PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS

RAWAT JALAN MENGGUNAKAN MICROSOFT

VISUAL STUDIO 2010 DI UPT PUSKESMAS
NEGLASARI BANDUNG

SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagian Syarat
Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma IV
Program Studi Manajemen Informatika
Konsentrasi Informatika Rekam Medis

Disusun Oleh :
MUJTAHID TAQWIM BINDEYA
NPM. 13.403.099

POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2017
 ABSTRAK

MUJTAHID TAQWIM BINDEYA

NPM. 13.403.099
Manajemen Informatika
Konsentrasi Informatika Rekam Medis

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS

RAWAT JALAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO
2010 DI UPT PUSKESMAS NEGLASARI BANDUNG

Skripsi : 124 halaman.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi retensi rekam

medis di UPT Puskesmas Neglasari Bandung.
Metode Penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode
penelitian kualitatif dan teknik pengumpulan data menggunakan observasi
dan wawancara. Sedangkan metode pengembangan perangkat lunak yang
digunakan adalah metode air terjun (waterfall). Bahasa pemograman
menggunakan Visual Studio 2010 dan database menggunakan Microsoft
Access 2007.
Pokok permasalahan retensi rekam medis di UPT Puskesmas
Neglasari Bandung adalah: (1) Belum ada sistem informasi retensi. (2)
Proses pemilahan rekam medis aktif, inaktif and nonaktif belum berjalan
dengan baik.
Maka dari itu penulis membuat perancangan sistem informasi retensi
menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sebagai metode perancangan,
Visual Studio 2010 sebagai aplikasi program dan Microsoft Access 2007
sebagai database.
Adapun saran yang diberikan untuk mengatasi permasalahan dalam sistem
retensi rekam medis adalah: (1) Perlu adanya sistem informasi retensi agar
mempermudah membuat laporan. (2) Membuat sistem informasi pemilahan
rekam medis.

Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi, Retensi Rekam Medis, Waterfall,

Visual Studio.

ii
iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sejak dulu manusia sudah mengenal dan menggunakan yang dinamakan

teknologi. Teknologi adalah suatu alat yang dapat memberikan kemudahan

bagi pengguna, membuat pekerjaan menjadi lebih singkat dan cepat dan

pekerjaan menjadi lebih efisien. Perkembangan teknologi terjadi karena

manusia menggunakan akalnya dan akalnya untuk menyelesaikan setiap

masalah yang dihadapinya, manusia yang terkena masalah mereka akan

menggunakan akalnya agar masalah tersebut dapat selesai, yaitu manusia

mendapatkan bahwa teknologi adalah alat yang dapat mempercepat

penyelesaian masalah-masalah tersebut.

Sekarang ini kemajuan teknologi sangat berkembang dengan begitu

pesat. Salah satu kemajuan teknologi tersebut ialah teknologi informasi (TI)

yang telah merambah ke berbagai bidang kehidupan manusia. Definisi

Teknologi Informasi itu sendiri adalah Studi atau penggunaan peralatan

elektronika, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi.

Salah satu kemajuan teknologi informasi merambah pada bidang kesehatan

seperti kedokteran. Kemajuan dalam bidang kesehatan ini sangat berkembang

dengan begitu pesat, sehingga banyak temuan-temuan yang didapatkan dengan

bantuan Teknologi Informasi baik dalam bidang pengorganisasian rumah sakit

atau puskesmas, pengobatan, maupun penelitian pengembangan dari ilmu

kesehatan itu sendiri.

1
2

Kombinasi antara teknologi informasi dengan aktifitas orang yang

menggunakan teknologi tersebut, untuk mendukung operasi dan manajemen

adalah sistem informasi. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi

yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses

algoritmik, data, dan teknologi.

Pelayanan kesehatan merupakan salah satu hak mendasar masyarakat

yang penyediaannya wajib diselenggarakan oleh pemerintah sebagaimana telah

diamanatkan dalam Undangundang Dasar 1945 pasal 28 H ayat (1) “Setiap

orang berhak hidup sejahtera lahir dan batin, bertempat tinggal, dan

mendapatkan lingkungan hidup yang baik dan sehat serta berhak memperoleh

pelayanan kesehatan” dan Pasal 34 ayat (3) “Negara bertanggung jawab atas

penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan dan fasilitas pelayanan umum yang

layak”. Salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan untuk masyarakat yang

diselenggarakan oleh pemerintah adalah puskesmas.

Puskesmas adalah pusat kesehatan masyarakat yang dikenal sebagai

tempat pelayanan primer. Untuk menjalankan tugas tersebut, puskesmas perlu

didukung adanya unit-unit pembantu yang mempunyai tugas spesifik,

diantaranya adalah unit rekam medis. Unit rekam medis bertanggung jawab

terhadap pengelolaan data pasien menjadi informasi kesehatan yang berguna

bagi pengambilan keputusan (Savitri, 2011). Tujuan rekam medis adalah untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis

 3

yang baik dan benar, maka tertib administrasi tidak akan berhasil (Departemen

Kesehatan Republik Indonesia, 1994).

Sistem retensi adalah suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan

antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis

yang dinyatakan inaktif di ruang penyimpanan (filling). Berkas rekam medis

harus disimpan sesuai peraturan yang ada. Untuk sarana pelayanan kesehatan

di puskesmas, rekam medis pasien harus disimpan sekurang-kurangnya dua

tahun sejak pasien terakhir berobat atau pulang dari berobat di puskesmas.

Setelah dua tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang

dan persetujuan tindakan medik, (Dirjen Yanmed No. HK. 00.03.1.5.0.1160).

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti selama observasi

di UPT Puskesmas Neglasari Bandung masih ditemukan beberapa kendala

yang membuat tidak efektifnya penyimpanan rekam medis, yaitu terjadinya

penumpukan berkas diruang penyimpanan, belum adanya jadwal rutin retensi,

serta belum adanya aplikasi sistem informasi khusus untuk retensi.

Saat ini sudah banyak penyedia pelayanan kesehatan yang telah

memanfaatkan teknologi informasi guna menunjang kegiatan operasional.

Termasuk UPT Puskesmas Neglasari, beberapa divisi telah memanfaatkan

teknologi informasi, namun ada beberapa divisi yang belum memanfaatkan

teknologi hal ini salah satunya yaitu bagian retensi berkas rekam medis pasien.

Bagian retensi rekam medis adalah bagian yang kegiatannya memilah rekam

medis inaktif pada rak penyimpanan berkas rekam medis aktif yang telah

dipilah rekam medis tersebut didaftarkan pada buku retensi rekam medis.
 4

Kegiatan tersebut masih dikerjakan secara manual tanpa menggunakan

teknologi. Dalam pengerjaannya masih terdapat beberapa kendala seperti

rekam medis yang harus dibuka satu persatu dan dilihat tanggal terakhir

berobat, jika masih aktif berkas rekam medis tersebut di masukan kembali

kedalam rak penyimpanan. Hal ini yang menjadikan petugas kehabisan banyak

waktu. Mengingat jika pemilahannya harus di kerjakan dengan cara seperti itu

maka semua berkas harus diperiksa apakah berkas rekam medis tersebut masih

aktif atau telah inaktif. Proses penyortiran berkas rekam medis yang tidak

menentu waktunya yang menyebabkan rak-rak penyimpanan menjadi penuh

dan menumpuk dengan berkas rekam medis yang seharusnya sudah disortir.

Dari latar belakang permasalahan diatas penulis tertarik untuk merancang

sistem informasi retensi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS RAWAT JALAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL STUDIO 2010 DI UPT

PUSKESMAS NEGLASARI BANDUNG.”

1.2 Pokok Permasalahan

Berdasarkan latar belakang penelitian diatas maka yang menjadi pokok

permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah :

A. Belum adanya sistem informasi retensi yang berjalan di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung.

B. Belum berjalannya jadwal retensi sehingga terjadi penumpukan berkas di

rak penyimpanan berkas.

 5

C. Bagaimana perancangan sistem informasi retensi rekam medis dalam

menunjang penyimpanan rekam medis pasien di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung?

1.3 Pertanyaan Penelitian

Dari pokok permasalahan di atas maka penulis dapat menguraikan

pertanyaan penelitian sebagai berikut :

A. Bagaimana prosedur pelaksanaan retensi rekam medis di UPT

Puskesmas Neglasari Bandung?

B. Apa saja permasalahan yang dihadapi dalam proses retensi rekam medis

di UPT Puskesmas Neglasari Bandung?

C. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk mencari solusi dalam mengatasi

permasalahan mengenai proses retensi rekam medAis di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung?

D. Bagaimana perancangan sistem informasi retensi rekam medis di UPT

Puskesmas Neglasari Bandung?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Berdasarkan pertanyaan penelitian diatas, maka dapat diambil beberapa

tujuan dan manfaat penelitian, yaitu :

A. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan retensi rekam medis di UPT

Puskesmas Neglasari Bandung.

6

2. Untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi dalam perancangan

sIstem informasi retensi rekam medis pasien di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung.

3. Untuk mengetahui langkah yang dilakukan untuk menghadapi

permasalahan tersebut.

4. Untuk mengetahui gambaran sistem informasi retensi rekam medis di

UPT Puskesmas Neglasatri Bandung.

B. Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

Penelitian ini bermanfaat bagi penulis, terutama dalam menambah

ilmu pengetahuan, wawasan, pengalaman serta mengimplementasikan

ilmu rekam medis di lapangan.

2. Bagi UPT Puskesmas Neglasari Bandung

Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi

puskesmas dalam mengembangkan sistem informasi rekam medis

khususnya dikegiatan retensi berkas rekam medis di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung.

3. Bagi Politeknik Piksi Ganesha

Semoga penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi khususnya

mengenai Sistem Informasi Rekan Medis bagi mahasiswa Politeknik

Piksi Ganesha, serta dapat dijadikan acuan dalam penulisan Tugas Akhir

bagi mahasiswa semester.

4. Bagi Pembaca
 7

Semoga Skripsi ini dapat menjadi masukan ilmu baru yang

bermanfaat.

1.5 Ruang Lingkup dan Batasan Analisis Permasalahan

A. Ruang Lingkup

Dimulai dari pemilahan atau penyortiran berkas rekam medis inaktif

berdasarkan tanggal terakhir berobat sampai pemusnahan berkas rekam

medis inaktif. Dan laporan skripsi ini membahas perancangan desain sistem

informasi retensi rekam medis dengan menggunakan metode Data Flow

Diagram (DFD), Data Flowchart, Entity Relationship Diagram (ERD),

Interface rancangan keluaran, rancangan masukan dan perancangan sistem

informasi mengunakan Visual Studio 2010.

B. Batasan

Pembatasan masalahnya yaitu penelitian ini hanya mencakup bagian

sistem informasi retensi rekam medis pasien rawat jalan dan penyimpanan

berkas rekam medis, tetapi tidak membahas mengenai nilai guna berkas

rekam medis pasien.

1.6 Metode Penelitian

Untuk mendukung pengolahan data, penulis menggunakan teknik

pengumpulan data sebagai berikut :

A. Studi Lapangan

Studi lapangan yaitu pengumpulan data yang diperoleh langsung di

lokasi penelitian, beberapa teknik yang digunakan adalah :

8

1. Observasi

Observasi yang dilakukan penulis adalah mengamati dan

mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan.

Yaitu dengan melakukan pengamatan terhadap objek penelitian dan

menganalisa secara kualitatif kegiatan retensi berkas rekam medis

pasien rawat inap di UPT Puskesmas Neglasari Bandung.

2. Wawancara

Wawancara yang dilakukan penulis adalah meyakinkan data

yang diperoleh dengan cara mewawancarai pihak terkait di UPT

Puskesmas Neglasari Bandung untuk mengetahui apa saja dan

bagaimana sistem informasi retensi berkas rekam medis pasien

disana.

B. Studi Keperpustakaan

Studi keperpustakaan yaitu teknik pengumpulan data yang

dilakukan dengan membaca, mempelajari, dan menganalisa beberapa

buku referensi dan bahan bacaan yang berhubungan dengan judul yang

diajukan ataupun melalui pemanfaatan layanan internet yang tentunya

ada kaitannya dengan variabel yang akan diteliti. Dari teknik ini

diharapkan akan memperoleh landasan teori tentang konsep dasar

sehingga apa yang diuraikan dari tujuan penulisan Skripsi ini dapat

tercapai.
 9

1.7 Waktu dan Tempat Penelitian

Penulis melakukan penelitian melalui kegiatan observasi di unit rekam

medis di UPT Puskesmas Neglasari Bandung yang bertempat di jalan Cikutra

No 276C, RT 09 RW 02 Kelurahan Neglasari Bandung. Sedangkan waktu

yang di perlukan selama observasi yaitu selama 3 (tiga) bulan, tepatnya sejak

19 Oktober 2016 sampai dengan 13 Januari 2017.

1.8 Sistematika Penulisan Penelitian

Sistematika penulisan laporan “Perancangan sistem informasi retensi

rekam medis menggunakan Visual studio 2010 di UPT Puskesmas Neglasari

Bandung” terdiri dari :

BAB I PENDAHULUAN

Berisikan latar belakang penelitan, pokok permasalahan, pertanyaan

penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup dan batasan

masalah, metode penelitian serta sistematik penulisan penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisi uraian tentang pendekatan masalah yang berisi tinjauan teoritis

yang berkaitan dengan laporan penelitian dan uraian mengenai kerangka

pemikiran serta landasan teori yang digunakan dalam perancangan aplikasi

sistem retensi berkas rekam medis.

BAB III METODE PENELITIAN

10

Menjelaskan tentang metodologi penelitian yang digunakan yaitu metode

penelitian kualitatif dengan pendekatan dekskriptif dengan teknik

pengumpulan data seperti observasi, wawancara, dan studi perpustakaan serta

pengamatan langsung di lapangan, serta dijelaskan tentang pengembangan

perangkat lunak dengan waterfall.

BAB IV ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Menguraikan mengenai sejarah dan perkembangan UPT Puskesmas

Neglasari Bandung, serta menguraikan masalah analisis sistem yang sedang

berjalan.

