PD-02-0002 Pedoman Pengadaan

Nomor Dokumen : PD-02-0002 Tanggal : 31 Januari 2018
Terbitan : 7
PETUNJUK PELAKSANAAN
Revisi : 0
PENGADAAN BARANG/JASA
Halaman 2 dari 51
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Pengesahan .................................................................................................................. 1
Daftar Isi .................................................................................................................................... 2
I. TUJUAN ............................................................................................................................ 3
II. RUANG LINGKUP ............................................................................................................. 3
III. DEFINISI ........................................................................................................................... 3
IV. TANGGUNG JAWAB ........................................................................................................ 8
V. DOKUMEN TERKAIT ........................................................................................................ 8
VI. KETENTUAN UMUM ......................................................................................................... 9
VII. PETUNJUK PELAKSANAAN ............................................................................................. 11
A. KETENTUAN PENGADAAN BARANG/JASA .............................................................. 11
1. Pelaksana Pengadaan dan Kompilator Anggaran .................................................. 11
2. Metode Pengadaan ............................................................................................... 13
3. Kualifikasi Rekanan ............................................................................................... 17
4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE) ........................................... 19
5. Penunjukkan Lebih Dari Satu Rekanan Pemenang (Multi Winners)....................... 20
6. Pengecualian ......................................................................................................... 21
B. PERMINTAAN PENGADAAN BARANG/JASA ............................................................ 21
1. Dasar Permintaan Pengadaan ............................................................................... 21
2. Cara Permintaan Pengadaan ................................................................................ 22
3. Konfirmasi Anggaran ............................................................................................. 24
C. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ......................................................... 24
1. Proses Pengadaan Barang/Jasa Dalam Negeri ..................................................... 24
2. Proses Pengadaan Barang/Jasa Luar Negeri ........................................................ 39
3. Biaya Tambahan Atas Pengadaan Barang Dalam dan Luar Negeri ...................... 43
4. Penyesuaian Kontrak ............................................................................................. 43
D. PENERIMAAN BARANG/JASA ................................................................................... 44
1. Penerimaan Barang ............................................................................................... 44
2. Penerimaan Jasa ................................................................................................... 45
3. Penerimaan Barang/Jasa Proyek Investasi Pengembangan ................................ 46
4. Penerimaan Barang/Jasa Yang Permintaannya Dikompilasi ................................. 46
E. PEMBAYARAN ........................................................................................................... 46
1. Pembayaran Transaksi Dalam Negeri ................................................................... 46
2. Pembayaran Transaksi Luar Negeri ...................................................................... 48
F. PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK KEPERLUAN PENJUALAN JASA TEKNIK ... 51
VIII. LAMPIRAN ........................................................................................................................ 51
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 3 dari 51
I. TUJUAN
Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini disusun untuk memberikan petunjuk
pelaksanaan teknis administratif yang lebih jelas dalam proses kegiatan pengadaan barang/jasa,
sehingga Perusahaan memperoleh barang/jasa dengan harga yang wajar, kualitas sesuai dengan
yang diinginkan, penyerahan pada jadwal yang ditentukan serta sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang berlaku.
Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Surat Keputusan Direksi yang mengatur tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa
PT Petrokimia Gresik.
II. RUANG LINGKUP
Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini berlaku untuk pengadaan barang/jasa di
PT Petrokimia Gresik baik pengadaan barang/jasa dalam negeri maupun luar negeri, baik untuk
keperluan investasi maupun operasional yang pembiayaannya menggunakan dana/anggaran
Perusahaan, sebagaimana ketentuan yang telah diatur dalam Surat Keputusan Direksi
PT Petrokimia Gresik No. 0194/TU.04.02/30/SK/2016 tanggal 21 Juni 2016 tentang Ketentuan
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Petrokimia Gresik.
III. DEFINISI
1. Perusahaan : adalah PT Petrokimia Gresik.
2. Direksi : adalah Direktur Utama dan/atau Direktur Perusahaan.
3. PT Pupuk Indonesia : adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang merupakan
(Persero) induk perusahaan dan pemegang saham mayoritas dari
4. Pihak yang Mempunyai : adalah Perusahaan dan/atau Organisasi yang mempunyai
Hubungan Istimewa hubungan istimewa dengan PT Petrokimia Gresik, meliputi:
a. Pemegang saham mayoritas dan/atau minoritas
PT Petrokimia Gresik;
b. Perusahaan yang pemegang sahamnya sama dengan
pemegang saham mayoritas PT Petrokimia Gresik;
c. Perusahaan yang sebagian pemegang sahamnya sama
dengan pemegang saham minoritas PT Petrokimia Gresik;
d. Perusahaan yang sebagian pemegang sahamnya adalah
e. Koperasi Karyawan Keluarga Besar Petrokimia Gresik
(K3PG).
5. RKAP : adalah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan selama
1 (satu) tahun anggaran, dan telah disahkan oleh RUPS (Rapat
Umum Pemegang Saham).
6. Unit Kerja Peminta : adalah unit kerja yang bertanggung jawab untuk meminta
Barang/Jasa barang/jasa, dapat sebagai pengguna barang/jasa dan/atau
(Requisitioner) sebagai kompilator anggaran.
7. Unit Kerja Pengguna : adalah unit kerja yang bertanggung jawab untuk menggunakan
Barang/Jasa (End User) barang/jasa, termasuk unit kerja yang bertanggung jawab untuk
mengoperasikan Obyek (semua sarana dan/atau fasilitas milik
Perusahaan) yang dalam hal diperlukan berkewajiban untuk
mengajukan permintaan jasa pemeliharaan terhadap Obyek
yang menjadi tanggung jawabnya.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 4 dari 51
8. Unit Kerja Pemelihara : adalah unit kerja yang bertanggung jawab atas pemeliharaan
suatu Obyek (semua sarana dan/atau fasilitas milik Perusahaan)
sesuai wilayah kerjanya.
9. Unit Kerja Perencana : adalah unit kerja pengelola kebutuhan barang/jasa yang
merencanakan dan membuat permintaan pengadaan
barang/jasa (Purchase Requisition).
10. Kompilator Anggaran : adalah unit kerja yang ditunjuk dan bertanggung jawab sebagai
koordinator penyusunan mata anggaran untuk barang/jasa
tertentu.
11. Pelaksana Pengadaan : adalah Kepala Unit Kerja yang diberi wewenang untuk
melaksanakan pemilihan Penyedia Barang/Jasa sesuai dengan
obyek pengadaan sebagaimana ditetapkan dalam petunjuk
pelaksanaan ini.
12. Panitia Pengadaan : adalah panitia yang dibentuk oleh Direksi untuk melaksanakan
pemilihan Penyedia Barang/Jasa, dengan susunan yang
ditetapkan dalam petunjuk pelaksanaan ini.
13. Pemilihan Penyedia : adalah kegiatan untuk menetapkan Penyedia Barang/Jasa yang
Barang/Jasa akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
14. Penyedia Barang/Jasa : adalah badan usaha, badan hukum, atau orang
perseorangan/subjek hukum yang kegiatan usahanya
menyediakan barang/layanan jasa.
15. Rekanan : adalah Penyedia Barang/Jasa yang telah diseleksi oleh
Perusahaan dan masuk dalam Master Data Rekanan (MDR).
16. Master Data Rekanan : adalah daftar Rekanan yang berisikan nama-nama Rekanan
(MDR) yang telah lulus seleksi dan setiap saat dapat disertakan dalam
kegiatan pengadaan barang/jasa sesuai dengan bidangnya.
17. Kegiatan Pengadaan : adalah kegiatan membelanjakan dana anggaran perusahaan yang
Barang/Jasa tersedia dengan tujuan untuk memperoleh barang/ jasa yang
dibutuhkan Perusahaan untuk melaksanakan operasinya
dimulai dari kegiatan perencanaan pembelian, pengiriman,
inspeksi dan penerimaan serta penyimpanannya.
18. Kontrak : Kontrak adalah perikatan antara Perusahaan dengan Penyedia
Barang/Jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa,
antara lain berupa Purchase Order (PO)/Order Pembelian (OP)/
Order Kerja (OK), Perjanjian, dan Kontrak Induk.
19. Barang : adalah bahan baku dan penolong, barang setengah jadi, barang
jadi, peralatan dan sejenisnya yang spesifikasinya ditetapkan
oleh Unit Kerja Peminta Barang.
20. Jasa : adalah pekerjaan dan/atau penyediaan jasa termasuk jasa
konsultansi, pekerjaan konstruksi, jasa pemborongan, dan jasa
sejenisnya yang spesifikasinya ditetapkan oleh Unit Kerja
Peminta Jasa.
21. Barang Dagangan : adalah barang yang diadakan untuk dijual kembali.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 5 dari 51
22. Dokumen Pengadaan : adalah dokumen yang disiapkan oleh Unit Kerja Peminta,
Unit Kerja Perencana dan Panitia/Pelaksana Pengadaan
sebagai kelengkapan dalam proses pengadaan barang/jasa
sesuai kebutuhannya, antara lain meliputi: Kerangka Acuan Kerja
(KAK)/Terms of Reference (TOR)/Rencana Kerja dan
Syarat-syarat (RKS)/Invitation For Bid (IFB), Harga Perkiraan
Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE), Permohonan Persetujuan
Pengadaan Barang/Jasa, Material Request (MR) atau
Service Request (SR), Purchase Requisition (PR), Daftar Usulan
Rekanan (DUR), Undangan kepada Penyedia Barang/Jasa /
Request For Quotation (RFQ), serta Konsep Kontrak (draft
contract).
23. Pagu Anggaran : adalah batasan/plafond anggaran yang disediakan untuk barang
atau jasa yang akan diadakan untuk setiap commitment item
yang sama.
24. Tarif Dasar : adalah tarif pengadaan barang/jasa yang nilai satuan, perkiraan
kuantum dan biaya dalam periode tertentu telah mendapat
persetujuan dari Direksi.
25. Harga Perkiraan Sendiri : adalah perhitungan harga barang/jasa yang dilakukan oleh Unit
(HPS) atau Owner Kerja Perencana dan/ atau Peminta Barang/Jasa yang
Estimate (OE) dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat
dipertanggungjawabkan dan digunakan sebagai acuan dalam
evaluasi penawaran, klarifikasi, dan/atau negosiasi dengan calon
penyedia barang/jasa.
26. Prakualifikasi : adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha
serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia
Barang/Jasa sebelum memasukkan penawaran.
27. Pascakualifikasi : adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha
serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia
Barang/Jasa setelah memasukkan penawaran.
28. Investasi : adalah penanaman modal yang dilakukan oleh Perusahaan
melalui pertimbangan sedemikian rupa sehingga dapat
menunjang kontinuitas dan perkembangan usaha serta
menghindari pemborosan dalam investasi tersebut.
Investasi dibedakan atas Investasi Pengembangan dan
Investasi Rutin.
29. Investasi Pengembangan : Investasi pengembangan adalah penanaman modal berupa
penggantian/penambahan asset yang mengakibatkan terjadinya
penambahan kapasitas dan/atau efisiensi untuk memperoleh
keuntungan serta mampu memberikan nilai manfaat yang lebih
dari setahun.
30. Investasi Rutin : Investasi rutin adalah pengeluaran modal berupa
pembelian/penggantian mesin, peralatan, bangunan,
kendaraan, alat berat dan asset produktif lainnya yang sifatnya
berulang/rutin dan dapat mengakibatkan bertambahnya umur
asset dan memberikan nilai manfaat yang lebih dari setahun.
31. Multi Winners : adalah penunjukkan lebih dari satu Rekanan pemenang dalam
satu proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang
diadakan oleh Pelaksana Pengadaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 6 dari 51
32. Usaha Kecil : adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri dan
dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang
bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang
perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau menjadi bagian baik
langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau
usaha besar, yang memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak
Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk
tanah dan bangunan tempat usaha; atau
b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari
Rp. 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan
paling banyak Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus
juta rupiah);
c. Milik Warga Negara Indonesia;
d. Berdiri sendiri, bukan merupakan Pihak yang Mempunyai
Hubungan Istimewa atau cabang perusahaan yang dimiliki,
dikuasai, atau berafiliasi baik langsung maupun tidak
langsung dengan Usaha Menengah atau Usaha Besar;
e. Berbentuk usaha orang perseorangan, badan usaha yang
tidak berbadan hukum, atau badan usaha yang berbadan
hukum, termasuk koperasi;
33. Pengadaan Luar Negeri : Pengadaan Luar Negeri atau Pengadaan Impor adalah proses
atau Pengadaan Impor pengadaan kebutuhan barang/jasa luar negeri yang
dilakukan dengan Rekanan Luar Negeri.
34. Penawaran : adalah penawaran administasi & teknis dan/atau penawaran
harga/komersial.
35. Metode Satu Sampul : adalah metode pemasukan penawaran, yang terdiri dari
persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga yang
dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup dan diserahkan
dalam waktu yang sama.
36. Metode Dua Sampul : adalah metode pemasukan penawaran, dimanan dokumen
penawaran disampaikan dalam 2 (dua) sampul, yaitu
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul
tertutup I sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam
sampul tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II
dimasukkan kedalam I (satu) sampul (sampul penutup) dan
diserahkan dalam waktu yang sama.
37. Metode Dua Tahap : adalah metode pemasukan penawaran, dimana dokumen
penawaran disampaikan dalam 2 (dua) sampul, yaitu
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul
tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam
sampul tertutup II, dan penyampaiannya dilakukan dalam
2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 7 dari 51
38. PO STO with condition : atau Purchase Order Stock Transport Order with condition
adalah surat perintah kerja berdasarkan Kontrak/Perjanjian,
ditujukan kepada Rekanan transportir untuk memindahkan
sejumlah barang/produk tertentu dari Gudang asal ke Gudang
tujuan sesuai yang tertera dalam dokumen PO STO.
PO STO juga merupakan dokumen Kontrak yang sah.
39. Daftar Usulan Rekanan : adalah dokumen sistem ERP-SAP yang berisikan daftar nama-
(DUR) nama Rekanan dari database MDR Perusahaan yang akan
diundang mengikuti proses pengadaan, usulan metode
pengadaan, dan perkiraan nilai pengadaan barang/jasa.
40. MR : atau Material Request adalah dokumen permintaan material/
barang stock, non-stock dan aset/investasi yang diterbitkan oleh
Unit Kerja Peminta Barang atau Unit Kerja Kompilator
Anggaran.
41. SR : atau Service Request adalah dokumen permintaan pekerjaan
jasa yang diterbitkan oleh Unit Kerja Peminta Jasa atau Unit
Kerja Kompilator Anggaran.
42. PR : atau Purchase Requisition adalah dokumen dalam sistem yang
diterbitkan oleh Unit Kerja Perencana dari dasar MR/SR/
Running MRP/Order/Reservasi lain didalam sistem ERP-SAP
sebagai permintaan pembelian/pengadaan barang/jasa.
43. Running MRP : Atau Running Materials Requirement Planning adalah
permintaan material yang dihasilkan secara otomatis dalam
sistem ketika level stock mencapai batas minimal dan
membutuhkan verifikasi Unit Kerja Perencana.
44. RFQ (Request For : atau Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) adalah
Quotation) dokumen dalam sistem yang diterbitkan oleh Pelaksana
Pengadaan untuk permintaan penawaran harga/komersial
kepada Rekanan.
45. GR : atau Goods Receipt adalah dokumen dalam sistem yang
diterbitkan oleh Unit Kerja Perencana sebagai dasar
penerimaan barang/material/barang dagangan dari
Rekanan/Penyedia Barang.
46. Release GR : adalah dokumen GR yang telah diverifikasi dan digunakan
sebagai dasar pembayaran (GR Slip).
47. Berita Acara Penerimaan : adalah dokumen hasil dari SES (Service Entry Sheet) dalam
Pekerjaan (BAPP) sistem yang diterbitkan oleh Unit Kerja Perencana sebagai
dasar penerimaan pekerjaan jasa dari Rekanan/Penyedia Jasa
dan digunakan sebagai dasar pembayaran.
48. ERP-SAP : atau Enterprise Resource Planning berbasis System Aplication
and Product in Data Processing adalah sistem software untuk
mengintegrasikan keseluruhan aktivitas operasional bisnis
Perusahaan dan terintegrasi di dalam bisnis proses anggota
PT Pupuk Indonesia (Persero)
49. MVP : atau Memo Verifikasi Pembayaran adalah dokumen sistem
yang diterbitan oleh Dep Akuntansi sebagai dasar proses
pembayaran oleh Dep Keuangan kepada Rekanan/Pihak
Eksternal Perusahaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 8 dari 51
50. Kondisi urgent : Suatu kondisi yang belum terjadi, yang apabila tidak segera
dilakukan tindakan berpotensi untuk menyebabkan unsafe
condition/penurunan kapasitas pabrik/segala bentuk kerugian
lain.
51. Kondisi darurat : Suatu kondisi mendesak yang harus mendapatkan
(emergency) penanganan/ tindakan saat itu juga, dengan kriteria sebagai
berikut :
i. Kondisi bahaya/musibah (force majeur) yang telah terjadi
serta dapat menyebabkan berhentinya proses produksi
atau dapat menyebabkan tertundanya proses start up
pabrik atau menyebabkan pabrik terkena pemotongan rate;
atau
ii. Kondisi mendesak dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pengiriman/penyaluran/pengadaan pupuk terkait kebijakan
Pemerintah dan/atau Perusahaan yang berpotensi
menyebabkan terjadinya kelangkaan pupuk atau hilangnya
peluang penjualan bagi Perusahaan.
IV. TANGGUNG JAWAB
Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini disiapkan dan telah dikoordinasikan dengan Unit
Kerja Terkait oleh Staf Pengembangan Sistem Manajemen, diperiksa oleh Manager Perencanaan
SDM dan disahkan oleh General Manager Sumber Daya Manusia.
Pelaksanaan atas ketentuan yang diatur dalam Petunjuk Pelaksanaan ini menjadi tanggung jawab
semua pihak yang terkait.
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Surat Keputusan Direksi PT Petrokimia Gresik No. 0496/TU.04.02/30/SK/2017 tanggal
29 Desember 2017 tentang Perubahan Surat Keputusan Direksi PT Petrokimia Gresik
No. 0194/TU.04.02/30/SK/2016 tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
2. Surat Keputusan Direksi PT Petrokimia Gresik No. 0180/LI.00.01/30/SK/2017 tanggal
23 Mei 2017 tentang Struktur Organiasi PT Petrokimia Gresik.
21 Juni 2016 tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Petrokimia Gresik.
7 September 2015 tentang Kewenangan Pengesahan Prosedur Operasional
22 November 2013 tentang Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Kepada Perusahaan Lain.
6. PM-01-0001 Panduan Sistem Manajemen PT Petrokimia Gresik.
7. Nota Dinas Direksi PT Petrokimia Gresik tentang Kompilator Anggaran.
8. Nota Dinas Direksi PT Petrokimia Gresik No. 0508/TU.04.02/30/ND/2011 tanggal
22 Februari 2011 tentang Uang Muka.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 9 dari 51
VI. KETENTUAN UMUM

