapnya

Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak

berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai

keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat sulit diukur.

3) Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan

keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data

yang besar, maka biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni

kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4) Kecocokan

Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam

hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi

 harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi;

semua keluaran lainnya tidak berguna, akan tetapi maslah

mempersiapkannya. Sifat ini sulit untuk diukur.

5) Ketepatan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih

pendek daripada siklus diperolehnya informasi: masukan,

Pengolahan dan pelaporan keluaran pada para pemakai.

Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini

harus dikurangi dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat

diukur.

6) Kejelasan

Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari

istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat

memakan biaya yang besar.

7) Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran

informasi, tidak hanya dengan lebih dari suatu keputusan, akan

tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan.

Sifat ini sulit diukur, akan tetapi dalam banyak hal dapat

diberikan nilai yang dapat diukur.

8) Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi

untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan

yang sama.

9) Tidak Ada Prasangaka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk

mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah

dipertimbangkan sebelumnya.

10) Dapat diukur

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari

sistem informasi formal. Meskipun kabar angin, desas-desus,

dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap

sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup

pembicaraan.

Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai

data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi

penerimanya. Alat pengolah informasi dapat meliputi elemen

komputer, elemen non komputer atau kombinasinya. Informasi

diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. Menurut

John Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih

berharga, maka informasi harus memenuhi kriteria sebagai berikut.

1) Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak

manajemen dalam mengambil keputusan.

2) Informasi harus relefan, benar-benar terasa manfaatnya bagi

yang membutuhkan.

3) Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan

pada saat dibutuhkan.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil

keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap

hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal,

dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan

mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna

karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan

angka yang pasti.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian

didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.

Informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya

digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak

hanya oleh satu orang pihak didalam organisasi. Nilai sebuah

informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya

lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan

informasi tersebut.
C. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk

menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang

memiliki kegunaan. Semakin banyak data dan kompleksnya aktifitas

pengolahan data dalam suatu organisasi baik itu organisasi baik itu

organisasi besar maupun organisasi kecil, maka metode pengolahan

data yang tepat sangat dibutuhkan.

Dalam metode ini diharapkan dapat menyelesaikan kebutuhan

pengolahan data yang ada, yaitu antara lain :

1) Ruang penyimpanan data yang efisien.

2) Proses yang cepat terhadap data untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan oleh unsur-unsur dalam organisasi baik sebagian atau

secara menyeluruh.

3) Salah satu metode untuk mengolah data adalah dengan media

pengolah data yang menggunakan komputer. Dengan media ini

semua permasalahan yang ada dapat diselesaikam secara cepat baik

itu permasalahan yang menggunakan perhitungan matematis atau

fungsi-fungsi lainnya. Selain itu dengan komputer, permasalahan

yang ada dapat diselesaikan dengan sedikit mungkin kesalahan

yang akan terjadi.

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data antara lain :

1. Input data meliputi :

 a. Mencatat transaksi data ke sebuah pengolahan data medium

(contohnya adalah memasukan angka-angka ke dalam

kalkulator).

b. Melakukan pengkodean transaksi data ke dalam bentuk lain

(contohnya adalah melakukan konversi atribut kelamin

female ke huruf F).

c. Menyimpan data atau informasi untuk pengambilan

keputusan.

2. Transformassi data meliputi :

a. Calculating, adalah operasi aritmatika terhadap data field

yang dimasukan.

b. Summarizing, adalah proses akumulasi beberapa data

(contohnya, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam

seminggu menjadi nilai total jam kerja per minggu).

c. Classifyng data group-group tertentu :

1) Categorizing atau mengkategorikan data ke adalam

suatu group berdasarkan karakteristik tertentu

(contohnya adalah pengelompokan data mahasiswa

berdasarkan semester yang aktif).

2) Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan

(contohnya adalah pengurutan nomor induk karyawan

secara ascending).
 3) Merging atau menggabungkan dua atau lebih kumpulan

data berdasarkan kriteria tertentu (contohnya adalah

menggabungkan data penjualan bulan januari, februari,

dan maret ke dalam grup triwulan).

4) Matching data berdasarkan keinginan pengguna

terhadap grup data. (contohnya adalah memilih senua

karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta

pertahun).

3. Output Data

a. Displaying result, yaitu menampilkan informasi yang

dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan.

b. Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk

pemakai lain yang membutuhkan.

c. Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik

melalui saluran komunikasi.

D. Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya,

perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan

dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan

data adalah sebagai berikut :

 Masukan Pengolahan Keluaran
(Input) (Processing) (Output)

Umpan Balik
(Feedback)

Gambar 2.5. Siklus Informasi

Sumber : Hanif Al Fatta (2009 : 24)

Dari gambar diatas, dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan

suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan

melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses

menjadi suatu output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan.

Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima,

kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa

evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut

akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali. Begitu

seterusnya.

E. Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau

ditentukan oleh tiga hal sebagai berikut :

1. Akurat (Accuracy)

Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan

dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi

tersebut. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu

informasi banyak sekali gangguan-gangguan yang datang yang

dapat merubah isi dari informasi tersebut. Ketidak akuratan dapat

terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau

kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli

tersebut.

Adapun komponen akurat meliputi :

1) Completeness ; berarti informasi yang dihasilkan atau

dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila

informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan

mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan

tindakan secara keseluruhan, sehingga berpengaruh terhadap

kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu

masalah dengan baik.

2) Correcteness ; berarti seluruh pesan telah benar/sesuai.

3) Security ; berarti seluruh pesan yang disampaikan sudah lengkap

atau hanya sistem yang diinginkan oleh user.

2. Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau

informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah

 tidak berguna lagi. Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak

boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai

nilai yang baik, sehingga digunakan sebagai dasar pengambilan

keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan

tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu

informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan

mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

3. Relevan (Relevancy)

Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab

informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam

pemecahan suatu permasalahan. Relevansi informasi untuk tiap-

tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya informasi

mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada

akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan relevan bila

ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

4. Ekonomis (Economy)

Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta

biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut, minimal

informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas

terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.

5. Efisiensi (Efficiency)

Informasi yang berkualitas memiliki sintaks ataupun kalimat yang

sederhana (tidak berbelit-belit, tidak juga puitis, bahkan romantis),

 namun mampu memberikan makna hasil yang mendalam, atau

bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang

menerimanya.

6. Dapat dipercaya (Reliability)

Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya.

Sumber tersebut juga telah teruji kejujurannya. Misalkan output

suatu program komputer, bisa dikategorikan sebagai reliability

karena program komputer akan memberikan output sesuai dengan

input yang diberikan, dan outputnya tidak pernah dipengaruhi oleh

iming-iming jabatan, ataupun setumpuk nilai rupiah.

F. Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan

berdasarkan penggunanya, yaitu sebagai berikut :

1. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup

informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana

perluasan perusahaan dan sebagainnya.

2. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah,

mencakup informasi tren penjualan yang dapat dipakai untuk

menyusun rencana-rencana penjualan.

 3. Informasi Teknis

Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi

persediaan stock retur penjualan, dan laporan kas harian.

2.5. Teori Konsep Dasar Sistem Informasi

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling

berhubungan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan

dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan

keputusan dalam organisasi. (Sutanta, 2003 : 6).

Agar lebih jelas konsep dalam suatu sistem informasi dapat dilihat

pada gambar 2.1.

Input Pemrosesan Output

Data Data

Gambar 2.6. Konsep Sistem Informasi

Sumber : Sutanta (2003 : 6)

B. Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan

beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem

informasi. Komponen-komponen sistem informasi tersebut adalah

sebagai berikut:
1. Input

Input disini adalah semua data yang dimasukan ke dalam sistem

informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah

dokumen-dokumen, formulir-formuliar, dan file-file. Dokumen-

dokumen tersebut dikumpulkan dan konfirmasikan ke suatu bentuk

sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi:

a) Pencatatan

b) Penyimpanan

c) Pengujian

d) Pengkodean

1. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi

input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan

seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan

oleh si penerima. Komponen ini dalam tugasnya akan merubah

segala masukan menjadi keluaran yang terdiri dari:

a) Manusia

Merupakan pemakai dari sistem informasi komputer sehingga

harus mengerti bagaimana menggunakan komputer tersebut

untuk memenuhi kebutuhan mereka.

b) Metode dan Prosedur

Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada

sistem informasi sedangkan prosedur menggambarkan

 bagaimana manusia sebagai pemakai sistem membuat

keputusan.

c) Peralatan Komputer

Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk

peralatan komputer adalah: monitor, Printer, disket, dan

program komputer. Dalam Program komputer terdapat

sejumlah instruksi-instruksi yang mengatur kerja dari

perangkat keras dan memenuhi fungsi dari sistem informassi

komputer.

d) Penyimpanan Data

Berfungsi untuk pemakaian dimasa yang akan datang atau

pencarian kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket,

dokumen atau bentuk lain.

3. Output

Output merupakan semua keluaran semua keluaran atau hasil dari

model yang sudah diolah menjadi suatu informasin yang berguna

dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan

langsung dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan

akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa

laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk

memantau keberhasilan sustu organisasi.

4. Teknologi

Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk

memasukan input, mengolah input, dan menghasilkan keluaran.

Ada tiga bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras,

perangkat lunak, dan perangkat manusia. Perangkat keras

contohnya: keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak

contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia

contohnya analis sistem, programmer, teknisi, dan sebagainya.

5. Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling

berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat

keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.

Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai

kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk

satu bangunan data.

6. Kendali

Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil

untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan

lancar dan tidak mengalami gangguan. Komponen ini sangat

penting agar sistem secara keseluruhan memiliki validasi dan

integritas tinggi. Komponen kendali diperlukan terhadapa backup

file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang

dilakukan.
C. Manfaat Sistem Informasi

Adapun manfaat sistem informasi adalah sebagai berikut:

1) Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah

transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan

pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan meraka.

2) Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek

nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan

transaksi yang terjadi.

3) Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan

persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis

barang yang tersedia.

D. Pemakai Sistem Informasi

Sebagian besar pemakai sistem informasi berdasarkan komputer

terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota

organisasi adalah pemakai informassi yang dihasilkan sistem tersebut

termasuk manajer yang bertanggung jawab atas pengalokasian sumber

daya untuk pengembangan dan pengoprasian perusahaan.

E. Sumber Daya Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen-

komponen dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan proses

penciptaan dan aliran informasi. Dalam hal ini, teknologi informasi

 hanya merupakan salah satu komponen kecil saja. Komponen lainnya

secara umum adalah proses dan prosedur, struktur organisasi, SDM,

model-model untuk analisa, perencanaan, pengendalian, dan pembuatan

keputusan serta database.

Secara umum, sistem informasi merupakan kombinasi dari orang

(people), data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (Software),

jaringan komunikasi (networks) dan mengalami proses pengaliran

dalam suatu organisasi.

Perhatikan gambar berikut ini :

People

Data

Software

Hardware

Networks

Gambar 2.7. Sumbar Daya Sistem Informasi

Sumber : Andri Kristanto (2008 : 16)

F. Jenis-Jenis Sistem Informasi

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang,

Sistem Informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

1) Routine Processing System (RPS), digunakan untuk melayani

berbagai kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin.

 2) Decision Support System (DSS), digunakan untuk melayani

kebutuhan yang tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya

terjadi pada saat perancangan.

3) Classical Management Information System (CMIS), digunakan

untuk melayani kebutuhan pembuatan pelaporan kegiatan yang telah

terjadwal dan terdefinisi dengan baik.

