Buku Manajemen Perkantoran Modern PDF

MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PRAJABATAN GOLONGAN III
Drs. Soetrisno, M.Psi

Ir. Brisma Renaldi
Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia

2006
Hak Cipta © Pada : Lembaga Administrasi Negara
Edisi Tahun 2006
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110 KATA PENGANTAR
Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188
Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana
Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional 2005 – 2009 telah
menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1)
terwujudnya kehidupan masyarakat, bangsa, dan negara yang aman,
bersatu, rukun dan damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan
Manajemen Perkantoran Modern negara yang menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi
manusia; serta (3) terwujudnya perekonomian yang mampu
menyediakan kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta
memberikan pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang
berkelanjutan. Untuk mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan
peningkatan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS
memainkan peran dan tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam
Jakarta – LAN – 2006 mendorong dan mempercepat perwujudan visi tersebut.
179 hlm: 15 x 21 cm Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa
ISBN: 979 – 8619 – 88 – 9 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk
memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan
kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan
dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang
tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS
yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000
maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan
sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS.
iii
iv
Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi tersebut,

Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan
DAFTAR ISI
desentralisasi dengan pengendalian kualitas dengan standar tertentu
dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan ini,
jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah
KATA PENGANTAR .................................................................. iii
alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi
keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek DAFTAR ISI................................................................................. v
kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan
BAB I PENDAHULUAN ..................................................... 1
strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai
pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi A. Deskripsi Singkat................................................. 1
penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU).................... 1
kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih
terjamin. C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)................... 1
Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang
D. Pokok Bahasan .................................................... 2
mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk
para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan
modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari
BAB II PENGERTIAN DAN
perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor.
Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN.... 3
dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali
A. Kantor.................................................................. 3
keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi
sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam B. Manajemen Perkantoran ...................................... 6
proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.
C. Perkantoran Modern ............................................ 11
Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah
berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil D. Prinsip-Prinsip Manajemen
perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.
Perkantoran Modern ............................................ 18
E. Tata Ruang Perkantoran ...................................... 22
Jakarta, Desember 2006
F. Rangkuman.......................................................... 25
KEPALA G. Latihan................................................................. 26
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
H. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 27
REPUBLIK INDONESIA
SUNARNO
v
vi vii
BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ..... 28 D. Sistem Filling (Penyimpanan Arsip) ................... 71
A. Data dan Informasi ............................................. 28 E. Peralatan Filling................................................... 86
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern ....... 32 F. Penyimpanan (Filling) dan Penemuan Arsip....... 92
C. Efisiensi Perkantoran Modern ............................. 34 G. Penyusunan Arsip................................................ 96
D. Rangkuman .......................................................... 38 H. Rangkuman.......................................................... 101
E. Latihan ................................................................. 38 I. Latihan................................................................. 101
D. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 38 J. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 102
BAB IV TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI ................... 39 BAB VI MENYELENGGARAKAN RAPAT......................... 103

A. Pengertian Korespondensi dan Surat ................... 39 A. Pengertian Rapat.................................................. 105
B. Tujuan Umum Surat ............................................ 42 B. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi ............. 105
C Fungsi Surat Dinas............................................... 42 C. Rapat Yang Bersifat Resmi ................................. 107
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik ............................ 43 D. Tugas Dalam Rapat ............................................. 115
E. Syarat-Syarat Dasar Bagi Penulis Surat............... 44 E. Resolusi ............................................................... 118
F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat .......... 45 F. Latihan................................................................. 119
G. Bagian-Bagian Surat ............................................ 46 G. Rangkuman.......................................................... 119
H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas.............. 57
I Rangkuman .......................................................... 60 BAB VII TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN ............... 121
J. Latihan ................................................................. 61 A. Pengertian, Peranan, Syarat,
K. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 62 dan Macam Laporan ............................................ 121
B. Peranan Laporan .................................................. 124
BAB V TEKNIK MENGARSIP SURAT............................... 63 C. Syarat-Syarat Laporan ......................................... 125
A. Organisasi Tergantung Pada Filling .................... 64 D. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan ... 130
B. Arsip .................................................................... 67 E. Sistematik Laporan .............................................. 137
C. Sistem Arsip......................................................... 67 F. Cara Pengetikan................................................... 139
viii
G. Rangkuman .......................................................... 141

H. Latihan ................................................................. 142
I. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 143
BAB VIII TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK

PERKANTORAN MODERN.................................... 144
A. Teknologi Informasi ............................................ 144
B. Komputer ............................................................. 145
C. Mikro Komputer .................................................. 147
D. Mikro Elektronik dan Mikro Prosessor ............... 149
E. Telekomunikasi.................................................... 153
F. Teknologi Informasi di Kantor Modern............... 154
G. Fasilitas Perkantoran Modern lainnya ................. 157
H. Pengaruh Teknologi Terhadap
Perkantoran Modern ............................................ 159
I. Rangkuman .......................................................... 162
J. Latihan ................................................................. 163
K. Balikan dan Tindak Lanjut .................................. 163
BAB IX PENUTUP.................................................................. 164

A. Tes Summatif....................................................... 164
B. Tindak Lanjut....................................................... 167
DAFTAR PUSTAKA ................................................................... 168

DAFTAR RIWAYAT HIDUP...................................................... 170
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan
untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) mengenai pengertian,
prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran
modern, teknik-teknik korespondensi, teknik mengarsipkan
surat, tata cara pembuatan laporan dan teknologi informasi untuk
perkantoran modern.
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu
menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan
benar.
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

Setelah pembelajaran selesai, peserta diharapkan mampu:
1. mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen
perkantoran modern;
2. menguraikan pelaksanaan perkantoran modern;
3. menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan
benar;
4. menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan
benar;
1
2 Manajemen Perkantoran Modern
5. mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan BAB II

benar, menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran
PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP
modern.
PERKANTORAN MODERN
D. Pokok Bahasan Tujuan Pembelajaran Khusus
1. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat
modern; menjelaskan pengertian kantor, manajemen perkantoran,
perkantoran modern, dan prinsip-prinsip kantor modern.
2. Pelaksanaan perkantoran modern;
3. Teknik-teknik korespondensi;
4. Teknik mengarsip surat;
5. Tata cara pembuatan laporan;
A. Kantor
6. Teknologi informasi untuk perkantoran modern. Dalam Bab II ini, Anda perlu memahami pengertian kantor,
sebelum memahami manajemen perkantoran modern, dan
prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern.
Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda "kantoor" dan

sering dipadankan dengan perkataan "office" dari bahasa Inggris.
Mengenai pengertiannya, sejak lebih dari dua puluh lima tahun
yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian
"kantor" yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha
beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu
administrasi;
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris "office" bisa berarti:
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function);
3
4 Manajemen Perkantoran Modern Modul Diklat Prajabatan Golongan III 5
2. Jabatan (tenure of official position); Garis miring (/) yang terdapat di antara perkataan data dan
3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya informasi berarti "dan", bisa juga berarti "atau", bisa dibaca"
menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or dan atau".
collective authority of company, government department,
etc.); Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan
4. Jasa pelayanan (service, kind help); kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan
work which it is some body's duty to do, work, and duties); yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, kegiatan pokok
usaha (place, building, rooms, of business and clerical Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana
works). di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang
menanyakan: "Departemen Dalam Negeri?", jawaban yang
Dari berbagai pengertian perkataan "kantoor" dan perkataan diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf
"office" seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan
Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan yang sifatnya administratif.
sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan
data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan Contoh lain misalnya, PT Krakatau Steel yang kegiatan
penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, utamanya bergerak dalam produksi baja, kegiatan substansinya
penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan berlangsung di pabriknya di Cilegon, Banten, tetapi kantornya
data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat bisa berada di Jakarta.
dirumuskan sebagai:
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau dalam arti tempat; ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor
penyampaian data/informasi; juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, dinamis. Kantor juga bisa dalam arti sarana, ini yang biasa
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi Dalam arti yang
data/informasi. manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah
penanganan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini
jelas diperlukan bangunan atau ruangan, alat-alat dan Perumusan Arthur Grager "Office management is the function of
perlengkapan lain termasuk mebeler, orang-orang atau pegawai administering the communication and record service of an
yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja. organization." (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat
B. Manajemen Perkantoran dari suatu organisasi).
Pada subbab A, Anda telah mempelajari pengertian kantor. Pada
subbab B, ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson "Office
Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran, sebaiknya management as a function, is the branch of the art and science
Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan of management which is concerned with the efficient
perkantoran. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa performance of office work, whenever and wherever that work is
Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perkantoran to be done."
adalah hal yang berkaitan dengan kantor. Kantor tersebut (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang
melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Sebagaimana dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan
kegiatan lainya, kegiatan-kegiatan perkantoran perlu pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan semua sumber daya di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).
yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan
sebaik-baiknya. Perumusan Hal Nourse "It seems to me that office management
in the broader sense might embrance, not only the generally
Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada accepted service service functions, but also the arise of
istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial, terhadap sesuatu istilah functional control administratrive direction of most clerical and
atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan paperwork." (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran
yang sama. Demikian pula rumusan tentang manajemen dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi
perkantoran. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya,
perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan
antara lain sebagai berikut: pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas
dan tulis).
Perumusan Edwin Robinson "Office management is concerned Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang
with the direction and supervision of office work. " (Manajemen Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai
perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan manajemen perkantoran. Dikatakannya: "Dengan demikian,
terhadap pekerjaan perkantoran). pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies "Office menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
management is the overall direction of clerical activities as mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
distinguished such activities as transportation, manufacturing, menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran
warehousing, and sales." (Manajemen perkantoran adalah yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis office work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan
sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di
pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan). dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
Perumusan George Terry "Office management can be defined as pelaksanaan secara efisien;
the planning, controlling, and organizing of office work, and pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
actuating those performing is so as to achieve the predetermined perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
objective. It deals with the life cycle of business information, penggerakan.
and retention, if of permanent value, of destruction if obsolute."
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai Oleh karena itu, secara ringkas menajemen perkantoran sebagai
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan
perkantoran, serta menggerakkan mereka yang pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta
ditentukan lebiih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya
melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau Namun demikian, perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan
memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang). manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi
juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran
tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya
perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lainya. yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan
alat rekam suara atau film di era modern;
Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap 3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan
sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya ditegaskan oleh keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk
salah satu terbitan Perserikatan bangsa-Bangsa (PBB) sebagai digunakan;
berikut: "The terms Administration and Management are more 4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
being used synonymously. While the terms Administration has cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan;
been applied more to the conduct of public affairs and the term 5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai
Management more to that of business enterprise, there has been cara dan alat dari satu pihak kepihak lain;
tendency in recent time for management to be used to a grater 6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara
degree in public affairs“. (Istilah-istilah Administrasi dan dan alat ditempat tertentu yang aman.
manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu
arti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih C. Perkantoran Modern
banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah
Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus
manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada
Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern
waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen
dengan "terbaru" "mutakhir", "sikap dan cara berpikir serta
dipergunakan dalam derajat yang luas bagi urusan-urusan
bertindak sesuai dengan tuntutan jaman".
negara).
Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya
bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah
adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6
berkenaan dengan penanganan data/informasi.
(enam) aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan
Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan
dipergunakan bila diperlukan;
tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai
berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor
peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan
modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana
yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan komunikasi dan pemrosesan data. Namun, dari berbagai
perlakuan manusiawi. pertimbangan, tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah
modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau
Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran simultan.
modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan
gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal
digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba modernisiasi perkantoran. Oleh karena dalam hal modernisasi
dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah ini lebih sering dilakukan per modul ("modularity').
terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990)
menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management" Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan
bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu
dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data" (alih bahasa alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi
oleh F.X. Budiyanto, 1991). pada salah satu sub-sistem akan mengganggu sistem secara
keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan
Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali
sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya pada saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai
sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu,
elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah
tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin diperkirakan.
sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM
berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya
pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita semakin mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern
belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kota- suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses,
kota kecil atau di daerah-daerah terpencil. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya,
Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global
dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, keterkinian yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan
informasi. Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran

modern, data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus
Contoh mutakhir, bulan Juli 2001 dunia dilanda virus "Code sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. Jelas pula
Red". Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus "Code bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan
Red", sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia, yaitu dan ruangan, peralatan dan perlengkapan, manusia atau
virus komputer "Nimda". penanganan menyelenggarakan kegiatan, serta sistem, prosedur
dan tata kerja untuk menyelenggarakannya.
Virus komputer Nimda yang merupakan kebalikan dari "admin",
muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek
September 2001, menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen,
malam. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara
organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Meskipun
Harian Kompas (Kamis, 20 September 2001, hlm. 2) demikian, kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir
memberitakan: "Hari Rabu (19/9), ribuan bisnis Eropa Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen.
mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Kedua istilah ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi
Nimda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut
manajemen pemerintahan. Administrasi Perkantoran (Office
Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran
Nimda ini, setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung (Office Management).
World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September
2001. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak Telah dijelaskan di atas, bahwa dua aspek yaitu organisasi dan
ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.
serangan itu, tetapi dia mengingatkan kerusakan yang dibuat Untuk mengetahui kedudukan dan peran kegiatan perkantoran
Nimda bakal "lebih hebat" dibanding Code Red yang telah dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang
memakan dana 2,6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. organisasi.
Ketika itu Code Red memakan korban 250.000 sistem di AS
hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli" Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang
(Harian Kompas, Kamis 20 September 2001 hlm. 2). organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap
bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara contoh, tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan
formal dalam suatu susunan hierarkhis. tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Tugas pokok
DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama
Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan
atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri
mengandung unsur-unsur: dan seterusnya.
1. Kelompok orang;
2. Kerjasama; Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan
3. Tujuan; organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula
4. Keterikatan formal; organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya,
5. Susunan hierarkhi. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas-tugas pokok
apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas
Organisasi apapun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu: penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani,
a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas
wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang pimpinan.
bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai wadah sifatnya
relatif statis. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi
kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan,
Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk material, data/informasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa
mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa
tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas dapat dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu
dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat,
kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan penanganan masa-lah-masalah Hukum, Organisasi dan Tata
pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan- Laksana (ORTALA) atau Organisasi dan Metoda (OM).
kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh
karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai
tujuan organisasi, maka tugas pokok organisaisi yang satu akan
D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Prinsip 1