Selain ketentuan-ketentuan dalam Surat Keputusan Direksi PT Petrokimia Gresik
No. 0194/TU.04.02/30/SK/2016 tanggal 21 Juni 2016 tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa PT Petrokimia Gresik, dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa berlaku ketentuan
umum sebagai berikut:
1. Pelaksanaan pengadaan harus bersifat transparan dan auditable, dalam pengertian bahwa
mulai dari proses permintaan sampai barang/jasa tersebut diterima dengan baik oleh
Pemakai, harus jelas melalui koordinasi dan pengawasan unit kerja terkait tanpa mengurangi
kerahasiaan dokumen dan informasi, sehingga proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan
baik dan lancar.
2. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus berdasarkan RKAP yang telah disahkan oleh RUPS
yang dituangkan secara rinci dalam Anggaran Operasional (Hasil Rapat Anggaran Bulanan).
3. Pengadaan barang/jasa harus dilaksanakan secara efektif, efisien dan tepat waktu untuk
menjamin kelancaran operasi pabrik dan unit kerja penunjang secara keseluruhan dengan
tetap mengutamakan pertimbangan-pertimbangan:
3.1. Kualitas dalam arti sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
3.2. Biaya dalam arti dapat ditekan serendah mungkin dengan jumlah pembelian dan waktu
pembelian ditetapkan untuk menghasilkan tingkat stock yang optimum guna menjamin
kelancaran operasi perusahaan dan biaya penyimpanan yang rendah.
3.3. Pengiriman dalam arti sesuai jadwal yang dikehendaki.
4. Masing-masing unit kerja yang terkait dengan proses pengadaan barang/jasa harus membuat
target dan jadwal penyelesaian dokumen sehingga dapat tercipta tertib administrasi.
5. Pelaksana Pengadaan harus membuat catatan kinerja Rekanan (dalam sistem ERP-SAP)
sebagai bahan dalam mengevaluasi kinerja Rekanan.
6. Setiap pengadaan barang/jasa harus memiliki HPS (Harga Perkiraan Sendiri) atau OE (Owner
Estimate) atau harga yang dikalkulasikan secara keahlian untuk mengetahui kewajaran harga
serta OE tersebut digunakan sebagai acuan sebelum melakukan proses pengadaan
barang/jasa dengan tindak lanjut melakukan evaluasi penawaran bila terdapat perbedaan
yang mencolok antara Owner Estimate dengan harga yang dipilih.
7. Pembentukan Panitia Pengadaan:
7.1. Pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh Pelaksana Pengadaan
Dalam hal dilakukan pelelangan dan dipandang perlu, maka Pelaksana Pengadaan
melibatkan Panitia Pengadaan dengan susunan sebagai berikut :
7.1.1. Susunan Panitia Pengadaan:
a. Ketua merangkap Anggota : Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan;
b. Sekretaris : Salah satu Kabag/Pejabat Grade III dari Unit
Kerja Pelaksana Pengadaan atau Kepala
Administrasi & Logistik;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 10 dari 51
c. Anggota : - Manager Keuangan;

- Manager Hukum & Sekretariat;
- Kepala Unit Kerja Perencana dan/atau
Pemelihara dan/atau Peminta Barang/Jasa
dan/atau Pengguna Barang/Jasa.
- Pejabat lain yang ditunjuk oleh masing-
masing Kepala Unit Kerja Perencana
dan/atau Pemelihara dan/atau Peminta
Barang/Jasa dan/atau Pengguna
Barang/Jasa.
7.2. Khusus pengadaan barang/jasa investasi pengembangan dilaksanakan oleh
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek dengan susunan sebagai berikut.
7.2.1. Susunan Panitia Pengadaan Persiapan Proyek:
a. Ketua merangkap Anggota : Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek;
b. Sekretaris : Sekretaris Panitia Pengadaan Persiapan
Proyek;
c. Anggota : - Manager Keuangan;
- Manager Hukum & Sekretariat;
- Kepala Unit Kerja Perencana dan/atau
Pemelihara dan/atau Peminta Barang/Jasa
dan/atau Pengguna Barang/Jasa.
Apabila dipandang perlu, Direksi dapat melengkapi susunan Panitia Pengadaan
Persiapan Proyek beserta tugas dan tanggung jawabnya yang ditetapkan dalam
Nota Dinas Direksi tersendiri.
7.3. Dalam hal pengadaan barang/jasa dinilai lebih efisien dari segi kepentingan
Perusahaan apabila dilaksanakan oleh lembaga profesional, maka pelaksanaannya
dapat menggunakan lembaga profesional melalui seleksi berdasarkan persetujuan
Direksi.
8. Pengadaan barang/jasa yang dipecah-pecah menjadi beberapa paket yang besaran nilainya
menjadi lebih kecil dengan maksud menghindari kewenangan persetujuan untuk nilai Kontrak
yang lebih tinggi adalah tidak dibenarkan.
9. Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, Panitia/Pelaksana Pengadaan maupun peserta
tidak diperbolehkan menambah, mengurangi atau mengubah daftar Rekanan peserta, scope,
harga maupun spesifikasi penyediaan barang/jasa setelah penawaran harga/komersial dibuka
(post bidding). Apabila terdapat perubahan dalam hal spesifikasi teknis, maka Perusahaan
berkewajiban untuk memberikan informasi perubahan tersebut kepada semua pihak.
10. Untuk petunjuk pelaksanaan teknis proses pengadaan Bahan Baku dan Barang Dagangan
tata cara pengadaannya diatur dalam prosedur yang terpisah dari pedoman/petunjuk
pelaksanaan ini.
11. Untuk proses pengadaan barang/jasa bersama yang pelaksanaannya dilakukan oleh
Panitia Pengadaan Bersama yang ditunjuk PT Pupuk Indonesia (Persero), maka proses
pengadaan barang/jasa tersebut mengikuti kebijakan/ketentuan/prosedur yang berlaku di
PT Pupuk Indonesia (Persero).
12. Apabila ketentuan dalam Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa ini memerlukan
pengaturan yang lebih rinci, maka diatur dalam instruksi kerja masing-masing
Pelaksana Pengadaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 11 dari 51
VII. PETUNJUK PELAKSANAAN

A. KETENTUAN PENGADAAN BARANG/JASA
1. Pelaksana Pengadaan dan Kompilator Anggaran
1.1. Pelaksana Pengadaan dan Obyek Pengadaan
1.1.1. Manager Pengadaan Barang :
Barang yang diperlukan Perusahaan, dengan rincian sebagai berikut:
1) Bahan Baku dan Barang Dagangan;
2) Chemical dan Bahan Penolong;
3) Spare part dan equipment pabrik;
4) Spare part dan equipment prasarana;
5) Tools dan bulk material;
6) Operating supplies;
7) Barang promosi;
8) Barang kebutuhan operasional Pabrik yang dikembangkan
Kompartemen Riset;
9) Barang kebutuhan riset pupuk, produk hayati, pemuliaan dan
pengolahan hasil tanaman;
10) Barang untuk keperluan penjualan jasa teknik;
11) Barang kebutuhan riset pasar;
12) Pupuk Petroganik yang dihasilkan oleh Unit Produksi Petroganik dan
gabah calon benih;
13) Barang kebutuhan taman dan penghijauan;
14) Barang kebutuhan operasional Bagian Perwakilan Jakarta;
15) Semua jenis barang, kecuali untuk pengadaan barang tertentu.
1.1.2. Manager Pengadaan Jasa :
Jasa yang diperlukan Perusahaan, dengan rincian sebagai berikut:
1) Jasa perbaikan peralatan Pabrik dan proses;
2) Jasa cleaning area Pabrik dan jasa pengelolaan limbah B3;
3) Jasa inspeksi;
4) Jasa pengantongan hasil produksi sendiri dan Barang Dagangan
(Pupuk dan Non Pupuk), didalam area perusahaan;
5) Jasa perbaikan alat berat dan jasa borongan operator alat berat;
6) Jasa persewaan alat berat dan peralatan penunjang pemeliharaan
Pabrik;
7) Jasa kalibrasi dan sertifikasi;
8) Jasa kepabeanan;
9) Jasa surveyor;
10) Jasa EMKL dan bongkar muat produk eks pengadaan (Bahan Baku
& Barang Dagangan), didalam area Perusahaan;
11) Jasa EMKL dan bongkar muat produk untuk pengisian gudang
penyangga dan penjualan, didalam dan diluar area Perusahaan;
12) Jasa EMKL dan bongkar muat produk eks pengadaan (Barang
Dagangan), diluar area Perusahaan;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 12 dari 51
13) Jasa kepelabuhanan, bongkar muat dan pengantongan produk-

produk Pihak lain di Terminal Untuk Kepentingan Sendiri (TUKS)
14) Jasa persewaan gudang bahan baku;
15) Jasa konsultan;
16) Jasa hukum;
17) Jasa desain dan percetakan;
18) Jasa kebutuhan taman dan penghijauan;
19) Jasa kebutuhan operasional Pabrik yang dikembangkan
Kompartemen Riset;
20) Jasa untuk keperluan penjualan jasa teknik;
21) Jasa kebutuhan riset pupuk, produk hayati, pemuliaan dan
pengolahan hasil tanaman;
22) Jasa kebutuhan riset pasar;
23) Jasa pengangkutan dan pengiriman Pupuk dan Non Pupuk;
24) Jasa sewa dan pengelolaan gudang penyangga;
25) Jasa pengantongan Barang Dagangan (Pupuk dan Non Pupuk),
diluar area Perusahaan;
26) Jasa promosi;
27) Jasa asuransi;
28) Jasa perbankan;
29) Jasa audit;
30) Jasa ketenagakerjaan dan jasa kesehatan;
31) Jasa aktuaria;
32) Jasa pendidikan dan pelatihan;
33) Jasa boga/konsumsi;
34) Jasa sewa kendaraan untuk keperluan dinas non-penjualan;
35) Jasa perbaikan kendaraan dinas;
36) Jasa cleaning service gedung perkantoran (Administrasi dan Pabrik)
dan jasa housekeeping;
37) Jasa pemasangan fasilitas rumah dinas/ruangan/kantor;
38) Jasa sewa ruangan/kantor/rumah dinas dan fasilitas ruangan/
kantor/rumah dinas;
39) Jasa pengiriman barang fasilitas rumah dinas;
40) Jasa perbaikan inventaris rumah dinas dan kantor administrasi;
41) Jasa akomodasi tamu;
42) Jasa dokumentasi serta pengiriman dan penggandaan dokumen
Perusahaan;
43) Jasa perbaikan/pemeliharaan bangunan kantor Administrasi,
bangunan rumah dinas, fasilitas umum dan olah raga;
44) Jasa kebutuhan operasional Bagian Perwakilan Jakarta;
45) Jasa konstruksi & engineering untuk kegiatan investasi rutin;
46) Semua jenis jasa, kecuali untuk pengadaan jasa tertentu.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 13 dari 51
1.1.3. Kepala Proyek/Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek:

a. Kepala Proyek
Barang dan Jasa yang bersifat spesifik untuk Keperluan Persiapan,
Pembangunan dan Operasional dari Proyek yang Bersangkutan.
b. Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek (Panitia Tender
Persiapan Proyek-proyek Pengembangan):
Barang dan Jasa yang bersifat spesifik untuk Keperluan Persiapan,
Pembangunan dan Operasional dari Proyek yang Bersangkutan,
antara lain EPC Main Contractor dan/atau Barang/Jasa untuk peralatan-
peralatan utama (Main Equipment).
1.2. Kompilator Anggaran dan Mata Anggaran yang dikompilasi sebagaimana
yang ditetapkan dalam Nota Dinas Direksi PT Petrokimia Gresik tentang
Kompilator Anggaran.
2. Metode Pengadaan
2.1. Metode dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa:
2.1.1. Pelelangan Terbuka atau Pelelangan Terbatas
a. Diterapkan untuk pemilihan penyedia barang/jasa atas pengadaan
barang/jasa yang bernilai diatas Rp. 1.000.000.000,00 (satu milyar
rupiah);
b. Pelelangan Terbuka adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
umum dimana jumlah penyedia barang/jasa yang mampu
melaksanakan diyakini tidak terbatas, yang dilakukan secara terbuka
dengan pengumuman secara luas melalui media massa atau website
perusahaan sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat
dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya;
c. Dalam hal jumlah penyedia barang/jasa diyakini terbatas dalam
arti kemampuan Rekanan untuk menyediakan barang/jasa yang
terbatas, Rekanan yang terbatas, barang/jasa yang terbatas dan
waktu untuk melakukan evaluasi barang/jasa yang dibutuhkan yang
terbatas, maka atas pertimbangan azas biaya dan manfaat dapat
diputuskan bahwa pengadaan barang/jasa dilakukan dengan
Pelelangan Terbatas.
Pelelangan Terbatas diikuti oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga)
penyedia barang/jasa yang masuk Master Data Rekanan (MDR) yang
telah disahkan PT Pupuk Indonesia (Persero).
2.1.2. Pemilihan Langsung
a. Diterapkan untuk:
1) Pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 1.000.000.000,00
(satu milyar rupiah); dan/atau
2) Pemilihan penyedia barang/jasa yang apabila dilakukan dengan
metode Pelelangan Terbuka atau Pelelangan Terbatas dinilai
tidak efisien dari segi kepentingan perusahaan; dan/atau
3) Waktu kebutuhan pengadaannya kurang dari 60 (enam puluh)
hari kalender; dan/atau
4) Akibat gagalnya pelelangan ulang karena tidak dipenuhinya
syarat jumlah peserta lelang.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 14 dari 51
b. Pemilihan Langsung dilakukan dengan membandingkan sebanyak-

banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 2 (dua) penawaran dari
penyedia barang/jasa yang masuk MDR yang telah disahkan
PT Pupuk Indonesia (Persero) serta dilakukan negosiasi baik teknis
maupun biaya.
2.1.3. Penunjukan Langsung
a. Diterapkan atas rekomendasi Pejabat Grade I atasan Unit Kerja
Peminta Barang/Jasa atau Kepala Proyek, dan untuk pemilihan
penyedia barang/jasa yang memenuhi salah satu ketentuan sebagai
berikut:
1) Barang/jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama perusahaan dan
tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
2) Penyedia Barang/Jasa dimaksud hanya satu-satunya (barang
spesifik);
3) Barang/jasa yang bersifat knowledge intensive, dimana untuk
menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan
kelangsungan pengetahuan dari Penyedia Barang/Jasa;
4) Bila pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan
cara pelelangan dan pemilihan langsung telah dua kali dilakukan
namun peserta pelelangan atau pemilihan langsung tidak
memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti
pelelangan atau pemilihan langsung, sekalipun ketentuan dan
syarat-syarat telah memenuhi kewajaran;
5) Barang/jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan
intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari
Original Equipment Manufacture;
6) Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat,
dan aset strategis perusahaan;
7) Barang/jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order)
sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak
egorbankan kualitas barang/jasa;
8) Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat
lokal maupun nasional;
9) Barang/jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu
kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan
yang sudah dilaksanakan sebelumnya;
10) Penyedia barang/jasa adalah Pihak yang Mempunyai Hubungan
Istimewa yang memiliki fasilitas dan kemampuan penyediaan
barang/jasa dan memberikan harga yang wajar dan kualitas yang
dapat dipertanggungjawabkan;
11) Barang/jasa berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.
b. Penunjukan Langsung dilakukan dengan menunjuk langsung 1 (satu)
Penyedia Barang/Jasa.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 15 dari 51
2.1.4. Pembelian Langsung

