SENARAI AGIHAN TUGAS TAHUN 2019

PEJABAT AGAMA ISLAM BAHAGIAN LIMBANG

PEGAWAI
1.0 BAHAGIAN DAKWAH BERTANGGUNGJAWAB

1.1 UNIT KEFAHAMAN ISLAM & AL-QURAN

- Merancang dan menyelaras aktiviti / program dakwah jabatan Abang Azman

seperti Bengkel Solat, Kursus Pengurusan Jenazah dll
- Menyelaras dan memantau aktiviti / program dakwah di peringkat
bahagian
- Memastikan setiap penceramah mendapatkan kebenaran / tauliah
melalui sistem e-Dakwah
- Mengemaskini senarai penceramah yang mempunyai tauliah untuk
rujukan dan pemantauan
- Mengadakan kelas bimbingan & pengajian Al-Quran seperti tahsin dll
- Memantau kelas pengajian Guru Al-Quran MIS dan GAIWA
1.2 UNIT KEMAJUAN SAUDARA KITA

- Menyimpan rekod daftar & data pengislaman Zafarinah

- Merancang serta melaksanakan program dan aktiviti untuk saudara
kita seperti kelas bimbingan, ziarah, kursus dll.
- Memproses permohonan pengislaman
- Memastikan aspek kebajikan saudara kita dipelihara
- Menyelia program serta aktiviti Urus Setia Saudara Kita
- ProKASK Buluh Baloi

1
 PEGAWAI
2.0 BAHAGIAN PEMBANGUNAN KELUARGA ISLAM BERTANGGUNGJAWAB

2.1 NIKAH, CERAI & RUJUK (NCR)

- Mengurus dan melaksanakan Prosedur Perkahwinan, Perceraian dan Ruzanna (K)

Ruju’ Orang Islam sejajar dengan peruntukan OUUKI, 2001. Siti Maryam
- Memproses dan menguruskan permohonan pendaftaran Zafarinah
Perkahwinan (e-Munakahat), Perceraian dan Ruju’ orang Islam.
- Mengurus pelantikan dan pentauliahan Pendaftar, Timbalan
Pendaftar dan Penolong Pendaftar (Jurunikah).
- Mengendalikan urusan Temuduga Nikah, Akad Nikah dan Lafaz Ruju’.
- Mengeluarkan dokumen dan sijil-sijil berkaitan setelah melalui
prosedur ditetapkan ;

o Borang 3A/3B dalam tempoh 3 Hari bekerja selepas menerima

resit pembayaran
o Surat rujukan permohonan kebenaran berkahwin untuk urusan di
Mahkamah Syariah (Wali Hakim/Bawah Umur/Wali Enggan/Cerai
Sebelum Jima’) dalam tempoh 3 Hari bekerja selepas
permohonan lengkap diisi
o Sijil Nikah dalam tempoh 7 Hari bekerja selepas menerima resit
pembayaran
o Mengeluarkan sijil mengikut tempoh yang ditetapkan selepas
menerima resit pembayaran seperti tertera:
a) Sijil Perceraian - 5 Hari bekerja
b) Sijil Rujuk - 3 Hari bekerja
c) Sijil Gantian - 3 Hari bekerja
d) Sijil Cabutan Dari Daftar Nikah - 3 Hari bekerja
o Mengeluarkan Sijil Daftar Nikah Luar Negara / Nikah Terdahulu
dalam tempoh 7 Hari bekerja selepas menerima resit
pembayaran

- Menyediakan laporan / statistik setiap suku tahun – Statistik NCR /

Nikah Luar Negara / Nikah Terdahulu
2.2 UNIT KHIDMAT NASIHAT / RUNDING CARA

- Memberikan khidmat nasihat bertujuan membantu menyelesaikan Ruzanna (K)

masalah umum atau masalah rumahtangga. Muhd Syahmi
- Merancang dan melaksana program berbentuk mendidik, informatif Siti Maryam
dan proaktif kepada masyarakat. Suhaini
- Menyediakan laporan / statistik berkaitan setiap suku tahun
2.3 UNIT PEMBANGUNAN KELUARGA ISLAM

- Memperkasakan pembangunan institusi keluarga Islam melalui Siti Maryam

progam pra dan pasca perkahwinan Zafarinah
a) Kursus Pra-Perkahwinan (KPP)
b) Kursus Keibubapaan
c) Kursus Keluarga Bahagia

