BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini

banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang, baik itu yang

bergerak di bidang ekonomi maupun jasa. Salah satu perusahaan yang bergerak di

bidang jasa adalah PT. Dana Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak.

Perusahaan ini menyediakan jasa tenaga kerja untuk perusahaan-perusahaan yang

bekerja sama dengan PT Dana Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak seperti

maintenance engineering mechanical/electrical (M/E), cleaning service dan

administratif.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah tentang perusahaan, struktur

organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan

tersebut.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Dana Purna Investama (DPI) beralamat di Jl. Tanah Abang I No.27A,

Petojo Sel., Gambir, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10160

merupakan perusahaan yang antara lain bergerak di bidang Facility Management

23
 24

Services yang saat ini sedang tumbuh berkembang dengan cepat sejak didirikan pada

bulan April tahun 2007.

Perusahaan ini fokus di bidang Manajemen Operasional Pemeliharaan

Gedung dengan beberapa spesialisasi, antara lain Property Management Services,

Facility Management Services, Building Operation Maintenance Management

Services, Building Engineering Services, Housekeeping Services, Office Management

Services, Labour Supply Services, dan lain- lain.

PT. Dana Purna Investama (DPI) memiliki sumber daya yang kompeten dan

tersebar hampir di seluruh wilayah Indonesia, salah satunya di Pontianak yaitu

Building Operational Maintenance Management BCA KCU Pontianak atau biasa

disebut dengan PT. Dana Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak.

A. Visi

PT. Dana Purna Investama (DPI) mempunyai visi service untuk menjadi salah

satu badan usaha yang besar dan baik di Indonesia : “Menjadi perusahaan yang

menjadi pilihan utama di bidang Facility Management Services di Indonesia”

dengan menjalankan proses migrasi dari Single Service Excellence ke Multi Services

Excellence dan terus berkembang menjadi Facility Services Excellence.

1. Single Service Excellence

Hanya melayani Cleaning Service

2. Multi Services Excellence

Selain Cleaning Service, juga melayani Window Cleaning, dan Special Cleaning

Mailroom Service.

3. Facility Services Excellence

 25

Layanan lengkap termasuk Receptionist, Landscaping, Mekanikal/Elektrikal,

Parking, Security, Property Developtment dan lain-lain.

B. Misi

Adapun misi dari PT. Dana Purna Investama (DPI) terdiri dari:

1. Membangun perusahaan yang bisa menjadi benchmark di bidang Facility

Management Services.

2. Memahami beragam kebutuhan pengoperasian dan pemeliharaan gedung agar

pelanggan dapat fokus kepada bisnis utamanya.

3. Meningkatkan nilai tambah “para pemegang saham DPI”.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam

bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana penting untuk dalam pelaksanaan

fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka

yang mewujudkan suatu pola ttapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan

dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Dana Purna

Investama (DPI) khusus Building Operational Maintenance Management BCA KCU

Pontianak sebagai berikut.

 26

KA. Pengelola

Adm. BM

Teknisi Leader HK

Office Boy Op. Telepon Cleaner

Sumber: Hasil Penelitian (2016)

Gambar III.1. Struktur Organisasi DPI BOMM BCA KCU Pontianak

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang melibatkan sumber daya

manusia di dalamnya pasti memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing

sesuai dengan jabatan yang telah ditentukan dalam struktur organisasi tersebut.

Adapun fungsi dan tanggung jawab yang dimiliki berdasarkan jabatan dalam struktur

organisasi DPI BOMM BCA KCU Pontianak yaitu:

1. KA. Pengelola

a. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan di DPU BOMM BCA KCU

Pontianak.

b. Aktif berhubungan dengan pihak BCA yang berhubungan dengan aktifitas kerja

karyawan di BCA.

c. Bertanggung jawab atas segala aktifitas yang terjadi baik di dalam maupun di

luar perusahaan dan perusahaan relasi (BCA).

