7183M 

– Capital Planning and Investment 

LECTURE NOTES

Need Analysis and Alternative

Information Technology Investment
Strategies

Anderes Gui, S.Kom., SE., MM

anderesgui@binus.edu

 
7183M – Capital Planning and Investment 

LEARNING OUTCOMES
 

Seteleh mempelajari bagian ini, diharapkan: 

1. Menjelaskan langkah‐langkah dalam “IT Project” planning 

2. Menjelaskan tentang “need analysis” dan bagaimana ini digunakan 

3. Menjelaskan jenis dari biaya yang dibutuhkan untuk hasil analisis kebutuhan 

4. Menjelaskan komposisi dari “IT Project Team” dan tujuannya 

5. Menjelaskan  bagaimana  “reengineering”  dapat  digunakan  didalam  IT  investment 

analysis 

6. Menjelaskan  tentang  “IT  outsourcing”  dan  bagaimana  peranannya  didalam  IT 

investment analysis 

7. Mendata dan menjelaskan tentang strategi dari IT outsourcing 

OUTLINE MATERI:
1. Introduction 

2. What is need analysis? 

3. Determining IT processing Capacities and Specification 

4. Alternative IT Investment strategies 

5. What is IT outsourcing? 

6. An IT Outsourcing strategy 

 
7183M – Capital Planning and Investment 

ISI
 

Introduction
Pada bab sebelumnya telah dijelaskan tentang tiga tahapan didalam IT decision making berupa
strategi, tactical, dan operasional. Pada bagian ini akan difokuskan pada tactical steps dari MIS
planning process dimana akan dijelaskan secara lebih detil atas langkah perencanaan dan
menjelaskan bagaimana langkah ini diimplementasikan.

Tidak ada perusahaan yang secara pasti menggunakan langkah yang sama untuk perolehan
didalam IT. Apa yang menjadi tujuan dari buku ini adalah berupa framework umum yang
digunakan untuk melengkapi “IT project” IT project disini bisa berupa IT acquisition berupa
individual pieces dari hardware, software, sumber daya dan MIS total. Faktanya ketika
komponen dalam perubahan dari MIS system disarankan, hal ini akan membutuhkan analisis
yang lengkap dari “system” untuk dampak yang akan muncul.

Secara adil MIS analisis yang serupa diambil untuk melakukan perencanaan atas perubahan.
Mengapa kita tidak dapat melakukan perubahan dengan hanya melihat pada “ripple effect”
Ripple effect dapat muncul ketika kita melakukan perubahan terhadap komponen IT didalam

 
7183M – Capital Planning and Investment 

system yang menjadi penyebab dari peruahan didalam komponen. Komponen perubahaan
biasanya membutuhkan keseluruhan MIS untuk mengevaluasi dampak dari perubahan didalam
satu komponen dan berhubungan dengan keseluruhan dari system. Contohnya, beberapa IT
project diperintahkan oleh kebijakan pemerintah dan lainnya berupa proses sederhana dalam
melakukan perbaruan software.

Tipe dari keputusan ini tidak membutuhkan suatu penanganan yang serius. Jika perusahaan
membutuhkan versi baru dari suatu aplikasi software, perushaan harus memutuskannya ketika
dilakukan implementasi atas teknologi apa saja yang akan dipakai dan bagaimana perubahan
akan memberikan dampak atas implementasi yang telah dilakukan. Selain itu juga harus
mempertimbangkan bagaimana jika versi baru itu justru tidak dapat terintegrasi dengan system
yang telah ada. Hasilnya dapat berupa ripple effect didalam teknologi yang telah ada. Tugas ini
dibagi didalam tiga tactical step didalam Figure 1 yang kemudian dibagi menjadi 5 langkah
didalam Figure 2.

What is need analysis?

