UNTUK
Nomor : HCF-009/KAK/2021
Tanggal
I. PENDAHULUAN
IT MIND ID selaku Pengelola dan Penyedia Jasa IT di Lingkungan BUMN perlu melakukan pemenuhan terhadap Peraturan
Menteri BUMN NOMOR PER 03/MBU/02/2018 tentang Panduan Penyusunan Pengelolaan Teknologi Informasi BUMN.
Dimana disebutkan setiap BUMN diharuskan untuk memiliki IT Master Plan
IT Master Plan juga berguna untuk Perencanaan IT secara menyeluruh dan terpadu serta selaras dengan Rencana Jangka
Panjang Perusahaan ( RJPP).dan Kajian Digitalisasi. Untuk melengkapi Tata Kelola yang baik dalam pengelolaan IT di
MIND ID selain IT Master Plan di perlukan juga penyusunan terhadap IT Policy, IT Prosedur dan IT Standar
2
4.3. Serah terima dan penyelesaian IT Policy, IT Prosedur dan IT Standar termasuk uji coba dan commissioning/Go-Live
akan dilaksanakan dalam jangka waktu maksimum 2 (Dua) bulan setelah pelaksanaan Butir 4.2 selesai dikerjakan
V. LINGKUP PEKERJAAN
Ruang lingkup Pekerjaan Pengadaan Jasa Kelola IT yang diberikan meliputi namun tidak terbatas pada :
a. IT Master Plan
Dalam tahap ini, Penyedia Jasa Kelola IT akan melaksanakan kegiatan :
a. Melakukan Proses Assesment dari Rencana Jangka Panjang Perusahaan MIND ID, Kajian Digitalisasi, IT
Master Plan Anggota Holding dan IT Maturity Assesment Report Anggota Holding untuk mengidentifikasi
Implikasi dan Kebutuhan untuk IT dalam rangka mewujudkan visi misi dan sasaran strategis perusahaan.
b. Melakukan Interview terhadap Board of Director MIND IDuntuk mengkonfirmasi hasil identifikasi Implikasi
dan Kebutuhan guna mendapatkan arahan mengenai Strategis IT
c. Melakukan Kajian Teknologi Informasi yang terdiri dari:
a. Assessment kondisi saat ini ( current condition ) pada MIND ID
b. Menilai dan mengevaluasi arsitektur sistem dan keamanan IT serta menyesuaikannya dengan
perkembangan IT sesuai dengan best practice yang ada;
c. Menyusun IT Strategy dengan mengidentifikasi dan menganalisa gap antara kondisi sekarang dengan
arah strategis yang diharapkan.
d. Mengidentifikasi dan menganalisa Gap IT Organisasi antara Kondisi sekarang dengan arah IT Strategy
yang di harapkan
d. Membangun visi dan misi IT Strategy dengan pengembangan rencana strategis sesuai dengan prinsip prinsip
pedoman IT diantara nya adalah strategi pengembangan aplikasi, pengembangan infrastruktur IT dan
keamanan IT.
e. Melakukan identifikasi seluruh IT Inisiatif dan melalukan Prioritasi IT Inisiatif
f. Melakukan Penyusunan perencanaan investasi dan portofolio proyek.
g. Penyusunan Roadmap IT implementasi 2021-2025.
