PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

MENGGUNAKAN VB.NET DI RUMAH SAKIT UMUM
PUSAT DR. HASAN SADIKIN BANDUNG

SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat
Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma IV
Program Studi Informatika Rekam Medis

Disusun Oleh:
RAISSA VANIAWATI MARINGKA
NPM 12.403.120

POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2016
ABSTRAK

1
 1

RAISSA VANIAWATI MARINGKA

NPM 12.403.120
Informatika Rekam Medis

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP
MENGGUNAKAN VB.NET DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT DR
HASAN SADIKIN BANDUNG

Skripsi: 144 halaman

Penelitian ini bertujuan untuk menentukan perancangan sistem informasi

peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis menggunakan vb.net di
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung.
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah melalui observasi,
wawancara dan studi pustaka yang mempunyai relevansi dengan pokok
permasalahan.
Dari penelitian yang dilakukan, masalah yang ditemukan adalah
pencatatan data peminjaman dan pengembalian masih bersifat manual belum
terkomputerisasi, belum dilaksanakannya monitoring secara rutin, dan belum
adanya laporan mengenai pelayanan peminjaman dan pengembalian rekam medis
rawat inap. Oleh karena itu, dibuatlah sistem informasi baru itu sehingga
pengolahan data dapat menghasilkan sistem yang baik. Perancangan sistem
informasi peminjaman dan pengembalian ini menggunakan aplikasi Microsoft
Visual Studio 2010 (vb.net) dan menggunakan Ms Access sebagai databasenya.
Sementara untuk metode pengembangan sistem menggunakan metode model
waterfall.
Adapun saran-saran yang diberikan adalah: 1) merancang dan membuat
sistem informasi peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis guna
memudahkan petugas dalam mengolah data, dan 2) perlunya diadakan pelatihan
kepada pegawai yang akan mengoprasikan sistem informasi yang baru dibuat.

Kata kunci: Perancangan, Sistem Informasi, Peminjaman dan Pengembalian,

Rekam Medis, Waterfall.
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Permasalahan

Era teknologi informasi pada saat ini telah berkembang sangat pesat.

Memasuki abad ke 21, masyarakat lebih dituntut untuk mempersiapkan diri

sebaik mungkin untuk menghadapai perkembangan IPTEK. Masyarakat

dituntut untuk lebih handal dalam menyelesaikan berbagai masalah yang

ada di kehidupan sehari-hari dengan memanfaatkan teknologi yang ada

sekarang ini. Dengan adanya teknologi informasi diharapkan memudahkan

masyarakat dalam menyelesaikan masalah yang ada tidak terkecuali di

rumah sakit.

Peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan di suatu rumah

sakit akan tercapai apabila ada usaha bersama yang dilakukan oleh

komponen yang terlibat dalam penyelenggaraan rumah sakit, baik jajaran

direksi sebagai pihak manajer, staf medis, maupun staf penunjang medis

yang menjalankan tugasnya dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan

profesinya.

Seiring dengan berkembangnya gaya hidup dan kebudayaan akan

berdampak langsung pada kualitas pelayanan kesehatan. Setiap pasien selalu

mengharapkan dapat pelayanan yang memuaskan. Hal ini membuat tempat

pelayanan kesehatan berupaya memberikan sesuatu yang terbaik kepada

setiap pasien.
Demi meningkatkan mutu pelayanan yang berkesinambungan, sekarang ini

banyak rumah sakit yang sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk

dapat menghasilkan informasi lebih cepat, tepat dan akurat. Salah satu

wujud nyata dari teknologi informasi adalah penerapan sistem

komputerisasi, dengan sistem ini diharapkan mampu menyelesaikan suatu

pekerjaan dengan cepat, tepat dan akurat sehingga mampu meminimalisir

hanya kesalahan-kesalahan yang terjadi. Kebutuhan akan kecepatan dan

ketepatan dalam pemrosesan merupakan alasan utama mengapa teknologi

informasi sangat dibutuhkan dalam aktifitas pelayanan rekam medis, salah

satunya adalah pelayanan peminjaman rekam medis sesuai dengan prosedur

yang berlaku.

Rumah Sakit wajib menyelenggarakan kegiatan rekam medis sesuai

dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit pada pasal 29:1. Tujuan pengolahan rekam medis di rumah

sakit adalah untuk mennjang tercapainya tertib admistrasi dalam rangka

upaya mencapai tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayananan

kesehatan di rumah sakit, oleh sebab itu dalam mengola rekam medis,

setiap rumah sakit harus selalu mengacu kepada pedoman atau petunjuk

teknis pengelolaan rekam medis yang di buat oleh rumah sakit yang

bersangkutan. Pedoman atau petunjuk teknis pengelolaan rekam medis pada

suatu rumah sakit pada dasarnya mengatur peroses kegiatan yang di mulai

pada saat diterimanya pasien di tempat penerimaan pasien, pencatatan data

medis pasien selama pasien tersebut mendapatkan pelayanan medis, sampai

pada penanganan berkas rekam medis pasien yang meliputi kegiatan

penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk

melayani permintaan/peminjaman bila pasien berobat ulang atau untuk

keperluan tertentu.

Peminjaman rekam medis adalah proses dimana unit kerja lain

meminjam rekam medis pasien dari Instalasi Rekam Medis untuk keperluan

tertentu. Berdasarkan observasi awal, diketahui bahwa pelaksanaan

peminjaman berkas rekam medis rawat inap di RSUP DR. HASAN

SADIKIN masih dilakukan secara semi-komputer, dimana pencatatan masih

secara manual ditulis di sebuah buku ekspedisi kemudian dibuatkan bon

peminjaman menggunakan ms . word. Dengan jumlah berkas rekam medis

aktif rawat inap dapat mencapai lebih dari 100.000 berkas dan rata-rata

peminjaman berkas per hari sebanyak 100 berkas, hal tersebut dapat

menimbulkan kendala-kendala, diantaranya sulitnya monitoring posisi

berkas rekam medis yang sedang dipinjam, keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis karena kurangnya pengecekan dari petugas

peminjaman, adanya rekam medis yang hilang karena tidak jelas history

peminjaman berkas tersebut.

Berdasarkan hal-hal serta fakta di atas, maka penulis mengambil judul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN

PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

MENGGUNAKAN VB.NET DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT DR

HASAN SADIKIN BANDUNG”.

1.2 Pokok Permasalahan

Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah penelitian tersebut

di atas, maka pokok permasalahan yang akan penulis bahas adalah

bagaimanakah proses perancangan sistem informasi peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan

Sadikin Bandung.

1.3 Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana proses peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis

rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung?

2. Bagaimana perancangan sistem informasi peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum

Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung?

3. Apa saja permasalahan yang ditemukan dalam proses peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum

Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.4.1 Tujuan

Merancang Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian

Berkas Rekam Medis Rawat Inap Menggunakan Microsoft Visual

 Studio 2010 pada Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

Bandung.

1.4.2 Manfaat

1. Akademik

Sebagai ilmu, referensi maupun wawasan bagi institusi, seluruh

mahasiswa dan masyarakat luas tentang Sistem Peminjaman dan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung dan menjadi tambahan

ilmu pengetahuan pada sistem informasi peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

2. Penulis

Sebagai bahan pengembangan maupun pengimplementasian ilmu

pengetahuan yang telah diperoleh selama mengikuti perkuliahan

dan mampu menerapkannya di lapangan kerja.

3. Rumah Sakit atau Praktisi

Sebagai bahan pertimbangan bagi rumah sakit dalam

pengembangan sistem informasi rekam medis, khususnya pada

kegiatan peminjaman dan pengembalian di Rumah Sakit Umum

Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung.

1.5 Ruang Lingkup/Batasan Analisis Permasalahan

Adapun ruang lingkup masalah dalam penyusunan skripsi ini berkisar

tentang perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian

 berkas rekam medis rawat inap menggunakan Microsoft Visual Studio 2010

di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung.

Dalam penyusunan skripsi ini penulis hanya akan merancang sebuah

sistem dimulai dari alur sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam

medis di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung sampai ke

interface masukan data dan juga interface laporan data yang akan

dihasilkan.

1.6 Metode Penelitian

Adapun teknik penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data

peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis yaitu:

1. Observasi

Metode pengumpulan data dengan mengamati langsung pada

objek, tetapi bukan hanya melihat melainkan juga merekam,

mengamati dan mencatat semua kejadian yang ada.

2. Wawancara

Metode pengumpulan data dengan memberikan pertanyaan-

pertanyaan kepada narasumber, dalam hal ini yang menjadi

narasumber adalah petugas-petugas rekam medis di Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung, pertanyaan yang

diajukan telah dikonsep terlebih dahulu yang berisi tentang hal-hal

seputar proses peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis

di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung.

 3. Tinjauan Pustaka

Metode pengumpulan data dimana sumber data diperoleh dari

buku, literatur-literatur, dan referensi-referensi yang berhubungan

dengan tujuan penulis yang dapat membantu menyelesaikan

masalah-masalah yang dapat dipakai sebagai landasan teori.

1.7 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan melalui Praktik Kerja Lapangan yang bertempat di :

Nama Lembaga : Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

Alamat : Jl. Pasteur No. 38 Bandung 40161, Jawa Barat,

Indonesia

Telepon/Fax : (022) 2034953/2032216

Pembimbing : Teguh Redy Senjaya

Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Waktu Pelaksanaan : 19 November 2015 – 19 Desember 2015

1.8 Sistematika Penulisan Penelitian

Sistematika penulisan dari Skripsi “PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BERKAS

REKAM MEDIS RAWAT INAP MENGGUNAKAN MICROSOFT

VISUAL STUDIO 2010 DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT DR

HASAN SADIKIN BANDUNG” ini dibagi ke dalam lima bab pokok

bahasan, sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Merupakan bab pendahuluan yang menguraikan serta mengemukakan

tentang latar belakang permasalahan, pokok permasalahan, pertanyaan

penelitian, tujuan dan manfaa tpenelitian, ruang lingkup/batasan analisis

permasalahan, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, dan

sistematika penulisan penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dan

digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada serta yang bisa

diperkuat dengan menunjukan hasil penelitian sebelumnya.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menjelaskan tentang metode penelitian yang dilakukan selama

penelitian berlangsung, yang meliputi teknik pengumpulan data dan

pengembangan perangkat lunak.

BAB IV ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini menjelaskan mengenai profil instansi tempat dilakukannya

penelitian, prosedur yang diberlakukan untuk memperjelas ruang lingkup

sistem yang akan dibuat, analisis dari masalah yang dihadapi serta upaya

pemecahan masalahnya.
BAB V PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menguraikan tentang rancangan sistem yang diusulkan, yaitu

perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian berkas rekam

medis rawat inap menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan MS

Access sebagai databasenya di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan

Sadikin Bandung.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Merupakan bab terakhir dari tugas akhir ini yang berisi tentang

kesimpulan dan saran-saran dari hasil pembahasan, berisi juga saran

terhadap hasil pembahasan yang telah dibuat.

 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Rumah Sakit

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009 tentang rumah sakit, rumah sakit “adalah institusi pelayanan

kesahatan perorangan secara paripurna (meliputi promotif, preventif,

kuratif, dan rehabilitatif) dengan menyediakan pelayanan rawat inap,

rawat jalan dan gawat darurat”.

Beberapa pengertian rumah sakit yang dikemukakan oleh para

ahli, diantaranya:

a. Menurut Wolper dan Pena (1997) rumah sakit adalah tempat

dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran

serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa

kedokteran, perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya

diselenggarakan.

b. Menurut PerMenkes RI No. 159b/Per/II/1998 tentang rumah sakit

adalah “sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan

pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan

tenaga kesehatan dan penelitian”.

10
 1

2.1.2 Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-undang No 44 tahun 2009 pasal 4 dan 5 tugas

dan fungsi rumah sakit adalah sebagai berikut:

a. Tugas

Memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.

b. Fungsi

1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan

kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit;

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui

pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga

sesuai kebutuhan medis:

3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya

manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam

pemberian pelayanan kesehatan;

4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta

penapisan bidang teknologi bidang kesehatan dalam rangka

peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan

etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

2.1.3 Tujuan Rumah Sakit

Menurut Undang-undang No 44 tahun 2009 pasal 3 tujuan rumah

sakit adalah sebagai berikut:

 a. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapatkan pelayanan

kesehatan.

b. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien,

masyarakat, lingkungan rumah sakit dan SDM di rumah sakit.

c. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan

rumah sakit.

d. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, SDM

rumah sakit.

2.1.4 Klasifikasi Rumah Sakit

Berdasakan PMK No. 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perizinan

Rumah Sakit Bab V, rumah sakit dapat diklasifikasikan menjadi:

a. Klasifikasi berdasarkan Kepemilikan

1. Rumah Sakit Umum Pemerintah

Rumah sakit umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik

pemerintah, baik pusat maupun daerah, Departemen Pertahanan

dan Keamanan, maupun Badan Usaha Milik Negara. Rumah sakit

umum pemerintah dapat dibedakan berdasarkan unsur pelayanan,

ketenagaan, fisik dan peralatan menjadi empat kelas yaitu rumah

sakit umum Kelas A, B, C, dan D.

