PROPOSAL TEKNISMASTER PLAN

TEKNOLOGI INFORMASI 2019-2022

Statement of confidentialityThe information contained in these document s is confidential, privileged and only for the information of
the intended recipient andmay not be used, published or redistributed without the prior written consent of company

PT REFINIT TECHNOLOGY INTERNATIONAL

KOMPLEK TANJUNG BARAT INDAH JALAN TERATAI RAYA BLOK F2, JAKARTA SELATAN
Contents
PEMAHAMAN TENTANG PEKERJAAN ................................................................................................... 2
1.1. Latar Belakang ................................................................................................................................... 2
1.2. Maksud dan Tujuan ........................................................................................................................... 2
1.3. Sasaran .............................................................................................................................................. 2
1.4. Ruang Lingkup ................................................................................................................................... 2
1.5. Tahapan Kegiatan .............................................................................................................................. 3
1.6. Keluaran Pekerjaan ........................................................................................................................... 5
URAIAN METODOLOGI ............................................................................................................................ 6
2.1. Framework Penyusunan IT Masterplan ...................................................................................... 7
2.2. Metodologi Menurunkan Strategi TI ........................................................................................... 8
RENCANA PROYEK DAN PENJAMINAN MUTU ................................................................................. 22
3.2 Rencana Mitigasi Risiko Project ................................................................................................. 23
3.3 Organisasi Project ....................................................................................................................... 24
PENAWARAN IT MASTER PLAN 2019-2022 ........................................................................................ 27
PT SARANA JAYA .................................................................................................................................... 27

1
 PEMAHAMAN TENTANG PEKERJAAN

1.1. Latar Belakang

PT Refinit Technology International beserta group konsorsium berpengalaman dalam menyusun IT
Masterplan baik untuk korporasi pemerintah (BUMN) maupun korporasi swasta. Di sisi lain PT Refinit
Technology International beserta group juga telah sukses mendeliveri IT Masterplan di korporasi
swasta seperti Asuransi Astra Buana (AAB) dan beberapa BUMN seperti PT. Pertamina EP, PT. Biro
Klasifikasi Indonesia, PT. Kliring Berjangka Indonesia dan PT Terminal Teluk Lamong.

1.2. Maksud dan Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah didapatkannya dokumen Master Plan Teknologi Informasi 2019-
2022 yang selaras dengan rencana jangka panjang perusahaan tahun 2019-2022.

1.3. Sasaran
Sasaran dari kegiatan ini adalah didapatkannya dokumen Master Plan Teknologi Informasi 2019-
2022 yang memuat sedikitnya:

a. Analisa kondisi eksisting dan kebutuhan mendatang Teknologi Informasi PT Sarana Jaya
serta gap analysis dan pengukuran maturity level;
b. Peran strategis, visi dan misi TI yang selaras dengan arahan bisnis yang dituangkan dalam
RJPP 2019-2022;
c. Arahan strategis dan desain TI ke depan, yang mencakup arsitektur sistem informasi,
arsitektur infrastruktur dan Tata Kelola TI;
d. Roadmap implementasi ke depan, yang berisi portofolio program kerja per tahun.

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pekerjaan projek ini adalah penyusunan ITSP perum PT Sarana Jaya tahun 2019-
2022 yang selaras dengan rencana jangka panjang perusahaan tahun 2019-2022. Dimana
Teknologi Informasi perlu dinyatakan secara jelas untuk menjamin keselarasan bisnis dengan TI,
sesuai dengan peran TI dalam perusahaan. Perencanaan TI (Masterplan TI) untuk kurun waktu 4
tahun sedikitnya meliputi:

• Konteks Bisnis;
• Arsitektur Bisnis;
• Kajian TI;
• IT Visioning (visi, misi TI);
• Arsitektur Informasi;
• Arsitektur Aplikasi;