Yaitu pengadaan yang dilakukan tidak melalui inquiry ataupun quotation,
tetapi langsung mendatangi toko/agen/pemasok, bila spesifikasi sesuai,
dibeli dan langsung dibayar (cash & carry).
a. Pembelian langsung diterapkan untuk pemilihan penyedia
barang/jasa yang memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Barang/jasa yang bersifat umum, spesifikasinya jelas, ada daftar
harganya dan bernilai sampai dengan maksimum
Rp.10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah); dan
2) Barang/jasa diperlukan segera dan langsung digunakan (bukan
untuk disimpan di gudang);
b. Pembelian langsung hanya dapat dilakukan oleh Pelaksana
Pengadaan dan Bagian Perwakilan Jakarta.
Untuk Bagian Perwakilan Jakarta, nilai maksimal transaksi pembelian
langsung menyesuaikan ketentuan/prosedur yang berlaku.
c. Pembelian Langsung dilakukan terhadap barang/jasa yang terdapat
di pasar, dengan demikian nilainya berdasarkan harga pasar.
d. Pembelian Langsung dapat dilakukan dengan atau tanpa Kontrak.
2.2. Penetapan metode/cara pengadaan barang/jasa:
2.2.1. Metode/cara pengadaan barang/jasa dengan nilai sampai dengan
Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) ditetapkan oleh Kepala Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
2.2.2. Metode/cara pengadaan barang/jasa dengan nilai lebih dari
Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) ditetapkan oleh Pejabat Yang
Berwenang dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Di atas Rp. 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) sampai dengan
Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) diusulkan oleh Kepala Unit
Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan kepada
Pejabat Grade I atasannya;
Untuk penetapan metode pengadaan barang/jasa keperluan proyek
investasi pengembangan yang bernilai diatas Rp. 10.000.000,00
(sepuluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah), diatur sebagai berikut :
i. Untuk proyek investasi pengembangan yang Ketua Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyeknya setingkat
Pejabat Grade I, penetapan metode diusulkan oleh Pejabat 1
(satu) tingkat dibawah Ketua Panitia Pengadaan Persiapan
Proyek/ Kepala Administrasi & Logistik Proyek kepada Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek;
ii. Untuk proyek investasi pengembangan yang Ketua Panitia
Pejabat Grade II, penetapan metode diusulkan oleh Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek kepada
Direktur Teknik & Pengembangan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 16 dari 51
b. Di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) diusulkan oleh

Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan atau Ketua Panitia
Pengadaan kepada Direktur Teknik & Pengembangan yang
membawahi setelah diparaf oleh Pejabat Grade I yang menjadi
atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan atau Ketua
Panitia Pengadaan;
Untuk penetapan metode pengadaan barang/jasa keperluan proyek
investasi pengembangan yang bernilai diatas Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah), penetapan metode diusulkan oleh Ketua Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek kepada Direktur Teknik
& Pengembangan.
2.2.3. Usulan penetapan metode pengadaan barang/jasa yang akan diterapkan
dilakukan pada saat mengajukan Daftar Usulan Rekanan (DUR) dalam
sistem ERP-SAP.
2.3. Pengadaan barang/jasa harus menggunakan Kontrak antara lain berupa
Purchase Order (PO)/Order Pembelian (OP)/Order Kerja (OK), Perjanjian dan
Kontrak Induk.
Untuk pengadaan jasa distribusi terkait dengan pemindahan produk Perusahaan di
lini pemasaran, maka Kontrak yang digunakan adalah berupa PO STO with
condition.
2.4. Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan, Jaminan Sanggahan dan
Pembayaran Uang Muka:
2.4.1. Untuk setiap pengadaan barang/jasa yang bernilai di atas
Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), Penyedia Barang/Jasa
wajib menyerahkan Jaminan Penawaran (Bid Bond) sebesar minimal
1% (satu persen) dari nilai penawaran.
2.4.2. Untuk setiap pengadaan barang/jasa yang bernilai di atas
Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), Penyedia Barang/Jasa yang
ditetapkan sebagai pemenang wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan
(Performance Bond) sebesar minimal 5 % (lima persen) dari nilai Kontrak,
selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kalender setelah tanggal Kontrak
tersebut dikeluarkan.
Penyerahan jaminan pelaksanaan tidak diwajibkan apabila Pemasok
adalah Instansi Penelitian Pemerintah dan Perguruan Tinggi Negeri.
2.4.3. Pembayaran uang muka dapat diberikan setelah Pemasok menyerahkan
Jaminan Uang Muka dengan nilai minimal 100% dari besarnya uang
muka. Besarnya uang muka yang dapat diberikan adalah:
a. Untuk usaha kecil setinggi-tingginya 30% (tiga puluh persen) dari nilai
Kontrak;
b. Untuk usaha selain usaha kecil setinggi-tingginya 20% (dua puluh
persen) dari nilai Kontrak.
Mekanisme penyerahan Jaminan Uang Muka sama dengan penyerahan
Jaminan Penawaran dan Jaminan Pelaksanaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 17 dari 51
2.4.4. Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakuan yang sama (equal
treatment) dalam setiap pengadaan barang/jasa, maka pihak yang kalah
pada saat pengumuman pemenang berhak untuk mengajukan sanggahan.
Sanggahan dapat dilakukan dengan syarat memberikan jaminan sanggahan
kepada Perusahaan dengan besaran 1% (satu persen) dari nilai penawaran
dan disertai pembuktian dari pihak penyanggah.
2.4.5. Jaminan sanggahan sebagaimana dimaksud diatas dikembalikan kepada
peyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum dan
menjadi hak Perusahaan apabila sanggahannya terbukti tidak benar
secara hukum.
Mekanisme penyerahan Jaminan Sanggahan sama dengan penyerahan
Jaminan Penawaran dan Jaminan Pelaksanaan.
2.4.6. Jaminan Penawaran, Jaminan Pelaksanaan, Jaminan Uang Muka, dan
Jaminan Sanggahan yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa
diterbitkan oleh Bank Umum (berupa Bank Garansi) atau perusahaan
penjamin yang berbentuk badan hukum perseroan terbatas. Khusus
Jaminan Penawaran dapat diterbitkan oleh perusahaan asuransi (berupa
Jaminan/Suretyship).
Perusahaan penjamin, Bank Umum dan perusahaan asuransi yang
dimaksud adalah yang direkomendasi oleh Dep Keuangan PT Petrokimia
Gresik, melalui memo internal.
Jaminan yang diserahkan oleh Penyedia Barang/Jasa kepada Perusahaan
disertai dengan Surat Kuasa Pencairan kepada PT Petrokimia Gresik.
2.4.7. Untuk pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan melalui proses
pengadaan luar negeri dan pekerjaan jasa konsultansi, tidak diperlukan
Jaminan Penawaran dan Jaminan Pelaksanaan, kecuali untuk proyek
investasi pengembangan Pelaksana Pengadaan atau Panitia Pengadaan
dapat mensyaratkan Jaminan Penawaran dan Jaminan Pelaksanaan.
Ketentuan terkait jaminan dalam proses pengadaan bahan baku/barang
dagangan diatur dalam prosedur tersendiri yang terpisah dari petunjuk
pelaksanaan pengadaan barang/jasa ini.
2.4.8. Untuk pengadaan barang/jasa yang sudah ada Kontrak Induknya, apabila
pelaksanaan Kontrak Induk dilakukan secara parsial, penyerahan
Jaminan Pelaksanaannya dapat dilakukan berdasarkan Kontrak
Pelaksanaan/ Kontrak Eksekusi/Kontrak Parsial tersebut.
2.5. Untuk pengadaan Bahan Baku dan Barang Dagangan serta pengadaan barang/
jasa yang dilakukan dalam rangka penjualan jasa teknik, dapat dilakukan dengan
metode Penunjukan Langsung atas persetujuan Direksi, untuk memperoleh harga
yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung-jawabkan.
3. Kualifikasi Rekanan
3.1. Seluruh Rekanan dalam negeri, harus tercantum dalam Master Data Rekanan
(MDR) setelah melalui seleksi & evaluasi tertentu sebelumnya.
3.2. Dalam melakukan seleksi & evaluasi Rekanan, aspek yang dievaluasi/dinilai, adalah:
3.2.1. Aspek Administrasi, diperlukan untuk menilai legalitas usaha, pendataan
pemilik dan pengurus Rekanan;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 18 dari 51
3.2.2. Aspek Keuangan, diperlukan untuk mengetahui potensi keuangan

Rekanan dalam mendukung kegiatan usaha;
3.2.3. Aspek Personalia, diperlukan untuk menilai kemampuan (secara kualitas
dan kuantitas) potensi sumber daya manusia yang mendukung Rekanan;
3.2.4. Aspek Pengalaman, diperlukan untuk menilai kemampuan Rekanan
dalam melaksanakan pekerjaan;
3.2.5. Aspek Fasilitas/Peralatan yang dimiliki, diperlukan untuk menilai
kemampuan Rekanan ditinjau dari fasilitas dan peralatan yang dimiliki
untuk menjalankan kegiatan usaha produksi dan jasa.
3.3. Untuk mendorong terciptanya keterkaitan industri yang lebih luas, maka perlu
dilakukan penelitian lagi terhadap Rekanan lainnya sebanyak mungkin dan harus
diusahakan kesempatan diberikan semaksimal mungkin kepada para produsen
nasional.
3.4. Pelaksana/Panitia Pengadaan harus melakukan kegiatan pemeriksaan atas
kebenaran data yang disampaikan oleh Rekanan. Kegiatan pemeriksaan meliputi
penelitian data keuangan dan Bank serta peninjauan ke lokasi (apabila diperlukan)
untuk menghindari alamat yang fiktif dan fasilitas serta personil yang kurang
mendukung.
3.5. Untuk masuk kedalam MDR dan/atau merubah data, Rekanan masuk
kedalam website https://eproc.pupuk-indonesia.com, kemudian diverifikasi oleh
Dep Pengadaan Jasa. Selanjutnya hasil verifikasi Dep Pengadaan Jasa
menunggu persetujuan oleh PT Pupuk Indonesia (Persero).
Rekanan yang telah memenuhi persyaratan kualifikasi dicatat dalam Master Data
Rekanan yang disetujui/disahkan oleh PT Pupuk Indonesia (Persero) kemudian
dikelompokkan sesuai dengan bidang usahanya.
3.6. Untuk Rekanan Luar Negeri dapat dilakukan pemeriksaan atas kebenaran data yang
disampaikan oleh Rekanan (apabila dipandang perlu) dan pelaksanaan proses
pengadaan harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian.
3.7. Dep Pengadaan Jasa ditetapkan sebagai Pengelola Master Data Rekanan
Master Data Rekanan yang dikelola oleh Dep Pengadaan Jasa secara periodik
(sekurang-kurangnya 12 bulan sekali) harus dievaluasi oleh Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Panitia Pengadaan atau atas masukan dari Unit Kerja terkait, dan
selanjutnya diajukan perubahannya kepada PT Pupuk Indonesia (Persero) dalam
sistem ERP-SAP.
3.8. Kinerja setiap Pemasok perlu dievaluasi/dinilai atas setiap penyelesaian pekerjaan
jasa atau pengiriman barang kepada Perusahaan melalui penilaian dalam sistem
ERP-SAP dan Pemasok yang mempunyai kinerja kurang baik mendapat
peringatan dan dapat diusulkan suspend/blacklist sebagai Rekanan Perusahaan
kepada PT Pupuk Indonesia (Persero).
3.9. Pelaksana Pengadaan wajib membuat penilaian kinerja Rekanan di dalam sistem
ERP-SAP.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 19 dari 51
4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE)

4.1. Untuk memperoleh kewajaran harga dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa
maka setiap kegiatan pengadaan barang/jasa harus didukung oleh harga
perhitungan/harga perkiraan sendiri (HPS)/OE yang dikalkulasikan berdasarkan
keahlian dan digunakan sebagai dasar pengajuan anggaran maupun acuan dalam
negosiasi harga ataupun penentuan pemenang pengadaan barang/jasa.
4.2. Untuk permintaan pengadaan barang/jasa yang belum pernah diminta oleh Unit
Kerja Peminta Barang/Jasa, maka OE dibuat oleh Unit Kerja Peminta Barang/Jasa
untuk kemudian diberikan kepada Dep Perencanaan & Pengawasan Barang/Jasa
(Dep PPBJ) untuk digunakan sebagai referensi penentuan OE.
OE barang/jasa umum atau barang/jasa yang sudah pernah diminta oleh Unit
Kerja Peminta Barang/Jasa dibuat berdasarkan check price/bank data yang
disediakan oleh Dep PPBJ.
4.3. Untuk setiap proyek investasi pengembangan atau proyek investasi rutin yang
akan dilelang harus dibuatkan perkiraan nilai barang/jasa oleh Dep Rancang
Bangun dan/atau Proyek sebelum pelaksanaan lelang.
Untuk setiap proyek investasi pengembangan atau proyek investasi rutin, maka
OE akan diterbitkan pada saat sebelum pembukaan dokumen penawaran
harga/komersil.
4.4. Sebagai referensi untuk menentukan OE antara lain:
4.4.1. Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh Pabrikan atau distributor
tunggal;
4.4.2. Harga Patokan/Standar yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah;
4.4.3. Harga pasar setempat yang diperoleh dari hasil survey pasar;
4.4.4. Harga yang didapat dari media massa misalnya majalah (Bussiness News),
Buku Petunjuk Telepon/BPT;
4.4.5. Harga perkiraan Perhitungan Biaya oleh konsultan/Engineering Estimate;
4.4.6. Harga standar yang dikeluarkan oleh Instansi atau harga beli Instansi
lain/Unit Kerja lain;
4.4.7. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan
Pusat Statistik (BPS) atau asosiasi terkait dan sumber data lain yang
dapat dipertanggungjawabkan;
4.4.8. Perhitungan yang didasarkan atas perbandingan dan interpolasi dari
material yang sejenis;
4.4.9. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan
mempertimbangkan faktor perubahan biaya;
4.4.10. Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan
instansi lain maupun pihak lain.
4.5. Apabila harga penawaran lebih rendah dari OE maka proses pengadaan tidak
perlu diulang, tetapi jika harga penawaran ternyata jauh di bawah OE (>20%)
maka perlu dilakukan klarifikasi oleh Pelaksana/Panitia Pengadaan baik kepada
Rekanan maupun kepada Unit Kerja Perencana dan/atau Peminta Barang/Jasa.
Klarifikasi kewajaran harga apabila harga penawaran di bawah OE (>20%) dengan
ketentuan:
4.5.1. Apabila peserta tersebut ditunjuk sebagai pemenang lelang, harus
bersedia untuk menaikkan Jaminan Pelaksanaan menjadi 5%
(lima persen) dari nilai total OE; atau
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 20 dari 51
4.5.2. Apabila peserta yang bersangkutan tidak bersedia menaikkan nilai

Jaminan Pelaksanaan, maka penawarannya digugurkan dan Jaminan
Penawaran disita untuk Perusahaan serta dimasukkan dalam Daftar
Hitam.
4.6. Apabila semua penawaran lebih tinggi di atas 10% dari OE namun masih di bawah
pagu anggaran, maka Pelaksana/Panitia Pengadaan melakukan analisa OE
kembali dengan tujuan sebagai berikut:
4.6.1. Bila hasil analisa perhitungan OE dianggap benar, maka dilakukan
penawaran ulang;
4.6.2. Bila hasil analisa perhitungan OE dianggap salah, maka dikonfirmasikan
ke Peminta Barang/Jasa untuk menentukan proses pengadaan
diteruskan atau tidak.
4.7. Apabila sudah ada minimal 3 (tiga) Rekanan yang menawarkan wajar, (20%
dibawah OE s.d 10% diatas OE), maka penawaran lebih tinggi di atas 10% dari
OE tidak dievaluasi.
4.8. Apabila hasil analisa perbedaan OE disebabkan oleh perbedaan kurs (nilai tukar
valuta asing) yang digunakan sebagai basis perhitungan OE, maka Pelaksana/
Panitia Pengadaan dapat meminta langsung Unit Kerja Perencana dan/atau
Peminta Barang/Jasa untuk memperbaiki OE dan penentuan pemenang dapat
diproses lanjut.
5. Penunjukkan Lebih Dari Satu Rekanan Pemenang (Multi Winners)
5.1. Apabila dalam proses pengadaan barang/jasa melalui metode Pelelangan
Terbatas mengalami hambatan untuk dapat menghasilkan satu Rekanan
pemenang, maka Panitia Pengadaan dapat menunjuk lebih dari satu Rekanan
pemenang (Multi Winners) untuk pelaksanaan penyediaan barang/jasa kepada
Perusahaan, dengan kriteria:
5.1.1. Volume/kuantum barang/jasa yang dibutuhkan Perusahaan dalam periode
tertentu, diperkirakan oleh Panitia Pengadaan tidak mampu dilaksanakan
oleh satu Rekanan, alasan perkiraan disampaikan dalam DUR kepada
Direktur Teknik & Pengembangan untuk dimintakan ijin terlebih dahulu; dan
5.1.2. Barang/jasa dibutuhkan secara kontinyu dan/atau bersifat urgent untuk
menjamin kelancaran operasional Perusahaan.
5.2. Ketentuan dalam penunjukkan Multi Winners adalah sebagai berikut :
5.2.1. Panitia Pengadaan meminta persetujuan ijin pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dengan Multi Winners yang dituangkan dalam DUR kepada
Direktur Teknik & Pengembangan;
5.2.2. Meminta persetujuan Direktur Utama dan Direktur Teknik & Pengembangan
melalui lembar Usulan Pemenang Penyedia Barang/Jasa (FM-30-0122),
dengan menyampaikan latar belakang serta pertimbangan diperlukannya
pengadaan barang/jasa dengan Multi Winners;
5.2.3. Harga/tarif dalam Kontrak pelaksanaan antara Rekanan pemenang satu
dengan lainnya adalah sama dan dituangkan dalam Kontrak antara
Perusahaan dengan masing-masing Rekanan pemenang; dan
5.2.4. Pengadaan barang/jasa dengan Multi Winners tetap memunculkan
Rekanan yang kalah dalam proses pengadaan (jumlah peserta yang
mengikuti proses lelang harus lebih besar dari jumlah Multi Winners).
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 21 dari 51
5.3. Alokasi penyediaan barang/jasa dengan Multi Winners diatur sebagai berikut :
5.3.1. Untuk pengadaan barang, pembagian penyediaan barang kepada masing-
masing Rekanan didasarkan pada kuantum yang berbeda; dan
5.3.2. Untuk pengadaan jasa, pembagian penyediaan jasa kepada masing-
masing Rekanan didasarkan pada volume dan/atau wilayah kerja yang
berbeda.
5.4. Penentuan prioritas Rekanan-Rekanan pemenang (Multi Winners) didasarkan
pada kemampuan melaksanakan pekerjaan sesuai volume/kuantum barang/jasa
yang ditentukan pada saat final proses pengadaan berdasarkan harga penawaran
hasil klarifikasi & negosiasi dan justifkasi oleh Panitia Pengadaan (dituangkan
dalam Berita Acara Hasil Pelelangan).
5.5. Pengadaan barang/jasa dengan Multi Winners hanya terbatas untuk Rekanan
yang sudah masuk dalam MDR Perusahaan dan mempunyai kompetensi untuk
penyediaan barang/jasa yang diminta oleh Panitia Pengadaan.
5.6. Ketentuan mengenai Multi Winners seperti disebutkan diatas dapat disampaikan
oleh Panitia Pengadaan kepada peserta lelang pada saat aanwizjing dan jika
dipandang perlu dapat dituangkan dalam dokumen pengadaan demi tercapainya
proses pengadaan yang transparan, adil dan wajar.
6. Pengecualian
Apabila proses pengadaan barang/jasa menyimpang dari ketentuan yang diuraikan
dalam petunjuk pelaksanaan pengadaaan barang/jasa ini, maka pengecualian tersebut
harus mendapat persetujuan minimum 2 (dua) orang Direksi yaitu Direktur atasan
Unit Kerja Pelaksana Pengadaan dan Direktur Utama.
B. PERMINTAAN PENGADAAN BARANG/JASA
1. Dasar Permintaan Pengadaan
1.1. Barang/jasa yang diminta harus sesuai dengan RKAP dan sesuai dengan hasil
evaluasi atas kebutuhan barang/jasa yang harus dibeli.
1.2. Barang/jasa khusus untuk proyek-proyek, pengadaannya dilakukan berdasarkan
Bill of Material yang proposal kontraknya telah disetujui oleh Pejabat Yang
Berwenang.
1.3. Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan setelah permintaan pengadaannya
diusulkan dan mendapat persetujuan dari:
1.3.1. Untuk perkiraan nilai barang/jasa sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah), diusulkan dan disetujui oleh Kepala Unit Kerja Peminta
Barang/Jasa (Pejabat Grade II).
1.3.2. Untuk perkiraan nilai barang/jasa di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta
rupiah), diusulkan oleh Kepala Unit Kerja Peminta Barang/Jasa (Pejabat
Grade II) dan disetujui oleh Pejabat Grade I atasan Unit Kerja Peminta
Barang/ Jasa.
1.3.3. Untuk perkiraan nilai barang/jasa di atas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah), diusulkan oleh Pejabat Grade I atasan Unit Kerja
Peminta Barang/Jasa (Pejabat Eselon II) dan disetujui oleh Direktur yang
membawahi Unit Kerja Peminta Barang/Jasa.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 22 dari 51
1.4. Usulan persetujuan pengadaan barang/jasa menggunakan Formulir Permohonan