h. Monitoring dan Evaluasi secara berkesinambungan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan dengan mekanisme
review secara Quarterly dalam satu tahun periode realisasi
i. Melakukan Sosialisasi IT Master Plan kepada Anggota Holding MIND ID
Target hasil jasa (deliverables) yang akan dihasilkan
3
d) Konsultasi Draft IT Policy dengan Pemangku Kepentingan
e) Finalisasi IT Policy
f) Memberikan rekomendasi terhadap IT Procedure yang di perlukan sebagai turunan dari IT Policy
g) Sosialisasi IT Policy terhadap Pengguna
h) Melakukan Monitor, Review dan Revisi IT Policy jika di perlukan selama setahun periode realisasi dengan
mekanisme review secara Quarterly dalam satu tahun periode realisasi
Target hasil jasa (deliverables) yang akan dihasilkan
a) Dokumen IT Policy MIND ID
b) Rekomendasi IT Prosedur dan Standar yang perlu dibuat
c. IT Prosedur dan Standar
Dalam tahap ini, Penyedia Jasa Kelola IT akan melaksanakan kegiatan Pembuatan IT Prosedur dan Standard dengan
definisi peraturan detail dan teknis dituangkan dalam prosedur yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Adapun
untuk tata kelola detail namun bersifat umum dan berlaku di seluruh unit kerja, dapat diatur dalam sistem standar
a) Melakukan review dan memprioritasi rekomendasi IT Prosedur dan Standar
b) Melakukan Interview dengan Tim IT terkait aktivitas yang dilakukan
c) Melakukan review dari proses yang berjalan dan memberikan rekomendasi sesuai best practice
d) Mendokumentasi kan IT Prosedur dan Standar dan mengkonsultasikan ke pemangku kepentingan
e) Finalisasi IT Prosedur dan Standar
f) Sosialisasi IT Prosedur dan Standar ke Pengguna
g) Melakukan Monitor, Review dan Revisi pada IT Prosedur dan Standar jika di perlukan dengan mekanisme
review secara Quarterly dalam satu tahun periode realisasi
Target hasil jasa (deliverables) yang akan dihasilkan
a) 30 Dokumen IT Prosedur dan Standar
d. Ketentuan Lain nya
a. Penyedia Jasa Kelola IT dalam proses pengerjaan harus mengacu pada kaidah-kaidah yang tercantum pada
Peraturan Menteri BUMN NOMOR PER 03/MBU/02/2018 seperti prinsip, kebijakan, standar, prosedur, serta alat
bantu dan teknik.
4
e. Project Location.
Jakarta or remote implementation disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait masa pandemi.
VI. KETENTUAN
Penyedia Jasa Kelola IT ini harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
6.1. Penyedia Jasa Kelola IT akan bekerja sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup yang tercantum dalam KAK ini.
Penyedia Jasa Kelola IT bertanggung jawab penuh terhadap kualitas hasil pekerjaan yang disajikan.
6.2. Dalam melaksanakan pekerjaan yang tercantum dalam KAK ini, Penyedia Jasa Kelola IT wajib tunduk dan patuh
kepada peraturan perundangan dan standar etika profesi berlaku di Indonesia.
6.3. Segala peralatan dan perlengkapan pekerjaan dipersiapkan dan menjadi tanggung jawab Penyedia Jasa Kelola IT
6.4. Penyedia Jasa Kelola IT wajib mematuhi peraturan kerja yang berlaku di lingkungan perusahaan yang dikunjungi.
6.5. Dalam tahapan pekerjaan Jasa Implementasi, Penyedia Jasa Kelola IT wajib berkoordinasi (secara langsung maupun
tidak langsung (email, chat, video-conference, telepon dan sebagainya) dengan MIND ID. Hasil rapat/ koordinasi yang
dilakukan perlu didokumentasikan secara jelas dan ditindaklanjuti oleh Penyedia Jasa Kelola IT.
6.6. Penyedia Jasa Kelola IT dalam menjalankan tugasnya, wajib memperhatikan kepentingan/ keinginan MIND ID sebagai
Pemberi Kerja, termasuk namun tidak terbatas jika setiap saat Pemberi Kerja perlu untuk membicarakan sesuatu hal
yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan terkait.
6.7. Penyedia Jasa Kelola IT tidak diperkenankan untuk memperbanyak, mempublikasikan atau menyerahkan kepada pihak
lain, semua data atau informasi, termasuk data/informasi elektronik milik Pemberi Kerja maupun afiliasinya yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan dengan cara/bentuk apapun juga tanpa persetujuan tertulis Pemberi Kerja
maupun afiliasinya terlebih dahulu.