2
 • Arsitektur Teknologi;
• Roadmap Transisi Pengembangan & Implementasi TI;
• IT Valuation / Pengelolaan Investasi TI;
• Rencana Program TI;
• Rencana Sumber Daya TI;
• IT Governance (termasuk didalamnya antara lain Prinsip-prinsip TI, Organisasi TI,
Pengelolaan Governance Enforcement, Pengelolaan Akuisisi dan Implementasi Solusi
• TI, Pengelolaan Layanan TI, Pengelolaan

1.5. Tahapan Kegiatan

Tahapan kegiatan penyusunan Master Plan Teknologi Informasi ini sedikitnya meliputi:

Konteks Bisnis

1. Konteks Bisnis
Merupakan cara perusahaan untuk mencapai tujuan/sasaran kedepan sesuai dengan
visi dan misi perusahaan. Tujuan kegiatan ini antara lain:
a. Memahami Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Perusahaan yang tertuang pada RJPP;
b. Memahami Bisnis Inti (Core Business) Perusahaan;
c. Memahami Fungsi dan Peran Perusahaan dalam menjalani usaha;
d. Memahami kebutuhan stakeholder (pemangku kepentingan).
2. Kebutuhan Bisnis
Menggambarkan strategi bisnis perusahaan yang memerlukan dukungan TI dalam
rangka mewujudkan tercapainya visi, misi, sasaran, tujuan dan strategi perusahaan.
Tujuan kegiatan ini antara lain:
a. Memahami harapan perusahaan terhadap TI;
b. Memahami pentingnya menyelaraskan bisnis & TI.

Kajian TI

Assesmen TI Pada Saat Ini dan Assessment maturity Level Mengidentifikasi portofolio, aplikasi,
teknologi, organisasi TI , kebijakan dan pemakaian TI saat ini sertamelakukan assement agar TI
bisa selaras dengan kebutuhan strategik dan industri. Tujuan kegiatan ini antara lain:

a. Mendapatkan pemahaman dasar dari kondisi TI pada saat ini, dan kemampuan untuk
mencapai tujuan bisnis 4 tahun kedepan, termasuk proses bisnis, arsitektur TI (infrastruktur
dan aplikasi), organisasi, SDM TI, Kebijakan dan SOP yang ada serta portofolio rencana
proyek TI;
b. Mendapatkan review atas penerapan ITSP 2014-2018;

3
 c. Mendapatkan informasi capacity plan TI selama 4 tahun kedepan;
d. Mendapatkan nilai kematangan TI dan mengevaluasi tingkat penerapan tata kelola TI.

3. Tren Industri TI & Best Practice

a. Menilai dan mengevaluasi perkembangan Meneliti dan menginvestigasi tren TI,
berdasarkan pada tujuan strategik dan kebutuhan teknologi;
b. Melakukan benchmarking dengan berbagai analisa benchmarking;
c. Meneliti dan menginvestigasi berbagai best practice.

Arah Strategi TI
Mengembangkan visi, misi dan strategi TI agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi sekarang
dan di masa mendatang. Mengidentifikasi dan menganalisa gap antara keadaan sekarang
dan arah strategis yang diharapkan, sehingga dapat mengambil inisiatif untuk mencapai tujuan
pengembangan TI.

Tujuan kegiatan ini antara lain:

a. Mengembangkan visi, misi dan strategi 4 tahun kedepan agar TI dapat memenuhi
kebutuhan organisasi;
b. Menyesuaikan organisasi TI dengan tujuan bisnis, strategi dan rencana kedepan yang
potensial;

Roadmap
1. Roadmap (Develope Is Transformation Roadmap)
Menentukan waktu dan tahapan pengembangan TI untuk mendukung tujuan
perusahaan yang bertujuan untuk menentukan waktu dan tahapan pengembangan TI
untuk mendukung tujuan perusahaan.
2. Menyusun Business Case
Kegiatan ini bertujuan antara lain:
a. Menentukan business case untuk masing-masing inisiatif;
b. Menentukan daftar prioritas implementasi inisiatif;
c. Mendapatkan analisa kebutuhan SDM setiap inisiatif;
d. Mendapatkan persetujuan dari manajemen untuk inisiatif roadmap dan dampak
finansial;
e. Membangun rencana anggaran 4 tahun ke depan, tiap kegiatan dalam tiap tahun.