2. Rumah Sakit Swasta, terdiri atas:

a. Rumah Sakit Umum Swasta Pratama, yaitu rumah sakit

umum swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat

umum, setara dengan rumah sakit pemerintah kelas D.

b. Rumah Sakit Umum Swasta Madya, yaitu rumah sakit umum

swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat umum

dan spesialistik dalam 4 cabang, setara dengan rumah sakit

pemerintah kelas C.

c. Rumah Sakit Umum Swasta Utama, yaitu rumah sakit umum

swasta yang memberikan pelayanan medik bersifat umum,

spesialistik dan subspesialistik, setara dengan rumah sakit

pemerintah kelas B.

b. Klasifikasi berdasarkan pelayanan dan kapasitas tempat

tidur

1. Rumah Sakit Kelas A, yaitu rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

spesialistik dan subspesialistik luas, dengan kapasitas lebih

dari 1000 tempat tidur.

2. Rumah Sakit Kelas B, dibagi menjadi :

a. Rumah sakit B1 yaitu RS yang melaksanakan pelayanan medik

minimal 11 (sebelas) spesialistik dan belum memiliki sub

spesialistik luas dengan kapasitas 300-500 tempat tidur.

 b. Rumah sakit B2 yaitu RS yang melaksanakan pelayanan

medik spesialistik dan sub spesialistik terbatas dengan

kapasitas 500-1000 tempat tidur.

c. Rumah Sakit Kelas C, yaitu rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medic

spesialistik dasar, yaitu penyakit dalam, bedah, kebidanan

atau kandungan, dan kesehatan, dengan kapasitas 100-500

tempat tidur.

d. Rumah Sakit Kelas D, yaitu rumah sakit umum yang

mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik

dasar, dengan kapasitas tempat tidur kurang dari 100.

2.1.5 Jenis Pelayanan Rumah Sakit

Oleh karena besar dan banyaknya kegiatan yang dilaksanakan

oleh suatu rumah sakit, maka kegiatan rumah sakit dibagi dalam

beberapa kelompok pelayanan. Kelompok ini ditunjang oleh sarana

pelayanan sebagai pelengkap kegiatan kelompok tersebut. Dengan

berpedoman pada rumah sakit yang terlengkap, kegiatan kelompok

pelayanan adalah sebagai berikut :

a. Pelayanan Administrasi, antara lain :

Gedung administrasi rumah sakit, pendidikan dan latihan, dsb.

b. Pelayanan Medis, antara lain :

 Rawat jalan (Poliklinik), Gawat darurat (Emergency), Bedah

sentral (Central Operating Theater), Obstetric & Gynocolog, dsb.

c. Pelayanan penunjang medis, antara lain :

Radiology, Instalasi Rekam Medis, Instalasi Farmasi, Instalasi

Laboratorium, Instalasi Gizi, Kamar Jenazah, dsb.

d. Pelayanan Perawatan, antara lain :

ICCU, ICU, HCU, Phisiotherapy, Rawat Inap dsb.

e. Pelayanan Penunjang Non Medis, antara lain :

CSSD, Laundry, Instalasi Pemeliharaan Sarana, Genset,

Incenerator, Halaman/parkir, Selasar dan sebagainya.

2.2 Konsep Rawat Inap

2.2.1 Pengertian Rawat Inap

Rawat Inap menurut Azwar Azrul (1996 : 73) adalah suatu bentuk

pelayanan kesehatan kedokteran intensif (Hospitalization) yang

diselenggarakan oleh Rumah Sakit, Rumah Sakit Bersalin, maupun

Rumah Bersalin.

Pelayanan rawat inap adalah suatu kelompok pelayanan kesehatan

yang terdapat di rumah sakit yang merupakan gabungan dari beberapa
fungsi pelayanan. Kategori pasien yang masuk rawat inap adalah
pasien yang perlu perawatan intensif atau observasi ketat karena
penyakitnya. (Sutopo Jati, 2009 dalam Sofyan (2011))
2.2.2 Tujuan Rawat Inap

a. Membantu penderita memenuhi kebutuhannya sehari-hari

sehubungan dengan penyembuhan penyakitnya.

b. Mengembangkan hubungan kerja sama yang produktif baik antara

unit maupun antara profesi.

c. Menyediakan tempat/ latihan/ praktek bagi siswa perawat.

d. Memberikan kesempatan kepada tenaga perawat untuk

meningkatkan keterampilannya dalam hal keperawatan.

e. Meningkatkan suasana yang memungkinkan timbul dan

berkembangnya gagasan yang kreatif.

f. Mengandalkan evaluasi yang terus menerus mengenai metode

keperawatan yang dipergunakan untuk usaha peningkatan.

g. Memanfaatkan hasil evaluasi tersebut sebagai alat peningkatan

atau perbaikan praktek keperawatan dipergunakan.

2.2.3 Kualitas Pelayanan Rawat Inap

Menurut Jacobalis (1990) kualitas pelayanan kesehatan di ruang

rawat inap rumah sakit dapat diuraikan dari beberapa aspek,

diantaranya adalah:

1. Penampilan keprofesian atau aspek klinis, Aspek ini menyangkut

pengetahuan, sikap dan perilaku dokter dan perawat dan tenaga

profesi lainya.
 2. Efisiensi dan efektifitas, Aspek ini menyangkut pemanfaatan

semua sumber daya di rumah sakit agar dapat berdaya guna dan

berhasil guna.

3. Keselamatan Pasien, Aspek ini menyangkut keselamatan dan

keamanan pasien

4. Kepuasan Pasien, Aspek ini menyangkut kepuasan fisik, mental,

dan sosial pasien terhadap lingkungan rumah sakit, kebersihan,

kenyamanan, kecepatan pelayanan, keramahan, perhatian, biaya

yang diperlukan dan sebagainya.

Menurut Jacobalis (1993), pelayanan kesehatan di ruang rawat

inap rumah sakit erat kaitanya dengan:

a. Dokter, perawat atau petugas kesehatan

b. Aspek hubungan antar manusia.

c. Kemanusiaan.

d. Kenyamanan atau kemudahan fasilitas dan lingkungan.

e. Peralatan dan perlengkapan.

f. Biaya pengobatan.

2.3 Konsep Rekam Medis

2.3.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak

hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian

 sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis, yaitu mulai

pencatatan selama pasien mendapatkan pelayanan medik, dilanjutkan

dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi

penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat

penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman untuk

keperluan tertentu.

Rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun yang terekam

tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium,
diagnosis serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan,
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Dirjen Yanmed,
2006:11)

Adapun pengertian rekam medis yang dijelaskan

dalam PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 yaitu:

“Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.”

2.3.2 Fungsi Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006:13) tujuan Rekam Medis

adalah Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya

peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak

akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang

diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor

yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

 Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan dari adanya

rekam medis adalah untuk menunjang tertib administrasi rumah sakit

agar berhasil sebagaimana yang diharapkan. Tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan mutu rumah sakit

dalam mengadakan upaya pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu

sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil bagi

tertib administrasi di sebuah rumah sakit akan berhasil sebagaimana

yang diharapkan.

Fungsi dari rekam medis mengandung nilai-nilai ALFRED, yaitu

sebagai berikut:

Administration

Legal

Financial

Riset

Education

Documentation

a. Aspek Administrasi (Administration)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien.

c. Aspek Hukum (Legal)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta

penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan hukum.

d. Aspek Keuangan (Financial)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena

isinya mengandung data/informasi yang dapat digunakan sebagai

aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian (Riset)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,

karena informasi yang dikandungnya dapat digunakan sebagai

bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang

kesehatan.
 f. Aspek Pendidikan (Education)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada

pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau

referensi pengajaran dibidang profesi para pemakai.

g. Aspek Dokumentasi (Documentation)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan

dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban laporan rumah

sakit.

Karena fungsi rekam medis inilah, maka di negara-negara besar

atau di negara-negara maju telah ditentukan satu standar baku

pembuatan rekam medis yang mencerminkan kualitas/mutu pelayanan

kesehatan yang diberikan oleh pemberi pelayanan pada pengguna jasa

pelayanan kesehatan.

2.3.3 Manfaat Rekam Medis

Manfaat rekam medis berdasarkan Permenkes Nomor

269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medis adalah sebagai

berikut:
1. Pengobatan. Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk

untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta

merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang

harus diberikan kepada pasien

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan. Membuat Rekam Medis bagi

penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap

akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga

medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.

3. Pendidikan dan Penelitian. Rekam medis yang merupakan

informasi perkembangan kronologis penyakit, pelayanan medis,

pengobatan dan tindakan medis, bermanfaat untuk bahan

informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bidang

profesi kedokteran dan kedokteran gigi.

4. Pembiayaan. Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan

bahan untuk menetapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan

pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai

bukti pembiayaan kepada pasien

5. Statistik. Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan

statistik kesehatan, khususnya untuk mempelajari perkembangan

kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderita

pada penyakit- penyakit tertentu

 6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik. Rekam medis

merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam

penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.

2.4 Kegiatan Rekam Medis

Berdasarkan Pedoman Akredetasi RS tahun 2002, kegiatan rekam medis

yaitu:

1. Penerimaan pasien (pencatatan data sosial pasien)

2. Pencatatan data-data pelayanan

3. Pengelolaan data (coding, indexing)

4. Pelaporan

5. Penyimpanan atau pengambilan kembali

Dari penjelasan diatas maka secara garis besar kegiatan rekam medis terdiri

dari 3 kegiatan, yaitu :

1. Pencatatan, yaitu pencatatan identitas pasien yang dilakukan di tempat

pendaftaran atau tempat penerimaan pasien (TPP) baik di rawat jalan,

UGD, maupun rawat inap dan dikerjakan oleh petuga rekam medis.

Pencatatan anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosis, pemeriksaan

penunjang, terapi, dan tindakan medis dilakukan di tempat pelayanan

kesehatan rawat jalan, UGD, dan rawat inap serta ruang pemeriksaan

penunjang.

2. Pengelolaan atau pengarsipan, yaitu upaya mengelola rekam medis

agar isinya lengkap, mudah disimpan, dan mudah diambil kembali

 saat dibutuhkan. Pengelolaan berkaitan dengan tempat penyimpanan

rekam medis, sistem penomoran, alat-alat yang digunakan,

assembling, dan analisis baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

3. Pengelolaan data, yaitu kegiatan mengumpulkan, menghitung, dan

menganalisa data-data dari kegiatan maupun data-data medis dan non-

medis yang ada direkam medis sehingga menjadi laporan atau

informasi yang dibutuhkan baik oleh pihak intern maupun ekstern.

2.5 Konsep Peminjaman Berkas Rekam Medis

2.5.1 Pengertian Peminjaman Berkas Rekam Medis

Menurut Amsyah (2005:202) Yang dimaksud dengan

peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh

atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari

unit kerja lain dalam organisasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Peminjaman adalah:

“Peminjaman berasal dari kata pinjam yang berarti menggaunakan

barang milik orang lain untuk sementara waktu”.

Menurut Departemen Kesehatan RI (2006:91)

peminjaman/pengambilan berkas rekam medis adalah “Permintaan-

permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik,

dari dokter yang melakukan riset, harus ditujkan ke bagian rekam

medis setiap harinya pada jam yang telah ditentukan.”

 Peminjaman rekam medis dapat disimpulkan, rekam medis untuk

sementara waktu dapat dipinjam guna kepentingan berobat ulang,

penelitian, administrasi, hukum, dan lain sebagainya.

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang

dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus ditujukan ke

bagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan.

Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien

perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi)

“kartu peminjaman rekam medis”. Petugas harus menulis dengan

benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam medisnya.

Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter dan bagian

administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas

bagian rekam medis sendiri.

Permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti

untuk pertolongan unit gawat darurat, unit rawat inap harus dipenuhi

sesegera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan

petugas instalasi rekam medis harus menulis surat permintaan dari

bagian lain yang meminta. Petugas dari bagian lain yang meminta,

harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke

unit/ bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu

formulir yang berisi nama penderita dan nomor rekam medis, nama
 poliklinik atau nama bagian / orang yang meminjam, tanggal pinjam

rekam medis, dan tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis.

Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu ditempelkan

pada rekam medisnya, satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya

rekam medis pada rak dimana rekam medis tersebut disimpan dan satu

ditinggal dipoliklinik/ bagian / orang yang meminjam berkas rekam

medis tersebut. Pada saat rekam medisnya kembali, kedua copysurat

permintaan dibuang. Kartu permintaan rekam medis bisa di buat dari

kertas biasa dengan ukuran 10,5X7 cm.(Departemen Kesehatan RI,

2006:9)

Gambar 2.1: Bon Peminjaman

BON PEMINJAMAN
No. RM :

Nama Pasien :

7 Tanggal Pinjam :
c
Tanggal Kembali :

Nama Peminjam :

Keterangan :

10.5 cm
 Sumber: Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006:9)

2.5.2 Petunjuk Keluar (Kartu Pinjam/ Tracer)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi

penggunaan rekam medis.Dalam penggunaannya “Petunjuk Keluar”

ini diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis yang

diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam/ petunjuk

keluar tetap berada di rak file tersebut. Sampai berkas rekam medis

yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula.

Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang

dilengkapi dengan kantong temple tempat penyimpanan surat pinjam.

Kartu pinjam/ Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang

maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat

penyimpanan kembali berkas rekam medis yang bersangkutan.

Petunjuk keluar ini haruslah dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan

kuat. (Departemen Kesehatan RI, 2006:93)

Gambar 2.2: Tracer/Out Guide (Petunjuk Keluar)

OUT GUIDE
24
cm
BON

7 cm

35 cm
 Sumber: Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006:93)

2.5.3 Ketentuan Peminjaman Berkas Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 :137) Sebagai berikut :

a. Prasyaratan

1) Rekam Medis

2) Formulir permintaan/peminjaman rekam medis

3) Tracer

b. Sarana

1) Komputer

2) LAN system

3) Printer

c. Prasarana

Petunjuk teknis prosedur dan penyelenggaraan rekam medis

d. Prosedur

1) Peminjaman rekam medis dapat dilakukan melalui

pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien rawat

inap, ruang perawatan, dan unit penunjang medik di rumah

sakit.

2) Peminjaman rekam medis ditujukan ke unit atau bagian

rekam medis dan dapat dilakukan secara online maupun

manual (via telepon atau datang sendiri ke unit/bagian rekam

medis).
 3) Peminjaman rekam medis dapat digunakan untuk keperluan

kunjungan ke poliklinik, rawat kembali penelitian atas kasus

tertentu maupun untuk kasus pengadilan.

4) Rekam medis tidak dapat keluar dari rumah sakit, kecuali

untuk bukti di pengadilan.

5) Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk

mengambil berkas rekam medis yang akan dipinjam.

6) Pengambilan rekam medis harus menggunakan tracer / kartu

peminjaman rekam medis.

7) Pada formulir peminjaman rekam medis harus selalu

dicantumkan tanggal peminjaman, keperluan, nama/bagian

peminjaman, serta tanggal rekam medis jatuh tempo untuk

dikembalikan ke instalasi rekam medis.

8) Intalasi rekam medis wajib memiliki buku ekspedisi guna

mengetahui perjalanan rekam medis (rekam medis yang

keluar) yang dipinjam secara manual untuk keperluan

perawatan, dipinjam dokter, maupun kasus-kasus tertentu.

9) Untuk rumah sakit yang telah menggunakan sistem

komputerisasi lebih dianjurkan untuk menggunakan barkode

guna mengetahui perjalanan rekam medis yang keluar dari

instalasi rekam medis agar lebih efektif dan efisien.

 10) Tanggal jatuh tempo pengambilan rekam medis harus selalu

diperiksa oleh instalasi rekam medis guna memperkecil

resiko hilangnya rekam medis yang dipinjam.

Selama rekam medis berada diruang rawat inap atau sedang

dipinjam menjadi tanggung jawab perawat / ruangan / instalasi yang

meminjam.

2.5.4 Pengguna Rekam Medis

Pengguna atau pemakai rekam kesehatan adalah pihak-pihak

perorangan yang memasukkan, memverifikasi, mengoreksi,

menganalisis atau memperoleh informasi dari rekaman, baik secara

langsung ataupun melalui perantara. Pengguna rekam kesehatan atau

yang terantung dengan data yang ada dalam rekam kesehatan sangat

beragam. Ada pengguna rekam kesehatan per orangan (primer dan

sekunder).

a. Pengguna Primer Rekam Kesehatan Perorangan

1. Para pemberi pelayanan (provider), yang termasuk dalam

kelompok primer adalah pihak-pihak yang memberikan

pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Mereka terdiri

dari individu atau pemberi jasa kesehatan perorangan yang

meliputi tenaga dokter, perawat, profesi kesehatan

pendukung lainnya, dan tenaga klinis. Profesi kesehatan

pendukung termasuk asisten dokter, fisioterapis wicara,

 terapis pernafasan (respiratoris), okupasi terapis, tekniker

radiologi dan teknisi laboratorium medis. Profesi medis

lainnya juga membantu palayanan klinis, termasuk ahli

farmasi, tenaga sosial, ahli gizi, konsultan diet, psikolog,

podiatris dan khiropraktor. Kelompok ini memasukkan

informasi ke dalam rekam kesehatan secara langsung.

Sedangkan fasilitas pelayanan lainnya seperti tekniker

laboratorium medis, tekniker radiologi membuat laporan

tersendiri sebagai bagian dari rekam kesehatan pasien.

Keberadaan rekam kesehatan akan menghindari sifat lupa

tenaga kesehatan saat menangani pasien yang banyak.

2. Para konsumen, yang termasuk kedalam kelompok sekunder

adalah pasien yang keluarganya juga memerlukan informasi

rekam kesehatan dirinya (perorangan/individu pasien) untuk

berbagai kepentingan.

b. Pengguna Sekunder Rekam Kesehatan

1. Manajer pelayanan dan penunjang pasien, kelompok ini

adalah pihak yang menggunakan rekam kesehatan

perorangan secara sekunder serta tidak menangani perawatan

pasien secara langsung. Kelompok ini menggunakan data

rekam kesehatan untuk menilai kinerja fasilitas kesehatan

serta manfaat pelayanan yang diberikan. Data yang diperoleh

 menggambarkan pola dan kecenderungan pelayanan. Dengan

memasukkan data agregat tersebut akan memudahkan

manajer instansi pelayanan kesehatan dalam memperbaiki

proses pelayanan, sarana, dan prasarana ke depan.

2. Pihak pengganti biaya perawatan, kelompok ini akan

menelaah sejauh apa diagnosis yang terkait dengan biaya

perawatan. Penggantian biaya harus sesuai dengan diagnosis

akhir dan atau tindakkan yang ditegakkan dokter sesudah

pasien pulang perawatan. Diagnosis dicantumkan serta

ditanda tangani dokter tersebut pada lembar Ringkasan

Riwayat Pulang (resume) atau dengan tanda tangan secara

on-line (electronic signature). Berdasarkan diagnosis dan

atau tindakan tersebut ahli kode (pada unit kerja MIK) akan

menetapkan nomer kode sesuai standar klasifikasi yang

ditetapkan pemerintah atau sesuai disiplin diagnosis atau

tindakan. Informasi kode ini diteruskan unit kerja MIK

kepada pihak asuransi. Adakalanya pihak asuransi

membutuhkan copy tentang keterangan tertentu rekam

kesehatan pasien bersama dengan tagihan (claim). Tidak

dibenarkan rumah sakit mengambil diagnosis kerja dari ruang

perawatan sebagai diagnosis akhir dan meneruskannya ke

pihak asuransi, padahal pasien belum pulang perawatan.

 3. Pengguna rekam kesehatan sekunder lainnya adalah kantor

pasien, pengacara, periset atau investigator klinis, wartawan

kesehatan dan pengambil kebijakan. (R. Hatta, 2013)

2.5.5 Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk

melindunginya dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri.Rekam

medis harus dilindungi dan dirawat karena merupakan benda yang

sangat berharga bagi rumah sakit.

Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri,

menurut Departemen Kesehatan RI, (2006) yaitu:

1. Sentralisasi

Yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis

kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat

dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan dibagian rekam medis.

Tabel 2.1 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Penyimpanan Sentralisasi

KELEBIHAN KELEMAHAN

Dapat mengurangi terjadinya Perlu waktu dalam pelayanan

duplikasi berkas rekam medis rekam medis

Dapat menyeragamkan tata kerja, Perlu ruangan, alat, dan pegawai

peraturan, dan alat yang digunakan yang banyak jika tempat

penyimpanan jauh dari lokasi

 penggunaan rekam medis

Efesiensi terhadap kerja petugas

rekam medis serta permintaan rekam medis dapat

dilayani setiap saat

Sumber: Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006)

2. Desentralisasi

Yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi

pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam

medis selama pasien dirawat.

Tabel 2.2 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Penyimpanan Desentralisasi

KELEBIHAN KELEMAHAN

Efesiensi waktu dimana pasien Terjadi duplikasi rekam medis

mendapatkan pelayanan yang lebih cepat sehingga riwayat penyakit

terpisah

Kerja petugas rekam medis lebih ringan Biaya pengadaan rekam medis

lebih banyak

Pengawasan terhadap berkas rekam Bentuk danisi rekam medis

medis lebih ketat karena lingkupnya sempit berbeda

Sumber: Depatemen Kesehatan Rebpublik Indonesia (2006)

2.6 Konsep Dasar Perancangan Sistem Informasi

2.6.1 Perancangan

Dalam pembuatan sistem informasi peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap membutuhkan suatu

perancangan tentang apa yang akan dibuat dan apa yang akan

dihasilkan. Dengan adanya suatu perancangan sistem informasi

peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis rawat inap, maka

kita akan mengetahui kemana tujuan berkas itu.

Pengertian perancangan menurut Ladjamudin (2005:51) adalah

“kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan

masalah”. Menurut Azhar Susanto dalam buku Al bahra “perancangan

adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis

komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”. Berdasarkan

terhadap dua definisi perancangan tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa perancangan merupakan suatu perencanaan

dalam pemecahan masalah berbasis komputer, setelah diadakannya

atau dilakukannya suatu proses analisa terhadap masalah-masalah

yang sedang dihadapi.

2.6.2 Sistem

a. Pengertian Sistem

Menurut McLeod dalam buku Yakub, sistem “adalah

sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang

sama untuk mencapai tujuan”. Sedangkan menurut (Jogiyanto,

1999 dalam buku Yakub “terdapat dua kelompok pendekatan

sistem di dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan pada

prosedur, dan pendekatan pada komponen-komponen atau

elemen-elemen. (Yakub, 2012:1)

Dari pengertian diatas maka penulis meyimpulkan bahwa

sistem adalah jaringan kerja dari elemen-elemen dan prosedur-

prosedur yang saling berhubungan dan berkumpul bersama-sama

untuk melakukan suatu kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan

yang sama.

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-

elemen atau komponen-komponen merupakan definisi yang lebih

luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya

suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem

bagian.
 Input Processing Output

(masukan) (pengolahan) (keluaran)

Gambar 2.3 Model Sistem

Sumber: Yakub(2012:02)

b. Karakteristik Sistem

Suatu Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat

tertentu, yaitu mempuyai komponen-komponen, batas sistem,

lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran,

pengolah dan sasaran atau tujuan.

1) Komponen sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumah komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk

suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-

elemen sistem dapat berupa suatu atau bagian-bagian dari

sistem.

Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem

yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.

2) Batasan sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara

suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan

lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu

sistem dipandang sebagai sutu kesatuan dan menunjukan

ruang lingkup dari sistem tersebut.

3) Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan dari luar suatu sistem adalah apapun di luar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan

juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus

dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka

akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4) Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media yang menghubungkan

antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

Melalui penghubung ini kemungkinan sumber-sumber daya

mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk

subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung

 satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang

lainnya membentuk satu kesatuan.

5) Masukan Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan

masukan sinyal maintenance input adalah energi yang

dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal

input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan

keluaran dari sistem.

6) Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran

dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7) Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah

atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang

akan merubah masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau

sistem tidak mempunyaisasaran maka sistem tidak akan ada.

Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau

 tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan

keluaran yang dihasilkan. (Ladjamudin, 2005:4)

c. Pandangan Terhadap Sistem

Pandangan terhadap sistem menurut pihak stakeholder akan

berbeda-beda cara memandangnya. Pandangan sistem tersebut

dapat dibedakan menurut pendapat pemilik (owners), pengguna

(users), perancang (designers), dan pengembang (builders):

1) Pemilik sistem

Yaitu yang terdiri dari sponsor dan ketua sistem

informasi, biaanya membuat anggaran dan menentukan

waktu untuk mengembangkan, menggunakan waktu untuk

mengembangkan, menggunakan, melaksanakan sistem

informasi, dan bertanggung jawab di dalam menerima serta

mengesahkan sistem.

2) Pengguna Sistem

Yaitu yang terdiri dari sekertaris, pekerja, staf,

professional, dan manajer, biasanya mengelola,

mendefinisikan, mengelompokan, meganalisis, menyimpan

data dan informasi.

3) Perancang
 Adalah menerjemahkan kebutuhan dan tujuan yang telah

ditetapkan dengan merancang file, database, input, output,

dan pemrograman yang dapat memenuhi keinginan pengguna

sistem.

4) Pengembang Sistem

Yaitu mengembangkan komponen sistem informasi

berdasarkan spesifikasi perancang sistem.