Persetujuan Pengadaan Barang/Jasa (FM-30-0055), yang diatur sebagai berikut :
1.4.1. Untuk permintaan pengadaan barang/jasa yang sesuai/terdapat dalam
RKAP tahun berjalan yang telah disahkan, MR/SR tidak perlu dilengkapi
dengan FM-30-0055.
1.4.2. Untuk permintaan pengadaan barang/jasa yang tidak sesuai/
tidak terdapat dalam RKAP tahun berjalan yang telah disahkan, MR/SR
harus dilengkapi dengan FM-30-0055 karena perubahan rencana
pengadaan barang/jasa berpotensi menyebabkan anggaran biaya
maupun investasi di suatu Unit Kerja menjadi kekurangan/defisit (tidak
terkontrol), sehingga harus diketahui oleh Pejabat Yang Berwenang.
FM-30-0055 tersebut dapat digunakan sebagai salah satu bukti dan
alasan apabila Unit Kerja melakukan ijin realokasi atau over-run anggaran
pada mata anggaran (Commitment Item/GL Account) yang dimaksud.
1.5. Pengendalian/validasi atas permintaan barang/jasa melalui MR/SR dengan
barang/jasa yang terdapat dalam RKAP tahun berjalan yang telah disahkan untuk
menentukan diperlukannya FM-30-0055 atau tidak, dilakukan secara manual diluar
sistem ERP-SAP dan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Pejabat Grade III dan
Pejabat Grade II Atasan Peminta Barang/Jasa.
2. Cara Permintaan Pengadaan
2.1. Pengadaan Barang
Unit Kerja Peminta Barang mengajukan permintaan barang/Material Request (MR)
yang telah disetujui oleh Kepala Unit Kerja Peminta Barang kepada Dep PPBJ.
Terdapat 3 (tiga) jenis MR, yaitu :
a. MR yang diterbitkan secara manual (FM-30-0308), untuk barang non-stock
dan investasi;
b. MR untuk barang stock (yang secara otomatis akan muncul (MRP) apabila
suatu barang stock telah mencapai level minimal); dan
c. MR yang diterbitkan secara sistem, khusus barang pemeliharaan terdapat
Maintenance Order (MO).
Untuk barang pemeliharaan, permintaan barang dapat dilakukan melalui
Maintenance Order (MO) dalam sistem ERP-SAP. Kemudian akan otomatis
terbentuk PR dalam sistem ERP-SAP dan release PR tersebut menyesuaikan
sebagaimana dimaksud pada poin 2.4.3.
2.2. Pengadaan Jasa
Unit Kerja Peminta Jasa mengajukan permintaan jasa/Service Request (SR) yang
telah disetujui oleh Kepala Unit Kerja Peminta Jasa kepada Dep PPBJ.
Terdapat 2 (dua) jenis SR, yaitu :
a. SR yang diterbitkan secara sistem, untuk jasa pemeliharaan terdapat
Maintenance Order (MO); dan
b. SR yang diterbitkan secara manual (FM-30-0309), untuk jasa selain jasa
pemeliharaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 23 dari 51
Untuk jasa pemeliharaan, permintaan jasa dapat dilakukan melalui Maintenance

Order (MO) dalam sistem ERP-SAP. Kemudian akan otomatis terbentuk PR dalam
sistem ERP-SAP dan release PR tersebut menyesuaikan sebagaimana dimaksud
pada poin 2.4.3.
2.3. Khusus untuk kebutuhan barang/jasa yang ada Kompilator Anggarannya, maka
Unit Kerja Peminta Barang/Jasa menerbitkan memo permintaan/kebutuhan
barang/jasa kepada Kompilator Anggaran. Selanjutnya Kompilator Anggaran
mengkompilasi permintaan barang/jasa berdasarkan memo Unit Kerja Peminta
Barang/Jasa untuk kemudian dibuatkan MR untuk permintaan barang dan/atau SR
untuk permintaan jasa dan dikirimkan kepada Dep PPBJ.
2.4. MR/SR yang diterbitkan oleh Unit Kerja Peminta Barang/Jasa harus
mencantumkan cost center ditingkat terkecil/terendah dari suatu Unit Kerja
(minimal sampai tingkat Bagian, jika memungkinkan sampai dengan tingkat
work center atau Pelaksana).
2.5. Permintaan pengadaan barang/jasa dilakukan dengan:
2.5.1. Untuk mengajukan permintaan pengadaan barang/jasa, Unit Kerja Peminta
Barang/Jasa menerbitkan MR/SR dilengkapi dengan FM-30-0055 (sesuai
ketentuan poin 1.4. diatas).
2.5.2. Atas dasar MR/SR dari Unit Kerja Peminta Barang/Jasa /Kompilator
Anggaran, Dep PPBJ menindaklanjuti permintaan pengadaan barang/jasa
tersebut dengan pembuatan Permintaan Pembelian/ Purchase
Requisition (PR) dalam sistem ERP-SAP.
2.5.3. Release PR diatur sebagai berikut :
2.5.3.1. Untuk barang stock, maka release PR oleh 3 level approver,
yaitu Pejabat Grade IV, Pejabat Grade III dan Kepala Unit Kerja
Perencana (Dep PPBJ).
2.5.3.2. Untuk barang non-stock, jasa dan investasi (aset), maka
release PR oleh 4 level approver, yaitu Pejabat Grade IV,
Pejabat Grade III dan Kepala Unit Kerja Perencana
(Dep PPBJ) dan Manager Anggaran.
2.5.4. Untuk pengadaan yang bersifat urgent (harus mendapat prioritas secara
cepat), maka MR/SR-nya diberi identifikasi “URGENT”.
Permintaan pengadaan barang/jasa diajukan oleh Pejabat Grade II Unit
Kerja Peminta Barang/Jasa untuk mendapat persetujuan Pejabat Grade I
Unit Kerja Peminta Barang/Jasa menggunakan form MR/SR dan
disampaikan kepada Unit Kerja Perencana (Dep PPBJ).
Dalam hal permintaan barang/jasa terdapat Kompilator Anggarannya,
maka identifikasi “URGENT” dituangkan pada memo permintaan/
kebutuhan barang/jasa yang ditujukan kepada Kompilator Anggaran.
2.5.5. Untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat darurat (emergency)
karena dapat berpotensi menimbulkan dampak yang merugikan bagi
kelangsungan operasi Perusahaan, maka penerbitan MR/SR diidentifikasi
dengan keterangan “EMERGENCY” dan harus mendapat persetujuan
Pejabat Grade I atasan Unit Kerja Peminta barang/jasa untuk kemudian
ditujukan kepada Unit Kerja Perencana (Dep PPBJ).
Permintaan dan persetujuan pengadaan barang/jasa (MR/SR)
disampaikan kepada Dep PPBJ.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 24 dari 51
Dalam hal ini barang/jasa dapat segera didatangkan/dikerjakan lebih

dahulu, sedangkan proses administrasi menyusul.
Pengadaan darurat ini juga dapat dilakukan dengan cara
Penunjukan Langsung, jika persyaratannya sesuai ketentuan/kriteria
Penunjukan Langsung.
3. Konfirmasi Anggaran dan Realokasi Anggaran
3.1. Konfirmasi anggaran dilakukan oleh sistem (checking budget) pada saat akan
membuat PR dan pada saat akan membuat PO di dalam sistem ERP-SAP.
3.2. Apabila pada saat pelaksanaan pengadaan (pada saat pembuatan PR atau
pembuatan PO) terjadi keterbatasan anggaran (budget exceeded) sedangkan
pengadaan barang/jasa harus tetap dilaksanakan maka harus diajukan
re-anggaran/permintaan penambahan anggaran melalui realokasi anggaran/
over-run anggaran.
3.3. Usulan realokasi anggaran menggunakan Form Permohonan Persetujuan Realokasi
Anggaran (FM-30-0054) dan untuk over-run anggaran menggunakan memo kepada
Direksi, yang diatur dalam PR-02-0070 (Prosedur Penganggaran).
3.4. Pengajuan konfirmasi/realokasi anggaran investasi dan anggaran pengadaan
yang multi-years diatur lebih lanjut dalam PR-02-0070.
C. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA

Pengadaan barang/jasa dapat dilakukan di dalam maupun di luar negeri sepanjang diperoleh
harga perolehan akhir yang paling menguntungkan bagi Perusahaan dengan tetap memenuhi
ketentuan kualitas maupun waktu pengiriman yang dipersyaratkan.
1. Proses Pengadaan Barang/Jasa Dalam Negeri
1.1. Setiap pengadaan barang/jasa, pelaksanaannya harus berdasarkan penerbitan
Permintaan Pembelian/Purchase Requisition (PR). Rincian terkait barang/jasa yang
diminta (items barang/jasa) dapat menjadi lampiran dalam PR.
1.2. Setelah persyaratan administrasi pengadaan barang/jasa lengkap (dokumen MR/SR,
PR dan permohonan persetujuan pengadaan barang/jasa oleh Pejabat Yang
Berwenang), Pelaksana/Panitia Pengadaan melakukan persiapan pengadaan
barang/Jasa sebagai berikut:
1.2.1. Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan.
1.2.2. Menyiapkan dokumen pengadaan dan mengajukan Daftar Usulan Rekanan
(DUR) yang dilampiri dokumen pengadaan kepada Pejabat Yang Berwenang
untuk mendapatkan pengesahan, dengan batasan sebagai berikut:
a. Untuk pengadaan dengan nilai di atas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah), diusulkan oleh Pelaksana/Panitia Pengadaan kepada
Direktur Teknik & Pengembangan setelah diparaf oleh Pejabat Grade I
yang menjadi atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua
Panitia Pengadaan.
Untuk pengadaan barang/jasa keperluan proyek investasi pengembangan
yang bernilai diatas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah),
diusulkan oleh Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala
Proyek kepada Direktur Teknik & Pengembangan;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 25 dari 51
b. Nilai pengadaan di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)

sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah),
diusulkan oleh Pelaksana/Panitia Pengadaan kepada Pejabat Grade I
yang menjadi atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua
Panitia Pengadaan
yang bernilai diatas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai
dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah), diatur
sebagai berikut:
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyeknya setingkat Pejabat
Grade I, diusulkan oleh Pejabat 1 (satu) tingkat dibawah Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/ Kepala Administrasi & Logistik
Proyek kepada Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/
Kepala Proyek;
Grade II, diusulkan oleh Ketua Panitia Pengadaan Persiapan
Proyek/Kepala Proyek kepada Direktur Teknik & Pengembangan.
c. Untuk nilai pengadaan sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah), usulan dan pengesahan dilakukan oleh Kepala Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
yang bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah),
diatur sebagai berikut:
Grade I, usulan dan pengesahan dilakukan oleh Pejabat 1 (satu)
tingkat di bawah Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/ Kepala
Administrasi & Logistik Proyek;
Grade II, usulan dan pengesahan dilakukan oleh Ketua Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek.
1.2.3. Pengajuan DUR dilakukan dalam sistem ERP-SAP dan dicetak untuk
kemudian ditandatangani oleh Pejabat Yang Berwenang.
Untuk proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui sistem
electronic procurement (e-proc), kecuali melalui metode Penunjukan
Langsung, DUR dilakukan dengan mengusulkan seluruh Rekanan
yang memiliki Scope of Supply (SoS) sesuai kebutuhan barang/jasa,
serta dapat dicetak dan ditandatangani oleh Pejabat Yang Berwenang
(apabila diperlukan).
1.3. Berdasarkan persetujuan/pengesahan Pejabat Yang Berwenang, Pelaksana/Panitia
Pengadaan melakukan proses pengadaan sebagai berikut :
1.3.1. Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Pembelian Langsung :
a. Pengadaan barang/jasa dengan cara Pembelian Langsung hanya dapat
dilakukan oleh Pelaksana Pengadaan dan Bagian Perwakilan Jakarta,
sesuai ketentuan/prosedur yang berlaku.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 26 dari 51
b. Urutan pelaksanaan pengadaannya sebagai berikut :

1) Melakukan konfirmasi harga kepada Penyedia Barang/Jasa.
2) Berdasarkan hasil konfirmasi harga, menyiapkan uang:
i) Proyek Investasi Pengembangan yang ditetapkan dalam Nota
Dinas yang disahkan oleh Direksi PT Petrokimia Gresik :
menggunakan dana Kas Kecil;
ii) Dep Pengadaan Barang dan Dep Pengadaan Jasa : mengurus
permintaan uang muka (cash advance) ke Dep Keuangan;
iii) Bagian Perwakilan Jakarta : menggunakan dana Kas/Bank
Bagian Perwakilan Jakarta.
3) Mendatangi toko/pemilik barang/penyedia jasa dengan membawa
spesifikasi barang/jasa yang akan dibeli.
Pelaksana Pengadaan (termasuk Proyek Investasi Pengembangan)
dan Bagian Perwakilan Jakarta serta Unit Kerja Peminta Barang/Jasa
(apabila diperlukan), harus memastikan/berusaha bahwa dalam
melaksanakan pembelian langsung tersebut telah diperoleh harga
yang wajar dan kualitas barang/jasa yang dibeli telah sesuai dengan
yang diinginkan.
4) Jika telah terjadi kesepakatan, melakukan pembelian barang/jasa,
melakukan pembayaran dan meminta bukti pembelian.
c. Pembelian Langsung ke Penyedia Barang/jasa dapat dilakukan dengan
atau tanpa Kontrak.
1.3.2. Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Penunjukan Langsung :
a. Dilakukan oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan
dengan menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
b. Urutan pelaksanaan pengadaan :
1) Penyiapan dokumen pengadaan
Menyiapkan dokumen pengadaan yang akan digunakan untuk
melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara penunjukan
langsung.
2) Pengajuan DUR, termasuk mengusulkan calon Rekanan yang akan
diikut sertakan dalam proses pengadaan.
DUR dilakukan dalam sistem ERP-SAP dan dicetak untuk kemudian
ditandatangani oleh Pejabat Yang Berwenang dengan batasan
kewenangan penandatanganan sebagaimana dimaksud pada
huruf C, angka (1) poin 1.2.2. di atas.
3) Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) langsung
kepada 1 (satu) Rekanan yang telah disetujui oleh Pejabat Yang
Berwenang dalam DUR.
SPPH ditanda-tangani minimal oleh Pejabat Grade III Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Kepala Administrasi Logistik Proyek/
Sekretaris Panitia Pengadaan Persiapan Proyek.
4) Mengevaluasi/membandingkan penawaran yang masuk dengan OE
(dalam Bid Tabulasi di sistem ERP-SAP).
5) Melakukan klarifikasi dan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga
diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat
dipertanggungjawabkan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 27 dari 51
6) Membuat Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi yang diketahui/