BAB V PERANCANGAN SISTEM

Menguraikan tentang perancangan sistem yang digunakan untuk

memecahkan permasalahan yang terjadi. Menjelaskan perancangan sistem

yang berisi rancangan Data Flow Diagram (DFD), data Flowchart, Entity

Relation Diagram (ERD), Interface rancangan keluaran, rancangan masukan,

dan pengujian sistem.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Berisikan tentang Kesimpulan dan Saran dari hasil penelitian yang telah

dilakukan oleh penulis.

 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Teori-teori tentang Aplikasi/Masalah yang dibahas

A. Konsep Dasar Puskesmas

1. Pengertian Puskesmas

Pengertian Puskesmas Menurut Syafrudin (2009:105) adalah Unit

pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung

jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah.

2. Fungsi Puskesmas

Menurut Syafrudin (2009:107) bahwa fungsi dari puskesmas

diantaranya adalah :

a. Pusat penggerakan pembangunan berwawasan

Puskesmas selalu berupaya menggerakan dan memantau

penyelanggaraan pembangunan lintas sektor termasuk oleh

masyarakat dan dunia usaha di wilayah kerjanya, sehingga sangat

mendukung pembangunan kesehatan.

b. Pusat pembayaran kesehatan

Puskesmas selalu berupaya agar perorangan, keluarga dan

masyarakat termasuk dunia usaha memiliki kesadaran, kemauan

dan kemampuan melayani diri sendiri dan masyarakat untuk hidup

sehat berperanan aktif dalam memperjuangkan kepentingan

kesehatan.

11
12

c. Pusat pelayanan tingkatan pertama

Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan

kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu dan

berkesinambungan.

3. Kegiatan Pokok Puskesmas

Kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan peskesmas yaitu :

a. Kesehatan Ibu dan Anak.

b. Keluarga Berencana.

c. Gizi.

d. Kesehatan lingkungan.

e. Pencegahan dan pemberantasan penyakit.

f. Balai pengobatan (rawat jalan) dan UGD.

g. Penyuluhan kesehatan masyarakat.

h. Kesehatan Olah Raga.

i. Perawatan Kesehatan Masyarakat.

j. Usaha Kesehatan Sekolah.

k. Kesehatan Kerja.

l. Kesehatan Gigi dan Mulut.

m. Kesehatan Jiwa.

n. Kesehatan Mata.

o. Laboratorium Sederhana.

p. Pencacatan dan Pelaporan.

 13

q. Kesehatan Lansia.

r. Pembinaan Kesehatan Tradisional.

B. Konsep Rawat Jalan

Pelayanan rawat jalan adalah salah satu bentuk dari pelayanan

kedokteran secara sederhana yang disediakan untuk pasien tidak dalam

bentuk rawat inap (Azwar,1996:75).

Berdasarkan Keputusan Mentri Kesehatan

No.560/Menkes/SK/IV/2003 pelayanan rawat jalan adalah pelayanan pasien

untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medis dan pelayanan

kesehatan lainnya tanpa menginap di rumah sakit.

C. Konsep Dasar Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Rekam medis dapat didefinisikan berdasarkan Permenkes

Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis adalah
“Berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
yang telah diberikan kepada pasien” (Ratman,2013:70).
Yang disebut dengan “Catatan” adalah tulisan yang dibuat oleh

dokter/ dokter gigi tetang segala tindakan yang dilakukan kepada pasien

dalam rangka pemberian pelayanan kesehatan (Ratman,2013:70).

Sementara yang disebut dengan “Dokumen” adalah cacatan dokter,

dokter gigi atau tenaga kesehatan tertetu, laporan pemeriksaan
penunjang, catatan observasi dan pengobatanharian dan semua rekaman
baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging) dan rekaman
elektro diagnostik (Ratman,2013:70).
Ada tiga jenis rekam medis bila dilihat dari keaktifan berkas rekam

medis pasien yang ada diinstalasi pelayanan kesehatan, yaitu :

14

a. Rekam Medis Aktif

Menurut Dirjen Yanmed No HK.00.06.1.5.0.1160 rekam

medis aktif adalah rekam medis yang frekuensi penggunaannya

masih tinggi atau sering, serta umur rekam medis antara 1 sampai 5

tahun.

b. Rekam Medis Inaktif

Dirjen Yanmed (2006: 13) menerangkan “pada umumnya

rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 (lima) tahun

terakhir dihitung sejak tanggal terakhir berobat”.

c. Rekam Medis Nonaktif

“Rekam medis yang sudah melewati masa inaktif 2 (Dua)

tahun yang akan segera dimusnahkan” Dirjen YanMed (2006: 13).

2. Pemanfaatan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006: ) kepustakaan dikatakan bahwa

rekam medis memiliki 6 manfaat, yang untuk mudahnya disingkat

sebagai ALFRED, yaitu:

a. Adminstrative value: Rekam medis merupakan rekaman data

adminitratif pelayanan kesehatan.

b. Legal value: Rekam medis dapat dijadikan bahan pembuktian di

pengadilan.

c. Financlal value: Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk

perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh

pasien.
 15

d. Research value: Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk

penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. e.

Education value: Data-data dalam Rekam Medis dapat bahan

pengajaran dan pendidikan mahasiswa kedokteran, keperawatan

serta tenaga kesehatan lainnya.

f. Documentation value: Rekam medis merupakan sarana untuk

penyimpanan berbagai dokumen yang berkaitan dengan kesehatan

pasien.

3. Dasar Hukum Rekam Medis

Menurut Rustiyanto (2012:21) Dasar huku penyelenggaraan

Rekam Medis yaitu diantara lain :

a. PP.10 Tahun 1960 tentang wajib simpan rahasia kedokteran.

b. Peraturan Pemerintah No. 034/Birhub/1992 tentang perencanaan

dan pemeliharaan rumah sakit dimana antara lain disebutkan

bahwa guna menunjang terselenggara rencana induk yang baik,

maka setiap rumah sakit diwajibkan mempunyai dan merawat

statistik yang up to date dan membina medical record yang

berdasarkan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

c. Peraturan Menteri Kesehatan No. 134/1978 tentang struktur

organisasi dan tata kerja rumah sakit dimana diantara lain

disebutkan bahwa salah satu sub bab bagian adalah pencatatan

medis.
16

4. Isi Rekam Medis

Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008, Pasal 3,

data-data yang harus dimasukkan dalam rekam medis dibedakan untuk

pasien yang akan diperiksa di unit rawat jalan, rawat inap, dan gawat

darurat. Setiap pelayanan apakah itu rawat jalan, rawat inap, dan gawat

darurat dapat membuat rekam medis dengan data sebagai berikut:

a. Rekam Medis Rawat Jalan

Data pasien yang dimasukan dalam rekam medis pasien

rawat jalan sekurang-kurangnya:

1) Identitas pasien.

2) Tanggal dan waktu.

3) Anamnesa (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat penyakit).

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis.

5) Diagnosa.

6) Rencana penatalaksanaan.

7) Pengobatan dan atau tindakan.

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

9) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klini.

10) Persetujuan tindakan bila perlu.

b. Rekam Medis Rawat Inap

 17

Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 isi

rekam medis untuk pasien rawat inap sekurang-kurangnya memuat:

1) Identitas pasien.

2) Tanggal dan waktu.

3) Hasil anamnesa, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit.

4) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis.

5) Diagnosis.

6) Rencana penatalaksanaan.

7) Pengobatan dan/atau tindakan.

8) Persetujuan tindakan bila diperlukan.

9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan.

10) Ringkasan pulang.

11) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga

kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan.

12) Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan

tertentu.

13) Untuk pasien gigi dilengkapi dengan odontogram

klinik. c. Rekam Medis Gawat Darurat

Data pasien gawat darurat yang dimasukan dalam medical

record sekurang-kurangnya:

1) Identitas pasien.

2) Kondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatan.

18

3) Identitas pengantar pasien.

4) Tanggal dan waktu.

5) Hasil anamnesa (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat

penyakit) hasil penunjang fisik dan penunjang medis.

6) Diagnosis.

7) Pengobatan dan atau tindakan.

8) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan

unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut.

9) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga

kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan tindakan.

10) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan

dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain.

11) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien khusus isi

rekam medis akibat bencana maka ditambahkan:

a) Jenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan.

b) Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal.

c) Identitas orang yang menemukan pasien.

5. Penanggungjawab Pengisian Rekam Medis

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat

Jenderal Pelayanan Medik (1997:35) yang membuat/mengisi rekam

medis adalah :

a. Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter gigi

spesialis yang melayani pasien di rumah sakit.

 19

b. Dokter tamu yang merawat pasien di rumah sakit.

c. Residen yang sedang melakukan kepaniteraan klinik.

d. Tenaga para medis perawat dan tenaga para medis non perawat

yang langsung terlihat didalam antara lain : perawatan, perawatan

gigi, bidan, dan laboratorium kilink, gizi, anestesi, penata rontgen,

rehabilitas medik dan lain sebagainya.

e. Dalam hal dokter luar negeri yang ahli teknologi kedokteran yang

berupa tindakan/konsultasi kepada pasien yang membuat rekam

medis adalah dokter yang ditunjuk oleh direktur rumah sakit.

6. Kegiatan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 57), proses pengolahan rekam

medis antara lain:

a. Penerimaan pasien.

b. Pencatatan.

c. Penataan Berkas Rekam Medis (Assembling).

d. Pemberian Kode (Coding).

e. Tabulasi (Indexing).

f. Statistik dan Pelaporan Rumah Sakit.

g. Korespondensi Rekam Medis.

h. Analisa Rekam Medis.

i. Sistem Penyimpanan Rekam Medis (Filing).

j. Sistem Pengambilan Rekam Medis.

k. Penyusutan (Retensi) dan Pemusnahan Rekam Medis.

20

7. Lama Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Lama penyimpanan rekam medis berdasarkan peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No. 269/MenKes/Per/III/2008 dalam

BAB IV pasal 8 (delapan),yaitu :

a. Ayat 1 (satu)

Rekam medis pasien di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka 5 (lima) tahun terhitung dari

tanggal terakhir berobat atau dipulangkan.

b. Ayat 2 (dua)

Setelah batas 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada

ayat 1(satu) dilampaui. Rekam medis dapat dimusnahkan kecuali

ringkasan masuk–keluar dan persetujuan tindakan medis.

c. Ayat 3 (tiga)

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis

sebagaimana dimaksud pada ayat 2 (dua) harus disimpan dalam

jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuat

ringkasan tersebut.

d. Ayat 4 (empat)

Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 (satu) dan 3 (tiga),

dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana

pelayanan kesehatan.
 21

D. Konsep Penyimpanan

1. Penyimpanan

Menurut Dirjen Yanmed (2006: 80-81), ada dua cara pengurusan

penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu:

a. Sentralisasi

Sentralisasi ini dapat diartikan penyimpanan rekam medis

pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan

poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat,

disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.

1) Kebaikan sistem sentralisasi:

a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan

penyimpanan rekam medis.

b) Mengurangi jumlah biaya yang di perlukan untuk

peralatan dari ruangan.

c) Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat

yang digunakan.

d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

e) Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.

2) Kelemahan sistem sentralisasi:

a) Perlu watu dalam pelayanan rekam medis.

b) Perlu ruangan yang luas, alat – alat dan tenaga yang

banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah

22

dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan

poliklinik.

b. Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada

masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam

medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat.

Rekam medis pasien poliklinik disimpan pada poliklinik yang

bersangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat dibagian

rekam medis.

1) Kebaikan sistem desentralisasi:

a) Efesien waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih

cepat.

b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih

ringan.

c) Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena

lingkungan yang sempit.

2) Kelemahan sistem desentralisasi:

a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga

informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah.

b) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis,

peralatan, dan ruangan lebih banyak.

c) Bentuk/isi rekam medis berbeda.

 23

d) Menghambat pelayanan bila rekam medis dibutuhkan oleh

unit.

c. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah

sistem numberik (berdasarkan angka atau nomor). Ada 3 (tiga)

macam penyimpanan dengan sistem numberik yaitu :

1) Sistem Penyimpanan Nomor Langsung (Straight Numeric Filing

System)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah

penyimpanan berkas rekam medis dalam rak secara berurutan

sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Misalnya : 11301,

11302, 11303, 11304, 11305.

b) Kebaikan dari sistem ini adalah :

i. Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis

sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada

waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam

medis yang tidak aktif.

ii. Mudah melatih petugas yang melaksanakan pekerjaan

penyimpanan.

c) Kelemahan sistem ini adalah :

i. Kesibukan tidak merata. Pekerjaan yang paling sibuk

adalah pada rak penyimpanan yaitu rekam medis

dengan nomor baru.

24

ii. Perlu konsentrasi petugas yang tinggi, karena harus

memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam

medis untuk menghindari tertukarnya angka – angka

yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan.

iii. Pengawasan kerapian sukar dilakukan.

2) Sistem Penyimpanan Angka Akhir (Terminal Digit Filing

System)

Sistem ini menggunakan dengan 6 angka, yang

dikelompokan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka.

Angka pertama adalah kelompok 2 yang terletak paling kanan,

angka ke 2 adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan

angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

Contoh :

11 30 21

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

(Terriary Digits) (Secondary Digits) (Primary Digits)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir pada 100

kelompok pertama yaitu 00 sampe 99. Pada waktu menyimpan,

petugas penyimpanan harus melihat angka pertama dan

membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan

untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada

kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan

 25

letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis

disimpan didalam urutan sesuai kelompok angka ketiga,

sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada

kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.

Contoh : 11-30-21

12-30-21

13-30-21

14-30-21

15-30-21

a. Kebaikan sistem angka akhir adalah:

1) Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di

dalam rak penyimpanan.

2) Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat

dibagi secara merata.

3) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak

penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnnya rekam

medis baru di setiap section tersebut.

4) Jumlah pertambahan rekam medis terkontrol, memudahkan

perancangan rak.

5) Kekeliruan penyimpanan dapat di cegah, karena petugas hanya

memperhatikan 2 (dua) angka terakhir saja dalam memasukkan

rekam medis ke dalam rak.

26

b. Sedangkan kelemahan dari sistem angka akhir adalah perlu waktu

yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas

penyimpanan.

2. Sistem Penyimpanan Angka Tengah (Midlle Digit Filing System)

Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan

dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi

angka pertama, angka yang teletak paling kiri menjadi angka kedua, dan

angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh :

11 22 33

Angka kedua angka pertama angka terakhir

a. Kebaikan sistem angka tengah adalah :

1) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang

nomornya berurutan.

