BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perguruan tinggi adalah salah satu lembaga pendidikan yang
mempersiapkan mahasiswa untuk dapat bermasyarakat, khususnya pada
disiplin ilmu yang telah dipelajari selama mengikuti perkuliahan. Dalam
dunia pendidikan, hubungan antara teori dan praktik merupakan hal penting
untuk membandingkan serta membuktikan sesuatu yang telah dipelajari
dalam teori dengan keadaan sebenarnya dilapangan..
Adapun salah satu esensi dalam menuntut ilmu adalah
implementasi. Maka dari itu, pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
dianggap cukup penting untuk memperkenalkan kepada mahasiswa
bagaimana dunia kerja yang sebenarnya. Pada dasarnya tidak hanya
penerapan ilmu yang diutamakan dalam PKL ini, namun banyak kecakapan-
kecakapan lain yang dituntut ketika mahasiswa berada dalam lingkungan
kerja itu sendiri. Dimana mahasiswa diberi kesempatan untuk
mengembangkan cara berpikir, menambahkan gagasan yang berguna,
memperluas wawasan terhadap apa yang ditugaskan, dan bahkan
membangun sosial yang baik antar pesonal.
Seperti kalimat yang sudah sering didengar bahwa ‘Pengalaman
adalah guru yang terbaik’, maka sebelum terjun langsung ke dunia pekerjaan
yang sesungguhnya, Praktik Kerja Lapangan ini dapat memberikan ilmu-ilmu
baru yang sangat bermanfaat untuk membentuk lulusan yang baik, handal,
dan siap untuk dituntut melaksanakan berbagai tugas. Karena tidak semua hal
dapat diajarkan melalui teori, melainkan harus melihat, mengamati, mencari,
dan menjalaninya secara langsung, hal yang demikian itulah yang mampu
membentuk pola pikir dan menjadi suatu ilmu tersendiri. Sehingga setidaknya
mahasiswa tersebut sudah memiliki gambaran umum mengenai hal yang akan
dihadapinya setelah lulus nanti, ketika sudah diterima di suatu perusahaan.
Didalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL), penulis
mendapat banyak pengetahuan dan pengalaman-pengalaman baru yang
mampu membuka pola pikir penulis mengenai berbagai hal dalam dunia

1
 kerja. Dimana setiap pengetahuan dan pengalaman itu akan sangat berguna
ketika penulis telah menyelesaikan perguruan tinggi dan bekerja dalam suatu
instansi. Tentunya hal tersebut dapat dicapai dengan adanya dukungan
kerjasama yang baik dari semua pihak, terutama perusahaan sebagai tempat
pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
Disini tempat Praktik Kerja Lapangan Penulis adalah di Dinas
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP2KB) tepatnya pada
bidang sekretariat. Penulis memilih Praktik Kerja Lapangan di dinas DP2KB
karena penulis ingin mengetahui apa saja dan bagaimana alur kerja di
kedinasan tersebut. Salah satu alur kerja yang penulis amati adalah
manajemen surat masuk dan surat keluar.
Setelah penulis mengamati ternyata alur kerja manajemen surat
masuk dan surat keluar di dinas DP2KB sudah cukup baik. Hanya saja
kendala yang terjadi adalah kurangnya efektifitas dan efisiensi pada sistem
informasi yang telah ada, sehingga terkadang ada beberapa surat masuk dan
surat keluar yang di data secara manual menggunakan pembukuan
administrasi.
Oleh karena itu penulis memilih judul ”Analisis Sistem Informasi
Manajemen Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bidang
Sekretariat di Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota
Medan”.

1.2 Tujuan
Adapun tujuan Praktik Kerja Lapangan di dinas DP2KB ini, yaitu :
1. Sebagai persyaratan yang wajib dijalani untuk menyelesaikan pendidikan
di Departemen S1 Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Komputer dan
Teknologi Informasi Universitas Sumatera Utara.
2. Sebagai usaha untuk memperkenalkan mahasiswa dengan situasi dan
kondisi kerja yang sesungguhnya.
3. Untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mahasiswa dalam
berinteraksi secara langsung dalam dunia pekerjaan dengan tugas-tugas
yang diberikan.

2
 4. Meningkatkan hubungan kerjasama antara lembaga pendidikan
khususnya Departemen S1 Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Komputer dan
Teknologi Informasi Universitas Sumatera Utara dengan instansi yang
berkaitan.

1.3 Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan PKL (Praktik Kerja Lapangan) ini
adalah :
1.3.1 Manfaat Bagi Universitas
1. Sebagai sarana untuk menjalin kerjasama antara Universitas
Sumatera Utara dengan instansi tempat PKL yaitu Dinas
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kota Medan.
2. Sebagai bahan evaluasi dibidang akademik untuk meningkatkan
dan mengembangkan mutu pendidikan.
3. Sebagai tolak ukur untuk mengevaluasi kemampuan mahasiswa
dalam menerima dan menerapkan teori yang diperoleh selama
dalam pendidikan.

1.3.2 Manfaat Bagi Mahasiswa

1. Untuk memenuhi prasyarat mutlak kelulusan pendidikan S1 Ilmu
Komputer Universitas Sumatera Utara.
2. Mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di
perusahaan, sehingga memiliki pengalaman dalam menyesuaikan
diri dalam menghadapi dunia kerja yang sekarang ini semakin
berkembang dan maju pesat.
3. Menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh
instansi/perusahaan.
4. Untuk mengukur sejauh mana kemampuan mahasiswa/i menerima
dan menerapkan teori yang diperoleh selama perkuliahan.
5. Mengetahui cara kerja sistem yang digunakan dan dapat
menerapkannya ketika ingin membangun sebuah sistem serupa.

3
 1.3.3 Manfaat Bagi Perusahaan
1. Terjalin hubungan kerjasama antara perusahaan dengan Universitas,
khususnya Program Studi S1 Ilmu Komputer Fakultas Ilmu Komputer
dan Teknologi Informasi Universitas Sumatera Utara.
2. Sebagai perwujudan pengabdian masyarakat, khususnya dalam bidang
pendidikan.
3. Memperoleh masukan dari mahasiswa dalam hal peningkatan kinerja
perusahaan.

1.4 Ruang Lingkup Permasalahan

Pembahasan dalam kinerja dan aktivitas pada Dinas Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana yang akan dirumuskan dengan membatasi
permasalahan mengenai alur kerja manajemen administrasi surat masuk dan
surat keluar. Sehingga akan dibahas pihak-pihak apa saja yang terkait dengan
keadaan surat masuk dan surat keluar, dan bagaimana langkah-langkah yang
dilakukan dalam menganalisis, menambahkan beberapa fitur baru yang dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem, serta memperbaiki bugs dan
error yang terdapat pada sistem tersebut.

1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Berikut adalah waktu dan tempat pelaksanaan PKL.

1.5.1 Waktu Pelaksanaan

Tanggal Pelaksanaan : 16 Juli sampai 10 Agustus 2018
Jam : Senin-Jumat 08.00 – 17.00 Wib
Sabtu, Minggu atau Hari Besar libur

1.5.2 Tempat Pelaksanaan

Tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan adalah di Dinas
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana yang beralamat di
Jl. Ibus Raya No.131, Petisah Tengah, Medan Petisah, Kota Medan,

4
1.6 Peserta
Peserta Praktik Kerja Lapangan ini merupakan satu kelompok yang terdiri
dari 3 orang, yaitu :
1. Cindy Laurent Ginting (151401020)
2. Zikri Akmal Santoso (151401085)
3. Edwin Efraim Sitepu (151401118)
4. Irawan Indra Kusuma (151401010)