ditandatangani kedua belah pihak (Perusahaan dan Rekanan)
7) Mengusulkan hasil klarifikasi dan negosiasi kepada Pejabat Yang
Berwenang untuk mendapat persetujuan.
8) Menerbitkan Kontrak jika telah terjadi kesepakatan.
1.3.3. Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Pemilihan Langsung :
a. Dilakukan oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan.
melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara pemilihan langsung.
diikut sertakan dalam proses pengadaan.
3) Pemilihan penyedia barang/jasa yang bernilai sampai dengan
Rp. 1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah) yang apabila dilakukan
dengan metode pelelangan terbuka atau pelelangan terbatas dinilai
tidak efisien dari segi kepentingan perusahaan, dapat dilakukan
dengan metode pemilihan langsung.
4) Undangan, Permintaan Penawaran & Jaminan serta Evaluasi
a) Mengundang sebanyak-banyaknya Rekanan, sekurang-
kurangnya 2 (dua) Rekanan yang telah disetujui oleh Pejabat
Yang Berwenang;
b) Apabila Rekanan yang mengajukan penawaran kurang dari
2 (dua), maka dilakukan pemilihan ulang dengan mengundang
peserta yang lama dan/atau mengundang calon peserta yang
baru;
Rekanan yang mengirimkan penawaran yang bernilai diatas
Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah), wajib menyerahkan
Jaminan Penawaran (Bid Bond) sebesar minimal 1% (satu
persen) dari nilai penawaran kepada Pelaksana/
Panitia Pengadaan.
Setelah menerima Jaminan Penawaran, Pelaksana/Panitia
Pengadaan membuat Tanda Terima Jaminan (FM-30-0211) dan
selanjutnya menyerahkan Jaminan Penawaran (Bid Bond)
tersebut disertai dengan Surat Kuasa Pencairan kepada
Departemen Keuangan.
c) Apabila setelah pemilihan ulang dengan mengundang peserta
yang lama dan/atau mengundang calon peserta yang baru, yang
memasukkan penawaran hanya 1 (satu), maka dapat dilakukan
proses penunjukan langsung mulai dari tahapan klarifikasi dan
negosiasi sebagaimana dimaksud pada poin 1.3.2, huruf b,
angka (5);
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 28 dari 51
d) Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap

semua penawaran yang masuk serta menyusun urutan
penawaran sebagai dasar untuk melakukan klarifikasi dan
negosiasi.
5) Klarifikasi dan Negosiasi
Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan melakukan klarifikasi dan
negosiasi baik teknis maupun harga kepada 1 (satu) atau paling banyak
2 (dua) Penawar yang paling rendah (paling menguntungkan
Perusahaan) dan membuat Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi.
6) Usulan Calon Pemenang
Mengajukan usulan calon pemenang penyedia barang/jasa kepada
Pejabat Yang Berwenang menggunakan formulir Usulan Pemenang
Penyedia Barang/Jasa (FM-30-0122), dengan batasan sebagai
berikut:
a) Nilai pengadaan di atas Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima
ratus juta rupiah) diajukan kepada Direktur Utama setelah
disetujui oleh Direktur Teknik & Pengembangan dan Pejabat
Grade I yang menjadi atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
Untuk nilai pengadaan barang/jasa keperluan proyek investasi
pengembangan yang bernilai diatas Rp. 2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratus juta rupiah), diajukan kepada Direktur Utama
setelah disetujui oleh Direktur Teknik & Pengembangan dan
Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek;
b) Nilai pengadaan di atas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh
juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar
lima ratus juta rupiah) diajukan kepada Direktur Teknik &
Pengembangan setelah disetujui oleh Pejabat Grade I yang
menjadi atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua
Panitia Pengadaan.
Untuk nilai pengadaan barang/jasa keperluan proyek
investasi pengembangan yang bernilai diatas Rp. 250.000.000,00
(dua ratus lima puluh juta rupiah) sampai dengan
Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah),
diajukan kepada Direktur Teknik & Pengembangan setelah
disetujui oleh Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala
Proyek;
c) Nilai pengadaan di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh
juta rupiah) diajukan kepada Pejabat Grade I yang menjadi
atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia
Pengadaan.
pengembangan yang bernilai diatas Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah), diatur sebagai berikut :
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 29 dari 51

Pejabat Grade I, maka Usulan Pemenang Penyedia
Barang/Jasa diajukan oleh Pejabat 1 (satu) tingkat dibawah
Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala
Administrasi & Logistik Proyek kepada Ketua Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek.
Pejabat Grade II, maka Usulan Pemenang Penyedia
Barang/Jasa diajukan oleh Ketua Panitia Pengadaan
Persiapan Proyek/Kepala Proyek kepada Direktur Teknik &
Pengembangan.
d) Penetapan penyedia barang/jasa untuk nilai pengadaan sampai
dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dilakukan oleh
Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
pengembangan yang bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00
(lima puluh juta rupiah), diatur sebagai berikut :
Pejabat Grade I, maka Usulan Pemenang Penyedia
Barang/Jasa diajukan dan disetujui oleh Pejabat 1 (satu)
tingkat dibawah Ketua Panitia Pengadaan Persiapan
Proyek/Kepala Administrasi & Logistik Proyek.
Pejabat Grade II, maka Usulan Pemenang Penyedia
Barang/Jasa diajukan oleh Ketua Panitia Pengadaan
Persiapan Proyek/Kepala Proyek kepada Direktur Teknik &
Pengembangan.
7) Penunjukan pemenang
Menerbitkan Surat Penunjukan Pemenang Penyedia Barang/Jasa.
8) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond)
a) Penyedia Barang/Jasa wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan
(Performance Bond) sebesar minimal 5% (lima persen) dari nilai
Kontrak kepada Pelaksana/Panitia Pengadaan.
b) Pelaksana/Panitia Pengadaan menerima Jaminan Pelaksanaan dan
membuat Tanda Terima Jaminan (FM-30-0211) dan menyerahkan
Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond) tersebut disertai
dengan Surat Kuasa Pencairan kepada Departemen Keuangan
9) Penerbitan dan penandatanganan Kontrak
Setelah Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa diterbitkan, dan
Jaminan Pelaksanaan diserahkan kepada Perusahaan, Pelaksana
Pengadaan menyiapkan dan melakukan proses penandatanganan
Kontrak sesuai ketentuan yang berlaku.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 30 dari 51
1.3.4. Pengadaan Barang/Jasa dengan Pelelangan Terbatas :

a. Dilakukan oleh Panitia/Tim Pengadaan.
1) Penyusunan jadwal dan penetapan lokasi pengadaan
melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan cara pelelangan
terbatas.
diikut sertakan dalam proses pengadaan sekurang-kurangnya 3 (tiga)
Rekanan yang disahkan oleh Direktur Teknik & Pengembangan, dan
telah masuk dalam Master Data Rekanan setelah disetujui oleh
Pejabat Grade I yang menjadi atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
4) Penyampaian undangan dan pengambilan dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa
Semua calon peserta lelang yang tercatat dalam DUR harus
diundang untuk mengambil dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa.
5) Penjelasan Lelang (Aanwijzing)
Memberikan penjelasan lelang di tempat dan pada waktu yang
ditentukan dan membuat Berita Acara Aanwijzing.
6) Penyerahan Jaminan Penawaran (Bid Bond)
a) Penyedia Barang/Jasa wajib menyerahkan Jaminan Penawaran
(Bid Bond) sebesar minimal 1% (satu persen) dari nilai
penawaran kepada Panitia Pengadaan.
b) Pelaksana/Panitia Pengadaan menerima Jaminan Penawaran
dan membuat Tanda Terima Jaminan (FM-30-0211).
Selanjutnya Jaminan Penawaran (Bid Bond) diserahkan kepada
Dep Keuangan.
7) Pembukaan dokumen penawaran (Bid Open)
Pada akhir batas waktu penyampaian dokumen penawaran,
mengadakan rapat pembukaan dokumen penawaran dan membuat
Berita Acara Pembukaan Penawaran.
8) Evaluasi penawaran
Melakukan evaluasi terhadap semua penawaran yang masuk,
meliputi evaluasi administrasi, teknis dan harga berdasarkan kriteria,
metode (antara lain satu sampul, satu tahap dua sampul, dua tahap)
dan tata cara evaluasi yang telah ditetapkan dalam dokumen
pengadaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 31 dari 51
9) Klarifikasi dan Negosiasi

Pelaksana Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi baik
teknis maupun biaya kepada 1 (satu) atau paling banyak 2 (dua)
Penawar yang paling rendah (paling menguntungkan Perusahaan)
dan membuat Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi.
10) Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan
Dari hasil evaluasi administrasi, teknis dan harga serta klarifikasi dan
negosiasi, dibuat kesimpulan yang dituangkan dalam Berita Acara
Hasil Pelelangan dan ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan
11) Penetapan pemenang lelang
Mengusulkan calon pemenang Penyedia Barang/Jasa menggunakan
formulir Usulan Pemenang Penyedia Barang/Jasa FM-30-0122
kepada Pejabat Yang Berwenang sebagaimana dimaksud pada poin
1.3.3, huruf b, angka (6).
12) Pengumuman pemenang lelang
Pemenang lelang diberitahukan kepada para peserta lelang
selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah pemenang ditetapkan
oleh Pejabat Yang Berwenang.
13) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
Mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai
pelaksana pekerjaan yang dilelangkan paling lambat 5 (lima) hari
kerja setelah pengumuman penetapan pemenang lelang dan segera
disampaikan kepada pemenang lelang.
14) Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang
a) Pelelangan dinyatakan gagal apabila:
i. jumlah penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran
kurang dari 3 (tiga) peserta; atau
ii. tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan
administrasi dan teknis.
b) Pelelangan Ulang
Dalam hal pelelangan dinyatakan gagal, melakukan pelelangan
ulang dengan cara:
i. mengumumkan kembali dan mengundang calon peserta
lelang yang baru selain calon peserta lelang yang telah masuk
dalam daftar calon peserta lelang; atau
ii. mengundang ulang semua peserta lelang yang tercantum
dalam daftar calon peserta lelang untuk mengajukan
penawaran ulang secara lengkap (administrasi, teknis dan
harga).
c) Apabila dalam pelelangan ulang pesertanya kurang dari 3 (tiga),
maka:
i. dalam hal peserta lelang yang memenuhi syarat hanya
2 (dua), maka proses pengadaan dilanjutkan seperti pada
proses Pemilihan Langsung;
ii. dalam hal peserta lelang yang memenuhi syarat hanya
1 (satu), maka proses pengadaan dilanjutkan seperti pada
proses Penunjukan Langsung.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 32 dari 51
15) Penerbitan dan penandatanganan Kontrak

Setelah Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa diterbitkan,
menyiapkan dan melakukan proses penandatanganan Kontrak
sesuai ketentuan yang berlaku.
16) Penyerahan Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond)
a) Penyedia Barang/Jasa wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan
(Performance Bond) sebesar minimal 5 % (lima persen) dari nilai
Kontrak kepada Pelaksana/Panitia Pengadaan.
b) Pelaksana/Panitia Pengadaan menerima Jaminan Pelaksanaan
dan membuat Tanda Terima Jaminan (FM-30-0211).
Selanjutnya Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond)
diserahkan kepada Dep Keuangan.
17) Dep Keuangan bertanggung jawab atas penyimpanan Jaminan
Penawaran, Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Uang Muka sedangkan
Pelaksana/Panitia Pengadaan bertanggung jawab terhadap
pemantauannya dan memberikan informasi kepada Dep Keuangan dalam
hal diperlukan pencairan/ pengembalian Jaminan.
Pengembalian Jaminan kepada Rekanan dilakukan dengan
menggunakan FM-30-0211.
1.3.5. Pengadaan Barang/Jasa dengan Pelelangan Terbuka:
a. Pengadaan Barang/Jasa dengan Pelelangan Terbuka diterapkan
untuk pengadaan barang/jasa yang bernilai diatas
Rp. 1.000.000.000,00 (satu milyar rupiah).
b. Pelelangan Terbuka adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa
umum dimana jumlah penyedia barang/jasa yang mampu
melaksanakan diyakini tidak terbatas, yang dilakukan secara terbuka
dengan pengumuman secara luas melalui media massa atau website
perusahaan sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat
dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
c. Pengadaan Barang/Jasa dengan cara Pelelangan Terbuka dilakukan
oleh Pelaksana/Panitia Pengadaan.
d. Urutan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan cara Pelelangan
Terbuka sama dengan pelaksanaan Pelelangan Terbatas.
Yang membedakan adalah penetapan calon peserta Penyedia
Barang/Jasa, dalam pelelangan Terbuka ditetapkan dengan cara
diumumkan melalui media massa atau website perusahaan.
1.4. Persiapan Pengadaan
Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut:
1.4.1. Barang/Jasa yang akan dibeli harus diketahui/dikenali oleh para pelaku
pengadaan/fungsi pengadaan;
1.4.2. Dilakukan penelitian terhadap para Rekanan yang akan ditunjuk/diundang
sehingga diperoleh Rekanan yang benar-benar mampu memasok barang/
jasa yang akan dibeli, dan harus dihindari adanya Rekanan yang berasal dari
satu group perusahaan Rekanan.
1.4.3. Harus mempunyai referensi OE sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna
memperoleh kewajaran harga.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 33 dari 51
1.5. Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

Penerbitan SPPH dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1.5.1. Pejabat yang menandatangani SPPH adalah pejabat yang sesuai dengan
fungsi dan wewenangnya;
SPPH ditanda-tangani minimal oleh Pejabat Grade III Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Kepala Administrasi Logistik Proyek/Sekretaris Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek.
1.5.2 Pengiriman SPPH dilakukan melalui pos/surat tercatat, fax atau e-mail;
Untuk SPPH yang bersifat rahasia, kerahasiaan pengirimannya harus dijaga.
1.5.3. Rekanan yang dikirimi SPPH adalah Rekanan yang terdaftar dan/atau telah
lulus sebagai Rekanan Perusahaan sesuai dengan kualifikasi dan bidang
usahanya;
1.5.4. Pengiriman SPPH kepada setiap group Rekanan atau yang diduga terdapat
hubungan istimewa satu sama lain harus dihindarkan sehingga proses
penawaran, penetapan pemenang, tetap dapat diyakini kebenaran, kejujuran
dan kewajaran serta keabsahannya;
1.5.5. SPPH asli (diidentifikasi dengan tanda tangan asli) dikirimkan kepada
Rekanan dan dibuatkan copy untuk Pelaksana/Panitia Pengadaan.
1.5.6. Di dalam SPPH harus mencantumkan informasi tentang batas waktu
pengembalian, waktu penyerahan barang/jasa dan jadwal diperlukan
barang/jasa yang bersangkutan.
1.6. Evaluasi Surat Penawaran Harga (SPH)
1.6.1. SPH dibuat oleh Rekanan yang memperoleh SPPH dalam rangkap 2 (dua)
dengan tanda tangan asli kedua-duanya;
1.6.2 Kualitas/spesifikasi teknis, harga dan delivery time merupakan aspek yang
harus dievaluasi pada SPH yang masuk;
1.6.3. Pejabat yang berhak menyetujui hasil evaluasi SPH adalah pejabat yang
diberi kewenangan;
1.6.4. Dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode Penunjukan Langsung, maka
SPH diperoleh cukup hanya dari 1 (satu) Rekanan;
1.6.5. Dalam hal pelaksanaan pembukaan penawaran ternyata ditemukan
kesamaan nilai penawaran maka harus lebih diutamakan dari Usaha Kecil dan
Koperasi daripada golongan bukan Usaha Kecil dan Koperasi;
1.6.6. SPH dibuka dan dapat disaksikan oleh personil yang terlibat
(pelaksana/panitia pengadaan dan Rekanan yang diundang), sesuai dengan
metode pengadaannya;
1.6.7. Untuk memperoleh kewajaran harga, maka sebagai referensi/ patokan saat
mengevaluasi SPH, dokumen-dokumen harus sudah dilengkapi dengan OE;
1.6.8. Untuk penunjukan langsung dan pemilihan langsung dilakukan klarifikasi dan
negosiasi baik oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan atau Panitia
Pengadaan, sehingga mendapat hasil yang maksimal dalam arti :
Nomor Dokumen : PD-02-0002 Tanggal : 1 Maret 2018
Terbitan : 7
Revisi : 1
Halaman 34 dari 51
a. Kualitas yang sesuai atau sesuai dengan ketentuan teknis yang telah
ditetapkan;
b. Harga dan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan;
c. Waktu pengiriman yang paling menguntungkan Perusahaan (ketepatan
waktu pengiriman).
1.7. Penerbitan Kontrak
1.7.1. Kontrak antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan
memperhatikan beberapa aspek namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai
berikut:
a. Identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masing-
masing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan;
b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas
mengenai jenis dan jumlah barang/jasa yang diperjanjikan;
c. Hak dan kewajiban para pihak yang terikat di dalam Kontrak;
d. Nilai atau harga pekerjaan serta syarat-syarat pembayaran;
e. Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci;
f. Keluaran atau hasil (output) dari pengadaan barang/jasa;
g. Jadwal pelaksanaan dan kondisi serah terima;
h. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau
ketentuan mengenai kelayakan;
i. Cidera janji dan sanksi dalam hal pihak tidak memenuhi kewajibannya;
j. Pemutusan Kontrak secara sepihak;
k. Etika bisnis;
l. Keadaan memaksa (force majeure);
m. Penyelesaiaan sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui
musyawarah dan alternatif penyelesaian sengketa;
n. Jangka waktu berlakunya Kontrak;
o. Persyaratan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup
(K3LH) yang berlaku di Perusahaan;
p. Kewajiban perpajakan dan bea meterai;
q. Kepastian adanya jaminan terhadap barang/jasa yang diperjanjikan.
Kontrak sebagaimana dimaksud diatas tetap harus mengindahkan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata
kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) serta
prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (business
judgement rule).
Dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa agar tetap mengindahkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan
yang baik (Good Corporate Governance), maka setiap pengadaan
barang/jasa harus diterbitkan Pakta Integritas (Letter of Undertaking).
1.7.2. Kontrak dibuat oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan
dengan ketentuan :
a. Setiap Kontrak yang berupa Perjanjian/Kontrak Induk harus mendapat
persetujuan dari Dep Hukum & Sekretariat dan pengajuan persetujuannya
kepada Pejabat yang Berwenang menggunakan FM-30-0313 (Form
Permohonan Penandatanganan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 35 dari 51
b. Perubahan terhadap ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam Kontrak