4) Real Time Information System (RTIS), digunakan untuk melayani

kegiatan yang mempunyai sifat harus direspon dengan cepat.

5) Distributed Data Processing System (DDPS), digunakan untuk

melayani kebutuhan yang tersebar secara geografis dengan sumber

data yang tersebar.

6) Transaction Processing System (TPS), digunakan untuk melayani

kegiatan yang bersifat transaksional yaitu membawa perubahan

terhadap kondisi sistem yang ada.

2.6. Teori Tentang Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul

Management and Organizational Behaviour, mengatakan bahwa suatu

sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal

melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-

orang yang tepat dalam suatu organisasi.

The Liang Gie dalam bukunya, pokok-pokok PPBS dan MIS

menyarankan perumusan MIS yang lebih luas lingkupnya sebagai

keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas

macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses

pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengembalian kembali dan

penyebaran keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga

memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya

maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugass

kepemimpinannya yang lain secara tepat.

SIM adalah pengembangan dan penggunaan sistem2-sistem informasi

yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, 1989). SIM

didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya

mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi

sekarang, dan apa yang mungkin terjadi dimasa depan. Informasi tersebut

tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari

simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf

lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

(Mc. Leod, 1995).

SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang

akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudahkan proses

pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi

perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian (Stroner, 1996).

2.7. Teori Tentang Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi

A. Definisi Perancangan Sistem Informasi

Perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan

masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis

(Sutanto, 2003 : 332).

Perancangan sistem informasi merupakan proses menjelaskan

dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem diimplementasikan.

Tahapan desain adalah tahapan mengubah kebutuhan yang masih

berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang real. Tahapan desain

sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu desain logis dan desain fisik.

Desain logis adalah bagian dari fase desain dalam SDLC (System

Development Life Cycle) dimana semua fitur-fitur fungsional dari

sistem dipilih dari tahapan analisis dideskripsikan terpisah dari platform

komputer yang nanti digunakan, sedangkan desain fisik merupakan

proses spesifikasi logis diubah ke dalam detai teknologi dimana

pemograman dan pengembangan sistem bisa diselesaikan. Pada tahapan

inilah aktifitas coding dilakukan.

Pada tahapan desain, ada beberapa aktivitas utama yang dilakukan

yaitu :

1. Merancang dan mengintegrasikan jaringan.

2. Merancang arsitektur aplikasi.

3. Mendesain antar muka pengguna.

4. Mendesain sistem antar muka.

 5. Mendesain dan mengintegrasikan database.

6. Membuat prototype untuk detail desain.

7. Mendesain dan mengitegrasikan kendali sistem.

B. Basis Data

Basis data adalah koleksi dari data-data yang terorganisasi

sedemikian rupa sehingga data mudah disimpan dan dimanipulasi

(diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan-perhitungan tertentu,

serta dihapus). (Nugroho, 2011 : 4)

James Martin (1975) membedakan tujuan basis data menjadi dua

kelompok yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder. Tujuan primer

dimaksudkan sebagai tujuan utama yang ingin dicapai dalam usaha

perancangan dan pengembangan basis data, sedangkan tujuan sekunder

merupakan tujuan tambahan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan

primer. Yang termasuk dalam tujuan primer adalah seabagai berikut :

1. Data-data dalam basis data dapat digunakan oleh banyak pemakai

2. Menjaga investasi intelektual

3. Penekanan biaya

4. Menghilangkan proliferasi

5. Untuk kerja (Performance)

6. Kejelasan (Clarity)

7. Kemudahan pemakaian

8. Flexibilitas penggunaan (Flexibility)

9. Kebutuhan data yang tidak terantisipasi dapat dipenuhi dengan

cepat

10. Perubahan yang mudah

11. Akurasi (Accuracy) dan Konsistensi (Consistency)

12. Privasi (Privacy)

13. Keamanan (Security)

14. Ketersediaan (Availability)

Yang termasuk tujuan sekunder adalah sebagai berikut :

1. Kebebasan data secara fisik (Physical data independency)

2. Kebebasan data secara logika

3. Pengendalian atau minimalisasi kerangkapan (data redudancy)

4. Kecepatan akses

5. Kecepatan pencarian

6. Standarisasi data

7. Tersedianya kamus data

8. Antarmuka (interface) pemograman tingkat tinggi

9. Bahasa end-user

10. Pengendalian Integritas (integrity)

11. Kecepatan pemulihan kembali dari keursakan (fast recovery from

failuries)

12. Kemampuan perubahan untuk penyesuaian (tuning)

13. Perancangan dan pengawasan alat-alat

 14. Pengorganisasian kembali atau imigrasi data dapat dilakukan

secara otomatis.

Basis data yang dikembangkan dengan benar, sesuai dengan kaidah

basis data akan memberikan beberapa keuntungan yaitu :

1. Kerangkapan data dapat diminimalkan

2. Inkonsistensi data dapat dihindari

3. Data dalam basis data dapat digunakan secara bersama (multi-user)

4. Standarisasi data dapat dilakukan

5. Pembatasana untuk keamanan data dapat diterapkan

6. Integritas data dapat terpelihara

7. Perbedaan kebutuhan data dapat diseimbangkan

C. Kamus Data

Kamus data merupakan katalog sistem (system catalog) yang

dibentuk untuk setiap basis data. Katalog sistem mendeskripsikan

semua objek basis data, termasuk data tentang tabel-tabel, seperti nama

tabel, pembuat tabel, pengguna yang berhak menggunakannya, nama

dan tipe data, kunci tamu (foreign key), dan kunci primer (primary key),

berkas indeks, dan sebagainya.

D. Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Suatu

flowchart adalah suatu representasi diagram yang mengilustrasikan

urutan dari proses yang dilakukan untuk mendapatkan suatu hasil.

Dengan kata lain, flowchart membantu kita untuk mngerti dan melihat

bentuk algoritma dengan menampilkan algoritma dalam simbol-simbol

gambar.

Tujuan membuat flowchart adalah menggambarkan suatu tahapan

penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas.

Dalam penuliasan flowchart, dikenal dua model yaitu sistem

flowchart dan program flowchart.

1) Sistem Flowchart adalah bagan yang memperlihatkan urutan

prosedur dan proses dari beberapa file didalam media tertentu.

2) Program Flowchart adalah bagan yang memperlihatkan urutan dan

hubungan proses dalam suatu program. Dua jenis metode

penggambaran Program Flowchart yaitu :

a. Conceptual flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah

secara global.

b. Detail Flowchart, Menggambarkan alur pemecahan masalah

secara rinci.
Simbol Keterangan

Simbol terminal untuk permulaan

atau akhir dari suatu program

Simbol proses untuk menunjukan

pengolahan yang dilakukan oleh

komputer

Simbol decision untuk

menunujukan kondisi yang akan

menghasilakan beberapa

kemungkinan jawaban/aksi

Simbol konektor untuk

memperhatikan aliran control

(disebut edges/links)

Digunakan untuk menginput data

Digunakan untuk Dokumen file

Gambar 2.8. Simbol-Simbol Flowchart

Sumber : Abdul Kadir (2003 : 64)

E. Flowmap

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah

dan urut-urutan prosedur dari suatu program.

Cara membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus

diperhatikan, seperti :

1) Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke

kanan.

2) Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati

dan didefinisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3) Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4) Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan

deskripsi kata kerja.

5) Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6) Lingkup dan range aktivitas yang sedang digambarkan harus

ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang

memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu

digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus

digunakan dan percabangan diletakkan pada halaman yang terpisah

atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan

dengan sistem.

7) Gunakan simbol-simbol flowmap yang standar.

Jenis-jenis flowmap antara lain :

a. Flowmap Sistem
 b. Flowmap Paperwork atau Flowmap Dokumen

c. Flowmap Skematik

d. Flowmap Program

e. Flowmap Proses

Gambar 2.9. Simbol-Simbol Flowmap

Sumber : www.hendra-jatnika.web.id

F. Data Flow Diagram (DFD)

1. Pengertia Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau

proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan

kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan,

proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data
yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

(Kristanto, 2008 : 61).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang

telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika

tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut

akan tersimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada

metodeologi pengembangan sistem yang terstruktur. Kelebihan

utama pendekatan aliran data, yaitu :

a. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem.

b. Pemahaman lebih lanjut tentang keterkaitan satu sama lain sistem

dan subsistem.

c. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan

pengguna melalui diagram aliran data.

d. Merancang sistem yang dianjurkan untuk menentukan apakah

data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam DFD seperti berikut

ini:
 Gane/Sarson Yourdan/De Marco Keterangan

Dapat berupa orang / unit

terkait yang berinteraksi

Entitas
Eksternal dengan sistem tetapi
Entitas Eksternal
diluar sistem.

Unit yang menggunakan

atau melakukan

transformasi data.
Proses Proses Komponen fisik tidak di

identifikasikan.

Aliran Data Aliran Data Aliran data dengan arah

khusus dari sumber ke

tujuan.

Penyimpanan data atau

tempat data direfer oleh

Data Store Data Store proses.

Gambar 2.10. Simbol-Simbol dalam DFD

Sumber : Andri (2003 : 61)

2. Elemen Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Fatta (2007 : 106) ada empat yang elemen yang

menyusun suatu DFD, Yaitu sebagai berikut:

 a. Proses

Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang

spesifik, dapat berupa manual maupun terkomputerisasi.

b. Data Flow

Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali

atau berakhir pada suatu proses.

c. Data Store

Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang

mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di-update atau

ditambahkan ke data store.

d. External Entity

Orang, Organisasi atau sistem yang berada diluar sistem tetapi

berinteraksi dengan sistem.

3. Tingkatan Data Flow Diagram (DFD)

Adapun tingkatan dari Data Flow Diagram (DFD) menurut Fatta

(2007 : 109) adalah sebagai berikut:

a. Context Diagram

Menunjukan semua entitas luar yang menerima informasi dari

atau memberikan informasi ke sistem.

b. Level 0 Diagram

Menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan

sistem. Level ini juga menunjukan komponen internal dari

 proses 0 dan menunjukan bagaimana proses-proses utama

direlasikan menggunakan data flow. Pada level ini juga

ditunjukan bagaimana proses-proses utama terhubung dengan

entitas eksternal. Pada level ini juga dilakukan penambahan data

store.

c. Level 1 Diagram

Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama

dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang

menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0, sekaligus

menunjukan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke

proses lainnya.

d. Level 2 Diagram

Menunjukan semua proses yang menyusun sebuah proses pada

level 1. Bisa saja penyusunan DFD tidak mencapai level ini atau

mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4,

dan seterusnya).

G. MySQL

1. Definisi MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen

basis data SQL (bahasa Inggris : database management system)

atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta

instalasi di seluruh dunia. MySQL merupakan salah satu database

yang paling banyak digunakan dalam membanun aplikasi berbasis

dekstop maupun berbasis web. Alasan umum mengapa

menggunakan MySQL adalah karena database ini bersifat Open

Source sehingga dapat digunakan oleh siapapun tanpa dibebani

lisensi yang lumayan tinggi.