2. Adm. BM

a. Mendelegasikan kebijakan atau keputusan dari KA. Pengelola.

 27

b. Bertanggung jawab atas segala administrasi di DPU BOMM BCA KCU

Pontianak.

c. Kontrol kedua kegiatan pengawasan setelah KA. Pengelola

3. Teknisi

a. Bertanggung jawab atas kegiatan mekaninal/elektrikal.

b. Perawatan berkala terhadap aset mekanikal/elektrinal di DPU BOMM BCA

KCU Pontianak.

4. Leader HK

a. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya

dengan housekeeping.

b. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua

karyawan.

c. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Office Boy

a. Mendistribusikan setiap surat ke departemen yang bersangkutan dan mengirim

surat keluar.

b. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk seluruh karyawan di BCA,

termasuk para pekerja DPI.

c. Bekerja sama dengan rekan kerja di departemen HK dan departemen lainnya.

6. Op. Telepon

a. Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen-konsumen BCA yang

menggunakan via telepon.

b. Memberikan informasi yang di perlukan konsumen-konsumen BCA.

 28

7. Cleaner

a. Bertanggung jawab atas kebersihan di BCA KCU Pontianak.

b. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakan untuk bekerja.

c. Membersihkan bagian-bagian dari dari perusahaan, termasuk kantor, gedung

dan taman.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Sistem yang diterapkan untuk pengajian karyawan di PT. Dana Purna

Investama (DPI) di BCA KCU Pontianak memiliki beberapa tahapan. Adapun uraian

dari tahapan-tahapan tersebut terdiri dari:

1. Absensi

a. Setiap karyawan PT. Dana Purna Investama (DPI) melakukan absen masuk dan

absen keluar sebagai bukti kehadiran kerja dengan menggunakan media

fingerprint baik itu reguler atau lembur.

2. Rekap Absensi

a. Data yang terekam di fingerprint tersebut akan dikelola oleh Adm. BM dan

diolah menjadi Rekapitulasi Absensi Karyawan (RAK) untuk kegiatan kerja

reguler dan di arsipkan.

b. Untuk kegiatan lembur maka Adm. BM akan mengolah data dari fingerprint

tersebut menjadi Rekap Lembur Tenaga BOMM (RLT) dan diserahkan kepada

KA. Pengelola dan diarsipkan.

 29

3. Laporan

a. KA. Pengelola membuat Laporan Absensi Karyawan dan Lembur(LAKL)

berdasarkan Rekapitulasi Absensi Karyawan (RAP) dan Rekap Lembur Tenaga

BOMM (RLT).

b. Laporan Absensi Karyawan dan Lembur (LAKL) dikirim ke DPI pusat.

c. DPI pusat akan mengirim uang ke KA. Pengelola.

d. KA. Pengelola mentransfer sejumlah uang (gaji) dan membuat Slip Gaji

kemudian diserahkan ke karyawan DPI di BCA KCU Pontianak.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT. Dana Purna Investama (DPI) BCA

KCU Pontianak, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang

sedang berjalan di dalam perusahaan tersebut. Bentuk garis besar akan di ubah ke

dalam Diagram Alir Data (DAD) yang terdiri dari diagram konteks, diagram nol, dan

diagram detail yang dapat dilihat di bawah ini.

 30

Fp AK, LK

Karyawan SG Fp Fingerprint

0.0

LAKL, SG Analisa Sistem AK, LK

Penggajian Karyawan
KA.
RAK, RLT Pada PT. Dana Purna RAK, RLT Adm. BM
Pengelola
LAKL. Acc Investama (DPI) BCA KCU
Pontianak

LAKL. Acc LAKL

DPI Pusat

Keterangan:
Fp = Fingerprint Absen
AK = Absensi Karyawan
LK = Lembur Karyawan
RAK = Rekapitulasi Absensi Karyawan
RLT = Rekap Lembur Tenaga BOMM
LAKL = Laporan Absensi Karyawan dan Lembur
SG = Slip Gaji

