PROSEDUR MAHASISWA

DROP OUT
Universitas Nusa Cendana
Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

1. TUJUAN
Menjamin proses pemberhentian kuliah mahasiswa (Drop Out, DO) sesuai prosedur yang
ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup persyaratan atau kriteria mahasiswa DO dan mekanisme penghentian
status kemahasiswaan.

3. DEFINISI
3.1. Batas studi adalah akhir jangka waktu yang harus ditaati oleh mahasiswa untuk
menyelesaikan program studinya
3.2. Drop Out (DO) adalah kebijakan universitas untuk melepas status kemahasiswaan
berdasarkan pertimbangan pencapaian akademis (batas studi)

4. REFERENSI
4.1. Manual Mutu UNDANA
4.2. Buku Pedoman Akademik
4.3. Standard Operational Procedure Sistem Administrasi Akademik (Pedoman SiAkad berbasis
ICT)

5. DISTRIBUSI
5.1. Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI)
5.2. Ketua Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI)
5.3. Quality Assurance Center (QAC) – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)
5.4. Ketua Prodi
5.5. Dosen Pembimbing Akademik (PA)
5.6. Mahasiswa

6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Untuk menyelesaikan program studi D-3, mahasiswa diberikan kesempatan waktu paling
lama 10 semester dimulai sejak pertama kali terdaftar sebagai mahasiswa pada program
studi tertentu

Halaman 1 dari 5
 PROSEDUR MAHASISWA
DROP OUT
Universitas Nusa Cendana
Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

6.1.2. Untuk menyelesaikan program studi D-4 dan S-1, mahasiswa diberi kesempatan waktu
paling lama 14 semester dimulai sejak pertama kali terdaftar sebagai mahasiswa pada
program studi tertentu
6.1.3. Untuk menyelesaikan program studi S-2, mahasiswa diberi kesempatan paling lama 6
semester dimulai sejak pertama kali terdaftar sebagai mahasiswa program studi tertentu
6.1.4. Keberhasilan studi total mahasiswa dicantumkan dalam daftar studi kumulatif (transkrip)
6.1.5. Penghitungan putus studi dan evaluasi hasil studi dilakukan sebagai berikut:
6.1.5.1. Agar dapat melanjutkan studi Program D-4 dan S-1, pada akhir tahun tertentu
mahasiswa harus dapat mengumpulkan sejumlah kredit/Sistem Kredit Semester (SKS)
dengan nilai Indek Prestasi Kumulatif (IPK) minimal sebagai berikut:

Akhir Mengumpulkan IPK Minimal

Tahun Ke- SKS Minimal
1 30 SKS 2,00
2 60 SKS 2,00
3 90 SKS 2,00

6.1.5.2. Agar dapat melanjutkan studi Program S-2, pada akhir semester mahasiswa harus dapat
mengumpulkan jumlah SKS dengan IPK minimal sebagai berikut:

Semester Mengmpulkan IPK Minimal

Ke- SKS Minimal
1 10 SKS 2,75
2 20 SKS 2,75
3 30 SKS 2,75

6.1.6. Mahasiswa yang tidak mencapai standar di atas dianggap mengundurkan diri atau
dikenakan penghentian studi (Drop Out); jika SKS yang diambil melebihi sebagaimana tabel di
atas, maka diperhitungkan nilai tertinggi

6.2. Ketentuan Khusus

Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen
mutu tersendiri.

Halaman 2 dari 5
 PROSEDUR MAHASISWA
DROP OUT
Universitas Nusa Cendana
Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

6.3. Prosedur
6.3.1. Dosen PA memantau perkembangan studi mahasiswa bimbingannya melalui Kartu Hasil
Studi (KHS) mahasiswa
6.3.2. Dosen PA mengidentifikasi mahasiswa yang berada di zona kriteria DO berdasarkan kriteria
6.1.1 – 6.1.5
6.3.3. Dosen PA memberitahukan Ketua prodi daftar nama mahasiswa yang berada di zona
kriteria DO
6.3.4. Ketua prodi memberitahukan Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI) daftar nama
mahasiswa yang berada di zona kriteria DO