Beberapa keunggulan dari database MySQL adalah sebagai

berikut :

a) Open Source, didistribusikan secara gratis dibawah lisensi

dari General Public License (GPL) dimana setiap orang

bebas untuk menggunakannya tetapi tidak boleh

menggunakan MySQL untuk dijadikan induk turunan yang

bersifat close source atau komersial.

b) Multi-User, dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu

bersamaan.

c) Portability, dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi

multi pletform, diantaranya : Windows, Linux, FreeBSD,

Macos X Server, Solaris, dan lain-lain.

d) Performance Tuning, mempunyai kecepatan lebih tinggi

dalam operasi SQL/Query.

e) Column Types, memiliki lebih tipe data yang sangat

kompleks, seperti : signed/unsigned integer, float, double,

char, varchar, text. Blob, date, time, datetime, timestamp,

year, set dan tipe enum.

f) Command dan Function, memiliki operator dan fungsi penuh

yang mendukung perintah-perintah query.

g) Security, memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti tingkat

subnet mask, hostname, privilege (hak) user dengan sistem

perijinan yang mendetail serta password yang ter-enkripsi.

h) Scalability dan Limits, mampu menangani basis data jumalah

besar, dengan jumlah field lebih dari 50 juta, 60 ribu tabel,

dan 5 milyar record. Batas indeks mencapai 32 buah per

tabel.

i) Localization, dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code)

pada klien menggunakan lebih dari 20 bahasa.

j) Connectivity, dapat melakukan koneksi dengan klien

menggunakan protokol TCP/IP, Unix Socket, Named Pipes.

k) Interface, memiliki antar muka terhadap berbagai aplikasi

dan bahasa pemograman dengan menggunakan fungsi API.

l) Client dan Tools, dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat

digunakan administrasi basis data sekaligus dokumen

petunjuk online.

m) Structure Tabel, memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel

dalam menangani alter tabel dibandingkan postgreSQL dan

Oracle.
 Selain alasan diatas, MySQL juga memiliki beberapa

kelemahan, antara lain sebagai berikut :

a) Data yang ditangani belum besar.

b) Untuk koneksi ke bahasa pemograman visual seperti VB,

Delphi, dan foxpro, MySQL kurang support. Karena koneksi

ini menyebabkan field yang dibaca harus sesuai dengan

koneksi dari program visual tersebut, dan ini menyebabkan

MySQL jarang dipakai dalam pragram visual.

2.8. Teori Tentang Konsep Dasar Visual Basic 2008

Microsoft Visual Basic pertama kali diluncurkan pada tahun 1991

dengan nama Thunder, yang merupakan development pertama yang berbasis

visual yang dibuat oleh Microsoft, untuk menandingi bahasa pemrograman

lainnya yang telah ada seperti pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa

pemrograman lainnya.

Microsoft Visual Basic 2008 merupakan salah satu bahasa

pemrograman aplikasi yang sangat dikenal dunia. Aplikasi Visual Basic

diproduksi pertama kali pada tahun 1991. Pada tahun 1991 Microsoft

mengeluarkan Visual Basic versi 2.0 yang mulai menarik perhatian para

pengembang program. Dan ketika versi Visual Basic 3.0 diluncurkan, versi

ini menjadi bahasa pemrograman yang paling pesat perkembangannya di

pasaran, sehingga banyak diminati oleh programmer. Hal ini membuat

jumlah peminatnya menjadi jutaan dan terus bertambah.

 Pada tahun 1997, Microsoft mengeluarkan visual basic versi 5.0 yang

memiliki kemampuan untuk menciptakan Active Control yang membuat kita

mampu menempatkannya di internet dana membuat bahasa HTML lebih

dinamis dan praktis.

Kemudian pada tahun 1998, Microsoft mengeluarkan lagi Visual

Basic versi 6.0. Dan pada tahun 2008 Visual Basic kembali mengeluarkan

produk mereka dengan nama Microsoft Visual Basic 2008, Visual Basic

2008 memiliki tiga dimensi yang hampir sama dengan Visual Basic 6.0

hanya saja tampilan Microsoft Visual Basic 2008 lebih menarik

dibandingkan dengan Visual Basic 6.0. Tiga dimensi yang dimaksud

tersebut, yaitu:

1. Standart Edition, yang merupakan Produk Standart (dasar) yang sudah

mencakup berbagai sarana dasar dari Visual Basic 2008 untuk

pengembangan sebuah aplikasi.

2. Professional Edition, merupakan versi yang memberikan sarana ekstra

yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol-kontrol tambahan,

dukungan untuk Pemrograman Internet, compiler untuk membuat file

help, secara sarana-sarana pengembang database yang lebih baik.

3. Enterprise Edition, yang memungkinkan Professional Programmer

untuk membuat aplikasi client server yang dapat terhubung ke internet.

Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan.

A. Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic

Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana

yang dibutuhkan untuk membangun program-program hebat untuk versi

Windows dengan cepat dan efisien. Visual Basic merupakan bahasa

pemrograman yang terstruktur. Struktur Aplikasi Visual Basic terdiri

dari:

1. Form, yaitu Windows atau jendela dimana user akan membuat User

Interface atau tampilan yang merupakan antar muka program.

2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form

untuk membuat interaksi dengan memakai text, label, option,

check, frame, dan command.

3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki oleh sebuah

objek Visual Basic. Contoh: name, size, color, position, dan text.

Property dapat diubah saat mendesain program atau run time ketika

program dijalankan.

4. Methods, yaitu serangkaian perintah-perintah yang telah tersedia

dan dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu.

5. Even procedure, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek

yang dapat diminta mengerjakan tugas khusus. Kode akan

dieksekusi ketika ada respon dari pemakai ketika event tertentu.

6. General Procedurs, yaitu kode yang tidak berhuungan dengan

suatu objek tetapi pada general procedures ini sangat berhubungan

dengan aplikasi.

7. Module, yaitu kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel

dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi.

Dari penjelasan di atas, maka tampilan Environment Visual Basic

dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 2.11. Tampilan layar kerja Microsoft Visual Basic 2008

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

Secara rinci, tampilan layer pada Visual Basic 2008 seperti yang

dapat dilihat pada gambar 2.11. adalah terdiri dari:

1. Toolbar, yaitu tombol-tombol yang akan sangat membantu dalam

mempercepat akses perintah ( yang dapat juga disembunyikan

sesuai dengan tingkat-tingkat hierarki). Untuk lebih jelasnya dapat

dilihat pada gambar 2.12.

Gambar 2.12. Toolbar

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

2. Baris menu, yaitu kumpulan perintah-perintah yang

dikelompokkan dalam kriteria operasi yang dihasilkan.

3. Form, yaitu suatu interface untuk merancang suatu program

(sistem yang dirancang). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar 2.13.
 Gambar 2.13. Form

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

4. Windows Property, yaitu jendela yang sangat mendukung sifat-sifat

dari sebuah objek yang digunakan dalam sebuah form. Tampilan

dari windows property dapat dilihat pada gambar 2.14.

 Gambar 2.14. Windows Property

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

5. Windows Form Layout, yaitu windows yang menampilkan letak

dari form (posisi form) pada layer monitor pada saat program

dijalankan.

6. Toolbox, yaitu sebuah windows yang mengandung samua objek

atau control yang akan digunakan untuk membentuk sebuah

program aplikasi dengan semua objek yang diletakkan di jendela

form. Tampilan dari sebuah toolbox pada Visual Basic 2008 dapat

dilihat pada gambar 2.15.

 Gambar 2.15. Toolbox

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

Keterangan mengenai Toolbox:

a. Label, menampilkan tulisan pada form. Pemakai tidak dapat

mengubah isi tulisan tersebut secara langsung.

b. Text box, sebagai tempat input atau untuk menampilkan teks

dan pemakai mengubah-ubah tulisan yang terdapat pada

control.

c. List box, menampilkan beberapa item. Dari control ini item-

item tersebut dipilih. Scroll bar dapat digunakan untuk

mengulang pilihan yang tidak dapat ditampilkan seluruhnya.

 d. Command button, menjalankan suatu tindakan jika pemakai

telah melakukan pilihan, denga menekan tombol ini.

e. Combo box, merupakan kombinasi dari text box dan list box.

Dengan demikian item ini dapat dilakukan dari list box atau

dengan mengetik langsung pada text box.

f. Check box, menampilkan keadaan true or false. Beberapa

control ini memiliki keadaan yang sama pada saat yang

bersamaan.

g. Picture box, menampilkan gambar. Gambar-gambar dalam

format bitmap atau metafile dapat ditampilkan oleh control ini.

h. Option button, sama dengan control check box, perbedaanya

hanya satu control dari beberapa pilihan yang dapat dipilih.

i. Frame, mengelompokkan kontrol-kontrol secara visual

(tergambar) atau secara fungsional (tindakkan).

7. Project windows, yaitu windows yang menampilkan semua file di

dalam visual basic yang sedang aktif. Project merupakan kumpulan

dari modul form, modul class, dan modul standart yang membentuk

suatu aplikasi. Tampilan dari sebuah project windows dapat dilihat

pada gambar 2.16.

 Gambar 2.16. Project Windows

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/

8. Windows code, yaitu jendela yang berisi kode-kode program yang

merupakan instruksi-instruksi (perintah-perintah) untuk aplikasi-

aplikasi Visual Basic 2008. Tampilan dari sebuah windows code

dapat dilihat pada gambar 2.17.

Gambar 2.17. Windows Code

Sumber : http://eprints.uny.ac.id/8736/3/BAB%202%20-

%2005401244010.pdf/
 9. Windows immediate, yaitu windows yang berguna untuk mencoba

beberapa instruksi program. Pada saat program diuji, windows ini

dapat digunakan sebagai windows debug (pencarian

kesalahan/error).

2.9. Teori Tentang Konsep Dasar Metode Modelling Waterfall

Model rekayasa piranti lunak yang diuraikan oleh Roger S. Pressman

(1992 : 24) salah satunya adalah waterfall model. Model ini memberikan

pendekatan-pendekatan sistematis dan berurutan bagi pengembangan piranti

lunak.

Berikut adalah gambar pengembangan sistem perangkat lunak dengan

proses SDLC (System Development Life Cycle) dengan model waterfall.

Penjelasan dari tahap-tahap waterfall model adalah sebagai berikut:

A. Perancangan Sistem (System Enginering)

Perancangan sistem sangat diperlukan, karena piranti lunak biasanya

merupakan bagian dari suatu sistem yang lebih besar. Pembuatan

sebuah piranti lunak dapat dimulai dengan melihat dan mencari apa

yang dibutuhkan oleh sistem. Dari kebutuhan sistem tersebut akan

diterapkan kedalam piranti lunak yang dibuat.

B. Analisa Kebutuhan Piranti Lunak (Software Requirement Analysis)

Merupakan proses pengumpulan kebutuhan piranti lunak. Untuk

memahami dasar dari program yang akan dibuat, seorang analisis harus

mengetahui ruang lingkup informasi, fungsi-fungsi yang dibutuhkan,

kemampuan kinerja yang ingin dihasilkan dan perancangan antarmuka

pemakai piranti lunak tersebut.

C. Perancangan (Design)

Perancangan piranti lunak merupakan proses bertahap yang

memfokuskan pada empat bagian penting, yaitu: Struktur data,

arsitektur piranti lunak, detil prosedur, dan karakteristik antar muka

pemakai.

D. Pengkodean (Coding)

Pengkodean piranti lunak merupakan proses penulisan bahasa program

agar piranti lunak tersebut dapat dijalankan oleh mesin.

E. Pengujian (Testing)

Proses ini akan menguji kode program yang telah dibuat dengan

memfokuskan pada bagian dalam piranti lunak. Tujuannya untuk

memastikan bahwa semua pernyataan telah diuji dan memastikan juga

bahwa input yang digunakan akan menghasilkan output yang sesuai.