Ketika sebagian langkah pada Figure 1 bersifat self-explanatory, maka sekarang akan dimulai
dengan pendektan konseptual untuk memutuskan bagaimana kebutuhan atas IT dalam
perusahaan. Need analysis meliputi penentuan teknologi, software, human resource apa saja yang
diperlukan didalam MIS untuk mencapai tujuan strategi didalam perusahaan.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

Ketika Need analysis penting didalam langkah pertama dari proses pembuatan keputusan dalam
IT, hal ini memperlihatkan jika tactical step didalam keseluruhan MIS planning process
digambarkan pada chapter sebelumnya. Sejak perencanaan strategi membutuhkan usaha tactical,
keputusan strategi berupa semacam perubahan yang dibutuhkan dan telah dikembangkan
perencanaan tactical oleh IT manager. Untuk mengembangkan strategic goal didalam
perencanaan tactical, manager harus mengetahui 2 macam ketentuan untuk need analysis: (1)
Current status dari perusahaan, (2) future need dari ketentuan baru yang akan membantu
perusahaan dalam mencapai strategi goalnya.

Current status disebut sebagai needs report, berupa dokumen yang berisi tentang kapasitas IT
didalam MIS perusahaan. Informasi ini biasanya ditemukan didalam prosedur manual yang
dimiliki oleh perusahaan, aplikasi manual, bentuk flowchart dari input/output, interview dengan

 
7183M – Capital Planning and Investment 

pihak MIS, dan system checklist. Hal ini kadang dapat dicapai dengan menanyakan pertanyaan
sederhana kepada MIS personel terkait dengan system yang dijalankannya.

Untuk memperoleh daftar dari future need dibutuhkan usaha dalam melakukan pengumpulan
informasi. Hal ini dapat dilakukan dengan questioner seperti menanyakan jenis hardware apa
saja yang dibutuhkan untuk kedepannya. Sejak system baru dibutuhkan didalam melakukan
investasi IT baru, pengetahuan dari current IT staff dapat dijadikan acuan bagi additional outside
expert. Para ahli didalam tren teknologi dan issue dari user-interface, software, dan hardware
vendors, serta adanay IT service vendor yang memberikan jasa pelayanan atas isu IT.

Dalam hal ini, IT project team dibentuk dari sekumpulan para ahli yang bergabung dengan MIS
manager untuk melakukan study dan menangani IT project. Hal ini penting karena kemampuan
khusus dari para ahli dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis dan system sebagaimana
adanya alternative dari konfigurasi jaringan didalam IT. Selain itu, adanya estimasi atas usaha
yang dibutuhkan meliputi jasa dan kapasitas pemrosesan produk yang berguna untuk
memastikan jika IT yang baru dapat digunakan untuk memenuhi future need dari perusahaan. IT
project teman juga digunakan untuk bertanggungjawab pada lingkup dan bersarnya project. Porsi
atas kebutuhan pelapora digunakan oleh pihak management dalam melakuan IT project.

Determining IT processing Capacities and Specification

Penilaian biaya menjadi bagian yang penting dari langkah pertama didalam IT project planning.
Pertimbangan biaya meliputi item-item yang ada didalam table 1. Tipe informasi ini biasanya
menggunakan dokumen yang disebut sebagai Request For Proposal (RFP). RFP dapat berupa
hasil akhir dari langkah ke 2 dan ke 3 dalam melakukan IT selection process yang digambarkan
pada Figure 2.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

Dokumen ini meliputi ketentuan yang dimiliki dari masing-masing IT project sesuai dengan
factor hardware, system, dan aplikasi software, service contracts, personel training, conversion
requirement, implementation schedule dan perlengkapannya. Bagaimana cara memutuskan apa
yang menjadi kebutuhan atas perubahan didalam proses bisnis dan prosedur dari IT yang
menggunakan berbagai analisis teknik dan management.

Reengineering program berupa proses yang secara drastis melakukan perubahan kepada orang,
proses, dan perusahaan itu sendiri dengan menggunakan teknologi dan metodologi untuk
mencapai tujuan objective dari perusahaan. Reengineering management disebut juga sebagai
Business Process Reengineering (BPR) yang merupakan kegiatan dalam mengelola proses
restrukturisasi dari pencapaian efektifitas. Banyak perusahaan menggunakan Reengineering
Management Program dalam meningkatkan kualitas pelayanan dalam meningkatkan
keuntunggan kompetitifnya.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

Prosedur untuk melakuan Reengineering program terdapat pada Figure 3. Sebagaimana terlihat,
pada langkah pertama, perusahaan memulai program melalui sekumpulan tujuan objective yang
akan dicapainya. Identifikasi terhadap tujuan dan spesifikasi dari jumlah sumber daya informasi
terdapat pada langkah kedua. COntohnya benchmarking (chapter 10) berupa sumber dari tujuan
dan spesifikasi yang spesifik dalam mencapai proses bisnis perusahaan. Metodologi teknikal
lainnya yang dapat digunakan diantaranya “gap analysis” (chapter 7).