Sumber: Hasil Penelitian (2016)

Gambar III.2. Diagram Konteks DPI BOMM BCA KCU Pontianak

 31

1.0
Fp Fp

Karyawan Absensi AK, LK Fingerprint

D.1 Arsip AK AK LK D.2 Arsip LK

AK LK

2.0
AK
LK
KA.
Pengelola Rekap Absensi Adm. BM
RAK,RLT RAK,RLT

D.3 Arsip RAK RAK. Copy RLT. Copy D.4 Arsip RLT

3.0
LAKL LAKL
LAKL. Acc LAKL. Acc
Laporan DPI Pusat
SG
SG

Keterangan:
Fp = Fingerprint Absen
AK = Absensi Karyawan
LK = Lembur Karyawan
RAK = Rekapitulasi Absensi Karyawan
RLT = Rekap Lembur Tenaga BOMM
LAKL = Laporan Absensi Karyawan dan Lembur
SG = Slip Gaji

Sumber: Hasil Penelitian (2016)

Gambar III.3. Diagram Nol DPI BOMM BCA KCU Pontianak

 32

1.1
Fp Fp
Absen
Karyawan Fingerprint
Karyawan

D.1 Arsip AK
AK 1.2
AK, LK
Simpan Data
D.2 Arsip LK
LK

D.1 Arsip AK
AK 2.1
AK, LK
Kelola Rekap
D.1 Arsip LK
LK Adm. BM

2.2
RAK, RLT RAK, RLT
KA.
Kirim dan
Pengelola
Simpan Rekap
RAK. Copy D.3 Arsip RAK

RLT. Copy D.4 Arsip RLT

3.1
LAKL LAKL
KA.
Kelola
Pengelola LAKL. Acc Laporan
LAKL. Acc DPI Pusat

3.2
SG SG
Slip Gaji
Karyawan

Keterangan:
Fp = Fingerprint Absen
AK = Absensi Karyawan
LK = Lembur Karyawan
RAK = Rekapitulasi Absensi Karyawan
RLT = Rekap Lembur Tenaga BOMM
LAKL = Laporan Absensi Karyawan dan Lembur
SG = Slip Gaji

Sumber: Hasil Penelitian (2016)

Gambar III.4. Diagram Detail DPI BOMM BCA KCU Pontianak

 33

3.5. Kamus Data

Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

lebih rinci yang dituliskan atau digambarkan pada Diagram Alir Data (DAD), karena

kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari.

Di sini akan dijelaskan tentang kamus data dokumen masukan dan kamus data

dokumen keluaran yang berhubungan dengan penggajian karyawan di PT. Dana

Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak.

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Absensi Sidik Jari Karyawan

Nama Arus Data : Fingerprint Karyawan

Alias : Fp

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 1.0 -- Karyawan

Penjelasan : Absensi sidik jari karyawan

Periode : Setiap kali melakukan absensi

Volume : Rata-rata 32 Fp per hari

Struktur Data : Isi

Header =

Isi = Sidik Jari

Footer =

2. Absensi Reguler Karyawan

Nama Arus Data : Absensi Karyawan

Alias : AK
 34

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 1.0 -- Fingerprint

Penjelasan : Absensi karyawan

Periode : Setiap hari absensi karyawan

Volume : Rata-rata 1 AK per hari

Struktur Data : Isi

Isi = {no + tanggal + NIK + nama_karyawan + lokasi +

absen_masuk + absen_keluar}

3. Absensi Lembur Karyawan

Nama Arus Data : Lembur Karyawan

Alias : LK

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 1.0 -- Fingerprint

Penjelasan : Absensi lembur karyawan

Periode : Setiap kali melakukan absensi lembur

Volume : Rata-rata 1 LK per hari

Struktur Data : Isi

Isi = {no + tanggal + NIK + nama_karyawan + lokasi +

absen_masuk + absen_keluar}

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Rekapitulasi Absensi Reguler Karyawan