6.8. Tenaga kerja ahli dan terampil harus sesuai dengan daftar yang ditawarkan di dalam dokumen penawaran Penyedia
Jasa Kelola IT. Pemberi Kerja memiliki kewenangan untuk membatalkan kontrak tanpa kompensasi apapun apabila
Penyedia Jasa Kelola IT menggunakan personalia yang tidak sesuai dengan daftar yang ada di dalam dokumen
penawaran setelah penandatanganan kontrak yang dilakukan tanpa persetujuan Pemberi Kerja.
6.9. Proses pemilihan Penyedia Jasa Kelola IT akan dilakukan dengan metode penunjukan langsung.
VII. KERAHASIAAN
Penyedia Jasa Kelola IT beserta seluruh personil yang bekerja dan/atau atas nama Penyedia Jasa Kelola IT wajib menjaga
kerahasiaan atas semua data yang diterima dan diolah terkait pelaksanaan pekerjaan ini, kecuali apabila dimintakan oleh
Pemberi Kerja untuk mengungkapkannya.
5
IX.
IX.
IX.
IX.
IX.
IX.
IX.
KOMPOSISI TIM KERJA
Penyedia Jasa Kelola IT mengerahkan sumberdaya manusia dengan komposisi merujuk pada table berikut
yang meliputi namun tidak terbatas pada:
Jumlah
Pendidikan
No Tim Kerja Pengalaman Personil
Minimum
(Orang)
X. HASIL PEKERJAAN
Tersedianya IT Master Plan, IT Policy dan IT Procedure yang bisa digunakan di MIND ID dalam jangka waktu yang
disetujui kedua belah pihak.
XI. PROPOSAL
11.1. Perusahaan Penyedia Jasa Kelola IT wajib menyampaikan kelengkapan administrasi, sebagai berikut: Aspek
Administrasi
11.1.1. Profil perusahaan Penyedia Jasa Kelola IT;
11.1.2. Surat pernyataan untuk bersedia menjaga kerahasiaan serta menandatangani Non Disclosure Agreement
(NDA);
11.1.3. Surat pernyataan bahwa Penyedia Jasa Kelola IT menetapkan pekerjaan ini sebagai prioritas utama dan akan
menyelesaikan pekerjaan ini sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan;
11.1.4. Menyampaikan dokumen korporasi dibawah ini:
a. Akta pendirian/anggaran dasar Perusahaan serta perubahannya;
b. Foto copy Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) (bagi wajib pajak
dalam negeri) atau taxpayer registration number;
c. Surat keterangan domisili;
d. Ijin Usaha dari instansi terkait;
e. Laporan keuangan audited perusahaan 3 (tiga) tahun terakhir (2017, 2018, 2019);
f. Surat Pernyataan Pakta Integritas yang menyatakan:
1. Mampu dan ahli melaksanakan pekerjaan;
2. Pernyataan kesanggupan bekerja secara profesional dan independen dengan menggunakan
keahlian terbaik;
6
3. Tidak sedang dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usaha tidak sedang dihentikan,
dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak edang menjalani sanksi
pidana yang berpotensi dapat mempengaruhi penyelesaian proyek;
4. Semua informasi yang diberikan (administrasi dan teknis) adalah benar, dan apabila ditemukan
atau terbukti adanya penipuan/ pemalsuan atas informasi yang disampaikan, terhadap yang
bersangkutan dikenakan sanksi: tidak diperkenankan mengikuti proses pengadaan selanjutnya,
atau pembatalan sebagai calon pemenang atau apabila telah menandatangani Perjanjian dengan
Pemberi Kerja, makaPerjanjiannya akan dibatalkan secara sepihak oleh Pemberi Kerja serta
diancamdituntut secara perdata dan pidana.
Surat peryataan ini harus dibuat di atas kertas berlogo/kop perusahaan, dan ASLI-nya bermaterai cukup
sesuai ketentuan yang berlaku dan diberi tanggal, ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan/yang
dikuasakan, diberi nama jelas serta dicap/stempel perusahaan
7
berdasarkan perhitungan orang jam (man hours), dari seluruh personalia yang ditugaskan.