2.7 Informasi

2.7.1 Definisi Informasi

Menurut McLeod dalam buku Yakub informasi “adalah data yang

diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya”. Informasi juga disebut data yang diproses atau data

yang memiliki arti. Informasi merupakan data yang telah diproses

sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

menggunakan. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi

menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan

dalam suatu bidang usaha. Sistem apapun tanpa ada informasi tidak

akan berguna, karena sistem tersebut akan mengalami kemacetan dan

akhirnya berhenti. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun,

kapasitas sebuah saluran informasi, dan sebagainya. Hubungan antara

data informasi digambarkan sebagai berikut

 Database

Data Proses Informasi

Pemakai

Gambar 2.4 Pemrosesan data menjadi informasi

Sumber: (Yakub, 2012; 05)

2.7.2 Kualitas informasi

Kualitas dari suatu informasi dapat dilihat dari dimensi-dimensi

yang dimiliki oleh informasi. Menurut Jogiyanto dalam buku

Ladjamudin, “kualitas dari informasi (quality of information)

tergantung dari tiga hal yaitu; accurate, timeliness, dan relevance”.

a. Relevance (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai

manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap

orang akan berbeda-beda.

b. Tepat waktu (timeliness), berarti informasi tersebut datang pada

penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak

 akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan

di dalam pengambilan keputusan.

c. Akurat (accuracy), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-

kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi

harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat

karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi

kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merusak informasi (Yakub, 2012:9).

2.8 Data

Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses

lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Sumber dari informasi adalah

data. Tanpa adanya suatu data yang akurat maka tidak akan didapatkan

informasi yang akurat pula. Kualitas informasi itu sendiri tergantung dari tiga

hal yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Karena datalah

yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.

Menurut Mcleod dalam buku Yakub data adalah “kenyataan yang

menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact)

dan angka yang scara relative tidak berarti bagi pemakai”. (Yakub, 2012:5)

Sedangkan menurut (Ladjamudin, 2005:8) “data dapat didefinisikan

sebagai deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi”.

 Berdasarkan dua definisi yang diterangkan oleh para ahli tersebut penulis

menyimpulkan bahwa data adalah suatu kumpulan fakta dari suatu kejadian

atau bahan mentah yang jika diolah dengan baik melalui berbagai analisis

dapat melahirkan berbagai informasi.

Proses pengolahan data terbagi menjadi tiga tahapan, yang disebut

dengan siklus pengolahan data ( Data processing cycle ) yaitu :

1. Data Masukan

Adalah dilkukannya proses pemasukan data kedalam komputer lewat

media input ( Input Devices ).

2. Data Processing

Yaitu dilakukannya proses pengolahan data yang sudah dimasukan, yang

dilakukan oleh alat pemroses ( Process Devices ) yang dapat berupa

proses hitungan, perbandingan, pengendalian, atau pencarian

distrorage.

3. Data Keluaran

Adalah dilakukannya proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data

ke alat output ( Output Devices ) yaitu berupa informasi.

2.9 Sistem Informasi

Pada dasarnya sebuah informasi dapat diperoleh dari sistem informasi

(information system) dan adapun pengertian sistem informasi menurut

O‟Brian dalam buku Ladjamudin adalah sebagai berikut :

 “merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras

(hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber

daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi

dalam sebuah organisasi”.

Sedangkan menurut Jogiyanto dalam buku Ladjamudin“Sistem

informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Berdasarkan teori-teori di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi adalah suatu kumpulan komponen-komponen dalam suatu

organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan aliran informasi

serta unsur-unsur terkait yang saling berhubungan untuk mengubah data

(masukan) menjadi informasi (keluaran), guna mencapai sasaran-sasaran

organisasi atau perusahaan.

Sistem infomasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu

aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output).

Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yag dibutuhkan organisasi

untuk mengambil keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan,

dan menciptakan produk atau jasa baru.

Masukan berperan didalam pengumpulan bahan mentah (raw data),

baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk

yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk

mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas-

aktivitas yang akan menggunakannya. Sistem informasi juga membutuhkan

umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap

input berikutnya.

Sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem

informasi berbasis komputer (computer-based information system).Dengan

menggunakan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer,

informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.

Sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

2.9.1 System Development Life Cycle (SDLC)

Daur hidup pengembangan sistem berfungsi untuk

menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari

setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan

utama, yaitu:

1. Analysis

2. Design

3. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan

(purpose) dan hasil kegiatannya (deliveriable). (Ladjamudin,

2013:38).
1. Analisis

Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk

membuat keputusan. Apabila sistem saat ini mempunyai masalah

atau sudah tidak berfungsi secara baik, dan hasil analisisnya

digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Seorang

analis perlu mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan

ditanganinya, perlu memahami sistem yang sedang berjalan saat

ini, dan dapat melakukan identifikasi terhadap masalah yang

muncul dan mencari solusinya dengan professional. (Ladjamudin,

2013:38)

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah sebagai

berikut :

1. Deteksi masalah (Problem Detection)

2. Penelitian/investigasi awal (Initial Investigation)

3. Analisis kebutuhan sistem (Requirement analysis)

4. Mensortir kebutuhan sistem ( Generation of System

Alternatives)

5. Memilih sistem yang baik (Selection of Proper System)

2. Perancangan/Desain

Menurut Ladjamudin (2003:39), tahapan perancangan

(design) memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat

menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang

 diperoleh dari pemilihan alternative sistem yang terbaik. Kegiatan

yang dilakukan dalam tahap perancangan ini meliputi

perancangan output, input, dan file.

3. Perancangan keluaran

Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran-

keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut

berupa tampilan-tampilan layar, dan juga format dan frekuensi

laporan yang diperlukan. (Ladjamudin, 2013:39)

4. Perancangan masukan

Perancangan masukan bertujuan menentukan data-data

masukan, yang akan digunakan untuk mengoprasikan sistem.

Data-data masukan tersebut dapat berupa formulir-formulir,

faktur, dan lain-lain yang berfungsi memberikan data masukan

bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini perlu juga ditentukan

format data masukan agar sesuai dengan kebutuhan sistem.

(Ladjamudin, 2013:39)

5. Perancangan file

Menurut Ladjamudin (2013:40), perancangan file masuk

dalam bagian perancangan basis data, yang diawali dengan

merancang diagram hubungan antara entitas (bisa dengan

menggunakan ERD versi chen atau versi James Martin). Setelah

itu melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai ke 5-NF, minimal

 sampai ke bentuk normalisasi ke-3 (3-NF). Seluruh file yang telah

lulus uji normalisasi yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.

6. Implementation

Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk

melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam

kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan

dibangunkannya atau dikembangkannya, lalu

mengimplementasikan sistem yang baru tersebut ke dalam salah

satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga

harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara

optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini

adalah pembuatan program dan test data, pelatihan, dan

pergantian sistem. (Ladjamudin, 2013:40)

7. Programming/Testing

Menurut Ladjamudin (2013:40), pada tahap ini dilakukan

perancangan algoritma dengan menggunakan pseudocode yang

tertulis dalam bahasa Indonesia tersetruktur atau bahasa Inggris

tersetruktur. Perancangan algoritma sebaiknya dilakukan dengan

menggunakan pendekatan top-down (pemrograman modular).

Setelah selesai pembuatan algoritma, maka dibuatkanlah program

aplikasi dengan menggunakan salah satu bahasa pemrograman

terpilih.
 Program yang telah selesai dibuatkan secara modular tersebut

perlu dilakukan test data, dengan mengentri sejumlah data ke

dalam program tersebut, dan dilihat hasilnya, serta cara

pemrosesan yang dilakukan oleh program yang baru dibuat

tersebut.

8. Training

Menurut Ladjamudin (2013:41), end user yang akan

mengoprasikan sistem yang baru tersebut perlu dilatih secara

keseluruhan. Materi pelatihan bisa saja berupa keuntungan dan

kerugian sistem yang baru, tip dan trik menggunakan sistem

aplikasi yang baru, pengenalan sintaks dasar dari bahasa

pemrograman yang digunakan dalam aplikasi tersebut, dan

dokumen-dokumen yang akan digunakan dalam sistem yang baru

tersebut.

9. System Changeover

Setelah seluruh sistem siap dioprasikan dan seluruh end user

selesai dilatih, maka pada tahap ini dilakukan pergantian sistem

yang lama dengan sistem yang baru. Teknik pergantiannya bisa

secara perlahan/bertahap atau secara keseluruhan. (Ladjamudin,

2013:41).

2.10 Basis Data dan Sistem Manajemen Basis Data

2.10.1 Pengertian Basis data

 Basis data adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah

yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, optikal disk,

magnetic drum atau media penyi mpanan sekunder lainnya.

(Ladjamudin, 2013:129)

Sedangkan menurut Kristanto (2008:79), adalah “kumpulan

data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih

organisasi yang berelasi”.

2.10.2 Komponen Utama Basis Data

Komponen-komponen sistem basis data meliputi :

1) Perangkat keras (Hardware)

Adalah perangkat keras sebagai pendukung operasi

pengolahan data. Perangkat keras computer adalah semua

bagian fisik computer, contohnya:

a. Monitor

b. CPU

c. Mouse

d. Keyboard

e. Hardisk

f. Printer

2) Perangkat lunak (Software)

 Perangkat lunak digunakan untuk mengolah basis data,

contohnya:

a. Sistem operasi (Operation System) merupakan suatu

software sistem yang bertugas untuk melakukan control dan

manajemen hardware serta operasi-operasi dasar sistem.

b. Database Management System (DBMS) adalah software

yang menangani semua akses ke basis data.

3) Pemakai (User/Brainware)

Pengguna atau user ini dibagi menjadi 3 bagian,yaitu:

a. Database Manager: menyediakan antar muka (interface)

antara penyimpanan data tingkat rendah dalam database

dengan program aplikasi dan query yang diajukan system

database.

b. Database Administrator(DBA): orang yang mempunyai

kekuasaan sebagai pusat pengontrol terhadap seluruh

system baik data maupun program yang mengakses data.

c. Database User: pemakai database berdasarkan cara

berinteraksi terhadap system

2.10.3 Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)

Database Managemen System (DBMS) merupakan suatu sistem

software yang memungkinkan seorang user dapat mendefinisikan,

 membuat, dan memelihara serta menyediakan akses terkontrol

terhadap data.

2.10.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Ladjamudin (2013:142), ERD adalah “suatu model

jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam

sistem secara abstrak”. Atau sebuah diagram yang digunakan untuk

merancang hubungan antar tabel-tabel dalam basis data. ERD

digunakan oleh professional sistem untuk berkomunikasi dengan

pemakai eksekutif tingkat tinggi dalam suatu organisasi. ERD untuk

memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk

menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan symbol.

Tabel 2.3 Simbol-simbol ERD

Simbol Nama

Entitas, suatu objek yang dapat diidentifikasi

dalam lingkaran pemakai

Atribut, mendeskripsikan karakter entitas

(atribut yang berfungsi sebagai key digaris

bawahi)

Relasi, menunjukan adanya hubungan

diantara sejumlah entitas yang berbeda

Garis, penghubung antara relasi dengan

entitas, relasi dan entitas dengan atribut

 Sumber: Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua

2.10.5 Normalisasi

Proses normalisasi merupakan metode yang formal/standard

dalam mengidentifikasi dasar relasi bagi primary keynya (atau

candidate key dalam kasus BCNF), dan dependensi fungsional

diantara atribut-atribut dari relasi tersebut.

Menurut Ladjamudin (2013:169), normalisasi adalah “suatu

proses memperbaiki/membangun dengan model data relasional, dan

secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data logika.

Secara umum, proses normalisasi dibagi dalam tiga tahap, yaitu:

1) Bentuk tidak normal

Pada tahap ini, semua data yang ada direkam tanpa format

tertentu.

2) Normalisasi tahap 1

Pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data

yang ada dan dikelompokan berdasarkan suatu karakteristik

tertentu. Pada tahap ini harus diusahakan tidak ada field dalam

data tabel yang berulang.

3) Normalisasi tahap 2
 Pada tahap ini, dilakukan penentuan field kunci dari masing-

masing tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.

4) Normalisasi tahap 3

Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi tabel, sehingga

akan ditemukan adanya field kunci sekunder pada tabel-tabel

tertentu.

2.11 Konsep Dasar Alat Perancangan Sistem

2.11.1 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Ladjamudin (2013:64), diagram aliran data merupakan

model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke

modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan

diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang

kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang

akan dikerjakan.

Elemen dasar dari diagram aliran data terdiri dari 4 macam, yaitu

terminator (external entity),aliran/arus data (data

flow),proses(process), simpanan data (data source).

Berikut uraian singkat mengenai 4 elemen dasar tersebut :

1. External Entity
 Menurut Ladjamudin (2013:67), sesuatu yang berada diluar

sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau

memberikan data dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak

notasi.

2. Arus Data (Data Flow)

Data flow merupakan tempat mengalirnya informasi dan

digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari

sistem. Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi

nama atas arus data yang mengalir. (Ladjamudin, 2013:67)

3. Proses (Process)

Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses

dapat mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data

ke luar. Proses berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa

data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai

dengan spesifikasi yang diinginkan.

4. Simpanan Data (Data Source)

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat

data yang ada dalam sistem.Data source dapat disimbolkan

dengan sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah

satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau

memberikan data ke database.

Tabel 2.4 Daftar symbol/elemen dasar dan keterangan

No Symbol Keterangan

1 Prosedur atau consumer informasi

Entity External yang ada diluar bound sistem untuk

dimodelkan

2 Arus data : Anak panah menunjukan

aliran data
Arus Data

3 Transfer informasi (fungsi) yang ada

Proses
di dalam bound sistem yang

dimodelkan

4 Repository data yang disimpan untuk

Data Source
digunakan oleh satu atau lebih.