yang berupa PO/OP/OK/PO STO with condition yang telah disahkan
sebelumnya, harus mendapat persetujuan dari Dep Hukum & Sekretariat.
1.7.3. Penandatanganan Kontrak dilakukan oleh Pejabat Yang Berwenang dengan
ketentuan:
a. Kontrak yang bernilai di atas Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima
ratus juta rupiah) ditandatangani oleh Direktur Utama setelah
disetujui oleh Direktur Teknik & Pengembangan dan Pejabat Grade I
yang membawahi serta Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/
Ketua Panitia Pengadaan;
Untuk Kontrak pengadaan barang/jasa keperluan proyek investasi
pengembangan yang bernilai diatas Rp. 2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratus juta rupiah) ditandatangani oleh Direktur Utama
setelah disetujui oleh Direktur Teknik & Pengembangan dan Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek;
b. Kontrak yang bernilai di atas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar
lima ratus juta rupiah) ditandatangani oleh Direktur Teknik &
Pengembangan setelah disetujui oleh Pejabat Grade I atasan dari
dan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan;
pengembangan yang bernilai diatas Rp. 250.000.000,00 (dua ratus
lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratus juta rupiah) ditandatangani oleh Direktur Teknik &
Pengembangan setelah disetujui oleh Ketua Panitia Pengadaan
Persiapan Proyek/ Kepala Proyek;
c. Kontrak yang bernilai di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh
juta rupiah) ditandatangani oleh Pejabat Grade I atasan dari dan
setelah disetujui oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua
Panitia Pengadaan;
pengembangan yang bernilai diatas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh
juta rupiah), diatur sebagai berikut :
Pejabat Grade I, maka Kontrak ditandatangani oleh Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek
setelah disetujui oleh Pejabat 1 (satu) tingkat dibawah Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Administrasi &
Logistik Proyek;
Pejabat Grade II, maka Kontrak ditandatangani oleh Direktur
Teknik & Pengembangan setelah disetujui oleh Ketua Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 36 dari 51
d. Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh

juta rupiah) ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan;
pengembangan yang bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00
(lima puluh juta rupiah), diatur sebagai berikut :
Pejabat Grade I, maka Kontrak ditandatangani oleh Pejabat 1
(satu) tingkat dibawah Ketua Panitia Pengadaan Persiapan
Proyek/Kepala Administrasi & Logistik Proyek;
Pejabat Grade II, maka Kontrak ditandatangani oleh Ketua
Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/Kepala Proyek.
e. Kontrak pengadaan barang/jasa menurut tarif dasar yang telah
disepakati bersama sebagai tarif maksimum dan/atau Kontrak
pengadaan barang/jasa dengan nilai/harga Kontrak yang telah
disetujui oleh Direktur Utama untuk perkiraan nilai di atas
Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) atau Direktur
Teknik & Pengembangan untuk perkiraan nilai barang/jasa sampai
dengan Rp. 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah),
dimana batasan nilai tersebut dihitung berdasarkan perkiraan nilai
barang/jasa yang akan diadakan dalam periode tertentu, maka
penandatanganan Kontrak pelaksanaan untuk Kontrak tersebut diatur
sebagai berikut :
1) nilai di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) oleh
Pejabat Grade I atasan dari dan setelah diparaf oleh Kepala Unit
Kerja Pelaksana Pengadaan;
2) nilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)
oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan.
f. Dalam kondisi tertentu, Kontrak pelaksanaan pengadaan barang/ jasa
yang sudah ada Kontrak Induknya dapat ditandatangani sepihak (oleh
PT Petrokimia Gresik saja, tanpa Rekanan), antara lain:
1) Kontrak Induk dengan sistem pembayaran bulanan yang nilainya
tetap/termijn;
2) Kontrak dengan Rekanan Luar Negeri/Luar Pulau;
g. Pengadaan barang/jasa dengan metode Pembelian Langsung dapat
dilakukan dengan atau tanpa Kontrak.
1.7.4. Dalam hal Kontrak masih dalam proses penandatanganan oleh Pejabat Yang
Berwenang, tetapi karena kebutuhan Perusahaan barang/jasa tersebut harus
segera didatangkan/dikerjakan lebih dahulu, maka dengan mengacu pada
Kontrak yang masih dalam proses tanda tangan dapat dibuat Surat
Permintaan Pengiriman Barang (SPPB) atau Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) yang ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 37 dari 51
SPPB atau SPMK diterbitkan oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan,

berdasarkan usulan dari Unit Kerja Peminta Barang/Jasa (melalui memo
tertulis kepada Unit Kerja Pelaksana Pengadaan) atau berdasarkan justifikasi
Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan.
SPPB atau SPMK dapat diterbitkan dengan syarat sebagai berikut :
i. FM-30-0122 telah ditandatangani/disetujui oleh Pejabat Yang Berwenang
sesuai ketentuan yang berlaku; dan
ii. Minimal mencantumkan : Nomor Kontrak (termasuk nomor OP/OK),
Tanggal Mulai Bekerja/Supply Barang,
Deskripsi Barang/Pekerjaan Jasa, Jumlah
Barang/Jasa yang akan diserahkan/dikerjakan
dan Harga Satuan dan/atau Jumlah Harga
sesuai yang tertuang dalam OK/OP.
1.7.5. Dalam pengadaan jasa, SPMK dapat diterbitkan untuk keperluan pelaksanaan
penerbitan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama (FM-30-0123) oleh User
dan Rekanan. Namun, SPMK tidak dapat digunakan oleh Rekanan sebagai
dasar penerbitan Berita Acara Penerimaan Pekerjaan (BAPP) dan penagihan
ke Dep Akuntansi (sebagai dokumen pengganti OK).
1.7.6. Dalam hal Kontrak masih belum diterbitkan karena menunggu proses
penandatanganan Pejabat Yang Berwenang, maka ketentuan-ketentuan yang
mengikat para pihak adalah ketentuan–ketentuan dan/atau persyaratan-
persyaratan sesuai dengan notulen rapat pembahasan/Berita Acara yang
disepakati Perusahaan dan calon Rekanan Penyedia Jasa.
1.7.7. Kontrak yang berupa Perjanjian/Kontrak Induk dibuat dalam rangkap 2 (dua)
asli dan beberapa copy dengan distribusi kepada:
a. Asli 1 untuk Rekanan;
b. Asli 2 untuk Dep Hukum & Sekretariat;
c. Copy 1 untuk Dep Akuntansi;
d. Copy 2 untuk Dep Keuangan;
e. Copy 3 untuk Pelaksana Pengadaan;
f. Copy 4 untuk Penerima Barang/Jasa.
1.7.8. Dalam hal tanggal batas penyerahan barang/jasa yang diadakan oleh
Pelaksana/Panitia Pengadaan dipandang perlu untuk diubah/diperpanjang,
maka perubahannya harus mendapat persetujuan dari Pejabat Yang
Berwenang, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pelaksana/Panitia Pengadaan mengajukan permohonan persetujuan
perubahan tanggal batas penyerahan barang/jasa menggunakan
FM-30-0195 dengan dilengkapi/dilampiri dokumen pendukung
sebagai berikut:
1) Pernyataan dari Kepala Unit Kerja Peminta Barang/Jasa
dan/atau Unit Kerja Terkait, apabila penyebab perubahan/
pengunduran tanggal batas penyerahan barang/jasa berasal dari
pihak PT Petrokimia Gresik dan/atau faktor Eksternal
Perusahaan;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 38 dari 51
2) Pernyataan dari Rekanan bahwa keterlambatan pengiriman

barang atau pelaksanaan pekerjaan dikarenakan faktor
Eksternal Rekanan (diluar Pihak Rekanan), seperti Force Majeur
dan faktor lainnya, disertai dengan bukti dari Instansi/Lembaga
yang berwenang.
b. FM-30-0195 berlaku untuk Purchase Order/Order Pembelian/
Order Kerja.
FM-30-0195 beserta dokumen pendukungnya diusulkan kepada
Pejabat Yang Berwenang untuk mendapatkan persetujuan dengan
batasan penandatanganan sebagaimana dimaksud pada huruf (C),
poin 1.7.3. diatas.
c. Unit Kerja Pelaksana Pengadaan menyampaikan FM-30-0195 yang
telah disetujui Pejabat Yang Berwenang beserta dokumen
pendukungnya kepada, Dep PPBJ dan Dep Akuntansi.
d. Berdasarkan FM-30-0195 yang telah disetujui Pejabat Yang
Berwenang, Pelaksana/Panitia Pengadaan menerbitkan PO/OP/OK
yang telah direvisi batas tanggal penyerahan barang/jasa-nya
(perubahan due date) dengan nomor PO/OP/OK yang sama.
PO/OP/OK revisi yang diterbitkan (dengan nomor dokumen yang
sama) dimintakan tanda tangan persetujuan oleh kedua belah Pihak
(Perusahaan dengan Rekanan Penyedia Barang/Jasa).
e. Selanjutnya Pelaksana/Panitia Pengadaan mengubah tanggal batas
yang ada di sistem ERP-SAP, persetujuan Pejabat Yang Berwenang
pada FM-30-0195 dan dokumen pendukungnya dilampirkan pada
Purchase Order – Goods Receipt (PO-GR) atau Order Kerja –
Service Entry Sheet (OK-SES) terkait untuk digunakan sebagai
dasar pelaksanaan verifikasi dokumen.
1.8. Penerbitan Kontrak Jasa Terkait Pengelolaan Produk Perusahaan di Lini Pemasaran.
1.8.1. Untuk dapat menyalurkan/mendistribusikan dan mengelola produk
Perusahaan di lini pemasaran secara tepat waktu dan tepat mutu dan dengan
mempertimbangkan load pekerjaan distribusi dan pengelolaan pupuk di lini
pemasaran yang tinggi serta dapat berpengaruh pada keterlambatan
pendistribusian produk Perusahaan apabila tidak segera ada tindakan, maka
Dep Distribusi Wilayah I dan Dep Distribusi Wilayah II dapat menerbitkan
Kontrak yang berupa OK dan/atau PO STO with condition, dengan syarat
bahwa telah terdapat Perjanjian/Kontrak Induk yang sebelumnya telah
dilelangkan oleh Dep Pengadaan Jasa.
1.8.2. Pelaksanaan OK dan/atau PO STO with condition yang dilakukan oleh
Dep Distribusi Wilayah I atau Dep Distribusi Wilayah II harus mencantumkan
nomor Kontrak/Agreement hasil pelelangan Dep Pengadaan Jasa.
1.8.3. Batasan kewenangan penandatanganan OK dan/atau PO STO with condition
mengacu sebagaimana dimaksud pada huruf (C) poin 1.7.3. diatas.
1.8.4. Untuk mempermudah koordinasi dan pengadaan serta penyaluran pupuk
bersubsidi Petroganik yang tepat waktu, maka Departemen Pengelolaan
Mitra Produksi (Dep PMP) menerbitkan Kontrak yang berupa PO/OP kepada
seluruh Mitra Petroganik yang mengacu pada Perjanjian (SPJB) yang
diterbitkan oleh Dep Pengadaan Barang. Tata cara pengadaan dan
penerimaan Petroganik diatur dalam prosedur tersendiri.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 39 dari 51
2. Proses Pengadaan Barang/Jasa Luar Negeri

2.1. Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa luar negeri sama dengan pengadaan
barang/jasa dalam negeri, kecuali untuk seleksi calon Rekanan luar negeri belum
dapat dilaksanakan sesempurna seleksi calon Rekanan dalam negeri.
Oleh karena itu di dalam pelaksanaan pengadaan luar negeri penerapan prinsip-
prinsip kehati-hatian sangatlah diperlukan, sedangkan untuk mengetahui
kredibilitas calon Rekanan sedapat mungkin dapat diketahui melalui konfirmasi
dari Atase Perdagangan pada Kedutaan Besar Republik Indonesia di negara yang
bersangkutan.
2.2. Pengadaan Barang/Jasa Luar Negeri adalah dalam rangka memperoleh:
2.2.1. Harga terendah;
2.2.2. Kualitas barang/jasa yang diinginkan;
2.2.3. Waktu penyerahan yang sesuai dengan kebutuhan.
2.3. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa luar negeri dilaksanakan berdasarkan
MR/SR yang telah mendapat persetujuan anggarannya (sesuai RKAP), dari Unit
Kerja Peminta Barang/Jasa kepada Dep PPBJ untuk kemudian ditindaklanjuti
dengan penerbitan Permintaan Pembelian/Purchase Requisitioner-PR.
2.4. Berdasarkan PR, Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan
melaksanakan pengadaan luar negeri dengan urutan pelaksanaan sebagai berikut:
2.4.1. Menyiapkan OE
OE yang disiapkan telah memasukkan biaya-biaya antara lain Bea
Masuk, Bea Masuk Tambahan, PPN Impor, PPh Pasal 22 dan biaya lain
yang terkait dengan impor barang/jasa.
2.4.2. Penerbitan dan pengajuan DUR kepada Pejabat Yang Berwenang
dilaksanakan dengan mengacu pada ketentuan sebagaimana dimaksud
pada huruf C, angka (1) poin 1.2.2 dan poin 1.2.3. di atas.
2.4.3. Menyiapkan Request For Quotation (RFQ) kepada:
a. Satu Rekanan, untuk pengadaan dengan metode Penunjukan
Langsung;
b. Minimal 2 (dua) Rekanan, untuk pengadaan dengan metode
Pemilihan Langsung;
c. Minimal 3 (tiga) Rekanan, untuk pengadaan dengan metode
Pelelangan Terbuka/Terbatas.
2.4.4. Mengevaluasi penawaran yang masuk dan melakukan klarifikasi dan
negosiasi.
Bila hasil klarifikasi dan negosiasi penawaran harga masih tetap lebih
tinggi dari OE maka harus dibuatkan konfirmasi kepada Peminta
Barang/Jasa yang bersangkutan apakah proses pengadaan masih akan
dilanjutkan atau tidak.
2.4.5. Klarifikasi dan Negosiasi sah apabila telah disetujui oleh Pejabat
Yang Berwenang, minimal Pejabat Grade IV dari Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan.
Hasil klarifikasi dan negosiasi bukan merupakan komitmen pembelian dan
tetap harus diikuti dengan Kontrak.
2.4.6. Menerbitkan Kontrak kepada Penyedia Barang/Jasa terpilih.
2.4.7. Menyiapkan Surat Permintaan Pembukaan L/C ke Dep Keuangan setelah
Kontrak disetujui oleh Pejabat Yang Berwenang.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 40 dari 51
2.4.8. Pelaksanaan pelelangan terbatas dan terbuka untuk pengadaan

barang/jasa luar negeri sama dengan pelaksanaan pelelangan terbatas
dan terbuka untuk pengadaan barang/jasa dalam negeri.
2.5. Persiapan Pengadaan
Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, perlu dilakukan hal-hal
sebagai berikut:
2.5.1. Barang/Jasa yang akan dibeli harus diketahui/dikenali oleh para pelaku
pengadaan/fungsi pengadaan.
2.5.2. Dilakukan evaluasi terhadap para Rekanan yang akan ditunjuk/ diundang
sehingga diperoleh Rekanan yang benar-benar mampu memasok
barang/jasa yang akan dibeli.
2.5.3. Harus membuat referensi OE sesuai ketentuan guna memperoleh
kewajaran harga.
2.6. Pengajuan DUR, termasuk mengusulkan calon Rekanan yang akan diikut
sertakan dalam proses pengadaan yang disahkan oleh Pejabat Yang
Berwenang, sebagaimana dimaksud pada huruf C, angka (1) poin 1.2.2. dan poin
1.2.3. di atas, dengan ketentuan jumlah minimal Rekanan yang diundang
mengikuti ketentuan yang berlaku sesuai metode pengadaan yang digunakan.
2.7. Penerbitan Request For Quotation (RFQ)
2.7.1. Pejabat yang menandatangani RFQ adalah pejabat yang sesuai dengan
fungsi dan wewenangnya.
RFQ ditanda-tangani minimal oleh Pejabat Grade III Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Kepala Administrasi Logistik Proyek/Sekretaris Panitia
Pengadaan Persiapan Proyek.
2.7.2. Pengiriman RFQ dilakukan melalui pos/surat tercatat, fax atau e-mail.
Untuk RFQ yang bersifat rahasia, kerahasiaan pengirimannya harus dijaga
2.7.3. Rekanan yang dikirimi RFQ adalah Rekanan yang diyakini mempunyai
kemampuan dan kredibilitas serta sesuai dengan bidang usahanya.
2.7.4. RFQ asli (diidentifikasi dengan tanda tangan asli) dikirimkan kepada
Rekanan dan dibuatkan copy untuk Pelaksana/Panitia Pengadaan.
2.7.5. Di dalam RFQ harus mencantumkan informasi batas waktu pengembalian,
waktu penyerahan barang/jasa dan jadwal diperlukan barang/jasa yang
bersangkutan.
2.8. Evaluasi Surat Penawaran Harga (SPH)
2.8.1. SPH dibuat oleh Rekanan yang memperoleh RFQ dan di-fax ke Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan atau dikirimkan melalui pos
kilat khusus (tercatat) kepada pengirim RFQ, atau dibawa langsung pada
saat tanggal pembukaan SPH.
2.8.2. Aspek kualitas/spesifikasi teknis, harga dan delivery harus dievaluasi dan
hasil evaluasinya disampaikan kepada Pejabat Yang Berwenang untuk
ditetapkan pemenangnya.
2.8.3. Dalam pelaksanaan pengadaan secara langsung, SPH cukup diperoleh
dari 1 (satu) Rekanan saja.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 41 dari 51
2.8.4. Untuk menjamin kewajaran harga, maka sebagai referensi/patokan saat