Pada tahap ke 3, proses bisnis yang ada pada saat ini harus dipetakan. Salah satu metodologi
utama adalah dengan melakukan process map yang disebut juga sebagai process flowchart
dimana terdapat grafik sederhana yang digunakan untuk menjelaskan masing-masing element
yang ada didalam proses tersebut. Hal ini akan memungkinkan pihak manager melihat
bagaimana alur inventory didalam proses peningkatan yang dapat dijelaskan dan
diimplementasikan selama melakukan BPR.

Sebagai contoh dari proses flowchart untuk permintaan inventory internal perusahaan terdapat
pada figure 4 dan 5. Figure 4 (sebelum menggunakan BPR), permintaan atas inventory dilakukan
pada inventory department dimana inventory itu disimpan. Keputusan harus dibuat atas

 
7183M – Capital Planning and Investment 

inventory yang diminta. Jika mengetahui apa yang diminta, barang akan dikirim secara langsung
kebagian pengiriman. Keputusan, komunikasi, dan langkah dari investasi disimpan didalam
inventory.

Pindah ke tahap 4 didalam reengineering procedure pada figure 3, kita akan mencari
kemungkinan atas perubahan yang terjadi didalam proses permintaan inventory guna mengurangi
kompleksitas dari proses dan mengurangi waktu yang sia-sia. Ketika banyak strategi dan
guideline yang dapat dihasilkan dari proses redesign perubahan, salah satunya dengan
“outsourcing” fungsi dari inventory dan memungkinkan pihak supplier melakukan maintain dan
menyuply semua ketentuan dari inventory. Hasilnya terdapat pada eliminasi inventory
department dan captal investment didalam inventory

Selain itu, hasil dari perubahan peran supplier pada proses ini terlihat pada figure 5. Hal ini
merupakan design sementara sebagaimana pada tahap ke 5 dari prosedur BPR, harus dilakukan
pilot tested untuk melihat bagaimana kelayakan dalam mencapai tujuan. Pilot testing terdapat
pada taha ke 4 dan k5 dalam MIS process. Langkah ke-6 terdapat pada figure 3, dimana pada
bagian perencanaan operational.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

Pada kesimpulannya, pertama dari tiga langkah MIS planning process untuk IT project
membantu para IT project team untuk MIS manager mengerti current status dari IT resources
capacities untuk menemui strategic MIS goals dan mengembangkan daftar dari IT specification
untuk menjelaskan level baru dari kapasits sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Pada tahap 4 dari MIS planning process untuk IT project, kita perlu menentukan
sejumlah alternative yang kemudian akan menemui spesifikasinya.

Alternative IT Invesment strategies

Pada tahap 4 dari MIS planning process untuk IT Project dibagi menjadi dua bagian analisis
yang mengambil tempat untuk IT alternative yang dapat memecahkan masalah investasi.Bagian
pertama akan berdasarkan pada informasi dan spesifikasi dari hasil analisis yang ada
sebelumnya. Berupa suatu daftar dari IT alternative yang dapat menemukan spesifikasi didalam
RFP dan juga menemui ketentuan lain didalam program reengineering. Bagian ini berupa usaha
perencanaan yang dilakukan dengan bantuan dari vendor teknologi yang menerima penjelasan
mengenai biaya, jasa, kualitas, dll. Usaha perencnaan ini dapat dilengkapi dengan merekrut
tenaga ahli atau konsultan yang mengerti IT merupakan pilihan terbaik dalam pembelian. Seperti
yang didaftarkan pada table 2, strategi atas perubahan dapat melihat dari kelanjutan tanpa adanya
perubahan didalam system.