Nama Arus Data : Rekapitulasi Absensi Karyawan

Alias : RAK
 35

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 2.0 -- Adm. BM

Penjelasan : Rekapitulasi absensi reguler karyawan

Periode : 1 bulan sekali

Volume : Rata-rata 1 RAK per bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nama_perusahaan + halaman + periode +

proyek + no_dokumen + no revisi + tanggal _terbit

Isi = {no + NIK + nama_karyawan + jabatan + HK +

1{tanggal}31 + jumlah {mk + off + sakit + ijin +

alpa + cuti} + ket} + total

Footer = catatan + dibuat_oleh + diperiksa_oleh + mengetahui

+ disetujui_oleh + keterangan

2. Rekapitulasi Absensi Lembur Karyawan

Nama Arus Data : Rekapitulasi Lembur Tenaga BOMM

Alias : RLT

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 2.0 -- Adm. BM

Penjelasan : Rekapitulasi absensi lembur karyawan

Periode : 1 bulan sekali

Volume : Rata-rata 1 RLT per bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_rekap
 36

Isi = {no + tanggal + NIK + nama_karyawan + lokasi +

jam_masuk_aktual + jam_pulang_aktual}

Footer = yang_membuat + diperiksa + diketahui

3. Laporan Absensi Reguler Karyawan dan Absensi Lembur Karyawan

Nama Arus Data : Laporan Absensi Karyawan dan Lembur

Alias : LAKL

Bentuk : Cetakan komputer

Arus Data : Proses 3.0 -- KA. Pengelola

Penjelasan : Laporan absensi reguler dan absensi lembur karyawan

Periode : 1 bulan sekali

Volume : Rata-rata 1 LAKL per bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nama_perusahaan + halaman + periode +

proyek + no_dokumen + no revisi + tanggal _terbit

Isi = {no + NIK + nama_karyawan + jabatan + HK +

1{tanggal}31 + jumlah {mk + off + sakit + ijin +

alpa + cuti} + ekstra + ket} + total

Footer = catatan + dibuat_oleh + diperiksa_oleh + mengetahui

+ disetujui_oleh + keterangan

4. Slip Gaji Karyawan

Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : SG

Bentuk : Cetakan komputer

 37

Arus Data : Proses 3.0 -- KA. Pengelola

Penjelasan : Bukti dari pembagian gaji karyawan

Periode : 1 bulan sekali

Volume : Rata-rata 16 SG per bulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nama_perusahaan + alamat + tanggal +

+ no_SG

Isi = NIK + nama_karyawan + jabatan +

[jumlah gaji(angka) + jumlah gaji (huruf)]

Footer = mengetahui

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan perincian dari bentuk dokumen-

dokumen yang digunakan dalam proses penggajian karyawan di PT. Dana Purna

Investama (DPI) BCA KCU Pontianak. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan

dalam dua bagian, dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang

masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk

dokumen masukan yang ada dalam sistem penggajian karyawan tiket di PT. Dana

Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak.

1. Absensi Sidik Jari Karyawan

Nama Dokumen : Fingerpint Karyawan

 38

Fungsi : sebagai tanda telah melakukan absensi

Sumber : Karyawan

Tujuan : Fingerprint

Frekuensi : Setiap terjadi kegiatan absensi

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : A-1

2. Absensi Reguler Karyawan

Nama Dokumen : Absensi Karyawan

Fungsi : Bukti absensi karyawan

Sumber : Fingerprint

Tujuan : Arsip AK

Frekuensi : Setiap terjadi kegiatan absensi

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : A-2

3. Absensi Lembur Karyawan

Nama Dokumen : Lembur Karyawan

Fungsi : Bukti absensi karyawan lembur

Sumber : Fingerprint

Tujuan : Arsip LK

Frekuensi : Setiap terjadi kegiatan absensi

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : A-3
 39

3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang

keluar atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk

dokumen keluaran yang ada dalam sistem penggajian karyawan tiket di PT. Dana

Purna Investama (DPI) BCA KCU Pontianak.