4
 3. Perencanaan TI Yang Berkesinambungan
Mengevaluasi perubahan dan melakukan update secara berkesinambungan agar sesuai
dengan tujuan bisnis. Kegiatan ini bertujuan untuk menyelaraskan implementasi TI dengan
strategi bisnis secara berkesinambungan.

Tata Kelola TI
Merupakan suatu wewenang & tanggung jawab dari komisaris, direktur dan manager TI terkait
dengan upaya TI menunjang strategi & tujuan organisasi, yang memanfaatkan mekanisme
struktural, mekanisme komunikasi dan proses-proses tertentu. Tujuan dan kegiatan ini adalah
untuk membangun tata kelola, pengawasan, pengendalian, pemantauan dan audit
pengembangan implementasi MPTI.

1.6. Keluaran Pekerjaan

Termin Pertama
Laporan pada termin pertama memuat:
a. Hasil pengumpulan konteks bisnis dan kebutuhan bisnis terhadap TI.
b. Hasil kajian TI yang meliputi:
i. Assessment TI dan maturity Level;
ii. Trend Industri dan Best Practice yang ada.
c. Rencana arahan Strategi TI pada 4 tahun kedepan yang telah disetujui oleh ITSC atau
Direktur yang membawahi TI.
Laporan termin pertama diserahkan selambat-lambatnya awal bulan pertama.

Termin Kedua
Laporan pada termin kedua memuat draft MPTI yang terdiri dari:
a. Dokumen Portofolio Project yang meliputi:
i. Arsitektur TI (Aplikasi, Informasi, Jaringan dan Infrastruktur);
ii. Target Model Proses;
iii. Portofolio Proyek dan pendanaannya.
b. Rancangan Roadmap MPTI 4 tahun kedepan beserta business case.
Laporan termin kedua diserahkan selambat-lambatnya awal bulan kedua.

Termin Ketiga
Laporan Akhir berisi dokumen utama kegiatan pengadaan ini yaitu:

5
 a. Master Plan TI yang telah diresmikan oleh Direktur Utama atau Direktur yang membidangi
TI.
b. Kertas Kerja dan hasil dari seluruh kegiatan berdasarkan ruang lingkup dan tahapan
pelaksanaan pekerjaan.

1.6. Waktu Pencapaian Keluaran

URAIAN METODOLOGI

6
2.1. Framework Penyusunan IT Masterplan
Framework yang diajukan untuk digunakan dalam menyusun Masterplan Teknologi
Informasi adalah TOGAF. Framework ini sangat ideal untuk digunakan untuk organisasi
atau perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Dasar penggunaan framework TOGAF
sesuai dengan Permen BUMN No. Per-02/MBU/2013 tentang Panduan Penyusunan
Pengelolaan Teknologi Informasi Badan Usaha Milik Negara. PT Refinit Technology
Interntaional sangat berpengalaman dalam menyusun IT Masterplan menggunakan
TOGAF mulai dari Asuransi Astra Buana, Biro Klasifikasi Indonesia dan Kliring Berjangka
Indonesia. Gambaran TOGAF dapat dilihat pada Gambar dibawah ini :

Dengan menggunakan Framework TOGAF, para konsultan kami dapat melakukan

pendekatan analisa secara Top-Down mulai dari analisa visi dan misi perusahaan serta
bergerak ke hal-hal detail terkait arsitektur bisnis sampai ke analisa terkait
arsitektur/rancangan TI yang lebih teknis mulai dari arsitektur sistem informasi yang terdiri
dari arsitektur data dan arsitektur aplikasi sampai kepada arsitektur teknologi yang fokus
pada infrastruktur TI.