Modern Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan
prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981)
menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukum- Prinsip 2
hukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi
dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat
mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin,
Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai
adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa dengan perencanaan.
memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu.
Prinsip 3 dan 4
Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik
Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga
mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan
kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan Prinsip 5
pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi,
dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan
efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada
16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. tingkat yang optimal.
Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran
di semua pekerjaan. yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti
tertera dalam gambar di bawah ini.
LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 5. Imbalan 1. Kondisi kerja yang baik;
Jika Pekerjaan Anda 2. Kesehatan;
1. Perencanaan 1. Pekerjaan apa yang harus diselesaikan secara efektif. 3. Kebahagiaan;
Untuk merencanakan secara dikerjakan; Anda seharusnya diberi 4. Pengembangan diri;
benar, Anda harus tahu : 2. Bagaimana pekerjaan dikerja- imbalan 5. Uang.
kan; _______________________
3. Kapan pekerjaan dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan dikerjakan; Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen
5. Seberapa cepat pekerjaan perkantoran sebagai berikut:
dikerjakan. 1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus
2. Jadwal 1. Tentukan; membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan
Pekerjaan harus dijadwal. 2. Selaraskan dengan jadwal- pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang
Suatu jadwal menjadi efektif, jadwal lain; harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam
harus di : 3. Laksanakan, walaupun sulit; melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus
________________ 4. Mungkinkah diselesaikan; menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang
5. Pelihara secara baku. penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketata
3. Pelaksanaan 1. Secara terampil; usahaan saja;
Pekerjaan harus dilaksanakan 2. Secara teliti; 2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk
______________________ 3. Secara cepat; menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir),
4. Tanpa upaya yang tidak perlu; keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan
5. Tanpa ada keterlambatan yang atau bahan-bahan;
tidak perlu. 3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis
4. Ukuran 1. Sesuai dengan potensi Anda; hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
Pekerjaan yang dilaksanakan 2. Berdasarkan pada catatan- 4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study)
harus diukur _____________ catatan yang lalu, oleh penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya
organisasi lain; diterapkan dalam pekerjaan kantor;
3. Berdasarkan kuantitas; 5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus
4. Berdasarkan kualitas. diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus (Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai
dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai
termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak yang tersedia).
efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan 2. "Office layout is determination of the space requirements and
sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan of the detailed utilization of this space in order to provide a
formulir kantor; practical arrangement of the physycal factors considered
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus necessary for the execution of the office work within
dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, reasonable costs“ (George Tery).
nasihat kepegawaian, dan panduan perintah; (Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara
digunakan dan dikembangkan; terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak).
baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
Jadi tata ruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi
E. Tata Ruang Perkantoran organisasi dengan keuntungan yang diperoleh sebagai berikut:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
Dalam pelaksanaan perkantoran, suatu faktor penting yang turut
karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu;
menentukan kelancaran tugas ialah penyusunan tempat kerja
2. Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan;
dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya.
3. Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien;
Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu pada saat
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi
pelaskanaan kegiatan seperti kegiatan pelayanan tertentu.
para pegawai disebut tata ruang perkantoran.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standigford, tujuan tata
ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :
Untuk memperjelas pengertian tata ruang perkantoran, dapat
1. Syarat dengan aturan perundang-undangan;
dikutip 2 (dua) rumusan berikut:
2. Penggunaan ruang sampai pada manfaat yang terbesar;
1. "Office layout may be defined as the arrangement of
3. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan (listrik,
furniture and equipment within available floor space“
komputer, telepon, dll);
(littlefield & Peterson);
4. Suasana kerja yang baik cukup tersedia; 4. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok
5. Adanya pengawasan yang dapat dilihat ketika bekerja; pekerjaan.
6. Rasa kekompakan dapat dipelihara dalam bekerja;
7. Komunikasi dan arus kerja lancar;
F. Rangkuman
8. Lalu lalang dipermudah;
Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu.
9. Pelaksanaan kerja yang bersifat gaduh sebaiknya dipisahkan;
Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi melakukan tugas-
10. Perlunya keamanan dan kenyamanan kerja setiap saat.
tugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan-kegiatan organisasi
dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam dua macam :
pokok dan kegiatan penunjang. Kegiatan pokok sering disebut
1. Tata ruang yang terpisah-pisah
kegiatan substantif, dan kegiatan penunjang disebut kegiatan
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam
fasilitatif.
beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan
gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena
Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai
memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya plywood
tujuan organisasi. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan
atau dinding kaca.
organisiasi, maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan
2. Tata ruang yang terbuka
berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau
Menurut susunan ini ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan,
memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda.
jadi semua pegawai berada dalam satu ruangan besar dan
Akan tetapi, kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan
antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya
apapun dapat dikatakan seragam. Salah satu kegiatan penunjang
saling terlihat.
ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Kegiatan
penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran.
Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tata
ruang kantor antara lain dikarenakan:
Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. Namun
1. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/bagian
pengertian apapun yang diberikan, penger tian manajemen
bersangkutan;
perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan
2. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya;
perencanaan, pengorganisasian, peng gerakan serta pengawasan
3. Perubahan terhadap proses maupun penyelesaian suatu
dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara substansional
pekerjaan;
jelas yang di "manage" adalah seluruh unsur pekantoran,
termasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta 4. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-
informasi yang berkaitan. unsur apa yang terdapat dalam organisasi!
5. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi!
Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya 6. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan digunakan dalam perkantoran modern!
perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai dalam 7. Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen
melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki perkantoran!
sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
zaman.
H. Balikan dan Tindak Lanjut
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata
dalam Bab II.
laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan
dan manusiawi.
Bila anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab III. Bagus! Tetapi bila tingkat
Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
modern mencakup perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan,
Bab II, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. Komaruddin
menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran
modern.
G. Latihan
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat
namun jelas.
1. Jelaskan pengertian kantor.
2. Jelaskan pengertian perkantoran modern!
3. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran
modern!
Modul Diklat Prajabatan Golongan III 29
BAB III sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah,

tindakan, sesuatu, dan sebagainya).
PELAKSANAAN PERKANTORAN
Bentuknya adalah huruf, angka simbol/lambang-lambang
MODERN khusus dan sebagainya.
Tujuan Pembelajaran Khusus

Dalam Webster's New World Dictionary, dinyatakan bahwa
Setelah mempelajari bab III ini, Anda diharapkan dapat
data adalah fact or figure from which conclutions can be
menjelaskan pengertian data, informasi, data dan informasi,
inferred (fakta-fakta/figure - bisa tabel, grafik, statistik dari
dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern.
mana kesimpulan dapat ditarik). Berikut akan kita bahas
tentang informasi.
A. Data dan Informasi
Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip b) Informasi
manajemen perkantoran modern dalam Bab II, Selanjutnya Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or
dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran intangible entity which reduces uncertainty about a future
modern. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran state or event.
modern, Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang
berhubungan, yaitu data dan informasi. Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is
a) Data data that has been processed into a form that is
The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal, meaningful to the recipient and is of real or perceved
peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung value in current or prospective decisions (informasi adalah
suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung
keterangan, pem-buatan kesimpulan atau penetapan arti bagi penerima dan mem-punyai/memiliki nilai nyata
keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan
diolah (diubah) menjadi informasi. Sementara itu Gordon datang).
(1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for
information defined as groups of non-random symbols Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the
which represents quantities. actions, things, etc. (data aggregation or processing of data to provide knowledge or
adalah bahan mentah/bahan baku informasi, yakni intelligence (informasi adalah pengumpulan atau
28
pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk
kepandaian. Sementara itu, George R. Terry (1962) mengambil keputusan. Pertanyaannya adalah kapan
menyatakan bahwa information is meaningful data that pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang
conveys usable knowledge (informasi adalah data yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Data atau
mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah
bermanfaat). temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan
dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi
Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu.
bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi
mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan sebagai data yang telah diolah. Bagaimana pendapat Anda?
keputusan. Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau Kita harus ingat bahwa pertama, ada selang waktu antara
mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi data. pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu,
Berguna tidaknya informasi tergantung pada: dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang.
a. tujuan penerima;
b. ketelitian penyampaian dan pengolahan data; Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data? Perlu
c. waktu; ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah
d. ruang dan tempat; perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini,
e. bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan, terdapat selang waktu, di mana 'the earliest data are
kecenderungan) dan bidang-bidang yang memerlukan yesterday's, the earliest decission is today's, and the
perhatian manajemen); earliest outcome is tomorrow's. Jelas bahwa keadaan yang
f. semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang demikian, data dan informasi dalam bentuk pengambilan
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap), baik waktu
tujuan, sudah tepat sasaran. maupun isinya. Sedang waktu (time lag) karena data berasal
dari waktu yang lalu dan masa berlakunya kemudian;
c) Data dan Informasi sedang isinya, yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul,
mempengaruhi perilaku seseorang, dalam arti tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya
menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan
pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum,
pengambilan keputusan. tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin
proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan
keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur,
yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil
hadapannya, tetapi juga adalah intuisi, feeling, analisis lainya.
pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan,
keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar, 3. Mengatur informasi
bahkan biasanya hal itu sangat dominan. Contohnya: Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam
dokter, pengemudi, manajer, bahkan para menteri bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data
sekalipun. dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda,
perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam
melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling
G. Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor
penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih
adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.
dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan
Definisi luas ini dapat diperjelas, sehingga fungsi kantor sebagai
berbagai macam laporan.
pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan
di bawah ini.
4. Memberi informasi
1. Menerima informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya
dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan
adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan
bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi
berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi
dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain
2. Merekam informasi
sebagainya.
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat
disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa
5. Melindungi Aset membuat draft ataupun konsep yang belum matang apalagi
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas dicetak berkali-kali dengan menggunakan printer komputer.
hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik
mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman antara usaha dengan hasil yang dicapai.
yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di
brankas atau di bank. Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di
dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen 1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
dalam perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang 2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas- 3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan, 4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya 5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para
pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi. 1. Pemakaian Pikiran
Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan a. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual
bahwa sistem-sistem tersebut menyangkut sarana-sarana hendaknya memakai sarana yang memudahkan
untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan pembacaan atau penangkapan mata, misalnya dalam
mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan
data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia. angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah
ditangkap oleh mata;
b. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan
C. Efisiensi Perkantoram Modern
cukup ruwet sebaiknya langkah-langkah permulaannya
Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk
efisiensi. Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut;
dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan, misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan
misalnya penggunaan kertas baru secara berlebihan hanya untuk yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis
dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor
yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang
berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu sehingga waktu kerja dapat dipakai sebaik-baiknya.
sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
4. Pemakaian Ruang
2. Pemakaian Tenaga a. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan
a. Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan dekat pegawai yang paling sering mempergunakannya
otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis, untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak,
misalnya membubuhkan keterangan tertentu pada file-file misalnya lemari, mesin tik dan peralatan lainnya.
hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi Hendaknya diletakkan dekat dengan pegawai yang paling
pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file banyak memakainya untuk memelihara jarak yang paling
hendaknya diusahakan dengan mesin listrik (copy) yang pendek.
dapat memutar sendiri secara otomatis; b. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak
b. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu disimpan terus melainkan langsung dibuang kedalam
berikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat,
sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat yang ingin misalnya undangan-undangan pertemuan yang sudah
menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih dahulu lewat, memo-memo yang telah diselesaikan, bekas pita
tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga mesin tik & lain sebagainya hendaknya tidak disimpan
dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan terus dalam laci meja kerja melainkan dibuang saja
ditemui itu sedang tidak berada ditempat. ketempat sampah.
3. Pemakaian Waktu 5. Pemakaian Benda (termasuk uang)

a. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan a. Dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya
pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada waspada agar tidak terperangkap dalam pengamatan
pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai; semu, misalnya membeli alat tulis yang harganya
b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada memang murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat
waktu yang hampir tanpa memberikan hasil kerja tersebut sangat rendah sehingga tidak seimbang dengan
betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat hendaknya alat lain yang harganya lebih tinggi namun memiliki
menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap kualitas yang optimal dan jangka waktu lebih lama.
b. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak,

benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali, BAB IV
misalnya potongan-potongan kertas bekas dapat TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
dijadikan notes.
Setelah mempelajari Bab IV ini, Anda diharapkan dapat
D. Rangkuman memberi kan batasan korespondensi dan surat,
Dapat dibedakan antara data dan informasi. Sedangkan kegiatan menjelaskan tujuan umum surat, fungsi surat dinas,
syarat-syarat surat yang baik, syarat dasar bagi penulis
kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima, merekam, surat, langkah-langkah teknis penulisan surat, dan
mengatur, memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya, bagian-bagian surat, gaya surat, menerapkan bahasa
serta melindungi aset kantor. dalam menulis surat dinas, dan menulis sepucuk surat
dinas.
E. Latihan A. Pengertian Korespondensi dan Surat

Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas.
Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama
1. Berikan batasan tentang data!
Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawal suatu instansi,
2. Berikan definisi informasi!
Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin
3. Apa perbedaan antara data dan informasi!
Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat,
4. Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi, dan
Anda akan bergaul dengan tetangga Anda, dengan ketua RT,
pekerjaan apa saja yang dilaksanakan?
dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya
sebagai anggota suatu keluarga, Anda akan bergaul dengan
F. Balikan dan Tindak Lanjut saudara-saudara dan kedua orang tua. Anda. Demikian pula,
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu
dalam Bab III. instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi
atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi
dapat meneruskan ke Bab IV. Bagus! Tetapi bila tingkat peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi
Bab III, terutama bagian yang belum Anda kuasai. 39
dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih
dan sebagainya. dari cara yang ada.
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan
Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin (1996:.2)
terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi
maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, (orang,
pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
penerima informasi. Pemberian informasi melalui telepon, organisasi).
radio, dan melalui televisi masih tergolong ke dalam pemberian
informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi
terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap- informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi dinas atau surat resmi.
tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang
digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai,
adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat
dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada
orang lain atau pihak lain.
Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi
dan surat. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam
sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari
satu pihak kepada pihak lain.
Sebagaimana diketahui komunikasi yang diarti-kan sebagai
proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja
pihak kepada pihak lain yang dapat di lakukan dengan lisan, masih banyak, dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi
tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara- siapapun yang mendalami korespondensi, karena masing-
masing pengertian itu akan saling melengkapi. Namun demikian
kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga 3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan
di masa-masa yang akan datang, surat tidak selalu tertulis di atau surat instruksi;
kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran 4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
mengarah ke proses "paperless". Istilah "paperless" di sini tentu terutama surat-surat perjanjian;
saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. 5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan,
yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-
B. Tujuan Umum Surat surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi,
yuridis dan administratif.
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau
informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat
sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
memahami. Bila di-kehendaki oleh si pengirim selanjutnya Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai syarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas.
dengan yang dikehendaki. Dengan kata lain, tujuan umum setiap
surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya
yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format
C. Fungsi Surat Dinas surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam
ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya,
rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara
panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat
khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan
dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan
unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan
gambaran mentalitas pengirimnya;
secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan;
pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi
pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik, tidak
adanya informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak
menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih
termuat dalam surat yang ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis
dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri
surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat
formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragaman pola
informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan.
bentuk.
Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa
komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah
E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat teknis yang berikutnya adalah:
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolong kan sebagai surat 1. Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara 2. Pengumpulan data/informasi;
khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki 3. Perkiraan tentang pembaca;
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 4. Penyusunan draft atau konsep;
1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas
5. Penyelesaian.
dalam surat;
2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
Semakin sering menulis surat, seseorang semakin terbiasa
3. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima;
dengan langkah-langkah tersebut di atas, bahkan tidak terasa lagi
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara
melalui langkah-langkah itu.
penulis dan pembaca;
5. Pengetahuan tentang teknik korespondensi.
Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang
ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali,
Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat
biasanya dibuat formulir atau surat isian.
dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang
pandangan atau pola pikir dari pembacanya.
G. Bagian-bagian Surat Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-

masing. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya
ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pengaturan dan
suatu surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format
penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik
surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat
pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan
dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas
pimpinan organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai
bagian-bagian surat. Berbagai cara pembagian untuk
pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh
menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah satu pembagian
seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan.
misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan
Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang
kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian-
penggunaan dan teknik pengetikan bagian bagian surat ini dimuat
subbagian. Untuk memudahkan, dalam modul ini disebutkan
dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai
Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan
berikut:
Dinas.
1. Kepala surat;
2. Tanggal surat;
Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik
3. Nomor surat;
pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing
4. Sifat surat;
organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam
5. Lampiran;
format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang
6. Hal atau perihal;
biasa disebut juga dengan istilah "style".
7. Alamat dalam;
8. Kalimat pembuka;
Bentuk atau "style" surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh
9. Isi surat;
organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah, bentuk
10. Kalimat penutup;
surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam
11. Nama jabatan;
Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
12. Nama dan NIP penanda tangan;
(MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata
13. Tembusan;
Persuratan Dinas.
14. Initial.
Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah Gambar 3.1.

sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 71 Format Surat Full Block
Tahun 1993, di Iingkungan organisasi atau perusahaan niaga
dikenal bentuk-bentuk surat: KEPALA SURAT
1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style);
2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style);
3. Format setengah Balok (Semi Block Style);
4. Format Sederhana (Simplified);
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style); ,
6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).
Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di bawah

ini:
,
Gambar 3.2. Gambar 3.3.