mengevaluasi SPH, dokumen pendukung harus sudah dilengkapi OE.
Evaluasi Penawaran Harga sah apabila telah disetujui Pejabat Yang
Berwenang.
2.8.5. Untuk Penunjukan Langsung dan Pemilihan Langsung dapat dilakukan
klarifikasi dan negosiasi, sehingga mendapat hasil yang maksimal dalam
arti:
a. Kualitas yang sesuai atau sesuai ketentuan teknis yang telah ditetapkan;
b. Harga dan biaya yang dapat dipertanggungjawabkan;
c. Waktu pengiriman yang paling menguntungkan Perusahaan
(ketepatan waktu pengiriman).
2.8.6. Klarifikasi dan Negosiasi sah apabila telah disetujui oleh Pejabat
Yang Berwenang, minimal Pejabat Grade IV dari Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan.
Hasil negosiasi bukan merupakan komitmen pembelian dan tetap harus
diikuti dengan Kontrak.
2.8.7. Apabila hasil negosiasi masih melebihi 10% dari OE maka harus
dibuatkan konfirmasi kepada Peminta Barang/Jasa yang bersangkutan
apakah proses pengadaan masih akan dilanjutkan atau tidak.
2.8.9. Dalam kondisi tertentu dimana terjadi fluktuasi nilai konversi rupiah
terhadap mata uang asing yang cukup signifikan, maka Kontraknya dapat
dibuat dalam mata uang asing dengan melihat kurs pada saat negosiasi
tersebut meskipun penawaran harganya dalam mata uang rupiah.
2.8.10. Bila penawaran yang masuk melebihi 10% dari OE namun masih di
bawah pagu anggaran, diatur sebagai berikut :
a. Jika Rekanan manufaktur, maka Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/
Panitia Pengadaan melakukan evaluasi OE dengan Unit Kerja terkait
dan melakukan proses pengadaan lebih lanjut;
b. Jika Rekanan non-manufaktur, maka harus dibuatkan analisa dan
dilaporkan kepada Direksi untuk konfirmasi proses pengadaan ulang.
2.9. Penerbitan Kontrak
2.9.1. Kontrak antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa dilakukan
dengan memperhatikan sekurang-kurangnya aspek-aspek sebagai berikut:
a. Identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha masing-
masing dan ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan;
b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas
mengenai jenis dan jumlah barang/jasa yang diperjanjikan;
c. Hak dan kewajiban para pihak yang terikat di dalam Kontrak;
d. Nilai atau harga pekerjaan serta syarat-syarat pembayaran;
e. Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci;
f. Keluaran atau hasil (output) dari pengadaan barang/jasa;
g. Jadwal pelaksanaan dan kondisi serah terima;
h. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau
ketentuan mengenai kelayakan;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 42 dari 51
i. Cidera janji dan sanksi dalam hal pihak tidak memenuhi kewajibannya;
j. Pemutusan Kontrak secara sepihak;
k. Etika bisnis;
l. Keadaan memaksa (force majeure);
m. Penyelesaiaan sengketa yang mengutamakan penyelesaian melalui
musyawarah dan alternatif penyelesaian sengketa;
n. Jangka waktu berlakunya Kontrak;
o. Persyaratan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan Hidup
(K3LH) yang berlaku di Perusahaan;
p. Kewajiban perpajakan dan bea meterai;
q. Kepastian adanya jaminan terhadap barang/jasa yang diperjanjikan.
Kontrak sebagaimana dimaksud diatas tetap harus mengindahkan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola
perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) serta prinsip
kehati-hatian dalam pengambilan keputusan bisnis (business judgement
rule).
Dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa agar tetap mengindahkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tata kelola perusahaan
yang baik (Good Corporate Governance), maka setiap pengadaan
barang/jasa harus diterbitkan Pakta Integritas (Letter of Undertaking).
2.9.2. Kontrak dibuat oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan
dengan ketentuan :
a. Setiap Kontrak yang berupa Perjanjian/Kontrak Induk harus mendapat
persetujuan dari Dep Hukum & Sekretariat;
b. Perubahan terhadap ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam
Kontrak yang berupa PO/OP/OK/PO STO with condition yang
telah disahkan sebelumnya harus mendapat persetujuan dari
Dep Hukum & Sekretariat.
2.9.3. Penandatanganan Kontrak dilakukan oleh Pejabat Yang Berwenang
dengan ketentuan sama dengan penandatanganan Kontrak pengadaan
barang/jasa dalam negeri.
2.9.4. Kontrak dibuat dalam rangkap 2 (dua) asli dan beberapa copy dengan
distribusi kepada:
a. Asli 1 untuk Rekanan;
b. Asli 2 untuk Dep Hukum & Sekretariat;
c. Copy 1 untuk Dep Akuntansi;
d. Copy 2 untuk Dep Keuangan;
e. Copy 3 untuk Pelaksana Pengadaan;
f. Copy 4 untuk Penerima Barang/Jasa (Dep PPBJ).
2.9.5. Pengurusan inklaring untuk pengadaan barang dilakukan oleh Bagian
Pengadaan Terkait di Dep Pengadaan Barang yang dilaksanakan setelah
menerima surat laporan pemeriksaan barang dari surveyor dan Surat
Pemberitahuan Impor Untuk Dipakai (PIUD) serta telah dilaksanakan
pembayaran bea masuk dan pajak impor.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 43 dari 51
3. Biaya Tambahan Atas Pengadaan Barang Dalam dan Luar Negeri

3.1. Atas pengadaan sebagian barang, baik di dalam negeri maupun di luar negeri
dibutuhkan tambahan biaya (additional cost/charges), seperti biaya PBM/EMKL atau
surveyor atau inklaring atau insurance dan sebagainya, maka Dep Pengadaan
Barang akan menginputkan/menerbitkan informasi biaya tersebut dalam satu form
bersama dengan form PO dalam sistem ERP-SAP.
3.2. Atas form PO Barang dengan additional cost (tambahan biaya jasa) tersebut, maka
terbit 2 (dua) atau lebih Kontrak berupa PO/OP dan OK.
3.3. Batasan kewenangan penandatanganan Kontrak yang dimaksud tetap mengikuti
ketentuan sebagaimana dimaksud pada C. angka (1) poin 1.7.3. diatas, kecuali
untuk Pejabat Grade II yang berwenang atas OK tersebut adalah Manager
Pengadaan Barang.
4. Penyesuaian Kontrak
4.1. Penyesuaian Kontrak adalah penyesuaian terhadap Kontrak yang telah
ditandatangani bersama antara PT Petrokimia Gresik dengan Penyedia
Barang/Jasa yang disebabkan antara lain oleh perubahan jangka waktu,
perubahan scope of work, perubahan material, pekerjaan tambah kurang.
4.2. Penyesuaian Kontrak hanya dapat dilakukan atas persetujuan Pejabat Yang
Berwenang berdasarkan permohonan/permintaan penyesuaian Kontrak dari
Rekanan atau atas kebutuhan Perusahaan yang telah dievaluasi oleh Unit Kerja
Pelaksana Pengadaan/Panitia Pengadaan, dengan ketentuan sebagai berikut:
4.2.1. Penyesuaian atas Kontrak yang bernilai di atas Rp. 2.500.000.000,00
(dua milyar lima ratus juta rupiah) dievaluasi oleh Pelaksana/Panitia
Pengadaan dan diusulkan kepada Direktur Utama setelah disetujui oleh
Direktur Teknik & Pengembangan dan Pejabat Grade I yang menjadi
atasan Ketua Panitia Pengadaan/Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadan
untuk mendapat persetujuan.
4.2.2. Penyesuaian atas Kontrak yang bernilai di atas Rp. 250.000.000,00 (dua
ratus lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratus juta rupiah) dievaluasi oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan dan diusulkan kepada Direktur
Teknik & Pengembangan yang membawahi setelah disetujui oleh Pejabat
Grade I atasan Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia
Pengadaan untuk mendapat persetujuan;
4.2.3. Penyesuaian atas Kontrak yang bernilai di atas Rp. 50.000.000,00 (lima
puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 250.000.000,00 (dua ratus lima
puluh juta rupiah) dievaluasi oleh Kepala Unit Kerja Pelaksana
Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan dan diusulkan kepada Pejabat Grade
I atasannya untuk mendapat persetujuan;
4.2.4. Penyesuaian atas Kontrak yang bernilai sampai dengan
Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dievaluasi dan disetujui oleh
Kepala Unit Kerja Pelaksana Pengadaan/Ketua Panitia Pengadaan.
4.3. Permintaan/permohonan penyesuaian Kontrak diajukan oleh Rekanan dengan
menyampaikan dokumen:
4.3.1. Surat penawaran;
4.3.2. Kontrak;
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 44 dari 51
4.3.3. Berita Acara sisa barang/pekerjaan yang belum dipasok/dilaksanakan

sebagai dasar penentuan batas pembayaran penyesuaian Kontrak;
4.3.4. Kebijakan Pemerintah dan/atau aturan lain yang mendasari permintaan/
permohonan penyesuaian Kontrak.
4.4. Penyesuaian Kontrak yang berakibat pada perubahan nilai Kontrak diberlakukan
kepada sisa barang/jasa yang belum dipasok/dikerjakan dan dibebankan pada
sisa anggaran yang tersedia dan/atau melalui realokasi anggaran.
Apabila tidak tersedia anggaran untuk menampung penyesuaian nilai Kontrak
tersebut, maka pembiayaan tambahan yang diperlukan dapat ditampung pada
anggaran tahun berikutnya.
4.5. Penyesuaian Kontrak yang berupa Perjanjian/Kontrak Induk harus dituangkan
dalam addendum Kontrak yang ditandatangani oleh kedua belah pihak
(PT Petrokimia Gresik dan Rekanan).
D. PENERIMAAN BARANG/JASA
1. Penerimaan Barang
1.1. Semua barang yang diadakan oleh Dep Pengadaan Barang harus diterima oleh
Dep PPBJ.
1.1.1. Setelah dilakukan pengujian kualitas dan kuantitas serta dinyatakan baik,
barang tersebut harus dicatat dalam kartu persediaan barang dan
ditempatkan pada tempat yang telah ditentukan sesuai dengan kode
barang Material Number dan diterbitkan Goods Receipt-GR (Arrival
Report) oleh Dep PPBJ.
1.1.2. Dalam melakukan pengujian kualitas barang, Dep PPBJ dapat melibatkan
Unit Kerja lain yang berkompeten.
1.1.3. Khusus untuk penerimaan barang Eks Luar Negeri (pembayarannya
dengan TT atau L/C) setelah Dep Akuntansi menerima tembusan GR dari
Dep PPBJ, Dep Akuntansi melakukan pembukuan Hutang Usaha dengan
melakukan Offset Uang Muka TT atau L/C terkait.
Dalam hal penerimaan barang Eks Luar Negeri (pembayarannya dengan
TT atau L/C) dilakukan secara bertahap, maka Offset Uang Muka TT atau
L/C terkait dilakukan oleh Dep Keuangan.
1.2. Khusus untuk pengadaan barang tanpa Kontrak yang dilakukan oleh
Dep Pengadaan Barang, penerima barang adalah pelaku pengadaan, selanjutnya
barang diserahkan kepada Dep PPBJ dan setelah melalui pemeriksaan dan uji
mutu maka jika barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta dapat diterbitkan
GR yang diikuti pembuatan Pick List for Material Requisition saat barang diambil
oleh Unit Kerja Peminta Barang.
1.3. Sedangkan penerima barang untuk pengadaan barang yang diadakan melalu
metode pembelian langsung oleh Dep Pelayanan & Komunikasi Produk,
Dep RPPH/Dep RPPHT dan Proyek Investasi Pengembangan yang ditetapkan
dalam Nota Dinas yang disahkan oleh Direksi PT Petrokimia Gresik adalah unit
kerja Peminta/Pengguna Barang. Untuk penerimaan pupuk petroganik diatur
secara rinci dalam prosedur tersendiri.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 45 dari 51
1.4. Untuk penerimaan barang, Dep PPBJ dapat melibatkan Unit Kerja Terkait
(Dep Istek, Dep PPE, Unit Kerja Peminta Barang dan Unit Kerja lainnya sesuai
kebutuhan) dan diterbitkan hasil uji oleh Dep Istek/Dep PPE pada saat
penerimaan sebagai dasar diterbitkannya GR oleh Dep PPBJ.
Apabila diperlukan, verifikasi antara Dep PPBJ dengan Unit Kerja Peminta
Barang dituangkan melalui stempel “VERIFIKASI” dalam dokumen Surat
Pengantar Barang.
1.5. Untuk PO Barang yang terdapat additional cost-nya, maka pada saat pembuatan
PO Barang, diestimasikan segala biaya jasa (additional cost) yang terkait dengan
barang tersebut.
Apabila barang akan diterima oleh Perusahaan (melalui fungsi GR dalam sistem)
namun masih terdapat additional cost yang biayanya belum dapat ditetapkan
sepenuhnya, maka GR dapat dilakukan terlebih dahulu, kemudian diterbitkan OK
jasa terpisah yang kemudian akan di jurnal manual oleh Dep Akuntansi untuk
menggabungkan beban pekerjaan jasa tersebut kedalam PO Barang yang
dimaksud (syarat : anggaran OK jasa tersebut sudah ada dan tersedia).
Atas pembuatan OK jasa yang terpisah tersebut, maka Dep Pengadaan Jasa akan
memberikan notes/remark dalam OK jasa tersebut untuk dasar Dep Akuntansi
dapat membebankan ke PO Barang yang dimaksud (batas maximal untuk menjadi
beban yang sama dengan PO Barang adalah 1 bulan dari saat GR).
2. Penerimaan Jasa
2.1. Pengadaan jasa oleh Dep Pengadaan Jasa diterima oleh Unit Kerja Peminta Jasa
dengan cara menerbitkan Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama (FM-30-0123).
Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama (FM-30-0123) adalah Berita Acara
Serah Terima Jasa antara PT Petrokimia Gresik dengan Rekanan, yang
merupakan dokumen bukti penyerahterimaan penyelesaian pekerjaan jasa oleh
Rekanan kepada PT Petrokimia Gresik.
2.2. Pembuatan FM-30-0123 harus didasarkan atas hasil pemeriksaan bersama yang
melibatkan unit-unit kerja yang terkait dan berkemampuan untuk memberikan
penilaian atas hasil penyelesaian pekerjaan yang dilaksanakan oleh Rekanan.
2.3. Setelah melaksanakan pekerjaan jasa sesuai perintah dari Perusahaan (OK),
maka Rekanan menerbitkan surat permintaan verifikasi pekerjaan kepada Unit
Kerja Peminta Jasa (User) dengan tembusan kepada Dep PPBJ (c.q. Bagian
Pengawasan & Penerimaan Jasa) sebagai dasar dilakukan dan diterbitkannya
Berita Acara Hasil Pemeriksaan Bersama (FM-30-0123).
Dalam hal pekerjaan jasa yang diminta adalah permintaan jasa emergency, maka
FM-30-0123 diterbitkan dengan tanggal pada hari selesai dilaksanakannya
pekerjaan tersebut.
2.4. FM-30-0123 yang telah ditandatangani oleh Kepala Unit Kerja Peminta Jasa dibuat
rangkap 2 (dua) dan di distribusikan sebagai berikut :
a. Asli : Untuk Rekanan
b. Copy 1 : Untuk Unit Kerja Peminta Jasa
c. Copy 2 : Untuk Dep PPBJ (c.q. Bagian Pengawasan & Penerimaan Jasa)
d. Copy 3 : Untuk Unit Kerja Pengawas (apabila ada)
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 46 dari 51
2.5. FM-30-0123 asli dibawa oleh Rekanan untuk ditukarkan dengan Berita Acara
Penerimaan Pekerjaan (BAPP) hasil dari Service Entry Sheet (SES) dari sistem
ERP-SAP di Dep PPBJ.
Sebelum digunakan sebagai salah satu dokumen penagihan, maka BAPP harus
ditandatangani oleh Rekanan dan Dep PPBJ.
2.6 BAPP dibuat 2 rangkap, dengan distribusi sebagai berikut :
a. Lembar 1 : Untuk Rekanan
b. Lembar 2 : Untuk Dep PPBJ
3. Penerimaan Barang/Jasa Proyek Investasi Pengembangan
Untuk barang/jasa yang diadakan oleh Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek/
Kepala Proyek, maka penerimaan barang/jasa terkait proyek investasi pengembangan
tersebut diterima oleh Kepala Proyek yang bersangkutan.
4. Penerimaan Barang/Jasa Yang Permintaannya Dikompilasi
Untuk barang/jasa yang permintaan barang/jasanya (MR/SR) diterbitkan oleh
Kompilator Anggaran maka dokumen penerimaan barang (GR) atau dokumen
penerimaan jasa manual (FM-30-0123) diberikan tembusan kepada Kompilator
Anggaran yang bersangkutan.
E. PEMBAYARAN
1. Pembayaran Transaksi Dalam Negeri
1.1. Pembayaran kepada Rekanan dilakukan dengan cara transfer melalui Rekening
Bank Rekanan sesuai dengan yang dicantumkan dalam tagihan/faktur.
1.2. Pembayaran kepada Rekanan dapat dilakukan setiap hari kerja.
Apabila hari tersebut jatuh pada hari libur, maka pembayaran dapat dilaksanakan
pada hari kerja berikutnya.
1.3. Cek, Bilyet Giro atau Nota Transfer dapat disimpan oleh Kasir Dep Keuangan
paling lama 2 (dua) hari, kecuali atas perintah tertulis dari Mgr Keuangan.
1.4. Ketentuan Administrasi Pembayaran
1.4.1. Dokumen Persyaratan Tagihan/Pembayaran:
a. Kontrak (copy Perjanjian / PO/OP/OK lembar untuk
Rekanan/Pemasok dan lembar untuk Dep Akuntansi);
b. Kwitansi bermeterai secukupnya;
c. Faktur/Invoice;
d. Fotocopy Surat pemberian Nomor Seri Faktur Pajak (electronic
nomor faktur pajak) dari KPP tempat pemasok terdaftar;
e. Faktur Pajak rangkap 2 (dua) dengan Nomor Seri Faktur Pajak
sesuai dengan yang tercantum di dokumen tagihan pada poin (d),
dengan tanggal faktur pajaknya tidak boleh mendahului tanggal
dokumen tagihan pada poin (d);
f. Surat Jalan asli (untuk barang);
g. Tagihan/pembayaran juga harus melampirkan dokumen pendukung:
1) Tagihan/pembayaran untuk barang harus melampirkan Goods
Receipt Slip (GR Slip);
2) Tagihan/pembayaran untuk jasa harus melampirkan Berita Acara
Penerimaan Pekerjaan (BAPP);
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 47 dari 51
3) Berita Acara Rampung Berita Acara Penyerahan Barang/