Analisa dengan menggunakan Framework TOGAF bisa dilakukan secara

Iteratif/perulangan dalam arti sesuai dengan metodologi penyusunan IT Masterplan yang
terdiri dari 3 (tiga) Tahapan dimana analisa atau desain arsitektur dapat dilakukan secara
berulang ditiap tahapan sesuai dengan gambar Framework TOGAF diatas. Kelengkapan
Framework TOGAF disisi pengajuan solusi, perencanaan migrasi dari kondisi existing ke
solusi yang diharapkan, tatakelola implementasi sampai pada pengelolaan perubahan

7
 (change management) yang harus difasilitasi dalam penyusunan roadmap telah ada
pada Framework TOGAF.

Seperti pada Gambar diatas, keempat core architecture diatas menggambarkan basis
desain bagi [Nama Perusahaan] dalam menyusun IT Masterplan sejalan dengan 4
(empat) area yang akan menjadi basis dalam analisa dan desain untuk membuat
rancangan/arsitektur TI. Keempat Area yang dimaksud yakni:
1. Area data & aplikasi;
2. Area infrastruktur TI;
3. Area IT Security;
4. Area organisasi & tata kelola TI.

2.2. Metodologi Menurunkan Strategi TI

Untuk menurunkan dan menyelaraskan strategi TI dengan strategi bisnis maka Kami
mengajukan metodologi Penurunan Langsung (Direct Cascading). Pemilihan metode ini
dikarenakan metode paling taktis yang pernah kami pakai dengan melibatkan beberapa
pihak yakni Dewan Direksi, para manajer dan user bisnis kunci lainnya. Langkah pertama
dari metodologi ini adalah merumuskan strategi bisnis yang dapat dilihat pada contoh
gambar dibawah ini:

8
Dari contoh gambaran diatas maka tim konsultan bersama tim TI dari perusahaan klien akan
menganalisa satu per satu poin-poin strategi bisnis mana yang bisa didukung oleh
layananlayanan TI dalam 3 – 4 tahun kedepan sampai dihasilkan daftar strategi TI seperti pada
contoh Gambar dibawah ini.

2.3. Metodologi Pelaksanaan Master Plan IT

Sesuai dengan framework TOGAF yang dipilih, maka metodologi penyusunan IT
Masterplan adalah sebagai berikut:

9
Tahapan metodologi yang akan dilakukan oleh kami adalah:

1. Fase pertama – Identify Current Situation – Business & IT merupakan fase menilai dan kondisi
yang ada saat ini dimana proses-proses yang meliputi, yaitu: meminta dukungankepada
pihak manajemen puncak mendukung penuh pelaksanaan proyek, meninjau dan
memahami bisnis dan IT environment dimana proses peninjauan akan dilakukan dalam
mengidentifikasi bisnis dan melakukan analisa lingkungan external dan internal environment
yang terkait dengan bisnis dan TI dengan menggunakan berbagai manajemen strategi yang
relevan, menganalisa isu-isu yang ada, dan melihat trend perkembangan teknologi.

Assessment merupakan proses yang dilakukan dari fase ini. Proses ini merupakan landasan
untuk menentukan kegiatan di tahapan-tahapan selanjutnya. Proses assessment ini sangat
penting karena di tahapan ini situasi dan kondisi perusahaan dapat di pahami. Dengan
melakukan assessment, maka dapat diketahui permasalahan di perusahaan Anda dan
memberikan solusinya yang sesuai dengan konteks tersebut. Kami tidak akan memberikan
sesuatu yang high-end technology yang tidak relevan dengan konteks perusahaan.
Assessment yang dilakukan meliputi:
a. Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP)
b. Organisasi dan Management
c. Proses Bisnis
d. Aplikasi, infrastruktur, IT Security, Tata Kelola dan SDM TI

10
 Proses pengumpulan informasi dan data yang dibutuhkan tidak hanya dengan melihat
dokumentasi yang ada, namun kami juga langsung melihat kondisi yang terjadi dilapangan.