Pada tahap ini pengujian dibagi menjadi dua bagian, pengujian internal

dan pengujian eksternal. Pengujian internal bertujuan menggambarkan

 bahwa semua statement sudah dilakukan pengujian, sedangkan

pengujian eksternal bertujuan untuk menemukan kesalahan serta

memastikan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

F. Pemeliharaan (Maintenance)

Proses ini dilakukan setelah piranti lunak telah digunakan oleh pemakai

atau konsumen. Perubahan akan dilakukan jika terdapat kesalahan, oleh

karena itu piranti lunak harus disesuaikan lagi untuk menampung

perubahan kebutuhan yang diinginkan konsumen.

2.10. Teori-Teori Tentang Konsep Dasar Tahap Pengujian

Tahap pengujian adalah tahap menguji untuk mengemukakan

kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan

hasil aktual yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Tujuan dari pengujian ini

adalah diharapkan dengan minimal tenaga dan waktu untuk menemukan

berbagai tahap pengembangan, desain dan dokumen lain atau program yang

dirancang untuk menguji struktur internal, dan menggunakan contoh-contoh

ini untuk menjalankan program untuk mendeteksi kesalahan. Pengujian

sistem informasi harus menckup pengujian perangkat lunak, pengujian

perangkat keras dan pengujian jaringan, pengujian hardwere, jaringan

pengujian berdasarkan indicator kinerja spesifik yang akan , digunakan

disini, pengujian lebih jauh adalah pengujian perangkat lunak

Sistem pengujian untuk memastikan kualitas dan keandalan sistem

langkah kunci dalam proses pengembangan sistem adalah analisis sistematis

pada desain sistem informasi selama tes harus mengikuti prinsip-prinsip

dasar. Untuk pengujian yang lengkap maka suatu sistem informasi atau

perangkat lunak harus di uji dengan White box dan Black Box.

A. White Box Testing

White Box Testing merupakan pengujian perangkat lunak yang

harus mengetahui secara detail tentang perangkat lunak yang akan di

uji. Metode ini yaitu metode perancangan test case yang menggunakan

struktur control. Dengan menggunakan metode White Box Testing

analis sistem akan dapat diperoleh test case yang:

a. Menjamin seluruh indeoenndent path dalam modul yang dikerjakan

sekurang-kurangnya.

b. Mengerjkan seluruh keputusan logika.

c. Mengerjakan seluruh pengulangan yang sesuai dengan batasannya.

d. Mengerjakan seluruh data internal yang menjamin validitas.

Yang di uji dalam White Box yaitu:

a. Struktur data

b. Statement kondisi

c. Statement perulangan

Persyaratan dalam menjalankan strategi White Box Testing yaitu:

a. Mendefinisikan semua alur logika

b. Membangun kasus untuk di gunakan dalam pengujian

c. Mengevaluasi sistem hasil pengujian

d. Melakukan pengujian secara menyeluruh

 Adapun kelemahan White Box Testing yaitu:

a. Jumlah biaya untuk White Box Testing lebih besar dari pada biaya

yang dikeluarkan untuk Black Box Testing untuk ukuran softwere

yang sama

b. Belum mampu melakukan tes avalibality, reability, load durability,

dan testing-testing lainnya yang berhubungan dengan requirement

factor-faktor untuk operasi, revisi dan trasnsisi

Adapun kelebihan White Box Testing yaitu:

a. Correctness program dan kebenaran dalam mendefinisikan

algoritma dapat diketahui secara langsung dengan pengolahan path

b. White Box Testing dapat dilakukan dengan follow up performance

line converage, dnegan memberikan pihak tester list of line yang

belum dieksekusi

c. Menentukan kualitas pekerjaan coding dan pengaruhnya untuk

standard coding

B. Black Box Testing

Black box testing merupakan sebuah metode yang digunakan

untuk menemukan kesalahan dan mendemonstrasikan fungsional

aplikasi saat dioperasikan, apakah inpit diterima dengan benar dan

output yang dihasilkan telah selesai dengan yang diharapkan. Focus dari

pengujian metode Black Box Testing adalah pada pengujian

fungsionalitas dan output dihasilkan aplikasi. Pengujian black box

didesain untuk mengungkap kesalahan pada persyaratan fungsional

dengan mengabaikan mekanisme internal atau komponen dari suatu

program. Salah satu dari pengujian black box yang dapat dilakukan oleh

seorang penguji independen adalah Functional Testing basis di uji dari

fungcional testing ini adalah pada spesifikasi dari komponen parangkat

lunak yang akan di uji. Fungsional testing memastikan bahwa semua

kebutuhan-krebutuhan telah terpenuhi dalam sistem didesain untuk

melaksanakan sistem. Functional testing konsentrasi pada hasil proses,

bukan bagaimana prosesnya terjadi.

Adapun kelemahan Black Box Testing yaitu:

a. Ketika melakukan black box testing , tester tidak akan pernah yakin

apakah perangkat lunak yang di uji telah benar-benar lolos

pengujian

Adapun kelebihan Black Box Testing yaitu:

a. Black Box Testing dapat menguji keseluruhan fungsionalitas

perangkat lunak

b. Black Box Testing dapat memilih subset test yang secara efektif dan

efisien dapat menemukan cacat. Dengan ini pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh

dan berfungsi.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Teori-Teori Tentang Konsep Dasar Metodologi Penelitian

A. Definisi Metodologi Penelitian

Metodologi adalah ilmu tentang cara kerja yang bersistem untuk

memudahkan pelaksanaan suatu kegiatan guna mencapai tujuan yang

ditentukan (Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga, 2005:741).

Penelitian adalah sebuah proses untuk mengumpulkan,

menganalisis, dan mengintepretasi data dan informasi untuk menjawab

atau memecahkan suatu persoalan (Widi, 2010:41).

Menurut Sugiono (2006 : 02) Metode penelitian yaitu sebagai

berikut: “Sekumpuluan peraturan, kegiatan,dan prosedur yang
digunakan oleh pelaku suatu disiplin. Metodologi juga merupakan
analisis teoritis mengenai suatu cara atau metode. Penelitian
merupakan suatu penyelidikan yang sistematis dan terorganisasi
untuk menyelidiki masalah tertentu yang membutuhkan jawaban”.

Dalam menyelesaikan Skripsi ini penulis menggunakan metode

kualitatif dengan pendekatan deskriptif yang merupakan penelitian yang

mencoba untuk menggambarkan secara sistematis tentang situasi,

permasalahan, fenomena, layanan atau program, ataupun menyediakan

informasi. Lazimnya dalam penelitian deskriptif peneliti

mengembangkan konsep, menghimpun fakta tapi tidak menguji

hipotesis.
3.2. Teknik Pengumpulan Data

Untuk mendukung perolehan data penulis menggunakan teknik

pengumpulan data sebagai berikut :

1. Studi Lapangan

Studi lapangan yaitu pengumpulan data yang diperoleh langsung di

lokasi penelitian, beberapa teknik yang digunakan adalah :

a. Observasi

Marshall (1995) menyatakan bahwa “through observation,

the reseacher learn about behaviour and the meanig attached to

those behaviour”. Melalui observasi peneliti belajar tentang

perilaku dan makna dari perilaku tersebut.

Adapun macam-macam teknik observasi, yakni :

1) Observasi Partisipatif

a) Observasi yang pasif

b) Observasi yang moderat

c) Observasi yang aktif

d) Observasi yang lengkap

2) Observasi terus terang dan tersamar

3) Observasi tak terstruktur

Dalam penelitian ini, Observasi yang dilakukan penulis

adalah observasi partisipatif lengkap yaitu mengamati dan

mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan,

yaitu dengan melakukan pengamatan terhadap objek penelitian.

 b. Wawancara

Esterberg (2002) mendefinisikan interview sebagai berikut “a

meeting of two person to exchange information and idea through

question and responses, resulting in communication joint

constraction of meaning about a particular topic”. Wawancara

merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide

melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam

suatu topik tertentu.

Adapun macam-macam wawancara, yaitu :

1) Wawancara terstruktur

2) Wawancara semistruktur

3) Wawancara tidak terstruktur

Dalam Proses wawancara yang dilakukan, penulis

menggunakan wawancara tidak terstruktur yaitu wawancara yang

bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara

yang tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan

datanya.

2. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan yaitu teknik pengumpulan data dengan

membaca, mempelajari, dan menganalisa beberapa buku referensi dan

bahan bacaan yang berhubungan dengan judul yang diajukan atau

malalui pemanfaatan layanan internet yang ada kaitannya dengan

variable yang akan diteliti.

3.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Pada penelitian ini, penulis menggunakan metode waterfall karena

metode ini menawarkan pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata.

Langkah-langkah yang penting dalam model ini adalah :

A. Penentuan dan analisis spesifikasi

Jasa, kendala, dan tujuan dihasilkan dari konsultasi dengan pengguna

sistem. Kemudian dibuatkan dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh

user dan staf.

B. Desain sistem dan perangkat lunak

Proses desain sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem

perangkat lunak atau keras. Proses tersebut menghasilkan sebuah

arsitektur sistem keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk

menghasilkan fungsi perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin

ditransformasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.

C. Implementasi dan uji coba unit

Selama tahap ini, desain perangkat lunak disadari sebagai sebuah

program lengkap atau unit program. Uji unit termasuk pengujian bahwa

setiap unit sesuai spesifikasi.

D. Integrasi dan uji coba sistem

Unit program diintegrasikan dan diuji menjadi sistem yang lengkap

untuk meyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi.

Setelah uji coba, sistem disampaikan ke customer.

E. Operasi dan Pemeliharaan

Normalnya, ini adalah fase yang terpanjang. Sistem dipasang dan

digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak

ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementassi unit

sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.

Gambar 3.1. Siklus Hidup (Life Cycle) dengan Model-Model

Waterfall

Sumber : Ladjamudin (2006:18)

 BAB IV
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

4.1. Tinjauan Organisasi

A. Sejarah Singkat UPT Puskesmas Pasundan Bandung

Berdasarkan peraturan walikota Bandung Nomor 265 tahun 2008

tentang pembentuukan dan susunan organisasi Unit Pelaksana Teknis

pada lembaga teknis daerah dan Dinas daerah di lingkungan Pemerintah

Kota Bandung, maka ditetapkan bahwa Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Puskesmas Pasundan dengan wilayah kerja Kecamatan Regol.

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Puskesmas Pasundan terletak di

Kelurahan Balong Gede, dan mempunyai puuskesmas jejaring yaitu

Puskesmas Mochammad Ramdhan dan Puskesmas Pasirluyu dengan

pembagian wilayah binaan sebagai berikut :

a. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Puskesmas Pasundan dengan wilayah

binaan Kelurahan Balong Gede dan Pungkur.

b. Puskesmas Mochammad Ramdhan dengan wilayah binaan

Kelurahan Ciateul, Cigereleng, dan ciseureuh.

c. Puskesmas Pasirluyu dengan wilayah binaan Kelurahan Ancol dan

Pasirluyu.
 Luas wilayah UPT Puskesmas Pasundan adalah 4,22 kilometer

persegi dengan batas :

a. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Sumur Bandung.

b. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Bandung Kidul.

c. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Lengkong.

d. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Astana Anyar.

1. Letak UPT Puskesmas Pasundan Bandung

a. Kondisi Daerah

Letak Kecamatan Regol dipusat Kota Bandung,

mempunyai suhu udara 25-28o C dengan kelembaban rata-rata

yang cukup tinggi karena letaknya dipegunungan.