Format Surat Modified Block Format Surat Semi Block
KEPALA SURAT KEPALA SURAT
, ,
, ,
50

Format Surat Simplified Format Surat Resmi I
KEPALA SURAT
KEPALA SURAT
,

Format Surat Resmi II Format Surat Bentuk Resmi (KepMenpan No. 71/1993)
KEPALA SURAT KEPALA SURAT
,
Gambar 3.8. H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraf) I
Sebenarnya, ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat, di
KEPALA SURAT samping mengemukakan fungsi bagian-bagian tersebut, Anda
perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu
dengan menggunakan bahasa yang benar, misalnya, bagaimana
penulisan kepala surat yang benar, bagaimana penulisan tanggal
surat, bagaimana penulisan nomor, lampiran, dan hal surat,
penulisan alamat surat, penulisan paragraf pembuka, penulisan
paragraf penutup, penanda tangan surat, dan penulisan tembusan
surat.
Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan

bahasa yang benar dalam bagian isi surat.
Seperti Anda ketahui dan sadari, dalam bagian isi surat

tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada
penerima surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu
komunikatif dan mudah dipahami oteh penerimanya, surat,
sebagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya
menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah
komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi
pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan
dibahas satu persatu.
1. Penyusunan Kalimat yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan.
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling
kalimat obyektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan
bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar
dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak katimat, seperti Selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun,
menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang- dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini,
kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang
kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele- dipentingkan.
tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa
unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat
dihidangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua
yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau syarat dengan baik.
meremehkan pembaca.
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
2. Penyusunan Paragraf terima dengan baik.
Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat
hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf- Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak
paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak
penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar.
yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya
kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang
sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera
beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan
sebuah paragraf yang sama. Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman
itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam paragraf ini
paragraf dikatakan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman,
yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.
penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan
tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah
memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus mengharap reaksi yang timbul dari pem bacanya tepat seperti
disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat- yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis
kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait untuk menyampaikan pesan atau informasi. Oleh karena itu,
paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat. penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik
penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.
Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf, Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format,
sebagai berikut. style, gaya.
Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu
terima dengan, baik. Namun, di dalamnya ada satu judul full block, modified block, semi block, simplified, idented dan
penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya, hanging paragraph.
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam
kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar Dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini baik dan benar dalam menyusun kalimat, paragraf dan
saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak saya penggunaan tanda-tanda baca.
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil
laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian J. Latihan
Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
Kerjakan latihan di bawah ini dengan sungguh-sungguh.
1. Berikan batasan korespondensi dan surat!
I. Rangkuman 2. Apa saja tujuan umum surat?
Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari, manusia tidak 3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan 4. Uraikan surat-surat yang baik!
maupun secara tertulis. Pemberian informasi secara tertulis 5. Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat!
terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan
dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut
6. Uraikan langkah-Iangkah teknis penulisan surat! BAB V

7. Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan TEKNIK MENGARSIP SURAT
ke instansi lain!
Setelah mempelajari Bab V ini, Anda diharapkan dapat
K. Balikan Dan Tindak Lanjut memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filling,
rnemberi batasan arsip, sistem arsip, menjelaskan sistem
Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat penyimpanan arsip (filling), menyiapkan peralatan filling,
dalam Bab IV. menyimpan dan menemukan arsip, dan menjelaskan
penyusutan arsip.
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
dapat meneruskan ke Bab V. Bagus! Tetapi bila tingkat Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu
penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor.
Bab IV ini, terutama bagian yang belum Anda kuasai. Padahal, arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran
kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan
fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit
penunjang dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta, yang fungsinya mengelola informasi. Peranannya
semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan
informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk
kepentingan organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu
sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang
efektif.
63
A. Organisasi Tergantung pada Filling or person" Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah
seseorang yang bertanggung jawab atas penanganan informasi
"Sangat diperlukan" adalah kata yang cermat untuk
bagi suatu organisasi secara keseluruhan atau untuk seseorang.
menggambarkan fungsi filling baik dalam organisasi pemerintah
maupun swasta. Organisasi/perusahaan banyak mengalami
Oleh karena suatu filling yang tepat merupakan suatu tempat
kegagalan, karena organisasi/perusahaan tersebut tidak
penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filling dapat
mengakui adanya kenyataan tersebut. Di sisi lain,
dianggap sebagai "pusat ingatan organisasi". Dan oleh karena
organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya, karena
orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu
menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan
tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filling
pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting
merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya
dapat dibuat dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang
filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan.
Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu

Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung
organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai
pada filling. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis
pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar
menjadi kenyataan, dapat secara visualisasi diuraikan, yaitu jika
dalam melaksanakan tugas filling dengan efisien dan efektif.
seorang pimpinan yang sangat sibuk, sedang berbicara melalui
Sifat-sifat tersebut antara lain: ketelitian, kerapihan, serta
pesawat telepon, dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang
menguasai bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang
sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu
Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filling, yaitu di
surat. la mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran
mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua
lebih dari 3 milyard rupiah, tetapi jumlah yang pasti ada dalam
catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau
file-nya. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk
menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan
menemukan surat tersebut, sementara ia melanjutkan terus
yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar
percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat dibayangkan
pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat
bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan
dan tepat.
oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama
percakapan melalui telepon tersebut. Pada hal, dalam Webster's
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah,
New Worls Dictionary, sekretaris mempunyai arti "one who
swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk
keeps record, handles correspondence, etc for an organization
menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang.
Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi B. Arsip

tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang
Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filling
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta
yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk
ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan
disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan
tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan
dengan segera.
administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971).
Pentingnya filling dapat diilustrasikan oleh suatu studi di

Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala
Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen
bentuk naskah yang mengandung berbagai macam
organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran
informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan
atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan
untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa
kegiatannya kembali. Penyimpanan arsip harus dapat mencegah
yang akan datang.
dari kehidangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian
dari proses filling.
Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain:
1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;
Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang
2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau
khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap
yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan
keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut,
mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, Selanjutnya
semua arsip yang disim pan harus dicegah terhadap resiko salah
dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa
menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian
yang akan datang;
organi sasi/perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan
3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai
untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip
bukti sesuai dengan ketentuan hukum.
tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh
jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap
sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang C. Sistem Arsip
disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.
1. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan
pertangungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling)
sistem kearsipan mempunyai sasaran: Memberikan Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara
menyediakan informasi yang tepat, Iengkap, akurat, relevan, langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-
dan tepat waktu secara efisien. hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi
menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi
2. Siklus Hidup Arsip penggunaannya masih sangat tinggi dalam
.-
penyelenggaraan administrasi sehari hari (terus-
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak
menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip
dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip.
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup
(jarang) dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-
dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to
keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. find.
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari

d. Tahap Pemindahan
organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi.
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip
Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang
mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-
atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat,
menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan "dinamis aktif'.
laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh
digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan.
orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari
Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan
dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan
dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang
pada kebutuhan organisasi/perusahaan.
lingkup kantor.
e. Tahap Pemusnahan
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan.
Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk D. Sistem Filling (Penyimpanan ARSIP)
menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan
menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat
1.Definisi Filling
Filling dapat diberikan definisi sebagai berikut :
sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan
Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menggunakan mesin yang mahal.
menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat dibutuhkan.
Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap
jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang
Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar
ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem
filling: menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan
kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif.
dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip
dengan cepat.
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat
antara lain berupa:
Organisasi yang sistematis harus mengkarakteristikkan file
• Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan;
tersebut. "File to find", adalah suatu ungkapan klise, yang
• Hilangnya arsip yang penting;
paling tepat. Tanpa pengorganisasian yang cermat, filling
• "Banjir arsip", arsip-arsip yang sama disimpan di
dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu
beberapa lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang
yang tersembunyi, yang tidak ada tempat lagi dalam dunia
sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan;
organisasi/perusahaan yang modern. Pencarian materi yang
• Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan
suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem
ratus juta rupiah. Apa yang lebih bermakna penting bahwa
kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan
organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal, tergantung
hanya menyangkut cara penyimpanan arsip, tetapi
pada derajat efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filling.
mencakup hal-hal mulai dari, penciptaan, cara
penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip.
Kegiatan dan perlengkapan filling memang cukup mahal.
Untuk biaya memelihara filling pada tingkat minimal,
keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip
yang akan disimpan. Tidak semua harus difile, hanya arsip
yang penting untuk kegiatan organisasi/perusahaan yang "Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang
efisien. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang
dua sumber: (1) arsip yang berasal dari luar barang-barang material Gedung Perpustakaan yang baru.,"
organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak, adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang
katalog, pernyataan, tagihan; dan (2) arsip yang berasal Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui
dalam organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, bagaimana untuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk
kontrak, tagihan dan semacamnya. materi/bahan dari luar menemukannya dengan cepat. Tidak ada seorangpun
organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli, arsip tersebut Sekretaris yang telah menyelesaikan Diktat Sekretaris tanpa
dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filling, teknik,
atau foto kopi dari yang asli. dan manajemen arsip.
2. Kantor dan Filling Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, Filling

Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap adalah kegiatan purna waktu. Karena organisasi/perusahaan
organisasi/perusahaan, arsip tersebut mempunyai pengaruh tumbuh, fungsi filling menjadi lebih kompleks dan menuntut.
dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap File sering disimpan dalam lokasi sentral, terutama dalam
pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan organisasi/perusahaan yang lebih besar, sebab ada
dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip
menciptakannya dan kemudian menemukan dan dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/
menggunakannya. bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/
acuan. Pegawai yang spesialis dalam filling menjadi orang
Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file,
filling dan sistem filling akan menemui hambatan yang tentu saja. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.
sangat besar pada dirinya sendiri. Lebih sering kemudian ia
tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filling secara
pegawai. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filling resmi, Anda telah mulai mengenal konsep dasar filling.
yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori
memahami sistem yang sudah ada. Telepon, atau sering kita kenal dengan buku telepon, Anda
sedang memilih informasi dalam suatu buku yang
terorganisir yang menerapkan prinsip prinsip filling.
Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis, dan sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c.
pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk
menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem
adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar nomor/angka, karena adanya processing melalui
mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan komputer, tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara
nama. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuah contoh abjad, misalnya surat-surat, formulir-formulir, laporan,
adalah suatu sistem filling di sebuah rumah sakit di mana daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal
arsip diminta berdasarkan nomor. yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak
lagi yang lain. Melalui sistem abjad, arsip-arsip ini dapat
3. Sistem Filling diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok,
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan: sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat
1) nama, 2) angka, 3) nama tempat, 4) masalah, 5) bilamana dibutuhkan.
kronologis. Namun demikian, alpabet adalah dasar dari
semua sistem filling, bahkan walaupun arsip disimpan 1) Mengabjadkan
berdasarkan nomor. Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar
Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan
filling, yaitu lancar, maka harus dibakukan peraturan untuk
a. Sistem Alphabetis diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas
Dinamakan sistem abjad, karena dasar peng aturan arsip berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf
berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan latin "a" sampai "z", tetapi dibutuhkan aturan yang
nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama standar dalam menangani berbagai jenis nama,
tempat atau nama barang. seperti nama orang, perusahaan, departemen dan
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan lembaga pemerintah non departemen.
yang paling banyak digunakan. Sistem ini langsung,
karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan
sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan dalam mengindeks. Seperti yang akan diuraikan
selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di
bawah mana arsip akan diberkaskan.
2) Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks a) Istilah Mengindeks

Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filling, Dalam aturan mengindeks menggunakan dua
mencakup dua kegiatan pertama, memilih kata istilah yang Anda harus memahami alphabet dan
tangkap (Captions) di mana arsip harus difile; dan unit.
kedua, menentukan urutan yang sesuai kata-kata Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai
dalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar harus urutan alpabetis dari surat, Nama Achmad,
diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam urutan
mengatur kata tangkap. Jika setiap orang yang alpabetis yang benar, karena dalam alfabet, A
melaksanakan filling membuat sendiri aturan, mendahului C, dan C mendahului D. Darmanto,
mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang Dewayanti, Dimyati diatur dalam urutan
melaksanakan benar-benar filling dapat menemukan alpabetis yang benar; meskipun huruf yang
arsip tersebut. pertama dalam masing-masing nama adalah
sama, huruf yang kedua, yang berbeda dalam
Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau masing-masing nama, adalah urutan alpebetis
nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi yang benar, huruf "a" dalam Darmanto
dokumen/arsip untuk tujuan filling, jika ditentukan mendahului "e" dalam Dewayanti, dan "e" dalam
bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Dewayanti mendahului "i" dalam Dimyati. Dan
Batu Raja, nama perusahaan adalah kata tangkap. seterusnya, untuk huruf yang ketiga, keempat,
Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama- dan kelima.
nama orang dan organisasi, dalam sistem geografis,
nama-nama tempat. Dalam sistem subyek, kata Masing-masing bagian nama orang atau
tangkap adalah nama-nama subyek/masalah, organisasi digunakan dalam mengindeks adalah
sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah suatu unit. Nama Sondang P. Siagian terdiri dari
tanggal. tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian.
Nama instansi: Lembaga Adminis trasi Negara,
Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks yang tiga unit. Perusahaan Batubara Bukit Asam,
digunakan. Dalam Bab ini akan dibicarakan empat unit.
beberapa saja yang dianggap penting.
b) Aturan Mengindeks Contoh:

Urutan Alphabetis • Adnan Buyung Nasution & Ass
Nama-nama diurutkan abjad dengan mem • Nasution, Adnan, Buyung (&), Associates
bandingkan unit pertama dalam setiap nama, huruf • PT. PUSRI Jakarta
demi huruf. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika • PUSRI, Jakarta, Perseroan Terbatas
unit pertama sama. Unit yang ketiga Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat
dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan dibahas di sini, misalnya nama orang yang bergelar,
kedua sama, dan sebagainya. mempunyai nama suci, wanita yang sudah menikah
dan lain sebagainya.
Nama orang
Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang b. Sistem Filling Subjek/Perihal
dalam urutan ini: nama keluarga, marga atau nama Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad,
akhir, pertama; nama pertama, dan nama tengah; karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang
kedua, kalau ada yang ketiga. berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan
Contoh : • Lisa Nurena, SE dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan
• Nurena, Lisa, SE filling sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya.
Nama yang menggunakan nama keluarga,
marga.Suatu nama yang menggunakan nama Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus
keluarga, marga, maka nama marga sebagai urutan menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang
pertama. pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap
Contoh : • Risson P. Sihotang hari. Masalah-masalah tersebut kemudian
• Sihotang, Risson, P. dikelompokkan menjadi satu subyek. Misalnya, masalah
Nama Instansi/Perusahaan yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan
Nama perusahaan instansi lembaga yang dalam satu subyek di bawah "kepegawaian", masalah-
menggunakan nama orang disusun dalam urutan masalah yang berkenaan dengan keuangan
sama seperti pada waktu mengindeks nama dikelompokkan dalam satu subyek "keuangan".
perorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula Selanjutnya, masalah-masalah itu dijadikan subyek dari
nama bukan nama orang. pokok masalah (subjek) misalnya:
• Kepegawaian
• Cuti Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem

• Kenaikan pangkat, Lamaran dsb. filling nomor, seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi,
• Keuangan bank, dan lain-lain, karena sudah memahami tata caranya,
• Gaji serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya.
• Hadiah Lebaran, Lembur, dsb. Tetapi, masih banyak juga instansi yang menerapkan
sistem filling nomor hanya beranggapan bahwa sistem
Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad.
subyek, dan semua masalah yang berkenaan dengan
pokok masalah dijadikan sub subyek. Seandainya di Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar
kemudian hari Anda memper kirakan bahwa masalah- diingat dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah
masalah berkembang, maka Anda dapat mengembangkan Tabanas, pasien sebuah Puskesmas atau Rumah Sakit,
masalah-masalah yang dijadikan sub subyek itu menjadi pasti akan lebih ingat namanya dari pada nomor Tabanas
sub-sub subyek, misalnya untuk sub subyek "kenaikan atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh karena itu, untuk
pangkat" dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub- mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang
sub subyek "Kenaikan pangkat golongan I", sub-sub disebut dengan indeks, yaitu kartu kecil yang memuat
subyek "kenaikan pangkat golongan II", dan seterusnya. nomor dan nama nasabah, atau pasien yang dalam
penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu, sistem
c. Sistem Filling Nomor (Numeric) nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung
Sistem filling surat/arsip berdasarkan pada kode nomor (indirect filling system), lain dengan sistem abjad disebut
sebagai pengganti nama orang atau instansi, sehingga sistem filling langsung (direct filling system).
disebut sistem nomor (numeric filling system). Pada
prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan
sistem abjad, hanya saja nama-nama orang atau instansi sistem filling nomor yang tidak melengkapi dengan
diganti dengan kode nomor. Misalnya, surat-surat dari dan indeks. Oleh kasrena itu, hal ini akan menimbulkan
kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa
pada map bernomor 2000, atau Kartu Nama Nilasari nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat
diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku susah dicari dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat
selamanya, tidak diubah. dirugikan, baik dari segi waktu, tenaga, bahkan uang.
Pelayanan mengecewakan, hanya karena sistem nomor sehingga dapat luwes dalam menambah, maupun
tidak diterapkan secara benar. dalam mengurutkan abjadnya.
Dalam filling sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file 3) Buku Nomor
utama, indeks, dan buku nomor dapat berupa buku Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor
register/buku induk/buku besar. yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden
1) Buku Besar (nama) dalam file nomor. Koresponden yang suratnya
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu belum mencapai lima, tentu saja belum dicantumkan
map campuran dan map perorangan. Penggunaan map pada buku nomor ini. Untuk memfile kartu, maka
campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor.
map. Surat masuk dan keluar dari dan kepada
Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu
koresponden yang belum lebih dari dan lima akan
indeks. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya.
dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal
Sedangkan untuk file surat, kartu indeksnya ada dua
dari koresponden lain di dalam satu file. File ini
macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks
disebut file campuran. Surat masuk dan surat keluar
nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit
satu koresponden yang jumlahnya sudah mencapai
(kurang dari 5), maka kartu indeksnya belum diberi
lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan,
nomor, tetapi diberi tanda berupa huruf C, singkatan
dan disimpan dalam file nomor (file utama)
dari Campuran. Selanjutnya, jika suratnya sudah men
2) Indeks
capai lima. maka kartu indeks C diganti dengan nomor
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu
yang diambil dari buku nomor (register).
untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada
suatu koresponden atau nama, jika nomor yang Dalam sistem filling nomor, ada tiga cara untuk
bersangkutan belum/tidak diketahui. Indeks tersebut menyimpan arsip/dokumen, dengan susunan
disusun secara urut abjad, agar mudah dicari. Indeks penyimpangan sebagai berikut
dibuat dalam bentuk kartu (dibuat dari kertas karton • Nomor Berurutan (Consecutive);
manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan • Nomor Tengah (Middle Digit);
dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, • Nomor Akhir (Terminal Digit)
Dalam pelaksanaan filling sistem geografis ini Anda dapat

menggunakan nama daerah wilayah sebagai kata tangkap
(caption), kemudian kata tangkap tersebut dapat
dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kota-kota
(kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah
tersebut, dan Selanjutnya baru dapat mengembangkannya
lebih jauh dengan nama-nama instansi, perusahaan atau
orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah
tersebut.
e. Sistem Filling Kronologis

Sistem filling ini digunakan untuk filling arsip yang
disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya
arsip atau surat itu. Surat-surat atau arsip yang masuk
lebih akhir ditempatkan dalam filling yang paling depan,
sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat
atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.
Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk

d. Sistem Geografis menyederhanakan filling, jika kegiatan surat-menyurat
Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat dalam organisasi jumlahnya belum banyak, sehingga
menurut daerah wilayah atau geografis, maka Anda dapat masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu
menggunakan Sistem georafis. Kegiatan-kegiatan yang file dalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau
dilakukan dalam organisasi di mana Sistem geografis aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat,
dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang sehingga menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya
mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor
cabang juga dapat menggunakan sistem geografis.
Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad Banyak orang menamakan file cabinet dengan filling cabinet
selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
yang dipilih. Artinya, meskipun Anda memilih sistem dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu.
subyek, sistem angka maupun sistem geografis, Anda Filling cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya
harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga,
Mencermati hal tersebut, Anda harus memahami secara dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada
mendalam, karena sistem ini akan banyak membantu filling cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masing-
Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filling. Sistem masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar
abjad merupakan dasar dari semua sistem filling. kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang.
Karakteristik Sistem Filling. Tetapi, karena berkas-berkas yang disimpan dalam laci-laci
Masing-masing sistem filling mempunyai ciri/ tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas arsipnya sendiri,
karakteristik tertentu. Sistem filling yang terbaik untuk juga folder-folder dan Guide-Guide, yang diatur tidak ketat
suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih
dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari: 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini
1) Ukuran organisasi/perusahaan, aktivitas kantor dan tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk
perkembangannya; memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
2) Jumlah catatan kantor/arsip; dari laci memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering,
3) Jenis/tipe arsip; sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi
4) Cara penggunaan arsip; sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di
5) Sifat kerahasiaan arsip. dalam filling cabinet, arsip/berkas ditempatkan secara berdiri
(tegak lurus) atau disebut juga vertical filling, bukan
terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita
E. Peralatan Filling
temui di kantor-kantor. Susunan arsip/berkas yang
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiapkan lebih menumpuk secara horisontal disebut horizontal filling.
dahulu peralatannya, yaitu : Susunan arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral
1. Filling Cabinet (Almari Arsip) filling.
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang 2. Guide

gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai
memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut pemisah. Bentuk Guide sebagi berikut:
digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.
Lihat gambar di bawah ini.
A
Guide
Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A
pada gambar), yang disebut dengan tab. Tab gunanya untuk
menempatkan atau rnencantumkan heading/titel atau kode.
Badan (B) adalah badan guide itu sendiri.
Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan

keperluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling
depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Tab ke 2
berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4
makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin
ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar
dapat dilihat kedudukan masing-masing tab.
Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, Guide yang

mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama,
guide ke 2, dan seterusnya Guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu
saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor,

atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton
yang kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya
tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik.
Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar
tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli,
kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
Folder
Tab folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tab pada
guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file
Gambar Susunan Guide yang menunjukkan isi file-nya.
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di
dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map
pada umumnya, tetapi tanpa daun-daun penutup, atau seperti
map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannyapun sama,
dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tab.
Lihat gambar di bawah ini.
F. Penyimpanan (Filling) Dan Penemuan Arsip lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun
nama-nama individu-individu penandatangan surat untuk
1. Prosedur Filling (Penyimpanan Arsip/Dokumen) jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk
Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam
kurang mendapat perhatian, yang mengakibatkan arsip sulit kata tangkap yang sama.
ditemukan, karena salah penempatan. Prosedur tersebut
mencakup langkah-langkah: Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada
a. Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apakah arsip siap sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk
untuk disimpan. Pertama-tama semua dokumen/arsip yang surat masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat
akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada sistem
benar-benar sudah seharusnya disimpan. Perhatikan subyek adalah perihal atau isi surat.
apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release
mark, file, simpan) atau perintah-perintah lain yang Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui
berlaku di kantor Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk beberapa kata tangkap, maka dokumen/arsip tersebut di
menghindar agar surat-surat yang masih dalam proses simpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan
atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit untuk kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk
pengolah lain, jangan sampai masuk dalam tempat silang. Perhatikan bahwa memang ini benar-benar
penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan diperlukan, karena dengan membuat tunjuk silang akan
"hilang", dan pada gilirannya dapat menimbulkan menambah pekerjaan.
kekacauan surat-menyurat dan proses penanganan
masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. c. Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga
pengkodean. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana.
b. Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan
nomor), sesuai dengan sistem Filling yang telah warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan
ditetapkan sebelumnya. Mengindeks seperti yang telah pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang
kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-
apa, atau subyek apa, atau kata tangkap lainnya, surat masing kata tangkap.
akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah
narna pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah,
Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan • Tanggal harus kembali
disimpan. Di samping itu, jika surat nanti pada suatu saat • Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab
surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda akan mudah terhadap penyimpanan
menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda
(kode) penyimpanan yang sudah ada. Dalam hal ini hendaknya berlaku prinsip: "siapapun
yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa
d. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan kecuali, harus mengisi daftar peminjaman dan
berdasar apakah abjad, nomor yang sama. Menyortir waktu/Iamanya peminjaman dibatasi".
adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke b. Menaruh kartu substitusi ("Out Guide" atau "Out
langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini Folder') ditempat di mana arsip disimpan tersebut
diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai
banyak, sehingga memudahkan penyimpanan. dengan tanggal pengembaliannya. Tujuannya adalah:
• Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan
e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filling sedang dipinjam;
cabinet), sesuai dengan sistem filling yang dipilih. • Memudahkan penyimpanan selama arsip yang
bersangkutan dipinjam.
2. Penemuan Arsip (Retrieval) c. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam
kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip.
diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam,
seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.
itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian
hari tidak akan terjadi kesulitan: Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif,
a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-
diharuskan mengisi daftar/formulir peminjaman yang waktu dibutuhkan, dapat diukur dari Ratio Penemuan :
berisi informasi antara lain:
• Nama peminjam
• Nomor dan jenis arsip yang dipinjam
Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan "aktif" atau

Jumlah arsip yang ditemukan "inaktif" tergantung pada kebijakan masing-masing instansi.
Rasio penemuan = ----------------------------------------------- x 100 % Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip
Jumlah arsip (JRA). Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada
tempat penyimpanan khusus, seperti Filling kabinet, tempat
Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan untuk menyimpan arsip (Unit Arsip).
56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7%
• Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik 2. Cara Pemindahan
• Jika rasio penemuan 97% - 99,5% > yang disimpan dalam Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan
kondisi memuaskan. secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu :
• Jika rasio, < 97% > tehnik penyimpanan perlu dibenahi, a. Pemindahan secara kontinyu (perpectual).
mungkin pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut
kurang tepat prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu.
prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada
arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder. perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara,
Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan
G. Penyusunan Arsip sebagainya, di mana seluruh dokumen menjadi "inaktif"
setelah suatu kegiatan/proyek selesai.
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin
b. Pemindahan Periodik
menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus
Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode
berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh
tertentu (umumnya 1 tahun). Ada beberapa cara
sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan
pemindahan periodik:
mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu
1) Pemindahan tunggal/1 periode
dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.
Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan
1. Dasar Pemindahan Arsip berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian,
"inaktif", biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1 pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-
tahun, di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. arsip yang dalam status "aktif'.
AKTIF AKTIF 3. Pemusnahan Arsip

AKTIF AKTIF Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan
AKTIF AKTIF selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat
AKTIF AKTIF dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam
Filling Cabinet pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip
sebagai berikut:
2) Pemindahan ganda /2 periode
Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan a. Arsip-arsip yang tidak Penting
berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada Yaitu arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
arsip-arsip dalam status "inaktif, hanya lokasi bagi pimpinan, organisasi di masa yang akan datang.
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip "aktif. Oleh karenanya setelah selesai digunakan, arsip tersebut
Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan langsung dapat dimusnahkan, misalnya: surat
arsip akan terdapat : pengumuman/pemberitahuan, undangan rapat rutin,
• Arsip dalam status aktif dari periode yang memo intern, dan sebagainya.
berjalan; b. Arsip-arsip yang Membantu
• Arsip dalam status inaktif dari periode Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan
sebelumnya. kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat
Pemberitahuan Bank, korespondensi rutin dengan
AKTIF AKTIF pemasok, bukti pembayaran tertentu, dan sebagainya.
AKTIF AKTIF Arsip-arsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai
AKTIF AKTIF dengan 1 tahun.
IN AKTIF IN AKTIF c. Arsip Penting
Filling Cabinet Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk kelangsungan
usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang
Pada cara pemindahan ganda/2 periode ini lampau, seperti Data laporan keuangan, dan lain
mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip sebagainya.
dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu d. Arsip Vital
masih digunakan. Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi/
perusahaan, dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak
dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara H. Rangkuman

lain:
Filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip
• Surat Keputusan tentang Struktur Organisasi;
dengan aman, dapat dianggap sebagai "pusat ingatan
• Laporan keuangan;
organisasi". Arsip disimpan karena mempunyai tujuan, yaitu
• dan lain sebagainya.
menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa
kebangsaan.
lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara
pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada
Arsip mempunyai siklus hidup, yaitu sejak penciptaan,
Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing
pemanfaatan, penyimpanan, pemindahan dan yang terakhir ialah
instansi.
pemusnahan arsip.
Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat

Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem
gambar pada halaman di bawah.
penyimpanan yaitu sistem alphabetis, subjek, nomor, geografis,
dan sistem kronologis.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat,

lengkap dan akurat, arsip disimpan dengan menggunakan
peralatan yang memadai, yaitu filling kabinet, sekat penunjuk
dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filling.
Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau

volume arsip dengan cara pemindahan, penyerahan dan
pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip.
I. Latihan
Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas.
1. Mengapa organisasi tergantung pada Filling?
2. Berikan definisi tentang arsip! BAB VI