2. Fase kedua – Validasi IT Strategy Formulation merupakan proses validasi strategi dari hasil
peninjauan pada Fase 1. Formulasi kebijakan TI korporat dilakukan dengan melihat
kebutuhan dan prioritas korporat dengan menyusun berbagai kebijakan, standar, dan
prosedur yang diperlukan. Arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur
infrastruktur, arsitektur organisasi serta tata kelola TI masa depan diformulasikan berdasarkan
kebutuhan organisasi sesuai ekspektasi dan perencanaan yang akan dilakukan.

Arsitektur bisnis yang akan diajukan lebih fokus pada identifikasi area-area bisnis baik yang
sifatnya core (inti) maupun support (pendukung) di perusahaan disertai dengan identifikasi
stakeholder serta data-data konsolidasi dari tiap-tiap area bisnis sehingga dapat dianalisa
keterhubungan antar area bisnis serta formulasi strategi dari layanan-layanan TI untuk masing
masing area bisnis.

Contoh lain dalam proses identifikasi fungsi bisnis core dan fungsi bisnis supporting dapat
dilihat pada Gambar dibawah.

11
Selanjutnya ditiap-tiap area proses bisnis (fungsi bisnis) diidentifikasi proses-proses bisnis,
stakeholder dan data konsolidasi didalamnya. [Nama Perusahaan] telah memiliki template-
template terstruktur seperti pada Gambar dibawah ini.

12
Selanjutnya dilakukan analisa keterhubungan antar area proses bisnis berdasarkan
pertukaran data yang terjadi pada pelaksanaan proses bisnis. Hal ini akan menjadi dasar
dalam mengidentifikasi grup-grup entitas data konsolidasi dalam memvalidasi Enterprise
Conceptual Data Model (ECDM) level 1 & level 0.
Selanjutnya semua fungsi-fungsi bisnis yang telah dipetakan proses-prosesnya,
userusernya serta semua data konsolidasi dipetakan ke ECDM Level 1. Dibawah ini
digambarkan contoh pemetaan salah satu fungsi bisnis ke ECDM Level 1.

Langkah berikutnya adalah memetakan aliran-aliran data antar fungsi bisnis dan
menentukan entitas-entitas data utama baik yang merupakan origin dari fungsi bisnis
terkait sampai aliran data dari fungsi bisnis satu ke fungsi bisnis lain dalam bentuk ECDM
level 0.

Ketika semua portfolio aplikasi terpetakan maka selanjutnya dibuat spesifikasi setiap solusi
aplikasi berupa high-level business requirement yang akan diajukan seperti pada table
dibawah ini.

13
 Nama Sistem Enhancement Office Automation
• Sistem ini sudah beroperasi di PT X namun hanya mengakomodasi surat-
surat yang masuk dan sirkulasi dokumen hanya untuk Sekretaris
Perusahaan dan Divisidivisi tertentu.
• Kedepannya sistem ini mencakup semau Divisi di Kantor Direksi dan unit-
unit di daerah.
Deskripsi
• Sistem ini juga mencakup pengelolaan Ruang Rapat di Kantor Direksi.
• Sistem ini juga disebut Enterprise Content Management System karena
mengelola sirkulasi semua dokumen yang ada di sebuah korporasi
termasuk approval dari masing-masing dokumen.
User • Semua Divisi, Biro, PG, , dan Pusat
• Penelitian
Data Konsolidasi • Semua dokumen administrasi di PT X.
• Menerapkan Single Sign-On (SSO) yang disesuaikan dengan user role
sesuai dengan information credentials.
• Integrasi dengan Active Directory (AD) terkait priviledge hak akses
document per Divisi/ Unit dan per karyawan.
• Dokumen yang diterima, disimpan atau diberikan sistem ini haruslah
memiliki masing-masing aturan bisnisnya (Business Rule) serta workflow dari
• masing-masing dokumen.
• Menfasilitasi penyimpanan dokumen elektronik secara terotomasi penuh,
terstruktur serta dapat disesuaikan dengan policy/ kebijakan yang berlaku
di PT X tanpa perlu penempatan administrator pengelolaan file secara
penuh.
• Menfasilitasi kemampuan pelacakan dokumen sampai pada
penanggung jawab di tiap tahapan/aktivitas (Document Tracking).
• Menfasilitasi document confidentiality berdasarkan kebijakan keamanan
informasi yang berlaku di PT X.
• Menfasilitasi Image Processing secara terintegrasi di semua Divisi/ Unit baik
di Kantor Direksi maupun di Unit-unit (PG//Pusat Penelitian).
Business Requirement
• Menfasilitasi kolaborasi antar staf terkait approval sharing document baik
melalui email maupun chat serta pengerjaan satu dokumen secara
bersamaan dari staf-staf yang terpisah secara geografis.
• Menfasilitasi proses tracking version dari tiap dokumen.
• Menfasilitasi proses document retrieval dengan metode pencarian
berdasarkan konteks dokumen.
• Menfasilitasi document approval yang disesuaikan dengan workflow
proses bisnis serta SLA dari tiap proses bisnis.
• Support mobile untuk melihat status serta file/dokumen yang dikirim atau
diserahkan.