1. Rekapitulasi Absensi Reguler Karyawan

Nama Dokumen : Rekapitulasi Absensi Karyawan

Fungsi : Sebagai rekapitulasi untuk absensi karyawan bulanan

Sumber : Adm. BM

Tujuan : KA. Pengelola

Frekuensi : Setiap 1 bulan

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : B-1

2. Rekapitulasi Absensi Lembur Karyawan

Nama Dokumen : Rekapitulasi Lembur Tenaga BOMM

Fungsi : Sebagai rekapitulasi untuk absensi lembur bulanan

Sumber : Adm. BM

Tujuan : KA. Pengelola

Frekuensi : Setiap 1 bulan

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : B-2

3. Laporan Absensi Reguler Karyawan dan Lembur Karyawan

Nama Dokumen : Laporan Absensi Karyawan dan Lembur

 40

Fungsi : Sebagai laporan absensi reguler dan lembur karyawan

Sumber : KA. Pengelola

Tujuan : DPI Pusat

Frekuensi : Setiap 1 bulan

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : B-3

4. Slip Gaji Karyawan

Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penyerahan gaji ke karyawan

Sumber : KA. Pengelola

Tujuan : Karawan

Frekuensi : Setiap 1 bulan

Jumlah : 1 lembar

Lampiran : B-4

3.7. Permasalahan Pokok

Sistem berjalan yang diterapkan saat ini oleh PT. Dana Purna Investama

sudah menggunakan sistem komputerisasi dalam melakukan pengolahan gaji

karyawan,namun masih terdapat beberapa masalah. Adapun masalah-masalah

tersebut diuraikan sebagai berikut:

1. Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan absensi karyawan dan lembur,

dimana pembuatan laporan ini berdasarkan data dari rekapitulasi absensi karyawan

dan rekapitulasi lembur tenaga BOMM sehingga dapat merugikan karyawan yang
 41

telah melakukan kerja reguler sekaligus lembur berupa gaji yang tidak sesuai

dengan hasil kerja.

2. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses pengolahan laporan absensi karyawan

dan lembur yang berdampak pada keterlambatan dalam penyerahan gaji.

3. Walapun sudah menggunakan sistem yang terkomputerisasi, namun sumber daya

manusia di bidang teknologi informasi masih kurang.

3.8. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada PT. Dana Purna Investama (DPI) lebih fokus

dan mendasar pada sistem yang diterapkan dan sumber daya manusia yang ada di

perusahaan tersebut, sehingga pihak manajemen dari perusahaan harus melakukan

tindakan pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan yang terjadi

sehingga perusahaan dapat lebih maju dikemudian hari. Adapun alternatif pemecahan

masalah yang penulis sajikan terhadap masalah yang dihadapi oleh PT. Dana Purna

Investama (DPI) yaitu:

1. Diperlukan ketelitian dan pemeriksaan ulang dalam pembuatan laporan

absensi karyawan dan lembur demi keakuratan informasi yang di peroleh dan

tidak merugikan karyawan yang telah bekerja giat dan rutin.

2. KA. Pengelola dapat meminta bantuan kepada Adm. Admin untuk melakukan

pengoreksian ulang terhadap laporan yang dibuat agar lebih akurat.

Penambahan personil dalam pembuatan laporan ini dapat membantu dalam

mempercepat proses pembuatan laporan, sehingga dapat mengurangi potensi

terjadinya keterlambatan dalam penyerahan gaji.

 42

3. Diperlukan pelatihan khusus, workshop, maupun seminar tentang teknologi

informasi atau sistem yang diterapkan kepada sumber daya yang ada,

khususnya sumber daya yang melakukan pengolahan data penggajian.