3. Apa tujuan kearsipan? MENYELENGGARAKAN RAPAT
4. Uraikan secara singkat siklus arsip!
5. Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang Tujuan Pembelajaran Khusus
berbagai macam sistem filling! Setelah mempelajari Bab VI ini, Anda diharapkan dapat
6. Apa yang disebut dengan mengindeks? memberikan batasan rapat, membedakan antara rapat
kecil yang bersifat tidak resmi dan rapat resmi,
7. Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis menjelaskan langkah-langkah dalam mempersiapkan
aktif dan inaktif! rapat resmi, melaksanakan langkah-langkah pada waktu
rapat dan akhirnya membuat resolusi.
8. Jelaskan secara singkat prosedur filling!
9. Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip!
Di negara kita, tampaknya rapat masih menempati kedudukan yang
10. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! utama di antara kegiatan-kegiatan lainnya. Dapat dipastikan bahwa
tidak ada instansi di Indonesia yang selama hidupnya tidak
J. Balikan Dan Tindak Lanjut menyelenggarakan rapat, bahkan sebagian besar waktu pimpinan
digunakan dalam rapat. Miftah Thoha (1983) mengemukakan bahwa
rapat menempati tangga yang tinggi dalam urutan kerja pimpinan,
dalam Bab V.
sehingga ada seorang sarjana antropologi dari Carolina University
yaitu Profesor James L. Peacock menilai bahwa waktu di Indonesia
Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
ini banyak terbuang untuk bicara (termasuk rapat), dan terlalu
dapat meneruskan ke Bab VI. Bagus! Tetapi bila tingkat
sedikit waktu untuk bekerja dan membangun.
Bab V, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Pentingnya rapat dalam organisasi telah banyak diakui. Karena
pentingnya, kadang-kadang rapat digunakan sebagai ukuran untuk
menilai baik tidaknya usaha kerja sama dalam organisasi tersebut.
Dari rapat orang bisa menilai apakah dalam organisasi itu berlaku
cara-cara yang menghargai faktor manusia sebagai faktor utama
dalam organisasi, dan apakah mereka diberi hak mengeluarkan
pendapat ? Penilaian ini akan dijawab apakah di sana pernah
diselenggarakan rapat atau tidak. Jelas, jika tidak pemah
103
diselenggarakan, dengan mudah orang mengatakan bahwa menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk membantu
organisasi tersebut jelek. Pimpinan disebutnya diktator, kepala pimpinan dalam menyiapkan serta menyelenggarakan rapat tersebut.
dikatakannya aristokrat, feodal bahkan sampai pada sebutan yang
ekstrim anti demokrasi, tidak reformis yang intinya cenderung untuk A. Pengertian Rapat
mengatakan tidak ada hak berunding.
Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan
pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-
Namun, tidak jarang rapat dijumpai merupakan sumber pemborosan.
orang terutama untuk membahas atau memutuskan persoalan-
Pegawai yang gemar bekerja efisien bosan menghadiri rapat, karena
persoalan. The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan
mereka tahu akan kehilangan waktunya sekian jam, pikirannya akan
antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
dilibat kan pada perdebatan-perdebatan yang bertele-tele, tenaga
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
dibiarkan menganggur untuk mendengarkan pembicaraan
menyangkut kepentingan bersama.
pembicaraan yang tidak dimengerti ujung pangkalnya. Hal ini
tentunya merupakan pemborosan, karena jika tidak menghadiri rapat
Dari pendapat-pendapat tersebut kiranya dapat disimpulkan
waktunya dapat digunakan untuk bekerja lain yang lebih produktif,
bahwa rapat pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk
sehingga akan diperoleh hasil yang bermanfaat. Oleh karena itu,
pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu untuk
rapat harus diselenggarakan dengan cara yang efisien.
membicarakan masalah-masalah yang terjadi dalam
organisasinya.
Selama Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan sering diminta oleh
pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan
rapat-rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi
kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi ketuanya. Rapat-
Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak
rapat yang sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat
memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit.
didalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari
Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus
rapat-rapat itu. Untuk itu, Anda mempersiapkannya mulai dari
melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu Anda dapat
penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan
menghubungi sekretaris dari pimpinan lain untuk memperoleh
pembuatan laporan dan akhimya mengirimkan kepada para anggota.
kepastian waktu yang memungkinkan pimpinan lain dapat
Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau sekretaris
menghadirinya.
organisasi di luar kantor, apabila organisasi ini akan
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus C. Rapat yang Bersifat Resmi
mengingatkan atau mengecek kembali dengan mengirimkan nota
kepada pimpinan yang akan menghadirinya, agar dengan
1. Mempersiapkan Ruangan
demikian mereka tidak lupa bahwa akan diselenggarakan suatu Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan
rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya, dalam mempersiapkan ruangan di mana rapat akan
apabila tempat di mana rapat akan diselenggarakan adalah di diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum undangan
ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu kebiasaan
dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya bagi seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu
dan peralatan untuk menyelenggara kan rapat. rapat resmi tanpa memberitahukan kepada Anda di mana
rapat akan diselenggarakan. Oleh karena itu, adalah menjadi
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh tanggung jawab Anda untuk mempersiapkan ruang agar pada
pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur waktunya dapat dipergunakan untuk rapat yang dikehendaki
rapat biasanya disarankan agar Ketua membuat ringkasan dari oleh Pimpinan. Untuk rapat resmi yang bersifat rutin dan
kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan diambil yang diselenggarakan di lingkungan kantor biasanya akan
sesuai dengan keputus an rapat. Anda dalam rapat ini harusnya diselenggarakan di "Operation room" atau di "Conference
mengambil tugas yang harus di lakukan oleh Pimpinan sebagai room" atau "Ruang Sidang Pimpinan" kantor itu. Dalam hal
Ketua seperti dimaksud di atas. suatu pertemuan yang akan diselenggarakan di suatu hotel,
misalnya Anda harus juga yakin bahwa tempat dan waktu
Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya tidak telah di catat dalam papan pengumuman di Hotel itu pada
terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, waktu rapat telah sampai waktunya, dan telah di tetapkan
biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya disuatu tempat yang mudah untuk diketahui, misalnya di
saling tukar pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik lobby hotel atau dekat dengan lift. Hal ini untuk
kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan menghindarkan agar para peserta yang akan menghadiri
dapat membuat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya pertemuan setelah ia datang dari tempat yang jauh, dan dapat
dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan sampai direncanakan dengan pihak hotel, kadang-kadang
kepada para anggota. masih juga terjadi suatu kekeliruan, oleh karena itu Anda
harus melakukan persiapan rapat dengan teliti dan sebaik
mungkin.
2. Mempersiapkan rapat masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal

Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang
penyelenggaraan rapat biasanya meliputi tujuh langkah dikehendakinya. Dalam hal ini Anda dapat menggunakan
sebagai berikut: acara dari rapat atau pertemuan yang telah lalu sebagai bahan
a. Membuat daftar acara; referensi.
b. Membuat undangan; DAFTAR ACARA RAPAT
c. Mempersiapkan bahan rapat;
d. Mempersiapkan peralatan rapat; Hari/Tanggal : …………………………………….
e. Membuat catatan rapat; Waktu:Pukul : ………s.d. jam. …………………..
f. Mengirimkan catatan hasil rapat;
No Jam Acara Pimpinan Rapat Ket.
g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
1. 09-00 – 09-10 Pembukaan Bapak Akhmad Map I
2. 09.10 - 10.30 Pembahasan Bahan Bapak Akhmad
3. Membuat Daftar Acara I
3. 10.30 – 11.00 Istirahat Ruang
Anda sudah yakin lebih dahulu acara apa yang akan
makan
dibicarakan dalam pertemuan yang akan diselenggarakan. 4. 11.00 – 13.00 Pembahasan Bahan Bapak Binsar Map II
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun II
secara sistematis, dengan cara membuat suatu pokok-pokok 5. 13.00 – 14.00 Makan siang & Ruang
Sholat Makan
acara dalam garis besar (out-line). Acara ini dapat disebut 6. 14.00 – 15.30 Diskusi Kelompok Ditentukan Ruang A &
sebagai "agenda" apabila pertemuan itu bersifat ilmiah, dan kemudian (P.M) B
dapat disebut "kalender", apabila pertemuan itu akan 7. 15.30 – 15.45 Istirahat Ruang
makan
menghasilkan produk legislatif.
8. 15.45 – 17.00 Sidang Pleno Bapak Akhmad
9. 17.00 Selesai
Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan
yang akan diselenggarakan, maka anda harus *) Dafar Acara ini hanya bersifat sementara
memperingatkan Pimpinan jauh-jauh hari sebelum
pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan 4. Membuat Undangan
tujuan dari pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia Apabila pertemuan yang diselenggarakan pada waktu tertentu
dapat mempersiapkan untuk Pimpinan dalam bentuk yang secara berkala, maka Anda dapat membuat suatu daftar nama
dan alamat dari pada anggota pertemuan dimaksud. Untuk
memudahkan Anda dalam penyusunannya, maka Anda dapat bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan
membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada dimaksud.
kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara Bahan-bahan itu dapat berupa:
pengetikan nama dan alamat pada amplop. Kartu-kartu • Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
disusun menurut sistem abjad, atau nama sistem geographic, • Hasil rapat yang lalu.
atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut • Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
urutan yang lain. • Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan

dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa yang
Dari daftar nama inilah Anda akan dengan mudah akan merupakan bahan referensi.
merencanakan beberapa surat undangan yang harus dibuat • Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat
untuk dikirimkan pada waktunya. Waktu pengiriman ini berkaitan dengan apa yang akan dibahas dalam rapat, dan
hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan akan merupakan bahan referensi.
pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa, • Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masing-
tetapi Anda harus cukup memperkirakan waktu agar para masing anggota pada waktu rapat dimulai. Dan untuk ini
anggota mempunyai cukup kesempatan untuk Anda harus mempersiapkannya jauh jauh hari sebelum
mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan yang penyelenggaraan rapat.
dimaksud. Selanjutnya Anda harus memperkirakan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya, sampai dengan 6. Mempersiapkan Peralatan rapat
pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor undangan Di dalam penyelenggaraan suatu pertemuan biasanya
dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan dibutuhkan alat-alat yang diperlukan untuk tulis menulis.
tetapi untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota Anda harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi
yang datang dari luar kota undangan harus dikirim satu atau kebutuhan ini. Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal
dua minggu sebelumnya. ini adalah:
• Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat • Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila"
Bersamaan waktu dengan mempersiapkan undangan kepada atau/dan kertas Koran dengan spidol sebagai alat tulisnya.
para peserta rapat, maka Anda harus juga mempersiapkan • Kertas-kertas "manila" dan/atau kertas Koran untuk
digantungkan pada flip chart.

• Overhead projector atau slide projector dengan layarnya
untuk menayangkan gambar-gambar atau tulisan, beserta dengan menyebutkan nama kelompok, atau tim, atau unit
alat penunjuknya. suatu organisasi.
• Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat • Tanggal, waktu, dan tempat.
untuk mencatat hal-hal yang perlu, juga block note dan • Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu
pinsilnya. tertentu yang keberapa.
• Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu. • Nama-nama para peserta rapat.
• Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit • Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat.
kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya,
gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-lain. Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan
Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah rapat bukan Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang
dipersiapkan oleh Anda dan telah tersedia pada waktu rapat lainnya yang memang khusus ditugaskan untuk pengambilan
dimulai. catatan jalannya seluruh rapat. Meskipun demikian Anda
tentu tidak dapat terlepas dari tugas-tugasnya untuk ikut
7. Membuat Catatan bertanggungjawab selama rapat berjalan, umpamanya dalam
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, maka Anda hal ikut mengetik laporan hasil rapat, dan sebagainya.
bertanggung jawab untuk membuat catatan yang diperlukan
dan dikehendaki oleh rapat adalah banyak tergantung dari 8. Mengirimkan Hasil Rapat
kehendak ketuanya. Mungkin Ketua menghendaki bentuk Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka Anda dapat
verbatim, yaitu mencatat semua yang dikatakan di dalam mengirimkan hasil rapat melalui pesawat telepon ataupun
pertemuan itu. Dapat juga Ketua menghendaki pokok-pokok dengan mengirimkannya setelah diketik secara rapi. Tetapi,
yang dibahas dalam rapat. Bentuk apapun juga yang untuk rapat yang anggotanya besar, maka Anda harus
dikehendaki oleh Ketua dalam pembuatan catatan rapat, mencetak atau memproduksi dengan menggunakan mesin
yang pada akhirnya nanti catatan ini akan dimintakan stensil, atau foto kopi, baru dapat mengirimkannya. Untuk
tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat. hal-hal yang dianggap penting, Anda dapat memberikan garis
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai bawah pada kalimat dimaksud. Laporan hasil rapat ini dapat
berikut: dikirimkan kepada para anggota dengan suatu surat
• Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat pengantar yang ditanda tangani oleh Ketua Rapat.
untuk sesuatu maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan
Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat rutin, Pada hari tersebut saya akan hadir/tidak *) dapat datang
maka untuk membuat laporan hasil rapat Anda dapat
merencanakan suatu formulir, sehingga dengan demikian Nama kota, ………………..
Anda tinggal mengisikan hal-hal yang dikehendaki saja. Atau *) Coret yang tidak perlu.
apabila pertemuan yang penting, maka laporan hasil rapat ini
harus diketik di atas selembar kertas berkepala yang memang Contoh lembaran undangan untuk rapat yang akan datang.
telah Anda persiapkan pula sebelumnya. Apabila dari hasil rapat diputuskan adanya beberapa
keputusan yang menyangkut penentuan kedudukan para
9. Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut anggota, maka hal ini Anda harus membuat suatu
Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk dalam tindak lanjut dari keputusan yang harus dikirimkan kepada yang
suatu rapat biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut: berkepentingan dalam hal ini.
• Apabila rapat yang diselenggarakan merupakan rapat yang • Pada slip yang disertakan dalam map para peserta rapat
bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan dapat juga diminta.

lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para • tentang keterangan alamat peserta, sekiranya ada
anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri perubahan atau pada kartu namanya.
pertemuan yang akan datang. Dari jawaban slip ini, Anda • Hal-hal di luar ketiga hal tersebut di atas mungkin
harus telah membuat daftar dari para peserta yang akan masih ada, dan hal ini sangat tergantung dari sifat
menghadiri pertemuan yang akan datang. pertemuan itu.
Contoh lembaran dimaksud adalah sebagai berikut :
Diberitahukan dengan hormat bahwa rapat yang akan
D. Tugas Dalam Rapat
datang diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Selasa 2 Februari 200... Tugas Anda yang pertama pada waktu menyelenggarakan
Jam : 11.00 - selesai pertemuan adalah memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan,
Tempat : ………………………………….. apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan.
Apakah kursinya sudah cukup jumlahnya untuk semua peserta.
Acara : ………………………………….. Letak tempat duduk sesuai dengan fungsi setiap peserta. Alat-
alat rapat telah semua tersedia di dalam ruangan. Bahan-bahan
yang akan digunakan dalam rapat telah siap di dalam map, dan
telah terletak di atas meja setiap peserta? Asbak tersedia di atas
meja (kalau diperbolehkan merokok) setiap peserta. Tape Selanjutnya, apabila Anda bertugas untuk mengambil catatan
recorder telah siap merekam jalannya rapat, sound systemnya dari rapat itu, maka sebaiknya Anda mencatat segala sesuatu
sudah Anda periksa, dan sebagainya. tanpa banyak memperhitungkan tentang besarnya kepentingan
suatu masalah untuk dicatat. Sebab dalam hal ini akan lebih baik
Untuk menjaga agar selama rapat berlangsung Anda tidak selalu apabila Anda mencatat lebih banyak daripada lebih sedikit.
nampak mondar-mandir di dalam ruangan dan keluar masuk Karena pada waktu catatan ini ditranskripkan, maka Anda dapat
untuk mengambil ini dan itu, maka seharusnya segala sesuatu mempertimbangkan lebih tenang mana yang perlu untuk
telah disiapkan di dalam ruangan. Dan, apabila sangat dimasukkan dan mana yang kurang perlu untuk dimasukkan ke
memerlukan sebaiknya ada seseorang lainnya yang ditugaskan dalam catatan hasil rapat. Anda harus selalu memperhatikan
untuk melakukan tugas memberikan bantuan kepada Anda semua perubahan, pernyataan-pernyataan dan keputusan-
selama dalam ruangan rapat. keputusan. Anda juga harus mengetahui siapa yang hadir, siapa
yang tidak hadir, siapa yang datang terlambat, dan siapa yang
Rapat kecil biasanya melalui pencatatan rekaman dari tape meninggalkan rapat terlebih dahulu. Hal ini diperlukan apabila
recorder. Untuk ini Anda harus mempersiapkan paling sedikit di dalam prosedur terjadi pemilihan suara.
dua tape recorder, untuk menjaga kemungkinan agar tidak
terjadi putusnya suatu pembicaraan apabila pita yang sedang Apabila rapat meminta Anda membacakan apa yang telah
diganti. Tugas rekaman ini dapat diserahkan oleh Anda kepada diputuskan dalam rapat, maka Anda harus membacanya
seorang teknisi yang memang ahli, dengan demikian Anda dapat sedemikian rupa, sehingga dapat dimengerti dan didengar oleh
mencurahkan perhatian kepada hal lain yang lebih penting. semua hadirin. Setelah itu biasanya rapat akan memberikan
koreksi terhadap redaksi dan kesimpulan dan saran-saran yang
Apabila segala sesuatunya telah siap, maka Anda dapat Anda bacakan.
membantu pimpinan yang akan menjadi ketua dalam rapat untuk
persiapan-persiapan terakhir sebelum rapat dibuka. Kemudian Jalannya rapat seharusnya disesuaikan dengan agenda rapat yang
anda dapat melaporkan kepada pimpinan tentang quorum dari telah ditentukan lebih dahulu. Semua perubahan, pergeseran dan
para hadirin. Apabila quorum telah mencapai 80-90%, maka penggantian acara harus Anda catat. Juga nama peserta yang
Anda segera memperingatkan pimpinan untuk segera memasuki telah mengubah atau mengganti atau menggeser acara harus
ruangan rapat. disebutkan dalam catatan Anda, demikian juga nama-nama
peserta yang mendukungnya.
Apabila di dalam rapat terjadi pengambilan suara, maka Anda hasil rapat.
harus mencatat anggota yang setuju dan yang tidak setuju, serta
keputusan yang diambil oleh rapat yang mempergunakan F. Latihan
pemilihan suara ini.
1. Mengapa rapat itu penting dalam suatu organisasi?
2. Berikan pengertian apa yang disiebut dengan rapat?
Setelah rapat selesai biasanya waktu untuk menyelenggarakan
3. Jelaskan dengan singkat penyelenggaraan rapat kecil yang
rapat yang akan datang akan diumumkan pada waktu itu juga, di
bersifat tidak resmi!
mana dan kapan waktunya. Setelah pengumuman ini, biasanya
4. Langkah-langkah apa saja yang diperlukan dalam
rapat diskors. Pada saat demikian, adalah suatu kesempatan bagi
penyelenggaraan rapat yang bersifat resmi? Sebutkan dan
Anda untuk mengumpulkan semua kertas-kertas kerja para
jelaskan secara singkat.
peserta, semua catatan dari pimpinan, serta kesempatan bagi
5. Tugas apa saja yang harus dilaksanakan pada waktu sebelum,
Anda untuk memperbaiki hasil catatan Anda setelah rapat baru
pada waktu dan sesudah rapat? Jelaskan secara singkat!
saja selesai.
6. Mengapa resolusi sebuah rapat penting? Berikan alasan
Anda!
E. Resolusi
Sering kali suatu organisasi menginginkan untuk menyampaikan G. Rangkuman
ucapan terima kasih atas terselenggaranya rapat dengan baik,
Rapat adalah pertemuan orang-orang atau yakni kumpulan
misalnya atas sambutan tuan rumah yang ramah, atas partisipasi
orang-orang dalam suatu organisasi terutama untuk membahas,
para peserta, atas keputusan-keputusan yang telah diambil, dan
merundingkan atau memutuskan persoalan-persoalan atau
lain-lain. Ucapan ini ditujukan kepada seseorang maupun
masalah-masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
kepada suatu organisasi, umpamanya kepada gubernur, atau
kepada panitia penyelenggara, atau yang lain. Resolusi semacam
Rapat dapat dibedakan antara rapat kecil yang bersifat tidak
ini dapat disiapkan terlebih dahulu oleh ketua dengan bantuan
resmi, dan rapat yang bersifat resmi. Dalam rapat yang bersifat
Anda, atau ketua dapat menunjuk beberapa anggota untuk
resmi, hal-hal yang perlu dilakukan ialah mempersiapkan
menyusunnya. Pada akhir rapat Anda bertanggung jawab
ruangan, mempersiapkan rapat antara lain membuat daftar acara,
mengetiknya dalam bentuk yang bersih dan rapi, kemudian
membuat undangan, mempersiapkan bahan rapat,
dibagikan kepada para peserta bersama-sama dengan laporan
mempersiapkan peralatan rapat, membuat catatan rapat,
mengirimkan catatan rapat, dan melakukan pekerjaan-pekerjaan
tindak lanjut. BAB VII

Tugas dalam rapat ialah memeriksa ruang rapat beserta dengan
TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN
perlengkapannya, segala sesuatunya yang digunakan dalam rapat
telah siap sedia dalam ruang rapat. Jika para peserta rapat sudah
memenuhi quorum, maka dilaporkan kepada pimpinan.
Setelah mempelajari Bab VII ini, Anda diharapkan dapat memberi
Selanjutnya membuat catatan jalannya rapat, melakukan tindak
kan batasan laporan, menjelaskan peranan dan syarat macam-
lanjut, dan akhirnya membenahi segala sesuatunya yang
macam laporan, langkah-langkah pembuatan laporan, sistematika
berkenaan rapat.
laporan, cara pengetikan.
Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada

pihak-pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat.
A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam
Laporan
Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris "report" berasal dari bahasa
Latin "portare" yang berarti membawa atau mengangkut.
Awalan (prefix) "re" berarti kembali, maknanya bahwa jika
seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah
itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian
tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk
memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi
laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan
yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang
memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan
mengikuti bahasa dengan kritis.
121
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan berkaitan
komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan,
yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian
pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan diperoleh data/informasi yang relevan. Selanjutnya, data
tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.
Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak
dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas
tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau
yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang lebih dari beberapa tujuan berikut:
ditugaskan kepada pelapor. a. Mengatasi masalah;
b. mengambil keputusan;
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan c. mengetahui perkembangan/kemajuan;
yang berisi hasil pengolahan data/informasi. Laporan sebagai d. mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan;
salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan organisasi. e. menemukan teknik-teknik baru.
Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan
organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu
ke pihak lain, disebut juga sebagai "administrative tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah
communication" (komunikasi administrasi). Laporan ini mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab
merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya
administrasi tersebut. adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus
keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu,
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya.
pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan dianut.
atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
B. Peranan Laporan dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu
berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua
1. Peranan Laporan Dalam Organisasi satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu oleh pejabat di dalam organisasi.
organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan d. Alat Pembina Kerja Sama
balik (feed-back), sehingga pimpinan memungkinkan untuk Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling
samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan
melaksanakan tugas/fungsi perencanaan, pengorganisasian, sangat mendukung kerja sama yang baik.
pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian. e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita
2. Peranan Laporan dalam "administrative communi sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan
cation" mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat
Peranan laporan dalam administrative communication dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
sangat strategis sebagai:
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari
C. Syarat-Syarat Laporan
seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan 1. Laporan Harus Benar dan Obyektif
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari Subyek laporan mungkin berbeda-beda, namun apa-pun
laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Di samping itu, agar laporan dapat memenuhi fungsinya,
b. Penyampaian Informasi maka laporan harus memuat informasi yang benar dan
Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam
merupakan alat untuk menyampaikan informasi. laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan
c. Bahan Pengambilan Keputusan dikemukakan. Kebenaran obyektivitas informasi tersebut
Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang penting sekali oleh karena tepat dan melesetnya keputusan
pimpinan memerlukan data/dan informasi yang yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada
berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data kualitas laporan yang diterima.
2. Laporan Harus Jelas dan Cermat sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam
laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan
kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-
menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa
penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat,
kurang ada hubungannya dengan masalah yang padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai
akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam 4. Laporan Harus Lengkap
menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan,
dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan, serta maka laporan harus dikemukakan secara lengkap.
menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh
sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang
maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam laporan. dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam
bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang
Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan
orang lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata Laporan yang Iengkap harus:
atau istilah-istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia a. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan b. Uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya
kata-kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Kalau masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan, maka hal c. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema
ini akan menjamin kualitas laporan. dan sebagainya.
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan, dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa
terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus
ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.
5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
buat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan
kesempatan timbulnya masalah-masalah/persoalan baru. Ini 7. Laporan Harus Tepat Penerimanya
berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi
tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi
lainya. laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan
ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan
harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak
dalam keadaan dan situasi apapun. lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai
ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke
Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak
yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi,
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara
digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah
digunakan terus. tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan
terhadap bawahan yang bersangkutan.
6. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun
menanggulangi suatu masalah yang perlu segera laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu a. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, di
harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open
kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu minded";
laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut c. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini d. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang
sederhana, jelas serta mudah dimengerti.
D. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber
primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber
Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat
sekunder (secondary resource); Sumber-sumber primer
digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya), maka
(primary resource), meliputi data dari :
laporan harus disusun secara tepat. Laporan dapat disusun
a. Hasil wawancara;
secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang
b. Hasil diskusi;
dilakukan dalam penyusunan nya tepat pula.
c. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire);
d. Hasil observasi Iangsung;
Langkah-langkah atau prosedur yang harus ditempuh dalam
Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data
pembuatan laporan adalah sebagai berikut:
dari:
1. Menentukan perihal (subyek)
a. Perpustakaan dan dokumentasi;
Ini dilakukan dengan maksud:
b. Statistik;
a. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas;
c. Almanak;
b. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur);
d. Buku harian;
c. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima
e. Laporan-laporan;
laporan;
f. Hasil riset dari lembaga.
d. Untuk mempermudah pengumpulan data.
3. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan
2. Mengumpulkan fakta dan data
seperti tersebut di atas, agar dapat dipergunakan dengan
Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan
baik, sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian
laporan, misalnya:
dengan setepat-tepatnya.
a. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya;
Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka :
b. Skema atau struktur organisasi;
a. Menyusun sistematika laporan;
c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan
b. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk
pemasaran dan sebagainya;
analisis dan data mana pula yang cukup disertakan
d. Rencana/program kerja;
sebagai lampiran-lampiran;
e. Notulen rapat;
c. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu
f. Grafik, tabel dan sebagainya;
dan data lainnya, dan selanjutnya akan mempermudah
g. Rumusan tugas, job description dan sebagainya;
dalam analisisnya;
h. Buku-buku pedoman kerja (manual).
d. Evaluasi dan Pengolahan Data

Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di 5) Penemuan sebab-sebab;
atas, maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar.
(analisis) data; c. Saran-saran mencakup:
e. Membuat Kerangka Laporan 1) Penemuan pemecahan masalah;
Seperti telah dijelaskan, pada pokoknya laporan 2) Pengarahan implementasi;
dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa 3) Kesimpulan;
yang telah terjadi, di mana, bilamana dan mengapa hal 4) Penutup.
itu terjadi, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap d. Ringkasan
kejadian-kejadian tersebut. Dalam laporan-laporan penelitian, summary biasanya
Pada garis besarnya laporan mencakup: ditempatkan di depan, yaitu setelah pendahuluan dengan
a. Deskripsi keadaan secara faktual, termasuk di sini antara mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan
lain penyajian mengenai: (Executive Summary). Cara ini dimaksudkan agar yang
1) Tujuan laporan; berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh
2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang
yang dilaporkan; tercakup dalam laporan.
3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek e. Lampiran dan Daftar Kepustakaan masalah-masalah
tersebut; yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam
4) Data statistik. kerangka laporan. Pada pokoknya kerangka laporan itu
b. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan, mencakup mencakup:
antara lain : 1) Pendahuluan
1) Pendekatan yang digunakan; Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan
2) Asas-asas yang digunakan; mengajak pembaca mengetahui isi laporan. Jadi,
3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang pendahuluan memuat latar belakang persoalan, apa
digunakan; sebabnya laporan dibuat, apa maksud penulisan, apa
4) Teknik menginventarisasi, mengklasifikasi, sesungguhnya perihal yang akan dikupas.
mentabulasi, dan mengevaluasi, menginterpretasi Singkatnya, di samping mengajak : memasuki "alam
data; pikiran pelapor”, yang membaca harus merasa
tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus
membacanya. b) Fakta tentang tujuan yang telah dicapai;

Bahkan untuk mereka yang sibuk, dengan membaca c) Masalah-masalah yang dihadapi.
pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya
laporan. dikemukakan dalam pertanyaan negatif,
Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. misalnya: belum sempurnanya sistem
a) Maksud dan tujuan laporan; pengangkatan pegawai. Setelah permasalahan
b) Masalah pokok yang akan dilaporkan; dikemukakan, kemudian diuraikan dan
c) Pendekatan dan sistematika laporan. ditunjukkan faktanya.
2) Batang Tubuh Laporan d) Pembahasan atau analisis masalah
Bagian ini merupakan bagian laporan yang Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya,
terpenting, karena di bagian inilah dipaparkan kemudian dianalisis, maksudnya diuraikan
segala fakta dan data yang telah diolah tadi. Batang sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang
tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam mengarah kepemecahan masalah (belum
beberapa Bab sesuai dengan keperluan. pemecahan masalah).
Laporan yang kurang dari 20 lembar, pemecahan 3) Kesimpulan
batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak Yang dimaksud dengan kesimpulan adalah hal-hal
diperlukan. yang besar (garis-garis besar) dalam penyajian Bab
Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelumnya. Perlu diingat bahwa masalah tidak
sebelah kiri. disimpulkan, yang disimpulkan adalah fakta, dan
Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi pemecahan masalah.
dengan chart, diagram, tabel-tabel, gambar-gambar 4) Saran
dan lain sebagainya, sepanjang hal ini merupakan Saran adalah semacam terapi atau pengobatan,
bagian dari pembahasan. Namun demikian, kalau langkah-langkah yang akan dijalankan untuk
chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap pemecahan masalah baik dalam jangka pendek
saja, cukup dimasukkan pada bagian lampiran. maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus
Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dinamis. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah
dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: disajikan maupun yang berasal di luar yang telah
a) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan; disajikan.
5) Lampiran, Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran E. Sistematika Laporan

merupakan data pendukung uraian isi laporan yang
Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-
mungkin terlalu banyak, sehingga tidak dimasukkan
persyaratan yang telah disebutkan, penulis laporan juga harus
dalam teks laporan. Karena apabila dimasukan dalam
memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan
teks laporan, dapat mengganggu kontinuitas laporan,
tersebut.
dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu
Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini
pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam
adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.
teks laporan.
Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu:
Lampiran laporan, dapat berupa: Peraturan
1. Sistem desimal (digit system);
perundangan, surat-surat, bagan, diagram, tabel,
2. Sistem gabungan angka dan huruf.
gambar, foto, denah, dan lain-lain. Apabila
jenis/macam lampiran banyak, perlu ditulis-kan
Contoh: Format Laporan di Lingkungan Pekerjaan.
nomor urutnya. Misalnya, Lihat Lampiran I, Lihat
JUDUL
Lampiran II, dan selanjutnya. Kepustakaan perlu
I. KATA PENGANTAR
dicantumkan, apabila penulisan suatu laporan
II. DAFTAR ISI
mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil
III. LAPORAN KETUA PANITIA PENYELENGGARA
penelitian yang sudah dipublikasikan.
IV. SAMBUTAN KEPALA
Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut
V. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK
Bratawidjaya. Thomas, Wiyasa, Surat Bisnis
VI. TAHAP KEGIATAN
Modern, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1990.
a. Tahap persiapan
Subagyo, P. Joko, Metode Penelitian Dalam Teori
1) Penyusunan Panitia
dan Praktek (1991), Jakarta: Rineka Cipta.
2) Penyusunan Panitia
Nah, sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk 3) Penyusunan Materi Penataran
menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat 4) Lain-lain.
menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak b. Tahap Pelaksanaan
atasan/pimpinan Anda. 1) Pembukaan
2) Penyajian Materi
3) Penatar
4) Petatar B. Validitas dan Reliabilitas Instrumen;