• Terintegrasi dengan SAP Netweaver Pi with Service Repository & Service

Registry sebagai Enterprise Service Bus (ESB) yang mengintegrasi semua
aplikasi berdasarkan layanan (service) dan business logic.
• Terintegrasi dengan SAP-PEMS terkait dokumen kontrak.
Integration • Terintegrasi dengan SAP-FICO terkait dokumendokumen laporan
Requirement keuangan dan anggaran.
• Terintegrasi dengan SAP-MM terkait dokumendokumen pengadaan.
• Terintegrasi dengan SAP-HCM terkait data karyawan.

Untuk area arsitektur infrastruktur TI to-be, cakupan arsitektur high-level yang diajukan mencakup:
1. Arsitektur Data Center to-be;
2. Arsitektur WAN to-be;

14
 3. Arsitektur LAN to-be;
4. Arsitektur DRC to-be;
5. Arsitektur Server to-be;
6. Arsitektur Storage to-be;
7. Arsitektur End-user Computing to-be;
8. Spesifikasi hardware to-be;
9. Pemetaan kebutuhan aplikasi pada core processor.

Selanjutnya disajikan contoh-contoh high-level arsitektur infrastruktur TI yang pernah dibuat

[Nama Perusahaan] untuk beberapa perusahaan klien, diantaranya:

Dalam mendesain Data Center, selalu mengacu ke standar TIA-942.

Contoh 1A: Arsitektur Data Center to-be (mid-size top-view)

15
Contoh 1B: Arsitektur Data Center (Large size top-view)

Contoh 1C:Arsitektur Data Center (Mid-size 3D view)

Demikian juga dengan Arsitektur LAN to-be yang selalu kami ajukan dengan framework Cisco
Hierachical Network seperti contoh dibawah.

16
Untuk arsitektur DRC site to-be, selalu memberi masukan-masukan sesuai dengan standar
keamanan data yang berlaku seperti PCI DSS seperti contoh dibawah.

17
Dalam area arsitektur IT Security to-be, akan mencakup beberapa arsitek seperti:
1. Pengajuan Penerapan Standar IT Security;
2. Desain arsitektur data security to-be;
3. Desain arsitektur application security to-be;
4. Desain arsitektur network security to-be;
5. Desain arsitektur server & storage security to-be;
6. Desain arsitektur physical access security to-be;
7. Desain arsitektur communication security to-be.

Kami memiliki beberapa contoh peta IT Security yang diajukan acuan seperti pada Gambar
dibawah ini:

18
Untuk area arsitektur organisasi dan tata kelola TI to-be, akan mencakup beberapa arsitek seperti:
1. Arsitektur organisasi TI to-be;
2. Desain arsitektur tata kelola TI to-be;
3. Pengajuan standar portfolio layanan TI to-be;

Pada area arsitektur organisasi dan tata kelola TI to-be, Kami selalu berdasarkan standar seperti
ITIL, COBIT, ISO 20001 dan ISO 27001. Contoh simple untuk arsitektur organisasi TI dapat dilihat pada
Gambar dibawah:

Terkait arsitektur tata-kelola TI, dalam IT Masterplan diajukan semacam peta hal-hal terkait tata-
kelola TI yang harus dipenuhi seperti pada Gambar dibawah ini.