BAR-BAPB (khusus untuk Rekanan Transportir);
4) Tagihan/pembayaran yang dibeli dengan tunai misalnya barang-
barang emergency harus melampirkan bukti-bukti pembelian
(Nota Bon) dan BASTB untuk pembayaran tunai;
h. Fotocopy SPT masa PPN masa sebelumnya, maksimal 2 bulan dari
saat pembuatan tagihan (untuk tagihan yang nilai totalnya (pokok +
PPN) tidak sampai dengan Rp. 10.000.000,-), yaitu Fotocopy tanda
terima laporan SPT dari KPP tempat pemasok terdaftar.
1.4.2. Penyampaian dokumen tagihan/pembayaran:
a. Dokumen tagihan/pembayaran disampaikan oleh Rekanan yang
bersangkutan kepada Dep Akuntansi untuk diverifikasi kelengkapan
persyaratan penagihan.
b. Dep Akuntansi memproses faktur pajak dengan pengisian
nomor/tanggal faktur pajak & dipungut PPH (jika ada).
1.4.3. Penerimaan dan atau pengembalian dokumen tagihan:
a. Dep Akuntansi dapat menerima dan melanjutkan prosesnya setelah
dokumen yang disampaikan memenuhi persyaratan administrasi
antara lain:
1) Kontrak yang berupa PO/OP/OK yang diterima adalah lembar
untuk Rekanan/Pemasok dan lembar untuk Dep Akuntansi dan
setelah diverifikasi oleh Dep Akuntansi, lembar untuk
Rekanan/Pemasok dapat dikembalikan oleh Perusahaan;
2) Kwitansi bermeterai secukupnya, dibuat dalam rangkap 2 (dua)
ditandatangani oleh Rekanan dengan mencantumkan nomor faktur;
Penandatanganan kwitansi harus sama dengan penandatanganan
dalam Kontrak dan sesuai dengan jabatan yang diajukan di
dalam kualifikasi Rekanan.
Apabila berlainan, harus menggunakan atau melampirkan Surat
Kuasa yang sah.
3) Faktur Penjualan dibuat dalam rangkap 2 (dua) dengan
menyebutkan nomor surat jalan, Kontrak dan GR/BAPP;
4) Surat Jalan Asli, ditandatangani oleh Penerima Barang/ Satpam
(untuk barang)
5) Faktur Pajak rangkap 2 (dua);
6) Terima Barang (GR Slip) yang Asli;
7) Berita Acara Penerimaan Pekerjaan (BAPP) yang Asli;
8) Berita Acara Rampung Berita Acara Penyerahan Barang/
BAR-BAPB (khusus untuk Rekanan Transportir) yang Asli;
9) Bukti pembayaran yang sah dan Berita Acara untuk pembayaran
tunai;
b. Dep Akuntansi dapat menolak dan mengembalikan seluruh dokumen
tagihan yang diajukan apabila ada salah satu persyaratan belum
dipenuhi oleh Rekanan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 48 dari 51
1.5. Pedoman Pelaksanaan Pembayaran

1.5.1. Verifikasi Dokumen Pembayaran:
a. Dep Akuntansi melakukan pemeriksaan dokumen pembelian dan
tagihan yang diterima meliputi kelengkapan dokumen maupun
ketepatan perhitungan dan mencocokkan dengan bukti-bukti intern
(Dokumen PR dan Evaluasi Harga) serta melakukan konfirmasi
kebenaran atas kewajiban Perusahaan terhadap tagihan yang
diajukan Rekanan.
b. Selanjutnya melakukan proses pengakuan hutang usaha dan hutang
pajak dan menerbitkan Memo Verifikasi Pembayaran (MVP) untuk
kemudian dikirimkan kepada Dep Keuangan.
c. Atas dasar MVP dari Dep Akuntansi, maka Dep Keuangan akan
menerbitkan VP (Voucher Pembayaran) kepada Pihak Bank untuk
melakukan transaksi pembayaran/transfer kepada Rekanan.
2. Pembayaran Transaksi Luar Negeri
Seperti halnya pembayaran dalam negeri, untuk pembayaran luar negeri juga terdapat
batasan-batasan yang harus dipenuhi, sebagai berikut:
2.1. Mata uang asing yang digunakan antara lain adalah:
2.1.1. US Dollar;
2.1.2. Singapore Dollar;
2.1.3. Dollar Australia;
2.1.4. Yen Jepang;
2.1.5. Great Britain Poundsterling;
2.1.6. Euro.
2.2. Semua pembayaran kepada Rekanan Luar Negeri menggunakan Letter of Credit
(L/C).
Apabila pembayaran kepada Rekanan Luar Negeri menggunakan Telegraphic
Transfer (TT) dimuka, hanya dapat dilakukan untuk transaksi yang bernilai sampai
dengan 5.000 US Dollar.
Pembayaran yang menggunakan TT untuk nilai di atas 5.000 US Dollar harus
mendapatkan ijin dari Direktur Teknik & Pengembangan dan hanya untuk keadaan
yang khusus.
2.3. Ketentuan Administrasi Pembayaran:
2.3.1. Persiapan pembukaan dan pembayaran transaksi luar negeri
a. Pembukaan L/C
1) Pelaksana Pengadaan menyampaikan surat permintaan
pembukaan L/C dilampiri rangkap PO kepada Dep Keuangan.
2) Pelaksana Pengadaan mengisi Form Permintaan Pembukaan
L/C (Aplikasi L/C) untuk selanjutnya dikirimkan kepada Dep
Keuangan untuk dilengkapi dan ditandatangani oleh Pejabat Yang
Berwenang, sebagai berikut:
i. Aplikasi L/C untuk pengadaan bahan baku oleh Direksi;
ii. Aplikasi L/C selain untuk pengadaan bahan baku oleh
Pejabat Yang Berwenang Dep Keuangan (sesuai specimen
di Bank).
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 49 dari 51
3) Setelah Permintaan Pembukaan L/C ditandatangani,

Dep Keuangan menyampaikan kepada Bank Devisa dimana
Perusahaan mempunyai rekening Valas untuk diteruskan kepada
Rekanan melalui Bank Koresponden yang diminta oleh Rekanan.
4) Berdasarkan copy L/C, Dep Keuangan dapat menutup asuransi
pada salah satu perusahaan asuransi (khusus untuk incoterm
FOB dan CFR).
b. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembukaan L/C :
1) Nama dan alamat Bank Koresponden dimana L/C dibuka harus
sesuai dengan yang diminta Rekanan.
2) Jenis L/C (Irrevocable/Revocable/Transferable).
3) Cara membuka: dengan surat (Pos Udara/Kawat). Sebelum
pengapalan, L/C harus sudah sampai kepada Rekanan.
4) Berlaku sampai dengan (tenggang waktu) tanggal/bulan/ tahun.
5) Untuk (nama dan alamat Rekanan) harus jelas.
6) Atas penyerahan wesel unjuk (Sight Drafts)/Wesel Berjangka
(Usance Drafts) yang ditarik atas jumlah % dari faktur C&F/CIF),
wajib dilampiri:
a) Faktur yang ditandatangani;
b) Foto copy commercial Invoice yang telah ditandatangani
dengan stempel sah oleh surveyor di negara pelabuhan
muat/alih kapal jika diizinkan;
c) Seperangkat lengkap consignment on board kepada order
bank yang bersangkutan dan di-endorse-kan blanko dan
tanggal tidak lebih lambat daripada tanggal yang ditentukan;
d) Nomor Kontrak;
e) Uraian barang wajib mencantumkan informasi sebagai berikut:
- Nama barang;
- Jenis barang;
- Mutu barang;
- Volume barang;
- Harga barang;
- Harga total;
- Harga C&F/CIF;
- No. Pos tarif;
- Tarif PPnBM;
- Tarif Bea Masuk;
- Tarif PPN;
- Tarif PPh Pasal 22 Import.
f) Dikapalkan dari dan ke pelabuhan mana;
g) Pengiriman sebagian (Part Shipment): diperkenankan/ tidak
diperkenankan;
h) Pindah Kapal (Transhipment) diperkenankan/tidak
diperkenankan);
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 50 dari 51
i) Negara asal barang;

j) Syarat khusus: Penerima L/C wajib dan bertanggung jawab
untuk memastikan dan membantu kelancaran proses
pelaksanaan pemeriksaan oleh surveyor;
k) Asuransi:
- Tanggal penutupan
- Kondisi barang
- Import reference no.
2.3.2. Dokumen Pembayaran:
a. Kontrak yang berupa PO (rangkap untuk Dep Keuangan);
b. Invoice;
c. Aplikasi L/C atau atau Pembukaan L/C;
d. Bill of Lading (BL) asli atau Air Waybill (AWB) asli;
e. Packing List;
f. PIB dari Pelaksana Pengadaan;
g. Laporan Pemeriksaan Surveyor asli;
h. Dokumen lain yang disyaratkan dalam L/C asli.
2.4. Pembukuan dan Pembayaran Dimuka Pengadaan Luar Negeri
Berdasarkan kurs nego L/C atau pemberitahuan/informasi dari Bank Devisa
terkait, Dep Keuangan melakukan pembukuan dan pembayaran Uang Muka TT
(pembayaran dimuka) atau L/C terkait.
2.5. Persiapan Pelaksanaan Pembayaran
Berbeda dengan pembayaran dalam negeri dimana tagihan disampaikan oleh
Rekanan kepada Dep Akuntansi, pelaksanaan pembayaran luar negeri dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
2.5.1. Pada saat barang dalam perjalanan, Pelaksana Pengadaan menerima
pemberitahuan dari agen pelayaran bahwa barang akan tiba atau
Pelaksana Pengadaan menerima Laporan Pemeriksaan Surveyor (LPS).
2.5.2. Berdasarkan copy shipping dokumen (invoice dan B/L), Pelaksana
Pengadaan menerbitkan PIB ke Bank Persepsi setempat dengan
pelabuhan bongkar dan meminta Polis asli dari Perusahaan Asuransi
yang meng-cover asuransinya.
2.5.3. Bersamaan dengan diterbitkan PIB, Dep Akuntansi dan Dep Keuangan
menyiapkan pembayaran terkait pajak-pajak yang berhubungan dengan
import seperti Bea Masuk, Bea Masuk Tambahan, PPN Impor dan PPh
Pasal 22 Import dengan menerbitkan “Surat Setoran Pabean, Cukai dan
Pajak Dalam Rangka Import “ (SSPCP).
2.5.4. Setelah PIB dan SSPCP di-endors oleh bank dan setelah semua
kewajiban importir diselesaikan, maka barang dapat dikeluarkan melalui
perusahaan ekspedisi yang ditunjuk.
2.5.5. Berdasarkan tagihan/pemberitahuan dari Ekspeditur, biaya inklaring
dapat dibayar sehingga barang dapat dikeluarkan.
Terbitan : 7
Revisi : 0
Halaman 51 dari 51
2.5.6. Setelah barang dapat diterima dengan baik dan sesuai dengan Kontrak,
maka kepada bank dapat diberitahukan bahwa L/C yang berkaitan dapat
dibayar.
2.6. Pedoman Pelaksanaan Pembayaran
Dep Keuangan-Bagian Perbendaharaan:
2.6.1. Berdasarkan dokumen LPS, PIB dan SSPCP, pajak yang berkaitan
dengan impor serta polis asuransi, memeriksa kebenaran perhitungan
atas kewajiban Perusahaan;
2.6.2. Atas dasar MVP dari Dep Akutansi, membuat bukti pembayaran (Voucher
Pembayaran) bank keluar pembayaran bea masuk, pajak impor dan
premi asuransi;
2.6.3. Menyiapkan surat perintah/nota transfer, Surat Setoran Bea Cukai
(SSBC) dan Surat Setoran Pajak (SSP);
2.6.4. Melakukan proses penandatanganan surat perintah/nota transfer oleh
Pejabat Yang Berwenang;
2.6.5. Mengirimkan surat perintah/nota transfer ke bank untuk diproses lebih
lanjut sehingga pengeluaran barang dan pembayaran luar negeri dapat
berjalan lancar.
F. PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK KEPERLUAN PENJUALAN JASA TEKNIK
1. Permintaan pengadaan barang/jasa untuk keperluan penjualan jasa teknik dibuat oleh
Dep PPNPJ dengan menerbitkan MR/SR dengan dilampiri formulir Permintaan Jasa
Atas Pendapatan (PJAP).
Untuk mengefisienkan waktu agar Perusahaan tidak kehilangan peluang atau
menambah biaya dari yang direncanakan, Dep PPNPJ dengan mengirimkan MR/SR
dengan dilampiri formulir (PJAP) kepada Dep PPBJ dan Dep Pengadaan Barang/
Dep Pengadaan Jasa.
2. Berdasarkan PJAP dan MR/SR, Dep PPBJ membuat dan me-release PR dalam sistem
ERP-SAP.
3. Berdasarkan PR yang di-release oleh Dep PPBJ, Dep Pengadaan Barang/
Dep Pengadaan Jasa melakukan pengadaan barang/jasa untuk keperluan penjualan
jasa teknik.
Pengadaan barang/jasa untuk keperluan penjualan jasa teknik yang apabila tidak
segera diadakan akan menimbulkan kehilangan peluang bagi Perusahaan atau
penambahan biaya dari yang direncanakan, dapat dilakukan dengan metode
Penunjukan Langsung setelah mendapat persetujuan Direksi.
VIII. LAMPIRAN
1. Alur Poses Pengadaan Barang/Jasa.
2. Formulir Pengadaan Barang/Jasa.

PD-02-0002 Pedoman Pengadaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PD-02-0002 Pedoman Pengadaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Nomor Dokumen : PD-02-0002 Tanggal : 31 Januari 2018

VI. KETENTUAN UMUM

c. Anggota : - Manager Keuangan;

VII. PETUNJUK PELAKSANAAN

13) Jasa kepelabuhanan, bongkar muat dan pengantongan produk-

1.1.3. Kepala Proyek/Ketua Panitia Pengadaan Persiapan Proyek:

b. Pemilihan Langsung dilakukan dengan membandingkan sebanyak-

2.1.4. Pembelian Langsung

b. Di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) diusulkan oleh

3.2.2. Aspek Keuangan, diperlukan untuk mengetahui potensi keuangan

4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE)

4.5.2. Apabila peserta yang bersangkutan tidak bersedia menaikkan nilai

1.4. Usulan persetujuan pengadaan barang/jasa menggunakan Formulir Permohonan

Untuk jasa pemeliharaan, permintaan jasa dapat dilakukan melalui Maintenance

Dalam hal ini barang/jasa dapat segera didatangkan/dikerjakan lebih

C. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA

b. Nilai pengadaan di atas Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah)

b. Urutan pelaksanaan pengadaannya sebagai berikut :

6) Membuat Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi yang diketahui/

d) Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap

i. Untuk proyek investasi pengembangan yang Ketua Panitia

1.3.4. Pengadaan Barang/Jasa dengan Pelelangan Terbatas :

9) Klarifikasi dan Negosiasi

15) Penerbitan dan penandatanganan Kontrak

1.5. Penerbitan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)

b. Perubahan terhadap ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam Kontrak

d. Kontrak yang bernilai sampai dengan Rp. 50.000.000,00 (lima puluh

SPPB atau SPMK diterbitkan oleh Unit Kerja Pelaksana Pengadaan,

2) Pernyataan dari Rekanan bahwa keterlambatan pengiriman

2. Proses Pengadaan Barang/Jasa Luar Negeri

2.4.8. Pelaksanaan pelelangan terbatas dan terbuka untuk pengadaan

2.8.4. Untuk menjamin kewajaran harga, maka sebagai referensi/patokan saat

3. Biaya Tambahan Atas Pengadaan Barang Dalam dan Luar Negeri

4.3.3. Berita Acara sisa barang/pekerjaan yang belum dipasok/dilaksanakan

3) Berita Acara Rampung Berita Acara Penyerahan Barang/

1.5. Pedoman Pelaksanaan Pembayaran

3) Setelah Permintaan Pembukaan L/C ditandatangani,

i) Negara asal barang;

Anda mungkin juga menyukai