6.3.5. BAAKPSI mengirimkan surat pemberitahuan kepada mahasiswa yang masuk dalam kriteria
terkena DO dan orang tua/wali mahasiswa bersangkutan tentang pemberlakuan aturan
DO
6.3.5.1. Untuk kriteria DO karena batas waktu studi, surat pemberitahuan dikirim paling lambat
1 (satu) tahun sebelum habis waktu studinya

6.3.6. Dosen PA harus memberikan advisi-advisi untuk menghindarkan mahasiswa terkena DO

6.3.7. Jika DO tidak bisa dihindari, dosen PA memberitahukan Ketua prodi daftar nama
mahasiswa yang harus di-DO
6.3.8. Ketua prodi memberitahukan BAAKPSI daftar nama mahasiswa yang harus di-DO
6.3.9. BAAKPSI mengirimkan surat pemberitahuan DO kepada mahasiswa yang masuk dalam
kriteria harus di-DO dan orang tua/wali mahasiswa bersangkutan; surat tembusan dikirim
kepada Dekan, Ketua prodi, dan dosen PA di mana prodi mahasiswa terdaftar

Halaman 3 dari 5
 PROSEDUR MAHASISWA
DROP OUT
Universitas Nusa Cendana
Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

6.4. Alur Kerja

Unit

Mahasiswa

Orang Tua
BAAKPSI
Kegiatan Waktu Dokumen

Dekan
Dosen

Ketua
Prodi

/Wali
Dosen PA memantau PA Minimal KHS
perkembangan studi saat
mahasiswa 1 1 konsultasi
bimbingannya melalui KRS
Kartu Hasil Studi (KHS)
mahasiswa
Dosen PA Daftar nama
mengidentifikasi mahasiswa terancam
mahasiswa yang DO
berada di zona kriteria 2 2
DO berdasarkan
kriteria yang
ditetapkan
Dosen PA Daftar nama
memberitahukan mahasiswa terancam
Ketua prodi daftar 3 3 DO,
nama mahasiswa yang Surat peringatan DO
berada di zona kriteria
DO
Ketua prodi Daftar nama
memberitahukan mahasiswa terancam
BAAKPSI daftar nama DO,
4 4
mahasiswa yang Surat peringatan DO
berada di zona kriteria
DO
BAAKPSI mengirimkan Daftar nama
surat pemberitahuan mahasiswa terancam
kepada mahasiswa DO,
yang masuk dalam Surat peringatan DO
4 4
kriteria terkena DO
dan orang tua/wali
mahasiswa
bersangkutan tentang
pemberlakuan aturan
DO
Dosen PA harus
memberikan advisi-
advisi untuk 4
menghindarkan
mahasiswa terkena DO
Jika DO tidak bisa Daftar nama
dihindari, dosen PA mahasiswa terkena
memberitahukan 4 4 DO
Ketua prodi daftar
nama mahasiswa yang
harus di-DO
Ketua prodi Daftar nama
memberitahukan 4 4 mahasiswa terkena
BAAKPSI daftar nama DO
mahasiswa yang harus
di-DO

Halaman 4 dari 5
 PROSEDUR MAHASISWA
DROP OUT
Universitas Nusa Cendana
Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

Alur Kerja (Lanjutan)

Unit
Mahasiswa

Orang Tua
BAAKPSI
Kegiatan Waktu Dokumen

Dekan
Dosen

Ketua
Prodi

/Wali
PA
BAAKPSI mengirimkan Daftar nama
surat pemberitahuan mahasiswa terkena
DO kepada mahasiswa DO,
yang masuk dalam 9 Surat pemberitahuan
kriteria harus di-DO DO
dan orang tua/wali
mahasiswa
bersangkutan; surat
tembusan dikirim
kepada Dekan, Ketua 9 9 9 9
prodi, dan dosen PA di
mana prodi mahasiswa
terdaftar

7. ARSIP
7.1. Surat peringatan DO
7.2. Surat pemberitahuan DO
7.3. Data rekapitulasi mahasiswa cuti

8. LAMPIRAN
-

Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh:

Halaman 5 dari 5