19
Dengan mendefinisikan arsitektur aplikasi dan arsitektur infrastruktur, kita bias mendapatkan
kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) TI sesuai dengan portfolio layanan-layanan TI yang
dapat diberikan kepada user bisnis.

3. Fase ketiga – Pembaharuan Implementation Plan terdiri dari kegiatan Analisa kesenjangan dan
prioritas dari hasil perbandingan kondisi saat ini (as-is) dan kondisi yang diharapkan (to-be).
Prioritas yang dihasilkan berupa inisiatif-inisiatif TI yang dituangkan dalam bentuk portfolio
proyek. Portofolio proyek tersebut akan disusun sesuai dengan prioritas dalam bentuk
roadmap dari kerangka waktu yang ditargetkan. Analisis kesenjangan (Gap Analysis) ini
dilakukan di 4 (empat) area yakni area data & aplikasi, area infrastruktur TI, area arsitektur IT
Security dan area arsitektur organisasi & tata kelola TI.
Kami mengajukan 4 (empat) area roadmap yang masing-masing akan memliki timeline
tersendiri serta spesifikasi pada masing-masing inisiatif/program. Keempat area tersebut
adalah:

20
 1. Roadmap area data & aplikasi;
2. Roadmap area infrastruktur TI;
3. Roadmap area IT security;
4. Roadmap area organisasi dan tata kelola TI.
Dibawah ini kami tampilkan contoh dan ilustrasi proses analisis gap di salah satu area tersebut
serta pemetaan prioritas misalnya dengan menggunakan McFarlan grid.

21
Setelah ditentukan prioritas disemua area seperti aplikasi, infrastruktur dan organisasi, maka dapat
disusun roadmap di area-area tersebut. Tujuannya agar didapatkan hasil roadmap implementasi
untuk 5 (lima) tahun ke depan sebagai panduan dalam pembangunan aplikasi dan infrastruktur
secara efisien dan efektif, termasuk strategi pengembangan.
Dibawah ini contoh bentuk roadmap yang pernah kami buat (contoh yang diambil dari proyek
yang berbeda dari contoh gap analisis diatas).
Contoh roadmap

RENCANA PROYEK DAN PENJAMINAN MUTU

3.1 Komunikasi dan Eskalasi

Rencana komunikasi untuk pemantauan dan pelaporan progres pekerjaan adalah
sebagai berikut:
Jenis Komunikasi Jalur Komunikasi Usulan Frekuensi Komunikasi
Progress Report E-mail Mingguan
Progress Meeting Tatap Muka Mingguan
Steering Committee Tatap Muka Sesuai kebutuhan

22
Proses eskalasi dilakukan untuk memutuskan hal-hal yang tidak dapat diputuskan dalam level
pelaksana project. Berikut adalah diagram yang menjelaskan mengenai proses eskalasi:

3.2 Rencana Mitigasi Risiko Project

Berikut adalah rencana mitigasi terhadap hal-hal yang dapat mengancam
kelangsungan project:

No Potensi Resiko Rencana Mitigasi Risiko

1 Komunikasi yang kurang lancar antara • Melaksanakan Tinjauan Kemajuan Proyek
tim kerja Master Plan IT dengan tim (Project Progress Meeting) 1 bulan sekali.
Konsultan.
2 • Pembuatan Issue Log untuk setiap issue
dan masalah yang berdampak langsung
terhadap proyek.
Deadlock proyek karena suatu • Melakukan pembahasan Issue Log dan
permasalahan atau issue dilakukan eskalasi hingga ke steering
committee apabila tidak kunjung
terselesaikan

23
 • Melakukan tracking terhadap penyele-
saian issue log dan membahasnya pada
rapat mingguan.
3 Penundaan pada jadwal atau aktivitas Menerapkan Change Request Procedure
proyek akan berdampak kepada untuk setiap permintaan perubahan jadwal
Penyelesaian keseluruhan proyek secara kegiatan ataupun ruang lingkup pekerjaan.
tepat waktu