Tingkatan kebisingan agak tinggi disebabkan padatnya

arus lalu lintas, karena Kecamatan Regol sebagai pusat kota,

pusat semua kegiatan baik formal maupun informal.

b. Daerah Rawan Bencana, Kejadian Luar Biasa (KLB), dan

Rawan Penyakit Menular

Ada beberapa tempat di Kecamatan Regol, dimana pada

musim hujan karena lokasi daerah dipinggir kali Cikapundung

maka seringkali timbulnya banjir yaitu di RW 04 Balong Gede,

seluruh Kelurahan adalah daerah endemis Demam Berdarah

Dengue (DBD).
c. Pertumbuhan Penduduk dan Persebarannya

Kecamatan Regol terdiri dari 7 Kelurahan yaitu Balong Gede,

Pungkur, Ciateul, Cigereleng, Ciseureuh, Pasirluyu, dan Ancol

dengan luas wilayah 4,22 kilometer. Pada umumnya satu

rumah dihuni oleh satu keluarga, akan tetapi tidak sedikit

dihuni oleh lebih dari satu kepala keluarga dalam satu rumah.

Adapun pelayanan yang tersedia di Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Puskesmas Pasundan, antara lain :

a) Balai Pengobatan (BP) Umum

b) Kesehatan Ibu dan Anak

c) Poli Gigi

d) Poli Mata

e) Poli Telinga Hidung dan Tenggorokan

f) Poli Kulit dan Kelamin

g) Poli Syaraf

h) Laboratorium

i) Pelayanan Gawat Darurat (PGD)

j) Poli TB (DOTS)

k) IMS
2. Landasan

Berdasarkan Rencana Strategi Pemerintah Kota Bandung,

maka pelaksanaan pembangunan kesehatan dirumuskan dalam 14

program sebagai berikut :

a. Program Obat dan Perbekalan Kesehatan

b. Program Upaya Kesehatan Masyarakat

c. Program Pengawasan Obat dan Makanan

d. Program Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan Masyarakat

e. Program Pembangunan Lingkungan Kesehatan

f. Program Pencegahan dan Penanggulangan Penyakit Menular

g. Program Standarisasi Pelayanan Kesehatan

h. Program Pengadaan, Peningkatan dan Perbaikan Sarana dan

Prasarana Puskesmas Pembantu dan Jaringan

i. Program Kemitraan Peningkatan Pelayanan Kesehatan

j. Program Peningkatan Pelayanan Kesehatan Lansia

k. Program Pengawasan dan Pengendalian Kesehatan

l. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

m. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

n. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

o. Program Peningkatan Pegngembangan Sistem Pelaporan

Pencapaian Kinerja dan Keuangan

Program tersebut dilaksanakan melalui berbagai kegiatan yang

menjangkau semua sasaran yang telah ditetapkan, antara lain :

a. Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan

b. Program Upaya Kesehatan, guna menunjang terselenggaranya

program tersebut maka ada dua cara yang harus ditingkatkan

antara lain :

1) Peningkatan Masyarakat.

2) Peningkatan, Pelayanan dan Penanggulangan Masalah

Kesehatan.

c. Peningkatan Pengawasan Keamanan Pangan dan Bahan

Berbahaya

d. Penyuluhan Masyarakat Pola Hidup Sehat

e. Pengkajian Pengembangan Lingkungan Sehat

f. Program Pencegahan dan Penanggulangan Penyakit Menular,

demi tercapainya program tersebut ada beberapa usaha yang

harus dilakukan antara lain :

1) Penyemprotan/fogging Sarang Nyamuk

2) Pelayanan Pencegahan Penanggulangan Penyakit Menular

3) Peningkatan Imunisasi

4) Peningkatan Surveilance Epidemiologi dan

Penanggulangan Wabah

g. Program Standarisasi Pelayanan Kesehatan, untuk mencapai

program standarisasi pelayanan secara optimal ada tahapan

yang harus dilaksanakan antara lain :

1) Penyusunan Standar Pelayanan Kesehatan

 2) Evaluasi dan Pengembangan Standar Pelayanan Kesehatan

3) Pembangunan dan Pemutakhiran Data Dasar Standar

Pelayanan Kesehatan

h. Program Pengadaan, Peningkatan dan Perbaikan Sarana dan

Prasarana Puskesmas Pembantu dan Jaringannya, agar

program tersebut berjalan dengan baik maka ada usaha yang

harus dilakukan antara lain :

1) Pembangunan Puskesmas

2) Rehabilitas Puskesmas

i. Kemitraan Pengobatan Lanjutan Bagi Pasien Rujukan

j. Pelayanan Pemeliharaan Kesehatan

k. Pengawasan dan Pengendalian Keamanan dan Kesehatan

Makanan Restoran

l. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, ada beberapa

cara yang harus dilakukan untuk mencapai program tersebut

secara optimal antara lain :

1) Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan

Listrik

2) Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan dan Kantor

3) Penyediaan Peralatan Rumah Tangga

4) Rapat-rapat Koordinasi Konsultasi Keluar Daerah

5) Penyediaan Jasa Tenaga Pendukung Administrasi

Perkantoran/Teknis Perkantoran
 m. Pemeliharaan Rutin/berkala Kendaraan Dinas/Operasional

n. Pendidikan dan Pelatihan Formal

o. Penyusunan Pelapora Keuangan Akhir Tahun

3. Kedudukan UPT Puskesmas Pasundan Bandung

Ada beberapa kedudukan UPT yang disebutkan disini, antara lain :

a. UPT Pada Lembaga Teknis Daerah merupakan salah satu unit

organisasi dilingkungan Lembaga Teknis Daerah dan

dippimpin oleh seorang Kepala serta berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Badan melalui Sekretaris.

b. UPT Pada Dinas Daerah merupakan salah satu unit organisasi

dilingkungan Dinas dan dipimpin oleh seorang Kepala serta

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas

melalui Sekretaris.

4. UPT Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) pada Dinas

Kesehatan, antara lain :

a. UPT Puskesmas mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagai tugas Dinas dibidang Pelayanan Kesehatan kepada

masyarakat sesuai jenis dan kewenangannya.

b. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), UPT Puskesmas pada Dinas Kesehatan

mempunyai fungsi :
 1) Penyusunan rencana dan teknis operasional

pelaksanaannya Pelayanan Kesehatan kepada masyarakat

2) Pelaksanaan operasional Pelayanan Dasar Kesehatan dan

pembangunan kesehatan masyarakat di wilayah kerja

sesuai dengan kewenangan penyelengaraan pelayanan

kesehatan

3) Pelayanan ketatausahaan UPT

4) Pelaksanaan pengawaasan, pengendalian, evaluasi dan

pelaporan kegiatan puskesmas

B. Visi, Misi dan Motto UPT Puskesmas Pasundan Bandung

1. Visi UPT Puskesmas Pasundan Bandung

Visi UPT Puskesmas Pasundan adalah “Terwujudnya UPT

Puskesmas Pasundan yang informative, dengan pelayanan pada

masyarakat secara professional dan bermutu serta terpadu, untuk

menuju puskesmas terbaik yang siap mendukung Kota Bandung

sehat dan mandiri”.

2. Misi UPT Puskesmas Pasundan Bandung

Untuk menjabarkan Visi, maka diterapkan Misi UPT Puskemas

Pasundan yaitu :

a. Meningkatkan pemberdayaan potensi dan sumber daya

organisasi.
 b. Merencanakan dan melaksanakan setiap program dengan

.bersumber pada evidence base (data berdasarkan fakta).

c. Melaksanakan pelayanan kesehatan dengan pelayanan prima

merata dan terjangkau.

d. Mengembangkan peran dan fungsi puskesmas dalam

melaksanakan kemitraan dengan berbagai pihak terkait untuk

meningkatkan mutu pelayanan, pemberdayaan masyarakat dan

pembangunan berwawasan kesehatan.

e. Memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga

dan masyarakat beserta lingkungannya guna menanggulangi

masalah kesehatan dan mendorong kemandirian hidup sehat.

f. Mengambangkan kemampuan Puskesmas sebagai Unit

Kesehatan mandiri dalam pemberian pelayanan kesehatan

terhadap masyarakat.

3. Strategi UPT Puskesmas Pasundan Bandung

a. Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan.

b. Revitalisasi dan optimalisasi posyandu melalui peningkatan

kualitas kemampuan dan keterampilan kader, serta

kelengkapan sarana dan prasarana.

c. Meningkatakan kesadaran masyarakat untuk berpilaku Hidup

Bersih dan Sehat (PHBS) serta terbentuknya Kadarzi.

 d. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak, guna

meningkatkan keberhasilan program kesehatan.

4. Motto UPT Puskesmas Pasundan Bandung

Motto UPT Puskesmas Pasundan yaitu “Berkarya dengan Efektif

dan Efisien disertai Keikhlasan Hati” dengan janji layanan

“Melayani dengan Profesional dan Paripurna”.

C. Struktur Organisasi UPT Puskesmas Pasundan Bandung

1. Kepala UPT Puskesmas Pasundan

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, membawahi :

a. Administrasi

b. Bendahara

3. Jabatan Fungsional, membawahi :

a. Dokter

1) dr. Spesialis Mata

2) dr. Gigi

b. Perawat

c. Bidan

d. Gizi

e. Kesehatan Lingkungan (Kesling)

f. Farmasi

g. Analis
 h. Fisioterapis

i. Rekam Medis

4. Petugas Operasional, membawahi :

a. Kesehatan Ibu dan Anak/Keluarga Berencana (KIA/KB)

b. Balai Pengobatan (BP)

c. Manajemen Terpadu Bayi Sehat (MTBS)

d. Manajemen Terpadu Bayi Menular (MTBM)

e. Poli Gigi

f. Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular (P2M)

g. Upaya Kesehatan Sekolah (UKS)

h. Program Kesehatan

i. Public Health Nursing (PHN)

j. Lanjut Usia

k. Obat

l. Laboratorium

D. Unit Kerja, Tugas Pokok dan Fungsi Rekam Medis di UPT

Puskesmas Pasundan Bandung

1. Unit Kerja

Instalasi Rekam Medis adalah organisasi yang langsung dibawah

direktur medic dan keperawatan serta bertanggung jawab Kepala

Tata Usaha.
2. Tugas Pokok

Tugas pokok rekam medis yaitu melaksanakan pengelolaan rekam

medis, evaluasi rekam medis dan pengembangan instalasi rekam

medis di Puskesmas.

3. Fungsi

a. Pengumpulan dan pengolahan data yang berhubungan dengan

pelayanan medic dan pelayanan yang diberikan di Puskesmas.

b. Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan dan penyimpanan

rekam medis rawat jalan.

c. Melakukan koordinir dengan unit lain dilingkungan

Puskesmas.

d. Bertanggung jawab atas terselenggaranya pengadaan,

penyediaan dan ketertiban serta menjaga keamanan dan

kerahasiaan rekam medis.

4. Peranan Rekam Medis

a. Petugas Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Tugas Pokoknya memasukan data kedalam computer dan

mencatat data sosial rekam medis rawat jalan, untuk pasien

baru diberikan KIB.

b. Petugas Pencatatan

Tugas pokoknya mencatat dan mengecek data pasien yang

berobat rawat jalan.

c. Petugas Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan

Tugas pokoknya mengantar rekam medis ke poli yang dituju.

d. Petugas Pembuat Rekam Medis

Tugas pokoknya membuat berkas rekam medis.

e. Petugas Assembling

Tugas pokoknya meneliti rekam medis pasien yang sudah

pulang, mengirimkan kembali rekam medis yang tidak lengkap

pengisiannya kepada petugas.

f. Coding

Tugas pokoknya menerima rekam medis dari petugas

assembling, membaca diagnose pasien yanag ada, kemudian

memberi kode diagnose penyakit sesuai dengan ICD-X. Bila

diagnose tidak bisa dibaca, petugas berhak untuk menanyakan

secara langsung kepada dokter yang merawat.

g. Indeksing

Tugas pokoknya membuat indeks pasien, indeks penyakit, dan

indeks dokter.

h. Petugas Sensus Harian dan Pencatatan Pasien Pulang

Tugas pokoknya mengecek kebenaran sensus harian tentang

pasien masuk dan mencatat pada buku registrasi.

 i. Penyimpanan/Pengambilan

Tugas pokoknya menerima berkas rekam medis rawat jalan

dari poloklinik untuk disimpan di dalam rak penyimpanan.