Sumber: Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua

2.11.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses

dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks

merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh

input ke sistem baru output dari sistem. Ia akan memberi gambaran

tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat

digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada

satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.

(Ladjamudin, 2013:64)
2.11.3 Diagram Nol/Zero (Overview Diagram)

Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan proses dari

dataflow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara

menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukan tentang

fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan

eksternalentity. Pada level ini sudah dimungkinkan

adanya/digambarkannya data store yang digunakan. Untuk proses

yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya, symbol „*‟ atau „P

(functional primitive) dapat ditambahkan pada akhir nomor proses.

Keseimbangan input dan output (balancing) antar diagram 0 dengan

diagram konteks harus terpelihara. (Ladjamudin, 2013:64)

2.11.4 Diagram Rinci (Level Diagram)

Menurut Ladjamudin (2013:64), diagram rinci adalah “diagram

yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau

diagram level di atasnya.

2.11.5 Flowchart dan Flowmap

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.

Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma

(Ladjamudin, 2013:263).

Flowmap secara umum adalah campuran peta dan flowchart,

yang menunjukan pergerakan benda dari suatu lokasi ke lokasi lain,

 seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang

didistribusikan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap

menolong analisis dan programmer untuk memecahkan masalah-

masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong

dalam menganalisis alternative-alternative lain dalam pengoprasian.

Beberapa pedoman-pedoman dalam membuat flowmap

1) Flowmap digambarkan dari halaman atas kebawah dan kiri ke

kanan.

2) Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati

dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3) Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara

jelas.

4) Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

5) Lingkup dan range dari aktivitas yang sedang di gambarkan harus

ditelusuri dengan hati-hati.

6) Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Tabel 2.5 Simbol-simbol Flowchart

Symbol Keterangan

Dokumen, menunjukan dokumen berupa

dokumen input dan output pada proses manual

dan proses berbasis computer

 Input keyboard, menunjukan input yang

dimasukan melalui keyboard

Penghubung, menyatakan sambungan dari satu

proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar.

Proses komputer, menunjukan proses yang

dilakukan secara komputerisasi

Proses Manual, menunjukan proses yang

dilakukan secara manual

Penyimpanan Manual, menunjukan media

penyimpanan data informasi secara manual.

Penyimpanan Magnetik, menunjukan media

penyimpanan data informasi file pada proses

berbasis komputer. File dapat disimpan pada

hardisk, disket, CD dan lain-lain.

Arah Alir Dokumen, menunjukan arah aliran

dokumen antar bagian yang terkait pada suatu

sistem. Dan untuk menyatakan jalannya arus suatu

proses.

Pengarsipan, menunjukan bahwa data dalam

simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.

Sumber: Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua

2.12 Konsep MicrosoftVisual Studio 2010

2.12.1 Definisi Visual Studio 2010

Visual Studio 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman

komputer tingkat tinggi. Bahasa pemrograman adalah perintah-

perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-

tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Studio 2010

dikembangkan oleh Microsoft, merupakan salah satu bahasa

pemrograman yang Object Oriented Program (OOP) atau

pemrograman yang berorientasi pada object. Kata “Visual”

menunjukan cara yang digunakan untuk membuat Graphical User

Interface (GUI).

Dengan cara ini, kita tidak perlu lagi menuliskan instruksi

pemrograman dalam kode-kode baris hanya untuk membuat suatu

desain Form/Aplikasi. Tetapi dengan sangat mudah yakni kita cukup

melakukan drag and drop objects yang akan kita gunakan. Visual

Studio 2010 dapat kita jadikan alat bantu untuk membuat berbagai

macam program komputer. Aplikasi Visual Studio 2010 hanya dapat

dijalankan pada sistem Operasi Windows.

2.12.2 Area Kerja Visual Studio 2010

Untuk memulai Visual Studio 2010 pastikan komputer anda sudah

terinstal program yang bersangkutan yakni Microsoft Visual Studio

2010. Pertama kali akan muncul adalah seperti gambar berikut:

 Gambar 2.5 Start Page

Sumber: Visual Studio 2010

1) Membuat Project Baru

Project adalah kumpulan dari beberapa file (form, report, file,

module, dll) yang didalamnya mempunyai aturan-aturan yang

berlaku terhadap project tersebut. Untuk membuat project baru

dapat dilakukan dengan cara pilih menu file>new>project pada

menu bar (Gambar 2.4) atau dengan menggunakan kombinasi

tombol yakni tombol Ctrl+Shift+N pada saat bersamaan.

 Gambar 2.6 Membuat Project Baru Melalui Menu Bar

Sumber: Visual Studio 2010

Setelah itu akan muncul jendela dialog seperti gambar di bawah ini:

Gambar 2.7 Jendela Pilihan Pembuatan Project Baru

Sumber: Visual Studio 2010

 Untuk membuat project yang tipenya windowsapplication maka

kita pilih windows form application. Lalu tentukan namasolution

(dituliskan dikotak name), lokasi penyimpanan (dituliskan di

location apabila kita tidak hafal struktur drivernya maka sebaiknya

kita klik browse lalu tentukan dimana letak penyimpanan project

kita). Setelah itu tekan tombol OK maka secara otomatis tercipta

folder dan beberapa file pendukung dalam pembuatan aplikasi di

alamat penyimpanan yang telah diinputkan tadi.

Gambar 2.8 Folder Tempat Penyimpanan

Sumber: Visual Studio

Folder tempat penyimpanan solution setelah itu kita akan melihat

sebuah lembar kerja (tempat membuat aplikasi) seperti gambar berikut ini:
Gambar 2.9 Lembar Kerja (Tempat Membuat Aplikasi)

Sumber: Visual Studio 2010

Form adalah sebuah objek besar yang menjadi alat penampungan

kontrol-kontrol lainnya dalam membentuk sebuah antarmuka (user

interface) dari aplikasi.

 Gambar 2.10 Form New Project

Sumber: Visual Studio 2010

Toolbox adalah jendela kecil yang biasanya terletak di sebelah

kiri, berisi semua kontrol yang akan digunakan dalam pengembangan

aplikasi berbasis windows from, seperti yang sedang dibuat saat ini.

Toolbox memiliki beberapa kelompok kontrol yang disususn

berdasarkan kegunaannya.
Gambar 2.11 Jendela Toolbox

Sumber: Visual Studio 2010

 Pada jendela Solution Explorer anda dapat menambahkan item

baru pada proyek, menghapus, mengaktifkan, serta

menyunting/editing.

Gambar 2.12 Jendela Solution Explorer

Sumber: Visual Studio 2010

Jendela Properties adalah jendela yang menampung semua

property dari objek-objek aplikasi, seperti: form,button,

radiobutton. Check box, text box, dan lain lain.

Gambar 2.13 Jendela Properties

Sumber: Visual Studio 2010

 2) Menjalankan (Mendebug) Aplikasi

Aplikasi yang kita buat dapat dijalankan dengan beberapa

cara, pilih menu debug >start debugging pada menu bar (Gambar

2.12) atau bisa menekan tombol F5 pada keyboard anda atau

menekan pada tombol toolbar.

Gambar 2.14 Menjalankan Aplikasi Melalui Menu Bar

Sumber: Visual Studio 2010

3) Menghentikan Debug Aplikasi

Untuk menghentikan aplikasi dapat dilakukan dengan cara

pilih menu debug >stop debugging pada menu bar (Gambar 2.13)

atau dapat menekan kombinasi tombol (Shift+F5) atau menekan

tombol pada toolbar.

 Gambar 2.15 Stop Debuging Melalui Menu Bar

Sumber: Visual Studio 2010

4) Keluar dari Area Kerja Visual Studio 2008

Untuk keluar dari area kerja Visual Studio 2010 dapat

dilakukan dengan memilih menu file >exit (Gambar 2.16) atau

klik icon dipojok kanan atas area kerja (Gambar 2.17).

 Gambar 2.16 Akses Keluar Area Kerja Melalui Menu Bar

Sumber: Visual Studio 2010

Gambar 2.17 Akses Keluar Area Kerja Melalui Icon

Sumber: Visual Studio 2010

2.13 Konsep Microsoft Access 2010

2.13.1 Definisi Microsoft Access 2010

Microsoft Access adalah salah satu aplikasi program Microsoft

Office yang dapat diterapkan dalam pekerjaan manajerial seperti

pembuatan database persediaan dalam aktivitas perdagangan. Atau

 sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang

digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis

data dengan kapasitas yang besar.

Access 2010 mempunyai tampilan user interface baru yang

mengganti menu,toolbars, dan sebagian task panes yang ada di

Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisme tunggal yang

lebih simpel dan efisien.

2.13.2 Komponen Dan Tipe Data Pada Microsoft Access 2010

Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan

informasi yang saling berhubungan dan terdiri dari beberapa

komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report.

A. Komponen Database

1) Table merupakan bagian dalam Ms. Access yang berisi

database keseluruhan dari tiap kategori. Tabel terdiri dari

beberapa kolom yang disebut Field.

2) Query merupakan bagian dari Ms. Access yang dapat

digunakan untuk menampilkan field – field tertentu dari

bebrapa tabel. Field dari bebeapa tabel tersebut kemudian

dibuat menjadi tabel baru.

3) Form merupakan bagian dari Ms. Access yang digunakan

dalam proses menginput data ke tabel/ database

 4) Report merupakan bagian dalam Ms. Access yang dapat

digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat di

print out.

B. Tipe Data Pada Ms Access 2010

1) Text yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antar

text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255

karakter

2) Memo yaitu sama saja dengan jenis text, hanya saja memiliki

jumlah karakter maxsimum yang lebih banyak, yaitu 63,999

karakter.

3) Number yaitu data dengan jenis number (angka) yang

digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya.

4) Date/Time yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau

penggabungan dari tanggal dan waktu.

5) Currency yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada

awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai

dengan regional setting yang digunakan.

6) Auto Number yaitu data yang tidak dapat kita isi secara

manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik

secara menjumlah ataupun random.

7) Yes/No yaitu data dengan jenis hanya 2 pilihan yaitu Yes (-1

atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia

adalah: Yes/No True/False dan On/Off.

8) OLE Object yaitu data yang diambil dari system OLE seperti

Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document,

Grafhics, Sounds, atau data-data biner lainnya baik yang

delink ataupun dimasukan secara permanen (embedded)

kedalam tabel Microsoft Access.

9) Hyperlink yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan

alamat internet atau file yang ditunjukan melalui alamat URL.

10) Attachment yaitu data type yang digunakan untuk

menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas,

bisa file gambar, file suara, dll).

11) Calculated yaitu fasilitas yang berguna untuk menghitung

operasi matematika antar field yang satu dengan field lainnya.

12) Lookup Wizards yaitu fasilitas combo box (list) yang dibuat

secara wizard sehingga kita dapat memilih (lookup) suatu

data dari daftar pada tabel lainnya.

 BAB III METODOLOGI
PENELITIAN

3.1 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode menggunakan

metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. “Metode Deskriptif adalah
metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisa suatu
penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang luas”.
(Sugiyono, 2005:21)
Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan dalam
menyelesaikan skripsi ini, diantaranya:
4. Observasi

Metode pengumpulan data dengan mengamati langsung pada

objek, tetapi bukan hanya melihat, melainkan juga merekam,
mengamati dan mencatat semua kejadian yang ada.

5. Tinjauan Pustaka

Metode pengumpulan data dimana sumber data diperoleh dari

buku, literature-literatur, referensi-referensi yang berhubungan dengan
tujusn penulis yang dapat membantu menyelesaikan masalah-masalah
yang dapat dipakai landasan teori.

3.2 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian yang dilakukan melalui Praktek Kerja Lapangan yang

bertempat di :

Nama Lembaga : Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

Alamat : Jl. Pasteur No. 38 Bandung 40161, Jawa Barat,

Indonesia

Telepon/Fax : (022) 2034953/2032216

Pembimbing : Teguh Redy Senjaya

Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Waktu Pelaksanaan : 19 November 2015 – 19 Desember 2015

75
 1

a. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

1. Spiral Model

Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan

software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan
mewakili satu fase dari software process.Loop paling dalam berfokus
pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari
kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan
seterusnya.

Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi

sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas,
wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas,
yaitu:

a) Komunikasi Pelanggan.

b) Perencanaan

c) Analisis Risiko.

d) Perekayasaan.

e) Konstruksi dan peluncuran.

f) Evaluasi pelanggan.

2. Waterfall Model

Menurut sutanta (2003:128) tahapan-tahapan model air

terjun rekayasa lunak SIM adalah terdiri dari enam tahapan, yaitu:

1) Analisis dan rekayasa sistem

2) Analisis persyaratan

3) Perancangan

4) Coding(penulisaan program)

5) Pengujian
 6) Pemeliharaan

A. KeunggulanWaterfall

1) Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2) Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang

terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat

dikurangi.

3) Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi

manajemen.

B KelemahanWaterfall

1) Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama

proses pengembangan (kaku atau rigid).

2) Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang

lama dan biaya yang tinggi.

3) Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang

ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan
menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model
ini.

3. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah

metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan
waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan
sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang
sangat pendek.

Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial

linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan
pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan
sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer
menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang
sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada
 aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase
dibawah ini:

a) Bussiness modeling

b) Data modeling

c) Prosess modeling

d) Aplication generation

e) Testing and turnover

4. Prototyping

Proses pada model prototyping yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

a) User Requirements

Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan
umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian
yang akan dibutuhkan berikutnya.

b) Develope Prototype

Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh

developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan
rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah
diketahui.

c) Revise Prototype

Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien.

Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan
sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat
digunakan, akan tetapi jika prototype tersebut tidak sesuai, maka
prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai
acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian
dikembangkan prototype selanjutnya

Dari teori-teori diatas tersebut pada proses pengembangan

perangkat lunak, penulis menggunakan model Waterfall Model.
 Waterfall model merupakan salah satu metode pengembangan
perangkat lunak yang banyak digunakan dan Waterfall Model
memiliki proses yang sistematis untuk sebuah perancangan sistem
informasi.

Metode air terjun rekayasa perangkat lunak SIM ditunjukan oleh:

Gambar 3.1 Rekayasa Perangkat Lunak SIM Metode Air Terjun

Sumber: Sutanta (2003:128)

Berikut ini adalah penjelasan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam

model ini menurut pressman:

1. System Information Engineering and Modeling. Pemodelan

diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang

akan diaplikasikan kedalam bentuk software.

2. Software Requirement Analysis. Pada proses pencarian kebutuhan

diintensipkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui

sifat dari programnya akan dibuat, maka pada software

engineering harus mengerti tentang dominan informasi dari

software.
3. Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan diatas

menjadi referensi kedalam bentuk software sebelum coding

dimulai.

4. Coding. Untuk dapat di mengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah

komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi

bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu kedalam bahan

pemrograman melalui proses coding.

5. Testing/Verification. Sesuatu yang dibuat harus diuji coba.

Demikian juga dengan software, semua fungsi-fungsi software

harus di uji coba agar software bebas dari eror dan hasilnya harus

benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan

sebelumnya.

6. Maintenance. Pemeliharaan suatu software perlu dilakukan,

termasuk didalamnya adalah pengembangan. Karena software

yang dibuat tidak selamanya hanya seperti ini.

 BAB IV

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

4.1 Tinjauan Organisasi

4.1.1 Sejarah Singkat Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
Bandung

Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung dibagun pada tahun

1920 dan diresmikan pada tanggal 15 Oktober 1923 dengan nama
“Het Algemeene Bandoengsche Ziekenhujis”. Pada tanggal 30 April
1927 namanya diubah menjadi “Het Gemeente Ziekenhuijs Juliana”
dengan kapasitas 300 tempat tidur. Selama penjajahan Jepang, rumah
sakit ini dijadikan rumah sakit militer. Setelah Indonesia merdeka,
dikelola oleh pemerintah daerah yang kemudian dikenal oleh
masyarakat Jawa Barat dengan nama “Rumah Sakit Ranca Badak”.
Pada tahun 1954, Rumah Sakit Ranca Badak ditetapkan menjadi
rumah sakit provinsi dan berada di bawah pengawasan Departemen
Kesehatan. Selanjutnya pada tahun 1956 dijadikan rumah sakit umum
dengan kapasitas 600 tempat tidur, bersama dengan didirikannya
Fakultas Kedokteran Universitas Padjajaran. Sejak itu pula Rumah
Sakit Ranca Badak digunakan sebagai tempat pendidikan oleh
Fakultas Kedokteran Universitas Padjajaran dan merupakan awal
kerjasama antara Rumah Sakit Ranca Badak dengan Fakultas
Kedokteran Universitas Padjajaran.

Pada tanggal 8 Oktober 1967 nama Rumah Sakit Ranca Badak

diubah menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin (RSHS)
yang berfungsi sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Departemen
Kesehatan Republik Indonesia dan bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik. Pada tahun 1992-1997
RSHS ditetapkan menjadi unit swadana. Keluarnya Undang-Undang
Nomor 20 tahun 1997 menyebabkan status RSHS berubah menjadi
Rumah Sakit Pengguna Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang
harus menyetorkan seluruh pendapatan ke kas Negara.

Dengan keluarnya Peraturan Pemerintah Rebuplik Indonesia

Nomor 119 tanggal 12 Desember 2000, status RSHS secara yuridis
berubah menjadi perusahaan jawatan (Perjan). Kebijakan tersebut
82
 1

merupakan salah satu langkah strategis pemerintah dalam memberikan

kewenangan otonomi yang lebih luas kepada unit-unit pelayanan
tertentu untuk menyelenggarakan manajemennya secara mandiri,
sehingga diharapkan mampu merespon kebutuhan masyarakat secara
tepat, cepat dan fleksibel. Tahun 2002 yang merupakan awal efek
sebagai Perjan, RSHS telah mencapai kinerja yang baik dibandingkan
dengan tahun 2001 dan tahun 2004 diprognosiskan akan mencapai
kinerja yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya.

4.1.2 Visi, Misi, Motto dan Nilai-Nilai RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung

Visi

“Menjadi Rumah Sakit Indonesia kelas dunia yang unggul dalam

Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian.”

Misi

“Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna yang prima dan

terintegrasi dengan pendidikan dan penelitian.”

Moto

Moto RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yaitu: “Kesehatan anda

adalah Prioritas Kami”, “Your Health Is Our Priority”.

Nilai-nilai

Professional

Respek

Integrasi

Manusiawi

Amanah
 4.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan
Sadikin Bandung

1. Tugas Pokok

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

mempunyai tugas untuk menyelenggarakan upaya penyembuhan
dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dan
berkesinambungan dengan upaya peningkatan kesehatan dan
pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan, pendidikan dan
penelitian serta upaya lainnya sesuai dengan kebutuhan.

2. Fungsi

Pelayanan medik dan penunjang medik, pelayanan

keperawatan dan asuhan keperawatan, pelayanan rujukan,
pelayanan umu dan operasional penunjang non medik,
pengelolaan SDM rumah sakit, pelayanan administrasi dan
keuangan, penelitian dan pengembangan.

4.1.4 Organisasi dan Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung

1. Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung dipimpin

oleh seorang kepala yang disebut Direktur Utama. Direktur
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung terdiri dari:

1) Direktorat Medik dan Keperawatan

2) Direktorat SDM dan Pendidikan

3) Direktorat Keuangan
 4) Direktorat Umum dan Operasional

5) Unit-unit Kontrol non-struktural

2. Struktur Organisasi RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung

Terlampir.

4.1.5 Tugas Pokok, Fungsi dan Unit-unit Kerja Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

Instalasi rekam medis adalah organisasi yang langsung di bawah

direktur medik dan keperawatan serta bertanggung jawab kepada
kepala bidang medik Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
Bandung.

1. Tugas Pokok

Instalasi rekam medis mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan, evaluasi dan pengembangan rekam medis di
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung serta
melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan
sumber daya dan pengelolaan rekam medis.

2. Fungsi

1) Membantu direktur melalui para bidang medik dalam

bidang perencanaan, pengaturan, pelaporan, dan

pengawasan terhadap kelancaran rekam medis rawat jalan,

rawat inap, dan rawat darurat.

 2) Pengumpulan dan pengelolaan data yang berhubungan

dengan pelayanan medik dan pelayanan yang diberikan

rumah sakit.

3) Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan, dan

penyimpanan rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan

rawat darurat.

4) Mengkoordinir penyelenggaraan, pembuatan surat

keterangan medis umum, asuransi dan surat keterangan

lainnya.

5) Melakukan koordinasi dengan unit lain di lingkungan

rumah sakit dalam pendidikan dan penelitian yang

berhubungan dengan data-data rekam medis sesuai dengan

kebijakan yang telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit.

6) Bertanggung jawab atas terselenggaranya pengadaan,

penyediaan dan ketertiban serta menjaga keamanan dan

kerahasiaan rekam medis.

3. Tugas Pokok Kepala Instalasi Kerja Rekam Medis

Uraian Tugas:

a) Mempelajari program rumah sakit dan peraturan serta

kebijakan dari Kementrian Kesehatan Republik Indonesia,

Direktur RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, Kepala Bidang

 Medik, Instalasi terkait juga uraian tugas perorangan

sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

b) Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis dengan

menganalisis rencana dan kerja tahun sebelumnya, proyeksi

kegiatan yang akan datang dan arahan dari atasan agar

pelaksanaan kegiatan di Instalasi Rekam Medis dapat

dilaksanakan dengan efektif dan efesien.

c) Menyusun tata kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis

berdasarakan pedoman kerja yang berlaku, yang meliputi

pelaksanaan tugasm pendistribusian tugas, dan penentuan

target kerja di Instalasi Rekam Medis.

d) Menilai dan mengendalikan pelaksanaan tugas bawahan di

lingkungan Instalasi Rekam Medis melalui laporan atau

melihat yang terjadi dan member petunjung cara

penyelesaiannya sesuai dengan tugas, kemauan dan

permasalahannya berdasarkan peraturan yang berlaku.

e) Melakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dalam

lingkungan intern instalasi maupun instalasi-instalasi lain

yang terkait sesuai dengan tugas masing-masing.

 f) Melakukan kajian surat dan dokumen yang berhubungan

dengan Instalasi Rekam Medis yang diajukan oleh bawahan

dan yang diterima dari luar Instalasi Rekam Medis.

g) Membuat laporan berkala setiap tahun baik secara triwulan,

semester maupun tahunan tentang kegiatan Instalasi Rekam

Medis dengan menganalisis data pelaksanaan, informasi dan

laporan yang dibuat oleh bawahan untuk disampaikan

kepada Kepala Bidang Medik.

h) Membuat usulan kebutuhan fasilitas rekam medis dengan

menganalisis data kegiatan serta beban kerja yang dibuat

oleh bawahan untuk disampaikan kepada Kepala Bidang

Medik sebagai bahan masukan pimpinan dalam mengambil

keputusan.

i) Membuat usulan kebutuhan tenaga berdasarkan beban dan

bobot kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis untuk

diajukan kepada Direktur melalui Kepala Bidang Medik.

j) Membantu penyediaan rekam medis yang dibutuhkan

rumah sakit jika terjadi gugatan atau kasus hukum.

4.1.6 Visi, Misi, Tujuan, dan Struktur Organisasi Instalasi Rekam

Medis RSUP Dr. Hasan Sadikin.

 a. Visi
“Menjadi rekam medis berbasis teknologi di Indonesia”.

b. Misi
“Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu
dan berkualitas, terintegrasi baik rawat jalan, gawat darurat
maupun rawat inap”.

c. Tujuan
1. Terselenggaranya pelayanan pendaftaran pasien secara

cepat dan tepat guna menunjang pelayanan prima.

2. Menunjang kelancaran dalam pelayanan pasien yang

dilakukan oleh tenaga kesehatan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin Bandung.

3. Mengolah data pelayanan rumah sakit menjadi informasi

bermakna dan bernilai keilmuan untuk berbagai

kepentingan.

4. Terjaganya keamanan dan kerahasiaan data pelayanan

pasien dari pihak yang tidak berwenang sesuai dengan

ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.

d. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Terlampir.

4.2 Uraian Prosedur

Uraian prosedur bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja yang

dilakukan pada sistem yang sedang berjalan.
 Berikut ini adalah uraian prosedur sistem peminjaman dan pengembalian
rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin
Bandung

4.2.1 Prosedur Peminjaman Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

1. Flowchart Sistem Peminjaman yang Berjalan

Gambar 4.1 Flowchart Sistem Peminjaman yang Berjalan

(Sumber: Penulis, 2016)

Berdasarkan gambar 4.1 flowchart sistem peminjaman yang berjalan,

keterangannya adalah sebagai berikut :
1. Peminjam menyerahkan surat permohonan/disposisi peminjaman

berkas rekam medis kepada petugas monitoring evaluasi (monev)

peminjaman rekam medis rawat inap.

2. Petugas monev akan memeriksa dan memroses surat permohonan

peminjaman berkas rekam medis rawat inap dari peminjam.

3. Apabila surat diterima, maka petugas monev akan mecari rekam

medis di database dan membuatkan daftar nomor rekam medis

sesuai dengan kebutuhan peminjam, misalnya rekam medis

dengan penyakit tertentu.

4. Apabila surat ditolak, maka peminjam harus membuat surat

permohonan yang baru dan mengajukan permohonan kembali.

5. Kemudian daftar nomor rekam medis akan diserahkan kepada

petugas peminjaman berkas rekam medis rawat inap untuk

pencarian berkas yang dimaksud.

6. Apabila berkas rekam medis ditemukan, maka berkas akan

diberikan kepada petugas monev.

7. Apabila berkas rekam medis tidak ditemukan, maka petugas

peminjaman akan memeriksa buku ekspedisi untuk kemungkinan

berkas sedang dipinjam oleh peminjam lain. Kemudian petugas

peminjaman berkas rekam medis rawat inap akan menyerahkan

daftar nomor rekam medis yang tidak ditemukan.

 8. Petugas monev akan memberikan berkas rekam medis yang

ditemukan, juga daftar nomor rekam medis yang tidak ditemukan

kepada peminjam.