2) Penggantian sistem nomor langsung ke sistem tengah lebih

mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem

akhir.

3) Penyebaran nomor-nomor langsung ke sistem angka akhir.

Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan

dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai

sistem akhir.

4) Petugas dapat dibagi menjadi section penyimpanan tertentu

sehingga kekeliruan penyampaian masih bisa dicegah.

 27

b. Kelemahan sistem angka tengah adalah:

1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi

petugas.

2) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis

dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 : 19).

E. Konsep Retensi

1. Pengertian Retensi

Pengertian retensi menurut kamus besar bahasa Indonesia (2005:

953) adalah “Penyimpanan atau penahanan; biasanya untuk setiap arsip

ditentukan atas dasar nilai gunanya”.

Menurut surat edaran Dirjen Yanmed HK.00.06.1.5.01160 tahun

1995, rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan

diterapkan oleh masing-masih rumah sakit. Sedangkan rekam medis

inaktif adalah rekam medis yang telah disimpan minimal selama 5 (lima)

tahun di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut

atau 5 (lima) tahun setelah pasien meninggal dunia.

Sedangkan menurut Ardhana, retensi adalah “suatu mekanisme

yang dimaksudkan untuk mempertahankan agar alat lepasan tetap dapat

melekat”. Jadi retensi itu adalah masa penahanan untuk sesuatu

berdasarkan nilai gunanya.

Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan

rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara :

28

a. Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak

inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan

tahun kunjungan.

b. Memisahkan berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang

berlaku.

c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dipisahkan dengan

cara tertentu sesuai dengan ketentuan.

Jadi secara umum dapat dikatakan bahwa retensi atau penyusutan

merupakan kegiatan memisahkan antara berkas rekam medis aktif dan

berkas rekam medis nonaktif, serta pengurangan jumlah formulir yang

terdapat didalam berkas rekam medis.

2. Tujuan Retensi Berkas Rekam Medis

Adapun tujuan dari retensi berkas rekam medis menurut Dirjen

Yanmed (2006: 99) adalah :

a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.

b. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

c. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan

rekam medis jika sewaktu waktu diperlukan.

d. Menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna tinggi

serta mengurangi yang tidak bernilai guna atau bernilai guna

benda/nilai gunanya telah menurun.

 29

e. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif

dan inaktif.

3. Jadwal Retensi Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed Tahun 2006, salah satu elemen yang

diperlukan dalam retensi/penyusutan rekam medis adalah jadwal retensi

rekam medis.jadwal retensi rekam medis merupakan daftar yang

berisikan formulir rekam medis yang akan disimpan dan jangka waktu

penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh

setiap badan pemerintah sebagai pedoman dalam penyusutan rekam

medis.

Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis

ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas rekam medis.

Untuk menjaga objektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut

sebaiknya jadwal retensi rekam medis disusun oleh kepanitiaan yang

terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-

benar memahami rekam medis, fungsi dan nilai rekam medis.

Rancangan jadwal retensi rekam medis yang merupakan hasil kerja

panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Direktur Rumah Sakit

terlebih dahulu sebelum dijadikan pedoman resmi jadwal retensi rekam

medis yang akan berlaku di rumah sakit. Dengan prosedur diatas

kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan berkas rekam medis

dapat dihindari. Setiap ada perubahan jadwal retensi harus menempuh

prosedur sama seperti penyusunan jadwal retensi rekam medis.

30

Jadwal retensi rekam medis menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed

No. HK.00.06.15.01160 Tahun 1995:

a. Umum

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Rekam Medis

AKTIF INAKTIF

NO KELOMPOK RJ RI RJ RI

(Tahun) (Tahun) (Tahun) (Tahun)

1 Umum 5 5 2 2

2 Mata 5 10 2 2

3 Jiwa 10 5 2 2

4 Orthopedi 10 10 2 2

5 Kusta 15 15 2 2

Ketergantungan
6 15 15 2 2
Obat

7 Jantung 10 10 2 2

8 Paru 5 10 2 2

Sumber : Surat Edaran Dirjen Yanmed No.

HK.00.06.15.01160 b. Anak

Berkas rekam medis pasien anak diretensi menurut

kebutuhan dan ketentuan tertentu.

c. KIUP, register, indeks, disimpan permanen / abadi.

d. Retensi rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit.

 31

1) Rumah sakit harus membuat ketentuan sendiri agar retensinya

lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk:

a) Riset dan edukasi.

b) Kasus-kasus terlibat hokum minimal 23 tahun setelah

ketetapan hukum.

c) Untuk kepentungan tertentu.

d) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta, mata.

e) Perkosaan.

f) HIV.

g) Penyesuaian kelamin.

h) Pasien orang asing.

i) Kasus adopsi.

j) Bayi tabung.

k) Cangkok organ.

l) Plastic rekontruksi.

2) Retensi berdasarkan Diagnosa.

Masing-masing rumah sakit berdasarkan keputusan

Komite Rekam Medis/Komite Medis menetapkan jadwal retensi

dari diagnosa tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan

pertimbangan nilai guna. Indikator nilai guna adalah:

a) Primer, Administrasi, Hukum, Keuangan, IPTEK.

b) Sekunder : Pembuktian, Sejarah.

32

Dalam pelaksanaan retensi yang perlu di

pertimbangkan adalah:

i) Ketersediaan ruang penyimpanan (filling) biasanya

selama masih mencukupi maka pihak rumah sakit

masih “belum minat” untuk melakukan penyusutan

rekam medis.

ii) Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau di

rumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau

sebagaimana sarana pendidikan maka umumnya rumah

sakit akan menyimpannya lebih lama.

iii) Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-

legal) biasanya juga disimpan lebih lama sampai 20

tahun misalnya kasus 14 pembunuhan, penganiayaan,

pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya,

(Rustiyanto dan Warih, 2011:107)

4. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis

Tata cara pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi inaktif

menurut Surat Dirjen Yanmed No HK.00.06.25.01160 :

a. Di lihat dari tanggal kunjungan terakhir.

b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir berkas dipisah di

ruangan terpisah dari rekam medis aktif.

c. Rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun kunjungan

terakhir.
 33

5. Tata Cara Penilaian

Tata cara penilaian berkas rekam medis aktif menjadi inaktif

menurut Surat Dirjen Yanmed No HK.00.06.25.01160 :

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah rekam medis yang telah 2

(dua) tahun inaktif.

b. Indicator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif adalah

1) Seringnya digunakan untuk pendidikan dan peneitian.

2) Nilai guna (administrasi, hukum, keuangan, IPTEK pembuktian

sejarah).

c. Formulir rekam medis yang dilestarikan diantaranya :

1) Ringkasan masuk dan keluar.

2) Resume.

3) Lembar persetujuan dan lembar operasi.

4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup.

5) Lembar kematian.

d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang bekas rekam medis

inaktif.

e. Lebar rekam medis sisa dan rekam medis rusak atau tidak terbaca

disiapkan untuk dimusnahkan.

f. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite

Rekam Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior, dan

tenaga lainnya yang terkait.

34

Berikut gambaran alur proses penyusutan rekam medis menurut

surat Edaran Dirjen Yanmed Depkes No. HK.00.06.1.5.01160 Tahun

1995:

Gambar 2.1 Alur Retensi Dan Penilaian Rekam Medis

Sumber : SE Yanmed No. HK.00.06.1.5.01160 Tahun 1995

F. Konsep Pemusnahan

1. Pengertian pemusnahan

Menurut Dirjen Yanmed (2006:100), pemusnahan adalah suatu

proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah

berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran perlu dilakukan secara

total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga

tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan

 35

penghancuran termasuk kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam

medis yang akan dimusnahkan.

Sedangkan menurut Barthos (2007:105), pemusnahan arsip adalah

tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah

berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran

tersebut dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis,

dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi

maupun bentuknya.

2. Tata Cara Pemusnahan Rekam Medis

a. Tata cara pemusnahan rekam medis yaitu:

1) Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan,

misalnya untuk rawat inap: tahun 2014 – 7 tahun = tahun 2007

2) Dibuat Tim Penilaian dengan SK Direktur, seperti Kepala Rekam

Medis, Perawat Senior, Panitia Rekam Medis, Komite Medik, dan

Petugas terkait

3) Pembentukan Tim Pemusnah dengan SK Direktur

4) Tim membuat Daftar Pertelaan

5) Melaksanakan pemusnahan

6) Tim pemusnahan membuat Berita Acara Pemusnahan yang

ditandatangani Ketua dan Sekertaris serta diketahui oleh Direktur

Rumah Sakit.
36

7) Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di

Rumah Sakit, tembusannya kepada Kepala Dirjen Pelayanan

Medik.

8) Untuk berkas Rekam Medis yang rusak/tidak terbaca dapat

langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat

pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit.

b. Jadwal Pemusnahan

Ketika dokumen rekam medis telah berakhir masa fungsi dan

tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali

baik isi maupun bentuknya maka dapat segera dimusnahkan.

c. Cara Pemusnahan

Penghancuran harus dilakukan secara totak sehingga tidak dapat

dikenali baik isi maupun bentuknya, dengan cara sebagai berikut:

1) Dibakar habis, bisa menggunakan incenerator, atau manual

dibakar biasa.

2) Dicacah kemudian dibuat bubur dan didaur ulang.

3) Disaksikan pihak ketiga.

d. Tim Pemusnahan terdiri atas unsur unit rekam medis dan tata usaha

dengan SK Direktur.

G. Konsep Pelestarian

1. Pelestarian Rekam Medis

Rekam medis yang disimpan / dilestarikan adalah :

 37

a. Rekam medis yang bernilai guna administrasi, hukum, keuangan,

IPTEK, pembuktian dan sejarah (A-L-F-R-E-D).

b. Lembar rekam medis yang berisi:

1) Ringkasan masuk dan keluar.

2) Resume.

3) Lembar persetujuan dan lembar operasi.

4) Lembar identifikasi bayi lahir hidup.

5) Lembar kematian.

c. Rekam medis tertentu yaitu rekam medis elektronik, berupa rekam

medis asli yang di microfilmkan, rekam medis asli yang di

scanning, dan catatan rekam medis yang diinput/di entry ke dalam

komputer.

2. Media Pelestarian Rekam Medis

a. Manual: formulir dikeluarkan dari berkas induk, kemudian disimpan

dalam dus-dus. Kekurangan media ini, antara lain diperlukan tempat

untuk menyimpan dus-dus, kesulitan untuk pencarian kembali

(retrievel) jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dan diperlukan banyak

tenaga.

b. Scanning: formulir asli disiapkan untuk di scanning/dicopy, kemudian

disimpan dalam harddisk/CD/disket. Kelebihan dari media ini, antara

lain tidak diperlukan tempat yang khusus, mudah dalam retrievel jika

dibutuhkan, bentuk formulirnya asli dan mudah untuk dioperasikan.

38

c. Microfilm: Formulir asli difoto, kemudian disimpan dalam negatif

film. Kekurangan media ini, antara lain diperlukan beberapa alat

untuk memprosesnya, retrievel lebih lama karena harus dicuci dan

dicetak, dan personil/tenaga harus ada training/pelatihan khusus.

d. Komputer: dibuat program aplikasi retensi, dimana data-data

dimasukkan/di input dalam komputer. Kelebihan media ini, antara lain

tidak diperlukan tempat khusus dan mudah dioperasikan. Tetapi

kekurangannya media ini hanya informasi saja yang diperoleh karena

formulir asli tidak disimpan.

H. Rekam Kesehatan Elektronik (RKE)

1. Pengertian RKE

Rekam medis elektronik adalah kegiatan komputerisasi isi rekam

kesehatan dan proses elekronik yang berhubungan dengannya. Menurut

Hatta (2008:73) Rekam Kesehatan Elektronik adalah kegiatan

komputerisasi kegiatan rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang

berhubungan dengannya. Seperti yang tertuang dalam permenkes 269

tahun 2008 pada pasal 2 yaitu :

a. Rekam medis harus dibuat secara lengkap dan jelas tertulis atau

secara elektronik.

b. Penyelenggaraan rekam medis dengan menggunakan teknologi

informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan sendiri.

 39

2. Kelebihan dan Kekurangan RKE

a. Kelebihan

1) Memungkinkan akses informasi secara cepat dan mudah.

2) Memungkinkan adanya copy cadangan (duplikat) informasi yang

dapat diambil bila yang asli hilang atau rusak.

3) Memproses transaksi dalam jumlah besar dan sulit secara manual.

4) Memungkinkan siap mengakses secara cepat untuk beragam

sumber profesional.

5) Memungkinkan mengakses secara lebih canggih dan dapat melihat

rancangan yang sesuai dengan kehendak.

6) Menghemat biaya penyimpanan dokumen rekam medis.

7) Mengurangi penggunaan kertas.

b. Kekurangan

1) Sulit memenuhi kebutuhan pengguna yang beragam.

2) Kurangnya standarusasi.

3) Adanya potensi ancaman terhadap provasi dan Hacker.

4) Biaya.

5) Resiko kegagalan sistem komputer.

 40

2.2 Teori-Teori Tentang Konsep Aplikasi

A. Konsep Dasar Sistem

1. Pengertian Sistem

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem juga

merupakan kumpulan elemen yag saling terkait dan bekerja sama untuk

memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan

mengolah masukan tersebut sampai menghasilnkan keluaran (output)

yang diinginkan (Kristanto,2008:1).

2. Klasifikasi Sistem

Kristianto (2008:5) menyatakan bahwa sistem dapat

diklasifikasikan menjadi beberapa bagian yaitu :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara

mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide.

Contoh dari sistem abstrak ini adalah filsafat. Sistem fisik

merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya

sering digunakan oleh manusia.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh

alam. Misalnya sistem rotasi bumi, sistem grafitasi dan sebagainya.

 41

Sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh

manusia. Misalnya, sistem pengolahan gaji.

c. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubunngan

dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh

kondisi di luar sistem. Sedangkan sistem yang terbuka merupakan

sistem yang berhubungan dengan bagian luar sistem.

B. Konsep Data dan Informasi

1. Data

Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol, gambar, tanda-

tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi, Data juga bisa disebut kenyataan

yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata

(Kristanto,2008:6).

2. Informasi

Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima

(Kristanto,2008:7).

C. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan

perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akam mengolah

data menggunakan perangkat keras dan perangkat luak tersebut

(Kristanto,2008:12).
42

D. Komponen Sistem Informasi

Kristanto (2008:13) menyataka bahwa untuk mendukung lancarnya

suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang berfungsi

sangat vital didalam sistem informasi. Komponen-komponen sistem

informasi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Input

Input menurut Kristanto adalah semua data yang dimasukkan ke

dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input

adalah dokumen-dokumen, formlir-formlir dan file-file. Dokumen-

dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasi ke suatu bentuk

sehingga dapat diterima oleh pengolahnya yang meliputi :

a. Pencatatan

b. Peyimpanan

c. Pengujian

d. Pengkodean

2. Proses

Proses menurut Kristanto merupakan kumpulan prosedur yang

akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian

basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan

digunakan oleh penerima.

 43

3. Output

Output menurut Kristanto merupakan semua keluaran atau hasil

dari model yang sudah diolahmenjadi suatu informasi yang berguna

dan dapat dipakai penerima. Komponen ini akan berhubungan

langsung dengan pemakai sistem informasi dan merupakan tujuan

akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat berupa

laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk

memantau keberhasilan suatu organisasi.

E. Konsep Perancangan Sistem

1. Pengertian Perancangan

Adalah suatu kegiatan untuk merancang atau membuat dan

mebentuk pola-pola tertentu (Kristanto,2008:17).

2. Pengertian Perancangan Sistem

Adalah suatu tahapan kegiatan yang dilakukan seseorang atau

kelompok dalam merancang atau membuat sistem sebelum sistem dibuat

denga tujuan sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dalam

memecahkan atau dengan kebutuhan pengguna (Kristanto,2008:18).

F. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kristanto (2008:61) DFD adalah suatu model logika data

atau proes yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan

kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses
44

apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang

tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

1. Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Ada beberapa simbol DFD menurut Kristanto (2008:64) yang

dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data

antara lain :

a. Entity Luar

Entity luar di gambarkan dengan simol persegi biasa.

Entiti luar diberi huruf dengan identias misalnya K untuk

Konsumen dan A untuk Agen.

Perhatikan Gambar berikut:

K
A
Konsumen
Agen

Gambar 2.2 Contoh Entity Luar

Sumber : Penulis (2017)

Entity Luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data

dari/ke sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem,

jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di

entity luar. Entity luar biasanya digambarkan secara fisik dengan

sekelompok orang atau mungkin sebuah sistem.

 45

b. Aliran data

Mengambarkan aliran data dari satu proses ke proses

lainnya. Adapun simbol dari aliran data bentuk garisnya boleh

bebas atau sebagai berikut :

Gambar 2.3 Simbol aliran data

Sumber : Penulis (2017)

c. Proses

Proses atau fungsing yang mentranformasikan data secara

umum digambarkandengan lingkaran, seperti pada gambar

berikut:

Gambar 2.4 Simbol proses

Sumber : Penulis (2017)

46

d. Berkas/tempat penyimpanan

Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan

data atau file. Simbol dari berkas ini dapat digmbarkan dengn

garis pararel dan penggambarannya adalah sebagai berikut:

Gambar 2.5 Simbol berkas

Sumber : Penulis (2017)

2. Level Data Flow Diagram (DFD)

a. Data Flow Diagram (DFD) level 0 atau sering disebut Context

Diagram (DC) merupakan level tertinggi dari suatu Data Flow

Diagram (DFD).

b. Data Flow Diagram (DFD) level 1 merupakan hasil

dekomposisi dari Data Flow Diagram (DFD) level 0.

c. Data Flow Diagram (DFD) level 2 merupakan hasil

dekomposisi dari proses-proses yang ada di Data Flow Diagram

(DFD) level 1.

d. Data Flow Diagram (DFD) level selanjutnya adalah hasil dari

dekomposisi dari Data Flow Diagram (DFD) level sebelumnya.

G. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antara

data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai
 47

hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan

antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan

simbol.

Table 2.2 Simbol ERD

Komponen Keterangan

Persegi panjang mewakili entitas

Elips mewakili atribut

Belah ketupat mewakili relasi

Garis mengghubungkan atribut

dengan kumpulan entitasdan
kumpulan entitas dengan relasi
Sumber : Penulis (2017)

1. Entitas

Entitas adalah objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan

dengan objek lain, sebagai contoh mahasiswa, dosen, departemen.

entitas terdiri dari beberapa atribut sebgai contoh atribut dari entitas

mahasiswa adalah nim, nama, alamat, email.

2. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut

yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas

tersebut. Isi dari atribut mempunyai suatu yang dapat mengidentifikasi

isi elemen satu dengan yang lain.

48

3. Relasi

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas sebagai contoh

relasi antar mahasiswa dengan mata kuliah dimana mahasiswa bisa

mengambil beberapa mata kuliah dan setiap mata kuliah bisa diambil

oleh lebih dari satu mahasiswa.

H. Flowmap

1. Pengertian Flowmap

Flowmap adalah gabungan peta dan flowchart, yang menunjukkan

pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang

dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket

dalam jaringan. Flowmap menolong analisis dan programer untuk

memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan

menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam

pengoprasian.

2. Simbol-simbol Flowmap

Tabel 2.3 Simbol Flowmap

Nama Simbol Simbol-simbol Fungsi dan Deskripsi Simbol

Terminator Berfungsi untuk menunjukkan awal

dan akhir suatu proses bisnin yang
digambarkan.
Input Manual Berfungsi untuk menunjukkan input
yang dimasukkan oleh keyboard.

Manual Storage Berfungsi sebagai penyimpanan

manual.
 49

Operation Out Berfungsi untuk menunjukkan

operasi yang dilakukan diluar operasi
komputer.

Decision Berfungsi sebagai proses keputusan.

Dokumen Berfungsi untuk menggambarkan

Input/Output input atau output suatu dokumen
baik untuk proses manual, mekanik,
dan komputer.
Proses Merepresentasikan input data atau
Komputerisasi output data yang diproses atau
informasi.

Fole Storage Berfungsi untuk menggambarkan

penyimpanan data yang disimpan
dalam hard disk.
Manual Operation Berfungsi untuk menggambarkan
suatu proses operasi yang ditangani
dengan cara manual tanpa proses
komputerisasi.
Aliran Berfungsi untuk menunjukkan
proses-proses yang berjalan pada
sistem.
Sumber : Penulis (2017)

I. Basis Data dan DBMS

1. Pengertian Basis Data

Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai

aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Sebgai contoh,

basis data universitas berisi informasi mengenai: Entiti, semisal

mahasiswa, fakultas, mata kuliah dan ruang kelas. Relasi diantara entitas

, seperti pengambilan kuliah yang dilakukan oleh mahasiswa, staff

50

pengajar di fakultas dan penggunaan ruang perkuliahan

(Kristanto,2008:79).

2. Konsep DBMS

Menurut Kusrini (2007:12) DBMS adalah software yang

menangani semua akses ke basis data. Secara konsep apa yang terjadi

adalah sebagai berikut:

a. User melakukan pengaksesan basis data untuk informasi yang

diperlukan menggunakan suatu bahasa manupulasi data, biasanya

disebut SQL.

b. DBMS menerima request dari user dan menganalisa request

tersebut.

c. DBMS memeriksa skema eksternal user, pemetaan

eksternal/konseptual, pemetaan konseptual/eksternal dan struktur

penyimpanan.

d. DBMS mengeksekusi operasi-operasi yang diperlukan untuk

memenuhi permintaan user.

Contoh dari DBMS ini yaitu antara lain Microsoft SQL, Server 2000,

Oracle, MySQL, Interbase, Paradox, Microsoft Acces dan lain-lain.

3. Tujuan DBMS

a. Kecepatan dan kemudahan (speed).

b. Efesiensi ruang penyimpanan.

c. Kebersamaan pemakaian.
 51

d. Menangani data dalam jumlah yang besar.

e. Meniadakan duplikasi data

f. Keamanan.

g. Mengurangi waktu pengembangan aplikasi.

4. Keunggulan DBMS

a. Mengurangi pengulangan data

Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang

disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, DBMS mengurangi

jumlah total file dengan menghapus data yang terduplikasi di

berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan

dalam datu file.

b. Mencapai idependensi data

Spesifikasi data disimpan dalam skema pada tiap program

aplikasi. Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa

memengaruhi program yang mengakses data.

c. Mengintegrasikan data beberapa file

Saat file dibentuk menyediakan kaitan logis, maka organisasi

fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan

pengguna dan program aplikasi tidak harus tercermin pada media

penyimpanan fisik.
52

d. Mengambil data dan informasi dengan cepat Hubungan-hubungan

logis, bahasa manipulasi data, serta

bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam

hitungan detik atau menit.

e. Meningkatkan keamanan

DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat

menyertakan beberapa lapis keamanan seprti kata sandi sehingga

data yang dikelola akan lebih aman.

J. Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 merupakan aplikasi basis data atau database

terbaru dan terlengkap yang terdapat dalam paket aplikasi Microsoft Office

2007. Microsoft Access dijadikan program standar untuk merancang,

membuat , dan mengelola database secara mudah dan cepat.

1. Memulai Miccrosoft Access 2007

Ikuti langkah berikut:

a. Klik Start>Program>Microsoft Access 2007

b. Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan nama

database. Klik tombol Create, maka akan tampil area Microsoft

Access 2007 seperti gambar di bawah:

 53

Gambar 2.6 : Memulai database

Sumber : Penulis (2017)

2. Lingkungan Kerja Miccrosoft Access 2007

a. Quick Access Toolbar

Merupakan sekumpulan menu berisi toolbar standar penting

seperti save, undo, redo, dan masih banyak lagi perintah yang dapat

anda tambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.

Gambar 2.7 : Menu toolbar

Sumber : Penulis (2017)

54

b. Office Button

Adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi

sebelumnya.

Gambar 2.8 : Menu Office

Sumber : Penulis (2017)

c. Ribbon

Merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada

versi sebelumnya.

d. Database Object

Merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan

dalam sebuah database. Contoh seperti : Table, Form, Report,

Macro.
 55

K. Visual Studio 2010

1. Pengertian Visual Studio 2010

Visual Studio 2010 .NET merupakan sebuah Integrated

Development Environtment (IDE) atau lingkungan kerja yang

digunakan untuk membangun aplikasi .Net dengan mudah. Visual

Studio 2010 menyediakan berbagai tool yang lengkap bagi para

pengembang uantuk menbangun aplikasi yang berjalan di .Net

Framework. Berbagai tool, antara lain tool Toolbox yang berisi

komponen visual, sehingga Anda tinggal drag and drop komponen

dan Visual Studio 2010 akan menuliskan kode untuk Anda. Selain itu

masih ada jendela wizard yang membantu Anda untuk melakukan

pemograman dengan mudah.

2. Menjalankan Visual Studio 2010

Setelah Anda melakukan instalasi Visual Studio 2010, Anda

dapat menjalankan aplikasi tersebut dengan sebagai berikut:

a. Klik menu Start.

b. Klik All Programs.

c. Klik Microsft Visual Studio 2010.

d. Selanjutnya akan muncul splash screen Visual Studio 2010

Profesional sbagai berikut :

56

Gambar 2.9 : Visual Studio 2010

Sumber : Penulis (2017)

e. Setelah muncul splash screen, akan muncul IDE Visual Studio

2010 seperti pada Gambar . Anda akan melihat pada IDE Visual

Studio yang muncul dengan Start Page yang berisi informasi

dan panduan untuk memulai Visual Studio 2010.

Gambar 2.10 : Menu Visual Studio 2010

Sumber : Penulis (2017)

 57

3. Lingkungan Kerja pada Visual Studio 2010

Sebelum Anda menulis kode, sebaiknya Anda mengenal dahulu

IDE atau lingkungan kerja yang Anda gunakan, sehingga Anda tidak

bingung saat bekerja dengan IDE Visual Studio 2010. Secara umum

aplikasi mempunyai 2 buah jenis menu, yaitu menubar dan toolbar

(jalan pintas menu).

a. Menubar

Anda dapet melihat menubar Visual Studio 2010 seperti gambar

berikut:

Gambar 2.11 : Menubar

Sumber : Penulis (2017)

b. Toolbar

Toolbar adalah sebuah simbol jalan pintas yang terdapat pada

menubar. Terdapat bermacam-macam jenis toolbar , namunyang

paling sering digunakan adalah toolbar standar. Dibawah ini

adalah toolbar standar Visual Studio 2010:

58

Gambar 2.12 : toolbar

Sumber : Penulis (2017)

4. Jendela Visual Studio 2010

Beberapa jendela yang digunakan untuk pemograman Visual

Studio 2010, antara lain Toolbox, Data Sources, Design, Solution

Explorer, Team Explore, dan Properties. Di bawah ini penjelasan dari

jendela-jendela tersebut:

a. Toolbox

Jendela ini berisikan kontrol dan komponen yang dapat

digunakan sewaktu-waktu dengan menambahkannya ke dalam

aplikasi. Terdapat 12 grup komponen sesuai dengan kegunaan

masing-masing.
 59

b. Design

Jendela ini menampilkan form yang sedang dibuat dan di

sini pula dapat mendesain tampilan dari aplikasi. Jendela ini

merupakan jendela utama yang paling besar terletak di tengah

IDE.

c. Solution Explorer

Jendela ini menampilkan hierarki dan solution. Sebuah

solution dapat berisikan banyak proyek, dimana proyek dapat

mengandung banyak form, kelas, modul, dan komponen lain

untuk menyelesaikan masalah.

d. Properties

Jendela ini menampilkan properti dari objek yang terpilih

pada jendela Design. Dengan menggunakan jendela properties

ini dapat mengubah properti objek terpilih. Selain itu juga dapat

mengatur melalui kode.

e. Data Sources

Jendela ini digunakan untuk memanipulasi data source

yang berhubungan dengan database.

 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

2.3 Metodologi Penelitian

Dalam proses pengumpulan data Skripsi ini, penulis menggunakan

metodologi penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif, dimana

metodologi penelitian kualitatif adalah metodologi penelitian yang digunakan

untuk penelitian pada kondisi objektif yang alamiah dimana peneliti adalah

instrument kunci, teknik penelitian lebih menekankan pada makna dari pada

generalisasi. (Sugiyono, 2008:11).

Dalam penelitian ini juga menggunakan metode penelitian deskriptif.

Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai

valriabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independent) tanpa membuat

perbandingan, atau menghubungkan antara variabel satu dengan variabel lain.

(Sugiyono, 2008:11)

2.4 Teknik Pengumpulan Data

Pelaksanaan penelitian ini dilakukan dengan menggunakan studi

pendekatan sebagai berikut:

A. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan yaitu memperoleh konsep-konsep teori dari

buku-buku serta kajian-kajian pustaka yang dapat menjadi alasan

penelitian serta untuk memaksimalkan ini laporan.

B. Studi Lapangan

60
 61

Studi lapangan yaitu penelitian dadakan secara langsung pada objek

penelitian. Penulis melihat dan merasakan langsung permasalahan-

permasalahan yang terjadi dengan menggunakan teknik pengumpulan

data berikut:

1. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang dipergunakan untuk

mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau

informasi secara lisan dari seseorang sasaran penelitian

(respondent), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang

tersebut (face to face). (Notoatmodjo,2010:139)

2. Observasi

Observasi adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara

lain meliputi melihat, mendengan dan mencatat sejumlah dan taraf

aktivitas terrentu atau situasi tertentu yang ada hubungan dengan

masalah yang diteliti. (Notoatmodjo,2010:131).

2.5 Metodologi Penelitian Perangkat Lunak

A. Siklus Klasik/Model Air Terjun (Waterfall Model)

Menurut Sutanta (2003:128) mendefinisikan bahwa dalam siklus ini

rekayasa perangkat lunak didasarkan siklus konvensional dalam bidang

rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Secara

garis besar metode waterfall mempunyai langkah-langkah sebagai berikut:

Analisis, Design, Code dan Testing, Penerapan dan Pemeliharaan.

62

Gambar 3.1 Waterfall Model

Sumber : Susanto (2008: 130)

1. Analisis Kebutuhan

Penulis mengumpulkan data data yang akan dicantumkan dalam

program sebagai bahan program yang akan di rancang, kemudian data

data tersebut di analisis agar sesuai dengan kebutuhan program yang

akan dirancang dan di jadikan dokumen agar bisa dipahami oleh user.

2. Desain Sistem dan Perangkat Lunak

Tahapan dimana penulis melakukan memulai prancangan tampilan

program dan serta fungsi tombol tombol yang ada dalam program serta

hardware dan software agar mendukung perancangan program penulis

setelah itu di dokumentasikan.

3. Coding dan Testing

Setelah penulis membuat tampilan program maka selanjut nya akan

melakukan pengkodean program agar program berjalan sesuai dengan

 63

fungsi nya dengan menggunakan bahas pemograman menggunakan

aplikasi Microsoft Visual Studio 2010 lalu di uji coba.

4. Integrasi dalam Uji Coba Sistem

Tahapan ini setelah program selesai pengkodean dan berjalan

sesuai dengan yang diinginkan lalu diuji coba mengunakan black box

agar terfokus dalam cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan

menjadi sistem di komputer untuk mengetahui agar sistem yang berjalan

sudah memenuhi syarat perangkat lunak.

5. Operasi dan Pemeliharaan

Pada tahapan ini sistem di pasang dan di jalan kan sesuai fungsi

nya. Software diuji coba agar terhindar dari eror saat di jalan kan dan

hasil nya harus sesuai dengan fungsi nya masing masing.

Kelebihan dan Kekurangan Model Sekuensial Linier / Waterfall

Methode (Siklus Klasik/Model Air Terjun Rekayasa) menurut Pressman

(2005:79) antara lain:

a. Kelebihan model Waterfall

Kelebihan dari model ini adalah ketika semua kebutuhan sistem

dapat didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal project,

maka Software Engineering dapat berjalan dengan baik dan tanpa

masalah.

b. Kekurangan Model Waterfall

a. Ketika problem muncul, maka proses berhenti karena tidak dapat

menuju ketahapan selanjutnya. Bahkan jika kemungkinan problem

64

tersebut muncul akibat kesalahan dari tahapan sebelumnya, maka

proses harus membenahi tahapan sebelumnya agar problem ini

tidak muncul. Hal-hal seperti ini yang dapat membuang waktu

pengerjaan software engineering.

b. Karena pendekatannya secara sequential, maka setiap tahap harus

menunggu hasil dari tahap sebelumnya. Hal ini tentu membuang

waktu yang cukup lama, artinya bagian lain tidak dapat

mengerjakan hal lain selain hanya menunggu hasil dari tahap

sebelumnya. Oleh karena itu, seringkali model ini berlangsung

lama pengerjaannya.

c. Pada setiap tahap proses tentunya dipekerjakan sesuai

spesialisasinya masing-masing. Oleh karena itu, seringkali pada

model proses ini dibutuhkan seseorang yang multi-skilled, sehingga

minimal dapat membantu pengerjaan untuk tahapan berikutnya.p

Adapun metode pengembangan perangkat lunak yang

dipergunakan oleh penulis dalam perancangan aplikasi sistem retensi

rekam medis rawat jalan menggunakan visual studio 2010 di UPT

Puskesmas Neglasari Bandung, yaitu dengan menggunakan metode

Waterfall, karena sistem yang akan dirancang bukanlah dari

pengembangan perangkat lunak yang sudah ada tetapi mengembangkan

dari sistem yang masih manual ke sistem perangkat lunak. Metode

waterfall atau model air terjun didasarkan siklus konvensional dalam

bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis.

 65

Dengan menggunakan metode ini juga penulis dapat merancang

berdasarkan tahap pertahap, karena pengerjaan tahap selanjutnya akan

bisa dilakukan jika tahap sebelumnya sudah benar-benar selesai.

 BAB IV
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
4.1 Tinjauan Organisasi

A. Sejarah UPT Puskesmas Neglasari

UPT Puskesmas Neglasari terletak di jalan Cikutra No 276C, RT 09

RW 02 Kelurahan Neglasari, dan berada di depan Hotel Bumi Kitri, di

samping Kantor KUA dan Kantor ICMI, serta Gedung Olahraga Citra. UPT

Puskesmas Neglasari tidak mempunyai Puskesmas jejaring pada saat ini.

UPT Puskesmas Neglasari didirikan pada tahun 1983 dengan nama

Puskemas Cikutra Baru dibawah yayasan gudang pusat munisi (gupusmu)

milik TNI bertempat di jalan cikutra timur. Pada saat itu Puskesmas Cikutra

Baru bertanggung jawab terhadap 2 kelurahan yaitu kelurahan cikutra

dengan kelurahan neglasari.

Pada tahun 1990 puskesmas cikutra baru menambah tanggung jawab

kerjanya terhadap 3 kelurahan yaitu kelurahan cigadung, kelurahan

cihaurgeulis, kelurahan sukaluyu, dan kelurahan neglasari. Jadi puskesmas

cikutra baru bertanggung jawab terhadap 4 kelurahan sedangkan kelurahan

cibeunying kidul masuk pada kecamatan padasuka dikarenakan terjadinya

perubahan wilayah.

Setelah itu pada tahun 1997 sampai saat ini Puskesmas Cikutra Baru

berpindah tempat di bumi kitri jalan cikutra no 276 C RT 09 RW 02

kelurahan Neglasari, dengan tanah dan gedung milik pemerintah kota

bandung dan masih bertanggung jawab terhadap 4 kelurahan tersebut.

66
 67

Kemudian pada tahun 2008 sampai saat ini Puskesmas Cikutra Baru

berganti nama menjadi UPT Puskesmas Neglasari dan merupakan salah satu

unit pelaksana teknis dinas kesehatan kota bandung yang bertanggung

jawab terhadap pembangunan kesehatan diwilayah kerjanya, UPT

Puskesmas Neglasari berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk

meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap

penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal. Upaya

kesehatan yang diselenggarakan di UPT Puskesmas Neglasari ini terdiri dari

upaya kesehatan wajib dan upaya kesehatan pengembangan. Upaya

kesehatan wajib merupakan upaya kesehatan yang dilaksanakan oleh

seluruh puskesmas di indonesia. Upaya ini memberikan daya ungkit paling

besar terhadap keberhasilan pembangunan kesehatan melalui peningkatan

indeks pembangunan manusia (IPM).

B. Visi, Misi, dan Tujuan Puskesmas Neglasari Bandung

1. Visi

Mewujudkan Masyarakat Berperilaku Hidup Bersih dan Sehat.

2. Misi

a. Meningkatkan kemandirian individu, keluarga dan masyarakat dalam

masalah kesehatan di wilayah kerja UPT Puskesmas Neglasari.

b. Membangun peran serta masyarakat dan lintas sektor secara sinergis,

berhasil guna, dan berdaya guna dalam bidang kesehatan.

68

c. Meningkatkan sumber daya manusia, khususnya profesionalisme

petugas puskesmas dengan sistem pelayanan prima sesuai dengan

kompetensi diwilayah kerjanya.

3. Tujuan

a. Tujuan Umum :

Mendapatkan gambaran tingkat pencapaian hasil cakupan pada

akhir tahun kegiatan 2014 agar tercapai tingkat kerja puskesmas

yang berkualitas secara optimal dalam kontribusinya mendukung visi

dan misi pembangunan kesehatan.

b. Tujuan Khusus :

1) Puskesmas mengetahui tingkat pencapaian hasil cakupan

dibandingkan target yang harus dicapai.

2) Puskesmas dapat melakukan identifikasi masalah, menganalisa

hambatannya kemudian membuat pemecahan masalah tersebut

dalam bentuk rencana tindak lanjut melalui evaluasi berdasarkan

adanya kesenjangan antara target dan cakupan kerja selama 1

tahun.

3) Puskesmas dapat menetapkan prioritas masalah dan tingkat

urgensi suatu kegiatan untuk dapat dilaksanakan segera pada

tahun yang akan berjalan berdasarkan prioritasnya.

 69

C. Gambaran Umum Wilayah Kerja UPT Puskesmas

1. Geografis

UPT Puskesmas Neglasari terletak di jalan Cikutra No 276C, RT

9 RW 02 Kelurahan Neglasari, dan berada di depan Hotel Bumi Kitri,

di samping Kantor KUA dan Kantor ICMI, serta Gedung Olahraga Citra.

UPT Puskesmas Neglasari tidak mempunyai Puskesmas jejaring pada

saat ini.

Wilayah kerja UPT Puskesmas Neglasari adalah se Kecamatan

Cibeunying Kaler Kota Bandung dengan luas 431,42 Ha (436,304 m2).

Batas wilayah kerja UPT Puskesmas Neglasari adalah: (1) Sebelah Utara

berbatasan dengan Kabupaten Bandung, (2) Sebelah Timur berbatasan

dengan wilayah kerja Puskesmas Jati Handap, (3) Sebelah Selatan

berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas Jati Handap, (4) Sebelah

Barat berbatasan dengan wilayah kerja UPT Puskesmas Puter.

Secara administratif wilayah kerja UPT Puskesmas Neglasari

meliputi empat kelurahan dari Kecamatan Cibeunying Kaler, dengan

letak dan batas-batas kelurahan sebagai berikut:

a. Sebelah Utara : kelurahan Cigadung, berbatasan di Utara dengan

lapangan golf dan kabupaten Bandung, di Selatan dengan

Makam Pahlawan, di Timur dengan jalan Gagak dan Kecamatan

Coblong, dan di Barat dengan sungai Cidurian dan kabupaten

Bandung.
70

b. Sebelah Selatan: kelurahan Cihaurgeulis, berbatasan di Utara

dengan Jalan Suropati, di Selatan dengan jalan Supratman dan

jalan Brigjen Katamso, di Timur dengan jalan Diponegoro, dan

di Barat dengan jalan Pramuka.

c. Sebelah Timur: kelurahan Sukaluyu, berbatasan di Utara dengan

jalan Cikutra Barat, di Selatan dengan jalan Suropati, di Timur

jalan Gagak dan Kecamatan Coblong, di Barat dengan jalan

Pahlawan.

d. Sebelah Barat: kelurahan Neglasari, berbatasan di Utara dengan

Makam Pahlawan, di Selatan dengan jalan PHH. Mustofa, di

Timur dengan jalan Pahlawan, di barat dengan sebagian jalan

Cikutra, sebagian sungai Cidurian dan Kabupaten Bandung.

 71

2. Peta Wilayah Kerja UPT Puskesmas Neglasari

Gambar 4.1 Denah Kawasan UPT

Sumber : UPT Puskesmas Neglasari

Kelurahan Neglasari mempunyai luas wilayah 47,5Ha, dengan 8

RW, dan merupakan daerah padat penduduk dengan tingkat sosial

72

ekonomi yang bervariasi. Daerah padat penduduk dan cenderung

kumuh terletak pada RW 02, 03, dan perumahan komplek yang padat

di RW 04, 05, serta perumahan komplek yang lebih teratur pada RW

06, 07, dan 08. Kondisi lingkungan fisik permukaan dataran rendah,

suhu udara normal, kelembaban kurang, kebisingan tinggi dengan

iklim lebih panas. Pada Rw 08 di sebagian daerah aliran sungai

Cidurian merupakan daerah rawan longsor dan banjir. Kelurahan ini

sebagian besar merupakan kawasan kantor dan perumahan Angkatan

Darat, terdapat Makam Pahlawan dan Pemakamam umum, juga

banyak tempat-tempat umum dan tempat-tempat penjualan makanan.

Wilayah kelurahan Neglasari dilalui sarana transportasi umum, relatif

mudah dilalui kendaraan roda dua dan roda empat, sehingga akses ke

Puskesmas Neglasari lebih mudah. UPT Puskesmas Neglasari berada

di kelurahan Neglasari dengan jarak tempuh pada pembinaan wilayah

sekitar 5 menit dan bisa berjalan kaki pada beberapa Posyandu.

Kelurahan Cigadung merupakan kelurahan dengan daerah

terluas di Kecamatan Cibeunying Kaler, mempunyai luas wilayah

246,4Ha dengan 15 RW, dan merupakan daerah padat penduduk

dengan tingkat sosial ekonomi yang bervariasi ,serta mempunyai

lapangan golf di puncak wilayah kelurahan Cigadung. Pada RW 03,

05, 06 sebagian padat penduduk dan pada RW 07 merupakan daerah

perumahan elite. Daerah padat penduduk dan cenderung kumuh pada

RW 02, 12, dan 13. Daerah padat penduduk lainnya adalah RW 09,
 73

10, dan 15. Kondisi lingkungan fisik permukaan dataran tinggi dan

berbukit-bukit, suhu udara normal dan relatif lebih dingin,

kelembaban tinggi, tidak bising karena banyak perumahan ekonomi

menengah ke atas. Khususnya pada RW 09 yang berada di daerah

tepian aliran sungai Cidurian merupakan daerah rawan longsor.