4.2. Uraian Prosedur

Uraian prosedur bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja

yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan.

Berikut ini adalah uraian prosedur sistem peminjaman berkas rekam

medis pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan :

A. Pasien Baru

1. Petugas terlebih dahulu menanyakan apakah pasien sudah pernah

berobat, jika pasien belum pernah berobat petugas meminjam Kartu

Identitas Pasien.

2. Petugas membuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk pasien

dan membuatkan Rekam Medis pasien.

3. Petugas memberikan KIB untuk digunakan setiap kali berobat

kembali ke Puskesmas dan Kwitansi retribusi pengobatan kepada

pasien.

4. Petugas mengantarkan Rekam Medis pasien ke Poli yang dituju.

5. Setelah jam operasional selesai/pemeriksaan selesai petugas

mengambil kembali Rekam Medis pasien yang selesai berobat.

6. Petugas menyimpan kembali Rekam Medis pasien ke rak

penyimpanan Rekam Medis.

B. Pasien Lama

1. Petugas terlebih dahulu menanyakan apakah pasien sudah pernah

berobat sebelumnya.

2. Jika pasien sudah pernah berobat petugas meminta atau meminjam

KIB pasien, apabila pasien tidak membawa KIB petugas meminjam

katu identitas diri pasien diri milik pasien.

3. Petugas mencari Rekam Medis pasien pada arak penyimpanan

Rekam Medis.

4. Jika Rekam Medis Pasien tidak ada di rak penyimpanan, petugas

membuatkan Rekam Medis baru/Rekam Medis sementara untuk

pasien.

5. Petugas Mengembalikan KIB/Kartu Identitas milik pasien dan

memberi kwitansi retribusi pengobatan kepada pasien.

6. Petugas mengantar Rekam Medis pasien ke poli yang dituju.

7. Setelah jam operasional selesai/pemeriksaan selesai petugas

mengambil kembali Rekam Medis pasien yang selesai berobat.

8. Petugas menyimpan kembali Rekam Medis pasien ke rak

penyimpanan Rekam Medis.

4.3. Dekomposisi Fungsi

Dekomposisi fungsi adalah gambar tersusun tentang pemisah fungsi-

fungsi yang ada di dalam sistem yang berjalan. Berikut adalah dekomposisi

fungsi dari sistem yang berjalan di UPT Puskesmas Pasundan :

Gambar 4.1 Dekomposisi Fungsi Sistem Informasi Pendaftaran

Sumber : Penulis, 2016.

4.4. Analisis Masukan

Analisis sistem ini berisikan informasi atau gambaran tentang data

pasien yang dibutuhkan oleh sistem, format yang dimasukan atau data yang

berkaitan dengan sistem informasi peminjaman berkas rekam medis pasien

umum rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan Bandung sebagai berikut:

Tabel 4.1 Dokumen Masukan

Nama Dokumen Kartu Identitas Berobat (KIB)

Sumber Pasien

Sebagai data identitas pasien yang

Fungsi
pernah berobat

Nomor RM, nama pasien, jenis

Item Data kelamin, tanggal lahir, alamat

lengkap.

Sumber : Penulis, 2016.

4.5. Analisis Keluaran

Keluaran yang dihasilkan dari sistem informasi peminjaman berkas

rekam medis pasien umum rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan

Bandung adalah sebagai berikut:

 Tabel 4.2 Dokumen Keluaran

Nama Dokumen Berkas Rekam Medis

Distribusi Petugas

Frekuensi Setiap pasien datang untuk berobat

No.RM, nama pasien, jenis kelamin, tanggal lahir,

alamat lengkap,status , agama, pekerjaan, nama

Item Data
ayah/ibu, nama suami/istri, tanggal kunjungan, nama

dokter yang memeriksa, poli yang dituju, diagnosa.

Sumber : Penulis, 2016.

4.6. Analisis Proses

A. Proses Peminjaman Rekam Medis

Pada tahap ini akan diuraikan mengenai analisis sistem

peminjaman berkas rekam medis pasien umum rawat jalan yang sedang

berjalan di UPT Puskesmas Pasundan Bandung.

1. Flow Map sistem yang sedang berjalan

Gambar 4.2 Alur Peminjaman Rekam Medis di UPT Puskesmas

Pasundan

Sumber : Penulis, 2016.

Keterangan :

1) KIB : Kartu Identitas Berobat

2) RM : Rekam Medis
1. DAD (Data Arus Diagram) Sistem yang sedang berjalan

a. Diagram Konteks

Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

Sumber : Penulis, 2016.

Keterangan :

1) KIB : Kartu Identitas Berobat

2) KTP : Kartu Tanda Penduduk

3) RM : Rekam Medis
 b. DFD (Data Flow Diagram)

Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0

Sumber : Penulis, 2016.

Keterangan :

1) KIB : Kartu Identitas Berobat

2) KTP : Kartu Tanda Penduduk

3) RM : Rekam Medis

B. Kamus Data Sistem yang Berjalan

1. Data Pasien = Nomor_RM + Nama_Pasien + Tanggal_Lahir +

Jenis_Kelamin + Alamat

2. Rekam Medis = Nomo_RM + Nama_Pasien + Jenis_kelamin +

Tanggal_lahir + Alamat + Status + Agama + Pekerjaan +

Nama_Ayah_Ibu + Nama_Suami_Istri +Tanggal_kunjungan +

Nama_Dokter + Poli_ Klinik + diagnosa

 3. KIB = Nomor_RM + Nama_pasien + Jenis_kelamin +

Tanggal_lahir + Alamat

Kwitansi = Nomor_Fraktur + Nama_Pasien + Jumlah_Bayar

4.7. Masalah Yang Dihadapi

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, terdapat beberapa masalah

pada Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat

Jalan di UPT Puskesmas Pasundan yakni antara lain sebagai berikut :

a) Proses peminjaman rekam medis yang tidak efektif karena sistem

peminjaman rekam medis tidak berjalan dengan baik.

b) Sering terjadi kesulitan dalam pengambilan rekam medis karena rekam

medis pasien seringkali hilang dan terselip pada rak penyimpanan

rekam medis.

c) Terdapat pasien yang memiliki dua nomor rekam medis/rekam medis

ganda.

4.8. Upaya Yang Dilakukan

Adapun upaya yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah

yang dihadapi pada Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis

Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Pasundan adalah sebagai berikut :

a) Petugas harus memenuhi SOP (Standar Operasional) yang berlaku

sehingga sistem peminjaman rekam medis dapat berjalan dengan baik.

 b) Petugas harus menelusuri rekam medis yang tidak ada pada rak

penyimpanan dan harus lebih teliti serta bertanggung jawab dalam

pengembalian rekam medis pasien ke rak penyimpanan.

c) Sebelum memberikan nomor rekam medis kepada pasien petugas harus

memeriksa atau melakukan pengecekan data pasien dengan teliti

sehingga tidak terjadi penggandaan nomor rekam medis.

4.9. Kesimpulan Hasil Analisis

Berdasarkan hasil analisis masalah yang dihadapi pada Sistem

Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT

Puskesmas Pasundan, Penulis dapat menyimpulkan bahwa :

A. Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat

Jalan di UPT Puskesmas Pasundan masih belum berjalan dengan baik

sehingga proses pelayanan pasien menjadi tidak efektif.

B. Permasalahan yang terdapat pada Sistem Informasi Peminjaman

Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas

Pasundan antara lain sebagai berikut :

1. Proses peminjaman rekam medis yang tidak efektif karena sistem

peminjaman rekam medis tidak berjalan dengan baik.

2. Sering terjadi kesulitan dalam pengambilan rekam medis karena

rekam medis pasien seringkali hilang/tidak ada pada rak

penyimpanan rekam medis.

 3. Terdapat pasien yang memiliki dua nomor rekam medis/rekam

medis ganda.

C. Upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang

terdapat pada sistem informasi peminjaman berkas rekam medis

pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan adalah sebagai

berikut:

1. Petugas harus memenuhi SOP (Standar Operasional) yang

berlaku sehingga sistem peminjaman rekam medis dapat berjalan

dengan baik.

2. Petugas harus menelusuri rekam medis yang tidak ada pada rak

penyimpanan dan harus lebih teliti serta bertanggung bertanggung

jawab dalam pengembalian rekam medis pasien ke rak

penyimpanan.

3. Sebelum memberikan nomor rekam medis kepada pasien petugas

harus memeriksa atau melakukan pengecekan data pasien dengan

teliti sehingga tidak terjadi penggandaan nomor rekam medis.

D. Perancangan yang di rancang oleh penulis adalah suatu sistem

informasi peminjaman berkas rekam medis yang berguna untuk

memudahkan proses peminjaman dan pencarian berkas rekam medis

sehingga dapat menciptakan suatu pelayanan medis yang baik.

E. Adapun laporan yang dihasilkan oleh sistem peminjaman yang telah

dirancang oleh penulis adalah laporan peminjaman berkas rekam

medis pasien rawat jalan.

 BAB V
PERANCANGAN SISTEM

5.1. Rancangan Proses

Rancangan proses merupakan tindak lanjut dari analisis yang telah

dilakukan pada bab sebelumnya dengan tujuan menggambarkan bagaimana

sistem informasi peminjaman berkas rekam medis pasien rawat jalan di

UPT. Puskesmas Pasundan dibentuk menjadi solusi untuk mengatasi

permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan.

A. Flowmap

Gambar 5.1 Rancangan Flowmap

Sumber : Penulis, 2016.

Keterangan :

1) RM : Rekam Medis

2) KIB: Kartu Identitas Berobat

B. Diagram Konteks

Gambar 5.2 Rancangan Diagram Konteks Sistem

Sumber : Penulis, 2016.

C. Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Gambar 5.3 Rancangan DFD Level 0 Sistem

Sumber : Penulis, 2016.

D. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1.0

Gambar 5.4 Rancangan DFD Level 1 Proses 1.0

Sumber : Penulis, 2016.

E. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2.0

Gambar 5.5 Rancangan DFD Level 1 Proses 2.0

Sumber : Penulis, 2016.

F. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 3.0

Gambar 5.6 DFD Level 1 Proses 3.0

Sumber : Penulis, 2016.

G. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 4.0

Gambar 5.7 Rancangan DFD Level 1 Proses 4.0

Sumber : Penulis, 2016.