9. Selanjutnya peminjam harus mengisi buku ekspedisi peminjaman

berkas rekam medis rawat inap dengan mencantumkan tanggal

peminjaman, nama, nomor rekam medis yang dipinjam, keperluan

peminjaman, nomor hp, dan tanda tangan.

4.2.2 Prosedur Pengembalian Rekam Medis di Rumah Sakit Umum

Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung
 1. Flowchart Sistem Pengembalian yang Berjalan

Gambar 4.2 Flowchart Sistem Pengembalian yang Berjalan

(Sumber: Penulis, 2016)

Berdasarkan gambar 4.2 flowchart sistem pengembalian yang

berjalan, keterangannya adalah sebagai berikut :
 1. Peminjam datang ke loket peminjaman berkas rekam medis di

ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan membawa berkas

rekam medis yang sudah selesai dipinjam.

2. Petugas peminjaman menerima berkas rekam medis tersebut dan

memeriksa apakah nomor rekam medis yang kembali sesuai

dengan nomor rekam medis yang dipinjam.

3. Selanjutnya petugas peminjaman menuliskan tanggal kembali dan

membubuhkan tanda tangan di buku ekspedisi.

4. Kemudian petugas peminjaman menyimpan berkas rekam medis

tersebut di rak penyimpanan (roll o-pack)

4.3 Dekomposisi Fungsi

Dekomposisi fungsi yaitu bertujuan untuk mengetahui pemisahan dari
fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem yang berjalan. Adapun dekomposisi
fungsi sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis di Rumah
Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung yang sedang berjalan:
 Sistem Informasi Peminjaman dan
Pengembalian

Peminjaman Pengembalian

Mencatat data
berkas RM
peminjam

Menyusun
berkas RM

Gambar 4.3 Dekomposisi Fungsi Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis

(Sumber: Penulis, 2016)

4.4 Analisis Masukan

Masukan merupakan bagian awal dimulainya suatu proses informasi.
Bahan mentah dari informasi adalah data yang terdiri dari sejumlah transaksi,
bukti, fakta baik berupa angka, grafik atau tabel yang dilakukan oleh suatu
organisasi. Akurat tidaknya suatu hasil dari sistem informasi tidak lepas dari
data yang yang dimasukan. Format masukan atau input data yang berkaitan
dengan sistem peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis rawat inap
di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah sebagai
berikut:

Dokumen Pencatatan Peminjam Rekam Medis

Deskripsi : Merupakan formulir yang harus diisi oleh petugas
rekam medis untuk peminjaman rekam medis
Fungsi : Untuk mencatat data peminjaman
Sumber : Peminjam, Petugas Rekam Medis
Bentuk : Kertas
Elemen data : No, No. Rekam Medis, Nama Peminjam,
Keperluan Peminjaman, No. HP Peminjam,
Tanggal Peminjaman, Tanda Tangan Peminjam,
Tanda Tangan Petugas Peminjaman, Keterangan.
4.5 Analisis Keluaran

Keluaran merupakan hasil akhir dari suatu proses informasi. Data-data

yang didapat diproses sehingga menghasilkan sebuah informasi yang
dibutuhkan. Format keluaran dari proses data yang berkaitan dengan sistem
peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat inap di Rumah Sakit
Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah sebagai berikut :

Dokumen Laporan Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis

Deskripsi : Merupakan formulir yang berisi rekapan dari data
peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat inap
Fungsi : Untuk pelaporan peminjaman dan pengembalian rekam
medis rawat inap
Sumber : Peminjam, Petugas Rekam Medis
Bentuk Dokumen : Ketas Buku
Element Data : No, Tanggal Peminjaman, Tanggal Pengembalian, No.
Rekam Medis, Peminjam, Keperluan, Keterangan.

4.6 Analisis Proses

4.6.1. Diagram Arus Data
1. Diagram Konteks

Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

(Sumber: Penulis, 2016)
 2. Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Yang Berjalan

(Sumber: Penulis, 2016)

3. Spesifikasi Proses dan Kamus Data

a) Penjelasan Entitas

1) Nama Entitas : Peminjam

 Struktur Data : nama_peminjam + no_hp + no_smf +
smf_peminjam
2) Nama Entitas : Petugas Peminjaman Rekam Medis

Struktur Data : nip + nama_petugas + username +

password

b) Penjelasan Proses

1) Modul : 1.0

Nama Modul : Olah Data Peminjam

Masukan : Data Peminjam
Ringkasan Proses : Merupakan proses penginputan data
peminjam oleh petugas.
2) Modul : 2.0

Nama Modul : Olah Data Peminjaman

Masukan : Form Peminjaman
Ringkasan Proses : Merupakan proses penginputan data
peminjaman dengan menggunakan
form peminjaman.
3) Modul : 3.0

Nama Modul : Olah Data Pengembalian

Ringkasan Proses : Merupakan proses penginputan data
peminjaman dengan menggunakan
form pengembalian
4) Modul : 4.0

Nama Modul : Cek Kelengkapan RM

Ringkasan Proses : Merupakan proses pengecekan RM
yang telah dikembalikan

c) Penjelasan Data Flow

1) Nama Data Flow : Indentitas

Dari Proses :-
Ke Proses : 1.0
Deskripsi : Merupakan data yang dibutuhkan
oleh petugas peminjaman berupa
 identitas peminjam untuk disimpan di
database peminjam.
2) Nama Data Flow : Form Peminjaman

Dari Proses : 1.0

Ke Proses : 2.0
Deskripsi : Merupakan data yang dibutuhkan agar
peminjam dapat melakukan
peminjaman rekam medis.

3) Nama Data Flow : Form Pengembalian

Dari Proses : 2.0

Ke Proses : 3.0

Deskripsi : Merupakan data yang dibutuhkan

agar peminjam dapat melakukan
pengembalian rekam medis yang
dipinjam.

d) Penjelasan Datastore

1) Nama Datatore : Peminjam

Struktur Data : nama_peminjam, no_hp, no_smf,

smf_peminjam
Deskripsi : Merupakan database peminjam
rekam medis.
2) Nama Datastore : Peminjaman

Struktur Data : kode_peminjaman, no_rm,

nama_pasien, no_smf,
smf_peminjam, nama_peminjam,
no_hp, keperluan, nama_petugas,
tgl_pinjam
Deskripsi : Merupakan database peminjaman
rekam medis.
3) Nama Datastore : Pengembalian

Struktur Data : kode_pengembalian,

kode_peminjaman, no_rm,
 nama_pasien, no_smf,
smf_peminjam, nama_peminjam,
nama_petugas, tgl_pinjam,
tgl_kembali

Deskripsi : Merupakan database pengembalian

rekam medis.

4.7 Masalah yang Dihadapi

4.7.1. Masalah yang Dihadapi Dalam Proses Analisis Sistem

Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis di Rumah Sakit
Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

Setelah melakukan analisis sistem yang sedang berjalan di Rumah

Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung, penulis menemukan
permasalahan dalam pengolahan data dan aplikasi yang ada. Masalah-
masalah tersebut diantaranya:

1. Dalam pengolahan peminjaman berkas rekam medis masih

belum menggunakan sistem informasi berbasis komputerisasi ,

masih dilakukan secara manual dicatat dalam buku ekspedisi.

2. Belum adanya laporan peminjaman dan pengembalian rekam

medis rawat inap.

3. Petugas rekam medis tidak dapat melakukan monitoring rutin

karena history peminjaman masih ditulis di buku ekspedisi.

4.7.2 Upaya Pemecahan Masalah dalam Analisis Sistem Peminjaman

dan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit
Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung

Setelah penulis melakukan penelitian dan menganalisa sistem

informasi peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis di
Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung maka upaya
 pemecahan masalah-masalah dari sistem yang telah dianalisa tersebut
adalah :

1. Memperbaiki sistem peminjaman dan pengembalian rekam

medis yang sedang berjalan agar proses peminjaman dan

pengembalian berkas rekam medis lebih efektif.

2. Sebaiknya pihak Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin

Bandung mulai mempertimbangkan untuk menggunakan sistem

komputerisasi untuk pelayanan peminjaman berkas rekam medis

rawat inap guna meningkatkan mutu pelayanan peminjaman

berkas rekam medis.

3. Membuat sebuah aplikasi yang berbasis komputer agar lebih

memudahkan petugas rekam medis dalam penginputan data,

pencarian data dan pembuatan laporan.

4.8 Kesimpulan Hasil Analisis

Kesimpulan dari hasil analisis yang telah dilakukan oleh penulis pada
sistem informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis di Rumah Sakit
Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung, yaitu :

1. Sistem peminjaman dan pengembalian rekam medis di Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung masih belum

terkomputerisasi, masih dilakukan secara manual dicatat dalam buku

ekspedisi.
2. Belum adanya pembuatan laporan peminjaman dan pengembalian

rekam medis

3. Perlunya dibuatkan sebuah aplikasi berbasis komputer agar dapat

terekapnya data-data peminjaman dan pengembalian rekam medis

4. Mengusulkan sistem yang dapat mempermudah kinerja petugas dalam

mencari data-data.

5. Mengususulkan sebuah sistem yang dapat menyimpan data melalui

database guna mengindari pencatatan ganda.

6. Mengusulkan sebuah sistem yang dapat dengan mudah dimengerti dan

dipahami oleh petugas.

 BAB V PERANCANGAN

SISTEM

5.1. Rancangan Proses

5.1.1 Flowchart Sistem yang Dirancang

1. Flowchart Sistem Peminjaman yang Dirancang

Gambar 5.1 Flowchart Sistem Peminjaman yang Dirancang

(Sumber: Penulis, 2016)

107
 1

2. Flowchart Sistem Pengembalian yang Dirancang

Gambar 5.2 Flowchart Sistem Pengembalian yang Dirancang

(Sumber: Penulis, 2016)

5.1.2. Diagram Konteks yang Dirancang

Gambar 5.3 Diagram Konteks yang Dirancang

(Sumber: Penulis, 2016)
5.1.3 Data Flow Diagram Level 0 yang Dirancang

Gambar 5.4 Data Flow Diagram Level 0 yang Dirancang

 (Sumber: Penulis, 2016)

5.1.4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 yang Dirancang

Gambar 5.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 yang Dirancang

(Sumber: Penulis, 2016)

5.1.5. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 yang Dirancang

Gambar 5.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 yang Dirancang
(Sumber: Penulis, 2016)
5.1.6. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 yang Dirancang
 Gambar 5.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 yang Dirancang
(Sumber: Penulis, 2016)
5.1.7. Kamus Data

Kamus data merupakan kumpulan data-data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem. Adapun kamus data pada
sistem yang dirancang adalah sebagai berikut :

1. Ringkasan Proses

1) Nama Modul : Olah Data Peminjaman

Modul : 1.0
Masukan : Form Peminjaman. Keluaran
: Rekapan Peminjaman. Keterangan :
Merupakan kegiatan penginputan
data peminjaman berkas rekam
medis yang akan dipinjam.
2) Nama Modul : Olah Data Pengembalian

Modul : 2.0
Masukan : Form Pengembalian.
Keluaran : Rekapan Pengembalian.
 Keterangan : Merupakan kegiatan penginputan
data pengembalian berkas rekam
medis yang telah selesai dipinjam.

3) Nama Modul : Cetak Laporan Peminjaman dan

Laporan Pengembalian

Modul : 3.0

Masukan : Rekap Data Peminjaman dan Rekap

Data Pengembalian.

Keluaran : Laporan Peminjaman dan Laporan

Pengembalian.

Keterangan : Merupakan penginputan laporan

yang berasal dari rekapan data
peminjaman, pengembalian dan
penyimpanan.

2. Ringkasan Data Flow

1) Nama Data Flow : Petugas

Proses : 1.0
Struktur Data : nip, nama_petugas, username,
password.
Keterangan : Identitas merupakan salah satu data
yang penting agar petugas dapat
masuk dalam sistem di komputer
untuk mengelola berkas rekam
medis.
2) Nama Data Flow : Pasien

Proses : 2.0
Struktur Data : no_rm, nama_pasien, jenis_kelamin,
alamat, tempat_lahir, tgl_lahir,
agama, pekerjaan, cara_bayar.
Keterangan : Data pasien merupakan data yang
penting sebagai master berkas
peminjaman dan pengembalian.
3) Nama Data Flow : Peminjaman

Proses : 3.0
Struktur Data : kode_peminjaman, no_rm,
nama_pasien, no_smf,
smf_peminjaman, nama_peminjam,
no_hp, keperluan, nama_petugas,
tglpinjam.
Keterangan : Merupakan data yang sangat penting
dalam proses peminjaman rekam
medis sebagai data yang dimiliki
petugas agar berkas rekam medis
yang dipinjam terjamin
keberadaannya.
4) Nama Data Flow : Pengembalian

Proses : 4.0
Struktur Data : kode_kembali, kode_peminjaman,
no_rm, nama_pasien, no_smf,
smf_peminjam, nama_peminjam,
nama_petugas, tglpinjam,
tglkembali, lama_pinjam, status.
Keterangan : Merupakan data rekam medis yang
dikembalikan setelah dipinjam. Data
ini diperlukan untuk memonitoring
apabila masih ada berkas rekam
medis yang belum dikembalikan.
5) Nama Data Flow : Rekapan Peminjaman

Proses : 5.0
Strutur Data : kode_peminjaman, no_rm,
nama_pasien, no_smf,
smf_peminjaman, nama_peminjam,
keperluan, nama_petugas, tglpinjam.
Keterangan : Rekapan Peminjaman adalah semua
data peminjaman yang akan di buat
laporan peminjaman dan
pengembalian.
6) Nama Data Flow : Rekapan Pengembalian
 Proses : 6.0
Struktur Data : kode_kembali, kode_peminjaman,
no_rm, nama_pasien, no_smf,
smf_peminjam, nama_peminjam,
tglpinjam, tglkembali, lama_pinjam,
status.
Keterangan : Rekapan pengembalian merupakan
semua data pengembalian yang akan
dibuat laporan peminjaman dan
pengembalian.