2
 PEGAWAI
3.0 BAHAGIAN KEMAJUAN INSTITUSI MASJID BERTANGGUNGJAWAB

3.1 UNIT PENGURUSAN MASJID / SURAU

- Mengurus dan menyelia hal ehwal berkaitan pegawai masjid Muhd Syahmi (K)
seperti pelantikan, penamatan, temuduga, pemantauan, elaun Siti Hismariah
SPPM, kursus / kelas tafaqquh dll. Suhaimi
- Mengurus hal ehwal berkaitan masjid / surau seperti pendaftaran,
naiktaraf, penggredan, pertapakan, pembinaan, baikpulih dll.
- Menyimpan dan mengemaskini data serta maklumat berkaitan
masjid / surau, tanah perkuburan, pegawai masjid dll.
- Menyelaras pelaksanaan program PIJBM
- Menyelia sistem pemukiman masjid
- Memantau & memproses pelantikan Lembaga Amanah Kebajikan
- Urusan tanah perkuburan – projek pemutihan / pertapakan
- Semakan dan pengesahan arah kiblat Abang Azman
- Menyemak dan menyediakan teks khutbah
3.2 UNIT TAKMIR
- Memantau semua kelas pengajian Guru Takmir
- Menerima dan memproses Laporan Bulanan Guru Takmir Suhaimi
- Mengadakan Kelas Tafaqquh untuk Guru Takmir
- Urusan pelantikan semula / baharu Guru Takmir
3.3 UNIT LATIHAN & PENGIMARAHAN
- Mengadakan latihan pembangunan JKP dan pegawai masjid Muhd Syahmi
- Menggunapakai dan melaksanakan Standard Penarafan Bintang Suhaimi
Masjid Surau Negeri Sarawak

PEGAWAI
4.0 BAHAGIAN PENGUATKUASAAN SYARIAH BERTANGGUNGJAWAB

4.1 UNIT ADUAN, RISIKAN & OPERASI

- Menerima aduan sama ada melalui telefon, surat, tali khidmat dan Muhd Syahmi (K)
sebagainya Ruzanna
- Membuat siasatan awal / risikan untuk mengesahkan maklumat
- Melaksanakan operasi / rondaan
- Mengumpul data risikan / maklumat
- Pemerkasaan perundangan syariah dalam masyarakat Islam
melalui rondaan berkala, operasi bersepadu, taklimat kesalahan
jenayah syariah dll.
4.2 UNIT SIASATAN

- Menerima dan membuat tindakan terhadap setiap aduan Normaliza (K)

- Menjalankan pemantauan / risikan / siasatan menurut bidangkuasa Siti Maryam
- Menjalankan dan melengkapkan siasatan dengan sistematik serta
mengikut prosedur
- Mengemaskini dan menyediakan statistik serta rekod tentang
operasi, tangkapan dan kes-kes kesalahan syariah

3
 PEGAWAI
5.0 BAHAGIAN PENGURUSAN HALAL
BERTANGGUNGJAWAB

5.1 UNIT PEMBANGUNAN HALAL

- Membantu menguruskan permohonan pensijilan halal Normaliza (K)

- Memastikan permohonan lengkap beserta dokumen berkaitan Ruzanna
- Membuat pemeriksaan ke premis-premis yang memohon sijil halal Zafarinah
- Memantau dan mengaudit premis yang telah diberikan sijil Halal
- Mengemaskini data/daftar halal
- Merancang dan melaksanakan program kesedaran halal

PEGAWAI
6.0 BAHAGIAN PENGUKUHAN PENDIDIKAN ISLAM
BERTANGGUNGJAWAB

6.1 UNIT KAFA

- Mempertingkatkan keberkesanan kelas pembelajaran KAFA Nuurlailaasree (K)

- Urusan pelantikan semula / baru Guru KAFA Suhaini
- Menyelia pembayaran elaun Guru KAFA
- Mengadakan taklimat dan bengkel Guru KAFA
- Mengadakan Ujian Penilaian Kelayakan Guru KAFA
- Menyelia dan memantau kelas pengajian KAFA
- Menyediakan laporan bulanan pelaksanaan kelas Kafa
- Mengurusetia mesyuarat JK Kafa Peringkat Bahagian
6.2 SK (A) MIS LAWAS