H. Kamus Data

Kamus data berisi data yang digunakan untuk merancang

masukan dan keluaran. Adapun kamus data pada sistem yang

dirancang adalah sebagai berikut :

1. Penjelasan Proses

a. Modul : 1.0

Nama Modul : Login

Masukan : Username, Password

Keluaran : Menu Utama Tampilan

Ringkasan Proses : Penginputan username dan pasword

sebagai syarat untuk menjalankan

sistem.

b. Modul : 2.0

Nama Modul : Pengolahan Data Peminjaman RM

Masukan : Data Peminjaman RM

Keluaran : Data Peminjaman RM Update

Ringkasan Proses : Proses peminjaman rekam medis

yang selanjutnya data peminjaman

rekam medis tersebut akan

tersimpan dalam database.

c. Modul : 3.0

Nama Modul : Pembuatan Bon Peminjaman RM

Masukan : Data Peminjaman

Keluaran : Bon Peminjaman

Ringkasan Proses : Proses pembuatan bon peminjaman

yang selanjutnya akan dicetak.

d. Modul : 4.0

Nama Modul : Pengolahan Data Pengembalian RM

Masukan : Data Pengembalian

Keluaran : Data Pengembalian Update

Ringkasan Proses : Proses pengembalian rekam medis

yang selanjutnya data

pengembalian rekam medis tersebut

akan tersimpan dalam database

e. Modul : 5.0

Nama Modul : Pembuatan Laporan Peminjaman

RM

Masukan : Data Peminjaman dan

Pengembalian RM

Keluaran : Laporan Peminjaman Rekam Medis

Ringkasan Proses : Output berupa bon peminjaman

Rekam Medis dan laporan

peminjaman Rekam Medis

2. Penjelasan Aliran Data (Data Flow)

a. Nama Data Flow : Username & Password

Dari Proses : 1.0

Ke Proses : 2.0, 3.0, 4.0,5.0

Deskripsi : Penginputan Username dan

Password sebagai syarat untuk

masuk ke dalam sistem.

Struktur Data : Username+Password

b. Nama Data Flow : Pengolahan Data Peminjaman RM

Dari Proses :-

Ke Proses : 2.0

Deskripsi : Penginputan data peminjaman

rekam medis oleh petugas filling

untuk peminjaman berkas rekam

medis pasien.

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Pasien+

Jenis_Kelamin+Tanggla_Lahir+Poli

+Nama_Peminjam+Bagian+Keperlu

an+Tanggal_Peminjaman+Nama_Pe

tugas
c. Nama Data Flow : Pembuatan Bon Peminjaman RM

Dari Proses :-

Ke Proses : 3.0

Deskripsi : Penginputan data peminjaman

rekam medis oleh petugas filling

untuk peminjaman rekam medis

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Peminjam+

Keperluan+Tanggal_Peminjaman

d. Nama Data Flow : Pengolahan Data Pengembalian RM

Dari Proses :-

Ke Proses : 4.0

Deskripsi : Penginputan data pengembalian

berkas rekam medis oleh petugas

filling untuk pengembalian rekam

medis

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Pasien+

Jenis_Kelamin+Tanggla_Lahir+Poli

+Nama_Peminjam+Bagian+Keperlu

an+Tanggal_Peminjaman+Tanggal_

Kembali+Nama_Petugas
 e. Nama Data Flow : Pembuatan Laporan Peminjaman

RM

Dari Proses : 2.0, 4.0

Ke Proses : 5.0

Deskripsi : Data yang akan diolah menjadi

laporan peminjaman berkas rekam

medis pasien rawat jalan diambil

dari database peminjaman &

pengembalian RM

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Pasien+

Jenis_Kelamin+Tanggla_Lahir+Poli

+Nama_Peminjam+Bagian+Keperlu

an+Tanggal_Peminjaman+Tanggal_

Kembali+Nama_Petugas

3. Penjelasan Data Store

a. Nama Data Store : User

Struktur Data : Username+Password+ID_Petugas+

Nama_Petugas+NIP+Tanggal_Lahir

+Alamat+Telp+Bagian

Deskripsi : Database User

b. Nama Data store : Pasien

Sruktur Data : Nomo_RM+Nama_Pasien+

Jenis_kelamin+Tanggal_lahir+Alam

at+Status+Agama+Pekerjaan+Telp+

Nama_Ayah_Ibu+NamaSuami_Istri

Deskripsi : Database Pasien

c. Nama Data Store : Peminjaman

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Pasien+

Jenis_Kelamin+Tanggla_Lahir+Poli

+Nama_Peminjam+Bagian+Keperlu

an+Tanggal_Peminjaman+Nama_Pe

tugas

Deskripsi : Batabase Peminjaman

d. Nama Data Store : Pengembalian

Struktur Data : Nomor_RM+Nama_Pasien+

Jenis_Kelamin+Tanggla_Lahir+Poli

+Nama_Peminjam+Bagian+Keperlu

an+Tanggal_Peminjaman+Tanggal_

Kembali+ Nama_Petugas

Deskripsi : Database Pengembalian

5.2. Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan proses model

alian yang terdapat pada DFD. Adapun spesifikasi proses pada rancangan

sistem informasi peminjaman berkas rekam medis pasien umum rawat jalan

di UPT Puskesmas Pasundan adalah sebagai berikut :

A. Proses

1) Nama Proses : Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam

Medis Pasien Rawat Jalan

2) Keterangan : Proses peminjaman rekam medis akan tersimpan

dalam database yang dirancang. Data peminjaman dan data

pengembalian akan di masukkan (input) ke dalam sistem dan

menghasilkan keluaran (output) berupa laporan peminjaman

rekam medis.

B. Arus Data

Input dari Petugas : Data Peminjaman

Output ke Kepala Puskesmas : Laporan Peminjaman Rekam Medis

C. Entitas

Nama : 1. Petugas

5. Kepala Puskesmas
5.3. Basis Data

Gambar 5.8 Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

Sumber : Penuulis, 2016.

5.4. Relasi Tabel

Gambar 5.9 Rancangan Relasi Tabel

Sumber : Penulis, 2016.

5.5. Spesifikasi Basis Data

Pada sistem informasi peminjamna berkas rekam medis pasiem rawat

jalan yang dirancang, terdapat tiga buah tabel sebagai tempat penyimpanan

atau database yaitu database user, database pasien, database peminjaman.

A. Tabel User

Nama Tabel : User

Primary Key : Username

Struktur :

Tabel 5.1 Tabel User

Nama Type Data Ukuran Keterangan

Username Varchar 10 Primary Key

Password Varchar 15

ID_Petugas Varchar 6

Nama_Petugas Varchar 50

NIP LongInt -

Tanggal_Lahir Date -

Alamat Varchar 50

Telp Varchar 15

Bagian Varchar 20

Sumber : Penulis, 2016.

B. Tabel Pasien

Nama Tabel : Pasien

Primary Key : Nomor_RM

Struktur :

Tabel 5.2 Tabel Pasien

Nama Type Data Ukuran Keterangan

Nomor_RM Varchar 6 Primary Key
Nama_Pasien Varchar 30
Jenis_Kelamin Varchar 9
Tanggal_lahir Date -
Alamat Text 50
Status Varchar 7
Agama Varchar 10
Pekerjaan Varchar 15
Telp Varchar 15
Nama_ayah_ibu Varchar 30
Nama_suami_istri Varchar 30
Sumber : Penulis, 2016.

C. Tabel Peminjaman

Nama Tabel : Peminjaman

Primary Key : Nomor_RM

Struktur :
 Tabel 5.3 Tabel Peminjaman

Nama Type Data Ukuran Keterangan

Nomor_RM Varchar 6 Primary Key
Nama_pasien Varchar 30
Jenis_kelamin Varchar 9
Tanggal_lahir Date -
Poli Varchar 20
Nama_peminjam Varchar 30
Bagian Varchar 20
Keperluan Text 50
Tanggal_peminjaman Date -
Nama_petugas Varchar 30
Sumber : Penulis, 2016.

D. Tabel Pengembalian

Nama Tabel : Peminjaman

Primary Key : Nomor_RM

Struktur :
 Tabel 5.4 Tabel Pengembalian

Nama Type Data Ukuran Keterangan

Nomor_RM Varchar 6 Primary Key
Nama_pasien Varchar 30
Jenis_kelamin Varchar 9
Tanggal_lahir Date -
Poli Varchar 20
Nama_peminjam Varchar 30
Bagian Varchar 20
Keperluan Text 50
Tanggal_peminjaman Date -
Tanggal_kembali Date -
Nama_petugas Varchar 30
Sumber : Penulis, 2016.

5.6. Rancangan Dokumen Masukan (Input)

A. Form Peminjaman

Tabel 5.5 Rancangan Form Peminjaman

Nama Dokumen Form Peminjaman

Sumber Petugas

Nomor RM, Nama Pasien, Jenis Kelamin,

Tanggla Lahir, Poli, Nama Peminjam,

Item Data
Bagian, Keperluan, Tanggal Peminjaman,

Nama Petugas

Frekuensi Setiap kali pasien datang berobat

Media Komputer

Format Aplikasi Komputer

Sumber : Penulis, 2016.

B. Form Pengembalian

Tabel 5.6 Rancangan Form Pengembalian

Nama Dokumen Form Pengembalian

Sumber Petugas

Nomor RM, Nama Pasien, Jenis Kelamin,

Tanggla Lahir, Poli, Nama Peminjam,

Item Data
Bagian, Keperluan, Tanggal Peminjaman,

Tanggal Kembali, Nama Petugas

Frekuensi Setiap kali pasien datang berobat

Media Komputer

Format Aplikasi Komputer

Sumber : Penulis, 2016.

5.7. Rancangan Dokumen Keluaran (Output)

A. Laporan Peminjaman

Tabel 5.7 Laporan Peminjaman

Nama Dokumen Laporan Peminjaman

Sumber Petugas

Nomor RM, Nama Pasien, Jenis Kelamin,

Tanggla Lahir, Poli, Nama Peminjam,

Item Data
Bagian, Keperluan, Tanggal Peminjaman,

Tanggal Kembali, Nama Petugas

Frekuensi Setiap bulan

Media Kertas

Sumber : Penulis, 2016.

5.8. Rancangan Dialog Layar

Gambar 5.10 Rancangan Menu Awal

Sumber : Penulis, 2016.

5.9. Rancangan Masukan

Rancangan masukan adalah desain yang dirancang untuk menerima

masukan dari pengguna sistem. Adapun rancangan masukan pada sistem

yang dirancang adalah sebagai berikut:

A. Login Sistem

Gambar 5.11 Rancangan Login Sistem

Sumber : Penulis, 2016.

B. Registrasi User

Gambar 5.12 Rancangan Registrasi User

Sumber : Penulis, 2016.

C. Form Registrasi Pasien

Gambar 5.13 Rancangan Registrasi Pasien

Sumber : Penulis, 2016.

D. Form Peminjaman

Gambar 5.14 Rancangan Form Peminjaman

Sumber : Penulis, 2016.

E. Form Pengembalian

Gambar 5.15 Rancangan Form Pengembalian

Sumber : Penulis, 2016.

F. Form Laporan

Gambar 5.16 Rancangan Form Laporan

Sumber : Penulis, 2016.

G. Laporan Peminjaman Rekam Medis

Gambar 5.17 Rancangan Laporan Peminjaman

Sumber : Penulis, 2016.

5.10. Spesifikasi Hardware dan Software

A. Spesifikasi Hardware

Untuk mendukung kinerja sistem informasi peminjaman berkas

rekam medis pasien rawat jalan dibutuhkan spesifikasi hardware agar

sistem berjalan dengan baik. Spesifikasi hardware minimal yang harus

digunakan adalah sebagai berikut :

1. Processor : Pentium IV 1,7 GHz Processor atau lebih

2. VGA : 256Mb

3. Memory : Minimum 1 GB

4. Hardisk : 64gb

B. Spesifikasi Software

Spesifikasi software untuk membangun sistem informasi

peminjaman berkas rekam medis pasien rawat jalan yang dirancang

adalah sebagai berikut :

1. Sistem Operasi : Windows 7

2. Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Studio 2008

3. Pengolahan Database : MySQL

4. Perancangan Interface : Microsoft Visual Studio 2008

5.11. Implementasi Antar Muka

A. Tampilan Form Login

Gambar 5.18 Form Login

Sumber : Penulis, 2016.