3. Ringkasan Data Store

1) Nama Data Store : Petugas

Struktur Data : nip, nama_petugas, username,

password.
2) Nama Data Store : Pasien

Struktur Data : no_rm, nama_pasien, jenis_kelamin,

alamat, tempat_lahir, tgl_lahir,
agama, pekerjaan, cara_bayar.
3) Nama Data Store : Peminjaman

Struktur Data : kode_peminjaman, no_rm,

nama_pasien, no_smf,
smf_peminjaman, nama_peminjam,
no_hp, keperluan, nama_petugas,
tglpinjam.
4) Nama Data Store : Pengembalian

Struktur Data : kode_kembali, kode_peminjaman,

no_rm, nama_pasien, no_smf,
smf_peminjam, nama_peminjam,
nama_petugas, tglpinjam,
tglkembali, lama_pinjam, status.
5.2 Rancangan Basis Data
5.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram dari sistem informasi

peminjaman dan pengembalian rekam medis yang dirancang adalah
sebagai berikut :

Gambar 5.8 Entity Relationship Diagram (ERD) yang Dirancang

(Sumber: Penulis, 2016)

5.2.2. Relasi Tabel

Tabel 5.1 Relasi Tabel
 (Sumber: Penulis, 2016)

5.2.3. Spesifikasi Basis Data

Perancangan terhadap basis data tersebut dimaksudkan

untuk membentuk tempat penyimpanan data pada media
penyimpanan. Pada perancangan kali ini penulis akan
menggambarkan struktur tabel pada database Sistem Informasi
Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis.

Pada Database Sistem Informasi Peminjaman dan

Pengembalian Berkas Rekam Medis terdapat 4 tabel sebagai
tempat penyimpanan data yaitu tabel petugas, tabel pasien, tabel
peminjaman, dan tabel pengembalian.

1. Table Petugas

Nama Database : peminjamanri

Nama Tabel : tbpetugas
 Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data petugas
Primary Key : nip
Table 5.2 Struktur tbpetugas
No. Nama Field Tipe Data Ukuran Ketera
1. Nip Text 10 Primar
2. nama_petugas Text 30
3. Username Text 15
4. Password Text 10
(Sumber: Penulis, 2016)

2. Tabel Pasien

Nama Database : peminjamanri

Nama Tabel : tbpasien
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data pasien
Primary Key : no_rm

Table 5.3 Struktur tbpasien

No. Nama Field Tipe Data Ukuran Keter
1. no_rm Text 6 Prima
2. nama_pasien Text 30
3. jenis_kelamin Text 10
4. Alamat Text 30
5. tempat_lahir Text 15
6. tgl_lahir Date/Time Short Date
7. Agama Text 10
8. Pekerjaan Text 15
9. cara_bayar Text 10
(Sumber: Penulis, 2016)

3. Tabel Peminjaman

Nama Database : peminjamanri

Nama Tabel : tbpeminjaman
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data
peminjaman
Primary Key : kode_peminjaman
Table 5.4 Struktur tbpeminjaman
No. Nama Field Tipe Data Ukuran Kete
1. kode_peminjaman Text 7 Prim
2. no_rm Text 6
3. nama_pasien Text 30
 4. no_smf Text 2
5. smf_peminjaman Text 25
6. nama_peminjam Text 30
7. no_hp Text 14
8. Keperluan Text 15
9. nama_petugas Text 15
10. Tglpinjam Date/Time Short Date
(Sumber: Penulis, 2016)
4. Tabel Pengembalian

Nama Database : peminjamanri

Nama Tabel : tbpengembalian
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan data
pengembalian
Primary Key : kode_kembali
Table 5.5 Struktur tbpeminjaman
No. Nama Field Tipe Data Ukuran Kete
1. kode_kembali Text 7 Prim
2. kode_peminjaman Text 7
3. no_rm Text 6
4. nama_pasien Text 30
5. no_smf Text 2
6. smf_peminjam Text 15
7. nama_peminjam Text 20
8. nama_petugas Text 20
9. Tglpinjam Date/Time Short Date
10. Tglkembali Date/Time Short Date
11. lama_pinjam Number Integer
12. Status Text 20
(Sumber: Penulis, 2016)

5.3 Rancangan Masukan

Rancangan masukan yang berupa suatu input pada sistem. Dalam

perancangan masukan ini yang dibutuhkan oleh sistem informasi
peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis yaitu sebagai berikut:

1. Rancangan Form Login

LOlLOG

Username

Password
LOGO
Login Cancel
 Gambar 5.9 Rancangan Form Login

(Sumber: Penulis, 2016)

2. Rancangan Form Peminjaman

PEMINJAMAN

Master Data Report Logout

PENGELOLAAN DATA PEMINJAMAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

Kode Peminjaman Nama Peminjam

No. RM Nama No. HP
Pasien SMF Keperluan

Peminjam Nama Petugas

Tanggal Pinjam

New Save Search

Gambar 5.10 Form Peminjaman

(Sumber: Penulis, 2016)

3. Rancangan Form Pengembalian

PENGEMBALIAN

Master Data Report Logout

PENGELOLAAN DATA PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT INAP

Kode Pengembalian Nama Peminjam

Kode Peminjaman Nama Petugas

No. RM Tanggal Pinjam

Nama Pasien Tanggal Kembali

SMF Peminjam Lama Peminjaman

New Save Search

Gambar 5.11 Form Pengembalian

(Sumber: Penulis, 2016)

5.4 Rancangan Keluaran

Rancangan keluaran pada sistem informasi peminjaman dan

pengembalian rekam medis yaitu berupa laporan yang merangkum semua
data-data peminjaman dan pengembalian rekam medis sehingga akan
mempermudah proses analisis. Berikut ini merupakan rancangan keluaran
dari sistem informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis yang
penulis rancang.

1. Rancangan Form Laporan Peminjaman Periode

LAPORAN PEMINJAMAN RM RI PERIODE

LAPORAN PEMINJAMAN PERIODE

Per Tanggal Per Bulan Per Tahun

View

Gambar 5.12 Form Laporan Peminjaman Periode

(Sumber: Penulis, 2016)

 2. Rancangan Form Laporan Pengembalian Periode

LAPORAN PENGEMBALIAN RM RI PERIODE

LAPORAN PENGEMBALIAN PERIODE

Per Tanggal Per Bulan Per Tahun

View

Gambar 5.13 Form Laporan Pengembalian Periode

(Sumber: Penulis, 2016)

3. Rancangan Form Laporan Pengembalian Status

LAPORAN KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN RM

LAPORAN PENGEMBALIAN RM

Per Tanggal Per Bulan Per Tahun

Status

View

Gambar 5.14 Form Laporan Pengembalian Status

(Sumber: Penulis, 2016)

5.5 Implementasi Program

1. Rancangan Form Login

Gambar 5.15 Rancangan Form Login

(Sumber: Penulis, 2016)
2. Rancangan Form Peminjaman

Gambar 5.16 Rancangan Form Peminjaman

(Sumber: Penulis, 2016)

3. Rancangan Form Pengembalian

 Gambar 5.17 Rancangan Form Pengembalian

(Sumber: Penulis, 2016)

4. Rancangan Form Laporan Peminjaman Periode

Gambar 5.18 Rancangan Form Laporan Peminjaman Periode

(Sumber: Penulis, 2016)
5. Rancangan Form Laporan Pengembalian Periode
 Gambar 5.19 Rancangan Form Laporan Pengembalian Periode
(Sumber: Penulis, 2016)

6. Rancangan Form Laporan Pengembalian Status

Gambar 5.20 Rancangan Form Laporan Pengembalian Status

(Sumber: Penulis, 2016)

7. Rancangan Rekap Laporan Peminjaman Per Periode

Gambar 5.21 Rancangan Rekap Laporan Peminjaman Per Periode
(Sumber: Penulis, 2016)
8. Rancangan Rekap Laporan Peminjaman Per SMF

Gambar 5.22 Rancangan Rekap Laporan Peminjaman Per SMF

(Sumber: Penulis, 2016)

9. Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per Periode

Gambar 5.23 Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per Periode
(Sumber: Penulis, 2016)

10. Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per SMF

Gambar 5.24 Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per SMF

(Sumber: Penulis, 2016)

11. Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per Status

 Gambar 5.25 Rancangan Rekap Laporan Pengembalian Per Status
(Sumber: Penulis, 2016)
12. Rancangan Rekap Laporan Monitoring Pengembalian Berkas

Rekam Medis Rawat Inap

Gambar 5.26 Rancangan Rekap Laporan Monitoring Pengembalian

Berkas Rekam Medis Rawat Inap
(Sumber: Penulis, 2016)

5.6 Spesifikasi Hardware dan Software

5.6.1. Spesifikasi Hardware
Dalam membangun sebuah program tak lepas dari kebutuhan
hardware dan software sebagai pendukung sistem yang dirancang.
Dalam penggunaanya perangkat keras untuk menunjang kinerja
perangkat lunak aplikasi sistem informasi peminjaman dan
 pengembalian berkas rekam medis yang penulis buat dan agar
perangkat lunak tersebut berjalan secara optimal, maka penulis
menetapkan spesifikasi perangkat keras yang digunakan sebagai
berikut:
1. Minimal Proccessor : Dual Core atau Lebih

2. Minimal Ram : 1Gb

3. Minimal VGA : 128 Mb

4. Minimal Hardisk : 500 Gb

5. Perangkat Keras : Monitor, Keyboard, Mouse, Printer, dll.

5.6.2. Spesifikasi Software

Dalam penggunaan sistem operasi untuk menunjang kinerja

perangkat lunak sistem informasi peminjaman dan pengembalian
penulis menetapkan perangkat lunak sebagai berikut:

1. Sistem Operasi : Windows XP/ Windows 7/ Windows 8

2. Bahasa Pemrograman : Visual Basic

3. Database : Ms Acces

4. Media Office: Ms Office Word 2007 atau lebih tinggi.

 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari data-data yang dihasilkan selama praktik kerja

lapangan yang dilakukan terhadap prosedur peminjaman dan

pengembalian rekam medis di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan

Sadikin Bandung, maka penulis mempunyai kesimpulan sebagai berikut:

1. Proses pelayanan peminjaman rekam medis rawat inap di Rumah Sakit

Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung saat ini masih dilakukan

secara manual dengan menuliskan data peminjaman pada buku

ekspedisi, maka dengan adanya sebuah sistem informasi peminjaman

rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan

Sadikin Bandung akan membuat pelayanan peminjaman dan

pengembalian berjalan lebih efektif dan optimal

2. Perancangan terhadap sistem informasi peminjaman dan pengembalian

berkas rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr.

Hasan Sadikin Bandung penulis menggunakan Aplikasi Microsoft

Visual Studio 2010 serta menggunakan metode waterfall sebagai

metode pengembangan perangkat lunak serta menggunakan DFD

(Data Flow Diagram) dalam menggambarkan sistem pengembangan

perangkat lunaknya.

3. Dengan adanya perancangan sistem informasi peminjaman berkas

rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan
134
 1

Sadikin Bandung dapat mengurangi beban kerja petugas rekam medis

di bagian peminjaman berkas rekam medis rawat inap, baik apabila

terjadinya suatu keterlambatan pengolahan berkas rekam medis yang

akan dipinjam maupun keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis yang dilakukan oleh peminjam akan lebih termonitor serta lebih

terkontrol.

6.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas serta setelah memahami prosedur

dan permasalahan yang terjadi pada proses peminjaman dan pengembalian

berkas rekam medis rawat inap tanpa mengurangi rasa hormat penulis

kepada pihak Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan Sadikin Bandung,

maka penulis ingin mengajukan beberapa saran, adapun saran yang penulis

sampaikan adalah sebagai berikut :

1. Perlunya dibuat suatu aplikasi peminjaman dan pengembalian berkas

rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Hasan

Sadikin Bandung agar dalam proses peminjaman berkas rekam medis

dapat berjalan dengan efektif dan optimal serta memudahkan petugas

dalam penginputan data, memroses data dan membuat laporan agar

dapat menjadi bahan analisa.

2. Rancangan sistem yang dibuat oleh penulis dapat dikembangkan

kembali sesuai dengan kebutuhan agar sistem informasi tersebut dapat

 dioprasikan menjadi lebih baik lagi dan diharapkan dapat membantu

dalam proses peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.

3. Perlunya diadakan pelatihan awal bagi pengguna/user sistem informasi

yang baru dibuat dengan tujuan supaya meminimalisir terjadinya suatu

kesalahan dalam proses pengoprasian sistem informasi tersebut.

140