5) Tahap Penutupan. C. Teknik Pengumpulan Data;
VII. LAMPIRAN D. Pengujian Persyaratan analisis;
a. Surat Keputusan Kepanitiaan; E. Teknik Analisis Data.
b. Rancangan Kegiatan; BAB IV HASIL PENELITIAN, PENGUJIAN HIPOTESIS,
c. Surat-surat Persiapan; DAN PEMBAHASAN
d. Formulir; A. Deskripsi Hasil Penelitian;
e. Edaran Pers; B. Hasil Pengujian Hipotesis;
f. Analisis Biodata Peserta Penataran; C. Pembahasan Hasil Penelitian.
g. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan; BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan;
h. Kesan dan Pesan Peserta;
B. Saran.
i. Contoh Piagam;
DAFTAR PUSTAKA
j. Daftar Nama Peserta;
LAMPIRAN
k. Lembar Evaluasi.
1. Lampiran instrumen penelitian
Contoh: Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL
2. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas
JUDUL
instrumen;
BAB I PERMASALAHAN
A. Latar Belakang Masalah;
3. Lampiran data mentah;
B. Identifikasi Masalah; 4. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian
C. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian; hipotesis;
D. Tujuan Penelitian; 5. Lampiran yang lain, seperti perijinan dan lain-lain.
E. Kegunaan Hasil Penelitian.
BAB II LANDASAN TEORI F. Cara Pengetikan
A. Asumsi dan hipotesis Penelitian
1. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto.
1. Asumsi;
2. Batas pengetikan :
2. Hipotesis Penelitian.
a. Margin kiri 4 cm;
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
b. Margin kanan 3 cm;
A. Populasi dan Sampel;
c. Margin atas 2,5 cm (dihitung dari penulisan nomor
halaman; antara pengetikan 2 cm pada bagian bawah adalah:

d. Margin bawah 3 cm; 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks, atau
e. Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan
memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) kaki.
5 cm. 6. Penomoran Halaman
3. Bab, subbab dan rinciannya a. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul, kata
a. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua, pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil
juga tanpa digaris bawahnya; dan diketik di sebelah tengah bawah tepat pada margin
b. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf bawah atau sedikit di bawahnya. Contoh huruf Romawi
besar semua, juga tanpa digaris di bawahnya; kecil i, ii, iii dan seterusnya;
c. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan b. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka
baris di atasnya. Dalam hal rincian tersebut huruf besar Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas :
dan judul tersebut digaris di bawah nya. 1, 2, 3, 4, 5 dan seterusnya;
4. Jarak pengetikan bab, subbab dan rinciannya : c. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab
a. Bab dengan subbab 4 spasi; diketik dibagian tengah bawah tepat pada margin bawah
b. Subbab dengan kalimat di bawahnya 2,5 spasi; atau sedikit di bawahnya;
c. Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2,5. d. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor
5. Pengetikan Kalimat halaman pertama dari tiap bab.
a. Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di
atasnya dengan jarak 2,5 spasi dengan baris di atasnya; F. Rangkuman
b. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spasi dan seterusnya Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan
diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa, di
dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di mana, bilamana, mengapa dan siapa yang bertanggung jawab
atasnya tanpa diberi tanda petik; terhadap kejadian-kejadian tersebut. Dengan demikian laporan
c. Semua petikan harus diberi nomor di belakang nya, dan mempunyai fungsi yang cukup penting, sehingga laporan perlu
nomor tersebut harus diletakkan 1/2 spasi di atas huruf; mempunyai syarat-syarat benar dan objektif, jelas dan cermat,
d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus langsung mengenai persoalan, tegas dan konsisten, tepat waktu,
sama dengan nomor kutipan di atasnya. Sedangkan jarak dan tepat penerimanya.
Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda, langkah-Iangkah
sesuai dengan kegunaannya, laporan harus disusun secara tepat. apa yang Anda tempuh?
Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui
langkah-langkah yang tepat pula, yaitu pertama-tama H. Balikan dan Tindak Lanjut
menentukan perihal (subjek), mengumpulkan data dan fakta,
mengklasifikasi kan data, mengevaluasi, mengolah,
dalam Bab VII. Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80%
menganalisis dan menginterpretasikan data, dan membuat
atau lebih, Anda dapat meneruskan ke Bab VIII. Bagus! Tetapi
kerangka laporan.
bila tingkat penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus
mengulang Bab VII, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
Kerangka mencakup pendahuluan, batang tubuh laporan, dan
penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Untuk melengkapi
laporan perlu diikuti dengan lampiran. Hal yang tidak boleh
dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas, cara
pengetikan, yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan,
dan penomoran.
G. Latihan
Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat
namun jelas.
1. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama
dan pembuatan laporan!
2. Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan
mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu
organisasi!
3. Syarat-syarat apa saja yang diperlukan agar laporan dapat
efektif dan efisien?
4. Jika Anda diminta untuk membuat laporan tentang tugas
BAB VIII bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media
penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antar manusia
TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK
atau organisasi (sering diistilahkan sebagai "hardcopy").
PERKANTORAN MODERN
Namun demikian, jika penyimpanan informasi sebagai
pertimbangan utama, maka disket-disket atau pita-pita magnit
Setelah mempelajari Bab VIII ini, Anda diharapkan dapat
nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada
menjelaskan tentang teknologi informasi, komputer, mikro komputer,
penemuan yang lebih baru dan lebih canggih.
mikro elektronik dan mikro processor, telekomunikasi, teknologi
Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi:
informasi di kantor, fasilitas kantor modern lainnya, pengaruh
1. Komputer, yakni mesin electronic yang mampu untuk
teknologi terhadap perkantoran.
membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat
cepat;
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (disain) penerapan
A. Teknologi Informasi dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran
Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: sangat kecil terdiri atas komponen-komponen yang rumit;
perolehan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi 3. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel
baik yang berbentuk angka, huruf, gambar maupun suara dengan atau gelombang radio. Komponen-komponen utama akan
alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan dibahas secara rinci kemudian.
(computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunication).
B. Komputer
Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan
Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan
informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak
elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith
informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan,
pada dekade 1890-an, dalam usahanya untuk memenuhi
sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke "impulse" elektrik
kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan
yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar
menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Hollerith berpikir
dibandingkan dengan kertas. Misalnya, sekarang satu
akan perlunya otomatisasi proses. Dia bertolak dari gagasan
disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara
penemuan sebelumnya. Alat ini dinamakan "punched card"
dengan satu buku berukuran sedang. Tidak dapat dipungkiri
oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. Hollerith
144
merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain pemrosesan data.

suatu tabulator yang mampu "membaca" informasi yang dimuat Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung
dalam suatu card/kartu, Tabulator penemuan Hollerith tersebut sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan
bekerja sangat sukses, karena berhasil mengurangi jam kerja ukuran besar, biasanya disebut sebagai "mainframe".
sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani
kegiatan bersangkutan. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus, dan harus
ber-airconditioned (AC). Mainframe sebagai mesin komputer
Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa
membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. minicomputers, masing-masing memerlukan tempat seukuran
Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat meja kantor, dan juga perlu ditempatkan dalam ruangan yang
membantu pemecahan masalah, atau komputer, dilakukan ber-AC.
semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha para ilmuwan
negara-negara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode Jenis lain adalah microcomputer, ukurannya lebih kecil dan
pihak musuh. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir, lebih ringan daripada mini-computer, serta tidak memerlukan
komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan lingkungan dan ruangan yang khusus.
mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark
I dan Leo, sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek
C. Mikro Komputer
Univac. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada
"tabung hampa udara", yang dalam operasinya berukuran relatif Microcomputer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan
besar, mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). la juga microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat
membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk Bagan di bawah).
mendukung pekerjaan mesin. Pada akhir dekade 1950-an
mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer
"generasi kedua" yang menggunakan transistor dalam
operasinya. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada
generasi pertama, lebih murah biayanya, tetapi masih tetap
dirasakan memerlukan penggunaan modal besar, dan masih
memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai
Penjelasan: Ukuran microcomputer relatif kecil, tetapi kapasitasnya tinggi

1. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip dan fleksibel. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau
penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) mini-computer dapat secara mandiri menangani pengelolaan
yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin data yang berskala besar. Tersedia berbagai program (software)
microcomputer. Dalam keadaan mesin mati (switched off) yang memungkinkan microcomputer dapat menangani sebagian
operator tidak dapat menambah, mengganti atau menghapus besar fungsi perkantoran seperti accounting, stock control, word
kode-kode tersebut. Pada waktu mesin hidup (switched on) processor, dan sebagainya.
jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan
mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual
yang bersangkutan. maupun sebagai tim kerja, tidak lagi tergantung pada suatu
2. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan
penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) mainframe atau microcomputer.
guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai.
Tidak seperti ROM, Chip RAM tidak memuat informasi
D. Mikro Elektronik dan Mikro Processor
pada waktu mesin mati. Perbedaan antara ROM dan RAM
seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang
suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan
digunakan berkali-kali. pengolahan data. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan
3. CPU (Central Processor Unit), merupakan suatu CPU Chip microelectronic seperti sebuah mainframe's central processing
yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan unit (CPU). Micro processor memberikan dampak kepada
pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini).
seluruh peralatan komputer.
4. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi, proses penemuan
yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an.
dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif
driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah
kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam
peralatan bersangkutan.
Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil dari pada kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi
penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama chip yang berskala yang sangat besar (very large scale
tabung hampa udara, tetapi kapasistasnya lebih besar. Tabung integration/ VLSI) terdiri atas 10.000 komponen dalam satu
(valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik, chip.
memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar, sehingga
dirasakan kurang praktis. Tidak demikian dengan transistor, Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan
dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih "General Purposes Chips" (chip dengan tujuan umum dibuat
tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk untuk menangani satu atau lebih fungsi-fungsi pokok alat rumah
mengoprasikan. tangga seperti micro computer mesin cuci, dan sebagainya. Ada
tiga tujuan umum dari chips:
Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah 1. Memory chips (untuk menyimpan informasi);
pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit 2. CPU chips, seperti microprocessor (untuk menangani
(IC's) di Amerika Serikat. Disebut Integrated Circuits karena pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komputer);
dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Circuit- 3. Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang
circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari dikehendaki dari suatu sistem).
metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran
kecil, atau sering disebut "chips", yang menggunakan teknik Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung
photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah diproduksi secara massal, karena harganya yang relatif sangat
dasar dari peralatan elektronik modern. murah. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama
custom build chips, didesain dan diproduksi sesuai dengan
Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu sirkuit permintaan dan kebutuhan tertentu. Misalnya custom built chips
yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal didisain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada
silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang
berketebalan hanya 15/1000 inch. Dilihat dari kapasitasnya saling berhubungan, seperti pada proses pembuatan kertas atau
penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. pengecoran baja, agar segenap peralatan mesin dapat bekerja
secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. Jenis chips ini
Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk biasanya sangat mahal.
menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks, dan
Secara singkat perkembangan teknologi circuit untuk electronic E. Telekomunikasi

dapat digambarkan dalam diagram berikut:
Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian
informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph)
atau dengan gelombang radio. Setiap negara di dunia ini
mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan
informasi dengan menggunakan cara ini. Misalnya jaringan
telepon yang diguna kan dunia bisnis di mana-mana,
Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor
merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi
mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya
dengan mitra kerja dan kliennya. Hubungan telepon yang
pada Sistem Pusat Komputer, sesuatu sistem yang dibutuhkan
menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang
untuk kegiatan berskala besar.
penting dalam pengembangan teknologi informasi.
Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan

Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan
pembayaran gaji pegawai (payroll), pendapatan, kepegawaian
telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah
akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe)
adanya perbedaan dasar kerja.
tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-
masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara
Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat
memadai oleh sebuah microcomputer. Apabila dikehendaki
dengan menggunakan bentuk binary, maka kemanfaatan dari
microcumputer yang ada dalam organisasi dapat dihubungkan
sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih
sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau
sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan
mini-computer.
telekomunikasi yang ada menjadi sistem digital.
Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai

Sebagai contoh, Inggris negara keempat terbesar dalam sistem
alat dalam organisasi, tetapi juga dapat digunakan dalam
telepon pada tahun 1980-an, telah melakukan perubahan
komunikasi dengan pihak luar organisasi.
tersebut. Langkah-Iangkah demikian akan mendorong
perkembangan industri microelectronic.
Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga di Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain:
pengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan- 1. Otomatisasi Perkantoran;
penemuan di bidang teknologi seperti : 2. Pengendalian Proses Industri;
1. Fibre glass, suatu kawat dari bahan fibre glass mampu 3. Robot;
memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan 4. Komunikasi elektronik antar tempat di seluruh dunia;
yang tinggi. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas 5. Alat transfer uang elektronik;
muatannya beribu kali dibanding dengan kabel 6. Alat pengukur dibidang ilmu pengetahuan;
konvensional. 7. Alat diagnosis kesehatan;
2. Transmisi microwave, sistem ini digunakan dengan sistem 8. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya.
penanaman kabel di bawah tanah, sekarang sedang
dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal Berikut adalah bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan
dari satelit bumi. elektronik :
3. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Kantor yang menggunakan peralatan elektronic
Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). Pada masa
mendatang sistem ini dapat di gunakan sebagai penghubung
tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat
mesin seperti word processor, telepon dan komputer.
F. Teknologi Informasi Di Kantor Modern

Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan
prosedur kerja sedemikian hebatnya. Secara bertahap sistem
kerja dengan kertas, yang terutama mengandalkan pada sistem
manual (pembuatan laporan dengan mesin tik), diganti dengan
sistem micro electronic yang menggantungkan pada
telekomunikasi.
1. Word Processor Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word