3.3 Organisasi Project

Organisasi kerja yang diusulkan adalah sebagai berikut:

Project Steering (Direktur

Sarana Kaya dan Chairman
Consultans Company)

Project Manager Project Manager

(Penyedia Jasa) (Sarana Jaya)

MO/Tech
Tim Konsultan Tim Counterpart Administrasi
Writer

Wewenang dan Tanggung Jawab Tim dideskripsikan Sebagai Berikut

Pihak Posisi & Nama

Deskripsi Wewenang dan Tanggung Jawab
Personil

Joint (Client – Steering Comittee • Memberikan arahan-arahan agar kegiatan

Consultant) dapat berlangsung dengan efektif dan tujuan
dapat tercapai.
• Melakukan review kinerja tim project

24
 Project Manager • Membuat perencanaan proyek
• Memimpin Kegiatan
• Mengkordinir Konsultan dan Proses Konsultansi
• Memastikan kegiatan konsultasi sesuai dengan
• ekspektasi dari PT SARANA JAYA.
Konsultan • Mengkoordinasikan penyelesaian project issue.
(Penyedia • Presentasi Manajemen
Jasa) PMO / Technical • Melakukan finalisasi dokumentasi
Writer • Menuliskan MoM untuk diskusi/pertemuan
• Membuat laporan kemajuan berkala
• Melakukan tracking project issue issue dan
monitoring follow up
Tim Consultant • Mewakili Project Manager (jika project manager
berhalangan)
• Menentukan strategi konsultasi yang paling efektif
• Mengkoordinasikan review dan
pembuatan/perubahan dokumen
• Memimpin workshop-workshop review dan
sosialisasi
• Memastikan deliverables konsultasi dipenuhi
• Memimpin pelaksanaan survey, wawancara dan
asesmen
• Mempersiapkan laporan-laporan hasil kegiatan
• Mempersiapkan rekomendasi
Project Manager • Mengkoordinir Tim Kerja
• Memberikan informasi yang dibutuhkan konsul
Administrasi • Mengkoordinasikan day-to-day activities.
• Memonitor schedule pelaksanaan konsultasi, agar
SARANA • sesuai dengan rencana.
JAYA Tim Counterpart • Support manajemen untuk review dan pemberian
• informasi yang lebih detail
• Memberikan masukan ketika menyusun
• dokumentasi
• Mengikuti workshop-workshop
• Menjadi pelaksana

25
Fasilitas-fasilitas Penunjang yang harus disediakan oleh pihak PT SARANA JAYA dalam rangka
penyelesaian penyusunan Masterplan TI adalah sebagai berikut:
• Akses ke wilayah kerja
• Ruang kerja (atau kubikal)
• Akses terhadap dokumentasi dan informasi (PEDOMAN - PROSEDUR) existing
• Power line
• Ruangan untuk pertemuan/diskusi

26
 PENAWARAN IT MASTER PLAN 2019-2022

PT SARANA JAYA

Jakarta, 28 Januari 2019

No : 0028/RTI/SJ/I/2019

Kepada Yth.
Direktur Utama
PT Sarana Jaya

Perihal : IT Master Plan 2019-2022

Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana "IT Master Plan 2019-2022" maka kami mengajukan penawaran
sebagai berikut :

IT MASTER PLAN PT SARANA JAYA

2019 - 2022

No Spesifikasi Qty (mandays) Harga Keterangan

1 IT Master Plan
a Workshop 4 Exclude venue
750.000.000,-
b IT Master Plan 62 Exclude meals
Sub Total 750.000.000,-
VAT
75.000.000,-
TOTAL 825.000.000,-

Demikian penawaran harga dari kami, terima kasih atas kesempatan dan kepercayaan yang
telah diberikan kepada kami.

Hormat kami,

Ahdiat Asri Natsir

Account Manager

27