- Memantau pelaksanaan projek pembangunan fizikal sekolah

- Lembaga Pengurusan Sekolah (LPS)

PEGAWAI
7.0 UNIT KOMUNIKASI KORPORAT (KOKO)
BERTANGGUNGJAWAB

- Menyelia program / aktiviti perayaan Islam - Maal Hijrah, Maulidur Normaliza

Rasul, Nuzul Al-Quran & Ibadah Korban / Akikah
- Menyediakan laporan bulanan dan tahunan
- Meningkatkan sistem pengurusan pelanggan dan imej jabatan

PEGAWAI
8.0 BAHAGIAN PENYELIDIKAN
BERTANGGUNGJAWAB

- Menyediakan dan mengemaskini taqwim ROT Siti Hismariah

- Memantau dan menyediakan laporan pelaksanaan ROT
- Mengemaskini data dan maklumat berkaitan dalam google drive
- Membuat rumusan setiap pelaksanaan program melalui borang
kajiselidik / aplikasi
- Membuat kajian / rumusan serta analisa berkaitan yang relevan

4
 PEGAWAI
9.0 BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN SUMBER
BERTANGGUNGJAWAB
9.1 UNIT PENTADBIRAN

Pengurusan Pejabat
- Membuka dan menutup pejabat. Mohd Yakub
- Memastikan pejabat dalam keadaan selamat sebelum pintu dikunci.
- Memastikan semua suis lampu, komputer , kipas dan lain-lain ditutup.

Kebersihan Dan Keceriaan

- Memastikan persekitaran ruang pejabat dalam keadaan bersih, kemas
dan tidak berhabuk.
- Menyapu, mengemop keseluruhan persekitaran ruang pejabat. PAR
- Mengelap cermin tingkap, kaunter, dinding, pintu, meja dan almari.
- Memastikan tong sampah sentiasa kosong dan sampah dibuang di
tempat yang disediakan.
- Memastikan / mengamalkan penjimatan dalam menggunakan bahan
pencuci dan alat membersih sentiasa mencukupi

Perkhidmatan Kaunter/Khidmat Pelanggan

- Menyambut pelanggan / pengunjung yang berurusan di kaunter Ikut jadual
- Memaklumkan kehadiran pelanggan kepada kakitangan berkenaan (Muhd Hafriz)
- Menjawab / membuat panggilan telefon
- Menyediakan minuman / jamuan untuk Ketua Jabatan & tetamu (jika
perlu)

Daftar Surat Masuk / Sistem Fail

- Merekod penerimaan surat , memo dan lain-lain dokumen
- Menyerahkan surat, memo dan dokumen untuk tindakan pegawai (KJ).
- Mengambil surat, memo dan lain-lain dokumen daripada bilik pegawai Muhd Hafriz
(KJ) selepas diminit dan dihantar untuk tindakan kakitangan berkenaan.
- Menaip surat berkaitan pentadbiran am, laporan, memo dan lain-lain
surat rasmi yang diarahkan oleh pegawai
- Mengedar surat, memo dan lain-lain untuk makluman pegawai dan
semua kaitangan
- Merekod keluar / masuk fail
- Menyediakan fail-fail yang diperlukan oleh pegawai
- Memastikan fail yang telah digunakan disimpan dengan selamat di
dalam kabinet
- Mengawalselia, membuka, merekod, mengemaskini dan menutup fail
- Menyediakan daftar fail

Penghantaran / Penerimaan Surat / Dokumen

- Mengambil surat dari Pejabat Pos
- Merekod surat keluar Mohd Yakub
- Menyisih surat mengikut alamat dan nama penerima
- Menghantar / Mengepos surat, dokumen kepada penerima

5
 Pengurusan Aset/Inventori (MMAS)
- Memastikan semua mesin/peralatan pejabat dalam keadaan baik Muhd Hafriz (DE)
- Memaklumkan/melaporkan kerosakan kepada Pegawai Aset Siti Hismariah (DE)
- Memastikan pergerakan harta model/aset direkod Normaliza (VO)
- Memeriksa peralatan/aset yang dipinjamkan dalam keadaan baik Muhd Syahmi (PA)
sebelum/selepas digunakan
- Memastikan aset yang dipinjam mendapat kebenaran daripada Ketua
Jabatan & Pegawai Aset