Wilayah kelurahan Cigadung dilalui sarana transportasi umum, dan

dapat dilalui kendaraan roda dua dan roda empat. Akses masyarakat

ke Puskesmas Neglasari lebih sulit karena lebih jauh. Pembinaan ke

Posyandu menjadi lebih sulit, karena posyandu lebih banyak terdapat

di daerah padat penduduk yang berada di daerah berbukit-bukit dan

melalui gang sempit, sehingga kendaraan roda dua lebih tepat untuk

sarana transportasi petugas kesehatan, dengan jarak tempuh 15-20

menit.

Kelurahan Sukaluyu mempunyai luas wilayah 62,96Ha dan 11

RW, merupakan daerah yang padat penduduk dengan sosial ekonomi

bervariasi. Pada RW 01, 02 merupakan daerah padat penduduk yang

cenderung kumuh, khususnya RW 02 berada di belakang pasar. Pada

RW 04,05,06 merupakan daerah padat penduduk. Pada RW 07, 08, 09

merupakan daerah komplek perumahan yang baik. Kondisi

lingkungan fisik permukaan dataran rendah, suhu udara normal,

kelembaban kurang, tidak terlalu bising, kecuali di jalan raya utama,

di perbatasan wilayah kelurahan Sukaluyu. Akses masyarakat

sebagian besar lebih mudah ke Puskesmas luar wilayah karena lebih

74

dekat dan mudah sarana transportasi umum, dari pada ke Puskesmas

Neglasari yang lebih jauh dan sulit sarana transportasi umum.

Pembinaan wilayah dapat dijangkau dengan kendaraan roda dua dan

roda empat, dengan jarak tempuh 10-15 menit.

Kelurahan Cihaurgeulis mempunyai luas wilayah 74,5Ha dan 12

RW, merupakan daerah yang padat penduduk dengan sosial ekonomi

bervariasi. Pada RW 03, 04, 05, 06 , 12, 14 merupakan daerah yang

padat penduduk. RW 02 dan 13 merupakan daerah ex Pusdai,

sekarang tidak ada lagi. Kondisi lingkungan fisik permukaan dataran

rendah, suhu udara normal, kelembaban kurang dan berdebu, cukup

bising karena wilayah kelurahan di batasi oleh empat jalan raya utama

yaitu: jalan Suropati, jalan Diponegoro, jalan Supratman, dan jalan

PHH. Mustofa. Wilayah kelurahan Cihaurgeulis mempunyai banyak

sekolah sampai perguruan tinggi, tempat-tempat umum dan tempat

penjualan makanan di sepanjang empat jalan raya utama, serta dapat

dilalui kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jarak tempuh 15-

20 menit. Pembinaan wilayah ke Posyandu lebih mudah dijangkau

dengan kendaraan roda dua dan roda empat. Akses masyarakat ke

Puskesmas Neglasari sebagian besar lebih sulit karena jalur sarana

transportasi umum, khususnya daerah yang dibatasi jalan Suropati,

jalan Diponegoro, jalan Supratman, dan jalan PHH. Mustofa yang

lebih dekat dengan Puskesmas luar wilayah.

 75

Tabel 4.1 Situasi Geografis

Di wilayah UPT Puskesmas Neglasari Tahun 2015

Jarak terjauh Rata-Rata

LUAS JML ke puskesmas Kondisi Keterjangkauan tempuh (menit)
NO KELURAHA WIL RT/R (km) Roda Roda Jalan kaki Roda Roda ket
N (HA) W 2 4 2 4
1 Neglasari 47,50 39/8 01 V V V 5 5

2 Cigadung 264,4 91.15 01 V V V 15 20

6

3 Sukaluyu 62,96 92.11 01 V V V 10 15

4 Cihaurgeulis 74,5 68,12 01 V V V 15 20

JUMLAH 449,4 290/4 11 15

2 6
Sumber : Kelurahan (2015)

Berdasarkan tabel 4.1 Jumlah seluruh penduduk wilayah kerja UPT

Puskesmas Neglasari se Kecamatan Cibeunying Kaler dari empat

Kelurahan adalah 57113 jiwa, dengan jumlah penduduk terbanyak di

wilayah kelurahan Cigadung mencapai 22210 jiwa (39 %). Berdasarkan

target rasio jumlah Puskesmas dibandingkan jumlah penduduk adalah 1 :

30000 jiwa, maka UPT Puskesmas Neglasari dengan jumlah penduduk

57113 masih memerlukan penambahan satu Puskesmas Jejaring.

Penambahan Puskesmas Jejaring selain permintaan masyarakat di

wilayah Kelurahan Cigadung, khususnya untuk wilayah Kelurahan

Cigadung memang mempunyai jumlah penduduk terbanyak 22210 jiwa

(39 %), dan merupakan daerah terjauh dari Puskesmas dengan lokasi

dataran tinggi berbukit-bukit, serta medan jangkau yang lebih sulit

melalui gang-gang sempit pada saat pembinaan wilayah. Untuk saat ini

upaya yang telah dilakukan adalah melaksanakan kegiatan Puskesmas

76

Keliling pada beberapa Posyandu dengan Posbindu di wilayah kelurahan

Cigadung.

3. Demografis

a. Jumlah dan komposisi penduduk berdasarkan golongan.

Jumlah penduduk di wilayah kerja UPT Puskesmas Neglasari ±

57113 jiwa yaitu terdiri dari ± 14302 jiwa di wilayah UPT Puskesmas

Neglasari Penyebaran penduduk tersebut bervariasi, dan diharapkan

semua harus mendapatkan pelayanan kesehatan secara optimal.

Berdasarkan Pedoman kerja Puskesmas jilid I rasio Puskesmas dengan

jumlah penduduk adalah 1: 30.000 penduduk. Dengan kata lain 1

Puskesmas harus melayani setidaknya sekitar ± 30.000 penduduk

yang harus mendapatkan pelayanan kesehatan. Dengan melihat jumlah

penduduk yang begitu besar tentunya UPT Puskesmas Neglasari harus

mempunyai strategi yang lebih akurat dalam hal pelayanan kesehatan

kepada masyarakat. Hal tersebut ditandai dengan keberadaan

posyandu, posbindu dan pusling yang tersebar diberbagai RW.

Keberadaan posyandu,posbindu dan pusling sangatlah penting

bagi masyarakat, terutama untuk kelompok bayi, balita, ibu hamil, ibu

bersalin, pasangan usia subur khususnya wanita dan kelompok usia

pralansia dan usia lansia untuk mendapatkan pelayanan kesehatan

secara optimal dan profesional.

 77

Piramida Penduduk Tahun 2015

GRAFIK PIRAMIDA PENDUDUK UPT PUSKESMAS NEGLASARI
TAHUN 2015

>65 >65
60-64 60-64
55-59 55-59
50-54 50-54
45-49 45-49
40-44 40-44

Perempuan
Laki-laki 35-39 35-39
30-34 30-34
25-29 25-29
20-24 20-24
15-19 15-19
01-14. 01-14.
05-09. 05-09.
01-04. 01-04.

Gambar 4.2 Piramida Penduduk

sumber : UPT Puskesmas Neglasari

Grafik 4.2 di atas menggambarkan jumlah penduduk laki-laki

(30,4 %) lebih banyak dari pada jumlah penduduk perempuan (49,5

%). Jumlah kelompok umur balita (0-4 tahun) sebanyak 7,44 %,

remaja (10-14 tahun) sebanyak 8,59 %, WUS (15-44 tahun) sebanyak

43,40 %, dan pra usia lanjut (45-59 tahun) sebanyak 7,42 %, usia

lanjut ( > 60 tahun ) 25,68 %.

Terlihat bahwa sebagian penduduk didominasi usia produktif

15 – 44 tahun.Pengelompokan penduduk berdasarkan umur berguna

bagi intervensi program kesehatan yang akan dilakukan terutama

yang menjadi sasaran usia rentan seperti kelompok usia balita,

remaja dan usia lanjut.

78

D. Struktur Organisasi UPT Puskesmas Neglasari

Organisasi merupakan sistem kegiatan yang terkodinir dari

sekelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan dibawah

kepemimpinan struktur organisasi, pelaksanaan strategi disusun untuk

membantu pencapaian tujuan organisasi agar lebih baik. Dalam sebuah

perusahaan memang perlu adanya struktur organisasi, struktur

organisasi perusahaan dapat mengarahkan dan menunjukkan tanggung

jawab terhadap perusahaan.

Sesuai dengan Peraturan Walikota Bandung Nomor 413 Tahun

2010 Tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Unit Pelaksana

Teknis (UPT) pada Lembaga Teknis Daerah dan Dinas Daerah di

Lingkungan Pemerintah Kota Bandung.

 79

Maka struktur organisasi UPT Puskesmas Neglasari sebagai berikut :

STRUKTUR ORGANISASI UPT PUSKESMAS NEGLASARI

KEPALA UPT PUSKESMAS

Dr.NURHIDAYANTI

KA.SUBAG. TATA USAHA

NURYENI

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL ADMINISTRASI BENDAHARA

UMUM UMUM+BOK
1.ENDANG KUSTIAWAN ASEP SULAEMAN

2.RICARD SINAGA
PENTOR
3.NENI JUWITA ASEP SULAEMAN

PENINGKATAN PENYEMBUHAN PERBAIKAN GIZI PROGRAM PROGRAM

PROMKES KESLING P2M KES KEL & PENYAKIT& KELUARGA PENGEMBANGAN PENUNJANG
REPRODUKSI RUJUKAN

MIA RESMIATI KLINIK SANITASI KIA KOORDINATOR BP KLINIK GIZI KES. JIWA MEDREC/SP3
DEWI RETNOWATI.TRI

GAMPIL KUSWENDAR A.NISA ROSDIANA 1SUBIYATI MIA RESMIATI Dr.MARTHA.P NURYENI

IMUNISASI KB PENGG. JAWAB BP KES. FARMASI

FITRI NURVITASARI ANISA ROSDIANA UMUM MATA+PENDENGARAN AFRODINA

TBC KES. REMAJA
Dr.MARHA SUBIYATI

LABORATORIUM

DEWI RETNOWATI.TRI IDA LINAWATI BP GIGI+BEND.JKN USILA RINA KURNIAWATI

ENTIN SUPRIATIN.L
1.Drg.MEDILA.D
SURVEILANNCE UKS
DEWI RETNOWATI Drg.DIAN FAJARWATI
PERKESMAS
2. Drg.DIAN F
ENTIN SUPRIATIN.L
HR
ENTIN SUPRIATIN.L

Gambar 4.3 Struktur Organisasi UPT Puskesmas Neglasari

Sumber : UPT Puskesmas Neglasari

80

1. Deskripsi Kerja

A. Kepala UPT Puskesmas Neglasari

Bertanggung jawab kepada kepala Dinas Kesehatan Kota

Bandung provinsi jawa barat. Dalam menjalankan tugasnya, kepala

UPT Puskesmas Neglasari dibantu oleh bergbagai seksi diantaranya

ialah Kasubag Tata Usaha dan kelompok jabatan fungsional.

B. Kasubag Tata Usaha

Kasubag Tata Usaha mempunyai tugas pokok yaitu dalam hal

penyusunan rencana kerja, pelaporan, administrasi kepegawaian,

administrasi keuangan serta berkaitan dengan penanganan

perlengkapan di UPT Puskesmas Neglasari.

C. Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas daerah sesuai dengan keahlian dan

kebutuhan. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga

fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan

perundang-undangan. Rincian tugas kelompok jabatan fungsional

ditetapkan berdasarkan ketentuan perundang-undangan.

2. Tugas Pokok

a. Kepala UPT Puskesmas bertugas :

1) Menyusun rencana kegiatan UPT Puskesmas.

2) Menyusun kebijakan teknis UPT Puskesmas.

3) Melaksanakan pengelolaan mutu pelayanan UPT Puskesmas.

 81

4) Melaksanakan pelayanan kesehatan dasar.

5) Melaksanakan pelayan kesehatan masyarakat.

6) Melaksanakan pembinaan kesehatan masyarakat.

7) Melaksanakan ketatausahaan UPT Puskesmas.

8) Melaksanakan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar,

pedoman, dan petunjuk operasional dibidang pelayanan kesehatan

dasar dan kesehatan masyarakat.

9) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan UPT

Puskesmas.

b. Kasubag Tata Usaha sebagaimana mempunyai tugas :

1) Menyusun rencana kegiatan subbagian tata usaha.

2) Menyusun kebijakan teknis pelayanan kesehatan dasar dan

pelayanan kesehatan masyarakat.

3) Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan dibidang pelayanan

kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan masyarakat.

4) Menyusun rencana operasional pengelolaan UPT Puskesmas.

5) Menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja UPT Puskesmas.

6) Menyiapkan bahan pelaksanaan pengendalian dan pelaksanaan

norma, standar, pedoman, dam petunjuk operasional dibidang

pelayanan kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan masyarakat.

7) Melaksanakan administrasi keuangan, kepegawaian, surat-

menyurat, kearsipan, administrasi umum, perpustakaan,

82

kerumahtanggaan, prasarana, dan sarana serta hubungan

masyarakat.

8) Melaksanakan pelayanan administratif dan fungsional di

lingkungan UPT Puskesmas.

9) Menyusun laporan kinerja dan laporan tahunan UPT Puskesmas.

10) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan

subbagian tata usaha.

c. Kelompok Jabatan Fungsional :

1) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas dan fungsi UPT sesuai dengan keahlian dan

keterampilan tertentu.

2) Kelompok jabatan funsional terdiri dari sejumlah tenaga dalam

jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam kelompok sesuai

dengan bidang keahlian.

3) Setiap kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh tenaga

fungsional senior yang ditunjuk dan bertanggung jawab kepada

kepala UPT.

4) Jumlah jabatan fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan

beban kerja.

5) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan

perundang-undangan yang berlaku.