B. Tampilan Menu Awal

Gambar 5.19 Tampilan Menu Awal

Sumber : Penulis, 2016.

C. Tampilan Form Registrasi User

Gambar 5.20 Form Registrasi User

Sumber : Penulis, 2016.

D. Form Registrasi Pasien

Gambar 5.21 Form Registrasi Pasien

Sumber : Penulis, 2016.

E. Form Peminjaman Berkas Rekam Medis

Gambar 5.22 Form Peminjaman Berkas Rekam Medis

Sumber : Penulis, 2016.

F. Form Pengembalian Berkas Rekam Medis

Gambar 5.23 Form Pengembalian Berkas Rekam Medis

Sumber : Penulis, 2016.

G. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Pertanggal

Peminjaman

Gambar 5.24 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Pertanggal Peminjaman

Sumber : Penulis, 2016.

H. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Perpoli

Gambar 5.25 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Perpoli

Sumber : Penulis, 2016.

I. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Perpetugas

Gambar 5.26 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Perpetugas

Sumber : Penulis, 2016.

J. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Perbagian

Gambar 5.27 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Perbagian

Sumber : Penulis, 2016.

K. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Perstatus RM

Dipinjam

Gambar 5.28 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Perstatus RM Dipinjam

Sumber : Penulis, 2016.

L. Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis Perstatus RM

Kembali

Gambar 5.29 Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Perstatus RM Kembali

Sumber : Penulis, 2016.

 M. Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Gambar 5.30 Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Sumber : Penulis, 2016.

5.12. Pengujian Sistem

Pengujian merupakan bagian yang penting dalam siklus

pembangunan perangkat lunak. Pengujian dilakukan untuk menjamin

kualitas dan juga mengetahui kelemahan dari perangkat lunak. Tujuan dari

pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun

memiliki kualitas yang handal, yaitu mampu mempresentasikan kajian

pokok dari spesifikasi analisis, perancangan dari perangkat lunak itu sendiri.

Pengujian perangkat lunak ini menggunakan metode pengujian black

box. Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa

memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini

digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan

benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang

didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Pengujian black box berusaha

menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut:

a. Fungsi – fungsi yang tidak benar atau hilang

b. Kesalahan interface

c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

d. Kesalahan kinerja

e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi

Adapun pengujian rekayasa perangkat lunak Peminjaman Berkas Rekam

Medis yaitu, sebagai berikut:

Tabel 5.8 Deskripsi Pengujian Sistem Informasi Peminjaman Berkas

Rekam Medis

Skenario Hasil yang

Kelas Uji Hasil Pengujian
Pengujian Diharapkan

Form Login

Button Login Pada form login Jika username [X] Diterima

user memasukkan dan password [ ] Ditolak

username dan sesuai maka

password akan masuk ke

kemudian klik dalam form

tombol login menu utama

sistem

Form Registrasi User

Button New Klik button untuk Setelah user [X] Diterima

membersihkan mengklik button [ ] Ditolak

form dan baru maka form

menginputkan inputan akan

data baru dibersihkan dari

data dan button

save, update, delete

dan cancel menjadi

true
Button Save Klik button untuk Setelah user [X] Diterima

menyimpan data menginputkan data [ ] Ditolak

yang telah di form dan klik

diinputkan button simpan

sebelumnya maka data akan

disimpan

Button Update Klik button Setelah user [X] Diterima

update untuk mengklik button [ ] Ditolak

mengedit data update maka data

yang sudah di berhasil di ubah

input sebelumnya, dan akan muncul

isikan data yang pemberitahuan

akan anda update “Data Berhasil di

diubah”

Button Delete Klik button delete Setelah user [X] Diterima

untuk menghapus mengklik button [ ] Ditolak

data yang telah di delete maka akan

input sebelumnya. muncul

pemberitahuan

“Masukkan ID

Petugas yang akan

 dihapus” kemudian

data user akan

terhapus dan akan

muncul

pemberitahuan “

Data Berhasil di

hapus”

Button Cancel Klik button Setelah user [X] Diterima

cancel untuk mengklik tombol [ ] Ditolak

membatalkan cancel maka data

pengisian data yang sudah di isi

pada textbox

dibersihkan dan

button save,

update, delete

menjadi false

Form Registrasi Pasien

Button New Klik button untuk Setelah user [X] Diterima

membersihkan mengklik [ ] Ditolak

form dan button new

 menginputkan maka form

data baru inputan akan

dibersihkan

dari data dan

button save,

update, delete,

cancel menjadi

true

Button Save Klik button save Setelah user [X] Diterima

untuk menyimpan menginputkan [ ] Ditolak

data yang telah data di form

diinputkan dan klik button

sebelumnya save maka data

akan disimpan

Button Update Klik button Setelah user [X] Diterima

update untuk mengklik [ ] Ditolak

mengedit data button update

yang sudah di maka data

input sebelumnya, berhasil di ubah

isikan data yang dan akan

akan anda update muncul

pemberitahuan

“Data Berhasil
 di diubah”

Button Delete Klik button delete Setelah user [X] Diterima

untuk menghapus mengklik [ ] Ditolak

data yang telah di button delete

input sebelumnya maka akan

muncul

pemberitahuan

“Masukkan ID

Petugas yang

akan dihapus”

kemudian data

user akan

terhapus dan

akan muncul

pemberitahuan

“ Data Berhasil

di hapus”

Button Cancel Klik button Setelah user [X] Diterima

cancel untuk mengklik [ ] Ditolak

membatalkan tombol cancel

pengisian data maka data yang

sudah di isi
 pada textbox

dibersihkan dan

textbox dan

juga button

save, update,

delete menjadi

false

Form Peminjaman Berkas Rekam Medis

Button New Klik button untuk Setelah user [X] Diterima

membersihkan mengklik [ ] Ditolak

form dan button new

menginputkan maka form

data baru inputan akan

dibersihkan

dari data dan

button exit,

edit, find dan

delete menjadi

true

Button Save Klik button save Setelah user [X] Diterima

untuk menyimpan menginputkan [ ] Ditolak

 data yang telah data di form

diinputkan dan klik button

sebelumnya save maka data

akan disimpan

Button Delete Klik button delete Setelah user [X] Diterima

untuk menghapus mengklik [ ] Ditolak

data yang sudah button delete

tersimpan maka muncul

dialog box dan

Masukkan

nomor rekam

medis yang

akan di delete.

Button Cancel Klik button Setelah user [X] Diterima

cancel untuk mengklik [ ] Ditolak

membatalkan tombol cancel

pengisian data maka data yang

sudah di isi

pada textbox

dibersihkan dan

textbox dan

juga button
 save, update,

delete menjadi

false

Form Pengembalian Berkas Rekam Medis

Button New Klik button Setelah user [X] Diterima

untuk mengklik button [ ] Ditolak

membersihkan new maka form

form dan inputan akan

menginputkan dibersihkan dari

data baru data dan button

exit, edit, find

dan delete

menjadi true

Button Save Klik button save Setelah user [X] Diterima

untuk menginputkan [ ] Ditolak

menyimpan data data di form dan

yang telah klik button save

diinputkan maka data akan

sebelumnya disimpan

Button Delete Klik button Setelah user [X] Diterima

delete untuk mengklik button [ ] Ditolak

menghapus data delete maka

 yang sudah muncul dialog

tersimpan box dan

Masukkan

nomor rekam

medis yang akan

di delete.

Button Cancel Klik button Setelah user [X] Diterima

cancel untuk mengklik tombol [ ] Ditolak

membatalkan cancel maka data

pengisian data yang sudah di isi

pada textbox

dibersihkan dan

textbox dan juga

button save,

update, delete

menjadi false

Form Laporan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Button View Klik button view Setelah user [X] Diterima

untuk melihat mengklik button [ ] Ditolak

laporan view maka akan

peminjaman muncul laporan

 berkas rekam peminjaman

medis berkas rekam

medis

Button Cancel Klik button Setelah user [X] Diterima

cancel untuk mengklik tombol [ ] Ditolak

membatalkan cancel maka data

pengisian data yang sudah di isi

pada textbox

dibersihkan dan

textbox dan juga

button save,

update, delete

menjadi false

Sumber : Penulis, 2016.

 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil perancangan Sistem Informasi Peminjaman

Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Pasundan,

penulis dapat menyimpulkan bahwa:

F. Sistem Informasi Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat

Jalan di UPT Puskesmas Pasundan masih belum berjalan dengan baik

sehingga proses pelayanan pasien menjadi tidak efektif.

G. Permasalahan yang terdapat pada Sistem Informasi Peminjaman

Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas

Pasundan antara lain sebagai berikut :

4. Proses peminjaman rekam medis yang tidak efektif karena sistem

peminjaman rekam medis tidak berjalan dengan baik.

5. Sering terjadi kesulitan dalam pengambilan rekam medis karena

rekam medis pasien seringkali hilang/tidak ada pada rak

penyimpanan rekam medis.

6. Terdapat pasien yang memiliki dua nomor rekam medis/rekam

medis ganda.

H. Upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang

terdapat pada sistem informasi peminjaman berkas rekam medis

 pasien rawat jalan di UPT Puskesmas Pasundan adalah sebagai

berikut:

4. Petugas harus memenuhi SOP (Standar Operasional) yang

berlaku sehingga sistem peminjaman rekam medis dapat berjalan

dengan baik.

5. Petugas harus menelusuri rekam medis yang tidak ada pada rak

penyimpanan dan harus lebih teliti serta bertanggung bertanggung

jawab dalam pengembalian rekam medis pasien ke rak

penyimpanan.

6. Sebelum memberikan nomor rekam medis kepada pasien petugas

harus memeriksa atau melakukan pengecekan data pasien dengan

teliti sehingga tidak terjadi penggandaan nomor rekam medis.

I. Perancangan yang di rancang oleh penulis adalah suatu sistem

informasi peminjaman berkas rekam medis yang berguna untuk

memudahkan proses peminjaman dan pencarian berkas rekam medis

sehingga dapat menciptakan suatu pelayanan medis yang baik.

J. Adapun laporan yang dihasilkan oleh sistem peminjaman yang telah

dirancang oleh penulis adalah laporan peminjaman berkas rekam

medis pasien rawat jalan.

6.2. Saran

Berdasarkan hasil Perancangan Sistem Informasi Peminjaman

Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di UPT Puskesmas Pasundan,

Adapun saran yang diberikan oleh penulis untuk meningkatkan kualitas

pelayanan dibagian peminjaman berkas rekam medis antara lain sebagai

berikut :

A. Mengadakan/mengikuti pelatihan-pelatihan rekam medis sehingga

prosedur-prosedur pada setiap bagian rekam medis dapat berjalan

dengan baik.

B. Mengikuti Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar

Operasional Prosedur (SOP) pada setiap unit kerja sehingga dapat

membantu menjadi acuan, pedoman, petunjuk dan arahan untuk

menjalankan tugas pokok dan fungsinya pada masing-masing unit

kerja.

C. Lebih teliti dalam pengecekan data pasien agar tidak terjadi

penggandaan nomor rekam medis dan setiap pasien hanya mempunyai

satu nomor rekam medis sehingga dapat memudahkan dokter,

perawat, dan petugas dalam pelayan/pengobatan pasien apabila pasien

datang untuk berobat kembali.