Penyedia Jasa Kelola IT dapat menyesuaikan durasi dan jumlah personil maupun biaya lainnya berdasarkan
pemahaman Penyedia Jasa Kelola IT terhadap ruang lingkup dalam KAK ini. Perhitungan biaya Jasa Implementasi
disajikan dalam 1 (satu) penawaran, belum termasuk PPN namun sudah termasuk Pph 23/ Pph 26.
Pembayaran akan dilakukan setelah 45 hari kalender invoice diterima dan setelah milestone disebutkan diatas dipenuhi.
Invoice diberikan pada tanggal 5 bulan berjalan. Bila tanggal 5 jatuh pada hari Sabtu atau Minggu, maka invoice
diberikan pada hari Jum’at sebelum tanggal 5.
1. Penawaran Teknis
Penyedia Jasa Kelola IT tidak boleh, dan harus memastikan bahwa subkontraktor/afiliasinya tidak boleh menawarkan,
membayar, mengatur suatu pihak ketiga untuk membayar atau sepakat untuk membayar atau dengan cara yang sama,
menerima atau sepakat untuk menerima pembayaran, hadiah atau segala sesuatu yang bernilai dengan sifat apapun
kepada atau dari pejabat, agen, atau pegawai dari pemerintah manapun, atau departemen, badan atau instrumen
pemerintah manapun, partai politik manapun atau calon pejabat dari partai politik tersebut atau orang lain atau entitas,
termasuk pejabat di tingkat legislatif, administratif, atau yudikatif (termasuk setiap orang yang menjalankan fungsi
publik untuk badan umum, perusahaan publik atau organisasi internasional umum) di mana pembayaran, hadiah atau
pertimbangan lain tersebut akan melanggar Hukum Yang Berlaku, peraturan-peraturan, prinsip-prinsip yang ditetapkan
di hukum Pemerintah Indonesia.
Penyedia Jasa Kelola IT setuju untuk (i) mengadakan pengawasan internal yang memadai; (ii) mencatat dan
melaporkan dengan baik semua transaksi; dan (iii) mematuhi hukum yang berlaku terhadapnya. Jika terbukti Penyedia
Jasa Kelola IT tidak memenuhi hal-hal diatas maka Perusahaan berhak untuk mengakhiri Kontrak tanpa ada
kompensasi apapun dari Perusahaan.
9
Lampiran
LAMPIRAN 1
(Penyusunan daftar pengalaman perusahaan dalam proposal teknis mengikuti format di bawah ini.)
Keterangan:
Nama Proyek berisi [nama proyek/ pekerjaan sejenis yang pernah dilaksanakan]
Pemberi Kerja berisi [nama perusahaan yang memberikan penugasan]
Lokasi berisi [negara/kota tempat pelaksanaan proyek/ pekerjaan]
Ringkasan Lingkup Pekerjaan berisi [uraian singkat pekerjaan yang dilaksanakan]
Penyajian daftar pengalaman perusahaan harus dilengkapi dengan contoh kontrak (minimal 3 kontrak)
10
Lampiran
LAMPIRAN 2
(penyusunan daftar personil dalam proposal teknis mengikuti format di bawah ini.)
DAFTAR PERSONIL
No. Nama Peran dalam Tim Pengalaman Kerja Latar Belakang Tugas dan Sertifikat yang
Kerja Akademik Wewenang dimiliki
Keterangan:
Pengalaman Kerja berisi : [periode pengalaman kerja untuk pekerjaan sejenis dan penjelasan (profil) proyek yang
pernah ditangani]
Memiliki sertifikasi yang sesuai (atau setara) dengan peran dalam tim kerja
Posisi dalam Tim Kerja berisi : [Project Lead, Fungsional Utama, Fungsional Madya, Business Analyst, Data
Engineer, Developer, Basis]
Tugas dan Wewenang berisi : [tugas dan wewenang masing-masing personil dalam melakukan pekerjaan ini]
Penyajian daftar personil dilengkapi dengan struktur organisasi
11
Lampiran
LAMPIRAN 3
JADWAL KERJA
1
2
3
4
dst
12