 83

4.2 Hasil PKL

A. Prosedur Pelaksanaan Retensi RM di UPT Puskesmas Neglasari

Uraian prosedur bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja

yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan Observasi selama

3 bulan di UPT Puskesmas Neglasari Bandung, diketahui bahwa kegiatan

retensi yang dijalankan masih belum terkomputerisasi, masih dilakukan

dengan cara manual pada pengelolaan data dan saat kegiatan retensi

dilakukan.

B. Prosedur Penyimpanan Rekam Medis Aktif

1. Petugas rekam medis melakukan penyimpanan rekam medis aktif 5 tahun

terakhir.

2. Rekam medis aktif disusun berdasarkan urutan angka tengah (Middle

Digit Filling System).

3. Rekam medis aktif disimpan di rak penyimpanan yang berada di bagian

pendaftaran.

C. Prosedur Penyimpanan Rekam Medis Non Aktif

1. Petugas rekam medis melakukan pemilihan rekam medis non aktif

selama 7 tahun terakhir.

2. Rekam medis non aktif dikelompokkan berdasarkan retensi atau lama

penyimpanan rekam medis non aktif.

3. Rekam medis non aktif disimpan di rak penyimpanan di ruang

pendaftaran bersamaas dengan rekam medis yang masih aktif.

84

D. Prosedur Retensi

1. Melakukan survey terhadap berkas rekam medis yang telah memiliki

usia minimal lima tahun.

2. Memilah dan mencatat rekam medis inaktif.

3. Memindahkan rekam medis inaktif tersebut ke rak penyimpanan rekam

medis inaktif.

4. Rekam medis yang sudah inaktif dikumpulkan dan disimpan terpisah

dengan rekam medis yang aktif untuk dilakukan penghapusan.

E. Prosedur Pemusnahan Rekam Medis

1. Rekam medis yang akan dimusnahkan dicatat rekam medis dan nama

pasien.

2. Formulir yang diretensi dan dilestarikan meliputi:

a. RM 1, formulir masuk dan keluar

b. RM 11, formulir informed consent dan identifikasi bayi

c. RM 15, resume/ikhtisar pasien pulang

d. Formulir lain sesuai dengan petunjuk dari panitia rekam medis

3. Membuat laporan kepada kepala puskesmas tentang rekam medis yang

akan dimusnahkan.

4. Direktur membuat surat keputusan tentang persetujuan pemusnahan

rekam medis.

5. Direktur menunjuk tim pemusnahan tentang rekam medis.

6. Tim pemusnahan rekam medis melakukan pemusnahan rekam medis.

 85

7. Tim pemusnahan rekam medis membuat berita acara pemusnahan yang

disahkan oleh Direktur.

8. Berita acara pemusnahan dikirim ke Kanwil Depkes sebagai pemilik

Puskesmas dengan tembusan kepada Dirjen Pelayanan Medik.

4.3 Dekomposisi Fungsi

Dekomposisi fungsi merupakan pemecahan suatu fungsi menjadi

beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila

memungkinkan, sehingga akhirnya akan didapatkan satu proses yang tidak

dapat dipecahkan lagi.

Sistem informasi retensi rekam medis

Olah data Rekam

Laporan
Medis

Rekam Medis Rekam Medis

Rekam Medis Aktif
Inaktif nonaktif

Gambar 4.4 Dekomposisi Fungsi

Sumber : Penulis (2017)

86

A. Pengolahan Data

1. Data penyimpanan rekam medis

Proses penginputan data rawat jalan untuk kemudian dilakukan

rekapitulasi jumlah kunjungan pasien per bulan dan rekapitulasi

jumlah pasien perbulannya berdasarkan tanggal kunjungan terakhir

pasien.

2. Data pemilahan atau retensi rekam medis

Proses dimana rekam medis dipilih dari berkas aktif menjadi

berkas retensi yang inaktif, yaitu berkas pasien yang sudah 5 tahun

tidak berobat. Berkas nonaktif adalah berkas yang dipilih dari

kunjungan terakhir berobat selama 5 tahun dan disimpan selama

kurang lebih 2 tahun.

3. Data pemusnahan rekam medis

Proses pembuatan Laporan Pemusnahan yaitu laporan register

pasien rawat inap dan data penilaian guna rekam medis yang

ditetapkan oleh kepala rumah sakit yang telah 2 tahun inaktif yang

harus dilaksanakan.

B. Laporan retensi dan pemusnahan rekam medis

Proses pengolahanlaporan adalah suatu kegiatan dimana setelah

berkas rekam medis tersebut nonaktif, maka dibuat rekapitulasi laporan

berkas rekam medis nonaktif tersebut. Laporan ini berguna untuk tim

penilai dalam pemilahan nilai guna berkas rekam medis.

 87

4.4 Analisa Proses

Proses pengolahan data retensi rekam medis menjadi laporan belum

berjalan baik secara manual maupun komputerisasi. Dari pengamatan tersebut

maka prosedur atau proses dari sistem retensi rekam medis yang berjalan

sebagai berikut:

A. Flowmap

RETENSI

Petugas Petugas Retensi Kepala Puskesmas

Berkas Rekam Laporan Berkas

MULAI Medis Retensi

Berkas Rekam
Olah Berkas
Medis SELESAI
Rekam Medis

TIDAK INAKtif RM

YA

Berkas inaktif
Rak Inaktif

Rekam Medis
Olah Rekam
Inaktif Tidak
Medis Inaktif

ya

Non Aktif

Berkas Retensi

Membuat Laporan
Retensi

Laporan Berkas
Retensi

Gambar 4.5 Flowmap

Sumber : Penulis (2017)

 88

B. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang

menggambarkan seluruh input keadaan sistem atau dari sistem. Dibawah

ini adalah diagram konteks yang menggambarkan ruang lingkup sistem

retensi rekam medis di puskesmas neglasari.

Berkas RM
Laporan Retensi
Sistem Informasi Retensi Kepala
Petugas RM
Rekam Medis Puskesmas
Berkas Aktif

Gambar 4.6 Diagram Konteks

Sumber : Penulis (2017)

C. DFD Level 0 yang Berjalan

DFD merupakan teknik untuk menjelaskan aliran informasi data

yang bergerak dari masukan dan keluaran yang terdapat pada sebuah

sistem, berikut ini adalah DFD level 0 yang berjalan :

 89

Olah Data Rekam

Petugas Berkas RM Berkas Inaktif Rak Inaktif
Medis Aktif

Berkas RM Aktif

Berkas Inaktif Berkas Inaktif

Olah Data Rekam
Rak nonaktif Medis Inaktif
Berkas Nonaktif Berkas Inaktif

Kepala
Berkas Nonaktif Buat Laporan Laporan Retensi
Puskesmas

Gambar 4.7 DFD level 0 sistem berjalan

Sumber : Penulis (2017)

4.5 Analisis Masukan

Dalam proses pengolahan data retensi rekam medis, analisis masukannya

berupa proses penginputan data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan

retensi rekam medis. Data yang diinputkan adalah sebagai berikut.

 90

Tabel 4.2 Masukan Data RM

Nama masukan Data Rekam Medis

Fungsi Informasi data rekam medis pasien terakhir

berobat

Waktu pengisian Setiap pasien berobat

Item data No. RM, Nama pasien, alamat, tanggal lahir,

kelamin, tanggal tanggal kunjugan, diagnosa,

nama dokter

Media Kertas

Sumber Petugas Rekam medis

Sumber : Penulis (2017)

4.6 Analisis Keluaran

Keluaran atau output dari sebuah sistem merupakan hal yang menentukan

di gunakan atau tidaknya sebuah sistem. Adapun keluaran sistem yang akan di

analisis adalah sebagai berikut:

Tabel 4.3 Keluaran Data RM

Nama keluaran Data rekam medis aktif

Fungsi Disimpan di rak rekam medis aktif

Frekuensi Setiap jadwal retensi

Media Kertas

Item data No. RM, Nama pasien, alamat,

tanggal lahir, kelamin, tanggal

tanggal kunjugan, diagnosa, nama

 91

dokter

Format Berkas

Nama keluaran Laporan retensi

Fungsi Guna menunjang pelaporan retensi

Frekuensi Setiap jadwal retensi

Media Kertas

Item data No. RM, Nama pasien, alamat,

tanggal lahir, kelamin, tanggal

tanggal kunjugan, diagnosa, nama

dokter, ststus berkas

Format Laporan

Sumber : Penulis (2017)

4.7 Masalah yang Dihadapi

Setiap pekerjaan tentu ada kendala ataupun masalah yang akan dihadapi

baik secara langsung maupun tidak langsung, tidak terkecuali dalam proses

retensi. Permasalahan yang penulis temukan selama praktek kerja lapangan

adalah :

A. Belum adanya sistem informasi retensi rekam medis yang berbasis

komputerisasi di Puskesmas Neglasari Bandung.

B. Proses retensi rekam medis di Puskesmas Neglasari Bandung belum

berjalan secara komputerisasi sehingga berkas rekam medis pasien

menumpuk di rak penyimpanan dan pengolahan data rekam medis masih

 92

dilakukan secara manual sehingga menyebabkan lama penyortiran data

rekam medis yang akan di musnahkan.

4.8 Kesimpulan Analisa

Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama menjalani

praktek kerja lapangan di Puskesmas Neglasari Bandung, maka ditarik

kesimpulan bahwa di puskesmas tersebut belum ada sistem pengolahan berkas

retensi rekam medis serta petugas retensi nya pun belum ada di Puskesmas

Neglasari Bandung, Maka dari itu, Perlu adanya sistem informasi retensi rekam

medis, karna itu penulis merancang sistem informasi retensi rekam medis.

Berdasarkan hal tersebut penulis akan merancang sistem informasi

dengan menggunakan bahasa pemograman dalam Microsoft visual studio 2010

dan data bases mengunakan Microsoft access 2007. Sedangkan dalam

pengujian sistem ini mengguakan black box yang terfokus kepada fungsi

program tersebut. Rancangan isi program yang penulis lakukan mencangkup

kepada identitas pasien dan tanggal terakhir pasien berobat agar memudahkan

petugas dalam pembuatan laporan retensi rekam medis.

Oleh karena itu, penulis merancang sistem informasi retensi rekam medis

yang diharapkan dapat mempermudah dalam pembuatan laporan yang efektif

dan efisien untuk dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.

 BAB V
PERANCANGAN SISTEM
5.1 Rancangan Sistem

Perancangan sistem informasi merupakan tindak lanjut dari analisis yang

telah dilakukan pada bab sebelumnya yang menggambarkan bagaimana suatu

sistem dibentuk untuk menjadi solusi dari permasalahan yang terjadi, yang

telah diidentifikasikan pada proses analisis terhadap proses yang berjalan di

UPT Puskesmas Neglasari Bandung.

Untuk menyelesaikan permasalahan pada sistem yang berjalan maka

dibuat perancangan sistem informasi retensi rekam medis pasien dengan

menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi sehingga kegiatan retensi

bisa berjalan lebih efektif, efisien, dan cepat.

93
94

A. Flowmap Perancangan

Flowmap Retensi Rekam Medis

Petugas Retensi Kepala Puskesmas

Mulai 1

Rekam Medis Aktif

Login

Rekam Medis 2
Pasien

Rekam Medis
Inaktif
Input Data
Data Rekam
Rekam
Medis
Medis 3

Input Data Rekam Medis

Data Retensi
Retensi Nonaktif

Buat Laporan

Selesai

Rekam Medis Rekam Medis

Rekam Medis Aktif
Inaktif Nonaktif

1 2 3

Gambar 5.1 Rancangan Flow Map

Sumber : Penulis (2017)

 95

B. Diagram Konteks

Diagram konteks sistem informasi retensi rekam medis

menggambarkan keseluruhan sistem retensi rekam medis,

menggambarkan masukan (input) yang diterima sistem dan keluaran

(output) yang dihasilkan oleh sistem.

Data RM

Sistem Informasi Retensi Kepala

Petugas Retensi Data Retensi Laporan Retensi
Rekam Medis Puskesmas

Data Retensi

Gambar 5.2 Diagram Konteks

Sumber : Penulis (2017)

C. Data Flow Diagram (DFD) level 0

Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan

aliran data didalam sistem dan menjelaskan fungsi perangkat lunak

pendukung sistem dan hubungan antar komponen–komponen yang

saling berhubungan didalam sistem. Pada bagian ini, aliran data

mengalir dalam rancangan sistem informasi retensi rekam medis.

96

1.0
User dan Pass
login

2.0
Petugas Retensi Data RM Rekam Medis
Input data RM

3.0
Data Retensi Input data Retensi
retensi

Kepala 4.0
Laporan Retensi Data Retensi
Puskesmas laporan

Gambar 5.3 Data Flow Diagram level 0

Sumber : Penulis (2017)

D. Data Flow Diagram (DFD) level 1 proses 2.0

2.1
Data Pasien Simpan Rekam Medis

2.2
Petugas Retensi Data Pasien
Hapus

3.3
Data Pasien
Edit

Gambar 5.4 Data Flow Diagram level 1 proses 2.0

Sumber : Penulis (2017)

 97

E. Data Flow Diagram (DFD) level 1 proses 3.0

3.1
Data Retensi Simpan Retensi

Petugas Retensi

3.2
Data Retensi
Hapus

Gambar 5.5 Data Flow Diagram level 1 proses 3.0

Sumber : Penulis (2017)

98

F. Data Flow Diagram (DFD) level 1 proses 4.0

4.1
Laporan RM Aktif Laporan Aktif Data Retensi retensi

4.2
Laporan RM Inaktif Data Retensi
Laporan Inaktif

Data Retensi
4.3
Laporan
Nonaktif
Data Retensi
Laporan RM Nonaktif
Kepala
Puskesmas Laporan per Dokter

4.4 Data Retensi

Laporan per
Dokter

Data Retensi

4.5
Laporan per Diagnosa Laporan per
Diagnosa

4.6
Berita Acara
Berita Acara

Gambar 5.6 Data Flow Diagram level 1 proses 3.0

Sumber : Penulis (2017)

G. Kamus Data

Adapun kamus data yang akan di rancang adalah sebagai berikut :

1. Penjelasan Proses

a. Modul : 1.0

Nama Modul : Login

Masukan : Username, Password

 99

Keluaran : Username, Password

Ringkasan proses : Merupakan penginputan nama user

dan password yang sudah terdaftar agar

bisa masuk ke sistem informasi retensi

rekam medis.

b. Modul : 2.0

Nama modul : Input Data RM

Masukan : Data RM

Keluaran : Data RM

Ringkasan proses : Merupakan penginputan data rekam

medis yang telah berobat pada hari

tersebut.

c. Modul : 3.0

Nama modul : Input Data Retensi

Masukan : Data Retensi

Keluaran : Data Retensi

Ringkasan proses : Merupakan penginputan data retensi

yang didapat dari database rekam

medis.

d. Modul : 4.0

Nama modul : Laporan

Masukan : Data Retensi

100

: Merupakan data rekam medis pasien

yang telah berobat pada hari tersebut.
 Keluaran : Laporan aktif, laporan inaktif, laporan

nonaktif, laporan per dokter, laporan per

diagnosa dan berita acara.