Bagian lain dari langkah ke 4 (Figure 2) adalah untuk mencari adanya alternative yang
memungkinkan kepada IT investment. Dimana melakukan pencarian atas pilihan untuk
perolehan seperti yang ada didalam perolehan IT resource. Hal ini penting untuk keseluruhan IT
project planning process karena hal ini dapat membantu justifikasi atas kebutuhan untuk
investasi ketika alternative utnuk investasi tidak layak.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

Satu dari pertanyaan ditanyakan oleh pihak banker / finance manager dari perusahaan, ketika
menanyakan cara menentukan biaya untuk IT investment seperti apakah membutuhkan IT
didalam melengkapi tujuannya. Bagian dari analisis ini membantu menjawab pertanyaan dari
beberapa kasus. Salah satu alternative untuk IT Project analysis dengan membutuhkan maksud
dalam mencapai new IT Processing capabilities didalam suatu proess yang disebut “IT
Outsourcing”.

What is IT outsourcing?
DIdalam situasi dimana perusahaan tidak inging menggunakan capital resourcesnya didalam
MIS , perusahaan dapat merekrut MIS task yang dapat dilakukan oleh pihak luar perusahaan.
Process kontrak ini disebut sebagai IT Outsourcing. MIS task meliputi lebih banyak jadi jumlah
staff member tapi juga dapat meliputi semua teknologi, human resources, dan management.
Seperti yang ada pada table 3, strategi outsourcing dapat meliputi seluruh MIS department jika
hal itu diperlukan.

IT Outsourcing merupakan keputusan atas perencanaan MIS Management yang paling dasar.
Dalam survey terhadap 150 eksekutif, 90 % melaporkan melakukan outsource untuk IT dan

 
7183M – Capital Planning and Investment 

bisnisnya dan melaporkan jika IT outsourcing meningkat 20% pertahunnya sejak 1990s. Survey
ini diungkapkan dengan alasan utama dari outsourcing dimana adanya cost saving, untuk
meningkatkan pelayanan, dan juga proses bisnis.

Outsourcing terlihat dari jumlah keuntungan dari user:

1. Technologies improvement: memungkinkan untuk merekrut teknologi baru yang

digunakan kedalam perusahaan.

2. Financial Gains: Mengurangi IT payroll dan pindah dari biaya tetap menjadi variable

3. Reduce Budget: taruhan untuk subkontraktor pada tahun berjalan untuk meningkatkan
tekanan didalam subkontraktor dan vendor untuk mengurangi biaya

4. Productivity improvements: teknologi terbaru yang basanya dapat meningkatkan

produktifitas dan efisiensi dari perusahaan

5. Tax Benefit: Perusahaan dapat mengurangi biaya outsource dari current income yang
kontrak dalam melakukan penyusutan terhadap pembelian hardware

6. Enhances core business activities: memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada

keterbatasan karyawan

7. Facilities management: Insulate perushaan dari proses transaksi yang tidak diharapkan

 
7183M – Capital Planning and Investment 

8. Management planning: menjadi lebih mudah bagi perusahaan dengan melakukan

outsource atas pemrosesan transaksi

Selain itu ada juga beberapa masalah yang dilaporkan oleh pihak manager dengan strategi
outsourcing yang menghasilkan ketidakberlanjutan strategi.

1. Kegagalan dalam memenuhi kebutuhan client

2. Kualitas pelayanan yang buruk

3. Kegagalan dalam mencapai waktu yang ditentukan

Ada pula jumlah barrier yang terbatas dalam penggunaan IT Outsourcing:

1. Pertanyaan seputar masa lalu

2. Kurngnya pengalaman dalam melakukan outsourcing

3. Adanya resistance terhadap peruabahan

4. Persiapan dan perencanaan yang kurang matang

Perhatian diperlukan untuk memilih partner outsourcing karena hubungan yang ada dapat
membantu mengembangkan pendekatan antara pihak perusahaan dengan vendor. Beberapa
petunjuk untuk implementasi outsourcing strategi:

1. Mengembangkan persetujuan atas pelayanan yang lengkap dan spesifik serta melakukan
monitoring

2. Meliputi cash pinalties untuk non-compliances

3. Mengadakan trial period untuk evaluasi terhadap outsourcer

4. Mengukur seluruh kegiatan IT selama masa percobaan dan melaporkan kinerjanya

kepada pihak outsourcer

5. Meliputi klausa didalam perjanjian sebagai dasar kebutuhan yang dibutuhkan oleh
perushaan

6. Perusahaan mengelola inevitable cost escalation didalam jasa kontrak

7. Perusahaan seharusnya mengukur kualitas dari pelayanan

8. Perusahaan menghindari adanya keterikatan terhadap outsourcer

 
7183M – Capital Planning and Investment 

An IT Outsourcing strategy
Salah satu strategi dari IT Outsourcing yang memberikan keunutngan dari beberapa benefit yang
dihasilkan atas masalah disebut sebagai “selective IT Outsourcing”. Selective IT Outsourcing
dapat dikombinasikan dengan ketiga strategi didalam table 3 tapi sesuai dengan tugas, project,
dan departemen dimana outsoucing membuat suubstansial improvement didalam IT facilities.
Keuntungan dengan menggunakan selective IT Outsourcing:

1. Mengurangi personnel

2. Mengurangi politik dari fungsional MIS internal

3. Meningkatkan fleksibilitas pada struktur organisasi

4. Meningkatkan kemampuan untuk membuat perubahan didalam lingkungan bisnis

5. Mengurangi capital expenditure

6. Mampu untuk menghasilkan service baru didalam investasi yang kecil

7. Kurangnya para ahli in-house

8. Akselerasi keuntungan reengineering

9. Menghasilkan akses kepada sumberdaya wordld-class dan kemampuannya

10. Mengurangi dan mengatur biaya IT

11. Berbagi resiko dengan pihak outsourcing

Yang paling penting, didalam melakukan pemilihan IT sourcing harus melihat alokasi sumber
daya dengan perusahaan sehingga dapat menghasilkan hasil yang lebih baik didalam penggunaan
modal keuangan dan peningkatan didalam area yang sebelumnnya belum berhasil. Hasil dengan
menggunakan strategi ini akan berdampak pada peningkatan operasional bisnis dan membantu
perusahaan untuk mencapai keuntungan kompetitif.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

SIMPULAN

Tujuan dari pembahasan bagian ini adalah membedakan berbagai metodologi yang diperlukan
untuk analisis. 4 langkah detail terdapat pada Figure 2. Untuk melengkapi langkah-langkah ini
harus ditentukan langkah taktikal yang dapat diambil dalam perencanaan MIS dalam memimpin
IT investment decision making. Untuk melengkapi langkah ini maka diperkenalkan need
analysis, reengineering, dan outsourcing prosedur. Untuk melengkapi langkah yang ke lima dari
IT project dibutuhkan analisis yang berbeda dalam mengevaluasi alternative pilihan yang
berkontribusi terhadap organisasi dan pengambilan keputusan dari membandingkan satu
alternative dengan alternative lainnya.

 
7183M – Capital Planning and Investment 

DAFTAR PUSTAKA

1. Marc J Schniederjans, Jamie L Hamaker, Ashlyn M Schniederjans (2010). Information

Technology Investment: Decision-Making Methodology. 2nd edition. World Scientific.
chapter 5
2. Keown, Martin and Petty, "Foundations of Finance: The Logic and
Practice of Financial Management", sixth edition, 2008, Pearson International Edition,
(ISBN 978-0-13-234590-3)
3. http://www.emeraldinsight.com/search.htm?st1=The+characteristics+of+IT+investment+
decisions+and+methods+used+in+the+US+lodging+industry&ct=all&ec=1&bf=1&go=
Go

4. http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0268401208001552

5. http://2007.ruleml.org/docs/Microsoft%20PowerPoint%20-%20RuleML.pdf

6. http://www.youtube.com/watch?v=feNNXcqk8NE

7. http://wps.prenhall.com/wps/media/objects/5528/5661380/_LearningTracks/laudon_ch11
_lt1.pdf

8. http://aisel.aisnet.org/cgi/viewcontent.cgi?article=3375&context=cais

9. http://eprints.usq.edu.au/5287/2/Pollard_Cater-Steel_AV.pdf

10. http://www.cs.toronto.edu/~sme/CSC340F/slides/tutorial-prioritization.pdf

11. http://jis.sagepub.com/content/34/6/861.full.pdf+html

12. http://staff.ustc.edu.cn/~xbtan/papers/A%20Markov%20Game%20Theory-
based%20Risk%20Assessment%20Model%20for%20Network%20Information%20Syste
m.pdf