Pengurusan Stor / Stok Barang / Inventori

- Memastikan stok barang mencukupi Effira
- Memastikan rekod sentiasa dikemaskini
- Jumlah stok betul dan tepat seperti di dalam rekod

Pengurusan Kenderaan Jabatan

- Memastikan kenderaan jabatan dalam keadaan yang baik , sentiasa Roslizan
bersih dan selamat untuk digunakan
- Memastikan kenderaan diselenggara mengikut tempoh masa yang
ditetapkan
- Menyediakan laporan penggunaan minyak
- Memaklumkan kerosakan kenderaan dengan segera kepada Pegawai
Kenderaan

Pegawai Kenderaan
- Memantau penggunaan kenderaan jabatan
- Memastikan laporan dibuat oleh pemandu Abang Azman
- Mengawal penggunaan Kad Inden

Laporan
- Menyediakan laporan sebelum 5hb bulan berikutnya
(a) Laporan Kehadiran Siti Hismariah
(b) Laporan Cuti & Gantian Cuti Rehat (GCR) Muhd Hafriz
(c) Laporan Kepuasan Pelanggan Muhd Syahmi
(d) Laporan Penggunaan Kenderaan Rasmi Roslizan
(e) Laporan Penggunaan Setem Mohd Yakub

8.2 UNIT KEWANGAN / AKAUN

Penyediaan SO/LPO/Air Warrant

- Memastikan Request Form SO/LPO/Air Warrant diisi dan diterima
selewat-lewatnya 7 Hari sebelum program dijalankan Effira
- Memastikan semua maklumat program/pembekal/tarikh dan lain-lain Muhd Hafriz
yang berkaitan tertera di dalam borang permohonan
- Mengeluarkan SO/LPO/Air Warrant setelah mendapat kelulusan
Pemegang Waran
- Menyerahkan SO/LPO/Air Warrant kepada pembekal selewat-lewatnya
3 Hari sebelum tarikh program

Penyediaan Baucar Bayaran

- Menerima semua tuntutan elaun sebelum 10hb bulan berikutnya
- Memastikan semua dokumen diperlukan disediakan / lengkap & borang Effira
tuntutan ditandatangani sebelum membuat pembayaran Muhd Hafriz
- Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya 14 Hari dari
tarikh terima inbois/tuntutan perjalanan/kilometeran/kerja lebih
masa/elaun SPPM/Tuntutan Bayaran Balik (TBB)

6
Penyelenggaraan Buku Daftar/Buku Vot
- Memastikan semua buku daftar/vot sentiasa dikemaskini
(a) Buku Vot Effira
(b) Daftar Kueri Audit
(c) Daftar kueri Perbendaharaan
(d) Daftar Pembatalan Resit
(e) Daftar Retan Bulanan
(f) Daftar Akaun Belum Terima (ABT)
(g) Daftar Pembukaan Peti besi
(h) Daftar Penggunaan Resit Rasmi (T69)

Penyediaan Laporan/Retan Bulanan

- Memastikan laporan/retan disediakan sebelum 3hb bulan berikutnya
untuk dihantar ke TRY & HQ
- Memastikan laporan perbelanjaan yang disediakan betul dan tepat
dan disemak oleh Pemegang Waran sebelum dihantar
- Menyediakan laporan perbelanjaan setiap suku tahun untuk Mesyuarat
MPT/JITU

Permohonan Peruntukan
- Memastikan peruntukan mencukupi di dalam lejar
- Memohon peruntukan tambahan bagi peruntukan yang diperlukan

Kutipan Wang Awam

- Mengurus / mencerakin buku tunai Effira
- Menyediakan / merekod penyata pungutan harian Muhd Hafriz
- Menyediakan laporan bulanan Kutipan Harian sebelum 3hb bulan
berikutnya
- Mengutip, menerima wang awam
- Mengeluarkan resit terima bayaran

- Menghantar wang awam ke bank (Bank-In) Mohd Yakub

- Membatal dan menandatangani resit Muhd Syahmi

- Membuka /menutup ‘e-receipting system’ Siti Hismariah

Pemeriksaan Audit /Perbendaharaan

- Menyediakan dokumen yang dikehendaki oleh audit
- Memastikan semua dokumen lengkap Effira
- Menjawab kueri audit (jika berkenaan) Muhd Hafriz
- Penyediaan surat-menyurat yang berkaitan kewangan