Ringkasan proses : Merupakan proses pembuatan laporan

aktif, laporan inaktif, laporan nonaktif,

laporan per dokter, laporan per diagnosa

dan berita acara.

2. Penjelasan Data Flow

a. Nama Data Flow : Username dan password

Data proses :-

Ke proses : 1.0

Deskripsi : Merupakan nama user dan password

yang diinputkan agar bisa masuk ke

sistem informasi retensi rekam

medis.

Struktur data : User + Password

b. Nama Data Flow : Data rekam medis

Data proses :-

Ke proses : 2.0

Deskripsi
 101

Struktur data : no_rm + nama_pasien + alamat +

tgl_lahir + jenis_kelamin +

tgl_kunjungan + nama_dokter +

diagnosa.

c. Nama Data Flow : Data Retensi

Data proses :-

Ke proses : 3.0 dan 4.0

Deskripsi : Merupakan data rekam medis pasien

yang telah pisahkan menjadi aktif,

inaktif dan nonaktif dan data rekam

medis yang akan dibuat laporan.

Struktur data : no_retensi + no_rm + nama_pasien

+ alamat + tgl_lahir + jenis_kelamin

+ tgl_kunjungan + nama_dokter +

diagnosa + status.

3. Penjelasan Data Store

a. Nama Data Store : Data Rekam medis

Deskripsi : Database tb_rm

Struktur data : no_rm nama_pasien alamat tgl_lahir

jenis_kelamin tgl_kunjungan

nama_dokter diagnosa .

b. Nama Data Store : Data Retensi

Deskripsi : Database tb_retensi

 102

Struktur data : no_retensi no_rm nama_pasien

alamat tgl_lahir jenis_kelamin

tgl_kunjungan nama_dokter

diagnosa status.

c. Nama Data Store : Data Dokter

Deskripsi : Database tb_dokter

Struktur data : no_retensi no_rm nama_pasien

alamat tgl_lahir jenis_kelamin

tgl_kunjungan nama_dokter

diagnosa status.

d. Nama Data Store : Data Berita Acara

Deskripsi : Database berita.acara

Struktur data : noberitaacara tanggal jumlahRM

tahun.

5.2 Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses digunakan untuk menggambarkan proses model aliran

yang terdapat pada DFD. Adapun spesifikasi proses pada rancangan sistem

informasi retensi rekam medis yang sedang di buat adalah sebagai berikut :

A. Proses

Nama Proses : Sistem Informasi Retensi Rekam Medis

Keterangan : Proses data rekam medis akan disimpan di database yang

dirancang. Data rekam medis pasien akan untuk masukan

 103

(input), pembuatan laporan RM aktif, laporan RM inaktif

dan laporan RM nonaktif untuk keluaran (output).

B. Arus Data

Input dari Rekam Medis : Berkas Rekam Medis Pasien

Output ke Kepala Puskesmas : 1. Laporan RM Aktif.

2. Laporan RM Inaktif.

3. Laporan RM Nonaktif.

4. Laporan per Dokter.

5. Laporan per Diagnosa.

6. Laporan Berita Acara.

C. Entitas

1. Petugas

2. Dokter

3. RM

4. Retensi

5. Kepala Puskesmas
 104

5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

tgl_kunjungan
tgl_lahir nama_dokter
jenis_kelamin
alamat

nama_pasien diagnosa

nik
*no_rm
*no_dokter nama_dokter

user
RM
no_telp
alamat pass
N

N 1 1
Dokter Input dokter Petugaas Input RM

Input Retensi

*no_retensi

no_rm
N
Retensi Laporan

nama_pasien
N

Kepala
Puskesmas
alamat

status Berita Acara

tgl_lahir
Laporan per
Diagnosa
diagnosa
jenis_kelamin
Laporan RM Laporan per
nama_dokter
Aktif Dokter
tgl_kunjungan Laporan RM
Laporan RM Nonaktif
Inaktif

Gambar 5.7 Entitas

Sumber : Penulis (2017)

 105

5.4 Relasi Basis Data

Gambar 5.8 Relasi Basis Data

Sumber : Penulis (2017)

5.5 Spesifikasi Basis Data

Pada sistem informasi retensi rekam medis yang dirancang, terdapat tiga

buah tabel sebagai tempat penyimpanan atau database yaitu tb_dokter,

tb_retensi dan tb_rm.

A. Database Dokter

Nama Tabel : tb_dokter

Primary Key : no_dokter

Struktur :
106

Tabel 5.1 tb_dokter

Nama Tipe Data Ukuran Keterangan

no_dokter Text 20 Primary Key
Nik Text 20
nama_dokter Text 50
Alamat Text 100
no_telp Text 20
Sumber : Penulis (2017)

B. Database Retensi

Nama Tabel : tb_retensi

Primary Key : no_retensi

Struktur :

Tabel 5.2 tb_retensi

Nama Tipe Data Ukuran Keterangan

no_retensi Text 20 Primary Key
no_rm Text 20
nama_pasien Text 50
Alamat Text 150
tgl_lahir Date time
jenis_kelamin Text 20
tgl_kunjungan Date time
nama_dokter Text 50
Diagnose Text 50
Status Text 20
Sumber : Penulis (2017)
 107

C. Database Rekam Medis

Nama Tabel : tb_rm

Primary Key : no_rm

Struktur :

Tabel 5.3 tb_rm

Nama Tipe Data Ukuran Keterangan

no_rm Text 20 Primary Key
nama_pasien Text 50
Alamat Text 150
tgl_lahir Date time
jenis_kelamin Text 20
tgl_kunjungan Date time
nama_dokter Text 50
Diagnosa Text 50
Sumber : Penulis (2017)

D. Database Berita Acara

Nama Tabel : berita_acara

Primary Key : noberitaacara

Struktur :

Tabel 5.4 Berita Acara

Nama Tipe Data Ukuran Keterangan

Noberitaacara Text 15 Primary Key
Tanggal Text 20
JumlahRM Text 10
Tahun Text 10
Sumber : Penulis (2017)
 108

5.6 Rancangan Dialog Layar

Rancangan mengenai menu awal yang akan di buat.

Gambar 5.9 Rancangan Menu Utama

Sumber : Penulis (2017)

5.7 Rancangan Masukan

Rancangan masukan adalah desain yang dirancang untuk menerima

masukan dari pengguna sistem. Adapun rancangan masukan pada sistem yang

dirancang adalah sebagai berikut :

 109

A. Login Sistem

Gambar 5.10 Rancangan Login

Sumber : Penulis (2017)

110

B. Input Data Dokter

Gambar 5.11 Rancangan Input Data Dokter

Sumber : Penulis (2017)

 111

C. Input Data Retensi

Gambar 5.12 Rancangan Input Retensi

Sumber : Penulis (2017)

112

D. Input Data Rekam Medis

Gambar 5.13 Rancangan Input Rekam Medis

Sumber : Penulis (2017)

 113

5.8 Spesifikasi Hardware dan Software

A. Spesifiksai Hardware

Untuk mendukung kinerja sistem informasi retensi rekam medis

dibutuhkan spesifikasi hardware agar sistem berjalan dengan baik. Spesifikasi

hardware minimal yang harus digunakan adalah sebagai berikut:

1. Prosesor : AMD Quad-Core A6-5200

2. Memory : 2GB DDR3 SDRAM

3. Hardisk : 500 GB

4. Lain-lain : Mouse, Printer

B. Spesifikasi Software

Software yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi

retensi rekam medis adalah :

1. Sistem Operasi : Windows 10 64 bit

2. Bahasa Pemograman : Microsoft Studio 2010

3. Pengolahan Database : Microsoft Access 2007

4. Perancangan Interface : Microsoft Visio 2003

 114

5.9 Implementasi dan Pengujian Sistem

A. Implemetasi

Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk

menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui

dan menguji, menginstal, memulai, serta menggunakan sistem yang baru

atau sistem yang diperbaiki.

Penggunaan suatu komputer untuk pemecahan masalah membutuhkan

suatu sistem yang baik, sehingga memungkinkan berhasilnya komputer

dalam melaksanakan tugasnya, yaitu mengolah data menjadi informasi.

Langkah implementasi yang dilakukan dalam menyelesaikan

perancangan sistem informasi retensi berkas rekam medis rawat jalan

menyediakan perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software).

Dalam hal perangkat keras sangat mendukung dalam menjalankan program

tersebut.

Perangkat lunak yang yang digunakan dalam merancang sistem ini

adalah Visual Studio 2010 dan untuk menyimpan basis datanya

menggunakan Microsoft Acces 2007.

 115

1. Tampilan Awal

Gambar 5.14 Tampilan Awal

Sumber : Penulis (2017)

2. Master Data

Gambar 5.15 Tampilan Master Data

Sumber : Penulis (2017)

116

3. Input RM

Gambar 5.16 Tampilan Input RM

Sumber : Penulis (2017)

 117

4. Diagnosa

Gambar 5.17 Tampilan Input Diagnosa

Sumber : Penulis (2017)

118

5. Dokter

Gambar 5.18 Tampilan Input Data Dokter

Sumber : Penulis (2017)

 119

6. Retensi

Gambar 5.19 Tampilan Input Retensi

Sumber : Penulis (2017)

120

7. Berita Acara

Gambar 5.20 Tampilan Input Berita Acara

Sumber : Penulis (2017)

 121

8. Laporan Retensi

Gambar 5.21 Tampilan Laporan Retensi

Sumber : Penulis (2017)

122

9. Laporan Berita Acara

Gambar 5.22 Tampilan Laporan Berita Acara

Sumber : Penulis (2017)

 123

B. Pengujian Sistem

Cara pengujian sistem hanya dilakukan dengan menjalankan dan

mengengsekusi unit atau modul. Metode ini digunakan untuk mengetahui

apakah perangkat lunak ini dapat berfungsi dengan benar. Adapun hal-hal

yang diuji melaui pengujian blackbox adalah:

Tabel 5.5 Pengujian Sistem

No Nama Modul Pengujian Tujuan Keterangan

1 Login Login Login petugas Berhasil

Exit Keluar dari sistem Berhasil

2 Input data Baru Membersihkan data Berhasil

diagnose diagnosa yang ada pada

textbox dan membuat

nomor diagnosa

Simpan Menyimpan data Berhasil

diagnosa pada database

diagnosa

Hapus Menghapus data pada Berhasil

database diagnosa

Edit Mengubah data diagnosa Berhasil

pada database diagnosa

Keluar Keluar dari form input Berhasil

data diagnosa

3 Input data dokter Baru Membersihkan data Berhasil

124

dokter yang ada pada

textbox dan membuat

nomor dokter

Simpan Menyimpan data dokter Berhasil

pada database dokter

Hapus Menghapus data pada Berhasil

database dokter

Edit Mengubah data dokter Berhasil

pada database dokter

Keluar Keluar dari form input Berhasil

data dokter

4 Input data rekam Baru Membersihkan data Berhasil

medis rekam medis yang ada

pada textbox

Simpan Menyimpan data rekam Berhasil

medis pada database

rekam medis

Hapus Menghapus data pada Berhasil

database rekam medis

Edit Mengubah data rekam Berhasil

medis pada database

rekam medis

Keluar Keluar dari form input Berhasil

 125

data rekam medis

5 Input data retensi Baru Membersihkan data Berhasil

retensi yang ada pada

textbox dan membuat

nomor retensi

Simpan Menyimpan data retensi Berhasil

pada database retensi

Hapus Menghapus data pada Berhasil

database retensi

Keluar Keluar dari form input Berhasil

data retensi

6 Laporan Cek Menampilkan data yang Berhasil

akan di print

Sumber : Penulis (2017)

 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah dilakukan di

UPT Puskesmas Neglasari Bandung maka penulis mengemukakan beberapa

kesimpulan :

A. Belum berjalannya laporan retensi rekam medis yang berbasis

komputerisasi, pelaporan masih dilakukan secara manual untuk

dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.

B. Belum adanya sistem informasi retensi rekam medis, tidak berjalannya

pelaporan retensi, berkas yang menumpuk di Puskesmas Neglasari

Bandung.

C. Dalam setiap permasalahan harus ada usaha yang dilakukan untuk

menemukan solusi agar tercapainya suatu tujuan. Usaha yang dilakukan

untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi di UPT Puskesmas

Neglasari Bandung adalah dengan adanya sistem informasi retensi rekam

medis di UPT Puskesmas Neglasari Bandung. Maka memudahkan dalam

pemilahan berkas laporan akitf, laporan inaktif dan laporan nonaktif.

Serta dapat mempercepat proses pemilahan rekam medis dan

menghindari penumpukan berkas di bagian penyimpanan rekam medis di

UPT Puskesmas Neglasari Bandung.

 129

D. Penulis merancang sistem informasi dengan menggunakan Visual Studio

2010 karena lebih mudah untuk membuat tampilan dan Bahasa

pemograman dan menggunakan Microsoft Access 2007 sebagai database.

6.2 Saran

Setelah memahami dan mengetahui permasalahan yang terjadi

berdasarkan hasil peninjauan yang telah dilakukan, maka penulis mempunyai

beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi pihak

UPT Puskesmas Neglasari Bandung, diantaranya sebagai berikut :

A. Pembuatan Laporan retensi rekam medis berdsarkan tanggal pasien

terakhir berobat, maka diperlukan sistem informasi yang dapat

memudahkan petugas dalam mengelola laporan rekam medis aktif,

laporan rekam medis inaktif dan laporan rekam medis nonaktif.

B. Untuk mempermudah dalam pemilahan berkas rekam medis aktif, inaktif

dan nonaktif agar rak penyimpanan berkas rekam medis tidak melebihi

kapasitas.