Ada tiga jenis dasar word processor : processor:
a. Word processor yang berperan sendiri. 1) memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun
Dalam hal ini sifat penggunaan word processor prosedur kerja yang ada;
independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, 2) memerlukan pelatihan yang memadai;
terdiri atas key board, processor, memory, Iayar dan 3) menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu
printer; banyak di muka Iayar;
b. Beberapa word processor digunakan secara bergabung 4) mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan
sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan kesekretariatan. Pada tahap penerapan pertama
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang dirasakan ada kelebihan tenaga.
berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan
pencetakan; G. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya
c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum, di mana
Di samping microcomputer dan wordprocessor, kantor yang
digunakan program pengolahan kata (a wordprocessing
otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut:
program).
1. Teletext, yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan
jaringan televisi yang ada;
wordprocessor:
2. View data, seperti halnya teletext, view data menyajikan data
1) meningkatkan produktivitas dalam pengolahan
atau referensi yang up to date di bidang perdagangan.
dokumen, laporan atau surat dan sebagainya;
Perbedaannya dengan teletext, view data hanya terbatas pada
2) menambah kepuasan kerja;
pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive,
3) meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir
sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan
(output);
pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh
4) menghemat tenaga (pentik); data yang dibutuhkan. Sistem ini merupakan kombinansi dari
5) mempermudah mengedit atau mengolah kalimat; jaringan komunikasi, komputer (atau terminal), televisi dan
6) mempermudah memperoleh kembali data yang permintaan dilakukan melalui telepon.
tersimpan; 3. Electronic mail, adalah suautu sistem untuk menyampaikan
7) kemampuan untuk mengintegrasikan word processor pesan-pesan dengan alat electronic. Sistem telex telah
dengan komputer-komputer lainnya. digunakan bertahun-tahun, namun pada eletronic mail pesan
tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini, penggunaan
yang lainnya lewat terminal. Perkembangan akhir-akhir ini internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke
bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit kabupaten/kota bahkan kecamatan. Sebuah perkantoran
yang lebih canggih, daya muat pesan yang besar dengan modern, manfaat yang didapat dari teknologi informasi yang
kecepatan tinggi. Yang menarik adalah sekaligus melakukan berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain :
filling secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat a. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam
yang masuk. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke jarak jangkauan yang sangat jauh,
dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan b. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang
komputer, word processor, dan sebagainya. Perkembangan berhubungan erat dengan masalah-masalah substansi
terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat organisasi,
"work stations" yang lengkap terdiri atas komputer dan c. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi
fasilitas word processor, electronic mail serta fasilitas yang akan kita butuhkan,
telepon.
4. Alat transfer uang, suatu fasilitas electronic yang berkembang H. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran
pesat, dengan kemampuan untuk melaku kan pertukaran uang Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau
tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. sumber-sumber informasi yang begitu luas, dunia manajemen
Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau
Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up to date.
bank banyak memanfaatkan sistem ini. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk
5. Internet, yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam "hal apa yang akan
teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A?
di mana kita dapat berkomunikasi Iangsung melalui "Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?"
perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda
dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
dari pelajar, mahasiswa, pebisnis maupun dunia kerja perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu
Pegawai Negeri Sipil (PNS). dipertimbangkan.
Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi dan sebagainya):
1. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbul kan
persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan Kerugian:

kerja; 1. Cenderung karyawan menjadi "machine-minders";
2. Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan; 2. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,
3. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil printer, dan sebagainya;
alih oleh mesin. 3. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi
4. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. dilakukan oleh mesin;
5. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif; 4. Implikasi terhadap pemberi kerja;
6. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena 5. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke
ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia; sistem elektronik;
7. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor- 6. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada
kantor kecil sekalipun. tahap penerapan;
Implikasi terhadap karyawan kantor: 7. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
Keuntungan: memenuhi kebutuhan.
1. Mendorong untuk belajar keterampilan baru;
2. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke Keuntungan :
mesin-mesin; 1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai
3. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan yang dibutuhkan;
informasi; 2. Harga teknologi baru ini relatif murah;
4. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan- 3. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat
kesalahan; penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas
5. Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan filling cabinet;
peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software; 4. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh,
6. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu; diproses, disimpan dan dicari secara cepat;
7. Lebih sedikit pekerjaan. 5. Produktivitas meningkat secara cepat;
6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi
peralatan untuk berbagai keperluan;
7. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara
individual dan kantornya.
I. Rangkuman J. Latihan
Teknologi informasi adalah perolehan, pemrosesan, Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat, singkat,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk namun jelas.
angka, huruf, gambar maupun suara dengan suatu alat 1. Jelaskan pengertian teknologi informasi!
electronik berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan 2. Sebutkan 3 komponen utama komputer, dan jelaskan
komunikasi jarak jauh. masing-masing komponen tersebut!
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, 3. Jelaskan cara kerja word processor. Kemudian jelaskan pula
mikro elektronik dan telekomunikasi. kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor!
4. Jelaskan secara singkat teletext, view data, dan electronic
Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap mail!
menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada
5. Uraikan beberapa implikaksi yang akan dapat mem-
sistem manual. Bidang-bidang yang menerapkan mikro
pengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran!
elektronik antara lain otomatisasi perkantoran, pengendalian
a. Secara umum (sosial, ekonomi, dan sebagainya);
proses industri, robot, komunikasi elektronik antar tempat di
b. Terhadap karyawan kantor;
seluruh dunia, alat transfer uang elektronik dan internet.
c. Terhadap pemberi kerja.
Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word
processor, teletext, view data, electronic mail, dan alat transfer K. Balikan dan Tindak Lanjut
uang. Cocokkan jawaban Anda dengan uraian materi yang terdapat
dalam Kegiatan Belajar-6.
Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat
berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai Bila Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda
pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. Pada dapat meneruskan ke Penutup. Bagus! Tetapi bila tingkat
berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem penguasaan Anda masih di bawah 80%, Anda harus mengulang
produksi yang nyaris otomatis semuanya. Bab VIII, terutama bagian yang belum Anda kuasai.
BAB IX Tes 2
1. Berikan batasan tentang data!
PENUTUP
2. Berikan definisi informasi!
3. Apa perbedaan antara data dan informasi!
4. Jelaskan mengapa kantor sebagai pusat informasi!
A. Tes Sumatif
Untuk mengetahui seberapa jauh Anda mengetahui, memahami Tes 3
dan menerapkan seperti yang diharapkan dalam tujuan 1. Berikan batasan korespondensi dan surat!
pembelajaran khusus (TPK), maka berikut ini Anda diminta 2. Apa saja tujuan umum surat?
mengerjakan tes yang diambil dari Bab I sampai dengan Bab 3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
VIII. 4. Uraikan surat-surat yang baik!
5. Jelaskan syarat dasar bagi penulisan surat!
Selanjutnya, Anda dipersilakan untuk mengerjakan tes yang 6. Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat!
tersedia di bawah ini dengan sungguh-sungguh dan cermat. 7. Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan
Tes 1 ke instansi lain!
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok (substantif)
dan tugas penunjang (fasilitatif) dalam organisasi? Tes 4
2. Jelaskan pengertian kantor. 1. Mengapa organisasi tergantung pada filling?
3. Jelaskan pengertian perkantoran modern! 2. Berikan definisi tentang arsip!
4. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran 3. Apa tujuan kearsipan?
modern! 4. Uraikan secara singkat siklus arsip!
5. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur- 5. Berikan batasan tentang filling, dan jelaskan tentang berbagai
unsur apa yang terdapat dalam organisasi! macam sistem filling!
6. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! 6. Apa yang disebut dengan mengindeks?
7. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang 7. Jelaskan peralatan filling untuk masing-masing arsip dinamis
digunakan dalam perkantoran modern! aktif dan inaktif!
8. Jelaskan secara singkat prosedur filling!
9. Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip!
10. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode!
164
Tes 5 teknologi informasi. Berikan alasannya!

1. Apakah semua pekerjaan yang menjadi bagian dan tanggung 5. Sebutkan beberapa contoh penggunaan dan penerapan
jawab seorang pegawai kantor dapat diselesaikan sendiri? processor dalam fasilitas kantor dan jelaskan penggunaan
Jelaskan pendapat Anda! masing-masing!
2. Berikan batasan komunikaksi, manfaatnya dan jelaskan pula 6. Jelaskan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran,
unsur-unsur komunikasi! terutama kerugian dan keuntungannya.
3. Gambarkan suatu proses komunikasi, kemudian jelaskan
secara singkat!
B. Tindak Lanjut
Tes 6 Setelah Anda mengerjakan tes dengan sungguh-sungguh, Anda
1. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama tentunya dapat memperkirakan penguasaan materi yang diminta
dan pembuatan laporan! pada masing-masing Bab. Bila tingkat pengusaan Anda kira-
2. Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan kira mencapai 80% ke atas, berarti Anda sudah memahami
mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu materi yang dimuat dalam bahan ajar Manajemen Perkantoran
organisasi! Modern.
3. Syarat-syarat apa saja yang diperlukan agar laporan dapat
efektif dan efisien? Namun demikian, jika tingkat penguasaan Anda kira-kira masih
4. Jika Anda diminta untuk membuat laporan tentang tugas di bawah 80%, maka Anda harus mengulangi kembali pokok-
pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda, Iangkah- pokok bahasan yang belum Anda pahami.
Iangkah apa yang Anda tempuh?
Semoga Anda berhasil dalam mempelajari mata Diktat
Tes 7 Manajemen Perkantoran Modern, dan menerapkannya dalam
praktik pelaksanaan tugas Anda sehari-hari.
1. Jelaskan perbedaan antara penanganan informasi yang
dilakukan pada masa lalu dan teknik penanganan informasi
sekarang dalam abad komputer.
2. Jelaskan apa yang disebut dengan hardcopy.
3. Paparkan cara kerja microcomputer secara sistem!
4. Telekomunikasi memainkan peranan yang besar dalam
DAFTAR PUSTAKA O'Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management, An Analysis

of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo:
McGraw-Hill
Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London:
Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta:
MacDonald and Evans.
Universitas Terbuka, Depdikbud.
Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat
Scott, George, M., (1986), Principles of Management information
Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo.
Systems, McGraw-Mill Book Co.
Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration
Soetrisno, (2001), Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan
Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc.
III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems:
The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern,
Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd
Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan
Edition), McGraw Hill- Book, Co.
Teknologi.
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek,
Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson, (1985), Texbook
of Office Management, New York : McGraw-Hill Book
Company Inc.
Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management,
New Delhi: Prentice Hall of India.
_______ -, Management of Office Operations, New Delhi Prentice
Hall of India.
Ma'moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga
Administrasi Negara.
Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London:
Pitman Publicity Limited.
Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978), Modern Office Management,
Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd.
168
RIWAYAT HIDUP PENULIS RIWAYAT HIDUP PENULIS
Brisma Renaldi, lahir di Langkat tanggal 13 Juni

Drs. Soetrisno, M.Psi., lahir di Salatiga, tanggal
26 Januari 1945. Menyelesaikan Pendidikan 1968, bekerja di Lembaga Administrasi Negara
Sarjana Muda (B.Sc) di Fakultas Ekonomi sejak 1993 sampai sekarang.
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga; Diklat Dalam Negeri : Kearsipan, Steno-grafie,
Sarjana (S1) IImu Administrasi, STIALAN;
Program Magister (S2) Studi Psikologi Manajemen Proyek, Metode Penelitian,
Kekhususan Psikologi Industri dan Organisasi, Penulisan Modul, Analisis Kebijaksana an,
Universitas Indonesia, Lokakarya AIC, Diklat Moderation Tecnique.
Diklat Dalam Negeri : Kearsipan, Stenografie, Manajemen Proyek,
Metode Penelitian, Penulisan Modul, Analisis Kebijaksanaan, Diktat luar negeri yang pernah diikuti antara lain "Training for
Lokakarya AIC, Diklat Moderation Tecnique. Government Infromation System, Tokyo, tahun 1994 dan TOT
Diklat Luar Negeri yaitu Management of Training, University of
Policy Management, Tokyo, tahun 2000".
Connecticut, USA; Development Administration, Birmingham
University, UK; Managing Organizational and Personal Diktat dalam negeri antara lain, Diklat Fungsional Widyaiswara,
Performance, Civil Service College, Sunningdale, UK. beberapa TOT Kewidyaiswaraan dan beberapa Diklat Teknis
Jabatan penting di Lembaga Administrasi Negara yang pernah lainnya. Jabatan struktural yang pernah diduduki adalah Kasubag
diduduki: Kasubag Arsip dan Ekspedisi; Kasubag Perjalanan dan
Pengangkutan; Kasubag Rumah Tangga Sekretariat Lembaga TU Pusat Informasi Administrasi Negara. Sejak tahun 1997 sampai
Administrasi Negara Republik Indonesia; Kepala Bidang Evaluasi sekarang sebagai Widyaiswara. Pengalaman mengajar : Prajab,
dan Akreditasi Widyaiswara; Kepala Bidang Litbang Sumber Daya Diklatpim Tk. IV, Diklatpim Tk III serta Dosen di beberapa Sekolah
Manusia Aparatur Pemerintah Daerah, Peneliti. Di samping pernah
menjabat sebagai Pimpinan Proyek Diklat dan Proyek Litbang Tinggi dan Universitas Swasta.
Lembaga Administrasi Negara.
Jabatan sekarang adalah sebagai Widyaiswara di Pusat Pendidikan
dan Pelaltihan SPIMNAS Bidang Teknik dan Manajemen
Kebijaksanaan Pembangunan, Lembaga Administrasi Negara.
Pengalaman mengajar : pernah menjadi dosen di Aksek/LPK
Tarakanita, sampai sekarang masih sebagai dosen di STIA-LAN
Kampus Jakarta. Di samping itu, sebagai Widyaiswara pada Diklat
Struktural, Fungsional dan Teknis di berbagai Instansi Pemerintah.
170

Buku Manajemen Perkantoran Modern PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Manajemen Perkantoran Modern PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PRAJABATAN GOLONGAN III

Drs. Soetrisno, M.Psi

Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia

Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi tersebut,

BAB IV TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI ................... 39 BAB VI MENYELENGGARAKAN RAPAT......................... 103

G. Rangkuman .......................................................... 141

BAB VIII TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK

BAB IX PENUTUP.................................................................. 164

DAFTAR PUSTAKA ................................................................... 168

B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

5. mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan BAB II

Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda "kantoor" dan

informasi. Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran

D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Prinsip 1

BAB III sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah,

Tujuan Pembelajaran Khusus

3. Pemakaian Waktu 5. Pemakaian Benda (termasuk uang)

b. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak,

E. Latihan A. Pengertian Korespondensi dan Surat

G. Bagian-bagian Surat Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-

Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah Gambar 3.1.

Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di bawah

Gambar 3.2. Gambar 3.3.

KEPALA SURAT KEPALA SURAT

Gambar 3.4. Gambar 3.5.

Gambar 3.6. Gambar 3.7.

KEPALA SURAT KEPALA SURAT

Gambar 3.8. H. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan

Seperti Anda ketahui dan sadari, dalam bagian isi surat

6. Uraikan langkah-Iangkah teknis penulisan surat! BAB V

Mengingat sangat pentingnya tugas filling dalam suatu

Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi B. Arsip

Pentingnya filling dapat diilustrasikan oleh suatu studi di

Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari

2. Kantor dan Filling Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, Filling

2) Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks a) Istilah Mengindeks

b) Aturan Mengindeks Contoh:

• Cuti Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem

Dalam pelaksanaan filling sistem geografis ini Anda dapat

e. Sistem Filling Kronologis

Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk

Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang 2. Guide

Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan

Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, Guide yang

Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor,

Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan "aktif" atau

AKTIF AKTIF 3. Pemusnahan Arsip

dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara H. Rangkuman

Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat

Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat,

Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau

2. Berikan definisi tentang arsip! BAB VI

2. Mempersiapkan rapat masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan tinggal

urutan yang lain. • Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan

5. Mempersiapkan Bahan Rapat • Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila"

digantungkan pada flip chart.

bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan dapat juga diminta.

tindak lanjut. BAB VII

Resolusi seyogyanya dibuat untuk memberikan apresiasi kepada

d. Evaluasi dan Pengolahan Data